MF.1004. GESTIÓN DE PROVEEDORES

CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD

Gestión y control del aprovisionamiento (COML0210)

ÍNDICE UD2 Selección de proveedores

2.1. Identificación de fuentes de suministro y búsqueda de proveedores.

2.2. Competencia perfecta e imperfecta.

2.3. Criterios de selección de proveedores

2.4. Homologación de proveedores.

2.5. Categorización de proveedores.

2.6. Registro de proveedores: el fichero de proveedores.

2.7. Sistemas de aseguramiento de la calidad de proveedores.

2.7.1. Exigencias de los sistemas de certificación.

2.1. Identificación de fuentes de suministro y búsqueda de proveedoresLa selección de proveedores surge de la necesidad que tienen las empresas de comprar productos y servicios (materias primas, componentes, seguros, servicios de comunicación, etc.) para poder iniciar sus actividades. Las personas o empresas que suministran productos y servicios a otras empresas se denominan proveedores.

La búsqueda de proveedores suele realizarla el departamento de compras y consiste en identificar las empresas que fabrican los productos que nos interesan creando una lista, para solicitarles información y posteriormente seleccionar la más adecuada a nuestros intereses.

2.1. Identificación de fuentes de suministro y búsqueda de proveedoresLos requisitos básicos que han de cumplir los proveedores son:-Requisitos laborables. Los proveedores deben cumplir con todas las leyes laborales aplicables-Requisitos legales. Estar al corriente del pago de impuestos, tasas y cuotas a la Seguridad Social.-Requisitos ambientales. Cumplir estrictamente con la legislación ambiental.

El proceso de búsqueda y selección de proveedores solo se realiza para la adquisición de productos que se compren más asiduamente ya que tiene un coste económico y sólo es rentable si el ahorro final que se obtenga es superior a la inversión realizada en la búsqueda y selección de los mismos

2.1. Identificación de fuentes de suministro y búsqueda de proveedoresUna vez se tenga claro el tipo de producto, la calidad y la cantidad del mismo, comienza el proceso en el que podemos encontrarnos con diferentes situaciones:-Fase inicial de la empresa. Búsqueda de toda clase de proveedores.-Fase de mejora en el suministro. Ya se tienen unos proveedores que habitualmente le suministran, pero el nivel de servicio o calidad no es el deseado.-Fase de optimización. Se quiere mejorar las condiciones comerciales ampliando la cartera de proveedores.

2.1. Identificación de fuentes de suministro y búsqueda de proveedoresSe pueden identificar tres fases en el proceso de búsqueda y selección de proveedores: búsqueda de información, contacto con el proveedor, y evaluación y selección de proveedores.

Búsqueda de información

Canales de búsqueda:- Internet.- Directorios de empresas como Páginas Amarillas.- Prensa especializada.- Publicaciones especializadas en la actividad de la

empresa.

2.1. Identificación de fuentes de suministro y búsqueda de proveedores- Ferias y exposiciones comerciales especializadas en

el sector.- Asociaciones empresariales y Cámaras de comercio.- Bases de datos de organismos públicos (ministerios,

comunidades autónomas, universidades, etc.)- Exploración de información interna de la propia

empresa.

Contacto con el proveedor

La información que se solicita a los proveedores potenciales es la siguiente:- Calidad y especificaciones de los productos.

2.1. Identificación de fuentes de suministro y búsqueda de proveedores- Características técnicas.- Formación para los usuarios en su caso.- Posventa y garantía.- Precio unitario.- Descuentos por volúmenes de compra.- Forma y plazo de pago.- Transporte y seguro.- Envases y embalajes.- Plazo de entrega.- Devoluciones.- Plazo de validez de la oferta.

2.1. Identificación de fuentes de suministro y búsqueda de proveedoresAgrupándolas en relación con el producto, el precio y otras, nos quedarían:

Condiciones del producto:- Calidad de los productos y materiales utilizados,

composición y cualquier aspecto que aporte información.- Características técnicas, aspectos técnicos que permitan

una valoración más detallada.- Periodo de garantía.- Formación de los usuarios, en caso de que el producto lo

requiera.- Servicio postventa, concretando la atención que el

cliente recibirá.- Servicio de atención al cliente.

2.1. Identificación de fuentes de suministro y búsqueda de proveedoresCondiciones económicas:- Precio unitario.- Descuento comercial.- Rappels (descuento por volúmenes de compra).- Forma y plazo de pago.- Precios de envases y embalajes, y calidad de los

mismos.- Pago y responsabilidad del transporte y el seguro.- Recargos por aplazamientos de pago.

2.1. Identificación de fuentes de suministro y búsqueda de proveedoresCondiciones generales:- Periodo de validez de la oferta.- Causas de recisión del contrato.- Circunstancias que pueden dar lugar a revisión de

los precios.- Embalajes especiales.- Devolución de los excedentes.

