mengelola produktivitas (autosaved)
DESCRIPTION
Widodo edisi 4 Manajemen strategiTRANSCRIPT
MENGELOLA PRODUKTIVITAS
A.Pengertian Produktivitas
Produkivitas adalah hubungan antara keluaran atau
hasil organisasi dengan masukan yang diperlukan.
Menaikan produktivitas dapat dilakukan dengan
memperbaiki rasio produktivitas, dengan menghasilkan
lebih banyak keluaran atau output yang lebih baik dengan
tingkat masukan sumber daya tertentu (Blecher, 1987:3).
Produktivitas sering dibandingkan dengan standar
yang sudah ditentukan sebelumnya. Lebih sedikit masukan
yang diperlukan untuk menghasilkan keluaran maka lebih
sedikit pemborosan dan lebih baik konservasi sumber daya.
Produktivitas sering diukur dalam bentuk masukan dan
keluaran ekonomi. Akan tetapi masukan dan keluaran
sumber daya manusia dansocial juga merupakan faktor
penting. Jika perilaku organisasi baik, dapat memperbaiki
kepuasan kerja sehingga menjadi peningkatan hasil sumber
daya manusia.
Suatu organisasi dikatakan produktif apabila mencapai
tujuannya dan hal itu terjadi dengan mengubah masukan
menjadi keluaran dengan biaya terendah. Produktivitas
merupakan ukuran kinerja, termasuk efektivitas dan
efisiensi.
Efektivitasberkenaan dengan pencapaian tujuan.
Sementara itu, efisiensi adalah rasio keluaran yang efektif
terhadap masukan yang diperlukan untuk mencapainya.
Sebagai contoh, sebuah rumah sakit dikatakan efektif
apabila sukses memenuhi kebutuhan pelanggan.Dikatakan
efisien apabila dapat melakukannya dengan biaya lebih
rendah.
Ukuran efisiensi organisasi adalah return of
investment, keuntungan perupiah dari penjualan, dan hasil
produksi per jam dari pekerja.
Deskripsi lain tentang produktivitas adalah sebagai
rasio keluaran barang dan jasa tersebut, seperti rasio
lainnya dapat diperbaiki dengan meningkatkan keluaran,
menurunkan masukan atau keduanya.
Vincent Ohmachanu dan Joel Ross menyatakan bahwa
perbaikan harus difokuskan pada teknologi dan peralatan
kapital untuk menekan masukan biaya tenaga kerja sambil
menggunakan teknik engineeringindustri untuk
memperbaiki keluaran.Dalam semua tindakan dan teknik
untuk memperbaiki produktivitas tergantung pada
manajemen dan perilaku organisasi.Akhirnya, sampai pada
premis dasar bahwa interaksi antar pemimpin dan pengikut
merupakan faktor penting dalam efektivitas organisasi.
Pakar lain mendeskripsikan bahwa produktivitas
merupakan ukuran tentang seberapa baik suatu sistem
operasi berfungsi dan indicator efisiensi dan daya saing dari
suatu perusahaan atau departemen. Produktivitas adalah
rasio dari keluaran terhadap masukan; merupakan ukuran
efisiensi manajer dalam menggunakan sumber daya
organisasi yang terbatas untuk menghasilkan barang dan
jasa semakin besar nilai rasio semakin besar efisiensi.
Sebagai contoh adalah sebuah kantor lembaga bantuan
hukum dengan delapan orang pengacara menghasilkan
keluaran 100 konsultasi dengan klien perhari. Maka,
produktivitasnya adalah 100:8 atau 12,50. Misalnya
menangani 125 konsultasi dengan klien perhari. Rasio
produktivitasnya menjadi 125:15 atau 8,33. Data tersebut
menunjukan bahwa kantor lembaga hukum pertama
mempunyai produktivitas lebih besar dari pada yang kedua.
Kantor pengacara yang lebih kecil mempunyai rasio
produktivitas kuantitatif lebih tinggi.
