MÉTODOS PARA ELABORAÇÃO DE UMA

DESCRIÇÃO DE CARGO

Por Ricardo Vignotto Lopez - Diretor Linked RH

Métodos para elaboração de uma descrição de cargo Uma descrição de cargos é o processo que consiste em determinar os elementos ou fatos que compõem o dia a dia de um cargo, sendo a formalização, em documento escrito, das atribuições, responsabilidades e especificações dos requisitos de um cargo na organização.

Como este processo não deve ser entendido como estático ou que uma vez terminado

pode-se esquecer do assunto, devemos elaborar um método eficaz para elaboração das

descrições, o qual deve ser o mais adequado possível à sua estrutura do RH e a dinâmica da

sua empresa.

Tradicionalmente utiliza-se um dos métodos descritos a seguir, sendo que muitas vezes

costuma-se fazer uma combinação entre eles.

Observação local

Método básico que é utilizado principalmente para cargos cujas tarefas envolvam

operações manuais ou tarefas simples e repetitivas, ou seja, quando as tarefas que

compõem o cargo podem ser descritas e especificadas a partir da simples observação da

pessoa trabalhando. Em geral, é utilizado para cargos do grupo operacional. Tem como

principal vantagem a melhor compreensão dos objetivos de cada tarefa e das relações com

outros cargos, porém sua maior desvantagem está no método moroso que encarece o

processo de coleta de dados, pois exige muito tempo do profissional que faz a descrição.

Questionário

Método muito utilizado e indicado para todos os grupos ocupacionais. Geralmente

elabora-se um questionário padrão, com instruções para preenchimento, e distribui-se

para as lideranças ou colaboradores. Antes da distribuição dos questionários deve-se

esclarecer quanto aos objetivos da descrição, de modo a não deixar dúvidas quanto ao seu

verdadeiro uso. Costuma-se também fornecer um modelo já preenchido para servir como

exemplo. Tem como vantagem ser um método rápido e econômico, porém tem uma

grande desvantagem relacionada à falta de conhecimento sobre as técnicas para descrição

de cargo, o que geralmente resulta em um preenchimento incorreto ou incompleto.

Entrevista

É o método mais amplamente utilizado, aonde, para a obtenção dos dados, o

profissional de RH conduz a entrevista, previamente estruturada, com o ocupante

do cargo, buscando obter informações essenciais sobre o cargo. Para que este

método funcione bem é necessário estruturar a entrevista em etapas. A principal

vantagem deste método é ter uma fonte de dados mais confiável e suas maiores

desvantagens estão em uma entrevista mal estruturada que gere reações negativas

por parte dos entrevistados e em seu elevado custo, pois exige profissionais de RH,

ou consultores externos, bem preparados.

1ª Etapa – Levantamento das informações gerais e agendamento da entrevista

Devem-se coletar, junto ao superior imediato da pessoa que será entrevistada,

informações gerais sobre o trabalho executado e o contexto do cargo. Muitas vezes

é a própria liderança quem será entrevistada com a finalidade da elaboração

completa da descrição.

Nesta etapa deve ser agendada a entrevista, explicando-se sucintamente o motivo

da entrevista e solicitando para que o entrevistado se prepare, pensando nas tarefas

que desempenha e em suas responsabilidades. Aconselha-se que a entrevista seja

realizada no local de trabalho do entrevistado, para deixar o entrevistado à vontade

e permitir que ele mostre exemplos dos trabalhos que realiza.

2ª Etapa – Esclarecer o objetivo da entrevista

Para que a entrevista tenha bons resultados, e transcorra em clima agradável, é

necessário conquistar a confiança do entrevistado e, para isso, aconselha-se uma

apresentação franca e cordial, esclarecendo-se ao entrevistado os objetivos da

análise do seu cargo.

É importante esclarecer que para analisar os cargos da organização é necessário

obter dados e quem mais conhece aquele cargo na organização é o seu ocupante.

Avise ao entrevistado que suas respostas serão anotadas para que seja elaborada a

descrição do cargo, a qual, posteriormente, poderá ser criticada por ele.

