menggunakan ms. excel berbasis macro [email protected] hp. 085328635677 buku panduan aplikasi...
TRANSCRIPT
2012
Khamdi Rahmani
www.hasnaproduction.webs.com
www.khamdirahmani.blogspot.com
HP. 085328635677
Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai
Untuk Maks 100 Pegawai
Menggunakan Ms. Excel berbasis Macro
Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 2 www.hasnaproduction.webs.com
PETUNJUK UMUM
1. Aplikasi ini sebaiknya digunakan dengan Ms. Excel 2007. Pada Ms. Excel yang lebih rendah
mungkin berjalan kurang stabil dan tidak maksimal.
2. Aplikasi Daftar Hadir Pegawai ini menggunakan Macro sehingga pada Program Ms. Excel
Anda harus diaktifkan terlebih dahulu “Enable Macro”-nya. Untuk cara mengaktifkan
“Enable Macro” lihat di BAB I.
3. Aplikasi ini untuk 100 Pegawai.
4. Pada saat membuka aplikasi akan ada 2 file excel yang terbuka, 1 File Aplikasi dan 1 File
excel kosong/baru, dan file kosong ini muncul bukan karena ms. excel Anda error tapi
sengaja kami buat untuk menstabilkan aplikasi.
5. Pada saat dibuka aplikasi excel tidak dapat menampilkan menu dan ribbon Ms Excel dan
akan kembali seperti semula apabila aplikasi ini ditutup
6. Sebaiknya jangan menutup aplikasi melalui tanda silang (X) pada file Excel tapi keluarlah
melalui tombol keluar yang sudah disediakan, karena tombol keluar pada halaman cover
juga berfungsi untuk menyimpan file bila ada perubahan data.
7. Aplikasi Daftar Hadir dapat didownload di www.khamdi-rahmani.blogspot.com atau
www.hasnaproduction.webs.com
8. Mendownload aplikasi dengan browser Internet Explorer mungkin akan menghasilkan file
yang rusak. Gunakan Mozilla Firefox untuk download.
9. Lakukan pemeliharaan database secara berkala dengan meng-copy database ke file lain.
(Buat file backup database)
Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 3 www.hasnaproduction.webs.com
BAB I
CARA MENGAKTIFKAN “ENABLE MACRO”
PADA MS EXCEL 2007
Aplikasi-aplikasi kami buat dengan format “Excel Enable Macro” karena kami mamasukan
beberapa bahasa pemrograman (Visual Basic) pada aplikasi ini. Oleh karenanya agar
program ini dapat berjalan dengan baik, Ms. Excel Saudara juga harus diaktifkan Enable
Macro-nya.
Langkahnya sebagai berikut :
a. Klik office option di sebelah kiri atas, pilih Excel Option.
b. Pada Tab Popular, Centang pilihan pada Show Developer tab in the Ribbon
c. Lalu Klik OK
Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 4 www.hasnaproduction.webs.com
d. Pilih Developer Tab, pada sebelah kanan atas, lalu pilih Macro Security
e. Pilih Pilihan Enable all macro pada Macro Setting
f. Klik OK.
g. Tutup Ms Excel Anda, dan buka Aplikasi. Aplikasi siap dijalankan.
Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 5 www.hasnaproduction.webs.com
BAB II
APLIKASI DAN PENJELASAN APLIKASI
Kami akan menjelaskan aplikasi ini dengan membagi pada 2 hal, yaitu penjelasan untuk
Pegawai yang hanya merekam daftar hadir dan penjelasan untuk pengelola / administrator
yang mengelola aplikasi hingga proses pencetakan daftar hadir.
A. Penjelasan bagi Pegawai Yang perlu diketahui bagi pegawai hanyalah tampilan awal / cover pegawai, karena
pegawai hanya melakukan absensi saja tanpa harus mengetahui pengelolaan aplikasi.
