mf1004_3 gestión de proveedores_ud5

MF.1004_3 GESTIÓN DE PROVEEDORES

CERTIFICADO DE PROFESIONALIDADGESTIÓN Y CONTROL DEL APROVISIONAMIENTO (COML0210)

ÍNDICE UD5 Seguimiento y evaluación de proveedores5.1. Gestión y seguimientos de proveedores y pedidos

5.1.1. Objetivos de la gestión de pedidos y la distribución5.1.2. Recepción, identificación y verificación de pedidos5.1.3. Errores en las especificaciones de los pedidos5.1.4. Optimización de las entregas y recepción de

mercancías5.2. Redes de intercambio de información

5.2.1. Sistemas de seguimiento de proveedores5.3. Diagramas de flujo de documentación e información y descripción de actividades

ÍNDICE5.4. Gestión Automática de Pedidos GAP5.5. Seguimiento del pedido5.6. Registro documental de operaciones5.7. Indicadores de calidad y evaluación de proveedores

5.7.1. Cálculo de desviaciones en costes, plazos de entrega y errores

5.7.2. Indicadores de cumplimiento5.7.3. Indicadores de evaluación5.7.4. Indicadores de eficiencia5.7.5. Indicadores de eficacia5.7.6. Indicadores de gestión

5.8. Elaboración de informes de evaluación de proveedores

5.1. Gestión y seguimiento de proveedores y pedidos

La cadena de suministro es un conjunto de agentes que actúan en base a un flujo de materiales e información en el sentido opuesto. Estos agentes son: proveedores, fábricas intermedias, centros de distribución y consumidores finales.


Una cadena de suministro óptima entrega al cliente final el producto solicitado, en el lugar correcto y en el tiempo estipulado, al precio requerido y con el menor coste posible.La gestión de la cadena de suministro incluye las siguientes actividades que deben ser considerados de una forma integral:- Selección de proveedores- Gestión de compras- Planificación de la producción- Gestión de pedidos


- Gestión de inventarios- Almacenes- Transporte y distribución- Servicio al cliente y sistemas informáticos


5.1.1. Objetivos de la gestión de pedidos y la distribuciónEl pedido es el documento que introduce al cliente en el flujo de ventas de la empresa, conectando al cliente con la empresa de una forma integral y definitiva.La gestión del pedido supone la integración de su información dentro de los sistemas informáticos y contables de la empresa.La diez actividades básicas en la gestión de pedidos son las siguientes:- Planificación de pedidos


- Generación de pedidos- Estimación de costes y precios- Recepción y entrada del pedido- Selección y priorización- Programación- Cumplimentación- Facturación- Devoluciones y reclamaciones- Servicio postventa


Dentro del proceso de gestión de pedido se pueden identificar las siguientes fases:1. Recepción del pedido2. Validación del pedido3. Registro en los sistemas4. Pedido en firme o pedido comprometido5. Pedido pendiente de cumplimentación6. Información del estado del pedido7. Almacenamiento y consulta de pedidos terminados


Ventas Planificación Ingeniería Fabricación Finanzas Marketing

RecepciónPre-validación

Validación

Registro

Order Promising

Dar de alta el pedido

Coordina Diseño Asignar recursos

Calcular costes

Establecer fechas de

pedidoCalcular necesidades

Realizar comprobaciones

de cliente

Comprobaión cumplimiento

criterios y políticas


Ciclo de vida del pedido: es el periodo que transcurre desde que se negocia un pedido con el cliente hasta que se factura y se cobra la entrega del mismo(demanda, pedido, cumplimentación y pago)

5.1. Gestión y seguimiento de proveedores y pedidos Ventas Ventas Fabricación Almacén FinanzasFront-end Front-end Propuesta de pedido

Propuesta de pedido

prevalidada

Propuesta de pedido

validad

Propuesta de pedido registrada

Pedido

Fabricación

Programación

Pedido terminado Facturación

Pedido pendiente de

cumplimentación

Almacenaje Expedición Distribución

Fabricado Entregado

Facturado Cerrado

Recepción

Pre-validación

Registro

Order promising

Dar de alta el pedido


5.1.2. Recepción, identificación y verificación del pedidoEl almacenamiento es una actividad logística que comprende todas aquellas acciones destinadas a organizar la entrada de mercancía en los almacenes, el stock y la preparación de las expediciones de venta al cliente.Existen varios tipos de almacenes:-Según la mercancía que se almacena:

-De materias primas-De material para repuestos-De productos finalizados


-Almacén de mercancías auxiliares para la producción-Almacén de mercancía líquida-Almacén de cargas-Almacén de mercancías a granel

-Según el sistema logístico-Almacenes centrales-Almacenes de área-Almacenes de tránsito


-Según el grado de automatización-Convencionales-Automatizados

Como factores importantes en cuanto al diseño se ha de tener en cuenta el dimensionamiento de:-Zona de aparcamiento-Zona de recepción-Zona de expedición-Zona de almacenamiento-Zonas auxiliares


La gestión de entrada y recepción de los pedidos-Recepción copia del pedido-Recepción del pedido-DescargaLa gestión de ubicaciones: clasificación y colocación-Según las características de los productos-Clasificación ABCLa preparación de pedidos. Etapas:-Análisis del grado de urgencia para cada pedido recibido-Determinación de la ubicación de las mercancías pedidas-Orden de extracción


5.1.3. Errores en las especificaciones de los pedidosLos errores en la preparación de pedidos se deben a causas variadas afectando al nivel se servicio a los clientes, y obligando en ocasiones a generar más operaciones y gestiones administrativas para atender a los mismos clientes.Factores que influyen:-Baja metodización y formalización-Instalaciones y equipamientos inadecuados-Ineficiencias en la ubicación y accesibilidad e identificación de los productos-Manipulación y forma de los productos


-Perfil y habilidades del personal inadecuado-Capacitación deficiente-Abastecimiento inadecuado-Documentación o información incorrecta o ilegible-Identificación de productos-Urgencias y cambios en los pedidos


5.1.4. Optimización de las entregas y recepción de mercancíasLa recepción de los pedidos consta de:-Aceptación del material-Descarga del material desde el medio de transporte-Depósito o preparación del material para enviarlo-Verificación del material y estado de la documentación-Introducción de la información en el sistema informático que implica nuevo stock


Unidades de manipulación-Los contenedores-La paletaAparatos para el manejo de cargas-Transpaletas-Apiladoras-Carretillas-Transelevadores-Carros filoguiados


Aparatos para la preparación de pedidos-Carruseles-PaternostersEstanterías-Estanterías ligeras-Estanterías fijas para paletas-Sistema compacto de estanterías para paletas-Estanterías con pasillo estrecho-Estanterías móviles-Estanterías autoportantes

5.2. Redes de intercambio de información5.2.1. Sistemas de seguimiento de proveedoresDestacamos:CPFR (Planificación, el pronóstico y la provisión colaborativo)Conjunto de procedimientos con el objetivo de mejorar la eficiencia de la cadena de suministro mediante el establecimiento de estándares para gestionar de forma óptima el flujo de información y materiales. Pasos a seguir:1.- Definir un acuerdo de colaboración2.- Crear un plan de negocio conjunto3.- Crear una previsión de ventas4.- Identificar excepciones en la previsión de ventas

5.2. Redes de intercambio de información5.- Resolver excepciones6.- Crear una previsión de pedidos de compra7.- Identificar excepciones en las previsiones de compres8.- Generar órdenes de compra

5.3. Diagramas de flujo de documentación e información y descripción de actividades

Adm

inis

trad

or

de

vent

as

Dir

ecto

r de

co

mpr

as

Acre

edor

es/

deud

ores

Prov

ee-d

orEn

carg

ado

de

alm

acén

Clie

nte

Facturación

Entrega de artículos al

almacén del

intermediario

Factura de proveedor recibida

El cliente solicita material

Confirmación de

pedido

Creación de pedido de

cliente

Gestión de

créditos(108)

Creación automática de una solicitud

Visualización de la lista

de solicitudes de pedido

para asignar

Conversión de las

solicitudes asignadas en

pedidos

Liberación de pedidos

Impresión de vale de

GR

AP –Pago efectuado

(158)Proveedor

COGS Recepción de factura

Contabilización de

entrada de mercancías

(Opcional)Modificación de cantidad de pedido

Contabilización de la salida de

mercancíasPool de

entregas

Lista de picking

Oferta de aprovisio

-namiento

(128)

Documento de

facturación

AR–Entrada

de pagos(157)

Gestión de

créditos(108)

Adm

inis

tra

dor

de

fact

urac

ión

5.3. Diagramas de flujo de documentación e información y descripción de actividadesSímbolo Descripción Comentarios

Banda: identifica un rol de usuario, como comprador o gerente de ventas. También puede identificar una unidad o un grupo organizativo, más que un rol específico.