B.Tipe Produktivitas
Terdapat dua tipe rasio produktivitas, yaitu total
productivity danpartial productivity. Total productivity ratio
menghubungkan nilai semua keluaran dengan nilai semua
masukan. Partial productivity ratio menghubungkan nilai
semua keluaran dengan nilai kategori utama masukan.
Kantor bantuan hukum diatas menunjukanPartial
productivity ratio, yang dinamakan laborproductivity ratio
atau output perwork-hour ratio.
Kebanyakan ukuran produktivitas yang dipakai
ekonom dan eksekutif bisnis adalah labor productivity
indexkarena tenaga kerja merupakan komponen biaya
terbesar.Ukuran tersebut memberikan indikasi apakah
sumber daya telah digunakan dengan baik ataukah telah
diboroskan.
Produktivitas menunjukan hubungan antara keluaran
yang ditimbulkan oleh system produksi atau jasa dan
masukan yang disediakan untuk menciptakan keluaran
tersebut.Penggunaan sumber daya (tenaga, kerja, kapital,
tanah, bahan, energy, informasi) secara efisien dalam
produksi berbagai barang dan jasa.
Produktivitas juga dapat dilihat dari hubungan antara
hasil danwaktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya.
Semakin singkat waktu yang diperlukan untuk mencapai
hasil yang diinginkan, system tersebut semakin
produktif.Produktivitas dapat berarti berbeda bagi orang
yang berbeda, tetapi konsep dasarnya selalu merupakan
hubungan antara kuantitas dengan kualitas barang dan jasa
yang dihasilkan dan jumlah sumber daya yang
dipergunakan untuk menghasilkan.
Ukuran produktivitas parsial diperoleh dengan
membagi keluaran total organisasi dengan masukan
tunggal. Keluaran dibagi pekerja, bahan-bahan, modal atau
energy.Ukuran produktivitas parsial berguna, tetapi
mempunyai keterbatasan, yaitu satu ukuran parsial dapat
diperbaiki atas beban lainnya.Hal ini dikatakan sebagai
pengaruh subtitusi. Pembangunan peralatan yang
menghemat tenaga kerja, sebagai hasilnya adalah
meningkatnya produktivitas tenaga kerja, tetapi
produktivitas kapital akan turun.
Indikator efektivitas organisasi dalam membawakan
produktivitas adalah ukuran produktivitas total.
Produktivitas total didefinisikan sebagai total keluaran
dibagi dengan jumlah semua masukan. Namun, tidak
terdapat ukuran produktivitas tunggal atau satu satuan
ukuran yang cocok untuk organisasi yang besar dan
kompleks.
C.Kesalahan Pengertian
Prokopenko menilai bahwa sering kali terjadi
kesalahan dalam memberikan makna terhadap pengertian
produktivitas sehingga memberikan presepsi yang salah.
Bentuk kesalahan tersebut antara lain :
1. Produktivitas hanya ditentukan oleh labor
productivity .walaupun data produktivitas tenaga
kerja tetap berguna untuk pembuatan keputusan,
banyak faktor lain yang mempengaruhi
produktivitas. Produktivitas tenaga kerja bukan
satu-satunya faktor yang menentukan produktivitas.
2. Menentukan kinerja semata-mata dengan output.
Ukuran keberhasilan kinerja dapat sangat beragam.
Kinerja dapat saja meningkat tanpa peningkatan
produktivitas.
3. Kerancuan antara produktivitas dan profitabilitas.
Bisnis yang mendapatkan keuntungan tinggi belum
tentu karna produktivitasnya tinggi. Keuntungan
dapat diperoleh dari kenaikan harga walaupun
produktivitas turun.
4. Kerancuan antara produktivitas dan efisiensi.
Efisiensi berarti menghasilkan barang kualitas
tinggi dalam waktu terpendek yang mungkin. Akan
tetapi, kita harus mempertimbangkan apakah
barang tersebut diperlukan. Efektivitas, efisiensi
dan produktivitas ditentukan secara bersama-sam.
5. Pemangkasan biaya selalu memperbaiki
produktivitas. Penurunan biaya tidak akan
memperbaiki produktivitas apabila dilakukan secara
diskriminatif, bahkan dapat berakibat lebih buruk
dalam jangka panjang.