Menu pada Halaman Absensi
1. Menu ‘Absent Datang / Absent Pulang’ adalah menu untuk merubah setingan
absent datang ke absent pulang dan sebaliknya. Sekaligus untuk menunjukkan
posisi yang sedang aktif, absent datang atau absent pulang. Untuk merubah
setingan dengan cara klik pada menu tersebut.
Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 6 www.hasnaproduction.webs.com
Catatan :
- Apabila seorang pegawai telah melakukan absent datang, maka apabila absent
lagi untuk yang kedua kalinya akan otomatis masuk dalam daftar / database
absent pulang meskipun posisi absent dalam posisi ‘absent datang’.
- Absent Pulang tidak bisa dilakukan oleh pegawai apabila yang bersangkutan
belum melakukan absent datang. Maka bila dalam hari tertentu pegawai
langsung absent pulang, sistem akan menolak dan mengarahkan untuk absent
datang.
- Apabila pegawai hanya melakukan absent datang dan tidak melakukan absent
pulang, maka yang bersangkutan tetap masuk dalam kehadiran, tetapi dalam
perhitungan jam kerja yang bersangkutan dianggap tidak bekerja atau 0 jam.
2. Tampilan pegawai yang absent terakhir
Tampilan untuk menampilkan foto, nama, NIP dan no urut kehadiran / kepulangan.
Pastikan bahwa foto, nama dan NIP muncul pada saat melakukan absensi.
3. Menu tanggal absensi
Menu tanggal untuk menentukan tanggal berapa yang ingin ditampilkan pada
daftar kehadiran / kepulangan. Isikan tanggal yang diinginkan. Untuk hari ini, klik
tombol hari ini.
Catatan :
Kolom tanggal adalah salah satu kolom yang aktif pada
halaman ini. Kolom lain yang aktif adalah kolom input kode
pegawai yang berfungsi untuk absent (pada tampilan cell ini
tidak nampak). Apabila pegawai ketika merekam absent
ternyata masuk pada kolom tanggal ini, maka proses absent
tidak dapat masuk ke database. Lakukan klik tombol ‘Hari Ini’
agar cell aktif adalah cell yang digunakan untuk input kode
pegawai / ketika scan barcode.
4. Daftar Hadir Pegawai
Daftar ini untuk menampilkan pegawai yang telah hadir (bila diaktifkan absent datang) dan
menampilkan pegawai yang telah pulang (bila diaktifkan absent pulang).
Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 7 www.hasnaproduction.webs.com
Tampilan ini terdiri dari No. Urut kehadiran / kepulangan, Kode ID Pegawai (bila di
komputer terinstall font barcode akan muncul kode berupa barcode, tapi bila tidak akan
tampil berupa gambar-gambar), Nama, NIP, Jabatan, Jam Hadir / Jam Pulang dan
Keterangan. Untuk keterangan terdiri dari kata ‘Siip’ untuk hadir tepat waktu, ‘Terlambat’
bila hadir melebihi batas yang ditentukan oleh administrator dan ‘Pulang’ pada absent
pulang.
B. Penjelasan bagi Administrator / Pengelola Selain harus mengetahui ketentuan absent yang berlaku bagi para pegawai, administrator /
pengelola juga harus mengetahui menu-menu terkait pengelolaan aplikasi. Menu yang terkait
dengan administrator, yaitu :
1. Menu Login Admin Pengelolaan aplikasi oleh administrator dimulai dari tombol ‘Login Admin’. Setelah klik
pada tombol login admin akan diminta password admin. Password awal pada pertama kali
download aplikasi ini adalah “admin”. Setelah masuk ke halaman administrator, password
ini dapat diubah sesuai dengan setingan administrator.
Klik ‘lanjut’ untuk masuk ke pengaturan aplikasi.
2. Halaman Administrator / Referensi
Hamalan administrator ini terdiri dari beberapa isian dan menu untuk pengaturan.
Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 8 www.hasnaproduction.webs.com
a. Setting Pejabat Penandatangan / Kepala. Isikan nama, NIP dan jabatan Kepala /
Penandatangan Cetak Absensi.
b. Password Administrator. Digunakan untuk setting ‘password’ login administrator.
c. Judul Kops Cetak Daftar Hadir. Terdiri dari 3 baris. Baris ke-1 untuk judul ‘Daftar
Hadir....’. Baris ke-2 untuk Nama Lembaga / Instansi (Baris ke-2 harus sama dengan
yang didaftarkan pada saat registrasi dan sama dengan nama Lembaga pada menu
Lisensi). Baris Ke-3 bisa diisikan ‘Tahun....’
d. Set Jam Hadir. Isikan setingan jam terkait dengan kehadiran dan kepulangan yang
terdiri dari (a) Jam awal / pertama kali diijinkan melakukan absent datang (b) Jam
Terlambat untuk menentukan jam berapa pegawai dianggap terlambat yang akan
mempengaruhi warna merah dan keteranagn ‘Terlambat’ pada Daftar Kehadiran
Pegawai. (c) Jam Akhir boleh melakukan absent datang. Bila setelah setingan ini
pegawai melakukan absent, maka sistem akan menolak absent pegawai tersebut. (d)
Jam Akhir pulang, untuk mensting jam berapa pegawai paling akhir boleh absnet
pulang. Catatan : Format jam untuk setingan ini adalah “hh:mm” (contoh : 12:00).
e. Set Tahun. Penggunaan tahun adalah tahun takwim, untuk Model Tahun Pelajaran bisa
ditempatkan pada judul kops. Tahun di sini hanya untuk penentuan bulan + tahun pada
cetak Daftar Hadir.
f. Set Hari Libur. Isikan hari libur nasional sehingga pegawai tidak bisa absent pada
tanggal-tanggal tersebut.
g. Set Absent. Untuk diijinkan tidaknya absent pada hari Sabtu dan Ahad / Minggu. Beri
tanda centang untuk mengijinkan absent dan hilangkan centang untuk tidak
membolehkan absent. Untuk hari selain Sabtu dan Ahad/Minggu otomatis
diperbolehkan oleh sistem.
h. Menu Pegawai. Untuk input data pegawai. Terdiri dari data Kode ID Pegawai, Nama,
NIP, Jabatan dan Foto Pegawai.
Untuk Kode ID dibuat sembarang asal tidak
ada ID yang sama satu pegawai dengan
pegawai lainnya. Kami sarankan gunakan 4
digit (terkait dengan penggunaan barcode).
Foto. Sebenarnya tidak wajib / tidak
berpengaruh pada rekap daftar hadir. Foto
hanya berfungsi sebagai monitoring ketika
pegawai melakukan absensi, foto pegawai
sudah benar-benar muncul dalam tampilan
untuk meyakinkan bahwa absensinya sudah
masuk database. Ukuran foto harap diperkecil
hingga ukuran file foto <= 10 kb dengan cara
me-resize mengunakan ACDSee atau Image
resizer bila ingin sekaligus meresize banyak
foto (program bisa cari di google dengan kata
kunci ‘resize foto sekaligus’)
Tempatkan foto pada kolom yang sesuai, tidak
melebar ke kolom pegawai lain.
Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 9 www.hasnaproduction.webs.com
i. Menu Logo. Untuk menempatkan logo lembaga / instansi. Terdapat 2 logo, sebelah kiri
untuk logo yang tampil di halaman depan aplikasi, yang sebelah Kanan logo untuk pada
kops cetak daftar hadir. Ambil logo berkukuran kecil dan masukkan ke dalam kotak
masing2, tidak melewati batas warna.
j. Menu Data. Terdiri dari Data Datang : berisi database hasil absent datang para
pegawai. Data Pulang : berisi database hasil absent pulang para pegawai. Backup
Database : menu untuk melakukan copy database hasil absent datang dan pulang para
pegawai untuk dipaste ke file lain. Hasil Backup akan disimpan di drive C:\ dengan
nama file ‘Backup-dhp...+tanggal backup’. Hapus Data : untuk menghapus seluruh
database baik pada database datang maupun database pulang serta Posting Data :
untuk melakukan proses posting, memasukkan database ke sistem untuk dikalkuklasi
sebelum masuk ke Halaman Cetak.
