Un modelo para la gestión, organización yadministración de las tareas que inciden en el desarrollode colecciones de imágenes fotográficas y mediosaudiovisuales.

Fernando Osorio Alarcón, MFA Imaging Arts & SciencePrograma Educación para la Conservación del Patrimonio Fotográfico y Audiovisual.

ResumenSe propone un modelo descriptivo y conceptual que

explique las principales tareas de archivo de patrimoniodocumental en el desarrollarlo de las actividades diarias.El modelo es una herramienta de reflexión eidentificación de fortalezas y debilidades. Ayuda tambiéna identificar aquellas prácticas que determinan que laresponsabilidad de custodia del patrimonio fotográfico yaudiovisual resulte exitosa. La responsabilidad de custodia

Las instituciones encargadas de la conservación ypreservación del patrimonio audiovisual, que incluye a lafotografía, asumen la custodia de acervos friables ysujetos a la obsolescencia tecnológica. Esta custodia laejecutan especialistas en diversas disciplinas cuyosperfiles profesionales se han construido sobre la marcha.La responsabilidad de custodia exige diversos recursosnecesarios para hacer sustentable la conservación de esepatrimonio. Si esos recursos no existen los acervosenfrentan riesgos y situaciones de desequilibrio en elfinanciamiento y de disfunción en tareas básicas. Estasituación dispersará los esfuerzos de los archivistas yconservadores. Es por ello que el buen ejercicio de laresponsabilidad de custodia repercute directamente en lapermanencia y acceso de los acervos que resguarda.

Esta responsabilidad se fundamenta en las políticas

públicas de patrimonio documental y de políticasinstitucionales con interés en el campo de la memoriaaudiovisual y de la imagen. Los archivos, las bibliotecas,los museos especializados en la imagen y el sonido, losgrandes productores de cine, radio y televisión –públicosy privados– las universidades y coleccionistasparticulares, entre otros, son los actores de la custodia delpatrimonio que nos ocupa.

Esa responsabilidad se origina en los autores yproductores de los materiales audiovisuales. Es el autorel primer sujeto que ejerce la custodia de su obra, laconserva con buenas o no tan buenas prácticas y deinmediato transfiere ésta a otras instancias como bancosde imágenes, editoriales, agencias, galerías, museos,radiodifusoras, televisoras, empresas productoras, queadquieren los derechos de uso de los productosaudiovisuales. Después, otras instancias terminanejerciendo la custodia y la obra llega a los repositoriospúblicos o privados. Es entonces cuando las obrasaudiovisuales se someten a procesos de conservación ydocumentación. Sin embargo, no es así para la mayoríade los productos audiovisuales ya que muchos se pierdenal transitar en sus propias biografías. Sólo el 12% de laproducción mundial de fotografía se resguarda enarchivos, museos, bibliotecas y en colecciones privadas(Romer: 2005). Ante la contundencia del dato estadísticonos preguntamos: ¿Los custodios finales de la memoriaaudiovisual están listos para asumir cabalmente su papelsocial, político y desempeñar su tarea en la conservaciónintegral del patrimonio a su cargo de forma sustentable?La respuesta es que las instituciones responsables de laconservación audiovisual no siempre están preparadascomo sería deseable. Actualmente, algunos de los retosque enfrentan los archivos son los siguientes:

• El gran volumen de los acervos.

• La diversidad tipológica de los soportes y formatos.• La escasez de maquinaria y de refacciones para

equipo reproductor en obsolescencia.• La constante tarea de construcción de perfiles

profesionales.• El control de calidad de los procesos de control

físico e intelectual de los fondos audiovisuales.• El cumplimiento de parámetros de almacenamiento

a largo plazo de soportes analógicos y de lamemoria digital.

Si estos retos se enfrentan y se resuelven, entonces lasalvaguardia de este patrimonio tendrá una formaestructural. No es menos importante el factor económico:la conservación es una inversión y tiene un costo altoporque es una labor hecha por especialistas. El rubro quemás cuesta es el de recursos humanos y su formación.

Los soportes audiovisuales leídos por máquinas

requieren mantenimiento, reposición de partes y laconservación paralela de la maquinaria que conforma elpatrimonio. Éste es un concepto adicional que se muevemuy rápido debido al desgaste y a la escasez de losequipos (Boadas: 2001, 2013). Esto obliga a tener unaactitud prospectiva, así como una administración yorganización detalladas. Es la información y elconocimiento profundo de las tareas del archivoaudiovisual lo que decide el grado de desarrollosustentable de la gestión de las colecciones. El modelo

El modelo que se presenta conceptualiza las tareasinherentes y las buenas prácticas documentales y deconservación que permitan al archivo audiovisualsostener un flujograma ágil y un programa maestro detrabajo. Es ambición del modelo visualizar y conocer

cada una de las tareas diarias que desarrolla un archivo.En principio, es una herramienta de reflexión,posicionamiento, análisis de las fortalezas y de lasdebilidades que puede presentar el archivo en mayor omenor medida. Este modelo es útil para los directivos,gerentes y especialistas en documentación yconservación audiovisual, y asume que todo archivotiene una misión fundacional, una visión característica yobjetivos claros que establecen alcances y esferas deacción. También asume que estos elementos estánincluidos en las políticas de conservación y dedocumentación institucional. Contar con una políticainstitucional es el punto de partida para desarrollar losplanes estratégicos de trabajo y son el deber ser de laexcelencia profesional de la gestión de fondos ycolecciones audiovisuales.

