Microgramm pisarna

pisarna za blagajne: Micrococktail 9.0 in Simpos

navodila za uporabo

zadnja obnovitev: 24. maj 2018

Kazalo

1. Osnove..............................................................................................................................................2

2. Vstop v program Microgramm pisarna............................................................................................2

3. Vnos nastavitev.................................................................................................................................3

3.1 O podjetju...................................................................................................................................3

3.2 Davčno potrjevanje.....................................................................................................................4

3.3 MG nastavitve............................................................................................................................6

3.4Blagajniške nastavitve.................................................................................................................6

3.5 Načini plačil................................................................................................................................8

3.6 Vnos miz.....................................................................................................................................9

3.7 Nastavitve A4 dokumentov......................................................................................................10

4. Partnerji...........................................................................................................................................11

4.1 Vnos zaposlenih........................................................................................................................12

4.2 Dostop za računovodjo.............................................................................................................13

4.3 Vnos dobaviteljev.....................................................................................................................14

4.4 Vnos kupcev.............................................................................................................................14

5. Vnos artiklov..................................................................................................................................14

5.1 Skupine artiklov........................................................................................................................16

5.2 Happy hour cene in cene za posebne dogodke.........................................................................16

6. Prevzemnice...................................................................................................................................17

7. Namestitev Blagajne.......................................................................................................................18

8. Pregled poslovanja..........................................................................................................................18

8.1 Zaključki blagajne....................................................................................................................18

8.2 Prednastavljene statistike in poročila.......................................................................................19

8.3 Statistike in poročila po meri....................................................................................................20

9. Prodaja v Microgramm pisarni.......................................................................................................21

9.1 Izdaja zbirnega računa..............................................................................................................21

9.2 Izdaja originalnih računov........................................................................................................22

9.3 Izdaja dobavnic.........................................................................................................................23

10. Inventura.......................................................................................................................................24

1

1. Osnove

Do Microgramm pisarne dostopate z brskalnikom s kateregakoli računalnika in ni potrebnanamestitev na računalnik. Je del programa Microgramm cloud in deluje v povezavi z blagajnoMicrococktail 9.0 za Windows ali Linux in Simpos za Android. V blagajnah se izdaja računekončnim strankam. Blagajna in pisarna sta med sabo povezani – v pisarni vnašate šifrante (npr.artikle, partnerje idr), ti šifranti se samodejno prenesejo na blagajno. Na blagajni se izdajajo računiin deluje neodvisno od interneta in povezave z Microgram pisarno, saj se podatki med blagajnamiin Microgramm pisarno sinhronizirajo v ozadju.V primeru prekinitve interneta tako lahko blagajno uporabljate nemoteno. Ko blagajna spet pridobidostop do interneta, se podatki izmenjajo samodejno.

2. Vstop v program Microgramm pisarna

Microgramm pisarno lahko uporabljate s kateregakoli računalnika, ki je povezan na internet. Vbrskalnik vtipkate naslednji naslov: http://pisarna.microgramm.si .Uporabljate lahko tudi star naslov: http://simpos.microgramm.siZa vstop potrebujete Google račun. Avtentikacijo za vstop v program Simpos izvede Google in takoMicrogramm pisarna ne ve vašega gesla.

2

3. Vnos nastavitev

3.1 O podjetju

Vaše podatke vnese serviser Microgramm, ki vnese naslednje:- vašo davčno številko in ali ste zavezanec za plačilo DDV ali ne;- naziv vaše poslovne enote- dejavnost (restavracija, trgovina, frizerstvo...)- podatek o šifri organizacijske enote, ki se bo uporabljala za za številčenje računov, ki se davčnopotrjujejo na FURS

3

3.2 Davčno potrjevanje

CERTIFIKAT

a) Microgramm d.o.o. ste pooblastili za hrambo namenskega digitalnega potrdila

Če ste nas pooblastili za prevzem in hrambo namenskega digitalnega potrdila za 5 let v naši hram-bi pritisnite na gumb »Naloži certifikat iz Microgramm shrambe« in namensko digitalno potrdilo sebo avtomatsko naložilo.

b) Pridobite in uvozite namensko digitalno potrdilo sami

Če ste sami pridobili namensko digitalno potrdilo pritisnite na gumb »Naloži certifikat iz računalni-ka«, izberite lokacijo kjer se nahaja vaše namensko digitalno potrdilo in vpišete njegovo geslo.

