microsoft access

Hyrje Avni Rexhepi - Microsoft Access

0

Avni Rexhepi

Prishtinë, 2003

Avni Rexhepi - Microsoft Access Hyrje

1

PARATHËNIE

Ky libër u dedikohet studentëve të Fakultetit Elektroteknik, por mund ta

përdorin të gjithë ata që shfaqin interesim për programin Microsoft Access. Ky

është botimi i parë dhe vërejtjet e sygjerimet e lexuesve janë të mirëseardhura, në

rast ribotimi. Të gjithë shembujt e marrë në libër, janë marrë më shumë për

qëllime shkollore, për të shërbyer si udhëzime në realizimin e detyrave të caktuara,

e jo si projekt i gatshëm për përdorim, apo pjesë të ndonjë projekti. Emrat e marrë

si shembuj janë të rastit dhe përjashtohet mundësia e keqpërdorimit të qëllimshëm.

Në disketen e bashkangjitur, ndodhen fajllat e shembujve të përdorur në libër të

kompresuar me WinZip. Për të dy shembujt është dhënë fajlli vetëm me tabela për

ushtrime, si dhe fajlli i kompletuar i bazës së të dhënave.

Njohuritë paraprake lidhur më bazat e të dhënave dhe për programet e paketit

Microsoft Office do të jenë lehtësim për përdorimin e këtij teksti.

Për vërejtjet dhe sygjerimet, mund të na kontaktoni përmes postës elektronike, në

adresën: [email protected].


2


3

MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access është program për krijimin dhe mirëmbajtjen e bazave të

të dhënave dhe është pjesë përbërëse e paketit Microsoft Office. Versionet e

programit janë avansuar me secilin version të ri të paketit Microsoft Office, mirëpo

konceptet themelore të punës janë të njëjta në të gjitha versionet. Natyrisht, me

secilin version të ri, shfaqen përmirësime dhe avansime lidhur me veprimet e

caktuara, por ato nuk ndryshojnë thelbin e rregullave të Accessit. Shpjegimet dhe

shembujt e marrë në këtë libër, janë realizuar në versionin Microsoft Access 2000.

Bazat e të dhënave paraqesin grumbull të organizuar të dhënash.

Nëse marrim një shembull nga përditshmëria, p.sh, një zyre për informim dhe

shërbime është përgjegjëse për organizimin e të dhënave për një ndërmarrje të

caktuar. Punonjësit e asaj zyreje, informatat për ndërmarrjen, që kanë të bëjnë me

të punësuarit, punët e përditshme, shërbimet që i ofron ndërmarrja etj., i

mirëmbajnë përmes përdorimit të tabelave të ndryshme. Pra për vendosjen, ruajtjen

dhe mirëmbajtjen e të dhënave në mënyrën më të përshtatshëme, të dhënat

organizohen në formë tabelare. Për shembull, një tabelë do të përdorej për ruajtjen

e informatave për të punësuarit, ku do të paraqiteshin: emri dhe mbiemri, adresa,

datëlindja, vendlindja, mosha, sektori punues, orari i punës, paga mujore, etj. Për

përpunim më detal të informatave për një të punësuar - shënim në tabelë (rresht të

tabelës) përoren formularë, gjegjësisht forma për paraqitje më të përshtatshme të të

dhënave. Shtypja dhe dorëzimi i raporteve të ndryshme që shërbejnë për shtypjen e

të dhënave dhe rezultateve të ndryshme, etj., më së miri bëhet duke shtypur raportet

gjegjëse.

Njësia themelore e bazës së të dhënave është tabela, e cila i ruan të dhënat në formë

të organizuar. Tabela i ka rreshtat (Records - Rekordet, regjistrimet, të dhënat) dhe

kolonat, gjegjësisht fushat (Fields) të cilat përshkruajnë një vlerë ose karakteristikë

të caktuar të rekordit.

Instalimi i programit

Accessi është pjesë e paketit Microsoft Office, prandaj me rastin e instalimit të

paketit instalohet edhe accessi. Përmes CD-së instaluese, instalimi i programit


4

fillon automatikisht, me vendosjen e CD-së instaluese në CD-ROM. Nëse nuk

fillon vetvetiu, në njësinë e CD-ve, zgjedhet setup.exe, me të cilin fillon instalimi i

paketit Microsoft Office.

Startimi i programit, bëhet prej menysë Start, duke zgjedhur menynë

Programs, dhe varësisht prej instalimit, mund ta gjeni direkt si nënmeny në

Programs (si në fig.1.), ose aty është si një tërësi paketi Microsoft Office, e si

nënopcion Microsoft Access. Normalisht programi mund të startohet direkt prej

desktopit përmes ikonës Microsoft Access, nëse ajo veq ekziston ne desktop.

Fig. 1. Startimi i programit, përmes menysë Start.

Kur programi startohet, paraqitet dritarja e Microsoft Access-it (në vazhdim të

tekstit: Access), dhe dritarja për dialog (dialog-box) e cila mundëson zgjedhjen e

opcioneve fillestare për krijimin e një baze të re, ose startimin e bazave ekzistuese,

të cilat janë përdorur së fundi. (Fig. 2)

Nëse dëshironi të filloni krijimin e bazes së re të të dhënave, fillohet në pjesën

Create a new Database using (krijo bazë të re përmes) me opcionet: Blank

Database (Bazë e zbrazët e të dhënave), për përgatitjen e bazës së re, fillimisht të

zbrazët dhe Database Wizard (Magjistari për database). (Wizardet-janë

nënprograme ndihmëse të paketit Microsoft Office, të cilat e udhëheqin

shfrytëzuesin hap pas hapi, duke i dhënë udhëzimet e nevojshme, për realizimin e

detyrave të caktuara). Accessi ofron ndihmë me rastin e krijimit të bazës së re të të

dhënave, përmes Database Wizard, (nënkuptohet se përdoret me kusht të njohjes së

gjuhës angleze).


5

Fig. 2. Dritarja e parë, me rastin e startimit të programit.

Të marrim së pari rastin e bazës së re, të zbrazët. Prej dialogut fillestar, zgjedhim

opcionin: Blank Database. Në ekran menjëherë paraqitet dialogu tjetër, File New

database- Ruaje bazën e re të të dhënave, përmes të cilit Accessi kërkon së pari të

krijohet fajlli në të cilin do të ruhet baza e re që krijohet. Pasi të zgjedhni folderin

ku dëshironi të krijohet ajo, në File name - Emri i fajllit, zgjedhni emrin e fajllit për

bazën e të dhënave që krijohet. (Nëse dëshironi, mundeni që me komandën Create

New Folder, si në fig., së pari të krijoni Folder të ri dhe pastaj veprimet e

përshkruara). Fillimisht, aty accessi propozon emrin db1.mdb, pra tipi i fajllit është

*.mdb (mdb-Microsoft DataBase). Emrin e fajllit db1, e ndryshoni dhe zgjedhni

emër të ri sipas dëshirës. Normalisht, nuk përjashtohet mundësia që ta pranoni edhe

emrin e propozuar db1. Pastaj shtypet tasti: Create (Krijo), dhe më këtë accessi

krijon bazën e re të zbrazët të të dhënave.


6

Fig. 3. Zgjedhja e folderit, dhe emrit për fajllin e bazës që krijohet.

Nëse zgjedhni opcionin Database Wizard, atëherë Accessi, së pari ju ofron

mundësinë e zgjedhjes së shabllonit të parapërgatitur të bazës (Fig. 4). Ekziston një

numër mjaft i madh i bazave të gatshme, për qëllime të ndryshme përdorimi, si

Adresari me kontakte, Koleksione të ndryshme, Inventare, Shërbime të thirrjes, etj.

Pas zgjedhjes së shabllonit të gatshëm, përmes dialogut File new database (fig 3)

përsëri zgjedhni vendin (folderi) dhe emrin e fajllit, për bazën e të dhënave që

krijohet.

Fig. 4. Shabllonet e gatshme, të bazave të të dhënave, që i ofron accessi.

Hap pas hapi, Accessi ju ofron opcionet për zgjedhje, si në fig. 5, me ç'rast mund të

bëhen modifikime të opcioneve të gatshme që i ofron Accessi për shabllonin


7

përkatës. Me tastet, Cancel (Anulo, Pezullo), Back (Prapa), Next (Tjetri), Finish

(Fundi , Përfundo) lëvizim hap pas hapi, duke përcjellur udhëzimet e magjistarit

deri në përfundim të procedurës, kur me Finish vendosim për krijimin e bazës së

gatshme, sipas opcioneve të zgjedhura prej atyre që i ofroi magjistari.

Në atë rast, Accessi e krijon bazën e re të gatshme me strukturën dhe elementet e

saj, me ç'rast në ekran shfaqet dritarja Database Wizard, me treguesit Creating…,

për secilin element të bazës. Nëse zgjedhim shabllonin Contact Management-

Administrimi i kontakteve, pra një adresar me informata për kontaktet e ndryshme,

kalohet nëpër hapat vijues, si zgjedhja e fushave: emri, mbiemri etj., që do të ruhen

në një tabelë.

Hapi i parë, fillimi.

Zgjedhja e fushave

Zgjedhja e stilit të paraqitjes

Zgjedhja e stilit të raporteve që shtypen


8

Zgjedhja e emrit të bazës

Përfundimi

Fig. 5 . Hapat, gjatë krijimit të bazës përmes magjistaarit.

Fig. 6. Ecuria e krijimit të bazës, përmes Database Wizard

Me këtë rast, Accessi krijon bazën Contact Management1, me të gjitha elementet e

nevojshme, si tabelat, format, raportet, etj., si në fig 7.

Fig. 7 - Baza e krijuar përmes magjistarit.

Pra, siç shihet në fig. 7, dritarja e bazës së të dhënave përmban faqet (objektet):

Tables (Tabelat), Queries (Pyetësit), Forms (Format), Reports (Raportet), Pages

(Faqet,Web faqet), Macros (Makrot) dhe Modules (Modulet).

Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat

9

DRITARJA E ACCESIT

Menya Shiriti i veglave

Rreshti i statusit

Dritarja e

bazës

Fig. 8 - Dritarja e Accessit

Dritarja e zakonshme e Accessit gjatë punës duket si në fig. 8. Normalisht, si në

çdo dritare në Windows, kemi edhe titullin e dritares dhe në skajin e djathtë, pullat

(tastet) minimize, maximize dhe close . Në krye të dritares gjendet menya

kryesore e programit me përmbajtjen: File (Fajlli), Edit (Editimi, përpunimi), View

(Pamja), Insert (Inserto), Tools (Veglat), Window (Dritarja) dhe Help (Ndihma).

Kur hapet një tabelë, pyetës ose formë, shtohet edhe menya Records (Rekordet).

Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access

10

Përfundi menysë gjendet shiriti i veglave, i cili përmban ikonat (tastet) për

shkurtesat e komandave të cilat përdoren më së shpeshti gjatë punës. Varësisht se

çka kemi të hapur prej dritareve në ekran, ashtu ndryshon edhe shiriti i veglave.

Nëse kemi hapur ndonjë tabelë, atëherë aty shfaqet shiriti i veglave për punë me

tabelë, në rast të formës, shiriti i veglave për punë me formë, etj.

Në pjesën e brendshme të dritares kemi dritarën e bazës së hapur të të dhënave, dhe

eventualisht ndonjë dritare të hapur të tabelës, formës, etj. Dhe në fund në pjesën e

poshtme, kemi rreshtin e statusit, i cili jep shpjegime për gjendjen momentale ose

informata për elementin e zgjedhur aktualisht, dhe statusin e tasteve CapsLock,

Insert, etj.

Kur kemi të hapur vetëm dritaren e bazës së të dhënave, atëherë përmbajtja e

menyve është, si do të përshkruhet në pjesën e ardhshme të tekstit. Mirëpo nëse

hapet ndonjë tabelë, formë, apo element tjetër, atëherë edhe përbajtja e menyve

ndryshon varësisht prej kontekstit. Pra menytë automatikisht përshaten për punën

të cilën jemi duke bërë momentalisht.

Menya File Në menynë File, si zakonisht, kemi komandat që kanë të bëjnë me hapjen e fajllit

të ri ose ekzistues, ruajtjen dhe shtypjen e fajllave. Në fund, është edhe lista e

fajllave të hapur së fundi.

Fig. 9 - Menya File

- New database (Hapja e bazës së re), pra përdoret kur

dëshirojmë të fillojmë krijimin e një baze të re.

- Open Database (Hape bazën), shërben për hapjen e bazës

- Get External Data (Merr të dhëna të jashtme), shërbën

për marrjen e të dhënave prej ndonjë baze tjetër të Accessit

ose programeve tjera për baza të të dhënave ose Link tables

(lidhi tabelat), për marrjen e të dhënave prej ndonjë tabele

tjetër, të Accessit, ose programeve tjera.

- Close (mbylle), mbyllë bazën (fajllin e hapur)

- Save (Ruaje), ruan ndryshimet në bazën me të cilën jemi

duke punuar momentalisht, në fajllin e njëjtë, me të njëjtin

emër.

- Save as/Export (Ruaje si/eksporto)- shërben për ruajtjen

me emër të ri, gjegjësisht eksportimin në format tjetër në

ndonjë program tjetër të objektit aktual, tabelës, formës, etj.


11

- Page Setup ( Konfigurimi i faqes)

- Print Previw ( Shikimi paraprak) (inspektimi) i shtypjes

- Print… ( Shtype…) - shtypja në printer, ku përmes dritares së hapur të dialogut

Print, përcaktojmë opcionet e shtypjes

- Send (Dërgo)

- Database Properties (karakteristikat e bazës) - jep informacionet lidhur me

bazën, në formë rezymeje, ndër të tjera edhe me elementet përbërëse, si në fig.10.

Fig. 10 - Karakteristikat e bazës

Dritarja ka faqet: General (të përgjithshme),

Summary (rezyme), Statistics (statistika),

Contents (përmbajtja) dhe Custom (e

zakonshme).

Pra, faqja Contents paraqet sa tabela, forma,

pyetës etj., ka baza.

Verejtje: Duhet pasur kujdes gjatë përdorimit të menyve, sepse shpeshherë menytë nuk janë të plota, por në to paraqiten vetëm menytë që janë përdorur kohën e fundit dhe ato kryesore, kurse në fund të menysë paraqitet një shigjetë e dyfishtë e cila mundëson hapjen e menysë së plotë. Pasi ta hapni menynë e plotë dhe të përdorni një prej menyve që nuk shihej në listë, herën e ardhshme kur hapet menyja ajo paraqitet në listë, si meny që është përdorur së fundi.

Menya Edit

Menyja Edit, varësisht prej asaj se a ka ndonjë objekt të zgjedhur të bazës (tabelë,

formë, etj), ka përmbajtje të ndryshme. Shërben për editimin e të dhënave në bazë,

kopjimin, zhvendosjen, fshirjen, kërkimin etj.


12

Fig. 11 - Menya Edit

-Undo - Zhbëje - anulon veprimin e fundit dhe kthen

gjendjen e mëparshme, p.sh., para kopjimit, zhvendosjes,

ndryshimit, etj.

- Cut - Preje- shërben për zhvendosjen e të dhënave në

tabelë, ose elementeve në forma, raporte etj., në memorje

të kompjuterit (Clipboard-pjesa e rezervuar e memorjes

për këtë qëllim), ashtu që të njëjtat thirren në pozitë të re

pëmes Paste- Ngjit (ka kuptimin e marrjes prej memorjes

dhe ngjitjes-vendosjes në pozite të re, aty ku është

momentalisht kursori ose zgjedhja).

- Copy - Kopjo - bën kopjimin e vlerës ose të objektit të

zgjedhur, në memorje të kompjuterit, pa ndikuar fare në

origjinalin.

- Paste - Ngjite - thërret prej memorjes përmbajtjen

momentale të saj (nga Clipboard). Kemi edhe opcionet e

Paste, si Paste Special, Paste as Hyperlink, dhe Paste

Append.

- Delete - fshije, bën fshirjen e të dhënës apo objektit të zgjedhur (selektuar), në

tabelë, forme etj.

Nëse jemi në tabelë p.sh kemi edhe:

- Delete Record-Fshije rekordin

- Delete Column - Fshije kolonën

- Select Record - Zgjedhe rekordin

- Select all records - Zgjedhi të gjitha rekordet

Në vazhdim kemi pjesën që ka të bëjë më kërkimin e të dhënave në tabela, forma

etj. Pra shihet se menya është e ndarë në pjesë, me vizat ndarëse horizontale.

-Find - Gjeje - shërben për hapjen e dialogut për kërkim, me të cilin i kërkojmë

vlerat e caktuara, në tabelë, formë, etj.

- Replace - Zëvendëso - shërben për zëvendësimin e vlerës ekzistuese, me vlerë të

re, po ashtu bëhet përmes dialogut që hapet.

- Go to - Shko tek - shërben për kalim në rekordin e caktuar.

Menya View

Menya View - Pamja, shërben për rregullmin e pamjes së dritares së Accessit, dhe

elementeve të dritares. Pra, ketu zgjedhim se çka do të shihet në ekran gjatë punës

me Access,


13

Fig. 12 - Menya

View

- Database objects ( Objektet e bazës) - objektet në dritaren e

bazës (tabela, forma, etj)

Pjesa e rregullimit të pamjes së ikonave të objekteve në bazën e

të dhënave (tabelave, formave, etj.), si:

- Large icons (Ikonat e mëdha)

- Small icons (Ikonat e vogla)

- List (Lista)

- Details (Detajet) - shifen edhe data e krijimit, modifikimit,

madhesia etj.

- Arrange Icons (Rregullo ikonat) - me nënopcionet e saj

shërben për rregullimin e renditjes së ikonave: By name (Sipas

emrit), By type (Sipas tipit), By created (Sipas dates së krijimit),

By modified (Sipas dates së modifikimit), etj. Auto arrange

(Rregullimi automatik) me shpërndarje simetrike.

- Line up icons - Rreshto ikonat në vijë të drejtë, bën rreshtimin kur nuk është

aktivizuar opcioni Auto arrange në menynë Arrange icons.

- Properties - Karakteristikat, për objektin e zgjedhur.

- Code - Kodi, i shkuar në Visual Basic for Applications.

- Toolbars - Shiritat e veglave, përmes nënopcioneve të tij: Database - Baza,

Toolbox - Kutija e vegave, Web - Veglat për web faqe, dhe Customize - Përshtati,

përcakon se cilat vegla të punës do të shihen në ekran gjatë punës. Zakonisht shihet

shiriti i veglave - Database (fig. 13), por përmes Customize, ne përshtasim sipas

dëshires se cili grup do të shihet pastaj në listën toolbars.

- Kur aktivizohet, ndonjë objekt (tabelë, formë, etj.) atëherë automatikisht, në

shiritin e veglave, veglat database zëvendësohen, me ato për tabelë, formë, etj.

NewOpen

Save

PrintPreview

Spelling

CutCopy

Paste

Format

painter

Undo

Office

Links

Analyze Large

Icons

Small Icons

ListDetails

CodeProperties

Ralationships

New Object

Office

assistant

Fig. 13 -Database toolbar - Shiriti i veglave database

Nëse vetëm pozicionohet treguesi i mausit mbi ikonë (tast) dhe mbahet aty për një

kohë, do të paraqitet edhe emri i ikonës, gjegjësisht funksioni që ajo kryen nëse

klikohet në të. Ikonat në shiritin e veglave janë shkurtesa për aktivizikimin e

komandave të cilat normalisht i kërkojmë nëpër menytë e programit. Shiriti i

veglave faktikisht përmban ato komanda që përdoren më së shpeshti, ashtu që t'i

kemi "në dorë", e të mos humbim kohë t'i kërkojmë nëpër meny. Në skaj, pas tastit


14

për ndihmë, ndodhet edhe tasti More buttons i cili mundëson shtimin ose largimin e

tasteve prej shiritit të veglave.

Menya Insert Menya Insert, përmban komandat për insertim të objekteve të reja në bazën e të

dhënave.

Fig. 14 - Menya

Insert

- Table - Tabelë

- Qyeru - Pyetës (kueri)

- Form - Formë (formularë)

- Report - Raport

- Macro - Makro

- Module - Modul

- Class Module - Modul klase

- AutoForm - Formë automatike

- AutoReport - Raport automatik

Menya Tools Menya Tools-Veglat , përmban veglat e programit.

Fig. 15. Menya

Tools

- Spelling - Drejtshkrimi në gjuhën angleze

- Autocorrect – Përmirësimi automatik i gabimeve

- Office Links - Lidhja me Office

- Relationships – Relacionet mes tabelave

- Analyze - Analizo, bën analizën e bazës së të dhënave

- Database Utilities- Shërbimet për bazën e të dhënave

- Security - Siguria, mbrojtja e të dhënave

- Replication - Replikimi

- Startup…- Startimi, opcionet për startimin e projektit

- Macro - Makrot

- ActiveX Controlls… - Kontrollat ActiveX

- Add-Ins - Shtesat

- Options - Opcionet


15

Shpjegimet përkatëse, për nënopcionet, do të jipen gjatë përdorimit të tyre, në

pjesët përkatëse të tekstit.

Menya Window Menya Window - Dritarja, përmban komandat për rregullimin e dritareve të

objekteve të bazës, kur kemi të hapura më shumë dritare. P.sh në ekran mund të

kemi të hapura njëkohësisht dritaret për dy-tri tabela, forma, ose disa tabela, disa

forma e ndonjë pyetës (kueri), etj.

Fig. 16 - Menya Window

Përmes menysë Window, dritaret e hapura të

objekteve, brenda dritares së Accessit, shpërndahen

simetrikisht dhe me madhësi të barabarta.

- Tile horizontaly - rradhitja (palosja) horizontale

- Tile Verticaly - rradhitja vertikale

- Cascade - kaskadë

- Arrange Icons - rregullimi i ikonave

- Hide - fshehe, bën fshehjen e dritares

- Unhide - largo opcionin e fshehjes

Në fund të menysë, paraqitet lista e dritareve të hapura momentalisht dhe me

shënjën e zgjedhjes tregohet dritarja aktive momentale, kurse me klik kalohet në

dritaren e dëshiruar. Pra një prej mënyrave të kalimit prej dritares së një objekti, në

dritaren e objektit tjetër është përmes kësaj menye.

Menya Help Menya Help - Ndihma, përmban udhëzimet të cilat i ndihmojnë shfrytëzuesit gjatë

përdorimit të programit dhe shpjegimet deri në detaje të vogla, për cilëndo çështje.

Fig. 17. Menya Help

- Microsft Access Help F1 - Ndihma për Access. Siç

shihet, në çdo moment, me shtypjen e tastit funksional

F1 në tastierë, mund të aktivizohet ndihma në Access,

dhe Office Assistant (Asistenti për Office), i

standardizuar në të gjitha programet e Office-it ofron

ndihmë, duke dhënë mundësinë e shtypjes së tekstit

lidhur më pyetjen dhe pastaj, ai ofron udhëzimet e

mundshme lidhur me temën për të cilën është

parashtruar pyetja.


16

- Show Office Assistant - Paraqite ndihmësin e Office-it (fig. 17.a)

- What's this? - Çka është kjo - ndihma direkte, duke aktivizuar treguesin me

pikëpyetje dhe duke shtypur në pjesën e dritares për të cilën kërkohet ndihmë.

- Microsoft on the web - Microsofti në web (internet)

- Detect and Repair… - Detektimi dhe riparimi i gabimeve.

- About Microsoft Access - Dritarja me informata, lidhur me versionin aktual të

programit dhe mundësitë për kërkim të udhëzimeve dhe ndihmës shtesë.

Fig. 17. a

Ne pjesën: Type your question here, and then

click search (shkruaje pyetjen tënde këtu dhe

pasaj shtype Search), shtypet teksti i pyetjes,

dhe pastaj me Search ndihmësi i gjenë

përgjigjet, ose disa përgjigje që lidhen me

pyetjen e parashtruar.

Fig. 17.b

Kur dëshironi të largoni prej ekranit asistentin, e

klikoni me pullen e djathte të mausit, dhe pastaj

në menynë e hapur zgjedhni Hide. Menyja

Options, rregullon opcionet, Choose assistant…

mundëson ndërrimin e pamjes së asistentit, dhe

Animate bën animacion me figurën e asistentit.

Dritarja e hapur e ndihmes, duket si ne fig. 17, c. Ka shiritin me vegla, dhe tri faqe:

Contents-Përmbajtja, Answer Wizard-Magjistari për përgjigje, dhe Index-Indeksi.

Dritarja kryesore është e ndarë në dy pjesë. Në pjesën e djathtë paraqiten temat

specifike të zgjedhura në anën e majtë.

Fig. 17.c.

Contents - Përmbajtja,

faktikisht është e organizuar si

libër, me kapituj dhe tema të

veçanta, te cilat i zgjedhni duke

i hapur kapitujt e librit, me

shenjen plus që e kanë para, e

cila pastaj shndërrohet në

minus. Mbyllja bëhet duke

shtypur shenjën minus. Tema e

zgjedhur paraqitet në anën e

djathtë të dritares.


17

Fig. 17.d.

Në faqen Answer Wizard, tek

pozita e parë, What would you

like to do?- Çka dëshironi të

bëni?, në tekst-boksin ku është

teksti: Type your

question…shtypet pyetja dhe

me tastin Search gjinden temat

e lidhura me atë pyetje dhe

paraqiten ne listën përfundi,

(Search topic to display), e

pastaj përmbajtja e temës së

zgjedhur aty paraqitet në anën

e djathtë.

Fig. 17.e.

Në faqen Index, faktikisht

është indeksi i të gjitha fjalëve

të rradhitura sipas alfabetit, dhe

posa të shtypet shkronja e parë

në pozitën 1- type keywords -

shkruaje fjalën çelës, në

pozitën 2. Or choose keywords

- ose zgjedhe fjalën çelës -

paraqiten fjalët që fillojnë më

atë shkronjë, dhe për çdo

shkronjë të re njësoj, deri sa të

ngushtohet rrethi i pyetjeve.

Pastaj në pozitën 3. Choose a topic-zgjedhe temën, zgjedhet tema prej listës, dhe në

anën e djathtë hapet faqja me përmbajtjen për temën e zgjedhur.

Menya Format Menya format paraqitet nëse kemi hapur dritaren e ndonjë tabele, forme, etj. Pra,

ajo ka të bëjë me formatizimin e vlerave dhe të elementeve të dritares së hapur. Në

rast se kemi hapur një tabelë, atëherë menya format, duket si vijon:


18

Fig. 18a - Menya Format

- Font… - Fonti, lloji i shkronjave, pra mundëson

ndërrimet e zakonshme të tekstit, ngjyrës, etj.

- Datasheet… - Faqja e të dhënave

- Row height… - Lartësia e rreshtave

- Column width… - Gjerësia e kolonave

- Rename column - Riemërto kolonën

- Hide Columns - Fshehi kolonat

- Unhide Columns…- Kthe kolonat e fshehura

- Freeze Columns - Ngriji kolonat, shërben për të

mbajtur në ekran kolonat e caktuara me rastin e

rrotullimit për shikim të kolonave të skajshme.

- Unfreeze All Columns - Shkriji të gjitha kolonat

- Subdatasheet - Nënfaqja e të dhënave

Menya Records

Nëse është hapur ndonjë tabelë, formë etj, në menynë kryesore të programit

paraqitet edhe menya Records - Rekordet.

Fig. 18b. Menya

Records

- Filter - Filtro, shërben për filtrimin e të dhënave, në

tabelë, pyetës (kueri) ose formë.

- Sort - Sorto, shërben për rradhitjen e të dhënave sipas

alfabetit (vlerat tekstuale), ose madhësisë (vlerat

numerike).

- Apply Filter/Sort - Apliko filtrin/sortin.

- Remove Filter/Sort - Largo filtrin/sortin.

- Save Record - Ruaje rekordin

- Refresh - Rifresko të dhënat.

- Data entry - Futja e të dhënave

Pra, siç shihet, këto komanda kanë të bëjnë më rekordet në tabelë, formë ose pyetës

(kueri), dhe gjatë aplikimit do të shpjegohen më detajisht.


19

Menytë e kontekstit

Kemi edhe mundësinë e përdorimit të menysë speciale, që njihet si menya e

shpejtë, ose menya e kontekstit, e cila shfaqet kur shtypet pulla e djathtë e mausit.

Fig. 18c. Menya e kontekstit

Komandat që paraqiten në meny

varen prej vendit ku ndodhet

treguesi i mausit në momentin e

shtypjes. Kjo meny mund të

hapet edhe përmes kombinimit:

SHIFT+F10. Për të mbyllur këtë

meny, mjafton të shtypet kudo

jashtë saj, ose përmes ESC, ALT,

ose ENTER.

Objektet e bazës së të dhënave Accessi është sistem i orientuar në objekte për udhëheqjen e bazës së të dhënave

(DBMS-Database Management System), që do të thotë se tërë baza e të dhënave

është e përbërë prej objekteve të cilat kanë karakteristika të caktuara, ose atribute të

njohura si tipare-karakteristika (properties), përmes së cilave përcaktohet struktura

e tyre, pamja dhe sjellja. Për shembull, vetitë e tabelës përfshijnë, përshkrimin e

tabelës, subjektit të tabelës dhe renditjen e rekordeve në tabelë (alfabetike,

kronologjike ose në bazë të një ose më shumë fushave).

Njëherit, secili prej objekteve kryesore të Accessit është kontejner (bartës) i

objekteve të tjera, të cilat gjithashtu kanë tiparet e tyre. Për shembull tiparet si:

emri, madhësia, fonti, tipi i të dhënave etj. Format dhe raportet përmbajnë objekte

si fushat e të dhënave, titujt, kontrollat, numrat e faqeve, grafikonet etj. Për secilën

prej tyre ekziston lista e tipareve të cilat mund t'i përshtatni për të siguruar efektin e

dëshiruar.

Në dritaren e programit, kur e hapni fajllin e bazës së të dhënave, shihet dritarja e

bazës dhe objektet (elementet) përbërëse të saj si në fig. 19.


20

Fig. 19. Dritarja e bazës së të dhënave

Dritarja kryesore e bazës përmban objektet vijuese: Tables-Tabelat, Queries-

Pyetësit, Forms-Format, Reports-Raportet, Pages-Faqet, Macros-Makrot dhe

Modules-Modulet. Brenda ditares, varësisht prej objektit të zgjedhur shihen

elementet përkatëse, p.sh, në fig. 19 shihet se në faqen tables, kemi:

- Create Table in DesignView - Krijo tabele në modin e dizajnit

- Create Table by Using Wizard - Krijo tabele duke përdorur magjistarin

- Crete Table by Entering Data - Krijo tabele duke futur të dhënat

Këto janë opcionet që i ofron programi për krijimin e tabelave dhe në vijim kemi

listën e tabelave që veq ekzistojnë në bazën e hapur të të dhënave. Per secilin prej

objekteve, ekzistojnë Create… in design view dhe Create…by using wizard.

Gjithashtu, në dritare në shiritin e veglave të dritares, shihet se i kemi tri taste:

Open-Hape, Design-Dizajni dhe New-I ri/E re, të cilat mundësojnë që p.sh., tabela

ose elementi tjetër i zgjedhur, të hapet: për përdorim me Open, ose për ndryshimin

e dizajnit të saj - Design. Kurse krijimi i tabeles së re, gjegjesisht elementit

përkatës, bëhet me tastin New.

Grupi Favorites-Favoritet, përmban "folderin" special me fajllat gjegjësisht

objektet e preferuara, që favorizohen prej shfrytëzuesit.


21

Modet

Gjatë punës në Access kemi modin e punës (modin e ekzekutimit), në të cilin

përdoren tabelat, format dhe elementet e tjera të krijuara dhe modin e dizajnimit,

në të cilin bëhet dizajnimi i tabelave, formave dhe elementeve tjera. Deri sa

punohet në modin e dizajnimit, shfrytëzuesi nuk manipulon drejpërdrejt me të

dhënat, por e dizajnon pamjen dhe formën e objekteve të bazës, të cilat pastaj

përdoren në modin e punës. Gjatë modit të dizajnimit, nuk shihen vlerat e të

dhënave, por vetëm objektet dhe elementet që dizajnohen, e të cilat në modin e

punës mund të përmbajnë të dhëna.

Tabela

Tabela paraqet elementin themelor të bazës së të dhënave edhe në Access. Në

tabelë ruhen të dhënat dhe tabela shërben si bazë prej të cilës objektet tjera i marrin

dhe mandej i përdorin në forma të ndryshme të dhënat e tabelës. Tabela ka rreshtat-

rekordet dhe kolonat-fushat (fig. 20).

Fig. 20 - Tabela

Titujt e kolonave-fushave paraqesin emrin e fushës përkatëse dhe krejt rreshti-

rekordi është një tërësi, pra, një rekord me fushat prekatëse. Në fund të dritares së

tabelës janë pullat për lëvizje (navigim) nëpër rekorde (navigation buttons), ku

tregohet se në cilin rekord është i pozicionuar momentalisht kursori pra, rekordi

aktual, pastaj pullat për kalim tek rekordi gjegjës (shih fig. 21).

Tregohet rekordi aktual (1), prej numrit te pergjithshëm të rekordeve (of 5).

- rekordi e parë - rekordi i ardhëshëm

- rekordi paraprak - rekordi i fundit

- rekordi momental - rekord i ri në fund të tabelës

- prej 5 (numri i rekordeve)

Fig. 21 - Lëvizja nëpër tabelë


22

Me përdorimin e këtyre pullave, kursori vazhdimisht është i pozicionuar në

kolonën e parë të tabelës. Lëvizja nëpër tabele mund të bëhet edhe përmes tastierës,

dhe atë përmes 4 shigjetave: majtas, djathtas, poshtë, lart, si dhe përmes pullave:

Home - Kalo në fushën e parë të rekordit,

End - Kalo në fushën e fundit të rekordit

Page Up - Kalo në rekordin e parë, në fushën ku aktualisht ndodhet kursori

Page Down - Kalo në rekordin e fundit, në fushën ku aktualisht ndodhet kursori

Përmes mausit mund të kalojmë direkt në cilëndo pozitë të tabelës, duke u

pozicionuar me kursor në qelulën përkatëse dhe duke shtypur pullën e majtë të

mausit.

Nëse tabela përmban numër të madh të fushave, atëherë në pjesën e poshtme të

dritares paraqitet edhe shiriti rrëshqitës horizontal

i cili mundëson lëvizjen në pjesën e majtë, gjegjësisht të djathtë të tabelës. Shtypja

e njëpasnjëshme e pullave dhe , bën zhvendosjen pjesë pjesë, kurse shtypja

dhe zvarritja treguesit proporcional të pozitës në shiritin rreshqitës bën zhvendosjen

e shpejtë në pjesën përkatëse proporcionalisht me zhvendosjen.

Query - Pyetësi (Kueri)

Pyetësi është një pyetje që parashtrohet në bazën e të dhënave. Pyetësi shërben për

nxjerren e vlerave të caktuara prej tabelës ose prej disa tabelave. Tabela mund të

ketë shumë rekorde dhe shumë fusha për secilin rekord, kurse shfrytëzuesit gjatë

punës mund t'i nevojiten vetëm disa rekorde ose vetëm disa fusha të rekordit. Për

nxjerrjen e pjesërishme të të dhënave prej tabeles përdoret pyetësi, i cili gjatë

konstruktimit i mundëson shfrytëzuesit të zgjedhë vetëm fushat ose rekordet e

caktuara te tabelës, në bazë të një kushti të caktuar ose disa kushteve njëkohësisht.

Fig. 22 - Query - Pyetësi


23

Në fig. 22 kemi paraqitur pyetësin, i cili prej tabeles addresses ka nxjerrë vetëm

fushat që shihen. Zgjedhja e fushave dhe kritereve, bëhet në modin e dizajnimit.

Edhe në dritaret e pyetësve, kemi pullat për lëvizje nëpër tabelën e pyetësit, si në

fig. 21.

Forma

Për punë më të lehtë me rekordet e veçanta dhe për të parë njëkohësisht të gjitha

fushat e rekordit të veqantë përdoret Forma (Formulari). Brenda formës, renditja e

fushave mund të bëhet sipas dëshirës. Mund të përdoren të dhënat prej një ose më

shumë tabelave. Posaqërisht janë të përshtatshme për krijimin e formave të njëjta

me formularët që shtypen në letër, p.sh., brenda kompanisë. Forma krijohet përmes

modit të dizajnimit ose duke përdorur magjistarin për forma.

Fig. 23. - Forma

Edhe dritarja e formës, përmban pullat për lëvizje nëpër rekorde, si në fig. 21.

Raporti

Për paraqitjen dhe shtypjen e të dhënave në letër, përdoren raportet. Pra raporti

është elemet tjetër i bazës së të dhënave, me anë të të cilit, nxirren në letër të

dhënat e nevojshme, prej tabelës, pyetësit ose formës. Pamja e raportit rregullohet

në modin e dizajnimit, me ç'rast ka mundësi të zgjedhet mënyra sa më e

përshtatshme e rradhitjes së të dhënave, sortimi, etj. Në raport mund të paraqiten

edhe grafikonet e ndryshme. Gjithashtu mund të përdoret edhe raporti i posaqëm i

përshtatshëm për shtypjen e etiketave të zarfeve (kovertave), letrave qarkore etj. Në


24

fund të dritares së raportit, gjithashtu kemi pullat për lëvizje (si në fig. 21), por në

këtë rast për lëvizje nëpër faqet e raportit. Në fig. 24. është paraqitur raporti per

tabelën addresses.

Fig. 24. - Raporti

Faqet Faqet, ose faqet për qasje në të dhëna, janë objekt i ri në versionin Microsoft

Access 2000. Këto janë web faqe speciale të Accessit të dizajnuara për shikimin

dhe manipulimin e të dhënave përmes Internetit. Faqja për qasje në të dhëna mund

të përmbajë edhe të dhëna prej burimeve tjera, si Microsoft Excel.

Makrot

Makroja paraqet një varg veprimesh të njëpasnjëshme, të ruajtura në një tërësi si

një komandë e vetme. Përdoren për të lehtësuar dhe shpejtuar punën më të dhënat.

Sa herë që aktivizohet makroja, që nga ana e shrytëzuesit duket si një komandë e

vetme, kryhet vargu i të gjitha operacioneve të ruajtura në makro.


25

Modulet

Modulet paraqesin kode të programuara përmes gjuhes programuese Visual Basic

for Applications (që është pjesë e paketit Microsoft Office). Pra për realizimin e

kodit, përdoren komandat e gjuhës programore Visual Basic, por të përshtatura për

aplikacionet e Office-it, si Wordi, Exceli, Accessi, etj. Njohja e gjuhës programues

Visual Basic është e mirëseardhur për përdorimin e moduleve në Access.


26


27

BAZAT RELACIONALE TË TË DHËNAVE Baza e të dhënave është është koleksion i informatave të ndërlidhura me qëllim të

veçantë, si p.sh., evidenca e detyrave të caktuara, udhëheqja me punën e

bibliotekës, etj. Nëse bëhet grumbullimi i informatave për klimën në një regjion

dhe suksesin e nxënësve në një shkollë, atëherë kjo s'paraqet bazë të të dhënave,

sepse informacionet e mbledhura s'janë të ndërlidhura që të përdoren bashkarisht.

Por informatat për porositë e kompanisë, konsumatorët e saj, furnizuesit e saj dhe

të punësuarit e kompanisë, paraqesin një bazë të të dhënave.

Kur të gjitha të dhënat janë të në një tabelë të vetme, atëherë kemi rastin e bazës së

rrafshët (Flat database). Kur të dhënat ruhen në disa tabela të ndara, por të lidhura

mes veti përmes relacioneve të ndryshme, atëherë kemi të bëjmë me "Bazat

relacionale të të dhënave".

Kur përdoret sistemi i kompjuterizuar për udhëheqjen e bazës së të dhënave, siç

është Access-i, baza e të dhënave është bazë relacionale. Principi në të cilin

bazohen bazat relacionale të të dhënave është se informatat janë të ndara në tërësi

logjike të ndërlidhura në relacione të ndryshme mes veti, të cilat ruhen në tabela të

veçanta në kuadër të fajllit. Tabelat janë objekti themelor në thelbin e bazës së të

dhënave. Ato paraqesin bazën aktive të sistemit për ruajtjen dhe marrjen e

informatave.

Kur informatat ndahen në tabela, mund t'i paraqitni, ndryshoni, shtoni ose largoni,

përmes përdorimit të formularëve, të bëni kërkimin dhe të fitoni ose jo, disa ose të

gjitha informatat dhe t'i shtypni ato në raport.

Në Access termi "bazë e të dhënave" përdoret për definimin e bashkësisë së

objekteve në të cilat ruhen, manipulohen dhe prej të cilave nxirren të dhënat. Këto

komponente përfshijnë tabelat, pyetësit, format, raportet, faqet, makrot dhe

modulet.


28

Relacionet

Ekzistojnë shumë përparsi në shpërndarjen e të dhënave në tabela (baza

relacionale) ndaj ruajtjes së të gjitha të dhënave në një tabelë të përbashkët (e cila

quhet "flat file, flat table" - fajll i rrafshët, tabelë e rrafshët). Një ndër përparsitë

kryesore është redudanca (teprica) e të dhënave, e cila jo vetëm që zvogëlon

nevojnë për hapësirë në disk, por edhe i shpejton proceset e ndryshme.

Përmirësimet e rëndësishme me rastin e implementimit të bazave relacionale janë:

- Fleksibiliteti - nëse të dhënat ndryshohen, duhet të azhurohet vlera vetëm

në një vend. Të gjitha format, pyetësit dhe raportet e marrin vlerën prej aty.

- Thjeshtësia - secila tabelë në strukturën relacionale paraqet një objekt me

të dhëna që i përgjigjen vetëm një aspekti të caktuar të bazës, si p.sh, të

punësuarit, prodhimet, urdhëresat, etj.

- Fuqia - ruajtja e të dhënave në tabela të ndërlidhura mundëson grupimin,

kërkimin dhe nxjerrjen e informatave në numër të pakufizuar mënyrash.

- Lehtësia e përdorimit - në tabela të vogla, të thjeshta, është lehtë të gjinden

informacionet.

P.sh., nëse në një kompani për kryerjen e punëve të ndryshme mbahet evidenca për

porositë e klientëve, të dhënat mund të ruhen në një tabelë të vetme, duke krijuar

kështu një fajll të rrafshët. Për çdo porosi do të ekzistonte një rekord. Mirëpo

ruajtja e të dhënave për klientin bashk me informatat për porosinë do të

nënkuptonte përsëritjen e disa të dhënave. Gjithashtu, nëse ndonjë prej klientëve, e

ndërron numrin e telefonit, do të duhet të ndërrohet ajo e dhënë në të gjitha pozitat

ku kemi rekordet për atë klient. Informatat për të punësuarit po ashtu do të

përsëriteshin për secilen urdhëresë të punës.

Shumë më efikase do të ishte të kemi tabela të veqanta për informatat për klinetët,

për të punësuarit dhe për urdhëresat e punës. Fusha me informatat për identifikimin

e klientit mund të shtohet në tabelën ku ruhen informatat për klinentet dhe në

tabelën urdhëresat e punës, për të krijuar lidhjen mes tabelave, e cila quhet relacion

ose varshmëri (relationship). Ngjashëm, identifikatori i të punësuarve mund të

lidhë urdhëresat e punës me të punësuarit.

Në fig. 2.1 është paraqitur baza relacionale e të dhënave me relacionet mes

tabelave. Informatat janë ndarë në tri tabela me fusha speciale, përmes të cilave

vendosen relacionet.

Vija e relacionit është paraqitur mes fushave që i lidhin tabelat. Kjo mundëson që

të gjinden të gjitha urdhëresat e punës për konsumatorin (klientin) dhe informatat

për të për një urdhëresë të caktuar pune.

Gjatë krijimit të bazës së të dhënave është me rëndësi të vendoset si të shpërndahen

të dhënat. P.sh, nëse të dhënat për klientin ruhen bashkë me të dhënat për

urdhëresat e punës, atëherë do të kemi përsëritje të të dhënave për klientin në

secilin rekord në një urdhëresë pune, nëse klineti porositë më shumë punë të


29

ndryshme. Gjithashtu, është me rëndësi koha, në rastet kur ka informata që

përdoren rrallë herë, si p.sh arkivi i urdhëresave të kryera të punës, të cilat më mirë

është të ruhen veçantë, e të përdoren vetëm kur nevojiten.

Fig. 2.1 - Dritarja e relacioneve - relationships

Vërejte: Edhe pse në figurë shihet vetem nje tabelë "Punëtorët", në fakt ekzisotjnë

3 të tilla (për secilin relacion të ri krijohet: Punëtorët_1, Punëtorët_2…), por janë

vendosur një mbi një, për lehtësim.

Normalizimi

Normalizimi njihet si proces i ristrukturimit të fajllave të të dhënave. Qëllimi

përfundimtar i normalizimit është zvogëlimi i të dhënave në bazën e të dhënave në

strukturën më të thjeshtë të mundshme dhe minimizimi i redudancës së të dhënave,

gjegjësisht organizimi i fushave të të dhënave, me qëllim të gjetjes së mënyrës me

efikase dhe më fleksibile të ruajtjes së të dhënave.

Normalizimi ka një bazë të komlikuar matematikore, e cila përmbanë gjendjet

specifike të quajtura forma normale. Secila prej formave normale paraqet një

"pengesë" të cilën duhet ta tejkaloj baza e të dhënave për të kaluar në shkallën e

ardhshme. Sa më e lartë të jetë forma e normalizimit, aq më restriktiv është testimi.

Arritja e formës së tretë të normalizimit konsiderohet e mjaftueshme për bazat

relasionale të të dhënave.


30

Forma e parë e normalizimit eleminon të dhënat e dyfishta. Për shembull, tabela

Urdhëresat e punës, përmbanë informatat për tre të punësuar, të cilët përbëjnë një

ekip në ndonjë detyrë. Nëse i punësuari ka më shumë detyra, informatat për të do të

përsëriteshin në rekordet tjera.

Forma e dytë kërkon që të gjitha të dhënat në tabelë të jenë të varura ose ti

referohen direkt subjektit të tabelës, i cili zakonisht quhet çelësi primar. Për

shembull, emrat e mbiemrat e klientëve nuk janë të "ndërlidhur" direkt me fushën e

çelësit primar të Numrit të urdhëresës së punës, në tabelën Urdhëresat e punës,

kështu që ata duhet të eleminohen dhe të zëvendësohen me fushën e cila lidhë

rekordet e tabeles së urdhëresave me tabelën Konsumatorët.

Forma e tretë normale eliminon fushat që mund të përfitohen prej fushave tjera.

Për shembull, nëse në tabelën e urdhëresave të punës, ekziston fusha: Vlera totale

(e cila është shumë e fushave: Vlera e punës, dhe Vlera e materialit të shpenzuar),

atëherë, ajo duhet të largohet, për të plotësuar formën e tretë të normalizimit.

Pra, të gjitha këto duhet pasur parasyshë me rastin e projektimit të bazës së të

dhënave dhe tabelave përkatëse.

Llojet e relacioneve

Tabelat mund të jenë të ndërlidhura përmes relacioneve mes tyre në tri mënyra:

një-me-një, një-me-shumë, dhë shumë-me-shumë. Tipi që definohet varet prej

numrit të rekordeve që përmbajnë vlera të njëjta në secilën tabelë.

Për tu ndërlidhur tabelat, secila duhet të ketë çelës primar, fushë e cila ka vlerë

unike për secilin rekord. Çelësi primar mund të përmbajë dy, tri ose më shumë

fusha, kombinimi i të cilave jep vlerë unike për secilin rekord.

Më së shpeshti përdoret relacioni një-me-shumë kur një rekord i tabelës mund të

ketë më shumë rekorde gjegjëse në tabelën tjetër. Tabela e parë quhet "prind" kurse

e dyta "fëmijë". Për shembull, në tabelën Konsumatorët, ekziston një rekord për

secilin klient (konsumatorë). Në tabelën Urdhërat e punës, mund të kemi shumë

urdhëresa pune për secilin konsumator. Të dy tabelat do të kenë një fushë e cila

përfaqëson konsumatorin e caktuar. Në tabelën prind-Kosnumatorët, duhet të

ekzistoj çelësi primar (Primary key) i cili përmbanë vlerë unike (IDKonsumatori).

Në tabelën e dytë fusha quhet çelës i huaj ose i çelës i jashtëm(Foreign key) dhe

nuk është e thënë të ketë vlerë unike.

Në fig. 2.1 shihet se të dy relacionet janë një-me-shumë, si sygjerojnë simbolet në

skaje të vijave të relacionit. Në anën e tabelës "një" paraqitet 1, kurse në anën e

tabelës "shumë" paraqitet shenja infinit (). Fushat e çelësave primar janë të

shkruara me shkronja të theksuara (Bold) në listën e fushave të tabelës. Çelësat e


31

huaj janë të shënuar me vijën e varshmërisë kah emri i fushës në listën e fushave të

tabelës së dytë.

Relacioni një-me-një është lloj i matricës në të cilën secilit rekord të njërës tabelë, i

përgjigjet rekordi gjegjës i tabelës tjetër. Asnjëra tabelë nuk është "prind". Fushat

kryesore në të dy tabelat janë çelësa primar.

Relacioni shumë-me-shumë, në realitet si i tillë nuk lejohet në bazat relacionale.

Shumë rekorde të tablesë së parë kanë vlera të fushave kryesore si edhe shumë

rekorde të tabelës tjetër. Për të krijuar relacion të tillë, në Access, duhet krijuar një

tabelë të tretë, e cila quhet tabela e lidhjes (junction table-tabele e bashkimit, e

lidhjes) ndërmjet këtyre dy tabelave, për të mundësuar ndarjen e relacionit shumë-

me-shumë në dy relacione një-me-shumë.

Integriteti referencial

Integriteti referencial është sistem opcional i rregullave, i cili siguron relacion të

drejtë dhe mosndryshim të gjendjes së bazës së të dhënave, me rastin e futjes,

azhurimit-ndryshimit dhe fshirjes-largimit të të dhënave.

Rregulla themelore e integritetit referencial është se, për çdo rekord të tabelës së

dytë (ana "shumë") duhet të ekzistoj vetëm një rekord gjegjës në tabelën "prind"

(ana "një"). Për shembull, në relacionin mes tabelës Konsumatorët (prindi) dhe

Urdhëresat e punës (fëmiu) secili urdhër i punës duhet të ketë referencë kah

konsumatori. Nuk mund të keni urdhëresë pune, e të mos keni konsumator.

Rregullat e integritetit referencial, gjithashtu pengojnë fshirjen e rekordeve të

konsumatorit, nëse ekziston njonjë urdhëresë pune e papërfunduar për atë

konsumator.

Pra një rezime e rregullave të integritetit referencial do të ishte:

- nuk mund të krijoni rekord në tabelën e dytë (fëmijë), nëse nuk ekziston

rekordi në tabelën "prind"

- nuk mund të fshini rekordin e tabelës "prind", nëse ekziston rekord i cili

eshtë i ndërlidhur në të në tabelën e dytë

- nuk mund të ndryshohet rekordi në tabelën e dytë ashtu që për çelësin e

huaj të mos ketë vlerë përkatëse në tabelën "prind"

- nuk mund të ndryshohet vlera e çelësit primar në tabelën "prind" deri sa të

ekziston rekord i lidhur me të në tabelën e dytë

Këto rregulla ndihmojnë në ruatjen e bazës komplete dhe precize të të dhënave.

Para se të përdoret integriteti referencial, duhet të vërtetoni se a janë plotësuar

kushtet vijuese:

- fusha e tabelës "prind" duhet të jetë çelës primar, ose së paku të ketë vlerë

unike


32

- fushat e ndërlidhura duhet të kenë vlera të tipit të njëjtë

- të dy tabelat duhet të jenë në kuadër të të njejtës bazë të Access-it.

Rregullat e njëjta vlejnë edhe për relacionin një-me-një. Aplikimi i rregullave të

integritetit referencial në relacionet e tilla siguron që secili rekord i njërës tablelë të

ketë vetëm nje rekord gjegjës në tabelën tjetër.

Si shembull i kompletuar për udhëzime dhe për ushtrime, në Access është i dhënë

edhe shembulli i bazës Northwind.mdb, (gjindet në folderin ku është instaluar

programi: Microsoft Office/Office/Samples).

Krijimi i bazës së të dhënave

Dizajnimi i bazës së të dhënave

Procesi i dizajnimit fillon me analizën e detyrave të bazës së të dhënave. Së pari,

duhet gjetur mënyrën se si do ta përdorin atë shfrytëzuesit. Për të pasur informata

të duhura, duhet biseduar me secilin prej shfrytëzuesve ashtu që të keni dijeni mbi

atë se çka presin ata. Duhet pasur parasysh se procesi i dizajnimit është përsëritës,

në faktin se shfrytëzuesit i përshtaten sistemit të ri me kohën dhe do të kërkojnë

opcione të reja që mund të ju hyjnë në punë, si p.sh., një formularë i ri, një pyetës

specifik ose edhe një vlerë e re që krijohet me llogaritje të ndryshme.

Nga ana tjetër, në një moment të caktuar duhet ndërprerë procesin e dizajnimit dhe

duhet filluar me realizimin ose përgatitjen e verzionit të ri. Shfrytëzuesve duhet

treguar mundësitë e formave dhe raporteve të Accessit, duke u treguar disa forma

dhe raporte të shtypura.

Procesi i dizajnimit të bazës së të dhënave mund të paraqitet në disa hapa:

1. Të shihet çka presin shfrytëzuesit dhe cilat të dhëna janë të nevojshme për

të siguruar rezultatin.

2. Planifikimi i shpërndarjes së të dhënave

3. Analizimi i fushave të secilës tabelë

4. Përcaktimi i fushës unike e cila siguron që dy rekorde mos të jenë të njejta

në një tabelë (çelësi primar).

5. Si janë të ndërlidhura tabelat mes veti - relacionet.

6. Verifikimi i dizajnit dhe kalimi nëpër procedurë së bashku me

shfrytëzuesit.

7. Krijimi i tabelave dhe futja e të dhënave.

8. Analizimi dhe optimizimi i bazës.


33

Në tekst, në vijim do të përdorim dy shembuj: "Baza e studentëve" (ose

"Fakulteti") dhe "Baza e shitjes së kartelave telefonike"..

Në bazën e studentëve kemi tabelat: Studentët-të dhënat për studentët, Lëndët-

lëndët, gjegjësisht provimet të cilat duhet t'i kalojnë studentët dhe tabelën

Fletëparaqitjet-të dhënat për provimet të cilave u nënshtrohen studentët, që në

fakt do të shërbejë si tabelë lidhëse mes tabelave Studentët dhe Lëndët, sepse këto

dyja do të kenë relacionin shumë-me-shumë. Përmes tabelës Fletëparaqitjet, tabelat

Studentët dhe Lëndët kalojnë në dy relacione një-me-shumë me tabelën

Fletëparaqitjet. Pra shumë studentë duhet të kalojnë shumë provime. Atëherë

përmes tabelës Fletëparaqitjet, një student do të hyjë në shumë provime (një-me-

shumë), dhe në një Provim-Lëndë do të hyjnë shumë studentë (një-me-shumë).

Baza e shitjes së kartelave telefonike, përmbanë të dhënat për një pikë shitjeje të

kartelave telefonike, në të cilën punojnë katër shitës. Përmbanë tabelën me të

dhënat për shitësit (Tabela e shitësve) dhe tabelën e shitjeve (Shitja), me ç'rast për

secilën shitje regjistrohet lloji i kartelës së shitur, çmimi i saj dhe shitësi i cili ka

bërë shitjen. Këta dy shembuj do të përdoren për shpjegime nëpër pjesë të caktuara

të tekstit. Në shtojcën në fund të librit, janë dhënë detajet lidhur me këta dy

shembuj dhe tabelat e tyre.


34


35

TABELAT Tabelat janë bërthama e bazave relacionale të të dhënave. Zhvillimi i bazës së të

dhënave fillon me krijimin e tabelave në të cilat ruhen të dhënat. Krijimi i

kujdesshëm i strukturës së tabelave mund të kontribuojë dukshëm në ekzekutimin

efikas të programit dhe në të kundërtën, dështimin e tij. Në Access ekzistojnë

shumë vegla për krijimin dhe adaptimin e tabelave, të cilat mund të ndihmojnë

mbushjen më të lehtë të tabelës me të dhëna dhe nxjerrjen më të lehtë të tyre. Në

këtë kapitull përpunohet dizajnimi dhe struktura e tabelave.


36

Krijimi i tabelës përmes Table Wizard Magjistarët ndihmës janë ndihmesë në çdo punë në Access. Edhe tabela mund të

krijohet shpejtë dhe lehtë duke përdorur ndihmën e magjistarit për tabela (Table

Wizard).

Fig. 3.1 - Dritarja e bazes

Në dritaren e bazës (fig. 3.1),

me objektin (faqen) e zgjedhur

Tables, mund të zgjedhni direkt

Create table by using wizard

(klikohet dy herë ose zgjedhet

dhe pastaj shtypet tasti Open në

shiritin e veglave), ose të

shtypni tastin New, në shiritin e

veglave.

Fig. 3.2 - Shiriti i veglave në dritaren Database

- Open - Hapja e tabelës së

zgjedhur

- Design - Dizajnimi i tabelës

- New - E re - Tabelë e re

Në rast se shtypet New, në ekran do të paraqitet dritarja e dialogut New Table, (fig.

3.3) në të cilën mund të zgjedhni Table wizard dhe pastaj të shtypni tastin OK.

Fig. 3.3 - Dialogu New Table

-Datasheet view - pamja tabelare

-Design view - pamja në dizajn

-Table wizard - magjistari për

tabela

-Import table - Importo tabelën

-Link Table – Lidhe tabelën

Dritarja e dialogut që paraqitet, Table wizard, (fig. 3.4), ju mundëson të zgjedhni

nga kategoritë e ofruara: Business-Biznes dhe Personal-Personale, prej listës së

tabelave të gatshme si shembuj (Sample tables) dhe për tabelën e zgjedhur në listën


37

e fushave të propozuara (Sample fields) zgjedhni fushat përkatëse. Në anën e

djathtë paraqitet lista Fields in my new table (fushat në tabelën time të re). Zgjedhja

e fushave bëhet përmes tasteve përkatëse.

Fig. 3.4 - Table wizard

- Sample Tables -

shembuj tabelash - ofron

mundësinë e zgjedhjes së

shablloneve të gatshme

të tabelave për qëllime të

ndryshme dhe pastaj,

propozon fushat

përkatëse në listën

vijuese.

- Sample Fields -

shembuj fushash -

paraqet listën e fushave

të përshtatshme për llojin

e zgjedhur të tabelës në

fushën paraprake.

- Fields in My new table - fushat në tabelën time të re - paraqet listën e fushave të

shtuara përmes tasteve vijuese:

Fig. 3.5 - Tastet për zgjedhje

- shto fushën e zgjedhur

- shtoji të gjitha fushat e listës

- largo fushën e zgjedhur

- largo të gjitha fushat

Fushën e zgjedhur në listën e fushave të tabelës së re që krijohet mund ta

riemërtoni sipas dëshirës, duke shtypur tastin Rename Field…(Riemërto fushën…),

që ndodhet nën listë.

Si shembull, do të krijojmë tabelën: "Tabela e kontakteve", me fushat: IDKontakti

(çelës primar-identifikatori unik për secilin kontakt), Emri, Mbiemri, Vendi dhe

Telefoni Mobil.

Pas zgjedhjes së fushave, vijojmë në hapat e ardhshëm përmes tasteve: Cancel-

anulo, Back-prapa, Next-tjetri dhe Finish-fundi. Nëse hiqet dorë nga krijimi i

tabelës, në çdo moment mund të shtypni Cancel. Deri para shtypjes së Finish mund

të lëvizni para/prapa sipas nevojës.


38

Pasi të shtypet Next, në hapin e dytë (fig. 3.6a) magjistari ofron zgjedhjen e emrit

për tabelën që krijohet dhe pyet për mënyrën e përcaktimit të fushës që do të jetë

çelës primar: Do you want the wizard to set a primary key for you? (A dëshironi që

magjistari të përcaktojë çelësin primar për ju).

Fig. 3.6a - Emri i tabelës dhe përcaktimi i

çelësit primar.

Nëse zgjedhim: Yes, set a primary

key for me - Po, përcakto çelësin

primar për mua, atëhere magjistari

e shton një fushë të re me numërim

automatik për dhënie të vlerave

unike dhe vazhdon me hapin si në

fig. 3.6c.

Nëse zgjedhim: No, I'll set the

primary key - Jo, unë do të

përcaktoj çelësim primar - atëherë

në hapin e ardhshëm (fig. 3.6b)

magjistari pyet për fushën që do të

përcaktohet si çelës primar.

Fig. 3.6b - Zgjedhja e çelësit dhe mënyrës së

dhënies së vlerave të tij.

Prej listës zgjedhim fushën për

çelës primar (IDKontakti). Pastaj

prej opcioneve të ofruara, zgjedhim

tipin e të dhënave që do të përmbajë

çelësi primar.

- Consecutive numbers Microsoft

Access assigns automaticaly to new

records - Numrat e njëpasnjëshëm

që Accessi i përcakton

automatikisht për rekordet e reja

- Numbers I enter when I add new

records - numrat që i përcaktoj vet

kur të shtoj rekordet e reja.

- Numbers and/or letters I enter when I add new records - Numrat dhe/ose

shkronjat që i përcaktoj kur të shtoj rekordet e reja.

Në hapin vijues, magjistari pyet për relacionet e mundshme me tabelat që

ekzistojnë në bazë (nëse ato ekzistojnë) (fig. 3.6.c) dhe llojin e relacionit (fig.

3.6.d)


39

Fig. 3.6c - Përcaktimi i relacioneve me

tabelat ekzistuese.

Mundësia e zgjedhjes së tabelës me

të cilën tabela e re që krijohet do të

jetë e lidhur përmes një relacioni, i

cili përcaktohet në faqen që hapet,

ofrohet nëse shtypet tasti

Relationships…- Relacionet…

Si shihet, në fillim për tabelat

ekzistuese thuhet se nuk janë në

relacion (not related to…)

Nëse për tabelën në listë shtypim

tastin Relationships… për të

përcaktuar relacionin me të, kalohet

në hapin vijues (fig. 3.6d),

përndryshe kalohet në hapin e

ardhshëm (fig. 3.6e)

Fig,. 3.6d - Përcaktimi i llojit të relacionit.

Zgjedhim mënyrën se si është e

ndërlidhur tabela e re "Tabela e

kontakteve" në relacion me tabelën

e zgjedhur:

- The tables aren't related - tabelat

nuk janë në relacion.

- One record in the "X" will match

many records in the "Y" table. - Një

rekord nga tabela e re (X) me

shumë rekorde në tabelën

ekzistuese (Y), (një me shumë)

- One record in the "Y" table will

match many records in the "X"

table - Një rekord nga tabela

ekzistuese (Y) me shumë rekorde në

tabelën e re (X), (shumë me një).

Pas përcaktimit të relacionit, shtypim OK dhe kthehemi në dritaren 3.6c. Pastaj me

Next, kalojmë në hapin e fundit, fig. 3.6e. Në hapin e fundit, si thotë edhe vet

magjistari "That's all the information the wizard needs to create your table" - Këto

janë të gjitha informatat që i nevojiten magjistarit për të krijuar tabelën tuaj të re.

Këtu kemi pyetjen: "After the wizard creates dhe table, what do you want to do? -

Çka dëshiron të bësh pasi magjistari të krijojë tabelën? - Dhe në vijim ofron listën

me tri opcione, të cilat përcaktojnë mënyrën se si do të veprohet:


40

Fig. 3.6e - Zgjedhja e veprimit pas krijimit

të tabelës dhe përfundimi me Finish.

- Modify the table design - Modifiko

dizajnin e tabelës - nëse zgjedhet

ky opcion pasi të shtypet Finish,

Accessi kalon në dritaren për

modifikim të dizajnit të tabelës, fig

(3.7).

- Enter data directly into the table -

Inserto të dhënat direkt në tabelë.

Në këtë rast pas shtypjes së Finish,

Accessi hap dritaren e tabelës së

krijuar dhe mundëson futjen e të

dhënave në të (fig. 3.8)

- Enter data into the table using a form the wizard creates for me - Futi të dhënat

në tabelë duke përdorur formën që magjistari do ta krijojë për mua. Në këtë rast

Accessi do të formojë një formë-formularë të përshtatshëm për futjen e të dhënave,

i cili të dhënat i përcjellë në tabelë (fig. 3.9)

Fig. 3.7 - Dritarja për dizjnim të tabelës

Në modin e dizajnimit, mund të

bëjmë ndryshime në dizajnin e

tabelës, dhe të përcaktojmë tipin e

vlerave për secilën fushë, numrin e

karaktereve, etj. Dizajnimi i

tabelave, do të shpjegohet detajisht,

në pjesën për dizajnimin e tabelave.

Fig. 3.8 - Dritarja e tabelës së gatshme për

përdorim.

Në rastin se zgjedhim opcionin e

futjes direkte të të dhënave në

tabela, aktivizohet tabela dhe

mundësohet direkt mbushja e

tabelës me të dhëna. Siç shihet,

fusha e parë, e përcaktuar si çelës

primar me vlera automatike, do të

merr vlerat automatikisht, kurse

shfrytëzuesi jep vlerat vetëm për

fushat tjera.


41

Fig. 3.9 – Forma për insertim të të dhënave

në tabelë, e krijuar prejAccessit.

Nëse zgjedhet opcioni për

mbushjen e tabelës përmes formës

që e krijon Accessi, atëhere do të

krijohet forma si në figurë. Edhe

këtu shihet, se fusha IDKontakti, e

përcaktuar si çelës primar, do të

merr vlerat automatike, të cilat i

përcakton Accessi.

Nëse ne fig. 3.6e, zgjedhet-vërtetohet fusha (check box-i) "Display Help on

working with the table" (Paraqite ndihmën për punë me tabelë), atëhere programi

ofron ndihmë për punën me cilindo prej opcioneve që është zgjedhur.

Me rastin e dhënies së vlerave për numrin e telefonit, sigurisht do të paraqiten

probleme, për shkak se kërkohet formati specifik i numrave i dizajnuar përmes

maskës specifike, për të cilin do të mësoni detajisht në pjesën për dizajnimin e

tabelave.


42

Krijimi i tabelës në pamjen tabelare - Datasheet View

Tabela e re mund të krijohet edhe përmes Create Table by entering Data në

dritaren e bazës, (fig. 3.10) ose duke shtypur tastin New në shiritin e veglave e

pastaj Datasheet View në dritaren e hapur - New table - Tabela e re (fig. 3.11).

Fig. 3. 10 - Dritarja e bazës

Nëse zgjedhet Create table by

entering data dhe pastaj shtypet

Open në shiritin e veglave, ose

klikohet dy herë Create Table by

entering data, krijohet tabela e re,

ne të cilën futen të dhënat në

mënyrë direkte. Hapet dritarja e re e

tabelës, si në fig. 3.12.

Fig. 3.11 - Dritarja New Table - Tabela e re.

Nëse në shiritin e veglave në

dritaren e bazës është shtypur tasti

New, paraqitet dritarja New Table,

në të cilën zgjedhim Datasheet

View dhe OK. Edhe në këtë rast

hapet dritarja e re e tabelës së

gatshme për mbushje më të dhëna

(fig. 3.12).

Në të dy rastet, do të hapet dritarja me tabelën e gatshme për futjen e të dhënave e

cila do të ketë 21 rreshta dhe 10 kolona. Mirëpo tabela e krijuar, si shihet në fig.

3.12 emrat e fushave-kolonave i ka për fillim si: Field1… Field10

(Fusha1…Fusha10). Pra, krijohet struktura e tabelës, kurse në vazhdim duhet të

përcaktojmë emrat e fushave, e pastaj edhe të redizajnohet tabela nëse paraqitet

nevoja.


43

Fig. 3.12 -Tabela e krijuar me Datasheet View.

Fig. 3.13 - Menya

Format

Për të ndryshuar emrin e kolonës, zgjedhim kolonën,

duke klikuar në emrin e kolonës dhe pastaj në menynë

Format, (fig. 3.13) e cila paraqitet kur hapet ndonjë

tabelë, zgjedhim Rename Column. Në atë rast, emri i

kolonës, në të cilën kemi pasur kursorin ose ka qenë e

zgjedhur, do të selektohet dhe do të përgatitet për t'u

ndryshuar. Pastaj, përmës tastierës shtypim emrin e ri

për kolonën përkatëse. Për të gjitha kolonat, përsërisim

veprimin e njëjtë. I njëjti veprim, mund të kryhet më

shpejt edhe si në vijim:

Fig. 3.14 - Emri i

kolonës

Për të përcaktuar emrat e kolonave, klikojmë dy herë

emrin e kolonës (Field1) dhe zgjedhet emri i fushës, i

cili përgatitet për t'u ndryshuar (fig. 3.14) përmes

tastierës.


44

Fig. 3.15 - Riemërtimi

Mundet edhe të shtypet pulla e djathtë e mausit, në

emrin e fushës dhe të hapet menyja e kontekstit (fig.

3.15), në të cilën pastaj zgjedhim Rename Column-

Riemërto Kolonën e cila njësoj e përgatitë emrin e

fushës për t'u ndryshuar, si në fig. 3.14.

Pasi t'i riemërtojmë kolonat, largojmë kolonat e tepërta . Për të fshirë kolonën në

tabelë, duhet vepruar si vijon:

Fig. 3.16 - Fshirja e kolonës - menya Edit.

Zgjedhim kolonën duke klikuar në

titullin e saj, dhe pastaj prej menysë

Edit zgjedhim nënmenynë Delete

Column.Njësoj do të veprojmë me

të gjitha kolonat e mbetura. Në

rastin tonë, do të krijojmë tabelën e

njëjtë, me tabelën "Tabela e

kontakteve", që e krijuam më herët

përmes magjistarit, me fushat:

IDKontakti, Emri, Mbiemri, Vendi

dhe Telefoni Mobil.

Fig. 3.17 - Fshirja e kolonës - menya e

shpejtë.

Fshirjen mund ta bëjmë edhe duke

klikuar në titullin e kolonës me

tastin e djathë të mausit dhe pastaj

në menynë e kontekstit (që njihet

edhe si meny e shpejtë), e cila do të

hapet, zgjedhim Delete Column -

fshije kolonën.

Edhe nëse nuk i fshijmë fare

kolonat dhe rreshtat e tepërt, në

mënyrën e treguar, pasi të ruhet

tabela, Accessi automatikisht i

largon ato.


45

Tabela tani është e gatshme për pranimin e të dhënave dhe menjëherë mund të

fillojmë me vendosjen e të dhënave në tabelë.

Pasi të përfundohet me emërtimin dhe përcaktimin e numrit të kolonave, dhe

eventualisht vendosjen e të dhënave, të cilën normalisht mund ta bëjmë edhe më

vonë, duhet të ruhet tabela. Ruajtja mund të bëhet përmes menysë: File-Save, ose

duke shtypur tastin Save në shiritin e veglave. Mundemi edhe të mbyllim

dritaren e tabelës me tastin Close , me ç'rast në ekran do të paraqitet dialogu me

pyetjen se a dëshirojmë të ruajmë tabelën e krijuar:

Fig. 3.18 - Vërejtja për ruajtjen e tabelës.

- Yes - Po, dhe kalohet në

emërtimin e tabelës (Fig. 3.19.)

- No - Jo, mbyllet tabela dhe nuk

ruhet fare.

- Cancel - anulohet veprimi dhe

kthehet përsëri dritarja me tabelën e

hapur.

Fig. 3.19 - Emërtimi i tabelës.

Kur zgjedhet Yes, hapet dritarja e

cila pyet për emrin e tabelës, duke

propozuar fillimisht emrin Table1.

Emërtojmë tabelën me emrin

(Tabela e kontakteve - datasheet)

dhe shtypim OK.

Në vazhdim në ekran do të paraqitet vërejtja:

Fig. 3.20 - Vërjetja për çelësin primar.

- There is no primary key defined -

Nuk është definuar çelësi primar.

Vërejtja tregon se edhe pse nuk

është e domosdoshme megjithatë

rekomandohet të definohet çelësi

primar, për të mundësuar që më vonë të vendosen relacionet me tabelat tjera.

Pyetja e parashturar është: Do you want to create a primary key now? - A dëshironi

të krijoni tash çelësin primar? Kemi mundësi të zgjedhim:

- Yes - Po, dhe Accessi në tabelën e krijuar shton një fushë të re, me emrin ID.

- No - Jo, dhe tabela nuk do të ketë fushë të definuar si çelës primar, mirëpo atë

mund ta shtojmë më vonë sipas dëshirës.

- Cancel - anulojmë veprimin dhe kthehemi në dritaren e tabelës përsëri.

Për momentin do të zgjedhim No-Jo, dhe më vonë do të shohim se si përcakotohet

çelësi primar, në modin e dizajnimit.


46

Fig. 3.21 - Hapja e tabelës së krijuar.

Tani në dritaren e bazës shihet edhe

tabela e krijuar "Tabela e

kontakteve-datasheet" të cilën

mund ta hapim duke e klikuar dy

here ose e zgjedhim tabelën dhe

shtypim tastin Open në shiritin e

veglave. Tabela e hapur duket si në

fig. 3.22 dhe është e gatshme për

pranimin e të dhënave.

Fig. 3.22 - Tabela e krijuar me

Datasheet View.

Pra, tabela e krijuar tani është e

gatshme për vendosjen e të

dhënave, pa kufizime lidhur me

formatin e të dhënave, sepse

Accessi në këtë rast ua përcakton

formatin standard të gjitha fushave,

varësisht prej asaj se çfarë tipi kanë qenë të dhënat që janë shkruar në tabelë, gjatë

formimit të saj. Nuk do të ketë kufizime në rastin e dhënies së numrave të telefonit,

sikur në rastin e krijimit të tabelës përmes magjistarit. Lidhur me këtë më detajisht,

do të mësojmë në pjesën e dizajnimit të tabelave dhe formatit të të dhënave.


47

Mbushja e tabelës

Mbushja e tabelës me të dhëna bëhet përmes tastierës. Nëse disa vlera janë të njëjta

me ato ekzistuese në tabelë, për lehtësim mund të përdoret edhe kopjimi (Copy)

gjegjësisht zhvendosja (Cut) e tekstit të qelulës përmes menysë Edit - Cut/Copy/

/Paste, ose përmes tasteve përkatëse nga shiriti i veglave, me ç'rast teksti i zgjedhur

kopjohet ose zhvendoset në memorje të kompjuterit, e pastaj me Paste thirret prej

memorjes dhe vendoset në poziten ku aktualisht është i pozicionuar kursori.

- Cut, - Copy dhe - Paste.

Nëse në një fushë dëshirohet të vendoset vlera e njëjtë me atë të rekordit paraprak,

atëherë ajo mund të shtypet automatikisht përmes shkurtesës: Ctrl+' ( Ctrl dhe

apostrofi, pra mbahet shtypur Ctrl dhe shtypet apostrofi). Nëse në ndonjë fushë

duhet dhënë datën momenetale, atëherë mund të shtypet Ctrl+; (Ctrl dhe

pikëpresje).

Dizajnimi i tabelës

Tabela e re mund te fillojë të krijohet edhe në modin e dizajnimit, i cili përdoret për

krijimin e tablës së re dhe për ndryshimet në dizajnin e tabelave të krijuara me

parë, në modin e dizajnimit, përmes magjistarit apo në datasheet view.

Zakonisht, kur paraprakisht është dizajnuar baza e të dhënave (pra veq është

përcaktuar projekti ideor) dhe dihet se çfarë tabelash nevojitet të krijohen, atëherë

fillohet me krijimin e tabelave në modin e dizajnit.

Fig. 3.23 - Krijimi i tabelës përmes

dizajnimit

Për të filluar krijimin e tabelës në

modin e dizajnit, në dritaren e bazës

zgjedhim Create table in design

view, (fig. 3.23) ose në shiritin e

veglave shtypim New, e pastaj prej

dritares së hapur, zgjedhim Design

View (fig 3.24).


48

Fig. 3.24 - Krijimi i tabels së re në Design

View.

Nëse ne shiritin e veglave shtypet

New, hapet dritarja, si në fig. 3.24,

në të cilën pastaj zgjedhet opcioni

Design View, dhe hapet dritarja për

dizajnimin e tabelës (fig. 3.25),

duke filluar prej tabelës së zbrazët,

të cilës duhet t'ia dizajnojmë

strukturën. Pra, përcaktojmë numrin

e fushave, emrat e tyre, tipin e tyre,

etj.

Preferohet të fillohet krijimi i tabelës së re përmes dizajnimit, sepse kështu

shfrytëzuesi e kontrollon më mirë situatën, duke përcaktuar vet detajet lidhur me

emrin e fushave, tipin e tyre, formatin e tyre, etj.

Fig. 3.25 - Dizajnimi i tabelës së re.

Në dritaren e dizajnimit kemi pjesën e epërme me fushat:

Field Name-Emri i fushës Zgjedhet emri i fushës përkatëse të tabelës

Data Type-Tipi i të dhënave Përcaktohet tipi i vlerave që do të ruhen në atë

fushë

Description-Përshkrimi Përshkruhet fusha, ashtu që kur punohet në

tabelë, në shiritin e statusit të dritares paraqitet ky

përshkrim.


49

Në pjesën e poshtme të dritares, ndodhet pjesa Field Properties-Tiparet e fushës,

(karakteristikat - vetitë e fushës), në të cilën përcaktohen tiparet e fushave.

Kur hapet dritarja e dizajnimit, paraqitet edhe shiriti i veglave për dizajnim (fig.

3.26).

Save Print

Preview Cut Paste Undo Indexes

Delete Rows Build New Object

View Print

Spell-

ing Copy

Format

Painter

Primary

Key

Insert

Rows

Proper-

ties

Database

Window Help

Fig. 3.26 - Shiriti i veglave - Design Table.

Emrin e fushës e zgjedhim sipas dëshirës dhe pas emërtimit të fushës, pasi të

shtypet Enter, kursori kalon në fushën Data Type - Tipi i fushës, ku përcaktohet tipi

i të dhënave të fushës. Tipet e mundshme janë:

Text - Teksti është tipi më i shpeshtë i të dhënave dhe mund të përmbajë

kombinimin e deri në 255 karaktereve dhe/ose shifrave. Mund të përdoret edhe për

ruajtjen e të dhënave të kombinuara me shkronja dhe numra, si adresat. Edhe në

rastet kur fusha përmbanë vetëm shifra, për të cilat nuk pritet të hyjnë në ndonjë

shprehje për llogaritje, më mirë është të definohen si tekst. P.sh., numri i telefonit,

kodi postal, etj të cilat zakonisht përmbajnë edhe ndonjë vizë, ose zbrazëtirë e cila

nuk është pjesë e numrit. Gjithashtu, me to nuk do të bëhet asnjë llogaritje, prandaj

më efikase është të deklarohen si Text. Mirëpo nëse planifikohet që fusha të

përdoret si fushë e sortuar, atëherë më mirë është të deklarohet si vlerë numerike,

sepse kur sortohen shifrat e tipit tekst, atëhere Accessi numrat 9, 47, 170 do ti

rradhiste me renditje të kundërt: 170, 47, 9, sepse sortimi bëhet sipas shifrës së

parë! Accessi automatikisht i ndanë 50 karaktere pwr tiparin Filed Size, për tipin

Text, vlerë të cilën mund ta zvogëloni deri në 1 ose ta rritni deri në 255.

Memo - Memo përdoret për ruajtjen e teksteve të gjata, të cilat nuk mund të ruhen

si të tipit Text. Memo mund të ruaj deri në 65,535 karaktere. Zakonisht përdoret

për përshkrime dhe komente për fushat tjera.

Number - Numër, përdoret kur vlerat numerike duhet të sortohen ose të kryhen

llogaritje të ndryshme me to. Nëse shprehin vlerë në para, atëherë më mirë është të

përdoret tipi Currency-Valutë.

Currency - Valutë, përdoret për ruajtjen e vlerave të parave, si p.sh., çmimet. Ka

shumë mundësi të paraqitjes dhe precizitete të ndryshme. Preciziteti është deri në

15 shifra, e mund të paraqiten edhe vlerat negative.

Duhet pasur kujdes me vlerat Number dhe Currency, sepse atyre automatikisht u

ndahet vlera 0-zero. Kjo mund të shkaktojë probleme në rastet e numrimit p.sh,


50

sepse numrohen edhe rekordet me vlerë 0. Për të evituar komplikimet, duhet

larguar vlera në tiparin Default Value - Vlera standarde (e nënkuptuar).

AutoNumber - Numrim automatik (Vetnumrim). Accessi garanton që për secilin

rekord do të përdoret numër unik, i cili pastaj mund të përdoret si çelës primar.

Janë në dispozicion dy tipe: Long Integer - Numër i plotë i gjatë, dhe Replication

ID. Për numra e plotë, mund të zgjedhet renditja me rritje për një ose me vlera të

rastit.

Date/Time - Date/Kohë përdoret për ruajtjen e datave. Mundëson sortime në

intervale kohore dhe llogaritjen e distancave kohore. Ka në dispozicion disa forma

të paraqitjes së datës dhe kohës.

Yes/No - Po/Jo - është i përshtatshëm për fushat me vërtetim (Check Box) për

qëllime të ndryshme dhe mund të ketë opcionet Yes/No, On/Off ose True/False.

Paraqitet si boks për vërtetim, si në tabelë ashtu edhe në formë, raport etj.

OLE Object - Kur dëshironi të importoni ndonjë objekt prej ndonjë programi tjetër

në tabelën tuaj, mund të përdorni tipin OLE Object. Me këtë tip mund të mirren të

dhënat prej objekteve si: Tabelë e Excel-it, Dokument i Wordit, foto, muzikë ose të

dhëna të tjera binare.

Hyperlink - Hiperlinku përdoret për ruajtjen e hiperlink adresës për kalim në

ndonjë lokacion tjetër, ose për lidhje në internet. Hiperlink mund të përbëhet prej

më së shumti 4 pjesëve, të ndara me #.

- Teksti që paraqitet - nëse dëshironi të paraqitet teksti përkatës, në vend të

adresës së plotë të hiperlinkut

- Adresa - URL (Uniform Resource Locator) ose UNC (Uniform Naming

Convention)

- Nënadresa - faqe në kuadër të web faqes, ose pozitë në kuadër të fajllit

- Re (fluskë) - tekst që paraqitet kur të pozicionohet kursori mbi të.

Kërkohet patjetër vetëm adresa, përveq kur adresa tregon në ndonjë objekt në

bazën aktuale të Accessit. Pjesët tjera janë opcionale.

Lookup Wizard (magjistari për kërkim) - Krijon fushë e cila përmbanë një numër

të kufizuar opcionesh të vlerave. Kur të zgjedhet ky tip, magjistari ndihmon që të

krijohet lista dhe t'i bashkangjitet tabelës ose të vendoset lidhja në ndonjë tabelë

ose pyetës tjetër. Kur të futen të dhënat në tabelë, prej listës mund të zgjedhet vlera

përkatëse. Fusha në tabelë i trashëgon karakteristikat e fushës nga lista.


51

Përcaktimi i tipareve të fushës Tiparet e fushës (karakteristikat-vetitë) përcaktojnë se si do të ruhet vlera në fushë

dhe si do të paraqitet ajo.

Accessi i përcakton tiparet e predefinuara për secilën fushë. Këto tipare mund t'i

pranoni pa bërë ndryshime ose mund t'i ndryshoni sipas dëshirës. Shumica e

tipareve janë përcaktuar për tipin Text. Varësisht prej tipit të zgjedhur, paraqiten

tiparet përkatëse të cilat vlejnë për atë tip dhe mund të ndryshohen ose të pranohen

ashtu si i definon Accessi paraprakisht. Kemi tiparet e përgjithshme - General, dhe

ato LookUp, (LookUp mundëson kërkimin prej listës ose tabelës tjetër).

Tiparet që paraqiten janë:

Tipari Efekti

Filed Size Përcakton numrin maksimal të karaktereve që mund të vendosen në një fushë. Vlera e predefinuar është 50.

Format Përcakton si do të paraqitet vlera, për shembull, me shkronja të mëdha, të vogla etj. Për tekst nuk është i predefinuar formati i paraqitjes.

Input Mask Paraqet shabllonin të cilin duhet ta plotësojë vlera, si numri i telefonit, kodi postal, për qëllime standardizimi etj., ose i shton një karakter fushës, nëse deshironi. Nuk ka vlerë të predefinuar.

Caption Paraqet emrin-etiketën e cila ndryshon prej emrit në tabelë, formë ose raport. Nuk është e predefinuar.

Default Value Automatikisht vendoset vlera e treguar në këtë fushë. Për Text nuk është e predefinuar. (Për Number dhe Currency: Vlera = 0)

Validation Rule

Përckaton shprehjen me të cilën verifikohet validiteti (vlefshmëria) e të dhënave. Nuk është e predefinuar. Nëse nuk është e zbrazët, është njësoj si të aktivizohet tipari Required.

Validation text

Përcakton tekstin që do të paraqitet si vërejtje nëse vlera e shënuar në fushë nuk e plotëson kushtin e verifikimit të validitetit. Nuk është e predefinuar.

Required Përcakton a mund të mbetet fusha e zbrazët. E predefinuar si No-Jo.

Allow Zero Length

(Lejo gjatësi zero) Bën dallim mes fushës së zbrazët dhe asaj që përmbanë string të zbrazët. Ndihmon kur nuk ekziston vlera, p.sh., numri i faksit. E predefinuar si No-Jo.

Indexed Indekson tabelën sipas fushës. E predefinuar si No-Jo.

Unicode Compression

Mundëson kompresimin e të dhënave të ruajtura në formatin Unicode, për të shpenzuar më pak hapësirë. E predefinuar si Yes- Po.


52

Nëse dëshironi, edhe gjatë përcaktimit të fushës dhe tipareve të fushës, në dritaren

për dizajnim të tabelës, kur pozicionoheni në Field Name-Emri i fushës, mund të

shfrytëzohet ndihma e programit(Access Field Builder), të cilën e aktivizojmë

përmes tastit Build nga shiriti i veglave. Me këtë rast aktivizohet përsëri

magjistari për ndihmë (fig. 3.27), i cili përmbanë të njëjtat opcione si Table Wizard

(magjistari për tabela). Fushat janë të predefinuara dhe kanë: emrin, tipin e të

dhënave dhe tiparet tjera, të cilat mund t'i ndryshoni sipas nevojës.

Fig. 3.27 - Access Field Builder

Prej listës së shablloneve të

tabelave (Sample Tables) zgjedhet

shablloni i fushës (Sample Field).

Janë dy kategori tabelash (Business

dhe Personal). Pas zgjedhjes

shtypet OK dhe fusha përkatëse do

të marrë emrin dhe tiparet e

predefinuara.

Zgjedhja e madhësisë së fushës Madhësia e vlerave të tipit Text, është e predefinuar si 50, mirëpo fushave si emri,

numri postal, telefonik, etj., të cilët kanë vetëm nga disa karaktere nuk u nevojitet

madhësia 50. Madhësia mund të ndryshohet me dhënien e vlerës së re. Arsye tjetër

është edhe evitimi i gabimeve gjatë futjes së të dhënave në tabelë, me ç'rast

kufizohet numri i karaktereve që mund të shtypen. Pra, nëse zgjedhet madhësia e

fushës 5, do të thotë se në atë fushë mund të shtypen vetëm tekstet me gjatësi deri

në 5 karaktere.

Madhësia e fushave numerike - tipi Number, përcaktohet duke zgjedhur tipin e jo

numrin e karaktereve. Opcionet që ofrohen janë:

Byte Bajt, përdoret për vlerat e plota pozitive prej 1 deri në 255.

Integer Numër i plotë (integjer), pozitiv e negativ ndërmjet: -32768 dhe +32767.

Long Integer

Integjer i gjatë, për ruajtjen e vlerave të plota shumë të mëdha, ndërmjet afër: -2 bilion deri +2 bilion.

Single Përdoret për ruajtjen e vlerave me pikë të lëvizshme, të formatit IEEE

Double Përdoret për ruajtjen e vlerave me pikë të lëvizshme me precizitet të dyfishtë, të formatit IEEE

Replication ID

Përdoret për ruajten e numrave unik (Globally Unique Identifier - GUID)

Decimal Mundëson kontrollimin e vlerave numerike përmes tipareve precision dhe scale.


53

Fusha e tipit AutoNumber është e kufizuar në vlerat Long Integer dhe Replication

ID.

Preferohet të ruhet hapësira në disk, me ndërrimin e madhësisë së vlerave

numerike, ashtu që p.sh., kur e dini se në një fushë do të ruhen vlera të vogla

atëherë zgjedhni Byte. Kur janë në pyetje tabelat e mëdha, rezultatet janë të

dukshme në aspekt të kursimit të hapësirës në disk.

Me ndërrimin e madhësisë së vlerës numerike ndryshohet vetëm mënyra e ruajtjes,

por jo edhe mënyra e paraqitjes së numrave. Ndryshimi i formës së paraqitjes bëhet

me ndryshimin e tiparit Format.

Formatizimi i të dhënave

Tipari Format, përdoret për përcaktimin e mënyrës së shfaqjes së vlerës, por nuk

ka kurrfar ndikimi në mënyrën se si ruhet vlera, as nuk mund të përdoret për

verifikimin e vlerave të shtypura. Me këtë tipar mund të sigurohet paraqitje e

standardizuar e të dhënave ashtu që të gjitha të dhënat në një fushë të duken njësoj,

pa marrë parasysh se si janë shtypur kur janë futur vlerat në tabelë. Për shembull,

mund të kërkohet që të gjitha të dhënat të shfaqen me shkronja të mëdha, ose datat

të tregojnë vitin me vetëm dy shifra. Ekzistojnë formatet e predefinuara, por edhe

shfrytëzuesi mund të krijojë formate të reja sipas dëshirës.

Ndërrimet që bëhen në tiparin format, si edhe në formatet tjera, në pamjen e

dizajnit - Design View, aplikojnë formatin në pamjen tabelare - Datasheet View,

pra kur tabela hapet për përdorim.

Në tabelën në vijim janë përshkruar sibolet e zakonshme të formatizimit, që mund

të përdoren për çdo tip të të dhënave.

Simboli Efekti

! Futja e karaktereve nga e majta në të djathtë në vend se nga e djathta në të majtë, rreshtimi majtas

(hapsira) Hapsira futet si karakter (literal) kur shtypet tasti Spacebar

"xyz" Paraqiten katakteret ose simbolet brenda thojzave

* Zbrastira (Hapsira) plotësohet me simbolin që pason

\ Tregon se karakteri pas shenjës trajtohet si literal. Zakonisht përdoret për simbole ose karaktere të rezervuara.

[ngjyra]

Të dhënat i paraqet me ngjyrën e zgjedhur brenda kllapave. Mund të përdoret: Black (e zezë), blue (e kaltër), red (e kuqe), green (e gjelbër), yellow ( e verdhë), cyan (cian), magenta (magjenta) dhe white (e bardhë).

Duhet pasur kujdes, që së pari vendoset simboli i parë !, e pastaj shihet efekti, kur

rreshtimi bëhet nga e majta pra, përndryshe s'vërehet. Simbolet tjera të formatizimit

vlejnë vetëm për tipe të veçanta të të dhënave, si do të shihet në vijim.