El resto de símbolos del flujo de procesos de esta tabla van en estas filas. Dispone de todas las filas necesarias para cubrir todos los roles del escenario.

La banda de roles contiene tareas comunes de ese rol.

Eventos externos: contiene eventos que comienzan o terminan el escenario, o que tienen una influencia en la sucesión de eventos del escenario.

Línea de flujo (sólida): indica la secuencia normal de etapas y la dirección del flujo en el escenario.Línea de flujo (punteada): indica el flujo de tareas utilizadas con poca frecuencia o condicionales en un escenario. Esta línea también puede llevar a documentos que forman parte del flujo de procesos.

Conecta dos tareas en un proceso de escenario o un evento sin etapas.

Actividad empresarial/Evento: identifica una acción que lleva hacia o fuera del escenario, o bien un proceso externo que tiene lugar durante el escenario.

No corresponde a una etapa de tarea del documento.

Proceso de unidades: identifica una tarea que se cubre por etapas en el escenario.

Corresponde a una etapa de tarea del documento.

Referencia de proceso: si el escenario hace referencia a otro escenario en su totalidad, escriba el número y nombre en este nivel.


Referencia de subproceso: si el escenario hace referencia a otro escenario en parte, escriba el número y nombre del escenario, así como los números de etapas en este nivel.


Decisión del proceso: identifica una decisión/punto de inflexión, que supone una elección que debe realizar el usuario. Las líneas representan varias opciones que surgen de distintas partes del diamante.

No suele cor-responder a la etapa de tarea del documento, sino que refleja una elección que debe tomarse tras la ejecución de una etapa.

Símbolo Descripción Comentarios de utilización

Al siguiente/Desde el último diagrama lleva a la página siguiente/anterior del diagrama.

El diagrama de flujo continúa hasta la página siguiente/anterior.

Impresión/Documento: identifica un documento, informe o formulario impreso.

No corresponde a la etapa de tarea en un documento, sino que se utiliza para reflejar un documento generado por una etapa de tarea; esta forma no tiene líneas de flujo hacia fuera.

Resultados financieros reales: indica un documento contable financiero.


Planificación de presupuesto: indica un documento de planificación de presupuesto.


Proceso manual: cubre una tarea realizada de forma manual.

No suele corresponder a una etapa de tarea de un documento, sino que se utiliza para representar una tarea realizada de forma manual, como la descarga de un camión en el almacén, que afecta al flujo del proceso.

Versión/Datos existentes: este bloque cubre datos facilitados desde un proceso externo.

No suele corresponder a una etapa de tarea en un documento, sino que esta forma representa datos que provienen de una fuente externa; este paso no tiene líneas de flujo entrantes.

Decisión de aprobado/no aprobado del sistema: este bloque cubre una decisión automática tomada por el software.

No suele corresponder a una etapa de tarea del documento, sino que se utiliza para representar una decisión automática realizada por el sistema y que se realiza tras la ejecución de una etapa.

<Fun

ción

>Ex

tern

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sis

tem

a SA

P

Actividad empresarial

/Evento

Proceso de unidades

Referencia de

proceso

Referencia de

subproceso

Decisión del

proceso

Conexión de

diagrama

Impresión/Documento

Resultados financieros

reales

Planificación de

presupuesto

Proceso

manual

Versión/Datos

existentes

Decisión aprobado

/no aprobado

5.4. Gestión automática de pedidos GAPPara una gestión automática de pedidos hemos de tener un sistema de control de stocks, teniendo en cuenta los siguientes conceptos:- Sistema de control de inventarios máximos y mínimos- Nivel máximo de existencias/Cantidad máxima- Nivel mínimo de existencias/Cantidad mínima- Periodo de reabastecimiento/Existencias del periodo de

reabastecimiento- Nivel de existencias de seguridad- Nivel de existencias del lapso de reabastecimiento- Punto de pedido de emergencia (PPE)

5.4. Gestión automática de pedidos GAPA partir de estos conceptos en un software de gestión de inventarios se automatizarán los pedidos, en base a los criterios y particularidades de los productos y de los conceptos anteriormente citados.