Nato nadaljujte s prijavo poslovnega prostora s klikom na gumb prijavi prostor

4

POSLOVNI PROSTOR

Pred vnosom vseh podatkov za poslovni prostor izberite vrsto poslovalnice: nepremičnino (lokal)ali mobilno/premično enoto. Nato nadaljujte z vnosom vseh zahtevanih podatkov.

5

3.3 MG nastavitve

MG nastavitve vedno opravi serviser Microgramma. Tu se lahko nastavi: ali se na dnu vaši računov izpisuje Microgramm reklama ali imate tehtanje artiklov pri prodaji (npr. solate) ali ste planinsko društvo in imate povezavo z Navezo

3.4 Blagajniške nastavitve

Tu vnašate podatke, ki se uporabljajo na blagajnah: V tem zavihku se vnese besedilo, ki bo na vrhu in dnu blagajniškega računa. Tukaj dodamo tudi tiskalnike naročil (npr. tiskalnik za naročila v kuhinjo)

6

Če se premaknete z drsnikom, dobite še drugi del nastavitev, v katerem lahko nastavite, če imate Happy hour cenik oziroma če imate kakšen poseben dogodek, ko imate višje ali nižje cene. Npr. Tak poseben dogodek je lahko praznovanje novega leta, od 31. decembra 18:00 do 1. januarja 6:00.Če imate na brskalniku nastavljen angleški jezik, boste morali tudi datume obdobja nastaviti po an-gleško, glejte primer spodaj:

7

3.5 Načini plačil

V načinih plačil bodo zaposleni lahko izbirali med različnimi načini plačil: gotovina, kartice, TRR inkuponi.

8

3.6 Vnos miz

V tem zavihku dodamo/odstranimo mize, izberemo/popravimo ime, število miz in barvo ternastavitmo, pa kakšnem vrstem redu se področja miz prikazujejo. Za posamezno blagajno lahkonastavimo tudi, ali se vsako področje izpiše v novo vrstico ali ne. To pa nastavljamo za posameznoblagajno.

9

3.7 Nastavitve A4 dokumentov

Tu lahko vnesete levi in desni tekst na dnu dokumenta. Na primer kraj in datum ter podpis.

10

4. Partnerji

Partnerje lahko vnašate v Microgramm pisarni in tudi v blagajni, če je trenutku vnosa partnerja vblagajni povezava do interneta.

Za vnos v Microgramm pisarni imate zavihke: vsi partnerji, kupci, dobavitelj in zaposleni.

11

4.1 Vnos zaposlenih

S klikom na "Nov zaposleni" se vam bo odprla stran, kjer boste lahko vnesli novega zaposlenegaali urejali obstoječe. Vnesite davčno številko in vse ostale potrebne podatke. Vnos davčne številkezaposlenega je pomemben zaradi davčnega potrjevanja računov.

Pri vnosu novega zaposlenega, lahko določite, ali bo uporabljal Microgramm pisarno in/aliblagajno. Če bo zaposleni uporablja tudi pisarno, morate vnesti tudi njegov Ko končate zvnašanjem podatkov, kliknete Shrani & zapri.

Primer vnosa uporabnika, ki je samo prodajalec oz.natakar:

12

4.2 Dostop za računovodjo

Ker je Simpos program v oblaku, ni smiselno, da računovodji pošiljate poročila po emailu ali celo v papirni obliki. Najbolje je, da mu omogočite dostop v Microgramm pisarno in si lahko sam pogleda in natisne vsa potrebna poročila.

Računovodja mora imeti za dostop gmail naslov. Ko ste na Partnerji, kliknete na Nov zaposleni in omogočite dostop do Microgramm pisarne. Primer na sliki je, če bi vaša računovodkinja imela email racunovodstvo.b@gmail.com

13

4.3 Vnos dobaviteljev

Za vnos novega dobavitelja kliknete na Nov dobavitelj. Za urejanje ga izberete iz seznama.

4.4 Vnos kupcev

Za vnos novega dobavitelja kliknete na Nov kupec. Za urejanje ga izberete iz seznama. Partnerje lahko vnašate v Microgramm pisarni in tudi v blagajni, če je trenutku vnosa partnerja v blagajni povezava do interneta.