3ª Etapa - Análise das atividades do cargo

Aqui são obtidos os dados referentes às tarefas que compõem o cargo, sendo que a

maneira mais fácil de obter esses dados é solicitar ao entrevistado que liste suas

tarefas.

Por exemplo, se a entrevistada fosse uma secretária, esta seria uma possível lista de

atividades:

• Arquivar documentos

• Digitar cartas

• Redigir memorandos rotineiros

• Redigir cartas em inglês

Uma vez obtida a lista das tarefas, será pedido que se diga "como" são realizadas as

atividades.

Seguindo o mesmo exemplo, teríamos a seguinte lista:

• Arquivar documentos separando-os por assunto e em ordem cronológica.

• Digitar cartas baseando-se em rascunhos e utilizando editor de texto no

computador.

• Redigir memorandos rotineiros baseando-se em outros já expedidos.

• Redigir cartas em inglês traduzindo rascunhos em português escritos pelo

superior.

Caso o objetivo de cada tarefa não esteja claro, então será pedido à entrevistada que

explique os objetivos das mesmas. É claro que neste exemplo, o esclarecimento é

desnecessário, uma vez que o objetivo de cada tarefa está implícito e não teria

sentido perguntar “Por que você arquiva documentos?". A resposta natural seria

“Para manter o arquivo organizado!“. Portanto, nesta fase da entrevista devem ser

obtidos os dados referentes às tarefas que compõem o cargo, quanto ao "que é feito",

"como é feito” e "por que é feito" (quando necessário).

Aqui estão alguns exemplos de perguntas gerais para desenvolver a entrevista.

Dependendo da quantidade de cargos por área a serem descritos, é comum

elaborar previamente as perguntas por área de atuação.

• Qual o objetivo principal que o seu cargo deve alcançar?

• Quais são as principais atividades que você executa, supervisiona ou controla?

• Qual a participação do seu cargo na definição de políticas e procedimentos para

sua área?

• Como você planeja, acompanha e controla o trabalho da sua equipe?

• Quais as atividades mais complexas do seu cargo?

• Quais os principais desafios do seu cargo?

• Qual a autonomia do seu cargo?

4ª Etapa - Encerramento da entrevista e elaboração da descrição

O entrevistador lembra ao entrevistado que com os dados levantados será

elaborada a descrição do seu cargo e que, se necessário, ele retornará para

esclarecer eventuais dúvidas.

Após a entrevista, quando o entrevistador terá pleno entendimento das atividades

do cargo, será elaborada a descrição e apresentada para críticas. Normalmente

quem faz a aprovação da descrição é a própria liderança do cargo descrito.

Como um sistema de RH pode ajuda-lo com este processo?

Um sistema de RH especializado em gestão de pessoas ajudará você a conduzir

melhor seu processo de descrição de cargos. Além de manter todos seus

documentos padronizados, ele também fornecerá modelos elegantes de

visualização e uma forma prática de distribuir estes documentos com segurança

através de um portal.

Um software especializado incorporará um processo de workflow para a criação e

revisão das descrições com um formulário online e o controle do acesso as

descrições será determinado pelo RH podendo-se chegar até ao detalhamento

cargo a cargo.

Normalmente estes sistemas permitem a você criar quantos modelos de descrição

forem necessários e contam com uma enorme facilidade para descrição, revisão e

pesquisa das informações contidas em uma descrição de cargo.

Dê adeus ao Word e Excel e ganhe produtividade, padronização e organização em

seu processo!

E-book e modelos de descrição de cargo

Este artigo tem apenas o objetivo de introduzir este assunto, pois já há um e-book

gratuito, do mesmo autor, com vários exemplos e também templates de descrição

em um site especializado sobre descrições de cargo. Digite exatamente o termo

"ebook descrição de cargos" que você encontrará este site ou procure na página do

Linkedin e Facebook do autor Ricardo Vignotto Lopez.

Este e-book tem a finalidade de te orientar da melhor forma possível à como

elaborar uma descrição de cargos de acordo com as melhores práticas de mercado.

Serão apresentadas as técnicas mais adequadas de uma maneira prática e direta,

para assim poder sanar suas duvidas em relação a este processo e auxiliar numa

gestão de pessoas mais eficiente.

Visite o site www.descricaodecargos.com.br