Archivos Digitales

Cláudia Lacombe Rocha

Arquivo Nacional

XIII Reunión de la Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos

Asunción - Paraguay – 13 de septiembre de 2011

El avance de la tecnología de la información ha traído consigo un aumento en la producción, procesamiento, circulación y almacenamiento de información en una escala nunca antes vista.

No toda la información que circula es documento archivístico, pero una gran parte de ella es.

TextosHojas de cálculo

Imágenes fijas y en movimientoDocumentos sonoros

Mapas y proyectos de ingenieríaBases de datos

etc

Legado archivístico digital

Documento DigitalInformación registrada, codificada en sistema binario, accesible e interpretable por el ordenador. (Glossário da CTDE, 2009)

Los documentos digitales se presentan de diversas formas

Registro de tremor de terra

e-book

Telefone celular

Documento Archivístico

Documento elaborado o recibido durante el curso de una actividad práctica ya sea como instrumento o derivado de esa actividad y ─ ─que es separado (apartado, guardado) para acción posterior o como referencia.

Documento Archivístico digital

Un documento digital que es tratado y manejado como un documento archivístico.

Documento elaborado o recibido durante el curso de una actividad práctica ya sea como instrumento o derivado de esa actividad y que es separado ─ ─

(apartado, guardado) para acción posterior o como referencia ...+

… codificada en sistema binario, accesible e interpretable por el ordenador.

Siglo XXI

Creación de documentos archivísticos exclusivamente en formato digital

Individuos

Organizaciones

Gobiernos

Legado archivístico digital

DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO DIGITAL ventajas:

✗ Menos espacio físico ✗ Aumento de productividad✗ Optimización de los flujos de trabajo ✗ Fácil acceso a la información✗ Facilidad para la generación y distribución de datos /

información

DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO DIGITAL problemas:

1- Incapacidad de los actuales sistema electrónicos de información para asegurar la preservación a largo plazo

2- Complejidad y costes de la preservación digital

3- Fragilidad intrínseca del almacenamiento digital → degradación de los soportes

5- Dependencia social de la información digital: gobierno, instituciones y individuos dependen d documentos digitales (no disponibles en otro formato) para el ejercicio de sus actividades

4- Rápida obsolescencia de la tecnología digital: hardware, software y formatos

¿ Que durabilidad tienen los suportes digitales ?

➔ Lectores no más disponibles para suportes digitales antiguos➔ Sistemas operativos y aplicaciones (o versiones anteriores de ellos), ya no se usa y ya no están disponibles en el mercado➔Los formatos más antiguos ya no son accesibles cuando los programas de leerlos ya no se utilizan

DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL es un

documento oficial.

La administración rendir cuenta de sus actividades

El ciudadano ejercer sus derechos

Sirve para

características:

dependientes de tecnología mutables

amenaza:

acceso autenticidad

DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL el principal desafío:

producir, mantener y preservar documentos confiables, auténticos y accesibles

¿ Cómo hacerlo?

Gestión archivística de documentos

Preservación digital

Identificación de los documentos archivisticos digitales entre la información digital;

Implementación de política y procedimientos de gestión archivística de documentos que incluya tanto los documentos archivísticos non digitales como los digitales;

Implementación de sistema de gestión archivística para los documentos digitales desde el momento de creación, transmisión y preservación

– participación de profesionales de administración, de archivo y informática en la concepción, proyecto, implantación y administración del sistema.

Gestión archivística de documentos digitales

“Las actividades y procedimientos para la gestión archivística de documentos digitales no difieren esencialmente de las llevadas a cabo con los documentos en papel.Sin embargo, los documentos digitales son más dependientes de un sistema de gestión archivística de documentos, debido a sus características.”

Gestión archivística de documentos digitalesIDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES

SISTEMA INFORMATIZADO

DE GESTIÓN ARCHIVÍSTICA

Sistema Inform. a

Sistema Inform. n

HOJA DE CÁLCULO

Sistema Inform.

b

REGISTRO DE PONTO

CORREO ELECTRÓNICO

Gestión archivística de documentos digitalesIDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES

Los documentos archivisticos digitales se presentan:

sueltos En un sistema información que registra la actividad de una institución

PLANILHAS

REGISTRO DE PONTO

SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DIVERSOSEx.: pagamento, controle de diárias, férias, etc

CORREIO ELETRÔNICO

GED

CORREIO ELETRÔNICO

Gestión archivística de documentos digitalesIDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES

Un sistema de información que hace el registro de una actividad de una institución puede:

A-> Producir documentos archivísticos en papelen este caso no existe documento digital

B-> Producir documentos archivísticos digitales en forma de reportes del sistema (PDF, TXT, …)

C-> Mantener el registro de la actividad en medio digital en la forma de base de datos. En este caso el banco de dados és manejado y reconocido por el productor como un documento archivístico digital .