Catatan : Sebelum melakukan proses Posting Data, data kehadiran / kepulangan belum
masuk ke dalam cetak daftar hadir maupun perhitungan jam kerja. Proses
Posting Data ini memerlukan waktu beberapa menit untuk melakukan
kalkulasi.
k. Menu Cetak. Terdiri dari Pemilihan Bulan : digunakan untuk memilih bulan yang akan
dicetak daftar hadirnya serta 3 menu jenis Cetak Daftar Hadir. Cetak Daftar Hadir :
untuk mencetak daftar hadir dalam bentuk ‘centang’ kehadiran setiap harinya serta
jumlah hadir dalam satu bulan (tanpa mempertimbangan yang bersangkutan absent
datang dan pulang atau tidak. Jadi asal absent datang, maka pegawai tersebut akan
tercentang pada Daftar Hadir Jenis ini. Cetak Daftar Hadir (Jam) : hampir sama
dengan ‘Cetak Daftar Hadir’ hanya saja berupa jam datang, bukan berupa centang.
Cetak Rekap Jam Hadir : untuk mencetak daftar hadir berupa rekapitulasi jam kerja
selama 1 bulan / 1 minggu dengan menghitung selisih jam pulang dan jam datang
dalam 1 bulan.
Catatan : Pemilihan / Penggantian Bulan serta ketika masuk ke dalam cetak daftar
hadir memerlukan proses beberapa saat. Tunggu hingga proses selesai..
Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 10 www.hasnaproduction.webs.com
Tiga Tipe Hasil Cetakan :
a. Tanda Centang pada saat hadir dan jumlah hadir per bulan
b. Jam Hadir pada saat hadir dan jumlah hadir per bulan
c. Jam Pulang – Jam Hadir – Jam Kerja perhari – Jumlah Jam Kerja per bulan dan Jam Kerja
Per Minggu
Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 11 www.hasnaproduction.webs.com
BAB III
CARA MELAKUKAN ABSENSI PEGAWAI
Ada 2 alternatif cara melakukan absensi pegawai :
1. Menggunakan Keyboard
Dengan cara input kode ID Pegawai (kami sarankan 4 digit) sesuai kode ID yang
diberikan oleh administrator, dengan mengetik kode tersebut menggunakan keyboard
kemudian tekan enter. Misal kode ID Pegawai w56d maka ketik w56d lalu tekan enter.
Setelah menekan enter, cell aktif akan langsung menuju ke cell input kode ID Pegawai
ingat ada 2 cell yang bisa diklik pada halaman absensi, yaitu cell input ID dan cell
tanggal), jadi apabila pegawai lain akan absent juga tinggal melakukan hal sama tanpa
perlu klik tombol apapun.
Catatan : Jika karena ada seseorang yang coba-coba dengan aplikasi kemudian cell aktif
terakhir pada cell tanggal, kemudian pegawai menginput kode ID pada cell tanggal,
maka aplikasi tidak bisa memproses absent tersebut. Lakukan enter atau tekan tombol
hari ini agar cell aktif menuju ke cell input ID Pegawai.
Cara ini tidak memerlukan Barcode scanner ataupun kartu Absensi Pegawai,
karena proses absensi langsung menggunakan keyboard.
2. Menggunakan Kartu Absensi Pegawai
Alternatif kedua dengan menggunakan kartu absensi pegawai yang terdapat
barcodenya. Cara ini memerlukan alat Barcode Scanner untuk menscan kode ID
yang berupa barcode. Absensi tidak perlu menuliskan pada keyboard. Pegawai
tinggal melakukan scan ke alat Barcode Scanner. Proses scan ini berlaku baik
untuk absent datang maupun absent pulang.
Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 12 www.hasnaproduction.webs.com
BAB IV
CARA MELAKUKAN SETTING STARTUP APLIKASI
Cara setting agar aplikasi daftar hadir bisa terbuka secara otomatis ketika komputer
dinyalakan perlu kami sampaikan juga di sini. Meskipun bukan hal wajib, tetapi demi
efektifikas dan efisiensi, kami sarankan agar di komputer yang digunakan untuk absensi
disetting agar aplikasi daftar hadir bisa berjalan / terbuka otomatis saat komputer
dinyalakan.
Langkah-langkah setting startup aplikasi adalah sebagai berikut :
1. Taruh Aplikasi Daftar Hadir Pegawai pada drive yang ditentukan.
2. Klik Start pada windows – All Program – Startup. (Untuk windows 7 menyesuaikan,
contoh gambar untuk windows XP)
3. Klik Kanan pada Startup – Pilih Open.
4. Klik kanan pada kolom kanan – Pilih New – Pilih Shortcut
Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 13 www.hasnaproduction.webs.com
5. Pilih Browes – Cari File Aplikasi Daftar Hadir Pegawai berada dan pilih
BAB III
PENUTUP
6. Lalu tekan OK – Next - Finish
7. Startup Aplikasi siap. Apabila komputer dimatikan dan dinyalakan lagi, Aplikasi Daftar
hadir akan terbuka secara otomatis.
Untuk menjadikan otomatis shut down / mati dengan mensetting jam shut
down silahkan mencari program dan petunjuknya di internet dengan kata
kunci “auto shut down “
Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 14 www.hasnaproduction.webs.com
BAB V
CARA REGISTRASI APLIKASI
Pada Aplikasi ini terdapat serial number yang harus dimasukkan agar aplikasi bisa aktif
tanpa dibatasi jumlah record. Sebelum registrasi aplikasi sudah bisa digunakan untuk
mencoba tapi terbatas untuk 30 record absent datang dan 30 record absent pulang.
Aplikasi daftar hadir pegawai ini bisa didownload di www.hasnaproduction.webs.com
Untuk mendapatkan Serial Number / Lisensi silahkan mengirimkan donasi ke
No. Rek BRI Cabang Gombong
a.n KHAMDI RAHMANI
No. 0134-01-025248-50-1
Dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Paket Alat Scan Barcode + Serial Number Aplikasi sebesar Rp. 2 jt (termasuk ongkos
kirim). Gratis Kartu Absensi sederhana dengan cetak pada kertas foto + laminating
(Maks 100). Pemilihan paket ini harus mengirimkan daftar nama, NIP, Jabatan dan Foto Pegawai ke
email kami.
Contoh kartu absensi product kami :
2. Hanya Serial Number Aplikasi sebesar Rp. 500 rb.
Setalah melakukan transfer segera mengirimkan format :
Nama Instansi / Lembaga*) # Jumlah Transfer # Tanggal Transfer
Kirim ke HP. 085328635677 atau email : [email protected] *) Nama Instansi / Lembaga nantinya digunakan untuk kops cetak daftar hadir, dan
tidak boleh diubah karena akan berpengaruh pada lisensi.
Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 15 www.hasnaproduction.webs.com
Setelah mendapatkan Serial Number / Lisensi masukkan Nama Lembaga dan Lisensi
pada halaman administrator
Lembaga : harus sama dengan yang didaftarkan pada saat registrasi.
Serial Number : Isi dengan SN yang diberikan oleh kami saat registrasi.
Judul Kops Cetak Daftar Hadir baris ke-2 harus sama dengan nama lembaga yang
didaftarkan.
Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 16 www.hasnaproduction.webs.com
BAB VI
Demikianlah Buku Panduan ini kami buat untuk mempermudah penggunaan Aplikasi
Daftar Hadir Pegawai . Semoga Bermanfaat. Dan kami menerima saran dan kritiknya untuk
mengembangkan Aplikasi ini ataupun aplikasi-aplikasi yang lain.
Contact : email : [email protected]
HP. 085328635677
*****