6. Produktivitas hanya dapat diaplikasikan untuk
produksi. Namun, dalam kenyataan produktivitas
relavan dengan setiap organisasi atau sitem,
termasuk dalam bidang jasa.
Sementara menurut Blecher yaitu :
1. Produktivitas sering disamakan dengan produksi.
Misalnya jika lebih banyak barang dan jasa
diperoleh, produktivitas diasumsikan meningkat.
Namun, produksi hanya mencerminkan setengah
dari persamaan. Kita tidak dapat mendapat konklusi
tentang produktivitas tanpa mempertimbangkan
perubahan masukan yang diperlukan untuk
memperbaiki keluaran.
2. Pemberian definisi masukan. Manajer maupun non
manajer sering mengasumsikan produktivitas
semata-mata pada masukan tenaga kerja. Asumsi
tersebut tidak mempunyai dasar rasional kerena
keberhasilan organisasi tergantung pada efektivitas
penggunaan semua sumber daya; bahan baku,
peralatan, dan juga tenaga kerja. Pandangan bahwa
perbaikan produktivitas hanya ditentukan masukan
tenaga kerja merupakan pandangan sempit yang
berbahaya.
3. Produktivitas menghadapi kompleksitas praktis
karena keluaran organisasi sulit didefinisikan.
Keluaran organisasi manufakturing mungkin mudah
bagi pengamat produktivitas, tetapi apakah keluaran
bank atau departemen teknik atau badan
pemerintah? Banyak organisasi nonmanufakturing
gagal merumuskan secara efektif produktivitas
karena ketidakmampuan menghubungkan dengan
bisnisnya.
4. Komplikasi terhadap pengertian kualitas. Apakah
penggunaan sumber daya yang lebih efektif, tetapi
menghasilkan kualitas produk atau jasa yang tidak
memenuhi syarat atau cacat merupakan perbaikan
produktivitas? Apa sebenarnya hubungan antara
kualitas dan produktivitas?
D.Tantangan Mencapai Produktivitas
Produktivitas merupakan gagasan sentral bahwa orang
dari suatu Negara perlu menyerap dan merangkul untuk
mengembangkan kapasitas untuk kemajuan, tanpa
memerhatikan produktivitas, kondisi kemiskinan,
inefisiensi, dan kemubaziran sumber daya nasional akan
berlangsung. Tanpa kepercayaan akan produktivitas,
pendidikan lebih baik hanya akan meningkatkan status
pribadi.
Ekspatriat sering menemukan beberapa manajer local
tidak memahami gagasan produktivitas.Bagi yang sudah
menjalankan, bahkan menghadapi kesulitan dalam
mengomunikasikan kepada supervisor dan pekerja.Manajer
lokal dan pekerja memandang produktivitas dalam
pengertian produksi.
Sebaliknya, publisitas secara ekstensif dan pendidikan
ditujukan pada produktivitas akan menghasilkan quality
product yang memuaskan harapan pelanggan. Manajer
lokal sering mengabaikan metode rasional dalam mengatasi
masalah dan pengambilan keputusan. Mereka cenderung
memperlakukan manajemen sebagai personal art,
memecahkan masalah secara subjektif tanpa perhatian
cukup apakah keputusannya akan memberikan hasil yang
diinginkan.
E.Teknik Memperbaiki Produktivitas
Propenko menunjukan adanya beberapa cara untuk
memperbaiki produktivitas, yaitu industrial engineering
technique, economic analysis, dan behavioral technique.
industrial engineering techniquedilakukan melalui
work study, work simplification, dan pareto analysis
menggunakan management through value analysis, cost-
benefit analysis, zero based budgeting dan cost
productivity allocation. Sementara itu, behavioral
technique menggunakan organization development,
brainstorming, forced field analysis, dan nominal group
technique.
1.Studi kerja
studi kerja merupakan kombinasi studi metode teknik
dan pengukuran kerja, yang digunakan untuk mempelajari
pekerjaan orang dan mengindikasi faktor yang
memengaruhi efisiensi. Work study biasanya digunakan
dalam usaha meningkatkan output dari jumlah sumber
daya tertentu dengan sedikit atau tanpa investasi kapital
lebih lanjut. Hal ini dicapai dengan menganalisis pekerjaan
sedang berjalan, proses, dan metode kerja.