5.5. Seguimiento del pedidoEn función de los agentes que interactúan, clientes y proveedores, se pueden dar varias posibilidades para hacer un seguimiento del pedido de compra:- Portales de venta de proveedores- Portales de compra del cliente - Iniciativas sectoriales

Para la mejora de los procesos de aprovisionamiento existen aplicaciones e-colaboration mientras que para la mejora del proceso de compras, e-procurement

5.6. Registro documental de operacionesLas operaciones susceptibles de ser registradas en los procesos de compra son las siguientes:- Recepción y prevalidación del pedido- Validación y registro- Pedido comprometido- Consulta del estado del pedido- Cumplimentación del pedido

5.7. Indicadores de calidad y de evaluación de proveedores

Los indicadores permiten hacer un seguimiento de la actividad y calidad de determinados procesos dentro de la empresa. Una de las aplicaciones posibles es la evaluación de proveedores, pudiéndose medir el desempeño en cuanto a calidad y productividad 5.7.1. Cálculo de desviaciones en costes, plazos de entrega y errores- Coste de unidad almacenada: Coste total de

almacenamiento por unidad de stock- Coste de unidad enviada: Coste total de envíos por cada

unidad expedida


- Coste de transporte sobre la venta: Coste total de transporte respecto a las ventas de la empresa

- Coste de unidad importada: Coste total de importaciones por unidad importada

- Incidencias en entregas de proveedor: envíos con retraso o incidencia en la entrega sobre el total de envíos

5.7.2. Indicadores de cumplimiento- Entregas a tiempo: mide el número de pedidos en tiempo

sobre el total de pedidos- Entregados completos: mide el número de pedidos

entregados completos sobre el total de pedidos


- Documentación sin problemas: mide el número de pedidos recibidos con la documentación correcta sobre el total de pedidos

5.7.3. Indicadores de evaluación- Certificación de proveedores: mide el número de

proveedores certificados en base al total de proveedores- Calidad de los pedidos generados: número y porcentaje de

pedidos de compra generados sin retraso. Se calcula en base al total de pedidos de compra creados en un periodo dado

- Entregas perfectamente definidas: número y porcentaje de productos y pedidos que sí cumplen las especificaciones de calidad. Se calcula en base al total de compras recibidas


5.7.4. Indicadores de eficiencia- Exactitud en inventario: proporción entre el valor de las

diferencias de inventario sobre el stock valorado total. Es el porcentaje de stock con descuadre en el almacén

- Tiempos de control de calidad: proporción entre el tiempo empleado para pasar el control de calidad de los productos comprados, sobre las unidades compradas

5.7.5. Indicadores de eficacia- Rotación de mercancía: proporción entre las ventas y el inventario medio del periodo. Es el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas


- Duración del inventario: proporción entre el inventario final y las ventas promedio del último periodo. Indica cuantas veces dura el inventario que posee

- Vejez del inventario: proporción entre las unidades de stock no disponibles para la venta sobre el total de stock

5.7.6. Indicadores de gestión- Volumen de copra: porcentaje de las ventas que se

destinan a compras- Capacidad de producción utilizada: porcentaje de la

capacidad utilizada real sobre la máxima producción conseguible en el periodo


- Valor económico del inventario: importe económico del valor del stock de cada proveedor

- Coste metro cuadrado: importe económico del almacén en relación al total de espacio de almacenamiento

5.8. Elaboración de informes de evaluación de proveedores

- Evaluación inicial:- Datos históricos- Certificación- Suministros o servicios de prueba- Cuestionarios de evaluación

- Aprobación/ exclusión de proveedores- Actualización listado de proveedores

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