TIM2420

MICE MANAGEMENT IN

ACCOMMODATION BUSINESS By KAMONLUK PHOPHAN, SSRU

CONTENTS

ความหมาย แนวคด ความส าคญของธรกจ MICE ในอตสาหกรรมโรงแรม

สถานทจดงานในอตสาหกรรมไมซในโรงแรมและรสอรท

แผนกและบคลากรทเกยวของกบการจดงาน พรอมหนาททรบผดชอบ

กระบวนการจดประชม

การจดการอาหารและเครองดมในระหวางการจดประชม และการจดงานเลยงใน-นอกโรงแรม

การขายและการตลาดส าหรบการจดงาน MICE และกจกรรมพเศษในโรงแรม

การเขยนเอกสารทเกยวของกบการจดงานประชม

ความพรอมของโรงแรมทจะเขาสธรกจ MICE

กลยทธ กระบวนการเชงรกของโรงแรมในการท าธรกจ MICE

การเตรยมการจดนทรรศการและกจกรรมพเศษในโรงแรม

ทศทาง โอกาส ปญหา และอปสรรคในการท าธรกจ MICE ในโรงแรม

Case Study of MICE in Hotel and Resort

1

บทท1

ความเขาใจในเรองการจดการประชมและแสดงสนคา

อตสาหกรรมไมซ (Mice) หมายถงอตสาหกรรมการทองเทยวขนาดใหญ 4 อตสาหกรรมไดแก

1.อตสาหกรรมจดประชมองคกร (Meetings)

2.การทองเทยวเพอเปนรางวล (Incentives)

3.การจดประชมวชาชพ (Conventions)

4.การจดงานแสดง (Exhibitions)

การจดการประชมแบงเปนการประชมองคกรและการประชมวชาชพ

การประชมองคกร (Meetings) คอการจดประชมของกลมบคคลในองคกรเดยวกนหรอสมาคมเดยวกน อาจจะจด

ประชมระดบนานาชาต หรอ ระดบภายในประเทศกไดโดยเปนการประชมเฉพาะกจหรอวางแผนลวงหนา

การทองเทยวเพอเปนรางวล(Incentives) คอ การจดน าเทยวเพอเปนรางวลแกพนกงานหรอบคคลทสามารถ

ด าเนนงานตามเปาหมายทบรษทวางใจโดยบรษทผใหรางวลจะเปนผรบผดชอบคาใชจายในการทองเทยวทงหมด

การประชมวชาชพ (Conventions) คอ การประชมนานาชาตของกลมบคคลตางองคกรในสายอาชพหรอใกลเคยง

กนเพอแลกเปลยนขอมลและความคดเหนโดยมผเขารวมประมาณ 800 คน สวนใหญจะเปนการจดของสมาคม

ระดบนานาชาต

การจดแสดงสนคา(Exhibition) คอ การจดแสดงสนคาหรอบรการเพอขายใหแกอตสาหกรรมรานคาและผซอ

อาจจะจดในระดบนานาชาตหรอระดบภมภาคหรอระดบนานาชาตกไดแบงออกได 3 ประเภทคอ

1.Trade Show

2.Consumer Show

3.Trade and Consumer Show

2

บทท2

ความรเบองตนเกยวกบการจดการงานประชมและการแสดงสนคานานาชาต

1.การจดประชมองคกร (Meetings)

การประชมอยคกบบรษทและมนษยมาเปนเวลาชานานตงแตมนษยเรมอยกนเปนสงคม อยางไรกดการประชม

อตสาหกรรมไมซมความหมายทแตกตางออกไป โดยการประชมตามความหมายของหนงสอ The international

Dictionary of Event management โดย Dr.Joe Goldblatt และ Kathleen S.Nelson ซงเปนหนงสอทไดรบการรบรอง

โดย The International special Event Society(LSES) หมายถงการรวมตวกนของบคคลจากหลายๆ ทเพอมาหาถง

ประเดนทสนใจรวมกน หรอเขามามสวนรวมในการพฒนาความสามารถทางอาชพผานกสรเรยนรดวยกจกรรม

ตางๆ

ดงนนจงอาจจะสรปไดวาการประชมองคกร หมายถง การจดประชมของกลมบคคลทมาจากบรษทเดยวกนตงแต2

คนขนไปโดยไมจ าเปนตองมาจากส านกงานเดยวกน แตอาจจะมาจากส านกงานคนละทวปกได โดยการประชม

ดงกลาวจ าเปนทตองมวตถประสงครวมกนภายใตเวลาและสถานททก าหนด ในล าดบถดไปทางผเขยนจะอธบายถง

เหตผลความจ าเปนและวตถประสงคการจดประชมองคกร

ความส าคญของการจดประชมองคกร

อาจจะกลาวไดวาทกบรษทและองคกรจ าเปนทจะตองมการจดประชมไมวาจะเปนทงรฐและเอกชน บรษทเอกชนท

เปนมหาชนถกกฎหมายระบใหตองมการประชมผถอหนประจ าป (Annual Shareholder Meeting) โดยมากเปนการ

จดประชมในประเทศแตอาจรวมถงการคางคนกได ทกบรษททมการเจรจาตดตอกบลกคาจ าเปนทจะตองมการ

จดการประชมเพอแถลงขาวตางๆ (Press Conference) มาวาจะเปนการแถลงแผนการด าเนนธรกจ การเปดตวสนคา

(Product Launch) รวมไปถงการประชมกงพกผอนของผบรหารและพนกงานในสถานทตางๆนอกเหนอจากใน

บรษทเปนตน ซงทกๆการจดงานประชมองคกรจ าเปนตองมการระบเปาหมายของการประชมทตองการบรรล

หลงจากทงานประชมเสรจสน วตถประสงคของการจดงานทจะจด ซงจะมความแตกตางกนไปตามแตละ

อตสาหกรรม บรษทและการประชมนนๆ

3

การแบงการประชมองคกรออกตามวตถประสงค (Corporate Meetings Classified by Objectives)

การประชมสมมนา (Seminar) เปนการประชมทบคลากรขององคกรเขามารวมประชม โดยมผเชยวชาญภายใต

หวขอทก าหนดไวมาเปนวทยากรผบรรยายใหความรแกผเขารวมประชม มวตถประสงคเพอใหผเขารวมประชมม

ความรเพมเตมและสามารถน าความรดงกลาวไปใชในการปฏบตหนาทไดอยางมประสทธภาพ

การประชมเชงปฏบตการ (Workshop) เปนการประชมทมวตถประสงคคลายคลงกบการสมมนาเนองจากตองการ

ใหผเขารวมประชมมความรเพมมากขน การประชมเชงปฏบตการมความแตกตางจากการสมมนาตรงทผเขารวม

ประชมจะมโอกาสมสวนรวมในการเรยนรผานการปฏบตงานจรงระหวางเขาประชม

การเขาประชมระดมสมอง (Brainstorming Meeting) เปนการประชมของบคลากรในองคกรซงอาจจะมาจากฝาย

เดยวกนหรอตางฝายและตางสาขากไดและชวยกนระดมความคดเหนเพอหาแนวทางในการแกไขหรอพฒนาการ

ด าเนนงานตางๆ

การเขาประชมอภปราย (Panel Forum Meeting) เปนการประชมทมการเชญผเชยวชาญ ผทรงคณวฒในประเดนท

ตองการจะอภปรายมาบรรยายและแลกเปลยนความคดเหนกนเพอใหผเขารวมประชมเกดมมมองและทศนะในมม

ตางๆของประเดนทใชในการประชม

การแบงประเภทของการประชมองคตามภมศาสตร (Corporate Meetings Classified by Geographic)

การประชมองคกรระดบนานาชาต (International Corporate Meetings) คอการประชมทมผเขารวมประชมจาก

บรษทหรอองคกรทมาจากตางทวปและตางประเทศมากกวาหนงทวปขนไป

การประชมองคกรระดบภมภาค (Regional Corporate Meetings) คอการประชมทมผเขารวมประชมจาก

ตางประเทศมากกวาหนงประเทศแตประเทศนนๆจะตองอยในภมภาคหรอทวปเดยวกน

การประชมองคกรในจางประเทศ (National Offshore Corporate Meetings) คอการประชมองคกรทพนกงานของ

บรษทใดบรษทหนงไดด าเนนการจดประชมนอกประเทศตนเองโดยผเขารวมประชมทงหมดจะมาจากประเทศ

เดยวกน

การประชมองคกรทจดขนในประเทศ (Local Corporate Meetings) คอการประชมองคกรของบรษททอยใน

ประเทศ แตอาจจะไปจดในพนทอนๆของประเทศนนๆแทน

4

การแบงประเภทของการประชมองคกรตามวาระของการประชม (Corporate Meetings Classified by Agenda

Type)

การประชมผบรหาร (Executive/Management Meeting) คอการประชมทผเขารวมประชมตองเปนระดบผบรหาร

ขนไป ซงการประชมดงกลาวสวนมงเนนไปทการก าหนดแนวทางการด าเนนงานของบรษททกระทบตอการ

ด าเนนงานโดยรวม

การประชมผถอหน (Shareholders’ Meeting) คอการประชมของผทมการถอหนของบรษท ซงผเชารวมประชมไม

จ าเปนตองเปนพนกงานหรอผบรหารของบรษท แตตองมการถอหนของบรษทนนๆ

การประชมเพอแนะน าสนคาใหม (New Product Introduction Meeting) คอการประชมประเภทนมกถกจดขนมา

เมอทางบรษทมความตองการทจะแนะน าสนคาใหมๆ เขาสตลาด การประชมรปแบบนนอกจากจะมพนกงานของ

องคกรเขารวมประชมแลว มกจะมการเชญผทมสวนเกยวของอนๆเชนนกขาว รวมไปถงลกคาของบรษทเขารวม

ประชมดวย

การประชมของฝายตางๆ (Departmental Meeting) คอการประชมของฝายตางๆในกรณนอาจจะเปนการประชมของ

ฝายขายเพอก าหนดเปาหมายและยอดขายรวมถงชวยกนพฒนากลยทธในการขาย

การแบงประเภทของการประชมตามลกษณะขององคกร (Corporate Meetings Classified by Type of

Corporate)

การประชมองคกรของบรษทเอกชน (Corporate Meetings) คอการประชมองคกรของบรษททเปนเอกชนโดยบรษท

ดงกลาวอาจจะมส านกงานอยในประเทศนนๆหรอไมกได โดยรปแบบและวตถประสงคของการประชมแตละครง

จะแตกตางกนออกไป

การประชมองคกรของหนวยงานภาครฐ (Governmental Organization Corporate Meetings) คอการประชมองคกร

ของหนวยงานภาครฐ ซงอาจจะเปนหนวยงานภาครฐของประเทศนนๆไปจดงานในสวนตางๆของประเทศ

2.การประชมวชาชพ (Conventions)

อตสาหกรรมการประชมวชาชพถงแมวาจะเปนอตสาหกรรมทพงเกดขนไดไมนาน แตกลบเปนอตสาหกรรมทม

การเตบโตอยางตอเนองและสามารถสรางมลคาทางเศรษฐกจไดอยางมหาศาล

5

Convention หมายถง กจกรรมทจดขนโดยมกจกรรมหลกคอการมงไปทการใหความรแกผเขารวมงาน การม

ปฏสมพนธระหวางผเขารวมงานกอใหเกดการอภปราย การเขาสงคม หรอการเขารวมกจกรรมอนๆท๔กจดขน

โดยมเปาหมายในการแสดงสนคาในกจกรรมดงกลาวเปนเรองรอง

Conference หมายถง 1.การเขามามสวนรวมในการประชมทถกออกแบบขนมาเพอใหเกดการอภปราย คนหา

ขอเทจจรง แกปญหาและใหต าปรกษา 2.กจกรรมทถกใชโดยองคกรเพอใชเปนการพบปะและแลกเปลยนมมมอง

ใชเปนการสงขอความ เพอใชในเปนการเปดประเดนโตแยงทางความคดแกสวนรวม การจดงานประชม

Conference ไมจ าเปนทจะตองมประวตความเปนมา ไมจ าเปนทจะตองมการจดเปนประจ า อยางไรกดแมจะไมไดม

การก าหนดเรองระยะเวลาในการจดประชมดงกลาว การจดประชมประเภท Conference มกจะมระยะเวลาในการ

ประชมทไมนานนกพรอมทงวตถประสงคทชดเจน โดยการประชม Conference มกจะมขนาดเลกกวาการประชม

แบบ Congress

Congress หมายถง 1. การเขามารวมตวกนของกลมคนจ านวนมาก ซงมเปาหมายเพออภปรายในหวขอทก าหนด

ส าหรบการประชมโดยทวไปแลวการประชมแบบ Congress มกจะมระยะเวลาในการจดงานหลายวนรวมถงม

หลากหลายการประชมยอยรวมกนอยภายในการประชมแบบ Congress นนๆ การจดประชมแบบ Congress มกจะม

การวางแผนจดงานลวงหนาและสามารถจดไดทงในรปแบบหลายๆปครงหรอปละครง ซงการจดงานประชม

congress นานาชาตหรอประชม Congress โลกมกจะมการจดหนงครงในรอบหลายๆปในขณะทการจดประชม

congress ระดบประเทศสวนมากมกจะมการจดขนทกๆป 2.การประชมสมาคมของผแทนทมาจากองคกรตางๆ 3.

ศพททใชในยโรปและมความหมายเดยวกนกบ Convention

วธการแบงประเภทของอตสาหกรรมการประชมวชาชพ

1.แบงตามวตถประสงคของการประชม เนองจากการประชมวชาชพไมวาจะเปนการประชมทถกเรยกในศพท

ภาษาองกฤษวา Convention Conference และ Congress นนมความจ าเปนทจะจดงานและวตถประสงคทแตกตาง

กนไมวาจะเปนเพอการรายงานหรอแจงผลตางๆ โดยงานประชมประเภท Congress มกจะมวตถประสงคเพอแจง

ผลหรอสอสารรวมถงใหโอกาสในการอภปรายโตแยงในประเดนตางๆสวนการประชมประเภท Conference มกจะ

มวตถประสงคเพอแจงถงประเดนและใหไดขอสรปเกยวกบประเดนตางๆทไดน าเสนอสวนการประชมประเภท

Convention มกจะมวตถประสงคเพอแจง สอสาร กระตน หรอเพอแสดงความคดเหนระหวางผเขารวมประชม

2.การแบงตามจ านวนผเขารวมประชม โดยทวไปแลวการประชมแบบ Conference มกจะมขนาดทเลกกวาการ

ประชมประเภท Convention และ Congress

6

3.แบงตามความถของการจดประชม การจดประชมประเภท Convention มกจะมการจดเปนประจ าทกป ในขณะท

การประชมแบบ Congress อาจจะมการจดเปนประจ าทกป ทกครงป หรอตามความจ าเปน ในขณะทการประชมท

เรยกวา Conference มกจะมการก าหนดการเรองวนเวลาละสถานทลวงหนาทแนนอนและมการหมนเวยนสถานท

ในการจดงานเปนประจ าไปตามความตองการของสมาคมเจาของงาน

4.แบงเปนรปแบบของงานตามประเภทของผเขารวมงาน จากค าอธบายของ ICCA ซงไดมการใหความส าคญไปท

การประชมนานาชาตซงหมายถงการประชมทมการก าหนดสถานมชดเจนและมผรวมงานจากสองประเทศเปน

อยางต าเปนหลก นนไดมการแบงประเภทของการประชมโดยใชผเขารวมประชมเปนเกณฑในการแบงโดยแบง

ประเภทของผเขารวมประชมออกเปนองคกรและสมาคม โดยการประชมองคกรนานาชาตมกจะประกอบไปดวย

การประชมภายใน (Internal Meeting) การประชมภายนอก (External Meeting) การประชมทงภายในภายนอก

(Combined Meeting) ในทางกลบกนการประชมสมาคมนานาชาตไดถกแบงออกเปนการประชมสมาคมนานาชาต

ของภาครฐและการประชมสมาคมนานาชาตทไมใชภาครฐ

โดยจากขอก าหนดของ ICCA ทมงไปทการประชมสมาคมภาครฐ หากการประชมวชาชพดงกลาวจ าเปนทจะไดรบ

การยอมรบจาก ICCA จ าเปนทจะตองผานเกณฑตอไปน ไดแก

1.มผเขารวมไมต ากวา 50 คน

2. มการจดงานอยางตอเนอง โดยไมนบงานประชมทจดขนเพยงครงเดยว

3.มการจดงานประชมนนๆใน 3 ประเทศเปนอยางต า

4.1 การประชมทจดขนโดยองคกรนานาชาตไมวาจะเปนองคกรนานาชาตทด าเนนงานโดยไมแสวงหาก าไรหรอท

เรยกวา Non-Governmental Organization (NGO) หรอองคกรระหวางประเทศหรอทเรยกวา Intergovernmental

Organization (IGO) ทปรากฏอยในหนงสอองคกรนานาชาตประจ าปของ UIA และปฏทนงานประชม Congress

นานาชาต อนไดแก

-งานขนาดใดกไดทมผเขารวมงานไมนอยกวา 50 คน หรอทไมมขอมลทางดานจ านวนผเขารวมงานทถกระบอยใน

รายงาน

-งานทมการระบเมองหรอประเทศทจดงานไวแลว

4.2 งานประชมทจดขนโดยหนวยงานทมความส าคญในระดบนานาชาต ไมวาจะเปนงานทจดขนโดยองคกร

ระดบชาต หรอสาขาขององคกรระหวางประเทศ ซงรวมถงประชมประเภทตางๆดงตอไปน

7

-ระยะเวลาในการจดงานมากกวา 3 วน หรอไมทราบระยะเวลาในการจดงานและมการจดงานขนพรอมกบงาน

แสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต

-ระยะเวลาในการจดงานมากกวา 3 วน หรอไมทราบระยะเวลาในการจดงาน และผเขารวมงานอยางนอย 300 คน

การประชมวชาชพในอดต

ตนก าเนดและการพฒนาการประชมวชาชพ

ในอดตอตราการเตบโตของอตสาหกรรมการประชมวชาชพถกจ ากดดวยระยะเวลาทใชในการเดนทางการประชม

วชาชพมกจะเกดขนตามรอบวฏจกรของการผลตสนคาและการเกษตร อยางไรกดเมอเชาสยคการปฏวต

อตสาหกรรม ซงมการพฒนาทงในรปแบบของอตสาหกรรมการผลตและการเดนทาง สงผลใหเกดการเจรญเตบโต

อยางรวดเรวของอตสาหกรรมวชาชพ

จดเรมตนของการขยายตวอยางรวดเรวของอตสาหกรรมการประชมวชาชพเรมจาก ภาคอตสาหกรรมทสามารถ

ผลตสนคาและบรการจ านวนมากไดในระยะเวลาทสนลง สงผลใหไมสามารถทจะบรโภคสนคาหมดภายในเมอง

หรอประเทศของตนเองได ดงนนผผลตจ าเปนตองหาตลาดเพอระบายและขายสนคาออก การประชมวชาชพและ

งานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาตจงเปรยบเสมอนเปนตวกลางเพอขยายฐานลกคาของตนเองออกไป โดย

นอกจากจะเปนสถานทในการหาฐานลกคาเพมขนแลวงานทงสองประเภท โดยเฉพาะงานประชมวชาชพยงเปน

สถานทส าคญในการไดรบขอมล เทคโนโลย นวตกรรมใหมๆ กฎระเบยบตางๆทเกยวของกบอตสาหกรรมทบรษท

ตนเองอย ดงนนขงอาจจะกลาวไดวาการเจรญเตบโตรวดเรวของอตสาหกรรมการประชมวชาชพนนเปนไปตาม

การเตบโตของภาคการผลตนอกจากการผลตสนคาไดในปรมาณและจ านวนมากๆแลวอกหนงปจจยทมสวนชวย

ผลกดนอตสาหกรรมการประชมวชาชพใหเตบโตอยางรวดเรวกคอระบบขนสงทางราง หรอเรยกกนวารถไฟเพราะ

นอกจากรถไฟจะสามารถขนสงสนคาไดในจ านวนมากๆแลวยงสามารถขนสงผคนและผเขารวมประชมจาก

สถานทประชมหนงไปยงอกแหงหนงไดอยางรวดเรวและสะดวกสบายยงขน

ความส าคญของการจดงานประชมวชาชพ

การจดประชมวชาชพไดมงใหความส าคญไปทแทนเปนหลก ความส าเรจของการจดประชมวชาชพจ าเปนทจะตอง

สามารถตอบโจทยความตองการของผแทนได

8

3.งานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต (Exhibition)

คองานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาตไมใชเพยงแคการน าสนคาหรอวตถทนาสนใจมารวมกน ณ สถานท

ใดสถานทหนง ในชวงเวลาใดเวลาหนง แตงานดงกลาวเปรยบเสมอนกจกรรมทมนษยทมการสนบสนนสงเสรม

การมปฏสมพนธกนเพอใหไดผลลพธทตองการ โดยทงผจดงาน ผออกงานและผเขาชมงานมการสอสารกนอยาง

ตอเนอง และผลทไดจากกจกรรมและปฏสมพนธดงกลาวอธบายไดวามาจามความคดและการกระท าของผมสวน

เกยวของ

ประเภทของงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต

งานแฟร (Fair) คอสถานททผขายสนคาน าสนคาทวไปมาขายในสถานทนนๆ

งาน Exhibition คอเพอแสดงสนคาและบรการ

เพอใหการอธบายความแตกตางของงานแฟรกบ Exhibition มความแตกตางกนมากขนไดแยกความแตกตางของ

งานทงสองประเภทออกเปน 4 กลมหลกๆดงตอไปน

ประเดนท 1 งาน Exhibition สวนใหญมกเปนการจดแคครงเดยว ไมใชมการจดขนอยางตอเนองเปนประจ า

นอกจากนงานแฟรยงจดขนภายในชวงสนๆในขณะทงาน Exhibition บางครงมการจดขนเปนเวลาหายเดอน

บางครงเปนปหรอนานกวานน

ประเดนท 2 งาน Exhibition สวนใหญจดในอาคารหรอสถานททเปนสงปลกสรางถาวรทถกสรางขนมาเพอจดงาน

Exhibition เทานน

ประเดนท 3 งานแฟรซงมกจะมการจดขนอยางเปนประจ ามกจะใชเวลาในการเตรยมงานและวางแผนทสนกวา

เพราะการจดงานแฟรไมไดจ าเปนทจะตองมขนตอนในการจดงานทซบซอน ในทางกลบกนการจดงาน Exhibition

มรายละเอยดในการเตรยมงานจ านวนมากเนองจากในบางครงรฐบาลใชงาน Exhibition ในการสรางภาพลกษณ

และศกยภาพในเชงธรกจของประเทศนนๆ

ประเดนท 4 ประเดนสดทาย ความแตกตางระหวางงานแฟรกบงาน Exhibition อยทรปแบบของการด าเนนธรกจ

ของงานทงสองประเภทในชวงเวลาทมการจดงาน โดยงานแฟรผซอสามารถซอสนคาจากผขายไดทนท ในขณะ

งาน Exhibition ซงมจดประสงคในการจดงานเพอแสดงสนคาและบรการเทานนสงผลใหสนคาและบรการทถก

น าเสนอในงาน Exhibition นนไมไดมไวขายแตกลบมไวเพอกระตนยอดขายทจะเกดขนในอนาคต

9

Exposition คอสถานททถกสรางขนชวคราวทใหทงผซอและผขายมาพบกนเพอแลกเปลยนสนคาและบรการใน

ขณะทอยในงานหรออนาคตกได

การแบงอตสาหกรรมประเภทตางๆประกอบไดดวย 10 อตสาหกรรมหลกอนไดแก 1. อตสาหกรรมทางการแพทย

ยา และการดแลรกษาสขภาพ 2.อตสาหกรรมคอมพวเตอรและทเกยวกบคอมพวเตอร 3.อตสาหกรรมตกแตงบาน

และการตกแตงออกแบบภายใน 4.อตสาหกรรมเกยวกบการกฬาและการพกผอน 5. อตสาหกรรมการศกษา 6.