5. Vnos artiklov

Pri "Artiklih" imate na levi strani možnost iskanja po zavihkih vsi artikli, prodajni artikli, nabavniartikli, pregled zalog, skupine, ter ostalo.

S klikom na gumb "Dodaj artikel" se vam bo odprla stran, kjer boste lahko vnesli nov artikel.Vnesite vse potrebne podatke, izberite barvo gumba, ki bo prikazan v blagajni in kliknite gumb"Shrani artikel", če želite artikel shraniti, "Shrani in dodaj", če želite vnos shraniti in začeti vnašatinaslednjega ali pa "Prekliči", če artikla ne želite shraniti.

14

15

5.1 Skupine artiklov

Če imate veliko artiklov, recimo več kot 30, je smiselno, da si artikle razporedite v skupine.

Če kliknete na Artikli-Skupine... se vam prikažejo vse vnesene skupine. Prikazane zadetke lahkourejate s klikom na ustrezen gumb na skrajni desni strani prikazanih vrstic. S klikom na gumb"Dodaj skupino" se vam bo odprla stran, kjer boste lahko vnesli novo skupino. Vnesite vsepotrebne podatke, izberite barvo gumba, ki bo prikazan v blagajni in kliknite gumb "Shrani skupinoartiklov", če želite skupino shraniti, "Shrani in dodaj", če želite vnos shraniti in začeti vnašatinaslednjo ali pa "Prekliči", če skupine ne želite shraniti.

5.2 Happy hour cene in cene za posebne dogodke

Če ste v Nastavitve-POS nastavitve vklopili vsaj eno dan v tednu, lahko tudi več, in uro od-do, koimate posebne cene, boste lahko pri artiklih vnašali tudi cene za to obdobje. Če ste v Nastavitve-POS nastavitve vnesli obdobje, ko imate posebne cene (npr. tipično za novoletni večer, od 31. de-cembra 18:00 do 1. januarja 06:00), boste lahko vnašali tudi te cene.

16

6. Prevzemnice

V zavihku prevzemnice, lahko izberete vse prevzemnice in jih lahko tudi stornirate. Razporejene sopo časovnem intervalu. S klikom na gumb "Dodaj prevzemnico" se vam bo odprla stran, kjer boste lahko vnesli novoprevzemnico.

Vnesite številko prevzemnice, podatke o dobavitelju, podatke o prevzemnici in njene postavke.Postavke dodajate tako, da vpišete naziv artikla. Program vam bo našel enega ali več zadetkov, česo si nazivi podobni. Izberite želenega in vpišite še količino ter po potrebi še druge podatke. Kokončate z dodajanjem vrstic kliknite gumb "Shrani prevzemnico", če želite shraniti prevzemnico,"Shrani in dodaj", če želite vnos shraniti in začeti vnašati naslednjo ali pa "Prekliči", čeprevzemnice ne želite shraniti.

17

7. Namestitev Blagajne

Namestitev izvede serviser Microgramma.

8. Pregled poslovanja

8.1 Zaključki blagajne

Tukaj lahko vidite vse začetke in zaključke prodaje, razporejene po časovnem intervalu.

Zaključek natisnete tako, da kliknete na povezavo na začetku vrstice nato se vam odpre zaključekin ga natisnete s klikom desno zgoraj na »Natisni«. Lahko označimo tudi več različnih zaključkov injih nato združimo in skupno pregledamo s klikom na »poročilo po zaključkih«.

18

8.2 Prednastavljene statistike in poročila

V Microgramm pisarni so na voljo predpripravljena poročila:- prodaja po zaposlenih- prodaja po artiklih- pregled izdanih računov- poročilo za računovodstvoPredpripravljena so časovna obdobja: Danes, Včeraj, Tekoči teden, Prejšnji teden, Tekoči mesec, Prejšnji mesec, Letos, Lansko leto.Če želite izbrati drugo časovno obdobje, izberete Danes in nato popravite Obdobje, lahko izberete tudi Med datumoma za poljubno časovno obdobje.