Asimismo, el modelo adopta la forma de untriángulo equilátero (Fig. 1) dividido en varios triángulosiguales (Fig.2). El triángulo equilátero es la formaprivilegiada del equilibrio. Y es el equilibrio el conceptoque debe prevalecer en esta herramienta.

Fig.1

Fig. 2

Fig. 3

Los triángulos internos son iguales. Cada triángulocorresponde a los conceptos base de la gestión de lascolecciones (Fig. 3). El modelo contempla cuatroconceptos base:

1. Control físico.

2. Control intelectual.

3. Almacenaje de soportes analógicos y preservación

de la memoria digital.

4. Acceso y uso.

Cada concepto considera un conjunto de tareas, alcapital humano y al equipo tecnológico que se utilizapara desarrollarlas.

El principio del equilibrio indica que para cada unode estos conceptos debe haber idealmente igual númerode herramientas, infraestructura, personal y presupuesto.Lo más importante es que se identifiquen las tareasesenciales y que haya consenso en su definición, que losdirectivos, los archivistas entiendan bien y exactamentelo mismo para así realizar, objetiva y concienzudamente,la conservación de la memoria audiovisual y ésta tenga eldistintivo “…de ser un acto intrínsecamente políticomotivado por valores concretos…” (Derrida: 1997).

Control físico ICuando se recibe en los archivos un volumen

determinado de ítems con valor patrimonial, seexperimenta un impulso por conocer cuántos son, quécaracterísticas tienen, de cuándo datan, cuál es su estadode fragilidad, qué daños tienen, etc.

El control físico de los acervos está constituido porelementos que deben entenderse y distinguirse conprecisión:

• El concepto de origen de procedencia, indica dedónde provienen y qué orden o relación guardanentre sí el o los conjuntos de documentos. Elorigen de procedencia es una fuente deinformación que hay que analizar para entender elcontexto del documento audiovisual.

• Esta información debe de asentarse al momento deingresar los documentos al archivo.

• El origen de procedencia determina el tratamientodocumental que se da al conjunto de documentosdentro de la estructura del archivo.

• El inventario previo o listado que acompañe al

corpus documental, se debe conocer, describir,conservar, cotejar contra los documentos mismos;ésta es información secundaria de relevante valor(Safeguarding the Audio Heritage: Ethics,

Principles and Preservation Strategy).• Lo mismo lo es todo documento administrativo,

convenio, factura, contrato, cesión de derechos,actas de entrega-recepción y catálogos anteriores.Éstos son antecedentes documentales queproveen datos de control y descripción.

• El registro es la primera herramienta de consulta ydescripción de información. Este apartado disparael workflow o flujo de trabajo emulado en lasbases de datos de gestión automatizada.

• El registro de los ítems que ingresan a los archivostambién controla los objetos digitales, versionessubrogadas de las analógicas y que residen enplataformas digitales para cumplir con laspolíticas de preservación y acceso.

• El registro también se aplica a los ejemplaresnacidos digitales. De ahí que, para el desarrollodel registro, se insista –por ejemplo– en adoptarla normatividad internacional Dublín Core ycontar con 15 campos (datos) mínimosobligatorios para controlar un objeto analógico yo digital (AASBØ:2003, Barra:2005,González:2010, ISAD (G):2010, UPDIG).

• El área de registro debe asentar los atributos(también llamados metadatos) de creación deldocumento audiovisual o fotográfico. Ladescripción física de una imagen es parte delregistro y ésta, a su vez, es la esencia del controlfísico.

• Los metadatos de registro (Proyecto de Norma

Mexicana: 2014)▪ El fondo o colección a la que pertenece

el ítem.▪ Las condiciones de acceso, reproducción

y uso.▪ Las signaturas antiguas.▪ El estado de conservación.▪ La historia archivística.▪ La documentación asociada.▪ La mención de existencia de versiones

digitales o reproducciones.▪ La descripción de las relaciones de los

ítems dentro de la colección.▪ El nivel de descripción.▪ Las observaciones o notas de forma.

Y los siguientes metadatos se refieren a la

descripción de responsabilidad intelectual deldocumento:

o Autor y otros creadores.o Tipo y función del autor.o Seudónimos.o Autoría atribuida.o Título de serie.o Título de origen / designación del título

de origen.o Rasgos distintivos.o Fechas.o Lugar.o Proceso.o Formato.o Medidas / Duración / Metraje.o Soporte / Soporte secundario.o Inscripciones.