อตสาหกรรมอาคารและการกอสราง 7. อตสาหกรรมวศวะกรรม 8. อตสาหกรรมเกยวกบการจดภมทศนและ

อปกรณสวน 9. อตสาหกรรมโทรคมนาคม 10. อตสาหกรรมอตสาหการและเครองจกร

งานเทรดโชว (Trade Show)

งานเทรดโชวมลกษณะความแตกตางทตางออกไปจากงานแสดงสนคาและนทรรศการ ประเภทอนๆไมวาจะเปน

งานส าหรบผบรโภค (Consumer Show) และงานแบบผสม (Combined Show) เนองมาจากผออกงานออกบธสวน

ใหญจะเปนผผลตหรอผสงสนคาโดยตรงทง 10 อตสาหกรรม ผรวมงานหรอผซอมกจะเปนบรษทหรอองคกรทม

ความตองการซอสนคาหรอบรการจากผออกงานในจ านวนมากเพอน าไปประกอบธรกจโดยสวนใหญแลวผเขารวม

จะตองถกเชญโดยผจดงานเทานนและจ าเปนตองมการลงทะเบยนลวงหนารวมไปถงมคาใชจายในการลงทะเบยน

และเขารวมงานจงสามารถเขารวมงานเทรดโชวได โดยระยะเวลาของงานประเภทนทใหผเขารวมงานสามารถเขา

งานไดมกจะมระยะเวลาตงแต 1 วน ไปจนถง 5 วนและจดเปนประจ าทกป โดยงานเทรดโชวขนาดใหญบาง

อตสาหกรรมอาจจะมการจดงานทกๆ 2 ป จนไปถง 7 ปขนอยกบลกษณะของอตสาหกรรมนนๆ งานเทรดโชวสวน

ใหญมกจดถกระบใหเปนงานประเภท ธรกจสธรกจ (Business to Business : B2B)

งานส าหรบผบรโภค (Consumer Show)

ลกษณะส าคญของงานส าหรบผบรโภคกคอการทงานประเภทนเปดใหประชาชนและคนทวไปสามารถเขารวมงาน

ได โดยงานส าหรบผบรโภคแบบนสามารถเรยกวาไดวาเปนงานแบบ ธรกจสผบรโภค (Business to Consumer :

B2C)

งานแบบผสม (Combined or Mixed Show)

งานผสมคอการรวมงานเทรดโชวและงานส าหรบผบรโภคไวดวยกน งานประเภทนจะมการเปดใหทงบรษททได

ลงทะเบยนเทานนและประชาชนทวไปสามารถเขารวมงานไดโดยอาจจะแบงชวงเวลาส าหรบธรกจและชวงเวลา

ส าหรบประชาชนทวไป

10

งานนานาขาต (International Exhibition/Exposition)

งานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาตในบางครงอาจจะถกเรยกวางานเทรดแฟรในบางสวนของโลก โดยงาน

แสดงสนคาและนทรรศการนานาชาตท าหนาทเสมอนตวกลางทมประสทธภาพในการชวยสนบสนนสงเสรมการ

สงออกสนคาของงานประเภทนมกจะมความคลายคลงกนกบงานเทรดโชว ซงในบางครงผเขารวมงานซงเปนผซอ

จ าเปนทจะตองเปนสมาชกของสมาคมนนๆและตองผานคณสมบตททางผจดงานระบไวจงสามารถเขารวมงานได

ประวตความเปนมาและความส าคญของงานแสดงสนคาและนทรรศการ

ประวตความเปนมาของงานแสดงสนคาสามารถยอนไปตงแตในอดตชวงทมนษยรจกแลกเปลยนสนคาและบรการ

ระหวางกน โดยจากพระคมภรเกา การแลกเปลยนสนคาเกดขนครงแรกในเมอง Zor ซงปจจบนเปนสวนหนงของ

ประเทศเลบานอน นอกจากนกษตรยแหง Judea ซงครองราชยในชวงป 30 ปกอนครสตกาล (37-4 B.C.)ยงไดมการ

สรางอาคารสถานทส าหรบแลกเปลยนสนคาแบบถาวรเปนแหงแรกในโลกดวยพนทกวา 3,200 ตารางเมตร โดย

อาคารดงกลาวตงอยในเมอง Botana ในเวลาตอมางานทจดขนเปนครงคราวเพอแลกเปลยนสนคาลวนถกจดขนโดย

หลายเชอชาตทมความรงเรองไมวาจะเปนอยปต กรก โรมน ฟนเชยน และจนเพอใชสถานทและตวกลาวในการ

แลกเปลยนสนคาและบรการระหวางกน โดยมกจะมการจดงานในจตรสกลางเมองหรอในตลาดโดยจะมผขายจาก

ตางเมองเดนทางมาสถานทดงกลาวเพอแลกเปลยนและขายสนคามาวาจะเปนสงทอเครองนงหม อญมณและ

เครองเงนเปนตน

เมอเวลาผานไปการคาขายไดขยายตวออกจากแถบเมดเตอรเรเนยนตะวนออกซงเปนแหลงอารยธรรมไปสทาง

ตะวนตกและทางเหนอมากขนไมวาจะเปนประเทศสเปน โปรตเกส ฝรงเศส เยอรมน เนเธอรแลนด โดยค าวาแฟร

(Fair) นนมาจากภาษาลาตนของค าวา Feriae และพฒนากลายเปนค าวา Feire ในภาษาองกฤษยคกลาง ซงแปลวา

การรวมตวของผคนทมขนเปนประจ าเพอแลกเปลยนและขายสนคา โดยงานแฟรหรองานแสดงสนคาละ

นทรรศการนานาชาตทจดขนโดยไมมจดประสงคเพอแลกเปลยนหรอซอขายสนคาแตยงรวมไปถงดารแสดง

ความสามารถในการผลตถกจดขนครงแรกในประเทศเยอรมนทเมอง Leipzig ในป ค.ศ. 1165 มชอวา Leipzig Fair

อยางไรกดกาวการพฒนาทส าคญของอตสาหกรรมงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต ในประวตศาสตร

เกดขนเมอพระราชนวคตอเรยของประเทศองกฤษในชวงกลางศตวรรษท 18 ไดมรบสงใหจดงาน Great Exhibition

ขนในป ค.ศ. 1851 ท Crystal Palace ภายใตรปแบบของงานทตองการแสดงถงผลงานของทกอตสาหกรรมในทก

ประเทศ (Works of industry of all nations) งานดงกลาวมผเขารวมงานกวา 6,200,000 คนและมผออกงานกวา

13,000 เจาโดยนอกจากจะประสบความส าเรจทางดานจ านวนผเขารวมงานแลว ยงประสบความส าเรจทางดาน

11

รายไดอกดวย ความส าเรจของงาน Great Exhibition ไดกอใหเกดแรงบนดาลใจจากหลายๆประเทศในการทจะหน

มาจดงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต โดนคาดหวงทจะไดรบประโยชนดงกลาวจากการจดงาน

จากงาน Great Exhibition ทจดขนในองกฤษในชวงป ค.ศ. 1851 สงผลใหเปาหมายและวตถประสงคของการจด

งานแสดงสนคาและนทรรศการ ครอบคลมวตถประสงคมากขน งานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต มใช

เปนเพยงแคสถานทส าหรบการสงเสรมใหผซอและผขายมาแลกเปลยนสนคาและบรการเทานน แตยงรวมไปถง

เปนสถานทใชแสดงถงศกยภาพของผออกงานไมวาจะเปนแสงยานภาพทางดานอาวธ ความเจรญเตบโตทาง

เศรษฐกจ หรอความสามารถของบรษทตางๆในแตละประเทศใหประเทศคแขงหรอบรษทคแขงไดเหน นอกจากน

งานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาตยงเปนสถานททใหโอกาสผเขารวมงานสามารถสมผสกบประสบการณ

หรอวฒนธรรมรวมถงความรใหมๆจากสถานทตางๆทวทกมมโลกโดยไมตองเดนทางไปยงหลายๆท แมเวลาผาน

ไปนานเทาใด และรปแบบของงานแสดงสนคามการเปลยนแปลงไปตามความตองการของตลาด อยางไรกด

วตถประสงค เปาหมายและองคประกอบหลกทส าคญของอตสาหกรรมงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต

ในปจจบนยงคงเปนสถานทส าหรบผทมสวนเกยวของในการด าเนนธรกจและใชเปนสถานทส าหรบน าเสนอ

ความคดใหมๆความหวงและแรงบนดาลใจของผเกยวของตอไป

12

บทท3

องคประกอบของงานประชมและการแสดงสนคา

องคประกอบการประชมสมมนา

การประชมสมมนาเปนวธการเพมพนความรและประสบการณ ทมกลมบคคลมาแลกเรยนรความเหนซงกนและ

กน โดยใชความร ประสบการณของแตละบคคล เพอประโยชนรวมกนใหไดขอยดตในเรองใดเรองหนง และ

สามารถน าไปประยคใชในการปรบปรงแกไขพฒนาตนเองหรออวงการไดตามความตองการ เพอใหการจด

ประชมสมมนาแตละครงบรรลตามเปาหมายทตองการ จ าเปนตองมองคทส าคญดงตอไปน

1.องคประกอบดานเนอหา ไดแกสาระเรองราวทจะน ามาจดประชมสมมนา ซงประกอบไปดวย

1.1 จดมงหมายของการประชมสมมนา จ าเปนตองก าหนดไวชดเจนเพอคณะกรรมการผด าเนนการการประชม ผ

เขารวมประชม วทยากร และผเกยวของอนๆไดเขาใจและสามารถด าเนนการเปนไปตามจดมงทก าหนดไว

1.2 ชอเรองทจดสมมนา ตองค านงถงประโยชนและการคมคาในการจด ดงนนในการเลอกชอเรองควรตอง

ค านงถงสงตอไปน

1.2.1 เปนเรองทตองการศกษาปญหาและแนวทางแกไขทเกยวของกบสถานการณในปจจบน

1.2.2 เปนเรองทไมกวางหรอแคบจนเกนไป มขอบเขตเฉพาะ สามารถก าหนดปญหาไดชดเจน

1.2.3 ชอเรองควรสน กะทดรด มความกระชบ ชดเจน ตรงความหมายและเขาใจไดงาย

1.3 หวขอเรอง เปนหวขอทใหความส าคญกบชอเรองทจะจดสมมนา เพอใหเหนทศทางของปญหาไดชดเจน ซง

อาจจดอยในรปแบบการบรรยายหรออภปรายกได

1.4 ก าหนดการการสมมนา เปนก าหนดเวลาในการด าเนนงานแตละชวง ซงชวยใหผเขารวมสมมนา และผท

เกยวของไดวางแผนและเตรยมส าหรบการสมมนา

1.5 ผลทไดจากสมมนา เปนการคาดหวงผเขารวมสมมนาไดรบประโยชนอยางไรบางอาจเปนทงเชงปรมาณและ

เชงคณภาพ

2.องคประกอบดานบคลากร หมายถงบคคลทเกยวของและมหนาทในการจดประชมสมมนา ซงประกอบดวยบคคล

3 กลม ดงน

13

2.1 กลมด าเนนการจดประชมสมมนา หมายถงคณะบคคลทท าหนาทด าเนนการจดประชมสมมนาใหบรรล

จดมงหมายทก าหนดไว โดยทวไปมกตงในรปของคณะกรรมการ ก าหนดทความรบผดชอบแตกตางกนไป เชน

ประธาน รองประธาน เลขานการ ฝายทะเบยน ฝายสถานท และฝายประเมนผล เปนตน จ านวนมากนอยขนอยกบ

รปแบบการจดสมมนา

2.2 กลมวทยากร หมายถงกลมบคคลทมความร ความสามารถ และประสบการณ หรอมความเชยวชาญเฉพาะ

ทางในดานหนง หรอเปนผทมชอเสยงเปนทยอมรบในวงสงคม ใหมาท าหนาทบรรยาย อภปรายหรอถายทอด

ความร ประสบการณ โดยใชเทคนควธตางๆ ใหแกผเขารวมประชมสมมนาโดยมงหวงใหไดรบความรและ

ประสบการณอยางเตมท

2.3 กลมผเขารวมสมมนา เปนกลมบคคลทเขารวมสมมนา มจดมงหมายทจะมารวมฟงการบรรยาย หรอฟงการ

อภปราย แลกเปลยนความคดเหน และหาแนวทางแกปญหารวมกน เพอน าไปพฒนาตนเอง หรอหนวยงานองคการ

ทสงกด ผเขารวมประชมสมมนาสวนใหญจะมพนฐานความรใกลเคยงกน หรอมความสนใจในปญหาเดยวกน

3. องคประกอบดานสถานท รวมถงอปกรณและเครองมอตางๆ ทจะชวยใหการประชมสมมนาส าเรจลลวงไปดวยด

ประกอบดวย

3.1 หองประชมใหญ เปนหองประชมรวมทใหผเขารวมประชม ใชในฟงการบรรยายหรอรวมอภปราย ก าหนด

จ านวนทนงได และระบสถานทตงไดอยางชดเจ ซงควรเปนสถานททสะดวกในการเดนทางไปถงไดงาย

3.2 หองประชมยอย เปนหองขนาดกลางหรอขนาดเลก ควรตองมหลายหองขนอยกบรปแบบการสมมนา ควร

อยในบรเวณเดยวกบหองประชมใหญ หรอใกลเคยงกน เพอความสะดวกในการด าเนนการตอไป และสะดวกใน

การประสานงานหากมปญหา

3.3 หองรบรอง เปนหองทใชส าหรบรบรองวทยากร แขกพเศษ เพอการพกผอนหรอการเตรยมตวกอนเขารวม

ประชมสมมนา

3.4 หองรบประทานอาหารวาง เปนหองทจดไวส าหรบผเขารวมประชมไดมาพกรวมรบประทานของวาง เพอ

ผอนคลายความตงเครยดจากการประชม หรออาจใชพนทบรเวณดานนอกหองประชมกได

3.5 หองรบประทานอาหารเปนหองทจดไวส าหรบรบประทานอาหารเชา กลางวน เยน ในกรณทจด

ประชมสมมนาหลายวน

14

3.6 อปกรณดานโสตทศนปกรณ ไดแก อปกรณและเครองมอตางๆ ทจะท าใหการประชมด าเนนไปจนบรรล

จดมงหมาย ไดแก ชดไมโครโฟนชนดตงและตดตว เครองขยายเสยง เครองฉายแผนทบ เครองฉายโปรเจกเตอร

เครองคอมพวเตอร เครองพรนเตอร เครองถายเอกสาร และอปกรณดานแสงและเสยงเปนตน

3.7 อปกรณดานเครองเขยน ไดแก ดนสอ ปากกา กระดาษ ไมบรรทด กรรไกร ส แผนใส แฟม ปายชอ เปนตน

อปกรณเหลานผจดตองเตรยมไวใหพรอมใชงานทนททตองการ

4. องคประกอบดานเวลา ก าหนดการวนเวลาสาหรบการจดประชมสมมนาเปนเรองทส าคญ ผจดตองมการวางแผน

ใหชดเจนวาควรใชวนเวลาใดทเหมาะสม สะดวกแกทกฝาย จงควรค านงในเรองตอไปน

4.1 ระยะเวลาสาหรบเตรยมการ คณะผจดจะตองทาแผนปฏบตงานใหชดเจนวางานแตละงานนนจะตองดาเนน

การเมอไร และควรจะเสรจสนเมอไร เนองจากงานแตละงานจะใชเวลาไมเทากน บางงานตองทาอยางตอเนอง

ดงนน คณะผจดจงควรทไดมการวางแผนอยางรอบคอบ ละเอยดถถวน

4.2 การเชญวทยากร เปนเรองทส าคญควรมการตดตอกนลวงหนาอยางไมเปนทางการกอนก าหนดวนจด

เนองจากวทยากรทมคณภาพมกจะเปนทตองการของผจดคณะอน ๆ หากไมสามารถหลกเลยงวนจดงานได ควร

ตองหาวทยากรทมคณสมบตใกลเคยงมาทดแทน เพอไมใหเกดปญหาในการดาเนนงาน

4.3 วนเวลาทใชในการสมมนา จะก าหนดมากนอยเพยงใด ขนอยกบเรองทสมมนา และหวขอเรองทเกยวของ

กบการสมมนา วามขอบเขตกวางมากนอยเพยงใด ตองก าหนดใหทนตอการเตรยมการในทกเรอง โดยขนอยกบ

สภาพปญหาของเรองทตองการร และคณสมบตพนฐานของผเขารวมประชมสมมนา หากการดาเนนการไม

สามารถเปนไปตามแผนทก าหนดไว สามารถปรบเปลยนเพอความเหมาะสมไดบาง ตามความสนใจของผเขารวม

ประชม และสถานการณในขณะนน

5. องคประกอบดานงบประมาณ เปนองคประกอบทมความส าคญอยางยง เนองจากในการจดประชมสมมนาในแต

ละครงตองมคาใชจายเกดขน แตจานวนคาใชจายจะมากจะนอยเพยงใดขนอยกบรปแบบของการจด และการ

ควบคมใหเปนไปตามแผนทก าหนดไวหรอไม เพอใหการประมาณคาใชจายในการจดประชมสมมนาอยในภาวะท

เพยงพอ คณะผจดตองเตรยมการในสวนของงบประมาณตาง ๆ ไว ดงน

5.1 ประมาณการคาใชจายของแตละฝาย ผรบผดชอบตองจดทาประมาณการคาใชจายทคาดวาจะเกดขนทงหมด

ในรปของบญชคาใชจาย นาเสนอตอทประชมเพอพจารณาถงความเหมาะสมและความคมคา กอนทจะอนมต

15

5.2 รายการราคาคาใชจายสาหรบวสดอปกรณทคาดวามความจาเปนตองใช ควรมรายการราคาตามตลาด เพอ

การประมาณการจะไดไมมความคลาดเคลอนมากนก และควรค านงถงคาใชจายทอาจจะเพมขนได ซงอาจจะตอง

นาไปใสในคาใชจายอน ๆ หรอคาใชจายเบดเตลดเผอไวดวย

5.3 การจดทางบประมาณรวม เมอการวางแผนคาใชจายของแตละฝายเหนชอบจากทประชมแลว กใหจดทา

งบประมาณรวมทงโครงการ เพอเสนอผบรหารพจารณาอนมตตอไป

องคประกอบของธรกจการจดประชมสมมนาและการจดนทรรศการ

การประกอบธรกจการจดประชมสมมนาและการจดนทรรศการนน เปนธรกจทตองใชเวลาในการเตรยมการนาน

พอสมควรเพอใหงานนนออกมาดทสด บางครงอาจใชเวลามากกวา 2 – 3 ป ทงนขนอยกบรปแบบและความส าคญ