Ja disa shembuj: (madhësia e fushës 8)


54

Formati Shtypet: Paraqitet si:

! Abcd Abcd

!"Z/Znj. " Albi Z/Znj. Albi

!*+ Albi +++++++Albi

![red] Dita Dita (ngjyre te kuqe)

@\! Po Po!

Text dhe Memo

Për text dhe memo përdoren vlera të njëjta për formatizim, ku disa janë për një

karakter të vetëm e disa për krejt fushën. Në tabelën në vijim janë dhënë disa

opcione që përdoren për text dhe memo.

Simboli Efekti

@ Tregon se duhet shtypur karakter ose zbrazëtirë

& Tregon se karakteri ose hapsira janë opcionale

< Shndërron të gjitha karakteret në shkronja të vogla

> Shndërron të gjitha karakteret në shkronja të mëdha

Ja disa shembuj të efektit të Format:

Formati Shtypet: Paraqitet si: @@@-@@-@@@@ 123456789 123-45-6789

@@@@@@@@@ 123-45-6789 123456789

123-45-6789 123456789

>

prishtina PRISHTINA Prishtina

PRISHTINA PRISHTINA PRISHTINA

<

prishtina PRISHTINA Prishtina

prishtina prishtina prishtina

@;"Dita" Dielli (zbrastira)

Dielli Dita

Kur të bëhet ndryshimi në format, efekti vërehet në tabelë gjatë mbushjes me vlera

të reja, por edhe nëse ka pasur vlera në tabelë, pas ndërrimit të formatit, të gjitha

vlerat në atë fushë do të ndërrohen sipas formatit të ri. Ndryshimi do të aplikohet

edhe në format dhe raportet që i përdorin ato të dhëna.


55

Number dhe Currency

Tipet Number dhe Currency mund të formatizohen sipas vlerave të predefinuara të

Accessit ose mund të krijoni formate të reja sipas dëshirës, duke përdorur

karakteret speciale për formatizim. Formati i tipit Currency automatikisht

përcaktohet si Currency, por mund ta ndërroni.

Në tabelën në vijim tregohen formatet e predefinuara për tipet Number,

AutoNumber dhe Currency:

Opcioni Efekti

General Number

Numrat paraqiten ashtu si shtypen. Opcioni i predefinuar për tipin Number.

Currency

Numrat paraqiten me simbolin e valutës dhe simbolin për ndarjen e mijësheve (si: 12,000.00). Predefinuar me dy shifra pas presjes dhjetore. Opcioni i predefinuar për tipin Currency

Fixed Paraqitet së paku një shifër. Predefinuar me dy shifra pas presjes dhjetore.

Standard Paraqitet presja për mijeshet (çdo tri shifra). Predefinuar me dy shifra pas presjes dhjetore.

Percent Përqindja. Paraqet vlerat të shumëzuara me 100 dhe me simbolin %. Predefinuar me dy shifra pas presjes dhjetore.

Scientific Shkencor. Përdoret për përshkrimin me bazë dhe eksponent. Si p.sh., 235 paraqitet si 2.35E+02

Verejtje: Kur zgjedhet formati Percent për fushat numerike (Number), duhet ndërruar Filed Size prej vlerës së predefinuar Long Integer në Single, sepse përndryshe paraqitet vetëm pjesa e plotë, e jo edhe shifrat pas presjes dhjetore. P.sh, nëse shtypni 1 paraqitet si 100%, por edhe për 1.25 prap do të duket 100%.

Simbolet që përdoren për formatizim:

Simboli Efekti

. (pika) Tregon se pika decimale i ndanë pjesët e numri

, (presja) Ndarësi i mijësheve

0 Pozita për shifër. Paraqitet shifra nëse ekziston, nëse jo paraqitet 0.

# Pozita për shifër. Paraqitet shifra, nëse ekziston.

$ Paraqitet shenja e dollarit.

% Vlera shumëzohet me 100 dhe i shtohet shenja %


56

E- ose e- Paraqitet në formatin teknik me eksponent. Shenja minus përdoret për numrat negativ, kurse për eksponent pozitiv nuk paraqitet plusi.

E+ ose e+ Njësoj, vetëm se edhe për eksponent pozitiv paraqitet shenja plus.

Verejtje: Fushave të tipit Currency dhe Number, automatikisht u ndahet vlera 0. Kjo mund të shkaktojë probleme nëse planifikohet numërimi i rekordeve që kanë vlerë në fushë, për arsye se edhe zeroja konsiderohet si vlerë dhe do të numrohet. Për të evituar këtë problem duhet larguar vlerën prej tiparit Default Value.

Formati i tipeve Currency dhe Number përbëhet prej 4 pjesëve, të cilat janë të

ndara me pikëpresje. Secila pjesë është për tip të ndryshëm të vlerave:

- pjesa e parë përcakton formatin e numrave pozitiv

- pjesa e dytë përcakton formatin e numrave negativ

- pjesa e tretë përcakton formatin kur vlera është zero

- pjesa e katërt përckaton formatin kur vlera është NULL

(NULL - që s'ekziston fare, d.m.th pa definuar, pa shtypur fare vlera)

Për shembull, nëse formati definohet si vijon:

$#,##0.00[green]; (@#,##0.00)[blue]; "Zero";"E panjohur"

atëhere vlerat pozitive do të paraqiten me ngjyre të gjelbërt, ato negative me të

kaltërt, fjala zero për vlerën zero, kurse fjala "E panjohur" për Null.

Date/Time

Për të dhënat e tipit Date/Time ekzistojnë shtatë formate të predefinuara, si dhe

simbole që mund t'i përdorni për të krijuar formatet sipas dëshirës.

Opcioni Efekti

General date (E predefinuar) Kombinim i datës së shkurtër dhe orës në formë të gjatë. Nëse ndonjëra mungon paraqitet vetëm tjetra. Shembuj: 5/21/01 3:30:00 PM (US) ose 21/05/01 15:30:00 (UK)

Long Date Data në formatin e gjatë, sipas vlerave regjionale të zgjedhura në Windows (Control Panel-Regional Settings). Shembuj: Tuesday, May 21, 2001 (US) Tuesday, 21 May, 2001 (UK)

Medium Date 1-Dec-01


57

Short Date Data në formatin e shkurtër: (Sipas parametrave regjional). Shembuj: 5/21/01 (US) ose 21/05/01 (UK)

Long Time Formati i gjatë i kohës: 3:30:00 PM

Medium Time Formati i mesëm i kohës: 3:30 PM

Short Time Formati i shkurtër i kohës: 15:30

Duke përdorur karakteret për formatizim: d,(date, day-data, dita), m (month-muaji)

dhe y (year-viti) për datë dhe h-(hour-ora) n-(në vend të m për minuta, për të mos

përzier me m-për muaj) dhe s-(seconds-sekonda). Pastaj, mund të përdoret edhe q-

për kuartetin e vitit, w-për ditën e javës, dhe ww-për javën e vitit. Varësisht prej

numrit të shkronjave paraqitja dallon; P.sh për datë: d-data me një shifër nëse është

deri në 9, dd-si 01 deri në 09, dhe ddd - emri i ditës në formë të shkurtë (Mon,

Tue…) ose dddd (emri i plotë i ditës: Monday,…)

Për shembull:

Formati Paraqitet si:

ddd","mmm d","yy Thu, Jan, 15, 89

dddd","mmmm d","yyyy Thursday, January 15, 1998

h:n:s AM 9:15:35 AM

"Today is "dddd" "in week number " ww"."

Today is Thursday in week number 21.

Yes/No

Accessi automatikisht paraqet kontrollën për vërtetim (check box) kur zgjedhet tipi

i të dhënave Yes/No. Të gjitha formatizimet injorohen për këtë tip të të dhënave.

Në vend të formës grafike mund të zgjidhen edhe ato tekstuale. Ekzistojnë tri

formate të predefinuara: Yes/No, On/Off dhe True/False.

Për të zgjedhur njërin prej tyre duhet kryer këto veprime gjatë dizajnimit të saj:

1. Zgjedhet fusha Yes/No

2. Klikohet në faqen LookUp në pjesën Field Properties

3. Zgjedhet Textbox në listën Display Control

4. Ktheheni në faqen General dhe zgjedhet formati i dëshiruar.

Formati i shfrytezuesit i ka tri pjesë të ndara me pikëpresje. Pjesa e parë nuk

përdoret, por duhet shtypur patjetër pikëpresjen para pjesës së dytë. Pjesa e dytë

dhe tretë përcaktojnë çka do të paraqitet për Yes dhe No, respektivisht. P.sh.,

formati vijues:

;"Po, gjithsesi!"[green];"Jo, kurrë!"[red]

si rezultat jep: Po, gjithsesi! - me ngjyrë të gjelbërt për Yes-Po dhe

Jo, kurrë! - me ngjyrë të kuqe, për No-Jo.


58

Përcaktimi i numrit të shifrave decimale

Tiparet Field Size (madhësia e fushës), Precision (preciziteti), Scale (shkalla) dhe

Decimal Places (pozitat decimale), janë të ndërlidhura. Tipari Field Size përcakton

a do të ruhet numri si i plotë, thysë apo përcaktohet preciziteti. Kur Field Size është

decimal, atëherë përcaktohen vlerat tjera.

Precision (preciziteti) përdoret për të kufizuar numrin e shifrave të vlefshme.

Caktohet mes 0 e 28, e predefinuar 18. Scale për kufizimin e shifrave të vlefshme

që mund të shtypen pas presjes dhjetore. Caktohet mes 0 dhe 28, e predefinuar 0.

Tipari Format shton karaktere, si p.sh shenja $ ose presja (,) për ndarjen e

mijësheve. Decimal Places përcakton sa shifra paraqiten pas presjes dhjetore në

fushat e tipit number dhe currency. E predefinuar Auto, që do të thotë vetvetiu

përcaktohet varësisht prej vlerës. Nëse vlera është definuar si Integer ose Long

Integer, atëherë s'paraqiten fare pozitat pas presjes decimale, pra vlera

rrumbullaksohet në numër të plotë.

Titulli/Përshkrimi

Nëse dëshironi që për shfrytëzuesit e bazës së të dhënave, në tabelën e hapur, titujt

e fushave të përshkruhen me emra më të kuptueshëm, atëherë mund të përdoret

tipari Caption-Titulli (përshkrimi), me të cilin ndërrohet emri i kolonës kur tabela

hapet për përdorim (në pamjen tabelare-datasheet). Përshkrimi mund të jetë deri në

255 karaktere (shkronja, shifra, karaktere speciale, hapsirë). Përshkrimi do të

paraqitet edhe në objektet tjera të bazës, pytës, forma, raporte. Emri i fushës përsëri

mbetet i njëjtë, vetëm përshkrimi ndërrohet.

Përcaktimi i çelësit primar

Në sistemin e bazave realcionale është shumë me rëndësi grumbullimi dhe gjetja e

të dhënave të ndërlidhura të cilat ndodhen në tabela. Për të arritur këtë, secili

rekord duhet të jetë i veçantë (unik) në një mënyrë. Fusha, ose fushat, që

përmbajnë vlerën unike paraqesin çelësin primar. Accessi nuk lejon dy ose më

shumë vlera të njëjta në fushat e çelësit primar, as vlerë Null në çelësin primar. Në

fushën e çelësit duhet të ekzistojë vlerë valide unike.

Nëse jeni të sigurtë se në tabelën tuaj ekziston një fushë që nuk do të përmbajë

duplikate (vlera të njëjta) mund ta përdorni si çelës primar. P.sh, në një tabelë me të

dhëna për studentët, numri i indeksit do të ishte shumë i përshtatshëm. Për ta

përcaktuar çelësin primar, në modin e dizajnimit klikoni në fushën që do të

zgjedhet si çelës primar dhe pastaj mundeni në njërën prej tri mënyrave vijuese:


59

- Kliko kontrollën Primary Key në shiritin e veglave

- Zgjedhni prej menysë: Edit-Primary Key

- Kikoni tastin e djathtë për të hapur menynë e kontekstit dhe

zgjedhni Primary Key në të.

Verejtje: Nëse dëshironi të përcaktoni një fushë si çelës primar, pas mbushjes së tabelës me të dhëna, kurse në të ekzistojnë disa vlera të njëjta, atëherë Accessi nuk lejon që të vendosni çelësin primar. Për të eliminuar problemin ekziston mundësia e gjetjes dhe eleminimit të duplikateve përmes pyetësit Find Duplicates (pyetësit do të shpjegohen më vonë).

Për të zgjedhur çelësin primar, në më shumë fusha, për shembull nëse në një tabelë

me emrat e klientëve dëshironi të zgjedhni si çelës fushën Emri, atëherë s'mjafton

sepse mund të jenë dy klinetë me emër të njëjtë. Atëherë mund të zgjedhen dy

fusha: Emri dhe Mbiemri, ose tri: Emri, Iniciali i prindit dhe Mbiemri, për të

siguruar vlerat unike për çelësin.

Fig. 3.28 - Çelësi primar në

më shumë fusha

Për të caktuar çelësin primar në dy fusha të

njëpasnjëshme mbani shtypur Shift dhe klikoni

fushat përkatëse, kurse për fushat që nuk janë një

pas një, duhet të mbahet shtypur Ctrl e pastaj të

klikohen fushat përkatëse. Pasi të zgjedhen fushat,

atëherë në njërën prej mënyrave të lartpërmendura

zgjedhet çelësi primar.

Çelësi primar në më shumë fusha është trashëguar prej kohës kur Accessi nuk e

kishte në përdorim tipin AutoNumber. Kryesisht përdorej në tabelën lidhëse

ndërmjetësuse për të siguruar lidhjen e dy tabelave në relacionin shumë-me-shumë.

Tani, në vend se të përdoret çelësi primar në më shumë fusha perferohet që të

shtohet një fushë e tipit AutoNumber dhe Accessi do të përkujdeset që secila fushë

të ketë vlerë unike.

Përcaktimi i çelësit primar prej Accessit

Fusha e tipit AutoNumber është mjet i Accessit me të cilin garantohet uniciteti i

rekordeve në tabelë. Zgjedhja e fushës AutoNumber është mënyra më e lehtë e

përcaktimit të çelësit primar. Nuk ka nevojë të brengoseni fare për futjen e

rastësishme të dy vlerave të njëjta në fushën e çelësit primar. Kur numri të

gjenerohet njëherë, ai më nuk mund të ndërrohet, as të largohet.

Për fushën e tipit AutoNumber mund të zgjedhni që numrat të gjenerohen duke u

rritur për një, si numra të rastit, ose si Replication ID numra të cilët njihen si GUID

(Globaly Unique Identifiers). Nëse zgjedhen numrat e rastit, Accessi përdorë

gjeneratorin e numrave të rastit për përcaktimin e vlerës. Replication ID numrat


60

kryesisht përdoren për identifikim unik dhe sinkronizim të replikave të bazave të të

dhënave.

Kur të përfundohet krijimi i tabelës, përmes magjistarit për tabelë pa përcaktuar

çelësin primar, ose në modin e dizajnimit pa e përcaktuar çelësin primar, atëherë

Accessi do të paraqesë vërejtjen se nuk është përcaktuar çelësi primar dhe do të

pyes "a doni që Accessi të përcaktoj çelësin primar për ju". Nëse përgjigjeni me

Yes-Po, atëherë Accessi e zgjedh si çelës primar fushën e tipit AutoNumber nëse

ekziston në tabelë ose e krijon një fushë të re të tipit AutoNumber dhe atë e

përcakton si çelës primar. Nëse përgjigjeni negativisht, atëherë tabela s'do të ketë

çelës primar.

Indeksi

Indeksi është element që i ndihmon Accessit në gjetjen dhe sortimin e shpejtë të të

dhënave, njësoj si indeksi i librit që u ndihmon lexusve gjetjen e temave të caktuara

në libër. Indeksi përmbanë një tregues në pozitën e të dhënës, jo në vet vlerën e saj.

Çelësi primar i tabelës indeksohet automatikisht, kështu që tani shqyrtohet

mundësia e indeksimit të fushave tjera. Indeksi mund të përcaktohet në një ose më

shumë fusha.

Si fusha për indeksim duhet zgjedhur ato që do të përdoren si kritere për kërkimin e

rekordeve, ose ato sipas të cilave do të bëhet sortimi. Gjithashtu edhe nëse fusha

përdoret për vendosjen e relacionit me tabelë tjetër mund të indeksohet, për të

përmirësuar performansat. Nuk preferohet të indeksohen fushat që përmbajnë

shumë vlera të njëjta, sepse indeksimi i tyre nuk do të ndihmojë në aspektin e

shpejtimit.

Indeksi në një fushë: përcaktohet duke zgjedhur për tiparin Indexed vlerën Yes

dhe duke përckatuar a mund të ketë duplikate në fushë apo jo.

Fig. 3.29 - Tipari Indexed

Pra nëse në fushën e indeksuar nuk

do të lejohen indekset zgjedhet No

Duplicates, në të kundërtën

Duplicates Ok. Në këtë rast

indeksohet vetëm fusha për të cilën

jemi duke përcaktuar tiparet.

Për të paraqitur indekset e tabelës, klikohet kontrolla indexes në

shiritin e veglave ose zgjedhet prej menysë: View-Indexes.

Indeksi në më shumë fusha: përcaktohet për të indeksuar bashkarisht dy ose më

shumë fusha, sepse në shumë raste kërkohet të bëhet kërkimi ose sortimi sipas disa

fushave. Kur sortohen rekordet me përdorim të indeksit në më shumë fusha,

atëhere rekordet së pari rradhiten sipas fushës së parë të indeksit. Nëse ekzistojnë


61

duplikate në fushën e parë, atëherë sortimi vazhdohet sipas fushës së dytë, e kështu

me rradhë.

Fig. 3.30 - Dritarja e indekseve.

Për shembull nëse në tabelën

studentët shihet se kemi të

indeksuar fushën Numri i indeksit

(mos përzieni indeksin e studentit

me indeksin e Accessit në këtë

rast), shihet se ajo është me emrin

PrimaryKey, sepse tabela e ka atë si

çelës primar. Tani do ta caktojmë

edhe një indeks të përbërë prej dy

fushave.

Procedura e plotë është si vijon:

1. Kur të jetë hapur tabela Studentet në modin e dizajnimit, shtypni kontrollën

indexes në shiritin e veglave.

2. Shtypni në rreshtin e zbrazët në dritaren indexes.

3. Do ta emërtojmë indeksin me emrin Indeksi Emri-Mbiemri, dhe pastaj shtypeni

TAB, ose klinkoni në fushën Field Name.

4. Shtypeni shigjeten te poshtë në skajin e djathtë, për të hapur listën e fushave.

(Fushat e tipit memo nuk paraqiten në listë, sepse ato nuk mund të indeksohen).

5. Zgjedhni mënyrën e sortimit në fushën Sort Order (Ascending-në rritje ose

Descending-në zbritje), dhe pastaj kaloni në rreshtin e ardhshëm në fushën Field

Name, duke lënë të zbrazët fushën Index Name, sepse të dy fushat do të përdorin

indeksin e njëjtë.

6. Zgjedhni fushën Mbiemri prej listës dhe përcaktoni renditjen e sortimit.

7. Nëse indeksi është çelës primar atëherë në pjesën e poshtme të dritares te

tipareve të indeksit, zgjedhni Yes për Primary (Për t'u paraqitur pjesa e panelit

Index Properties, duhet klikuar rreshti me emër të indeksit). Nëse dëshironi që

indeksi të përmbajë vlera unike për çdo rekord, zgjedhni Yes për Unique. Nëse doni

të pamundesoni vlerat Null, atëherë për Ignore Null zgjedhni Yes.

8. Mbylleni dialogun Indexes dhe ruani ndryshimet në tabelë.

Ruajtja e tabelës së krijuar Nuk është e thënë që dizajni i tabelës të jetë përfunduar plotësisht për ta ruajtur atë.

Në fakt është mirë që ajo të ruhet pas çdo ndryshimi, për të penguar shkatërrimin e

tabelës me rastin e dizajnimit të mëtejshëm. Gjithashtu nëse dëshironi të

përfundoni dizajnimin dhe ta mbyllni dritaren e dizajnimit, Accessi kërkon të ruhet

tabela. Në atë rast nëse vendosni për ruajtjen e tabelës atëherë kërkohet të jepni

edhe emrin me të cilin do të ruhet tabela.


62

Tabelën dhe ndryshimet që i bëni në të gjatë dizajnimit mund t'i ruani në

çdo moment duke shtypur kontrollën Save në shiritin e veglave, ose përmes

menysë: File-Save. Kur të bëni këtë për herë të parë, Accessi do të kërkojë

të emërtoni tabelën.

Nëse nuk dëshironi t'i ruani ndryshimet që i keni bërë në dizajnin e tabelës, ose

herën e parë tabelën, gjatë krijimit përmes dizajnimit, mbylleni dritaren e

dizajnimit dhe shtypeni No, në pyetjen a dëshironi t'i ruani ndryshimet.

Pas ruajtjes tabela është e gatshme për përdorim dhe mund ta hapni prej dritares së

bazës, duke e klikur dy herë ose duke e zgjedhur dhe duke shtypur tastin Open, në

shiritin e veglave të dritares së bazës, apo duke e klikuar me tastin e djathtë të

mausit dhe në menynë e kontekstit zgjedhet Open.

Ndryshimi i pamjes së tabelës

Pasi të jetë krijuar tabela, në njërën prej mënyrave të mundshme: përmes

magjistarit, përmes pamjes tabelare ose përmes dizajnimit, sigurisht se do të

papraqitet nevoja për të bërë ndryshime të mëtejshme në të. Ndoshta do të paraqitet

nevoja për ndërrimin e renditjes së fushave, të shtohet një fushe e re, ose të

largohet ndonjë që s'nevojitet. Cilido prej ndryshimeve do të mund të bëhet me

lehtësi, mirëpo nëse në tabelë janë futur të dhëna, atëherë ekziston rreziku i

dëmtimit apo humbjes së tyre gjatë ndryshimeve të tilla. Gjatë rritjes, shtimit të

fushës së re apo ndërrimit të renditjes nuk paraqiten probleme, mirëpo kur bëhet

largimi(fshirja) ose zvogëlimi i ndonjë fushë që veq përmbanë të dhëna, Accessi do

të paraqes vërejtjen se ekziston mundësia e humbjes së të dhënave. Probleme mund

të paraqiten edhe me rastin e ndryshimit të tipit të të dhënave. Preferohet që para

çdo ndryshimi të krijohet një kopje rezervë e të dhënave.

Kopjimi i tabelës

Për të evituar rrezikun e humbjes së të dhënave para se të bëni ndryshime në tabelë

ose edhe në ndonjë objekt tjetër në Access, është mirë që të bëhet një kopje në rast

të ngjarjeve të paparashikueshme. Kjo posaqërish vlenë për tabelat, sepse të dhënat

mund të humben për një moment, nëse bëni ndonjë veprim të gabuar. Për fat,

Accessi lajmëron për humbjen e mundshme të të dhënave, por megjithatë më mirë

është të mirren masa dhe të jeni të kujdesshëm.

Kopjimi i tabelës brenda faqes Tables në dritaren e bazës së të dhënave mund të

bëhet në disa mënyra. Së pari, për të bërë kopjen në memorje të kompjuterit (në

Clipboard-pjesa e memorjes e destinuar për këtë qëllim) mund të veproni në njërën

prej mënyrave vijuese:


63

- Zgjedhni tabelën dhe zgjedhni prej menysë Edit-Copy.

- Zgjedhni tabelën dhe klikoni kontrollën Copy në shiritin e veglave.

- Klikoni tabelën me tastin e djathtë dhe në menynë e kontekstit - Copy.

Kur tabela është në Clipboard, klikoni në zonën e zbrazët të dritares dhe veproni në

njërën prej mënyrave vijuese:

- Zgjedhni prej menysë: Edit-Paste.

- Klikoni ikonën Paste, në shiritin e veglave.

- Klikoni tastin e djathtë dhe prej menysë së kontekstit zgjedhni - Paste.

Fig. 3.31 - Dialogu Paste Table As

Kur zgjedhni Paste në cilën do prej

mënyrave, paraqitet dialogu Paste Table

As (fig. 3.31), në të cilën zgjedhni emrin

e tabelës dhe njërin prej opcioneve për

kopjim:

- Structure Only - vetëm struktura,

- Structure and Data - struktura dhe të

dhënat,

- Append Data to Existing Table -

bashkangjitja të dhënat tabelës

ekzistuese.

Nëse nuk jepni emër për tabelën e re, atëherë ajo paraqitet me emrin Copy of ...

Për të kopjuar edhe strukturën e tabelës edhe të dhënat në të, zgjedhet Structure

and Data.

Kjo procedurë mund të përdoret edhe për kopjimin e objekteve tjera: pyetësve,

formave, raporteve, etj., dhe në këtë mënyrë kursehet kohë për krijimin e objektit të

ri, i cili është i ngjashëm me atë ekzistues.

Ndryshimet në tabela

Ndryshimet në tabelën ekzistuese mund t’i bëni duke zgjedhur tabelën në dritaren e

bazës së të dhënave, dhe pastaj:

Design - në shiritin e veglave të dritares së bazës, ose Design View, në

menynë e kontekstit pasi ta klikoni tabelën me tastin e djathtë të mausit.

Nëse tabela është hapur në modin e punës, për të futur vlera në të, në pamjen

tabelare - datasheet dhe nëse aty për aty dëshironi të bëni ndryshime në pamjen e

tabelës atëherë për të kaluar në modin e dizajnimit mund të veproni në njërën prej

mënyrave vijuese:

- Klikoni kontrollën View Design në shiritin e veglave të dritares së

Accessit.


64

- Zgjedhni prej menysë: View-Design View.

- Nëse dritarja nuk është e hapur në formën maksimale, klikoni në titullin e

dritares së tabelës me tastin e djathtë të mausit dhe prej menysë së

kontekstit zgjedhni Table Design.

- Nëse pamja e tabelës nuk e mbushë krejt dritaren e tabelës, në hapsirën e

zbrazët të saj, klikoni tastin e djathtë dhe prej menysë së kontekstit

zgjedhni - Table Design.

Shtimi/Largimi i fushave

Fusha e re mund të shtohet në fund të listës së fushave ekzistuese ose ndërmjet

cilave do fusha ekzistuese. Për të shtuar fushën në fund, shtypni një fushë të

zbrazët dhe jepni definicionin e fushës: Emri, tipi, përshkrimi. Për të shtuar fushën

mes dy fushave ekzistuese, klikoni në rreshtin para të cilit do të insertohet fusha e

re ose në katrorin e vogël ngjyrë hiri që shënon fushën dhe pastaj:

- klikoni Insert Rows - inserto rreshtat, në shiritin e veglave

- zgjedhni në meny: Insert-Row

- klikoni me pullën e djathtë të mausit dhe në menynë e

kontekstit zgjehni Insert Rows.

Sido që të veproni, rreshti i ri vendoset para rreshtit ku ndodhet kursori, dhe

rreshtat tjerë përfundi zhvendosen për një pozitë më poshtë. Kursori tani vendoset

në fushën e re dhe mund të jepni definicionin e saj. Nëse dëshironi ti shtoni disa

fusha, atëhere i zgjedhni aq rreshta sa fusha të reja dëshironi të insertohen dhe

përsëritni procedurën e lartëprmendur.

Mund të bëhet edhe kopjimi i fushës dhe kopja të vendoset në rreshtin e ri, ashtu që

t'i trashëgojë edhe vetitë e fushës së kopjuar, por pastaj duhet ndërruar emrin e

fushës para se të ruhet tabela, sepse s'lejohen dy fusha me emër të njejtë.

Nëse dëshironi të largoni ndonjë fushë, duhet pasur parasyshë se do të largohen

edhe të dhënat që ekzistojnë në të. Para largimit, Accessi do të paralajmëroj se do

të humben të dhënat përkatëse, dhe pyet për të verifikuar fshirjen ose për të anuluar

atë.

Për të fshirë një fushë në modin e dizajnimit zgjedheni fushën duke shtypur

katrorin e vogel para fushës ose klikoni në fushë dhe veproni si vijon:

- shtypeni tastin DEL në tastierë

- klikoni tastin Delete Rows - fshiji rreshtat, në shiritin e veglave

- zgjedhni menynë: Edit-Delete Rows

- klikoni me pullën e djathtë të mausit, dhe në menynë e

kontekstit zgjehni Delete Rows.


65

Për të fshirë disa fusha përnjëherë i zgjedhni dhe i fshini si grup. Përmes tastit DEL

mund të fshini rreshtin, vetëm nëse është zgjedhur rreshti, kurse për mënyrat tjera

mjafton të jetë pozicionuar kursori në rresht.

Ndryshimi i renditjes së fushave

Për të ndryshuar renditjen e fushave në tabelën e ruajtur dhe në pamjen tabelare,

ndërroni renditjen në pamjen Design. Për të zhvendosur rreshtin klikoni shenjën e

rreshtit (katrorin e vogël para rreshtit) dhe duke e mbajtur shtypur zvarriteni

kursorin në pozitë të re. Mund të zhvendosni njëkohësisht disa rreshta nëse i

zgjedhni dhe i zhvendosni bashkarisht.Zgjedhjen e disa fushave mund ta bëni duke

klikuar kursorin në shenjën e rreshtit, duke e mbajtur shtypur dhe zvarritur deri te

rreshti i fundit i grupit të cilin doni ta zhvensosni, ose duke klikuar rreshtin e parë

të grupit, duke mbajtur shtypur SHIFT dhe duke klikuar rreshtin e fundit të grupit

për zhvendosje.

Ndryshimi i emrit ose tipit të fushës

Më herët është përmendur mundësia e ndryshimit të emrit të fushës (titullit të

kolonës) në pamjen tabelare-datasheet përmes ndërrimit të tiparit Caption. Mund të

ndryshohet edhe emri i fushës në strukturën e tabelës. Ndryshimi i emrit të fushës

nuk ka ndikim në të dhënat në tabelë, mirëpo duhet ndryshuar çfarëdo reference në

forma, pyetës, raporte etj., nëse nuk është aktivizuar opcioni Name AutoCorrect.

Për të ndryshuar emrin në pamjen Design, thjeshtë jepni emrin e ri dhe pastaj

ruajeni tabelën.

Name Auto Correct - Në versionin Access 2000, më nuk është e domosdoshme të jeni të kujdesshëm me rastin e ndryshimit të emrave të fushave të cilat përdoren në forma ose në objekte tjera të bazës së të dhënave. Opcioni i ri Name AutoCorrect, automatikisht i rregullon efektet anësore të ndryshimit të emrit të fushës, tabelës, formës, pyetësit, raportit dhe kontrollave në forma ose raporte. Kur hapet forma ose ndonjë objekt tjetër, Accessi verifikon dhe përmirëson dallimet ndërmjet formës dhe fushave e kontrollave. Duke krahasuar datën dhe kohën e revizionit të fundit të tabelës dhe formës, Accessi mund të përcaktojë a ka pasur ndryshime prej herës së fundit kur është ruajtur forma. Opcioni Name AutoCorrect aktivizohet automatikisht për çdo bazë të krijuar në Access 2000, kurse për bazat e krijuara në versionet më të vjetra të cilat konvertohen në Access 2000, opcionin Name AutoCorrect duhet aktivizuar në dritaren e dialogut Options (Tools/Options) në faqen General.

Ndryshimi i tipit të të dhënave është më i komplikuar kur në tabelë veq janë futur

të dhëna. Nëse s'ka të dhëna në tabelë atëherë pa probleme mund të ndërrohet tipi i

të dhënave. Disa tipe të dhënash shumë lehtë konvertohen në tip tjetër, por disa


66

mund të shkaktojnë edhe humbjen e të dhënave. Nëse gjatë konvertimit ekziston

rreziku i humbjes së të dhënave, Accesssi paraqet vërejtjen me numrin e rekordeve

që do të përfshiheshin para se të ndodhin ndryshimet, ashtu që të keni mundësi të

anuloni veprimin. Nëse është përdorur ndonjë shprehje për konvertim, ndoshta

paraqitet nevoja për ndryshim të saj.

Për të ndryshuar tipin e të dhënave, në modin e dizajnimit, duhet vepruar si vijon:

1. Klikoni në kolonën Data Type.

2. Klikoni shigjetën dhe zgjedhni tipin e ri të të dhënave.

3. Ruajeni tabelën. Nëse Accessi paraqet vërejtjen, atëherë klikoni No, për të

anuluar ndryshimet, ose Yes për t'i ruajtur ato. Nëse në tabelë s'ka të

dhëna, vërejtja s'paraqitet fare.

Gjatë konvertimit të tipeve tjera në Text s'do të ketë probleme. Fushat e tipit

Number konvertohen në tekst të formatit General Number, ndërsa ato të tipit

Date/Time në Text të tipit General Date. Currency konvertohet në tekst pa simbol

të valutës.

Nëse fusha që konvertohet është fushë e çelësit primar, ose indeks me vlera unike,

kurse gjatë konvertimit paraqiten vlera duplikate, Accessi e largon krejt rekordin.

Para largimit Accessi paraqet vërejtjen, ashtu që të mund të anuloni konvertimin.

Kur tabela ka të dhëna, tipi i të dhënave nuk mund të konvertohet në AutoNumber,

as edhe në rastin kur dihet se vlerat janë unike. Nëse ju nevojitet fushë e tipit

AutoNumber, shtojeni një fushë(kolonë) të re dhe përcaktojeni tipin AutoNumber.

Secilit rekord ekzistues Accessi do t'ia ndajë një vlerë rendore.

Ndryshimi i madhësisë së fushës

Ndryshimi i madhësisë së fushës nuk ndikon në të dhëna, nëse madhësia e fushës

rritet. Natyrisht nëse ajo zvogëlohet, posaqërisht kur është në pyetje tipi Number,

duhet të jeni të sigurtë që asnjëra vlerë nuk është më e madhe se madhësia e re e

përcaktuar. Nëse vlerat janë tepër të mëdha për t'i zënë fusha, do të zëvendësohen

me vlera Null. Nëse madhësia e re e fushës nuk lejon vlera decimale, atëhere vlerat

do të rrumbullaksohen.

Ndryshimi ose largimi i çelësit primar

Nëse ndodhë që të vërehet se çelësi primar nuk mund të ketë vlera unike, mund të

paraqitet nevoja që të vendosni për të ndërruar çelësin primar ose të krijoni çelës në

dy ose më shumë fusha.

Për të ndryshuar çelësin primar, zgjedheni rreshtin të cilin doni ta

bëni çelës primar dhe klikoni kontrollën Primary key. Ikona e

çelësit do të largohet prej fushës që paraprakisht ishte çelës

primar dhe paraqitet në të renë.


67

Për të shtuar edhe një fushë në çelësin primar, zgjedhni të dy fushat-atë që veq

është çelës primar dhe të renë-dhe klikoni Primary Key. Ikona e çelësit do të

paraqitet tek të dy rreshtat.

Nëse paraqitet nevoja për largim të çelësit primar ose largim të përkohshëm me

rastin e importimit të të dhënave prej ndonjë tabele tjetër kurse, vlerat e tabelës që

importohet kanë duplikatet e tyre në tabelë, atëherë duhet zgjedhur fushën e çelësit

dhe duhet klikuar ikonën Primary Key. Atëherë largohet çelësi primar prej fushës

përkatëse. Ky veprim nuk ndikon në të dhënat në tabelë. Nëse fusha është përdorur

në vendosjen e relacionit me ndonjë tabelë tjetër, atëherë së pari duhet larguar

lidhjen, para largimit të çelësit primar.

Ndryshimi ose largimi i indeksit

Për të largur indeksin në një ose më shumë fusha, ndryshoni tiparin Indexed të asaj

fushe në No. Në këtë mënyrë vetëm largohet indeksi, por nuk ka ndikim në vet

fushën ose vlerat e saj.

Në dialogun Indexes mund të shtoni ose largoni fushat prej indeksit në më shumë

fusha, të ndryshoni radhën e sortimit për cilëndo fushë ose të ndryshoni tiparet e

indeksit. Gjithashtu, mund të ndryshoni renditjen e fushave në indeks.

- Për të larguar një fushë prej indeksit në disa fusha, hapeni dialogun

Indexes, zgjedheni rreshtin dhe shtypeni tastin DEL.

- Për të larguar indeksin, në dialogun Indexes zgjedhni rreshtat e indeksit

dhe shtypni tastin DEL.

- Për të shtuar një fushë në indeks, në dialogun Indexes, zgjedhni fushën nën

të cilën dëshironi të shtoni fushën e re, shtypeni tastin Insert dhe jepeni

emrin e fushës së re.

- Për të ndryshuar rradhën e fushave në indeksin në disa fusha, zgjedhni dhe

zvarritni shenjën e fushës.

- Për të ndërruar rradhën e sortimit të cilës do fushë të indeksit, zgjedhni

renditjen në listën Sort Order.

Pas ndryshimeve në indekset e tabelës duhet të ruhen ndryshimet. Nëse provoni të

mbyllni tabelën, ose të kaloni në pamjen tabelare-datasheet, Accessi do të paraqesë

vërjetjen për ruajtjen e ndryshimeve nëse paraprakisht nuk e keni ruajtur tabelën.

Verifikimi i validitetit të të dhënave

Deri tani kemi parë disa forma të verifikimit të të dhënave që futen në tabelë. Tipi i

të dhënave mund të kufizohet, p.sh., në datë ose kohë. Gjithashtu, mund të

kufizohet numri i karaktereve në fushën e tipit Text ose të pengohet duplifikimi i të

dhënave. Mënyrë direkte e përcaktimi të rregullësisë së të dhënave është edhe

përcaktimi i tiparit Validation Rule - rregullave të cilat duhet t’i plotësojnë të


68

dhënat. Në rast se të dhënat e shtypura nuk e plotësojnë kushtin, atëherë paraqitet

vërjetja me tekstin e dhënë në tiparin Validation Text. Për të përcaktuar rregullat,

në modin e dizajnit, zgjedhet fusha përkatëse dhe klikohet tipari Validation Rule në

pjesën Field Properties. Në atë fushë jipet shprehja përkatëse, për shembull nëse

vlera s'guxon të jetë më e madhe se 100, duhet shkruar: <=100 (më e vogël ose

baraz me 100). Pastaj në Validation Text, shkruhet teksti që paraqitet në vërejtje

nëse nuk plotësohet kushti, p.sh: "Ju lutemi jepni vlerë më të vogël se 100!". Për

përcaktimin e kushteve mund të përdoret edhe Expression Builder (Ndërtuesi i

shprehjeve), ndihmësi për krijimin e shprehjeve të ndryshme,(duke shtypur ikonën

me tri pika në fund të rreshtit), të cilin do ta shpjegojmë më vonë.

Në shprehje mund të përdoren edhe shenjat "Xhoker": * - zëvendëson disa

karaktere, kurse ? – zëvendëson vetëm një karakter. Kur përdoren shenjat xhoker,

Accessi i konverton ato në operatonin e vet "Like" (sikur) dhe i shton thonjëzat.

P.sh., nëse jipet kushti A*, shprehja konvertohet në: Like "A*". Kjo shprehje

përcakton se e dhëna që futet në tabelë duhet të fillojë me shkronjën "A" ose "a".

Shprehjet nuk bëjnë dallim mes shkronjave të mëdha e të vogla. Rregulla e

verifikimit mund të përmbajë disa kushte për të njëjtën fushë, duke përdorur

operatorët logjik AND dhe OR. Në tabelën në vijim janë dhënë disa shembuj, me

shprehjen përkatëse të Accessit, dhe tekstin e vërejtjes (Validation Text).

Rregulla Versioni i Accessit Porosia e zakonshme

<>0 <>0 Vlera duhet të jetë e ndryshme prej 0, por mund të jetë edhe negative.

5 OR 10 5 OR 10 Vlera duhet të jetë 5 ose 10.

A* Like "A*" Vlera duhet të fillojë me shkronjën "A"

A* OR B* Like "A*" OR Like "B*" Vlera duhet të fillojë më shkronjën "A" ose "B"

A???e Like "A???e" Vlera duhet të ketë 5 karaktere, të fillojë me "A" dhe të përfundojë me "e"

>=01/01/02 And <01/01/03

>=#01/01/02# And <#01/01/03#

Vlera duhet të jetë datë brenda vitit 2002

Not Pr Not "Pr" Vlera nuk guxon të jetë "Pr"

In (Pr, Pe, Pz) In ("Pr", "Pe", "Pz") Vlera duhet të jetë njëra prej këryre tri vlerave: Pr, Pe, Pz.

Kur shtoni ndonjë kusht, mund ta testoni në vlerat e dhëna në tabelë për të

verifikuar a ka ndonjë vlerë që nuk e plotëson kushtin. Këtë mund ta bëni duke

zgjedhur në menynë: Edit-Test Validation Rules, ose në titullin e dritares Design në

Design View klikoni me tastin e djathtë të mausit dhe në menynë e kontekstit

zgjedhni Test Validation Rules. Në këtë rast Accessi jep vërjetjen se do të


69

verifikojë edhe tiparet Required dhe Allow Zero Length. Pasi procesi do të zgjasë,

do të pyes poashtu nëse dëshironi të bëni verifikimin. Nëse zgjedhni Yes, duhet së

pari të ruhet tabela, para testimit të rregullave. Pasi të zgjedhni Yes për ruajtje të

tabelës, vazhdohet me verifikim. Nëse Accessi nuk gjenë asnjë vlerë që nuk i

respekton rregullat paraqet porosinë me të cilën informon se të gjitha të dhënat i

plotësojnë kushtet. Nëse gjindet ndonjë vlerë që nuk i plotëson kushtet, Accessi e

ndërpren testimin dhe paraqet porosinë me të cilën informon se kushti nuk është

plotësuar dhe nëse dëshironi të vazhdoni verifikimin.

Verifikimi në nivel të rekordit

Verifikimi mund të bëhet edhe në nivel të rekordit në tabelë, e jo në nivel të fushës

së rekordit. Mund të definohet vetëm një kusht në nivel të rekordit në një tabelë,

por nëse nevojiten më shumë verifikime mund të kombinohen me përdorim të

operatorëve AND dhe OR. Rregulla e testimit në nivel të rekordit aplikohet secilën

herë që plotësohet rekordi në tabelë dhe në momentin e kalimit në rekordin e ri

bëhet testimi. Edhe në këtë rast, nëse vendoset kushti për tabelën që veq është e

mbushur me të dhëna, atëhere Accessi jep vërjetjen me pyetjen se a doni të

verifikohen të dhënat ekzistuese.

Për të shtuar një rregull të verifikimit në tabelë, në modin e dizajnimit duhet hapur

dialogun Table Properties në një prej mënyrave vijuese:

- Klikoni tastin Properties në shiritin e veglave

- Zgjedhni në menynë View-Properties

- Klikoni me tastin e djathtë të mausit në pjesën për futjen e të

dhënave për fusha, ose në titullin e dritares së tabelës dhe

zgjedhni properties prej menysë së kontekstit.

Fig. 3. 32 - Karakterisikat e tabelës.

Në fushën Description-Përshkrimi

jepet përshkrimi i tabelës, në

Valdiation Rule-Rregulla e

validitetit dhe Validation Text-

Teksti për Validitet.

Për shembull, nëse në tabelë kemi

dy fusha: Data e dërgimit, dhe Data

e pranimit, atëherë mund të

vendosim kushtin që Data e

pranimit gjithmonë të jetë më e

madhe se Data e dërgimit.


70

Verejtje: Kur në shprehje përdoren emrat e fushave ato quhen identifikatore dhe duhet t'i plotësojnë disa kushte. Për ta njohur Accessi si vlerë të fushës, identifikatori duhet të jetë në kllapa të mesme [ ]. Nëse fusha ndodhet në tabelë tjetër, duhet të jepet edhe kualifikatori përkatës. Për shembull nëse prej tabelës Punetoret merret fusha Emri, atëherë duhet përdorur identifikatorin: Punetoret![Emri]. Operatori ! e informon Accessin se pason emri i dhënë prej shfrytëzuesit. Kur përdoret në shprehje, emri i objektit si p.sh tabela Punetoret, nuk ka nevojë të jetë në kllapa, përveq nëse përbëhet prej dy pjesëve me hapësirë, apo nëse përdore karaktere speciale si nënviza (_), etj.

Kërkimi i vlerës dhe pengimi i vlerave të dyfishta

Njëri prej tipareve të fushës është edhe Required (I duhur, i domosdoshëm), vlera e

të cilit mund të jetë Yes-Po ose No-Jo. Është e predefinuar vlera No, por mund të

ndërrohet në Yes, nëse konsideroni se fusha duhet të ketë vlerë patjetër. P.sh., në

tabelën Studentët, secili student patjetër duhet të ketë numër indeksi, kështu që për

këtë fushë për tiparin Required duhet zgjedhur Yes. Pra për secilën fushë që

konsideroni se duhet patjetër të jipet një vlerë, për tiparin Required zgjedhni Yes.

Verejtje: Të gjitha tipareve të fushave dhe indeksave që kanë vetëm vlerat Yes ose No, mund t'ua ndërroni vlerën momentale duke klikuar dy herë në to.

Tipari Indexed ndihmon eleminimin e vlerave të dyfishta (duplikateve). Çelësi

primar kërkon vlerat unike, mirëpo në tabelë mund të ekzistojë vetëm një çelës

primar. Nëse në tabelë ka edhe fusha tjera për të cilat dëshironi të kenë vlera unike,

e të mos jenë pjesë të çelësit primar, atëherë për tiparin Indexed zgjedhni Yes (No

duplicates). Nëse e hapni dritaren Indexed, do të vëreni se indeksi i ri për një fushë

do të ketë tiparin Unique Yes.

Mund të eleminoni paraqitjen e vlerave të dyfishta në më shumë fusha duke krijuar

indeksin në më shumë fusha. Kur të krijohet indeksi, për tiparin Unique zgjedhni

Yes, në pjesën e poshtmë të dritares Indexes dhe atëherë nuk do të mund të

ekzistojnë dy kombinime identike të vlerave në ato fusha.

Fushat e zbrazëta Një fushë mund të mbetet e zbrazët nëse nuk e dini vlerën ose nuk ekziston vlera e

saj për një rekord të caktuar. Accessi bën dallim mes fushës së zbrazët me vlerë

Null dhe stringut të zbrazët.

Vlera Null tregon për mungesë të vlerës ose vlerë që nuk e dijmë. Fusha do të

mbetet e zbrazët nëse nuk e dini vlerën ose ajo nuk është e rëndësishme për atë


71

rekord. Accesi e njeh rastin e tillë dhe vendosë vlerën Null. Nëse e shtypni tastin

Enter, e paraprakisht nuk keni futur asnjë vlerë në fushë, Accessi e vendosë vlerën

Null në të.

Stringu i zbrazët nuk përmbanë karaktere. Nëse e dini që s'ka vlerë për një fushë të

rekordit (kjo nuk është rasti kur nuk e dini vlerën), futeni stringun e zbrazët duke

shtypur shenjat e thonjëzave ("") pa hapsirë mes tyre. Shenjat e thonjëzave zhduken

kur kaloni në fushën tjetër, por Accessi në atë fushë vendosë stringun e zbrazët.

Dy tipare speciale kontrollojnë punën me fusha të zbrazëta. Tipari Required

përcakton a mund të ekzistojë fusha e zbrazët apo fusha patjetër duhet të ketë një

vlerë. Tipari Allow Zero Length (lejo gjatësinë zero), kur është i caktuar si Yes,

lejon string të zbrazët në fushë. Ky tipar ekziston vetëm për fushat e tipit Text,

Memo ose Hyperlink.

Kombinimi i këtyre vlerave ka këto kuptime:

- Nëse dëshironi të përdorni mundësitë e fushës së zbrazët dhe nuk ju

intereson arsyeja pse është e zbarzët, për tiparet Required dhe Allow Zero

Length zgjedhni No. Ky është kombinimi i predefinuar për fushat e tipit

Text, Memo dhe Hypernlink.

- Nëse nuk dëshironi të ekzistojë mundësia e fushës së zbrazët, për Required

zgjedhni Yes, kurse për Allow Zero Length, No. Nuk mund të kaloni në

fushën e ardhshme, pa shtypur ndonjë vlerë, edhe nëse ajo është: "Nuk e

di', ose "Asnjë".

- Nëse dëshironi të dini arsyen përse është fusha e zbrazët, për Required

zgjedhet No, kurse për Allow Zero Length, Yes. Fusha mund të mbetet e

zbrazët vetëm kur nuk e dini informatën ose kur shtypni thonjëzat (""), për

të treguar se fusha nuk ka rëndësi për atë rekord.

- Nëse dëshironi që fusha të mbetet e zbrazët vetëm nëse nuk është e

rëndësishme për rekordin, për të dy tiparet zgjedhni Yes. Atëherë mënyra e

vetme për të kaluar në fushën e ardhshme është që të jepni string të zbrazët

duke shtypur thonjëzat ("") ose tastin SpaceBar (hapsirën)

Kombinimet e mundshme janë dhënë në tabelën vijuese:

Required-I/e duhur

Allow zero length-Lejo gjatësi zero

Veprimi Vlera rezultuese

No No Shtypni ENTER Shtypni SPACEBAR Shtypni ""

<Null> <Null> Nuk lejohet

Yes No Shtypni ENTER Shtypni SPACEBAR Shtypni ""

Nuk lejohet Nuk lejohet Nuk lejohet

No Yes Shtypni ENTER Shtypni SPACEBAR Shtypni ""

<Null> <Null> <string i zbrazët>


72

Yes Yes Shtypni ENTER Shtypni SPACEBAR Shtypni ""

Nuk lejohet <string i zbrazët> <string i zbrazët>

Kur lejohet ekzistimi i fushave të zbrazëta, mund të përdoren opcionet për kërkim

dhe zëvendësim (Edit - Find dhe Replace) për gjetjen e fushave me vlerë Null ose

string të zbrazët. Për këto më gjerësisht në pjesën për gjetjen dhe zëvendësimin e

vlerave dhe rekordeve.

Vlerat e predefinuara

Nëse ndonjë fushë shpeshherë përmbanë vlerë të caktuar, atëherë është mirë të

përdoret tipari Default Value (Vlera e zakonshme që nënkuptohet), për të plotësuar

automatikisht vlerën për atë fushë, porsa të shtohet rekordi i ri.

Megjithatë, mund të ndryshohet vlera e përcaktuar paraprakisht kur shtypni të

dhënat për atë rekord, por përdorimi i vlerës së zakonshme kursen kohën dukshëm,

kur është në pyetje ndonjë vlerë e gjatë. Vlera e zakonshme-Default Value nuk ka

ndikim në vlerat ekzistuese në tabelë, por vetëm për rekordet e reja, që krijohen pas

përcaktimit të vlerës për Default Value, nëse krijohet në tabelën që veq është e

mbushur me të dhëna. Nëse në një tabelë me kontakte, keni afro 80% të kontakteve

nga Prishtina, atëherë për fushën Vendi do të ishte e logjikshme të caktohet Default

Value - Prishtina, ashtu që për çdo kontakt të ri, fusha Vendi automatikisht merr

vlerën Prishtina. Nëse duhet dhënë vlerë tjetër, atëhere ajo duhet të shtypet. Nëse

vlera e Default Value përbëhet prej dy pjesësh ose duhet të përmbajë ndonjë shenjë

të interpunkcionit (pikësimit), atëherë vlera duhet të jepet nën thonjëza, si p.sh.,

"Los Angjelos". Për datë, vlerë e zakonshme do të ishte: Date(), që automatikisht

shtypë datën momentale. Për vlerat që veq kanë ekzistuar në tabelë, vlera e

zakonshme mund të jipet duke shtypur njëkohësisht kombinimin:

CTRL+ALT+SPACEBAR.

TIPARET E TRASHËGUARA Objektet tjera të bazës së të dhënave, si pyetësit, format, raportet, etj., trashëgojnë shumicën e vlerave të tabelës mbi të cilën janë krijuar. Për të pasur vlera të njëjta, është mirë që të përcaktohen tiparet e tabelës në design View, ashtu që të gjitha objektet mbi tabelë të trashëgojnë të njëjtat tipare. Nëse më vonë duhet të bëhen ndryshime të ndonjë tipari për ndonjë formë ose raport ndryshimi nuk do të ketë ndikim në tabelë. Pyetësit trashëgojnë të gjitha tiparet e tabelës. Nëse ndryshoni ndonjë tipar të tabelës në design View pas krijimit të pyetësit, ndryshimi automatikisht pasqyrohet edhe në pyetës, përveq nëse nuk keni përcaktuar tiparet e pyetësit, dhe me këtë keni evituar ndryshimet nga tabela. Ndryshimet në tiparet e pyetësit nuk kanë ndikim në tabelë. Fushat që përdoren në formularë dhe raporte, gjithashtu i trashëgojnë tiparet e


73

tabelës, varësisht prej tipit të fushës. Tiparet si Format, Decimal Places, Input Mask dhe StatusBar Text trashëgohen, kurse Default Value, Validation Rule dhe Validation Text nuk trashëgohen por aplikohen, që do të thotë se nuk paraqiten në listën e vetive të kontrollës, por Accessi i aplikon. Nëse e ndryshoni tiparin Default Value në dizajnin e formularit, atëherë evitohet tipari i fushës që është përcaktuar në tabelë.

Përshtatja e futjes së të dhënave

Futja e të dhënave në tabelë kërkon mjaft kohë. Accessi ofron shumë mënyra për të

shtuar efikasitetitn me disa prej të cilave minimizohet shtypja, e me disa ndihmohet

lëvizja nëpër tabelë, ose çasja simboleve speciale. Parimisht, sa më shumë ndihmë

aq më mirë. Një prej mënyrave për lehtësim është edhe përdorimi i Input Mask -

Maskës hyrëse.

Input Mask

Maska hyrëse është e ngjashme me tiparin Format, por përdoret për qëllim tjetër.

Formati përdoret për paraqitjen e të dhënave në formë të caktuar, derisa Input

Mask paraqet shabllonin për futjen e të dhënave. Përcaktimi i tiparit Format ndikon

në paraqitje pas futjes së të dhënave por nuk ofron asnjë kontrollë të të dhënave që

futen. Maskat hyrëse mund të përdoren për fushat e tipit Text, Number, Date/Time

dhe Currency.

Për të vendosur për zgjedhje mes tipareve Format dhe Input Mask, duhet të

përdorni këto këshilla:

- nëse dëshironi që vetëm të siguroni që të dhënat të paraqiten njësoj atëherë

përdoreni tiparin Format

- nëse dëshironi të keni kontrollë në procesin e futjes së të dhënave, përdorni

maskën hyrëse si shabllon për futjen e të dhënave për të siguruar që të

dhënat do të futen në formë të rregullt, të duhur.

Maska hyrëse paraqitet kur kursori të jetë brenda fushës, para se të futen të dhënat.

Ajo paraqet shabllonin përmes literaleve që ndajnë pozitat. Maska hyrëse mund të

përcaktojë tipin e vlerave që mund të futen në një fushë në secilën pozitë. Numrat e

telefonit janë shembull i mirë në të cilin do të shpjegojmë dallimin mes tipareve

Format dhe Input Mask.

- Formati (@@@) @@@-@@@ nuk paraqet asgjë para se të futen të

dhënat, kurse e paraqet: (044) 987-654 kur të jepni numrin e telefonit

(044987654)

- Maska hyrëse (000) 000-000 paraqet (_ _ _) _ _ _ - _ _ _ para se të futni të

dhëna në fushë, e pas futjes së numrit të telefonit (044) 987-654.


74

Formati paraqet literalet dhe karakteret që i shtypni ose lë pozitat e zbrazëta nëse

nuk shtypni karakter, por tek pas ruajtjes së rekordit. Maska hyrëse përmbanë zerot

me të cilat kërkohet numër i saktë i shifrave (dhe vetëm shifrave), me të cilat

paraqitet numri i telefonit.

Maska hyrëse shpejton futjen e të dhënave sepse automatikisht paraqiten literalet

(shenjat udhëzuese), kurse shfrytëzuesi duhet të shtypë vetëm vlerat që u përgjigjen

pozitave të shabllonit mes literaleve.

Nëse përcaktohen edhe formati edhe maska hyrëse, atëherë Accessi e përdorë

maskën hyrëse për futjen dhe ndërrimin e të dhënave, kurse formatin për paraqitjen

e të dhënave të futura.

Maska hyrëse mund të krijohet për tipet Text dhe Date/Time me ndihmën e

magjistarit - Input Mask Wizard, kurse për Number dhe Currency, duhet ta krijoni

vet.

Për të krijuar maskën përmes magjistarit, kaloni me kursor në fushën përkatëse, në

pamjen Design View, dhe

1. Klikoni në të djathtë simbolin (…) tek tipari Input Mask. (Accessi ndoshta

do të kërkojë të ruani tabelën para se të hapet ky dialog). Në ekran do të

paraqitet dritarja Input Mask Wizard (fig. 3.33) në të cilën mund të

zgjedhni një prej dhjetë maskave të gatshme. Në fushën Try It - Provoje,

tregohet si do të duket maska në tabelë në pamjen tabelare ose në Formë.

Në atë fushë mund të provoni të jepni një vlerë dhë të shihni se si do të

funksionojë dhe "a i plotëson nevojat për fushën përkatëse". Të provojmë

të krijojmë maskën për numrat telefonik.

2. Kur të zgjedhni maskën, klikoni Next dhe kaloni në dialogun vijues, në të

cilin mund të bëni ndryshime në maskë, nëse është e nevojshme. Zakonisht

paraqitet nevoja për largimin e një pozite, sepse sipas standardit amerikan

numrat telefonik kanë 7 shifra. Në këtë dialog gjithashtu mund të ndërroni

karakterin që paraqet pozitat - Placeholder Carachter. Karakter i

zakonshëm është nënviza ( _ ). Pasaj shtypni Next.


75

Fig. 3.33 - Input Mask Wizard

3. Në hapin vijues vendosni a do të

ruani literalet bashkë me vlerën,

apo vetëm vlerat. Kështu nëse

ruhen vetëm vlerat (shifrat)

kursehet hapësira në disk, por nëse

ruhet bashkë me literalet atëherë

simbolet janë në dispozicion edhe

për format dhe raportet që krijohen

më vonë ashtu që të mos keni

nevojë t'i definoni në formatin e

fushës në forma ose raporte.

4. Klikoni Finish për të përfunduar

punën me magjistarin.

Pas kësaj në dritare do të shihet maska e përcaktuar (fig. 3.34).

Fig. 3.34 - Maska e krijuar për numra

telefoni.

Në figurë shihet se maska është

përcaktuar. Accessi i paraqet

simbolet speciale të cilat tregojnë

për pozitat e nevojshme, dhe të cilat

përcaktojnë mënyrën se si duhet

dhënë vlerat gjatë futjes së të

dhënave në tabelë. Zero paraqet

shifrat e domosdoshme, kurse 9

paraqet shifrat opcionale.

Nëse në listën e maskave nuk ekziston ndonjë që ju përshtatet, mund të krijoni

maskë të re duke përdorur simbolet speciale të cilat paraqesin pozitat e karaktereve

dhe përcaktojnë a është e domosdoshme të jipet karakteri dhe tipi i karakterit. Në

tabelën vijuese janë paraqitur simbolet e përgjithshme që mund të përdoren për

maskë hyrëse dhe a kërkohet patjetër futja e karakterit.

Simboli Shtypet Kërkohet karakteri?

0 Shifra (0 deri 9) pa shenjë + ose -. Pozitat e zbrazëta paraqiten me 0.

Po

9 Shifra pa shenjë + ose -. Pozita e zbrazët paraqitet me hapësirë

Jo

# Sikur 9, vetëm se lejohet përdorimi i shenjave + ose -.

Jo

L Shkronjë (A deri në Z) Po

? Shkronjë Jo


76

A Shkronjë ose shifër Po

a Shkronjë ose shifër Jo

& Cilido karakter ose hapësira Po

C Cilido karakter ose hapësira Jo

> Të gjitha karakteret shndërrohen në të mëdha S'është në dispozicion

< Të gjitha karakteret shndërrohen në të vogla S'është në dispozicion

! Karakteret që shtypen rreshtohen prej të majtës kah e djathta. Mund të përdoret kudo në maskë.

S'është në dispozicion

\ Karakteri vijues trajtohet si literal. S'është në dispozicion

Pranë simboleve të tabelës mund të paraqitni edhe cilat do karaktere që paraqesin

ndarëse për datë, kohë, shifra decimale ose ndarëse të mijsheve. Ja disa shembuj të

përdorimit të maskës:

Maska hyrëse Përshkrimi: Shembull i vlerës së

rregullt 00000-9999 Zerot paraqesin shifrat që duhet

shtypur, kurse 9 shifrat opcionale (mund të mos jipen)

98115- 98115-3007

(999) 000-0000 Prefiksi opcional (206) 555-0248

(999) 999-9999 Si me lartë, të gjitha opcionale (206) 555-0248 ( ) 555-0248

(000) AAA-AAAA A-lejohen shkronja dhe shifra (206) 555-TELE

#999 # - lejon edhe shenjat + ose - –20 2000

>L????L?000L0 Shkronjat shndërrohen në të mëdha - kombinim

GREENGR339M3 MAY R 452B7

!>L0L 0L0 Shkronjat e mëdha - mbushja nga e majta në të djathtë

T2F 8M4

>L<?????????????? Shkronja e parë bëhet e madhe, tjerat opcionale, por nëse shkruhen bëhen të vogla

Merita Brendon

SSN 000-00-0000 Maska me parashtesë SSN 555-55-5555

>LL00000-0000 Kërkohen 2 shkronja (bëhen të mëdha) dhe 9 shifra

DB51392-0493

Për të bërë ndryshime në maskën hyrëse të magjistarit, së pari zgjedheni, pastaj

klikoni Edit List, dhe aty bëni ndryshimet e nevojshme.

Mund të jepni maskën direkt në fushën Input Mask, duke përdorur shabllonin me

tri seksione të ndara me pikëpresje (;), sikur në maskën që e krijon magjistari:

!\(999") "000\-000;;_

- Seksioni i parë ka maskën hyrëse për shifrat, ku shenja e pikës çuditëse

tregon për rreshtimin nga e majta në të djathtë, \ tregon se pason një literal

(simbol) pra kllapa e hapur. Kllapa e mbyllur ) nën thonjëza gjithashtu

trajtohet si literal, sikurse edhe viza ndarëse mes shifrave pas shenjës \.


77

- Seksioni i dytë përcakton nëse literalet ruhen bashkë me të dhënat. Për t'i

ruajtur bashkë me të dhënat duhet të jipet 0, kurse për të ruajtur vetëm

karakteret që shtypen jipet 1 ose fusha lihet e zbrazët, sikurse është lënë

edhe në këtë shembull.

- Seksioni i tretë përcakton karakterin që tregon pozitat në maskën hyrëse.

Në këtë rast është përdorur nënviza ( _ ), kurse mund të përdoret p.sh.,

edhe "+" ose nëse doni hapësirë atëhere vetëm jipet në thonjëza " " (pra një

hapësirë mes thonjëzave).

Krijimi i maskave

Nëse keni ndonjë fushë që shpeshherë paraqitet në tabela ose forma, siç është rasti

me numrin e telefonit, atëherë mund të krijoni maskë të re dhe ta ruani në listën e

maskave të magjistarit të maskave hyrëse. Në pamjen Design View, tek tipari Input

Mask klikoni fushën Build (…) për të hapur dialogun Input Mask Wizard sikur në

fig 3.33. Klikoni Edit List, dhe hapet dialogu Customize Input Mask Wizard

(Përshtate maskën hyrëse) (fig. 3.35).

Fig. 3.35 - Maska e re e përshtatur

Klikoni - New rekord - Rekord

i ri, në pjesën për lëvizje nëpër

rekorde dhe shtohet një rekord i ri,

për të cilin jepni përshkrimin,

maskën, shënuesin e pozitës,

shembullin dhe tipin. Pastaj klikoni

Close, dhe maska e re e krijuar do

të ruhet në listën e maskave

ekzistuese, për tu përdorur më vonë

sipas dëshirës.

Përshtatja e tipareve të tabelës

Ekzistojnë dy lloje të tipareve të tabelave në Access - tiparet e objekteve të tabelës

dhe tiparet (karakteristikat, vetitë) e definicionit të tabelës. Tiparet e objektit të

tabelës përfshijnë edhe emrin e tabelës, pronësinë, datën e krijimit dhe revizionin e

fundit të atributeve si Hidden-i/e fshehur ose Replicable - i/e replikueshme. Këto

mund ti paraqitni në njërën prej mënyrave vijuese:

- Zgjedhni tabelën në dritaren e bazës, dhe klikoni tastin

Properties në shiritin e veglave

- Zgjedhni tabelën dhe pastaj në menynë View-Properties

- Klikoni me tastin e djathtë të mausit në tabelë dhe



78

Për të paraqitur karakteristikat e definicionit të strukturës së tabelës, në modin e

dizajnit, Design View për tabelën përkatëse veproni si vijon:

- Klikoni tastin Properties në shiritin e veglave

- Zgjedhni në menynë View-Properties

- Klikoni me tastin e djathtë të mausit në pjesën për futjen e të

dhënave për fusha, ose në titulin e dritares së tabelës dhe


Do të hapet dirtarja me Tiparet e tabelës, si në fig. 3.32 të cilën e pamë tek

verifikimi i të dhënave në nivel të rekordit, me tiparet si në tabelën vijuese:

Tipari Përshkrimi

Description Teksti që paraqitet ne kolonën Description për tabelat në dritaren e bazës, kur zgjedhet pamja View Details në shiritin e veglave të dritares Database

Filter Përcakton kriterin për Filtrim, kurse Order By renditjen

Link Child Fields Fusha ose fushat e tabelës "fëmijë", të lidhur me tabelën kryesore

Link Master Fileds Fusha ose fushat e tabelës kryesore të lidhura me tabelën "fëmijë"

Order By Renditja e sortimit e ruajtur në tabelë. Mund të përdoret kur të dhenat përdoren në forma.

Subdatasheet Expanded

Kur është e zgjedhur Yes, automatikisht paraqiten të gjitha të dhënat e nën-tabelës, s'ka nevojë të shtypet (+)

Subdatasheet Height Lartësia e definuar paraprakisht për paraqitje të nëntabelës në tabelën kryesore.

Subdatasheet Name Emri i tabelës së lidhur, nëse ekziston.

Validation Rule Rregulla e validitetit për të gjitha rekordet në tabelë

Validation Text Porosia që paraqitet në rreshtin e statusit kur nuk plotësohet rregulla e validitetit

Për të ndryshuar vlerat e predefinuara të fushave, si p.sh., madhësia e fushës 50 për

tipin Text, duhet zgjedhur në mënynë Tools-Options me ç'rast hapet dritarja

Options (fig. 3.36) dhe pastaj zgjedhet faqja: Tables/Queries. Opcionet janë:


79

Fig. 3.36 - Dritarja Options - përcaktimi i

vlerave të predefinuara të tabelës.

- Text Field Size - madhësia e

fushës Text - e predefinuar 50, për

ta ndërruar shtypet vlera e re.

- Number Field Size - madhësia e

fushës Number - e predefinuar

Long Integer, për ta ndryshuar

zgjedhet prej listës.

- Default Field type - tipi standard i

fushës - e predefinuar Text - për ta

ndryshuar zgjedhet prej listes

- AutoIndex on Import/Create - ky

opcion mundëson që të jepni tekstin

i cili zakonisht përdoret në fillim

ose në fund të emrave të fushave të

tabelave, me rastin e krijimit ose

importimit të tabelave. Për shembull nëse përdorni "ID", "num", "code"

automatikisht do të krijohet indeksi për të gjitha fushat të cilat përmbajnë këto

karaktere në fillim ose në fund të emrit të tyre të fushës, si: IDStudenti, PunetoriID,

KlasaNum etj.


80


81

LIDHJA E TABELAVE

Lidhja mes tabelave mund të krijohet në çdo kohë, por më së miri është të

definohet me rastin e krijimit të tabelës ose kur ato kanë pak të dhëna. Gjatë

projektimit të strukturës së tabelave një prej detyrave kryesore është përcaktimi i

relacioneve mes tabelave dhe fushave të cilat ato i kanë të përbashkëta. Gjatë

krijimit të tabelës së re me anë të magjistarit për tabela ofrohet ndihmë e

mirëseardhur për definimin e lidhjeve ose mund të pritet deri sa të krijohen të gjitha

tabelat e pastaj të vendosen lidhjet. Lidhja e tabelave lehtëson dhe shpejton punën

me të dhënat me rastin e gjetjes dhe nxjerrjes së të dhënave nga baza e të dhënave,

zvogëlohet numri i gabimeve etj. Tabelat e lidhura në nivel të tabelave janë të

gatshme për përdorim në pyetës, forma, raporte dhe faqe për qasje në të dhëna. Kur

tabelat janë të lidhura, gjithashtu mund të shtohen edhe nën-format ose nën-raportet

me informatat përkatëse prej tabelës së ndërlidhur.

Definimi i relacionit

Për vendosjen e relacionit mes tabelave (lidhjen e tabelave) duhet përcaktuar fushat

të cilat ato i kanë të përbashkëta. Pra, për tu lidhur dy tabela, ato duhet të kenë së

paku një fushë të përbashkët. Në relacionin një-me-shumë, fusha lidhëse e tabelës

"prind" quhet çelës primar dhe duhet të jetë çelës primar i asaj tabele ose indeks

unik. Fusha e lidhjes, në tabelën e dytë quhet çelës i jashtëm (i huaj) dhe nuk është

e domosdoshme që në atë tabelë të ketë vlera unike. Gjetja e të dhënave është

megjithatë më e shpejtë kur ekziston indeksi në çelësin e jashtëm.

Në relacionin një-me-një të dy fushat janë çelësa primar, ose indekse unike.

Relacioni shumë-me-shumë në fakt është relacion një-me-shumë në të cilin tabela e

tretë për realizimin e relacionit krijohet ashtu që çelësi i saj primar është kombinim

i çelësave primar të dy tabelave "shumë". Definimi i relacionit në nivel të tabelave

ruan lidhjen aktive dhe lehtëson përdorimin e bazës së të dhënave. Dy tabela mund

të lidhen përkohësisht duke vendosur relacion në pyetës, kur dëshironi të nxjerrni

informata prej më shumë tabelave, por lidhja e përhershme është më e mirë.


82

Dritarja Relationships-Relacionet

Accessi përmbanë "pajisjen" e fuqishme grafike për definimin dhe ndryshimin e

relacioneve. Dritarja Relationships-Relacionet përmbanë të gjitha pajisjet e

nevojshme për vendosjen e relacionit mes tabelave, lidhjen e tabelave, përcaktimin

e tipit të relacionit, vendosjen e rregullave të integritetit referencial dhe zgjedhjen e

llojit të lidhjes.

Dritaren Relationships, mund ta hapni përmes menysë: Tools-

Relationships…, ose duke klikuar ikonën Relationships në shiritin e

veglave.

Nëse nuk ekziston asnjë relacion në bazën e të dhënave, atëherë paraqitet dialogu

Show Table në hapësirën e zbrazët të dritares Relationships.

Fig. 4.1 - Dialogu Show Table

Ky dialog ndihmon zgjedhjen e

tabelave të cilat do të përdoren në

dritaren e relacioneve, për të

vendosur lidhjet mes tyre. Mund të

zgjedhni njërën prej faqeve: Tables-

paraqet vetëm listën e tabelave,

Queries-Paraqet pyetësit dhe Both-

paraqet edhe Tabelat edhe Pyetësit.

Prej listës zgjedhet tabela përkatëse

dhe pastaj shtypet tasti Add në anën

e djathë, ose me klik të dyfisht

automatikisht shtohet tabela ose

pyetësi përkatës në dritaren

Relationships.

Për të zgjedhur me shumë tabela njëkohësisht mund të mbani shtypur tastin Shift

për tabelat e njëpasnjëshme, ose Ctrl për tabelat që nuk janë njëra pas tjetrës dhe

pastaj bashkarisht t'i shtoni në dritaren Relationships përmes tastit Add.

Nëse paraprakisht ka ekzistuar së paku një relacion mes tabelave, atëherë kur të

hapet dritarja e relacioneve nuk paraqitet fare dialogu Show Table.

Për të shtuar ndonjë tabelë ose Pyetës klikoni kontrollën Show Table në

shiritin e veglave që paraqitet me rastin e hapjes së dritares

Relationships, në menynë e kontekstit ose në menynë Relationships-

Show Table, që paraqitet kur hapet dritarja Relationships.


83

Dritarja Relationships (fig. 4.2) paraqet listën e tabelave të zgjedhura ose që kanë

pasur më parë lidhje përmes ndonjë relacioni.

Fig. 4.2-Dritarja Relationships

Nëse ekziston çelësi primar, në listë

duket me shkronja të theksuara

(Bold). Përdorni shiritat rreshqitës

për të parë të gjitha fushat ose

ndryshoni madhësinë e dritares

sipas nevojës, për të parë më shume

fusha ose emrat e plotë të fushave,

nëse nuk duken në tërësi. Lista e

fushave mund të zvarritet dhe të

zhvendoset kudo brenda dritares

Relationships. Nëse ekzistojnë

relacionet mes tabelave, atëherë

shihen vijat lidhëse përkatëse.

Kontrollat e nevojshme për punë me relacionet me rastin e hapjes së dritares

Relationships, i gjeni në menynë Relationships që paraqitet në meny ose në shiritin

e veglave Relationships.

Show Table - hap dritaren me listën e tabelave dhe pyetësve, të cilët

mund t'i shtoni në dritaren Relationships.

Show Direct Relationships - paraqet relacionet për tabelën e zgjedhur.

Nëse veq janë paraqitur të gjitha tabelat e lidhura, nuk ka ndikim.

Show All Relationships - paraqet të gjitha relacionet në bazë. Nëse veq

janë paraqitur të gjitha, nuk ka ndikim në pamjen e dritares.

Clear Layout - Largon të gjitha tabelat dhe relacionet prej dritares

Relationships, mirëpo me këtë nuk shkaktohen ndryshime në relacione.

Vendosja e relacionit mes dy tabelave

Për të përcaktuar relacionin mes dy tabelave dhe kështu për të lidhur dy tabela mes

veti, thjeshtë duhet zgjedhur fushën nga tabela e parë (zakonisht çelësin primar)

dhe duhet zvarritur (duke mbajtur shtypur tastin e mausit), deri te fusha përkatëse e

tabelës tjetër (çelësi i jashtëm) dhe duhet liruar tastin e mausit. Edhe zvarritja e

çelësit të jashtëm, kah çelësi primar krijon relacionin e njëjtë. Emrat e fushave nuk

është e domosdoshme të jenë të njëjtë, por zakonisht është e nevojshme që të jenë

të tipit të njëjtë të të dhënave dhe të përmbajnë të njëjtin lloj të informatave. Nëse


84

duhet aplikuar edhe integritetitn referencial, fushat duhet të jenë të tipit të njëjtë të

të dhënave. Nëse fushat janë numerike, duhet të kentë të njëjtën madhësi.

Ekzistojnë dy përjashtime, kur tipet e të dhënave të dy fushave nuk duhet të

përputhen:

- fusha e tipit AutoNumber, me vetinë Incremental për New Values, mund të

lidhet me fushën e tipit Number kur ajo ka madhësi Long Integer. Vlerat

AutoNumber ruhen si numra katërbajtësh (Long Integer). Që çelësi i

jashtëm të ketë vlerë gjegjëse, duhet të përmbajë numër të madhësisë së

njëjtë, Long Integer.

- fusha e tipit AutoNumber mund të lidhet me fushë të tipit Number, nëse

tipari Field Size i të dy fushave është zgjedhur Replicatin ID.

Do të marrim shembullin e një vend-shitjeje të kartelave mbushëse telefonike me

40 dhe 100 impulse. Aty punojnë 4 shitës dhe për ta kemi Tabelën e shitësve, me

fushat: IDShitesi (çelësi primar-AutoNumber), Emri, Mbiemri, Adresa, Vendi,

Telefoni, Verejtje dhe Foto. Për shitjet e bëra ruajmë të dhënat në tabelën Shitja,

me fushat: IDShitja (çelësi primar-AutoNumber), IDShitesi(çelës i jashtëm-

LongInteger), Tipi i karteles, Vlera e karteles dhe Data e shitjes. Lidhjen mes tyre

do të realizohet përmes fushës IDShitesi, me të cilën do të kontrollojmë shitjet që

bën secili shitës, ashtu që të kemi mundësi të nxjerrim të dhënat cili sa ka shitur,

çfarë lloji, kur i ka shitur, etj.

Për të vendosur lidhjen hapim dritaren Relationships, dhe vetëm herën e parë në

fillim paraqitet dialogu Show Table (fig. 4.1), në të cilin i zgjedhim të dy tabelat

dhe i shtojmë në dritaren Relationships. Pastaj në dritaren Relationships (fig. 4.2)

zgjedhim me treguesin e mausit fushën IDShitesi në tabelën e shitësve dhe duke e

mbajtur shtypur e zvarrisim deri te fusha IDShitesi në tabelën Shitja.

Automatikisht, porsa të lirohet tasti i mausit, në ekran paraqitet dritarja Edit

Relationships (fig. 4.3). Në fushen Table/Query të tipit Combo Box paraqitet emri i

tabelës "Tabela e shitjeve", kurse në fushën Related Table/Query paraqitet tabela

"Shitja". Tabela e parë prej të cilës kemi filluar vendosjen e relacionit, paraqitet në

anën e majtë dhe identifikohet me këtë emërtim. Tabela me të cilën është vendosur

relacioni identifikohet si ana e djathtë. Përfundi fushave të lartpërmendura, janë

listat e fushave përkatëse të tabelave dhe aty paraqiten emrat e fushave që i lidhëm.

Në secilin rresht, duke klikuar në shenjën në skajin e djathtë, hapet lista me

emrat e fushave, prej të cilave mund të zgjedhen fusha tjera, nëse duhet bërë

ndryshime. Në pjesën e djathtë kemi tastet: OK për të pranuar lidhjen e vendosur,

Cancel për ta anuluar, Join Type…-Tipi i lidhjes-për të përcaktuar tipin e lidhjes

dhe Create New…-Krijo lidhje të re, për të krijuar lidhje të re, duke vendosur

relacion të ri.


85

Fig. 4.3 - Edit Relationships-edito relacionet

Në pjesën e poshtme kemi fushat

për zgjedhje (check box) të cilat

mund t'i verifikojmë me klik:

- Enforce Referential Integrity -

Zbato Integritetin Referencial.

- Cascade Update Related Fields -

azhuro në varg fushat e lidhura.

- Cascade Delete Related Fields -

fshiji në varg fushat e lidhura.

Në fund kemi informatën:

Relationship Type - Tipi i

Relacionit, ku shihet çfarë relacioni

kanë tabelat.

(Opcionet e tipit check box, lejojnë zgjedhjen e disa opcioneve njëkohësisht).

Integriteti Referencial siguron bazën e të dhënave. P.sh nuk mund të ekzistojë

rekord i referuar në relacion, pa ekzistuar rekordi "prind" në tabelën "prind". Nëse

paraqitet ndonjë arsye për të cilën rregulla e integritetit referencial nuk plotësohet,

Accessi paraqet vërejtjen më të cilën shpjegon arsyet.

Integriteti referencial nuk zbatohet në Pyetësit që i përkasin relacionit.

Kur aplikohet integriteti referencial, kemi në dispozicion edhe dy opcione me të

cilat evitohen disa restriksione. Kur përshtaten këto opcione, mund të fshini ose

azhuroni rekordet e panevojshme.

Kur zgjedhen këto opcione, nëse fshihet një rekord në tabelën "prind" ose

ndryshohet vlera e çelësit primar, Accessi automatikisht bën ndryshimet në tabelën

"fëmijë" për të ruajtur integritetin referencial. Sikur të mos aplikohen këto opcione,

nëse tentoni të fshini një rekord në tabelën "prind" kur akoma ekzistojnë rekorde të

ndërlidhura në relacion me të në tabelën "fëmijë", Accessi do të paraqesë vërejtjen

se nuk mund të fshini rekordin sepse në tabelën "fëmijë" ka rekorde të ndërlidhura

me të, që i referohen atij rekordi.

Kur aplikohet Cascade Update Related Fileds, nëse ndërrohet vlera e çelësit primar

në tabelën "prind" Accessi automatikisht do të ndërrojë vlerën e çelësit të jashtëm

në tabelën tjetër dhe në të gjitha tabelat që janë në relacion me të nëse ka më

shumë. Pra të gjitha rekordet në të gjitha tabelat do të azhurohen automatikisht. Ky

opcion ruan relacionin. Nëse bëhën ndryshime, Accessi nuk do të paraqes vërejtje

se do të bëjë azhurimin. Nëse çelësi primar shërben si lidhje me më shumë tabela,

duhet të aplikohet opcioni Cascade Update Related Fields për secilin relacion,


86

përndryshe do të paraqitet vërejtja për prishjen e integritetit referencial dhe Accessi

nuk do të azhurojë ose fshijë rekordin. Nëse çelësi primar është i tipit AutoNumber,

atëherë ky opcion s'ka ndikim fare, sepse vlera e tipit AutoNumber nuk mund të

ndryshohet asnjëherë.

Opcioni Cascade Delete Related Fields, mundëson fshirjen (largimin) e rekordit

"prind" dhe Accessi automatikisht do të bëjë fshirjen e të gjitha rekordeve të

lidhura në tabelat e lidhura (në relacion). Nëse tentoni të fshini ndonjë rekord në

tabelën prind, kur opcioni është i zgjedhur, Accessi paraqet vërejtjen se të gjitha

rekordet e lidhura do të fshihen. Nëse zgjedhni No, atëhere fshirja anulohet.

Duhet pasur kujdes me opcionin Cascade Delete Related Fields, sepse nëse

përdoret Pyetësi për fshirjen e rekordeve, Accessi automatikisht fshinë rekordet e

ndërlidhura, pa paraqitur vërejtjen fare.

Tipi i lidhjes

Një prej veglave më të fuqishme të Accessit është Pyetësi (i cili do të shpjegohet

detajisht më vonë) i cili mundëson kombinimin e të dhënave prej më shumë

tabelave. Për të mundësuar që pyetësi të lidhë shënimet prej dy ose më shumë

tabelave ato duhet të jenë të lidhura. Kur definohet relacioni, gjithashtu mund të

përcaktohet tipi i lidhjes, i cili përcakton se cilat rekorde duhet paraqitur në pyetësit

për tabelat e lidhura kur nuk ekziston përputhja. Për shembull, a dëshironi të

paraqitet rekordi "prind" vetëm nëse ekziston rekordi përkatës në tabelën tjetër, apo

edhe kur për të nuk ka rekorde gjegjësë në tabelën e lidhur (fëmijë).

Me tastin Join Type…(Tipi i lidhjes), hapim dritaren Join Properties (Tiparet e

lidhjes) (fig. 4.4), në të cilën zgjedhim tipin e lidhjes mes tabelave. Këto janë

opcione të tipit Radio Button, që mundesojnë zgjedhjen e vetëm njërit prej

Opcioneve.


87

Fig. 4.4 - Join Properties - tiparet e lidhjes

- Opcioni i parë zgjedhë vetëm

rreshtat ku fushat e lidhura janë të

njëjta në të dy tabelat.

- Opcioni i dytë zgjedhe të gjitha

rekordet prej tabelës :prind" dhe

vetëm ato prej tabelës "fëmijë" ku

fushat e lidhura janë të njëjta.

-Opcioni tjetër zgjedhë të gjitha

rekorden në tabelën "fëmijë" dhe

vetëm ato në tabelën "prind", ku

fushat e lidhura janë të njëjta.

Opcioni i parë pra, nëse bashkohen në një pyetës shënimet prej të dy tabelave, do të

paraqesë vetëm ato rekorde, për të cilat ekziston përputhja për fushën në relacion.

Në rastin tonë, do të paraqiten të dhënat vetëm për shitësit, të cilët kanë shitur

kartela. Nëse ndonjëri shitës nuk ka shitur asnjë kartelë, atëherë ai s'do të paraqitej

fare në pyetësin përkatës. Kjo lidhje njihet si Inner Join-Lidhje e brendshme dhe në

dritaren relationships paraqitet me vijën lidhëse me pika në skajet e lidhura dhe

nëse është aplikuar integriteti referencial me (1) në anën një dhe () në anën

shumë. Nëse s'është aplikuar integriteti referencial, atëherë paraqitet vetëm vija

lidhëse me pika në skajet e lidhura. Ky është njëherit opcioni i predefinuar për tipin

e lidhjes.

Në rastin e dytë, zgjedhen të gjitha rekordet e tabelës "prind" dhe vetëm rekordet e

tabelës së lidhur për të cilat fushat e lidhura janë të njëjta (përputhen). Për rastin e

lartpërmendur kjo do të thotë se nëse ka ndonjë shitës që nuk ka shitur asnjë

kartelë, ai prapë do të paraqitej në pyetës, kurse fushat me të dhënat e shitjes do të

mbetëshin të zbrazëta. Kjo njihet si Outter Join - Lidhje e jashtme. Kjo lidhje

paraqitet me vijen lidhëse si shigjetë, me majen e shigjetës të drejtuar kah "tabela e

djathtë" dhe me shenjat (1) dhe pakufi për anën një dhe shumë, respektivisht.

Pra, si shihet në figurë, kemi zgjdhur opcionin e dytë, që do të thotë në tabelën e

shitësve zgjedhen të gjitha rekordet dhe vetëm rekordet e lidhura që përputhen në

tabelën shitja, sepse një shitës mund të bëjë më shumë shitje.

Në rastin e trete kemi lidhje të jashtme në anën tjetër, pra paraqiten të gjitha

rekordet nga tabela "fëmijë" dhe rekordet e ndërlidhura përkatëse në tabelën

"prind". Mirëpo kjo mund të ndodhë vetëm nëse nuk është aplikuar integriteti

referencial. Kjo lidhje, gjithashtu paraqitet me vijën e lidhjes si shigjetë dhe shenjat

një dhe pakufi, për anët respektive.

Me OK konfirmojmë zgjedhjen në dritaren Join Properties (fig. 4.4), e pastaj edhe

në atë Edit Relatinships (fig. 4.3) dhe kthehemi në dritaren Relationships, ku tani

paraqiten tabelat e lidhura (si në fig. 4.1).


88

Pra, shihet se është paraqitur

shigjeta lidhëse, me skajin 1 (një)

nga ana e "tabelës së majtë" ose

tabelës "prind" dhe me skajin -

(shumë) kah ana e "tabelës së

djathtë" ose tabelës "fëmijë". Për të

bërë ndryshime në lidhje, mjafton

të klikohet dy herë vija lidhëse, ose

të klikohet me tastin e djathtë të

mausit dhe në menynë e kontekstit

të zgjedhet Edit Relationships,ose

në menynë Relationships: Edit-

Relationships.

Mund të ndodhë që "tabela e majtë", në dritare grafikisht të paraqitet në anën e

djathtë, por kjo s'duhet të shkaktojë huti. Pra tabela primare paraqet "anen e majtë",

me relacionin kah "ana e djathtë" (tabela e lidhur).

Për të ruajtur Relacionet, dhe herave tjera ndryshimet që bëhen, duhet klikuar në

shiritin e veglave kontrollën Save , ose pasi të tentoni të mbyllni dritaren

Relationships, paraqitet vërejta për ruajtje dhe zgjedhni Yes.

Relacioni një-me-një Ndonjëherë paraqitet nevoja që për ndonjë qëllim të ruhen disa informata të ndara

prej pjesës kryesore të informatave.

P.sh, për shitësit përveq shënimeve

kryesore, emri, mbiemri, adresa,

telefoni, etj., mund të ruhen edhe

disa informata tjera, p.sh.,

informatat ku ka punuar më parë,

përvoja e punës, etj., që nevojiten

shumë rrallë dhe s'dëshironi të

paraqiten secilën herë në tabelën

kryesore.

Atëhere krijohet një tabelë tjetër, në të cilën për secilin të punësuar vendosni

përsëri fushën IDShitesi dhe informatat shtesë përkatëse. Tabela e tillë do të ketë

relacionin një-me-një me tabelën kryesore sepse secilit rekord në tabelën "prind" i

përgjigjet vetëm një rekord në tabelën "fëmijë".


89

Relacioni shumë-me-shumë

Relacioni shumë-me-shumë duhet të krijojë lidhjen mes tabelave, kur rekrodit të

një tabele (ta quajmë Tabela A) mund t'i pëgjigjen më shumë rekorde të tabelës

tjetër (Tabela B). Asnjëra nuk është tabelë "prind" për tjetrën sepse fusha lidhëse

nuk është çelës primar në asnjërën prej tyre. Atëherë, mundësia e vetme për

krijimin e relacionit mes tyre është krijimi i një tabele të tretë që quhet "tabela

lidhëse" ose "tabela e bashkimit". Çelësi primar i tabelës lidhëse, në fakt është

kombinim i çelësave primar të tabelave A dhe B. Pra, në tabelën lidhëse hyjnë

çelësat primar të tabelave A dhe B dhe krijojnë çelësin primar për tabelën lidhëse,

ose ajo ka një fushë tjetër si çelës primar, por përmbanë patjetër si fusha të saj edhe

çelësat primar të të dy tabelave "shumë" (si çelsa të huaj).

Për shembull, do të marrim një bazë për ruajtjen e të dhënave për studentët dhe

provimet (lëndët) që ata duhet ti japin. Kemi tabelën Studentët, (me fushat: numri

i indeksit (çelës primar), emri, emri i prindit, mbiemri, datëlindja, vendlindja,

fakulteti, drejtimi, dhe viti i regjistrimit), në të cilën ruhen të dhënat për studentët.

Kemi edhe tabelën Lëndët (me fushat: viti, numri i lëndës (çelësi primar), emri i

lendës, drejtimi(shkurtesa e drejtimit), semestri, ligjeruesi, asistenti dhe katedra),

ku ruhen të dhënat për lëndët.

Një student hyn në shumë provime. Gjithashtu në një provim do të hyjnë shumë

studentë. Pra, duhet të kemi relacionin shumë me shumë. Atëherë, për të lidhur

këto dy tabela, krijojmë tabelën e lidhjes, më emrin Fletëparaqitjet, (me fushat:

Nr i fletëparaqitjes(çelësi primar), numri i lëndës, numri i indeksit, emri,

mbiemri, ligjeruesi, afati i provimit, data e provimit dhe nota në provim), në të

cilën regjistrohen provimet të cilave u nënshtrohen studentët.

Në dritaren Relationships përmes mënyrës së shpjeguar më parë, vendosim lidhjet

mes tabelave, duke lidhur Tabelën Studentët me Tabelën Fletëparqitjet, përmes

fushës Nr. i indeksit në relacion një me shumë. Gjithashtu, lidhim tabelën Lëndët

me tabelën Fletëparaqitjet në relacion një me shumë përmes fushës Nr. i Lëndës.

Pas realizimit të lidhjeve, në dritaren Relationships(Fig. 4.5) do të kemi:

Fig.4.5 - Relacioni shumë-me-shumë.

Kemi zbatuar integritetein

referencial në lidhjet përkatëse

dhe azhurimin kaskadik të tyre.

Lidhjet janë lidhje të brendshme,

d.m.th në pyetës të cilët do të

përmbledhin shënimet prej

tabelave do të paraqiten vetëm

ato rekorde, ku fushat përkatëse

në të dy tabelat përputhen (kanë

vlera të njëjta).


90

Shikimi i relacioneve dhe ndryshimi i tyre

Për të paraqitur relacionet e krijuara në bazën e të dhënve, hapni dritaren

Relationships.