Metadatos optativos de responsabilidad intelectual o decreación:

o Título atribuido.o Título en el idioma de la entidad

catalogadora.o Corporativo u organización como autoría

secundaria.o Editor / productor / o coleccionista.o Contenedor.o Observaciones o notas de creación.

Ejercicio Núm. 1

Para efectos del desempeño del modelo y suaplicación, y para promover

la reflexión sobre los conceptos y tareas arribamencionados se propone que el lector identifique cadauna de estas tareas y herramientas y posteriormente sedetenga a observar cómo funcionan en su archivo. Acontinuación se ofrece una batería de preguntas comoguía:

▪ ¿El archivo audiovisual tiene biendefinidas las tareas y las herramientas delárea de registro?

▪ ¿Éstas son iguales, mejores o peores quelas que se describieron más arriba?

▪ ¿Qué porcentaje aproximado del total delacervo está registrado?

▪ ¿Cuánto tiempo ocupa un documentalistaen registrar un ítem o una serie de ítems?¿cuántos meses, años requiere paraterminar el registro con la planta física yde personal con que cuenta hoy en día?

o ¿Cuenta con una herramienta automatizada de

registro? (el uso del software Excel está lejosde considerarse una herramientaautomatizada).

o ¿Qué medidas tomaría para mejorar el área deregistro?

o ¿Qué fortalezas y qué debilidades reporta el

área de registro? Control físico II

Son tareas del control físico:1. Conservación.2. Preservación digital.

1. La conservación El diagnóstico, la detección de deterioros físicos,

químicos y biológicos de cada pieza de la colección, ellevantamiento de un reporte de condiciones deconservación, la evaluación de estabilidad físico-químicade las piezas documentales y artísticas forman parte delestado que reporta el estado material de los ejemplares dela colección. La suma cualitativa de esos reportes es unindicador de la permanencia y esperanza de vida de lascolecciones (tarea íntimamente relacionada con la misióny visión institucionales: el deber ser de un archivodedicado a la salvaguardia de la memoria documental).

Las tareas descritas son conocidas comoconservación preventiva. Sin embargo, hay tareas máscomplejas como la limpieza superficial, la restauraciónde las piezas, la reintegración de faltantes, montajesespeciales para fotografías, inserción de fotogramas,reposición de empalmes, reconstrucción deperforaciones, duplicación de originales con impresorasde ventanilla húmeda para películas cinematográficas,reposición de piezas de cartuchos y casetes para cintas deaudio, video, entre otras tareas que requieren de

conservadores muy experimentados y que obliga a contarcon un laboratorio y equipamiento sofisticados.

Otras tareas de la conservación son:1. El control y seguimiento estadístico de las

condiciones climatológicas en espacios como:a. Bóvedas o repositorios. b. Zonas de tránsito y aclimatación donde

los ejemplares habiten por corto tiempo.c. Estaciones de trabajo, laboratorios y áreas

de procesos técnicos.d. Salas de exposición, galerías, y espacios

museísticos.Los conservadores y su equipo se encargan por lo

menos de:e. El monitoreo de acidez y estabilidad de

soportes de celulosa y plásticosorgánicos.

f. La selección, adquisición y almacenajelimpio de materiales consumibles yequipos para la conservación de lascolecciones.

El control físico es una tarea constante deobservación y documentación. El triángulo del controlfísico –regresando al modelo– interactúa constantementey se comunica con el triángulo de almacenamiento. Elconservador de un archivo decide:

• El tipo de guardas de primer y segundoniveles.

• Los sistemas de rotulación de cajas yembalajes.

• La tipología de estantería.• El arreglo, disposición, acomodo y orden

topográfico de los ítems, series,colecciones, secciones, fondos delarchivo, todo ello para garantizar el

crecimiento de estos espacios a corto,mediano y largo plazos.

El área de conservación es responsable del controlde:

• El mantenimiento de la planta física instaladaen los repositorios y en todo el inmueble.

• La eficiencia de los equipamientos de aire

acondicionado y su mantenimiento.• Las medidas de prevención para prevenir fallas.• La limpieza del inmueble.• El monitoreo del sistema de supresión de

incendios y el programa de protección civil.• El diseño y sostenimiento de un plan de

emergencia y de respuesta ante siniestros.El conservador es una pieza angular del control

físico: no sólo debe conocer la colección a detalle sinoconvertirse en su vigilante permanente.

2. La preservación digitalEn este modelo, la tarea de preservación digital cae

dentro del control físico. Los procesos de digitalizaciónrequieren de una cadena de tareas que comienzan con elingreso de los ejemplares. Cuando el área de registroasigna una clave de control a una pieza (analógica odigital) esa clave se mantiene por toda la vida en elarchivo y funge como nombre del archivo digital que sevincula a una base de datos automatizada para:

• Acceso.• Búsqueda.• Recuperación.• Uso.• Despliegue.• Consulta.

Los procesos de transferencia analógica/digital –

cualquiera que sea el soporte– requieren de unflujograma y de parámetros de digitalización queacompañan a cada archivo (file) como son los metadatosde generación del subrogado digital.