ของงานวาจะจดใหอยในระดบใด ในการจดงานแตละครงตองมผทเกยวของมากมายในการทจะทาใหงานน

ประสบความส าเรจ ดงนน การประกอบธรกจนตองเกยวของกบบคคลและธรกจตาง ๆ ดงตอไปน

1. เจาของงาน หมายถงผวาจางจดงานซงสามารถแบงเปนกลมใหญ ๆ ได 5 กลมไดแก องคการระหวางประเทศ

หนวยงานภาครฐ สมาคมวชาชพและธรกจระหวางประเทศ สถาบนการศกษา และองคการการกศล ซงแตละกลม

จะมจดมงหมายในการจดทแตกตางกนไป ดงน

1.1 กลมองคการระหวางประเทศ เชน องคการสหประชาชาต (United Nation) องคการคาโลก (World Trade

Organization) เปนตน โดยมวตถประสงคในการจดเพอใหสมาชกไดมการปรกษาหารอเพอใหไดขอยตในเรองใด

เรองหนง หรอเพอนาเสนอความกาวหนาในเรองใดเรองหนง หรอเพอการแลกเปลยนความคดเหนซงกนและกน

1.2 กลมหนวยงานภาครฐ ไดแก กรมอาเซยน กรมสงเสรมอตสาหกรรม เปนตน โดยมวตถประสงคในการจด

เพอแถลงนโยบายของรฐ การก าหนดวาระแหงชาต แถลงขาวประชาสมพนธของหนวยงาน การเปดตวโครงการ

ของหนวยงาน

1.3 กลมสมาคมวชาชพและธรกจระหวางประเทศ ไดแก หอการคา สมาคมนกหนงสอพมพ เปนตน โดยม

วตถประสงคในการจดเพอประชมคณะทางานในระดบตาง ๆ เพอใหสมาชกไดมการเจรจาหาความรวมมอระหวาง

กน เพอเปนการเพมพนความรในวชาชพ และแลกเปลยนความคดเหนซงกนและกน

1.4 กลมสถาบนการศกษา ไดแก มหาวทยาลยทงภาครฐและเอกชน โดยมวตถประสงคเพอแลกเปลยนขอมล

ทางวชาการ การประชมประจาปสาหรบผบรหาร การนาเสนอผลงานทางวชาการ

16

1.5 กลมองคการการกศล ไดแก สภากาชาดไทย มลนธตาง ๆ เปนตน โดยมวตถประสงคเพอการจดประชมประ

จาปแกสมาชกในระดบตาง ๆ

2. ผรวมงาน โดยทวไปมกเปนสมาชกของสมาคม หรอองคการ หรอบคลากรในหนวยงานทจางจดงานขน บางครง

อาจมการเชญชวนผสนใจจากภายนอกเขารวมงานดวยกได

3. สถานทจดงาน โดยทวไปจะเปนสถานทขนาดใหญ มหองประชมหลายหองหลายขนาด มอปกรณททนสมยและ

เพยงพอตอความตองการ รวมไปถงสงอานวยความสะดวกภายในสถานทจดประชม ไดแก ความหลากหลายของ

ประเภทอาหาร ศนยบรการธรกจ จานวนหองนา ระบบการสอสารทรวดเรว หองปฐมพยาบาล เปนตน

4. สายการบน มบทบาทส าคญมากในกรณทเปนการจดงานระดบนานาชาต หรอระดบโลก เนองจากเปนพาหนะ

รบ – สงผโดยสารทมารวมงาน ซงทาใหสายการบนมรายไดเพมมากขน ดงนนสายการบนจงใหการสนบสนนใน

เรองของบตรโดยสารราคาพเศษ จดเจาหนาทใหคาแนะนาและขอเสนอแนะในการเดนทาง ชวยประชาสมพนธ

ขาวสารของการจดงาน รวมถงการจดหนวยบรการดานบตรโดยสาร ณ สถานทจดงาน

5. ผจดงาน หมายถงผทไดรบความไววางใจจากเจาของงานเพอใหทาหนาทดแลการจดงานทงหมด หรอเกอบ

ทงหมดแลวแตการตกลงกบเจาของงาน โดยผจดงานแบงออกเปน 4 ประเภท ตามความรบผดชอบของการจดงาน

ดงน

5.1 Professional Conference Organizer (PCO) หมายถงผทมทกษะและความช านาญในการวางแผนและจด

ประชมนานาชาต

5.2 Professional Exhibition Organizer (PEO) หมายถงผทมทกษะและความช านาญในการวางแผนและจด

แสดงสนคาหรอนทรรศการนานาชาต

5.3 Destination Management Company (DMC) หมายถงผดแลการบรการภายในทองถน ใหแกผรวมงานตงแต

การรบจากสนามบนจนถงการสงกลบ และรวมถงการจดการทองเทยวแบบ Sight Seeing การทองเทยวในรปแบบ

อน ๆ และการจดงาน Theme Parties

5.4 Event Management Company (EMC) หมายถงผทมทกษะดานการจดงานแสดง รนเรง แสง ส เสยง เพอ

ความบนเทงของผรวมงาน

6. โรงแรม หองพกและสงอานวยความสะดวกภายในโรงแรมตองอยในระดบมาตรฐานโลก เปนโรงแรมระดบ 4 –

5 ดาว กลาวคอภายในโรงแรมและหองพก ควรตองประกอบไปดวย หองประชม หองอาหาร หองพก สระวายนา

17

ศนยออกกาลงกาย ตเกบของมคา อนเตอรเนตระบบความเรวสง โตะเขยนหนงสอ เครองตม นาชากาแฟ

เครองปรบอากาศ ตเยน โทรทศน เคเบลทว เครองทานาอน โทรศพท

7. การขนสงภายใน สถานทจดงานตองมบรการขนสงสาธารณะประกอบดวย รถแทกซ รถไฟฟา รถไฟฟาใตดน

รถบส รถไฟ ทางเทาของคนเดนถนน บรการรถรบสงของโรงแรม บรการรถเชา และบรการรถเชาพรอมคนขบ

8. แหลงทองเทยว บรเวณใกลเคยงสถานทจดงานตองมสถานทสนทนาการและวฒนธรรมภายในเมอง

ประกอบดวย ภตตาคารและบาร ศนยการคา ศนยสขภาพ พพธภณฑ สระวายนา ศนยธรรมชาตและการทองเทยว

สนามกอลฟ ชายหาด สวนสนก สถานทสาหรบจดงานเลยง การแสดงมหรสพ เปนตน

9. ผรบจางเหมาชวงงาน เปนสงทส าคญและจาเปนสาหรบการประกอบธรกจการจดประชมสมมนาและการจด

นทรรศการ ทจะทาใหงานประสบความส าเรจบรรลตามเปาหมายทตองการได ผรบจางเหมาชวงงานทส าคญ ๆ

ประกอบดวย

9.1 บรษทรบทาโฆษณา (advitising agency) ดแลในเรองโฆษณาประชาสมพนธงาน ทาปายคทเอาท ทาแผน

พบ ออกแบบสญลกษณงาน และจดทาเอกสารเผยแพรทเกยวของกบงาน

9.2 บรษทขนสงสนคา (freight handing agent) ทาหนาทขนสงสนคาทตองการนามาใชหรอจดแสดงในวนงาน

รวมทงการสงกลบ ทงทางเรอและทางอากาศ รวมทงการขนยายโดยไมใหเสยหาย แตกหก หรอขนสงไมใหเกด

ความลาชา

9.3 บรษทใหเชาอปกรณเครองมอตาง ๆ (audio visual equipment suppliers) เปนผจดหาเครองมออปกรณตาง

ๆ ไดแก จอโทรทศนขนาดใหญ ไมโครโฟนชนดตาง ๆ เครองถายทอดเสยงแปลภาษา หฟง เครองฉายภาพ (LCD

projector) เครองอดเสยง โทรศพท เครองฉายสไลด กลองวดทศนพรอมอปกรณขาตง รวมไปถงระบบแสง ส เสยง

9.4 บรษทใหบรการดานเทคโนโลยสารสนเทศ (IT company) ตองเปนบรษททเชยวชาญนาเชอท และ

ใหบรการดานเทคโนโลยสารสนเทศ ไดแก การแบบเวบไซตสาหรบงานโดยเฉพาะ ระบบการลงทะเบยนออนไลน

เพอเขารวมงาน การใหเชาเครองคอมพวเตอรทงแบบตงโตะ และแบบพกพา เปนตน

9.5 ผรบเหมางานตดตงอปกรณเกยวกบไฟฟา (electricity equipment) เปนผจดหาและตดตงอปกรณไฟฟา

เพมเตมจากทมอย โดยเรมตงแตการวางแผน ตดตงอปกรณ เดนสายไฟ ควบคมระบบจายกระแสไฟฟา

9.6 ภตตาคารและผจดหาอาหาร สาหรบการดแลอาหารทอยนอกสถานทจดงาน เชน การรบประทานอาหารคา

นอกสถานท การจดเตรยมอาหารสาหรบงานเลยงสงสรรค เปนตน

18

9.7 ฝายรกษาความปลอดภย (security guards) ทาหนาทจดระบบรกษาความปลอดภย รวมไปถงการตดตง

เครองสแกน (scanner) สาหรบตรวจจบวตถระเบด และสงผดกฎหมาย

9.8 บรษทนาเทยว (tour operation) มหนาทพาผเขาประชมหรอผตดตามไปทองเทยวตามสถานทตาง ๆ รวมทง

การพาไปทากจกรรมเพอการผอนคลายความตงเครยด เชน การนวดแผนไทย การทาสปา การทาอาหารไทย การซอ

ของทระลก เปนตน

9.9 ผรบเหมาอน ๆ ไดแก บรษทรบจดหาพธกร นกรอง นกเตน ดารานกแสดง เพอมารวมงานในพธเปด

บรษทใหเชารถโดยสาร บรษทรบทาความสะอาด บรษทรบแลกเปลยนเงนตราตางประเทศ บรษทใหเชา

เฟอรนเจอร เปนตน

10. ลามหรอผแปลภาษาตางประเทศ พรอมอปกรณ (simultaneous interpreters and equipment) ส าคญและจาเปน

สาหรบการจดงานระดบนานาชาต

11. สงอานวยความสะดวกอน ๆ ทควรมอยใกลเคยงบรเวณสถานทจดงาน ไดแก ธนาคาร สถานพยาบาล รานขาย

ยา ททาการไปรษณย รานสะดวกซอ หางสรรพสนคา เปนตน

องคประกอบของงานแสดงสนคา

งานแสดงสนคาเปนงานทตองมการวางแผนการจดการทด โดยเฉพาะสถานทจดงานตองมความเหมาะสม ม

ระยะเวลาในการจดทแนนอน ในบางครงอาจมการจดแสดงนทรรศการเพอผลประโยชนทางธรกจและ

ผลประโยชนทางการคารวมดวย เพอสรางสสนใหแกงานกได โดยทวไปงานแสดงสนคามองคประกอบทส าคญ

ดงน

1. ผจดงาน นบวาเปนองคประกอบทส าคญ ในการทจะทาใหการจดแสดงสนคามความนาสนใจ และนาไปส

ความส าเรจของการจดงาน เนองจากผจดงานตองทาหนาทวางแผนการตาง ๆ ทงหมด ตงแตก าหนดการจดงาน

แสดงสนคา เลอกประเภทสนคาทจะนามาจดแสดงโดยค านงถงความตองการของผเยยมชมงานทเปนกลมใหญเปน

ส าคญ การจดเตรยมสถานทรวมถงอปกรณในการจดแสดงงาน มกจะเลอกสถานททเปนแหลงผลตสนคาประเภท

นนหรอบรเวณใกลเคยง การเชญชวนผประกอบการจากภาคสวนตาง ๆ ใหมารวมแสดงสนคา การโฆษณา

ประชาสมพนธงานสผชมงาน ผจดงานอาจเปนไดทงภาครฐหรอเอกชน หรออาจเปนความรวมมอระหวางกน

โดยทวไปผจดงานแสดงสนคาหากมความเปนมออาชพ มผลงานเปนทยอมรบ มทมงานทด ผประกอบการสวน

ใหญจะใหความเชอถอ และเตมใจในการนาสนคามารวมจดแสดง เนองจากสะดวกและประหยดคาใชจายในการ

แนะนาสนคาตอผบรโภค

19

2. ผเขาชมงาน เปนองคประกอบทบงชถงความส าเรจของการจดงานแสดงสนคาของผจดงาน กลาวคอถาผจดงาน

เลอกวนเวลาในการจดแสดงสนคาไดอยางเหมาะสม สถานทจดงานมความสะดวกสบายในการเดนทางเขาถง การ

ประชาสมพนธทสามารถดงดดใหเกดการรบร รวมไปถงประเภทของสนคาทจดแสดงตอบสนองตอความตองการ

ของผชมงาน เนองจากผเขาชมงานสวนใหญกคอผทตองการซอสนคาทนามาจดแสดง อนเนองมาจากความพง

พอใจในสนคาแตเดมแลว หรออาจมความตองการทดลองสนคาใหม ๆ ทตางไปจากทเคยใชอยเปนประจา แตกยงม

ชมอกบางสวนทตองการมาชมงานเพอการศกษาหาขอมลของสนคาตามความสนใจหรอเพอตอยอดสนคาของ

ตวเอง หรออาจมาชมเพอการเจราจาทางธรกจกบผประกอบการโดยตรง

3. ผประกอบการ หมายถงผทรวมนาสนคามาจดแสดง ซงมกจะเปนผผลตและเปนผจดจาหนายดวย ซงอาจจะเปน

ผประกอบการภายในประเทศหรอตางประเทศกได หรออาจจะเปนการรวมกลมระหวางผประกอบการดวยกน

หรออาจจะเปนหนวยงานทงภาครฐและเอกชนทใหการสนบสนนการจดงานแสดงสนคาในครงนน ทงน

ผประกอบการเหลานตองมคณสมบตเปนไปตามเงอนไขทผจดงานก าหนดไว ถงแมวาสนคาของผประกอบการแต

ละรายจะมความหลากหลายและแตกตางกนไป ผจดงานจะเปนผพจารณาคดเลอก และแบงประเภทสนคาทนามา

จดแสดงไดอยางเหมาะสม ซงสะดวกสาหรบผชมงานในการเลอกพจารณาตามความตองการ

4. หนวยงานบรการ หมายถงหนวยงานทใหบรการตาง ๆ ทเกยวของกบการจดงานแสดงสนคา เชน บรษทบรการ

ขนสงสนคา บรษทบรการจดพมพเอกสารโฆษณา บรษทรบบรการตดตงบธ เปนตน หนวยงานบรการเหลานจะ

ชวยอานวยความสะดวกแกผประกอบการ ทาใหประหยดเวลาและคาใชจาย โดยทวไปงานจดแสดงสนคาไมวาจะ

ขนาดเลกหรอขนาดใหญ มกจะมการจดบรการตดตงบธตามขนาดทผจดก าหนด โดยมการคดคาบรการตามขนาด

ของบธ สวนการตกแตงและการจดวางสนคา จะเปนหนาทของผรวมแสดงสนคา

5. บคคลส าคญและสอมวลชน เปนองคประกอบทมความส าคญตอผจดงานเปนอยางยง เพราะจะเปนผททาหนาท

เผยแพรขาวสารการจดงาน ไปสสงคมและแวดวงธรกจไดอยางกวางขวางและรวดเรว เปนผลใหผเขาชมงานไดรบ

รก าหนดการจดงาน และความนาสนใจของการจดงานในแตละครง บคคลส าคญหรอผทมชอเสยงเปนทยอมรบใน

สงคม เชน นกธรกจทมชอเสยง นายกสมาคม ผนาทางการเมอง ดารา เปนตน โดยบคคลเหลานอาจมาเปนประธาน

ในพธเปดงาน เยยมชมงาน เปนวทยากรบรรยาย หรอมารวมงานในพธเปดหรอชวงใดชวงหนงของการจดงาน ซง

บคคลเหลานมสวนชวยใหงานดมความนาเชอถอและมความนาสนใจมากยงขน ขณะเดยวกนยงชวยดงดดผชมงาน

กลมใหม ๆ เขามาชมงานไดอกดวย

20

บทบาท หนาทและความรบผดชอบของผจดงาน

Travel Management company (TMC) คอองคกรมออาชพทด าเนนงานการจดการเรองทการเดนทางแบบธรกจ

(Business Travels) ตงแตเรองการจองตว การคดเลอกสถานททจะเดนทาง รวมไปถงด าเนนการเรองอนๆท

เกยวของใหกบบรษทหรอองคกรทมความประสงคตองการจะเดนทางจากสถานทแหงกนงไปยงทแหงหนง

Destination Management Company (DMC) คอองคกรมออาชพทมความรความเขาใจในทองถน ความเขาใจใน

ทรพยากรตางๆ ทมอยในพนทนนๆไมวาจะเปนผใหบรการอนๆทงทางดานโรงแรม ระบบขนสง รวมไปถงความ

เขาใจในการด าเนนการจดเตรยม วางแผน และจดงานตางๆไมวาจะเปนกจกรรมพเศษ (Special Event) การประชม

(Meetings) รวมไปถงการขนสงและการทองเทยว

การใชบรการของ DMC จะชวยใหลกคาไดรบประโยชนตางๆดงตอไปน

-การใหบรการแบบครบงวงจร (One Contact-One Payment and One stop service) ตงแตเรองการจองสถาน ทพก

การเดนทาง กจกรรมพเศษตางๆ กฎระเบยบและพธการตางๆการเตรยมงานจดงาน ฯลฯ

-ความรความเขาใจถงบรการทดทสดทอตสาหกรรมในพนทนนๆมไมวาจะเปนดานสถานทจดงาน รานอาหาร

ระบบขนสง เพอใหผใชบรการไดรบประสบการณทดทสดภายใตงบประมาณทก าหนด

-ความสมพนธอนดอยางตอเนองกบผใหบรการดานตางๆ ในทองถนสงผลให DMC สามารถเจรจาตอรองให

ลกคาไดอยางมประสทธภาพ

-ความคดสรางสรรคในการพฒนารปแบบของกจกรรมตางๆ ตามวตถประสงคและความตองการของลกคา

Convention and Visitors Bureau (CVB) เปนองคกรหลกทมหนาทในการสงเสรมและสนบสนนอตสาหกรรม

ไมซของเมองหรอของประเทศนนๆโดย CVB สวนใหญมกจะเปนหนวยงานทจดตงโดยรฐ โดยหนาทของ CVB

ในอตสาหกรรมการประชมองคคอการด าเนนการชวยสนบสนนสงเสรมพนทหรอประเทศนนๆใหเปนทสนใจของ

องคกรทจะจดประชม นอกจากนบทบาทของ CVB คอการชวยสนบสนนดานขอมลใหแกผทสนใจจะเขามาจด

ประชมในประเทศ CVB ของประเทศไทยทชวยในการสนบสนนสงเสรมอตสาหกรรมการประชมองคกร คอ

ส านกงานสงเสรมการจดประชมและนทรรศการ (องคกรมหาชน) หรอ สสปน.

The Thailand Incentive and Convention Association (TICA) สมาคมสงเสรมการประชมนานาชาต(ไทย) เปน

สมาคมทไมไดแสวงหาก าไร โดยมเปาหมายทจะชวยสนบสนนอตสาหกรรมการประชมองคกร การทองเทยวเพอ

เปนรางวล การประชมวชาชพและประชมสมาคมนานาชาต รวมไปถงงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต

21

โดยสมาชกของ TICA ประกอบไปดวย ผประกอบการตางๆ ทอยในอตสาหกรรมไมซตางๆ ไมวาจะเปน DMC

PCO PEO ผรบชวงตอ (Contractor) ศนยประชมและศนยแสดงสนคา บรษทโฆษณา โดย TICA มวตถประสงคใน

การชวยสรางการรบรถงศกยภาพของอตสาหกรรมไมซไทย

International Association of Professional Congress Organizers (IAPCO) เปนองคกรทไมไดแสวงหาผลก าไร

มเปาหมายเพอใหเปนศนยกลางของการแลกเปลยนขอมล ประสบการณ ของผทประกอบอาชพอยในอตสาหกรรม

การประชมนานาชาตครอบคลมทงการประชมองคกร การประชมสมาคมและประชมวชาชพ การประชมนานาชาต

Professional Convention Organizer (PCO) คอองคกรหรอบรษททมความเชยวชาญในการจดงานประชมวชาชพ

มบทบาทหลกในการจดการประชมดงนคอ

- ใหค าปรกษาในเรองเกยวกบสถานทการจดงานหรอการจดประชม การวางแผนพธการเปด-ปดงานประชม

การลงทะเบยนผเขารวมงาน การจดโปรแกรมการประชม การหาและจดจองสถานทพกใหกบผเขารวมประชม เปน

ตน

- ประสานงานและจดการดานตดตอวทยากร เตรยมอปกรณส าหรบการน าเสนองาน ตดตงระบบคอมพวเตอรใน

การน าเสนอขอมลการประชม การยนยนการลงทะเบยน การช าระคาลงทะเบยน เปนตน

- การจดตงศนยประสานงานอ านวยความสะดวกในระหวางการประชม เชนการประสานงานเกยวกบระบบ

โทรศพท โทรสาร การถายเอกสาร เปนตน

- จดท ารายงาน สรปผลการประชม สรปยอดรายรบ-รายจายในการจดการประชม จดท าแบบประเมนการจดงาน

และสงจดหมายขอบคณหลงจากจบงานประชม เปนตน

- การใหบรการอนๆ เชนชวยสงเสรมและหาตลาดส าหรบจดประชม โดยใชสอตางๆ รวมทงการหาผใหการ

สนบสนน (sponsor) ดวย เปนตน

Professional Exhibition Organizer (PEO) หมายถงธรกจทจดงานนทรรศการหรองานแสดงสนคาและบรการ

รวมถงนวตกรรมตางๆ ซงมบทบาทในการสรางภาพลกษณทดของงานนทรรศการหรองานแสดงสนคา การ

ประชาสมพนธเพอชกชวนใหผประกอบการหรอผบรโภคเขารวมชมงาน การเลอกสถานทจดงานนทรรศการหรอ

งานแสดงสนคา และในบางกรณอาจจะมการประชมหรอเสวนาควบคกนไปดวย เพอสรางมลคาเพมและไดรบ

รายไดเสรมจากการจดประชม

22

บทท4

การวเคราะหความเปนไปไดในการจดงาน การวางแผน การจดท าและเสนอโครงการ

ตวอยาง Case study

ใบเสนอโครงงาน

ประเภทกจกรรม : งานแสดงสนคาเกยวกบพนธขาวและการเพาะปลก

ชอกจกรรม (ภาษาไทย) : " ขาวไทยสครวโลก"

ชอกจกรรม (ภาษาองกฤษ) : The Rice become to The World

วนทจดแสดง : 5 - 7 มถนายน 2560

วนทรบสมคร : 1 มนาคม - 15 พฤษภาคม 2560

สถานทจดกจกรรม : IMPACT Exhibition Center

กลมสนคา : Rice Products, Tools, Equipment

รายละเอยดกจกรรม : งานแสดงสนคาเกยวกบขาวไทยหลากสายพนธ การผลตการ

เกบรกษาการสงออก ผลผลตตางๆทแปรรปจากขาว พาหนะขนสง

International Trade shows case The Thai rice productions and storage, exporting, transport vehicles, rice farming

and crops for Agro-Industries sustainable development.