Nëse planifikoni të bëni ndryshime, së pari mbyllni të gjitha tabelat. Për

të shikuar relacionet e vendosura klikoni ikonën Relationships:

Për t'u kthyer në dritaren Database, shtypet F11.

Në dritaren Relationships:

Klikoni Show All Relationships për të parë të gjitha relacionet në bazë.

Klikoni Show Direct Relationships - për të parë relacionet direkte për

tabelën e zgjedhur. Nëse veq janë paraqitur të gjitha tabelat e lidhura,

nuk ka ndikim. Për të parë relacionet vetëm për një tabelë:

Klikoni Clear Layout - e cila largon të gjitha tabelat dhe relacionet prej

dritares Relationships. Pastaj përmes:

Show Table - hapni dritaren me listën e tabelave dhe pyetësve, të cilët

mund t'i shtoni në dritaren Relationships dhe shtoni vetëm tabelën për të

cilën dëshironi t'i shihni relacionet. Në fund:

Klikoni Show Direct Relationships - për të parë relacionet direkte për

tabelën e zgjedhur.

Fshehja ose largimi i tabelave

Nëse në dritaren Relationships paraqiten shume tabela e shumë lidhje dhe dritarja

ngarkohet së tepërmi, mund të fshehni ose të largoni tabelat prej dritares. Për të

larguar tabelën, zgjedheni dhe shtypni DEL në tastierë ose zgjedhni në menytë

Edit-Delete. Në këtë mënyrë tabela vetëm largohet prej dritares, por me këtë nuk

fshihet relacioni i tabelës e as tabela nga baza e të dhënave.

Nëse dëshironi të lironi përkohësisht hapësirën, mund të fshehni tabelën, duke e

zgjedhur dhe në menynë: Relationships-Hide Table (fshehe tabelën), ose me tastin

e djathtë klikoni tabelën, hapet menya e kontekstit dhe zgjedhet Hide Table.

Për të restauruar pamjen komplete të relacioneve, klikoni Show All Relationships.


91

Editimi i relacioneve

Për të edituar (ndryshuar) relacionet ekzistuese, në dritaren Relationships, klikoni

dy herë vijën e relacionit ose klikoni në të me tastin e djathtë të mausit dhe

zgjedhni Edit Relationships.Pas ndryshimeve, shtypni OK.

Fshirja e relacioneve Për të fshirë në tërësi relacionin mes dy tabelave, klikoni vijën lidhëse për ta

zgjedhur dhe pastaj DEL në tastierë, ose menynë Edit-Delete ose klikoni në vijën

përkatëse me tastin e djathtë të mausit dhe në menynë e kontekstit që paraqitet

zgjedhni Delete.

Accessi do të kërkojë verifikimin e fshirjes, për cilëndo prej metodave që përdoret

para se ta fshijë relacionin. Duhet pasur kujdes që të mos fshihen relacionet të cilat

përdoren në pyetësa.

Editimi i tabelës prej dritares Relationships

Ndonjëherë gjatë përcaktimit të relacioneve paraqitet nevoja për të bërë ndryshime

në strukturën e tabelës. Për shembull çelësi primar është Text, kurse çelësi i

jashtëm është definuar si Number. Mirëpo nëse dëshironi të aplikoni rregullat e

integritetit referencial, atëherë duhet ndryshuar tipin sepse ato kërkojnë që të dy

fushat të jenë të tipit të njëjtë të të dhënave. Mund të hapni tabelën "fëmijë" dhe të

ndryshoni tipin e të dhënave. Nëse veq është vendosur lidhja, duhet larguar atë para

se të ndryshohet struktura e tabelës. Për të kaluar në modin e dizajnimit (Design

View) klikoni kudo në listën e fushave të asaj tabele në dritaren Relationships me

tastin e djathtë të mausit dhe prej menysë së kontekstit zgjedhni Table Design. Pas

ndryshimeve në strukturën e tabelës, ruani ndryshimet dhe mbylleni dritaren.

Automatikisht do të ktheheni në dritaren relationships.

Shtypja e relacioneve

Për t'i ruajtur si dokumentacion, relacionet e tabelës mund të shtypen. Për të

shtypur Relacionet, në dritaren Relationships klikoni hapësirën e zbrazët me tastin

e djathtë dhe zgjedhni Show All. Kur të paraqiten të gjitha tabelat dhe lidhjet

zgjedhni në menynë File-Print Relationships. Edhe pse emrat e çelësave primar

nuk paraqiten me shkronja të theksuara, si tregues mund t'i përdorni vijat e

lidhjeve.

Nëse dëshironi të keni informata precize për relacionet e vendosura në bazën e të

dhënave, duke përfshirë atributet si Integriteti referencial dhe tipi i lidhjes, mund të

përdoni veglën e Accessit Documenter, i cili hapet prej menysë Tools.


92

Fig. 4.6 - Dokumentimi i relacioneve

1. Zgjedhni Tools-Analyze-

Documenter. Paraqitet dritarja

documenter (fig. 4.6), me 8 faqe për

objektet e bazës dhe vet bazën e të

dhënave. Zgjedhni faqen: Current

Database dhe zgjedhni opcionin

Relationships. Kur të klikoni OK,

në ekran në formë tabelare do të

paraqiten relacionet (fig. 4.7)

Fig. 4.7 - Relacionet e shtypura të bazës

Në dritaren Object Definition, në

formë tabelare paraqiten relacionet

mes tabelave përkatëse, duke dhënë

informatat për emrat e tabelave të

cilat janë në relacionin përkatës,

çelësin primar (fushën lidhëse),

atributin Enforced (kur aplikohet

integriteti referencial) dhe tipin e

relacionit, për të cilin paraqitet

vetëm (1) në anën një.


93

INSERTIMI DHE NDRYSHIMI I TË DHËNAVE NË TABELË

Tabela hapet për përdorim në pamjen tabelare (datasheet) dhe është e gatshme për

pranimin e të dhënave. Për të shtuar një rekord të ri, mund të:

- Klikoni kontrollën New rekord në shiritin e veglave

- Klikoni kontrollën New rekord, tek tastet për lëvizje nëpër tabelë

- Zgjedhni në meny: Edit-Go to-New Record

- Zgjedhni në meny: Insert-New Record

Accessi automatikisht e ruan rekordin e ri, kur të kaloni në ndonjë rekord tjetër.

Mundeni edhe ta ruani rekrodin, deri sa kursori ndodhet në të, duke zgjedhur në

menynë Records-Save Record ose me kombinimin prej tastierës: Ctrl+S.

Për të shëtitur nëpër rekorde, përdorni shiritin rrëshqitës vertikal, kontrollat për

lëvizje nëpër tabelë, shigjetat në tastierë ose komandën Go To në menynë Edit. Për

të lëvizur nëpër fusha ose kolona, përdoreni shiritin rrëshqitës horizontal, tastet

TAB ose ENTER ose shigjetat në tastierë.

Kur kursori të kalojë në fushën e zbrazët, shtypni të dhënat. Nëse keni përcaktuar

tiparin Format për fushën përkatëse, vlera e futur do të përshatet sipas formatit kur

të kalojë kursori në fushën e ardhshme. Nëse keni përcaktuar maskën hyrëse,

atëherë maska paraqitet posa të pozicionohet kursori në atë fushë, para se të filloni

shtypjen e vlerës në të. Datat mund të jipen në njërin prej formateve të mundshme,

e pastaj Accessi do t'i shndërrojë në formatin që e keni përcaktuar. Mos provoni të

shtypni hapësirë në fushat që i keni përcaktuar si numra të plotë.

Nëse dëshironi të mos shihen rekordet ekzistuese në tabelë, mund të zgjedhni

menynë: Records-Data Entry, dhe do të hapet tabela e zbrazët dhe kjo njihet si

modi i futjes së të dhënave ose modi i shtimit, i cili ekziston edhe për format. Kur

të fusni të dhënat dhe pastaj të mbyllni tabelën, rekordet e reja shtohen në tabelë.

Kur në tabelë ka shumë fusha, disa prej tyre nuk do të shihen në ekran. Në vend të

lëvizjes majtas ose djathtas tek fushat tjera, mund të përdorni fushën Go To, në

shiritin e veglave Formating (Datasheet), i cili hapet kur të kalohet në pamjen

Datasheet.


94

Fig. 5.1 - Fusha Go To - papraqet listën e të

gjitha fushave

Nëse nuk shihet, mund ta paraqitni

shumë lehtë, duke klikuar me tastin

e djathtë të mausit në meny ose në

ndonjë prej shiritave të veglave dhe

në menynë e kontekstit që paraqitet

zgjedhni Formatting (Datasheet).

Gjithashtu mund ta zgjedhni edhe

prej menysë: View-Toolbars-

Formatting (Datasheet).

Fusha Go To ndodhet në skajin e

majtë të shiritit, dhe përmbanë

listën e emrave të fushave të

tabelës.

Nëse keni ndonjë vlerë me gjatësi të madhe për ta shtypupr, ose zakonisht për

fushë të tipit Memo, atëherë shkruarja e tekstit në pamjen datasheet paraqet

problem. Një prej mënyrave për ta parë tërë tekstin e shkruar është përdorimi i

Zoom (fig. 5.2) me rastin e futjes së të dhënave. Shtypni kombinimin e tasteve:

SHIFT+F2, për të hapur dritaren Zoom dhe shtypeni ENTER për ta mbyllur.

Fig. 5.2 - Dritarja Zoom

Në dritaren Zoom, mund të

shkruani tekstin, e pastaj me OK të

mbyllni dritaren dhe teksti i shtypur

vendoset në fushën përkatëse në

tabelë, ashtu që shihet vetëm

pjesërisht. Për të shtuar paragraf të

ri ose një rresht të zbrazët shtypet

kombinimi i tasteve: CTRL-

ENTER.

Kopjimi dhe zhvendosja e të dhënave

Accessi ofron disa "shkurtesa" për mbushjen më të shpejtë të tabelës me të dhënat

që përsëriten, përmes kopjimit ose zhvendosjes së të dhënave ekzistuese. Kur

mblidhen elementet e ndryshme përmes kopjimit (Copy), ose prerjes (Cut), të

dhënat vendosen në Office Clipboard, të cilin e përdorin bashkarisht të gjitha

programet e Office-it. Në versionet e mëhershme të Office-it në Clipboard mund të

gjindej vetëm një element, kurse në versionin Office 2000 ekziston mundësia e

mbledhjes së deri 12 elementeve në Clipboard dhe pastaj bartja e tyre individuale


95

ose e përbashkët në pozitë të re. Nëse provoni ta kopjoni edhe elementin e 13,

paraqitet pyetja se a dëshironi ta largoni elementin e parë apo të mos e kopjoni të

13-in.

Fig. 5.3 - Clipboardi

Në dritaren e Clipboardit, e cila paraqitet nëse

kopjoni dy elemente një pas një, shihet numri i

elementeve të kopjuara(6 of 12), ku me ikonën

përkatëse tregohet tipi i elementit të kopjuar. Në

shiritin e veglave janë ikonat: Copy-Kopjo, për

të kopjuar elementin e zgjedhur aktualisht në

dritaren punuese; Paste All-krijimi i kopjes së të

gjitha elementeve nga Clipdoardi në dritaren

punuese të cilit do program të Office-it dhe

Clear Clipboard-pastrimi i Clipboard-it.

Për të marrë kopjen e një elementi, klikohet elementi përkatës në Clipboard.

Kopjimi dhe zhvendosja në kuadër të tabelës

-Cut

-Copy

-Paste

Për të kopjuar një rekord në kuadër të tabelës, zgjedheni rekordin,

duke klikuar shenjën e rekordit, katrorin e vogël ngjyrë hiri në skajin

e majtë (fig. 5.4) dhe pastaj klikoni Copy në shiritin e veglave, ose

zgjedhni në meny: Edit-Copy. Me këtë veprim kopjohet rekordi në

Clipboard. Pastaj klikoni shenjën e rekordit, ku dëshironi të vendosni

kopjen nga Clipboard-i dhe klikoni Paste ose zgjedhni në menynë:

Edit-Paste.

Nëse dëshironi të shtoni kopjen si një rekord të ri, e jo të zëvendësoni ekzistuesin,

klikoni rekordin e zbrazët në fund të tabelës, e pastaj klikoni Paste.

Fig. 5.4 - zgjedhja e

rekordit

Nëse dëshironi të zhvendosni rekordin, klikoni Cut, e pastaj

Paste. Accessi tenton të ruaj rekordin, kur kaloni në të

ardhshmin. Nëse në tabelë është definuar çelësi primar ose

indeksi unik, atëherë Accessi s'do të lejojë kalimin në

rekordin vijues, deri sa të ndërrohet vlera e dyfishuar, që

duhet të jetë unike.

Nëse çelësi primar është i tipit AutoNumber, atëherë Accessi automatikisht e shton

vlerën në vend se të bëjë kopjen e origjinalit. Pra, kjo është edhe një arsye më

shumë për përdorimin e tipit AutoNumber, për çelësin primar.

Për të kopjuar ose zhvendosur njëkohësisht disa rekorde, zgjedhen të gjitha ato

rekorde dhe pastaj Copy ose Cut. Për të zëvendësuar disa rekorde ekzistuese me ato

të kopjuara, zgjedhen aq rekorde sa janë kopjuar e pastaj Paste. Nëse dëshironi që

rekordet të shtohen si rekorde të reja, klikohet Paste, ose zgjedhet në meny: Edit-

Paste Append (Append-bashkangjit, shto).


96

Në atë rast Accessi do të kërkojë konfirmimin për shtimin e rekordeve të reja.

Nëse në tabelë ekziston çelësi primar

ose indeksi unik, nuk mund të shtoni

njëkohësisht disa rekorde, pa larguar së

pari çelësin ose indeksin unik. Nëse

tentoni të bëni këtë, do të paraqitet

vërejtja me informatat përkatëse.

Nëse dëshironi që në një fushë të shtoni vlerën e njëjtë si vlera në fushën përkatëse

të rekordit paraprak, vetëm shtypni kombinimin: Ctrl+' (Ctrl plus apostrof).

Kopjimi dhe zhvendosja prej tabelës tjetër

Për të bërë kopjimin ose zhvensdosjen prej një tabele tjetër, zgjedhni rekordet dhe

klikoni Cut ose Copy. Nëse zgjedhet Cut, kërkohet konfirmimi për largim të

rekordeve nga tabela tjetër. Pastaj në tabelën ku dëshironi të shtoni rekordet,

zgjedhni rreshtin e zbrazët në fund të saj dhe klikoni Paste. Rekordet e reja shtohen

në fund të tabelës.

Fushat e rekordeve të kopjuara shtohen në renditjen që kanë pasur në tabelën

origjinale, pa marrë parasyshë emrat e tyre. Ndoshta paraqitet nevoja për

rirreshtimin e kolonave të tabelës cak (tabelës destinacion-ku dëshirojmë të bartim

të dhënat), para bartjes së kopjeve, për t'iu përgjigjur renditjes së kolonave. Nëse

ekziston dallimi në tipin e të dhënave ose madhësinë e fushës, mund të paraqiten

probleme.

Për të zëvendësuar rekordet ekzistuese, zgjedhen rekordet që duhet ndryshuar. Për

të shtuar rekordet nga tabela tjetër zgjedhni Paste Append në menynë Edit. Nëse

tabela nga e cila kopjohet ka më shumë fusha se tabela cak, atëherë fushat e tepërta

nuk kopjohen fare.

Për të kopjuar prej aplikacioneve (programeve) tjera, duhet verifikuar renditjen e të

dhënave para se të provoni t'i kopjoni ose zhvendosni në tabelën e Accessit. Fushat

duhet të jenë të punuara në tabelë, tabelë të tekst procesorit, ose të ndara me

tabulatorë (TAB), para se t'i zgjedhni.

Korrigjimi i gabimeve dhe problemeve gjatë kopjimit

Gjithmonë duhet pasur kujdes, që të krijohet një kopje rezervë e tabelës, para se të

provohet diçka e re. Kjo vlenë për shumë operacione të kopjimit dhe zhvendosjes

për të cilat s'mund të përdoret komanda Undo (zhbëj), për të anuluar veprimin e

fundit dhe rikthyer gjendjen e mëparshme. Kur Accessi kërkon konfirmimin për një

veprim, sigurisht se s'ka mundësi që veprimi të anulohet nëse klikoni Yes.

Kur paraqiten gabimet me rastin e kopjimit, Accessi formon Tabelën Paste Errors

dhe paraqet porosinë e gabimit (fig. 5.5).


97

Fig. 5.5 - Krijimi i tabelës me gabime.

Për të hapur tabelën Paste Errors,

klikoni dy here emrin e saj në faqen

Tables në dritaren e bazës së të

dhënave.

Kur të hapet tabela Paste Errors, mund të kopjoni prej saj të dhënat, një pas një

dhe ti vendosni në tabelën cak.

Disa prej problemeve që mund të paraqiten janë:

- Tentimi i kopjimit të të dhënave që nuk përshtaten për nga tipi i të dhënave si

p.sh., vlerat tekstuale në fushën e tipit Currency.

- Vlera që tentohet të kopjohet, është shumë e madhe për fushën cak. Krahasoni

tiparin Filed Size të të dy fushave.

- Tentimi i kopjimit të vlerave në fushë të fshehur. Ktheni tabelën dhe zgjedhni

Unhide në menynë Format, për të paraqitur fushat e fshehura.

- Vlera që kopjohet prishë rregullat si: Input Mask, Validation Rule, Required ose

Allow Zero Length.

Insertimi i fotografive

Në tabelë mund të insertohen edhe fotot ose ndonjë element tjetër si zë, diagram,

video klip etj., i krijuar me ndonjë aplikacion tjetër. Fusha e tipit OLE (Object

Linking and Embeding) mund të insertohet në tabelë të Accessit. Aplikacioni

krijues mund të jetë Wordi, Exceli, ose aplikacionet që krijojnë muzikë, video,

skeneri etj.

Objekti mund të lidhet-linkohet me Accessin, ose të insertohet (embed - ngulitet,

futet, mbështjellet) në të. Lidhja është proces me ç'rast objekti mbetet në

aplikacionin krijues, kurse Accessi i qaset përmes lidhjes ose treguesit në

lokacionin e objektit. Nëse objekti ndryshohet prej aplikacionit krijues ndryshon

edhe versioni që përdoret në Access. Objekti i insertuar në fakt ruan kopjen statike

në tabelën e Accessit, formën ose raportin përkatës. Ndryshimet e origjinalit nuk

kanë ndikim në kopjen në Access.

Sa i përket tabelës së Accessit, kemi edhe definicionin tjetër, Objekti i lidhur dhe i

palidhur.Objekti i lidhur ruhet direkt në tabelë si pjesë e të dhënave. Objekti i

palidhur shtohet si element në formë ose raport dhe nuk është i lidhur në tabelë.

Në Bazën e të dhënave "Shitja e Kartelave", në tabelën e shitësve, kemi fushen

foto, në të cilën ruhet fotoja e secilit shitës. Fotot mund të jenë OLE objekte të

marra me skener dhe që ruhen në fajlla të tipit .gif, .tif, .pcx, .bmp etj. Pasi

supozohet se ato s'do të ndryshohen, ato janë insertuar në tabelë. Por, ato janë të

dhëna që ruhen në tabelë në fushën Foto, prandaj janë objekte të lidhura.

Për të insertuar një foto në fushën e tabelës duhet:


98

1. Pozicionohet kursori në fushën përkatëse të tabelës dhe zgjedhet në meny:

Insert-Object, ose me tastin e djathtë hapet menyja e kontekstit dhe

zgjedhet Insert Object.

2. Në dialogun Insert Object (fig. 5.6) zgjedhet opcioni Create Form File,

dhe me Browse zgjedhet fajlli përkatës dhe klikohet Ok, për të insertuar

foton në fushën e tabelës.

Fig. 5.7 - Insertimi i objektit

Në dritare shihet se ekzistojnë edhe

dy opcione:

- Link - për të krijuar lidhjen me

Ole Objektin, në vend të

insertimit të tij në Access, si dhe

- Display as Icon, me të cilën

paraqitet vetëm ikona e objektit

burimor, e jo edhe vet objekti

përkatës.

Kur ktheheni në tabelë, në fushën Foto shihet emri i burimit të OLE objektit. Nëse

është përdorur Microsof Photo Editori paraqitet Photo Editor 3.0. Nëse është

përdorur programi Paint, atëherë paraqitet Bitmap Image, etj. Për të parë foton

përkatëse, duhet klikuar dy herë në fushën përkatëse, dhe aktivizohet programi

përkatës e në të paraqitet fotografia (fajlli) përkatës.

Mënyrë tjetër e insertimit të fotografive

Fotot mund të insertohen edhe përmes përdorimit të Copy dhe Paste, për t'i

insertuar në formë ose tabelë. Për shembull në një program për përpunimin e

fotografive hapni foton dhe e selektoni, e pastaj:

1. Për ta kopjuar në Clipboard zgjedhni Edit-Copy.

2. Kaloni në tabelën e Accessit dhe vendosni kursorin në fushën e tipit OLE

objekt.

3. Zgjedhni Edit-Paste në meny për të insertuar foton ose Edit-Paste Special,

për të vendosur lidhjen me të.


99

Fig. 5.7 - AutoForma e krijur prej Accessit

Pamja e fotos shihet në format ose

raportet e krijuara për tabelën

përkatëse. Nëse krijohet forma

automatike (fig. 5.7), duke zgjedhur

tabelën në dritaren Database dhe

duke zgjedhur në meny: Insert-

AutoForm ose duke klikuar ikonen

AutoForm në shiritin e veglave,

atëherë në formë paraqitet fotoja

përkatëse për secilin rekord.

Accessi e krijon formën

automatike, më të gjitha të dhënat e

tabelës, si dhe me tabelën e lidhur

me të, nëse ajo është në relacion me

ndonjë tabelë tjetër.

Insertimi i Hiperlinkave

Hiperlinku paraqet lidhjen me objektin në bazën e njëjtë ose tjetër të Accessit, me

dokumentin e krijuar nga ndonje program tjetër i Office-it, ndonjë dokument në

Internet ose në rrjetën lokale kompjuterike. Mund të vendosni lidhje me cilindo

OLE ose Activex aplikacion në kompjuter ose në rrjetë. Hiperlinku përmbanë

adresën e objektit dhe kur klikohet në të kalohet në objektin përkatës. Nëse objekti

është i krijuar më ndonjë aplickacion tjetër, ai startohet automatikisht. Nëse është

dokument në internet, atëherë startohet Web browseri (Internet Exploreri, Netscape

Navigatori, Opera, etj).

Definimi i hiperlink adresës

Hiperlink adresa përbëhet prej 4 pjesëve, të ndara me #.

Teksti që paraqitet#Adresa#Nënadresa#TekstiInformues, ku:

- Teksti që paraqitet - nëse në fushën e tabelës dëshironi të paraqitet teksti

përkatës, në vend të adresës së plotë të hiperlinkut

- Adresa - URL (Uniform Resource Locator) ose UNC (Uniform Naming

Convention), duhet të definohet patjetër.

- Nënadresa - faqe në kuadër të web faqes, ose pozitë në kuadër të fajllit

- Re (fluskë) - tekst që paraqitet kur të pozicionohet kursori mbi të.


100

Kërkohet vetëm adresa, përveq kur adresa tregon në ndonjë objekt në bazën aktuale

të accessit. Pjesët tjera janë opcionale.

Për të vendosur hiperlink adresen në fushën përkatëse të tabelës ekzistojnë disa

mundësi, varësisht prej destinimit:

- insertoni hiperlink adresën në fushë

- përdorni veglën Hyperlink (ose menya: Insert-Hyperlink)

- kopjoni ose zhvendosni hiperlinkun, ose hiperlink adresën

- Kopjoni ose zhvendosni një tekst prej ndonjë dokumenti të Office-it

- Zvarriteni shkurtesën e Internetit

Insert Hyperlink, në shiritin e veglave aktivizohet vetëm nëse

pozicionoheni në fushë të tipit Hyperlink.

Nëse e shtypni adresën në fushë, duhet të përdorni shenjat ndarëse #, nëse e

përdorni opcionin Hyperlink, atëhere Accessi i shton ato automatikisht.

Për të insertuar hiperlink në një fushë, vendoseni kursorin në të dhe:

Fig. 5.8 - Insert Hyperlink

1. Klikoni Insert Hyperlink, ose

zgjedhni në meny: Insert-Hyperlink

(do të hapet dialogu Insert

Hyperlink si në fig. 5.8)

2. Klikoni në anën e majtë, nën

pjesën Link to: Existing File or

Web Page, nëse nuk është e

zgjedhur.

3. Në fushën Type the File or Web

Page Name jepni emrin e fajllit ose

web faqes që do të hapet, p.sh:

"C:\Fakulteti\Statuti.doc"

Në listën Recent Files (fajllat e përdorur së fundi), mund të zgjedhni emrin e fajllit,

ose me tastin File… në anën e djathtë mund të kaloni në strukturën e fajllave (fig.

5.9) dhe hapet dritarja Link to File ku duhet ta gjeni fajllin përkatës. Nëse doni të

lidheni në ndonjë faqe interneti, jepni adresën e saj ose klikoni tastin Web Pages..

Në fushën Text to Display (në pjesën e eprme të dritares) shkruani tekstin që do të

paraqitet në fushën e tabelës, nëse dëshironi që ai tekst të paraqitet në vend të vet

hiperlink adresës. Nëse doni të përcaktoni tekstin që do të paraqitet si informatë (në

re ose fluskë) kur e poziciononi dhe e mbani mbi adresë treguesin e mausit atëherë

klikoni tastin Screen Tip (djathtas lart) dhe në dritaren që hapet shtypni tekstin

përkatës. Pasi të përfundoni me Ok, mbylljen e dritares Insert Hyperlink, në tabelë

hiperlinku paraqitet si zakonisht i nënvizuar dhe me ngjyrën përkatëse. Nëse e

klikoni ai to të ju dërgoj te adresa përkatëse, ose te fajlli përkatës si është

përcaktuar.


101

Fig. 5.9 - Link to File

Lidhjen mund ta bëni edhe në

objektet ekzistuese në bazën e të

dhënave, nëse në dritaren Insert

Hyperlink (fig. 5.8) zgjedhni

Objects in this Database, në pjesën

Link To, me ç'rast në dritare do të

paraqiten objektet e bazës, ku mund

të zgjedhni ku dëshironi të kaloni

përmes hiperlinkut që e definoni.

Editimi dha largimi i hiperlinkut

Editimi i hiperlink adresës ndryshon prej editimit të tekstit, sepse nëse e klikoni

hiperlinkun kaloni në objektin në të cilin ai tregon. Editimin e hiperlinkut mund ta

bëni në dritaren Edit Hyperlink (e cila është e njëjtë me dritaren Insert Hyperlink),

e cila hapet kur kaloni në fushën me hiperlink adresë (këtë mund ta bëni duke

përdorur shigjetat në tastierë) dhe zgjedhni në menynë Insert-Hyperlink, ose

klikoni me tastin e djathtë në fushë dhe në menynë e kontekstit përsëri zgjedhni

Hyperlink, dhe nënmenynë Edit Hyperlink…e cila paraqitet me atë rast.

Përndryshe, kur pozicionoheni në një fushë të tabelës, mund të kaloni në modin e

Editimit duke shtypur tastin F2 në tastierë.

Për të larguar (fshirë) hiperlink adresën prej fushës, klikoni në të me tastin e djathtë

dhe zgjedhni Cut prej menusë së kontekstit, ose Hyperlink-Remove Hyperlink

(largo hiperlinkun) në nënmenynë që paraqitet.

Krijimi i fushave Lookup

Fusha Lookup (lexohet: Llukap ) është një vegël ndihmëse e Accessit. Me

përdorimin e saj lehtësohet futja e të dhënave në tabelë dhe bëhet pa gabime të

mundshme shtypi, që është shumë me rëndësi sidomos kur fusha përdoret për

sortim, kërkim apo qëllime tjera të ngjashme, sepse fusha Lookup paraqet listën me

vlera të gatshme, prej të cilës zgjedhet vlera e dëshiruar. Kemi dy tipe të Lookup

fushave. Lookup lista që i merr vlerat prej tabelës ekzistuese ose ndonjë pyetësi në

bazë. Fusha Lookup mund të jetë e lidhur me ndonjë tabelë ekzistuese të bazës, në

ndonjë kolonë të saj, me ç'rast vendoset relacion mes dy tabelave, ku tabela Lookup

bëhet tabelë "prind" dhe çelësi i saj primar lidhet në fushën Lookup, e cila në fakt

është çelësi i jashtëm në tabelën kryesore.

Tipi tjetër njihet si Lista e vlerave, dhe krijohet me rastin e krijimit të Lookup

fushës. Zakonisht përdoret për numër të vogël vlerash të cilat nuk ndryshojnë dhe


102

mbetet e lidhur me fushën përkatëse. Kur lista i bashkangjitet fushës, mbetet pranë

saj kur fusha përdoret në formularët për insertimin e të dhënave.

Mund të përdoret cilido prej tipeve të fushës Lookup dhe të krijohet në Desgn View

ose datasheet-pamjen tabelare. Nëse fusha veq ekziston, e dëshironi ta shndërroni

në Lookup fushë, duhet ndryshuar tipin e të dhënave në Design View. Për të shtuar

një Lookup fushë të re në tabelë, mund të veprohet në një prej mënyrave vijuese:

- në modin e dizajnimit-Design view shtoni një fushë të re dhe zgjedheni për

të tipin Lookup Wizard (magjistari për lookup) në listën Data Type.

- në pamjen tabelare-datasheet, klikoni në kolonën djathtas prej kolonës ku

doni të shtoni fushën lookup dhe pastaj zgjedhni në menynë Insert-Lookup

Column.

Fig. 5.10a - Lookup Wizard

Cilado mënyrë që të përdoret do të

startojë magjistarin për Lookup (fig.

5.10) i cili ju udhëheqë nëpër listën

e dialogjeve në të cilat përcaktohen

detalet e fushës Lookup. Në

dialogun e parë që paraqitet

përcaktohet tipi i Lookup fushës:

1. Lookup listë e tabelës ose

pyetësit, apo

2. Listë e vlerave që i insertoni vet

sipas dëshirës.

Për shembull dëshirojmë të krijojmë listën e emrave të qyteteve kryesore të

Kosovës, duke përdorur listën e vlerave.

Fig. 5.10b - Lista e vlerave

Zgjedhni opcionin e dytë- I will

type in the values that I want (Unë

do t'i shtypë vlerat që dëshiroj) dhe

me Next kaloni në hapin tjetër. Në

vazhdim do të hapet dialogu ku

përcaktohet numri i kolonave të

listës zgjedhëse dhe insertimi i

vlerave për zgjedhje. Zgjedhim 1

për numrin e kolonave dhe fillojmë

mbushjen e listës. Me Next kalojmë

në hapin tjetër, me ç'rast duhet

zgjedhur Labela-Etiketa (emërtimi)

i Lookup fushës.

Pasi të përcaktohet emri, përfundohet me Finish dhe Lookup fusha është e gatshme

për përdorim.


103

Kur tabela hapet në pamjen tabelare (datasheet), atëherë kur

pozicionoheni në Lookup fushën përkatëse, që përmbanë

listën e vlerave, si ne figurë, me shenjën e zgjedhjes në anën

e djathtë hapet lista dhe zgjedhet vlera e dëshiruar.

Kjo pra, mundëson plotësimin më të shpejtë dhe pa gabime

të vlerave në tabelë.

Nëse në hapin e parë zgjedhet opcioni për krijimin e Lookup fushës prej tabelës

ekzistuese atëherë në hapin e ardhshëm paraqitet dritarja me tabelat dhe pyetësit

ekzistues në tabelë prej ku zgjedhet tabela që do të përdoret si burim për fushën

lookup. Le të jetë ajo tabela me emrin Komunat (tabelë me emrat e komunave të

Kosovës), me fushat: IDKomuna (çelësi primar) dhe Komuna. Pastaj në hapin tjetër

paraqitet lista me fushat e tabelës së zgjedhur, dhe aty duhet zgjedhur cilat fusha

(kolona) të tabelës do të paraqiten në fushën Lookup (zgjedhim të dy kolonat), e

pastaj dritarja me pyetjen për fshehjen e kolonës çelës (rekomandohet-e pranojmë

dhe mbetet të shihet në listë vetëm fusha Komuna), dhe në fund prap duhet të

përcaktohet labela (emërtimi) për fushën lookup. Nëse e shikojmë tabelën në

Design View dhe zgjedhim fushën Komuna, atëherë në pjesën Field Properties ku

shihen tiparet e fushës së zgjedhur (fig. 5.11) do të shihen tiparet e përcaktuara për

Lookup fushën (Duhet klikuar faqen Lookup të tipareve).

Fig. 5.11 - Lookup tiparet e fushës

Tiparet Lookup tregojnë - tipin e

kontrollës (Combo box); tipin e

burimit për rreshtin (Table/Query);

burimi për rreshtin (për ta parë tërë

shprehjen klikoni në të dhe shtypni

SHIFT+F2, për Zoom); kolona e

lidhur (1); numri i kolonave në

Lookup (2); titujt e kolonave (jo);

gjerësitë e kolonave (0 cm për

kolonën e parë-të fshehur dhe

2,542cm-e predefinuar 1" (1 inch=2.542 cm), mund ta ndryshoni); numri i

rreshtave (8-e predefinuar); gjerësia e listës (list width) dhe opcioni i fundit Limit

To List - që bën kufizimin e vlerave që mund të insertohen në fushë vetëm në ato

nga lista, nëse zgjedhet Yes (nuk mund të shtypni ndonjë vlerë tjetër në fushë

përveq se të zgjedhni në mesin e atyre nga lista), ose zgjedhet No (lejon që nëse

dëshironi të mund të shtypni edhe ndonjë vlerë tjetër, që s'është në listën e vlerave

nga tabela).


104

Ndryshimi i pamjes së tabelës

Ndër tiparet e tabelës janë edhe rregullimi i fushave, rekordeve, renditja e

paraqitjes së fushave, dimensionet e kolonave dhe rreshtave dhe titujt e kolonave.

Tiparet tjera janë stili dhe madhësia e fontit, ngjyra e tekstit dhe prapavisë dhe

efektet speciale të qelulave të tabelës.

Gjithashtu, disa fusha mund të fshehen, nëse nuk dëshironi të shihen prej të gjithë

shfrytëzuesve të bazës së të dhënave. Nëse tabela ka shumë fusha dhe nuk mund të

shihen të gjitha në ekran, atëherë mund të ngrini pamjen e një ose disa fushave

ashtu që me rastin e rrotullimit ose zhvendosjes djathtas për të parë fushat tjera, ajo

mbetet tërë kohën në ekran si fushë identifikuese e rekordeve (zakonisht çelësi

primar).

Ruajtja e ndryshimeve të pamjes së tabelës mundëson që kur të hapet tabela herën e

ardhshme në pamjen tabelare ajo të duket ashtu si e keni përshtatur.

Disa tipare të tabelës (si p.sh, gjerësia e kolonës) mund të ndryshohen në pamjen

datasheet, kurse të tjerat mund ti ndryshoni përmes komandave në meny ose në

dritaret për dialog. Shumica e veprimeve për formatizim mund të bëhet lehtë

përmes shiritit të veglave Formatting (Datasheet).

Paraqitja e nëntabelave

Kur e hapni tabelën në pamjen datasheet, mund ta paraqitni edhe nëntabelën e

lidhur me rreshtin përkatës, duke shtypur shenjën (+) në anën e majtë të rreshtit.

Treguesi do të shndërrohet në (-) me të cilin mund të mbyllet nëntabela e hapur.

Nëse nëntabela ka nënnëntabela veprohet njësoj. Kur hapet nëntabela, tastet

kontrolluese për lëvizje nëpër tabelë vlejnë për nëntabelën aktive momentale.

Fig. 5.12-Tabela dhe nëntabela

Mund të paraqiten sa nëntabela të

dëshironi ose t'i paraqitni të gjitha

përmes menysë: Format-

Subdatasheet-Expand All. Për t'i

fshehur përsëri: Format-

Subdatasheet-Collapse All.

Paraqitja dhe fshehja ka të bëjë

vetëm me pamjen dhe s'ka ndikim

në objektet burimore.

Accessi nuk e paraqet çelësin e huaj ose fushën lidhëse në nëntabelë. Për ta

paraqitur, zgjedhni në meny: Format-Unhide Column.


105

Zhvendosja dhe ndryshimi i madhësisë së rreshtave dhe kolonave

Accessi i paraqet kolonat (fushat) me të dhëna sipas renditjes me të cilën janë

krijuar. Sipas definicionit kolonat janë me gjerësi të njëjtë, dhe ndoshta në disa prej

tyre nuk shihen plotësisht vlerat. Disa kolona mund të jenë tepër të gjera duke zënë

vend pa nevojë në ekran. Rreshtat gjithashtu kanë lartësi standarde. Secila prej

këtyre vetive të tabelave mund të ndryshohet.

Ndryshimi i rradhës së kolonave

Shpeherë në tabelë ekzistojnë fusha të cilat shfrytëzuesi dëshiron t'i shohë në tabelë

gjithmonë në pamjen datasheet. Një prej mundësive është ndryshimi i rradhes së

fushave, por më lehtë është të ndryshohet renditja e kolonave në ekran. Kolonat e

tilla mund të zhvendosen në ekran në anën e majtë, që të mos ketë nevojë të

përdoret shiriti rrëshqitës ose mënyrat tjera.

Ndryshimi i pozitës relative të kolonës në ekran në pamjen datasheet nuk ka

ndikim në paraqitjen e fushës në dizajn ose në mënyrën se si ruhet.

Për të zhvendosur kolonën, klikoni titullin e kolonës (zgjedhet kolona) dhe lirojeni

tastin e mausit. Kur pozicionohet treguesi në emrin e kolonës, ai shndërrohet në

shigjetë të zezë të drejtuar te poshtë, që është shenja për zgjedhjen e kolonës. Pastaj

lëvizeni treguesin ose pritni pak dhe përsëri klikoni dhe mbani shtypur tasterin e

mausit dhe treguesi do të marr pamjen e shigjetës me një katrorë nën të. Atëherë

duke mbajtur shtypur tastin, zvarriteni dhe do të shihni se si paraqitet një vijë e

zezë vertikale e cila paraqet skajin e majtë të kolonës që e zhvendosni. Vet kolona

nuk lëvizë deri sa të lironi tastin e mausit në pozitën e dëshiruar, ku zhvendoset

kolona.

Për të zhvendosur disa kolona njëkohësisht, zgjedhen disa prej tyre duke klikuar në

titullin e kolonës kur paraqitet shenja për zgjedhje të kolonës, duke e mbajtur

shtypur dhe zvarritur deri te kolona ose kolonat e ardhshme që doni t'i zgjedhni ose

duke mbajtur shtypur tastin SHIFT dhe duke klikuar në titujt e kolonave një pas

një, ose në të parën dhe të fundit në grupin e kolonave. Nuk mund të zgjedhni

kolonat që nuk janë njëra pranë tjetrës, pa i vendosur paraprakisht një pas një.

Zhvendosja pastaj bëhet si në rastin për një kolonë.

Ndryshimi i gjerësisë së kolonës

Pasi normalisht të gjitha kolonat nuk janë fusha të të njëjtit tip dhe me të njëjtën

gjatësi, atëherë duhet bërë përmirësime në gjerësinë e tyre, sepse në fillim të gjitha

paraqiten me gjerësi të barabarta, standarde.

Ekzistojnë tri mënyra për ndryshimin e gjerësisë së kolonës:


106

- Nëse pozicionohet treguesi i mausit në vijën ndarëse të dy titujve të

kolonave, ai shndërrohet në shenjen e vijes ndarëse vertikale me dy

shigjetat horizontale majtas e djathtas. Duke shtypur tastin e mausit deri sa

treguesi ka këtë formë dhe duke e zvarritur majtas ose djathtas ngushtohet

ose zgjerohet kolona. Kjo është mënyra më e shpejtë por jo më precize

- Duke klikuar dy herë në vijën për ndryshim të gjerësisë, kolona

automatikisht merr gjerësinë e vlerës më të gjerë në kolonë (duke përfshirë

edhe titullin).

- Nëse nevojitet gjerësi e caktuar e kolonës, me precizitet mund të caktohet

gjerësia e saktë pëmes dialogut Column Width (gjerësia e kolonës) i cili

hapet prej menysë: Format-Column Width (fig. 5.13).

Fig. 5.13 - Gjerësia e kolonës

Në dritare shihet gjerësia momentale e kolonës,

e cila mund të ndryshohet. Për të caktuar vlerën

standarde, klikohet për të zgjedhur fushën

Standard Width, kurse për të caktuar gejrësinë

që përshtatet më së miri, klikohet tasti Best Fit -

përshtatja më e mirë (kolona merr gjerësinë e

fushës më të gjerë).

Gjerësia paraqitet me numrin e karaktereve në fushën e tipit Text. Gjerësia mund të

përcaktohet për një ose më shumë kolona të zgjedhura njëkohësisht. Një dobësi e

përcaktimit me Best Fit është se, nëse më vonë e shtoni një të dhënë me gjerësi më

të madhe se Best Fit momental, ajo nuk do të shihet plotësisht.

Ndryshimi i lartësisë së kolonës

Ndryshimi i lartësisë së kolonës vlen për të gjithë rreshtat, ashtu që nuk mund ta

ndryshoni vetëm për një kolonë. Njëherit, për cilin do rresht që ndryshohet lartësia,

ajo ndryshohet në të gjithë rreshtat. Lartësia mund të ndërrohet në dy mënyra:

- Nëse pozicionohet treguesi në vijen ndarëse horizontale të treguesve të

rreshtave (rekordeve) në skajin e majtë të tabelës, treguesi merr formën e

vijes ndarëse horizontale me shigjetat vertikale te lartë e te poshtë. Nëse e

klikoni e mbani shtypur dhe e zvarritni, ndryshohet lartësia e rreshtit

(kolonës) dhe lirojeni tastin kur të arrihet lartësia e dëshiruar.

- Për të caktuar lartësinë precize, zgjedhni në menynë: Format-Column

Height (lartësia e kolonës) dhe hapet dritarja e dialogut Column Height, e

ngajshme me atë Column Width, e pastaj përcaktoni vlerën ose zgjedhni

lartësinë standarde. Nuk ka Best Fit për lartësi të kolonës. Lartësia matet

me point, dhe vlera e predefinuar varet prej fontit.

Dritaret mund të hapen edhe përmes menysë së kontekstit (me tastin e djathtë

klikoni në kolonën përkatëse).


107

"Ngrirja" dhe "shkrirja" e kolonave

Nëse tabela ka shumë kolona, ato mund të mos shihen të gjitha në ekran. Kur

lëvizni djathtas për të parë kolonat e djathta, ato të majtat largohen prej ekranit

(duke u fshehur në skajin e majtë). Nëse doni të bëni ndryshime në ndonjë prej

fushave të djathta, do të jetë e vështirë të jeni të sigurtë se po i bëni ndryshimet në

rekordin e duhur. Për të parë gjithmonë në ekran kolonat e majta që zakonisht janë

kryesoret (çelësi, emri, mbiemri etj.), mund të ngrihet kolona ashtu që të shihet

gjithmonë në ekran, edhe me rastin e lëvizjes djathtas.

Për të ngrirë një kolonë mjafton të klikoni kudo brenda saj (kurse për disa kolona

ato zgjedhen) dhe në menynë Format, zgjedhni Freeze Columns. Mundeni edhe

përmes mënysë së kontekstit. Nëse ngrihet një kolonë, ajo me përmbajtjen e saj

automatikisht zhvendoset majtas dhe ngrihet në ekran, edhe nëse rreshqitni me

shiritin rrëshqitës djathtas.

Për të shkrirë kolonat, zgjedhni në menyunë Format-Unfreeze All Columns.

Fshehja dhe paraqitja e kolonës

Për të fshehur një ose disa kolona, zgjedhni ato dhe në menynë Format zgjedhni

Hide Columns. Mundeni edhe përmes menysë së kontekstit. Kjo ndikon vetëm në

paraqitje të tabelës, jo edhe në të dhënat në të. Kolona mund të fshihet edhe nëse

duke zvogëluar gjerësinë e kolonës, e shtyni skajin e djathtë të saj tërësisht deri në

skajin e majtë.

Për të paraqitur sërish kolonat e fshehura, zgjedhni: Format-Unhide Columns, me

ç'rast paraqitet dialogu Unhide Columns, ku shihet lista e kolonave, dhe me fushën

check box të zgjedhur janë kolonat që momentalisht shihen kurse pa zgjedhje janë

ato të fshehurat. Nëse klikoni fushën e pazgjedhur përkatëse ajo menjëherë

paraqitet në ekran. Klikoni Close për ta mbyllur dialogun. Dialogu Unhide

Columns njëherit mund të përdoret edhe për të fshehur kolonat.

Nëse provoni të kopjoni ose zhvendosni të dhënat e tabelës që ka kolona të

fshehura do të paraqitet porosia e gabimit. Para kopjimit ose zhvendosjes duhet

paraqitur të gjitha kolonat në tabelë.

Ndryshimi i fontit

Accessi përdorë në tabela fontin Arial 10, si font dhe madhësi të predefinuar. Për

të ndryshuar fontin, mund të zgjedhni në menynë Format-Font, ose në menynë e

kontekstit. Ndryshimeve të fontit do t'i përshtaten automatikisht edhe lartësitë e

rreshtave dhe gjerësitë e kolonave. Ndryshimet mund t'i bëni edhe në shiritin e

veglave Formatting (Datasheet). Ndryshimet vlejnë për tërë tabelën.


108

Ndryshimi i vijave kufizuese dhe pamjes së qelulave

Sa për argëtim mund të ndryshoni edhe pamjen e tabelës duke përdorur ngjyrat dhe

ekfektet speciale. Vijat kufizuese horizontale dhe vertikale që e ndajnë tabelën në

rreshta dhe kolona, të cilat sipas definicionit duken, mund të largohen ose të

ngjyrosen (e predefinuar, ngjyrë hiri i butë). Për qelulat gjithashtu mund të

zgjedhni ngjyrën e prapavisë (e predefinuar e bardhë), si dhe të jepni efektin e

ngritur apo të shtypur. Për të ndërruar këto parametra, zgjedhni në menynë Format-

Datasheet për të hapur dialogun: Datasheet Formatting (fig 5.14).

Fig. 5.14 - Datasheet Formatting

- Cell Effect - efekti në qelulë

- Gridlines shown - vijat kufizuese

qe shihen

- Background Color - ngjyra e

prapavisë

- Gridline Color - ngjyra e vijave

kufizuese

- Sample - mostra, ku shihet si do të

duken ndryshimet e bëra.

- Border and Line Styles- stili i

kufinjëve dhe vijave.

Këto ndryshime mund t'i bëni edhe

në shiritn e veglave Formatting

(Datasheet), duke zgjedhur

kontrollat përkatëse.

Pas ndryshimeve të bëra ruani tabelën ose Accessi do t'ju pyes a dëshironi t'i ruani

ndryshimet e bëra nëse tentoni të mbyllni tabelën pa i ruajtur ndryshimet.

Përshtatja e vlerave të predefinuara të tabelave

Për të ndryshuar pamjen e të gjitha

tabelave në bazën e të dhënave dhe

tabelave në Access, ndryshoni

vlerat e predefinuara të programit.

Zgjedhni në mëny: Tools-Options

për ta hapur dritaren e dialogut

Options dhe pastaj në të zgjedhni

faqen Datasheet (fig. 5.15) ku janë

paraqitur vlerat standarde.

Fig. 5.15 - Dialogu Options-

Datasheet


109

Mund të përcaktoni ngjyrat standarde: Default Colors, ku zgjedhet ndonjë prej 16

ngjyrave që mund t'i përdorni për Font, Prapavi, ose vijat kufizuese. Pastaj:

Default Gridlines Showing - vijat kufizuese standarde që shihen, Default Font -

fonti standard dhe Default Cell Efect - efekti standard në qelula. Njëherit, në këtë

dialog mund të përcaktohet edhe Default Column Width - gjerësia standarde e

kolonave, me të cilën përcaktohet gjerësia e kolonave në tabela. Show animations

- paraqiti animacionet, përcakton a do të shihen efektet e animuara, si për shembull

lëvizja e kolonës me rastin e zhvendosjes, etj.

Shtimi/Largimi i kolonave

Siç është treguar më parë, tabela mund të krijohet edhe në pamjen Datasheet, duke

futur të dhënat në tabelë. Accessi përcakton tipin e të dhënave të fushës në bazë të

vlerave të shtypura në tabelë. Principi i njëjtë vlenë edhe për shtimin e kolonave në

pamjen Datasheet. Insertoni kolonën dhe pastaj ia ndryshoni titullin dhe insertoni

të dhënat në të.

Për të insertuar një kolonë, klikoni në kolonën djathtas prej asaj ku doni ta insertoni

kolonën e re dhe në menynë Insert zgjedhni Column. Kolona e re shfaqet, kurse

kolonat tjera zhvendosen djathas. Klikoni dy herë titullin (që zakonisht paraqitet

me Filed1) dhe ndryshoni emrin e kolonës. Nëse dëshironi t'i ndryshoni tiparet e

kolonës, si tipi, formati, validiteti, maskat etj, duhet të kaloni në pamjen e

dizajnimit.

Për të fshirë (larguar) një kolonë prej tabelës klikoni kudo në kolonë dhe zgjedhni

në menynë: Edit-Delete Column. Accessi do të paraqesë vërejtjen se do ta fshijë

kolonën. Edhe fshirja e kolonës nuk mund të zhbëhet me Undo. Nuk mund të

fshihet kolona që është pjesë e relacionit pa larguar relacionin (përmes dritares

Relationships).

Nëse zgjedhni kolonën dhe hapni menynë e kontekstit, aty paraqiten edhe menytë

Insert, Delete dhe Rename Column.

Riemërtimi i kolonës

Për të ndryshuar emrin e kolonës në Datasheet mund të veproni në njërën prej

mënyrave vijuese:

- klikoni dy herë në titullin e kolonës dhe jepni emrin e ri

- zgjedheni kolonën dhe zgjedhni në meny: Format-Rename Column

- Klikoni tastin e djathtë në titullin e kolonës dhe zgjedhni Rename Column

në menynë e kontekstit


110

Secila prej tyre vendosë kursorin në tekstin e emrit të kolonës dhe atëherë mund ta

ndryshoni emrin ose të jepni një të ri. Me këtë rast, nëse është përcaktuar tipari

Caption, ai largohet.

Ndryshimi i të dhënave në rekord

Për lëvizje nëpër tabelë ose formë përdoren metodat standarde si: menya Edit-Go

To, kontrollat për navigim në fund të tabelës ose formës, tasteri TAB, shigjetat etj.

Për të ndryshuar vlerën e të dhënës në fushë, zgjedheni fushën dhe insertoni vlerën

e re. Fusha zgjedhet nëse e poziciononi treguesin e mausit në vijën kufizuese të

djathtë ose në vijën e epërme të qelulës, me ç'rast ai merr formën e një plusi të

plotë të bardhe dhe e klikoni. Për të përmirësuar vlerën ekzistuese, kaloni në modin

Edit ashtu që klikoni në qelulë, ose shtypni tasterin F2. Kur kalohet në modin edit,

shigjetat shërbejnë për lëvizje nëpër karaktere, e jo nëpër rekorde.

Ikonat e treguara në skajin e majtë të rreshtit të tabelës, janë tregues për statusin e

rekordit. Në tabelën vijuese janë dhënë shpjegimet lidhur me to:

Rekordi aktiv momental, nuk është në fazën e ndryshimeve

Në rekord janë duke u bërë ndryshime. Accessi do ta ruaj rekordin kur të

kaloni në rekord tjetër.

Rreshti i zbrazët për insertimin e rekordit të ri.

Nëse baza përdoret në rrjetë, dhe momentalisht ndonjë shfrytëzues tjetër është duke

ndryshuar rekordin, atëherë paraqitet shenja e ndalesës: rrethi me një vijë

diagonale, me ç'rast duhet pritur deri sa ai të lirohet, për të bërë ndryshimet.

Sjelljen e tasteve Enter dhe Tab dhe shigjetave në tastierë, mund t'i ndryshoni

përmes menysë: Tools-Options në faqen Keyboard (tastiera)

Zgjedhja e fushave dhe rekordeve

Zgjedhja (selektimi) i karaktereve, fushave dhe rekordeve në pamjen Datasheet

mund të bëhet përmes mausit ose tastierës.

Për të selektuar: Veprimi me maus

Karakterin në fushë Klikoni fillimin e vlerës dhe zvarriteni treguesin nëpër vlerë (duke e mbajtur shtypur tastin)

Tërë fushën Klikoni vijën e skajit majtas kur treguesi bëhet plus i plotë i bardhë

Fushat e njëpasnjëshme

Klikoni skajin e majtë të fushës dhe zvarriteni treguesin në fushat vijuese për të zgjeruar zgjedhjen


111

Kolonën Klikoni shenjën e kolonës (titullin)

Kolonat e njëpasnjëshme

Zgjedhni kolonën dhe duke mbajtur shtypur tastin, zvarriteni nëpër kolonat vijues për të zgjeruar zgjedhjen

Rekordin Klikoni shenjën e rekordit

Rekordet e njëpasnjëshme

Klikoni rekordin e parë dhe zvarriteni treguesin nëpër rekordet tjera

Të gjitha rekordet Zgjedhni në meny: Edit-Select All Records (Shkurtesa CTRL+A)

Gjatë përdorimit të tastierës, varet a jeni në modin e vëzhgimit (Navigation) apo

editimit (Edit). Në modin e vëzhgimit kursori nuk shihet dhe përmes shigjetave

lëvizet nëpër fusha dhe rekorde, kurse në modin e edititmit kursori shihet dhe në

atë rast shigjetat shërbejnë për lëvizje nëpër karakteret e fushës. Për të kaluar në

modin Edit prej modit Navigation dhe anasjelltas shtypet tasti F2.

Nëse jeni duke bërë selektime të shpeshta, mund të kaloni në modin Extedned

(modi i zgjeruar) duke shtypur tastin F8, me ç'rast selektimi zgjerohet progresivisht

nëpër karaktere, fusha dhe së fundi nëpër krejt rekordet. Në modin Extended

shigjetat majtas djathtas zgjerojnë zgjedhjen për nga një karakter. Nëse është

zgjedhur tërë kolona, zgjerohet zgjedhja për nga një kolonë. Shigjetat lartë, poshtë

zgjerojnë zgjedhjen nëpër rreshta. Me Shift+F8 anulohet zgjedhja, nëse pëndoheni.

Për të dalë prej modit të zgjeruar duhet shtypur ESC.

Për të selektuar: Klikoni në tastierë:

Teksti në fushë (modi Edit):

Nga një karakter djathtas SHIFT+shigjeta djathtas

Nga një karakter majtas SHIFT+shigjeta majtas

Nga një fjalë djathtas CTRL+SHIFT+shigjeta djathtas

Nga nja fjalë majtas CTRL+SHIFT+shigjeta majtas

Fushat ose rekordet:

Fusha vijuese TAB (varet prej opcioneve për tastierë)

Rekordi momental SHIFT+Hapsira (SpaceBar)

Zgjerimi në rekordin paraprak (rekordi momental i zgjedhur)

SHIFT+shigjeta lart

Zgjerimi në rekordin vijues (rekordi momental i zgjedhur)

SHIFT+shigjeta poshtë

Të gjitha rekordet CTRL+A, ose CTRL+SHIFT+Hapsira (SpaceBar)

Kolonat:

Kolona momentale CTRL+Hapsira (gjithashtu eleminon zgjedhjen e saj)

Zgjerimi në kolonën paraprake (kolona momentale e zgjedhur)

SHIFT+shigjeta majtas

Zgjerimi në kolonën vijuese (kolona momentale e zgjedhur)

SHIFT+shigjeta djathtas


112

Gjetja e rekordeve

Nëse tabela nuk përmbanë shumë rekorde atëherë një rekord të caktuar mund ta

gjeni me lehtësi, duke kaluar me radhë nëpër rekrodet në tabelë ose formë, sidomos

kur rekordet janë të sortuara sipas fushës në të cilën kërkoni. Mirëpo nëse tabela ka

shumë rekorde, atëherë kjo kërkon kohë.

Mënyrë tjetër për gjetjen e rekordit të caktuar është kërkimi sipas vlerës. Në Access

ekziston opcioni Find-Gjeje, të cilin e gjeni në menynë Edit ose në shiritin e

veglave. Duhet t'i tregoni Accessit se çka kërkoni dhe ku të kërkohet ajo vlerë.

Kërkimi mund të bëhet sipas tërë vlerës së fushës apo sipas karaktereve të caktuara.

Kur kërkohet nëpër tabelë me nëntabela, atëherë Accessi kërkon vetëm në objektin

ku ndodhet kursori.

Gjetja e vlerës identike

Për të gjetur rekordin me vlerë të caktuar në ndonjë fushë të tij, vendoseni

kursorin kudo në kolonë dhe klikoni kontrollën Find në shiritin e veglave

ose zgjedhni në meny: Edit-Find.

Me atë rast do të hapet dialogu Find and Replace (fig. 5.16) në të cilin përcaktohet:

se çka kërkohet, përmes faqes Find (gjeje) ose çka zëvendësohet, përmes faqes

Replace(zëvendëso).

Fig. 5.16 - Find and Replace

Në fushën: Find What - shkruani

fjalën ose vlerën që kërkoni. (P.sh

në fushën Emri të një tabele

kërkojmë emrin: Artan). Pastaj

klikoni tastin: Find Next - gjeje të

ardhshmin, me ç'rast vlera që

kërkohet gjindet në pozitën ku

ndodhet dhe në tabelë selektohet

(nënkuptohet, nëse ekziston), dhe

varësisht prej opcionit search

përcaktohet kahja e kërkimit.

Në fushat e indeksuara kërkimi kryhet më shpejtë.

Nëse përsëri klikoni Find Next gjindet përsëri vlera e njëjtë në pozitën e ardhshme.

Dialogu mbetet i hapur në ekran deri sa të klikoni Close ose Cancel. Nëse nuk

ekzistojnë vlera tjera ose herën e parë nuk gjindet fare vlera e tillë, paraqitet

porosia se Accessi ka përfunduar kërkimin dhe nuk ka gjetur vlerën e tillë. Në

pozitën Look In: (shiko në) përcaktoni a dëshironi të kërkohet vetëm në fushën ku

ka qenë kursori kur keni hapur dialogun Find (emri i saj paraqitet në këtë pozitë)


113

apo nëpër tërë tabelën (e zgjedhni në listën që hapet kur klikoni shenjën në skajin e

djathtë të fushës Look in).

Në fushën Search (kërko), e cila paraqitet kur hapet dialogu i plotë duke klikuar

tastin More>> (i cili kur të klikohet shndërrohet në Less<<) përcaktohet kahja ose

nëngrupi për kërkim. Opcionet e mundshme në listën Search janë:janë:

- All ( e predefinuar) - kur kërkimi fillon prej pozitës ku ndodhet kursori,

vazhdon deri te rekordi i fundit dhe përsëri fillon prej të parit.

- Up (te lartë) - kur kërkohet vetëm në rekordet mbi (para) rekordit

momental

- Down (te poshtë) - kur kërkohet vetëm në rekordet nën rekordin momental.

Opcioni Match Case (përshtat shkronjat), trajton shkronjat e vogla dhe të mëdha si

karaktere të ndryshme, prandaj kërkon vetëm shkronjën me madhësi të njëjtë me

atë që e keni shtypur në fushën Find. Nëse zgjedhet Match Case, nuk mund të

përdoret Search Fields as Formatted (kërko fushat sipas formatit).

Opcioni Search Fields as Formatted mundëson të gjeni fushat në bazë të formatit

(p.sh., tipi i datës) e jo sipas vlerës. Kjo mënyrë e kërkimit është më e ngadalshme.

Klikoni Less, për të fshehur fushën Search dhe Opcionet Match Case dhe Search

Fields as Formatted.

Gjetja e vlerës së parafërt

Accessi ofron edhe dy mënyra të kërkimit të vlerës së parafërt në fushat e tipit Text

ose Memo, përmes fushë Match (përshtat) për kufizimin e kërkimit në një pjesë të

fushës ose me përdorim të shenjave xhoker.

Fusha Match përcakton se a duhet të kërkohen vetëm vlerat e plota dhe të sakta apo

të pranohen edhe ato pjesërisht të ngjashme me atë që kërkoni. Opcionet janë:

- Whole Filed (tërë fusha, e predefinuar) - gjenë vetëm vlerat e plota që janë

identike me atë që kërkoni

- Any part of field (cilado pjesë e fushës) - e cila gjenë rekordet me vlerën e

kërkuar kudo brenda fushës. Për shembull, nëse dëshironi të gjeni një

rekord që në fushën e adresës ka vlerën "Bregu i diellit", mund të kërkoni

vetëm fjalën "diellit" dhe rekordi do të gjindet.

- Start of Field (fillimi i fushës) - e cila gjenë rekordet me fjalën e kërkuar

në fillim të fushës. P.sh për adresën Bregu i diellit, nëse kërkoni "Bregu" e

gjenë, por nëse përsëri kërkoni "diellit" nuk e gjenë sepse nuk është në

fillim të fushës.

Gjatë kërkimit mund të përdoren edhe disa shenja xhoker në stringun që kërkohet,

të cilat zëvendësojnë një ose disa karaktere. Për shembull nëse e dini vetëm një

pjesë të vlerës që e kërkoni ose kur kërkoni rekordet që i përgjigjen shabllonit të

caktuar. Karakteret xhoker: * dhe ? mund të paraqiten kudo në kuadër të stringut që


114

kërkohet në fushën Find What. Në tabelën vijuese janë dhënë disa shembuj të

kërkimit me xhoker karaktere.

Shenja xhoker: Zëvendëson: Shembull:

* Çfardo numri i karaktereve b* fjalët që fillojnë me b - bregu, bota…

? Cilidi karakter b??a - buka, besa, bota

[ ] Cilido karakter në kllapa a[dn]i, gjenë: adi, ani, por jo edhe asi, ari

! Cilido karakter që s'është në kllapa

a[!dn]i, gjenë asi, ari por jo adi dhe ani

- Cilido karakter në brezin e karaktereve (duhet të jetë në renditje rritëse)

a[a-d]b gjenë: aab, abb, acb dhe adb

# Cilido karakter numerik 10# gjenë: 100, 101 …109, por jo 10A

Gjetja e stringut të zbrazët ose vlerave Null

Për të gjetur fushat me vlera Null, në fushën Find What shtypni: NULL ose IS

NULL. Për të gjetur stringun e zbrazët jepni: "" (thonjëzat pa zbrazëtirë mes tyre).

Kur Accessi e gjen fushën e tillë kursori kalon në të dhe kur mbyllet dialogu Find

and Replace, kursori paraqitet në fushën e zbrazët dhe mund të filloni shkruarjen

në të.

Gjetja dhe zëvendësimi i të dhënave

Variantë e opcionit Find është edhe Replace, që mundëson të bëni ndryshimet në

vlera të ndryshme, duke përcaktuar vlerën që do të paraqitet në një fushë në vend të

vlerës që ekziston në të. Opcionet e kërkimit janë të njëjta si në rastin Find, vetëm

se tashti kemi edhe fushën: Replace with (zëvendësoje me), në të cilën jepet vlera e

cila do të zëvendësojë vlerën nga fusha Find What. Për shembull nëse dëshironi që

të gjitha fushat që përmbajnë vlerën DM të zëvendësohen me vlerën EURO,

atëherë në dialogun Find and Replace, në fushën Find What: shtypet-DM, kurse

tek Replace With-shtypet EURO. Për zëvendësim keni dy mundësi: një nga një ose

të gjitha përnjëherë. Me Find Next gjendet pozita e ardhshme dhe me Replace

zëvendësohet vetëm ajo, kurse me Replace All zëvendësohen përnjëherë të gjitha

fushat që kanë vlerën ekzistuese, me vlerën e re.

Përshtatja e opcioneve Edit/Find

Shumë opcione të Edit dhe Find të zgjedhura në dialogun Find and Replace kanë

vlera të predefinuara të cilat mund të ndryshohen në dritaren Options (menya:

Tools-Options) në faqen: Edit/Find. Opcionet që ekzistojnë janë:

- Fast Search - kërkon në fushën momentale, vlerën e plotë


115

- General Search - kërkon të gjitha fushat, cilëndo pjesë të fushës

- Start of Field Search - kërkon fushën momentale, fillimin e fushës

Opcionet Confirm që paraqiten në anën e djathtë, përcaktojnë kur do të paraqesë

porosinë me vërejtje Accessi: para ndryshimeve në rekord, fshirjes së dokumentit,

ose aktivizimit të pyetësit veprues. Është mirë të lihen të zgjedhura të gjitha

opcionet, sepse këto veprime nuk mund të anulohen me Undo.

Fshirja e të dhënave

Nëse dëshironi të fshini karakteret (shkronjat) lëvizni kursorin dhe shtypni DEL

për të fshirë karakterin vijues (pas kursorit) ose BACKSPACE për të fshirë

karakterin paraprak (para kursorit). Për të fshirë vlerën në fushë, zgjedhni fushën

dhe shtypni DEL ose BACKASPACE. Karakteret e fshira mund t'i ktheni me Edit-

Undo.

Për të fshirë tërë rekordin, zgjedheni dhe pastaj në meny: Edit-Delete, ose në

menynë e kontekstit për rekordin e zgjedhur, njësoj zgjedhni Delete Record.

Accessi do të tërheqë vërejtjen lidhur me fshirjen e rekordit, sepse s'mund ta ktheni

me Undo. Nëse dëshironi të fshini disa rekorde njëkohësisht, zgjedhni dhe veproni

njësoj. Rekordi s'mund të fshihet, nëse ndonjë fushë e tij është në relacion me

integritet referencial.

Për të fshirë rekordin pa pasur nevojë ta zgjedhni, kaloni kudo në të dhe

klikoni kontrollën Delete Record në shiritin e veglave.

Përdorimi i AutoCorrect

Nëse dëshironi që Accessi të përmirësojë disa gabime të rastit që paraqiten gjatë

insertimit të të dhënave aktivizoni opcionin AutoCorrect (fig. 5.17), në menynë

Tools-AutoCorrect, i cili mund të përdoret edhe për zëvendësim të shkurtesave.

AutoCorrect përdoret në të gjitha programet e Office-it, prandaj ndryshimet në të

në cilindo program, përcillen edhe në Access. Në dritaren AutoCorrect shihet lista

e pesë gabimeve të zakonshme që përmirësohen automatikisht, dhe lista e fjalëve

që përmirësohen (Replace-zëvendëso; ana e majtë) me fjalët e drejta (with-me; ana

e djathtë). Opcionet e gabimeve janë shpjeguar me vet gabimin që përdoret gjatë

përshkrimit të opcionit si:

- Correct TWo INitial CApitals -Përmirëso dy shkronjat e para të mëdha

- Capitalize First letter of sentence - zmadho shkronjën e parë në fjali

- Correct names of days - përmirëso ditët e javës

- Correct accidental use of cAPS lOCK key - përmirëso përdorimin e rastit të

Caps Lock-ut (pra shkronja e parë e vogël, tjerat të mëdha).

- Replace text as you type- zëvendëso tekstin gjatë shtypjes


116

Opcioni i fundit është mirë të largohet, sepse gjatë shtypjes automatikisht bëhet

zëvendësimi për fjalët nga lista përfundi, ku përfshihen fjalët e gjuhës angleze dhe

gabimet e zakonshme dhe të mundshme gjatë shtypjes. Mirëpo në atë listë është

edhe: "i" që zëvendësohet me "I" sepse shkronja "I" në gjuhën angleze do të thotë

"Unë" dhe shkruhet gjithnjë me shkronjë të madhe, kurse i e vogël e vetmuar nuk

përdoret kurrë. Nëse nuk e largoni atë prej liste dhe është i zgjedhur opcioni për

zëvendësim gjatë shtypjes, atëherë nëse shkruani: "Bregu i diellit" automatikisht do

të shndërrohet në "Bregu I diellit".

Disa përjashtime mund të bëhen me tastin Exceptions…(përjashtimet).

Fig. 5.17 - AutoCorrect

Opcionin në listë e gjeni dhe e

fshini me tastin Delete, që ndodhet

në pjesën e poshtme të dritares.

Ndërsa për të shtuar ndonjë fjalë

për zëvendësim automatik e

përdorni tastin Add(shto). Për

shembull nëse dëshironi të

shpejtoni punën, kur përdorni

shpesh fjalën Prishtina, mund të

shtoni në listë: tek Replace: Pr ose

pr, dhe tek with: Prishtina dhe e

shtypni Add. Atëherë gjatë punës,

sa herë që e shtypni "Pr"

automatikisht përmirësohet në

"Prishtina". Nëse e deaktivizoni

Replace text as you type kjo nuk

ndodhë.

Shtypja e tabelave

Mënyra më e lehtë dhe më e shpejtë e shtypjes së tabelës është që të

shtypet kontrolla Print në shiritin e veglave, deri sa tabela është e hapur.

Në këtë mënyrë të dhënat dërgohen direkt në shtypës.

Kjo mund të bëhet edhe në dritaren Database, duke zgjedhur tabelën dhe duke

klikuar Print. Gjithashtu, në dritaren database mund të klikoni tabelën me tastin e

djathtë dhe në menynë e kontekstit të zgjedhni Print. Edhe në këtë mënyrë, të

dhënat dërgohen direkt në shtypës. Nëse dëshironi të shtypet edhe nëntabela ajo

duhet të hapet (të paraqitet në ekran) para shtypjes.

Nëse dëshironi të ndryshoni opcionet e shtypes, për shembull që të shtypen vetëm

rekordet e zgjedhura ose nga disa kopje, duhet të hapet dialogu Print, përmes

menysë File-Print. Nëse dëshironi të shikoni si do të duken tabelat kur të shtypen,


117

para se t'i shtypni klikoni Print Preview. Kjo është e përshtatshme për shembull kur

dëshironi të dini a do t'i zërë faqja të gjitha fushat. Për të ndryshuar margjinat e

faqes, madhësinë e letrës ose orientimin e faqes, duhet hapur dialogun Page Setup-

konfigurimi i faqes në menynë File-Page Setup.


118


119

SORTIMI DHE FILTRIMI

Të dhënat në tabelë Accessi i sorton automatikisht sipas vlerave në fushën e çelësit

primar. Mirëpo, shpeshherë gjatë punës paraqitet nevoja që të dhënat të rradhiten

në ndonjë mënyrë tjetër. Për shembull, studentët në tabelën e studentëve dëshironi

t'i rradhitni sipas alfabetit. Të dhënat mund të sortohen në pamjen datasheet ose në

formë, sipas vlerës në ndonjë fushë të caktuar. Në pamjen datasheet sortimi mund

të bëhet në bazë të 255 karaktereve në një ose më shumë fusha. Sortimi i vlerave

tekstuale nëse bëhet në renditje rritëse (ascending) bën rradhitjen sipas alfabetit

(anglez) prej A deri në Z. Nëse sortohen vlerat numerike, ato rradhiten prej të

voglës kah e madhja, kurse datat prej datave të mëhershme kah ato të mëvonshme.

Nëse dëshironi renditjen e kundërt, atëherë përdoret sortimi në rënje (zvoglim-

descending). Sortimi nuk mund të bëhet sipas fushave të tipit Memo, Hyperlink ose

OLE Object.

Sortimi në bazë të vlerave të një fushe

Për të sortuar të dhënat në bazë të vlerave të një fushe, në pamjen datasheet,

klikoni fushën në bazë të së cilës dëshironi të bëni sortimin dhe pastaj:

- klikoni Sort Ascending (Descending), ose

- në menynë Records, zgjedhni: Sort-Sort Ascending (Descending), ose

- klikoni tastin e djathtë të mausit dhe në menynë e kontekstit zgjedhni

Sort Ascending (Descending)

Në fig. 6.1 shihet rezultati i sortimit në tabelën Studentët, duke bërë sortimin në

rritje në bazë të fushës Emri.

Fig. 6.1-Tabela e sortuar

Rradhitja është alfabetike, dhe

bëhet në rritje. Duhet pasur kujdes

me shkronjat shqipe me nga dy

simbole, Dh, Gj, Sh, Nj, etj sepse

sortimi bëhet në bazë të alfabetit

anglez, prandaj mund të paraqitet

rasti kur emri Dhurata, paraqitet

para emrit Drita.


120

Sortimi në bazë të vlerave në dy ose më shumë fusha

Nëse dëshironi që sortimi të bëhet në bazë të disa fushave, ato duhet të jenë fusha

fqinje (njëra pranë tjetrës) në pamjen datasheet. Përveq kësaj Accessi, me rastin e

sortimit u jep përparësi fushave që ndodhen në kolonën e majtë. Nëse në atë kolonë

paraqiten vlera të njëjta, atëherë bëhet sortimi në bazë të vlerës në kolonën e

ardhshme, të djathtë. Nëse kolonat në bazë të të cilave dëshironi të bëni sortimin

nuk janë fqinje, zhvendosni për t'i bërë fqinje para se të bëni sortimin. Pasi të

rregulloni pozitat e tyre, zgjedhni kolonat në bazë të të cilave dëshironi të bëni

sortimin dhe pastaj klikoni Sort në ndonjërën prej mënyrave të lartpërmendura.

Fig. 6.2 - Sortimi në bazë të dy kolonave

Së pari bëhet sortimi sipas kolonës

Emri, e pastaj sipas asaj Mbiemri.

Për emrin Arben, shihet se është

bërë rreshtimi sipas kolonës së

dytë, mbiemri, pasi vlera e parë

është e njëjtë në të dy rastet.

Paraprakisht kolona mbiemri është

zhvendosur pranë kolonës emri.

Nëse në fushat tekstuale (Text) paraqiten shifra, 5, 18, 234 ato do të sortohen si 18,

234, 5 pra si karaktere e jo sipas vlerës numerike. Për të evituar problemet, mund të

plotësoni shifrat e përparme me zero ashtu që të gjitha stringjet të kenë gjatësi të

njëjtë, 005, 018, 234 dhe atëherë rezultati i sortimit do të jetë i njëjtë si në rastin e

sortimit të vlerave numerike.

Nëse në tabelë ka rekorde në të cilat paraqiten fusha tekstuale të zbrazëta ose fusha

numerike Null, atëherë ato do të paraqiten në fillim me rastin e sortimit në rritje,

dhe atë së pari fushat Null e pastaj stringjet e zbrazëta.

Kur bëhet sortimi në bazë të më shumë kolonave, Accessi bën sortimin e

ashtuquajtur të thjeshtë, sepse renditja bëhet e njëjtë, në të dy kolonat. Nuk mund të

bëhet kombinim në rritje dhe në zbritje për ato kolona. Mirëpo kjo mund të bëhet

duke përdorur sortimin e përzier, duke përdorur mundësitë më të avansuara për

sortim (Advanced Filter/Sort), që do të shpjegohen më vonë.

Ruajta e sortimit

Pasi të bëhet sortimi në tabelë, kur tentoni të mbyllni tabelën Accessi do të

parashtrojë pyetjen: a dëshironi t'i ruani ndryshimet në dizajnin e tabelës (ku hyn

edhe sortimi). Nëse përgjigjeni me Yes, atëhere kur të hapet tabela herën e

ardhshme do të jetë e sortuar sipas mënyrës së fundit. Nëse përgjigjeni me No,

mbetet renditja e mëparshme.


121

Filtrimi

Nëse në listën e të dhënave dëshironi të shihen vetëm rekordet e caktuara, atëherë

ekziston mundësia e largimit të atyre që nuk dëshironi t'i shihni. Procesi i filtrimit

bën paraqitjen vetëm të vlerave në bazë të kriterit të caktuar (kriteri paraqet një

grup kushtesh të cilat definohen-dhe në bazë të tyre zgjedhen vlerat për paraqitje).

Në këtë mënyrë kursehet në kohë dhe përqëndroheni më lehtë vetëm në të dhënat

që ju interesojnë. Filtrimi nuk bën fshirjen e të dhënave nga tabela, por vetëm i

largon ato momentalisht nga ekrani.

Në Access ekzistojnë pesë mënyra të filtrimit, varësisht prej kushteve që i

përcaktoni dhe renditjes në bazë të së cilës dëshironi të paraqiten të dhënat.

- Filter by Form (Filtrimi sipas formës) paraqet vetëm rekordet që

plotësojnë kushtin e dhënë në tabelë

- Filter by Selection (Filtrimi sipas selektimit) paraqet vetëm rekordet të

cilët në një fushë të caktuar kanë vlerën e njëjtë me atë që është zgjedhur

në ndonjërin prej rekordeve

- Filter Excluding Selection (Filtrimi me përjashtim të selektimit) paraqet

vetëm ato rekorde që nuk e përmbajnë vlerën e njëjtë me atë të zgjedhur në

ndonjë prej rekordeve

- Advanced Filter/Sort (Filtri/Sorti i avansuar) mundëson filtrimin dhe

sortimin e rekordeve. Ky sortim mund të jetë kompleks, si p.sh sortimi në

bazë të dy ose më shumë fushave me renditje rënëse ose rritëse për secilën

fushë sipas dëshirës.

- Filter for Input (Filtri për vlerën hyrëse) paraqet dialogun ku duhet të

jepni kriterin për filtrim.

Nëse të dhënat në ekran janë rezultat i sortimit, në rreshtin e statusit paraqitet:

FLTR. Në rreshtin me shenjat për navigim nëpër rekorde paraqitet numri i

rekordeve që e plotësojnë kriterin (p.sh:Record 1 of 3 Filtered), tregon se

momenatlisht kursori ndodhet te rekordi i parë prej 3 sa janë filtruar. Gjithashtu në

shiritin e veglave është aktive ikona "Apply Filter" dhe nëse e mbani mbi të

treguesin e mausit, paraqitet teksti "Remove Filter".

- Nëse dëshironi të gjeni rekordet që plotësojnë më shumë se një kriter në një

moment mund të përdorni disa kritere që kombinohen me AND. Nëse punoni me

opcionin Filter by Selection, vëreni se mund ta përdorni vetëm njëherë.

- Nëse dëshironi të kombinoni kriteret me operatorin OR, ose si kriter të jepni

ndonjë shprehje duhet përdorur Filter By Form, Filter for Input ose Avanced

Filter/Sort.

- Nëse përveq filtrimit dëshironi që rekordet të jenë edhe të sortuar duhet përdorur

opcioni Advanced Filter/Sort. Pas secilit filtrim mund të sortoni rezultatin e cilit do

tip të filtrimit duke klikuar ikonën për sortim.


122

- Filter by selection - aplikon filtrin sipas selektimit

- Filter by Form - hapë formën për filtrin sipas formës

- Apply Filter/Remove Filter - aplikon filtrin sipas formës

- Clear Grid - pastro formën për kriter

- Close - mbyllë formën për kriter

Filtrimi në bazë të selektimit

Kjo metodë e filtrimit është më e lehta dhe përdoret më së shpeshti. Duhet vetëm të

zgjedhet (selektohet) vlera në bazë të cilës dëshironi të filtroni të dhënat dhe në

ekran do të mbeten vetëm ato rekorde që në atë fushë plotësojnë kriterin. Ky tip i

filtrimit mund të aplikohet në të gjitha tipet e të dhënave përveq në OLE Object.

Për të dhënë vlerën (për të caktuar kriterin) në bazë të cilit dëshironi të bëni

sortimin, gjejeni në pamjen datasheet dhe zgjedheni tërë vlerën ose vetëm një pjesë

të saj. Ka mundësi edhe vetëm të pozicionohet kursori në fushë. Pasi të keni

përcaktuar kriterin filtrimi aplikohet në një prej mënyrave vijuese:

- Klikoni Filter by selection në shiritin e veglave

- Zgjedhni në meny: Records-Filter by Selection

- Klikoni tastin e djathtë në vlerën e dëshiruar dhe në menynë e

kontekstit zgjedhni Filter by Selection

Rekordet që paraqiten në ekran si rezultat i filtrimit, varen prej mënyrës së dhënies

së kriterit për filtrim. Në tabelën vijuese janë përshkruar mënyrat e ndryshme për

caktimin e kriterit për filtrim. Ato janë të njëjta si në rastin e dialogut Find (tek

gjetja e rekordeve).

Zgjedhja: Paraqiten rekordet tek të cilat Ekuivalenti tek Find

Zgjedhet tërë fjala ose vetëm pozicionohet kursori në fushë pa zgjedhur asgjë

E tërë fusha i përgjigjet vlerës së zgjedhur

Opcioni: Whole Field Match

Zgjedhet një pjesë e fjalës, duke përfshirë karakterin e parë

Fushat fillojnë me karakteret e zgjedhura

Opcioni: Start of Field Match

Zgjedhet një pjesë e fjalës, por jo edhe karakteri i parë

Kudo në fushë ekziston vlera e zgjedhur (karakteret e zgjedhura)

Opcioni: Any Part Of Filed Match


123

P.sh, për të parë në tabelën studentët të gjithë studentët nga Prishtina, klikoni në

fushën ku është Prishtina ose zgjedheni "Prishtinë" dhe klikoni Filter by Selection.

Për të parë të gjitha vendet nga Prishtina ose Presheva, zgjedhen dy shkronjat e

para "Pr" tek cilado prej tyre dhe klikohet Filter By Selection.

Në këtë filtër mund të aplikohet vetëm një kriter në një moment. Nëse ju duhet

filtri që bazohet në kombinimin e dy ose më shumë vlerave, p.sh studentët nga

Prishtina, me Emër që fillon me shkronjën A, atëherë zbatoni filtrimin e parë dhe

pastaj në rekordet e mbetura në ekran zbatoni filtrin për kriterin e dytë. Kjo jep

rezultatin e njëjtë si kur të aplikohen njëkohësisht të dy kushtet duke i kombinuar

me operatorin AND.

Filtrimi me përjashtim

Në rastet kur nevojitet që të paraqiten vlerat që nuk dëshironi të plotësojnë kriterin

e caktuar, atëherë zbatoni Fiter By Excluding Selection, me të cilin largohen nga

ekrani rekordet që e plotësojnë kriterin. Përcaktimi i kriterit bëhet sipas rregullave

të njëjta si në rastin e filtrit sipas selektimit.

Për shembull nëse dëshironi të shihni studentët që nuk janë nga Prishtina, atëherë

zgjedheni "Prishtinë" tek cilido rekord dhe aplikoni Filter Excluding Selection,

duke zgjedhur në meny: Records/Filter/Filter Excluding Selection.

Filter by Form

Filtrimi sipas formës (formularit) nuk dallon shumë prej filtrimit sipas selektimit.

Në vend se kriteri për sortim të jipet në pamjen datasheet, në këtë rast hapet në

ekran dritarja me rrjetën që paraqitet për krijimin e filtrit (fig. 6.3) . Rrjeta ka

formën e tabelës me një rresht të zbrazët dhe vendet e zbrazëta në secilën fushë, në

të cilat mund të shtypni kriteret për filtrim. Me këtë rast ka më tepër mundësi për

përcaktimin e kriterit për filtrim. Mund të jepni dy, tri ose më shumë kushte ashtu

që rekordi duhet të plotësojë të gjithë ose ndonjërin prej tyre.

Fig. 6.3 - Filtrimi sipas formës

Kriteret e shumëfishta mund të

zbatohen në një ose më shumë

fusha.

Kur hapet Filter by Form, aplikohet kushti i fundit që është aplikuar paraprakisht,

edhe nëse ka qenë si Filter By Selction. Për të pastruar rrjetën me kritere, klikoni

Clear Grid, në paletën e veglave që paraqitet për Filter By Form. Në pjesën e

poshtme paraqiten faqet: Look For dhe Or, për të mundësuar kushtet e shumëfishta.

Kur të klikoni në fushën për të cilën dëshironi të përcaktoni kriterin, paraqitet

shigjeta zgjedhëse në anën e djathtë e cila hapë listën e sortuar të vlerave në atë


124

fushë. Kur të përcaktohet kriteri, klikohet ikona Apply Filter. Nëse përcaktohet

vlera vetëm për një fushë, si në fig. 6.3, atëherë kjo është njësoj si të aplikohej

Filter by Selection.

Për kushtet e shumëfishta përdoren kombinimet me AND (Dhe) dhe me OR (Ose).

Kur përdoret operatori AND duhet plotësuar të dy ose më shumë kushtet e

përcaktuara. Kur përdoret OR atëherë mjafton të plotësohet njëri prej kushteve të

përcaktuara. Për rastin me Or, në fund të dritares paraqiten pozitat Or, të cilat

klikohen për të përcaktuar një nga një kushtet e dëshiruara, secila në faqe të

veçantë.

Fig. 6.4 - Filter by form, me AND

Për rastin me AND në rrjetë

zgjedhim kushtet për dy ose më

shumë fusha. Për shembull në

tabelën e fletëparaqtijeve,

dëshirojmë të shohim sa studentë

kanë kaluar në afatin e qershorit, në

lëndën Matematika I.

Gjatë përcaktimit të kushteve mund të përdoren edhe shenjat xhoker dhe shprejhet

e ndryshme. Për shembull për të gjetur studentët me emër prej shkronjës M e

tutje:aEmri: >="M". Për të gjetur fletëparaqitjet mes dy datave, atëherë jepet

kushti: Between #01/06/2001# AND #31/06/2001#. Për të gjetur studentët e

regjistruar në vitin 2000, nëse në numër të indeksit përdoret parimi i numrit rendor

dhe vitit, si: 145/2000, atëherë: kushti në fushën e numrit të indeksit: Like "*00",

pra të gjithë që në dy pozitat e fundit kanë 00, etj.

Për fushat e tipit Yes/No mund të jepni (-1) për Yes dhe (0) për No.

Pra kushti AND është në dy fusha, nëse përcaktohet kushti në dy fusha të veçanta

ose jepet brenda fushës së njëjtë, duke përdorur dy vlera, si në rastin e datës.

Kombinimi me Or, mundëson paraqitjen e rekordeve që e plotësojnë së paku njërin

prej kushteve të përcaktuara, duke kombinuar ato përmes pullave Look For dhe Or,

që paraqiten në pjesën e poshtme të dritares. Për secilin kusht të ri Or (ose) duhet

klikuar Or, me ç'rast hapet faqe e re për kushtin e ri. Në faqen Look For jepen

kombinimet për kushtin AND, kurse për Or, shtohen në faqet Or. Për të larguar

ndonjë kusht Or, në menynë Edit zgjedhni Delete Tab.

Filter for Input

Opcioni i ri, Filter for Input mundëson që në pamjen datasheet ose në forma, të

përcaktoni kushtin për filtrim, duke klikuar fushën me tastin e djathtë të mausit,

dhe në menynë e kontekstit paraqtitet opcioni: Filter For: (fig. 6.5).


125

Fig. 6.5 - Filter for Input

Në fushën Filter For: shtypni vlerën për të cilën

dëshironi të bëni filtrimin. Mund të përdoren kushtet

dhe shprehjet e njëjta si në rastin Filter by Form. Pasi

të jepni vlerën, klikoni Enter (në tastierë) për të

mbyllur menynë dhe për të aplikuar filtrin. Nëse

dëshironi të aplikoni dy ose më shumë kushte, pasi të

jepni kushtin e parë shtypni Tab (në tastierë) për të

aplikuar kushtin e parë dhe për të hapur menynë për

kushtin e dytë. Kjo është si kombinimi i dy kushteve

me AND. Për të larguar filtrin klikoni në kontrollën

Remove Filter ose në menynë Records zgjedhni

Remove Filter/Sort.

Në Filter for Input, nuk mund të kombinohen dy kushte në fusha të ndryshme për

të kombinuar kriteret me Or, por në një fushë të njëjtë mund të kombinohen dy

kritere me Or, p.sh., në fushën afati i provimit në Filter for Input, shtypni: Qershor

Or Janar.

Advanced Filter/Sort

Ky është opcioni më fleksibil dhe më gjithpërfshirës për filtrim në Access. Në

vehte përfshinë të gjitha mundësitë e Filter by Form por përveq kësaj ofron edhe

mundësitë për të përcaktuar kushtet e ndryshme për sortim për fusha të ndryshme

në tabelë. Të gjitha kushtet për sortim dhe filtrim jipen në një dritare. Dritarja hapet

prej menysë: Records-Filter-Advanced Filter/Sort dhe është e ndarë në dy pjesë

(fig. 6.6). Në pjesën e epërme ndodhet lista me emrat e fushave në tabelë. Në

pjesën e poshtme është rrjeta ku mund të vendosni fushat në bazë të të cilave

dëshironi të bëni filtrimin, vlerat që do të përdoren dhe mënyrën e sortimit të

vlerave të filtruara. Nëse është e nevojshme duke zvarritur vijën ndarëse në mes

mund të rritni ose zvogëloni pjesët e dritares. Nëse veq është aplikuar ndonjë filtër

më herët, kriteret e tij do të paraqiten në rreshtin Criteria të rrjetës. Klikoni Clear

Grid , për të pastruar kriteret ekzistuese.

Në pjesën e rrjetës ndodhen disa kolona të zbrazëta dhe secila prej tyre ka nga katër

rreshta. Rreshti i parë Field - fusha është e destinuar për emrin e fushës dhe kur

klikoni në të, paraqitet shigjeta në anën e djathtë në të cilën ndodhet lista rënëse e

fushave të tabelës, prej të cilës e zgjedhni ndonjë fushë. Rreshti i dytë, Sort, ka të

bëjë me mënyrën e sortimit. Në rreshtin e tretë dhe rreshtat tjerë mund të jepni

kriteret për filtrim. Mund të përcaktoni deri në nëntë rreshta me kritere.


126

Fig. 6.6 - Dritarja Advanced Filter/Sort

Për të zgjedhur fushën për kriter

mund të bëni një prej veprimeve

vijuese:

- zgjedhni dhe zvarritni një fushë

prej listës së epërme në rrjetën e

poshtme

- klikoni dy herë fushën në listë që

ajo të paraqitet në rrjetën e

kritereve

- zgjedhni fushën në listën Field të

rrjetës.

Edhe pse në këtë dritare zgjedhni vetëm disa kolona, në dritaren e filtruar paraqiten

të gjitha fushat e tabelës.

Nëse dëshironi që filtrimi të bëhet sipas disa fushave, zgjedhni të gjitha ato fusha

prej listës dhe vendosni në rrjetë. Për të zgjedhur disa fusha të njëpasnjëshme,

mbani shtypur SHIFT dhe klikon të parën dhe të fundit prej tyre. Për të zgjedhur

fushat që nuk janë fqinje, mbani shtyur CTRL dhe klikoni fushat përkatëse. Pastaj

fushat e zgjedhura zvarritni në rrjetë dhe ato do të paraqiten në kolona të

njëpasnjëshme me rradhën që kanë pasur në listë.

Nëse duhet paraqitur më shumë fusha atëherë më lehtë është të insertohen të gjitha

e pastaj të largohen ato të panevojshme. Për të larguar ndonjë fushë, e zgjedhni në

rrjetë kolonën përkatëse dhe shtypni DEL ose në meny zgjedhni Edit-Delete

Column.

Për të përcaktuar kushtet e shumëfishta përdoren operatorët AND dhe OR. Nëse

p.sh dëshironi që në një fushë të shihni rekordet që kanë vlerat X, Y dhe Z, atëherë

në atë fushë:

- Në rreshtin Criteria shtypni: X or Y or Z në kolonën përkatëse

- Në rreshtin e parë, Criteria, shtypni X, në rreshtin e parë Or-Y, dhe në

rreshtin e dytë Or-Z

- Përdorni funksionin IN (Në): In (X, Y, Z) në rreshtin Criteria.