Definir y asentar estos metadatos sonresponsabilidad de quien produce los archivos digitales yel uso de extractores y gestión de éstos (UNESCO).

Estos procesos delicados requieren constanterevisión y validación. Las tareas de digitalización tienendentro de sus funciones vigilar que los archivos digitalesse almacenen correctamente en los repositorios depreservación de la memoria digital y debe ser una tareade gestión conjunta con el administrador del sistema debases de datos y almacenaje de la memoria digital.

Relación y apoyo de las tareas de control físico

Las tareas de conservación, además de levantar undiagnóstico y estabilizar los ejemplares, los colocan encontenedores inertes debidamente rotulados eidentificados. De esta forma los ítems ingresan a losprocesos de reprografía analógica o digital identificados,limpios y ordenados.

El contacto entre las áreas de registro, conservacióny preservación está sobre un eje horizontal delflujograma y su relación debe ser fluida y transparente.Las tareas de control físico se relacionan con las tareasde control intelectual, almacenamiento y acceso a nivelde gestión horizontal, equilibrada, homogénea ycomparten herramientas relacionales como son las basesde datos en las que todas las tareas confluyen.

Ejercicio Núm. 2

El lector deberá construir un flujograma de tareas decontrol físico de su archivo. Debe empezar porpreguntarse si hay equilibrio entre registro, conservación

y preservación. Las siguientes preguntas pueden serútiles:

o ¿Cuenta con un manual de procedimientos quedescriba las tareas de cada área y cadaproceso?

o ¿Cuenta con un flujograma para cada tarea?o ¿Las áreas cuentan con el mismo número de

especialistas?o ¿Hay personal con funciones polivalentes?o ¿Hay disfunciones en los procesos como

cuellos de botella debido a falta de personal,retrasos por carencia de equipo o materiales,casos rezagados o incompletos por falta detiempo o expertice?

o ¿Los especialistas cuentan con lainfraestructura necesaria para desarrollar losprocesos y tareas?

o ¿El personal de cada área cuenta con lacapacidad, apoyo y sustentabilidad paradesarrollar sus tareas?

o ¿A qué normas internacionales orecomendaciones autorizadas de tratamientodocumental, conservación, y digitalización seapega su institución?

o ¿Con qué frecuencia se revisan de formacolectiva el manual de procedimientos y elflujograma?

o ¿Qué fortalezas y qué debilidades encuentra enel área de control físico?

Control intelectualDentro del triángulo del modelo hay un triángulo

interno ubicado en el ángulo inferior derecho. Allí seubican las tareas de control intelectual. Obsérvese que

los triángulos de control físico y control intelectual estánen la base del triángulo matriz porque son las tareasfundamentales para ejecutar y controlar la gestión delarchivo, la identificación, conservación, organización yla catalogación de las colecciones. A este nivel detrabajo, los productos entregables de esta área deben decontestar a las preguntas:

o ¿Qué tengo en mi acervo?

o ¿Cómo, dónde y cuántos ejemplares custodiael archivo?

El control intelectual tiene como tarea ladescripción de contenidos. Esta descripción se desprendedel tratamiento establecido en la política documental delarchivo. La descripción de contenidos se realiza a partirdel análisis de la imagen, de los discursos visuales, de lanarrativa del lenguaje sonoro y audiovisual. Un factor derelevancia es la experiencia del documentalista ocatalogador de estos productos culturales. El catalogadordebe contar con un amplio bagaje cultural y formaciónen estética, historia y teoría de la imagen, de las artesvisuales y de los audiovisuales. Así mismo, de historianacional, arte, tecnología de la imagen y mediosaudiovisuales. Actualmente, a este perfil profesional sesuma la exigencia de poseer una cultura de la tecnologíadigital y de las ciencias de la información.

Las tareas de control intelectual se enfocan en lainvestigación para la documentación y para ello esnecesario consultar fuentes de informaciónespecializadas, con estrategias de rescate de informaciónoral y propias de la micro historia, entre otras técnicas ymetodologías de la investigación. Alrededor del controlintelectual se desarrollan acervos de información ydocumentación que apoyan las tareas del documentalista.Así se construye un laboratorio documental de fuentes yherramientas de consulta.

Esas herramientas son los catálogos. La descripciónde contenidos se asienta en las bases de datos donderesiden los catálogos del archivo. Una vez analizado eldocumento se ingestan los atributos de contenido comoson:

o Época histórica.o Tema principal.o Descriptores.

o Personajes.o Función / Géneroo Resumen / Sinopsis (para programas

audiovisuales y sonoros).o Observaciones / Notas de contenido.

El control intelectual debe contar con una política

documental institucional descrita en manuales deprocedimientos. Los procesos descansan en normasnacionales e internacionales de descripción e intercambiode información, así como en tesauros y vocabularioscontrolados.

El vínculo entre control intelectual y almacenaje de losacervos, así como con el control físico, es un continuumde tareas de verificación y validación para el control decalidad.