หนวยงานทจะเขามามสวนรวม : ส านกงานสงเสรมการคาการเกษตรและอตสาหกรรม

: กรมการขาว Rice Department

: กระทรวงเกษตรและสหกรณ

: ส านกงานสงเสรมการจดประชมและนทรรศการ TCEB

23

หลกการและเหตผล

1.1 สบเนองจากพระราชด ารในการปรบปรงพนธขาวใหมคณภาพและผลผลตทสงขนตลอดจนใหม

ความเหมาะสมกบสภาพภมประเทศรวมทงพฒนาวธการปลกในพนททมความแตกตางกน รวมทงใน

ดานอปกรณเครองมอ เครองใชตางๆใหมความทนสมย

1.2 ปฏบตตามแนวทางการด าเนนงานของรฐบาล

1.) ตองดแลเกษตรกรใหมรายไดเหมาะสมดวยวธการตางๆ

2.) ปรบโครงสรางการผลตสนคาเกษตรใหสอดคลองกบความตองการ

3.) การบรหารจดการทรพยากรน าของประเทศใหเปนเอกภาพ

4.) เพมขดความสามารถสหกรณกลมเกษตรกรทผลตสนคาเกษตร

ภาค พนทเพาะลก ชวงเวลาเกบเกยว

แนวโนม/ผลผลต/ราคา/ความตองการของตลาด

เหนอ

ทราบระหวางภเขา พ.ย. - ธ.ค.

ปรมาณผลผลตจะมความผนผวนมากขนอยกบ ปจจยสภาพแวดลอมกระแสแรงจงใจดานราคา ความนยมของผบรโภค จงอาจตองมการแปรรป เพมเตม หรอกระจายพนธขาว เพอเพมมลคา

อสาน ทราบ ต.ค. - ธ.ค กลาง ทราบทะเลและระหวางภเขา ธ.ค. - ม.ค ใต ทราบทะเลและระหวางภเขา พ.ย. - ก.พ.

24

1.3 ปญหาและขอจ ากด

ปญหาการขายขาวไมไดราคา ปญหาพอคาคนกลางกดราคา ตลาดสงออกมจ ากด ขาวราคาถกแต

ตนทนสง ชาวนาขาดความพรอมในการหาตลาดกระจายสงออกนอกพนท มาตรฐานของผลตภณฑทจะ

เขาสตลาดสากล รวมถงปญหาการขนสงและเกบรกษา

วตถประสงค

1. สงเสรมการแกปญหาขาวราคาตกต าของหนวยงานรฐบาล

2. เพมโอกาสและชองทางการตลาดสงออกผลผลตของชาวนาและชมชนสอตสาหกรรมขาวทงใน

และตางประเทศ

3. กระตนความสามารถในการผลตขาวและสงออกในเปาหมายการเปน “ผน าดานการผลตและสงออก

ขาวคณภาพด”

รางกจกรรม/เปาหมาย/พนทด าเนนงาน/ความพรอมงบประมาณ ผลผลต

กจกรรม พนทด าเนนงาน วนท งบประมาณ ผลผลต

จดสมมนา เจรจาธรกจแลก

เปลยนความคดเหน จาก

ตวแทนเกษตรจงหวด

หารอ ก าหนดขอตกลงและ

นโยบาย

ชมชนใหเปนไปในทศทาง

เดยวกน

• Miracle Grand

Convention Hotel

• Room : Magic3

• Fl.2

• U Shape type

3 มถนายน 100,000 • ผประกอบการ 80 คน

• เจาหนาท 20 คน

การจดประชมนานาชาต

จดการแลกเปลยนขอมล

• Miracle Grand

Convention Hotel

4 มถนายน 300,000 •เครอขายผประกอบการ

•ภาครฐบาล

25

ความคดเหน เชญสมาคม

กลมบคคลสายอาชพ

เดยวกน

และหนวยงานภาครฐท

เกยว เครอขาย SME และ

หนวยงานเกษตรจงหวด

• Room : Jupiter

• Fl.3

• Classroom type

•เครอขาย SME

•หนวยงานเกษตรจงหวด

จดแสดงงานนทรรศการ

โชวสนคาและจดจ าหนาย

• Impact

Exhibition

Center

• Challenge 1

5 มถนายน

6 มถนายน

7 มถนายน

12,000,000.- • ประชาสมพนธ

•เครอขายพนธมตร คคา

•การสงซอสนคา

•รายไดจากการจด

จ าหนาย

จดประชาสมพนธท า PR

• Press Conference /จด

แถลงขาวรอบสอ

• Partnerships and

Sponsorships

• Advertising /ท าโฆษณา

• สอออนไลน /

website

• สอโทรทศน

• สอสงพมพ

• จดหมาย

อเลกทรอนกส

เมษายน

(ยงไม

ก าหนดวน

แนนอน)

100,000 • ผคนรบรขาวสาร

26

27

ความเสยงและแนวทางการแกไข

ความเสยง แนวทางแกไข

1. ปญหาสภาพภมอากาศ - จดงานในพนทแบบอาคารปด

- หลกเลยงพนทการจราจรตดขด

- เลอกโรงแรมทพกใกลแหลงจดงาน

- เลอกสถานทใหเหมาะสม

2. ความตองการของผบรโภคทหลากหลาย - คดเลอกผลตภณฑจดแสดงทครอบคลมและ

ตรงตามความตองการของลกคาหรอผเขาชม

งาน

3. ภาวะเศรษฐกจในประเทศ - เพมการประชาสมพนธงานผานสอตางๆ

- หารอกบ Exhibitors จดทโปรโมชนหรอ

ราคาพเศษภายในงาน

- สนคาเปนสงทมความจ าเปนหนงในปจจย4

ควรสะทอนใหผเขารวมงานไดเหนถงความ

ส าคญ

การบรหารโครงการใหเปนไปแบบยงยน

การเลงเหนถงรายไดของเกษตรกรหรอชาวนาและผประกอบการในอตสาหกรรมการผลตขาวการ

จ าหนาย การตลาด ผลตภณฑดบ-แปรรป ของแตละกลมจงหวดเปนสงทตองด าเนนงานอยางตอเนอง

หากขาดการพฒนาทสบทอดตอไปสคนรนใหมหรอปราศจากการสรางมลคาเพม การประชาสมพนธ

28

หนวยงานตางๆทเกยวของจงเปนสวนส าคญทจะชวยขบเคลอนโครงการทจะผลกดนขาวไทยใหเปนท 1

ในภมภาคเอเชยและระดบโลก แนวทางกจกรรมทควรด าเนนสบตอๆไป ไดแก

- การใหความร ทกษะ แกผผลตและผประกอบการ สรางภาพลกษณทดและพฒนาบรรจภณฑ

- ประยกตใชเทคโนโลยเพอลดตนทนในการผลตและยดอายขาวหรอผลตภณฑแปรรป

- พฒนาเครอขายผผลตและผประกอบการก าหนดขอตกลงรวม ระเบยบและมาตรฐาน

การจดนทรรศการของโครงการใหเปนไปแบบยงยน / Green Management Exhibition Project

- จดหาตดตง Digital Signage เพอใหขอมลขาวสารตางๆบรเวณทางเขา แทนการใชปายกระดาษ

- เปดระบบดาวนโหลดแอพพลเคชนผานทางมอถอ/ จดท าไฟล pdf. เกยวกบขอมลนาสนใจของแตละบท

โดยแปะ QR Code ลงค ส าหรบเปนชองทางการดาวนโหลด แทนการแจกสอประชาสมพนธแผนพบ

- ลดการใชวสดอปกรณตางๆทสนเปลองหนมาใชการจดงานแบบ Green Boots Design/ Re-Board เชน

Display, Shelf, p.o.p, backdrop, Furniture etc.

- งดใชถงพลาสตกภายในงานแตใชถงขาวแปรรปในการใสบรรจภณฑและคงไวซงเอกลกษณของงาน

29

งบประมาณ

รายการ งบประมาณ แหลงเงนทน

การจดสมมนาแลกเปลยนเรยนรในการด าเนนและเจรจาธรกจ

การคาของตวแทนแตละจงหวดหรอตวแทนผประกอบการ

เพอก าหนดแนวทาง ทศทางการด าเนนตอๆไป

- คาหองประชม รวมอาหารและเครองดม 100,000 รฐบาล

- คาเชาทพกจ านวน 100 คน / รวม 1 คน

- คาตอบแทนวทยากร / ผด าเนนรายการ

- คาวสดอบรม จ านวน 100 คน

รวม 100,00

การจดประชมนานาชาตเพอก าหนดยทธศาสตรกลยทธจาก

สมาคมบคคลสายอาชพเดยวกน หนวยงานภาครฐ ตวแทน

จงหวดผประกอบการแบบ SMEs และองคกรณตางๆ

- คาหองประชม รวมอาหารและเครองดม 300,000 รฐบาล

- คาเชาทพกจ านวน 300 คน / รวม 1 คน

- คาตอบแทนวทยากร / ผด าเนนรายการ

- คาวสดอบรม จ านวน 500 คน

รวม 300,000

การจดนทรรศการ งานแสดงสนคานานาชาต - Public and Trade

Show

- คาสถานทในการจดงาน 12,000,000.- EXHIBITORS

30

- คาเชาเวท ตกแตงเวท

- การจดพธเปดงาน 500,000.- รฐบาล

- การจดกจกรรมงานแสดง

- คาวสดส านกงาน

- คาตกแตงภายในงาน เชน backdrop counter etc.

- คาใชจายในการตดตามผลและบรหารโครงงาน

รวม 12,500,000.-

โฆษณาประชาสมพนธงาน

- คาสอสงพมพ 100,000 รฐบาล

- คาวสด อปกรณเครองใชส านกงาน

- คาจดท าปาย Bill Board ตางๆ

- คาเชอเพลงและยานพาหนะ

- คาการหาแหลงเงนทนผสนบสนนตางๆ

รวม 100,000

คาใชจายอนๆ รวม 13,000,000

หมายเหต : คาเชาสถานท Impact Exhibition Center Mueng Thong Thani

รองรบ visitors 15,000 คน – จ านวนผออกบท 2,000 รานคา

อาคาร Challenger 1 - Standard Booth รองรบได 1,120 รานคา

อาคาร Challenger 2 - Standard Booth รองรบได 1,155 รานคา

พนทรวมทงหมด 40,000 ตร.ม. - ราคาเชาพนทรวม 12,000,000 บาท / 3 วน

เกบพนทคาแสดงงาน - บทละ 6,000 บาท / 3 วน

31

บทท5

ขนตอนการด าเนนงานการจดการประชมองคกร การประชมวชาชพ (Meeting, Conference, Convention)

การจดประชมแบงเปน 5 ขนตอนไดแก

ขนตอนท 1 องคกรทจดประชม

จดเรมตนของการจดปนะชมขององคกรใดๆกตามคงไมสามารถเกดขนไดหากปราศจากองคกร(Corporate) ทม

ความประสงคทจะจดการประชมองคกรขน อยางไรกดองคประกอบของการจดประชมองคกรนนจ าเปนทจะตองม

การก าหนดวตถประสงคอยางชดเจน อยางไรกดการประชมองตกรในแตละครงจ าเปนทจะตองตอบเปาหมายหลก

ขององคกรในภาพรวม รวมถงสอดคลองกบการทจะชวยพฒนาจดแขงและลดจดออนตางๆ ทเกดขนและชวยให

พนกงานและบคลากรขององคกรทมโอกาสในการเขารวมประชมสามารถปฎบตหนาทไดอยางมประสทธภาพมาก

ขน ซงจาก Strategic Meeting Management Process Handbook (SMMP) ทจดท าขนโดย Meeting Professionals

International (MPI) ผทอยในองคกรทจะจดประชมจ าเปนตองมการวางแผน จดเตรยมขอมลและวเคราะห

องคประกอบขององคกรตนเอง เปาหมายขององคกรโดยรวมผานทางการสมภาษณผมสวนเกยวของทจะไดรบ

ผลกระทบจากการประชมองคกรโดยประเดนหลกๆ ในการสมภาษณ มดงนเชน

1. ระบแผนกลยทธขององคกรและเปาหมายขององคกรทงในระยะสนและระยะยาว

2. ระบวาองคกรและบคลากรอยในอตสาหกรรมประเภทใด

3. ระบวาใครคอลกคาขององคกรทงภายในและภายนอก

4. ระบใครคอลกคาขององคกรทงภายในและภายนอก

5. ระบวฒนธรรมองคกรและวฒนธรรมในการด าเนนงานภายในองคกร

องคกรสามารถด าเนนการวเคราะหจดแขง จดออน โอกาส และอปสรรค (SWOT Analysis) ขององคกรไดอยางม

ประสทธภาพ และชวยใหผมสวนเกยวของในองคกรเหนภาพรวมทงจดแขง ประเดนปญหาตางๆทอาจจะเกดขน

และชวยใหผบรหารทราบถงความส าคญทจะด าเนนการจดการประชมถงประเดนหลก

Company TMC DMC

(Thai) Hotel Logistics

Other Service

Provider

32

เมอทางผทรบผดชอบการจดประชมภายในองคกรเหนภาพรวมขององคกรแลวจะชวยใหสามารถก าหนดโจทย

ของการประชมและระบวตถประสงคของการจดประชมองคกรไดอยางมประสทธภาพ เมอด าเนนการระบ

วตถประสงคประชมเสรจสนแลว ทางผรบผดชอบในองคกรด าเนนการจดเตรยมงานประชมเพอทตอบบโจทยและ

วตถประสงคดงกลาวได 2 วธ อนไดแก ผรบผดชอบการจดประชมในองคกรด าเนนการจดเตรยมงานประชม

ทงหมดเอง ตงแตตนจนจบไมวาจะเปนการด าเนนการคดเลอกสถานทจดประชม จดเตรยมหองพก และการเดนทาง

และระบถงบางกจกรรมทอาจจะจ าเปนตองมการจดจางผเชยวขาญมารบชวงงานตอในบางกรณ ซงการประชม

องคกรททางบคลากรขององคกรนนๆ ด าเนนการจดเองสามารถท าไดในกรณทไมมการเดนทางไปจดงานยง

ตางประเทศและไมซบซอนมากนก อกกรณคอทางผรบผดชอบของการจดงานในองคกรอาจจะด าเนนการตดตอกบ

บรษท Travel Management Company (TMC) หรอบรษท Destination Management Company (DMC) ในประเทศ

ทองคกรนนๆ อย รวมถงผวางแผนจดงานประชมมออาชพ (Professional Meeting Planner ) เพอใหชวยด าเนนการ

จดเตรยมงานประชมองคกรทตอบโจทย และวตถประสงคทวางไวทงหมด ตงแตตนจนจบการประชม หนาท TMC

และ DMC จะถกอธบายนล าดบตอไป

ขนตอนท 2 Travel Management Company (TMC ) ในตางประเทศ

Travel Management Company เขามารบผดชอบดแลการจดงานประชมองคกรของบรษท ทางผจดงานจ าเปนท

จะตองด าเนนการดงตอไปน ไดแก การด าเนนขอใหทางบรษท TMC ตางๆ สงขอเสนอทางเทคนคเขามาใหแกทาง

บรษททตองการจดงานประชมซงองคกรประกอบของขอเสนอทางเทคนคควรทจ าสอดคลองกบโจทยความ

ตองการขององคกรทไดด าเนนการระบไปใหบรษท TMC ทตองการเสนอตวเขามาจดงาน และจะประกอบไปดวย

ดานตางๆ เชน ขอมลส าหรบตดตอ ของบรษททจะเขามารบจดงาน รายละเอยดเกยวกบงานประชมองคกรซง

ประกอบไปดวยชอของงานวนเรมตนและวนสนสดของความตองการดานตางๆ ทงในดานสถานท อาหาร สง

อ านวยความสะดวก กจกรรมตาง จ านวนบคลาหรทจะใชในงาน รวมถงความตองการพเศษอนๆ ซงอาจจะแตกตาง

กนไปตามแตละวตถประสงคของประชมองคกรทตองการจะจด นอกจากนขอเสนอทางเทคนคยงจะตองประกอบ

ไปดวยประสบการณตางๆ ทบรษททตองการจะเขามารบงานเคยด าเนนการ และทายทสดงบประมาณนส าหรบใน

การใชจดงาน นอกจากจะด าเนนการจดเตรยมงานประชมและดแลภาพรวมในทกๆดานของงานตงแตตนจนตบแลว

TMC ยงมความเขาใจถงความส าคญและความพเศษของการประชมองคกรตางๆ ทแตละองคกรตองการ มความ

เปนมออาชพมากกวาบรษทน าเทยวทวไป และสามารถน าเสนอรปแบบของการใหบรการทตอบโจทยทง

วตถประสงคของการจดประชม วตถประสงคขององคกรรวมถงเปาหมายโดยรวมของบรษท

33

ทาง TMC ไดสงขอเสนอทางเทคนคเขามาใหทางผรบผดชอบในการจดงานขององคกรพจารณา สงทผรบผดชอบ

ในการจดงานขององคกรตองพจารณาประกอบไปดวย

1. คณภาพของงาน ซงอาจจะดไดจากงานประชมตางๆ ท TMC นนๆ เคยจดมา หรอผานทางการสอบถาม

บรษทอทนๆ ทเคยใชบรการของบรษท TMC นนๆ

2. ราคาคาจางของ TMC ทเสนอมา ซงคณภาพของงานตองสอดคลองกบราคาท TMC เสนอมาความยดหยนของผ

รบจาง เชน หากองคกรหรอบรษทตองการทจะเปลยนแปลงรายละเอยดในการจดงานผจดงานจะอนญาตใหมการ

เปลยนแปลงไดมากนอยเพยงใด

3. Value - Added Service บรการเสรมนอกเหนอจากททางบรษทหรอองคกรไดระบไวเบองตนประวต

ความสมพนธขององคกรกบบรษททรบจดงาน

ซงในแตละองคกรอาจจะมเกณฑในการพจารณานอกเหนอไปจากเกณฑ โดยหากบรษท TMC ใดไมสามารถเขา

มาเสนอตางๆ พรอมด าเนนการพาผมสทธในการตดสนใจไปเยยมชมสถานทส าหรบจดงาน

เมอองคกรได TMC ทตองการเขามาจดงานเปนทเรยบรอยแลวในล าดบถดไป TMC จะเรมด าเนนการตดตอ

ประสานกบบรษททอยในประเทศปลายทาง เชน Destination Management Company และบรษททเปน Specialty

Contractor ตางๆ ใหสงขอเสนอทางเทคนคเขามา ในประเทศปลายทางตางกยงจ าเปนทตองสงขอเสนอทางเทคนค

เขามาใหกบ TMC อยดเพอท TMC จะไดสามารถคาดการณวางแผนคาใชจายทงหมดทตองใชการจดจาง DMC

และ Service Provider อนๆในประเทศปลายทางทจดประชมไดอยางมประสทธภาพ

ขนตอนท 3 Destination Management Company ในประเทศปลายทาง

ในกรณท TMC ไดด าเนนการตกลงกบองคกรทจะจดประชมองคกรวาจะจดงานในประเทศใดแลว ทาง TMC จะ