Për të përcaktuar vlerat mes dy datave, mund të përdorni operatorin AND: Between

01/06/2001 AND 30/06/2001.

Për të aplikuar filtrin klikoni: Apply Filter ose në meny zgjedhni: Filter-Apply

Filter ose hapni menynë e kontekstit dhe zgjedhi Apply Filter. Për të larguar filtrin

klikoni Close në shiritin e veglave, klikoni Remove Filter ose zgjedhni në meny:

Records-Remove Filter/Sort.

Për të bërë ndryshimet në filtër përdoret mënyra e njëjtë si me rastin e krijimit,

ashtu që në dritaren për filter shtoni ose ndryshoni kriteret për filtrim.


127

Ruajtja e filtrit

Filtri i fundit i aplikuar ruhet jo si objekt i veçantë por, në kuadër të tabelës, nëse

në pyetjen për ruajten e ndryshimeve në tabelë jeni përgjegjur me Yes. Kur e hapni

tabelën sërish, mund të ndryshoni filtrin. Nëse krijoni filtër të ri por, dëshironi që

në tabelë të ruhet i vjetri, klikoni No në pyetjen për ruajtje të ndryshimeve në

tabelë. Natyrisht nëse bëni ndryshime tjera që dëshironi t'i ruani, bashkë me to

ruhet edhe filtri.

Nëse dëshironi të keni në dispozicion më shumë filtra ose dëshironi ta ruani filtrin

përherë, duhet ta ruani si Pyetës (Query). Pyetësit ruhen si objekte të veqanta në

bazën e të dhënave. Kur dëshironi të përdorni përsëri filtrin, mund ta ktheni përsëri

në dritaren e filtrave dhe mund ta ekzekutoni si Pyetës.

Për ta ruajtur filtrin e krijuar me opcionin Advanced si Pyetës dhe për ta lexuar atë

filtër në dritaren e filtrave, duhet të veproni si vijon:

- Kur është e hapur dritarja e filtrit, klikoni Save As Query, në shiritin e

veglave. Këtë opcion mund ta zgjedhni edhe në menynë e kontekstit ose

në menynë File..

Hapet dialogu: Save As Query ku kërkohet ta

jepni emrin për Pyetësin. Jepni emrin për

Pyetësin dhe klikoni OK.

Për të hapur përsëri filtrin në dritaren e filtrave, hapeni dritaren e zbrazët për punë

me filtrin Advanced Filter/Sort dhe klikoni ikonën Load From Query.

- Ky opcion gjithashtu mund të zgjedhet edhe prej menysë së kontekstit

ose prej menysë: File, me kusht që të jetë hera e parë që e përdorni.

Hapet lista e filtrave të aplikueshëm (Applicable Filter), prej ku

zgjedhni filtrin përkatës.

Largimi dhe fshirja e filtrit

Ekziston dallim në mes të largimit të filtrit dhe fshirjes së filtrit. Nëse filtri

largohet, thjeshtë në ekran paraqiten të gjitha rekordet në tabelë. Më vonë, filtri

mund të aplikohet përsëri. Nëse fshihet filtri, fshihen edhe kriteret në të, ashtu që ai

nuk mund të aplikohet përsëri.

Për të larguar filtrin, klikoni ose zgjedhni në meny Remove Filter.

Për të fshirë filtrin në tërësi, duhet pastruar rrjetën e filtrit dhe pastaj të aplikoni

filtrin e zbrazët në listën e të dhënave në një prej mënyrave vijuese:

- kaloni në dritaren Advanced Filter/Sort. S'ka lidhje në cilën mënyrë është

krijuar filtri, ai do të paraqitet në rrjetën e filtrave në çdo rast.

- klikoni Clear Grid ose zgjedhni në meny Clear Grid.


128

- klikoni Apply Filter

- klikoni Close, për të mbyllur dritaren Advanced Filter/Sort.

Dritarja e filtrit tani është e zbrazët dhe nëse doni të përdorni filtrin përsëri, duhet

ta krijoni përsëri.

Të dhënat që shihen momentalisht në tabelë, në pamjen datasheet mund t'i shtypni

direkt duke klikuar ikonën Print, ose përmes menysë: File-Print. Nëse paraqitet

nevoja për të bërë ndryshime, si madhësia e letrës, margjinat, orientimi i faqes, etj.,

atëherë në menynë File, zgjedhni opcionin Page Setup dhe bëni ndryshimet e

nevojshme.


129

PYETËSIT

Query (Kueri - Pyetësi) është termi i përgjithshëm për pyetje, anketë, kuiz etj.

Pyetësi është objekt i veçantë në bazën e të dhënave. Gjatë manipulimit me të

dhëna në Access, ato mund të filtrohen dhe sortohen në shumë mënyra, por

fleksibilitet më i madh arrihet përmes përdorimit të pyetësve. Me anë të pyetësve

nga baza jo vetëm që mund të zgjidhen disa rekorde për t'u paraqitur në ekran por,

mund të përcaktohen edhe fushat që do të paraqiten. Në Access përmes pyetësit

kërkohen informata për të dhënat e caktuara në bazën e të dhënave. Pyetësi mund

të jetë për të dhënat në një tabelë ose për të dhënat në disa tabela të lidhura mes

veti. Ekzistojnë disa lloje të pyetësve, duke filluar nga pyetësit për zgjedhjen e disa

të dhënave prej bazës deri te ata për azhurim, fshirje ose insertim të të dhënave.

Edhe pse ata kanë sjellje të ndryshme, mund të thuhet se pyetësi është grup i

instruksioneve përmes të cilave Accessit i tregohet cilat informata duhet të

paraqiten në ekran, si duhet të duken ato dhe si të manipulohet me to më tutje. Në

kuadër të pyetësit mund të zgjedhet cilat fusha të paraqiten, kriteret për zgjedhje të

rekordeve, mënyra e sortimit dhe krijimi i fushave të reja si llogaritje për vlerat e

ndryshme. Përmes pyetësit, në Access mund të shihen të dhënat prej më shumë

tabelave, e njëherit ato të jenë të sortuara, të kryhen llogaritje të ndryshme me

rekordet e zgjedhura, të gjinden ose të tregohen rekordet që kanë vlera të

dyfishuara, ose ato që nuk përputhen, të azhurohen të dhënat, të fshihen ekzistueset

ose të shtohen të reja, të krijohen tabela të reja, etj.

Ndonëse duket se filtri dhe pyetësi kryejnë të njejtën punë, mes tyre megjithatë

ekzistojnë dallime të shumta. Edhe filtrat edhe pyetësit kthejnë një bashkësi të

dhënash prej tabelës ose ndonjë pyetësi tjetër. Filtri duhet përdorur për paraqitje të

përkohshme dhe rregullim të rekordeve në datasheet ose në Formë. Nëse duhet që

ato rekorde më vonë të nxirren përsëri, duhet të përdoret pyetësi. Pyetësi është

objekt i veçantë në bazën e të dhënave, ndërsa filtri ruhet në kuadër të tabelës.

Nëse punoni me pyetës, nuk ka nevojë të hapet tabela paraprakisht, si është rasti

me filtrin.

Nëse dëshironi që të "nxjerrni" të dhëna prej disa tabelave, të zgjedhni fushat që do

të paraqiten ose të kryeni llogaritje të ndryshme me vlerat e fushave, duhet

përdorur pyetësit, sepse asnjë nga këto operacione s'mund të realizohet me filtra.


130

Rezultatet e filtrit dhe pyetësit mund të përdoren si bazë për krijimin e formave ose

raporteve. Gjithashtu, me të dy metodat mund të sortohen dhe të mbahen mend

renditjet për t'u përdorur përsëri.

Nëse përcaktoheni për pyetës për ndonjë kërkim nëpër bazën e të dhënave, mund të

përdorni veglat e thjeshta për krijim të filtrave, të cilët pastaj mund t'i ruani si

pyetës, me ç'rast Accessi e bën shndërrimin në pyetës.

Krijimi i pyetësit për zgjedhje - Select Query

Accessi ofron disa opcione për krijimin e pyetësit. Për të filluar krijimin e pyetësit

në dritaren Queries, në bazën e të dhënave, zgjedhni Create Query in Design View

(pyetësi përmes dizajnit), Create Query by using Wizard (pyetësi përmes

magjistarit) ose një prej mënyrave vijuese:

- klikoni New - për të krijuar pyetës të ri

- zgjedhni në menynë Insert - Query

Cilëndo mënyrë që e përdorni, do të hapet dialogu New Query (fig. 7.1)

Fig. 7.1 - New Query - pyetësi i ri

- Design View - pamja e dizajnit, ku

në dritaren për dizajn krijoni vet

pyetësin.

- Simple Query Wizard - magjistari

për pyetës të thjeshtë

- Crosstab Query Wizard -

magjistari për pyetës të tërthortë

- Find Duplicates Query Wizard-

magjistari për pyetës që gjenë

duplikatet, dhe

- Find Unmatched Query Wizard -

magjistari për pyetës që gjenë

rekordet që s'përputhen

Nëse zgjedhet krijimi pëmes dizajnimit në pamjen e dizajnit (Design View), në

ekran do të paraqitet dritarja Query Design, e cila duket njësoj si dritarja për filtrin

Advanced Filter/Sort. Nëse krijohet pyetësi përmes magjistarit, nëse ka nevojë më

vonë përmes dizajnimit ai mund të ndërrohet dhe të përshtatet përsëri, sipas

nevojës.


131

Pyetësi i thjeshtë, përmes magjistarit - Simple Query Wizard

Magjistari për krijimin e pyetësit të thjeshtë startohet duke klikuar në dritaren e

bazës së të dhënave në Create Query by using wizard, ose në dritaren New Query

(fig. 7.1) klikoni dy herë në Simple Query Wizard, ose e zgjedhni me një klik dhe

pastaj me OK. Në ekran do të paraqitet dritarja Simple Query Wizard (fig. 7.2), në

të cilën magjistari ju udhëzon të zgjedhni fushat që dëshironi të paraqiten në

pyetësin tuaj duke treguar se mund të zgjedhni prej më shumë se një tabele ose

pyetësi.

Fig. 7.2 - Simple Qyery Wizard

Në fushën: Tables/Queries paraqitet

lista e tabelave dhe pyetësve që

ekzistojnë në bazën e të dhënave

(lista hapet duke klikuar shigjetën

në skajin e djathtë). Në dritaren

Available Fields (fushat në

dispozicion) paraqitet lista e

fushave që ekzistojnë në tabelën

ose pyetësin e zgjedhur në

Tables/Queries. Pasi të zgjedhen

fushat e tabelës së parë, mund të

kalohet pastaj në tjetërën.

Përmes tasteve me shenjat: >, >>, < dhe << zgjedhen fushat të cilat do të kalojnë në

dritaren Selected Fields(fushat e zgjedhura), dhe ato do të jenë fushat që do të

paraqiten në pyetës. Fusha kalon në dritaren tjetër edhe nëse në të klikohet dy herë.

Nëse dëshironi të zgjedhni njëkohësisht disa fusha, mbani shtypur SHIFT për

fushat e njëpasnjëshme ose CTRL për fushat që nuk janë afër njëra tjetrës, dhe

pastaj me tastin me shenjën > kalojnë në listën e fushave të zgjedhura. Tastet me

shigjetë të dyfishtë, bartin përnjëherë të gjitha fushat prej njërës dritare në tjetrën.

Pasi të jenë zgjedhur fushat nga një ose më shumë tabela ose pytësa, klikohet Next

për të kaluar në hapin tjetër (fig. 7.2b). Në këtë hap magjistari pyet, a dëshironi

pyetës me detale apo pyetës përmbledhës. Opcioni i parë - Detail paraqet të gjitha

fushat e zgjedhura të secilit rekord, kurse opcioni i dytë Summary-përmbledhje,

aktivizon edhe tastin Summary Options… - opcionet për përmbledhje (fig. 7.2c) në

të cilin paraqiten opcionet e përshtatshme për llogaritje, si Sum-Shuma, Avg-

Mesatarja, Min-minimumi dhe Max-maksimumi. Varësisht prej fushave të

zgjedhura në pyetës, zgjedhni opcionet për llogaritje/përmbledhje. Gjithashtu, në

skajin e djathtë poshtë, keni edhe opcionin: "Count records in emri i

tabelës/pyetësit ", i cili bën numërimin e rekordeve përkatëse.


132

Fig. 7.2b - Zgjedhja e tipit të pyetësit

Të supozojmë se në bazën

"Studentët", prej tabelës Studentët

kemi zgjedhur fushat: Numri i

indeksit, emri, mbiemri,dhe drejtimi

si dhe prej tabelës Fletëparaqitjet

kemi zgjedhur vetëm fushën Nota

në Provim. Tani në në hapin e

ardhshëm në pyetjen për

përmbledhje zgjedhim Summary,

dhe pastaj klikojmë Summary

Options. Me Next kalojmë në hapin

tjetër, ku zgjedhim llogaritjen, që

do të bëhet për fushat e zgjedhura.

Fig. 7.2c - Zgjedhja e llogaritjes

përmbledhëse

Për të llogaritur Notën mestare të

studentëve zgjehim operacionin

Avg (Average-Mesatarja). Si shihet

në figurë, Accessi e di për cilën

fushë duhet bërë llogaritjen në bazë

të tipit të të dhënave për fushën

përkatëse, sepse llogaritjet kryhen

vetëm në fushat e tipit, number dhe

currency. Nëse nuk keni zgjehur

asnjë fushë të tillë, dialogu 7.2b

kalohet tërësisht dhe magjistari

kalon direkt në hapin e fundit për

dialog (fig. 7.2d), ku zgjedhet emri

i pyetësit.

Fig. 7.2d - Zgjedhja e emrit për pyetësin

Në këtë hap zgjedhet Emri i

pyetësit dhe për përfundim, kemi

dy opcione, lidhur me atë që do të

ndodhë pasi të krijohet pyetësi:

Open the qyery to view information

- hape pyetësin për të parë

informatat, ose Modify the query

design - Modifiko dizajnin e

pyetësit. Gjithashtu me Display

Help on working with

query(paraqitë ndihmë për punën

me pyetës), hapet dritarja për

ndihmë posa të klikohet Finish dhe

të hapet pyetësi.


133

Nëse zgjedhet opcioni i parë, për të hapur pyetësin, pasi të klikohet Finish, në

ekran do të hapet dritarja e pyetësit të krijuar (fig. 7.3).

Fig. 7.3 - Pyetësi i krijuar përmes

magjistarit.

Pra, do të shihen të gjitha fushat e

zgjedhura, kurse për fushën Nota në

Provim, është llogaritur mestarja:

Avg of Nota në provim. Sikur të

mos bëhej përmbledhja, në pyetës

do të shiheshin të gjitha rekordet

për secilin provim në veçanti me

notën në provim, jo mesataren.

Nëse në dialogun e fundit (fig. 7.2d) zgjedhet opcioni për modifikim të pyetësit,

pasi të klikohet Finish, do të hapet pyetësi në dritaren për dizajn, në pamjen e

dizajnit - Design View (fig. 7.4).

Fig. 7.4 - Dritarja për dizajn - design view

Dritarja shihet se është e ngjashme

me atë tek Advanced Filter/Sort,

me pjesën e epërme, ku shihen

tabelat që janë përdorur në pyetës

dhe lidhja që ekziston mes tyre,

nëse ajo është rregulluar në

Relationships dhe në pjesën e

poshtme fushat e zgjedhura për t'u

paraqitur në pyetës. Si shihet për

rreshtin: Total, vetëm tek fusha për

notën në provim, kemi Avg.

Group by (Grupo sipas), do të thotë se bën grupimin e të dhënave në pyetës sipas

fushës nota në provim, pra nëse një student ka dhënë më shumë provime, emri i tij

do të paraqitet vetëm një herë në pyetës. Sikur mos të bënim fare llogaritje

(përmbledhje), atëherë të dhënat për atë student do të paraqiteshin aq herë, sa

provime të dhëna të kishte studenti përkatës dhe në pamjen e dizajnit s'do të kishim

fare rreshtin Total.

Pra, në këtë mënyrë mund të krijohen pyetësit të cilët do të nxjerrin prej një ose më

shumë tabelave të dhënat që dëshironi të shihen në një formë të caktuar dhe për

ndonjë qëllim të caktuar duke mundësuar njëherit kryerjen e llogaritjeve të

ndryshme në ato të dhëna dhe grupimin sipas fushave të caktuara. Nëse duhen bërë

ndryshime të mëtejme, duhet hapur pyetësin në modin e dizajnit ose mund të

krijohet pyetës i ri duke filluar krijimin e tij përmes pamjes Design View.


134

Krijimi i pyetësit në Design View

Për të filluar krijimin e pyetësit të ri në pamjen e dizajnit, në dritaren e bazës në

faqen Queries, klikoni në Create Query in design View ose në dritaren New Query

(fig. 7.1), që hapet pasi të klikoni tastin New, në shiritin e veglave të dritares së

bazës, zgjedhni opcionin e parë, Design View. Për të kaluar në pamjen e dizajnit

për ndonjë pyetës të krijuar më herët, mund të klikoni tastin Design.

Design - në shiritin e veglave. në dritaren e bazës, ose Design View, në

menynë e kontekstit, pasi të klikoni pyetësin me tastin e djathtë të mausit.

Nëse fillojmë krijimin e pyetësit përmes dizajnimit, në ekran do të paraqitet dritarja

(fig. 7.5) për dizajnim, me rrjetën për dizajn dhe në fillim paraqitet edhe dritarja

për dialog, Show Table, në të cilën zgjedhim tabelat ose pyetësit që veq ekzistojnë

në bazë. Në këtë dritare zgjedhim Tabelat përkatëse dhe me tastin Add i shtojmë në

dritaren për dizajn, në pjesën e epërme të saj.

Fig. 7.5 - Design View për pyetësit

Në dritaren Show Table faqja,

Table - përmbanë tabelat,

Queries - përmbanë pyetësit që

ekzistojnë në bazë, dhe

Both - përmbanë të dy palët, të

rradhitura sipas alfabetit. Nga lista

zgjedhim objektet përkatëse, dhe

me close e mbyllim dritaren Show

Table. Atëherë, në pjesën e epërme

do të paraqiten objektet ose objekti

i zgjedhur. (fig. 7.6).

Nëse zgjedhni dy ose më shumë tabela për të cilat paraprakisht janë definuar lidhjet

(relacionet), atëherë ato do të shihen në dritaren për dizajn. Nëse paraqitni dy

tabela që nuk janë në relacion njëra me tjetrën, atëherë mund të definohet lidhja-

relacioni mes tabelave, që do të jetë relacion i përkohshëm, vetëm për qëllime

përdorimi për pyetësin përkatës. Për vendosjen e lidhjes së përkohshme mes

tabelave, vlejnë të gjitha rregullat e definimit të relacionit si në dritaren

Relationships.

Verejtje: Nëse tabelat nuk janë të lidhura dhe në pyetës marrim fusha prej të dy tabelave atëherë në pyetës do të paraqiten vlerat si Produkt Cartesian, ku në pyetës paraqiten n x m rreshta, për n rekordet e tabelës së parë kombinuar me m rekordet e tabelës së dytë.

Le të marrim rastin kur zgjedhim dy tabela prej bazës së të dhënave për fakultet,

tabelën Studentët dhe tabelën Fletëparaqitjet. Atëherë në pjesën e epërme shihen


135

dritaret përkatëse me fushat e tabelave dhe relacioni që ekziston mes tyre, i

definuar paraprakisht në Relationships. Për të ndryshuar pamjen e dritares, mund të

rritet hapësira e epërme, duke klikuar në vijën ndarëse horizontale dhe duke

zvarritur për ta rritur pjesën përkatëse të dritares. Atëherë, mund të rriten edhe

dritaret e tabelave ashtu që të shihen të gjitha fushat e tyre. Në pjesën e poshtme,

ku paraqitet rrjeta për dizajnim, shihen fushat:

Fig. 7.6 - Dritarja për dizajn

- Field - fusha, ku zgjedhim emrin e

fushës, të cilën dëshirojnë ta

përfshijmë në pyetës.

- Table - Emri i tabelës prej të cilës

zgjedhim fushën.

- Sort - fusha për zgjedhjen e

opcionit për sortim të fushës.

- Show-paraqite, check box-i për të

vendosur a do të shihet fusha e

zgjedhur në pyetës apo jo.

Mund të ndodhë që të zgjedhet fusha, por nuk paraqitet fare në pyetës, vetëm

përdoret për qëllime tjera brenda pyetësit përkatës, p.sh., për ndonjë llogaritje.

- Criteria - kriteri, fusha ku përcaktohen kriteret për pyetësin dhe rreshtat Or(ose)

të cilët mundësojnë definimin e kritereve të shumëfishta.

Nëse dëshironi të bëni ndonjë përmbledhje të fushës, si shuma, mesatarja, etj, duhet

shtuar edhe rreshtin Total, i cili shtohet duke klikuar në tastin Totals në shiritin e

veglave të dritares për dizajnim të pyetësve ose kudo në rrjetë klikohet me tastin e

djathtë për të hapur menynë e kontekstit dhe në të zgjedhet menya Totals.

Kolonat e rrjetës për dizajn mund të zgjerohen ose ngushtohen sipas nevojës njësoj

si tabelat në datasheet.

Në shiritin e veglave Query, përveq veglave të zakonshme si vegla specifike, kemi:

Query Type - përcakotn tipin e pyetësit

Run Query - ekzekuton pyetësin

Show Table - paraqet tabelat (për t'i shtuar në dritaren e dizajnit)

Totals - për llogaritjen e përmbledhjeve, totaleve.

Top Values - Vlerat e epërme, përcakton sa vlera të shihen në

pyetës, si vlerat të epërme, sipas përqindjes ose numrit.

Properties - karakteristikat, tiparet

Build - starton editorin, Expression Builder, për krijimin e

shprehjeve të ndryshme për llogaritje.


136

Për secilën prej tyre, kemi edhe ekuivalentin përkatës në menynë Query, e cila

paraqitet në menynë kryesore të Accessit kur kalojmë në dritaren për dizajnim të

pyetësve.

Për të zgjedhur fushat që do të përdoren në pyetës, zgjedhim tabelën prej të cilës do

të zgjedhim fushat që do të paraqiten në pyetës (fig. 7.7)

Fig. 7.7 - Zgjedhja e fushave

Klikoni në fushën përkatëse dhe me shigjetën në

skajin e djathtë hapet lista me fushat e tabelës së

zgjedhur. Pastaj në fushën Sort mund të

zgjedhet opcioni për sortim në rritje ose në

zbritje apo të mos përcaktohet fare. Nëse

paraprakisht është përcaktuar dhe dëshironi ta

largoni sortimitn, prap e hapni listën Sort dhe

zgjedhni opcionin (not sorted).

Në fushën Show përcaktoni a të shihet fusha

përkatëse në pyetës (e predefinuar Po).

Le të krijojmë pyetësin i cili do të paraqesë notat mesatare të studentëve nga

Prishtina. Atëherë në dritaren për dizajn (fig. 7.8) zgjedhim fushat: Numri i

indeksit, Emri, Mbiemri, Vendlindja dhe Drejtimi nga tabela "Studentët" dhe

fushën Nota në provim nga tabela "Fletëparaqtitjet".

Fig. 7.8 - Dizajnimi i pyetësit

Vlerat do të jenë të sortuara sipas fushës Emri dhe pastaj sipas fushës mbiemri

(sepse emri është në anën e majtë, pasi edhe këtu vlejnë rregullat e njëjta sikur në

rastin e sortimit të tabelës në datasheet). Për të ndryshuar rradhën e kolonave edhe

këtu mund të veprohet si tek tabelat në datasheet. Për fushën Vendlindja, në

rreshtin Criteria përcaktojmë kriterin duke shkruar në atë fushë: Prishtinë ose

=Prishtinë, të cilin Accessi automatikisht e shndërron në formën nën thonjëza si

shihet në figurë. Pasaj me anë të tastit Totals me shenjën , ose duke e zgjedhur në

menynë e kontekstit shtojmë rreshtin Totals në rrjetën e fushave.


137

Fig. 7.9 - Përcaktimi i

llogaritjes

Atëherë në rreshtin Totals tek kolona Nota në provim,

në fushën përkatëse, hapim listën e totaleve (fig. 7.9), në

të cilën zgjedhim operacionin përkatës: Avg (mesatarja).

Si shihet në figurë, ka mundësi të llogaritet Shuma,

mesatarja, minimumi, maksimumi, numri i anëtarëve,

devijimi standard, etj.

Tashti pyetësi është i gatshëm, si në fig 7.8 dhe me anë

të ikonës Run Query, mund ta ekzekutojmë

automatikisht, ose së pari mund ta ruajmë, duke i dhënë

një emër ( kur ruhet për herë të parë), e pastaj ta

ekzekutojmë prej dritares së bazës, duke e klikuar dy

herë emrin e pyetësit ose duke e zgjedhur dhe duke

klikuar Open në shiritin e veglave ose në menynë e

kontekstit.

Pas ekzekutimit, në ekran do të paraqitet dritarja e pyetësit (fig. 7.10):

Fig. 7.10 - Dritarja e pyetësit

Shihet, se në pyetës paraqiten

vetëm ato rekorde që e plotësojnë

kriterin "Prishtinë" për fushën

Vendlindja dhe për secilin prej tyre

është llogaritur nota mesatare.

Sikur të mos përcaktonim llogaritjen e vlerës mesatare, atëherë në pyetës secilin

student do të shiheshin të gjitha notat e provimeve, duke paraqitur fushat Numri i

indeksit, Emri, Mbiemri dhe Vendlindja për secilën Notë në provim.

Analizimi dhe optimizimi i performansave të pyetësit

Nëse keni krijuar ndonjë pyetës të rëndësishëm dhe për ekzekutimin e tij kërkohet shumë kohë, ndoshta mund të bëhet më efikas nëse e kontrolloni përmes veglës së Accessit Performance Analyzer (analizatori i performansave) i cili mund të kontrollojë një ose të gjitha objektet e bazës së të dhënave dhe të japë këshillat lidhur me përmirësimin e tyre. Për të startuar analizatorin në menynë Tools zgjedhni Analyze-Performance. Në dritaren që paraqitet zgjedhni Query dhe në të zgjedhni pyetësin përkatës dhe klikoni OK. Pasi të kryejë punën analizatori, do të paraqitet lista me rezultatet e analizës dhe mund të zgjedhni që të aplikoni ndonjë prej këshillave që preferohen. Disa veprimë që mund t'i kryeni me qëllim të optimizimit:

- Verifikoni a janë të indeksuar të gjithë çelësat e huaj në tabelat e lidhura. Nëse fusha s'mund të indeksohet, mos provoni të bëni sortimin sipas saj.

- Në rrjetën për krijimin e pyetësit vendosni vetëm ato fusha që vërtetë ju nevojiten. Secila fushë shtesë, kërkon kohë shtesë gjatë punës.

- Verifkoni a janë përdorur tej mase madhësitë e fushave. Fushat e mëdha të panevojshme zënë hapësirë të panevojshme në disk dhe ngadalsojnë punën.

Analizatori mund të ndihmojë në analizimin e performansave të të gjitha objekteve në bazë, ose bazës në tërësi.


138

Kriteret për zgjedhjen e rekordeve

Kriteret për zgjedhje në pyetës janë gjithashtu shprehje të cilat përcaktojnë kushtet

që duhet plotësuar që ndonjë rekord të paraqitet në bashkësinë rezultuese të

rekordeve. Shprehja është kombinim i simboleve, vlerave, identifikatorëve e

operatorëve që janë përmendur edhe më herët. Në kuadër të shprehjes mund të

paraqiten rregullat për rekorde, për zhvendosje të fushave, përshtatjet me të cilat

definohen vlerat e nënkuptuara në ndonjë fushë, kriteri për filtrim të rekordeve,

llogaritjet me fushat që janë rezultat i vlerave të fushave tjera, kushtet e punës për

makro dhe argumentet për funksionet dhe procedurat e Visual Basic-ut në module.

Simbolet që paraqiten në shprehje janë thonjëzat, ylli, dy pikat dhe karakteret tjera

speciale. Vlerat mund të paraqiten si literale, konstante, rezultate të funksioneve

ose si identifikatorë. Identifikatorët tregojnë ndonjë vlerë në ndonjë fushë,

kontrollë në formë ose raport ose ndonjë veti. Operatorët (simbol ose fjalë)

tregojnë në operacionet që duhet kryer në një ose më shumë elemente në shprehje.

Një karakteristikë e Accessit 2000 është se në rezultatin e pyetësit, në pamjen datasheet, mund të aplikohet filtri, me ç'rast ai s'ka nevojë të ruhet si pjesë e pyetësit, Kjo ka efektin e njëjtë si definimi i filtrit në rrjetën e pyetësit, por filtri nuk ruhet në kuadër të pyetësit.

Në kritere mund të përdoren edhe shenjat xhoker: * dhe ? për të definuar kushtet

për fushat e tipit Text.

Për krijimin e shprehjeve të ndryshme përdoren operatorët. Në Access përdoren

disa klasa operatorësh: operatorët aritmetik, të krahasimit, të bashkimit dhe

operatorët logjik. Në tabelën në vijim është dhënë lista e operatorëve dhe

mundësitë e përdorimit të tyre përmes shembullit. Nëse emri i fushës përmbanë

hapësirë, dy pika ose ndonjë karakter special, atëherë duhet të jipet në kllapa të

mesme ([ ]) kur përdoret në shprehje.

Operatori Përshkrimi Shembull Kufizon rekordet në:

Aritemetik:

+ mbledhja =cmimi+20 Vlerat që janë për 20 më të mëdha se vlera në fushën cmimi

- zbritja =cmimi-20 Vlerat që janë për 20 më të vogla se vlera në fushën cmimi

* shumëzimi =cmimi*2 Vlerat që janë për 2 herë më të mëdha se vlera në fushën cmimi

/ pjestimi =cmimi/2 Vlerat që janë për 2 herë më të vogla se vlera Cmimi

\ pjestimi i plotë =cmimi\2 Pjesa e plotë e pjestimit

Mod pjestimi me mbetje =cmimi Mod 2 Mbetja e pjestimit


139

Krahasues:

= baraz =Pr ose ="Pr" ato që kanë Pr në fushë

> më i madh se >8/10/01 ose >#8/10/01#

Më vonë se data e dhënë

< më i vogël se <100 Vlerat më të vogla se 100

>= më i madh ose baraz >=5 Vlerat më të mëdha ose baraz me 5

<= më i vogël ose baraz <=31/12/01 ose <=#31/12/01#

Data para ose gjatë 31 dhjetorit të vitit 2001

<> jo baraz <>Pr ose <>"Pr" Vlerat që dallojnë prej Pr

Between … And …

ndërmjet dy vlerave Between 5 And 10

Vlerat mes 5 e 8 duke i përfshirë edhe ato

In në grupin In ("Pr", "Pz") Ose Pr ose Pz

Is Null fusha e zbrazët Is Null Pa vlerë në fushë

Is Not Null fusha jo e zbrazët Is Not Null Me vlerë në fushë

"" string i zbrazët ="" Me string të zbrazët në fushë

Like sikur Like P* ose Like "P*"

Çfarëdo teksti që fillon me P

Logjik:

And të dy kushtet të sakta >=5 And <=10 Vlerat mes 5 dhe 10 duke i përfshirë edhe ato

Or cilido kusht i saktë Pr Or Pz Ose Pr ose Pz

Not jo e saktë Not Like AB* ose Not Like "AB*"

Të gjitha vlerat, përveq atyre që fillojnë me AB

Për fushat Date/Time përdoren funksionet si në tabelë (Date() - data aktuale):

Funksioni Shprehja Rezultati

Date >Date()-100 Provimet e dhëna në 100 ditët e fundit ( fusha [Data e Provimit] )

DateAdd() >DateAdd("m",6,Date()) Datat që do të realizohen në 6 muajt e ardhshëm. "m" paraqet muajt

Year() Year([Data e provimit])=2001

Provimet e dhëna gjatë vitit 2001

DatePart() DatePart("q",[Data e Provimit])=1

Datat në tremujorin e parë. "q" paraqet tremujorin

Month() Year([Data e Provimit])=Year(Now) And Month([Data e Provimit])=Month(Now)

Provimet e kompletuara gjatë muajit të fundit. Year(Now) - viti aktual, Month(Now) - muaji aktual.

Kriteret që përcaktohen mund të jenë të njëfishta ose të shumëfishta.


140

Përdorimi i një kriteri

Për të definuar një kriter në pyetës, në fushën përkatëse jepet kriteri që duhet

plotësuar, si në (fig. 7.11).

Fig. 7.11 - Pyetësi më një kriter

Për të paraqitur në pyetës vetëm

rekordet, me notën në provim 10 ose në

cilëndo fushë tjetër, do të mund të

përckatohej kushti, që paraqet kriterin e

njëfishtë.

Përdorimi i më shumë kritereve

Për të definuar më shumë kritere në kuadër të pyetësit, mund të bëhen kombinime

të ndryshme me operatorët Or dhe And në kuadër të një ose më shumë fushave.

Në fig. 7.12 janë dhënë kombinime të ndryshme të kushteve për më shumë kritere,

në pyetësin i cili nxjerrë fushat: Numri i indeksti, Emri, Mbiemri dhe Drejtimi nga

tabela Studentët dhe Nota dhe Data e provimit nga Fletëpëraqitjet:

a. e.

b. f.

c. g.

d.

Fig. 7.12 - Kombinimet e kritereve

Pra në fig. 7.12 janë përcaktuar këto kritere dhe në pyetësin përkatës do të shihen

vetëm rekordet që i plotësojnë kushtet në fushat përkatëse:


141

a. Rekordet ku nota në provim është 9 ose 10, sepse është bërë kombinimi me Or,

në rreshta të ndryshëm në të njëjtën fushë.

b. Rekordet e studentëve që janë nga Prishtina dhe që kanë notën 10, sepse në të

njëjtin rresht të kriterit zbatohet operatori AND (Dhe).

c. Rekordet e studentëve që kanë marrë notën 10 gjatë vitit 2002, përsëri kemi

kushtin AND (kriteret në të njëjtin rresht).

d. Rekordet që janë nga Prishtina ose që kanë Notën 10 në provim, sepse është

zbatuar kushti Or, në rreshta të ndryshëm për fusha të ndryshme.

e. Rekordet e studentëve që kanë notën 10 gjatë vitit 2002 ose që kanë notën 9 para

vitit 2002. Këtu kemi kombinim të dy kushteve me DHE të kombinuara me dy

kushte tjera me DHE me anë të kushtit OSE.

f. Rekordet që kanë notën 10 gjatë vitit 2002 ose që janë nga Prishtina dhe kanë

notën 9. Përsëri kombinim i dy kushteve DHE me anë të OSE.

g. Rekordet që kanë një kusht të kombinuar me DHE në të njëjtën fushë. Në rastet

kur shrehja është më e gjatë se gjerësia e kolonës, mund të zgjerohet kolona ose

mund të përdoret SHIFT+F2 për të hapur dritaren ZOOM.

Përdorimi i Expression Builder

Një prej programeve ndihmëse të Accessit është edhe editori për definimin e

shprehjeve i cili mund të përdoret për definimin e shprehjeve më të komplikuara

ose për krijimin e fushave, vlerat e të cilave llogariten si rezultat i ndonjë shrehjeje.

Për të startuar editorin e shprehjeve mund të klikoni tastin Build në pamjen

Query Design. Gjithashtu, edhe në menynë e kontekstit në fushën përkatëse

mund ta startoni përmes menysë Build.

Në ekran do të paraqitet dritarja Expression Builder (fig. 7.13) e cila mundëson

definimin e shrehjeve përmes kombinimit të operatorëve, zgjedhjes së fushave,

vlerave të tyre etj.

Në dritaren e epërme shkruhen shprehjet, kurse në dritaret e poshtme zgjedhen

objektet dhe elementet e tyre. Në dritaren e majtë zgjedhen objektet e bazës, në

dritaren e mesme paraqiten fushat (elementet) e tyre, kurse në dritaren e djathtë

paraqiten vlerat ose opcionet për fushat e zgjedhura.

Në dritare shihen me ikonë të njëjtë me ikonën e folderit objektet e bazës së të

dhënave dhe ato që kanë shenjën Plus, përmbajnë elementet përkatëse brenda

vetes. Pra, nëse klikoni ikonën Tables, do të hapet lista e tabelave në bazë. Pastaj,

në listën e tabelave zgjedhet një tabelë dhe në dritaren e mesme do të paraqiten

fushat e saj.


142

Fig. 7.13 - Expression Builder

Në dritaren e djathë shihet <Value>

vlera për fushën e zgjedhur, dhe

nëse klikohet tasti Paste, vlera

përkatëse do të paraqitet në dritaren

e epërme për përgatitjen e

shprehjes. Shihet se vlera për

fushën paraqitet në kllapa të

mesme. Në listën e objekteve në

dritaren e majtë gjenden edhe

funksionet e brendshme, konstantat,

operatorët dhe shprehjet e

zakonshme. Secilën prej tyre mund

ta përdorni në shprehjet që

definohen.

Për shembull, nëse në pyetës dëshirojmë të caktojmë kriterin për datën e provimit

gjatë vitit 2002, atëherë duhet klikuar tabelën Fletëparaqitjet, fushën Data e

provimit dhe Paste. Në dritaren për definimin e shprehjes paraqitet:

[Fleteparaqitjet]![Data e Provimit] dhe pastaj klikojmë '>=' dhe me tastierë

shtypim: 01/01/2002 atëherë, kur të klikojmë OK, për t'u kthyer në dritaren për

dizajnim të pyetësit, në fushën Data e provimit në rreshtin Criteria do të paraqitet

shrehja: [Fleteparaqitjet]![Data e Provimit]>=#01/01/2002#.

Puna me fushat e zbrazëta

Fushat me string të zbrazët dhe vlera Null mund të kenë ndikim në rezultatet e

pyetësit.

- Për të gjetur fushat me vlera Null përdoret IS NULL, kurse për stringjet e

zbrazëta "".

- Pyetësit me vlera nga tabelat e lidhura si rezultat do të paraqesin vetëm ato

rekorde që nuk kanë asnjë fushë të zbrazët.

- Nëse përdoret ndonjë vlerë e fushës në operacionet e mbledhjes ose

numërimit, Accessi nuk do të përfshijë në to fushat Null. Nëse dëshironi të

përfshini edhe ato me rastin e numërimit të rekordeve, duhet përdorur

funksionin Count me shenjën xhoker *.

- Nëse dëshironi të paraqitni fushat me string të zbrazët por, jo edhe ato me

vlerë Null, si kriter duhet përdorur shprehjen: Like"*".

- Nëse ndonjë fushë në shprehjet me operatorët aritmetik (+,-,*,/,\) ka vlerë

Null, edhe rezultati i pyetësi do të jetë vlerë Null.


143

Tiparet e pyetësit

Sikur objektet tjera në Access edhe pyetësi ka tiparet e tij. Për të parë tiparet e

pyetësit, në dritaren për dizajnim të pyetësit, vendoseni kursorin në pjesën e

epërme të dritares, ku janë tabelat dhe :

- Klikoni Properties

- Zgjedhni në meny: View-Properties

- Klikoni tastin e djathtë brenda dritares, por jashtë listës së fushave dhe në

menynë e kontekstit zgjedhni Properties.

Në dritaren Query Properties (fig. 7.14), shihen tiparet e pyetësit.

Fig. 7.14 - Query Properties

-Description - përshkrimi i pyetësit

-Output All Fields (Paraqiti të gjitha fushat) -

sikur Show për të gjitha fushat

-Top Values-Kufizimi i numrit të rekordeve që

do të paraqiten. Për shembull vetëm 10 vlerat e

para (bazohet në sortimin e fushës së parë

majtas).

-Unique Values-Kthen vetëm rekordet me vlera

unike në fushën e caktuar.

-Unique Records-Njësoj si e mëparshmja, vetëm

se kjo kthen vetëm rekordet me vlerë unike në të

gjitha fushat e rekordit, jo vetëm ato në pyetës.

-Run Permissions-të drejtat për ekzekutim.

-Source database-Burimi i të dhënave.

-Source Connect Str-Burimi i jashtëm për

bazën, tregon ku janë tabelat, pyetësit, etj.

-Record Locks - Definon mënyrën e mbylljes (ruajtjes) së rekordeve tek sistemet

me shumë shfrytëzues.

-Recordset type-Tipi i bashkësisë rezultuese të pyetësit.

-ODBC Timeout-Koha për verifikim të lidhjes në rrjetë.

-Filter-Tregon për Filtrin që është përdorur pasi të jetë ekzekutuar pyetësi.

-Order By-Renditja në sortim në rezultatin e pyetësit.

-Max Records-Numri maksimal i rekordeve prej ODBC bazës.

-Subdatasheet Name-Nënlista e të dhënave (emri i tabelës së lidhur).

-Link Child Fileds-Fushat e lidhura në nënformë ose nënraport.

-Link Master Fileds-Fushat e lidhura në formën ose raportin prind.

-Subdatasheet Height-Lartësia e nënlistës.

-Subdatasheet Expanded-Paraqitja e nënlistës.


144

Modifikimi i pyetësit

Për të ndryshuar ndonjë pyetës, duhet zgjedhur pyetësin në dritaren e bazës së të

dhënave, në faqen Queries dhe pastaj me Design kalohet në dritaren për dizajnim,

ku mund të bëhen ndryshimet. Ndryshimet bëhen njësoj si me rastin e krijimit të

pyetësit të ri. Mund të shtoni ose të largoni ndonjë fushë, të ndryshoni rradhën e

kolonave, të paraqitni ose të fshehni ndonjë fushë, të ndryshoni mënyrën e sortimit

ose të shtoni apo largoni ndonjë kriter.

Shtimi i fushave dhe ndryshimi i rradhës së tyre

Për të shtuar një fushë në rrjetën e pyetësit gjatë dizajnimit mund të zgjedhet fusha

në dritaret e tabelave në pjesën e epërme dhe të zvarritet në rreshtin Field të

kolonës ku dëshironi ta vendosni. Fusha do të shtohet dhe kolonat tjera do të

zhvendosen për të krijuar vend për kolonën e re. Nëse e klikoni dy herë fushën ajo

do të shtohet në fund, në një kolonë të zbrazët.

Zhvendosja e kolonave bëhet njësoj si në pamjen datasheet të tabelave. Vendosni

kursorin mbi kolonë, ai do të marrë formën e shigjetës së zezë drejtuar te poshtë, që

kur klikohet zgjedhë kolonën. Pastaj e lironi tastin e miut dhe përsëri e klikoni, e

mbani tastin shtypur dhe e zvarritni kolonën në pozitën e re dhe e lironi tastin për të

vendosur kolonën në pozitën e dëshiruar. Gjatë zvarritjes shihet vija e zezë

vertikale që paraqet skajin e majtë të kolonës. Kolona do të kalojë në pozitë të re,

kurse kolonat tjera do të zhvendosen.

Ndryshimi i vetive të fushës

Fusha që paraqitet në pyetës, i trashëgon tiparet (vetitë) e fushës nga tabela bazë.

Mirëpo, ekziston mundësia që të definohet pamje tjetër e fushës ose të definohet

emër tjetër për fushën, sidomos kur dëshironi ta përdorni pyetësin si bazë për

krijimin e formave ose raporteve. Nuk mund të ndryshohen të gjitha tiparet e

fushës por, vetëm ato që paraqiten në kuadër të tiparëve të fushës së pyetësit.

Kur ndryshohen tiparet e fushës në tabelë, ato do të trashëgohen nga pyetësit e ri

ose ekzistues. Përjashtim bëjnë fushat për të cilat janë bërë ndryshime të tipareve

në kuadër të pyetësit. Në këtë rast, tiparet e reja në tabelë nuk do të aplikohen në

pyetës.

Zakonisht do të paraqitet nevoja për të definuar ndonjë emër më të përshtatshëm

për fushën në pyetës, sesa ata që i ndanë Accessi për fushat, siç ishte rasti për

kolonën me Notat mesatare të studentëve. Accessi i ndanë emrat e zakonshëm si

Expr1, CountofEmri, etj. Nëse i ndryshoni këta emra, ata do të paraqiten edhe në

format dhe raportet që krijohen prej pyetësit, dhe s'kanë kurrfarë ndikimi në të

dhënat në tabelë ose në format dhe raportet e krijuara më herët. Për të ndryshuar

emrin e fushës, në rrjetën për krijim të pyetësit veproni si vijon:


145

1.Vendosni kursorin majtas prej shkronjës së parë të emrit në fushë (Mund të

zgjedhni emrin dhe të klikoni F2, e pastaj të lëvizni me shigjeta në tastierë).

2. Shtypni emrin e ri, i cili duhet të përfundojë me dy pika (Shuma: Expr1 …).

Emrin e ri e shtoni pa fshirë emrin që aty ekziston. Nëse ndryshoni emrin Expr1

ose ndonjë tjetër që e ka ndarë Accessi, ndryshoni vetëm emrin, jo edhe shrehjen.

3. Shtypni Enter.

Nëse dëshironi që në rrjetën për krijimin e Pyetësit të mbetet emri i njëjtë, por në

pamjen datasheet të paraqitet emri i ri, ndryshoni tiparin Caption të fushës

përkatëse. Për të ndryshuar tiparet e fushës, në dritaren për dizajn klikoni në fushën

përkatëse dhe klikoni në tastin Properties në shiritin e veglave ose në menynë e

kontekstit. Në dritaren Field Properties (fig. 7.15) ndryshoni tiparin Caption. Të

gjitha fushat në atë dritare janë të zbrazëta, gjegjësisht nuk janë përcaktuar gjatë

krijimit të tabelës. Krejt çka definohet këtu, mbulon ato tipare që janë përcaktuar

më herët në tabelë.

Fig. 7.15 - Field Properties - tiparet e fushës

së pyetësit.

- Description - përshkrimi, teksti që

paraqitet në rreshtin e statusit për

fushën përkatëse.

- Format - formati përcaktohet prej

listës që hapet.

-Input Mask - maska hyrëse.

- Caption - Etiketa, paraqet Emrin e

kolonës në pamjen Datasheet.

Nëse fusha është e tipit Number,

aty do të paraqitet edhe fusha:

- Decimal places - numri i shifrave

decimale.

Llogaritjet në kuadër të pyetësit

Në kuadër të pyetësit mund të paraqiten edhe fusha që bëjnë llogaritje të ndryshme,

të cilat kryhen sa herë që ekzekutohet pyetësi, ashtu që në çdo kohë të keni të

dhëna të azhuruara. Llogaritjet mund të jenë të predefinuara ose të shfrytëzuesit.

Ato të predefinuara kryhen në grupin e të dhënave që paraqiten në pyetës dhe janë

si përmbledhje vertikale: shuma, numërimi, mesatarja etj.

Llogaritjet e shfrytëzuesit përdoren për të krijuar fusha të reja në pyetës, të cilat

krijohen me kombinimin e vlerave nga fushat tjera ose si rezultati i llogaritjeve

horizontale. Mund të krijohen fusha të reja numerike, tekstuale, etj. Për shembull:

[Data e fillimit]-[Data e përfundimit] llogaritë distancën mes dy datave;

[sasia]*[cmimipërnjesi] llogaritë vlerën totale; [emri]&" "&[mbiemri] bashkon në


146

një fushë të përbashkët, fushat emri dhe mbiemri, etj. Për të bërë llogaritjen

horizontale, në modin e dizajnit, në fushën Field të rrjetës shkruhet shprehja

përkatëse dhe Accessi automatikisht ia shton shprehjen: Expr1:.

Mund të bëhet edhe kombinimi i të dy llojeve të llogaritjes në një pyetës.

Për shembull, për bazën e të dhënave "Shitja e kartelave", do të llogarisim për

secilin shitës numrin e kartelave të shitura për secilin lloj dhe vlerën totale të

shitjes, duke marrë në një fushë të përbashkët emrin dhe mbiemrin e shitësit (fig.

7.16).

Fig. 7.16 - Llogaritjet në pyetës

Rezultati i ekzekutimit të pyetësit do të dukej si në fig. 7.17.

Fig. 7.17 - Rezultati i pyetësit për fig. 7.16.

Pra, për fushën Tipi i kartelës

është bërë llogaritja vertikale,

me fuksionin e predefinuar -

Count, si dhe për fushën:

Vlera e karteles - Sum. Kurse

për fushën Shitësi (e kemi

ndryshuar titullin në tiparin

Caption), kemi bashkuar

fushat Emri dhe Mbiemri.

Numrimi me anë të grupimit Numrimi me anë të grupimit mundëson gjetjen e numrit të anëtarëve të një fushe të

caktuar. Për shembull, në bazën për fakultet, dëshirojmë të dijmë numrin e


147

studentëve për secilin drejtim, atëherë do të bënim grupimin sipas fushës drejtimi

dhe njëherit do të bënim numërimin për të njëjtën fushë (fig. 7.18).

Fig. 7.18 - Numrimi me grupim

Rezultati i numrimit do të dukej si në

figurën e sipërme. (Numri i vogël i

studentëve është pasojë e faktit, se

tabela e studentëve nuk është plotësuar

akoma e këtu vetëm kemi demonstruar

mundësinë e numrimit me grupim).

Krijimi i pyetësve special me anë të magjistarit Query Wizard

Siç është parë më herët në kuadër të dritares New Query, përveq pyetësve të

thjeshtë - Simple Query Wizard, kemi edhe magjistarët për pyetësin që gjenë

rekordet e dyfishta (Find Duplicates Query Wizard) dhe pyetësin që gjenë rekordet

që nuk kanë rekorde përkatëse në tabelën tjetër (Find Unmatched Query Wizard).

Pyetësi që gjenë rekordet e dyfishta - Find Duplicates Query

Pyetësi Find Duplicates gjenë rekordet që kanë vlerë të njëjtë në një fushë ose në

disa fusha të caktuara. Për shembull, në tabelën Studentët do të gjejmë studentët me

emra të njëjtë. Për të krijuar pyetësin Find Duplicates, duhet vepruar si vijon:

1. Në dritaren e bazës në faqen Queries klikoni New në shiritin e veglave dhe në

dialogun New Query zgjedhni Find Duplicates Query. Do të hapet dritarja Find

Duplicates (Fig. 7.19a) në të cilën zgjedhni tabelën përkatëse.

Pyetësi që gjenë rekordet e dyfishta është i përshtatshëm për të gjetur dhe për të fshirë duplikatet e panevojshme në tabelë ose kur dëshironi që një tabele që s'ka pasur çelës primar t'ia caktoni një fushë si çelës primar, në tabelën ekzistuese, por ajo veq ka vlera të dyfishta në atë fushë. Atëherë mund të gjinden cilat janë ato vlera të dyfishta. Përndryshe ekziston edhe mundësia e gjetjes dhe fshirjes automatike të vlerave të dyfishta në tabelë.


148

Fig. 7.19a - Find Duplicates Query

2. Në listën e tabelave zgjedhim

tabelën në të cilën dëshirojmë të

gjejmë rekordet që kanë vlera të

njejta në ndonjë fushë. Mund të

zgjedhet edhe ndonjë pyetës, nëse

dëshironi të gjeni duplikatet në të.

Zgjedhim tabelën Studentët.

Me Next kalojmë në hapin e

ardhshëm.

Fig. 7.19b - Përcaktimi i fushës sipas së

cilës kërkojmë duplikatet

3. Në listën Available Fields të

tabelës së zgjedhur përcaktojmë

fushën në bazë të së cilës do të

kërkojmë duplikatet. Nëse

dëshirojmë të gjejmë studentët me

emra të njëjtë, zgjedhim fushën

Emri. Për studentët nga i njejti

qytet do të zgjedhnim fushën

Vendlindja, etj. Nëse dëshironi

vlerat e njëjta për më shumë fusha,

ato duhet zgjedhur. P.sh., Emri dhe

Mbiemri. Më Next vazhdojmë në

hapin tjetër.

Fig. 7.19c - Zgjedhja e fushave tjera që do të

paraqiten në pyetës

4. Në këtë hap nga dritarja

Available Fileds zgjedhim fushat

tjera që do të paraqiten në pyetës,

përveq fushës për gjetje të

duplikateve. Në rastin tonë do të

zgjedhim edhe fushat: Mbiemri,

Datëlindja, Drejtimi dhe Viti i

regjistrimit.


ardhshëm, të fundit. Në hapin e

fundit pason pyetja për emrin me të

cilin do të ruhet pyetësi.

Accessi propozon emrin: Find Duplicates for Studentët (Gjeji duplikatet për

Studentët), të cilin e pranojmë ose e ndryshojmë sipas dëshirës. Aty kemi opcionet

për të hapur menjëherë pyetësin, apo për të kaluar në dritaren për dizajn për të bërë


149

ndryshime eventuale. Me Finish përfundohet procedura dhe hapet dritarja e

pyetësit ku shihen të gjithë studentët që kanë emra të njëjtë dhe fushat tjera

përkatëse të zgjedhura.

Pyetësi që gjenë rekordet pa përshtatje - Find Unmatched Query

Magjistari Find Unmatched Query, ndihmon të gjinden të gjitha rekordet në tabelë,

që nuk kanë vlera përkatëse në tabelën tjetër të lidhur me të. Për shembull, në

tabelën Studentët do të gjejmë të gjithë studentët të cilët nuk kanë rekorde gjegjëse

në tabelën Fletëparaqitjet, që do të thotë do të gjejmë studentët që akoma nuk kanë

dhënë asnjë provim.

Për të filluar krijimin e pyetësit, në dritaren e bazës në faqen Queries klikoni New

në shiritin e veglave dhe në dritaren New Query, zgjedhni Find Unmatched Query

Wizard. Në ekran do të paraqitet dritarja Find Unmatched Query wizard (fig.

7.20a) në të cilën zgjedhni tabelën për të cilën dëshironi të gjeni rekordet që nuk

kanë rekode përkatëse në tabelën tjetër.

Fig. 7.20a - Find Unmatched Query

Në listën e tabelave zgjedhim

tabelën Studentët. Mund të zgjedhet

edhe ndonjë pyetës, nëse në

opcionet nën listë, zgjedhet

Queries, për të parë pyetësit ose

Both-për të parë edhe tabelat edhe

pyetësit ekzistues. Me Next kalojmë

në hapin tjetër (Fig. 7.20b).

Fig. 7.20b - Zgjedha e tabelës së lidhur (në

relacion me të parën)

Në hapin e ardhshëm kërkohet të

zgjedhet tabela e lidhur e cila

përmbanë rekordet në relacion me

tabelën e parë të zgjedhur në hapin

paraprak. Në këtë listë zgjedhim

tabelën Fletëparaqitjet. Edhe këtu

njësoj ka mundësi të zgjedhet

ndonjë pyetës nga lista e pyetësve.

Me Next kalojmë në hapin tjetër

(fig. 7.20c).


150

Fig. 7.20c -Zgjedhja e fushave në relacion

Në këtë hap zgjedhen fushat nga të

dy tabelat të cilat përcakotjnë

lidhjen mes tabelave. Nëse ekziston

fusha me emër të njëjtë në të dy

tabelat, Accessi vet do të supozojë

se cila është fusha lidhëse për to.

Nëse veq është përcaktuar relacioni

mes tabelave, atëherë Accessi veq e

ka informatën e nevojshme. Me

Next kalojmë në hapin tjetër (fig.

7.20d)

Fig. 7.20d - Zgjedhja e fushave që do të

paraqiten në pyetës

Në këtë hap duhet zgjedhur fushat

të cilat do të paraqiten në pyetës.

Nga lista e fushave në dispozicion -

Available Fields, zgjedhim Numri i

indeksit, Emri, Mbiemri, Drejtimi

dhe Viti i regjistrimit. Me Next

kalojmë në hapin e ardhshëm, të

fundit. Në hapin e fundit, pason

pyetja për emrin me të cilin do të

ruhet pyetësi. Accessi Propozon

emrin: Studentën without matching

Fletëparaqitjet (Studentët pa

përshtatje me Fletëparaqitjet).

E pranojmë ose zgjedhim një emër sipas dëshirës. Në këtë hap gjithashtu kemi

opcionet për të hapur menjëhërë pyetësin në pamjen datasheet ose në modin e

dizajnit. Me Finish përfundohet procedura dhe hapet pyetësi, në të cilin do të shihet

lista e studentëve të cilët nuk kanë rekorde gjegjëse në tabelën Fletëparaqitjet.

Pyetësi kryqëzues - Crosstab Query

Pyetësi kryqëzues është pyetës special për përmbledhje, me anë të të cilit lidhen

vlerat e grumbulluara në bazë të vlerave në fusha. Për shembull, në bazën "Shitja e

kartelave" dëshirojmë të shohim sa kartela të secilit tip ka shitur secili shitës. Këtë

mund ta bëjmë duke krijuar një Pyetës kryqëzues, i cili do të merr vlerat prej

Pyetësit të krijuar paraprakisht për tabelën Shitja. Nga tabela Shitja dhe Tabela e

shitësve kemi krijuar pyetësin për gjetjen e të gjitha shitjeve të realizuara për

secilin shitës. Dizajni i këtij pyetësi duket si në fig 7.21.


151

Fig. 7.21 - Pyetësi Shitja-në pamjen e dizajnimit.

Pas ekzekutimit të tij, fitohet pyetësi si në figurën 7.22.

Fig. 7.22 - Pyetësi Shitja - në pamjen datasheet.

Për të krijuar pyetësin e kryqëzuar duhet vepruar si vijon:

1. Në dritaren e bazës në faqen Queries klikoni New në shiritin e veglave dhe në

dritaren New Query, zgjedhni Crosstab Query Wizard. Do të hapet dritarja

Crosstab Query Wizard (fig. 7.23). Si shihet në figurë, mund të krijohen pyetësit e

kryqëzuar për tabela dhe për pyetës.


152

Fig. 7.23a - Crosstab Query Wizard

Zgjedhim opcionin Queries dhe në

listë zgjedhim pyetësin "Shitja

Query", të krijuar më parë. Në

pjesën e poshtme të dritares kemi

Sample (mostra), shembullin se si

do të duket tabela e kryqëzuar. Me

Next kalojmë në hapin e ardhshëm

(Fig. 7.23b).

Fig/ 7.23b - Zgjedhja e fushave në rreshta.

Në këtë hap në fushën Available

Fields-fushat në dispozicion, duhet

zgjedhur emrat e fushave që do të

paraqiten si tituj për secilin rresht.

Si shihet në figurë, kemi zgjedhur

IDShitesi, Emri dhe Mbiemri.

Mund të zgjidhen më së shumti tri

fusha. Në figurë veq shihet si

krijohen kolonat përkatëse, me

vlerat në rreshta të veqantë. Me

Next kalojmë në hapin e ardhshëm

(fig. 7.23c).

Fig. 7.23c - Zgjedhja e fushave në kolona.

Në këtë hap duhet zgjedhur se cila

fushë do të paraqitet si titull i

kolonave. Pra, shihet se lista

përmbanë vetëm fushat që kanë

mbetur pas zgjedhjes së fushave për

rreshta, nga hapi paraprak.

Zgjedhim fushën Tipi i kartelës, për

kolona. Në figurë shihet se si veq

janë vendosur emrat e rreshtave dhe

kolonave, në pjesën e poshtme të

dritares - Sample. Me Next, kalojmë

në hapin e ardhshëm (fig. 7.23d).


153

Fig. 7.23d - Definimi i vlerës në tabelën e

kryqëzuar.

Në këtë hap duhet zgjedhur fushën

e cila do të paraqitet në fushat e

tabelës së kryqëzuar, pra vlerat e

tërthorta për rresht dhe kolonë.

Zgjedhim fushën Vlera e Kartelës

nga Fields, dhe në fushën

Functions, zgjedhim Count

(Numrimi). Pra, vetëm të bëhet

numrimi i secilit tip të kartelës për

secilin shitës. Në skajin e majtë

poshtë, kemi opcionin: Yes, include

row sums (Po, paraqiti edhe shumat

e rreshtave), të cilin e kemi

eleminuar për këtë rast.

Nëse aktivizohet ky opcion, do të paraqitej për secilin rresht edhe shuma e

rreshtave, në një kolonë të re, pas kolonës Mbiemri. Me Next kalojmë në hapin e

ardhshëm, të fundit, në të cilën paraqitet pyetja për emrin e pyetësit. Accessi e

propozon: Shitja Query-Crosstab, pra Emri i pyetësit-Crosstab, të cilin e pranojmë

ose e ndryshojmë sipas dëshirës. Gjithashtu kemi opcionin për hapjen e pyetësit në

pamjen datasheet (e predefinuar) apo në pamjen e dizajnit, për ndryshime të

mëtejshme. Pasi të klikojmë Finish, në ekran do të paraqitet dritarja e pyetësit, e

cila për rastin tonë duket si në fig. 7.24.

Fig. 7.24 - Pyetësi i kryqëzuar ( tërthortë)

Pra, në figurë shihet se është bërë

numrimi i kartelave të secilit tip,

për secilin shitës. Pyetësi i tërthortë

është shumë i përshtatshëm për

nxjerrjen e rezultateve më praktike

për punë.

Shtypja e rezultateve të pyetësit

Mënyra më e lehtë dhe më e shpejtë e shtypjes së pyetësit është që të

shtypet kontrolla Print në shiritin e veglave, deri sa pyetësi është i hapur

(në pamjen datasheet). Në këtë mënyrë të dhënat dërgohen direkt në

shtypës. Për të verifikuar si do të duket në shtyp, mund të përdoret Print

Preview, e nëse ka nevojë për përshtatje të faqes ose margjinave, shkoni

në menynë File-Page Setup dhe rregulloni opcionet përkatëse.


154


155

PYETËSIT SPECIAL

Qëllimi primar i përdorimit të pyetësit është nxjerrja e informatave prej bazës së të

dhënave. Përveq pyetësve selektues, që i përshkruam deri më tani, pyetësi mund të

përdoret edhe për veprime të ndryshme në bazën e të dhënave, si shtimi i të

dhënave, azhurimi, fshirja, etj.

Të dhënat që i kthen pyetësi nuk është e thënë të jenë statike, pra nuk duhet të

kthehen gjithnjë të njëjtat rezultate. Pyetësi mund të përshtatet gjatë ekzekutimit,

ashtu që shfrytëzuesi të jep kriterin për kërkim me anë të dritares së dialogut. Në

raste të këtilla përdoret pyetësi parametrik.

Pyetësi parametrik

Në pyetës mund të përcaktoni si kriter një parametër i cili do të kërkohet prej

shfrytëzuesit me rastin e ekzekutimit. Parametri mund të përcaktohet për cilindo tip

të pyetësit dhe për secilën fushë, për të cilën mund të përcaktohet kriteri në fushën

Criteria, në modin e dizajnit.

Për të krijuar pyetësin parametrik, filloni me pyetës të thjeshtë për selektim, dhe në

dritaren për dizajn në vend se të jepni kriterin në fushën Criteria, shtypni tekstin i

cili dëshironi të paraqitet në kuadër të dritares për dialog e cila kërkon parametrin

kur ekzekutohet pyetësi. Ky tekst duhet të jetë brenda kllapave të mesme ([ ]).

Teksti që paraqitet duhet të jep informatë të mjaftueshme për shfrytëzuesin, lidhur

me vlerat që duhet t'i shtypë. Emri i fushës mund të jetë pjesë e këtij teksti, por

s'mund të përdoret vetëm ai i vetmuar. Pyetësi parametrik mund të krijohet edhe

duke modifikuar ndonjë pyetës të krijuar paraprakisht me anë të magjistarit apo në

ndonjë mënyrë tjetër.

Le të marrim shembullin e pyetësit parametrik i cili do të gjejë të gjitha provimet e

dhëna të studentit të caktuar, kur të jipet numri i indeksit të tij. Në dritaren për

dizajn caktojmë parametrin për fushën Numri i indeksit (fig. 8.1). Në fushën

Criteria për kolonën Numri i indeksit, shtypim: [Jepni numrin e indeksit:]. Ky është

teksti që do të paraqitet në dritaren e dialogut që do të hapet me rastin e

ekzekutimit të pyetësit.


156

Fig. 8.1 - Dizajnimi i pyetësi parametrik

Kur të ekzekutohet

pyetësi, së pari do të

paraqitet dialogu në të

cilin paraqitet porosia e

përcaktuar dhe në fushën

përkatëse, duhet dhënë

numrin e indeksit.

Pastaj me OK ekzekutohet pyetësi, i cili do të jep vetëm rekordet të cilat në fushën

Numri i indeksit kanë vlerën si vlera e dhënë për parametrin e kërkuar me këtë rast.

Ky rezultat do të ishte i njëjtë me rezultatin që do të fitohej sikur vlera e Numrit të

indeksit të përcaktohej si kriter në fushën Criteria në dritaren e dizajnit. Mirëpo në

atë rast, çdo ekzekutim i pyetësit do të jepte rezultat të njëjtë. Në rastin e pyetësit

me parametër, kur të ekzekutohet përsëri pyetësi, mund të jipet vlerë tjetër për

Numrin e indeksit dhe të fitohen vlerat përkatëse për atë numër indeksi. Në një

mënyrë pra, pyetësi parametrik është dinamik.

Nganjëherë ndodhë që Accessi të kërkojë parametër edhe kur nuk është fjala për

fushë për të cilën është përcaktuar parametër. Kjo zakonisht, ndodhë kur keni

dhënë gabimisht emrin e fushës gjatë dizajnimit ose keni ndryshuar emrin e fushës

në tabelë, por jo edhe në objektet tjera të bazës së të dhënave.

Për të paraqitur të gjitha vlerat përmes pyetësit me parametër, në dritaren e

dizajnimit në kolonën e njëjtë ku keni përcaktuar paramatrin (për rastin tonë: [Jepni

numrin e indeksit:]), në fushën Or, për të njëjtën kolonë jepni parametrin e njëjtë

dhe pas tij shtypni Is Null (pra për rastin tonë: [Jepni numrin e indeksti:] Is NULL).

Atëherë kur të ekzekutohet pyetësi, nëse nuk jepni fare vlerë por shtypni Enter ose

OK, në ekran do të paraqiten të gjitha rekordet me çfarëdo vlere për atë fushë.

Rast i përshtatshëm për përdorim të parametrave për pyetës është edhe për ndonjë

fushë të tipit date/time, të jipet parametri: Between [Data e fillimit:] And [Data e

perfundimit:]. Kur të ekzekutohet pyetësi së pari paraqitet dialogu për parametrin

e parë, Data e fillimit, e pasi të jepët vlera për të, paraqitet dialogu i dytë për Datën

e përfundimit. Me rastin e ekzekutimit pyetësi do të listoj vetëm rekordet mes

këtyre dy datave.

Pyetësit e tipit AutoLookup

Pyetësi AutoLookup mund të përdoret si bazë për format për insertimin e të

dhënave, për të kursyer kohë me rastin e insertimit të të dhënave kur të dhënat

ndodhen në disa tabela. Pyetësi AutoLookup përdorë dy tabela të lidhura me


157

relacion një-me-shumë kur si fushë në anën një paraqitet çelësi primar ose indeksi

unik. Në këtë rast nuk aplikohet Integriteti referencial. Pyetësi AutoLookup dallon

nga fusha AutoLookup sepse tek pyetësi fushat plotësohen automatikisht, kurse tek

fusha Lookup ato zgjedhen në listë. Pët të krijuar pyetësin AutoLookup në dritaren

për dizajn të pyetësit paraqitni dy tabela dhe tërhiqeni fushën lidhëse prej anës

"shumë" në rrjetën e pyetësit (fig. 8.2). Pyetësi i tillë do të gjejë vlerën përkatëse në

tabelën bazë në anën "një" dhe automatikisht do të plotësojë fushat tjera, posa të

shtypni Enter ose Tab për t'u larguar prej fushës. Për demonstrim do të marrim

bazën "Shitja e kartelave" dhe tabelat e saj (fig. 8.2).

Fig. 8.2 - Dizajnimi i pyetësit AutoLookup

Vëreni se fusha IDShitesi, mirret nga ana "shumë". Kur të ekzekutohet pyetësi,

posa të shtypet vlera për IDShitësi dhe të shtypet Tab ose Enter, fushat tjera do të

plotësohen automatikisht. Edhe në format që bazohen në pyetës të tillë, ndodhë e

njëjta.

Pyetësit veprues

Accessi përdorë pyetësit veprues për veprim të njëkohshëm në të dhënat në shumë

tabela. Ekzistojnë katër tipe të pyetësve veprues, për aktivitetet më të shpeshta në

bazat e të dhënave: pyetësit për azhurim të vlerave në fushë, shtimin e vlerave të

reja, fshirjen e të dhënave dhe krijimin e tabelave të reja.

Rezultati i pyetësit veprues nuk mund të përdoret si bazë për krijimin e raporteve

ose formave. Para se të veprohet me pyetës veprues është mirë të sigurohen kopje

rezervë të objekteve në të cilat do të veprojnë pyetësit veprues.


158

Pyetësi azhurues - Update Query

Pyetësi azhurues përdoret për të ndryshuar njëkohësisht vlerat në një ose disa fusha

në tabelë. Mund të jepni edhe kriterin për paraqitje të të gjitha rekordeve të

ndryshuara ose azhuruara nga më shumë tabela.

Për të krijuar pyetësin azhurues, në pamjen design të pyetësit klikoni në shiritin e

veglave kontrollën Query Type (fig. 8.3). Ndryshimi i tipit të pyetësit mund të

bëhet gjatë procesit të dizajnimit. Edhe pyetësi ekzistues, mund të shndërrohet në

pyetës azhurues, pasi të bëhen ndryshimet në të.

Fig. 8.3 - Query Type

Në listë zgjedhni Update Query. Kjo mund të bëhet

edhe përmes menysë Query-Update Query, ose në

menynë e kontekstit. Kur të zgjedhet tipi Update

Query, në rrjetën e dizajnit shtohet edhe një fushë e re:

Update To:

në të të cilën për kolonën

përkatëse jepet vlera e re,

në të cilën do të azhurohen

vlerat ekzistuese.

Për shembull: [vlera]*1.5, kur dëshironi të shtoni çmimin e fushës Vlera për 50%

(tipi Currency ose Number); #10/10/2001# në fushën e tipit date/time për të

azhuruar datën;"Përfunduar" - për fushë të tipit Text që do të azhurojë vlerat

ekzistuese në "Përfuduar" për atë fushë, etj.

Në dritaren e bazës, pyetësit azhurues paraqiten me shenjën .

Kur të ekzekutohet pyetësi për azhurim, paraqitet vërejtja me të cilën shfrytëzuesit

i tërhiqet vërejta për numri e rekordeve që do të pësojnë ndryshime me rastin e

ekzekutimit të pyetësit

Njëhererit tërhiqet vërejtja se nëse

klikoni Yes, më nuk do të mund të

ktheni prapa veprimin me Undo.

Nëse bëhet azhurimi në tabelat e lidhura, kur është aplikuar integriteti referencial

dhe është zgjedhur opcioni Cascade Update Related Records, atëherë azhurimi në

anën "një" do të aplikohet edhe në fushat në anën "shumë" edhe nëse ato nuk janë

përfshirë fare në pyetës.


159

Pyetësi për shtimin e rekordeve

Për të shtuar disa rekorde prej një ose më shumë tabelave në një tabelë tjetër duhet

të zgjedhni fushat që dëshironi t'i shtoni. Pastaj, duhet dhënë emrin e tabelës cak

(në të cilën dëshironi të shtoni rekordet) dhe të definoni fushat të cilat u përgjigjen

fushave prej tabelave burimore. Pastaj, vlerat e tabelave kopjohen në tabelën e re.

Pra, është me rëndësi të kuptohet se bëhet kopjimi, e jo zhvendosja e rekordeve.

Fushat përkatëse nuk duhet të kenë patjetër emrin e njëjtë por, gjithësesi duhet të

kenë tipin e njëjtë. Gjithashtu, tabela cak nuk duhet patjetër të ketë strukturë të

njëjtë me tabelat burimore. Për të krijuar tabelë të re me strukturë si ajo ekzistuese,

mund të kopjohet tabela ekzistuese e pastaj gjatë kopjimit të zgjedhet opcioni për

kopjim vetëm të Strukturës, e jo edhe të rekordeve në të.

Fig. 8.4a - Dritarja Append

Në dritaren për dizajn të pyetësit në

Query Type, zgjedhni tipin e

pyetësit Append Query. Në ekran

do të paraqitet dritarja për dialog

Append (fig. 8.4a), në të cilën

zgjedhet tabela cak, në të cilën do

të shtohen rekordet.

Fig. 8.4b - Append Query - dizajnimi

Pastaj, në rrjetën për dizajn (fig.

8.4b) do të shtohet edhe fusha

Append To: në të cilën tregohet

emri i fushës ku do të shtohen të

dhënat. Kur të ekzekutohet pyetësi

për shtimin e rekordeve, paraqitet

vërejta e Accessit për të informuar

sa rekorde do të shtohen në tabelën

cak. Me Yes bëhet shtimi i

rekordeve, me No ndërprehet shtimi

i rekordeve në tabelën cak.

Në dritaren e bazës, në faqen Queries, pyetësi për shtim paraqitet me shenjën: .

Duhet pasur kujdes me pyetësit për shtim në këto raste:

- Nëse tabela burimore dhe tabela cak kanë të njëjtën strukturë, në rrejtën

për krijim të pyetësit zvarriteni shenjën (*) për të marrë të gjitha fushat.

Nëse duhet caktuar kriter në një fushë, për të fshijeni emrin prej fushës

Append To, përndryshe fitohen nga dy kopje të asaj fushe.


160

- Nëse shtoni fushë të tipit AutoNumber, mos e zgjedhni fushën AutoNumber

në tabelën burimore në rrjetën për dizajn të pyetësit, sepse Accessi në

tabelën cak do të shtojë automatikisht vlerat për atë fushë.

- Nëse zgjedhni më shumë fusha se sa që ka në tabelën cak, fushat e tepërta

injorohen, kurse për rastin kur tabela cak ka më shumë fusha, shtohen ato

që përshtaten sipas emrit, kurse të tjerat mbesin të zbrazëta.

Pyetësi për shtim mund të përdoret edhe për një rast specifik, për të fshirë

automatikisht rekordet e dyfishta prej tabelës.

Fshirja automatike e rekordeve të dyfishta

Në këtë procedurë duhet krijuar kopjen e strukturës së tabelës që përmbanë

rekordet dhe duhet përcaktuar çelësin primar për fushën që përmbanë duplikate dhe

pastaj duhet ekzekutuar një Append Query prej tabelës origjinale në tabelën e re.

Pasi që fushat e çelësit primar s'mund të përmbajnë vlera duplikate, procedura do të

krijojë tabelë pa rekorde duplikate.

Pra, së pari krijojmë kopjen e tabelës, duke kopjuar vetëm strukturën e saj, jo edhe

të dhënat. Pastaj, tabela e kopjuar hapet në Design View dhe selektohet fusha (ose

fushat) që përmbajnë duplikate në tabelën origjinale, e të cilat dëshirojmë t'i

eleminojmë. Kliko Primary Key në shiritin e veglave për të krijuar çelësin primar

për atë fushë. Ruaje dhe mbylle tabelën.

Për të shtuar rekordet unike në tabelën e re, krijo një pyetës të ri për shtim (Append

Query) të bazuar në tabelën origjinale (që përmbanë duplikatet). Në Design View,

kliko Query Type në shiritin e veglave dhe zgjedh Append Query. Në dialogun

Append, kliko emrin e tabelës së re në listën e tabelave dhe kliko OK. Për të

përfshirë të gjitha fushat në pyetës, tërhiqe shenjën (*) në rrjetën për dizajn të

pyetësit. Kliko Run në shiritin e veglave dhe përgjigju me Yes në mesazhin për

shtimin e rreshtave dhe gjithashtu Yes në mesazhin e ardhshëm se Accesi s'mund të

shtojë të gjitha rekordet në pyetësin për shtim (Append Query). Kjo do të bëjë që të

transferohen vetëm rekordet unike në tabelën e re dhe të eleminohen duplikatet. Për

të parë rezultatin hapeni tabelën e re, në të cilën do të shihen vetëm vlerat unike për

secilin rekord.

Pyetësi për fshirje

Pyetësi për fshirje mund të jetë më i rrezikshmi prej të gjitha llojeve të pyetësve

veprues. Asnjë veprim i pyetësit veprues nuk mund të kthehet me Undo, por në

mënyrën më drastike pasojat paraqiten pas pyetësit për fshirje. Për këtë arsye,

sigurohuni që çdo herë keni bërë kopje rezervë para aktivizimit të pyetësit për

fshirje. Pyetësi për fshirje nuk bën fshirjen e ndonjë fushe prej tabelës por tërë

rekordet e përfshira në pyetës. Mund të fshihen rekordet në një tabelë ose rekordet


161

në disa tabela të lidhura me relacionet një-me-një ose një-me-shumë. Në dritaren e

bazës pyetësi për fshirje paraqitet me shenjën .

Për të fshirë rekordet prej një tabele, filloni krijimin e pyetësit të ri për tabelën

përkatëse. Klikoni Query Type dhe zgjedhni Delete Query ose në menynë Query

zgjedhni Delete Query. Në rrjetën për dizajn shtohet fusha Delete:. Nëse dëshironi

të fshini të gjitha rekordet, prej tabelës tërheqeni shenjën (*) në rrjetën e dizajnimit

të pyetësit. Nëse dëshironi të fshini rekordet në bazë të një fushe të caktuar, atë

fushë e vendosni në rrjetën e pyetësit. Në rreshtin Criteria përcaktoni kriterin në

bazë të cilit do të fshihen rekordet (fig. 8.5).

Fig. 8.5 - Dizajni i pyetësit për fshirje

Pra, shihet se të gjitha fushat e

tabelës janë vendosur në kolonën e

parë, duke zvarritur (*) në të, e

pastaj për tipin e kartelës është

caktuar kriteri: 100* (për kartelat e

tipit 100 impulse).

Klikoni kontrollën Run , ose ruajeni pyetësin dhe pastaj e ekzekutoni prej

dritares Queries, ku pyetësit për fshirje paraqiten me shenjën: .

Me rastin e ekzekutimit paraqitet mesazhi me vërejtjen (fig. 8.6) më të cilin

tregohet numri i rekordeve që do të fshihen. Pra të gjitha rekordet që në fushën e

zgjedhur për kriter kanë atë vlerë, do të fshihen prej tabelës.

Fig. 8.6 - Mesazhi për fshirjen e rekordeve

Nëse nuk doni të fshihen rekordet,

klikoni No. Nëse doni të ndërpreni

fshirjen, pasi që keni shtypur Yes,

klikoni CTRL+BREAK.

Nëse për tabelat e lidhura, është zbatuar integriteti referencial dhe është zgjedhur

opcioni Cascade Delete Related Records, atëherë fshirja e rekordit në anën "një"

do të shkaktojë fshirjen e të gjitha rekordeve të lidhura me të në anën "shumë".

Nëse ky opcion nuk është zgjedhur, atëherë duhet të ekzekutoni dy pyetësa

përkatës për të dy tabelat për të kryer të njëjtën punë.

Pyetësit për krijim të tabelave

Pyetësi për krijim të tabelës mundëson krijimin e tabelës së re prej tabelave dhe

pyetësve ekzistues. Për të krijuar pyetësin për krijim të tabelës, filloni krijimin e

pyetësi të ri, klikoni Query Type dhe zgjedhni Make Table Query në listë ose ne

menunë Query zgjedhni Make Table Query. Në ekran do të paraqitet dialogu Make


162

Table (fig. 8.7), në të cilin zgjedhni emrin e tabelës së re për t'u krijuar tabelë e re

ose zgjedhni ndonjë tabelë ekzistuese.

Fig. 8.7 - Pyetësi për krijim të tabelës

Nëse tabela cak do të jetë në të

njëjtën bazë, zgjedhni Current

Database, përndryshe zgjedhni

Another Database për të krijuar

tabelën në një bazë tjetër të të

dhënave, me ç'rast duhet dhënë

shtegun dhe emrin për tabelën e re.

Zgjedhni fushat prej listave dhe zvarritni në rrjetën për dizajn të pyetësit, si në

rastin e krijimit të pyetësve të thjeshtë. Për të gjitha fushat, zgjedhni (*).

Klikoni Run për ekzekutim dhe përgjigjuni me Yes (ose No) në mesazhin për

krijimin e tabelës së re. Në dritaren e bazës, në faqen Queries, pyetësi për krijim të

tabelës paraqitet me shenjën .


163

SQL - Structured Query Language

SQL është gjuha që përdoret në prapavi të Accessit, për të kryer operacionet e

definuara në kaudër të pyetësit. Për të parë dhe ndryshuar shprehjet me rastin e

krijimit ose modifikimit të pyetësit, kaloni nga pamja Design në pamjen SQL. Në

menynë View zgjedhni SQL View, ose në menynë e kontekstit zgjedhni SQL View

(fig. 8.8). Disa lloje të pyetësve mund të krijohen vetëm si shprehje SQL. Në çdo

pozitë ku mund të përdoret tabela, pyetësi ose emri i fushës, mund të përdoret

shprehja përkatëse SQL, si është rasti në forma, raporte etj.

Fig. 8.8 - pyetësi në pamjen SQL

Pyetësi parametrik për gjetjen e

notave të studentëvë sipas indeksit,

në pamjen SQL duket si në figurë.

Shprehja më e shpeshtë është shprehja SELECT (zgjedh-selekto) që shërben për

zgjedhjen e fushave të caktuara nga tabela. Për shembull: SELECT * FROM Studentet;

është shprehja që bën zgjedhjen e të gjitha fushave nga tabela studentët. Mund të

përdoret edhe SELECT ALL (selekto të gjitha).

FROM (nga, prej) përcakton tabelën prej nga nxirren të dhënat për pyetësin.

Nëse dëshironi të zgjedhni rekordet sipas kriterit në ndonjë fushë, për shembull

studentët nga Prishtina, atëherë kemi shprehjen: SELECT * FROM Studentet WHERE Vendlindja="Prishtinë"; ku shprehja WHERE (ku) përcakton kriterin. Nëse emrat e fushave përmbajnë

zbrastirë, si p.sh., Numri i indeksti, atëherë në shprehjet SQL duhet të jipen në

kllapa të mesme, si [Numri i indeksit].

Kur në pyetës përfshihen dy e më shumë tabela, atëherë duhet dhënë edhe emrin e

tabelës si: Studentët.Emri, Studentët.[Numri i indeksit], etj.

Rregullat e SQL

Si edhe çdo gjuhë programuese, edhe SQL ka rregullat e veta dhe sintaksën e

shprehjeve që përdoren në të. Si u vërjet deri tani, të gjithë urdhërat e SQL

shkruhen me shkronja të mëdha. Opcionet shkruhen në kllapa të mesme ([ ]). Disa

shprehje nga sintaksa e SQL, që përdoren më shpesh:

- SELECT zgjedhe një ose të gjitha fushat prej një ose disa tabelave.


164

- SELECT … INTO krijon tabelë të re, bazuar në ndonjë tabelë ekzistuese

(pyetësi Make Table).

- INSERT … INTO shton një ose më shumë rekorde në tabelë (pyetësi

Append).

- UPDATE - ndryshon (azhuron) vlerat e caktuara në bazë të kriterit të

dhënë (pyetësi Update).

- DELETE - fshinë rekordet prej një ose disa tabelave (pyetësi Delete).

- TRANSFORM - llogaritë vlerat në pyetësit e tërthortë.

Sintaksa e shprehjes SELECT duket si në vijim. Shprehjet tjera kanë strukturë të

ngjashme dhe përdorin klauzula dhe opcione të ngjashme.

SELECT [predicate] {* |table.* |field1 [AS alias1],[,table.]field2[AS alias2][,…]} FROM tableexpression [,…][IN externaldatabase] [WHERE…] [GROUP BY…] [HAVING…] [ORDER BY…] [WITH OWNERACCESS OPTION]

ku:

Pjesa Shpjegimi predicate Një prej katër predikateve standarde: ALL - të gjitha rekordet,

DISTINCT-nuk zgjedhe rekordet me vlerë të njëjtë në fushën e dhënë, -DISTINCTROW-nuk zgjedhë rekordet me vlerë të njëjtë në të gjitha rekordet dhe TOPn[PERCENT]-kufizon numrin e rekordeve

* Përfshihen të gjitha fushat nga tabela ose tabelat

table Emri i tabelës me fushat prej ku zgjedhen rekordet

field1, field2 Emrat e fushave me të dhënat që duhet kthyer pyetësi

alias1, alias2 Teksti si etiketë(titull) për kolonat, në vend të emrit

tableexpression Emrat e tabelave prej të cilave kthehen (nxirren) të dhënat

externaldatabase Emri i bazës së të dhënave në të cilën ndodhen tabelat, përveq bazës aktive

Në urdhërin SELECT, DISTINCT dhe DISTINCTROW, kanë efekt të njëjtë si

përcaktimi në pyetës i tipareve Unique Values ose Unique Records në Yes.

SELECT ka disa klauzula, shumica e të cilave janë opcionale. E vetmja e

detyrueshme është FROM, në të cilën jepen tabelat ose pyetësit me fushat të cilat

përdoren në kuadër të shprehjes. Nëse duhet përdorë të dhënat nga një bazë e

jashtme e të dhënave duhet përdorur IN. Klauzulat tjera për SELECT janë:

- WHERE - ku ndodhet shprehja me kriterin në bazë të të cilit nxirren të

dhënat nga tabela në klauzulën FROM


165

- GROUP BY - bën grupimin sipas rekordeve me vlerë të njëjtë në fushën e

caktuar. Niveli i grupimit përcaktohet nga rradha e fushave në listë. Mund

të bëhen deri në dhjetë grupe.

- HAVING - tregon cili grup i rekordeve duhet të paraqitet. Pasi të jenë

grupuar rekordet me GROUP BY, HAVING aplikon shprehjen me kriter për

atë grup.

- ORDER BY - bën sortimin e rekordeve sipas renditjes rritëse ose zbritëse,

sipas vlerave në një ose më shumë fusha. Zakonisht kjo është klauzula e

fundit në shprehje.

- WITH OWNERACCESS OPTION - me të, shfrytëzuesit që ekzekuton

pyetësin i jipen të drejtat e njëjta si atij që ka krijuar pyetësin.

Urdhërat INNER JOIN (lidhja e brendshme), LEFT JOIN (lidhja e majtë), dhe

RIGHT JOIN (lidhja e djathtë), nëse përdoren, vendosën pas klauzulës FROM dhe

tregojnë tipin e lidhjes që përdoret në kuadër të pyetësit.

SET përdoret për të azhuruar vlerat dhe përmbane shprehjen që vendoset në

rreshtin Update To te pyetësi për azhurim.

WHERE përmbanë kriterin për zgjedhje të rekordeve që do të azhurohen.

Pyetësit që mund të krijohen vetëm me anë të SQL

Ekzistojnë disa lloje të pyetësve të cilët mund të krijohen vetëm përmes gjuhës

SQL. Ata janë:

- pyetësi i tipit UNION, përmes të cilëve kombinohen fushat përkatëse të dy

ose më shumë tabelave në një fushë në rezultatin e pyetësit

- pyetësi i tipit PAS-THROUGH, përmes së cilit komandat i dërgohen

direkt bazës së të dhënave ODBC

- pyetësi i tipit DATA DEFINITION, përmes së cilëve krijohen ose

rregullohen baza të të dhënave në Access ose SQL Server.

Të gjithë këta pyetës krijohen drejpërdrejt në dritaren SQL. Për të hapur dritaren

për punë me SQL në të cilën mund të krijohet pyetës i ri, filloni krijimin e pyetësit

të ri, në pamjen Design dhe pastaj mbylleni dritaren Show Table (edhe nëse s'është

zgjedhur asnjë tabelë).

Fig. 8.9 - Menya SQL Specific

Në menynë Query zgjedhni menynë

Query Specific(fig. 8.9) dhe zgjedhni

tipin e pyetësit.

Mundeni edhe në menynë e kontekstit,

në SQL Specific zgjedhni tipin e

pyetësit.


166

Pyetësi i tipit UNION

Pyetësi i tipit UNION është i përshtatshëm për bashkimin e të dhënave nga dy

tabela të ndryshme në një tabelë të vetme. Për shembull, mund të kombinohen

emrat dhe adresat e ndryshme nga një bazë e të dhënave personale, me emrat dhe

adresat e kontakteve nga një bazë e të dhënave me kontaktet afariste. Mund të

përdoret edhe për bashkimin e të dhënave nga dy tabela të ndryshme në të njëjtën

bazë të të dhënave.

Pyetësi i tipit UNION përmbanë nga një shrehje SQL për secilën tabelë të përfshirë

në pyetës. Për shembull, nëse dëshirojmë të bashkojmë të dhënat për studentët e dy

fakulteteve nga tabelat e ndara për dy fakultetet, atëherë do të jepnim shprehjen:

SELECT Emri, Mbiemri FROM Fakulteti1 UNION SLECT Emri, Mbiemri FROM Fakulteti2

Pra, supozojmë se kemi dy tabela me emrat Fakulteti1 dhe Fakulteti2.

Secila shprehje SELECT duhet të kthejë numër të njëjtë të fushave, të cilat duhet të

paraqiten me renditje të njëjtë. Fushat gjegjëse duhet të jenë të tipit të njëjtë, me

përjashtim të mundësisë të kombinimit të fushave tekstuale me ato numerike. Në të

dy shprehjet SELECT mund të definohen klauzulat WHERE për të kufizuar

numrin e rekordeve, si dhe GROUP BY dhe HAVING për grupim. Këto klauzula

mund paraqiten në cilëndo shprehje Select. Nëse në fund shtohet edhe ORDER BY

mund të bëhet edhe sortimi i rekordeve.

Pyetësi DATA DEFINITION

Pyetësi i këtij lloji krijon, fshinë ose ndryshon të dhënat në bazën aktive të të

dhënave. Mund të përdoret për krijimin e indeksit në tabelën ekzistuese. Ekzistojnë

katër shprehje për definimin e të dhënave:

- CREATE TABLE - për krijimin e tabelës së re

- ALTER TABLE - për ndryshime në tabelë. Shton fusha të reja ose

ndryshon ato ekzistuese, ose bën kufizime, si indeksi në çelësin primar.

- DROP - fshinë tabelën ose largon indeksin

- CREATE INDEX - krijon indeksin për një ose disa fusha.

Për të krijuar një pyetës të tipit Data Definition, filloni krijimin e pyetësit të ri dhe

në Design View, zgjedhni në menynë SQL Specific - Data Definition. Pastaj, në

dritaren e hapur shtypni shprehjen SQL.

Për shembull, nëse dëshironi të krijoni tabelën Kontaktet, me fushat emri, mbiemri,

adresa, telefoni, verejtje; mund të përdorni shprehjen vijuese:


167

CREATE TABLE Kontaktet ([IDKontakti] Integer, [Emri] text, [Mbiemri] text, [Adresa] text, [Telefoni] text, [Verejtje] memo, CONSTRAINT [Index1] PRIMARY KEY [IDKontakti]);

Çelësi primar është kufizimi (Constraint) i vetëm i definuar në këtë tabelë.