19

8.3 Statistike in poročila po meri

To je funkcija za naprednejše uporabnike. Uporabljajte jo samo, če jo res potrebujete. Pred uporabo pokličite Microgramm.Kliknete na Novo poročilo. Izberete lahko razne možnosti.Primer, da želite prodajo po zaposlenih po artiklih za Letos, ne želite pa vključiti dobavnic in reprezentance. Zanimajo vas stolpci Količina in Skupaj z DDV, ne pa tudi Skupaj brez DDV.Če želite, da je stolpec Skupaj z DDV desno od Količine, ga odstranite s klikom na X in da ponovno dodate. Take izbire bi imeli za to poročilo:

Možnost Dodaj dodatni pogoj trenutno ne deluje, zato je ne morete uporabiti.Če želite imeti poročilo stalno na voljo, ga lahko shranite s klikom na Shrani kot.

20

9. Prodaja v Microgramm pisarni

9.1 Izdaja zbirnega računa

Microgramm cloud omogoča, da stranki na blagajni izdajate dobavnice. S klikom na dobavnicebrez računa pa lahko iz več dobavnic izdamo en račun ali pa jih storniramo. S klikom na številkodobavnice lahko dobavnico tudi popravljamo.

21

9.2 Izdaja originalnih računov

Originalne račune večinoma izdajate na blagajni, lahko pa tudi direktno v Microgramm pisarni.

Pri računih imate na levi strani možnost pregleda že vnesenih original računov, zapadlih računov,računov brez dobavnic ter stornirane račune.Vsi računi so razporejeni padajoče po dnevih, razen zapadli računi so razdeljeni po podjetjih.Prikazane zadetke lahko urejate s klikom na ustrezen gumb na skrajni desni strani prikazanihvrstic.

S klikom na gumb "Dodaj račun" se vam bo odprla stran, kjer boste lahko vnesli nov račun.

Vnesite podatke o naslovniku računa, podatke o računu in njegove postavke. Postavke dodajatetako, da vpišete naziv artikla. Program vam bo našel enega ali več zadetkov, če so si nazivipodobni. Izberite želenega in vpišite še količino ter po potrebi še druge podatke. Če želite vrsticourejati ali izbrisati lahko to storite s klikom na ustrezni gumb na skrajni desni strani vrstice. Kokončate z dodajanjem vrstic kliknite gumb "Shrani in dodaj", če želite vnos shraniti in začeti vnašatinaslednjega ali pa "Prekliči", če računa ne želite shraniti.

22

9.3 Izdaja dobavnic

Dobavnice večinoma izdajate na blagajni, lahko pa tudi direktno v Microgramm pisarni.

Pri dobavnicah imate na levi strani možnost iskanja že vnesenih dobavnic, dobavnic brez računa instornirane dobavnice.

S klikom na gumb "Dodaj dobavnico" se vam bo odprla stran, kjer boste lahko vnesli novodobavnico.

Vnesite podatke o naslovniku dobavnice, podatke o dobavnici in njene postavke. Postavkedodajate tako, da vpišete naziv artikla. Program vam bo našel enega ali več zadetkov, če so sinazivi podobni. Izberite želenega in vpišite še količino ter po potrebi še druge podatke. Če želitevrstico urejati ali izbrisati lahko to storite s klikom na ustrezni gumb na skrajni desni strani vrstice.Ko končate z dodajanjem vrstic kliknite gumb "Shrani in dodaj", če želite vnos shraniti in začetivnašati naslednjega ali pa "Prekliči", če dobavnice ne želite shraniti.

23

10. Inventura

Na izbiro imate vse inventure, nerazknjižene, ter razknjižene inventure.S pritiskom na gumb ''Nova inventura'', lahko vnesemo novo.

Na en dan lahko vnesemo samo eno inventuro.V spisku inventur lahko inventuro razknjižimo tako, da iz seznama inventur izberemo želeno ternato na desni strani s klikom na tri pike dobimo možnosti za ustvarjanje kopije, razknjiženje terizbris inventure.

24

11. Pomoč

Za lažjo pomoč vas prosimo, da si predhodno namestite Teamviewer. Najdete ga na spletni strani Microgramm d.o.o. pod zavihkom podpora (http://www.microgramm.si/podpora/servis). Najbolje da datoteko shranite na vaš računalnik in jo nato namestite na vaš računalnik. Od vas bomo potrebovali YOUR ID (9 mestna številka) ter PASSWORD (geslo).

25