ด าเนนงานตดตอกบ DMC ทมความสมพนธกบในประเทศปลายทางนนๆ เพอใหสงขอเสนอทางเทคนค รวามถง

สงการประมาณการคาใชจายตางๆ ไมวาจะเปนทงคาทพก คาเดนทางภายในประเทศปลายทาง คาอาหารและ

เครองดมรวมถงคาภาษตางๆ กลบมาใหทาง TMC เพอพจารณาเลอก DMC ทสามารถตอบโจทยความตองการ

จดเตรยมสถานทพก สถานทประชม กจกรรมตางๆ ททางองคกรตองการจะด าเนนการนอกเหนอจากการประชมท

ตอบโจทยวตถประสงคจองการประชมองคกรนนๆ

34

ขนตอนท 4- 5 โรงแรม บรษทขนสง และบรษท อนๆ

ในปจจบนโรงแรมมบทบาททส าคญในการจดประชม โดยมบรษทมกจะเลอกโรงแรมระดบ 4-5 ดาว ทตรงกบ

ความตองการ เมอ TMC ไดด าเนนการเลอก DMC ทจะมาดแลเรองการจดงานประชมองคกรในประเทศปลายทาง

เปนทเรยบรอยแลว งานทงหมดจะถกสงตอมายง DMC ในประเทศปลายทางในการจดเตรยมงานตางๆ ไมวาจะ

เปนการจองสถานทพกทตอบโจทยของผเขารวมประชม การจดเตรยมหองประชม การจดเตรยมเรองเอกสาร

ส าหรบการประชม รวมไปถงการดแลเรองความปลอดภยการเดนทางจากสถานทพกไปยงทประชม หรอจากท

ประชมไปยงสถานทอนๆ โดยสวนใหญหากมการจดงานประชมองคกรในโรงแรม อยางไรกดหากงานประชมนน

เปนงานประชมองคกรของบรษทขามชาตทมสาขาอยในหลายประเทศและมสมาชกเขารวมประชมเปนจ านวน

หลายรอยคนแลวละก หองประชมของโรงแรมอาจจะไมเพยงพอส าหรบจ านวนผทเขารวมประชมท าใหจ าเปนท

จะตองมการจดประชมองคกรในศนยประชม (Convention Hall/ Convention Center) แทน สงผลใหจ าเปนทจะตอง

มการเดนทางระหวางสถานทพก ไปยงทประชมซงในกรณทสถานทพกกบศนยประชมมการเชอมตอกนดวยระบบ

ขนสงมวลชน ในกรณทศนยประชมไมมระบบขนสงมวลชลเขาถง นนหมายความวา DMC จ าเปนทจะตองตดตอ

กบบรษทขนสงเพอวางแผนเตรยมการเรองการเดนทางจากสนามบน ไปยงสถานทพก และจากสถานทพกไปยงท

ประชม โดยเฉพาะในกรณทมพนกงานขององคกรเขารวมประชมเปนจ านวนหลายรอยคน ซงรถของทางโรงแรม

หรอสถานทพกอาจจะไมเพยงพอ และจ าเปนทจะตองมการเชารถบสเพอใชในการขนสงพนกงานแทน และเมอ

การจดงานประชมองคกรนนๆ เสรจสนทางผรบผดชอบในการจดเตรยมงานของทางองคกรเอง และTMC จะตอง

ด าเนนการประเมนผลทไดจากการประชมองคกรวาสามารถบรรลวตถประสงคทไดวางไวในตอนแรกหรอไมและ

สามารถชวยใหผเขารวมประชมและพนกงานในองคกรสามารถด าเนนงานภายหลงจากการจดประชมผานพนไป

ไดมประสทธภาพมากขน

35

ชวงการวางแผน

ชวงการขาย ชวงการสราง

งาน ชวงประเมนผลการจดงาน

บทท6

ขนตอนการด าเนนงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต

(trade,domestic/Int’ ,Exhibition)

โอกาสและชวงวางทางการตลาด • สถานทจดงาน

ของอตสาหกรรมตางๆ •——PEO——• • general service contractor

• บรษทขนสง

• ผใหบรการดานอนๆ

PEO จะมการด าเนนการโดยแบงออกเปน 4 ชวงโดยประกอบไปดวย

ชวงท 1 ชวงการวางแผน

ตามทชอไดระบไวชวงนประกอบไปดวยองคประกอบหลายๆประการทจะน าไปสความส ารจในการจด

งานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต องคประกอบอนดบแรกไดแก การพฒนากรอบตนแบบของงาน

(Deveopment of concept) ซงเกยวของกบรายละเอยดตางๆ มลคาของการจดงานแสดงสนคาและ นทรรศการ

นานาชาต เปาหมายททางผจดการตองการไดรบจากการจดงานดงกลาวไมวาจะเปนจ านวนผเขารวม งาน พนทท

ขายได ตามมาดวยองคประกอบเชน เปาหมายในการก าหนดด าเนนงาน(mission statement) และการวางวศยทศน

(vision) โดยองคประกอบตางๆ เปนการชวยชใหหนเปาหมายทชดเจนของงานนแสดงสนคาและนทรรศการ

นานาชาตทท าลงจะจดขน ในล าคบถดไปสงทผจดงานจ าเปนทจะตองด าเนนการกคอการจดท าแผนธรกจ

(business plan) โดยอาศยกรอบตนแบบของงานเปนพนฐาน

โดยหลกแลวแผนธรกจประกอบไปดวยขนตอนทจะชวยก าหนดเปาหมายระยะยาวขององคกรหรอบรษทและ

พฒนาแผนการด าเนนงานดงกลาวขนมาเพอบรรลปาหมายนนๆ ซงแผนดงกลาวจะเกยวของกบจดหมายทองคกร

ตองการจะไปและรปแบบของงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต ทบรษทหรอผจดงานตองการจะใหเปนใน

36

อนาคตซง องคประกอบของแผนธรกจจะประกอบไปดวยองคประกอบทส าคญดงตอไปน เชน วตถประสงค กล

ยทธขององคกรหรอบรษททวางไวเพอใหบรรลวตถประสงคนนๆ รวมไปถงโครงสรางของคณะท างานทวางไว

ส าหรบการจดงานเมอวตถประสงคและโครงสรางไดรบการจดท าแลวองคประกอบในล าดบถดไปของแผนธรกจท

ทางผจดงานหรอองคกรจ าเปนตองด าเนนการคอการระบตลาดดปาหมายซงการด าเนนงานในชวงนจะชวยใหผจด

งานหรอองคกรสามารถทราบถงสดสวนของอตสาหกรรมหรอลกคาทงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาตท

ก าลงจะจดขนตองการ โดยองคกรจะไมสามารถด าเนนการจดท าแผนธรกจทสมบรณไดจนกวาตลาดเปาหมายจะ

ถกระบและท าการแบงกลมเปาหมายอยางละเอยดเพอใหทราบถงมลคาทแตละกลมเปาหมายสามารถสรางใหกบ

งานนนได ซงสอดคลองกบค ากลาวของ Penny Dotson หนงในผเชยวชาญการจดงานแสดงสนคาและนทรรศการ

นานาชาต

ชวงท 2 ชวงการขาย

ภายกลงจากท PEO ด าเนนกจกรรมในชวงการวางแผนเสรจสนแลว สงท PEOหรอผจดงานจ าเปนทตอง

ด าเนนการตอคอการท าใหการจดงานเปนรปรางขนมา โดยชวงท2 ซงเปนชวงการขายจะประกอบดวยกจกรรมท

เกยวเนองกนสองประการอนไดแกการขายพนทจดงานและการสงเสรมชกจงใหมผเขารวมงาน โดยเพอใหสอง

กจกรรมดงกลาวประสบความส าเรจไดนนจ าเปนทจะตองประกอบไปดวยกจกรรมทางการตลาดในเชงลกทถก

พฒนาขนมาเพอตอบโจทยความตองการของลกคา ทงสองฝาย เพราหากปราศจากผทจะสนใจเขารวมชมงานแลว

ละกคงจะไมมผออกงาน บรษท หรอองคกรใดสนใจทจะชอพนทในงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต

นนๆ ดงนนทาง PEO จงจ าเปนทจะตองใหความส าคญกบลกคาทงสองฝายเทาๆกน อยางไรกดแมวา PEO จ าเปนท

จะตองใหความส าคญกบลกคาทงสองฝายเทาๆกน แตในโลกของความเปนจงหลายๆครง PEO มกจะมงให

ความส าคญทงทางดานการตลาดและการสงเสรมการขายไปทฝงผออกงานเพอหวงจะขายพนทในงานแสดงสนคา

และนทรรศการนานาชาตใหมากทสดโดยไมใหความส าคญในการด าเนนการประชาสมพนธและดงดดฝงของ

ผเขารวมงานใหเขามารวมงานเทาทควร ซงตามหลกแลว PEO จ าเปนทจะตองหาจดสมดลในการสงเสรมลกคาทง

สองฝายไมวาจะเปนดานการขายพนทในงาน หรอทางดานการใหการสงเสรมใหมผเขารวมชมงานในเวลาเดยวกน

โดยกลยทธและวธการในการสงเสรการขายพนทจดงานและดงดดใหผเขารวมงานสนใจทจะเขามาชมงาน

ประกอบไปดวยวธดงตอไปน เชน การใช Direct Mail โฆษณา การด าเนนการประชาสมพนธผานการใหขาว แถลง

ขาว ออกจดหมายขาว รวมถงเครองมอประเภท E-Marketing ตางๆ เชน เวบไซต การลงทะเบยนผานทางออนไลน

การขายตรง การใหโปรโมชนแกทงผออกงานและผเขารวมงานเปนตน โดย PEO จ าเปนทจะตองด าเนนการ

37

คดเลอกเครองมอในการท าการตลาดและสงเสรมการตลาดทเหมาะสมกบแตละกลมเปาหมายโดยยดขมลทไดจาก

การวจยพฤตกรรมความตองการของลกคาในแตละกลมประเภทวาดงดดกลยทธและเครองมอทางการตลาดแบบใด

โดยกลยทธทางการตลาดและเครองมอสงเสรมการขายมกจะเรมใชในชวง 12-18 เดอน กอนงานจะเรมทงนขนอย

กบขนาดและจ านวนขอมลผออกงานและผเขารวมงาน โดยในชวงน PEO หรอผจดงานจ าเปนทจะตองสรป

รายละเอยดของงบประมาณและคาใชจายตางๆทจะใชในการด าเนนโครงการหรอกจกรรมทจะใชในการจดงาน

แสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต รวมถงด าเนนการยนยนตววทยากรทจะเขารวมงานหรอผมอทธพลตางๆทจะ

ใหขนมาบรรยายในชวงของการสมมนาใหความรในงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาตนนๆ

ชวงท 3 ชวงการสรางงาน

ในชวงท 3 นทาง PEO จ าเปนทจะตอง ประสานการ อยางใกลชดกบผมสอน เกยวของอนๆ ในการจดงาน

แสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต ไมวาจะเปนสถานทจดงาน General Service Contractor ทจะมารบ

ชวงงานตอ บรษท ทดแลเรองระบบขนสงและบรษทอนๆ ทมสวนในการชวยจดงานใหประสบ

ความส าเรจ โดยการด าเนนกจกรรมในชวง นเนองจากจ าเปนทจะด าเนนการประสานกบผมสวนเกยวของ

อนๆ เปนจ านวนมากสงผลใหกจกรรมทจะด าเนนงาน ประกอบไปดวยกจกรรมตางๆ จ านวนมาก โดยก

จกรรมดงกลาวไดแก •ด าเนนการก าหนดรปแบบและรายละเอยดของงานทเชอมตอกบตนแบบของงานท

ไดวางไว

ด าเนนการจดท าอปกรณสงเสรมการขายส าหรบลกคา •ด าเนนการสรรหสถานทจดงานทเหมาะสมตาม

เกรฑในการคดเลอกสถานทจดงาน •ด าเนนการจดท าโฆษณาขายพนทในงาน •ด าเนนการสงพมพโบรชวร

ของงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต •ด าเนนการจดท าอปกรณการลงทะเบยนในหนางาน •

ด าเนนการจดเตรยมอปกรณแสง ส เสยง และสรปกจกรรมอนๆทเหลออยใหเสรจสน •ด าเนนการสงขอมล

ชองสถานทจดงานไปใหบรษททดแลเรองทอระบายนาในการจดงานเพอใชเปนขอมลในการจดเตรยมบธ

และสงกอสรางตางๆ •ด าเนนการสรปงานตางๆใหแกบคลากร •ด าเนนการตรวจสอบกบทางโรงแรมถง

สถานทรบสงและด าเนนการพมพรายชอหองของแขกทเขารวมงานแตละบรษท •ด าเนนการตรวจสอบ

ต าแหนงทวางของอปกรณแสง ส เสยงขนสดทาย •ด าเนนการยนยนเวลาในการขนของเขามาจดแสดงของ

38

ผออกงาน และ เวลาทจะใชหองประชมตางๆ •ด าเนนการทดลองสอทไดเตรยมมา •ด าเนนการประชมกบ

บคลากรและพนกงานรอบสดทายพรอมทงซอมจรง (Dry Run) สรปขวงท 3 คอการท าใหแผนตางๆทวาง

ไวในระยะท1และ2 เกดขนเปนงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต โดยการจะใหงานดงกลาว

เกดขนจรงไดนนจ าเปนทจะตองมการรวมมอกนของแตละฝายทเกยวของอยางใกลชดตลอดชวงหวงโซ

มลคาตงแตบรษททดแลเรองระบบขนสงจดเตรยมสถานทพกและด าเนนการอ านวยความสะดวกใหกบ

ลกคาทงสองฝายบรษททดแลสถานทจดงานหนวยภาครฐ และ CVB ในพนท รวมไปถงบรษท General

Service Contractor และ Specialty Service Contractor ทรบชวงจดงานตอจาก PEO บรษททดแลเรองสอ

และเอกสารตางๆ รวมไปถงบรษทลงทะเบยนโดยการขาดไปซงบรษทหนงหรอผมสวนเกยวของใดๆก

ตามจะสงผลตอความส าเรจ ของงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาตอยางหลกเลยงไมไดสนสดการ

สนทนาผานแชท

ชวงท4 ชวงประมนผลการจดงาน

ในชวงนบางครงจะถกเรยกวาวงการประเมนผลหลงเสรจสนงาน ซงจะด าเนนการขนภายหลงจากทการจด

งานแสดงลนคาและนทรรศการนานาชาตเสรจสนลงโดยชวงนจะประกอบไปดวยการประเมนผลในเชงลกหลายๆ

ประการเพอใหผอานเหนภาพการด าเนนงานในชวงการประเมนผลการจดงานชดเจนขนทางผเขยนไดด าเนนการจด

กลมรประเมนผลการจดงานแบงออกเปนงกลมดงน

ด าเนนการประเมนผสวงการวางแผนและการสรางงานโดยในสวนนจะเกยวเนองกบระดบความส าเรจของ

งานทจดขนท PEO หรอผจดงานไดรบ ไมวาทาง PEO หรผจดงานจะบรรลวตถประสงคและเปาหมายใน

การจดงานนนๆหรอไม ขอบเขตการพฒนาการด าเนนงานในครงตอไปจ าเปนทจะตองไตรบการระบและ

ประเมนผล

ผลตอบรบของผออกงาน โดยในสวนนเกยวของกบการด าเนนการส ารวจดวยวธตางๆเพอใหทราบวา

บรษทหรอองคกรไดมการเขารวมในงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาตทจดขนบางซงสงผลการ

ส ารวจดงกลาวมเปาหมายเพอทจะให PEO หรอผผจดงานสามารถระบการพฒนาการด าเนนงานใหตอบ

โจทยความตองการของผออกงานไตอยางมประสทรภาพ โดยในบางครงขนตอนน PEO จะด าเนนการ

39

จดจางบรษททมความเชยวชาญในการส ารวจความพงพอใจหรอบรษทวจยมออาชพใหด าเนนการจดสง

แบบสอบถามและด าเนนการส ารวจความพงพอใจภายหลงจากงานเสรจสนใหแกผออกงาน

ด าเนนการประเมนผลของผเขารวมงาน เนองจากผเขารวมงานหรอผเยยมชมงานเปนองคประกอบส าคญ

ของการจดงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต เพราะผเขารวมงานเปนเหตผลส าคญทผออกงาน

ตดสนใจซอพนทในงานแสดงสนค าและนทรศการนานาชาตนนๆโดยการส ารวจความพงพอใจของ

ผเขารวมงานประกอบไปดวยวธตางๆเชนการส ารวจผานทาง Direct mail การสมภาษณทางโทรศพท การ

ด าเนนจดกจกรรมรบฟงความคดเหนในงาน การด าเนนการสมส ารวจแบบตวตอตว เปนตน โดยผลการ

ส ารวจดงกลาวจะถกน าไปวเคราะหและตความเพอสะทอนถงทศนคตความพงพอใจของผเขารมงานและ

ลกษณะของผเขารวมงานแตละกลมเพอให PEO สามารถทราบวากลมผเขารวมงานทแทจรงสอดคลองกบ

กลมผเขารวมงานททาง PEO ไดวางไวในตอนตนหรอไม

ณ ตอนนทางผอานคงสามารถทจะเหนภาพของการจดงานแสดงสนคาและทรรศการนานาชาต ตงแต

ขนตอนการเตรยมงาน การวางแผนจนไปถงการท าใหงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาตเกดขนจรง

40

บทท 7

การจดโปรแกรมงาน รปแบบการบรการ อ านวยความสะดวกและการจดการผเขาชมงาน ระบบโลจสตกซ การ

จดการผเขาชมงาน

การจดโปรแกรมงานแสดงสนคา

ขนตอนการเตรยมการ เรมดวยการตดตอกบลกคา ด าเนนการจดประชมกอนเรมงานเกยวกบ หวขอในการจดงาน

วตถประสงคและเปาหมายของงานทจะจดขน กลมเปาหมาย งบประมาณ

ขนตอนการวางแผน ขอมลดานตางๆ จากการเตรยมงานเปนสงส าคญทจะชวยใหการวางแผนมประสทธภาพ และ

ชวยใหผจดงานแสดงสนคาสามารถบรรลเปาหมายของการจดงานทวางไว โดยการวางแผน ประกอบดวยการ

วางแผนก าหนดขอบเขตของงานแสดงสนคา การวางแผนเกยวกบตนทน การวางแผนบคลากร แผนคณภาพ

แผนการสอสาร แผนการบรหารความเสยง แผนการจดซอจดจาง และแผนก าหนดการด าเนนงาน

ขนตอนการปฏบตงานตามแผน ในชวงของการปฏบตตามแผนจะตองด าเนนการประกอบไปดวย การสอสารขอมล

ระหวางผมสวนเกยวของ เชน การตดตอประสานงานกบบรษททเขารวมงานในการขายพนท/จองพนทภายในงาน

การดแลและปรบเปลยนรายละเอยดโครงการตามแผนทไดตกลงกนไว เพอใหงานเปนไปอยางมประสทธภาพและ

เปนไปตามแผนงานทวางไว

ขนตอนการก ากบดแลและควบคมโครงการ ตองก ากบดแลอยางใกลชดผานกระบวนการก ากบดแล เชน การ

ตกแตงสถานทจดงาน การแบงโซนหลกตางๆภายในงาน และตองมการค านงถงความเสยงทอาจจะเกดขนในการ

ด าเนนการหรอวนงานจรง จะตองมการดแลและ ควบคมความเสยง การควบคมขอบเขตของงาน การควบคม

ก าหนดการ การควบคมดแลเรองรายละเอยดของสญญา และการควบคมดแลดานตนทนทใชจาย เมอผจดงาน

สามารถบรรลวตถประสงค ทลกคาตองการ และลกคา ยนดทจะรบสนคาและบรการทผจดงานสรางให หรอเมอ

กจกรรมทไดวางไวตงแตเรมงานอยางเปนทางการได ด าเนนการเสรจสน

ขนตอนการด าเนนการปดโครงการเพอประเมนผลของงานทจดไป การวดผลความคมคาจากการลงทน การรายงาน

หลงงานเสรจสน การด าเนนการเกบเอกสารทเกยวของเพอเปนฐานขอมลในการเรมตนหรอจดงานในครงตอไป

และรายละเอยดปลกยอยอนๆ รวมถงการ ฉลองความส าเรจใหแกพนกงานหลงจากงานส าเรจ การใหรางวลทงตว

เงนและการรบรของผบรหารแกพนกงานทปฏบตหนาทไดอยางมประสทธภาพ

41

รปแบบการบรการของงานจดแสดงสนคา

รปแบบของงานแสดงสนคาจ าแนกตามความสมพนธระหวางกลมผออกงานและกลมผเขารวมงาน แบง ออกได

เปน 4 รปแบบทส าคญ คองานเทรดโชว งานส าหรบผบรโภค งานแบบผสม และงานนานาชาต

1.งานเทรดโชว (Trade Show) เปนรปแบบงานทผมาออกบธสวนใหญจะเปนผผลตหรอผสงสนคาโดยตรงของ

อตสาหกรรมหลก 10 อตสาหกรรม ไดแก อตสาหกรรมทางการแพทยและยา การดแลรกษาสขภาพ อตสาหกรรม