Kufizime tjera janë:

- UNIQUE, indeksi unik për ndonjë fushë

- FOREIGN KEY (çelësi i jashtëm) për të treguar fushën që i përgjigjet

çelësit primar në tabelën e lidhur

Shprehja ALTER TABLE mund të përdoret për të shtuar ose ndryshuar një kolonë

ose ndonjë kufizim. Për shembull:

ALTER TABLE Kontaktet ADD COLUMN Vendi Text(20)

shton fushën e re me emrin Vendi, të tipit Text me madhësi 20 karaktere.

Për të krijuar indeks të ri, me emrin EmriiPlote për emrat e Kontakteve, mund të

përdoret shprehja:

CREATE INDEX EmriiPlote ON Kontaktet {[Emri],[[Mbiemri]}

Për indeks mund të përdoren edhe kufizimet tjera si vlera unike, moslejimi i

vlerave Null etj.

Kur të ekzekutohet pyetësi për definim të të dhënave, paraqitet mesazhi me

vërejtjen se do të ndryshohen të dhënat në tabelë. Me Yes ose No vendosni për

ekzekutim ose ndërprerje.

Nënpyetësit

Nënpyetësi është pyetës për zgjedhje, i cili ndodhet brenda një pyetësi tjetër për

zgjedhje ose për veprim. Nënpyetësi mund të definohet me rastin e përcaktimit të

kriterit për zgjedhje të rekordeve të caktuara nga pyetësi kryesorë ose për të

definuar fushë të re që do të përfshihet në pyetësin kryesorë. Definimi i kriterit

bëhet ashtu që në rreshtin Criteria të pyetësit vendosni shprehjen SELECT, e cila

mund të vendoset edhe në kuadër të klauzulave Where ose Having në kuadër të

SQL shrehjes kryesore.


168

Për shembull, nëse supzojmë se dëshironi të shihni të gjitha rekordet e studentëve

në tabelën Fleteparaqitjet të cilët kanë së paku një notë 10 në provim. Krijoni

pyetësin për tabelën Fletëparaqitjet dhe vendosni fushat e caktuara në rrjetën për

definimin e pyetësit. Për të krijuar nënpyetësin, në rreshtin Criteria, në fushën Nr i

Indeksit jepni shprehjen:

In (SELECT [Nr i Indeksit] FROM Fleteparaqitjet WHERE [Nota ne Provim]=10).

Fig. 8.10 - Nënpyetësi në pamjen SQL

Në pamjen SQL pyetësi do të duket

si në (fig. 8.10).

Pas ekzekutimit të pyetësit, do të

shihen të gjitha rekordet për ata

studentë që kanë së paku një 10 në

provim (të gjitha rekordet e tyre,

edhe për ato provime që kanë nota

tjera).


169

FORMAT

Forma (Formulari) është objekt i bazës së të dhënave të Accessit, në të cilin

vendosen kontrollat për kryerjen e veprimeve të ndryshme ose për insertimin,

parqitjen dhe editimin e të dhënave në fusha. Forma përdoret për paraqitjen e të

dhënave në mënyrë më praktike dhë në formë më të kuptueshme për shfrytëzuesit e

saj. Tabelat dhe pyetësit përdoren për vendosjen e të dhënave në bazë dhe nxjerrjen

e informatave prej saj, kurse forma për paraqitje më praktike të atyre informatave

me renditje dhe pamje të përshtatur sipas dëshirës, që të jetë më e kuptueshme dhe

njëherit të rrisë gjasat për insertimin e të dhënave të rregullta në bazë.

Forma mund të paraqesë informata prej tabelave të ndryshme. Kryesisht përdoret

për insertim dhe për paraqitje të të dhënave. Në to mund të vendosen edhe

elemente për aktivizimin dhe ekzekutimin e veprimeve të shfrytëzuesit.

Burim i të dhënave (Data Source) për formën mund të jenë një ose më shumë

tabela, pyetësit ose shprehjet SQL. Edhe Forma mund të krijohet përmes

magjistarit për forma - Form Wizard, ndihmësit të Accessit për krijimin e formave.

Fushat e ndryshme në tabelë ose pyetës bëhen elemente kontrolluese në formë.

Radha e sortimit dhe filtrat e ruajtur në tabelë dhe pyetës trashëgohen edhe në

formë. Për përdorimin e tyre vendoset sipas dëshirës. Burimi i të dhënave është një

prej tipareve kryesore të çdo forme.

Kontrolla në formë paraqesin të gjitha elementet prej të cilave krijohet forma. Të

gjitha informatat e paraqitura në formë përfaqësohen përmes kontrollave. Ato janë

objekte grafike të cilat vendosen në formë për të paraqitur të dhënat, për të kryer

ndonjë veprim ose thjesht për qëllime estetike.

Krijimi i formës përmes magjistarit - Form Wizard

Edhe për krijimin e formave Accessi ofron ndihmë përmes magjistarit për forma -

Form Wizard. Në dritaren e bazës kaloni në faqen Forms dhe aty do të shihet:

Create Form in Design View , Create Form by Using Wizard dhe lista e formave

të krijuara, nëse ekziston ndonjë. Për të filluar krijimin e formës së re përmes

magjistarit, mund të klikoni dy herë drejptpërdrejtë në Create Form by Using

Wizard ose klikoni në shiritin e veglave kontrollën New, e pastaj në dritaren e

dialogut New Form (fig. 9.1) zgjedhni Form Wizard. Magjistari ofron përcjelljen


170

hap pas hapi duke dhënë shpjegimet dhe udhëzimet e nevojshme. Forma mund të

krijohet si për një tabelë ose pyetës të caktuar, ashtu edhe për tabelat e lidhura.

Fig. 9.1 - Dialogu New Form

Përveq magjistarit në listë ndodhen

edhe AutoFormat, të cilat

mundësojnë krijimin automatik të

formës, në stilin e zgjedhur:

Columnar (në kolona), Tabular-

(tabelare) dhe Datasheet (si tabelë).

Në fushën e poshtme (Combo Box)

që hapet me shigjeten në skajin e

djathtë, zgjedhet nga lista tabela ose

pyetësi për të cilin dëshironi të

krijoni formën. Këtë vendim mund

t'a kaloni në këtë hap dhe të bëni

zgjedhjen në hapat e mëvonshëm.

Zgjedhni Form Wizard dhe tabelën për të cilën dëshironi të krijoni formën. Me OK

kaloni në hapin e ardhshëm (fig. 9.2).

Fig. 9.2a - Zgjedhja e fushave nga tabela

Në fushën Tables/Queries zgjedhet

burimi i të dhënave për formën që

krijohet. Aty ndodhet lista e

tabelave dhe pyetësve që ekzistojnë

në bazën e të dhënave. Për tabelën e

zgjedhur, paraqitet lista e fushave

(Available Fileds) në të cilën

zgjedhni fushat të cilat dëshironi të

paraqiten në formën që krijohet,

përmes tasteve me shenjat >, >>, <

dhe <<. Fushat e zgjedhura kalojnë

në listën Selected Fields.

Për të zgjedhur të gjitha fushat njëkohësisht, klikoni shigjetën e dyfishtë >>.

Zgjedhja mund të bëhet edhe duke klikuar dy herë fushën përkatëse. Pasi të jenë

zgjedhur fushat nga burimi i parë, në Tables/Queries, nëse ka nevojë mund të

kalohet në tabelën ose pyetësin tjetër për të marrë ndonjë fushë edhe prej aty. Me

Next kalohet në hapin e ardhshëm (fig. 9.2b) në të cilin zgjedhet forma, renditja e

fushave të zgjedhura, në formë. Për secilin prej opcioneve, paraqitet pamja grafike

në anën e majtë të dritares. Pastaj, me Next kalohet në hapin e ardhshëm (fig 9.2c),

në të cilin zgjedhet stili i formës. Gjtihashtu, për opcionin e zgjedhur, në anën e

majtë të dritares paraqitet pamja e stilit të zgjedhur. Gjithnjë në fillim propozohet

stili Standard i formave në Access, mirëpo mund të zgjedhet cilido prej stileve të


171

ofruara. Me Next kalohet në hapin e ardhëshëm (fig. 9.2d), të fundit, në të cilin

zgjedhni emrin për formën që krijohet.

Fig. 9.2b - Zgjedhja e formës

Fig. 9.2c - Zgjedhja e stilit

Fig. 9.2d - Emërtimi i formës

Në këtë hap zgjedhet veprimi që do të

pasojë pasi të shtyet pulla Finish.

Mund të zgjedhet hapja e formës për

përdorim të menjëhershëm ose

modifikimi i dizajnit të formës, me

ç'rast forma hapen në pamjen Design

në të cilën mund të bëhen modifikime

të mëtejshmë në pamjen e formës.

Gjithashtu, mund të zgjedhet edhe

opcioni për ndihmë lidhur me punën

me forma, pasi të klikohet Finish.

Fig. 9.3 - Forma e krijuar

Në ekran do të paraqitet forma e

krijuar (fig. 9.3). Në dritaren e formës

për secilën prej fushave të zgjedhura

nga tabela, në formë do të paraqitet

kontrolla përkatëse. Kontrolla më e

shpeshtë është Text Box-i në të cilën

paraqiten të dhënat nga tabela. Nëse

ekziston ndonjë fushë Lookup ajo do të

paraqitet si Combo Box ose List Box,

varësisht prej dizajnit të tyre. Fushat

Yes/No paraqiten si Check Box. Në

fund të formës paraqiten tastet e

zakonshme për navigim nëpër rekorde.


172

Siç shihet edhe në figurë, në formë shihen të gjitha fushat e rekordit, me ç'rast

fitohet pasqyrë më e qartë e të gjitha të dhënave për secilin rekord.

Dizajnimi i Formës

Forma e re mund të krijohet përmes dizajnimit, e njëherit format ekzistuese mund

të modifikohen në modin e dizajnit. Për të krijuar një formë të re në modin e

dizajnimit, në dritaren Forms të bazës klikoni: Create Form in Design View, ose në

shiritin e veglave klikoni New dhe në dritaren New Form (fig. 9.1) zgjedhni Design

View dhe tabelën/pyetësin bazë. Në ekran do të paraqitet dritarja Form1: Form (fig.

9.4). Në shiritin e veglave do të aktivizohen veglat për dizajn të formës: Form

Design dhe Formatting (Form/Report). Shiritin e veglave mund ta aktivizoni në

menynë View-Toolbars ose në shiritin e veglave klikoni me tastin e djathtë të

mausit dhe në menynë e kontekstit aktivizoni veglat përkatëse.

Fig. 9.4 - Dritarja e formës në pamjen

Design

Në dritaren për dizajnim të formës,

paraqitet lista e fushave të tabelës

që është zgjedhur si burim i të

dhënave për formë, veglat për punë,

të cilat janë shirit i veçantë i

veglave dhe mund të zhvendosen

sipas dëshirës, nëse klikoni në

titullin e dritares Toolbox dhe e

zvarritni duke e mbajtur shtypur,

duke e liruar pasi të zhvendoset në

pozitën e dëshiruar. Nga shiriti i

veglave për formatizim, duke

klikuar në Properties mund të hapni

dritaren me tiparet e formës, ku

shihen dhe mund të modifikohen

tiparet e formës.

Nga lista e fushave zgjedhen fushat që dëshironi të paraqiten në formë, i zgjedhni

dhe i zvarritni në pjesën Detail të formës. Varësisht prej tipareve të fushës,

paraqitet kontrolla përkatëse për të. Varësisht prej lidhjes me të dhënat në tabelë

ekzistojnë tri tipe të kontrollave që paraqiten në formë:

- Kontrollat e lidhura - marrin vlerën prej ndonjë fushe në tabelë dhe si

ndryshojnë vlerat në fushë ashtu ndryshon edhe kontrolla e lidhur. Fushat

që vendosen në formë prej listës së fushave të tabelës janë kontrolla të tilla.

- Kontrollat e palidhura - nuk janë të lidhura me të dhënat në tabelë dhe

mbajnë vlerën e definuar nga shfrytëzuesi. Shembuj të tillë janë vijat,

drejtkëndshat, shpjegimet, shenjat dhe fotot.


173

- Kontrollat që llogariten - fitojnë vlerën prej tabelës, paraqesin ndonjë

shprehje të përbërë prej funksioneve dhe operatorëve, duke shtuar fushat,

të cilat japin ndonjë rezultat. Vlerat e kontrollave të tilla ndryshojnë kur

ndryshojnë vlerat në tabelën bazë, por nuk mund të ndryshohen direkt.

Në shiritin e veglave Toolbox paraqiten kontrollat të cilat zgjedhen duke klikuar

ikonën përkatëse dhe pastaj treguesi i mausit kur kalon në formë merr formën që

tregon tipin e kontrollës. Për të vendosur në formë kontrollën e zgjedhur duhet

shtypur tastin e majtë dhe duke e mbajtur shtypur e zvarritni djathtas poshtë deri sa

të merr formën dhe madhësinë e dëshiruar ose vetëm klikoni në formë dhe

kontrolla merr madhësinë standarde. Në fig. 9.5 është paraqitur një formë me

shpjegime për kontrollat që mund të paraqiten në formë dhe pjeset e formës.

Fig. 9.5 - Forma dhe kontrollat e saj, në pamjen Form View

Kontrollat dhe mundësitë e përdorimit të tyre nëpër objekte, janë përshkruar në

tabelën vijuese.

Ikona Kontrolla-Përshkrimi Përdoret në:

Select Objects

Zgjedhesi - selektuesi. Bën zgjedhjen e kontrollave

Control Wizards

Magjistari për kontrolla. Starton magjistarin për kontrollën në formë.

Label

Etiketë, tekst përshkrues si titull, instruksion etj. Gjithkund


174

Text Box

Kontrollë, që tregon të dhënat prej fushës së tabelës, pyetësit ose fushës me vlerë të llogaritur

Gjithkund

Option Group

Kornizë për grupin me alternativa për zgjedhje në formë të fushave për vërtetim, pullave opcionale etj, për veprimin e njëjtë ose llojin e vlerës në fushë.

Gjithkund

Toggle Button

Fusha për të kyqur/çkyqur ndonjë veprim Formë

Option Button

Kontrollë për paraqitje të vlerës së tipit Yes/No. Mund të përdoret për paraqitjen e njërës prej vlerave alternative në kuadër të Option Group.

Gjithkund

Check Box

Kontrollë për paraqitje të vlerave të tipit Yes/No. Mund të përdoret për paraqitjen e ndonjërës prej vlerave të opcioneve në Option Group.

Gjithkund

Combo Box Kontrollë për paraqitjen e kombinimit të listës rënëse me vlera dhe fushës për insertim të tekstit.

Formë, Faqe interneti

List Box Kontrollë për paraqitje të listës ku mund të zgjedhet ndonjë vlerë.

Formë, Raport

Command Button

Pullë për inicimin e ndonjë veprimi, si hapja e raportit, makros, kërkimit, shtypjes, etj. Mund të paraqitet me figurë ose me tekst në të.

Formë, Faqe interneti

Image

Fotografi e palidhur, si p.sh Logo e Kompanisë, etj. Gjithkund

Unbound Object Frame

OLE objekt i palidhur

Bound Object Frame

Kontejner (mbajtës) që paraqet ndonjë OLE objekt të ruajtur në burimin e të dhënave

Page Break

Thyerja e faqes/kalimi në faqen tjetër Formë

Tab Control

Kontrollë për paraqitje të formave shumfaqëshe Formë

Subform/ Subreport

Formë ose raport në kuadër të formës ose raportit tjetër

Formë, Raport

Line Vijë, që përdoret për ndarje të sipërfaqeve për krijim të objekteve, etj.

Gjithku

Rectangle Kornizë drejtkëndëshe për grupimin e fushave ose tekstit tjetër

Gjithku

More Buttons

Hapja e listës me kontrolla shtesë, që janë të instaluara në Access, si kalendari, etj.

Në shiritin e veglave Form Design, ndodhen kontrollat që ndihmojnë gjatë

dizajnimit të formës:

Ikona Kontrolla-Përshkrimi Ekuvialenti në

Meny

View

Kalon në Form View. Opcione tjera: Datasheet dhe Design (kur jemi në Form View)

View-Form View

Format Painter

Kopjon formatin e kontrollës së zgjedhur në kontrollën tjetër

S'ka

Isnert Hyperlink

Inserton hiperlink adresën Insert-Hyperlin


175

Field List

Paraqet/Fshehë Listën e fushave View-FieldList

Toolbox Paraqet/Fshehë Veglat View-Toolbox

AutoFormat Hapet dialogu AutoFormat, me të cilin mund të ndryshohet stili i Formës

Format-AutoFormat

Code Hapë dritaren me kodin në Visual Basic në të cilin tregohet moduli që përdoret për objektin përkatës

View-Code

Vendosja e kontrollave në Formë

Kontrollat mund të vendosen (insertohen) në formë prej listës së fushave

(FieldList), e cila është e ngjashme me listën që përdoret në dritaren Relationships

apo në dizajnimin e pyetësve. Fusha përkatëse shtohet ashtu që zgjedhet në listë

dhe zvarritet në formë. Vlera e fushës paraqitet në fushën për tekst kurse titulli i

fushës paraqitet në kontrollë të tipit Label. Ky titull mund të jetë i ndryshëm prej

emrit të fushës. Për të vendosur njëkohësisht disa fusha në formë, mund të

zgjedhen në format standarde me SHIFT ose CTRL dhe të insertohen së bashku.

Për të insertuar të gjitha fushat, klikoni dy herë titullin e dritares FieldList dhe

pastaj zvarritni fushat në formë.

Insertimi i kontrollës prej Toolbox-it bëhet duke zgjedhur ikonën e kontrollës

përkatëse dhe pastaj duke kaluar në formë dhe vendosur kontrollën në pozitën

përkatëse, duke shtypur dhe zvarritur treguesin për të caktuar madhësinë sipas

dëshirës ose vetëm klikohet mausi dhe automatikisht insertohet kontrolla me

madhësi standarde.

Për kontrollat e futura prej veglave duhet përcaktuar tiparet për t'i lidhur me

burimin e të dhënave.

Për të bërë kopjimin e kontrollave përdoret menya: Edit-Duplicate, me ç'rast

automatikisht krijohet kopja e kontrollës së zgjedhur. Përndyshe mundet edhe në

mënyrën e zakonshe Copy-Paste.

Për të shikuar kontrollat shtesë, klikoni në konrollën More Buttons në fund të

ToolBox-it dhe paraqitet lista e kontrollave të përkrahura në Access.

Ndryshimet në formë

Për të ndryshuar pamjen e formës dhe kontrollave përkatëse në të, duhet hapur

formën në modin e dizajnimit, në Design View. Në formë paraqitet rrjeta (Grid) për

ndihmesë gjatë dizajnimit të formës.

Fig. 9.6 - Kontrolla e zgjedhur

Zgjedhja e kontrollës bëhet duke klikuar në të

me treguesin e mausit. Kontrolla e zgjedhur

shënohet me shenjat e zgjedhjes në kënde dhe

në mesin e vijave anësorë kufizuese të

kontrollës (fig. 9.6).


176

Për të zgjedhur disa kontrolla, mbahet shtypur SHIFT dhe klikohet në kontrollat

përkatëse. Mënyrë tjetër është edhe të klikohet tasti i majtë i mausit diku në pjesën

e formës jashtë kontrollës, të mbahet shtypur dhe duke e zvarritur të krijohet një

drejtkëndësh i imagjinuar dhe të gjitha kontrollat e përfshira (edhe pjesërisht)

brenda atij drejtkëndëshi, do të zgjedhen. Pastaj, me to mund të manipulohet

njëkohësisht. Për zgjedhjen ose jo të kontrollave të përfshira pjesërisht, duhet

rregulluar opcionin Selection Behaviour (Partially ose Fully Enclosed) në menynë

Tools-Options në faqen Form/Report.

Për të zgjedhur një kolonë të kontrollave, pozicionohet treguesi në vizoren

horizontale dhe kur merr formën e zgjedhësit të kolonës, klikohet. Me atë rast

zgjedhen të gjitha kontrollat e "prekura" në vijë vertikale. Nëse dëshironi të

zgjedhni disa kontrolla, mbahet shtypyr tasti i mausit dhe zvarritet nëpër vizoren

horizontale dhe zona e përfshirë në tërësi ose pjesërisht e kontrollave, zgjedhet.

Njësoj mund të veprohet edhe për zgjedhjen e rreshtave: në vizoren vertikale

kryhen veprimet e ngjashme.

Për të zgjedhur të gjitha kontrollat në formë, zgjedhni në meny: Edit-Select All ose

me shkurtesën CTRL+A.

Për të zgjedhur formën duhet klikuar katrorin në

skajin e majtë lartë të dritares, ku priten vizorja

vertikale dhe horizontale. Për të zgjedhur ndonjë

pjesë të formës (Detalet, Hederin, Footerin),

duhet klikuar treguesin (katrorin) e pjesës në

vizoren vertikale. Nëse vizorja në dritaren e

formës nuk shihet, ajo aktivizohet në menynë

View-Ruler, ose në menynë e kontekstit- Ruler.

Grupimi i kontrollave

Disa kontrolla të cilat dëshironi të kenë pamjen e njëjtë, për të bërë ndryshimet e

përbashkëta në to, ato mund të grupohen duke i zgjedhur dhe në meny Format-

Group bëhet grupimi i tyre. Përreth kontrollave të grupuara paraqitet drejtkëndëshi

i përbashkët për zgjedhje. Për të larguar grupimin, zgjedhet grupi dhe në meny

Format-Ungroup.

Ndryshimi i madhësisë

Për të ndryshuar madhësinë e kontrollës, ajo zgjedhet, pozicionohet treguesi në

ndonjërën prej pikave zgjedhëse (përveq asaj majtas lart), me ç'rast merr formën e

shigjetës dykahëshe dhe atëherë shtypet e zvarritet. Nëse zgjedhen pikat në skaje

(kënde) atëherë bëhet ndryshimi proporiconal i madhësisë së kontrollës, edhe në

drejtimin vertikal edhe në atë horizontal. Nëse zgjedhen pikat në meset e vijave

anësore atëherë ndryshimi bëhet vetëm në drejtimin e zgjedhur.


177

Nëse zgjedhen disa kontrolla, ndryshimi i madhësisë së njërës prej tyre shkakton

ndryshimin e të gjithave.

Për ndryshime precize të madhësisë, mund të zgjedhet kontrolla dhe duke mbajtur

SHIFT-in, në tastierë shtypet shigjeta në drejtimin përkatës, me ç'rast madhësia

ndryshon për 1/4 e njësisë së rrjetës. Ngjashëm, duke mbajtur shtypur tastin CTRL,

me shigjetat përkatëse në tastierë bëhet zhvendosja precize e kontrollës.

Për të ndryshuar madhësinë e kontrollës, ashtu që automatikisht t'i përshatet

përmbajtjes së saj (Auto Fit), duhet klikuar dy herë në ndonjërën prej shenjave

zgjedhëse.

Për të përcaktuar opcionet për ndryshimin e madhësisë, në menynë Format-Size

(Fig. 9.7) zgjedhet opcioni përkatës. Menya Size me opcionet e saj paraqitet edhe

në menynë e kontekstit.

Fig. 9.7 - Madhësia - Size

-To Fit - përshtatja me madhësinë e përmbajtjes.

-To Grid-përshtatja në rrjetë

-To Tallest - me kontrollën më të lartë

-To Shortest - me kontrollën më të shkurtër

-To Widest - me kontrollën më të gjerë

-To Narrowest - me kontrollën më të ngushtë.

Zhvendosja e kontrollës

Për të ndryshuar pozitën e kontrollës në kuadër të formës, duhet pozicionuar

treguesin në vijën kufitare të kontrollës, me ç'rast ai merr formën e dorëzës ose në

skajin e majtë lart ku merr formën e gishtit tregues, dhe shtypet e zvarritet.

E veqantë për kontrollën e fushave tekstuale, është se përmes skajit të majtë lartë,

zhvendosen ndaras pjesa e tekstit dhe pjesa e etiketës (emrit) të fushës.

Për të ndihmuar gjatë zhvendosjes, mund të përdoret opcioni Snap To Grid, në

menynë Format (Fig 9.8) e cila në modin e dizajnit ka përmbajten përkatëse.

Fig. 9.8 - Menya Format

Për të përshtatur renditjen në kuadër të formës dhe

shpërndarjen hapsinore të kontrolave përdoren

opcionet Align (Rreshto) duke përshatur pozitën e

kotrollave të zgjedhura, me skajin e majtë, të djathtë,

të epërm, të poshtëm ose në rrjetë, me atë të kontrollës

përkatëse dhe skajit përkatës për atë drejtim.

Shpërndrja hapsinore horizontale dhe vertikale

rregullohet në menynë përkatëse, për tërë grupin e

zgjedhur të kontrollave.


178

Tiparet (karakteristikat) e kontrollave

Forma në tërësi dhe të gjitha kontrollat e veçanta të saj kanë tiparet që e

karakterizojnë ndonjë element dhe ndonjë veti të caktuar e cila ndikon në pamjen,

strukturën dhe sjelljet e kontrollës. Ato kanë të bëjnë edhe me karakteristikat e

tekstit dhe të dhënave që ndodhen në kontrollë.

Për të përshtatur tiparet e kontrollës, ajo zgjedhet dhe pastaj hapet dritarja

Properties në ndonjë prej mënyrave vijuese:

- klikoni kontrollën dy herë

- zgjedheni kontrollën dhe pastaj në menynë View-Properties

- zgjedhni kolonën dhe klikoni Properties në shiritin e veglave

- klikoni kontrollën me tastin e djathtë dhe në menynë e kontekstit zgjedhni

properties

Lista e tipareve varet prej kontrollës së zgjedhur. Dritarja e tipareve ka pesë faqe:

Format, Data, Event, Other dhe All (fig. 9.9).

Fig. 9.9 - Dritarja Properties për Formë

Në faqen All (të gjitha) paraqiten të

gjitha tiparet e mundshme, nga

katër grupet e para. Për të

ndryshuar ndonjë prej tipareve

klikoni në listë dhe jepni vlerën e

re, zgjedhni prej listës, nëse

paraqitet shigjeta për zgjedhje në

skajin e djathtë ose klikoni

Build(…), nëse parqitet, për të

hapur programin ndihmës ose

dritaren përkatëse për dialog.

Kjo varet prej kontrollës së zgjedhur. Për secilën kontrollë të zgjedhur në rreshtin e

statusit mund të lexoni përshkrimin dhe shpjegimet për të.

Në faqen Format ndodhen tiparet që kanë të bëjnë me pamjen e kontrollës

përkatëse, pozitën, formatin etj. Për të përcaktuar formatin e numrave ose vlerave

të tipit Currency definoni tiparin Format dhe Decimal Places. Pozita dhe madhësia

rregullohen me tiparet: Left (skaji i majtë), Top (skaji i epërm), Width (gjerësia)

dhe Height (lartësia). Stili dhe ngjyra e fushës (prapavisë) zgjedhen me Back Style

dhe Back Color kurse për vlerat me: Fore Color dhe Font Name, Font Size, Font

Weight, Font Italic, Text Align etj. Ndryshimet e formatit bëhen kryesisht përmes

shiritit të veglave Formatting ose përmes menysë së kontekstit për kontrollën

përkatëse. Për të siguruar format të njëjtë për disa kontrolla i zgjedhni njëkohësisht

dhe aplikoni formatin ose përmes Format Painter kopjoni formatin në kontrollat

tjera të tipit të njëjtë.


179

1. Zgjedhni kontrollën prej të cilës dëshironi ta kopjoni formatin. 2. Klikoni Format Painter dhe pastaj klikoni kontrollën të cilës dëshironi t'ia jepni formatin e kopjuar

Në faqen Data (të dhënat) janë tiparet që përcaktojnë burimin e të dhënave-Data

Source dhe rregullat e kufizimet për të, si Input Mask, Default Value, Validation

Text, Validation Rule etj, të cilat trashëgohen prej tabelës ose definohen të reja në

këtë faqe. Shumica e tipareve në tabelën themelore kopjohen kur kontrolla

vendoset në formë. Ndryshimi i tipareve të kontrollës në formë nuk ka ndikim në

tiparet në tabelë. Për të ruajtur tiparet nëpër tërë aplikacionin është mirë që ato të

definohen në tabelë dhe pastaj të mos ndryshohen në formë ose raport, sepse

atëherë përparësi u jepet tipareve të ridefinuara në formë ose raport.

Në faqen Event (ngjarja), janë tiparet lidhur me ngjarjet, veprimet, reagimet që

mund të ndodhin me kontrollën përkatëse dhe janë të lidhura me përgjegjen

(reagimin) në klik të mausit, zgjedhje, ndryshim të vlerës etj.

Në faqen Other (tjera) ndodhen tiparet për kontrollën si emri, status bar, reagimet

në tastet Enter dhe Tab, etj. Faqja All i përmbledhë të gjitha tiparet në një vend.

Nëse keni hapur dritaren Properties për një kontrollë, për të parë tiparet e një

kontrolle tjetër, mjafton vetëm të zgjedhet ajo pa e mbyllur fare dritaren Properties

dhe atëherë në të do të paraqiten automatikisht tiparet e kontrollës së re të zgjedhur.

Formatizimi i kushtëzuar

Një risi në Access 2000 që mund të përdoret në fushat për text dhe combo box-e

është edhe formatizimi i kushtëzuar (Conditional Formatting). Mund të aplikohen

tri formate shtesë në bazë të kushteve specifike: vlera momentale, fokusi ose kur

shprehja bëhet e saktë. Shprehja mund të përmbajë vlera prej fushave tjera të

rekordit të njëjtë. Formatizimi i kushtëzuar aplikohet për kushtet specifike si për

shembull: data e caktuar ose intervali i datave, vlera e caktuar numerike, teksti i

caktuar, etj., dhe për këto raste të paraqitet vlera me shkronja të tipit tjetër, me

ngjyrë tjetër të tekstit dhe prapavisë etj. Për të përcaktuar formatin e kushtëzuar për

një fushë zgjedhni në menynë Format-Conditional Formatting. Hapet dritarja për

formatizim të kushtëzuar (fig. 9.10).

Fig. 9.10 - Formatizimi i kushtëzuar

Për të përcaktuar formatin e

kushtëzuar, së pari në pjesën e

epërme të dritares (Default

Formatting) përcaktohet formati i

zakonshëm, për rastin kur nuk

plotësohet kushti specifik,


180

Pastaj në pjesën e poshtme, përcaktohet kushti për formatin e kushtëzuar në fushën

Condition 1. Mund të përcaktohen deri në 3 kushte, për të tri formatet shtesë të

larpërmendura: Filed Value Is (vlera e fushës është), Expression is (shprehja është)

dhe Field Has Focus (kontrolla ka fokusin, është e zgjedhur momentalisht). Nëse

zgjedhim kushtin për vlerën e fushës, atëherë në vazhdim kemi opcionet për

krahasim (fig. 9.11), ku zgjedhim vlerën ose brezin e vlerave krahasuese për

kushtin e dhënë.

Fig. 9.11 - Definimi i kushtit

Kushtet e mundshme: between

(ndërmjet), not between (nuk është

ndërmjet), equal to (baraz me), not

equal to (nuk është baraz me),

greater than (më i madh se), less

than (më i vogël se), greater than

or equal to (më i madh ose baraz)

dhe less than or equal to (më i

vogël ose baraz).

Pastaj, përcaktohet formati i vlerave të cilat e plotësojnë kushtin e definuar. Për

shembull, nëse në një formë dëshironi të dalloni vlerat më të mëdha se 1000 për

fushën paga mujore, ose notat e studentëve kur nota është 10 duke i paraqitur ato

me ngjyrë tjetër të prapavisë së fushës dhe më font të theksuat (Bold), madhësi

tjetër, etj.

Fshirja e kontrollave dhe ndryshimi i formatit Për të fshirë kontrollën duhet zgjedhur atë dhe pastaj duhet shtypur DEL në tastierë

ose në menynë Edit-Delete. Kontrolla e fshirë mund të kthehet me Edit-Undo.

Mund të fshihen njëkohësisht disa kontrolla ashtu që, i zgjedhni bashkarisht dhe

fshihen me procedurën e njëjtë si për një kontrollë të vetme.

Për të ndryshuar formatin e kontrollës, zgjedhet kontrolla dhe pastaj në meny:

Format-Change to, ose në menynë e kontekstit menya: Change to. Në atë rast

tiparet e përbashkëta kopjohen në formatin e ri, kurse ato që e para nuk i ka pasur

marrin vlerat e nënkuptuara (Default).

Insertimi i objekteve tjera

Në formë mund të insertohen edhe objekte tjera prej aplikacioneve tjera si

diagramet e Excel-it, foto nga programi Paint ose Photo Editor, dokumente te

Word-it, etj. Ato mund të insertohen si objekte të lidhura ose të palidhura varësisht

prej destinimit dhe vlejnë rregullat e njëjta si në rastin e insertimit të objekteve të

tilla në tabelë. Objektet e lidhura ruhen në rekordin përkatës, si p.sh., fotografia e


181

punëtorit në tabelën përkatëse dhe ndryshojnë për secilin rekord. Objektet e

palidhura janë si pjesë e dizajnit e jo e rekordit. Kur ndryshohet rekordi, objekti i

palidhur mbetet i njëjtë. Shembull për këtë do të ishte Logo e kompanisë.

Për të insertuar këto objekte përdoren kontrollat: Image (fotografi), Unbound

Object Frame (objekt i palidhur), Bound Object Frame (objekt i lidhur).

Insertimi i fotografive

Për të insertuar një foto mund të zgjedhni në menynë Insert-Picture ose përmes

kontrollës image.

Klikoni kontrollën Image dhe pastaj në formë krijoni kornizën për vendosjen e fotografisë përkatëse.

Hapet dialogu Insert-Picture në të cilin zgjedhni fajllin me foton përkatëse. Nëse

për insertim përdoret menya Insert-Picture, atëherë nëse fotografia e insertuar në

formë është e madhe, forma do të zgjerohet për të zënë foton në tërësi. Kur

insertimi është bërë me kontrollën Image, fotografia do të insertohet brenda

madhësisë së kornizës së kontrollës e pastaj me tiparin Size Mode përshtatet

madhësia. Size Mode rregullon madhësinë e fotos në kuadër të kornizës në të cilën

ndodhet (fig. 9.12).

Fig. 9.12 - Përshtatja e fotos - Size Mode

- Clip (preje) - bën prerjen e fotos

ashtu që ajo të insertohet brenda

korinzës

- Stretch (shtrije) - bën tërheqejen

(shtrirjen) ashtu që ajo të vendoset

ose të mbushë kornizën, dhe me

këtë rast fotoja do të deformohet.

- Zoom (rrite) -bën përshtatjen

proporcionale të fotos brenda

kornizës.

Nëse duhet ndryshuar foton, mund të fshihet kontrolla dhe të krijohet e reja ose

mund të ndryshohet tipari Picture për kontrollën përkatëse dhe të përcaktohet

fotografia e re. Kur është në pyetje formati i fajllit të fotografive që insertohen,

formati .bmp zë më shumë vend dhe me rastin e ndryshimeve në madhësi pëson

deformime ashtu që humbet kualiteti i fotografisë. Formatet .wmf, .jpg kursejnë

hapësirën në disk dhe njëherit nuk deformohen me rastin e ndryshimit të

madhësisë.

Nëse në një formë janë insertuar dy objekte të cilat mbulojnë pjesërisht ose

tërësisht njëra tjetrën, atëherë përmes menysë Format, me opcionet Send to Back

(Dërgoje prapa-në prapavi) dhe Bring to Front (Sille përpara) rregulloni rradhën e

paraqitjes së tyre, cila mbulon tjetrën.


182

Insertimi i fotos në prapavi të formave

Nëse dëshironi, fotografia mund të insertohet edhe në prapavi të formës. Për të

insertuar një foto si prapavi të formës, klikoni dy herë shenjën për zgjedhje të

formës dhe në dritaren e tipareve Properties të formës, në faqen Format, zgjedhni

tiparin Picture dhe për të zgjedhni foton përkatëse duke klikuar (…).

Insertimi i kontrollave ActiveX

ActiveX është termi i ri për objektet që në versionet e mëhershmë njoheshin si

OLE kontrolla të shrytëzuesit. Në kuadër të Office 2000 është në dispozicion një

numër i madh i kontrollave ActiveX e mund të instalohen edhe të tjera. Në listë do

të paraqiten edhe ato kontrolla ActiveX që janë instaluar me ndonjë aplikacion

tjetër të Office-it si Word, Excel etj. Kontrollat ActiveX mundësojnë edhe

përdorimin e produkteve të gatshme të krijuara prej programerëve të tjerë. Secila

ActiveX kontrollë ndodhet në një fajll të veçantë dhe ka ekstensionin .ocx. Në fajll

ndodhen kodi, metodat, ngjarjet, vetitë, etj., të nevojshme për funksionimin e saj në

Access.

Për të insertuar një ActiveX kontrollë mund të veproni si vijon:

- Klikoni kontrollën More Controls në Toolbox, ose

- Në menynë Insert zgjedhni ActiveX Controls, e pastaj prej dialogut

Insert ActiveX Control zgjedhni kontrollën përkatëse.

Një prej kontrollave të përshtatshme për përdorim në kuadër të formave do të ishte

Kalendari (Calendar Control 9.0) (fig. 9.13).

Fig. 9.13 - Kalendari (ActiveX)

Për të ndryshuar tiparet e ActiveX

kontrollave, mund të përdoren dy

mënyra: tiparet përmes Accessit

dhe tiparet në dialogun Custom

Properties që hapen prej faqes

Other në dritaren Properties.

Klikoni në tiparin Custom dhe nëse

paraqitet Build, do të thotë se mund

të ndryshohen tiparet plotësuese.

Gjithashtu, mund të klikoni kontrollën me të djathtën dhe në menynë e kontekstit të

zgjedhni Properties. Shikoni shembullin e formës me kalendarë, të cilin do ta

kuptoni në tërësi pasi të lexoni për ngjarjet dhe modulet.


183

Opcioni AutoFormat

Për formatizim më të shpejtë dhe më efikas, në Access ekzistojnë disa formate të

gatshme të cilat mund të shfrytëzohen gjatë formatizimit të formave. Për të

aplikuar ndonjë format të gatshëm duhet vepruar si vijon:

- Në pamjen Design klikoni AutoFormat në shiritin e veglave, ose

- Në menynë Format zgjedhni AutoFormat

Më atë rast do të hapet dritarja AutoFormat në të cilin zgjedhen formatet e gatshme

ose përmes Customize mund të krijohet një format i gatshëm i ri, për përdorim të

mëvonshëm. Në të njëjtin dialog, mund të modifikohet ose të fshihet në tërësi

formati ekzistues ose ndonjë format i krijuar prej shfrytëzuesit.

Ndryshimi i madhësisë së formës

Për të ndryshuar madhësinë e formës mund të zvarritni skajin e djathtë ose të

poshtëm të formës ose mund të përcaktoni vlerën precize në tiparin Width

(gjerësia) në faqen Format të tipareve të formës. Madhësia e formës është e

kufizuar me madhësinë e ekranit. Për të caktuar madhësinë e seksionit të formës

ose nënformës zvarritni shiritin përkatës përfundi seksionit të cilit dëshironi t'ia

ndryshoni madhësinë. Kur pozicionohet treguesi i mausit në vijën ndarëse, ai merr

formën e vijës ndarëse me shigjetë dykahëshe të cilën e shtypni dhe e zvarritni në

drejtimin e dëshiruar. Gjithashtu, mund të hapet dritarja me tiparet e seksionit

përkatës dhe të përcaktoni tiparin Height (lartësia) për të. Për të ndryshuar

njëkohesisht dhe proporcionalisht gjerësinë dhe gjatësinë, pozicionohet treguesi në

këndin e djathtë poshtë të seksionit dhe ai merr formën e shigjetës katërkahëshe, e

pastaj shtypet dhe zvarritet në drejtimin përkatës.

Nëse është krijuar ndonjë formë që nuk e plotëson tërë madhësinë e dritares së

formës atëherë mund të zgjedhni në menynë Window, opcionin Size to Fit Form,

për të përshtatur madhësinë e dritares me madhësinë e formës. Nëse në dritaren e

tipareve të formës tek tipari Default View (pamja standarde, e zakonshme) është

zgjedhur pamja Single Form (një formë, e vetme) dritarja do të jetë e prerë për të

parë vetëm një rekord. Për rastin Continuous Form (forma e vazhdueshme) do të

shihen disa rekorde dhe forma është e prerë për të mos paraqitur pjesërisht ndonjë

rekord. Nëse është paraqitur pjesërisht vetëm një rekord, dritarja do të zgjerohet për

të paraqitur pjesën më të madhë të mundshme të rekordit.


184

Seksionet e Formës Forma ka disa seksione (fig. 9.14):

Detail - përmbanë të dhënat e rekordit. Në këtë seksion mund të paraqiten të dhënat

për një ose më shumë rekorde, varësisht sa mund të shihen në ekran.

Form Header (Kreu, Hederi i Formës), përmbanë informata që paraqiten në krye të

formës për secilin rekord si për shembull: titulli, instruksionet ose pullat

komanduese me të cilat hapen format tjera, shtypet forma aktive etj. Kur shtypet

forma, informatat shtypen në krye të faqes së parë.

Form Footer (futeri i formës), përmbanë informatat të cilat paraqiten në pjesën e

poshtme të formës për secilin rekord ose në fund të faqes së fundit të formës që

shtypet.

Fig. 9.14 - Seksionet e formës

Page Header (Hederi i faqes),

përmbanë informatat të cilat

paraqiten në krye të faqes me rastin

e shtypjes së formës. Në pamjen

Form, ky seksion nuk shihet.

Page Footer (Futeri i faqes),

përmbanë informatat të cilat

paraqiten në fundin e secilës faqe.

Kjo pjesë nuk shihet në pamjen

Form (Form View).

Për të parë seksionet e hederit dhe

futerit në menynë View zgjedhni

Form Header/Footer, kurse për

hederin dhe futerin e faqes,

zgjedhni View, Page

Header/Footer.

Për të ndryshuar madhësinë e seksionit, pozicionohet treguesi i mausit në vijën

ndarëse, në pjesën e poshtme të seksionit përkatës, ose në treguesin përkatës në

vizoren vertikale dhe kur ai të merr formën e vijës ndarëse me shigjetat në dy

drejtimet, zvarritet në kahjen e dëshiruar.


185

Filtrimi, Sortimi dhe Kërkimi

Për të filtruar, sortuar ose kërkuar të dhënat në formë, vlejnë rregullat e njëjta sikur

në rastin e filtrimit, sortimit dhe kërkimit të të dhënave në tabela. Me rastin e

krijimit të formës të bazuar në ndonjë tabelë për të cilën është definuar filtri ose

rradha e sortimit, edhe filtri, edhe sortimi përfshihen edhe në tiparet e objektit.

Rradha e sortimit do të zbatohet automatikisht, kurse filtrimi varet nga mënyra e

krijimit të formës. Nëse krijohet forma për ndonjë tabelë ose pyetës të mbyllur,

rradha e sortimit dhe filtri trashëgohen, por nuk aplikohen automatikisht. Ato duhet

t'i aktivizoni kur të nevojiten. Nëse forma krijohet në bazë të tabelës ose pyetësit,

momentalisht të hapur e që përmbajnë filtër, ai do të aplikohet menjëherë në formë

herën e parë. Herave tjera duhet aplikuar përmes Apply Filter.

Përdorimi i formës

Forma është interfejsi themelor për shfrytëzuesit e bazës së të dhënave.

Shfrytëzuesi përmes formës mund të shikojë të gjitha të dhënat, të kërkojë rekordet

e caktuara, të insertojë rekorde të reja ose të ndryshojë ato ekzistuese. Për të kryer

me efikasitet këto punë shfrytëzuesi duhet të dijë si të lëvizë nëpër formë dhe nëpër

rekorde, në pamjen Form.

Për të hapur formën në pamjen Form, në të cilën mund të shihen dhe të

ndryshohen të dhënat klikoni dy herë në emrin e formës në faqen Forms të dritares

së bazës së të dhënave ose zgjedheni formën dhe klikoni Open. Në pamjen Form,

mund të shtohet rekordi i ri nëse klikohet tasti New Record për të paraqitur forma e

zbrazët. Përmes tasteve për navigim ose përmes menysë Edit, mund të modifikohen

rekordet ekzistuese.

Për të hapur formën në pamjen Design, në të cilën mund të ndryshohet dizajni i

formës zgjedhet forma dhe klikohet Design, në shiritin e veglave. Gjithashtu, mund

të klikohet me tastin e djathtë, në formën në dritaren e bazës së të dhënave, e pastaj

në menynë e kontekstit zgjedhet Design.

Në shiritin e veglave ndodhen tastet e njëjta si ato në pamjen Datasheet. Tasti View

ka tri opcione: Design View, Form View dhe Datasheet View.

Lëvizja nëpër formë

Si në rastin e tabelave edhe gjatë punës me forma mund të punohet në dy regjime:

regjimi i navigimit (lëvizjes nëpër fusha dhe rekorde) dhe regjimi i modifikimit. Në

modin e lëvizjes (navigimit) kursori lëvizë prej një fushe në tjetrën. Në regjimin e

modifikimit ai lëvizë nëpër karaktere. Varësisht prej regjimit të punës, tastet kanë

funksione të ndryshme. Për të kaluar prej njërit regjim në tjetrin duhet shtypur F2.

Përmes tasteve për lëvizje nëpër rekorde kalohet në rekordin e ardhshëm,

përparshëm, të parë ose të fundit. Nëse zgjedhet ndonjë opcion prej menysë: Edit-


186

Go To, gjithashtu mund të pozicionoheni në rekordin përkatës. Në të dy mënyrat

mund të jepni numrin e rekordit në të cilin dëshironi të kaloni. Në pjesën e tasteve

për lëvizje nëpër rekorde, në pozitën ku tregohet numri i rekordit aktual, shtypet

numri i rekordit dhe ENTER, për të kaluar në rekordin me atë numër. Në tabelën

vijuese janë paraqitur tastet për lëvizje nëpër rekorde dhe fusha në formë.

Caku Tasti

Fusha e parë në rekordin e parë CTRL-HOME

Fusha e parë në rekordin akutal HOME

Fusha e fundit në rekordin aktual END

Fusha e fundit në rekordin e fundit CTRL-END

Fusha aktuale në rekordin e ardhshëm CTRL-PgDn

Fusha aktuale në rekordin e përparshëm CTRL-PgUp

Fusha e ardhëshme TAB, ose shigjeta djathtas

Fusha e përparshme SHIFT+TAB, ose shigjeta majtas

Rekordi i caktuar F5, jepet numri i rekordit dhe ENTER

Rekordi paraprak PgUp

Rekordi i ardhshëm PgDn

Për modifikimin e të dhënave në formë, përdoren tastet dhe kombinimet e tyre

standarde, si në rastin e të dhënave në tabelë.

Ndryshimi i rradhës së lëvizjes përmes tabulatorit

Secilën herë që në formë shtypet TAB, kursori kalon në fushën e ardhëshme, kurse

kombinimi Shift+Tab e kthen kursorin në fushën paraprake. Rradha e lëvizjes së

kursorit nëpër fusha në formë quhet rradha e tabulatorit (Tab Order). Secilës

kontrollë të tipit Text Box i ndahet një Tab Index ( Tab indeks), i cili paraqet

pozitën e fushës në kuadër të vargut. Kontrolla e parë ka numrin 0, e dyta 1 e

kështu me rradhë. Rradha përcaktohet me rradhën e insertimit të fushave në formë.

Shpeshherë mund të ndodhë që kjo rradhë nuk është e përshtatshme, për arsye se

mund të ndodhë që ndonjë fushë është insertuar më vonë në formë, kështu që ajo të

jetë e fundit në rradhë.

Për të ndryshuar rradhën e lëvizjes përmes tabulatorit, duhet vepruar si vijon:

- hapni formën në pamjen Design dhe klikoni në seksionin Detail

- zgjedhni në menynë View-Tab Order. Do të hapet dritarja për dialog Tab

Order (fig. 9.15), në të cilën paraqitet lista e të gjitha fushave për insertim

të tekstit në seksionin Detail.


187

Fig. 9.15 - Tab Order

- për të ndryshuar pozitën e

kontrollës, klikoni tastin për

zgjedhje të rreshtit, shtypeni dhe

zvarriteni duke e mbajtur shtypur

dhe vendoseni në pozitën e re.

Mund të zgjedhet edhe një grup i

fushave dhe të ndryshohet pozita e

tyre si grup.

- përsëriteni këtë veprim deri sa të

arrihet rradha e dëshiruar dhe pastaj

klikoni Ok.

Nëse ka fusha në Heder dhe Futer,

edhe për to mund të përcaktohet

rradha në Tab Order.

Nëse klikohet AutoOrder, rradhitja do të bëhet automatikisht nga e majta në të

djathtë dhe nga lartë poshtë, kështu që nëse e dëshironi këtë formë të rradhitjes,

vetëm klikoni AutoOrder në vend se të bëni rradhitjen manualisht.

Kur ndryshohet rradha e tabulatorit në pamjen Design, atëherë Accessi do të

ndryshojë rradhën e paraqitjes së fushave në pamjen Datasheet të asaj forme.

Kontrollat e tipit Text Box kanë tri tipare lidhur me rradhën e lëvizjes përmes

tabulatorit:

- Tab Stop - E predefinuar Yes. Mund të përcaktohet si No, nëse dëshironi që

gjatë lëvizjes me tab fusha të kalohet, pra kursori të mos ndalet në këtë

fushë fare.

- Auto Tab - nëse përcaktohet si Yes, kursori automatikisht kalon në fushën e

ardhëshme në rradhën e tabulatorit, kur të insertohet karakteri i fundit i

lejuar në fushën për të cilën është përcaktuar maska hyrëse (Input Mask)

- Tab Index - tregon në pozitën e kontrollës në vargun e lëvizjes përmes

tabulatorit, duke filluar prej 0. P.sh., nëse është përdorur AutoOrder,

kontrolla e tretë me rradhë do të ketë indeksin 2.

Paraqitja e rekordeve të shumëfishta në formë

Nëse dëshironi që në formë të shihen njëkohësisht të dhënat për disa rekorde, mund

të kalohet në pamjen Datasheet ose mund të ndryshohet tipari Default View i

formës në Continuous Form. Kur të hapet forma në pamjen Form, përmes menysë

View ose tastit View në shiritin e veglave, në ekran do të paraqitet forma me disa

rekorde, aq sa mund të zë ekrani (Fig. 9.16).


188

Fig. 9.16a - Forma me shumë rekorde -

Continuous Form

Fig. 9.16b - Single Form

Në pamjen Single Form shihet

vetëm një rekord, dhe madhësia e

dritares përshtatet me anë të

menysë: View-Size to Fit Form.

Kur lëvizet nëpër formë, me anë të

shiritit rrëshqitës, varësisht prej

hapësirës në dritare, rekordi i fundit

do të shihet vetëm pjesërisht. Tastet

PgDn dhe PgUp lëvizin nëpër

rekorde.

Shtypja e Formës

Forma zakonisht përdoret për paraqitje, insertim dhe modifikim të të dhënave, por

ajo sipas nevojës, mundet edhe të shtypet. Për shtypjen direkte, klikohet në

kontrolën Print në shiritin e veglave. Për të parë se si do të duket forma që do të

shypet klikoni Print Preview.

Krijimi i formave hierarhike të bazuara në tabela të lidhura

Format hierarhike, zakonisht përbëhen prej formës kryesore dhe një ose disa

nënformave. Në formën kryesore paraqiten të dhënat prej tabelës nga ana "një" e

lidhjes një me shumë, kurse në nënformë paraqiten të dhënat nga ana "shumë"

Nëse forma ka shumë kontrolla dhe nuk ka vend për nënformë, mund të krijohen

nënformat e lidhura ashtu që, kur të klikohet pulla komanduese përkatëse në

formën kryesore, hapet dritarja e veqantë e nënformës. Forma dhe nënforma mund

të krijohen në të njëjtën kohë, duke zgjedhur magjistarin për forma, Form Wizard,

dhe duke zgjedhur fushat prej tabelave të lidhura. Për shembull, do të krijojmë

formën dhe nënformën për studentët nga baza e të dhënave Fakulteti ashtu që, në

formën kryesore do të vendosim të dhënat për studentët, kurse në nënformë të


189

dhënat për studentin përkatës nga tabela Fletëparaqitjet, për të parë provimet e

dhëna për studentin.

1. Në dritaren e bazës, në faqen Forms, fillojmë krijimin e formës së re përmes

Create Form by Using Wizard (fig. 9.17).

Fig. 9.17a - Krijimi i formës me nënformë

2. Në dritaren për dialog zgjedhim

nga tabelat përkatëse fushat që do

të paraqiten në formën kryesore dhe

në nënformën përkatëse. Të dhënat

e zgjedhura nga tabela e parë, nga

ana "një" do të shihen në formën

kryesore (Numri i indeksit, Emri,

Mbiemri, Drejtimi), kurse në

nënformë do të kemi të dhënat nga

tabela nga ana "shumë" (Numri i

lëndës, Data e Provimit dhe Nota

në Provim). Me Next kalojmë në

hapin tjetër.

Fig. 9.17b - Përcaktimi i formës kryesore

3. Në dialogun e ardhshëm

përcaktohet mënyra si do të shihen

të dhënat. Në anën e djathtë

paraqitet grafikisht pamja e të

dhënave që do të jenë në formë dhe

atyre përkatëse për nënformë.

Gjithashtu, përcaktohet pamja si:

formë me nënformë në një dritare të

përbashkët apo forma të lidhura

(Linked Forms) me dritare të

veqanta për formë dhe nënformë.


ardhëshëm.

Në hapin vijues do të zgjedhet pamja e të dhënave nga nënforma, në pamjen

Tabular apo Datasheet, kurse në hapin e fundit zgjedhen emrat për formë dhe

nënformën përkatëse, sepse ato në dritaren e bazës do të paraqiten si dy objekte të

veçanta, të cilat më tutje mund të modifikohen në modin e dizajnit. Kur të hapet

forma, në pamjen Form (fig. 9.18) në të do të shihen të dhënat nga pjesa kryesore e

formës dhe nënforma përkatëse, me tastet e veçanta për navigim. Edhe dritarja

kryesore e formës gjithashtu ka tastet e zakonshme për navigim.


190

Fig. 9.18 - Forma me nënformë

Për secilin student të paraqitur në

formën kryesore, në nënformë do të

paraqitet lista e të gjitha provimeve

të dhëna. Normalisht numri i

fushave që do të paraqiten zgjedhet

gjatë krijimit të formës me

nënformë, por edhe mund të

modifikohet më vonë në modin e

dizajnimit.

Nëse gjatë krijimit (në fig. 9.17b) zgjedhet opcioni Linked Forms, atëherë forma do

të ketë një pullë komanduese me të cilën hapet/mbyllet dritarja e veçantë për

nënformë (fig. 9.19)

Fig. 9.19 - Forma me nënformë të lidhur

Në dritaren kryesore, të formës

paraqiten fushat nga ana "një" kurse

në nënformë fushat e zgjedhura nga

ana "shumë".

Insertimi i nënformës

Nënforma mund të insertohet në formë edhe në mënyra tjera. Për të krijuar një

nënformë brenda një formë të caktuar, hapet forma kryesore në modin e dizajnit

(Design View).

Control Wizard Verifikoni a është aktive Controll Wizard, dhe zgjedhni

Subform/Subreport dhe zvarriteni në dritaren e formës dhe

krijoni kornizën për vendosjen e nënformës. Subform/Subreport

Zakonisht nënforma vendoset në pjesën Details, përfundi ose anash formës

kryesore. Kur të startohet magjistari SubForm Wizard, do të hapet dritarja në të

cilën paraqitjet pyetja se si do të krijoni nënformën (fig. 9.20a): Using Existing

Tables and Queries (duke përdorë Tabelat/Pyetësit ekzistues, kur dëshironi të

krijoni nënformë të re prej tabelës ose pyetësit ) ose Using an Existing Form (duke

përdorë një Formë ekzistuese, kur formën e gatshme e insertoni si nënformë).


191

Fig. 9.20a - Zgjedhja e nënformës

Nga lista e Formave ekzistuese

zgjedhet forma e cila do të përdoret

si nënformë në kuadër të formës

kryesore. Për rastin tonë, në formën

Studentët, do të insertojmë

nënformën Fleteparaqitjet, me të

dhënat për provimet e dhëna prej

studentëve. Me Next kalohet në

hapin e ardhshëm (Fig. 9.20b) ku

duhet përcaktuar lidhjen mes

formës dhe nënformës.

Fig. 9.20b - Vendosja e lidhjes

Lidhja vendoset duke aprovuar

ndonjë prej lidhjeve që i propozon

Accessi (Choose From a list) ose

definoni vet lidhjen mes formës dhe

nënformës (Define my own). Nëse

vendosni të definoni vet lidhjet, do

të paraqiten dy lista me fushat në

formë dhe me fushat në nënformë,

në të cilat zgjedhni fushat gjegjëse

për lidhje. Pastaj me Next kalohet

në hapin e ardhshëm dhe të fundit.

Në hapin e fundit zgjedhni emrin për nënformën që do të krijohet, pasi ajo do të

ruhet si objekt i veçantë në dritaren Forms të bazës së të dhënave.

Krijimi i nënformës mund të bëhet edhe pa ndihmën e magjistarit për nënforma,

duke hapur dritaren e formës kryesore në pamjen Design dhe pastaj kaloni në

dritaren Database (mund të klikoni F11) dhe duke i mbajtur të hapura të dy dritaret

njërën pranë tjetrës. Mund të zgjedhni në menynë Window-Tile Verticaly. Atëherë

në faqen Forms zgjedhet forma ekzistuese dhe zvarritet në dritaren e hapur në

pamjen design të formës kryesore, ku ajo do të insertohet si nënformë.

Dizajni i nënformës mund të ndryshohet në mënyrë të zakonshme.

Krijimi i formës së re përmes dizajnimit

Forma e re mund të krijohet në modin e dizajnit, nëse në dritaren New Form

zgjedhni Design View. Nëse në atë dritare është zgjedhur tabela ose pyetësi bazë

për formë, do të paraqitet lista e fushave përkatëse dhe ato mund të zgjedhen e


192

zvarriten në dritaren e formës. Nëse kjo nuk është bërë në hapin e parë, atëherë

hapni dritaren Properties (tiparet) për formën (zgjedhni Formën duke klikuar

shenjën e saj, në këndin e majtë lartë) dhe në faqen Data në pozitën Record Source

zgjedhni atë që dëshironi. Forma që krijohet mund të mos jetë e bazuar në të dhënat

ekzistuese por të krijohet edhe si fromë me udhëzime, ose për qëllime tjera. Në

formë përveq kontrollave të zakonshme Text Box, që krijoheshin duke zvarritur

fushën nga lista e fushave në formë (në pamjen design), mund të krijohen edhe

lloje tjera të kontrollave, si për shembull kontrollat List Box dhe Combo Box, në të

cilat zgjedhen të dhënat prej listës. Këto kontrolla mund të jenë të lidhura ose të

palidhura. Nëse kontrolla është e lidhur atëherë vlera e zgjedhur ose e insertuar në

të ruhet edhe në fushën e lidhur (në tabelë/pyetës) kurse në rastin kur nuk është e

lidhur, ajo përdoret prej kontrollave tjera ose si kriter për kërkim, etj.

Krijimi i kontrollave List Box dhe Combo Box

Përdorimi i List Box dhe Combo Box mund të lehtësojë dhe të shpejtojë punën në

shumë raste, sepse nuk ka nevojë të mbahen mend vlerat e caktuara në ndonjë

fushë, por ato zgjedhen prej listës. List Box përmbanë listën e vlerave të cilat

shihen në çdo moment dhe jeni të kufizuar në zgjedhjen e ndonjërës prej vlerave në

listë. Për të zgjedhur nga lista, klikoni në ndonjë vlerë dhe shtypni Enter ose Tab.

Nuk mund të insertohet vlera që nuk paraqitet në listë. Është e përshtatshme të

përdoret për rastin e numrit të vogël të vlerave përndryshe ajo do të zë hapësirë të

madhë në formë. Combo Box përmbanë vlerat të cilat nuk paraqiten deri sa të

shtypet shigjeta për hapjen e listës në skajin e djathtë të saj (fig. 9.21). Në këtë

mënyrë kursehet hapësira në ekran. Si në rastin e List Box, zgjedhet vlera prej

listës, duke e klikuar ose duke shtypur disa nga shkronjat e para në fushën e saj për

tekst, që është pjesë e kontrollës. Nëse është aktiv tipari AutoExpand i Combo Box-

it (Yes është vlera e predefinuar për AutoExpand), Accessi automatikisht do të

plotësojë pjesën tjetër të vlerës posa të shtypen disa nga shkronjat e para. Mund të

insertohen edhe vlera që nuk janë në listë, nëse tipari Limit To List është përcaktuar

si No. List Box dhe Combo Box përmbajnë një ose disa kolona, me ose pa titull

kolonash.

Fig. 9.21 - Combo Box dhe List Box

Një prej kolonave përmbanë vlerat

që mund të ruhen në fushë

(kontrollë e lidhur) ose të përdoren

për qëllime tjera (kontrollë e

palidhur). Kolonat tjera përmbajnë

të dhëna plotësuese.

Për të insertuar një prej këtyre kontrollave në formën Studentët veproni si vijon:


193

1. Verifikoni a është aktiv Control Wizard dhe në ToolBox zgjedhni njërën prej

kontrollave Combo Box ose List Box.

Combo Box Klikoni në formë dhe vizatoni kornizën për kontrollën që

insertohet dhe do të hapet dritarja për dialog e magjistarit

Combo Box Wizard (fig. 9.22) ose List Box Wizard. List Box

Dritaret për dialog janë të njëjta për të dy rastet. Në faqen e parë zgjedhet njëri prej

opcioneve për vlerat në kontrollë:

Fig. 9.22 - Combo box wizard

- I want the Combo Box to look up

the values in a table or query (dua

që vlerat për listë të kërkohen në

tabelë ose pyetës).

- I will type in the values I want (

unë do të shtypë vlerat e

dëshiruara).

- Find a record on my form based

on the value I selected in my

Combo Box (gjeje rekordin në

formë bazuar në vlerën që kam

zgjedhur në kontrollë).

Për rastin e parë, në listë do të paraqiten vlerat nga tabela ose pyetësi i zgjedhur

dhe në hapin vijues duhet të zgjedhni tabelën ose pyetësin përkatës. Në rastin e

dytë në listë do të gjenden vlerat që vet i shtypni dhe kalohet hapi i ardhshëm. Në

rastin e tretë krijohet Combo Box-i në të cilin jepni stringun në bazë të të cilit

kërkohen të dhënat dhe paraqiten në ekran (ky është rasti i kontrollës që nuk është

e lidhur). Nëse keni zgjedhur këtë opcion zgjedhni fushat vlerat e të cilave

dëshironi të paraqiten në formë. Vlera e paraqitur në formë paraqet vlerën në bazë

të së cilës bëhet kërkimi. Pasi të zgjedhet opcioni i dëshiruar kaloni në hapin e

ardhshëm me Next. Në dialogun e ardhshëm përcaktohet gjerësia e kolonës në të

cilën paraqiten vlerat dhe vendosni a të shihet në listë edhe kolona e çelësit primar.

Pastaj me Next kalohet në hapin e ardhshëm. Në të do të paraqitet pyetja çka

dëshironi që të veprojë Accessi me vlerën e zgjedhur në listë:

- Remember the value for later use (të mbahet mend vlera për përdorim të

mëvonshëm) - me ç'rast ruhet vlera për t'u përdorur në ndonjë makro ose

procedurë, por kur mbyllet forma, vlera humbet, ose

- Store the vlaue in this field (ruaje vlerën në këtë fushë) - ashtu që nëse

zgjedhni këtë opcion, në listën që paraqitet pranë saj zgjedhet fusha në të

cilën dëshironi të ruhet vlera e zgjedhur.

Pataj me Next kalohet në hapin e fundit, ku mund të zgjedhet shenja (shpjegimi,

etiketa) për kontrollën e krijuar dhe përfundohet procedura me Finish. Nëse në

formë keni ndonjë fushë të tipit Text Box, atë mund ta shndërroni shumë lehtë në


194

List Box ose Combo Box, ashtu që në menynë Format zgjedhni Change To

(shndërroje në:) ose në menynë e kontekstit zgjedhni Change To më ç'rast paraqitet

lista e opcioneve ku ndodhen edhe List Box dhe Combo Box.

Krijimi i kontrollës që nuk është e lidhur

Në kontrollat që nuk janë të lidhura, paraqitet ose një grup i vlerave fikse i krijuar

gjatë krijimit të kontrollës ose vlerat prej ndonjë tabele ose pyetësi. Vlerat që

zgjedhen prej listës në kuadër të kontrollës nuk ruhen në fusha të tabelës bazë.

Këto vlera mund të përdoren për qëllime tjera si për shembull kërkimi i rekordit që

në ndonjë fushë përmbanë vlerën e zgjedhur. Për të krijuar Combo Box-in me anë

të të cilit gjejmë studentët në bazë të vlerës së indeksit të dhënë në Combo Box,

duhet vepruar si vijon:

- Filloni procedurën për krijimin e Formës së re të bazuar në tabelën

Studentët dhe insertoni në formë fushat e saj.

- Startoni magjistarin për krijimin e Combo Box kontrollës, si u përshkrua

më lartë dhe në dialogun e parë zgjedhni opcionin Find a record on my

form based on the value i selected in my combo box, dhe pastaj kaloni me

Next në hapin e ardhshëm.

- Zgjedhni fushën Numri i Indeksit, si vlerë e cila do të paraqitet në listë (ose

ndonjë fushë tjetër, si p.sh, Emri nëse dëshironi të kërkoni rekordet sipas

emrit) dhe me Next kaloni në hapin e ardhshëm.

- Zgjedhni opcionin Hide Key Column (fshehe fushën çelës, rekomandohet)

dhe pastaj klikoni Next.

Fig. 9.22b - Forma me kontrollë të palidhur,

për kërkim

- Në dialogun e fundit zgjedhni

tekstin për kontrollë (p.sh: Gjeje

studentin në bazë të Indeksit: ose

ndonjë tekst tjetër) dhe klikoni

Finish.

Atëherë në formën e krijuar (fig.

9.22b), në Combo Box zgjedhni

numrin e indeksit në listë, ose e

shtypni në fushën e tij vlerën dhe

automatiksiht do të gjendet rekordi

i studentit përkatës dhe do të

plotësohen të gjitha fushat tjera me

vlerat përkatëse.


195

Insertimi i kontrollave të tipit Yes/No

Për insertimin e vlera Po/Jo mund të përdoren tri lloje të kontrollave: fusha për

verifikim (Check Box), tastet opcionale (Option Button) dhe pullat për kyqje/çkyqje

(Toggle Button). Nëse në ndonjë fushë ka numër të kufizuar alternativash atëherë

mund të bëhet grupimi i kontrollave në një grup me opcione. Grupet e tilla të

opcioneve veprojnë si një kontrollë e vetëm dhe mund të zgjedhet vetëm njëri prej

opcioneve. Grupi i opcioneve mund të përmbajë cilindo prej llojeve të

lartpërmendura.

Fig. 9.23 - Kontrollat Po/Jo

Në fig. 9.23 janë paraqitur

opcionet e mundshme për

kontrolla të veçanta si dhe grupimi

i tyre në grup me opcione të

përjashtueshme, ashtu që të mund

të zgjedhet vetëm njëri prej

opcioneve në grup.

Për të ndryshuar tekstin që paraqitet për opcionin përkatës, ndryshoni tiparin

Caption në faqen Format të dritares properties për kontrollën përkatëse, ose duke

klikuar dy herë në tekstin e kontrollës (në dritaren e dizajnimit) kaloni në modin e

modifikimit të tekstit të kontrollës dhe shtypni tekstin e dëshiruar.

Grupimi i kontrollave bëhet duke i vendosur kontrollat brenda kornizës grupuese

ose më lehtë duke përdorur magjistarin për Option Group, i cili startohet kur të

insertoni në formë kontrollën Option Group.

Klikoni Option Group dhe pastaj në formë klikoni dhe zvarritni treguesin

e mausit që të krijoni kornizën për vendosje të grupit të opcioneve.

(Controll Wizard në ToolBox duhet të jetë aktiv).

Atëherë do të startohet magjistari për Option Group (fig. 9.24) në të cilin në hapin

e parë përcaktohen tekstet (labelat-etiketat) për opcionet në grup. Pra, lista

plotësohet me opcionet e dëshiruara, të cilat do të paraqiten në grupin e opcioneve

në formë. Ato mund të jenë tekste, numra apo opcione tjera të përziera, varësisht

prej qëllimit dhe destinimit. Për shembull për rastin tonë do të krijojmë grupin me

vetëm dy opcione; I rregullt dhe Me korresodencë. I përshtatshëm do të ishte edhe

për rastin e gjinisë (mashkull, femër, etj).


196

Fig. 9.24 - Krijimi i grupit të opcioneve.

Shtypet teksti i opcioneve që do të

paraqiten në grupin e opcioneve,

duke kaluar me Tab në fushën

vijuese dhe pastaj me Next kalohet

në hapin e ardhshëm, në të cilin ka

mundësi të përcaktohet vlera

standarde (e nënkuptuar) e grupit, e

cila do të jetë e zgjedhur fillimisht.

Pastaj përsëri vazhdohet me Next,

në hapin ku zgjedhet numri i

opcionit në kuadër të grupit

(1,2,3…).

Pas kësaj, me Next kalohet në hapin e ardhshëm në të cilin zgjedhet lloji i

opcioneve në grup (Check Box, Option Button, Toggle Button, Fig. 9.25).

Fig. 9.25 - Zgjedhja e tipit të kontrollës

Gjithashtu në këtë hap zgjedhet

edhe stili i tasteve që do të përdoret

për paraqitjen e grupit të opcioneve

në formë. Pastaj përsëri me Next

kalohet në hapin e ardhshëm, të

fundit, në të cilin zgjedhet emri për

kontrollën dhe me Finish

përfundohet procedura e krijimit të

grupit të opcioneve.

Në vend të teksteve për opcione mund të paraqiten edhe ikona ose vizatime të

ndryshme.

Insertimi i tasteve komanduese

Në formë mund të insertohen edhe taste komanduese (Command Button) të cilat do

ta lehtësojnë punën e shfrytëzuesit duke kryer veprime të caktuara me të dhënat ose

objektet tjera. Accessi është aplikacion i orientuar në objekte dhe gjithashtu i takon

grupit të aplikacioneve të udhëhequra prej ngjarjeve (Events). Deri sa shfrytëzuesi

të mos klikojë tastin komandues nuk ndodhë asgjë. Kur klikohet tasti komandues

atëherë inicohet përgjegja në ngjarjen ashtu që definohet tipari për kontrollën

përkatëse. Ngjarjet që i njeh Accesi janë:

- shtypja ose lirimi i tastit të mausit

- kliku i dyfishtë në maus

- hapja ose mbyllja e formës


197

- zhvendosja e kursorit në formë ose kontrollë

- aplikimi i filtrit në rekordet në formë

- ndryshimi ose fshirja e vlerës në ndonjë kontrollë, etj.

Secilën herë që klikohet ndonjë tast ose shtypet në tastierë, iniciohet një ngjarje në

të cilën do të përgjigjet Accessi. Veprimi varet prej vetive të definuara për ngjarjen

e caktuar. Ngjarja mund të definohet për cilëndo kontrollë në formë. Kur definohet

ngjarja, asaj i bashkangjitet një grup i komandave të cilat mund të jenë makro ose

procedura me shprehje te Visual Basic-ut. Kur të klikohet tasti komandues, Accessi

i kryen veprimet e përcaktuara.

Magjistarët e Accessit përmbajnë një grumbull të metodave të predefinuara të cilat

mund t'i bashkangjiten ngjarjeve standarde, si për shembull zgjedhja e tastit

komandues. Ngjarja Click ndodhe kur të klikohet dhe lirohet tasti i majtë i mausit

në ndonjë kontrollë. Tipari On Click definon çka do të ndodhë kur klikohet tasti i

majtë i mausit në ndonjë kontrollë. Term tjetër i rëndësishëm për shqyrtimin e

ngjarjeve është edhe fokusi (Focus). Thuhet se kontrolla ka marrë fokusin në

momentin që ajo bëhet aktive dhe mund të pranojë ndonjë veprim hyrës prej

shfrytëzuesit përmes mausit ose tastierës. Për shembull, kur shtypet TAB, fokusi

kalon prej një kontrolle në tjetrën nëpër formë, sipas rradhës së tabulatorit.

Magjistari i Accessit për tastet komanduese mund të ndihmojë në krijimin e më

shume se tridhjetë tipeve të ndryshme të tasteve komanduese, duke filluar prej

atyre për kalim në rekordin vijues, gjetjen e rekordeve, e deri te ato për mbylljen e

formës. Magjistari ju udhëheqë nëpër vargun e veprimeve që duhet kryer për të

definuar veprimin e caktuar. Gjithashtu, mundëson zgjedhjen e tekstit ose

fotografive për identifikimin e tasteve komanduese. Për shembull, le të krijojmë

tastin komandues (Find) për gjetjen e studentit të caktuar në formën Studentët. Për

të insertuar në formë një pullë komanduese, hapet forma në pamjen Design dhe

duhet vepruar si vijon:

Në Toolbox, vërtetoni a është aktiv Controll Wizard dhe zgjedhni tastin

komandues (Command Button).

Kaloni në formë dhe vendoseni tastin komandues në pozitën e caktuar, duke

klikuar ose duke klikuar dhe zvarritur treguesin e mausit. Me atë rast do të hapet

dritarja e parë e dialogut të magjistarit për tastet komanduese (Command Botton

Wizard - fig. 9.26a), në të cilin zgjedhni veprimin që do të ndodhe me rastin e

shtypjes së tastit komandues.


198

Fig. 9.26a - Definimi i veprimit të tastit

komandues

Në dritaren Categories (kategoritë)

shihet lista e kategorive të

mundshme të veprimeve, kurse në

dritaren Action (Veprimi) shihet

lista e veprimeve të mudshme për

kategorinë e zgjedhur. Për shembull

për Record Navigation (Navigimi i

rekordeve) zgjedhim Find Record

(gjeje rekordin). Këtu kemi edhe

tastet për navigim Go To

First/Last/Next/Previous Record

(Kalo tek rekordi i parë/i fundit/ i

ardhshëm/i përparshëm).

Këto taste mund t’i insertojmë kudo në formë dhe t’i përdorim në vend të tasteve

standarde për navigim të Accessit.

Në dritaren Sample (mostra) në skajin e majtë paraqitet forma e tastit komandues të

zgjedhur. Pastaj në hapin vijues (fig. 9.26b) zgjedhet opcioni për pamjen e pullës

komanduese dhe paraqitjes së tekstit (Text) ose fotografisë (Picture) në të, si

udhëzim dhe lehtësim për shfrytëzuesin. Për të përdorur ndonjë fotografi tjetër,

mund të shtypet Browse, për të kaluar në zgjedhjen e fajllit i cili përmbanë foton e

dëshiruar. Mund të jepen vlera të reja ose të aprovohen ato të propozuara dhe pastaj

me Next vazhdohet në hapin e vijues.

Fig. 9.26b - Definimi i tekstit ose fotografisë

Në hapin e fundit do të paraqitet

dritarja me pyetjen për emrin me të

cilin do të emërtohet kontrolla, për

përdorim të mëvonshëm. Mund të

definohet emër i ri ose të pranohet

ai i propozuar prej magjistarit.

Zakonisht emërtimet bëhen me

tipin e kontollës dhe numrin rendor,

si p.sh., Command8. Në fund, me

Finish përfundohet procedura dhe

tasti komandues paraqitet në formë.

Kur forma të hapet për përdorim në pamjen Form, (fig. 9.27), në të shihet tasti

komandues, i cili kur të klikohet inicon veprimin e definuar.

Në këtë formë kemi shtuar edhe dy taste komanduese: tastin për shtypjen e rekordit

aktual (kategoria Record Operations, veprimi Print Record) dhe tasti për mbylljen

e formës, (kategoria Form Operations, veprimi Close Form). Nëse zgjedhet

kategoria Form Operations dhe veprimi Print Form, shtypen të gjitha rekordet.


199

Fig. 9.27 - Forma me tastet komanduese

Nëse klikohet tasti Find, do të

hapet dritarja për dialog Find, e cila

përdoret njësoj si në rastin e

përdorimit në tabelë. Me tastin për

shtypje (Print Record), rekordi

aktual do të shtypet në shtypës,

kurse me tastin e tretë (Close Form)

forma do të mbyllet.

Nëse vetëm mbahet kursori mbi

tast, do të paraqitet teksti shpjegues

për të. Gjithashtu, është e

përshtatshme të shtohen tastet

komanduese për filtrim.

Preferohet zgjedhja e tasteve me

porosi tekstuale për të lehtësuar

punën e shfrytëzuesve të papërvojë.

Për secilën prej kontrollave të krijuara në prapavi Accessi përgatitë procedurat për

ngjarjet përkatëse me instruksionet e nevojshme dhe ruhet procedura në modulin e

klasës për formë. Për të parë këtë kod (fig. 9.28), duhet klikuar kontrollën Code, në

shiritin e veglave, në pamjen Design.

Fig. 9.28 - Kodi për kontrollën Find

Shprehja DoCmd.DoMenuItem

definon komandën e cila do të

duhet të ekzekutohet prej menysë.

Në këtë rast është në pyetje

komanda Find… prej menysë Edit,

e cila është komanda me numër 10

në atë meny. Gjithashtu, definohet

edhe kodi për veprim në rast gabimi

(On Error).

Insertimi i Hiperlinkut

Insertimi i hiperlinkut në formë, bëhet në mënyrë të njëjtë si insertimi i hiperlinkut

në tabelë, përmes menysë Insert-Hyperlink ose duke klikuar kontrollën Insert

Hyperlink në shiritin e veglave.


200

Format shumëfaqëshe

Nëse forma duhet të përmbajë një numër të madh të fushave, atëherë mund të bëhet

ndarja e formës në më shumë faqe, duke bërë ndarjen me anë të kontrollës Page

Break, ose duke përdorur kontrollën Tab Control nga shiriti i veglave - Toolbox.

Ndarja mund të bëhet edhe për të ndarë të dhënat më të rëndësishme prej atyre të

dorës së dytë.

Page Break

Për të bërë ndarjen e formës në dy pjesë, në modin e dizajnit,

zgjedhet kontrolla Page Break, dhe klikohet në pozitën ku do

të ndahet forma në dy pjesë. Në atë pozitë, do të paraqitet vija

ndarëse me pika. Tab Control

Duhet pasur kujdes që ndarja të vendoset në hapësirën mes kontrollave, përndryshe

nëse vendoset brenda ndonjë kontrolle, ajo do të paraqitet në të dy faqet e formës.

Kur hapet forma në pamjen Form, prej njërës faqe në tjetrën kalohet me PgUp dhe

PgDn. Gjithashtu, në futerin e formës, mund të shtohen edhe taste komanduese për

kalim prej njërës faqe në tjetrën.

Për të krijuar formën shumëfaqëshe përmes Tab Control, në dritaren për dizajn të

formës, zgjedhet kontrolla Tab Control, dhe klikohet në formë ose krijohet korniza

për të duke shtypur dhe zvarritur tastin e mausit. Në formë do të paraqitet kontrolla

me dy faqe (fig. 9.29), në të cilat sipas dëshirës insertoni fushat përkatëse. Për të

shtuar numrin e faqeve, klikoni tastin e djathtë dhe në menynë e kontekstit zgjedhni

Insert Page ose në menynë Insert zgjedhni Insert Tab Page. Për të ndryshuar emrin

e faqes, nga Page1, Page2 etj, si i emërton Accessi, klikoni dy herë faqen dhe në

dritaren Properties në tiparin Caption shtypni titullin për faqen përkatëse.

Fig. 9.29 - Forma shumëfaqëshe-dizajnimi

Për të ndryshuar rradhën e

paraqitjes së faqeve, hapni për të

menynë e kontekstit, zgjedhni Page

Order, dhe me tastet Move Up,

Move Down ndryshoni rradhën e

paraqitjes. Ndryshimi i madhësisë

së faqeve bëhet duke zvarritur

skajet e tyre përmes pikave

kontrolluese. Madhësia e të gjitha

faqeve do të jetë e njëjtë. Tiparet e

faqeve mund të ndryshohen në

dritaren Properties, për faqen

përkatëse.

Kemi dy lloje te tipareve për formën shumëfaqëshe: tiparet e tab kontrollës dhe

tiparet e faqeve të veçanta në të.


201

Fig. 9.30 - Forma shumëfaqëshe

Gjatë përdorimit të formës,

zgjedhja e faqes bëhet duke klikuar

në të me tastin e mausit. Në faqe

mund të insertohen edhe fotografi

pranë titullit të faqes, dhe atë

fotografi të ndryshme për secilën

faqe. Mund edhe të largohet teksti

dhe të vendosen vetëm fotografitë,

të cilat zgjedhen në tiparin Picture

për faqen përkatëse. Paraqitet lista e

figurave dhe fotove të gatshme, ose

zgjedhen tjera sipas dëshirës.

Insertimi i kontrollave që llogariten

Shpeshherë në formë paraqitet nevoja për insertimin e fushave, vlera e të cilave do

të llogaritet. Llogaritja bazohet në shprehjen që insertohet në tiparin Control

Source (Fig. 9.31) për fushën përkatëse. Shprehja gjithmonë duhet të fillojë me

shenjën e barazimit (=).

Fig. 9.31 - Controll Source

Në shprehje mund të përdoren

operatorët aritmetik, operatorët për

krahasim dhe operatorët logjik. Në

Access ekzistojnë më shumë se 200

funksione të cilat mund të ju

ndihmojnë të krijoni shprehjet e

dëshiruara. Pas emrit të funksionit

vendosen kllapat e vogla, kurse

argumentet vendosen në kllapa të

mesme. Argumentet janë vlera të

cilat funksioni i përdorë për

llogaritje. Kllapat e mesme për

indentifikatorët tregojnë emrin e

objektit të Accessit si tabela,

pyetësi, forma, fusha, etj.

Për emrat që përmbajnë hapësirë, duhet përdorur patjetër kllapat e mesme, por edhe

nëse i harroni këtë e bën Accessi automatikisht. Për shembull shprehje për

llogaritje do të ishin: =sum([vlera e karteles]) për të llogaritur shumën e fushës

vlera e kartelës për të gjitha rekordet. Fushat e këtilla për llogaritje të shumës ose

totaleve tjera, vendosen në pjesën e futerit të formës. Për shembull: =avg([vlera ne

Euro])- për llogaritje të mesatares; =count([tipi i karteles])-numërimi i rekordeve,


202

etj. Mund të krijohet edhe fushe e cila do të llogaritet në bazë të fushave tjera

ekzistuese në formë: p.sh., shtojmë një kontrollë Text Box, dhe e emërtojmë me

emrin Total. Pastaj për të përcaktojmë tiparin Control Source si:

=[sasia]*[cmimipernjesi], për të paraqitur në të vlerën e shitjes duke u bazuar në dy

fushat ekzistuese. Ose për rritjen e çmimeve, ose disa vlerave, për një fushë të re,

caktojmë Control Source si: =[vlera]*1.5 etj. Për të bashkuar dy fusha tekstuale në

një fushë të përbashkët: =[Emri]&" "&[Mbiemri], ose për të marrë vetëm inicialet:

=Left([Emri],1)&Left([Mbiemri],1), etj.

Fig. 9.31 - Expression Builder

Për krijimin e shprehjeve për

llogaritje të ndryshme mund të

përdoret edhe ndihmësi i Accessit,

Expression Builder, i cili startohet

nëse në dritaren properties për

tiparin Control Source, në skajin e

djathtë të saj klikoni shenjën (…).

Krijimi i shprehjeve bëhet duke

zgjedhur fushat nga objekti

përkatës dhe tastet me operatorë

dhe funksione ose duke përdorur

listën e funksioneve të gatshme të

Accessit dhe shprehjeve të

zakonshme ose të shpeshta

(Common Epressions).

Magjistari PivotTable

Një formë speciale është edhe forma në të cilën paraqitet PivotTable (Tabela

Bosht), ku krijohet një tabelë e cila kryqëzon në boshte fushat e caktuara, për të

fituar pasqyrë më të qartë lidhur me ndonjë çështje. PivotTable është objekt i

programit Excel, prandaj ajo krijohet dhe modifikohet në Excel. Për shembull

dëshirojmë që në një tabelë, lidhur me bazën e të dhënave "Shitja e kartelave", të

shohim sa kartela të secilit lloj ka shitur secili shitës. Për të krijuar PivotTabelën,

do të krijojmë një formë të re. Në faqen forms, klikojmë New në shiritin e veglave

dhe zgjedhim PivotTable Wizard, për të startuar magjistarin për PivotTabela dhe

zgjedhim tabelën Shitja, si burim i të dhënave për formën që do të krijohet. Në

ekran do të paraqitet dritarja PivotTable Wizard, me shpjegime për Pivot tablelat

dhe me Next kalojmë në hapin tjetër, në të cilin paraqitet dritarja me listën e

fushave të tablës së zgjedhur, prej ku duhet të zgjedhim fushat që do të paraqiten në

PivotTable. Zgjedhim të gjitha fushat dhe me Next kalojmë në hapin e ardhshëm,

me ç'rast programi automatikisht kalon në Excel dhe paraqitet dritarja në të cilën

udhëzohet që të shtypet Finish për të krijuar Strukturën për PivotTable (fig. 9.32a).


203

Mirëpo, preferohet që paraprakisht të shtypet tasti Layout (planifikimi, shtrirja) për

të planifikuar tabelën që do të krijohet. Në atë rast në ekran do të paraqitet dritarja

me strukturën e Pivot Table, në të cilën në anën e djathtë paraqitet lista e tasteve

me emrat e fushave të zgjedhura më herët (fig. 9.32b).

Fig. 9.32a - Krijimi i formës PivotTable

Në dritare në pjesën e epërme jipen

shpjegimet se si krijohet

PivotTable, duke zvarritur fushën

përkatëse në pjesën e strukturës, ku

Row janë rreshtat dhe

Column(Kolonat). Për rastin tonë,

zvarrisim fushën IDShitësi në

pjesën Row dhe fushën Tipi i

kartelës në pjesën Column.

Fig. 9.32b - Planifikimi i tabelës

Pastaj, në pjesën Data e tërheqim

edhe njëherë fushën Tipi i kartelës

dhe automatikisht paraqitet si

funksion: Count of Tipi i kartelës

(Numri i Tipi i kartelës). Për të

ndryshuar funksionin, mund të

klikohet dy herë në të dhe paraqitet

lista e funksioneve përmbledhëse,

si shuma, mesatarja, numrimi etj.

Në këtë mënyrë kemi zgjedhur

fushat që do të paraqiten në tabelë

dhe llogaritjen që do të bëhet.

Pastaj me OK, konfirmojmë zgjedhjen dhe kthehemi në dritaren e mëparshme (fig.

9.32a), në të cilën shtypim Finish për të përfunduar procedurën. Programi

automatikisht do të krijojë Tabelën Pivot, do të kthehet në Access dhe do të hapë

në ekran formën PivotTable Form (fig. 9.32c).

Fig. 9.32c - Forma PivotTable

Për të bërë ndryshime më tej, duhet

shtypur tastin Edit Pivot Table

Object, në pjesën e poshtme të

dritarës, me ç'rast përsëri kalohet në

Excel ku bëhen ndryshimet e

nevojshme. Zgjedhen opcionet prej

shiritit të veglave ose p.sh., në

vend të tekstit Grand Total,

zgjedhet fusha dhe shtypet "Total",

e pastaj kthehemi në Access, ku

shihet forma e modifikuar.


204


205

RAPORTET

Raporti është objekt i bazës së të dhënave në Access që përdoret për përgatitjen dhe

shtypjen e raporteve që përmbajnë informata prej objekteve të ndryshme nga baza e

të dhënave. Mundëson shtypjen e informatave prej një ose më shumë tabelave ose

pyetësve dhe llogaritjen e vlerave përmbledhëse për të dhënat, grupimin e tyre në

forma të ndryshme dhe shtypjen në forma të ndryshme si p.sh., raporteve në

kolona, raporteve me grafiqe etj. Gjithashtu, mundëson shtypjen e letrave qarkore

dhe zarfeve (adresat e kontakteve) për dokumente dhe raporteve që dërgohen me

postë, etj. Raporti krijohet në mënyrë të ngjashme si forma, por derisa forma

krijohet për manipulim dhe udhëheqje me të dhënat, si insertimi, verifikimi dhe

nxjerrja e të dhënave nga baza e të dhënave, raporti punon me të dhënat që dalin

prej bazës së të dhënave. Format kryesisht përdoren prej personave që dijnë të

punojnë në kompjuterë dhe në udhëheqje të bazës së të dhënave, kurse raportet

kryesisht përgatiten për shpërndarje të informatave, nganjëherë edhe deri tek

personat që s'kanë punuar kurrë në kompjuter. Për këtë arsye raporti duhet të jetë i

përpiluar ashtu që të jetë i kuptueshëm dhe të jep informata të mjaftueshme lidhur

me atë për çka dhe për kënd është dedikuar.

Edhe raporti, sikurse objektet tjera të shqyrtuara deri më tani, përgatitet dhe

dizajnohet në modin e dizajnit (Design View). Accessi ofron ndihmë për krijimin e

raporteve përmes magjistarit për raporte, Report Wizard, të cilat pastaj mund të

modifikohen sipas dëshirës, si dhe mundëson krijimin e raportit automatik përmes

opcionit AutoReport.

Krijimi i raportit Automatik - AutoReport

Për të krijuar raportin automatik, AutoReport, për ndonjë tabelë ose pyetës, në

faqen përkatëse zgjedhet tabela ose pyetësi, dhe në menynë Insert zgjedhni

opcionin AutoReport, ose në shirtin e veglave, hapni kontrollën New Object dhe

zgjedhni opcionin AutoReport (fig. 10.1). Mundësia tjetër është që në dritaren

Reports të bazës së të dhënave, filloni krijimin e raportit të ri duke klikuar New në

shiritin e veglave dhe në dritaren New Report (fig. 10.1) zgjedhni njërin prej

opcioneve AutoReport.


206

-AutoReport: Columnar,

krijimi i raportit në

kolona dhe

-AutoReport: Tabular,

krijimi i raportit në

formë tabele.

Fig. 10.1 - Krijimi i raportit Automatik

Nëse në dritaren New Report zgjedhim krijimin e raportit automatik për tabelën

Studentët, atëherë raportet e krijuara në të dy format e mundshme, në kolona dhe në

formë tabelare duken si në fig. 10.2, dhe paraqiten në pamjen Layout View (pamja

e faqosur, në faqe).

Fig. 10.2-AutoReport

Pas krijimit të raportit, ai mund të shtypet ose sipas nevojës, mund të kalohet në

pamjen Design dhe të bëhen modifikime të ndryshme në të.

Krijimi i raportit përmes magjistarit - Report Wizard

Për të filluar krijimin e raportit përmes magjistarit për raporte, Report Wizard, në

faqen Reports të dritares së bazës klikoni: Create Report by Using Wizard ose në

dritaren New Report (fig. 10.1) që hapet pasi të klikoni New, në shiritin e veglave,

zgjedhni opcionin Report Wizard. Në ekran do të paraqitet dritarja Report Wizard

(fig. 10.3a), në të cilën zgjedhet tabela për të cilën do të krijohet raporti, nëse ajo

nuk është zgjedhur në dritaren New Report dhe fushat të cilat do të paraqiten në

raport. Zgjedhim përsëri tabelën Studentët.