Gestión archivística de documentos digitalesIDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES

Los documentos archivísticos digitales deven cumplir con las características basicas de um documento archivístico:(Projeto InterPARES)

Participar o apoyar una acción;

Forma documental fija (presentación de la misma forma que tenia cuando el documento fue almacenado);

➢ Contenido estable (el documento debe seguir siendo completo y inalterado);

➢ Vinculo archivístico (vínculo explícito con otros documentos que comparten la misma acción, dentro o fuera del sistema informático);

Al menos 3 pessoas involucradas (incluso si no aparecen de forma explicita: autor, escritor y destinatario);

Contexto identificable (ambiente en el cual tiene lugar la acción en la que el documento participa): jurídico- administrativo, de procedencia, de procedimientos, documental y tecnológico.

Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE PRODUCCIÓN

1. Definición de la tecnología utilizadaElección de software, hardware y formatos que garanticen acceso a largo plazo (tener en cuenta ciclos de obsolescencia de 5 años):

➢ formatos ampliamente utilizados, no propietarios, independientes de plataforma tecnológica y especificaciones disponibles;

➢ dispositivos de almacenamiento y técnicas deben asegurar la integridad de los documentos, teniendo en cuenta la durabilidad y la capacidad – la adopción de dispositivos maduros, estables y ampliamente disponibles en el mercado.

➢ softwares deben leer formatos abiertos; que sean de amplio uso y interoperables.

2. Organización de los documentos

➢ Con base en el cuadro o esquema de clasificación

➢ No hay agrupación física – los documentos digitales se agrupan en unidades lógicas, a través de metadatos

(ex.: identificador, código de classificación y título)

Item documenta

l

Item documenta

l

Unidade de arquivamentoUnidade de

arquivamento

SUBCLASSESUBCLASSE

SUBGRUPOSUBGRUPO

CLASSECLASSE CLASSECLASSE CLASSECLASSE CLASSECLASSE

SUBCLASSESUBCLASSESUBCLASSESUBCLASSE

GRUPOGRUPO

SUBCLASSESUBCLASSE

GRUPOGRUPO

Item documenta

l

Item documenta

l

Unidade de arquivamentoUnidade de

arquivamento

Item documenta

l

Item documenta

l

Unidade de arquivamentoUnidade de

arquivamento[Dossiê, processo, pasta ou volume]

Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE PRODUCCIÓN

3. CapturaIncorporación del documento en el sistema informatizado de gestión a través del registro y la clasificaciónREGISTRO

➢ Asignación de un identificador único➢ Asignación de metadatos: automática o introducidos por el usuario

CLASIFICACIÓN➢ Fundamental para la manutención del vínculo archivístico de los documentos

Aspectos importantes:➢ Definir los documentos que serán capturados➢ Capacidad de capturar todos los formatos utilizados en la institución➢ Mantenimiento de contenido, forma y contexto => asegurar la autenticidad➢ Gestión de documentos híbridos – relación de la parte digital y la no digital

Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE PRODUCCIÓN

4. Control de accesoProtección contra alteración, ocultamiento y supresión que amenazan la autenticidad del documento

➢ Acceso restringido a usuarios o a grupos de usuario

➢ Clasificación según el grado de confidencialidad - la restricción de acceso para proteger la privacidad

Los permisos de acceso deben ser mapeados y monitoreados constantemente

Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE MANTENIMIENTO Y USO

5. Seguridad Garantizar la permanencia y la autenticidad del documento.

Ejemplos de recursos de seguridad:➢ backup, ➢ firmas digitales,➢ cifrado,➢ marcas d’água digitales.

Seguridad incluye tecnología, individuos, procesos y legislación

Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE MANTENIMIENTO Y USO

6. Búsqueda, localización y presentación➢ Capacidad de presentar todos los formatos y salidas necesarios

➢ Mantenimiento de la forma y del contenido de los documentos Forma fija y contenido estable

Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE MANTENIMIENTO Y USO

➢ Monitoreo de los plazos y de la disposición de los documentos

Según el calendario de conservación

Gestión archivística de documentos digitalesASPECTOS BÁSICOS – FASE DE DISPOSICIÓN

7. Disposición

ELIMINACION➢ No se puede realizar de forma automática por el sistema➢ Hay que ser autorizada por la persona responsable, al término de los procedimientos necesarios➢ Hay que ser realizada de forma controlada - registro de metadatos específicos

TRANSFERENCIA➢ Implica una transferencia de los documentos de un sistema a otro➢ La autenticidad se ve amenazada ➢ Hay que ser realizada de forma controlada - registro de metadatos específicos

Preservación digital

Conjunto de acciones de gestión y técnicas necesarias para superar los cambios tecnológicos y la fragilidad de los suportes, garantizando el acceso y la interpretación de los documentos digitales por el tiempo que sea necesario.

(Glossário CTDE, 2009)

Preservación digital

Estrategias clave para la preservación digital:Preservación de la tecnologíaEncapsulaciónEmulaciónMigración

NormalizaciónLa adopción de formatos abiertos

Otros procedimientos utilizados:

El monitoreo constanteMetadatos de preservación

Ejemplos de acciones de gestión:

Gracias

lacombe@arquivonacional.gov.br