2.1. Identificación de fuentes de suministro y búsqueda de proveedoresFormas más habituales para solicitar información de los proveedores:- Visitas de comerciales de las empresas

proveedoras:

Las entrevistas con los representantes de los proveedores es una fuente de información fundamental. Las buenas relaciones con los proveedores son la base de una sólida cadena de suministro que garantice beneficios a ambas partes.

- Visitas a las empresas de los proveedores:

En caso que se desee tener un conocimiento más exhaustivo acerca de los procesos de los proveedores, aspectos técnicos, organizativos o financieros.

2.1. Identificación de fuentes de suministro y búsqueda de proveedores

La información a recopilar en estas visitas puede ser:- Aspectos de producción.- Organización interna.- Experiencia en el mercado.

-Cartas de solicitud de información.

La carta de solicitud de información a proveedores debe reunir la que consideramos información básica de la que deben disponer para realizarnos una oferta

2.1. Identificación de fuentes de suministro y búsqueda de proveedoresCuando ya se dispone de un listado de proveedores, hay que proceder a seleccionar los más idóneos realizando un exhaustivo estudio basándonos en los criterios de selección ya definidos por la empresa. Se debe llegar a un número ideal de 4-5 proveedores.

Para proceder a analizar ese número ya reducido de proveedores debemos elaborar información base para una análisis más riguroso con la siguiente estructura:- Una ficha por cada proveedor, con sus datos, las

características de los artículos de cada proveedor y las condiciones comerciales ofrecidas.

2.1. Identificación de fuentes de suministro y búsqueda de proveedores- Un cuadro comparativo en el que se reflejen las

condiciones ofrecidas por todos los proveedores en cuanto a los aspectos claves: calidad/precio, forma de pago, descuentos, plazo de entrega, etc.

Es recomendable trabajar con varios para garantizar el suministro y así evitar desabastecimiento.

2.2. Competencia perfecta e imperfecta

Se considera la competencia como un mecanismo de organización de la producción y fijación de precios y beneficios. En función del número de agentes intervinientes en el mercado, las condiciones económicas serán distintas.

Estructuras de los mercados:- Monopolio (un solo productor o vendedor)- Oligopolio (unos pocos productores)- Competencia (muchos vendedores)

2.2. Competencia perfecta e imperfecta

Clases de competencia:- Competencia perfecta:

Es una situación idealizada en la que la interacción de oferta y demanda determinan el precio. Para que funcione deberían darse una serie de condiciones:

1. Elevado número de compradores y vendedores en el mercado,(ni los vendedores ni los compradores tienen poder para decidir el precio de mercado).

2. Vendedores y compradores son indiferentes respecto a quien vender o comprar, (productos homogéneos, sin marcas).

2.2. Competencia perfecta e imperfecta

3. Libre movilidad de recursos productivos, (implica libre entrada y salida de empresas de un sector económico).

4. Conocimiento perfecto de las condiciones de mercado por parte de vendedores y compradores.

Bajo el término de competencia imperfecta se engloban todas las distintas posibilidades de mercado donde, si ser situaciones de competencia perfecta por no reunir las condiciones para ello, se acercan por tener algunos aspectos característicos del mercado en competencia perfecta.

2.2. Competencia perfecta e imperfecta

Para hacer el análisis de distintos escenarios de competencia es preciso hacer una diferenciación en función de dos aspectos del mercado: tipo de producto y número de productores.- Tipo de producto:

- Producto homogéneo, aquel al que al comprador le resulta indiferente entre comprar a un vendedor u otro, no existen diferencias entre los productos.

- Producto diferenciado, aquel que posee unas cualidades intrínsecas que le hacen diferente al resto.

2.2. Competencia perfecta e imperfecta

- Oligopolio:

Es una forma de mercado controlada por un pequeño número de productores o vendedores que ofrecen un mismo producto, ya sea homogéneo o diferenciado. Tienen poder para controlar el mercado.

Las empresas que operan en un mercado de oligopolio pueden:- Provocar subidas de precios.- Mantener bajos niveles de calidad.- Impedir el ingreso de nuevos competidores.

2.2. Competencia perfecta e imperfecta

- Monopolio:

Es una situación de mercado donde hay un solo vendedor y tiene por tanto todo el poder de mercado. Esta empresa monopolística cubre toda la demanda, controla el precio del producto y establece las condiciones comerciales.

2.3. Criterios de selección de proveedores

Los criterios de selección de proveedores deben ser priorizados en base a los requerimientos de la empresa, la cual le debe asignar una calificación a los proveedores en cada uno de los criterios.

Para la selección de proveedores se utilizan básicamente criterios económicos y de calidad .

Criterios económicos:-Precio: Es el principal de los criterios económicos aunque a su vez está vinculado al resto de aspectos económicos. Influyen las economías de escala.-Descuentos comerciales: Son los descuentos ofrecidos por pagar anticipadamente a su vencimiento.