2.Pengembangan Organisasi
Pengembangan organisasi adalah proses yang
terencana, dikelola, dan sitematis. Tujuannya adalah
mengubah system, budaya, dan perilaku organisasi dengan
maksud memengaruhi efektivitas organisasi.
3.Curah Gagasan
Brainstorming adalah membangkitkan gagasan secara
terorganisasi untuk menghindari evaluasi terlalu dini
karena apabila demikian, dapat menutup timbulnya
gagasan yang baik. Proses curah gagasan memberikan
kesempatan setiap orang menyampaikan pendapatnya
secara terbuka.
4.Forced Field Analysis
Forced field analysis merupakan alat untuk
menganalisis situasi yang perlu diubah.Hal ini
memfasilitasi perubahan dalam organisasi dengan
meminimalkan usaha dan gangguan.
5.Nominal Group Technique
Nominal group technique merupakan pendekatan
partisifatif pada penemuan fakta, identifikasi masalah dan
kekuatan., membangkitkan gagasan, dan mengevaluasi
progress.
F. Keterkaitan Produktifitas
Produktivitas mempunyai keterkaitan atau
memberikan dampak terhadap kegiatan
lainnya.Produktivitas dapat meningkatkan kepuasan kerja,
mendorong terjadinya penyederhanan kerja, meningkatnya
keterpaduan, dan spesialisasi kerja.Produktivitas dapat
ditingkatkan dengan mengubah desain tempat kerja.
Meningkatnya produktivitas, disamping memberikan
kepuasan kerja kepada pekerja individu atau kelompok,
mendorong motivasi mereka untuk meningkatkan kinerja
lebih baik lagi.
1. Kepuasan Kerja
Kebanyakan orang percaya bahwa pekerja yang puas
adalah pekerja yang produktif. Alasannya adalah pekerja
yang puas cenderung ingin semakin terlibat dalam
pekerjaan sehingga lebih produktif. Namun, penelitian
empiris tidak mendukung pandangan ini.
Kenyataan yang ada menyarankan bahwa hubungan
antara kepuasan kerja dengan produktivits sangat lemah.
Orang cenderung menaksir terlalutinggi tentang pengaruh
kepuasan kerja, dan mereka menaksir terlalu rendah faktor
lain yang member kontribusi pada produktivitas.
Diantara faktor lain tersebut adalah norma kerja
informal, saling ketergantungan tugas, dan mesin pemacu
produktivitas. Kekuatan ini sering membatasi rentang
produktivitas individu. Sebagai contoh, biasanya teman
sekerja tidak mengizinkan individual bekerja terlalu cepat
atau terlalu lambat, agar tidak saling menghambat.
Selanjutnya, mesin dan rencana produksi dirancang
mengurangi ketidakpastian dan memelihara kontrol yang
kuat atas produksi. Faktor ini membatasi kebebasan
pekerja memvariasikan kinerjanya agar cocok dengan
keinginan pribadi.
Mungkin yang menyebabkan kita tidak mendapat
dukungan tesis tentang kepuasan menyebabkan
produktivitas karena studi memfokuskan pada individual.
Ukuran produktivitas tingkat individual tidak
mempertimbangkan semua interaksi dan kompleksitas
dalam proses kerja. Karenanya, sementara kita tidak bisa
mengatakan bahwa pekerja yang bahagia adalah lebih
produktif. Akan tetapi, mungkin benar bahwa organisasi
bahagia lebih produktif.
2. Penyederhanaan Kerja
Akhir-akhir ini dikenal bahwa penyederhanaan kerja
dapat memperbaiki produktivitas sampai pada suatu titik
tertentu. Diluar titik tersebut dapat terjadi ketidakpuasan
pekerja. Pekerja kemudian bersikap bermusuhan terhadap
tugas dan atasan, dan konsekuensinya mengurangi usaha
atau meningkatkan biaya pekerja melalui kemangikiran
atau kepindahan. Tantangannya adalah menemukan tingkat
yang ideal untuk simplifikasi yang memaksimumkan
produktivitas, tanpa beresiko ketidakpuasan pekerja.