207

Fig. 10.3a - Report Wizard

Në fushën, Tables/Queries zgjedhet

tabela/pyetësi burimor, prej të cilit

mirren të dhënat. Në listën:

Available Fileds zgjedhen fushat të

cilat do të paraqiten në raport. Nëse

pas zgjedhjes së disa fushave nga

një tabelë/pyetës, dëshironi të

merrni edhe fusha tjera nga ndonje

tabelë/pyetës tjetër, atëherë në

fushën tables/queries zgjedhet

burimi tjetër dhe prej tij fushat

tjera. Me këtë rast do të krijohej

raporti me nënraport. Me Next

kalohet në hapin vijues (fig. 10.3b).

Fig. 10.3b - Grupimi

Në këtë hap parashtrohet pyetja: Do

you want to add any grouping

levels? (A dëshironi të shtoni

ndonjë nivel grupimi?) - që

mundëson grupimin e rekordeve në

raport sipas ndonjë fushe të caktuar.

Në dritaren e majtë, prej fushave në

listë, zgjedhet fusha sipas së cilës

do të bëhet grupimi, (Vendlindja)

dhe klikohet tasti me shenjën: >. Në

anën e djathtë shihet si do të bëhet

grupimi në raport.

Nëse zgjedhen dy, ose më shumë nivele grupimi, me tastet: Priority, me simbolet:

dhe mund të ndërrohet prioriteti i grupimit. Nëse zgjedhet ndonjë fushë për

grupim, gjithashtu do të aktivizohet edhe tasti Grouping Options… (opcionet për

grupim), në skajin e majtë poshtë të dritares, i cili hap dritaren Grouping Intervals

(Fig. 10.3c).

Fig. 10.3c -Intervalet e grupimit

Në fushën Grouping Intervals,

zgjedhen opcionet për grupim:

Normal, sipas shkronjës së parë,

dytë etj. Me OK, ktheheni në

dritaren e mëparshme dhe pastaj me

Next, vazhdohet në hapin vijues.


208

Fig. 10.3d - Sortimi dhe përmbledhjet

Në hapin e ardhshëm, do të

paraqitet dritarja me opcionet për

sortimin e të dhënave në pjesën e

detaleve në raport, në kuadër të

grupeve të ndara në hapin paraprak.

Mund të zgjedhen disa kolona për

sortim dhe mund të përcaktohet

renditja rritëse ose zbritëse. Nëse

tabela/pyetësi për të cilin krijohet

raporti ka edhe fusha të tipit

Number ose Currency, do të

paraqitet edhe opcioni Summary

Options… (Opcionet për

përmbledhje).

Në rastin tonë për tabelën Studentët nuk ka vlera të tilla, prandaj me Next do të

kalonim në hapin vijues si në Fig. 10.3f. Mirëpo sikur të kishim zgjedhur tabelën

Fletëparaqitjet aty është fusha Nota në Provim. Nëse do të klikohej Summary

Options, do të hapej dritarja Summary Options (fig. 10.3e).

Fig. 10.3e - Vlerat përmbledhëse

Për fushat e tipit Number ose

Currency, mund të llogaritet

shuma, mesatarja, minumumi dhe

maksimumi. Gjithasthu, mund të

zgjedhen opcionet për paraqitjen e

detaleve dhe shumave (Details and

Summary) ose vetëm të shumave

(Summary Only). Paraqitet edhe

opcioni për llogaritjen e përqindjes

së vlerave në shumën totale

(Calculate percent of total for

sums). Me OK ktheheni në dritaren

paraprake, e pastaj me Next kalohet

në hapin vijues.

Në vijim do të paraqitet dritarja për zgjedhjen e mënyrës së faqosjes (shtrirjes së të

dhënave në faqe) dhe orientim të faqes (fig. 10.3f). Në dritare paraqiten dy grupe

opcionesh: Layout (Faqosja-shtrirja) dhe Orientation (Orientimi). Opcioni i

zgjedhur për faqosje do të paraqitet në dritare në anën e majtë , kurse për

orientimin e faqes janë dy mundësi: Portrait (Portret-vertikalisht) dhe Landscape

(Peisazh-horizontalisht), për të cilat gjithashtu, me një faqe të vogël nën të

grafikisht tregohet orientimi i zgjedhur. Nëse dëshironi që në raportin që krijohet,

të paraqiten të gjitha të dhënat e zgjedhura në një faqe, atëherë mund të aktivizohet

opcioni: Adjust the field width so all fields fit on a page (përshtat gjerësinë e

fushave ashtu që të gjitha t'i zë një faqe), i cili bën përshtatjen e gjerësisë së


209

fushave, ashtu që ato të vendosen brenda një faqeje (natyrisht për rastet kur ka

numër të madh të fushave).

Fig. 10.3f - Faqosja dhe orientimi i faqes

Pastaj me Next kalohet në hapin e

ardhshëm, në të cilin zgjedhet stili i

raportit. Për secilin opcion paraqitet

pamja grafike në anën e majtë të

dritares. Pas zgjedhjes së stilit,

përsëri me Next, kalohet në hapin e

ardhshëm dhe të fundit, në të cilin

përcaktohet emri për raportin e

krijuar (ose aprovohet emri i

propozuar prej programit) dhe

vendoset për atë që do të ndodhë

pasi të shtypet Finish. Opcionet në

dispozicion janë, që të hapet raporti

në pamjen Layout, ose të hapet

në pamjen Design, për të bërë ndryshime plotësuese në dizajnin e tij. Gjithashtu

mund të zgjedhet edhe opcioni për ndihmë për punën me raporte.

Nëse zgjedhet opcioni i parë, Preview the Report (paraqite raportin), në ekran do të

hapet dritarja e raportit. (Fig. 10.4).

Fig. 10.4 - Raporti

Tastet për navigim shërbejnë për lëvizje nëpër faqet e raportit.


210

Krijimi i raporteve të bazuara në disa tabela Krijimi i raporteve të bazuara në dy ose më shumë tabela ose bazuar në pyetësin i

cili ka nxjerrë të dhënat prej dy ose më shumë tabelave, përmes magjistarit Report

Wizard, bëhet ngjashëm si në rastin për një tabelë, mirëpo në hapin e dytë, pasi të

zgjedhen fushat prej tabelave përkatëse, para hapit ku bëhet grupimi i të dhënve, do

të paraqitet dritarja ku parashtrohet pyetja si dëshironi të shihen të dhënat (fig.

10.5). Të supozojmë se do të krijojmë një raport me notat e studentëve nëpër

provime, kështu që do të marrim disa fusha nga tabela e Studentëve dhe disa nga

tabela Fletëparaqitjet (si në figurë).

Fig. 10.5 - Raporti i bazuar në dy tabela

Në dritaren përkatëse, zgjedhet

mënyra: by Studentët (sipas

studentëve) dhe në anën e djathtë

paraqitet pamja e raportit, me të

dhënat për Studentët së pari, e

pastaj nën të me të dhënat për

Fletëparaqitjet. Në hapat tjerë

vazhdohet ngjashëm si në rastin e

mëparshëm, për një tabelë. Nuk do

të bëjmë fare grupim, as sortim,

vetëm për pamjen e faqes do të

zgjedhim shtrirjen

Landscape(Peisazh).

Në fund, raporti i krijuar do të duhej të dukej, si në fig. 10.6, pra në një nivel të

dhënat nga tabela e parë, e pastaj në nivelin tjetër ato nga tabela e dytë.

Fig. 10.6 - Raporti i bazuar në dy tabela

Faktikisht kemi

raportin me nënraport.

Në këtë rast, kemi

mundur të bëjmë edhe

llogaritjen e notave

mesatare të studentëve,

sikur në hapat përkatës

(fig. 10.3d dhe 10.3e),

për opcionin Summary

Options, të zgjedhnim

Avg (mestarja).


211

Krijimi i raportit me vlera përmbledhëse

Për llogaritjen e vlerave përmbledhëse, gjatë krijimit të raportit përmes magjistarit

për raporte - Report Wizard, mund të përdorim opcionin Summary Options. Si

shembull do të marrim rastin e bazës së të dhënave, Shitja e kartelave dhe do të

krijojmë një raport të bazuar në dy tabela të saj: Tabela e shitësve, ku do të marrim

fushat: IDShitesi, Emri dhe Mbiemri, kurse prej tabelës Shitja do të marrim vetëm

fushat: Tipi i kartelës dhe Vlera e kartelës. Ekziston edhe mundësia që së pari të

krijohet një pyetës, i cili do të nxirrte vlerat e njëjta nga tabelat përkatëse, e pastaj

të krijohet raporti i bazuar në atë pyetës. Nivelizimin ose grupimin do ta bëjmë

ngjashëm me rastin e kaluar (fig. 10.5), së pari të dhënat nga Tabela e shitësve e

pastaj ato nga tabela Shitja. Në hapin për sortim zgjedhim sortimin sipas fushës

Vlera e kartelës, si dhe zgjedhim opcionin Summary Options dhe në dritaren

përkatëse (Fig. 10.7) zgjedhim të gjitha llogaritjet.

Fig. 10.7 - Llogaritja e vlerave

përmbledhëse

Si shihet në figurë kemi zgjedhur të

gjitha opcionet e mundshme, për të

llogaritur shumën, mesataren,

vlerën maksimale, vlerën minimale.

Në pjesën Show-paraqit: zgjedhet

çka do të shihet në raport: Details

and Summary (Detalet dhe

përmbledhja) apo Summary Only

(Vetëm Përmbledhja), që do të

thotë se në raportin që krijohet do të

shiheshin vetëm vlerat e llogaritura

si vlera përmbledhëse jo edhe

detalet me të dhënat nga tabelat.

Gjithashtu, do të aktivizojmë edhe opcionin për llogaritjen e përqindjes së shumave

në shumën totale. Pra, për secilin shitës do të llogaritet shuma e kartelave të shitura

prej tij, por gjithashtu do të llogaritet përqindja e asaj shume në shumën e

përgjithshme të kartelave të shitura prej të gjithë shitësve.

Pastaj, vazhdojmë me hapat tjerë ngjashëm si në rastet e mëparshme dhe në fund

do të krijohet raporti i cili do të duhej të duket si raporti në vijim (fig. 10.8).

Siç shihet në figurë, shpjegimet për vlerat e llogaritura janë në gjuhën angleze,

mirëpo ato mund të ndryshohen sipas dëshirës në modin e dizajnit, gjë që do të

shpjegohet më vonë.


212

Fig. 10.8 - Raporti me vlera përmbledhëse

Puna në pamjen Print Preview

Kur në dritaren e bazës së të dhënave klikohet dy herë në emrin e raportit ose

zgjedhet raporti dhe pastaj klikohet Preview në shiritin e veglave, hapet dritarja e

raportit përkatës në pamjen Print Preview. Në këtë pamje mundësohet që raporti të

shihet në mënyra të ndryshme. Mund të paraqiten një ose më shumë faqe, me

madhësi të ndryshme ose sipas nevojës të zmadhohet pamja e një pjese të raportit

për të vërjetur detalet e veçanta në të.

Për të mbyllur pamjen Print Preview, mund të veprohet në njërën prej mënyrave

vijuese:

- klikohet Close në shiritin e veglave

- klikohet C ose ESC në tastierë

- në menynë File, zgjedhet opcioni Close.

Kur të mbyllet dritarja, ktheheni në dritaren e bazës ose në pamjen Design të

raportit, varësisht prej asaj ku keni qenë paraprakisht.

Lëvizja nëpër raport, bëhet me tastet për navigim nëpër faqe të raportit, në fund të

dritares si dhe me shiritat rrëshqitës në skaj të dritares. Për lëvizje mund të

përdoren edhe tastet dhe kombinimet e ndryshme të tyre, si p.sh., F5 për të

zgjedhur faqen në të cilën do të kalohet, PgUp dhe PgDn për të kaluar në faqen e


213

ardhshme ose përparme nëse shihet në ekran tërë faqja ose nëpër ekrane nëse nuk

shihet tërë faqa, pastaj përmes shigjetave në tastierë dhe kombinimit të tyre me

CTRL si dhe tastet Home dhe End, për lëvizje në pjesët e faqes së raportit.

Fig. 10.9 - Shiriti i veglave Print

Preview

Për të paraqitur më shumë faqe në ekran

(maksimalisht mund të paraqiten 20

faqe) klikohet në ikonat përkatëse në

shiritin e veglave.

One Page (Një faqe), Two pages (Dy faqe) dhe Multiple Pages (shumë faqe).

Njësoj mund të zgjedhen opcionet përkatëse në menynë View ose në mënynë e

kontekstit.

Kur hapet dritarja e raportit herën e parë, ajo paraqitet në madhësinë 100%. Me anë

të kontrollës Zoom me shenjën e zmadhueses mund të paraqitet në madhësinë që e

mbushë plotësisht ekranin (Fit to window). Tregues i mausit ka formën e

zmadhuesit me shenjën plus ose minus në qendër, me çka bën zmadhimin e pjesës

ku klikohet me maus ose kthen madhësinë që e mbushë tërë ekranin. Madhësinë e

dëshiruar mund ta zgjedhni me kontrollën tjetër Zoom me vlerën e madhësisë në

përqindje.

Shtypja e raportit

Mënyra më e lehtë dhe më e shpejtë e shtypjes së raportit është që të

shtypet kontrolla Print në shiritin e veglave, deri sa raporti është i hapur

(në pamjen Print Preview).

Në këtë mënyrë të dhënat dërgohen direkt në shtypës. Nëse ka nevojë për përshtatje

të faqes ose margjinave, shkoni në menynë File-Page Setup dhe rregulloni opcionet

përkatëse. Shtypja mund të bëhet edhe përmes menysë File-Print. Gjithashtu, në

dritaren e bazës së të dhënave, në faqen Reports mund të zgjedhet raporti dhe të

klikohet Print në shiritin e veglave ose klikohet në raportin përkatës me tastin e

djathtë dhe në menynë e kontekstit zgjedhet Print.

Ndryshimi i pamjes së raportit

Për të ndryshuar pamjen e raportit, duhet hapur raportin në pamjen Design, duke

zgjedhur raportin në faqen Reports dhe duke klikuar Design në shiritin e veglave

ose nëse ndodheni në pamjen Print Preview, klikoni kontrollën View në shiritin e

veglave dhe zgjedhni Design view. Pamja e raportit në pamjen Design është e

ngjashme me atë të formës në pamjen Design (Fig. 10.10).


214

Fig. 10.10 - Raporti në pamjen Design

Edhe për raportin kemi seksionet e

ngjashme me ato të formës.Report

Header dhe Report Footer pastaj

Page Header dhe Page Footer dhe

Details. Nëse është bërë edhe

grupimi sipas ndonjë fushe, atëherë

do të paraqitet edhe seksioni Emri i

fushës Header.

Për formatizimin e raportit, vlejnë të gjitha rregullat që i kemi pasur te formatizimi

i formave, kur është në pyetje zgjedhja e seksionit, zgjedhja e kontrollave, renditja,

shpërndarja hapsinore e tyre, formatizimi i kushtëzuar etj.

Për të parë tiparet e kontrollës ose seksionit përkatës zgjedhet kontrolla ose

seksioni dhe pastaj në shiritin e veglave klikohet Properties, ose me menynë e

kontekstit zgjedhet Propreties. Pastaj, për të parë tiparet e ndonjë kontrolle tjetër,

klikohet në të pa e mbyllur dritaren properties. Disa nga tiparet që nuk kanë

ekzistuar tek format janë paraqitur në tabelën vijuese:

Faqja Tipari Përshkrimi Vlera Format Page Header Definon a shtypen

informatat në heder në të gjitha faqet ose ndalohet shtypja në të njëjtën faqe

All pages, Not with Rpt Hdr, Not with Rpt Ftr, Not With Rpt Hdr/Ftr

Format Page Footer Njësoj si Page Header, por për Page Footer

Njësoj si Page Header

Format Grp Keep Together

Definon a duhet ruajtur grupi në të njëjtën faqe ose kolonë

Per Column, Per Page

Data Filter On Aplikon filtrin e përcaktuar në tabelën ose pyetësin bazë

Yes, No

Data Order By On Aplikon renditjen e përcaktuar në tabelën ose pyetësin bazë

Yes, No

Other Record Locks Definon a janë të mbyllura rekordet deri sa shtypet ose shikohet raporti

No Locks, All Records

Other Date Grouping Definon mënyrën e grupimit të datave në raport.

Use system setting, US Defaults

Kur krijohet raporti i bazuar në ndonjë tabelë ose pyetës që ka të definuar filtrin

ose renditjen e sortimit, raporti i trashëgon këto tipare, por nuk i aplikon nëse nuk

aktivizohen tiparet Filter On dhe Order By në Yes.

Përveq hederit dhe futerit, seksionet tjera kanë edhe disa tipare tjera të përbashkëta,

si: Name (emri i seksionit), Visible (shihet, vendosë a do të shihet seksioni

përkatës apo jo), Height (lartësia), Back Color (ngjryra e prapavisë), Force New


215

Page (detyro kalimin në faqe të re, definon se a do të shtypen seksionet e raportit

në faqe të veçantë, në vend se në faqen aktuale), Can Grow (Mund të rritet,

mundëson që seksioni të zgjatet vertikalisht për të zënë të gjitha të dhënat në të),

Can Shrink (Mund të shkurtohet, tkurret, mundëson që seksioni të shkurtohet

vertikalisht për të shtypur të dhënat në të pa rreshta të tepërt të zbrazët) etj.

Ndryshimi i stilit të raportit

AutoFormat Gjatë krijimit të raportit përmes magjistarit përcaktohet edhe

stili i raportit. Më vonë ai mund të ndryshohet, duke klikuar

në shiritin e veglave kontrollën AutoFormat.

Njësoj, në menynë Format, zgjedhet AutoFormat dhe do të hapet dritarja e njëjtë

për përcaktimin e stilit të raportit. Përmes tastit Customize që gjendet në atë dritare,

mund të krijohet një format i ri ose të fshihet ndonjë format ekzistues ose i krijuar.

Numrat e faqeve dhe data/koha

Kur krijohet raporti përmes magjistarit, në seksionin e futerit të faqes (Page

Footer) automatikisht insertohet data aktuale, përmes shprehjes =Now dhe Numri i

faqes, në kontrollën me shprehjen: ="Page "& [Page]& " of " & [Pages], ku

pjesët në thonjëza përshkruhen, kurse identifikatorët në kllapa të mesme paraqesin

Page (numri i faqes) dhe Pages (numri i faqeve), ashtu që për shembull në faqen e

parë të raportit prej 3 faqesh rezultati në raportin e shtypur do të jetë: Page 1 of 3.

Për versionin në gjuhën shqipe do të ndryshonim shprehjen në: ="Faqe "&

[Page]& " prej " & [Pages], për formën: Faqe 1 prej 3. Nëse dëshironi të

paraqitet vetëm numri i faqes, atëherë jepni vetëm =[Page].

Shprehja për datë =Now() shtypë datën aktuale, p.sh: 05 April, 2002.

Fig. 10.11 - Page Numbers

Nëse në raport nuk janë insertuar numrat e faqeve,

ata mund të insertohen më vonë duke zgjedhur në

menynë Insert-Page Numbers. Në ekran do të

paraqitet dialogu Page Numbers (fig. 10.11) në të

cilën zgjedhni formatin e numrave dhe pozitën ku do

të shtypen ata në kuadër të faqes. Gjthashtu zgjedhet

edhe rreshtimi i numrit të faqes në anën e majtë, të

djathë, në qendër, në anën e jashtmë apo të

brendshme të faqeve çift ose tek.

Ngjashëm, prej menysë Insert-Date and Time, insertohet edhe kontrolla për datë

dhe kohë, në të cilën zgjedhet edhe formati i datës dhe kohës.


216

Insertimi i ndërprerjes së faqes

Nëse dëshironi të përcaktoni fillimin e faqes së re, gjegjësisht ndërprerjen

e faqes në raport, mund të insertoni kontrollën Page Break në pozitën ku

dëshironi të fillojë faqja e re.

Nëse nuk përcaktoni pozitën e ndërprerjes (thyerjes) së faqes, Accessi fillon faqen

e re, pasi të plotësojë tërë faqen aktuale. Në pozitën ku insertohet Page Break, në

pamjen Design View, paraqitet shenja e ndërprerjes si vijë me disa pika.

Ruajtja e raportit

Kur krijohet raporti përmes magjistarit, ai ruhet me emrin e dhënë në dialogun e

fundit kur paraqitet pyetja për emrin me të cilin do të ruhet raporti. Nëse raporti

krijohet përmes dizajnimit, atëherë është mirë të ruhet shpeshherë përmes

kontrollës Save në shiritin e veglave, ose përmes menysë: File-Save, ashtu që të

mos vije deri te humbja e ndryshimeve të bëra nëse shkaktohet ndonjë ndërprerje e

papritur. Raporti mund të ruhet me emër të ri, përmes menysë File-Save As, me

ç'rast hapet dritarja për dialog Save As, në të cilën zgjedhet emri i raportit ose mund

të eksportohet raporti në bazë tjetër në ndonjë folder të caktuar, duke zgjedhur në

menynë File-Export, ose në menynë e kontekstit për raportin e caktuar zgjedhet

Export.

Krijimi i raportit në Design View

Krijimi i raportit të ri më së lehti bëhet përmes magjistarit për raporte, por raporti i

ri mund të krijohet edhe përmes dizajnimit në pamjen Design View, duke zgjedhur

në dritaren e bazës, në faqen Reports, Create Report in Design View, ose duke

klikuar New, në shiritin e veglave, e pastaj në dialogun që hapet, New Report duke

zgjedhur Design View. Për të lehtësuar punën, raporti mund të krijohet së pari

përmes magjistarit, e pastaj në pamjen Design View bëhen ndryshimet e

nevojshme. Në dritaren New Report zgjedhet tabela ose pyetësi për të cilin do të

krijohet raporti. Në ekran do të paraqitet dritarja e raportit në modin e dizajnimit,

me titull Report1: Report. Në ekran do të shihet dritarja me listën e fushave të

tabelës ose pyetësit të zgjedhur si burim për raportin që krijohet dhe lista e veglave

(fig. 10.12). Për të hapur dritaren me tiparet e raportit, zgjedhet raporti duke klikuar

shenjën zgjedhese të raportit, në këndin e majtë lartë (pozita ku priten vizorja

vertikale dhe horizontale, ngjashëm si te format) dhe pastaj zgjedhet menya View-

Properties, ose klikohet dy herë në shenjën zgjedhëse ose klikohet në shenjën

zgjedhëse me tastin e djathtë të mausit dhe në menynë e kontekstit zgjedhet

Properties.


217

Fig. 10.12 - Raporti në Design View

Pra është zgjedhur tabela Studentët,

si burim për raportin që krijohet.

Vendosja e kontrollave në raport

bëhet njësoj si tek format. Në

dritaren e raportit paraqiten pjeset:

Detail, Page Header dhe Page

Footer, kurse Hederi dhe Futeri i

raportit (Report Header, Report

Footer) mund të shtohen prej

menyse View-Report

Header/Footer, ose duke hapur

menynë e kontekstit.

Për të ndryshuar madhësinë e pjesës përkatëse, zvarritet vija e poshtme e seksionit

(ngjashëm si te format). Për të penguar shtypjen e ndonjë seksioni, mund të

përcaktohet tipari Visible i saj në No. Tiparet Page Header dhe Page Footer, të

cilat ndodhen në faqen Format, të dritares së tipareve (Properties) përcaktojnë

mënyrën e shtypjes së hederit dhe futerit të faqes. Ato mund të marrin vlerat All

Pages (shtypja në secilen faqe), Not with RPT HDR (nuk shtypet në faqen e parë,

ku është hederi i raportit), Not with RPT FTR (nuk shtypen në faqen e fundit, ku

është foteri i raportit) dhe Not with RPT HDR/FTR (nuk shtypet në faqen e parë

dhe të fundit, ku janë hederi dhe futeri i raportit).

Për shembull, në seksionin Report Header, vendosim një Text Box dhe si Control

Source për të (Burim të dhënash për kontrollën) në dritaren properties përcaktojmë:

=Format(Date( ), "Short Date"), për të paraqitur datën aktuale në kreun e raportit.

Në seksionin Page Footer, vendosim një kontrollë të ngjashme, dhe për të

përcaktojmë tiparin Control Source si: ="Faqe " & [Page], për të paraqitur numrin

e faqes, në futerin e secilës faqe.

Insertimi i fushave që llogariten

Në raport, njësoj sikur në formë, mund të vendosen fusha, vlerat e të cilave

llogariten në bazë të vlerave të kontrollave tjera, përmes ndonjë shprehjeje. Për të

krijuar një fushë të tillë, në raport insertohet një Text Box dhe në dritaren

Properties për të, në faqen Data, përcaktohet burimi i të dhënave (Control Source)

përmes ndonjë shprehjeje për llogaritje. Zakonisht, nëpër raporte paraqiten fushat

përmbledhëse (shuma, numri, etj), të grupeve të rekordeve të caktuara, të grupuara

sipas ndonjë kriteri. Si u pa më herët, kjo mund të bëhet gjatë krijimit të raportit

përmes magjistarit.


218

Insertimi i fotos në prapavi të raportit

Insertimi i objekteve si grafikë, foto, hiperlinku, OLE Objekt etj., bëhet njësoj sikur

tek format. Në këtë rast do të shqyrtojmë, vetëm insertimin e fotos në prapavi të

raportit. Për të insertuar një foto në prapavi të raportit, në pamjen Design View,

klikoni dy here shenjën zgjedhëse të raportit, për të hapur dritaren properties (ose

hapeni në ndonjë prej mënyrave tjera) dhe pastaj tek tipari Picture jepni ose

zgjedhni emrin e fajllit i cili e përmbanë foton e cila insertohet. Pastaj përcaktoni 5

tiparet tjera të lidhura me foton:

- Picture Type - që përcakton a është fotoja e lidhur apo e insertuar

- Picture Size Mode - që përcakton modin: Clip, Stretch ose Zoom.

- Picture Alignment - që përcakton pozitën e fotos në raport

- Picture Tiling - e cila kur vendoset në Yes, bën përsëritjen e fotos për të

mbushur prapavinë (nëse fotoja është më e vogël se faqja), dhe

- Picture Pages - e cila përcakton faqet në të cilat do të shtypet fotoja në

prapavi.

Raporti i bazuar në pyetësin parametrik

Nëse raporti krijohet duke u bazuar në një pyetës me parametra atëherë gjatë

ekzekutimit, raporti do të krijohet bazuar në parametrin e dhënë. Për shembull, le të

krijojmë një raport duke u bazuar në pyetësin parametrik të krijuar për gjetjen e të

dhënave për studentin në bazë të numrit të indeksit (shih pjesen: Pyetësit special-

Pyetësit parametrik, fig. 8.1). Në fushën Numri i Indeksit, në këtë pyetës në rreshtin

Criteria, kemi parametrin: [Jepni numrin e indeksit:]. Raportin e krijojmë në

cilëndo mënyrë të mundshme, e pastaj kur të hapet raporti, së pari do të paraqitet

dritarja për dialog, e cila kërkon parametrin. Kur shfrytëzuesi të jep numrin e

indeksit (parametrin), do të krijohet raporti, vetëm për të dhënat që e plotësojnë

kriterin, e që në këtë rast janë të dhënat për studentin me atë numër indeksi.

Nëse dëshironi që parametri, të shtypet në raport, atëherë në modin e dizajnimit, në

raport duhet insertuar fushën përkatëse për tekst. Për shembull, në pjesën e hederit

të raportit, insertojmë një Text Box, dhe për të përcaktojmë tiparin Control Source,

njësoj si kriterin për pyetësin parametrik: ="Ndërmjet " & [Data e fillimit:] & "

dhe " & [Data e perfundimit:]

Fig. 10.13 - Parametri në raport

Në raport do të shtypeshin edhe datat

të cilat shfrytëzuesi i jep si

parametra, gjatë hapjes së raportit.


219

Gabimet

Nëse kërkohet ndonjë parametër në momentin kur ju nuk e pritni këtë, si për

shembull kur dëshironi të shtypni raportin, mund të ndodhë që keni dhënë

gabimisht emrin e fushës në raport. Emri në raport nuk i përgjigjet emrit në tabelën

burimore ose në pyetës. Nëse keni krijuar ndonjë shprehje llogaritëse në të cilën

paraqitet emri i asaj fushe edhe shprehja do të jetë e gabuar. Mundësi tjetër është që

në funksionet përmbledhëse, si për shembull SUM ose COUNT, keni përdorur

emrin e kontrollës, në vend të emrit të fushës.

Nëse ndodhë që gjatë shtypjes së raportit të paraqitet shumë hapësirë e zbrazët,

mund ta eleminoni duke ndryshuar madhësinë e kontrollave dhe duke zvogëluar

distancën mes tyre.

Nëse ndodhë që gjatë shikimit të raportit (Preview) të paraqitet nga një faqe e

zbrazët pas çdo faqeje të raportit, mund të ndodhë që gjerësia e raportit e tejkalon

gjerësinë e letrës në dispozicion. Për të eleminuar këtë mund të ndryshoni gjerësinë

e raportit ose margjinat.

Nëse në fund të raportit, paraqitet një faqe e zbrazët, ndoshta duhet ndryshuar

madhësinë e futerit të raportit.

Nëse të dhënat barten në faqen vijuese, ndryshoni madhësinë e raportit ose

margjinën e epërme dhe të poshtme.

Nëse në vend të vlerave, paraqiten tekstet: #Name?, #Num? Ose #Error, atëherë

është në pyetje ndonjë gabim tjetër.Për shembull, Record Source (Burimi i të

dhënave) për raport ka ndryshuar ose ndonjë kontrollë nuk është e rregullt prandaj

paraqitet #Name? në vendin e saj. Duhet larguar kontrollën, ose duhet ndryshuar

burimin e saj (Control Source) në ndonjë fushë të lidhur në burimin e të dhënave

për raport.

Teksti #Num? paraqitet kur kontrolla bazohet në ndonjë shprehje në të cilën është

bërë pjestimi me zero (0). Mund të ndodhë që emruesi të jetë zero ose ndonjë

shprehje. Për këtë rast, zgjedhje e problemit mund të jetë përdorimi i funksionit Iif,

me të cilin testohet a është pjestuesi (emruesi) zero. Nëse po, të paraqitet rezultati

zero. Funksioni Iif ka tre parametra: shprehja që testohet, rezultati i së cilës mund

të jetë i saktë ose i pasaktë (True ose False) rezultati për rastin kur është shprehja e

saktë, dhe rezultati për rastin kur është shrehja e pasaktë. Shprehja:

Iif([Emruesi]=0, 0, [Numruesi]/[Emruesi] - jep rezultatin 0 kur emruesi është zero,

dhe rezultatin e pjestimit, nëse jo.

Në disa raste preferohet përdorimi i funksionit NZ për eleminimin e vlerave Null,

ashtu që, nëse nuk ka vlerë, të mirret zero, zero stringu ose ndonjë shprehje tjetër.

Forma: Nz(variant[, valueifnull]). P.sh: =NZ([Vlera],0), për të marrë vlerën nëse

ajo ekziston, ose Zero nëse ajo nuk ekziston (është Null), ose për rastin me string:

=Nz([Emri], "I padefinuar"), merr emrin kur ekziston ose shtypë tekstin e dhënë.

Teksti #Error, mund të parqitet nëse në ndonjë fushë, vlera e së cilës llogaritet,

insertohet ndonjë shprehje e gabuar.


220

Sortimi dhe grupimi

Edhe në raport, mund të bëhet sortimi dhe grupimi i rekordeve dhe të dhënave

sipas dëshirës, e pastaj në bazë të tyre të kryhen llogaritje të ndryshme, me të

dhënat. Rradha e sortimit në raport trashëgohet prej tabelës ose pyetësit, por mund

të ndyshohet sipas dëshirës. Rekordet mund të grupohen sipas vlerave tekstuale,

numerike, datave, ose fushave të tipit AutoNumber. Grupimi mund të bëhet edhe

deri në dhjetë nivele të njëpasnjëshme, secili si nëngrup i nivelit paraprak.

Varësisht prej llojit të të dhënave, ekzistojë opcione të ndryshme për grupim. Për

shembull, për vlera tekstuale grupimi mund të bëhet në bazë të vlerave të plota ose

në bazë të disa karaktereve të para apo vetëm sipas karakterit të parë, pra rradhitje

alfabetike.

Për të ndyshuar rradhën e sortimit të trashëguar prej tabelës, në dritaren Properties

për raport në faqen Data, tipari: Order by On vendoset në Yes, e pastaj tek tipari

Order By, vendoset fusha (emri i fushës) në bazë të së cilës do të bëhet sortimi. Për

shembull: [Emri] ASC, do të thotë se sortimi bëhet sipas fushës emri, në rradhitje

rritëse (Ascending-në rritje). Sortimi mund të bëhet edhe sipas dy fushave, me

renditje të ndryshme: [Nr] ASC, [Data] DESC. Nëse nuk jipet fare renditja, atëhere

nënkuptohet ASC.

Insertimi i seksioneve me grupe

Grupimi i rekordeve në raport, mund të bëhet edhe pas krijimit të raportit.

Në Design View, në shiritin e veglave klikohet kontrolla Sorting and

Grouping dhe hapet dritarja Sorting And Grouping (fig. 10.14).

Dritarja e njëjtë hapet edhe nëse zgjedhet në menynë: View-Sorting and Grouping,

ose në menynë e kontekstit zgjedhet Sorting and Grouping.

Fig. 10.14 - Sortimi dhe grupimi

Në fushën Field/Expression

zgjedhet fusha në bazë të së cilës

bëhet grupimi ose ndonjë shprehje.

Nëse raporti veq ka qenë i sortuar,

aty do të paraqiten fushat në bazë të

së cilave është bërë sortimi. Pastaj,

në Sort Order zgjedhet renditja e

vlerave të sortuara, në rritje ose në

zvoglim. Në pjesën e poshtme të

dritares, kemi Group Properties.

Si shembull, do të bëjmë grupimin e rekordeve të studentëve sipas Komunës

(Vendlindjes). Në Group Properties përcaktohen tiparet për grup. Mund të

paraqiten Hederi dhe Futeri i grupit, nëse për Group Header dhe Group Footer

zgjedhet Yes. Në Group On, përcaktohet mënyra e grupimit. Opcionet për Group


221

On, varen prej llojit të fushës ose shprehjes në bazë të së cilës bëhet grupimi. Nëse

është në pyetje vlera e tipit Date, grupimi mund të bëhet sipas vitit (year),

tremujorit (qtr), muajit (month), javës(week), ditës (day) dhe minutit (minute). Për

fushat tekstuale, kemi opcionin: Each Value-për çdo vlerë, ose Prefix Characters

(karakteret prefiks, disa nga shkronja të para, vlera jipet në Group Interval). Tipari

Keep Together (mbaji së bashku), përcakton a do të mbahen së bashku rekordet e

një grupi, në një faqe të veçantë, nëse grupi nuk është më i madh se një faqe. Nëse

grupi tejkalon madhësinë e një faqeje, kjo injorohet. Opcionet janë: No - (e

predefinaur), grupi mund të ndahet, Whole Group (tërë grupi) mbahet në një faqe të

veçantë. With first detail(me detalin e parë), hederi i grupit dhe rekordi i parë janë

në të njëjtën faqe.

Në pjesën e hederit ose futerit të grupit, mund të vendoset fusha për grupim dhe

ndonjë informatë tjetër. Zhvendosjen e fushës përkatëse, në pjesën e hederit ose

futerit e bëjmë duke e zvarritur në pjesën përkatëse, përmes menysë ose përmes

veglave: Cut-Paste. Veprimet me kontrolla dhe selektimi i tyre, bëhet njësoj sikur

tek format. Të gjitha rregullat që vlenin tek dizajnimi i formave, vlejnë edhe për

dizajnimin e raporteve.

Insertimi i shumës dhe numrimit

Edhe në raport, sikurse në forma, mund të insertohen Text Box kontrolla për

llogaritje, të cilat do të marrin vlerën në bazë të ndonjë shprehjeje të caktuar.

Mirëpo, derisa te format, për të bërë llogaritje, mund të përdoreshin vetëm fushat

numerike, currency ose date, në raport mund të krijohen edhe fusha për llogaritje të

ndryshme edhe për fushat e tipit text, për shembull numrimi i antarëve. Për të bërë

numrimin e antarëve në raport, insertohet një text box në futer të grupit, faqes, ose

raportit dhe për të përcaktohet tipari Control Source për fushën përkatëse. Për

shembull, për të bërë numrimin e studentëve nga secili vend, për rastin e mësipërm,

në futer ose në heder vendosim një text box, me Control Source:

=Count([Vendlindja]), ose për numrimin e tërë studentëve në raport, në futer të

raportit vendoset fusha e njëjtë (fig. 10.15). Duhet pasur kujdes vetëm me tiparin

Running Sum, i cili për grup vendoset në: Over Group, kurse për tërë raportin në

Over All.

Ngjashëm, në një raport, në të cilin kemi bërë grupimin e notave të studentit, duke

grupuar sipas numrit të indeksit, për të llogaritur notën mesatare të studentit, do të

vendosim një fushë të re, për të cilën do të përcaktojme tiparin Control Source si:

=Avg([Nota ne Provim]) (Fig. 10.16).

Numrimi i antarëve në raport

Nëse dëshirohet të bëhet numerimi i secilit anëtarë në raport (t'i shënohet numri

rendor), duhet të shtohet një fushë e re tekstuale dhe të përcaktohet tipari Control


222

Source i saj si: =1(Fig. 10.15). Pastaj për tiparin: Running Sum, zgjedhet opcioni:

Over All, për të numeruar të gjithë antëtarët e raportit, ose Over Group, për të

numeruar veçantë, secilin grup.

Fig. 10.15 - Raporti, me grupim dhe numerim të anëtarve

Fig. 10.16 - Raporti me grupim sipas indeksit dhe nota mesatare

Rradhitja alfabetike

Për të krijuar raportin, i cili do të shtypë vlerat të rradhitura sipas një fushe në

rradhitje alfabetike, hapet dialogu Grouping and Sorting dhe zgjedhet fusha për

grupim - Emri. Për atë fushë, përcaktohen tiparet: Group Header:Yes, Group On:


223

Prefix Characters dhe Group Interval: 1. Për të shtypur në raport shkronjën e parë

për secilin emër, në Heder të grupit vendosim një text box dhe për të përcaktojmë

Control Source: =LEFT ([Emri],1), ku funksioni: Left(Fusha,n) merr prej një

fushe n shkronja të majta.

Nënraporti

Nënraporti është raport i insertuar në një raport tjetër, i cili në këtë rast quhet raport

kryesor. Raporti kryesor mund të jetë i lidhur ose jo i lidhur. Raporti i lidhur, është

i bazuar në një tabelë ose pyetës kurse nënraporti ose nënraportet e tij, përmbajnë

informata të rëndësishmë, të lidhura me të njëjtën çështje, si p.sh., grafiku ose

diagrami për të dhënat në raportin kryesor. Në rastin e raportit jo të lidhur (të lirë),

raporti kryesor përmbanë të dhëna nga tabela ose pyetësi, kurse të dhënat në

nënraport mund të jenë për çështje tjetër. Raporti mund të përmbajë disa

nënraporte, kurse mund të ketë dy nënivele të nënraporteve. Pra, nënraporti i nivelit

të parë, mund të përmbajë nënraporte në vehte.

Krijimi i nënraportit

Për të krijuar nënraportin, në modin e dizajnimit, përdoret kontrolla

SubForm/SubReport nga shiriti i veglave (Toolbox).

Magjistari SubForm/SubReport krijon nënraportin bazuar në ato që zgjedhë

shfrytëzuesi dhe nënraporti ruhet si objekt i veçantë dhe paraqitet me emrin e vet

në faqen Reports, në dritaren Database.

Si shembull, do të krijojmë raportin kryesor për tabelën Studentët, e pastaj si

nënraport do të insertojmë raportin më notat e studentit, nga tabela Fletëparaqitjet.

Se pari krijojmë Raportin kryesor me anë të magjistarit ose kopjojmë raportin nëse

ai veq ekziston dhe e ruajmë me emrin Studentet-Raporti Kryesor. Pastaj e hapim

raportin kryesor në pamjen Design View, e rrisim pjesën Details, për të krijuar

hapësirë për nënraportin, zgjedhim Subreport/Subform në shiritin e veglave dhe

klikojmë në pjesën details për të insertuar nënraportin. Mundet edhe të klikohet dhe

të zvarritet mausi, ashtu që të krijohet madhësia e dëshiruar e nënraportit. Atëherë

do të startohet magjistari për nënraporte dhe do të hapet dritarja Subreport Wizard

(fig. 10.16a). Në dialogun e parë, ofrohet mundësia e zgjedhjes së burimit për

nënraport, Use Existing Tables and Queries (Shfrytëzo tabelat dhe pyetësit

ekzistues) që mundëson krijimin e nënraportit duke shrytëzuar të dhënat nga tabelat

ose pyetësit e krijuar dhe në hapat e mëvonshëm duke zgjedhur fushat e dëshiruara

prej tyre, ose Use an existing report or form (Shfrytëzo një raport ose formë

ekzistuese) që mundëson insertimin e një forme ose raporti të gatshëm, si nënraport

në raportin kryesor. Nëse zgjedhet opcioni i dytë, atëherë prej listës nën të zgjedhet

raporti ose forma ekzistuese.


224

Fig. 10.16a - Krijimi i nënraportit

Nëse përcaktoheni për opcionin e

parë, atëherë me Next vazhdohet në

hapin e ardhshëm ku do të zgjedhet

tabela ose pyetësi (fig. 10.16b). Për

shembullin tonë do të zgjedhim

opcionin e parë, që të nxjerrim të

dhënat për nënraport prej tabelës

ekzistuese Fletëparaqitjet dhe atë

duke marrër vetëm disa fusha të

caktuara.

Me Next vazhdojmë në hapin e

ardhshëm.

Fig. 10.16b - Zgjedhja e fushave për

nënraport

Në dialogun e ardhshëm (fig.

10.16b) zgjedhim tabelën

Fletëparaqitjet, në fushën

Tables/Queries dhe pastaj në listën

Available Fields (fushat në

dispozicion) zgjedhim fushat që

dëshirojmë të paraqiten në

nënraport. Do të zgjedhim vetëm

fushat: Numri i lëndës, Data e

provimit dhe Nota në provim. Të

dhënat tjera për studentin i kemi në

raportin kryesor. Zgjedhja bëhet si

zakonisht me pullat përkatëse.

Më Next vazhdojmë në hapin e ardhshëm.

Fig. 10.16c - Zgjedhja e fushave lidhëse

Në vazhdim paraqitet pyetja për

lidhjen e raportit me nënraport (fig.

10.16c). Parashtrohet pyetja, a

dëshironi të zgjedhni vet fushat që

lidhin raportin me nënraport apo do

të zgjedhni prej listës së

mëposhtme. Opcioni i parë, Choose

from a list (zgjedh prej listës) ju

mundëson të zgjedhni një prej

opcioneve në listë, që i ka krijuar

vet programi:


225

Show Fleteparaqitjet for each record in Studentët using Numri i indeksit (paraqiti

të dhënat nga Fletëparaqitjet, për secilin rekord nga Studentët, duke përdorur

Numrin e Indeksit (që është fusha që i lidhë tabelat)). Nëse nuk ekziston lidhje mes

tabelave, ajo duhet të krijohet në Relationships. Nëse përcaktoheni për opcionin

Define my Own (Do të definoj vet), atëherë dialogu merr formën e paraqitur në fig

10.16d, ku definohet lidhja mes raportit dhe nënraportit. Për shembullin tonë do të

zgjedhim opcionin e parë dhe prej listës zgjedhim opcionin e ofruar, për vendosjen

e lidhjes përmes numrit të indeksit.

Fig. 10.16d-Definimi i lidhjes

Në anën e majtë paraqitet lista e

fushave të Raportit, kurse në anën e

djathtë lista e fushave të

nënraportit. Dritarja e njëjtë

shfrytëzohej edhe për vendosjen e

lidhjes mes Formës dhe Nënformës.

Duhet pasur kujdes me zgjedhjen e

fushave që lidhin raportin me

nënraport, përndryshe do të

paraqitet nënforma e zbrazët në rast

të zgjedhjes së gabueshme të

fushave të lidhjes.

Me Next vazhdohet në hapin e ardhshëm, ku paraqitet pyetja për zgjedhjen e emrit

me të cilin do të ruhet nënraporti, si objekt në faqen Reports.

Fig. 10.17 - Raporti me nënraport

Me Finish përfundohet procedura

dhe hapet dritarja e raportit me

nënraportin përkatës (Fig. 10.17).

Nënraporti mund të modifikohet

sipas nevojës, duke e hapur në

pamjen Design View dhe pastaj kur

të hapet raporti kryesor, në të do të

paraqitet nënraporti me pamjen e

përcaktuar pas ridizajnimit.

Për insertimin e nënraportit ose nënformës, duke përdorur ndonjë raport ose formë

ekzistuese, në hapin e parë (Fig. 10.16a) do të duhej zgjedhur opcionin Use an

Existing Form or Report dhe prej listës zgjedhet forma ose raporti përkatës. Duhet


226

pasur kujdes që tabelat burimore përkatëse të jenë të lidhura ose duhet të vendoset

lidhja mes tyre në dritaren Relationships.

Nënraporti mund të insertohet edhe duke zgjedhur dhe zvarritur nje raport ose

formë nga dritarja database, në dritaren e raportit të hapur në pamjen Design View.

Programi do të vendosë automatikisht lidhjen mes raportit dhe nënraportit, nëse

raportet janë të bazuara në tabela të lidhura, nëse raporti kryesor ka çelësin primar

dhe nënraporti përmbanë fushën e njëjtë ose nëse të dy raportet bazohen në pyetës

të cilët kanë tabela burimore që i plotësojnë kushtet e përmendura. Fushat lidhëse

duhet të jenë prezente patjetër por nuk është e detyrueshme të shtypen patjetër.

Nëse lidhja e vendosur është e gabuar, atëherë mund të ndryshohet lidhja mes

raportit dhe nënraportit, duke hapur raportin kryesor në pamjen Design dhe pastaj

zgjedhet nënraporti dhe hapet dritarja Properties për të. Në faqen data, përcaktohet

lidhja duke zgjedhur fushat përkatëse në Link Child Fields dhe Link Master Fields,

ose duke klikuar shenjen (…) pas tyre, për të hapur dritaren Subreport Field Linker

(fig. 10.18).

Fig. 10.18 - Lidhja e raport me nënraportin

Në pozitat përkatëse zgjedhen

fushat për vendosje të lidhjes mes

raportit kryesor dhe nënraportit.

Mund të shtypet edhe tasti

Suggest… për të parë propozimet

(sygjerimet) që i ofron programi,

për vendosjen e lidhjes mes raportit

dhe nënraportit.

Duhet pasur kujdes, që të mos ngarkohen raporti dhe nënraporti me detale të

panevojshme, me të dhëna të dyfishta, me shumë objekte dhe grafikone, me shume

fusha me vlera të llogaritura etj., sepse të gjitha këto ndikojnë në performansat e

tyre. Nëse duhet insertuar shumë fusha që llogariten, atëherë më mirë është të

krijohet pyetësi që kryen këto llogaritje e pastaj nënraporti të bazohet në atë pyetës.

Për të analizuar raportin ose nënraportin mund të përdoret Performance Analyzer,

duke zgjedhur objektin përkatës dhe duke zgjedhur në meny: Tools-Analyze dhe

duke klikuar Performance.

Raporti me kolona

Për të krijuar raport, të dhënat e të cilit do të shtypen në kolona, mund të zgjedhet

tabela ose pyetësi dhe në menynë Insert zgjedhet Report, e pastaj në dritaren që

hapet, zgjedhet AutoReport:Columnar. Njësoj mund të fillohet krijimi i raportit të

ri, duke klikuar New, në shiritin e veglave në faqen Reports, e pastaj prej listës

zgjedhet AutoReport: Columnar dhe zgjedhet tabela ose pyetësi përkatës. Raporti

fillimisht krijohet me vetëm një kolonë, por pastaj, mund të hapet menya File-Page


227

Setup (Konfigurimi i faqes), me ç'rast duhet kaluar në faqen Columns të dritares për

dialog Page Setup (fig. 10.19) dhe zgjedhet numri i kolonave në pozitën Number of

Columns.

Fig. 10.19 - Page Setup-Konfigurimi i faqes

Në këtë dritare pastaj përcaktohen

edhe detalet tjera, si distanca mes

rreshtave (Row Spacing), distanca

mes kolonave (Column Spacing),

madhësia e kolonave (Column Size)

duke përcaktuar gjerësinë (Width)

dhe lartësinë (Height), si dhe

renditja e rekordeve në kolona duke

shkuar për së gjati (te poshtë) e

pastaj anash (Down, then Across)

ose së pari anash, e pastaj te poshtë

(Across, then Down).

Nëse gjerësia e raportit e tejkalon

gjerësinë e fletës, atëherë Accessi

do të paraqesë vërejtjen kur tentoni

të kaloni në Print Preview, për të

parë si do të duket raporti. Në atë

rast duhet zvogëluar gjerësinë e

kolonave, distancën mes tyre ose

margjinat.

Nëse në raportin me kolona është bërë edhe grupimi i rekordeve, atëherë mund të

përcaktohet edhe mënyra e shtypjes së grupeve, duke rregulluar tiparin New Row

or Col (rreshti ose kolona e re) për seksionin e hederit ose futerit. Mund të zgjedhet

None (asnjë), me ç'rast definimi i vlerave në Page Setup përcakton fillimin e

kolonës së re; Before Section (para seksionit), After Section (pas seksionit), Before

and After (Para dhe pas seksionit).

Për të mbajtur së bashku në një kolonë të dhënat e grupit, hapet Dialogu Sorting

and Grouping, dhe pastaj përcaktohet tipari Keep Together (si në rastin e raportit të

zakonshëm).

Shtypja e etiketave dhe kovertave (zarfeve)

Etiketa mund të përdoret për qëllime të ndryshme, si për adresa postale në zarfe,

adresar, shenjë për disketa, për libra, etj. Një lloj special i raportit mund të krijohet

përmes magjistarit për etiketa Label Wizard, duke filluar krijimin e raportit të ri

dhe duke zgjedhur Label Wizard në dritaren New Report. Pastaj, raporti i krijuar që


228

përmbanë etiketat e krijuara prej të dhënave në tabelë ose pyetës, mund të përdoret

për shtypje të etiketave, si p.sh, shtypjen e adresave në zarfe.

Do të krijojmë Raportin me etiketa për rekordet e tabelës Studentët.

Fig. 10.20a - Lable Wizard

Me startimin e Label Wizard, në

ekran paraqitet dritarja Label

Wiazard (fig. 10.20a) në të cilën

zgjedhet formati i etiketës prej

listës së etiketave të prodhuesve më

të njohur, që paraqitet në fushën

Filter by Manufacturer (Filtri sipas

prodhuesit). Gjithashtu, mund të

zgjedhet edhe Unit of Measure

(Njësia e matjes) dhe Label Type

(Tipi i etiketës).

Me Next kalohet në hapin e ardhshëm, në të cilin zgjedhet fonti (lloji i shkronjave)

dhe madhësia e tij, që do të përdoret për shtypjen e etiketave. Pastaj përsëri me

Next vazhdohet në hapin vijues në të cilin zgjedhen fushat të cilat do të paraqiten

në etiketë (fig. 10.20b).

Fig. 10.20b - Zgjedhja e fushave për etiketë

Prej listës së fushave, Available

Fields (fushat në dispozicion)

zgjedhen fushat të cilat do të

paraqiten në etiketë, të cilat

paraqiten në dritaren e djathtë,

Prototype Label (Prototipi i

etiketës). Në këtë dritare, fushat e

zgjedhura paraqiten në kllapa të

mëdha dhe në rreshtin aktual i cili

hijezohet. Duke klikuar me maus,

përcaktohet rreshti në të cilin do të

insertohet fusha përkatëse.

Gjithashtu, në pozita të caktuara mund të insertohet hapsira mes fushave, si dhe

teksti i dëshiruar, i cili do të përsëritet në secilën etiketë, para fushës së caktuar,

p.sh., para fushës emri, mund të shtypet "Z/Znj." . Pastaj, me Next vazhdohet në

hapin e ardhshëm, në të cilin zgjedhet fusha, sipas së cilës do të bëhet sortimi i

etiketave dhe me Next kalohet në hapin e fundit në të cilin emërtohet raporti me

etiketa dhe me Finish përfundohet procedura dhe hapet raporti. Sipas nevojës, ai

mund të modifikohet në modin e dizajnimit (fig, 10.21).

Për secilin rresht në etiketë, paraqitet një Text Box, në të cilin kemi funksionin Trim

(përshtat, rregullo), i cili bën largimin e zbrazëtirave para dhe pas vlerave të


229

fushave. Mund të përdoren edhe funksionet e ngjashme LTrim dhe RTrim të cilat

bëjnë largimin e zbrazëtirave vetëm majtas, gjegjësisht djathtas.

Fig. 10.21 - Redizajnimi i etiketave

Nëse klikohet dy herë në kontrollën

përkatëse, hapet dritarja properties

(mund të hapet edhe në mënyrat

tjera të mundshme) dhe për të bërë

ndryshime, duhet ndryshuar tiparin

Control Source përkatës. Mund të

intervenohet edhe direkt në

kontrollë, duke insertuar kursorin

në Text Box-in përkatës dhe duke

bërë ndryshimet e dëshiruara.

Nëse gjatë krijimit nuk është insertuar hapësirë mes fushave, për të shtuar

hapësirën e nevojshme, mes dy fushave duhet shtuar: & " " & .

Për të shtypur etiketat si adresa në zarfe, duhet bërë përshtatjet e nevojshme në

dialogun Page Setup. Në faqen Page të dialogut Page Setup, zgjedhet orientimi

Landscape, madhësia e duhur dhe Paper Source varësisht prej asaj se çka keni në

shtypës. Në faqen Margins, rregullohen margjinat, kurse në faqen Columns

zgjedhet numri i kolonave 1. Pas ndryshimeve të bëra, me Print Preview, shikohet

si do të duket në shtyp etiketa për zarf.

Shtypja dhe publikimi i raportit

Raporti mund të shtypet duke zgjedhur raportin në faqen Reports dhe

duke klikuar kontrollën Print në shiritin e veglave, ose duke zgjedhur në

menynë File-Print.

Përveq shtypjes direkte, raporti i krijuar mund të eksportohet në ndonjë aplikacion

tjetër të Office-it, në të cilin ofrohen mundësi shumë të mira të bartjes së fajllave

prej një aplikacioni në tjetrin. Për të eksportuar raportin, zgjedhet raporti dhe pastaj

zgjedhet në menynë File-Export, ose mund të hapet menya e kontekstit për atë

raport dhe të zgjedhet Export. Pastaj në dialogun që hapet zgjedhet formati për

eksportim. Gjithashtu, për publikim të raportit në Word ose Excel, mund të

zgjedhet në menynë Tools-Office Links dhe në të zgjedhet opcioni Publish It with

Word ose Publish It with Excel.

Për të shtypur raportet në formularë të përgatitur paraprakisht, si veprohet

zakonisht për shërbimet e ndryshme administrative, duhet skenuar formularin e

shtypur dhe pastaj të insertohet fotografia e skenuar në tiparin Picture të raportit

përkatës. Pastaj duhet përshtatur madhësinë e kontrollave dhe shpërndarjen e tyre

me dimensione që i përgjigjen formularit dhe pastaj të dhënat do të shtypen në

pozitat e caktuara brenda formularit të gatshëm.


230

Raporti me grafik

Në raport mund të insertohet edhe grafiku i cili krijohet varësisht prej të dhënave

në tabelën. Për të krijuar raportin me grafik, fillohet krijimi i raportit të ri dhe në

dritaren New Report zgjedhet opcioni Chart Wizard dhe zgjedhet tabela ose pyetësi

për të cilin do të krijohet grafiku. Do të krijojmë grafikun për tabelën Shitja, nga

baza e të dhënave ”Shitja e Kartelave".

Fig. 10.22a - Chart Wizard

Në dritaren New Report zgjedhim

Chart Wizard dhe tabelën Shitja.

Pastaj, me OK startohet magjistari

për grafik, Chart Wizard dhe do të

hapet dritarja Chart Wizard (fig.

10.22a). Në fushën Available Fields

zgjedhim fushat të cilat kalojnë në

listën Fields for Chart (fushat për

grafik). Pastaj, me Next kalohet në

hapin e ardhshëm në të cilën

zgjedhet lloji i grafikut që do të

krijohet.

Në ketë hap paraqitet lista e opcioneve të mundshme me paraqitje grafike dhe për

secilin opcion të zgjedhur në listë, në anën e djathtë jepen shpjegimet e nevojshme.

Pastaj, përsëri me Next kalohet në hapin e ardhshëm (fig. 10.22b) në të cilin bëhet

ndërtimi i grafikut, duke përcaktuar se cilat vlera do të paraqiten në boshtin X e

cilat në boshtin Y, si dhe cili funksion llogaritës do të zbatohet.

Fig. 10.22b - Përcaktimi i fushave në grafik

Në anën e djathtë të dritares

paraqitet lista e tasteve me emrat e

fushave të zgjedhura për grafik.

Fillimisht paraqiten opcionet që i

propozon programi. Duke shtypur

dhe zvarritur fushën përkatëse në

katrorin e përgatitur për vlera në

anën e majtë, ku ndodhet grafiku,

përcaktohen vlerat për boshtet e

grafikut. Për llogaritje shfrytëzohet

ndonjë prej funksioneve, si shuma,

numrimi etj.

Për të ndryshuar funksioni për llogaritje, i cili paraqitet në skajin e majtë lart të

grafikut, klikohet dy herë në të dhe hapet lista e funksioneve të mundshme. Për

shembull, do të zgjedhim funksionin Count (numro) për të numruar nga sa kartela


231

të secilit lloj ka shitur secili shitës. Pra, në boshtin X kemi zgjedhur IDShitësi, në

boshtin Y Tipi i kartelës, kurse si funksion Count (CountofTipiikartelës).

Për të vërtetuar si do të duket grafiku që do të ndërtohet, mund të klikohet tasti

Previw Chart, në skajin e majtë lartë të dritares, me ç'rast do të hapet dritarja

Sample Preview në të cilën paraqitet grafiku. Pastaj, me Next kalohet në hapin e

fundit, ku paraqitet pyetja për emrin me të cilin do të ruhet raporti me grafik,

opcioni për paraqitjen e legjendës për grafikun, si dhe pyetjet e zakonshme: "a do

të hapet raporti për shikim" apo "në modin e dizajnit për modifikime plotësuese", si

dhe "a dëshironi ndihmë për punë me raportin".

Fig. 10.23 - Paraqitja grafike

Me Finish, përfundohet procedura

dhe në ekran do të paraqitet

Raporti, me grafikun e ndërtuar. Për

të bërë ndryshime të mëtejme në

stilin e grafikut, shkallën e

numrimit në boshte, legjendën, etj.,

kalohet në pamjen Design View,

dhe duhet të klikohet dy herë në

zonën e grafikut, me ç'rast do të

paraqitet shiriti i veglave për

dizajnim të grafikut ose në cilën do

pjesë të grafikut klikohet me tastin

e djathtë dhe hapet menya e

kontekstit me opcionet përkatëse.

Letrat Qarkore

Një lloj i veçant i raportit është edhe letra qarkore, që në fakt është një letër me

përmbajtje të njëjtë që duhet t'u dërgohet disa personave, p.sh., ftesa për ndonjë

mbledhje ose ndonjë ngjarje tjetër, informata për ndonjë ngjarje me rëndësi, etj. Në

atë rast, do të mund të shtypej teksti i përmbajtjes së letrës dhe ajo t'u dërgohej

personave gjegjës duke i futur në zarfe të veçanta, por gjithsesi më e preferueshme

dhe më e dëshirueshme do të ishte, që letra të jetë e titulluar për personin përkatës,

si p.sh: Z/Znj. Emri dhe Mbiemri dhe pastaj pjesa tjetër e tekstit. Në këtë rast vjen

në shprehje letra qarkore, ku përveq tekstit të përgjithshëm, insertohen fushat e

veçanta të cilat të dhënat i marrin prej ndonjë tabele ose pyetësi.

Për shembull, do të krijojmë një ftesë për punëtorët nga Tabela e shitësve në bazën

"Shitja e kartelave". Për të krijuar letrën qarkore, zgjedhim tablën ose pyetësin që

përmbanë të dhënat me emrat dhe mbiemrat dhe detalet tjera dhe zgjedhim në

meny Tools-Office Links-Merge It with MS Word (Lidhja me programin e Office

dhe shkrirja (bashkimi) me MS Word). Atëherë, në ekran do të paraqitet dritarja e


232

magjistarit i cili ndihmon në realizimin e kësaj procedure: Microsoft Word Mail

Merge Wizard (fig. 10.24) në të cilën paraqiten dy opcione:

Fig. 10.24a - Microsoft Word Mail Merge

Wizard

- Link your data to an existing

Microsoft Word documet - (lidhi të

dhënat me një dokument ekzistues

të Wordit), dhe

- Create a new document and then

link the data to it (Krijo dokument

të ri dhe pastaj lidhi të dhënat me

të).

Zgjedhim opcionin e dytë dhe

shtypim OK, me ç'rast kontrolla e

programit kalon në programin

Microsoft Word dhe në ekran hapet

dritarja e tij me një dokument të ri.

Përveq veglave të zakonshme, në ekran paraqitet edhe shiriti i veglave Mail Merge

(fig. 10.24b) përmes të të cilit insertojmë fushat të cilat do të shkrihen në

dokumentin e Wordit.

Fig. 10.24b - Përgatitja e tekstit në Word

Me tastin Insert Merge Field

zgjedhim fushat, të cilat do të

insertohen në tekst (si në figurë),

Në tekst paraqitet emri i fushës

brenda kllapave speciale si:

<<Emri>>, kurse pjesën tjetër të

testit e shkruajmë si zakonisht.

Pastaj për të bërë bashkimin

(shkrirjen) e të dhënave nga baza e

të dhënave, në shiritin e veglave

zgjedhim komandat përkatëse.

Merge to New document (bashko në dokument të ri) - nëse dëshirojmë

të bashkojmë të dhënat, duke krijuar dokument të ri në Word, i cili do të

ketë aq faqe sa ka të rekorde në tabelë.

Merge to Printer - për të shtypur direkt në shtypës dokumentet, me

ç'rast shtypen aq dokumente sa ka rekorde në tabelë, dhe

Merge (bashko, shkrij) - me ç'rast hapet dritarja për dialog Merge, ku

zgjedhen opcionet e lartpërmendura ose Electronic Mail, për të cilin

duhet pasur të dhënat për e-mail adresat e rekordeve.


233

FAQET PËR QASJE NË TË DHËNA

Faqja për qasje në të dhëna, është Web faqe e cila mundëson përdorimin dhe

azhurimin e të dhënave përmes Web-it (Internetit). Është objekt i ri i bazës së të

dhënave, i cili mund të përdoret për krijim interaktiv të raporteve, për insertim dhe

analizë të të dhënave, etj. Paraqitet në faqen Pages, të dritares së bazës së të

dhënave. Faqja për qasje në të dhëna, është web faqe e lidhur me një bazë të të

dhënave të Accessit. Ajo mundëson lidhjen e web faqes dhe shkëmbimin e të

dhënave me të tjerët si dhe paraqitjen dinamike të të dhënave në web faqe. Me

krijimin e faqes për qasje në të dhëna mund të krijohet web faqja që mundëson

kërkimin dhe editimin e bazës së të dhënave përmes Internet Explorerit (lexuesit të

web faqeve).

Gjithashtu, mundëson krijimin e web faqes e cila bën grupimin dhe paraqitjen e të

dhënave, si në raport të zakonshëm të Accessit. Mund të krijohet një raport

interaktiv, i cili bën grupimin e të dhënave në bazën e të dhënave. Kjo mundëson

analizimin e të dhënave në mënyra të ndryshme. Mund të përmbajë edhe tabela të

Excelit ose diagrame. Nëse editohen të dhënat në tabelë, faqja për qasje në të dhëna

azhurohet automatikisht.

Për të shikuar faqen për qasje në të dhëna, shfrytëzuesi duhet të përdorë Internet

Explorerin (versioni 5.0, ose me i ri). Kur të lexohet faqja në Internet Explorer, ajo

vendoset në memorje të fshehur dhe faktikisht shfrytëzuesi përdore versionin

(kopjen) lokale të saj. Veprimet si sortimi, filtrimi etj., janë lokale. Web faqja nuk

ndryshohet. Mirëpo, nëse shfrytëzuesi ka leje për qasje në bazën e të dhënave me të

cilën është e lidhur faqja, ai mund të bëjë edhe editimin e bazës, direkt përmes

Internet Explorerit.

Krijimi i faqes për qasje në të dhëna

Në Access, faqja për qasje në të dhëna mund të krijohet në disa mënyra:

- Krijimi i shpejtë me të gjitha fushat e tabelës ose pyetësit, në stil të formës,

- Duke përdorur Data Access Page Wizard, magjistarin për faqe,

- Krijimi duke u bazuar në HTML dokumentin ekzistues, ose

- Krijimi përmes dizajnimit, në pamjen Design.


234

Kur të krijohet një faqe për qasje në të dhëna, dizajni i faqes ruhet në një HTML

fajll, me prapashtesë .htm, i cili ruhet në ndonjë folder të diskut, diku jashtë bazës

së të dhënave. Në faqen Pages të dritares së të dhënave, paraqitet ikona me të

njëjtin emër, e cila faktikisht është shkurtesa për atë fajll. Kur selektohet shkurtesa,

mund të hapet faqja ose të modifikohet dizajni i saj.

Krijimi i faqes përmes AutoPage

Në faqen Pages të dritares së bazës, klikoni New në shiritin e veglave dhe në ekran

do të paraqitet dritarja New Data Access Page (fig. 14.1), në të cilën zgjedhim

AutoPage: Columnar.

Fig. 14.1 - New Data Access Page

Në fushën përkatëse, në pjesën e

poshtme të dritares zgjedhim

tabelën ose pyetësin në të cilin

ndodhen të dhënat, për të cilat

ndërtohet faqja për qasje në të

dhëna. Për shembull, zgjedhim

tabelën Studentët, nga baza e të

dhënave "Fakulteti". Klikojmë OK

dhe automatikisht do të krijohet

faqja për qasje në të dhëna dhe do

të paraqitet në ekran (fig. 14.2).

Fig. 14.2 - Faqja e krijuar me AutoPage

Faqja do të ketë të gjitha fushat e

tabelës Studentët të renditura në

kolonë. Në fund të dritares,

paraqitet shiriti për navigim, i cili

përveq tasteve për lëvizje nëpër

rekorde, përmbanë edhe tastet për

sortim dhe për filtrim. Përmes tij,

shfrytëzuesit e faqes mund t'i

kryejnë direkt të gjitha këto

operacione. Për të ruajtur faqen,

klikojmë tastin Save në shiritin e

veglave dhe hapet dritarja për

ruajtje (fig. 14.3).

Përndryshe mund të tentojmë të mbyllim dritaren, me ç'rast në ekran do të paraqitet

vërejtja se faqja akoma nuk është ruajtur dhe pyetja "a dëshironi t'a ruani faqen".

Aty kemi tri tastet: Yes, No dhe Cancel, me të cilat vendosim për të ruajtur ose jo


235

faqen. Nëse shtypet Yes, njësoj kalohet në dritaren për ruajtje Save As Data Access

Page, e cila është dritare e zakonshme për ruajten e fajllave.

Fig. 14.3 - Ruajtja e faqes për qasje në të

dhëna

Zgjedhim folderin në të cilin do të

ruhet fajlli dhe emrin e fajllit. Si

shihet në fushën Save As Type

(Ruaje si fajll të tipit:) tipi i fajllit

që ruhet është Microsoft Data

Access Page (*.htm; *.html).

Emërtojmë fajllin me emrin

Studentet dhe klikojmë Save për të

ruajtur fajllin.

Fig. 14.4 - Faqja e ruajtur në dritaren e

bazës

Në faqen Pages do të paraqitet

shkurtesa me të njëjtin emër

(Studentet.htm). Nëse zgjedhim

faqen Studentët dhe klikojmë Open

në shiritin e veglave ose klikojmë

dy herë faqen Studentët do të hapet

dritarja e faqes Studentët (fig. 14.2).

Krijimi i faqes përmes magjistarit - Page Wizard

Për të krijuar faqen për qasje në të dhëna përmes magjistarit për faqe - Page

Wizard, klikojmë tastin New në shiritin e veglave dhe në dritaren që hapet, New

Data Access Page (fig. 14.1), zgjedhim Page Wizard dhe caktojmë tabelën për të

cilën krijojmë faqen dhe klikojmë OK. Gjithashtu, në dritaren e bazës së të

dhënave, në faqen Pages (fig. 14.4) mund të klikohet dy herë opcioni Create data

access page by using Wizard (krijo faqen për qasje në të dhëna duke përdorur

magjsitarin). Në të dy rastet në vazhdim në ekran do të paraqitet dritarja Page

Wizard (Magjistari i faqes), e cila është e njëjtë si tek magjistari për forma ose për

raporte (fig. 14.5a).


236

Fig. 14.5a - Zgjedhja e fushave

Zgjedhim tabelën/pyetësin (nëse

nuk është zgjedhur paraprakisht)

dhe me tastet përkatëse zgjedhim

fushat të cilat do të paraqiten në

faqen që krijohet. Fushat e

zgjedhura paraqiten në listën

Selected Fields. Me Next

vazhdojmë në hapin e ardhshëm,

(fig. 14.5b).

Fig. 14.5b - Grupimi i rekordeve

Në këtë hap, parashtrohet pyetja:

"Do you want to add any grouping

levels? Adding grouping levels

results in a read-only page." ("A

dëshironi të bëni grupimin në

nivele? Grupimi në nivele do të

rezultojë në faqe vetëm për lexim").

Pra, nëse zgjedhim ndonjë fushë

për grupim, faqja që krijohet bëhet

faqe vetëm për lexim, por nuk

mund të bëhet edhe editimi

(ndryshimi, fshirja, shtimi, etj) i të

dhënave në faqen që krijohet.

Për shembull, zgjedhim grupimin sipas fushës Vendlindja. Nëse zgjedhen dy ose

më shumë nivele për grupim, përmes tasteve Priority (Prioriteti) mund të

ndryshohet niveli i grupimit. Gjithashtu, me tastin Grouping Options (Opcionet për

grupim), mund të zgjedhet opcioni për grupim sipas shkronjës së parë, dy

shkronjave të para, normal, etj. Me Next kalohet në hapin e ardhshëm (fig. 14.5c).

Në këtë hap mundësohet zgjedhja e sortimit të të dhënave në faqe. Parashtrohet

pyetja "What sort order do you want for detail records?" ("Çfarë sortimi dëshironi

për rekordet brenda grupit?"), meqë kemi grupim të rekordeve në grupe. Do të

thotë, rekordet brenda grupit do të sortohen sipas fushës që zgjedhet. Sortimi mund

të bëhet sipas deri katër fushave, në renditje rritëse ose rënëse.


237

Fig. 14.5c - Zgjedhja e fushës për sortim

Zgjedhim sortimin sipas fushave

Emri dhe Mbiemri, me renditje

rritëse. Nëse paraqiten dy ose më

shumë emra të njëjtë, atëherë

sortimi brenda atij grupi bëhet sipas

mbiemrit. Me Next, vazhdojmë në

hapin e ardhshëm, të fundit (fig.

14.5d).

Fig. 14.5d - Titulli i faqes dhe opcionet për

përfundimin e procedurës

Në hapin e fundit, paraqitet pyetja

"What title do you want for your

page?" ("Çfarë titulli dëshiron për

faqen?"), me të cilin përcaktohet

titulli i dritares në të cilën do të

hapet faqja. Gjithashtu, përcaktohen

opcionet, për veprimet pas

përfundimit të procedurës me

Finish. Zgjedhet opcioni për hapjen

e faqes (Open the Page) ose

modifikimin e mëtejmë të faqes

(Modify the page's design), me

ç'rast faqja hapet në modin e

dizajnit.

Gjithashtu, në këtë dritare kemi edhe dy opcione: "Do you want to apply a theme to

your page?" ("A dëshironi të aplikoni ndonjë temë në faqen tuaj?"), me të cilin

zgjedhet ndonjë motiv (theme-motiv, temë) i gatshëm për web faqe dhe "Display

Help on working with the page" ("Paraqit ndihmë për punën me faqen"). Motivin

për web faqe mund ta aplikojmë edhe më vonë duke kaluar në modin e dizajnit dhe

duke duke zgjedhur në meny: Format - Theme. Motivi paraqet një grup stilesh të

predefinuara për faqen dhe elementet e saj, si prapavia, tastet, hiperlinkat, kornizat,

etj.

Në fund, me Finish, hapet faqja, e cila duket si në fig. 14.5e (kur hapet në pamjen

Page View). Kalimi në pamjen design bëhet duke zgjedhur Design në shiritin e

veglave të Accessit ose në shiritin e veglave të dritares së bazës.


238

Fig. 14.5e - Faqja e krijuar përmes

magjistarit

Meqë kemi zgjedhur grupimin sipas

vendlindjes, paraqitet shenja (+/-)

për grupim, me të cilën shpaloset

ose mbyllet përmbajtja e fushave në

grup. Mbyllja dhe hapja bëhet duke

klikuar shenjën, e cila paraqitet si +

kur niveli është i mbyllur dhe si -

kur ai është i hapur. Në fund të

dritares paraqiten dy shiritat për

navigim. Shiriti për navigim të

rekordeve brenda grupit dhe ai për

navigim të grupeve.

Krijimi i faqes në bazë të ndonjë faqeje ekzistuese

Nëse veq ekziston ndonjë HTML dokument me elementet grafike dhe përmbajtje të

cilën dëshironi ta shfrytëzoni për paraqitjen e të dhënave të Accessit, atëherë në

dritaren e bazës, në faqen Pages, zgjedhni opcionin Edit web page that already

exists (Edito web faqen që veq ekziston). Gjithashtu, mund të filloni krijimin e

faqes së re, duke zgjedhur New në shiritin e veglave, e pastaj në dritaren që hapet -

New Data Access Page (Fig. 14.1), zgjedhni Existing Web Page.

Në ekran do të paraqitet dritarja Locate Web Page (Lokalizo Web Faqen) në të

cilin shihet lista e web faqeve në folderin e zgjedhur. Zgjedhim HTML fajllin të

cilin dëshirojmë ta përdorim dhe klikojmë Open. Në ekran do të paraqitet faqja në

modin e dizajnit, ashtu që mund të modifikohet duke i shtuar në të të dhënat e

Accessit dhe duke i përshtatur elementet që ekzistojnë në të.

Krijimi i faqes në modin e dizajnimit

Për të krijuar faqe të re për qasje në të dhëna prej fillimit, në dritaren e bazës

klikojmë dy herë opcionin Create data access page in design view (krijo faqen në

modin e dizajnimit). Gjithashtu, mund të klikohet New dhe në dritaren që hapet,

New Data Access Page, të zgjedhet opcioni Design View.

Në ekran do të paraqitet faqja e zbrazët, me pjesën Section-Unbound (Seksioni- i

palidhur) dhe mbi të teksti: Click here and type title text (Kliko këtu dhe shtype

titullin). Në ekran gjithashtu do të paraqitet shiriti i veglave Alignment and Sizing

(Rreshtimi dhe madhësia) si dhe shiriti i veglave - Toolbox, i cili tani përmbanë

edhe veglat specifike për krijimin e web faqes. Nëse në ekran nuk paraqitet dritarja

Field List (Lista e fushave), e paraqitni duke zgjedhur në meny: View-Field List.

Në Field List, paraqitet baza e të dhënave me tabelat dhe pyetësit e saj.


239

Fig. 14.6 - Dizajnimi i faqes

Për të insertuar fushat e caktuara,

në dritaren Filed List, klikohet

shenja plus para folderit, për të

shpalosur strukturën e tabelës ose

pyetësit dhe pastaj zgjedhet fusha

dhe klikohet tasti Add To Page

(shtoje në faqe) ose fusha e

zgjedhur zvarritet në dritare në

pozitën e dëshiruar.

Kur shpaloset struktura e një tabele,

në listë paraqiten edhe tabelat e

lidhura me të.

Ato paraqiten në folderin e veçantë - Related Tables (Tabelat e lidhura). Në këtë

mënyrë, mundësohet krijimi i faqes në nivele, ngjashëm si forma me nënformë.

Edhe për dizajnimin e faqes, vlejnë rregullat e njëjta si në rastin e formës ose

raportit. Për të parë tiparet e fushave, klikohet dy herë fusha përkatëse, kurse për të

parë tiparet e faqes, në menynë File zgjedhet Page Properties.

Për të aplikuar ndonjë motiv (theme) në menynë Format zgjedhet Theme. Në ekran

do të paraqitet dritarja Theme (Fig. 14.7) në të cilën paraqitet lista e temave të cilat

mund të aplikohen në faqen e dizajnuar.

Në listën Choose a Theme (zgjedhe

temën) zgjedhet tema, kurse në

dritaren në anën e djathtë

menjëherë aplikohet tema e

zgjedhur, me ç'rast shihet se si

duket ajo dhe si duken elementet e

web faqes në rast se aplikohet ajo

temë. Ka mundësi të aktivizohen

ose jo opcionet për ngjyra të

theksuara të hiperlinkave (Vivid

Colors), fotot e animuara (Active

Graphics) dhe fotografitë në

prapavi (Background Image). Nëse

dëshironi që tema e zgjedhur të

bëhet standarde, mund të klikohet

Set Default.

Në atë rast, të gjitha faqet e reja që krijohen, do të kenë dizajnin sipas temës së

zgjedhur si standarde.


240

Fig. 14.7 - Faqja ne Internet Explorer

Për të parë se si do të duket faqja

kur të hapet përmes Internet

Explorerit, duhet të ruhet dhe në

menynë File zgjedhet Web Page

Preview.

Në ekran do të hapet dritarja e

Internet Explorerit dhe në të faqja e

krijuar.

Nëse faqja ka ndonjë foto aktive,

atëherë ajo do të jetë aktive në këtë

pamje, por jo edhe nëse hapet në

kuadër të Accessit.

Gjatë dizajnimit, në shiritin e veglave Toolbox përveq veglave të zakonshme do të

shtohen edhe veglat specifike për dizajnim të web faqeve, si:

Bound HTML Paraqet të dhënat prej ndonjë fushe në bazën e të dhënave

ose rezultatin e ndonjë shprehjeje.

Scrolling Text Inserton tekstin rrotullues. Mundëson përcaktimin e drejtimit,

shpejtësisë dhë tipit të rrotullimit.

Expand Inserton tastin për shpalosjen ose palosjen e rekordeve të

grupuara.

Record Navigation Inserton shiritin për navigim, i cili përmbanë tastet për

paraqitje, sortim, filtrim, etj.

Pivot Table Paraqet PivotTable, që mund të lidhet me bazën e të dhënave.

Office Chart Aktivizon Office Chart Wizard, për insertimin e diagrameve në

faqen për qasje në të dhëna.

Office Spreadsheet Inserton tabelë të Excel-it, për të mundësuar shtimin e

rekordeve ose importimin e formave nga Excel-i.

Bound Hyperlink Inserton hiperlinkun (lidhjen) në tabelën ose pyetësin e

përcaktuar.

Hyperlink Inserton hiperlinkun (lidhjen) në fajllin ose web faqen e

përcaktuar.

Hotspot Image Inserton fotografinë të lidhur me fajllin ose web faqen e

caktuar. Është fotografi me një lidhje.

Movie Inserton filmat në faqen për qasje në të dhënat.

HTML dokumentin e krijuar mund ta modifikoni edhe përmes programeve tjera

për web dizajn. Publikimi i faqes së krijuar, varet prej lidhjes në rrjetë lokale ose në

Internet. Për mënyrën e publikimit duhet të konsultohet administratori i rrjetës.

Nëse keni web faqen tuaj personale në internet, për të publikuar faqen për qasje në

të dhëna në web sajtin tuaj mund të përdorni Microsoft Web Publishing Wizard ose

ndonjë vegël tjetër për publikim të faqeve, varësisht prej asaj çka përdorni

zakonisht ose çka keni në dispozicion prej provajderit tuaj (ofruesit të sherbimeve

për internet dhe web faqe).


241

DRITARJA KOMANDUESE

Baza e të dhënave e kompletuar me të gjitha objektet e nevojshme (tabelat,

pyetësit, format, raportet, etj.) dhe e gatshme për përdorim paraqet një aplikacion,

një program të gatshëm për përdorim. Për të lehtësuar punën me bazën e të

dhënave, ashtu që përdoruesit e papërvojë dhe ata të painformuar lidhur me

aplikacionin, të mos kenë probleme me hapjen e formave ose objekteve tjera të

nevojshme, mund të krijohet dritarja komanduese për aplikacionin. Dritarja

komanduese - Switchboard, është një formë speciale, e cila përmbanë tastet

komanduese përmes të cilave kryhen veprimet e nevojshme. (Swithcboardi është

term që përdoret në telefoni - përdoret për definimin e një hyrjeje në aplikacion, me

listën e lidhjeve të cilat më vonë mund të aktivizohen). Dritarja komanduese

përmbanë listën e aktiviteteve të përgjithëshme. Duke klikuar në ndonjë prej pikave

të dritares komanduese, shfrytëzuesi përcaktohet për një operacion të caktuar. Kur

krijohet baza e re e të dhënave, përmes magjistarit Database Wizard, gjithmonë

krijohet edhe së paku një dritare komanduese, si element i interfejsit të

shfrytëzuesit. Në dritaren komanduese vendosen kontrollat për hapjen e formave

ose objekteve tjera, të nevojshme për kryerjen e punëve të caktuara, kontrollohet

rrjedha e veprimeve dhe lidhja mes objekteve të bazës. Për bazën e të dhënave,

mund të krijohet një dritare komanduese ose dritarja kryesore dhe më shumë

nëndritare komanduese, të cilat hapen prej dritares kryesore komanduese (pra,

dritare komanduese me disa faqe). Dritaren e tillë komanduese, mund ta bëjmë si

objekt startues të aplikacionit, ashtu që kur të startohet aplikacioni, së pari të

paraqitet në ekran dritarja komanduese, e jo dritarja e bazës së të dhënave, si

ndodhë zakonisht. Accessi ofron disa opcione për startimin e aplikacionit, ashtu që

të kontrollohet mënyra e startimit të aplikacionit, menytë dhe shiritat e veglave që

do të paraqiten në dritaren e Accessit, etj. Këto rregullohen përmes menysë: Tools-

Startup. Për krijimin e dritares komanduese, Accessi ofron ndihmë përmes

Swithcboard Manager-it, i cili hapet prej menysë: Tools-Database Utilities-

Switchboard Manager (Veglat-Shërbimet e bazës-Switchboard Menagjeri). Ky

është një aplikacion ndihmës, i cili mundëson krijimin e lehtë të dritares

komanduese. Përndryshe, dritarja komanduese mund të krijohet përmes dizajnimit

të formës e cila do të jetë dritare komanduese. Le të krijojmë dritaren komanduese,

për punë me bazën e të dhënave "Fakulteti".


242

Krijimi i dritares komanduese

Për të filluar krijimin e dritares komanduese, zgjedhim në meny: Tools-Database

Utilities-Switchboard Manager. Nëse më parë s'ka pasur dritare komanduese, në

ekran do të paraqitet vërejtja se "Switchboard Manager-i nuk ka gjetur ndonjë

dritare komanduese (Switchboard) në bazën e të dhënave. A dëshironi ta krijoni

një?". Kur klikohet Yes, në ekran paraqitet dritarja e Switchboard Manager-it (fig.

13.1), e cila fillon me faqen kryesore (të parë) standarde.

Vërejtja

Fig. 13.1 - Switchboard Manager

Në anën e djathtë janë tastet

komanduese, me të cilat kryhen

veprimet e nevojshme:

-Close (Mbylle) - dalja prej

Switchboard Manager-it

-New (E re) - hapja e dialogut për

krijimin e faqes së rë

-Edit (Edito) - editimi i faqes së

zgjedhur

-Delete (fshije) - fshirja e faqes së

zgjedhur

-Make Default (bëje standarde) -

definon formën e zgjedhur si formë

standarde, në vend të asaj që e

definon Accessi.

Në dritaren e parë, shihet se veq ekziston faqja Main Switchboard (Dritarja

kryesore komanduese) që është faqja e parë standarde (Default-e nënkuptuar).

Shtimi i pikave në dritaren komanduese

Kur krijohet dritarja komanduese, në fillim siç shihet në fig.13.1, kemi vetëm faqen

kryesore. Nëse aplikacioni është i thjeshtë dhe ka nevojë vetëm për një dritare

komanduese, atëherë për të caktuar pikat e veçanta në të duhet vepruar si vijon.

Zgjedhet Main Switchboard (nëse nuk është i zgjedhur) dhe klikohet Edit. Me këtë

hapet dritarja për dialog Edit Switchboard Page (Edito faqen e switchboard-it, fig.

13.2). Në fushën Switchboard Name (Emri i switchboardit) kemi emrin e dritares

komanduese, të cilin mund ta ndryshojmë duke dhënë emrin e ri. Për rastin tonë, do

të japim emrin: "Baza e të dhënave - Fakulteti".


243

Fig. 13.2 - Editimi i faqes së switchboard-it

Në fillim është në dispozicion

vetëm tastin New (I ri/E re), për të

shtuar pikat në të.

Në listën Items on this switchboard

(Pikat në këtë dritare komanduese)

do të krijojmë listën e pikave të

dritares komanduese kryesore.

Kur shtypim New për të krijuar një pikë të re në atë faqe, hapet dritarja Edit

Switchboard Items (fig. 13.3)(Edito pikat e switchboard-it), në të cilën përcaktojmë

pikat komanduese, emrat dhe veprimet që i kryejnë ato.

Fig. 13.3 - Editimi i pikave të faqes

- Text - Teksti që paraqitet për

pikën komanduese

- Command (Komanda) - komanda,

veprimi që aktivizohet kur të

klikohet në atë pikë

Pika e tretë, që momentalisht është argumenti Switchboard (sepse si komandë është

e zgjedhur Go To Switchboard (kalo tek switchboard-i), ndryshon varësisht prej

komandës së zgjedhur. Në listën e komandave, e cila hapet duke klikuar shigjetën

në skajin e djathtë, ndodhen komandat e përshkruara në tabelën vijuese:

Komanda Përshkrimi Argumenti

Go To Switchboard Hapë faqe (formë) tjetër të dritares komandues, dhe mbyllë atë aktuale

Emri i faqes (formës) komanduese

Open Form in Add Mode Hapë formën për shtimin e rekordeve dhe paraqet vetëm rekordin e zbrazët

Emri i formës

Open Form in Edit Mode Hapë formën për editim dhe insertim të të dhënave

Emri i formës

Open Report Hapë raportin në pamjen për shtypje

Emri i raportit

Design Application Hapë Switchboard Manager-in për ndryshime të faqes aktuale

S'ka

Exit Application Mbyllë bazën aktive të të dhënave (dalja prej aplikacionit)

S'ka

Run Macro Ekzekuton makron Emri i makros

Run Code Ekzekuton procedurën e Visual Basic-ut

Emri i procedurës


244

Për të krijuar dritaren komanduese të thjeshtë, një faqëshe, me katër opcione:

Studentët (hapë formën studentët), Fletëparaqitjet (hapë formën Fletëparaqitjet),

Lëndët (hapë formën Lëndët) dhe Dalja (mbyllja e bazës së të dhënave) veprojmë

si vijon:

1. Klikojmë New dhe në dritaren për dialog Edit Switchboard Item, në pozitat

përkatëse zgjedhim ose shtypim:

- Text: Studentët

- Command: Open Form in Edit Mode

- Form: Forma Studentët

Klikojmë OK, për të përfunduar dhe kthehemi në dritaren e mëparshme,

Edit Switchboard Page.

2. Pastaj përsëri klikojmë New, për të shtuar një pikë të re dhe përcaktojmë:

- Text: Fletëparaqitjet


- Form: Forma Fletëparaqitjet

Klikojmë OK, për të përfunduar dhe kthehemi në dritaren e mëparshme.

3. Përsëri klikojmë New, për të shtuar një pikë të re, dhe përcaktojmë:

- Text: Lëndët


- Form: Forma Lëndët


4. Përsëri klikojmë New, për të shtuar një pikë të re, dhe përsërisim:

- Text: Dalja

- Command: Exit Applicatin


Tani dritarja Edit Switchboard Page, duket si në fig. 13.4.

Fig. 13.4 - Editimi i pikave në Switchboard

Pasi të shtohet pika e parë,

aktivizohen edhe tastet tjera

komanduese:

-Edit - për editimin e pikës së

zgjedhur

-Delete - fshirja e pikës së zgjehur

-Move Up - zhvendose më lartë,

dhe

- Move Down - zhvendose më

poshtë

Përmes tasteve Move Up dhe Move Down, ndryshojmë renditjen e pikave, në

dritaren komanduese. Kur e shtojmë një pikë të re, ajo vendoset në fund të listës.


245

Përmes këtyre pullave e zhvendosim në pozitën e dëshiruar, më lartë ose më

poshtë, nëse ajo p.sh., shtohet pas pikës Dalja, që zakonisht është e fundit në listë.

5. Shtypim Close, për të mbyllur dritaren Edit Switchboard Page dhe kthehemi në

dritaren, Switchboard Manager. Edhe në të shtypim Close për të përfunduar punën.

Tani në faqen Forms, të dritares së bazës do të gjejmë formën Switchboard. Kur të

hapet forma Switchboard në të kemi pikat e përcaktuara me herët dhe ajo ka

pamjen si në fig. 13.5.

Fig. 13.5 - Dritarja e thjeshtë komanduese

Ky është dizajni standard, të cilin e

ka të definuar programi, kurse për

të bërë ndryshime në dizajn, duhet

hapur formën në modin e dizajnit.

Mirëpo në modin e dizajnit forma

ka pamje që ndryshon prej atyre

standarde. Kur hapet dritarja

komanduese e krijuar përmes

Switchboard Manager-it, në modin

e dizajnit ajo duket si në fig. 13.6.

Fig. 13.6 - Dritarja komanduese në pamjen

Design

Për të ndryshuar ngjyrën e pjesëve

të formës ose për të insertuar

ndonjë foto, klikohet dy herë në to,

për të hapur dritaren e tipareve

(Properties) dhe për të bërë

ndryshimet në to (picture, për foto).

Ndryshimet mund të bëhen direkt

edhe përmes tasteve përkatëse në

shiritin e veglave. Për të ndryshuar

formën e pikave komanduese ose

për të vendosur ndonjë foto në to,

klikojmë dy herë në ndonjërën pikë

komanduese, për të hapur dritaren

Properties dhe bëjmë ndryshimet e

nevojshme në të.

Për të ndryshuar tiparet e tekstit të pikave komanduese, klikojmë dy herë në

drejtkëndëshin e pjesës së tekstit për të hapur dritaren me tiparet e saj (Properties)

dhe bëjmë ndryshimet e tipareve përkatëse ose drejtpërdrejt në shiritin e veglave

bëjmë ndryshimet përkatëse, etj.