Ejercicio Núm. 3

Con el ánimo de conocer la fluidez de los procesosde gestión y organización de las colecciones, se sugierese contesten las siguientes preguntas con relación a lastareas de Control intelectual:

o ¿Cuenta el archivo con una políticadocumental que defina los tratamientos decontrol intelectual, así como los procesoscatalográficos, y que indique los tesauros,

vocabularios controlados, normas nacionales einternacionales a seguir y utilizar?

o ¿Con qué frecuencia se revisa esta políticadocumental?

o ¿Cuenta con una base de datos con softwarelibre o propio?

o ¿Cuenta con el apoyo de un especialista ensistemas de información?

o ¿Encuentra algún aspecto, tarea, proceso,programa, subprograma que deba mejorar?

o Una vez realizada la reflexión y análisis deestas tareas ¿qué cambios haría?

El lector debe tener ahora tres conjuntos de respuestasque son el resultado de las preguntas de los tresejercicios. Debe contar con una lista de fortalezas ydebilidades o incertidumbres. A éstas últimas habría queacercar a una zona de soluciones. Lo mismo en estemomento debe contar con un flujograma general concuatro secciones que describan la secuencia de tareas deregistro, conservación, preservación digital ycatalogación.

Almacenaje a largo plazo.En el modelo, el almacenaje del patrimonio está

ubicado en el centro del triángulo matriz. A ambos ladosde éste se encuentran los triángulos de control físico y decontrol intelectual. Estos tres triángulos son la base delacceso de las colecciones. En el triángulo interno centralse ubican las tareas de resguardo a largo plazo, elepicentro del modelo donde se enfoca la custodia entiempo real de los acervos de un archivo.

La gestión del almacenaje tiene como basefundamental el equipamiento de las bóvedas. Estasinstalaciones se climatizan con temperaturas frías, secas

y con aire limpio. Los materiales audiovisualesanalógicos se deben almacenar a largo plazo entemperaturas de -0º C (congelamiento de negativos sobrepelículas flexibles), pasando por 1º a 18ºC. El parámetrode 15ºC +-3ºC, y un máximo de 40% de humedadrelativa es un parámetro promedio y acotado por VanBogart que indica almacenar cintas magnéticas a 20ºC(Van Bogart:1996, p.20) y a 35, 40% de humedadrelativa como límite máximo tolerable. A estos

parámetros debemos incorporar el correspondiente a lacalidad del aire que es de 98% HEPA (High-efficiencyparticulate arrestance) (Van Bogart:1996).

No todas las instituciones tienen posibilidad demantener estos parámetros ni contar con bóvedas paracada soporte. Por ello, una práctica aceptable consiste enaplicar las recomendaciones de (Adelstein:2010) paraubicar los mejores parámetros posibles dealmacenamiento a mediano y largo plazos. No se debeolvidar que una buena práctica es detectar con certeza losmateriales audiovisuales cuyos soportes hayan iniciadoprocesos de acidificación por hidrólisis para aislarlos loantes posible y para ello se requiere un espacio separadopara evitar una posible contaminación. Lo mismo seaplica para los soportes cinematográficos de nitrato decelulosa que además de la hidrólisis y generación deácido nítrico son altamente inflamables e inestablesquímicamente. Esta práctica también se aplica aejemplares que reportan presencia de microorganismosactivos.

Una vez establecidos los parámetros de almacenajea mediano y largo plazo éstos deben de ser constantes.Las tolerancias van de +-1ºC para el parámetro detemperatura y de + -5% para el caso de humedad relativa.Con respecto a la calidad del aire se establece en 98%HEPA y depende de la eficiencia del filtro de carbón

activado; por lo tanto, para mantener este parámetrosustentable, el mantenimiento y el reemplazo del filtroson de vital importancia.

Para lograr parámetros estables de temperatura yhumedad relativa es indispensable instalar un sistema deprecisión para controlar estas condiciones. Se debecontar con equipos independientes de enfriamiento deaire y de deshumidificación físico-química. Estosequipamientos son instalaciones industriales conectadasa sistemas inteligentes y automatizados iguales a lasusadas en laboratorios farmacéuticos y hospitales. No esrecomendable la instalación de equipos de aireacondicionado para confort doméstico o comercialporque no tienen la capacidad de desempeño que serequiere por debajo de los 18ºC y los 35% de humedadrelativa. Dichos equipos con dificultad filtran aire a 65%HEPA lo que significa que la calidad del aire provista esprecaria, por lo tanto, habría menos de la mitad de airelimpio y más de la mitad de aire sucio con polvo,partículas de cualquier tipo y oxidantes producto de lacontaminación ambiental. (Wikipedia, Contaminación,Bereijo:2001)

Un equipamiento importante en los repositorios y enlas instalaciones en general de un archivo es el sistemade supresión de incendios. Actualmente se utiliza unagente supresor de calor que cumple con las regulacionesde impacto ambiental de la Convención de Kioto y quereemplazará en un futuro cercano a los agentessupresores de oxígeno como el gas Inergen® y elFM200® (heptafluoropropano). Éste es el agente 3M®Novec 1260ä (Wikipedia, Supresión de incendios.) Lossistemas de supresión de incendios se comunican con lossistemas de enfriamiento y deshumidificación de aire pormedio de dispositivos de interface para que, ante unconato de incendio, la circulación e inyección de aire se

interrumpan. Estos sistemas cuentan con un dispositivode pre alarma de señal sonora y luz estroboscópica quepermite verificar la autenticidad de un conato ydesactivar la descarga del agente supresor si es el caso ycuando el personal del archivo esté presente. No eliminael uso de extintores pero sí cancela el uso de aspersores ynebulizadores de agua, ya que ésta daña gravemente a losmateriales audiovisuales.