Dalam paktik kebanyakan manajer lebih suka
memfokus pada meningkatkan produktivitas pada beberapa
biaya untuk kepuasan pekerja.
Propduktivitas
Tinggi Titik penurunan
Rendah Rendah Penyederhanaan kerja Tinggi
Gambar 1: Produktivitas dan penyederhanaan kerja
Sumber: Robert p. Vecchio, Organizational Behavior, 1995:231
3. Keterpaduan
Sebagian peneliti menemukan bahwa kelompok yang
terpadu sangat produktif, sedangkan lainnya menemukan
bahwa tidak seproduktif yang kurang terpadu.
Faktor yang menyebabkan dan menyokong terjadinya
keterpaduan kelompok adalah adanya kesamaan sikap dan
tujuan, adanya tantangan eksternal, besaran kelompok,
sitem penghargaan, penugasan dalam unit kerja dan
karena kelompok merasa terisolasi.
Keterpaduan memengaruhi anggota kelompok dan
organisasi dalam bentuk : meningkatnya kepuasa,
komunikasi diantara anggota, meningkatnya permusuhan
dengan orang diluar kelompok, produktivitasnya
meningkat dan terdapat kecenderungan resisten terhadap
perubahan.
4. Spesialisasi
Kebanyakan manajer sekarang melihat spesialiasasi
kerja sebagai sumber peningkatan produktivitas yang tidak
ada akhirnya. Manajer mengenal manfaat ekonomis
dengan mengusahakan tipe pekerjaan tertentu dan
problem yang dapat timbul apabila dibawa terlalu jauh.
Hubungan antara spesialisasi kerja dengan
produktivitas yaitu adanya spesialisasi pada awalnya akan
meningkatkan produktivitas sampai mencapai titik
optimum, melakukan peningkatan spesialisasi justru
cenderung akan menurunkan produktivitas.
Propduktivitas
Tinggi Titik penurunan
Rendah Rendah Penyederhanaan kerja Tinggi
Gambar 5.2 : keuntungan dan kerugian spesialisasi kerja
Sumber: Stephen P. Robbins, Organizational Behavior, 2003 : 427
5. Desain Tempat Kerja
Kenyataan mengindikasikan bahwa desain tempat
kerja yang meningkatkan akses kenyamanan, dan
fleksibilitas pekerja, mungkin secara positif memengaruhi
motivasi dan produktivitas.
6. Motivasi
Gibson, Ivancevich, dan Donnely melihat adanya
hubungan antara motivasi dalam kelompok dengan
produktivitas. Apabila kelompok berkembang, usahanya
semakin meluas untuk menyelesaikan tujuan kelompok.
Kelompok bekerja dalam kerja sama daripada bersifat
kompetitif. Karena pengalam bekerja sama meningkat,
demikian pula efektivitas, keputusan dan tindakan
kelompok.
G. Proses Perbaikan Produktivitas
Blecher (1987:14) mengungkapkan adanya kesukaran
dalam pelaksanaan perbaikan produktivitas karena hal-hal
berikut.
1. Perintah dari Manajemen Puncak
Eksekutif senior perusahaan atau unit organisasi
sering memanggil bersama-sama bawahannya dan
mengumumkan bahwa diperlukan perbaikan produktivitas.
2. Definisi dan Rasional Tidak jelas
Kebanyakan pekerja berada dalam tipe organisasi yang
kurang memahami produktivitas dan implikasinya.
Perbaikan produktivitas bagi mereka hanya sekedar berarti
bekerja lebih keras. Pekerja kurang memahami bahwa
terdapat perbedaan antara bekerja keras dengan
produktivitas.
3. Komitmen dari Atas Rendah
Senior eksekutif sering cepat memuji manfaat
perbaikan produktivitas dan menyatakan dukungannya atas
usaha perbaikan produktivitasnya, tetapi tindakannya
sering mengingkari kata-katanya.