246

Dritarja komanduese shumëfaqëshe

Për të krijuar dritaren komanduese shumëfaqëshe, duhet krijuar faqe të reja

komanduese, përveq faqes kryesore standarde. Në këto raste, faqja kryesore

(fillestare) është urë kalimi në faqet tjera komanduese, në të cilat vendosen pikat

komanduese për manipulim me objektet e bazës së të dhënave.

Për shembull, do të krijojmë dritaret komanduese për bazën e të dhënave

"Fakulteti", por tani duke përdorur dritaren kryesore si hyrje dhe tri dritare

komanduese të veçanta: Studentët, Fletëparaqitjet dhe Lëndët. Në secilën prej tyre

pastaj do të vendosim nga tri pika komanduese: për regjistrimin e rekordeve të reja,

për shikimin dhe editimin e rekordeve ekzistuese dhe për kthimin në dritaren

kryesore. (Për të lehtësuar punën, do ta fshijmë së pari dritaren komandues të

thjeshtë të krijuar më herët. Pra në faqen forms, e fshijmë formën Switchboard.

Përndryshe, mund të mos fshihet ajo fare, por vetëm të modifikohet).

Startojmë Switchboard Manager-in dhe hapet dritarja Switchboard Manager, si në

fig. 13.1.

Në fillim aty është vetëm faqja

standarde: Main Switchboard. Për

të krijuar faqet tjera klikojmë New

dhe hapet dritarja Create New (fig.

13.7). Në të kemi vetëm fushën

Switchboard Page Name (Emri i

faqes së switchbordit) dhe fillimisht

aty është teksti: New switchboard

Page (Faqja e re e switchbordit), i

gatshëm për tu ndryshuar.

Në vend të tekstit ekzistues

shkruajmë emrin e faqes së re

"Faqja Studentët". Klikojmë OK

dhe kthehemi në dritaren

Switchboard Manager.

Fig. 13.7-Krijimi i faqeve të reja

Tani aty, përveq faqes Main

Switchboard (Default) kemi edhe

faqen e re që sapo e krijuam "Faqja

Studentët".

Përsërisim procedurën e njëjtë, për të krijuar edhe dy faqet tjera, "Faqja

Fletëparaqitjet" dhe "Faqja Lëndët".


247

1-Klikojmë New, hapet dritarja Create New.

2-Japim emrin e faqes "Faqja Fletëparaqitjet" (gjegjësisht "Faqja Lëndët") dhe

klikojmë OK për t'u kthyer në faqen Switchboard Manager.

Fig. 13.8 - Faqet e Switchboard-it

Tani në listën Switchboard Pages

(Faqet e Switchboard-it) kemi katër

faqet: Main Switchboard, Faqja

Fletëparaqitjet, Faqja Lëndët dhe

Faqja Studentët. (Rradhitja bëhet

sipas alfabetit- Fig. 13.8). Pasi

krijuam faqet e dritares

komanduese, tani duhet të

përpunojmë përmbajtjet e tyre. Për

secilën, me radhë duhet të klikojmë

Edit dhe të kalojmë në dritaren Edit

Switchboard Page.

Zgjedhim Main Switchboard dhe klikojmë Edit. Në dritaren Edit Switchboard

Page momentalisht nuk ka asnjë pikë komanduese, prandaj klikojmë New për të

krijuar një pikë të re komanduese në këtë faqe.

Nëse rastësisht nuk e keni fshirë

formën Switchboard, të krijuar më

herët, për rastin e dritares

komanduese njëfaqëshe, atëherë

këtu do të shihet përmbajtja e saj e

mëhershme, me pikat komanduese

si në fig 13.4. Në atë rast vetëm

duhet të modifikohen pikat

ekzistuese duke klikuar Edit.

Kur klikohet New në dritaren Edit Switchboard Page, hapet dritarja Edit

Switchboard Item (si në fig. 13.3).

Tani zgjedhim emrin e pikës

komanduese në fushën Text,

komandën në fushën Command dhe

argumentin në të cilin kryhet

komanda, në fushën e tretë.

Duhet përsëritur procedurën vijuese për secilën pikë:

1-Klikohet New në faqen Edit Switchboard Page për të hapur faqen Edit

Switchboard Item


248

2-Plotësojmë dritaren Edit Switchboard Item dhe klikojmë OK për tu kthyer përsëri

në dritaren e mëparshme.

Në këtë mënyrë krijojmë pikat komanduese: Studentët, që na dërgon në faqen

Faqja Studentët, Fletëparaqitjet, që na dërgon në faqen Faqja Fletëparaqitjet,

Lëndët, që na dërgon në faqen Faqja Lëndët dhe Dalja, që bën daljen prej

aplikacionit (fig. 13.9).

Për komandën Go To Switchboard, kur

të klikohet shenja për hapjen e listës tek

fusha Switchboard, shihet lista e faqeve

të krijuara më herët. Prej listës zgjedhim

faqen në të cilën kalohet.

Fig. 13.9 - Krijimi i pikave komanduese për faqen kryesore - Main Switchboard

Tani, faqja Main Switchboard është e kompletuar dhe duket si në fig. 13.10.

Fig. 13.10 - Faqja kryesore me pikat e saj

Pra, pikat komanduese janë të njëjta

si në rastin e faqes së thjeshtë që e

patëm krijuar më herët, por

komandat që ekzekutohen janë

tjera. Pastaj, me Close e mbyllim

dritaren dhe kthehemi në faqen

Switchboard Manager (fig. 13.8).

Në mënyrë të njëjtë, tani duhet të

krijojmë pikat komanduese të

faqeve tjera.

Zgjedhim tani faqen Faqja Fletëparaqitjet (në fig. 13.8) dhe klikojmë Edit, për të

krijuar pikat komanduese në këtë faqe. Hapet dritarja Edit Switchboard Page për

faqen Faqja Fletëparaqitjet (fig. 13.11).


249

Fig. 13.11 - Faqja Fletëparaqitjet

Për të krijuar pikat komanduese për

këtë faqe, përsërisim procedurën e

përshkruar për krijimin e pikave

komanduese për faqen kryesore.

Pra, klikohet New për krijimin e

pikës së re komanduese, me ç'rast

hapet faqja Edit Switchboard Item

dhe për secilën pikë përcaktohet:

Emri, Komanda dhe Argumenti.

Në faqen Faqja Fletëparaqitjet do të krijojmë tri pika komanduese:

1. Shiko Fletëparaqitjet, e cila hapë

formën Fletëparaqitjet-Alfabet, në

modin e editimit, me ç'rast mund të

shihen dhe editohen të gjitha

rekordet ekzistuese.

2. Regjistro Fletëparaqitje të re, e

cila hapë formën e njëjtë, por tash

në modin e shtimit (Add Mode), me

ç'rast hapet forma për shtimin e

rekordit të ri, por nuk mund të

shihen rekordet e mëhershme.

3. Kthehu në faqen kryesore, e cila

na kthen në faqen kryesore.

Fig. 13.12 - Pikat komanduese

Tani faqja Edit Switchboard Page për faqen Faqja Fletëparaqitjet do të duket si në

fig 13.13.

Fig. 13.13 - Faqja Fletëparaqitjet e

kompletuar

Me Close mbyllim dritaren dhe

kthehemi në faqen kryesore (fig.

13.8). Në mënyrë të njëjtë tani

duhet të krijojmë pikat komanduese

për dy faqet tjera: Faqja Lëndët,

dhe Faqja Studentët. Për secilën

prej tyre do të krijojmë nga tri pika

komanduese të ngjashme, për

hapjen e formës në modin e

editimit, në modin e shtimit dhe për

kthimin në faqen kryesore.


250

Pasi të krijohen të gjitha pikat komanduese, në të gjitha faqet e dritares

komanduese, do të hapim formën Switchboard në faqen forms të dritares së bazës

dhe në ekran do të paraqitet dritarja kryesore komanduese (fig. 13.14a).

Nëse klikohet Studentët kalohet në faqen e dritares komanduese Faqja Studentët

(fig. 13.14b). Në të kemi pikat komanduese përkatëse, për hapjen e formës

studentët në modin e editimit, në modin e shtimit dhe për kthimin në faqen

kryesore. Njësoj, nëse shtypim Fletëparaqitjet ose Lëndët kalohet në faqet

përkatëse si në fig. 13.14c, respektivisht 13.14d.

Fig. 13.14a - Faqja kryesore

Fig. 13.14b - Faqja Studentët

Fig. 13.14b - Faqja Fletëparaqitjet

Fig. 13.14b - Faqja Lëndët

Në modin e dizajnit, kemi ndryshuar madhësinë e fontit dhe stilin (Bold) për pikat

komanduese të faqeve të dritares komanduese.

Tani, nëse dëshirojmë që kur të hapet baza e të dhënave, në ekran të paraqitet së

pari dritarja komanduese, zgjedhim opcionet për mënyrën e startimit të

aplikacionit, duke zgjedhur në meny: Tools-Startup me ç'rast hapet dritarja Startup

(fig. 13.15). Në dritaren Startup kemi këto fusha:

- Application Title (Titulli i aplikacionit) ku mund të japim një emër si titull

të aplikacionit,

- Display Form/Page (Paraqite formën/faqen) në të cilën përcaktohet forma

ose faqja e parë që do të paraqitet në ekran kur të startohet aplikacioni. Në

këtë fushë në listën me format ekzistuese, që hapet duke klikuar shigjetën

në skajin e djathtë, zgjedhim formën që e krijuam, Switchboard.


251

- Application Icon (Ikona e aplikacionit), ku mund të zgjedhim ikonën për

aplikacionin, duke klikuar tastin me tri pika (…) pranë kësaj fushe,

- Menu Bar (Rreshti i menysë), Default (menya standarde),

- Shortcut Meny Bar (Shkurtesat për meny).

Gjithashtu, kemi edhe fushat e tipit Check Box, të cilat kur zgjedhen aktivizojnë

opcionet përkatëse.

- Display Database Window (Paraqite dritaren e bazës),

- Display Status Bar (Paraqite rreshtin e statusit),

- Allow Full Menus (Lejo menytë e plota),

- Allow Default Shortcut Meny (Lejo shkurtesat standarde për meny),

- Allow Built in Toolbars (Lejo shiritat e veglave),

- Allow Toolbar/Menu Changes (Lejo ndryshimet në shiritat e veglave dhe

në meny).

Fig. 13.15 - Dritarja Startup

Për rastin tonë, vetëm do të

përcaktojmë formën fillestare

Switchboard, ashtu që kur të

startohet aplikacioni (kur të hapim

fajllin përkatës) në ekran në fillim

do të paraqitet dritarja komanduese

e krijuar (fig. 13.14a).

Nëse në dritaren Startup, eleminojmë opcionin Display Database Window, kur të

startohet aplikacioni, në ekran paraqitet vetëm dritarja komanduese. Në këtë rast,

për të hapur dritaren e bazës, duhet shtypur F11 ose klikohet ikona Database

Window në shiritin e veglave

Tabela Switchboard Items

Për dritaren komanduese të krijuar përmes Switchboard Manager-it, Accessi

automatikisht krijon një tabelë të re, me emrin Switchboard Items. Secili rekord i

kësaj tabele paraqet një pikë ose element të dritareve komanduese dhe secila fushë

definon komandën dhe argumentin. Në fig. 13.16 është paraqitur tabela e krijuar

për dritaren komanduese që e krijuam. Si shihet në tabelë, për fushat ItemNumber

dhe Command për secilën formë (faqe) të dritares komanduese rreshti i parë ka

vlerën 0, me çka tregon se në fushën ItemText ndodhet titulli i formës, i cili

paraqitet në titullin e dritares përkatëse.

Fusha Argument tregon për argumentin e komandës që ekzekutohet. Për rreshtin e

parë, kemi Default, që do të thotë se ajo është forma standarde e cila hapet si formë

startuese, nëse në dritaren Startup në fushën Display Form është zgjedhur

Switchboard. Numri në këtë fushë, tregon ID numrin e faqes (SwitchboardID), si


252

cak të komandës Go To Switchboard. Numri në fushën Command tregon numrin

rendor të komandës së zgjedhur në listën në kuadër të dritarës Edit Switchboard.

Numrat rendor janë sipas radhës në atë listë. Për shembull, 2 paraqet hapjen e

formës në modin e shtimit të rekordeve, 3 në modin e editimit dhe insertimit, etj.

Ndryshimet në dritaren komanduese mund të bëhen edhe në tabelën Switchboard

Items, por më lehtë është të bëhen përmes Switchboard Manager-it.

Fig. 13.15 - Tabela Switchboard Items

- SwitchboardID - Numri

identifikues që i ndahet faqes së

dritares komanduese

- ItemNumber - Numri i pikës

komanduese, në faqen komanduese.

Bashkë me fushën SwitchboardID

formojnë çelësin primar të tabelës.

- ItemText - Teksti i dhënë në

fushën text të dialogut Edit

Switchboard.

- ItemCommand - Numri që tregon numrin rendor të komandës së zgjedhur në

dialogun Edit Switchboard.

- Argument - Emri i formës, numri i formës, raportit, makros ose procedurës që

përdoret në komandën e dialogut Edit Switchboard.

Krijimi i dritares komanduese përmes dizajnimit

Dritaren komanduese mund ta krijojmë edhe duke krijuar formë të zakonshme në

modin e dizajnimin dhe duke vendosur në të tastet komanduese të cilat do të

ekzekutojnë komandat përkatëse.

Në faqen forms të dritares së bazës së të dhënave, krjijojmë një formë të re përmes

dizajnimit (Create form in Design View ose ndonjë mënyrë tjetër). Krijohet forma e

zbrazët dhe rregullojmë tiparet e saj, si vijon:

- Caption - Titulli, insertoni tekstin i cili dëshironi të paraqitet në titullin e formës,

së dritares komanduese.

- Default View - Single Form.

- Scrollbars - Neither (shiritat rrëshqitës, asnjëri).

- Record Selector - No (Selektuesi i rekordit, jo).

- Navigation Buttons - No (Tastet për navigim, Jo, sepse s'do të ketë lëvizje nëpër

rekorde).

- AutoResize-Yes (forma merr madhësinë e njëjtë, sa herë që hapet).

- AutoCenter - Yes (forma paraqitet në qendër të ekranit, sa herë që hapet).


253

Këto janë disa nga tiparet, që përcaktohen për këtë rast. Gjithashtu, mund të

ndryshoni ngjyrën e prapavisë ose të insertoni ndonjë foto. Pastaj, emërtoni dhe

ruani formën. Kur të hapet forma, do të jetë tërësisht e zbrazët.

Fig. 13.16 a & b - Dizajnimi i Dritares

Komanduese

Për të insertuar tastet komanduese,

kaloni në modin e dizajnit dhe

insertoni tastet komanduese

(Command Buttons) për

ekzekutimin e komandave të

ndryshme ose Hiperlinkat për kalim

në ndonjë formë, raport ose

lokacion tjetër.

Insertojmë tastet komanduese të

cilat do të kryejnë operacionet e

caktuara dhe përmes veglave

(Toolbox) duke përdorur

drejtkëndëshat, vijat ndarëse, etj.,

bëjmë dizajnimin e formës sipas

dëshirës. Ngjashëm, duke përdorur

Insert Hyperlink ose duke insertuar

një tast komandues dhe duke

përcaktuar tiparet e tij; Hyperlink

Address ose Hyperlink SubAddress

mund të përcaktojmë objektin tjetër

në të cilin kalohet, kur të klikohet

Hiperlinku. Kur të hapet forma, në

pamjen Form, do të duket si në fig.

13.16b. Pra, kemi insertuar tastet

për forma dhe tastet për raporte.

Gjithashtu, kemi edhe tastin për mbylljen e dritares, Dalja.

Për të mundësuar komandimin përmes tastierës, duke shtypur shkronjën e

nënvizuar të tasteve komanduese, duhet përshtatur tiparin Caption të tastit përkatës

komandues ashtu që, para shkronjës e cila dëshirojmë të aktivizojë komandën prej

tastierës, vendoset simboli &. Pra për tastin Studentët, hapim dritaren e tipareve

(Properties) dhe përcaktojmë tiparin Caption: &Studentët; për Studentët - Notat,

kemi: Caption: Studentët - &Notat, etj.

Gjithashtu ka mundësi, që tastet komanduese të jenë taste që aktivizojnë Makrot

ose kodet e Visual Basic-ut. Për të krijuar një tast komandues të tillë, së pari

deaktivizojmë kontrollën Control Wizards, e pastaj insertojmë tastin komandues, i

cili do të paraqitet me emrin e zakonshëm Command. Pastaj përcaktojmë tiparet e

tij dhe për tiparin OnClick (në klik), në faqen Events (ngjarjet), zgjedhim makron

ose kodin që aktivizohet kur të klikohet tasti. (Shpjegohet në vazhdim të tekstit).


254


255

NGJARJET

Ngjarja (Event) është ajo çka ndodhë në ndonjë objekt, ndonjë veprim (aksion) i

cili shkakton ndonjë reagim (përgjigje). Accessi është program i udhëhequr prej

ngjarjeve. Ai reagon në ngjarjet e ndryshme që ndodhin gjatë punës. Nëse nuk

ndodhë asnjë ngjarje, atëherë nuk do të ndodhe asgjë. Për shembull, një ngjarje

është shtypja e tastit të mausit (Click-kliku), me ç'rast paraqitet ngjarja OnClick

dhe aktivizohet makroja ose procedura e tastit komandues, me çka aktivizohet

përgjigja përkatëse.

Ngjarjet i shkaktojnë shfrytëzuesit dhe Accessi përgjigjet në to, por edhe në

ngjarjet që janë si pasojë e ndryshimeve në sistem, ndryshimeve në të dhënat në

tabelë, azhurimeve në rekorde të lidhura, filtrim, intervale kohore, etj. Gjatë

projektimit dhe dizajnimit të bazës së të dhënave mund të përcaktohet që kur të

ndodhe ngjarja, Accessi të përgjigjet me ndonjë veprim të caktuar, si ekzekutimi i

makros ose procedurës së ngjarjes (modul i Visual Basic-ut). Makrot dhe

procedurat e ngjarjeve janë të lidhura me tiparin e ngjarjes së objektit të caktuar, në

të cilin ka ndodhur ngjarja. Për shembull, shtypja e tastit komandues do të

aktivizojë ndonjë makro ose procedurë të lidhur me ngjarjen OnClick të tastit

komandues dhe me të do të hapë ndonjë formë. Lidhja e ngjarjes me makron ose

procedurën përkatëse bëhet në modin e dizajnit. Për objektin përkatës, hapet

dritarja e tipareve Properties dhe në faqen Events (ngjarjet) zgjedhet ngjarja e

caktuar. Për secilin objekt, paraqitet lista e ngjarjeve që i përgjigjet llojit të objektit.

Kur krijohet tasti komandues përmes magjistarit, atëherë ai automatikisht do të bëjë

lidhjen e procedurës së krijuar me ngjarjen OnClick të tastit komandues. Faqet për

qasje në të dhëna, nuk kanë procedura të ngjarjeve. Varësisht prej ndikimit të tyre,

ngjarjet janë të ndara në tetë kategori: ngjarjet në të dhëna, ngjarjet e gabimeve,

ngjarjet e filtrimit, ngjarjet e fokusit, ngjarjet e tastierës, ngjarjet e mausit, ngjarjet

e shtypjes dhe ngjarjet e dritares.

Ngjarjet e të dhënave

Ngjarja e të dhënave paraqitet çdo herë që insertohet ndonjë e dhënë ose kur fshihet

nga lista e të dhënave në formë, kur shtypet në ndonjë fushë tekstuale, kur zgjedhet

në listën rënëse (combo box), kur merr fokusin ose kur fokusi kalon në rekordin


256

tjetër. Në tabelën vijuese janë përshkruar ngjarjet e të dhënave dhe objektet ku ato

aplikohen:

Ngjarja Aplikohet në: Ndhodhë kur:

AfterDelConfirm Forma Pas përgjigjes me Yes ose No, në pyetjen për konfirmim të fshirjes së rekordit, ose kur ajo anulohet. Në faqen Edit/Find të dritares Options (Tools/Option) mund të rregullohet në Off, që të mos paraqitet pyetja fare.

AfterInsert Forma Paraqitet pas insertimit të rekordit të ri në bazën e të dhënave.

AfterUpdate Forma, kontrolla Pas azhurimit të kontrollës ose rekordit me ndonjë fushë të ndryshuar. Gjithashtu, kur kontrolla ose rekordi humbë fokusin ose kur zgjedhet Record/Save Record në meny, për të azhuruar rekordin pa kaluar në të ardhshmin. Paraqitet edhe për rekorde të reja edhe për ato ekzistuese.

BeforeDelConfirm Forma Pas fshirjes së rekordit por para paraqitjes së pyetjes për konfirmim. Paraqitet edhe pas ngjarjes Delete në vargun e ngjarjeve.

BeforeInsert Forma Kur fillohet insertimi i të dhënave në rekord të ri por, para se të shtohet rekordi në bazë.

BeforeUpdate Forma, kontrolla Para se kontrolla ose rekordi të azhurohet me të dhënën e ndryshuar. Lajmërohet edhe kur kontrolla ose rekordi humbin fokusin ose zgjedhet Records/Save Records.

Change Kontrolla Kur ndryshohet përmbajtja e kontrollës TextBox ose ComboBox. Kur shtypni ndonjë shkronjë në kontrollë ose kur ndryshohet tipari Text i saj përmes makros ose procedurës.

Current Forma Kur fokusi zhvendoset në rekord, lajmërohet kur forma të hapet herën e parë dhe kur fokusi kalon nga një rekord në tjetrin në formë. Gjithashtu, kur kërkohet rekordi, përmes Records/Remove Filter Sort ose përmes veprimit të makros.

Delete Forma Kur fshihet rekordi, por para se të konfirmohet fshirja e cila aktualisht ekzekutohet.

Dirty Kontrolla Kur rekordi aktual të jetë ndryshuar pas ruajtjes së fundit. Aplikohet edhe në të dhënat në pamjen Datasheet.

NotInList Kontrolla Kur insertoni ndonjë vlerë në listën Combo Box.

Updated Kontrolla Kur e dhëna e OLE Objektit ka ndryshuar në aplikacionin burimor

- BeforeUpdate dhe AfterUpdate nuk paraqiten për ndryshimet në fushat e

llogaritura.

- BeforeUpdate mund të përdoret për llogaritjen e të dhënave përmes shprehjeve të

komplikuara. Mund të paraqiten mesazhe të ndryshme të gabimeve për lloje të

ndryshme të dhënash. BeforeUpdate mund të përdoret për anulimin e azhurimit


257

para kalimit në rekordin tjetër, në rast gabimi. Gjithashtu, mund të verifikojë se a

është insertuar ndonjë vlerë në kontrollë.

- Ngjarja Change mund të përdoret për koordinim të të dhënave ndërmjet disa

kontrollave në formë.

- Delete, nuk i fshinë të dhënat por i vendosë në baferin (Buffer) e përkohshëm. Më

vonë mund t'i ktheni, nëse anuloni BeforeDelConfirm.

Ngjarjet e gabimeve

Ngjarja e gabimit, Error, është shumë e rëndësishme për shkak të mundësisë së

përpunimit të gabimeve gjatë veprimit. Ngjarja Timer, përdoret për sinkronizim të

të dhënave në formë dhe raporte dhe rifreskim në intervale të caktuara kohore, për

të mundësuar sortimin ose ndonjë veprim tjetër, në rastet kur baza përdoret nga më

shumë shfrytëzues. Ngjarja Error, zakonisht përdoret për ndalimin e porosive të

gabimeve të Accessit dhe zëvendësimin e tyre me porosi më të përdorshme për

aplikacionin konkret.


Error Forma, Raporte Gabimi në formë ose raport, kur ndodhë Microsoft Jet Database Engine gabimi. Gabimet e Visual Basic-ut, në kohën e ekzekutimit nuk inicojnë ngjarjen Error.

Timer Forma Kur kalon intervali kohor i definuar në tiparain Timer Interval të formës.

Ngjarjet e filtrit

Ngjarjet e filtrit ose filtrimit aplikohen vetëm në forma dhe ndodhin kur aplikoni

filtrin ekzistues ose krijoni filtër të ri në formë. Përmes ngjarjes Filter, mund të

largohen filtrat e mëhershëm ashtu që, kriteri të mos aplikohet në filtrin e

ardhshëm. Për të bërë këtë, vendosni tiparin Filter të formës në string me gjatësi 0,

përmes përdorimit të makros ose procedurës së ngjarjes e cila e fshinë kriterin e

filtrit.

Ngjarja Ndhodhë kur:

ApplyFilter Kur zgjedhet Records/Apply Filter/Sort, Filter/Apply Filter/Sort në dritaren e filtrit ose kur klikoni tastin Apply Filter në shiritin e veglave. Aplikon filtrin përmes dritares Filter By Form ose Advanced Filter/Sort. Kur zgjedhni Records/Filter në Filter by Selection ose kur klikoni Filter by Selecting në shiritin e veglave. Aplikohet filtri në bazë të zgjedhjes në formë. Kur zgedhni Records/Filter dhe klikoni Filter Excluding Selection. Kur zgjedhet ndonjë opcion i filtrimit kur kontrolla e lidhur ka fokusin. Kur zgjedhni Records/Remove Filter/Sort.


258

Filter Kur zgjedhet Records/Filter ose klikoni Filter by Form ose kur klikoni Filter By Form në shiritin e veglave, me çka hapet dritarja Filter By Form. Kur zgjedhni Records Filter dhe klikoni Advanced Filter/Sort. Kur zgjedhni Filter/Advances Filter/Sort në dritaren Filter By Form ose kur zgjedhet Filter/Filter By Form në dritaren Advanced Filter/Sort.

Ngjarjet e fokusit

Ngjarja e fokusit ndodhë kur forma ose kontrolla marrin ose humbin fokusin. Dy

ngjarje të fokusit aplikohen për forma dhe raporte dhe ndodhin kur objekti bëhet

aktiv ose joaktiv. Ngjarja Enter ndodhë para se fokusi të kalojë në kontrollë ashtu

që, të mund të përdoret kjo ngjarje për të paraqitur instruksionet për insertim të të

dhënave në kontrollë ose paraqitje të informatave tjera.


Activate Forma, Raporte Kur objekti bëhet dritare aktive me rastin e hapjes, klikimit ose klikimit në kontrollë të formës.

Deactivate Forma, Raporte Kur ndonjë dritare tjetër e Accessit zëvendëson formën ose raportin si dritare aktive por menjëherë para se ajo dritarja tjetër të bëhet aktive. Nuk paraqitet kur fokusi kalon në dritare të ndonjë aplikacioni tjetër, në dritaren për dialog ose në PopUp form.

Enter Kontrolla Para se kontrolla të marrë fokusin prej kontrollës tjetër ose si kontrollë e parë në formën e sapohapur. Paraqitet menjëherë para ngjarjes GotFocus.

Exit Kontrolla Menjëherë para se fokusi të kaojë nga kontrolla konkrete në ndonjë kontrollë tjetër të formës së njëjtë. Ndodhë para ngjarjes LostFocus.

GotFocus Forma, Kontrolla Kur kontrolla merr fokusin ose kur forma pa kontrolla aktive merr fokusin. Forma merr fokusin veq nëse në të nuk ka kontrolla që shihen ose kur kontrollat që shihen janë të deaktivizuara.

LostFocus Forma, Kontrolla Kur forma ose kontrolla humbë fokusin.

Ngjarjet GotFocus dhe LostFocus mund të përdoren për përshtatjen e tipareve

Visible (shihet) dhe Enabled (mundësohet) të kontrollave. Gjithashtu, përdoren për

paraqitjen e porosive në shiritin e statusit kur kontrolla si p.sh., radio button të

marrë fokusin. Porosia fshihet kur largohet fokusi prej kontrollës përkatëse.


259

Ngjarjet e tastierës

Të gjitha ngjarjet e tastierës aplikohen në format dhe kontrollat që kanë fokusin.

Kontrolla ka fokusin kur mund të pranojë insertimin e shfrytëzuesit me tastierë ose

me maus. Forma merr fokusin veq nëse në të nuk ka kontrolla që shihen ose kur

kontrollat që shihen janë të deaktivizuara dhe nuk mund të pranojë fokusin. Objekti

që ka fokusin pranon të gjitha të shtypurat në tastierë. Nëse tipari Key Preview

përcaktohet si Yes, atëherë ngjarjet në tastierë së pari pranohen në formë, e tek

mandej në kontrollën e formës. Vlera e predefinuar për këtë tipar është No.


KeyDown Kur shtypet ndonjë tast në tastierë, deri sa forma ose kontrolla ka fokusin. Kur përmes makros ia përcillni formës ose kontrollës një varg shtypjesh prej tastierës përmes veprimit SendKey ose përmes procerurës SendKey të VisualBasicut. Nëse tipari KeyPreview i formës është i përcaktuar si Yes, forma merr ngjarjen KeyDown para kontrollës. Mbajtja shtypur e tastit shkakton përsëritjen e ngjarjes KeyDown.

KeyPress Kur shtypni dhe lironi (lëshoni) tastin në tastierë ose ndonjë kombinim tastesh me të cilat shtypet ndonjë karakter, deri sa forma ose kontrolla ka fokusin, si dhe rastet tjera (2,3,4), si për KeyDown.

KeyUp Kur lironi (lëshoni) tastin e tastierës deri sa forma ose kontrolla ka fokusin, si dhe rastet si për KeyDown dhe KeyPress (2,3). Mbajtja e tastit shtypur shkakton KeyUp, pas secilit Keydown dhe KeyPress.

Ngjarjet KeyDown dhe KeyUp shpeshherë përdoren për identifikimin e tasteve

funksionale (F1...F12), tasteve për navigim, kombinimeve me Ctrl, Shift ose Alt si

dhe me numra ose tasteve të tastierës numerike.

KeyDown dhe KeyUp nuk ndodhin kur shtypet Enter, kur forma ka ndonjë tast

komandues me tiparin Default të përcaktuar në Yes. Në atë rast, shtypja e tastit

Enter është njësoj si klikimi në tastin komandues. Këto ngjarje nuk ndodhin as për

tastin Esc, nëse tipari Cancel është përcaktuar në Yes.

Ngjarja KeyPress tregon cili tast ose kombinim i tasteve është shtypur. Kjo ngjarje

pranon cilindo karakter që mund të shtypet (shihet, paraqitet në ekran) si edhe

kombinimin e Ctrl me ndonjë tast tjetër, si dhe shtypjet e tasteve Enter dhe

BackSpace. Shtypja e tastit Del nuk aktivizon ngjarjen KeyPress.


260

Ngjarjet e mausit

Të gjitha ngjarjet e mausit aplikohen në forma dhe në kontrolla. Forma mund të

marrë fokusin vetëm nëse në të nuk ka kontrolla ose kur kontrollat që shihen janë

deaktivizuar dhe nuk mund të marrin fokusin.

Ngjarja Click është një prej ngjarjeve më të shpeshta. Ndodhë kur shtypet tasti i

majtë i mausit. Ngjarja Click dhe DblClick aplikohen vetëm për tastin e majtë të

mausit. Tastet tjera të mausit nuk aktivizojnë ngjarjet Click dhe DblClick. Për të

dalluar tastin e shtypur përdoren ngjarjet MouseUp dhe MouseDown.


Click Kur shtypet dhe lirohet tasti i majtë i mausit në kontrollë ose labelë të kontrollës. Kur klikoni zgjedhësin e rekordit ose jashtë zonës së kontrollës në formë. Kur selektoni kontrollën ComboBox ose ListBox duke shtypur Tab e pastaj shtypni Enter. Kur shtypni tastin SpaceBar deri sa pulla komanduese, check box-i, radio button ose toggle buton ka fokusin. Kur vendosni kursorin mbi Hiperlink dhe shtypni tastin e majtë të mausit me ç'rast kursori merr formën e dorës.

DblClick Kur shtypni dhe lironi dy herë tatstin e mausit në kontrollë ose labelë të kontrollës. Kur klikoni dy herë zgjedhësin e rekordit ose hapësirën e zbrazët në formë.

MouseDown Kur shtypni tastin e majtë të mausit, deri sa kursori ndodhet në kontrollë ose në formë. Nëse anuloni ngjarjen MouseDown, përmes makros CancelEvent, në formë ose kontrollë, anulohet menya e kontekstit për formë ose kontrollë. Në këtë rast nuk mund të paraqitet menyua e kontekstit me klik me tastin e djathtë.

MouseMove Kur levizni kursorin mbi formë, pjesë të formës ose mbi kontrollë.

MouseUp Kur lironi tastin e mausit, deri sa kursori është në kontrollë ose formë.

Ngjarjet e mausit nuk vlejnë për labela të lidhura por vetëm për labela të pavarura.

Nëse ngjarja ndodhë në labelën e lidhur, aktivizohet ngjarja përkatëse e kontrollës

së lidhur.

Rezultati i ngjarjes DblClick varet prej tipit të kontrollës në të cilën ndodhë.

Në fushat tekstuale ngjarja DblClick selekton tërë fjalën. Në OLE Objekt, aktivizon

aplikacionin burimor, në të cilin mund të editohet objekti. Nëse shtypja e dyfishtë

nuk ekzekutohet mjaft shpejt, veprimi trajtohet si ngjarje Click e përsëritur.

Ngjarja MouseMove mund të ndodhë edhe kur forma lëvizë nën kursor, edhe pse

kursori nuk lëvizë fare. Nëse startohet makroja ose procedura e ngjarjes e cila

zhvendosë formën, mund të gjenerohen ngjarje të papritura të MouseMove.


261

Ngjarjet e shtypjes

Ngjarjet e shtypjes aplikohen vetëm në raporte dhe ndodhin në secilën pjesë të

raportit kur raporti shtypet ose formatizohet për shtypje.


Format Me rastin e definimit të të dhënave në secilën pjesë të raportit, menjëherë para formatizimit të seksionit për shikim ose shtypje. Mund të përdorë të dhënat prej rekordit aktual për të ndryshuar pamjen e faqes, me krijimin e makros ose procedurës së ngjarjes për këtë ngjarje.

NoData Pas formatizimit të raportit të bazuar në setin e zbrazët të rekordeve, menjëherë para shtypjes. Mund të përdorni këtë ngjarje për të anuluar shtypjen e raportit të zbrazët.

Page Pas formatizimit të faqes, menjëherë para shtypjes.

Print Pas formatizimit të të dhënave në seksion, menjëherë para shtypjes së seksionit.

Retreit Ndodhë kur të përsëritet kalimi nëpër ndonjë seksion të raportit, me rastin e formatizimit të shumëfisht. Ndodhë pas ngjarjes Format të seksionit, menjëherë para ngjarjes Print. Mund të përdoret kjo ngjarje për të anuluar ndryshimet gjatë ngjarjes Format për seksioinin konkret. Aplikohet në të gjitha seksionet e raportit përveq në heder dhe futer.

Varësisht prej seksionit, ngjarja Format aplikohet në sete të ndryshme të

rekordeve:

- Në seksionin e detalit Format, ndodhë për çdo rekord.

- Në kreun e grupit Format aplikohet në të gjitha të dhënat në seksionin e

hederit dhe në rekordin e parë në seksionin e detaleve

- Në futerin e grupit Format aplikohet në të gjitha të dhënat në seksionin e

hederit dhe në rekordin e fundit në seksionin e detaleve

Ngjarja NoData ndodhë kur raporti ka set të zbrazët të rekordeve. Nëse raporti

është i bazuar në ndonjë tabelë ose pyetës, kjo ngjarje nuk ndodhë, e as në

nënraportet e zbrazëta. Për të fshehur nënraportin e zbrazët, shtoni makron ose

procedurën e cila pengon shikimin ose shtypjen në tiparin Has Data të nënraportit.

Ngjarja Page, mund të përdoret për vizatimin e kornizës përreth faqes ose shtimin e

grafikës në raport. Me këtë mund të kursehet hapësira në disk, e cila do të zihej

sikur të përdoreshin për vendosjen e fotove në raport.

Ngjarja Print, ndodhë pas formatizimit, menjëherë para shtypjes së raportit. Me

këtë ngjarje mund të bashkangjitet makroja ose procedura për llogaritje të të

dhënave pas përgatitjes për shtyp.


262

Ngjarjet e dritares

Ngjarjet e dritares ndodhin me rastin e hapjes, mbylljes ose ndryshimit të

madhësisë së dritares së formës ose raportit.

Ngjarja Load mund të përdoret për përshtatjen e tipareve të predefinuara

(standarde, të nënkuptuara) të kontrollës ose për paraqitje të të dhënave të

llogaritura në formë.

Me rastin e hapjes së formës, mund të përdoret ngjarja Open për paraqitje të

porosisë me të cilën shfrytëzuesi pyetet se a dëshiron të shtojë rekordin e ri. Nëse

përgjigja është konfirmuese (Yes), atëherë bëhet zhvendosja e shpejtë në rekord të

zbrazët në fund të formës. Në të kundërtën, paraqitet rekordi i parë.

Format dhe raportet e bazuara në pyetës sillen ndryshe. Kur hapet forma, pyetësi

aktivizohet para paraqitjes së formës. Kur hapet raporti, ngjarja Open ndodhë para

startimit të pyetësit, duke mundësuar insertimin e kritereve të pyetësit ose kritereve

tjera.

Me ndihmën e ngjarjes Resize mund të rirreshtohen kontrollat në formë, duke

përshtatur pamjen e formës me dimensionet e reja.


Close Forma, Raporte Kur mbyllet forma ose raporti

Load Forma Kur hapet forma dhe kur të paraqitetn rekordet në ekran. Ndodhë pas ngjarjes Open dhe para ngjarjes Current.

Open Forma, Raporte Pas hapjes së formës, menjëherë para paraqitjes së rekordit të parë. Pas hapjse së raportit, menjëhere para fillimit të shtypjes.

Resize Forma Kur ndryshohet madhësia e formës ose kur paraqitet forma herën e parë dhe e zgjeroni deri në madhësinë e ruajtur paraprakisht.

UnLoad Forma Me rastin e mbylljes së formës, menjëherë para largimit të saj prej ekranit. Ndodhë para ngjarjes Close

Rradha e ngjarjeve

Në një objekt mund të ndodhin një varg ngjarjesh të ndryshme në një interval të

shkurtër kohor. Me rastin e krijimit të makrove dhe procedurave të ngjarjeve është

me rëndësi të kihet parasyshë rradha e ndodhjes së ngjarjeve. Kjo është veçanërisht

e rëndësishme kur duhet përdorur disa procedura si përgjigje në ngjarjen e caktuar

dhe kur dëshironi që ato të paraqiten sipas një rradhe të caktuar.

Për shembull, kur aktivizohet forma ndodhin ngjarjet Enter dhe GotFocus. Nëse

hapet forma me një ose më shumë kontrolla aktive, atëherë para tyre ndodhin edhe

këto ngjarje, sipas rradhës së paraqitjes: Open (forma) - Activate (forma) - Current


263

(forma) - Enter (kontrolla) - GotFocus (kontrolla). Kur mbyllet forma, kemi: Exit

(kontrolla) - LostFocus (kontrolla) - UnLoad (forma) - Deactivate (forma) - Close

(forma).

Kur është në pyetje insertimi i të dhënave, kur insertohet një e dhënë në një fushë

dhe pastaj kalohet fokusi në kontrollën e ardhshme, ndodhin ngjarjet BeforeUpdate

dhe AfterUpdate. Pastaj pasojnë, Exit dhe LostFocus.

Kur klikohet tasti i tastierës, deri sa kontrolla ka fokusin, ndodhin ngjarjet vijuese:

KeyDown, - KeyPress - KeyUp.

Kur klikohet tasti i mausit në një kontrollë në formë, kemi ngjarjet: MouseDown -

MouseUp-Click. Pra, ngjarja Click, nuk ndodhë deri sa të ndodhë ngjarja MouseUp.

Kur ndryshohet fokusi prej një kontrolle në tjetrën përmes mausit kemi ngjarjet:

Exit (kontrolla1) - LostFocus (kontrolla 1) - Enter (kontrolla2) - GotFocus

(kontrolla2) - MouseDown (kontrolla2) - MouseUp (kontrolla2) - Click

(kontrolla2).

Sa i përket raporteve, kur hapet raporti për shikim ose për shtypje dhe pastaj

mbyllet ose aktivizohet ndonjë dritare tjetër e Accessit, ndodhin ngjarjet vijuese:

Open-Activate-Close-Deactivate.

Përcaktimi i ngjarjes

Tiparet e ngjarjeve përdoren për të aktivizuar makron ose procedurën përkatëse sa

herë që të ndodhë ngjarja e caktuar. Për të përcaktuar tiparin e ngjarjes për ndonjë

objekt ose kontrollë, hapet dritarja e tipareve Properties dhe në të zgjedhet faqja

Events (ngjarjet).

- Për të lidhur ngjarjen me ndonjë

makro ekzistuese, në listën rënëse,

zgjedhim emrin e makros.


makro prej grupit të makrove,

zgjedhim emrin prej listës rënëse.

Emri paraqitet në formën

makrogrupi.makroemri.


procedurë ekzistuese, në listën

rënëse zgjedhim emrin e saj.

Për secilën ngjarje, mund të ekzistojë vetëm një procedurë e ngjarjes me të njëjtin

emër si tipari i ngjarjes.

- Për të lidhur ngjarjen me ndonjë funksion të definuar të shfrytëzuesit, shtypim

shenjën e barazimit (=) dhe emrin e funksionit të pasuar me kllapat e zbrazëta, si

p.sh.,: =funksioni( ).


264

Nëse dëshironi të krijoni një makro, funksion ose procedurë të re, atëherë për

tiparin përkatës klikoni tastin Build (…) në skajin e djathtë të tiparit ose klikoni

tiparin me tastin e djathtë dhe në menynë e kontekstit zgjedhni Build. Në ekran do

të paraqitet dritarja Choose Builder.

Për të krijuar një makro të re

zgjedhim Macro Builder, me ç'rast

hapet dritarja për dizajnim të

makrove.

Për të krijuar një procedurë të re

ose për të modifikuar ndonjë

procedurë ekzistuese, zgjedhim

Code Builder. Hapet dritarja e

modulit të Visual Basic-ut dhe në të

duhet shtypur kodin përkatës.

Nëse zgjedhim opcionin Expression Builder, do të hapet dritarja Expression

Builder, përmes së cilës krijojmë ndonjë funksion të definuar prej shfrytëzuesit, për

tiparin konkret.

Krijimi i makrove dhe moduleve, do të përpunohet në vazhdim të tekstit.


265

MAKROT

Makrot mundësojnë automatizimin e operacioneve në bazën e të dhënave përmes

definimit të veprimeve të zakonshme si përgjigje në veprimet e shfrytëzuesit, siç

janë klikimi me maus, hapja e formës etj. Makroja paraqitet si objekt i veçantë në

bazën e të dhënave, në dritaren Macros.

Makro paraqet listën e një ose më shumë veprimeve të njëpasnjëshme të cilat

kryejnë detyrën e caktuar si përgjigje ose reagim në ndonjë ngjarje. Kur të krijohet

vargu i operacioneve që duhet ekzekutuar, përveq operacionit që ekzekutohet duhet

të përcaktohen edhe argumentet e operacioneve, të cilat japin më shumë informata

për makron, si hapja e formës, filtirmi i rekordeve etj.

Gjithashtu, mund të përcaktohen edhe kushtet të cilat duhet plotësuar për

ekzekutimin e makros, ashtu që ajo të ekzekutohet vetëm nëse plotësohet kushti i

caktuar. Kur të paraqitet një ngjarje, automatikisht ekzekutohet makroja që i është

ndarë, duke filluar prej komandës së parë në listë. Për shembull, mund të krijohet

makroja që e hapë formën dhe e vendosë kursorin në rekordin e zbrazët, për

insertim të rekordit të ri. Makroja e tillë, mund t'i ndahet procedurës OnClick (në

klik) të ndonjë tasti komandues në formë. Kur të klikohet tasti, ekzekutohet

makroja.

Përmes makrove automatizohen veprimet ashtu që, lehtësohet përdorimi i

aplikacionit për shfrytëzuesit.

Për të realizuar automatizimin e aplikacionit përmes makros duhet kaluar nëpër

këta hapa:

1. Krijohet makroja

2. Hapet në pamjen e dizajnit, forma ose raporti në të cilin ekzekutohet

makroja dhe zgjedhet kontrolla e caktuar për ekzekutim të makros.

3. Hapet lista e tipareve të saj (dritarja Properties) dhe zgjedhet faqja Events

(Ngjarjet).

4. Zgjedhet tipari i dëshiruar i ngjarjes dhe prej listës zgjedhet emri i makros

që do të ekzekutohet.

5. Mbyllet dhe ruhet forma ose raporti.

Varësisht prej veprimit që kryen, makroja lidhet me ndonjë ngjarje të përshtatshme,

sepse në listën e ngjarjeve për një kontrollë paraqiten vetëm ngjarjet që i përshtaten


266

kontrollës përkatëse. Për shembull, makroja që hapë formën, lidhet me ngjarjen

OnClick, të tastit komandues.

Krijimi i makrove

Makroja krijohet dhe ruhet në faqen Macros, në dritaren e bazës së të dhënave (fig.

14.1). Paraprakisht duhet dizajnuar me kujdes makron, duke zgjedhur veprimet që

do t'i kryej ajo kur të ndodhë ngjarja e caktuar. Për secilin veprim, duhet pasur

parasysh argumentet që kërkohen ose kushtet për të cilat ajo do të ekzekutohet.

Pastaj fillojmë me krijimin e makros, në faqen Macros.

Fig. 14.1 - Faqja Macros

Në shiritin e veglave të faqes

Macros, kemi tastet: Run

(ekzekuto), Design (dizajno) dhe

New (e re).

Për të krijuar makro të re, shtypet

tasti New. Në ekran paraqitet

dritarja Macros (fig. 14.2) për

dizajnim të makrove.

Fig. 14.2 - Dritarja për dizajnim të makros

Dritarja në fillim paraqitet vetëm

me dy kolona: Action (Veprimi)

dhe Comment (Komenti). Në pjesën

e poshtme të dritares kemi

seksionin Action Arguments

(Argumentet e veprimit), ku

përcaktohen argumentet e

nevojshme. Në pjesën e djathtë të

saj, për secilin veprim të zgjedhur

në fushën Action, si dhe për secilin

argument të zgjedhur jipen

shpjegimet e nevojshme.

Teksti në fushën Comment është opcional, por rekomandohet shumë plotësimi i saj

ashtu që, të jipen shpjegimet e nevojshme për makron, sepse makroja ruhet si

objekt i veçantë dhe nuk është e lidhur me ndonjë formë ose raport. Kur ndodhin

ndryshime të emrave të objekteve ose të makrove, shpjegimet e dhëna mund të

ndihmojnë shumë. Kur të zgjedhet veprimi në fushën Action, në pjesën Action

Arguments paraqiten argumentet e lidhura me atë veprim. Disa prej tyre janë të


267

nevojshme e disa janë opcionale. Në shiritin e veglave paraqitet shiriti Macro

Design, në të cilin përveq veglave të zakonshme kemi veglat specifike për makrot:

Macro Names Emrat e makrove - shton kolonën Emrat e makrove në dritaren

për dizajnim të makrove. Mund të shtohet edhe përmes menysë: View-Macro Names.

Conditions Kushtet - shton kolonën kushtet në dritaren për dizajnim të

makrove. Mund të shtohet edhe përmes menysë: View-Conditions.

Insert Rows Inserto Rreshta - bën insertimin e rreshtit ose rreshtave të ri, mbi

rreshtin e zgjedhur. Mund të shtohen edhe përmes menysë: Insert-Rows.

Delete Rows Fshiji Rreshtat - bën fshirjen e rreshtit ose rreshtave të zgjedhur.

Fshirja mund të bëhet edhe duke zgjedhur në meny: Edit-Delete Rows.

Run Ekzekuto - ekzekuton makron. Mund të ekzekutohet edhe përmes

menysë: Run-Run.

Single Step Një Hap - ekzekuton makron hap pas hapi, duke ekzekutuar

aksionet një nga një. Përdoret për testimin hap pas hapi të makros.

Makroja e thjeshtë

Së pari le të krijojmë një makro të thjeshtë, për hapjen e formës së caktuar. Në

dritaren Macros, në shiritin e veglave klikojmë New dhe në ekran hapet dritarja

Macros, për dizajnim të makrove. Në fushën Action, vendosim kursorin në rreshtin

e parë dhe duke klikuar shigjetën në skajin e djathtë të saj, hapet lista e më se 50

veprimeve të mundshme që mund t'i kryej makroja.

Fig. 14-3 - Makroja e thjeshtë

Në listën Action zgjedhim Open

Form, kurse në pjesën Action

Arguments, plotësojmë fushat e

argumenteve. Në fushën Form

Name paraqitet lista e formave që

ekzistojnë në bazën e të dhënave,

dhe aty zgjedhim formën të cilën do

ta hapë makroja. Në fushën View

(pamja) zgjedhet pamja në të cilën

do të hapet forma (Form, Design,

Datasheet, Print Preview).

Zgjedhim pamjen Form.


268

- Fusha Filter Name (Emri i filtrit) është opcionale dhe mundëson aplikimin e

pyetësit ose filtrit të ruajtur si pyetës. Nëse dëshirojmë paraqitjen e të gjitha

rekordeve, lihet e zbrazët.

- Fusha Where Condition (Kushtet) gjithashtu, është opcionale dhe mundëson

përcaktimin e kushtit për kufizimin e rekordeve, përmes klauzulës SQL WHERE

ose përmes definimit të shprehjes me Expression Builder, që hapet duke klikuar

tastin që paraqite në skajin e djathtë, kur zgjedhet fusha. Nëse dëshirojmë

paraqitjen e të gjitha rekordeve, lihet e zbrazët.

- Fusha Data Mode (Modi i të dhënave) është gjithashtu opcionale dhe mundëson

zgjedhjen e modit të shtimit (Add Mode), të editimit (Edit Mode) ose vetëm për

lexim (Read Only) i cili nuk lejon ndryshimet. Zgjedhim Read Only.

- Fusha Window Mode (Modi i dritares) është i domosdoshëm dhe zgjedhë modin e

dritares: Normal (vlera standarde), Hidden (e fshehur), Icon (Ikonë) ose Dialog

(dialog). Zgjedhim Normal.

Mbyllim dritaren Macros, ruajmë makron duke i dhënë emrin "Hapja e formes" në

dialogun Save As dhe pastaj klikojmë OK. Në faqen Macros, në dritaren e bazës do

të shtohet makroja e re. Nëse zgjedhim makron dhe klikojmë Run në shiritin e

veglave ose kur klikojmë dy herë në emrin e makros, makroja do të ekzekutohet

dhe në ekran do të hapet forma e zgjedhur si argumet i veprimit Open Form në

makron e krijuar.

Në listën e veprimeve Accessi ofron më shumë se 50 veprime të cilat mund shtohen në makro dhe të bëjnë automatizimin e veprimeve. Veprimet e mundshme janë ato për hapjen e formave ose raporteve, shtypjen e raporteve, filtrimin e të dhënave, llogaritjet e ndryshme, zhvendosjen e rekordeve, paraqitjen e porosive etj. Veprimi mund të zgjedhet prej listës ose të shtypet. Si zakonsht, porsa të shtypen disa nga shkronjat e para, Accessi plotëson pjesën tjetër të fjalës automatikisht. Në tabelën vijuese janë përshkruar veprimet e mundshme:

Kategoria Veprimi i makros Veprimi Puna me rekorde në formë ose në raport

ApplyFilter FindNext, FindRecord, GoToControl, GoToPage, GoToRecord

Kufizimi i të dhënave Navigimi nëpër kontrolla, rekorde, faqe

Ekzekutimi i komandës ose startimi i veprimeve

RunCommand Quit OpenQuery, RunSQL, RunMacro, RunCode, RunApp CancelEvent, Quit, StopAllMacros, StopMacro

Ekzekutimi i komandës Dalja prej Accessit Ekzekutimi i pyetësit, makros tjetër, procedurës ose ndonjë aplikacioni Ndërprerja e ekzekutimit


269

Importimi, eksportimi ose lidhja me aplikacionet tjera

OutputTo, SendObject TransferDatabase, TransferSpreadSheet, TransferText

Eksportimi i objekteve të Accessit në aplikacione tjera Transferimi i të dhënave në formate tjera

Manipulimi me objekte të Accessit

CopyObject, DeleteObject, Rename, Save Maximize, Minimize, MoveSize, Restore Close, OpenDataAccessPage, OpenDiagram, OpenForm, OpenModule, OpenQuery, OpenReport, OpenStoredProcedure, OpenTable, OpenView, SlectObject. OpenForm, OpenQuery, OpenReport, OpenStoredProcedure, OpenTable, OpenView (përshtate argumentinView në PrintPrreview), PrintOut SetValue RepaintObject, requery, ShowAllRecords

Kopjimi, fshirja, riemërtimi, ruajtja e objektit Modifikimi i dritares Hapja, mbyllja ose selektimi i objektit Shtypja e objektit Ndarja e vlerës për fushë, kontrollë, tipar të formës, kontrollës ose raportit Azhurimi i objektit ose pamjes në ekran

Veprime Tjera AddMenu SetMenuItem Echo, Hourglass, MsgBox, SetWarnings SendKeys ShowTaskbar Beep

Krijimi i komandave dhe shkurtesve në meny, duke përfhshirë edhe menytë e përgjithshme dhe shkurtesat e përgjithshme Përshtatja e gjendjes së pikës në meny ose në rreshtin e menysë Paraqitja e porosisë, ose informatave tjera për shfrytëzuesit Gjenerimi i shtypjes në tastierë Paraqitja ose fshehja e komandës Reprodukimi i zërit (Beep)


270

Lidhja e makros me tastin komandues në formë

Makron e krijuar mund ta lidhim me ndonjë tast komandues në formë, ashtu që si

reagim ndaj klikimit në tastin komandues përkatës të ekzekutohet makroja.

Përndryshe, makron mund ta lidhim me cilëndo ngjarje për një kontrollë në formën

ose raportin e caktuar duke zgjedhur ngjarjen e caktuar në faqen Events, në dritaren

Properties të kontrollës përkatëse.

Këtë mund ta bëjmë në dy mënyra. Në faqen Forms, klikojmë New dhe zgjedhim

Design View për të krijuar një formë të re përmes dizajnimit ose klikojmë dy herë

Create form in design View.

Në dritaren e formës, nga shiriti i veglave (ToolBox) insertojmë një tast komandues

(Command Button).

Në Toolbox, vërtetoni a është aktiv Controll Wizard dhe zgjedhni

tastin komandues (Command Button).

Nëse magjistari për kontrolla është aktiv, posa të insertohet tasti komandues në

formë, në ekran do të paraqitet dritarja Command Button Wizard (fig. 14.4a) (shiko

pjesën: Insertimi i tasteve komanduese në formë, në kapitullin Format).

Fig. 14.4a - Zgjedhja e veprimit për

ekzekutim të makros

Në listën e kategorive zgjedhim

Miscellaneous dhe në listën Actions

zgjedhim Run Macro (ekzekuto

makron). Me Next vazhdojmë në

hapin e ardhshëm (fig. 14.4b). Në

ekran do të paraqitet dritarja me

pyetjen: "What Macro would you

like the command button to run?"

(Cilën makro dëshironi ta ekzekutoj

tasti komandues?) dhe listën e

makrove që ekzisojnë në bazë.

Fig. 14.4b - Zgjedhja e makros

Në listën e makrove zgjedhim

makron "Hapja e formes", të cilën e

krijuam për të hapur formën.


ardhshëm. Në hapin e ardhshëm

zgjedhet figura ose teksti për tastin

komandues. Zgjedhim Text dhe

japim tekstin për tastin komandues.

Përsëri me Next vazhdohet në hapin

e fundit, ku zgjedhet emri për tastin

e krijuar.


271

Japim emrin e ri ose aprovojmë emrin që e propozon Accessi dhe me Finish

përfundohet procedura. Tani në formë kemi tastin komandues i cili e ekzekuton

makron.

Këtë mund ta bëjmë edhe në mënyrën e dytë. Në shiritin e veglave deaktivizojmë

Controll Wizard dhe insertojmë një tast të ri komandues. Në këtë rast, kur të

insertohet tasti komandues nuk do të startohet fare magjistari Command Button

Wizard. Tani tasti komandues paraqitet me emrin CommandN (ku N është numri

rendor që i ndahet komandës në formë).

Fig. 14.5 - Tasti komandues për makro

Për të lidhur tastin komandues me

makron, duhet të hapim dritaren e

tipareve Properties për të

përcaktuar tiparet e tij. Në faqen

Events (Ngjarjet) zgjedhim OnClick

(në klik) dhe në listën e hapur

zgjedhim makron "Hapja e

formes". Gjithashtu, në faqen

Format, për tiparin Caption do të

shtypim: &Hape Formën, ashtu që

tasti komandues të mund të

aktivizohet direkt me shtypjen e

shkrojnës H në tastierë. (Shkronja

para së cilës shtypet &, bëhet

komanduese dhe në tast duket e

nënvizuar). Pastaj ruajmë formën

dhe e hapim atë në pamjen Form.

Në formën e hapur do të kemi dy tastet komanduese të cilat kur të klikohen me

maus ose kur të shtypet në tastierë shkronja komanduese e zgjedhur për to, do të

ekzekutojnë makron "Hapja e formës", e cila e hapë në ekran formën e përcaktuar

në dizajnin e makros.

Në mënyrë të ngjashme, mund të krijohen tastet komanduese nëpër dritaret

komanduese, për të lehtësuar përdorimin e aplikacionit për shfrytëzuesit.

Nëse për një tast komandues, dëshirojmë të krijojmë një makro të re, atëherë në

faqen Events, për një ngjarje, klikojmë shenjën në skajin e djathtë me të cilën hapet

dritarja Choose Builder. Përgatitja e makros së re, fillohet duke zgjedhur opcionin

Macro Builder. Në atë rast hapet dritarja e re për dizajnim të makros.

Krijimi i makros me anë të zvarritjes

Makron për hapjen e formës mund ta krijojmë edhe duke hapur në dritaren e

Accessit njëkohësisht dritaren për dizajnim të makros dhe faqen Forms në dritaren

e bazës (fig. 14.6). Në menynë Window, zgjedhim Tile Vertically ose Tile


272

Horizontally. Atëhere, zvarrisim formën e caktuar prej dritares forms në dritaren

për dizajnim të makros dhe e "vendosim" në fushën Action, në pozitën e parë.

Fig. 14.6 - Krijimi i drejtpërdrejtë i makros

Automatikisht do të krijohet

makroja OpenForm, me argument

të saj formën e zvarritur në dritaren

për dizajnim të formës. Në dritaren

e makros, në pjesën e argumenteve

përcaktohet edhe pamja (View)

Form dhe modi i dritares (Window

mode) Normal.

Pastaj, ruhet makroja duke klikuar Save në shiritin e veglave dhe duke emërtuar

makron në dialogun Save As ose duke mbyllur dritaren e makros dhe në pyetjen për

ruajtjen e makros, përgjigjemi me Yes dhe njësoj emërtojmë makron.

Nëse dëshironi që makroja të ekzekutojë disa komanda të njëpasnjëshme, atëherë

në fushën Action, në dritaren për dizajnim të makros, insertoni disa komanda dhe

ato do të ekzekutohen të gjitha me rradhë, sa herë të ekzekutohet makroja.

Fig. 14.7 - Makroja me shumë komanda

Për shembull, për të shtypur pesë

raporte përmes një makroje,

krijojmë makron dhe në dritaren për

dizajnim të saj në pesë rreshta

zgjedhim veprimin OpenReport. Në

listën e argumenteve në fushën

Report Name zgjedhim emrin e

raportit kurse në fushën View

zgjedhim Print. Pra, raportet do të

shtypen në shtypës. Kur të

ekzekutohet makroja, automatikisht

do të shtypen pesë raportet

përkatëse.

Në vazhdim le të shohim disa shembuj të përdorimit të makrove.

Filtrimi përmes makros - Makroja me kusht

Makron mund ta përdorim për filtrimin e rekordeve në forma të ndryshme. Për

shembull, lë të krijojmë një formë të re të bazuar në tabelën Studentët, në bazën e të

dhënave Fakulteti. Formën do ta krijojmë duke zgjedhur New në shiritin e veglave

në dritaren Forms. Në dritaren New Form zgjedhim opcionin AutoForm Tabular

dhe në fushën përkatëse zgjedhim tabelën Studentët. Në ekran do të hapet forma

Studentët në formë tabelare. E ruajmë formën me emrin: "Studentët-Form-Tab".


273

Fig. 14.8 - Forma në pamjen Design

E hapim formën në modin e dizajnit

dhe në pjesën e futerit shtojmë dy

taste komanduese: Gjeje Emrin dhe

Te Gjithë. (Fig. 14.8).

Kalojmë në dritaren Macros dhe fillojmë krijimin e makros, duke klikuar New në

shiritin e veglave. Në shiritin e veglave klikojmë tastin Conditions, për të

paraqitur edhe kolonën Conditions (Kushtet). Në dritaren Macros, për dizajnim të

makrove, zgjedhim opcionet si në (fig 14.9). Faktikisht kjo është një makro e

shumëfishtë me kushte, pra një varg veprimesh të kushtëzuara në një makro.

Fig. 14.9 - Dizajnimi i makros

Në rreshtin e parë, në fushën

Conditions japim [emri] që është

kontrolla e fushës emri, në pjesën

Details në formën e krijuar më parë

(fig. 14.8). Në fushën Action japim

ApplyFilter (Apliko Filtrin), kurse

në listën e argumenteve, në fushën

Where Condition (ku kushti) japim:

[emri]=[Emri qe kerkohet]. Kjo bën

që kur të ekzekutohet makroja, në

ekran të paraqitet dritarja për

dialog, me tekstin "Emri qe

kërkohet".

Atëherë, shfrytëzuesi në të do të shtypë emrin që kërkon, ashtu që të filtrohet lista e

rekordeve, duke paraqitur vetëm emrat e dhënë për filtrim.

Për të kontrolluar rrjedhën për rastin kur nuk gjendet asnjë emër si emri i dhënë për

filtrim, në fushën Condition japim kushtet për [RecordSetClone].[RecordCount]

(Seti i rekordeve që kthehet.Numri i rekordeve). Nëse numri i rekordeve të filtruara

është më i madh se zero, atëherë kalohet në kontrollën e ardhshme dhe ndalet

makroja. Nëse numri i rekordeve është zero, atëherë në ekran paraqitet dritarja me

porosi (Message Box, shkurtimisht, MsgBox) me porosinë e dhënë në pjesën e

argumenteve. Menjëherë në vazhdim ekzekutohet veprimi ShowAllRecords, i cili

paraqet të gjitha rekordet në formë, pa filtruar asnjë. Tri pikat (...) tregojnë vargun

e veprimeve për kushtin e njëjtë. Kur nuk plotësohet kushti, kalohet makroja dhe të

gjithë hapat pasues me tri pika deri te kushti tjetër ose zbrazëtira (pa kusht të

definuar). Makron e ruajmë me emrin GjejeEmrin. Pastaj, krijojmë edhe një makro

të re, për të paraqitur të gjitha rekordet në formë, pra për të larguar filtrin. Makron

e emërtojmë me emrin TeGjithe. Dizajni i saj është si në fig. 14.10.


274

Fig. 14.10 - Dizajni i makros TeGjithe

Japim kushtin [emri] dhe veprimin

ShowAllRecords. E përsërisim dy

herë, për të eleminuar filtrin në

formë dhe në setin e rekordeve të

filtruara ashtu që, kur të kalojmë në

filtrim për emër të ri, automatikisht

pastrohet emri i filtruar

paraprakisht. (Kjo mund të

realizohet edhe në mënyrë tjetër,

duke bërë programimin me kod të

Visual Basicut).

Pastaj, kthehemi në formën Studentët-Form-Tab, në pamjen design (fig. 14.8) dhe i

lidhim tastet komanduese me makrot e krijuara. Për tastin GjejeEmrin, në dritaren e

tipareve (Properties) në faqen Events (ngjarjet) për tiparin OnClick në listën që

hapet zgjedhim makron GjejeEmrin. Njësoj për tastin Te Gjithe, për tiparin

OnClick zgjedhim makron TeGjithe. E ruajm formën dhe e hapim në pamjen Form.

Fig. 14.11 - Forma me makrot për filtrim

Tani kur të klikojmë tastin Gjeje

Emrin, automatikisht ekzekutohet

makroja përkatëse dhe në ekran do

të hapet dialogu me tekstin: "Emri

qe kerkohet" (fig. 14.11). Japim

emrin dhe shtypim Ok. Nëse ka

emra të tillë, rekordet e tilla

filtrohen në dritare. Nëse nuk ka

emra të tillë, atëherë në ekran do të

paraqitet dritarja me porosi

(MsgBox) si në fig. 14.12.

Fig. 14.12 - Porosia në ekran (MsgBox)

Për dritaren e porosisë, në dritaren

për dizajn të makros definohet

Action (veprimi) i makros MsgBox

dhe argumentet: Message (Porosia),

Beep (Bipi, tingulli), Type (Tipi)

dhe Title (Titulli).


275

Filtri Alfabetik

Ngjashëm me rastin e kaluar, mund të krijojmë një makro të përgjithësuar që do të

na mundësojë filtrimin e rekordeve sipas alfabetit. Krijojmë një formë të re tabelare

(New-AutoForm: Tabular), për tabelën Fletëparaqitjet.

Option Group Në modin e dizajnit në pjesën e futerit të saj, krijojmë një

kontrollë të tipit Option Group dhe në të vendosim 27

kontrolla të tipit ToggleButton. Toggle Button

Këtë mund ta bëjmë përmes magjistarit, nëse është aktiv Control Wizard ose hap

pas hapi, pa ndihmën e magjistarit nëse nuk është aktiv Control Wizard. Përmes

magjistarit vetëm zgjedhim opcionet e nevojshme në hapat përkatës. Nëse e bëjmë

pa ndihmën e magjistarit, atëherë për lehtësim, krijojmë vetëm një kontrollë, e

pastaj përmes Copy-Paste e shumfishojmë dhe vetëm ia ndërrojmë tiparet secilës

kontrollë. Tasteve (Toggle Button) në faqen Data të dritares Properties, me rradhë

ua përcaktojmë tiparin Option Value: 1 për A, 2 për B, 3 për C … 27 për ALL. Në

pamjen design, do të duket si në fig. 14.13.

Fig. 14.13 - Filtri alfabetik

Krijojmë grupin e parë dhe në dritaren e tipareve, në faqen Other, tipari Name, e

emërtojmë: FiltriEmrave, duke përcaktuar tiparet e tij, si në fig. 14.14. Në dritaren

Properties i përcaktojmë edhe tiparet tjera për grup, si dhe tiparet e tasteve të

veçanta. Tipari Caption për secilin tast, do të jetë me rradhë, A, B, C…Z. Tasti All

(të gjithë) do të paraqesë të gjithë emrat (largon filtrin). Ngjashëm mund të

krijojmë edhe grupin për filtrim për mbiemra, duke e emërtuar me emrin


276

FiltriMbiemrave. Këtë e krijojmë duke e kopjuar prej grupit të parë dhe pastaj

vetëm ia ndërrojmë tiparet përkatëse.

Fig. 14.14 - Tiparet për grupin FiltriEmrave

Në këtë rast, është mirë të

modifikohen edhe tiparet e formës,

duke ndryshuar në No, tiparin Tab

Stop të kontrollave në pjeën

Details, ashtu që të mos vendoset

kursori fare në to, për të mundësuar

komandimin e grupit për filtrim

edhe përmes tastierës. Gjithashtu,

për formë, në faqen Data, zgjedhim

No për tiparet Allow Edits (lejo

ndryshimin e rekordeve) dhe Allow

Additions (lejo shtimin e

rekordeve).

E ruajmë formën e krijuar me emrin Fleteparaqitjet-Alfabet.

Pastaj kalojmë në dritaren Macros dhe do të krijojmë makrot përkatëse për fitrim të

rekordeve përmes grupeve që i krijuam në formën e mëparshme.

Në dritaren Macros, zgjedhim New për dizajnimin e makros dhe në shiritin e

veglave aktivizojmë tastet Macro Names dhe Conditions. Definojmë fushat si në

fig. 14.15 a dhe b (është një dritare e vetme, por vetëm për lehtësim është paraqitur

në dy pjesë)

Fig. 14.15a - Dizajnimi i makros për filtrin e emrave


277

Fig. 14.15b - Dizajnimi i makros për filtrin e emrave

Për të plotësuar më shpejt kushtet, në fushën Conditions, e kopjojmë vleren e parë

[FiltriEmrave]=1 që është për tastin me shkronjën A dhe pastaj e përsërisim në

pozitat tjera të cilave vetëm ua ndryshojmë vlerën me rradhë deri në 27. Gjithashtu,

edhe për fushën Action kopjojmë veprimin Apply Filter dhe e përsërisim me Paste

në secilin rresht. Për secilin kusht, duhet plotësuar fushën Where Condition në

pjesën Action Arguments, si në figurën vijuese:

Pra, kushti për filtrim, është që

fusha [Emri] të fillojë me shkronjën

A ose variantet e saj në kllapa të mesme dhe vazhdon me * (*- xhokeri për çfarëdo

shkronja tjera). Për secilin kusht kemi [Emri] Like "B*" , [Emri] Like "[CÇ]*" etj.,

me rradhë. Në kllapa të mesme janë variacionet e shkronjës në alfabete të

ndryshme, si janë dhënë edhe në fushën Comment (përshkrimi, komenti).

Për veprimin Set Value, në listën e argumenteve, në fushën Expression vendosim

27 (per ALL).

Për makron me emrin Print me

veprimin PrintOut, në listën e

argumenteve përcaktojmë fushat si

në figurë, ashtu që me të shtypen

rekordet e filtruara.


278

E ruajmë filtrin me emrin FiltroEmrat. Ngjashëm, filtrin për mbiemra e ruajmë me

emrin FiltroMbiemrat. Pastaj kalojmë në faqen Forms të dritares së bazës dhe në

modin e dizajnit hapim formën Fletëparaqitjet-Alfabet, që e krijuam paraqprakisht.

Fig. 14.16 - Ngjarja AfterUpdate

Zgjedhim kontrollën e tipit

OptionGroup, FiltriEmrave dhe

hapim dritaren e tipareve të saj,

Properties dhe në faqen Events për

tiparin (ngjarjen) AfterUpdate (Pas

ndryshimit) zgjedhim makron

FiltroEmrat.FiltriEmrave. (Kur

zgjedhet kontrolla FiltriEmrave,

duket si në fig. 14.13, pasi zgjedhen

edhe të gjitha tasten brenda saj).

Kur kemi grup të makrove, si në këtë rast, së pari definohet emri i grupit e pastaj,

pas pikës, emri i makros në grup. (FiltroEmrat.FiltriEmrave)

Siç shihet, në këtë rast është zgjedhur ngjarja AfterUpdate, sepse reagimi do të

pasojë, sa herë që kontrolla FiltriEmrave të ndryshojë, e ajo ndryshon sa herë që

klikohet ndonjë tast në të. Njësoj veprojmë edhe për filtrin e mbiemrave.

Makron Print do ta lidhim me ngjarjen OnClick, të tasteve Shtypi, të vendosura

pranë kontrollave për filtrim (shih fig. 14.13).

Ruajmë formën dhe tani ajo është e gatshme për përdorim. Sa herë të klikojmë

ndonjë tast në Filtrin e Emrave, do të paraqiten vetëm Emrat që fillojnë me

shkronjën përkatëse. Njësoj reagon edhe Filtri i Mbiemrave.

Makrot në formën selektuese

Si shembull tjetër do të marrim rastin e përdorimit të makrove, për krijimin e

ndonjë dritareje komanduese ose faqes së dritares komanduese, e cila mundëson

selektimin e veprimeve për format ose raportet e ndryshme.

Fig. 14.17 - Forma selektuese

Për shembull, do të krijojmë një

formë e cila do të përmbajë listën e

raporteve në një grup opcionesh,

ashtu që të selektohet vetëm një

opcion në grupin e opcioneve dhe

grupin e tasteve komanduese, për

zgjedhjen e një veprimi (fig. 14.17).

E ruajmë formën me emrin Forma

Selektuese.


279

Grupin e opcioneve e zgjedhim të tipit RadioButton. Mund ta krijojmë përmes

magjistarit (aktivizojmë Control Wizard në modin e dizajnit) ose pa ndihmën e tij.

Kalojmë në faqen Macros dhe do të krijojmë një grup makrosh të përbërë prej disa

makrove, ashtu që të lehtësohet ruajtja e makrove të lidhura për një formë të njëjtë.

Kjo lehtëson punën e mirëmbajtjes dhe ndryshimeve eventuale të mëvonshme. Në

modin e dizajnit, makroja do të duket si në fig. 14.18.

Fig. 14.18 - Makroja për formën selektuese

Pra, kemi makrot: Preview, Print dhe Dalja. Makrot Preview dhe Print janë të

lidhura me grupin e opcioneve me emrin Zgjedhja, të cilin e kemi krijuar në

formën selektuese për raportet, si në fig. 14.17. Për makron Preview, në listën e

argumenteve, në fushën Report Name, zgjedhim emrin e raportit, kurse në fushën

View (Pamja) zgjedhim veprimin: Print Preview për hapjen e raportit për shikim

para shtypjes. Për makron Print, fushën Report Name e plotësojmë njësoj, me

emrin e raportit, kurse për fushën View tani zgjedhim Print, ashtu që të shtypet në

shtypës raporti përkatës. Për makron Dalja, kemi zgjedhur veprimin Close (mbylle)

dhe argumentet e saj janë si në figurën vijuese:

Pra, si objekt kemi formën me

emrin Forma Selektuese.

Ruajmë makron me emrin Zgjedhja e komandes. Kur një makro përbëhet prej një

grupi makrosh, veprimet në rreshtat e njëpasnjëshëm kryhen në varg. Kur kemi


280

kushtin për ekzekutim, atëherë ekzekutohet vetëm veprimi për të cilin plotësohet

kushti. Për makrot e veçanta lihet një rresht i zbrazët, si në fig. 14.18. Pastaj,

kthehemi te forma Forma Selektuese, e hapim atë në modin e dizajnit dhe për tastet

komanduese përcaktojmë tiparin OnClick, në faqen Events të dritares Properties

(fig. 14.19).

Fig. 14.19 - Lidhja e makros me tastin

komandues

Për tastin Preview zgjedhim

makron Zgjedhja e

Komandes.Preview. Për tastin

Print zgjedhim makron Zgjedhja e

komandes.Print kurse për tastin

Dalja, zgjedhim makron Zgjedhja e

komandes.Dalja. Pra ato paraqiten

në listë me emrin e makros së tërë

grupit dhe pastaj emrin e makros së

veçantë në kuadër të grupit. Ruajmë

formën dhe tashti ajo është e

gatshme për përdorim.

Kur e hapim në modin e punës, në pamjen Form, zgjedhim raportin në grupin e

opcioneve Zgjedhja dhe klikojmë tastin komandues përkatës për shtypje ose për

shikim. Kur dëshirojmë të mbyllim dritaren, klikojmë tastin Dalja.

Fig. 14.20 - Tiparet për tastet komanduese

Ka mundësi që ndonjëri prej tasteve

të përcaktohet si tast standard

(Default- i nënkuptuar) ashtu që,

kur të klikohet tasti ENTER ose

tasti ESC në tastierë, të aktivizohet

automatikisht. Për të përcaktuar

tastin, si tast standard, që

aktivizohet me ENTER, në faqen

Other të dritares Properties, duhet

përcaktuar tiparin e tij Default: Yes.

Tasti i tillë komandues, në pamjen

Form, dallohet me kornizë të

theksuar. Do ta bëjmë tastin

Preview si tast që aktivizohet me

ENTER. Për të përcaktuar tastin, si

tast standard, që aktivizohet me

ESC, në faqen Other të dritares

Properties duhet përcaktuar

tiparin e tij Cancel: Yes. Tastin Dalja, do ta bëjmë tast që aktivizohet me ESC (fig.

14.20).


281

Vërejtje: Nëse dëshironi që kur të hapet dritarja për dizajnim të makrove të shihen kolonat Macro Name dhe Conditions, atëherë në menynë Tools zgjedhni Options dhe në dritaren Options, në faqen View, në pjesën Show in macro design, aktivizoni opcionet (check-box): Names Column dhe Conditions Column.

Makroja AutoExec

Makroja AutoExec është makro speciale në bazën e të dhënave. Ajo ekzekutohet

me rastin e hapjes së aplikacionit (bazës së të dhënave). Pra, nëse në faqen Macros

ekziston makroja AutoExec, ajo ekzekutohet automatikisht. Zakonisht përdoret për

të hapurt dritaren komanduese të aplikacionit, nëse kjo nuk është rregulluar në

dritaren StartUp (menya Tools-StartUp). Gjithashtu mund të përdoret për hapjen e

ndonjë forme, për definimin e parametrave fillestarë për ndonjë formë apo ndonjë

veprim tjetër, që dëshironi të ekzekutohet sa herë që startohet aplikacioni.

Për të krijuar makron e cila me rastin e startimit të aplikacionit e hapë dritaren

komanduese (formën me emrin Switchboard), krijojmë një makro e cila ka vetëm

veprimin OpenForm dhe në pjesën Action Argumets, ka këta parametra: Form

Name: Switchboard, View: Form dhe Window Mode: Normal. E ruani makron me

emrin AutoExec dhe herën e ardhshme kur të startohet aplikacioni, në ekran do të

paraqitet dritarja komanduese, Switchboard.

Kur hapet baza e të dhënave, së pari aktivizohen opcionet e definuara në dialogun

StartUp. Pastaj, Accessi e kërkon makron AutoExec dhe nëse e gjenë, ekzekuton

veprimet e definuara në të.

Makroja AutoKeys

Makroja AutoKeys mundëson krijimin e grupit të makrove të cilat ua ndajnë

veprimet e makrove tasteve të caktuara ose kombinimeve të tasteve në tastierë,

ashtu që kur të klikohet kombinimi i tasteve, automatikisht të ekzekutohet makroja

përkatëse. Në makron AutoKeys shenja (^) (e cila shtypet me Shift+6) paraqet

CTRL, kurse (+) paraqet SHIFT)

Fig. 14.21 – Makroja AutoKeys

Për shembull, do të krijojmë

makron AutoKeys dhe në të në

fushën Macro Name përcaktojmë:

^+X, (pra kombinimi i tasteve

CTRL+SHIFT+X ). Zgjedhim

OpenForm dhe në pjesën Action

Arguments plotësojmë fushat

përkatëse, për hapjen e formës

Forma Selektuese.


282

Në mënyrë të ngjashme mund të krijoni kombinime të tjera për hapjen e formave,

raporteve, shtypjen e tyre ose për veprime tjera të mundshme. Për të përdorur tastet

speciale, si tasterat funksional F1. F2…F12, INSERT, DELETE, etj., ata duhet të

shypen në kllapa të mëdha. P.sh., +{F12} (për Shift plus F12), ^{INSERT} (për

CTRL + INSERT), +{DELETE} ose +{DEL} (për SHIFT + DELETE) etj.

Vërejtje: Nëse në makron AutoKeys eventualisht zgjedhet ndonjë kombinim i tasteve, të cilin e përdorë Accessi, atëherë kombinimi i ri e zëvendëson atë. Për shembull, Accessi (si edhe programet tjera), përdorë kombinimin Ctrl+C për kopjim. Nëse e zgjedhim këtë kombinim në makron AutoKeys, atëherë kombinimin e tillë nuk mund ta përdorim më për kopjim.

Startimi i makros përmes makros

Nëse dëshironi të startoni makron përmes një makroje tjetër, që në fakt do të bëjë

ndërthurjen e makrove, në listën Actions zgjedhni RunMacro. Kjo është njësoj si

ekzekutimi i makros prej menusë: Tools-Macro-RunMacro. Mirëpo, për makron

RunMacro, definohen argumentet: Macro Name (Emri i makros), Repeat Count

(numri i përsëritjeve) dhe Repeat Expression (Shprehja për përsëritje). Argumentet

Repeat Count dhe Repeat Expression definojnë numrin e përsëritjeve të makros.

Nëse nuk definohen numri i përsëritjes dhe shprehja për përsëritje, atëherë makroja

ekzekutohet vetëm një herë. Shprehja e definuar (si kusht për ndërprerje) në Repeat

Expression mund të japë vlerën True ose False dhe vlerësohet sa herë që fillon

ekzekutimi i makros. Nëse rezultati është False, makroja ndalet. Kur definohet

edhe shprehja edhe numri i përsëritjeve, atëherë makroja përsëritet deri sa është

numri i përsëritjeve ose deri sa shprehja e dhënë të bëhet False.

Kur makroja ndalet, Accessi ia kthen kontrollën makros kryesore (asaj që ka thirrur

makron). Mund të thirret makroja e grupit të njëjtë ose prej ndonjë grupi tjetër.

Nëse thirret grupi i makrove, atëherë fillon të ekzekutohet makroja e parë në grup.

Gjithashtu mund të bëhet ndërthurja e makrove, ashtu që makroja e thirrur, thërret

një makro tjetër, e kështu me rradhë. Secilën herë, pas përfundimit kontrolla i

kthehet makros thirrëse.

Makrot dhe procedurat e Visual Basic-ut

Nëse keni njohuri të gjuhës programuese Visual Basic atëherë të gjitha veprimet e

makros mund të krijohen përmes procedurave në Visual Basic-ut, e gjithashtu,

mund të programohen edhe veprime të cilat nuk mund të realizohen përmes

makrove. Në Visual Basic, mund të definohen procedurat të cilat ekzekutojnë

veprimet e caktuara për ngjarjet e definuara në faqen Events të dritares Properties,

për kontrollën e caktuar. Makrot janë të përshtatshme për veprime të thjeshta si

p.sh., hapja e formave. Makroja duhet të përdoret patjetër për definimin e


283

kombinimeve të tasteve për ekzekutim të veprimeve (AutoKeys) dhe për

ekzekutimin e vargut të veprimeve me rastin e startimit të aplikacionit (makroja

AutoExec).

Me përdorimin e procedurave të Visual Basic-ut në vend të makrove baza e të

dhënave përmbanë më pak objekte, sepse procedurat ruhen në kuadër të vet

objektit (formës, raportit, etj). Nëse dëshironi, makron e krijuar mund ta shndërroni

në kod të Visual Basic-ut, sepse për të gjitha veprimet e makrove në Visual Basic

ekzistojnë procedurat me emër të njëjtë. Për të konvertuar makron në Visual Basic,

në menynë Tools zgjedhim Macro-Convert Macros To Visual Basic. Në të njëjtën

mënyrë mund të konvertohen makrot në meny, në shirit veglash ose në shkurtesa

për ekzekutim të veprimeve.

Konvertimi i makros në Visual Basic, mund të ndihmojë në përvetësimin e

njohurive për Visual Basic. Makrot AutoExec dhe AutoKeys nuk mund të

konvertohen në procedura të Visual Basicut sepse ato nuk janë të lidhura për

ndonjë objekt (formë ose raport). Ato mund të ruhen si Module, përmes menysë:

File-Save As dhe në dritaren që hapet për ruajtje të makros, duhet zgjedhur tipin

Module në fushën As.

Shtypja e makrove

Për qëllime dokumentimi, mund të shtypet përshkrimi i makros ose grupit të

makrove. Për të shtypur makron, në faqen Marcros, zgjedhim makron dhe pastaj,

në meny zgjedhim File-Print. Në ekran do të paraqitet dialogu Print Macro

Definition (fig. 14.22).

Fig. 14.22 - Dialogu Print Macro Definition

Properties - tiparet, duke përfshirë

edhe datën e krijimit, të

modifikimit, etj.

Actions and Arguments - veprimet

dhe kushtet eventuale, si dhe vlerat

e argumenteve.

Përmissions by User and Group

(lejet e shfrytëzuesit dhe grupit).

Zgjedhen opcionet e dëshiruara dhe me OK bëhet shtypja e tyre.


284


285

MODULET

Moduli është koleksion i deklarimeve dhe procedurave të Visual Basic for

Applications, të cilat janë të ruajtura së bashku si një njësi. Për të krijuar dhe

përdorur modulet në Access, kërkohet njohja e Visual Basic-ut.

Moduli është objekt i i veçantë i bazës së të dhënave. Moduli është një tërësi e

procedurave të cilat mund të aktivizohen prej ngjarjeve të cilat ndodhin në

kontrollat në forma ose raporte. Procedurat dhe funksionet e modulit thirren nga

procedurat me kod të Visual Basic-ut për ngjarjet (Events) e cilësdo kontrollë të

objekteve të bazës. Mund të startohen edhe me rastin e hapjes ose mbylljes së

formave apo raporteve ose me rastin e startimit të vet bazës së të dhënave. Pra, pak

a shumë i kanë efektet e ngjashme me makrot, por kanë mundësi më të mëdha se

makrot, sepse në dispozicion janë mundësitë e Visual Basic-ut.

Meqë ky tekst nuk ka mundësi të ofrojë informata të mjaftueshme për të mësuar

Visual Basic-un, shkurtimisht do të përshkruajmë mënyrën e krijimi të moduleve

përmes disa shembujve.

Krijimi i modulit

Në dritaren e bazës së të dhënave, kemi faqen Modules, në të cilën ruhen modulet

si objekte të veçanta. Mirëpo, modulet mund të ruhen edhe në kuadër të formës ose

raportit, kur definohen si procedura të ngjarjeve të tyre apo të ndonjë kontrolle të

tyre. Në rastin e dytë, moduli nuk shihet në faqen Modules, sepse ai është i ruajtur

si pjesë e vet formës ose raportit.

Në shiritin e veglave të faqes Modules, kemi tastet, Run (Ekzekuto), Design

(Dizajno) dhe New (I ri), përmes të cilave krijojmë, dizajnojmë dhe ekzekutojmë

modulet. Klikojmë New për të filluar krijimin e një moduli të ri dhe automatikisht

Accessi ia përcjellë kontrollën Editorit të Visual Basic-ut, i cili në ekran hapë

dritaren e tij (e cila duket si dritarja në fig. 15.1) dhe në të hapë dritaren e kodit të

modulit, për modulin e ri me emrin Module1 (Code). Në dritaren e tillë shkruajmë

kodin duke përdorur dhe zbatuar rregullat e Visual Basicut. Pastaj, e ruajmë

modulin duke i dhënë një emër dhe në faqen Modules do të paraqitet moduli me

emrin e dhënë. Nëse në dritaren Modules zgjedhim një modul ekzistues

(KontrolliGabimeve) dhe pastaj në shiritin e veglave klikojmë Design, atëherë


286

hapet dritarja e Visual Basicut dhe në të, dritarja e kodit (Code) të modulit përkatës

(fig. 15.1).

Fig. 15.1 - Dritarja e Visual Basicut

Në skajin e majtë, zakonisht kemi dritaren Project, ku shihet lista e moduleve të

veçanta dhe moduleve të formave përkatëse të projektit, si dhe dritaren Properties,

në të cilën tregohen tiparet e modulit aktiv momental dhe emri i tij.

Dritarja Immediate, që paraqitet në fund të dritares, zakonisht paraqet rezultatet e

drejtpërdrejta të kodit, kur ai ekzekutohet për testim. Në shiritin e veglave të

dritares përveq tasteve të zakonshme, kemi edhe tastet: View Microsoft Access (për

të kaluar në dritaren e Accessit), Run (ekzekuto), Break (ndërpreje) dhe Reset

(Riseto). Për t'u kthyer në dritaren e Acessit, mund të shkojmë në menynë File dhe

të zgjedhim, Close And Return to Microsoft Access Alt+Q (Mbylle dhe kthehu në

Microsoft Access, ose me kombinimin e tasteve Alt+Q). Në këtë rast dritarja e

Visual Basic-ut mbyllet dhe kontrolli kthehet në dritaren e Accessit, në pozitën prej

ku është hapur dritarja e Visual Basicut. Dritarja e kodit (fig. 15.2) përmbanë disa

elemente. Në kreun e dritares ndodhen: Object Box (ku ndodhet lista e objekteve)

në të cilën paraqitet emri i objektit aktual dhe Procedure Box (ku ndodhet lista e

Procedurave) në të cilën paraqitet emri i procedurës aktuale (të pjesës ku është i

pozicionuar momentalisht kursori). Në Visual Basic, kemi dy lloje procedurash:


287

procedurat e tipit Sub (të cilat nuk kthejnë vlera, rezultate) dhe ato të tipit Function

(të cilat kthejnë rezultate).

Fig. 15. 2 - Dritarja e kodit dhe elementet e

saj

Në dritare kemi pjesën

Declarations (pjesa e Deklarimeve)

dhe pjesën Procedures (pjesa e

Procedurave). Në skajin e majtë të

poshtëm të dritares kemi tastet

Procedure View Button (paraqitja e

kodit vetëm për procedurën

aktuale) dhe Full Module View

Button (shihet moduli i plotë).

Fjalët e rezervuara të Visual Basic-

ut duken me ngjyrë të kaltërt,

komentet me ngjyrë të gjelbërt

(komentet janë rreshtat që fillojnë

me apostrof ose tekstet pas

apostrofit në kuadër të ndonjë

rreshti). Pjesa tjetër e kodit është

me ngjyrë të zezë.

Gjatë shkruarjes së kodit, editori i Visual Basicut ofron ndihmë duke paralajmëruar

për gabimet e bëra gjatë shtypjes dhe duke ofruar mundësinë e plotësimit automatik

të fjalëve të rezervuara. Nëse në dritaren e kodit klikojmë me tastin e djathtë, hapet

menya e kontekstit, në të cilën kemi mundësi të zgjedhim opcionet për ndihmë.

Nëse zgjedhim List Properties/Methods, automatikisht aktivizohet dritarja si në fig.

15.3.

Fig. 15.3 - Lista e tipareve/metodave

List Properties/Methods (lista e tipareve

dhe metodave), paraqet listën e tipareve

dhe metodave (kodet dhe procedurat

ekzekutive). Secila prej tyre dallohet në

bazë të shenjës (ikonës) e cila tregon

tipin përkatës dhe emrit të saj. Kjo

mund të përdoret për të lehtësuar

shkruarjen e kodit, duke na përkujtuar

tiparet dhe metodat në dispozicion.

Opcioni Complete Word mundëson shkruarjen më të shpejtë të kodit ashtu që, posa

të shtypen disa nga shkronjat e para të fjalës, editori i Visual Basic-ut automatikisht

kompleton pjesën tjetër të fjalës përkatëse.


288

Fig. 15.4 - Object Browser

Nëse zgjedhim Object Browser

(Shfletuesi i objekteve) atëherë në

ekran do të paraqitet dritarja Object

Browser në të cilën editori i Visual

Basicut gjithashtu, ofron ndihmë

duke ofruar mundësinë e kërkimit

të fjalëve, komandave, objekteve të

caktuara etj., duke shtypur tekstin e

fjalës në fushën Search (kërko).

Përmes tasteve komanduese

mundësohet lëvizja para/prapa si

dhe parashtrimi i pyetjeve të tjera.

Gjithashtu, ofron mundësi për

listim dhe zgjedhje të Classes

(klasat) dhe Members (antarët). Për

secilin anëtarë të zgjedhur në pjesën

e poshtme të dritares paraqitet

formati dhe shpjegimet e

nevojshme.

Le të shohim tani si duket përmbajtja e modulit Converted Makro-AutoExec të cilin

e krijuam duke konvertuar makron AutoExec në kod të Visual Basicut (fig. 15.5).