El almacenamiento a largo plazo de materialesanalógicos es una condición imperativa para alargar la

esperanza de vida de esos soportes (Reilly:1995) ypermite abrir un gran compás de espera para realizar lastareas inherentes de conservación, preservación ydocumentación. Se requiere que los materialesanalógicos estén lo mejor conservados ya que losprocesos de digitalización, realizados hasta el momento,con toda seguridad no serán los únicos ni los últimos, porlo que el acceso a los soportes originales y analógicosdebe garantizarse.

Una buena práctica es el uso de estantería metálicamóvil de alta densidad que almacena con eficiencia lossoportes audiovisuales. La estantería debe cumplir conrequisitos más allá del calibre de la lámina de acero conque se fabrique para soportar el peso muerto de lascolecciones. Este mobiliario debe de proveerse conmagnetización cero y con pintura horneada de altacalidad. Este tipo de estantería evita enfriar las áreas depasillos que la estantería fija obliga a tener. Una bóvedacon estantería móvil almacena más del doble deejemplares que la estantería fija.

La memoria digital está constituida por aquellosproductos audiovisuales nacidos digitales y por lamemoria digital producto de la transferencia de soportesaudiovisuales analógicos a plataformas digitales. Lapreservación de la memoria digital –igual que la

memoria analógica– requiere de condicionesclimatológicas de precisión pero éstas son diferentes y seconocen como sistemas “data aire”. La diferencia es quemientras la memoria analógica no genera calor ni lodisipa activamente, la memoria digital al residir enequipamientos de arreglos de discos duros RAID o torresde almacenamiento y servidores, éstos son termo activosy disipan calor, por lo que requieren de sistemas deenfriamiento y humedad relativa con funcionesdiferentes. La gestión de los recintos de almacenamientodel patrimonio audiovisual se duplica ya que se requierenespacios, equipamientos, mantenimiento y expertice dedos tipos diferentes.

La preservación de la memoria digital obliga a susadministradores a mantener un respaldo espejoalmacenado en otro lugar y una tercera copia deseguridad. Todo ello además de las medidas necesariasde redundancia que estos sistemas masivos dealmacenamiento digital requieren in situ y de manerafísica. La recomendación para garantizar la preservaciónde la memoria digital –hasta el día de hoy– consiste enalmacenar ésta en un arreglo de discos RAID o torres dealmacenamiento escalables conocida como arreglo disco-cinta-cinta. En donde la información del arreglo de losdiscos se transfiere a cintas magnéticas LTO 5 o 6 porduplicado. De esta forma se abate la premisa de que unacopia es ninguna copia y se establece una unidadprimigenia de seguridad en el almacenamiento deinformación digital (IASA TC 03).

El correcto almacenaje incrementa el índice depreservación con base en el tiempo (Reilly et al.:1995)para alcanzar un índice mayor a 100 años –lo que enmateria de memoria digital sólo se podrá lograr con losdebidos programas y estrategias de migración yactualización cada cinco años (IASA TC 03).Una batería de buenas prácticas puede ser la siguiente:

• Alta calidad constructiva del inmueble quealmacena las colecciones, como es laimpermeabilización, instalación de barrerasde vapor y aislantes térmicos en muros,techos y pisos.

• Cálculo preciso del equipamiento yadquisición de nuevas tecnologías paracontrolar las condiciones ambientales alinterior del inmueble.

• La calidad de la estantería móvil, de la

iluminación, de los sistemas de alarma ysupresión de incendios, de los dispositivosde acceso y seguridad.

• El programa integral de almacenamientodebe contar con un manual deprocedimientos elaborado por unconservador profesional y supervisado porun ingeniero certificado en aireacondicionado, refrigeración ydeshumidificación de ambientes industrialesy de alta precisión.

• El control diario del clima de una bóvedaradica en el buen uso y aplicación de untermómetro y medidor de humedad relativa.Este instrumento, el “data logger”, es undispositivo USB que registra las lecturas detemperatura y humedad relativa varias vecesal día, almacena en su memoria los datospara luego desplegarlos en una gráficagenerada en una computadora y con unprograma de manejo de datos. Estaherramienta sustituye al clásico termohigrómetro de tambor y la correctainterpretación de todas las bondades y los

datos inciden en la construcción y desarrollodel índice de permanencia de los soportesaudiovisuales.