คอมพวเตอรและทเกยวกบคอมพวเตอร อตสาหกรรมการตกแตงบานและการตกแตงออกแบบ ภายใน

อตสาหกรรมเกยวกบการกฬาและการพกผอน อตสาหกรรมการศกษา อตสาหกรรมอาคารและการ กอสราง

อตสาหกรรมวศวกรรม อตสาหกรรมเกยวกบการจดภมทศนและอปกรณสวน อตสาหกรรมโทรคมนาคม และ

อตสาหกรรมอตสาหการและเครองจกร โดยผเขารวมงานและผซอมกจะเปนบรษทหรอองคกรทมความ ตองการจะ

ซอสนคาหรอบรการจากผออกงานในจ านวนมากเพอน าไปประกอบธรกจ โดยสวนใหญแลว ผเขารวมงานจะตอง

ถกเชญโดยผจดงานเทานน และจ าเปนทจะตองมการลงทะเบยนลวงหนา รวมไปถงมคาใชจายในการ ลงทะเบยน

และเขารวมงาน จงจะสามารถเขารวมงานเทรดโชวได หมายความวา งานประเภทนมกจะไมไดมการ เปดให

ประชาชนทวไปสามารถเขาชมงานได โดยระยะเวลาของงานประเภทนเปดใหผเขารวมงานสามารถเขาชม งานได

มกมระยะเวลาตงแต 1 วนไปจนถง 5 วน และจดเปนประจ าทกป โดยงานเทรดโชวขนาดใหญบาง อตสาหกรรม

อาจจะมการจดงานทกๆ 2 ป จนไปถง 7 ป ขนอยกบลกษณะของอตสาหกรรมนนๆ โดยนอกจากจะ เปนตวกลางใน

การน าผซอมาพบผขายแลว งานเทรดโชวในปจจบนถอไดวาเปนแหลงของความรผานการสมมนาตางๆ ใหกบ

ผเขารวมงานและผออกบธดวยเชนกน งานเทรดโชวสวนใหญจงถกระบใหเปนงานประเภทธรกจสธรกจ (Business

to Business: B2B)

ขอด: งานแสดงสนคาท าใหผประกอบธรกจจะไดพบปะกบผคนจ านวนมากในเวลาทรวดเรว และทส าคญคอ

ผเขารวมงานหรอผชม (Visitor) จะเปนฝายเดนเขาหา หากใครสนใจและแวะชมบธแสดงวา เขาจะเปนลกคาของ

คณดวย การสราง display ใหบธของคณใหนาสนใจมสวนชวยในการดงดดผเขาชมงาน

ขอเสย: ตองใชเงนเปนจ านวนมาในการออกงานแสดงสนคาแตละครง ถางานใหญจะมผประกอบการรายใหญเขา

รวมงานเปนจ านวนมาก ซงจะสงผลใหมผเขาชมงานมากขนเชนกน เพราะฉะนนงานประเภทนจะมคาเชาบธ

คอนขางสง

2.งานส าหรบผบรโภค (Public Show/Consumer Show) เปนงานทเปดใหประชาชนและคนทวไปสามารถเขา

รวมงานได โดยเรยกไดวา เปนงานแบบธรกจสผบรโภค (Business to Consumer: B2C) เนองจากผออกงานมการ

ขายสนคาใหแก ผเขารวมงานน าไปบรโภคโดยตรง โดยงานส าหรบผบรโภคนนมบทบาทส าคญในการชวยให

42

ผผลตไดมโอกาสได ทดลองผลตอบรบของสนคาและบรการใหมๆโดยตรงรวมถงเปนโอกาสในการสราง

ความสมพนธกบลกคาทม ศกยภาพของบรษทดวย เนองจากลกคาและผบรโภคจะเดนทางเขามายงบธเพอ ทดลอง

ผลตภณฑ สนคาและ บรการใหมๆ ลกษณะพเศษนสงผลใหงานส าหรบผบรโภคไมจ าเปนตองมการลงทะเบยนเพอ

เขารวมงาน เพราะงานส าหรบผบรโภคนน ทางผออกงานและผจดงานมเปาหมายทตองการใหมผเขารวมงานมาก

ทสดเทาทเปนไป ได อยางไรกดถงแมวางานส าหรบผบรโภคจะไมจ าเปนตองมการลงทะเบยน แตงานบางประเภท

จะมการเกบคาเขาชมงาน เปนตน

3.งานแบบผสม (Public and Trade Show) เปนงานแบบผสมรวมระหวางงานเทรดโชวและงานส าหรบผบรโภคเขา

ไวดวยกน งาน ประเภทนจะมการเปดใหทงบรษททไดลงทะเบยนเทานนและประชาชนทวไปสามารถเขารวมงาน

ได โดยอาจมการแบงชวงเวลาส าหรบธรกจและชวงเวลาส าหรบประชาชนทวไป โดยผซอสนคาและบรการจะเปน

ทงตวองคกรและบรษทเองรวมถงผบรโภคทอยในอตสาหกรรมนนๆ โดยตรงและประชาชนทวไป

4.งานนานาชาตบางครงอาจถกเรยกวาเทรดแฟร (Trade Fair) โดยงานนานาชาตเปนเสมอนตวกลางทม

ประสทธภาพในการชวยสนบสนนสงเสรมการสงออกสนคาของประเทศทจดงานไปยงประเทศเปาหมาย รวมถง

การสงออกไปยงทวทกภมภาคทวโลก โดยผออกงานและผเขารวมงานของงานประเภทนมกจะคลายคลงกบงาน เท

รดโชว ซงในบางครง ผเขารวมงานทเปนผซอจ าเปนทจะตองเปนสมาชกของสามาคมนนๆ และตองผานคณสมบต

ททางผจดงานระบไวจงจะสามารถเขารวมได

การอ านวยความสะดวกและการจดการผเขาชมงาน

1. บรเวณจดเปดงาน (land mark) ควรออกแบบใหเดนสะดดตาเพอกระตนความสนใจใหผทเดนผานไปมาทราบได

ทนทวามการจดแสดงนทรรศการเรองใด โดยหนวยงานใด ดงนนองคประกอบหลกของสวนนจงประกอบดวย ชอ

เรอง ชอหนวยงาน สญลกษณ (logo) ของงาน สโลแกน (slogan) สนๆ อาจน าเสนอดวยรปแบบของการจดสวน

การจดท าพชผก- ผลไมยกษ หรอโครงสรางทนาสนใจอนๆ เพอเนนจดทจะน าเขาสนทรรศการ โดยอาจใชวสด

ตกแตงรปแบบตางๆเปนสวนเสรมใหเกดความสวยงามยงขน

2. การใชสโลแกนและโลโก หมายถง การใชขอความหรอค าขวญสนๆ ทมความหมายกนใจหรอการใชลกษณะค า

สมผส พองรป พองเสยง เพอสอความหมายของการจดงาน ท าใหผชมเกดความประทบใจ จดจ าไดนาน เชน การ

จดงานประเพณแหเทยนพรรษา ของจงหวดอบลราชธาน ทางจงหวดใชสโลแกนเพอประชาสมพนธงานวา “เมอง

รอยเกาะ เงาะอรอย หอยใหญ ไขแดง แหลงธรรมะ” เปนตน สวนการใชโลโกหรอสญลกษณของงาน เพอตองการ

43

สอความหมายใหเหนถงภาพรวมในการจดงาน เชน การใชสญลกษณของงอบแทนความหมายของงานเกษตร หรอ

ฟนเฟองแสดงความหมายของงานเครองจกรกล ฯลฯ ทส าคญ คอการออก แบบโลโกควรใช ตวหนงสอใหนอย

ทสด เพราะตองการใชสญลกษณสอความหมายของงาน

3. การใชขอความและตวอกษร ควรใชขอความหรอค าบรรยายสนๆ กะทดรด ชดเจน สอดวยตวอกษรขนาด

พอเหมาะไมเลกหรอใหญจนเกนไปและควรใชสออนๆประกอบ เชน ใชภาพตวอยางของจรง หนจ าลอง การสาธต

ประกอบนทรรศการ ฯลฯ การใชขอความแตเพยง อยางเดยวจะท าใหนทรรศการนาเบอ และผชมขาดความอดทน

ในการชมนทรรศการใหจบทงเรอง

4. การจดเจาหนาทดแลนทรรศการและแสดงสนคาเพอตอบปญหาหรอขอซกถามเกยวกบนทรรศการ เพราะการจด

โดยไมมเจาหนาทประจ าคหานทรรศการจะท าใหผชมไมไดรบประโยชนอยางเตมท บางครงนทรรศการไม

สามารถใหรายละเอยดไดเพยงพอ ผชมอาจตองการขอมลเพมเตมในเชงลก หากไดรบค าอธบายเพมเตมจะท าให

เขาใจเรองราวไดดขน นอกจากนนในชวงนอกเวลาราชการควรจดเจาหนาทรกษาความปลอดภยดแลนทรรศการ

เพอปองกนทรพยสนเสยหาย และควรมพนกงานท าความสะอาดคอยดแลรกษาความสะอาดตลอดการจดงาน

5. การจดเตรยมและตกแตงสถานทจดนทรรศการและแสดงสนคาภายนอกอาคาร ควรออกแบบในลกษณะ

โครงสรางทแขงแรง กนแดด ฝน และลม หากมความจ าเปนตองใชเตนทผาใบควรตกแตงใหสวยงาม โดยอาจใช

วสด เชน ไมไผ แฝก ผาส ฯลฯ หมเสาเตนทหรอท าโครงสรางรปแบบตางๆ เชน จว หลงคา ปดทบบนผาใบเตนท

และถามงบประมาณเพยงพออาจจดในรปแบบของเรอนไทย ศาลา โรงเรอน อาคารชวคราวทสามารถถอดประกอบ

ได (knock down) เพอความสะดวกในการขนยาย จดเกบและใชงานไดหลายครง

6. แสงสวางบรเวณจดนทรรศการควรมแสงสวางเพยงพอจดใดทตองการเนนสามารถใชแสงไฟชวย เชน

สปอตไลท ไฟนออน หรอใชไฟกระพรบในเวลากลางคน หองประชมทกหองควรมสงอ านวยความสะดวก

ทางดานเทคโนโลยและสอสารครบครน ระบบททนสมยและมคณภาพและประสทธภาพ เชน ระบบเครอขาย

อนเตอรเนตความเรวสงแบบไรสายครอบคลม ทกพนทภายในอาคารจดงาน ผจดงาน หรอผเขารวมประชม

สามารถสอบถามขอมลเพมเตมเกยวกบระบบเครอขายอนเตอรเนตความเรวสงแบบไรสาย ฯลฯ พนทจดงานแสดง

สนคา หรอนทรรศการ ตดตงอปกรณและสงอ านวยความสะดวกสบายตางๆครบครน อาทเชน ระบบ

เครองปรบอากาศทสามารถปรบเปลยนไดในแตละหนวย ระบบไฟฟา ประปา ระบายน า ระบบสอสารตางๆ

(โทรศพท แฟกซ และคอมพวเตอร)

7. ผจดควรมเวลาตรวจสอบชนงานกอนพธเปดงานนทรรศการเพอปองกนความผดพลาด หรอหากตองการแกไข

หรอเพมเตมขอความเพอใหนทรรศการมความสมบรณยงขนกสามารถท าไดทนทเนองจากยงมเวลาพอ

44

8. ในกรณทมการจางเหมาบรษทจดนทรรศการ และเพอปองกนความผดพลาดในการรบและสงมอบงาน

หนวยงานผวาจางตองระบรายละเอยดทตองการในสญญาใหชดเจน เชน การจดจางออกแบบและสรางอาคาร

นทรรศการชวคราวมจ านวนทงสนกหลง ขนาดกวางยาว สงเทาใด ใชวสดอะไรเปนสวนประกอบ งบประมาณใน

การจดจางแตละหลงเปนเงนเทาใด การด าเนนงานตองเสรจสนลวงหนากอนงานเปดกวน และเมองานสนสดลง

ตองน าวสดหรอโครงสรางนทรรศการไปเกบไวทใด นอกจากนนทส าคญคอหนวยงานผวาจางควรตง

คณะกรรมการ หรอคณะท างานจากบคคลทเกยวของจ านวนอยางนอย 2 คณะเพอท าหนาทคดเลอกบรษทผรบจาง

โดยใหบรษทผรบจางแขงขนกนน าเสนอผลงานพรอมงบประมาณ เพอใหคณะกรรมการคดเลอกบรษททดทสด

และใหประโยชนกบหนวยงานมากทสด สวนคณะกรรมการอกชดหนง คอ คณะกรรมการตรวจสอบก ากบดแล

การจางเพอท าหนาทตรวจสอบชนงานทกระยะวาตรงตามคณลกษณะทก าหนดไวหรอไมและเพอก ากบดแลใหงาน

แลวเสรจตามเวลาทก าหนด

9. การจดนทรรศการแตละครง ผจดควรประเมนผลการจดนทรรศการทกครง เพอน าผลการประเมนไปใชเปน

ขอมลในการปรบปรงการจดนทรรศการและเปนหลกฐานอางองได การประเมนผลท าไดทงแบบเปนทางการและ

ไมเปนทางการ โดยการสรางเครองมอวดผล เชน แบบสอบถาม แบบสมภาษณหรอแบบทดสอบ สวนแบบไมเปน

ทางการ เชน การพดคย การสงเกต ฯลฯ

10. เมอการจดนทรรศการเสรจสนลงควรจดเตรยมสถานทส าหรบจดเกบชดนทรรศการ โดยจดใหเปนหมวดหม

ท าทะเบยนชอเรอง สรปจ านวนแผนในแตละชด บรรจลงในกลองหรอจดท าซองใสเพอปองกนการช ารดเสยหาย

ในสวนของโครงสรางกเชนกนควรจด เตรยมสถานทใหเหมาะสมโดยอาจสรางเปนโรงเรอนส าหรบเกบ

นทรรศการโดยเฉพาะ กจะท าใหสะดวกในการใชงานครงตอไป

ในการจดงานนทรรศการและแสดงสนคาควรมเอกสารหรอคมอในการเขารวมงานทแสดงถงรายละเอยดทงหมด

ของงานใหผเขารวมชมงานไดรบทราบ

1.ขอมลทวไป เชน

- ชองาน

- สถานทจดงาน

- ระยะเวลาจดงาน

- ผจดงานและผสนบสนนการจดงาน

45

- ประเภทสนคาทจดแสดง

- กจกรรมพเศษในงาน

- การเขาชมงาน

- การตดตอหนวยงานทเกยวของ

- ผใหบรการอยางเปนทางการ

- ตารางเวลาการท างานในอาคารแสดงสนคา

- บตรผแสดงสนคา/บตรผเขาท าการกอสราง

- สงอ านวยความสะดวก/บรการตางๆ ภายในงาน

- ขอมลโรงแรม

- ตารางเดนรถ Shuttle Bus

2.กฎเกณฑและระเบยบ เชน

- สทธในการเขารวมแสดงสนคาและการจดสรรพนท

- การกอสรางตกแตง

- กระแสไฟฟาและแสงสวาง

- การรกษาความสะอาด

- การรกษาความปลอดภย

- ระบบปรบอากาศและความเยน

- การปฏบตงานลวงเวลา

- การสาธตสนคา

- การประกาศขอความภายในงาน

- การถายภาพ/บนทกเทปโทรทศน

46

- เหตสดวสย

- ขอควรระวง

3.แผนผงสถานทจดแสดงสนคา

- แผนทเสนทางการเดนทางมาทจดงาน แผนผงเสนทางการเดนรถ

- วนกอสราง/วนเปลยนถายสนคา/วนรอถอน

- แผนผงเสนทางการเดนรถวนจดแสดงงาน และพนทจอดรถ

- กฎระเบยบและขอบงคบในการเขารวมงาน

- กฎระเบยบและขอบงคบทวไปของผรบเหมาในการเขาท างาน

- รายละเอยดการขนถายสนคา

4.แบบฟอรมตางๆ เชน

- แบบฟอรมกรณพเศษ การขอจดแสดงสนคาเฉพาะในวนธรกจ

ฟอรม 1 ผรบเหมากอสรางคหารปแบบพเศษการ

ฟอรม 2 ขอน าสนคา/สวนตกแตงพนทจดงานเขา –ออกกอนเวลา

ฟอรม 3 การขอรบบตรผแสดงสนคา

ฟอรม 4 การขอรบ Fair Catalogue (CD-ROM)

ฟอรม 5 พนทจดงานมาตรฐาน

ฟอรม 6.1 รายการเฟอรนเจอรเพมเตม

ฟอรม 7 รายการโครงสรางและอนๆ

ฟอรม 8.1 ไฟฟาส าหรบการกอสราง และรอถอน

ฟอรม 8.2 เบรกเกอรตดไฟส าหรบสนคาจดแสดง(หามใชกบหลอดไฟแสงสวาง)

ฟอรม 8.3 บรการอปกรณ/สวนประกอบและคาใชไฟฟา

47

ฟอรม 8.4 แบบแปลนตดตงอปกรณไฟฟา

ฟอรม 9 รายการอปกรณโสตทศนปกรณ

ฟอรม 10 บรการรกษาความปลอดภยพเศษภายในทจดงาน

ระบบโลจสตกส (Logistics)

โลจสตกส (Logistics) หมายถง การบรหารจดการในเรองการเคลอนยายของคนและสงของจากจดเรมตนใน

สถานทหนงยงอกจดหนง โดยมปจจยทส าคญ 2 ประการ ทจ าเปนตองน ามาใชในการพจารณา คอ เวลา (Time)

และตนทน (Cost) เนองจากปจจยทงสองอยางมกจ าเปนทจะตองมการแลกเปลยนกนเสมอ เชน การขนยายสงของท

ใชในการจดงานแสดงสนคาถาตองการความรวดเรวในการขนยายจะสงผลใหราคาของตนทนทจะตองใชในการ

ด าเนนการเพมสงขนดวยเชนกน

ระบบโลจสตกสในอตสาหกรรมไมซ (Logistics in MICE Industry)

การจดงานไมซใหประสบความส าเรจจ าเปนจะตองค านงถงการจดการขนสงผคนและสนคาจากทหนงไปยง

สถานทจดงานโดยผานการวางแผนการขนสงทมประสทธภาพ ภายใตงบประมาณและระยะเวลาทจ ากดและเพอให

การด าเนนงานในขนตอนตอไปเปนไปอยางราบรน โดยเฉพาะอตสาหกรรมการประชมวชาชพและงานแสดง

สนคาและนทรรศการนานาชาต

เกณฑในการเลอกรปแบบการขนสงส าหรบงานไมซ

1.ความเรว (Speed)

ในการจดงานไมซจะมการก าหนดวนเวลาและสถานทในการจดงานลวงหนาเปนเวลานานโดยเฉพาะในการจดงาน

ประชมวชาชพและงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต ดงนนการจดการขนสงมความรวดเรวมากเทาไรกจะ

ยงใชเวลานอยเทานนและน าไปสความพงพอใจของนกธรกจหรอบรษททเขารวมงาน

2.ความสะดวกสบาย (Comfort)

ส าหรบการขนสง ผโดยสารทจะไปในสถานทจดงาน เชน พนกงานของบรษททจดงาน STAFF ผเขาชมงาน เปน

ตน จะตองค านงสภาวะแวดลอมทเหมาะสมกบกลมเปาหมายตางๆ เชน การเดนทางทมเสยงดง คบแคบจะไม

เหมาะกบผทเดนทางมาเขารวมงานประชมวชาชพทมความตองการความผอนคลาย เงยบสงบ มสงรบกวนนอย

48

3.ความนาเชอถอและความตรงตอเวลา (Reliability and Punctuality)

เวลาเปนปจจยทมความส าคญมากทสดตอนกธรกจและผเขาชมงานไมซ เชน การเลอกจองสายการบนทมความ

นาเชอถอและตรงตอเวลาเพอลดโอกาสทจะเกดความลาชาในการเดนทาง

4.ความสะดวก (Convenience)

ในทนหมายถงการทชวยลดทรพยากรตางๆทงทางดานเวลาและพลงงาน และลดความกงวลของผเขารวมงาน เชน

การเลอกใชบรการบรษทขนสง Freight Forwarder ทมบรการขนสงสนคาแบบประตสประตใหกบผจดงาน

5.ความถ (Frequency)

การขนสงสนคาในงานไมซสวนใหญบรษทเดนเรอและสายการบนทใหบรการขนสงสนคามกจะมก าหนดการ

ขนสงเปนประจ าไวลวงหนา ในขณะทสนคาประเภทอนๆจะไมมตารางการท างานหรอกจกรรมอนๆ ผจดงานจง

สามารถทจะเลอกรปแบบของการขนสงทเหมาะสมกบระยะเวลาการด าเนนงานและแผนทวางไวได

6.ความคมคาตอราคา (Value for Money)

เปนปจจยส าคญส าหรบผจดงานและผเขาชมงาน บรษทขนสงทสามารถใหบรการทดกวาคแขงภายใตราคาท

เหมาะสมจะไดเปรยบในการแขงขนมากกวาบรษทอน บรษทขนสงทมราคาทถกกวาแตรปแบบในการด าเนนงาน

และคณภาพของการใหบรการตามเกณฑอนๆไมดอยกวาบรษทอนมกจะถกเลอกเพอใชบรการมากกวา

อตสาหกรรมงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต ระบบโลจสตกสจะมความซบซอนกวาอตสาหกรรมและ

งานไมซอนๆ เพราะงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาตมความเกยวพนกบการขนสงทงสนคาและผเขารวม