2.3. Criterios de selección de proveedores

-Gastos de transporte: Lo habitual es que el proveedor asuma estos gastos. Es importante negociarlo, porque en algunos casos suponen gastos importantes.-Gastos de envases y embalajes: Dependiendo de los mismos los puede asumir el proveedor o la propia empresa.-Descuento por volúmenes de compra (rappels): Pueden llegar a ser importantes.-Plazos de pago.-Plazos de entrega.

2.3. Criterios de selección de proveedores

Criterios de calidad:

En función de la estrategia definida se pueden valorar otro tipo de aspectos que no pueden ser cuantificados en algunos casos. Estos criterios son más cualitativos que cuantitativos.

2.4. Homologación de proveedores

La homologación es un proceso de validación de la información solicitada al proveedor o recabada de otras fuentes. Su fin es determinar la capacidad de una empresa para ser proveedor cumpliendo unos requisitos mínimos establecidos por la empresa.

El proceso de homologación de proveedores comienza con las siguientes pautas:

1. Un proveedor puede contactar con la empresa ofreciendo sus productos y solicitando su homologación.

2. Se verifica la necesidad de esos productos y se decide si el proveedor es homologable.

3. En caso afirmativo inicia el proceso con el envío por correo de un formulario donde se le solicita información:

2.4. Homologación de proveedores

Datos de la empresa.Capacidad operativa y flexibilidad.Nivel de servicio.Políticas de RRHH y Medioambiental

Otros aspectos importantes en el proceso de homologación de proveedores son:-Profesionalidad y transparencia.-Integridad.-Compromiso.-Orientación en la compra.

2.5. Categorización de proveedores

Una adecuada categorización de proveedores es un sistema que posibilita a la empresa la identificación y monitorización de los proveedores que las empresas contratan.

Con los resultados de este sistema se pueden prever los riesgos e identificar situaciones conflictivas.

El método de categorización de proveedores más utilizado es el Método ABC.

2.5. Categorización de proveedores

Una segmentación ABC aplicada a la gestión de proveedores se realiza así:-Clase A: es el % de proveedores que representa el 80% del presupuesto de compras.-Clase B: es el % de proveedores, sin considerar la clase A, que representa el 15% de las compras de la empresa.-Clase C: el resto de % de proveedores sin considerar las clases A y B que representará el resultado restante: el 5%.

2.6. Registro de proveedores: el fichero de proveedoresSe pueden identificar dos niveles de registro en el fichero de proveedores:

1. Datos de proveedor.

Se recogen todos los datos de la empresa suministradora: nombre, dirección, datos de contacto, historial de compras, información adicional en procesos anteriores, clasificación del proveedor, homologación y si es solo un proveedor potencial.

2. Datos de los productos.

Dado que un proveedor puede ser suministrador de varios productos se abren tantas fichas de productos como sean necesarias. En ellas se incluyen todas la condiciones económicas y de calidad de los productos, así como la evaluación de las compras ya realizadas.

2.7. Sistemas de aseguramiento de calidad de proveedores.Este proceso se realiza siguiendo estas pautas:-Planificación para la provisión de productos y servicios de calidad.-Garantía de calidad mediante la resolución de todas las desviaciones.-Mejora continua de la calidad que posibilite el incremento en el valor de los productos y servicios.

2.7. Sistemas de aseguramiento de calidad de proveedores.Aspectos que los sistemas de calidad deben cumplir en una línea de colaboración con los proveedores:-Aspectos ambientales. -Cadena de suministro del proveedor.-Aspectos de salud y seguridad laboral.-Aspectos de calidad.-Aprobación de los proveedores.-Embalaje y envío.

2.7. Sistemas de aseguramiento de calidad de proveedores.2.7.1. Exigencias de los sistemas de certificación

La Certificación de los Sistemas de Gestión de la Calidad es un aspecto clave de las empresas y en sus políticas comerciales. La implantación de un sistema de calidad certificada proporciona una fiabilidad y una mayor capacidad de integración operativa con clientes y proveedores.

Los campos de aplicación de los sistemas de certificación y gestión de calidad son muy diversos:-Seguridad en las instalaciones industriales.-El análisis y control oficial de productos alimenticios.-La certificación de los sistemas de calidad, medioambiental, de seguridad alimentaría.

2.7. Sistemas de aseguramiento de calidad de proveedores.-La inspección técnica de vehículos.-Los ensayos de productos industriales.-La calibración y el control metrológico de equipos.

Las principales normas para sistemas de gestión se enfocan en la mejora continua. Implementar un sistema de gestión le da la oportunidad de centrarse en la optimización de las áreas más importantes de la empresa. La validación externa ayuda a las empresas a mejorar continuamente sus estrategias, operaciones y niveles de servicio.