• Sistemas de seguridad para almacenamientode la memoria digital, almacenamiento físicoy seguro. Se subraya que el almacenamientoen la nube pone en riesgo la seguridad de esamemoria digital.

Ejercicio Núm. 4

El lector puede levantar una lista descriptiva de los

recursos tecnológicos de almacenaje existentes en suarchivo. Se sugiere que con el conservador defina quétanto se apega o no a el esquema de buenas prácticasexplicado en este apartado. A continuación se ofrecenalgunas preguntas-guía para el análisis y la reflexión:

• ¿Conoce las características constructivasde sus bóvedas de almacenamiento?¿Cuáles son estas características? ¿son decalidad?

• ¿Cuenta con planos arquitectónicos yestructurales (plantas y alzados) así comocon planos de todo tipo de lasinstalaciones del inmueble y en especialde las bóvedas? La pregunta se refiere,por lo menos a las instalacioneseléctricas, hidráulicas, de aireacondicionado, supresión de incendios, devoz y datos.

• ¿Cuenta con la memoria de cálculo detodas las edificaciones, de lasinstalaciones y con los reportes técnicosdel proveedor como son la bitácora de laobra, las hojas técnicas de cada equipo

instalado y las pólizas de garantía ymantenimiento?

• ¿Cuenta con un sistema de control decondiciones climatológicas para susbóvedas de almacenaje?

• ¿Los sistemas de enfriamiento de aire ydeshumidificación son independientes?

• ¿Conoce el tipo y marca de sus sistemas?• ¿Tiene una póliza anual de

mantenimiento para esos equipos?• ¿Cuáles son los parámetros de

temperatura, humedad relativa y calidaddel aire en sus bóvedas?

• ¿Éstos son constantes?• Y si no lo son ¿cuál es su variación?• ¿Cuál es el índice de preservación (TWPI)

que alcanza con los parámetros quecuenta el día de hoy?

• ¿Cuál sistema de enfriamiento y humedadrelativa utiliza para el data center o sitedigital (lugar donde radican losservidores y torres donde se almacena lamemoria digital)?

• ¿Cuenta con 2 respaldos o back up espejosde la memoria digital de su acervo?

• ¿Cuál es el soporte en donde almacena losespejos o back ups de su memoria digital?

• ¿Las características de sus bóvedas son lasmismas, iguales o mejores que lasexplicadas en este apartado?

AccesoEl triángulo que se encuentra sobre los triángulos de

control físico, intelectual y almacenaje es donde seubican las tareas de acceso a los fondos y colecciones. Eltriángulo de acceso se coloca en la cúspide del modelo,es la tarea final: la punta de una pirámide.

Hay varios niveles de acceso a los acervos.Actualmente, el acceso descansa en una poderosaherramienta que es el sistema de catálogos automatizadosque residen en las bases de datos. Ahí confluyen losmetadatos y las versiones digitales de los ejemplares másimportantes, ya sea por sus contenidos, por ser los másdemandados por los usuarios, aquellos que están enriesgo de estabilidad física y química, los que enfrentan

un mayor reto de obsolescencia, entre otros criterios queapremien su accesibilidad.

Cualquiera que sea la forma de acceso al acervo,éste no se puede dar de manera sistemática y segura silos acervos no han pasado por un proceso de controlfísico, intelectual y contar con un buen almacenamiento anivel analógico y de preservación digital.

La tarea de acceso a los acervos cuenta conherramientas periféricas importantes que regulan sugestión, entre las más importantes se encuentran:

• Una política de acceso donde se define latarea, los alcances de ésta, la descripción decada servicio al público, la tipología deusuarios, la advertencia de restricciones deuso, la existencia de fondos reservados y lapolítica de derechos de autor.

• La política de acceso debe contar con unreglamento de servicios al público queregula el qué, cómo y cuándo se ofrecen losservicios de consulta in situ y de formaremota, la reprografía, el préstamo paraexposiciones, uso de imágenes y pietaje de

archivo (stock shots o brutos) parareutilización en nuevas producciones, parapublicación impresa o electrónica, consulta yuso para fines académicos, de investigacióny divulgación del conocimiento sin lucrodirecto o indirecto, entre los aspectos másrelevantes de la aplicación de material dearchivo audiovisual.

• Contar con una clara distinción de losconceptos de acceso como son ladivulgación, la difusión y la diseminación.

• Dar prioridad al acceso interno, es decir, losprimeros usuarios del sistema de acceso son

los especialistas del archivo, la biblioteca oel museo. El área de acceso debe cumplircon creces la demanda interna. Si el sistemalogra cumplir con ésta seguramente lo harápara aquella del usuario externo.

Ejercicio Núm. 5Las preguntas para este apartado son las siguientes:

• ¿Cuenta con una política de acceso?• ¿Hay un reglamento de servicios al

público?• ¿Está definido el catálogo de servicios al

público?• ¿Conoce el estatus de derechos de autor de

los fondos y colecciones que custodia?• ¿Cuenta con un programa de diseminación

de los acervos que incentive el uso de lascolecciones y dé a conocer a públicosdiferentes los contenidos resguardados?