งาน ผออกงานและผออกบธจ าเปนทจะตองขนสงสนคาทจะจดแสดงจากประเทศของตนมายงประเทศทจดงาน

หรอจากสถานทหนงไปยงทสถานทจดงาน โดยทวไปแลวการขนสงทางน ามกจะเปนรปแบบการขนสงทนยมมาก

ทสดในการขนสงสนคาจดแสดงขนาดใหญ และจะใชรถบรรทกขนาดใหญในการลากสนคาจดแสดงเหลานนจาก

ทาเรอไปยงสถานทจดงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต

การจดงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาตจะตองมการวางแผนระบบโลจสตกสทด แบงไดเปน 3 สวนส าคญ

คอ การกอสราง (Built-up) การจดแสดง (Exhibit) การรอถอน (Dismantling) โดยจะอยภายใตขอจ ากดส าคญคอ

งบประมาณในการลงทนจดงานตางๆ ขอจ ากดดานพนท ระยะเวลาในการจดงาน ปญหาการจราจรและสถานทจอด

รถ

49

ผมสวนเกยวของทส าคญในระบบโลจสตกสและการขนสง

สถานและทาตางๆ (Ports and Stations)

-ทาอากาศยาน (Airport)

-ทาเรอ (Seaport)

การทาเรอแหงประเทศไทย (Port Authority of Thailand (PAT))

กรมทาอากาศยานแหงประเทศไทย (Airports of Thailand (AOT))

ส านกงานตรวจคนเขาเมอง (Immigration Bureau)

กรมศลกากร (The Customs Department)

ส านกงานคณะกรรมการอาหารและยา (Food and Drug Administration)

ส านกงานมาตรฐานผลตภณฑอตสาหกรรม (Thailand Industrial Standard Institute (TISI))

ส านกควบคมพชและวสดการเกษตร (The Office of Agriculture Regulation)

กรมสรรพสามต (The Excise Department)

สายการบน (Airlines)

บรษทขนสงเดนเรอทางทะเล (Shipping Company)

บรษท Freight Forwarder

การจดกจกรรมส าหรบผรวมงานและผตดตาม

มกจกรรมการสาธตสนคาหรอ Work shop ส าหรบผเขารวมงาน มการทองเทยวเพอเปนรางวลทจดขนเพอให

ผเขารวมงานและผตดตามไดพกผอนและไดรบประโยชนเชงธรกจไปพรอมกน โดยจะมรายการประชมแทรกอย

ในการทองเทยว อาจเปนการประชมเพอแนะน าผลตภณฑใหมหรอเทคนคการท างานใหมๆ อยางไรกตามยงคงเนน

ความเพลดเพลนมากกวางานหรอวชาการ รายการทจดใหยงคงใหความส าคญแกการพกอยางหรหราในสดสวนท

มากกวารายการดานงาน มจดมงหมายปลายทางการเดนทางโดยจะตองเลอกจดหมายทดงดดความสนใจของ

50

บคลากรมากทสด เชน การไหวพระทวด การชมพระราชวง การเดนทางอพยพของชางปา สปาทหรหรา ตลอดจน

การรบประทานอาหารเยนทจดในรปแบบทแปลกตา สวยงาม เชน ชายหาด ซากปราสาทโบราณ ดานอาหาร

(Cuisine) เชน อาหารไทยชนเลศ ผลไมเมองรอน และเปนแหลงอาหารนานาชาตมากมาย เหมาะส าหรบการประชม

งานเลยง การจดรปแบบการรบประทานอาหารเยน วฒนธรรม (Culture) การผสมผสานกนของศลปะและดนตร ม

วดวาอาราม ปราสาทมากมาย วฒนธรรมของชนกลมนอย (ชาวเขา) มการแจกรางวลใหกบผเขารวมงานเพอสราง

ความนาสนใจและดงดดใจเพอเปนการโฆษณาและเพมจ านวนผเขารวมงานใหมากขน

51

บทท 9

การประสานงานกบผทเกยวของ การวางแผนก าลงคน

การวางแผนก าลงคน

ความหมาย : เปนความพยายามในการก าหนดกลยทธเพอการจดหา การใช ธ ารงรกษา และพฒนาทรพยากรมนษย

ทเหมาะสมในอนาคต เพอธ ารงรกษา ปรบปรงและพฒนาสมรรถนะขององคการใหบรรลวตถประสงคทก าหนดไว

กลยทธดงกลาว ไดแก

+ การเกบรวบรม รกษา และตความขอมลเกยวกบก าลงคน

+ การคาดการณเกยวกบอปสงค อปทานของบคคล

+ การวเคราะหกระบวนการคดเลอก การเลอนต าแหนง การสญเสยบคลากรในองคการ

+ การใชเทคนคทเหมาะสมในการจดสรรงาน การจดหา การใชและการรกษาบคลากรในองคการ

1. พจารณาจากประเภทของการวางแผน

52

2. พจารณาจากการเปลยนแปลงกจกรรม

2.1 การเปลยนแปลงระดบของกจกรรม ถาระดบของกจกรรมเพม/ลด มผลตอการจางงานทจะเพม/ลด ตาม

2.2 การเปลยนแปลงธรรมชาตของกจกรรม เปนการเปลยนแปลงทมผลกระทบตอประเภทของแรงงานเกดจาก

สาเหต เชน การตดสนใจผลตสนคาใหม การใชกระบวนการผลตใหม การมเทคนควธการใหม ท าใหความ

ตองการทกษะของคนเปลยนไป

2.3 การเปลยนแปลงการจดระเบยบของกจกรรม เกดจากการวางแผน หรอความรวมมอระหวางหนวยงานในการ

ท ากจกรรมตาง ๆ

ความตองการก าลงคนขององคกรจะถกก าหนดโดยปจจยตาง ๆ

1. ปรมาณและคณภาพของก าลงคนทมอย

2. ความเจรญเตบโตทคาดหวงขององคการ

3. ปรมาณการสญเสย/การไดมาของก าลงคนทไดประมาณการไว

4. จ านวนของโครงการใหมทตองการความรเฉพาะ

ประโยชนทจะไดรบจากความสมพนธของแผนทวไปและแผนก าลงคน

1. ท าใหเขาใจความส าคญของแผนก าลงคนทมผลกรกระทบตอแผนปฏบตงานขององคการมากยงขน

2. ท าใหองคการสามารถคดเลอกบคคลทมคณภาพไดลวงหนา

3. สามารถวเคราะหและควบคมตนทนของบคลากรทจะน ามาใชตามแผนได

4. ฝายบรหารสามารถคาดการณเกยวกบแผนการมอบหมายงานใหสมพนธกบการพฒนาบคลากรได

53

ปญหาของการวางแผนก าลงคน

1. ขาดความรทางหลกวชาเกยวกบการวางแผนก าลงคน

2. ขาดขอมลขาวสารทครบถวน ถกตอง

3. นโยบาย เปาหมาย/วตถประสงคขององคการเปลยนแปลงตลอดเวลา

4. เกดจากผลประโยชนสวนตว

5. ขาดปจจยทางการผลต (4 Ms)

6. สภาพแวดลอมขององคการไมเอออ านวย

7. ผบรหารไมใหความส าคญกบการวางแผนก าลงคนอยางจรงจง

การประสานงานกบผเกยวของ

Travel Management Company (TMC) คอองคกรมออาชพทด าเนนการจดดการเรองการเดนทางแบบธรกจ

(Business Travels) ตงแตเรองการจองตว การคดเลอกสถานทเดนทาง หรอองคกรทมประสงคตองการจะเดนทาง

จาดสถานทแหงหนงอกแหงหนง โดยความแตกตางระหวาง TMC และบรษทน าเทยวทวๆไป ตามค าจ ากดของ The

Association of Travel Management Companies (ATMC) แบงออกเปน 3 ประเดนหลกๆ คอ

1. มความเชยวชาญเฉพาะ (Specialization) มากกวาการเปนแคบรษทน าเทยวทด าเนนการออกตวเดนทางใหกบ

องค เพราะ TMC มการพฒนาคณคาขององคกรทมตอลกคา รวมถงด าเนนการปรบปรงขอมลการเปลยนแปลง

ทางดานนโยบาย และกฏระเบยบตางๆในแตละประเทศและภมภาค เพอใหเกดประโยชนสงสดแกบรษทหรอ

องคกรทมาใชบรการและชวยลดตนทนในการเดนทางและจดงานตางๆลง

2. ความเปนมออาชพ (professionalism) แมวาความเปนมออาชพจะเปนสงส าคญส าหรบอตสาหกรรมการ

ใหบรการอยางไรกดTMC เนยงจากเปรยบบเสมอนเปนตวกลางของระหวางองคกรและบรษททตองการจะเดนทาง

และผใหบรการในอตหกรรม เพอใหมนใจวาทางผใชบรการและพนกงานขององคทใชบรการของ TMC จะไดรบ

คามส าคญและการบรการทดทสด

3. ความเขาใจในลกคา (Understanding) คอจดแตกตางทส าคญทสดส าหรล TMC กบบรษทน าเทยวทวไป ทาง

TMC ยงมความเขาใจถงอตหกรรมทบรษทของลกคาด าเนนการอย รวมถงมความเขาใจในวตถประสงค และเปา

54

หมายในการด าเนนงานของบรษทหรอองคกรทมาใชTMC นนๆดวย รวมปงความตองการดานตางๆระหวาง

เดนทางในนามขงบรษท

Destination management company (DMC)

คอ องคกรมออาชพทมความรความเขาใจในทองถน ความเขาใจ ในทรพยากรตางๆ ทมอยในพนทนนๆไมวาจะ

เปนผใหบรการอนๆ ทงดานโรงแรม ระบบขนสง รวมไปถงความเขาใจการด าเนนการจดเตรยม วางแผน และจด

งานตางๆ ไมวาจะเปนกจกรรมพเศษ (Special Event)การประชม (Meetings) รวมไปถงการขนสงและการทองเทยว

Convention and visitors bureau (CVB)

เปนองคกรหลกทมหนาทในการสงเสรมและสนบสนนอตสาหกรรมไมซของเมองหรอประเทศนนๆ โดย CVB

สวนใหญมกจะเปนหนอยงานทจดตงขนโดยรฐ เพอทจะไดเปนองคกรทเปนกลาง โดยหนาทของ CVB ใน

อตสาหกรรมการประชมองคกรคอการด าเนนการชวยสนบสนนสงเสรมพนทหรอประเทศนนๆ ใหเปนทสนใจ

ขององคกรทจะจดประชมรวมไปถง TMC และ DMC ตางๆ โดยอาจจะผานทางการออก เทรดโชว หรอ Roadshow

เพอสรางการรบรหรออาจจะเปนการใหแรงจงใจทงทางดานการใหการสนบสนนทางดานตวเงนหรอการอ านวย

ความสะดวกทางดายพธการกได นอกจากนบทบาทของ CVB คอ การชวยสนบสนนดานขอมลใหแกผทสนใจจะ

เขามาจดประชมในประเทศไมวาจะเปนการจดเตรยมรายชอของผประกอบการไมวาจะเปน DMC ในประเทศ

สถานทพก สถานทจดประชม และอนๆ ใหแกบรษททสนใจจะเขามาจดประชม รวมไปถงด าเนนการจด

Famillarization Trip โดยการพาบรษทหรอผจดงานทสนใจจะเขามาจดงานในประเทศนนๆใหเดนทางมาเยยมชม

ศกยภาพของประเทศโดยตรง โดย CVB ของประเทศไทยทชวยในการสนบสนนสงเสรมอตสาหกรรมการประชม

องคกร คอส านกงานสงเสรมการจดประชมและนทรรศการ(องคกรมหาชน) หรอ สสปน.

Professional Exhibition Organizer (PEO)

หมายถงธรกจทจดงานนทรรศการหรองานแสดงสนคาและบรการรวมถงนวตกรรมตางๆ ซงมบทบาทในการสราง

ภาพลกษณทดของงานนทรรศการหรองานแสดงสนคา การประชาสมพนธเพอชกชวนใหผประกอบการหรอ

ผบรโภคเขารวมชมงาน การเลอกสถานทจดงานนทรรศการหรองานแสดงสนคา และในบางกรณอาจจะมการ

ประชมหรอเสวนาควบคกนไปดวย เพอสรางมลคาเพมและไดรบรายไดเสรมจากการจดประชม

55

Professional Convention Organizer (PCO)

คอองคกรหรอบรษททมความเชยวชาญในการจดงานประชมวชาชพ มบทบาทหลกในการจดการประชมดงนคอ

- ใหค าปรกษาในเรองเกยวกบสถานทการจดงานหรอการจดประชม การวางแผนพธการเปด-ปดงานประชม

การลงทะเบยนผเขารวมงาน การจดโปรแกรมการประชม การหาและจดจองสถานทพกใหกบผเขารวมประชม เปน

ตน

- ประสานงานและจดการดานตดตอวทยากร เตรยมอปกรณส าหรบการน าเสนองาน ตดตงระบบคอมพวเตอรใน

การน าเสนอขอมลการประชม การยนยนการลงทะเบยน การช าระคาลงทะเบยน เปนตน

- การจดตงศนยประสานงานอ านวยความสะดวกในระหวางการประชม เชนการประสานงานเกยวกบระบบ

โทรศพท โทรสาร การถายเอกสาร เปนตน

- จดท ารายงาน สรปผลการประชม สรปยอดรายรบ-รายจายในการจดการประชม จดท าแบบประเมนการจดงาน

และสงจดหมายขอบคณหลงจากจบงานประชม เปนตน

- การใหบรการอนๆ เชนชวยสงเสรมและหาตลาดส าหรบจดประชม โดยใชสอตางๆ รวมทงการหาผใหการ

สนบสนน (sponsor) ดวย เปนตน

Destination Management Company (DMC)

คอองคกรมออาชพทมความรความเขาใจในทองถน ความเขาใจในทรพยากรตางๆ ทมอยในพนทนนๆไมวาจะเปน

ผใหบรการอนๆทงทางดานโรงแรม ระบบขนสง รวมไปถงความเขาใจในการด าเนนการจดเตรยม วางแผน และจด

งานตางๆไมวาจะเปนกจกรรมพเศษ (Special Event) การประชม (Meetings) รวมไปถงการขนสงและการทองเทยว

การใชบรการของ DMC จะชวยใหลกคาไดรบประโยชนตางๆดงตอไปน

-การใหบรการแบบครบงวงจร (One Contact-One Payment and One stop service) ตงแตเรองการจองสถาน ทพก

การเดนทาง กจกรรมพเศษตางๆ กฎระเบยบและพธการตางๆการเตรยมงานจดงาน ฯลฯ

-ความรความเขาใจถงบรการทดทสดทอตสาหกรรมในพนทนนๆมไมวาจะเปนดานสถานทจดงาน รานอาหาร

ระบบขนสง เพอใหผใชบรการไดรบประสบการณทดทสดภายใตงบประมาณทก าหนด

-ความสมพนธอนดอยางตอเนองกบผใหบรการดานตางๆ ในทองถนสงผลให DMC สามารถเจรจาตอรองให

ลกคาไดอยางมประสทธภาพ

56

-ความคดสรางสรรคในการพฒนารปแบบของกจกรรมตางๆ ตามวตถประสงคและความตองการของลกคา

The Thailand Incentive and Convention Association (TICA) สมาคมสงเสรมการประชมนานาชาต(ไทย) เปน

สมาคมทไมไดแสวงหาก าไร โดยมเปาหมายทจะชวยสนบสนนอตสาหกรรมการประชมองคกร การทองเทยวเพอ

เปนรางวล การประชมวชาชพและประชมสมาคมนานาชาต รวมไปถงงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต

โดยสมาชกของ TICA ประกอบไปดวย ผประกอบการตางๆ ทอยในอตสาหกรรมไมซตางๆ ไมวาจะเปน DMC

PCO PEO ผรบชวงตอ (Contractor) ศนยประชมและศนยแสดงสนคา บรษทโฆษณา โดย TICA มวตถประสงคใน

การชวยสรางการรบรถงศกยภาพของอตสาหกรรมไมซไทย

สถานทจดงานการประชม และ ศนยแสดงสนคา (Conventions/Exhibition center)

สถานททถกออกแบบขนมาเพอใชจดงานประชมและงานแสดงสนคา และ นทรรศการนานาชาตภายใตหลงคา

เดยวกนโดยในปจจบนแมวาชอของสถานทจะถกเรยกวาเปนศนยประชมและศนยแสดงสนคา อยางไรกดสถานท

เหลานมกจะสามารถจดงาน ทกรปแบบท PEO หรอผจดงานตางๆตองการไมวาจะเปนงานประชมขนาดกลางถง

ขนาดใหญ งานประชมวชาชพและงานประชมสมาคม รวมไปถงงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต ผาน

ทางการปรบเปลยนรปแบบของหองตางๆ ดวยการปรบความสงของฝา หรอการแบงหอง บอลลน ออกเปนหอง

ยอยๆ นอกจากนยงมการใหบรการอาหาร และ เครองดมอยางครบวงจร ใหแกผทเขามาจดงานในสถานทนนๆ

ประเดนดงกลาวสงผลใหเปนการยากทจะแบงแยกศนยประชมและศนยแสดงสนคาออกจากกนโดยสนเชง ในอดต

เพราะ สถานททง 2 แบบสามารถด าเนนการจดงานใดทกประเภท เปนงานประชมวชาชพขนาดใหญ หรองานแสดง

สนคาและนทรรศการ นานาชาต

Multi-Purpose Facility (MPF) หมายถง สถานททมความซบซอนในเชงแผนผงของสถานทจดงานและสามารถ

จดรปแบบพนทรวมถงแผนผงของอาคาร และสถานทจดงาน ใหเหมาะสมแกความตองการของลกคาได ความ

ไดเปรยบของสถานทแบบ Multi-Purpose Facility (MPF) คอการทสามารถจกงานไมซ หลายๆงานขนพรอมกน

ภายในสถานทเดยวกน เพอใหผอานเหนภาพมากขน ลองนกภาพหองประชมหรอหอประชม ทสามารถปรบความ

สงของเพดาน ก าแพงกนหองประชม ทสามารถเคลอนยายได เพอใหขนาดของหองประชมมความเหมาะสม

รวมถงระบบควบคมแสงทแยกออกจากกนแตละจดเพอใหเหมาะสมกบรปแบบงาน แตละประเภท ไมวาจะเปน

งานแตงส าหรบแขก 50 คน หรองานขนาดใหญทมแขกเขารวม หลายพนคน

Multi-Use Site คอ สถานทจดงานทประกอบไปดวย อาคารจดงานหลายๆอาคารรวมกน ภายในใตบรเวณเดยวกน

โดยMulti-Use Site มกจะประกอบไปดวยอาคารหลายๆแบบทแยกจากกนโดยอสระ หรอ อาจจะมการเชอมตอ

57

ของอาคารผานทางเดน ซงแตละอาคารสามารถรองรบการจดงานตางๆ ไดดวยตนเอง ความแตกตางระหวาง Multi-

Purpose Facility (MPF) กบ Multi-Use Site มกจะเปนสถานทสถานทเดยวกนทสามารถปรบเปลยนรปแบบ ของ

แผนผงไดตามความตองการในขณะท Multi-Use Site จะประกอบไปดวยอาคารหลายๆอาคาร ภายในบรเวณ

เดยวกน

โรงแรม

ผอานอาจจะคดวาการจดงานแสดงสนคาและนทรรศการนานาชาตในโรงแรมไมนาจะเปนไปได แตในโลกของ

ความเปนจรง โดยเฉพาะในทวปอเมรกาเหนอ โรงแรมหลายๆแหง ไดมการออกแบบและสรางพนทส าหรบจดงาน

แสดงสนคาและนทรรศการนานาชาต ไวในแผนผงของทางโรงแรมตงแตตน ซงพนทดงกลาวมกจะเพยงพอ

ส าหรบการจดงานแสดงสนคาขนาดเลก และไมอาจจะรองรบการจดงานแสดงสนคา และ นทรรศการนานาชาตได

โดยขอดของการจดงานแสดงสนคตาหรอนทรรศการนานาชาต ในโรงแรมคอ การทชวยใหทงผออกงานและ

ผเขารวมงาน ไมจ าเปนตองเสยเวลาในการเดนทางจากสถานทพกมารวมงานดงกลาว เนองจากสถานทพด และ

สถานทจดงานมกจะอยภายในอาคารเดยวกน ซงประโยชนดงกลาว ชวยใหผรวมงานและผออกงาน ประหยดทง

เวลาและคาใชจายในการเดนทาง

สถานทจดงานใจกลางเมอง (Downtown Facility)

สถานทจดงานใจกลางเมองมกจะหมายถงสถานทจดงานทอยสวนกลางของเมองนนๆ โดยสถานทดงกลาวอาจจะ

เปนทงศนยประชมและศนยแสดงสนคา หรอแมกระทง Multi-Purpose Facility โดยประโยชนของการจดงาน

แสดงสนคา และ นทรรศการนานาชาต ในใจกลางเมอง คอ การทสามารถจบกลมเขารวมงานบางสวนไดทนท นน

กคอผทท างานจ านวนหลายแสนคน ทอยในอาคารรอบๆ สถานทจดงานใจกลางเมอง นอกจากการทจะมโอกาศ

ดงดดผเขารวมงานใหเขามาชมงานเพงขนอกแลว การจดงานขนใจกลางเมองยงไดประโยชนจากเรองของสถานท