• ¿Cuenta con una política institucional claray formal para aplicar cuotas económicas

por concepto de derechos de uso yservicios adicionales a la propia consultade sus acervos?

• ¿Cuenta con una plataforma web quepromueva el acceso y refleje loscontenidos de sus acervos?

Conclusiones

El objetivo de estos ejercicios es construir unespacio de reflexión para perfeccionar la gestión de cadaárea del archivo. De esta manera se pretende que el lectorubique, en cada triángulo interno del modelo, lasprincipales tareas y sub-tareas de un flujograma, quelocalice la mayor o menor interacción entre los demástriángulos internos, estableciendo fronteras, ejes y líneasde acción paralelas o perpendiculares. Por ejemplo: lastareas de registro están correlacionadas con la tarea decatalogación por lo que se deben ubicar en los vérticesinferiores de cada triángulo (Figs. 4 y 5).

Fig. 4

Conservación Almacenaje

Registro CatalogaciónFig. 5

Fig. 6

Lo mismo es válido para las áreas de conservación y

su relación con almacenaje, o para preservación digitalque almacena directamente los objetos digitales en losservidores y torres de almacenamiento de memoriamasiva. En este caso no sólo comparten un vértice sinotodo un lado de ambos triángulos. Igual lo hacecatalogación con almacenaje ya que esta última tareaingesta y colecta datos que proceden de ítemsalmacenados sean éstos analógicos o digitales. Así el modelo permite ubicar la relación einterdependencia de las tareas. Al mismo tiempo sirvepara ubicar qué tan desarrollados están los procesos, endonde están las fortalezas y las debilidades de cada áreaen materia de recursos humanos, materiales, tecnológicosy económicos. Deseamos que cada triángulo interno sedivida de forma fractal para mantener un equilibrio y unaemulación geométrica (Fig. 4).

Visualizar la gestión de las colecciones es factible

para conocer los procesos y tareas involucradas. Si hayfortalezas podemos dibujar un triángulo equilátero dentrodel triángulo interno del modelo que conviva de maneraequilibrada con sus pares. Si hay debilidades, el triánguloque se construya no será equilátero y habrá un acomodoimperfecto y asimétrico.

Si en cada tarea hay un flujo constante dedocumentos trabajados, un ritmo sostenido deactividades, el personal alcanza sus metas, haymantenimiento oportuno e insumos a tiempo, entonceshay una luz verde. De lo contrario habrá una luzpreventiva amarrilla o hasta roja.

Para fortalecer la gestión ésta debe describirse enmanuales de procedimientos ya que el proceso que llegaa describirse denota y encierra el expertice del archivista.Con la descripción de los procesos se construye la basede una política de trabajo y con ella un plan a largo plazoque oriente y regule la conservación y la preservación enel tiempo y el espacio. Este modelo es un instrumento deestructura para escribir protocolos y guías deprocesamientos documentales, de preservación y deconservación.

Finalmente, no se deben olvidar los tres elementosde cualquier estrategia dispuestos en un diagrama deVeen en donde el apoyo, la capacidad y la sustentabilidad sean iguales y tiendan a alinearse.

Fig. 7 Modelo de un Diagrama de Veen, en donde A= apoyo, B= sustentabilidad y C= capacidad

Las intersecciones de los tres conjuntos, nos darán

el subconjunto resultante. Éste puede que no sea igual

sino asimétrico, inclusive puede que hasta no seintercepten.

Un ejemplo de aplicación del diagrama:Supóngase que un archivo cuenta con equipo de últimatecnología para digitalización de películascinematográficas de todos los formatos y soportes(C=capacidad instalada) pero no cuenta con suficientepresupuesto para adquirir espacio de memoria digital yrespaldar con seguridad archivos digitales de granvolumen (A=apoyo), por lo tanto la sustentabilidad (B)se afecta ya que la tarea de preservación digital deimágenes en movimiento se intercepta con capacidad yapoyo en áreas de menores dimensiones, asimétricas ylejos de alinearse de forma simétrica y proporcional. Esteesquema visualiza la historia inmediata del archivo. Partede la sustentabilidad se fundamenta porque hay equipo ypersonal (fortalezas) pero no hay apoyo (debilidad) para

almacenaje digital que crece exponencialmente a granvelocidad en tiempo real. Ubicada la asimetría se debebuscar una posición de equilibrio (Fig. 8) que obliga a laadopción de buenas prácticas de gestión inmediata antesde que la asimetría alcance niveles más altos.

capacidadsustentabilidad

apoyoFig. 8

Ejercer la responsabilidad de custodia esuna tarea de gestión compleja que incidedirectamente en el desarrollo de la vida de unarchivo. El hecho de conocer a fondo las

colecciones implica tener control de las mismas lo quepermitirá incrementar su esperanza de vida en beneficiode la memoria y del imaginario colectivo propios delpatrimonio audiovisual.

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