พก และ ระบบคมนาคมทมประสทธภาพตวอยางของสถานทจดงานใจกลางเมอง ทเปนทรจก มชอเสยงในระดบ

สากล ไดแก Madison Square Garden ซงตงอยระหวาง 8th Avenue และถนน 31st-33rd ใจกลางเมองแมนแฮทตน

ของมหานครนวยอรก อยางไรกดการจดงานใจกลางเมองมกจะมขอจ ากดบางประการอนไดแก การขาดพนทจอด

รถเพอใชขนถายสนคาหรอส าหรบผเขารวมงาน รวมไปถงการขราขรทคบคง ดงนน PEO หรอผจดงานจ าเปนท

จะตองเปรยบเทยบขอดขอเสยของการจดงานสถานทตางๆ เพอทจะจดงานไดอยางมประสทธภาพสงสด

58

Gaming Facility

คอ สถานทจดงานทมกจะมการรวมสถานทส าหรบการพนนเขากบสถานทจดงานและสถานทพก ผอานอาจจะไม

คนเคยกบสถานทประเภทนในประเทศไทย เนองจากการพนนเปนสงผดกฎหมาย อยางไรกดในประเทศทการพนน

ไมไดเปนสงผดกฎหมาย เชน โมนาโค ลาส เวกส มาเกา รวมไปถงสงคโปร ในสถานทอยาง Marina Bay Sands ท

ก าลงเปนทนยม นาจะชวยใหผอานเหนภาพของสถานทดงกลาวไดชดเจนมากยงขน การจดงานในสถานทแบบ

Gaming facility นาจะเปนการดงดด ใหมผเขารวมงานสนใจทจะเขารวมงานจ านวนมาก อยางไรกดทาง PEO

จ าเปนทจะตองรกษาสมดลระหวางกจกรรมอนๆ ทมภายหลงจากทเลกงานในแตละวน เพราะหากผเขารวมงานไม

สนใจทจะเขามาชมงาน เทาทควร แตหนไปเลนพนนแทน กจะสงผลตอจ านวนผเขารวมงานและยอดขายของผออก

งานในทายทสด

59

บทท 10

การจดท างบประมาณ&การประเมณโครงการ

Face-to-face Marketing Events

กจกรรมการตลาดใหผขายพบปะกบผซอ ใหผชอน าและผขายรวมกน

To display product and services

เพอแสดงสนคาและบรการ เพอทจะกาวไปสขนตอนการขายในสวนตลาดทก าหนดไว

Where buyers and sellers can meet

เวลาทส าคญตลาดชวคราวและสภาพแวดลอมในการขายทผซอและผขายสามารถตอบสนอง

60

information to be analyzed ขอมลส าคญทจะวเคราะห

* Total net square meters of space sold รวมสทธตารางเมตรของพนทขาย

* Number of exhibiting companies+countrier จ านวนผจดงานแสดงสนคาและนทรรศการ

* Number of professional attendees+countries จ านวนของประเทศผเขารวมประชมระดบมออาชพ

* Total revenue generated สรางรายไดรวม

Type of exhibiton ประเภทการจดแสดงสนคาและนทรรศการ

* Business to consumer exhibitions ธรกจการจดนทรรศการของผบรโภค

* Business to business exhibitions ธรกจการจดนทรรศการทางธรกจ

* Horizontal event ทศทางของงานรวมถงความหลากหลายของสนคาและบรการเหตการณทเกดขนในแนวนอน

* Vertical events นทรรศการทมงเนนมากขนอยางหงดหงดในสวนทหรอชองของอตหกรรมหรอดอกเบย

61

Who are the principals & stakeholders of exhibitions ? คนส าคญของงาน ผมสวนไดสวนเสยในงานแสดงสนคาและนทรรศการ

* Event owner ผบรหาร

* Host เจาภาพ,ผจดงาน

* Sponsor ผสนบสนน

* Organizer ผจดเตรยม

* A third – party event organizer (show manager) ผจดการแสดง

* Attendee ผเขารวม

* Visitor ผเยยมชม

* Exhibitor ผจดงาน

* Service provider (Contractor,freight forwarder) ผบรหารสงสนคา

* Venue สถานทจดงาน

* Hotel โรงแรม

62

A sum of business plan,project plan and/or marketing plan ผลรวมของแผนธรกจ แผนโครงการและการวางแผนกสนตลาด

The Four A’s

*Analysis of the organization’s resources, initiatives,capabilities and products or services

การวเคราะหทรพยากรขององคความคดรเรมความสามรถและสนคาหรอบรการ

*Allocation of resource

การจดการทรพยากร

*Assessment of activites

การประเมณผลการจดการกจกรรม

*Achievement of the organization’s mission and goals ความส าเรจภารกจขององคและเปาหมาย

Strategic plan

การวางแผนกลยทธ

Policies&procedures Project management plan Business plan Marketing plan PR&Campaign

63

A project mamagement plan การวางแผนการจดการโครงการ

* ค าแนะน าการทองเทยวโครงการทเฉพาะเจาะจงเชนการจดนทรรศการจากแนวความคดทจะด าเนนการ

องคประกอบทส าคญของมนรวมถงการก าหนดทมงานโครงการและความสามารถของทรพยากรและการสงมอบ

* นทรรศการทกโครงการและโครงการทกคนมผจดการโครงการ (PM) นายกจดการความสมพนธระหวางทมงาน

ภายในและภายนอกตางๆสมาชกทกคนทจะตองสามารถท างานเปนหนวยเหนยวพกดของความพยายามของสมาชก

ในทม PM

* เปาหมายของการบรหารโครงการคอการวางแผนด าเนนการและจบโครงการใหเปนไปตามวตถประสงคเปาหมาย

และขอบเขตทไดรบการจดตงขนตามก าหนดเวลาและเปนผจดการของโครงการและสามารถจดแสดงนทรรศการ

ถงขอสรปทประสบความส าเรจ

Fundamental phase of project management ขนตอนพนฐานของการบรษทจดการโครงการ

การเรมตน

การวางแผน

การด าเนน

การปด

64

Budget management

การบรหารงบประมาณ

* A zero-based budget งบประมาณ

* An incremental budget งบประมาณทเพมขน

* Hybrid budget งบประมาณไฮบรด

Budget philosophy

ปรชญางบประมาณ * profit based = reven exceeds expenses

ก าไร = รายไดสงกวาคาใชจาย

* Break-even = revenue and expenses are equal

จดคมทน = รายไดและคาใชจายเทากน

* Deficit-based = expense exceed revenue

ขาดดล = คาใชจายสงกวารายได

65

Budget formats

รปแบบงบประมาน

Process of developing a budget

กระบวนการทางพฒนางบประมาณ

* กระบวนการการพฒนางบประมาน รวบรวมขอมลทมอยท งหมดทอาจมผลตอทศทางทางการเงน

* ระบแตละบรรทดรายการของคาใชจาย

* คาใชจายคงท/คาใชจายในตวแปร/คาใชจายทางออม

* การลงทะเบยนผเขารวมประชม,รายไดจากการขายพนท,การสนบสนน,การโฆษณา

66

จดแขง/จดออน

คลปขาวออนไลน

รายละเอยดของงาน

วสดประชาสมพนธ

, เอกสารประกอบ

ภาพถายและวดโอ รายงาน

กจกรรม

วตถประสงค

67

บทท11

แนวโนมและสถานการณเกยวกบการจดประชมและการแสดงสนคาในปจจบนของภมภาคอาเซยน และ ของโลก

แนวโนมและสถานการณเกยวกบการจดประชมและการแสดงสนคาในปจจบนของภมภาคอาเซยน และ ของโลก

อตสาหรรมไมซ (Mice industry) เปนสาขาหนงของอตสาหกรรมทองเทยวทสามารถท ารายไดเขาประเทศ

เปนจ านวนมาก เนองจากเปนธรกจการทองเทยวทเกยวกบการเดนทางทเนนคณภาพและมคาใชจายทสงกวาการ

ทองเทยวชนดอนๆ จงเปนรกจทไดรบความสนใจจากนานาประเทศดดนเฉพาะประเทศทมรายไดจากการทองเทยว

เปนหลกนอกจากนยงสามารถกระจายรายไดไปยงภาคธรกจชนดอนๆทเกยวของดวยอยางกวางขวางทงทเกยวของ

โดยตรง เชน ศนยการประชม โรง แรม รานอาหาร รานคาจ าหนายขอวทระลก ตลอดจนธรกจทตอเนอง เชน

การขนสงผเขารวมประชมและผตดตามไปยงจดหมายปลายทาง หรอ สถานทจดงาน การโฆษาณา การ

ประชาสมพนธ รานคา รานคาไมดอกไมประดบ เปนตน และยงกอใหเกดประโยชนทางทางเศรษฐกจทางออมคอ

มการวาจางงาน เชน การจางนกเรยน นกศกษามาชวยงาน การจางคนมาดแลบรการอาหารและเครองดม การกต

แตงสถานท และทส าคญมการเปลยนคาวมรระหวางกลมคนทท าอาชพเดยวกนหรอทเกยวของ ซงจะเปนการ

ชวยพมนาบคคลากรของประเทศอกดวย

อตสาหกรรมไมซในทวปเอเซยเรมเขามามบทบาทตออตสาหกรรมการทองเทยวประมาณสบปทผานมา

ประเทศตางๆในเอเซย เชน มาเลเซย สงคโปร ฮองกง เกาหล รวมถงประเทศไทย ตางกค านงถงความส าคญของรกจ

นเปนอยางมากและไดพยามยกระดบมาตรฐานของประเทศตนเพอทจะเสนอตวเปนเจาภาพในการจดงานกจกรรม

ทส าคญ ในภมภาค ท าใหการจดประชมในภมภาคเอเซยเปนกจกรรมทไดรบความนยมเพมมากขนเมอเปรยบเทยบ

กบในอดตทผานมา เนองจากประเทศตางๆในภมภาคเอเซยตระหนกถงความส าคญและประโยชนของการสงเสรม

การจดประชม และพยามแขงขนกนพฒนาสถานทการจดงานประชม เพอเปนจดหมายของการจดงานประชม

นานาชาตทมชอเสยงจากทวปยโรป อเมรกาและประเทศอตสากรรมใหม

ในอนาคตมการคาดการณไววาอตสาหกรรมไมซจะเจรญเตบโตมากขน เนองจากแตละประเทศเลงเหนวา

สามารถทสรางประโยชนและรายไดใหกบประเทศอยางมากมาย ดงนนรฐบาลของแตประเทศมนโยบายใหคณะ

ฑตและกระทรวงการตางประเทศชวยเผยแพรเกยวกบศกยภาพและความพรอมในการจดงานประชม

งานแสดงสนคา เพอใหมการจดประชมหรองานนานาชาตในประเทศของตนใหไดมากทสด สวนสาเหตทท าให

ธรกจนเจรญเตบโตนนมปจจยทส าคญอย 7 ปจจย

1) การขยายตวของเศรษฐกจการพาณชยและการคาทวโลก ท าใหมความจ าเปนทจะตองมการพบประกนมากยงขน

68

2) การขยายตวของอตสาหกรรมทองทยว

3) มการผลตสนคาและบรการใหมๆมากยงขน จ าเปนตองมการแนะน าสนคาและเสนอขายสนคาและการบรการ

เหลานน ท าใหมการจดงานแสดงและน าเสนอสนคาและบรการมากขน

4)มการจดตงองคกร สมาคมตางๆมากยงขนท าใหมการตองพบปะและจดงานประชมระหวางสมาชกและสราง

กจกรรมรวมกน

5) มการพฒนาการเทคโนโลยและนวตกรรมใหมๆอยเสนอ ท าใหตองมการพฒนาอบรมบคลากรแลกเปลยน

ความรระหวางกน

6)มการสรางภาพลกษณและคานยมของหนวยงานหรอองคกรตางๆมากยงขนจงจ าเปนตองมการจดงานตางๆ เพอ

เปนการสรางภาพลกษณขององคกร

7) การลดความเครยดในการท างานและเพมประสทธภาพในการท างานของพนกงาน ท าใหหนวยงานตางๆ มการ

จดการเดนทางและกจกรรมเพอเปนรางวลใหกบพนกงานและการพกผอน

แนวโนมของอตสาหกรรมไมซในประเทศไทยนนจดเรมตนของธรกจการจดประชมเรมตนจากการกอตง

โรงแรมเซนทรลพลาซาขนในป 2526 โดยม Convention Hall ทรจกกนแหงแรกในประเทศไทยคอ The Bangkok

Convention Center หลงจากนนในป 2534 ธรกจการประชมในประเทศไทยไดเรมมการเปลยนแปลงสยคของ

การตลาดสากลอยางจรงจง เมอมการสรางศนยประชมแหงชาตสรกต (QSNNCC) ขนเพอเปนการรองรบรองการ

ประชม World Bank และ IMF Annual Meeting ครงท46 โดยมประเทศไทยเปนจดหมายปลายทางใหม ทนาสนใจ

ส าหรบธรกจการจดประชมนานาชาตเนองจากประเทศไทยมความพรอมในดานตางๆ ไมวาจะเปนโรงแรม ศนย

ประชมนานาชาต ทงนยงมจงหวดตางๆทสามารถรองรบ การประชมนานาชาตไดดเชน กรงเทพ ภเกต เชยงใหม

และจงหวดอนๆ ทไดรบความนยม รองลงมาเชน เชยงราย นครราชสมา รวมถงจงหวดอนๆ ทก าลงไดรบการ

สงเสรม โดยคาดวาอนาคตนกทองเทยวกลมนในประเทศมก าลงเตบโตมากยงขน เนองจากประเทศไทยมจดแขงใน

อตสาหกรรมไมซ

อตสาหกรรมไมซไทยกบการเปดประชามเศรษฐกจอาเซยน AEC ป 2558

รปแบบการทองเทยวเชงธรกจ หรอ MICE (Meeting, Incentive, Conference, Exhibition) เปนอกหนงธรกจท

ปจจบนมอตราการเตบโตตอเนองและสรางรายไดอยางมากใหกบเศรษฐกจไทยและประเทศไทยไดตงเปาหมายท

จะเปน Hub ดานธรกจ MICE ของภมภาค ASEAN

69

อตสาหกรรม MICE ของคนไทยมศกยภาพทดและเจรญเตบโตอยางตอเนอง โดยคาดวาจะน าไปสความส าเรจ

ของการเปนประชาคมเศรษฐกจอาเซยน (AEC) ในฐานะทประเทศไทยเปนศนยกลางของอตสาหกรรม MICE ใน

อาเซยนโดยส านกงานสงเสรมการจดการประชมและนทรรศการ หรอ สสปน. ซงเปนองคกรของรฐบาลมหนาท

ด าเนนแผนกลยทธการพฒนาประเทศไทยใหเปนศนยกลางของภมภาคในดานการประชมและการจดนทรรศการ

หรอ MICE

ประเทศไทยไดมการพฒนาอยางตอเนองในโครงสรางพนฐานและสงอ านวยความสะดวก เพอการประชมและ

ศนยแสดงนทรรศการทมมาตราฐานสากลในหลายจงหวด นอกจากนยงมเครอขายส าหรบธรกจ mice เพอท าหนาท

เปนฐานการผลตและฐานการสงออกทส าคญส าหรบอตสาหกรรม mice ในประเทศไทยจงท าใหประเทศไทยมสกย

ภาพสงในการเปนศนยกลางการประชมและการจดแสดงนทรรศการทส าคญในภมภาคเอเซยตะวนออกเฉยงใต

ปจจบน mice ของไทยอยในอนดบ3รองจากจากสงคโปร และมาเลเซรย โดยจะอาศยองคประกอบหลายอยางทม

ความไดเปรยบ อาท โครงสรางพนฐานดานการคมนาคมทมประสทภาพท าเลทตงเปนศนยกลางของภมภาค

สามารถเดนทางไปยงประเทศตางๆ ในเอเซยไดสะดวก ท าใหตอนทนการเดนทางประชมและทองเทยวต ากวา อก

ทงยงมแหลงทองเทยวทมความหลากหลาย

นอกจากน ยงมการรวมมอกนอยางใกลชดระหวางกระทรวงพาณชยกบส านกงานสงเสรมการจดการประชม

นทรรศการ (สสปน.) เพอแสดงศกยภาพของธรกจบรการอยางครบวงจร อาท การเปนมออาชพในการบรการ

จดการงานแสดงสนคาการกอสราง ตกแตงอาคารสถานท การจดประชมนานาชาต และการจดกจกรรมบนเทง เพอ

ชกชวนใหนกธรกจ นกลงทน โดยเฉพาะในกลมประเทศ CLMV เขามาใชบรการ MICE ในไทย และการสงเสรม

ผประกอบการไทยออกไปจดกจกรรมในตางประเทศ ซงจะชวยสงเสรมการสงออกของไทยเพมอกชองทางหนง

ดวย

ปจจบนธรกจ MICE สรางรายไดใหไทยมหาศาลกวา 88,485 ลานบาท หรอคดเปนรอยละ 10 ของรายไดทงหมด

จากการทองเทยวในป 2556 โดยนกทองเทยวกลมนสวนใหญจะเปนนกธรกจทเขามาจดงานประชมและพกผอนกบ

ครอบครวในเวลาเดยวกน และรายไดจากนกทองเทยวกลมนจะสงกวา นกทองเทยวปกตถง 3-4 เทาตว

70

สถานการณอตสาหกรรม MICE โลก

ตามสถตการประชมสมาคมนานาชาตของ International Congress and Convention Association (ICCA) ในป 2556

มการจดประชมของสมาคมนานาชาตทวโลกมากถง 11,685 ครง เพมขน จากป 2555 ทมจ านวน 11,150 ครง คด

เปนอตราเตบโตเทากบรอยละ 4.8 โดยมอตราเตบโตทชะลอตวลงจากป 2555 ทงน พบวา ภมภาคยโรปยงคงเปน

ภมภาคทมการจดประชมสมาคมนานาชาตมากเปนอนดบหนง จ านวน 6,313 ครง หรอคดเปนรอยละ 54.03 ของ

จ านวนการประชมทงหมดของโลก รองลงมา คอ ภมภาคลาตนอเมรกา และอเมรกาเหนอจ านวน 2,534 ครง คดเปน

รอยละ 21.08 จ านวนการประชมทงหมด ภมภาคเอเชย และตะวนออกกลางมการจดประชม

สมาคมนานาชาตรวมกน 2,463 ครง คดเปนรอยละ 21.08 ของจ านวนการประชมทงหมด และภมภาคแอฟรกา การ

จดประชมสมาคมนานาชาตรวมกน 375 ครง คดเปนรอยละ 3.21 ของจ านวนการประชมทงหมด ตามล าดบ

จากสถตการประชมสมาคมนานาชาตของ ICCA ในป 2556 พบวา ประเทศทมจ านวนการประชม

นานาชาตมากทสด คอ (1) สหรฐอเมรกา 829 ครง รองลงมาคอ (2) เยอรมน 722 ครง (3) สเปน 562 ครง

(4) ฝรงเศส 527 ครง (5) สหราชอาณาจกร 525 ครง (6) อตาล 447 ครง (7) ญปน 342 ครง (8) จน 340

ครง (9) บราซล 315 ครง และ (10) เนเธอรแลนด 302 ครง ตามล าดบ สวนประเทศไทยเปนประเทศทมจ านวน

การประชมนานาชาตมากทสดอนดบท 29 ของโลก

ส าหรบเมองทมจ านวนการประชมนานาชาตมากทสด ในป 2556 อนดบท 1 คอ ปารส 204 ครง

รองลงมาคอ (2) มาดรด 186 ครง (3) เวยนนา 182 ครง (4) บาเซโลนา 179 ครง (5) เบอรลน 178

ครง (6) สงคโปร 175 ครง (7) ลอนดอน 166 ครง (8) อสตนบล 146 ครง และ (9) ลสบอน และ

(10) โซล มจ านวน 125 ครงเทากน ตามล าดบ ขณะทกรงเทพมหานครเปนเมองทมจ านวนการประชม

นานาชาตมากทสดอนดบท 20 ของโลก

สวนการประชมนานาชาตในภมภาคเอเชยแปซฟก ประเทศทมจ านวนการประชมนานาชาตมากทสด

จากสถตการประชมสมาคมนานาชาต ICCA ในป 2556 พบวา คอ (1) ญปน มการประชมสมาคมนานาชาต

มากทสด 342 ครง รองลงมาคอ (2) จน 340 ครง (3) เกาหลใต 260 ครง (4) ออสเตรเลย 231 ครง

71

(5) สงคโปร 175 ครง (6) อนเดย 142 ครง (7) ประเทศไทย 136 ครง (8) ไตหวน 122 ครง

(9) มาเลเซย 117 ครง และ (10) อนโดนเซย 106 ครง ตามล าดบ

เมองทมจ านวนการประชมนานาชาตมากทสดภมภาคเอเชยแปซฟก ในป 2556 อนดบแรก คอ (1) สงคโปร มการ

ประชมสมาคมนานาชาต 175 ครง รองลงมาคอ (2) โซล 125 ครง (3) ปกกง 105 ครง (4) กรงเทพฯ 93 ครง ม

จ านวนเทากบ (5) ซดนย 93 ครง (6) ฮองกง 89 ครง (7) โตเกยว 79 ครง (8) ไทเป 78 ครง (9) เซยงไฮ 72 ครง และ

(10) กวลาลมเปอร มจ านวน 68 ครง ตามล าดบ