Në dritaren Modules, zgjedhim Converted Macro-AutoExec dhe në shiritin e

veglave klikojmë Design. Në ekran në dritaren e Visual Basicut do të kemi:

Fig. 15.5 - Moduli Converted Macro-

AutoExec

Si shihet në figurë, është krijuar

funksioni me emrin AutoExec. Në

rreshtin: On Error GoTo

AutoExec_Err, programi urdhëron

kalimin në këtë labelë në rast

gabimi. Nëse e shikojmë labelën,

shohim se në kuadër të saj

definohet MsgBox me porosinë e

gabimit dhe me Resume tregohet se

ku vazhdon ekzekutimi. Si shihet

vazhdon te labela AutoExec_Exit,

në të cilën kemi urdhërin për dalje

prej funksionit.

Komanda që ekzekuton funksioni është definuar në rreshtin DoCmd.OpenForm që

është e njëjtë si komanda që te makrot zgjedhej në kolonën Action. Pra, do të

ekzekutohet komanda për hapje të formës. Pastaj me parametrat përkatës

përcaktohet emri i formës, pamja, filtri, kushti dhe modi. Nëse ndonjë parametër


289

s'ka vlerë atëherë vetëm shkruhet presja përkatëse dhe lihet vendi i zbrazët për të.

Gjatë shkruarjes së komandave të tilla, editori i Visual Basicut ofron ndihmë duke

paraqitur udhëzimet për parametrin e nevojshëm, si në figurën vijuese, me rastin e

shtypjes së komandës OpenForm:

Parametri aktual paraqitet me ngjyrë të theksuar (fonti Bold) dhe opcionet e tij,

nëse ka ndonjë, paraqiten në ekran.

Moduli i gabimeve

Me rastin e gabimeve (Error) që paraqiten gjatë punës, Accessi paraqet mesazhet e

gabimeve me shpjegimet përkatëse në gjuhën angleze. Për gabimet e tilla mund të

përgatiten modulet me MsgBox të përshtatur me shpjegimet e dëshiruara, ashtu që

shfrytëzuesit të bazës t'i paraqiten shpjegimet në gjuhën amtare. Gjithashtu mund të

bëjmë centralizimin e kontrollit të gabimeve ashtu që, sa herë të paraqitet ndonjë

gabim, të aktivizohet moduli i cili lajmëron paraqitjen e gabimit. Për secilin gabim,

në Visual Basic është definuar numri i gabimit dhe mesazhi përkatës. Gabimet që

paraqiten shumë shpesh janë: 11-Pjestimi me zero, 13-Tipi i gabuar i të dhënave,

35-Funksioni ose tipari i padefinuar, 53-Nuk është gjetur fajlli, 448-Argumenti

mungon, 482-Gabim gjatë shtypjes etj. Për secilin mund të definohet numri në

kuadër të modulit përmes urdhërit:

Err.Raise 13, Err.Raise 92 e pastaj në pjesën tjetër të kodit, përmes kushteve si:

If Err.Number=13 Then MsgBox "Tipi i gabuar i të dhënave", mund të paraqesim

mesazhet e gabimeve për gabimet përkatëse.

Sa për demostrim, do të krijojmë një modul me emrin KontrolliGabimeve:

Fig. 15.6 a & b - Moduli Gabimet

Procedura e tij është e tipit Sub dhe

e kemi emërtuar Gabimet (fig.

15.6a). Sa herë të paraqitet ndonjë

gabim (On Error) kalojmë në

labelën Gabimi, e cila paraqet në

ekran mesazhin e gabimit, me

tekstin: "Ka ndodhur Gabim".

(Vërejtje: Për aplikacion të vërtetë

procedura duhet të kompletohet me

urdhëra tjerë të nevojshëm dhe me

kontroll të gabimit edhe për vet

modulin).


290

Pastaj, hapim formën Fletëparaqitjet-Tabela ne pamjen Design dhe në dritaren

Properties, në faqen Events për ngjarjen OnError, klikojmë tastin për definimin e

ngjarjes. Në dritaren që paraqitet, Choose Builder, zgjedhim Code Builder.

Klikojmë OK dhe kalojmë në dritaren e editorit të Visual Basicut, në të cilën

paraqitet automatikisht emri i procedurës (Private Sub Form_Error) me parametrat

e saj dhe End Sub, për përfundimin e saj. Pjesën e kodit mes këtyre dy rreshtave e

definojmë sipas dëshirës. Me qenë se, jemi duke definuar procedurën për të reaguar

në gabimet e mundshme në formë, do të thërrasim procedurën Gabimet, e cila është

procedura e definuar në modulin KontrolliGabimeve. Nëse klikojmë tastin e djathtë

për të hapur menynë e kontekstit dhe zgjedhim List Properties/Methods do të

paraqitet lista si në fig. 15.3. Posa të klikojmë shkronjën G, lista do të kalojë në

pozitën , ku shihet procedura e cila është e definuar në modulin

KontrolliGabimeve. Të gjitha procedurat dhe funksionet e definuara në module,

paraqiten në listë. Pastaj në rreshtin tjetër japim urdhërin: Me.Undo (Me-Unë,

Undo-zhbëje) që bën anulimin e veprimit që ka shkaktuar gabimin në vet formën

aktuale. ("Me" përdoret si shkurtesë për qasje (referim) në vetvehte, për objektet e

Visual Basicut).

Fig. 15.7 - Porosia e gabimit për tiparin

OnError të formës

Për shembull, nëse gjatë plotësimit

të formës (fig. 15.7), në fushën

Nota në Provim shtypim 2, do të

paraqitet porosia e gabimit, me

mesazhin: Ka ndodhur gabim, të

definuar në procedurën Gabimet, të

modulit KontrolliGabimeve. Për

rastin tonë, kur të klikojmë OK, do

të paraqitet edhe mesazhi tjetër,

"Nota duhet të jetë ndërmjet 6 dhe

10", i definuar në tiparin:

Validation Text, të fushës Nota ne

Provim, së bashku me Validation

Rule: >5 And <11. Këto janë

definuar në dizajnin e tabelës

Fletëparaqitjet.

Edhe për mesazhin e dytë shtypim OK dhe pastaj, kontrolla do të kthehet përsëri në

fushën Nota ne Provim, por duke fshirë vlerën e gabuar (si pasojë e urdhërit

Me.Undo, në procedurën Form_Error (fig. 15.6b), e cila kthen mbrapa ndryshimet

e fundit në formë (anulon veprimin). Nëse nuk definohet urdhëri Undo, kur të

kthehet kontrolla në formë, do të shihet teksti i shtypur gabimisht. Për të anuluar

veprimin, mund të shtypet tasti ESC, i cili ka efektin e njëjtë. Pra, ESC mund të

përdoret gjithmonë për të anuluar veprimin e fundit.


291

Modulet e formave dhe raporteve

Modulet mund të definohen edhe si pjesë e formave ose raporteve. Për të definuar

modulin për ndonjë ngjarje të formës ose të kontrollës në formë, hapim formën në

modin e dizajnit dhe në dritaren e tipareve, Properties, në faqen Events për ngjarjen

e caktuar klikojmë tastin në skajin e djathtë dhe hapim dritaren Choose Builder.

Pastaj, zgjedhim Code Builder dhe klikojmë OK, me ç'rast hapet dritarja e editorit

të Visual Basicut dhe përgatitet procedura me emrin e kontrollës ose formës dhe

metodën për ngjarjen e zgjedhur së bashku me urdhërin për përfundim të

procedurës përkatëse, End Sub. Pastaj, në pjesën e deklarimeve dhe procedurave,

ndërmjet dy rreshtave të paraqitur, plotësojmë urdhërat tjerë të nevojshëm.

Filtrimi i rekordeve në formë

Le të krijojmë modulin i cili do të bëjë filtrimin e rekordeve në formë, duke gjetur

rekordin e caktuar në bazë të vlerës në ndonjë fushë. Për këtë qëllim do të përdorim

formën Lendet-Tabela (forma e krijuar për tabelën Lëndët, përmbanë të gjitha

fushat e saj).

Fig. 15.8a - Insertimi i tastit komandues

Krijojmë kopjen e saj me emrin

Lendet-Tabela-KodiVB. E hapim në

modin e dizajnit dhe në pjesën e

futerit krijojmë një tast

komandues.Për të krijuar tastin

komandues, deaktivizojmë Control

Wizard në shiritin e veglave

(Toolbox). Insertojmë një tast

komandues, Command Button. Ai

fillimisht paraqitet me emrin

Command1. E klikojme dy herë dhe

e ndryshojmë tekstin në "Gjeje

Lenden me Numer ?". Këtë mund ta

bëjmë edhe duke hapur dritaren e tij

Properties dhe duke ndryshuar

tiparin Caption me tekstin e cekur.

Pastaj, kalojmë në faqen Events dhe

definojmë ngjarjen OnClick.

Hapim dritaren e kodit dhe plotësojmë procedurën OnClick, si në fig. 15.8b.


292

Fig. 15.8b - Kodi për tastin Command1

Siq shihet në figurë, emri i procedurës është Command1_Click( ) (Emri i kontrollës

dhe metoda) dhe procedura është e tipit Private. Nëse procedura e Visual Basicut, e

ka domenin e aplikimit brenda formës, ajo është Private. Përndryshe kemi edhe

procedurat e tipit Public (publike) të cilat mund të thirren në tërë aplikacionin.

Deklarimi i variablave bëhet duke bërë dimensionimin e tyre me urdhërin Dim.

Definohet identifikatori (emri) i variablës dhe tipi. Pra, NumriL As String do të

thotë se kemi variablën me emrin NumriL (Për numrin e lëndës) të tipit String

(String-ndryshore tekstuale). Gjithashtu, edhe variablën Filtri e kemi deklaruar të

tipit String. Urdhëri InputBox, mundëson paraqitjen e dritares (dialogut) për

leximin e vlerave prej tastaturës. Për InputBox definohet teksti për porosinë e

dritares, e cila duhet të jetë udhëzim për shfrytëzuesin dhe teksti që do të paraqitet

si titull i dritares (dialogut). Vlera e shtypur në InputBox, shihet se i ndahet

variablës NumriL. Në rreshtin vijues kemi definuar kushtin If (Nëse). Forma e

përgjithshme e urdhërit është: If Kushti Then Urdhëri End If. (Nëse plotësohet

kushti atëherë ekzekutohet urdhëri). Për rastin tonë, nëse në dialogun për numër

shfrytzuesi nuk shtypë asgjë (Komenti në vazhdim shpjegon se është shtypur tasti

Cancel), atëherë kontrolla kalon në pjesën (labelën) Dalja_Nga_Sub. Ajo është e

definuar në fund të kodit dhe ka vetëm urdhërin për dalje prej procedurës, Exit Sub.

Nëse kushti nuk plotësohet, pra shfrytëzuesi shtypë ndonjë vlerë në dialogun e

paraqitur, atëherë ndryshorja Filtri merr vlerën: [Numri i lendes]= "NumriL". Kjo

formë e kushtit definohet edhe në sintaksen e kushtit në SQL, si WHERE [Numri i

lendes]="NumriL". Për të paraqitur thonjëzat, atëherë në urdhër duhet futur

thonjëzat brenda thonjëzave.


293

Në rreshtin vijues ekzekutojmë komandën OpenForm (DoCmdOpenForm, hape

formën), me parametrat e saj. Hapja bëhet në modin normal dhe duke zbatuar

filtrin me emrin Filtri. Në këtë rast, faktikisht bëhet filtrimi i rekordeve në formë

sipas vlerës së dhënë për NumriL në dialogun që paraqaitet për pyetje.

Fig. 15.8c - Dritarja për dialog

Kur e hapim formën dhe klikojmë

tastin komandues: Gjeje Lenden me

Numer ?, do të aktivizohet dritarja

"Numri i lëndës" (InputBox). Nëse

në dritaren për dialog, nuk

plotësojmë fushën për numër fare

dhe klikojmë OK apo klikojmë

tastin Cancel, atëherë nuk do të

ketë fare efekt në formë. Përsëri do

të shihet rekordi që shihej në të

paraprakisht.

Kur plotësojmë fushën për numër dhe klikojmë OK, do të ekzekutohet pjesa e kodit

në rreshtin DoCmd OpenForm… (Fig. 15.8b)

Fig. 15.8d - Rekordi i filtruar

Me këtë rast do të bëhet filtrimi i

rekordeve në formë në bazë të

fushës Numri i lendes dhe nëse

ekziston numri i tillë, do të

paraqiten të gjitha fushat e rekordit

(fig. 15.8d), si dhe në pjesën e

tasteve për navigim tregohet së

është "Record 1 of 1 Filtered",

sepse ka vetëm një lëndë me atë

numër. Ngjashëm mund të bëhet

filtrimi sipas fushave tjera në

formë.

Ngjashëm, mund të krijojmë module të pavarura, të cilat do të aktivizoheshin

përmes kombinimeve të tasteve në tastierë, duke i zgjedhur kombinimet në makron

AutoKeys dhe duke aplikuar komandën OpenModule ose RunCode kur në modul

kemi disa funksione, etj.


294

Filtrimi i raportit

Gjatë shtypjes së raporteve shpeshherë paraqitet nevoja për shtypjen e raportit

vetëm për ndonjë rekord të caktuar. Mund të krijojmë modulin e ngjashëm për

filtrim, si për filtrimin e formave. Në këtë rast do të krijojmë modulin i cili

aktivizohet automatikisht me hapjen e formës. Për të bërë këtë, duhet të krijojmë

modulin i cili aktivizohet për ngjarjen OnOpen (në hapje) të raportit. Le të marrim

raportin Studentët-Notat, i cili bën grupimin e studentëve sipas numrit të indeksit

dhe llogarite notat mesatare. Krijojmë kopjen e tij, me emrin Studentet-Notat-

FiltriVB. Raporti, në pamjen Design, duket si në fig. 15.9a.

Fig. 15.9a - Raporti në pamjen Design

Hapim dritaren e tipareve të raportit, duke klikuar dy herë kontrollën për zgjedhje

të raportit dhe në dritaren Properties, në faqen Events, zgjedhim ngjarjen OnOpen.

Klikojmë tastin Builder në skajin e djathtë për të hapur dritaren Choose Builder

dhe zgjedhim Code Builder. Me këtë rast, kalojmë në dritaren e editorit të Visual

Basicut dhe hapet dritarja: Report_Studentet-Notat-FiltriVB (Code) (fig. 15.9b).

Në dritare paraqitet emri i pocedurës Private Sub Report_Open me parametrin e saj

dhe End Sub për përfundimin e procedurës.. Ndërmjet këtyre dy rreshtave shtypim

kodin me anë të të cilit do të bëjmë filtrimin e raportit për numrin e indeksit.

Deklarojmë variablat NrIndx dhe Filtri, të tipit String. Për të lexuar vlerën e NrIndx

hapim dialogun me tekstin "Jepe numrin e indeksit" dhe me titull "Numri i

indeksit". Përsëri kemi kushtin If, përmes të cilit dalim nga procedura nëse shtypet

Cancel në dritaren për dialog. Pastaj krijojmë stringun Filtri, për kushtin e filtrimit.

Labela për dalje nga procedura, ka vetëm urdhërin, Exit Sub.


295

Fig. 15.9b - Moduli për filtrim me rastin e hapjes së raportit

Me rastin e hapjes së raportit, së pari në ekran do të paraqitet dialogu për zgjedhje

të numrit të indeksit.

Fig. 15.9c - Raporti i filtruar

Plotësojmë numrin e indeksit dhe

klikojmë OK. Në ekran do të hapet

raporti, vetem me të dhënat për

rekordin që ka atë numër indeksi.

Nëse nuk japim fare numër indeksi

dhe shtypim OK ose Cancel,

atëherë do të hapet raporti me të

gjitha rekordet, pra pa filtrim fare.

Nëse shtypet ndonjë numër që nuk

ekziston, atëherë do të paraqitet

raporti i zbrazët. Për të eleminuar

këtë rast, mund të shtohet edhe kodi

i cili verifikon numrin e indeksit.

Gjithashtu, ka mundësi që për rastin kur për numrin e dhënë të indeksit, s’ka asnjë

të dhënë që paraqet ngjarjen On No Data (asnjë provim i dhënë, raporti i zbrazët),

të definohet kodi i cili nuk e hapë fare raportin e zbrazët. Kjo do të ishte e

përshtatshme p.sh., për të penguar shtypjen e raportit të zbrazët.

Kodi për ngjarjen On No Data:

Private Sub Report_NoData(Cancel As Integer) MsgBox "Studenti me këtë numër indeksi s'ka asnjë provim të dhënë" Cancel = -1 'ose Cancel = True End Sub


296

Shembull Loje

Në fund, si shembull për manipulim me vlera numerike, do të marrim shembullin e

një loje të thjeshtë. Supozojmë se për përcjelljen e një loje në të cilën marrin pjesë

2 kandidatë (ose ekipe), kemi krijuar formën si në fig. 15.10. Në Visual Basic,

zakonisht kontrollat emërtohen me emër të cilit i paraprinë shkurtesa prej tri

shkronjash e llojit të kontrollës, si txt-text box, lbl-labelë, cmd-tast komandues,

chk-check box, cbo-combo box, lst-list box, etj. Preferohet që edhe për objektet e

Accessit të përdoren parashtesat si: tbl-tabela, qry-Query, frm-Forma, rpt-Raporti,

etj. Kodi i Visual Basic-ut me këto parashtesa i identifikon objektet e Accessit.

P.sh., për fushën tekstuale me emrin Vlera, do të kemi txtVlera.

Fig. 15.10a - Shembull-Lojë (design)

Në formë kemi 6 fusha tekstuale, të

palidhura me ndonjë fushë në tabelë

ose pyetës (TextBox, Unbound) të

emërtuara (Tipari Name, faqja

Other): txtEmri1, txtEmri2,

txtVlerat1, txtVlerat2, txtShuma1

dhe txtShuma2. Kemi edhe tastin

komandues, cmdLojaeRe, i cili bën

kthimin e vlerave fillestare, për

fillimin e lojës së re. Në modin e

dizajnit, forma duket si në fig.

15.10a.

Fig. 15.10b - Shembull-Lojë(form)

Loja luhet duke shënuar vlerën e

pikëve në fushat Vlerat (fig.

15.10b). Fokusi kalon prej njërës

fushë, në tjetrën, kurse vlera e re që

shtypet automatikisht i shtohet

fushës përkatëse Shuma. Kur njëri

prej lojtarëve arrin numrin e pikëve

100 e më shumë, loja përfundon

dhe në ekran paraqitet mesazhi:

"Loja mbaroi. Fitoi kandidati

numri: Emriilojtarit".

Për të realizuar këtë, në prapavi kemi modulin e formës, në Visual Basic. Në modin

e dizajnit, kalojmë në dritaren e tipareve, Properties dhe në faqen Events zgjedhim

ngjarjet, për të cilat do të reagojë forma. Kalojmë në dritaren e editorit të Visual


297

Basicut dhe shkruajmë kodin. Për komandën Loja e Re, për ngjarjen OnClick,

shkruajmë kodin vijues, pas rreshtit Option Compare Database: Option Compare Database Private Sub cmdLojaeRe_Click() txtShuma1.Value = 0 txtShuma2.Value = 0 txtVlerat1.Value = 0 txtVlerat2.Value = 0 txtEmri1.Value = "" txtEmri2.Value = "" txtEmri1.SetFocus End Sub

Më shtypjen e tastit Loja e Re (cmdLojaeRe), vlera e kontrollave (tipari Value)

kthehet në zero, gjegjësisht në string të zbrazët "". Tipari SetFocus, kthen fokusin

(vendosë kursorin në fushën përkatëse). Në Visual Basic, tiparit përkatës të

kontrollës i referohemi duke e shkruar tiparin pas pikës që vendoset pas emrit të

kontrollës, në formën identifikatori.tipari (emri pikë tipari).

Për kontrollat txtVlerat (fushat Vlerat), të cilat faktikisht janë fushat të cilat

dirigjojnë kontrollën e lojës me ndryshimet e vlerave në to, shkruajmë kodet

përkatëse, për ngjarjet AfterUpdate (pas ndryshimit), që do të thotë se pasi të

ndryshojë vlera në fushë dhe kursori (fokusi) të largohet prej saj, ekzekutohet kodi

përkatës.

' -------------------------------------------------------------------------------------------------- Private Sub txtVlerat1_AfterUpdate() If txtShuma1.Value = "" Then txtShuma1.Value = 0 txtShuma1.Value = txtShuma1.Value + txtVlerat1.Value If txtShuma1.Value > 100 Then txtEmri1.SetFocus MsgBox ("Loja mbaroi, Fitoi kandidati 1: " & txtEmri1.Text) End If If txtShuma2.Value > 100 Then txtEmri2.SetFocus MsgBox ("Loja mbaroi, Fitoi kandidati 2: " & txtEmri2.Text) End If txtVlerat2.SetFocus End Sub ' -------------------------------------------------------------------------------------------------- Private Sub txtVlerat2_AfterUpdate() If txtShuma2.Value = "" Then txtShuma2.Value = 0 txtShuma2.Value = txtShuma2.Value + txtVlerat2.Value


298

If txtShuma1.Value > 100 Then txtEmri1.SetFocus MsgBox ("Loja mbaroi, Fitoi kandidati 1: " & txtEmri1.Text) End If If txtShuma2.Value > 100 Then txtEmri2.SetFocus MsgBox ("Loja mbaroi, Fitoi kandidati 2: " & txtEmri2.Text) End If txtVlerat1.SetFocus End Sub ' --------------------------------------------------------------------------------------------------

Gjatë shkruarjes së kodit, posa të shkruhet emri i kontrollës dhe pika pas tij, për t'iu

qasur tiparit përkatës, në ekran automatikisht paraqitet lista e tipareve për atë

kontrollë, gjë që lehtëson shtypjen dhe gjetjen e tipareve të nevojshme dhe të

mundshme për një kontrollë. Shtypim Save, për të ruajtur ndryshimet dhe kodin

dhe kthehemi në dritaren e Accessit. Tani forma është e gatshme dhe mund të

përdoret.

Raportimi i gabimeve gjatë ekzekutimit

Nëse gjatë shkruarjes së kodit kemi lëshuar gabime, kur të ekzekutohet kodi do të

lajmërohet gabimi përkatës. Gabimet mund të jenë të natyrave të ndryshme dhe me

efekte të ndryshme në aplikacionin përkatës. Ka gabime të cilat lajmërohen me

rastin e startimit të aplikacionit, e gjithashtu, ka edhe gabime të cilat lajmërohen

me rastin e ekzekutimit (Run-time errors-gabimet në kohën e ekzekutimit). Për

rastin e dytë, aplikacioni startohet normalisht por kur rrjedha e programit arrinë në

pikën ku ndodhet gabimi, atëherë automatikisht paraqitet mesazhi i gabimit. Le të

supozojmë se kemi një gabim në kodin e tastit komandues cmdLojaeRe. Në

rreshtin e parë të procedurës, në vend se të shtypim "txtShuma1.Value=0",

gabimisht kemi shtypur një shkronjë t tek txtShuma: "txtShumat1.Value=0".

Me qenë se, kjo është pjesa e kodit e cila aktivizohet pas shtypjes së tastit Loja e

Re, atëherë kur të hapim formën, në fillim ajo do të funksionojë normalisht. Mund

të luhet një lojë dhe çdo gjë do të duket në rregull, por në momentin kur të

klikojmë tastin komandues Loja e Re, për të filluar lojën e re, automatikisht në

ekran do të paraqitet porosia e gabimit (fig. 15.11a). Tregohet numri i gabimit dhe

shkaku i gabimit (Object required - kërkohet objekti), i cili ndihmon identifikimin

e gabimit.


299

Fig. 15.11a - Porosia e gabimit

Në dritaren me porosinë e gabimit

kemi tastet: Continue (vazhdo, i cili

aktivizohet nëse ekzekutimi mund

të vazhdojë, duke injoruar gabimin

e paraqitur), End (fund, përfundo

ekzekutimin), Debug (Rregullo,

Dibagim, evitim gabimesh). Kemi

edhe tastin Help (ndihma), me të

cilin ofrohet ndihmë.

Nëse klikojmë tastin Debug, për të gjetur dhe evituar gabimin e paraqitur, atëherë

kontrolli i programit kalon në dritaren e editorit të Visual Basicut, i cili

automatikisht do të vendosë kontrollin në pozitën ku ka ndodhur gabimi, duke e

shenjuar me prapavi të verdhë dhe duke vendosur shigjetën treguese në rreshtin ku

është paraqitur gabimi (fig. 15.11b).

Fig. 15.11b -Identifikimi dhe evitimi i

gabimit

Pasi të identifikohet gabimi, në

shiritin e veglave klikojmë Reset,

për të ndërprerë ekzekutimin e

programit dhe përmirësojmë

gabimin e gjetur. Ruajmë

ndryshimet, duke klikuar Save dhe

përsëri kthehemi në Access. Hapim

përsëri formën dhe e testojmë për të

parë a është eleminuar gabimi.

Gabimet në kohën e ekzekutimit,

janë gabimet më të vështira për tu

identifikuar dhe evituar.

Për të përvetësuar sa më shumë mënyrat dhe mundësitë e përdorimit të moduleve

është mirë të studiohen shembujt e dhënë në Access, si Northwind.mdb,

Orders.mdb dhe Solutions.mdb, të cilët ndodhen në folderin Microsoft

Office/Office/Samples.


300


301

KËSHILLA PRAKTIKE PËR PËRDORIM

Për të lehtësuar përdorimin e aplikacionit prej shfrytëzuesve, mund të përshtasim

edhe menytë dhe shiritat e veglave, ashtu që t'i përshtaten aplikacionit konkret.

Gjithashtu, duhet pasur parasyshë mirëmbajtjen e bazës së të dhënave, mbrojtjen e

saj prej shfrytëzuesve të paautorizuar si dhe prej atyre që s'dijnë ta përdorin e

rastësisht mund ta dëmtojnë.

Dritarja fillestare

Për aplikacionin, mund të krijohet edhe një dritare fillestare, e cila do të paraqitet

vetëm për disa momente në ekran, si përshëndetje hyrëse për shfrytzuesit e bazës së

të dhënave, si reklamë për kompaninë, etj. Për dritaren e tillë, krijojmë një formë, e

cila do të përmbajë tekstin përshëndetës, ndojë foto dhe tiparet vijuese: Caption -

Mirëseardhje (Welcome); Views allowed - Form; Scroll Bars - Neither; Navigation

Buttons - No; Dividing Lines - No; Record Selectors - No; Auto Center - Yes;

Border Style - Dialog; Min Max Buttons - No; Picture - fotoja e dëshiruar. Për të

kufizuar kohën e paraqitjes së saj në ekran, në modin e dizajnit, në dritaren

Properties të formës, duhet përcaktuar dy tipare në faqen Event: OnTimer (Në

matësin e kohës, numratori) dhe Timer Interval (Intervali kohor). Ngjarja Timer

(matësi, numratori) reagon kur të kalojë intervali kohor i përcaktuar në tiparin

Timer Interval. Njësia matëse për intervalin është milisekonda, këshu që për të

përcatuar kohën prej 3 sekondave, definojmë vlerën 3000.

Fig. 17 - Makroja Mbylle Miresardhjen

Nëse dëshirojmë që pas intervalit

kohor të mbyllet dritarja fillestare

dhe të hapet dritarja komanduese

(Switchboard) atëherë krijojmë një

makro (Mbylle Mireseardhjen) dhe

në të japim dy komanda (Action):

Close, për të mbyllur formën

fillestare (Mireseardhje) dhe

OpenForm për të hapur dritaren

komanduese (Switchboard).


302

Për tiparin OnTimer të formës fillestare, zgjedhim Makron "Mbylle Miresardhjen".

Pastaj, në makron AutoExec ose në dritaren StartUp (Tools - StartUp) përcaktojmë

si formë fillestare të aplikacionit formën Mireseardhje. Kur startohet aplikacioni,

ajo paraqitet në ekran dhe pas kalimit të intervalit kohor të definuar, aktivizohet

makroja e cila mbyllë dritaren fillestare dhe hapë dritaren komanduese. Zakonisht,

insertohet edhe një check-box, me të cilin kontrollohet paraqitja e formës fillestare

përmes një funksioni të Visual Basic-ut, ashtu që shfrytzuesi të ketë mundësi të

eleminojë paraqitjen e dritares fillestare, herave të ardhshme.

Përshtatja e menyve dhe shiritave të veglave

Si në çdo program të Microsoft Office, edhe në Access, përshtatja e menyve dhe

komandave bëhet përmes opcionit Customize (përshtate, adaptoje), të cilën mund ta

hapni përmes menysë Tools-Customize ose View-Toolbars-Customize. Gjithashtu,

mund të klikohet kudo në shiritat e veglave ose në meny me tastin e djathtë të

mausit dhe në menynë e kontekstit të zgjedhet Customize. Elementi themelor i

menysë, shiritit të veglave dhe menyve të kontekstit është komanda. Ajo

aktivizohet duke klikuar në tastin në shiritin e veglave, duke zgjedhur në meny ose

nënmeny apo në menynë e kontekstit. Komanda mund të paraqitet si tast me ikonë,

me tekst shpjegues ose me të dyja. Komandat janë të grupuara në meny ose shirita

veglash dhe disa prej tyre janë në dispozicion për secilën bazë të të dhënave.

Komandat e "brendshme" janë të predefinuara në Access dhe paraqiten

automatikisht. Shiritat e veçantë të veglave paraqiten vetëm për bazën në të cilën

janë krijuar. Gjithashtu, shiritat e veçantë të komandave mund të shtohen në forma

ose raporte të caktuara.

Paraqitja ose fshehja e shiritave të veglave bëhet prej dritares Customize (fig. 17.2).

Shiritat të cilët janë të selektuar shihen në ekran. Duke klikuar në katrorin për

zgjedhje para emrit (check box-in) bëhet zgjedhja ose eleminimi i shiritit të

veglave. Shiritat e predefinuar të Accessit edhe pse nuk shihen në ekran, paraqiten

në listë, kurse ata të krijuar prej shfrytëzuesit, paraqiten vetëm për bazën në të cilën

janë krijuar. Për secilën pamje të objekteve të Accessit, paraqitet shiriti i

nënkuptuar i veglave. Ai paraqitet në listën e cila hapet në menynë View-Toolbars,

me shenjën e zgjedhjes. Shiritat plotësues të veglave janë Source Code Control me

tastet për kodin e Visual Basic-ut si dhe shiritat e zbrazët Utility1 dhe Utility2 të

cilët mund të përdoren për të krijuar shirita global të veglave (të cilët do të shihen

në çdo bazë të të dhënave), të përshtatur sipas dëshirës së shfrytëzuesit. Secili shirit

i veglave ose menyve mund të zhvendoset nëpër ekran sipas dëshirës. Shiritat janë

të tipit Dockable (të ankorueshën, lidhen në dok si anijet) dhe mund të vendosen në

pjesën që automatikisht adaptohet për vendosjen e tyre ose mund të jenë si shirita

fluturues, me ç’rast vendosen diku brenda hapsirës së ekranit dhe paraqiten si

dritare e veçantë, e cila ka tastin Close për mbyllje.


303

Në skajin e majtë të shiritit të menysë ose të veglave kemi një shenjë që

duket si vijë me ngjyrë të theksuar ose si shkronjë I. Nëse vendoset

kursori mbi të merr formën e shigjetës katërkahëshe, që është shenjë se

mund të shtypet dhe të zvarritet me tastin e majtë të mausit.

Atëherë lëvizet e ndryshohet pozita dhe forma e shiritit të veglave ose të menyve.

Nëse zvarritet në skaje të ekranit, në cilëndo pozitë

(lartë, poshtë, majtas, djathtas) atëherë ankorohet në

pozitën që i përshtatet automatikisht shiritit të

veglave ose të mënysë. Deri sa të përshtatet mirë

pozita, nuk duhet lëshuar tastin e mausit. Kur janë si

dritare e veçantë zgjedhja bëhet duke shtypur dhe

zvariturr shiritin e kaltër të titullit, si për dritaret e

zakonshme në Windows.

Paraqitja dhe fshehja e tasteve në shiritin e veglave

Tastet në shiritin e veglave mund të largohen ose shtohen sipas dëshirës. Në skajin

e djathtë të shiritit të veglave standarde, ndodhet tasti More Buttons (më shumë

taste), i cili hape menynë Add or Remove Buttons (shto ose largo tastet).

Fig. 17.1 - Shto/largo tastet në shiritin e

veglave

Tastet e zgjedhura, shihen në

shiritin e veglave. Në fund të listës,

kemi opcionin Customize përmes së

cilit hapet dritarja Customize, nga e

cila gjithashtu mund të përshtasim

shiritat e veglave duke u shtuar ose

larguar tastet.

Gjithashtu, kur hapet dritarja Customize, mund të kalohet në faqen Commands të

saj dhe atëherë, mund të zgjedhen tastet nëpër menytë përkatëse dhe të shtohen ose

të largohen. Menytë paraqiten në listën Categories, kurse komandat përkatëse në

listën Commands. Për të shtuar një tast komandues në ndonjë shirit të veglave,

zgjedhet tasti komandues në listën e komandave dhe shtypet me tastin e majtë të

mausit. Kur të shtypet tasti i mausit, kursorit i shtohet shenja e një katrori të vogël

në fillim dhe një shenjë plus në fund. Atëherë duke mbajtur shtypur tastin e majtë,

zvarritet kursori dhe pastaj zhvendoset në shiritin e veglave ku dëshironi të shtoni

tastin përkatës.

Kur arrinë në pozitën ku mund të vendoset, paraqitet shenja e cila duket

si një shkronjë I e zezë. Nëse lirohet tasti i mausit, në atë pozitë do të

paraqitet tasti komandues i ri.


304

Fig. 17.2 - Dritarja Customize

Në dritaren Customize, kemi tri

faqe: Toolbars (shirititat e veglave),

Commands (komandat) dhe

Options (Opcionet). Përmes faqes

Toolbars zgjedhim shiritat të cilët

do të shihen. Përmes faqes

Commands bëjmë shtimin ose

largimin e tasteve komanduese

nëpër shiritat e veglave, sipas

procedurës së larpërmendur.

Përmes faqes Options rregullojmë

dhe përshtasim opcionet e shiritave

të veglave dhe tasteve komanduese

të tyre.

Ndryshimi i opcioneve të menyve dhe shiritave të veglave

Në dritaren Customize, në faqen Options kemi opcionet për përshtatjen e menyve

dhe shiritave të veglave (fig. 17.3).

Fig. 17.3 - Përshtatja e opcioneve

- Standard and Formatting toolbars

share one row (Shiritat e veglave

Standard dhe Formatting ndajnë së

bashku një rresht. Këto janë shirita

të nënkuptuar të Accessit.

- Menus show recently used

commands first (menytë paraqesin

së pari komandat e përdorura së

fundi) - shkurton përmbajtjen e

menysë dhe në fund të saj vendosë

shigjetën e dyfishtë për të hapur

menynë e plotë. Nëse nuk

aktivizohet ky opcion, menytë

paraqiten të plotë secilën herë.

- Show full menus after short delay (paraqite menynë e plotë pas një vonese të

shkurtër) - zgjeron menynë e plotë, nëse vendoset kursori në meny dhe mbahet për

një kohët të shkurtër. Ky opcion është aktiv, nëse nuk aktivizohet opcioni paraprak.

- Reset my usage data (reseto të dhënat e përdorimit) - paraqet menytë e

nënkuptuara ("të brendshme") të Accessit dhe shiritat e veglave.

- Large Icons (Ikonat e mëdha) - paraqet ikonat e tasteve si më të mëdha. Ky

opcion ndikon në të gjitha programet e Office-it.


305

- List font names in their font – paraqiti emrat e fonteve me fontin e tyre.

- Show screen tips on toolbars (paraqiti tekstet udhëzuese në ekran në shiritat e

veglave) - paraqet emrat e tasteve komanduese kur vendoset kursori mbi ta dhe

mbahet aty për një moment. Edhe ky opcion ndikon në të gjitha programet e

Office-it.

- Show shortcut keys in Screen Tips (paraqiti shkurtesat e komandave në Screen

Tips) - paraqet edhe shkurtesat në tekstin shpjegues. Për shembull nëse mbahet

kursori mbi tastin Copy në shiritin e veglave, atëherë paraqitet teksti: "Ctrl+C

Copy".

- Menu animations (animimi i menyve) - definon mënyrën e paraqitjes së menyve.

Ka opcioniet: None (asnjë), Random (i rastit), Unfold (shpalos) dhe Slide (sllajd).

Krijimi i shiritit të veçantë të veglave

Për krijimin e shiritave global të veglave kemi në dispozicion dy grupe të zbrazëta,

Utility1 dhe Utility2, në dritaren Customize. Për të krijuar një shirit të veçantë të ri

të veglave, i cili paraqitet vetëm për bazën në të cilën krijohet, në dritaren

Customize, në faqen Toolbars në anën e djathtë, klikojmë tastin New për të krijuar

një shirit të ri të komandave, i cili mund të bëhet shirit i veglave, i menysë ose i

menysë së kontekstit.

Në ekran do të paraqitet dritarja New Toolbar

dhe në fushën Toolbar Name (emri i shiritit të

veglave) zgjedhim emrin për të. Le të krijojmë

një shirit të ri të veglave për bazën e të dhënave

"Fakulteti", prandaj do ta emërtojmë me emrin

"Fakulteti-Studentët"

Fig. 17.4 – Shiriti i ri i veglave

Pastaj shtypim OK dhe në dritaren

Customize, në listën e Toolbars do të

paraqitet shiriti i ri i veglave i cili do të

zgjedhet dhe në ekran do të paraqitet

shiriti i veglave i zbrazët me emrin me

të cilin e krijuam.

Shihet vetëm si dritare e vogël (shirit fluturues) të cilin e zgjedhim dhe e zvarrisim

deri sa të vendoset diku nën shiritin e veglave standarde. Pastaj e plotësojmë me

komandat dhe menytë e dëshiruara.

Në dritaren Customize klikojmë tastin Properties dhe hapet dritarja Toolbar

Properties (tiparet e shiritit të veglave). Me opcionet në këtë dritare përcaktohemi

për llojin e shiritit që krijohet, se a do të jetë shirit i vegalve me tastet komanduese,

meny apo meny e kontekstit. Tiparet që përcaktohen në të (Fig. 17.5), janë emri i

shiritit të veglave, tipi, mënyra e vendosjes dhe opcionet tjera.


306

Fig. 17.5 - Tiparet e shiritit të veglave

Në fushën Type, zgjedhim llojin

prej listës që hapet: Menu bar

(meny), Toolbar (shirit i veglave)

ose Popup (meny e kontekstit,

paraqitet aty për aty). Në fushën

Docking zgjedhim opcionet për

vendosje në shirit të veglave ose

nëpër ekran. Ka mundësi të

kufizohet vendosja vertikale ose

horizontale, si dhe moslejimin i

ndryshimeve në të.

Opcionet tjera (check box-et)

aktivizohen ose deaktivizohen me

klik.

Show on Toolbars Meny (paraqite në menynë Toolbars), Allow (Lejo): Customizing

(përshtatjen), Resizing (ndryshimin e madhësisë), Moving (zhvendosjen) dhe

Showing/Hidding (paraqitjen/fshehjen). Mbyllim dritaren me Close dhe tani kemi

definuar tipin dhe tiparet e shiritit të ri komandues.

Pasi të përcaktohet tipi dhe tiparat e tjera, mund të fillohet plotësimi me taste

komanduese, meny ose nënmeny.

Nëse bëhen ndryshime të shiritave të brendshëm (Built In), atëherë nuk janë në

dispozicion disa fusha, si p.sh Toolbar dhe Type, sepse nuk lejohet ndryshimi i

tyre. Nëse dëshironi të riktheni gjendjen fillestare të tyre, klikoni tastin Restore

Defaults dhe rikthehet gjendja origjinale e shiritit ose menysë.

Shtimi/Largimi i tasteve komanduese

Për të shtuar tastet komanduese në shiritin e krijuar të veglave hapim dritaren

Customize, në njërën prej mënyrave të mundshme. Kur hapet dritarja Customize,

atëherë nuk mund të kryhen veprimet tjera në Access, deri sa të mbyllet dritarja

Customize. Për të shtuar një tast komanduese të ri, ekzistojnë dy mundësi: kopjimi

ose zhvendosja e tasteve ekzistuese prej shiritave tjerë ose zgjedhja e tastit në listën

e komandave në faqen Commands të dritares Customize.

Në listën e komandave, ka disa lloje të komandave. Komandat e zakonshme,

komandat të cilat hapin dritaret për dialog të cilat pas emrit të tyre kanë nga tri pika

dhe komandat me të cilat hapim nënmenytë, të cilat në skajin e djathtë kanë

shenjën e vijës vertikale dhe të trekendëshit të zi. Në listën e komandave gjenden të

gjitha komandat e mundshme, disa prej të cilave edhe i kemi nëpër menytë dhe

shiritat e ndërtuar të Accessit. Për të marrë më shumë informata për komandën

përkatëse, mund të zgjedhet ajo dhe të shtypet tasti Description në dritaren


307

Customize, me të cilin jipen shpjegimet për komandën e zgjedhur. Vendosja e

komandës në shiritin e veglave bëhet me zgjedhjen dhe zvarritjen e saj deri në

shiritin e veglave. Kur të shihet shenja e vendosjes, si shkronjë I e zezë, lirohet tasti

dhe vendoset komanda në shirit. Mund të shtohen edhe komanda të cilat

ekzekutojnë kodin e Visual Basicut. Përveq kategorive të "brendshme" kemi në

dispozicion edhe kategoritë shtesë, për bazën në të cilën krijojmë shirit të ri

komandash. Kategoritë e komandave të cilat mund ti shtojmë janë: ActiveX

Controll (kontrolla ActiveX); All Forms (të gjitha format) e cila përmbanë listën e

të gjitha formave në bazën aktuale; All Macros (të gjitha makrot) e cila përmbanë

listën e makrove të bazës; All Queries (të gjithë pyetësit) që përmbanë listën e

pyetësve; All Reports (të gjitha raportet), përmbanë listën e raporteve; All Tables

(të gjitha tabelat) që përmbanë listën e tabelave; All Web pages (të gjitha web

faqet); Source Code Control (kontrolla e kodit burimor) për mbrojtjen dhe

manipulimin me kodin burimor të aplikacioneve të ndryshme; Tools (veglat) për

aktivizimin e lidhjeve të Office-it, analizë të makrove, krijim të kopjeve rezervë të

fajllave dhe pajisjeve tjera dhe Web për navigim të HTML faqeve.

Për të shtuar format e caktuara, zgjedhim All Forms dhe në shiritin e veglave

"Fakulteti-Studentet" i shtojmë format: Studentet-Tabela, Fleteparaqitjet-Tabela

dhe Lendet-Tabela. Në fillim shihet vetëm tasti me ikonën (figurën) specifike të

formave. Pastaj do të shohim se si i bëjmë ndryshimet e nevojshme në to.

Komandat mund t'i marrim edhe duke i kopjuar ose zhvendosur prej shiritave tjerë.

Kjo lehtëson punën, sepse komandat e gatshme i kanë të definuara edhe pikat për

ndihmë, ikonat etj. Nëse e zvarrisim një komandë prej një shiriti në tjetrin, atëherë

ajo largohet prej shiritit ku ka qenë dhe kalon në shiritin e ri. Për të mos i larguar,

por për t'i kopjuar komandat prej një shiriti në tjetrin, duhet mbajtur shtypur tastin

CTRL në tastierë dhe pastaj zvarritet komanda prej një shiriti në tjetrin. Nëse

dritarja Customize nuk është e hapur fare, për të bërë kopjimin e një komande prej

një shiriti në tjetrin, duhet mbajtur shtypur tastet CTRL dhe ALT. Kur dritarja

Customize nuk është e hapur, zhvendosja e komandave prej një shiriti në tjetrin,

bëhet duke mbajtur shtypur tastin ALT.

Kur në kopjen e ndryshuar, bëhen ndryshime, ato përcillen edhe në origjinal. Kur

planifikohet të bëhen ndryshime në komanda (taste, ikona) atëherë më mirë është

që të krijohet shiriti i ri i veglave dhe komandat të shtohen prej dritares Customize,

nga lista Commands.

Tani në shiritin e veglave "Fakulteti-Studentët" kemi tri ikona të formave, të cilat

duken njësoj. Nëse e mbani kursorin mbi ikonën e parë, do të paraqitet teksti

(Screen Tip) me shpjegimin "Open Form Studentet-Tabela". Ngjashëm do të kemi

tekstet edhe për dy ikonat tjera.


308

Fig. 17.6 - Përshtatja e

komandave

Për të ndryshuar tiparet e tastit komandues, deri sa

është e hapur dritarja Customize, klikojmë ikonën me

tastin e djathtë dhe hapet menya e kontekstit (fig.

17.6). Në fushën Name (Emri) ndryshojmë emrin , në

Studentët. Në këtë meny kemi në dispozicion edhe

komandat për manipulim me tastin (Button) të cilat

mundësojnë kopjimin, editimin e ikonës ose

ndryshimin e ikonës së komandës. Pastaj, për tastin,

mund të zgjedhim opcionin që mundëson pamjen në

Default Style (stilin e zakonshëm), Text Only (vetëm

teksti) dhe Image and Text (figura dhe teksti).

Zgjedhim opcionin Image and Text. Njësoj do të

veprojmë edhe për dy komandat tjera, të cilat do të

hapin dy format tjera.

Nëse për komandat nëpër meny dëshirojmë të

paraqitet vija ndarëse për grup të komandave, si shihet

edhe në këtë meny përmbi nënmenynë Default Style,

klikojmë tastin Begin Group dhe për tastet aktuale do

të paraqitet vija ndarëse e grupit.

Shtypim Close në dritaren Customize dhe tani në shiritin e veglave "Fakulteti-

Studentët" do të kemi këtë pamje:

Nëse klikojmë kursorin në tastin Studentët, në ekran do të hapet forma "Studentët-

Tabela". Nëse vetëm e mbajmë kursorin mbi ikonë, do të paraqitet teksti (Screen

Tip) "Open Form "Studentet-Tabela". Për të ndryshuar edhe këtë tekst, sipas

dëshirës, atëherë përsëri hapim dritaren Customize (klikojmë tastin e djathtë në

shiritn e veglave dhe zgjedhim Customize në menynë e kontekstit). Në tastin

komandues Studentet klikojmë përsëri me tastin e djathtë dhe në menynë e

kontekstit zgjedhim opcionin e fundit, Properties. Në ekran do të hapet dritarja e

tipareve "Fakulteti-Studentët" Control Properties (fig. 17.7).

Në dritaren e tipareve përsëri mund të bëjmë ndryshime në emrëtime dhe në stilin e

komandës. Në fushën, Sreen Tip: shkruajmë tekstin i cili dëshirojmë të paraqitet

kur mbajmë kursorin mbi ikonë. Shkruajmë tekstin: Hape formën "Studentet-

Tabela".


309

Fig. 17.7 - Tiparet e komandës

Pozita On Action, vlen kur

dëshirojmë që komanda të

aktivizojë ndonjë makro. Në listë

paraqitet lista e emrave të makrove

në bazën e të dhënave.

Për paraqitjen e ndihmës, zgjedhet

Help File dhe Help context ID, të

cilat mundësojnë paraqitjen e

ndihmës së caktuar prej Accessit,

kur klikohet tasti F1 për ndihmë.

Nëse dëshirojmë të ndajmë ikonat

në grupe, përmes vijave ndarëse, në

shiritin e veglave, aktivizojmë

check-boxin Begin a Group.

Në atë rast do të bëhet ndarja në

grupe me vizë ndarëse, si në shiritin

standard që i kemi ikonat: File,

Open, Save në një grup, pastaj Cut,

Copy, Paste në grup tjetër, e kështu

me rradhë.

Me Close mbyllim dritaren Properties. Ndryshojmë edhe tiparet e dy komandave

tjera dhe pastaj me Close mbyllim dritaren Customize

Tani nëse në shiritin e veglave do të mbajmë kursorin për një kohë mbi tastin

Studentët, do të paraqitet teksti (Screen Tip) , si në figurën vijuese.

Ngjashëm ndodhë edhe për komandat tjera.

Për të fshirë ndonjë prej komandave, përsëri hapim dritaren Customize (kalojmë në

modin e përshtatjes) dhe zgjedhim komandën të cilën dëshirojmë ta fshijmë. E

klikojmë me tastin e djathë të mausit, me ç'rast hapet menya e kontekstit dhe në të

zgjedhim Delete (fshije).Tasti komandues do të fshihet nga shiriti i veglave.

Mbyllim dritaren Customize me Close dhe kthehemi në dritaren e Accessit, në

modin normal të punës.


310

Shtimi i menyve

Sipas dëshirës mund të shtojmë ndonjë meny në shiritin e menyve ose edhe në

shiritin e veglave. Nëse shtojmë ndonjë meny të re, në shiritin e menyve të Acessit,

atëherë ajo do të shihet çdo herë. Do të shtojmë një meny të re, por në shiritin e

veçantë të veglave të cilin e krijuam më herët. Për të shtuar një meny në shiritin e

veglave, përsëri hapim dritaren Customize dhe në dritaren Commands, në listën e

kategorive zgjedhim New Menu. Në listën e komandave do të shihet vetëm

komanda New Menu. Si shihet, ajo ka edhe shenjën në skajin e djathtë, që tregon se

prej saj hapen edhe nënmenytë. E zgjedhim, shtypim tastin e majtë të mausit dhe e

zvarrisim deri sa të kalojmë në shiritin "Fakulteti-Studentët" dhe kur të shihet

shenja e vendosjes pas tastit komandues Fletëparaqitjet, e lirojmë dhe aty do të

insertohet menya New Menu.

a.

Fig. 17.8b - Insertimi i

menyve

E klikojmë me tastin e djathtë dhe në menynë e

kontekstit, si në fig. 17.8a, ia ndërrojmë emrin nga

New Menu në "Pyetësit". Klikojmë menynë Pyetësit

dhe ajo do të duket si në fig. 17.8b. Pra, nën të duket

një katrorë i zbrazët, në të cilin në vazhdim do të

insertojmë komandat përkatëse. Tani përsëri kthehemi

në dritaren Customize dhe zgjedhim kategorinë All

Queries (të gjithë pyetësit). Nga lista e pyetësve të

bazës zgjedhim pyetësin "Studentët Notat_Crosstab"

dhe e zvarrisim në katrorin e paraqitur në menynë

Pyetësit. Për të vendosur edhe një pyetës në

meny(Lendet-Katedrat), e zgjedhim nga lista All

Queries në dritaren Customize.

Kur ta zvarrisim në meny, nën pyetësin e parë të vendosur më herët, do të paraqitet

një vijë e zezë horizontale, e cila tregon pozitën ku do të paraqitet menya e re. Kur

të lirohet tasti i mausit, aty do të vendoset opcioni i ri në meny. Nëse dëshirojmë të

insertojmë nënmeny, atëherë në dritaren Customize në listën Categories përsëri

zgjedhim New Menu dhe në listën e komandave gjithashtu zgjedhim New Menu.

Përsëri e zvarrisim dhe e vendosim në kuadër të menysë Pyetësit, nën dy opcionet e

para të vendosura më herët. Pastaj, e klikojmë me tastin e djathtë dhe ia

ndryshojmë emrin si në fig. 17.8a. E emërtojmë me emrin "Zgjedhe Pyetësin:".

Tani e klikojmë menynë, ashtu që në skajin e saj të

djathtë të paraqitet katrori i vogël i zbrazët, në të

cilin pastaj do të vendosen nënmenytë përkatëse.

Në dritaren Customize, zgjedhim All Queries dhe në nënmenynë "Zgjedhe

Pyetësin:" insertojmë me rradhë katër pyetës. Mbyllim dritaren Customize dhe


311

pastaj në shiritin e veglave "Fakulteti-Studentët" klikojmë menynë Pyetësit dhe në

të hapim nënmenynë "Zgjedhe Pyetësin:", si në figurën 17.9.

Fig. 17.9 - Menya me nënmeny

Në nënmeny, kemi vendosur katër

pyetës të tjerë. Kështu mund të

krijohen menytë e kategorizuara në

nënmeny përkatëse.

Shtimi i komandave në menynë e kontekstit

Për të krijuar ose ndryshuar komandat në menytë e kontekstit, në dritaren

Customize, në faqen Toolbars klikoni Shortcut Menus. Në ekran do të paraqitet

shiriti i veglave Shortcut Menus. Klikoni në kategorinë Custom, me ç'rast hapet

katrori për pranim të komandave të reja. Pastaj, nga dritarja Customize në mënyrë

të njëjtë si më herët, shtojmë komandat përkatëse në shiritin e veglave. Komandat

edhe mund të kopjohen prej shiritave tjerë të komandave.

Importimi i menyve të gatshme

Nëse në ndonjë bazë të të dhënave keni ndonjë shirit të gatshëm të veglave ose

menyve, atëherë mund t'i importoni në bazën e të dhënave. Në menynë File,

zgjedhni Get External Data (merr të dhënat e jashtme) dhe në të klikoni opcionin

Import. Në dialogun që hapet, Import, zgjedhni tipin e fajllit Microsoft Access.

Zgjedhni folderin dhe fajllin që importohet dhe klikoni dy herë në të. Në ekran do

të paraqitet dritarja për dialog Import Objects. Në të në skajin e djathtë poshtë,

klikoni tastin Options dhe hapet pjesa e opcioneve për importim. Në të aktivizoni

edhe opcionin Menus and Toolbars, me çka importohen menytë dhe shiritat e

veglave, të cilët nuk ekzistojnë në bazën ku importohen dhe nuk janë me të njëjtin

emër.

Lidhja e shiritit të veglave me ndonjë objekt

Nëse për ndonjë objekt dëshironi të përcaktoni shiritin e veglave dhe menytë të

cilat do të paraqiten automatikisht, me hapjen e objektit përkatës (formës, raportit,

etj), atëherë hapni dritaren e tipareve të objektit dhe në faqen Format, përcaktoni

tiparet: Menu Bar (menya), ToolBar (shiriti i veglave) dhe Shortcut Manu Bar

(menya e kontekstit, menya e shkurtesave).

Nëse dëshironi që për ndonjë bazë të të dhënave, të ndryshoni edhe shiritin global

të veglave dhe të menyve të kontekstit, atëherë hapni dritaren StartUp (menya

Tools-StartUp) dhe në fushat: Menu Bar dhe Shortcut Manu Bar zgjedhni shiritat e

veglave dhe menyve të krijuara.


312

Fshirja e shiritit të komandave

Për të fshirë shiritin e komandave ose menyve, në dritaren Customize në faqen

Toolbars, zgjedheni shiritin përkatës dhe klikoni tastin Delete në anën e djathtë.

Nëse ajo ka qenë meny e brendshme, por vetëm e keni modifikuar, atëherë ajo nuk

mund të fshihet, por mund të shtypet tasti Reset (riseto, rivendos) me çka kthehet

gjendja e saj standarde fillestare. Nëse dëshironi të fshini menynë e kontekstit,

atëherë së pari duhet ta konvertoni në shirit të veglave Toolbar, e pastaj ta fshini.

Konvertimi bëhet duke shtypur tastin e djathtë për të hapur dritaren Toolbar

Properties dhe duke zgjedhur tipin Toolbar. Atëherë, ajo shtohet në listën Toolbar

në dritaren Customize dhe pastaj fshihet.

Duhet pasur kujdes, që nëse ndonjë shirit i komandave që fshihet ka qenë i lidhur

me ndonjë formë ose raport, të largohet edhe tipari përkatës në dritaren e tipareve

Properties të formës ose raportit përkatës, sepse kur të startohet forma ose raporti

do të lajmërohet gabimi.

Shtimi dhe editimi i figurave

Ikonat e tasteve komanduese dhe menyve mund të ndryshohen. Figura që shihet në

ikonën përkatëse mund të ndryshohet, të fshihet, të importohet prej ndonjë

programi tjetër ose të krijohet vet prej fillimit. Për secilin prej veprimeve, duhet

hapur dritaren Customize, për të kaluar në modin e përshtatjes së menyve dhe

shiritave të komandave.

- Për të kopjuar ikonën e ndonjë komande, klikohet në të me tastin e djathtë dhe në

menynë e kontekstit zgjedhet Copy Button Image. Pastaj klikohet me të djathtën

ikona tjetër dhe zgjedhet Paste Button Image.

- Për të vendosur ndonjë foto nga ndonjë program tjetër, ajo kopjohet në Clipboard

dhe pastaj klikohet ikona me të djathtën dhe zgjedhet Paste Button Image.

- Për të ndryshuar ikonën e

komandës, klikohet në të me tastin

e djathtë të mausit dhe zgjedhet

menya Change Button Image, me

ç'rast paraqitet lista e ikonave që

ekzistojnë dhe zgjedhet ndonjëra

prej tyre.

- Për të krijuar një ikonë të re, në menynë e kontekstit për tastin komandues

zgjedhet Edit Button Image. Në këtë rast hapet dritarja Button Editor (Editori i

tasteve) dhe në të paraqitet ikona ekzistuese dhe veglat e nevojshme për vizatimin e


313

ikonës së re. Fotografia e ikonës është me madhësi 16 x 16 pixela, prandaj këtë

duhet pasur parasysh me rastin e importimit të ikonave si fotografi prej programve

tjera. Ikona editohet, por origjinali i saj mbetet përsëri i padëmtuar në faqen

Commands të dritares Customize.

Fig. 17.10 - Button Editor

Për të vizatuar ikonën e re,

zgjedhim ngjyrën në pjesën Colors.

Për të fshirë ndonjë piksel në foto

(Picture) zgjedhim Erase (fshije,

goma). Për të lëvizur nëpër rrjetën e

pikselave, që të shtyjmë figurën për

nga një rresht, kemi shigjetat Move.

Me Clear e pastrojmë krejt

sipërfaqen dhe fillojmë vizatimin e

ikonës së re. Në pozitën Preview, e

shohim si duket momentalisht

ikona e edituar, në përmasën reale,

ashtu si duket në shiritin e veglave

ose në meny.

Ndryshimet e këtilla, të shiritave komandues, tasteve komanduese, menyve etj.,

mund të bëhen në të gjitha programet e Office-it. Ka mundësi të modifikohen edhe

menytë origjinale dhe p.sh t'u ndryshohen tekstet, duke i përkthyer në tekste të

komandave në gjuhën shqipe.

Konvertimi i makros në shirit të komandave

Makrot e krijuara mund të konvertohen në shirita komandues ose në meny. Në këtë

mënyrë nuk fshihet makroja por nga ajo krijohet shiriti i ri i veglave, menya ose

menya e kontekstit. Për të konvertuar makron në shirit komandash, zgjedhet

makroja në faqen Macros të dritares së bazës dhe në menynë Tools-Macros

zgjedhim opcionin përkatës: Create Menu From Macro; Create Toolbar From

Macro ose Create Shortcut Menu From Macro. Konvertimi mund të lidhet me

ndonjë formë ose raport apo të definohet si global.


314

Shkëmbimi i objekteve të bazës së të dhënave

Në Access, mundësohet shkëmbimi i objekteve dhe të dhënave mes bazave të të

dhënave të Accessit si dhe me bazat e të dhënave të llojeve tjera, të krijuara me

aplikacionet tjera për punë me bazat e të dhënave, ndër të cilat më të njohurat janë

dBase dhe Paradox. Kryesisht kemi të bëjmë me tabelat dhe pyetësit, sepse ato

janë objektet në të cilat ruhen të dhënat.

Kopjimin e objekteve të bazës së të dhënave veq e kemi hasur gjatë kopjimit të

tabelave ose objekteve tjera. Gjithashtu mund të bëjmë edhe importimin ose

eksportimin e objekteve prej një baze në tjetrën. Këtë më së lehti e bëjmë duke

klikuar me tastin e djathë objektin të cilin dëshirojmë ta eksportojmë dhe duke

zgjedhur Export, në menynë e kontekstit. Për të importuar ndonjë objekt, klikojmë

tastin e djathtë në sipërfaqe të zbrazët në dritaren e ndonjë faqeje të bazës së të

dhënave dhe në menynë e kontekstit zgjedhim Import. Importimin mund ta bëjmë

edhe përmes menysë; File-Get External Data-Import. Në të njëjtën meny kemi

mundësi të zgjedhim edhe opcionin Link (lidhje), me ç'rast nuk importohet objekti,

por vetëm krijohet lidhja prej bazës aktuale në objektin e bazës burimore. Objekti i

lidhur paraqitet me ikonë para së cilës paraqitet shigjeta . Në këtë rast, objekti në

bazën tonë është i varur prej objektit burimor. Në këtë mënyrë kursehet hapësira në

disk dhe sigurohet puna me të dhëna të azhuruara nëse disa shfrytëzues punojmë

me të njëjtat të dhëna. Mirëpo, paraqitet edhe rreziku i humbjes së lidhjes, nëse në

bazën burimore bëhen ndryshime të emrit, strukturës, etj. Importimi dhe lidhja e të

dhënave mund të bëhet edhe me aplikacionet tjeram, si dBase dhe Paradox, e

gjithashtu edhe me SQL baza të të dhënave, me ç'rast kërkohen drajverat përkatës

për të mundësuar importimin e të dhënave SQL.

Për të eksportuar të dhënat e Accessit në tip tjetër të bazës së të dhënave ose në

format tjetër, në dritaren Export Tables To në fushën Save As Type zgjedhni tipin e

të dhënave për eksportim. Të dhënat e Accessit mund të eksportohen edhe në fajll

tekstual. Në fushën Save as type zgjedhim tipin Text Files. Për të automatizuar

shkëmbimin e të dhënave nga dhe në Access, mund të përdorim edhe makrot ose

modulet përkatëse. Tek makrot kemi në dispozicion tri tipe të transferimit të të

dhënave përmes veprimeve:

- TransferDatabase Action- me të cilin importojmë ose eksportojmë të dhënat mes

bazës aktive të të dhënave dhe ndonjë baze tjetër.

- TransferSpreadSheet Action- me të cilin importojmë/eksportojmë të dhënat e

bazës së Accessit me ndonjë fajll të tipit SpreadSheet (Excel, Lotus123, etj).

- TransferText Action- me të cilin shkëmbejmë të dhënat me tekst fajlla.

Gjithashtu edhe për Visual Basic kemi metodat përkatëse.

Në disa raste mund të bëjmë edhe shkëmbimin direkt, përmes Copy/Paste prej

Accessit në programin tjetër dhe anasjelltas.


315

Shkëmbimi i të dhënave me Word dhe me Excel

Programet e Microsoft Office-it, bashkëpunojnë shumë mirë mes veti. Për të

përdorur të dhënat e Accessit në Word kemi disa mundësi:

- Ruajtja e të dhënave të Accessit në formatin Rich Text e pastaj hapja e tyre

në Word

- Dërgimi i të dhënave nga Accessi në Word si dërgesë të integruar (mail

merge)

- Publikimi (Leximi) i të dhënave të Accessit në Word, përmes menysë:

Tools-Office Links-Publish it with MS Word.

- Merge It With Word, për insertimin e të dhënave të Accessit në dokument

të Wordit (siç kemi bërë me letrat qarkore).

Kur zgjedhim opcionin Publish It With Word, automatikisht do të hapet programi

Microsoft Word dhe në të do të hapet fajlli përkatës.

Në mënyrë të ngjashme, mund të bëjmë edhe publikimin në Excel, duke zgjedhur

në meny: Tools-Office Links-Publish it With MS Excel. Automatikisht do të hapet

fajlli në Excel dhe në të, të dhënat nga tabela ose pyetësi i Accessit. Gjatë punës,

më së shpeshti do të paraqitet nevoja e shkëmbimit të të dhënave me Excel-in. Të

dhënat mund të eksportohen në Excel si të dhëna të paformatizuara; si të dhëna

dalëse prej tabelës, formës ose raportit; si fajll i Excelit ose të lexoni të dhënat

direkt në Excel.

Importimi nga Exceli dhe lidhja me Excel

Importimi ose lidhja me tabelë të Excelit bëhet përmes menysë File-Get External

Data-Import ose duke hapur menynë e kontekstit në faqen Tables (klikojmë në të

tastin e djathtë, në sipërfaqe të zbrazët) dhe pastaj zgjedhim Import. Nëse

dëshirojmë të vendosim lidhje, zgjedhim Link. Në ekran do të paraqitet dritarja

Import. Në fushën Files of Type, të dritares Import së pari zgjedhim tipin Microsoft

Excel (*.xls) dhe pastaj zgjedhim folderin dhe fajllin e Excelit të cilin dëshirojmë ta

importojmë. Të supozojmë se kemi një fajll të Excelit me emrin Adresari për

Access.xls dhë në të, në faqen e parë (Sheet1) kemi tabelën si në (fig. 18.1). Nuk

mund të bëhet njëkohësisht importimi i disa faqeve (Sheet) të fajllit të Excelit, por

një nga një. Gjithashtu, duhet pasur parasysh që tabela e Excelit të formatizohet,

ashtu që të ketë të definuar titujt e kolonave, sepse emrat e rreshtit të parë të tabelës

së Excelit do të shndërrohen në emra të fushave të tabelës së Accessit. Njëherit

duhet pasur parasyshë që në një kolonë të tabelës, të kemi të dhëna të tipit të njëjtë,

ashtu që formatizimi të jetë më i lehtë dhe formati i të dhënave të fushave të

Accessit t'i përshtatet një tipi për të gjitha të dhënat në një kolonë të Excelit,

gjëgjësisht fushë të Accessit.


316

Fig. 18.1a - Tabela në Excel

Tabela në Excel le të jetë një tabelë

që përmbanë shënimet në formë

adresari për kontakte dhe numra

telefoni. Në dritaren për importim

zgjedhim tabelën e Excelit dhe

klikojmë Import, në skajin e djathë

poshtë të dritares. Në atë rast në

ekran do të hapet dritarja e

magjistarit për importim, Import

Spreadsheet Wizard (fig. 18.1b).

Fig. 18.1b - Zgjedhja e faqes për importim

Në hapin e parë, zgjedhim opcionin

se çka do të importojmë: ndonjë

faqe të Excelit (sheet) apo ndonjë

rang të tabelës. Zgjedhim opcionin

e parë dhe në dritaren djathtas

zgjedhim faqen Sheet1 në të cilën

kemi tabelën që importohet. Në

pjesën e poshtme të dritares shihet

Sample (mostra) e të dhënave të

faqes së zgjedhur. Accessi

automatikisht do të njohë strukturën

e tabelës dhe i ndanë fushat e

tabelës me vija ndarëse.

Me Next vazhdojmë në hapin e ardhshëm (fig. 18.1c).

Fig. 18.1c - Përcaktimi i emrave të fushave

Tani paraqitet porosia se "Accessi

mund të përdorë titujt e kolonave si

emra të fushave të tabelës. A

përmbanë rreshti i parë titujt e

kolonave?". Kemi fushën për

zgjedhje (check box), First Row

Contains Column Headings

(Rreshti i parë përmbanë titujt e

kolonave). E selektojmë dhe në

pjesën e poshtme të dritares

menjëherë titujt shndërrohen në

emra të fushave të Accessit. Me

Next vazhdojmë në hapin e

ardhshëm (fig. 18.1d).


317

Fig. 18.1d - Zgjedhja e mënyrës së ruajtjes

Në këtë hap paraqitet pyetja se "ku

dëshironi të vendosen të dhënat, në

tabelë të re, apo ekzistuese?". Nëse

zgjedhim In a New Table (në tabelë

të re) atëherë me Next vazhdojmë

në hapin e ardhshëm. Nëse

zgjedhim In a Existing Table (Në

një tabelë ekzistuese), atëherë në

fushën përkatëse zgjedhim tabelën

në të cilën do të vendosen të dhënat

nga tabela e importuar. Me Next

vazhdojmë në hapin e ardhshëm

(fig. 18.1e).

Fig. 18.1e - Zgjedhja e emrave të fushave

Në këtë hap, kemi informatën që

mund të përcaktojmë emërtimet dhe

informatat për fushat në tabelën që

importohet. Në tabelë zgjedhim

fushën dhe në pjesën Field Options

(opcionet e fushës) mund të

zgjedhim emër të ri për fushën dhe

të përcaktojmë Indeksin për atë

fushë. Gjithashtu mund të evitojmë

importimin e fushës, duke

aktivizuar opcionin Do not import

Field (Skip) - (mos e importo

fushën (kaloje)).

Fig. 18.1f - Definimi i çelësit primar

Kalimi nëpër fusha bëhet me maus

ose me Tab. Me Next vazhdojmë në

hapin e ardhshëm (fig. 18.1f), ku

zgjedhim indeksin për tabelën që do

të krijohet. Mund të lejojmë që

Accessi të shtojë një fushë për çelës

primarë (Let Access add primary

key), të zgjedhim vet çelësin primar

(Choose my own primary key) ose

të mos ketë fare çelës primar (No

primary key).


318

Me Next, vazhdojmë në hapin e ardhshëm dhe të fundit në të cilin zgjedhim emrin

me të cilin do të ruhet tabela, në fushën Import to Table (Importo në tabelë).

Zgjedhim emrin Adresari nga Exceli. Gjithashtu kemi mundësi të zgjedhim

opcionin për analizim të tabelës së Excelit pas importimit dhe ofrim të ndihmës pas

përfundimit të punës së magjistarit. Me Finish përfundojmë procedurën. Në ekran

do të paraqitet porosia me tekstin "Finished Importing emri i fajllit të Excelit në

Emri i tabelës së Accessit". Klikojmë OK dhe në faqen Tables shtohet tabela me

emrin që kemi zgjedhur.

Fig. 18.1g - Tabela në Access

Kur e hapim tabelën e importuar

ajo do të duket si në (fig. 18.1g).

Pra emra të fushave do të jenë

emrat e titujve të kolonave të

tabelës së Excelit. Gjithashtu në

modin e dizajnimt mund të shohim

se është definuar çelësi primar, i

tipit Number dhe fushat tjera të tipit

Text.


319

Sigurimi i të dhënave

Gjithmonë duhet pasur kujdes që të dhënat në bazën e të dhënave të sigurohen

ashtu që të mos humben nëse ndodhe diçka e paparashikuar. Duhet pasur parasysh

se mund të ndodhin prishjet e ndryshme të diskut ku janë të ruajtura të dhënat ose

edhe ndonjë ngjarje tjetër e paplanifikuar. Për këtë arsye gjithmonë sigurohuni që

dikund të ruani edhe së paku një kopje rezerve të bazës së të dhënave apo së paku

të tabelave të bazës së të dhënave, sepse tabelat janë objekti ku ruhen të dhënat,

kurse objektet tjera të bazës së të dhënave mund të krijohen përsëri, nëse i keni të

ruajtura tabelat.

Kopja e bazës së të dhënave krijohet në disketë, disk të dytë (nëse keni dy e më

shumë disqe në kompjuter), në CD ose në shirit magnetik. Kopjimin e fajllit të

Accessit Emri.mdb e bëni përmes procedurave të zakonshme të sistemit operativ

(Në Windows, përmes kopjimit të fajllit, p.sh në Windows Explorer ose ndonjë

mënyrë tjetër). Nëse dëshironi të bëni kopjen në disketë, por baza e të dhënave veq

është rritur dhe e tejkalon madhësinë e disketës (1.44MB) atëherë duhet përdorur

ndonjë program ndihmës për kompresim (p.sh. WinZip) ose të përdorni programin

e Windowsit për krijimin e BackUp-it (Bekapit) në disa disketa.

Fig. 19.1a - Krijimi i kopjeve - BackUp

Programin e startoni përmes

menysë: Start-Programs-

Accessories-System Tools-Backup

(fig. 19.1a). Gjithashtu mundeni

edhe përmes Start-Run dhe të jepni

emrin e fajllit ekzekutiv:

Backup.exe. Në ekran do të

paraqitet dritarja e programit

Microsoft Backup (fig. 19.1b)

Fig. 19.1b - Zgjedhja e fajllit për Backup

Dritarja ka tri faqe: BackUp

(Bekap), Restore (Restauro,

Rivendos) dhe Compare(krahaso).

Në dritaren që hapet, në faqen

BackUp zgjedhim fajllin që do të

kopjohet. Pastaj vazhdojmë në

hapin tjetër me Next Step. Në ekran

do të paraqitet dritarja në të cilën

zgjedhet vendi (njësia dhe folderi)

ku do të krijohet kopja (bekapi)

(fig. 19.1c).


320

Fig. 19.1c -Zgjedhja e njësisë për BackUp

Në fushën Where to BackUp (ku të

bëhet bekapi) zgjedhim njësinë.

Nëse zgjedhim disketën (Floppy

A:) dhe nëse fajlli e tejkalon

madhësinë e disketës, atëherë

programi do të kërkojë insertimin e

disketës së dytë, të tretë, e kështu

me rradhë nëse ka nevojë për më

shumë disketa. Programi i krijon

edhe elementet e nevojshme për

lidhjen e pjesëve nëpër disketa, kur

të ketë nevojë të bëhet restaurimi i

fajllit prej disketave.

Nëse kemi edhe disk tjetër në të njëjtin kompjuter apo nëse jeni të lidhur në rrjetë

lokale kompjuterike (LAN) atëherë mund të zgjedhni edhe ndonjë njësi tjetër në të

cilën do të krijohet kopja. Zgjedhim edhe emrin për kopjen dhe fajlli që krijohet do

të ketë prapashtesën (ekstenzionin) *.QIC.

Për të bërë restaurimin e fajllit prej kopjeve, njësoj startojmë programin për bekap

dhe zgjedhim faqen Restore, në të cilën zgjedhet fajlli i tipit *.QIC dhe pastaj

njësia dhe folderi në të cilin do të restaurohet fajlli. Nëse kjo bëhet prej disa

disketave, programi do të kërkojë me rradhë disketat me pjesët e fajllit të ndarë dhe

pastaj do të bëjë rigrupimin në një fajll të vetëm.

Krijimi i kopjeve të objekteve në një bazë tjetër

Accessi ofron mundësinë e krijimit të kopjeve të objekteve të bazës së të dhënave

në një bazë tjetër (rezervë) në njësi tjetër (disk, disketë, shirit, etj). Normalisht, kjo

mund të bëhet edhe manualisht, duke eksportuar objektet një nga një në bazën

tjetër. Mirëpo, për ta automatizuar procesin, mund të krijojmë një makro ose

procedurë në Visual Basic, me të cilën këtë proces e kryejmë automatikisht. Le të

krijojmë një makro, me emrin KrijoKopjet dhe në të do të definojmë veprimet, me

të cilat do të krijojmë kopjet e tabelave, nga baza aktuale në një bazë tjetër të cilën

e kemi krijur vetëm për mbajtjen e kopjeve të objekteve. Së pari krijojmë një bazë

të zbrazët të Accessit (New Blank Database) dhe e emërtojmë me emrin Kopja.mdb

dhe e ruajmë në një disk tjetër (E:\Temp\Kopja.mdb). Pastaj në bazën e të dhënave,

krijojmë një makro të re dhe zgjedhim veprimin TransferDatabase (në fushën

Action). Për secilin rresht të makros, në pjesën e argumenteve definojmë tiparet e

nevojshme, si në (fig.19.2).


321

Fig. 19.2 - Makroja KrijoKopjet

Pra, kemi veprimin (Action) -

TransferDatabase; TransferType

(tipi i tansferit)-Microsoft Access;

Database Name (emri i bazës) -

E:\Temp\Kopja.mdb; Object Type

(Tipi i objektit) - Table ose

zgjedhim objektet tjera në listë, si

formë, pyetës, raport etj; Source

(burimi) emri i objektit burimor;

Destination (destinacioni) emri i

objektit në bazën destinacion dhe

për tabelat Structure Only (vetëm

struktura).

Pastaj, kur dëshirojmë të krijojmë kopjen e objekteve, e ekzekutojmë makron

KrijoKopjet dhe automatikisht krijohen kopjet në bazën destinacion. Është mirë që

kjo të bëhet në intervale të rregullta kohore, p.sh., çdo ditë në fund të orarit të

punës. Për të ekzekutuar makron, mund të krijojmë ndonjë tast komandues në

ndonjë formë ose në shiritin e veglave apo në meny. Kur bëhet kopjimi i objekteve,

objektet që kanë ekzistuar më herët vetëm azhurohen. Nëse objekti s'ka ekzistuar

më herët (si dhe herën e parë), atëherë ai krijohet.

Përdorimi i bazës prej disa shfrytëzuesve

Shpeshhere të dhënat në bazën e të dhënave i përdorin disa shfrytëzues.

Mirëmbajtja e të dhënave në këtë rast vështirësohet, sepse mund të paraqiten

shumë kopje të bazës në kompjuterë të ndryshëm të cilët i përdorin persona të

ndryshëm. Për të siguruar integritetin dhe sigurinë e të dhënave, Accessi ofron disa

pajisje të cilat mundësojnë përdorimin e përbashkët të bazës së të dhënave.

Replikimi i bazës së të dhënave

Replikimi (rikthimi, kopjimi) i bazës së të dhënave, nënkupton krijimin e kopjeve

të bazës në lokacione të ndryshme, duke siguruar sinkronizimin e plotë të tyre.

Secili shfrytëzues mund të ketë kopjen personale të bazës së bashku me fajllin

kryesor qendror, ku azhurohet kopja së bashku me kopjet tjera. Gjithashtu mund të

krijohet kopja në Llaptop (Notebook, kompjuter i dorës) dhe të mirret me vehte, në

shtëpi, në rrugë, e pastaj të bëhet sinkronizimi me qendrën. Baza kryesore e të

dhënave quhet Design Master kurse kopjet e saj quhen Replika (Replica). Edhe

Design Master edhe Replikat mund të përmbajnë objekte unikate dhe objekte të

kopjuara. Krijimi i replikave bëhet përmes komandave të menyve të Accessit,

përmes BriefCase ikonës në Windows (ikona në formë të valixhes së vogël) ose


322

edhe përmes Visual Basicut apo Replication Manager-it i cili është pjesë përbërëse

e aplikacionit Microsoft Office Developer (MOD).

Krijimi i replikave në Access

Kur krijohet replika e parë e bazës së të dhënave, Accessi e konverton bazën

origjinale në Design Master dhe krijon kopjen e replikës. Duhet pasur kujdes, që

para se të krijohet replika, së pari të krijohet një kopje rezervë e bazës, në rast se

paraqiten probleme eventuale.

Do të krijojmë Replikat për bazën e të dhënave Shitja e kartelave.mdb. Së pari le të

krijojmë një kopje të bazës me emrin Shitja PTK.mdb. Për të do të krijojmë

replikat. E hapim bazën, pasi të vërtetojmë se shfrytëzuesit tjerë, nëse ka ndonjë, e

kanë mbyllur bazën e të dhënave. Nëse baza ka qenë e mbrojtur me fjalëkalim, së

pari duhet larguar atë.

Në dialogun Open, së pari vërtetojmë opcionin Exclusive (i

veçantë, përjashtues) në tastin Open (skaji i djathtë poshtë i

dritares) (Fig. 19.3). Në këtë rast, askush tjetër nuk mund të

hapë bazën nëse ajo është e hapur në modin Exclusive.

Fig. 19.3 – Opcionet për Open

1. Në meny, zgjedhim: Tools-Replication-Create Replica.

2. Hapet dritarja (fig. 19.4a) me të cilën Accessi na lajmëron se: "Së pari duhet

mbyllur bazën para se të krijohet replika. A dëshironi që Accessi të mbyllë bazën

dhe të krijojë replikën? Nëse vazhdoni me procedurën, Accessi do të mbyllë bazën

dhe do ta konvertojë në Design Master. Madhësia e bazës mund të rritet."

Fig. 19.4a - Fillimi i krijimit të replikës

Përgjigjet e mundshme, Yes

dhe No. Zgjedhim Yes dhe

konvertojmë bazën në

Design Master.

Madhësia e bazës rritet për shkak të krijimit të disa tabelave sistemore, të cilat

ruajnë të dhënat për tabelat, sinkronizimin e replikave, konfliketet, etj.

3. Në hapin e ardhshëm, nëse keni zgjedhur Yes, paraqitet porosia (fig. 19.4b) me

të cilën Accessi na tregon për ndyshimet që do të ndodhin në Design Master dhe

rekomandon krijimin e kopjes rezervë të bazës së të dhënave, duke ofruar krijimin

e saj menjëherë. Nëse nuk keni krijuar kopje rezervë, përgjigjeni me Yes,

përndryshe vazhdojmë me No. Me Cancel mund të anulojmë tërë procedurën.

4. Kur zgjedhim Yes, krijohet kopja dhe vazhdohet në konvertimin e bazës në

Design Master. Me No, direkt krijohet Design Master. Pastaj, hapet dritarja për

dialog Location of New Replica (lokacioni i replikës së re) në të cilën zgjedhim

folderin dhe emrin e replikës. (fig. 19.4c).


323

Fig. 19.4a - Fillimi i krijimit të replikës

Mund të zgjedhim emër të

çfarëdoshëm ose të aprovojmë

propozimin Replica of …. Replikat

e ardhshme do të kenë emrin e

njëjtë pas të cilit paraqitet numri

identifikues, i cili tregon rradhën e

krijimit të tyre.

Fig. 19.4c - Lokacioni i replikës

Në këtë dritare kemi edhe dy

opcione: Priority (prioriteti) me të

cilin përcaktohet prioriteti në rastin

e sinkronizimit dhe Prevent Deletes

(pengo fshirjet) me të cilën

shfrytëzuesve të tjerë nuk u lejohet

fshirja e rekordeve në replikë.

Prioriteti tregohet me numra prej 0

deri në 100. Prioriteti më i lartë,

100 i jipet Design Master-it.

Gjithashtu në fushën Save As Type zgjedhet shikueshmëria (MS Access Global,

Local ose Anonimous). Me OK konfirmojmë krijimin (ruajtjen) e replikës dhe në

ekran shihet treguesi i krijimit të replikës dhe në përfundim paraqitet porosia në

ekran me të cilën Accessi na informon se: "Accessi ka konvertuar fajllin e treguar

me shtegun e tij në Design Master për setin e replikave dhe ka krijuar replikën në

shtegun e replikës (E:\Temp\Replica of Shitja PTK.mdb). Vetëm Design Master

mund të pranojë ndryshime në strukturën e bazës, kurse ndryshimet e të dhënve

mund të bëhen edhe në Design Master edhe ne replika". Me OK mbyllim dritaren.

Dritarja e Design Master tani duket si në fig. 19.4d.

Fig. 19.4d - Dritarja e Design Master

Ikonat e objekteve të bazës tani e

kanë edhe shenjën e

replikueshmërisë. Të njëjtë shenjë e

kanë edhe ikonat në dritaren e

replikës. Nëse në dritaren Options

(e hapim me Tools-Options), në

faqen View aktivizojmë edhe

opcionin System Objects, atëherë në

dritare do të shihen edhe objektet

sistemore.

Objektet që i ka krijuar sistemi kanë emrat që fillojnë me MSYS. Kur replikohet

baza e të dhënave, tabelave të saj u shtohen fushat e reja sistemore si: s_GUID -

identifikatori i përgjithshëm për secilin rekord; s_Lineage - fushë binare që ruan


324

informatat për historinë e ndryshimeve të secilit rekord; s_Generation - që ruan

informatat për grupin e ndryshimeve, etj.

Prioriteti i replikës është numër mes 0 dhe 100, ku 100 është prioriteti më i lartë i

cili automatikisht i ndahet Design Master-it. Kur rijohet replika e parë, asaj i

ndahet vlera e predefinuar 90, sepse çdo replikë e merr prioritetin 90 % të replikës

amë. Në rast konflikti, prioriteti më i lartë ka përparsi. Replikave me shikueshmëri

Lokale dhe Anonime u ndahet prioriteti 0, kështu që në rast konflikti ndryshimet e

tyre anulohen (humben) automatikisht.

Me krijimin e replikave të bazë së të dhënave, disa shfrytëzues në lokacione të

ndryshme mund të punojnë në kopjet vetjake të bazës. Nëse ka nevojë vetëm për

një pjesë të bazës, mund të krijohen replikat parciale. Në meny zgjedhet: Tools-

Replication- Partial Replica Wizard, me çka startohet magjistari për replika

parciale i cili ndihmon krijimin e replikave.

Krijimi i replikave përmes BriefCase, bëhet ashtu që hapim Windows Explorer-in

dhe zgjedhim fajllin e bazës së të dhënave. E zvarrisim deri në ikonën BriefCase në

desktop. Në atë rast paraqitet seria e dritareve të porosive, me të cilat kërkohet

konfirmimi i krijimit të replikës, krijimi i kopjes rezervë dhe zgjedhja e kopjes që

do të bëhet Design Master. Në ekran do të shihet shenja e fluturimit të pjesëve të

fajllit prej fajllit në BriefCase, si në rastin e kopjimit në Windows. Në dy dialogjet

e para zgjedhim Yes e pastaj për Design Master zgjedhim Original Copy dhe

klikojmë OK. Pas krijimit të replikës, hapim ikonën BriefCase dhe në të do të

shihet fajlli i krijuar (replika).

Sinkronizimi i antarëve të replikës

Shfrytëzuesit e replikave punojnë në kopjet e pavarura dhe bëjnë ndryshime në të

dhënat e bazës. Për të ruajtur integritetin e të dhënve të gjithë anëtarët e grupit të

replikave duhet të kenë strukturën e njëjtë dhe të dhëna të njëjta. Në procesin e

sinkronizimit të dhënat e azhuruara shkëmbehen mes dy anëtarëve të grupit të

replikave. Kemi tri lloje të sinkroznizimit:

- Sinkronizimi direkt - që është mënyra më e mirë, kur të gjithë anëtarët e grupit të

replikave janë të lidhur në rrejtë lokale kompjuterike dhe kanë foldera të

përbashkët (shared). Kjo nuk është zgjedhje e mirë për rastin kur ndonjë

shfrytëzues është jashtë rrjetës.

- Sinkronizimi indirekt - që përdoret kur baza e të dhënave udhëheqet prej

programit Replication Manager

- Internet Sinkronizimi - që është i përshtatshëm për sinkronizim të replikave të

largëta në ambient të konfiguruar përmes Internet Serverit. Edhe për këtë rast duhet

të përdoret Replication Manager.

Në vazhdim do të shohim sinkronizimin direkt. Për të sinkronizuar dy antarë të

grupit të replikave veprojmë si vijon: Hapim antarin të cilin dëshirojmë ta

sinkronizojmë (t'i përcjellim ndryshimet prej tij në antarin tjetër) dhe pastaj:


325

1. Zgjedhim në meny: Tools-Replication-Synchronize Now. Hapet dritarja për

dialog Synchronize Database "emri i fajllit". Në opcionin Directly with Replica

tregohet emri i fajllit të grupit të replikave të sinkronizuar së fundi në bazën aktive.

Nëse nuk është fajlli i dëshiruar, e zgjedhim duke hapur listën e antarëve dhe

zgjedhet nga lista ose lokalizohet përmes Browse.

Fig. 19.5 - Sinkronizimi i replikave

Ka mundësi që antari aktiv i

replikës të shndërrohet në Design

Master, në vend të Design Master-it

ekzistues, duke aktivizuar opcionin:

Make "shtegu dhe emri i fajllit

aktiv" the Design Master. Nëse

replika është parciale, kjo nuk

mundësohet.

Kemi edhe opcionet In the Background with all synchronizers, ashtu që replika

shtohet në listën e bazave të replikueshme me të cilat udhëheqë sinkronizatori në

prapavi, nëse ka resurse të mjaftueshme dhe opcioni In the Background with

Synchronizers, nëse dëshironi të zgjedhni sinkronizatorin prej listës, që gjithashtu

zë vend në prapavi.

2. Klikojmë OK. Në ekran paraqitet dritarja me të cilin informohet për sinkronizim

të suksesshëm dhe parashtrohet pyetja "a dëshironi të mbyllni dhe përsëri të hapni

bazën e të dhënave?".

3. Zgjedhim Yes, për të mbyllur bazën dhe për të integruar ndryshimet. Atëherë

ndryshimet e bëra në njërin anëtarë të grupit të replikave do të përcillen edhe në

anëtarin tjetër të zgjedhur për sinkronizim Nëse zgjedhim No, kthehemi në bazë,

por nuk do të shihen disa nga ndryshimet.

Nëse ka disa anëtarë në grupin e replikave, për të shpërndarë të gjitha ndryshimet,

sinkronizimin duhet bërë dy herë,. Pra secili shfrytëzues punon në kopjen e vet dhe

pastaj ndryshimet i përcjellë në Design Master. Në rrethin e parë kopjohen

ndryshimet nga replikat në Design Master. Pastaj në rrethin e dytë, shpërndahen

ndryshimet prej Design Master-it nëpër replika. Në rrethin e dytë nuk ka nevojë të

përfshihet replika e fundit e rrethit të parë, sepse ajo veq është llogaritur

(sinkronizuar) në ndryshimet e rrethit të parë.

Për sinkronizim të BreifCase replikës, hapim dritaren My BriefCase dhe nëse baza

nuk është azhuruar, paraqitet opcioni i statusit: Needs Updating (Ka nevojë për

azhurim). Zgjedhet fajlli i bazës së të dhënave që do të sinkronizohet dhe zgjedhet

BriefCase-Update Selection. Nëse duhet të sinkronizohen të gjitha fajllat e bazës në

BriefCase zgjedhet Update All. Ne ekran do të paraqitet dritarja për dialog Update


326

My BriefCase. Klikojmë tastin Update. Me shigjetë të drejtuar kah kopja e

paazhuruar tregohet cila është kopja e pamodifikuar.

Modifikimi i grupit të replikave

Ndryshimi i Design Masterit bëhet si u tregua në procedurën e sinkronizimit (fig.

19.5). Ndonjëherë paraqitet nevoja për largimin e ndonjë baze prej grupit të

replikave dhe kthimit të saj në status normal. Gjithashtu mund të paraqitet nevoja e

ndryshimit të ndonjë objekti dhe përcjellja e ndryshimeve në replika. Për të

përjashtuar ndonjë antarë prej grupi të replikave, në Windows Explorer zgjedhet

fajlli dhe shtypet DEL ose në menynë e kontekstit zgjedhim Delete. Konfirmojmë

fshirjen me Yes. Antari i fshirë, akoma do të paraqitet në listën e fajllave për

sinkronizim (fig. 19.5). Zgjedhim emrin e tij dhe klikojmë OK për sinkronizim.

Atëherë Accessi do të mbyllë bazën dhe do të paraqesë porosinë "fajlli nuk mund të

hapet dhe Accessi nuk mundi të gjejë fajllin". Klikojmë OK dhe do të paraqitet

edhe porosia tjetër se Accessi ka fshirë replikën nga lista e replikave dhe "a

dëshironi të mbyllet dhe të hapet baza përsëri". Klikojmë OK dhe herën e

ardhshme kur të fillojmë sinkronizimin, fajlli më nuk ndodhet në listë.

Rikrijimi i Design Master

Nëse Design Master është ndryshuar, zhvendosur ose prishur në ndonjë mënyrë, ai

mund të zëvendësohet me ndonjërën prej replikave. Para se të konvertohet replika

në Design Master, ajo duhet të sinkronizohet me të gjitha replikat tjera në grup.

Vërtetoni edhe a mos ekziston ndonjë Design Master tjetër në grup. Nëse keni

krijuar edhe një Design Master, atëherë do të paraqitet problemi i dy Design

Masterave. Duhet mbyllur Accessin dhe duhet fshirë njërin përmes Windows

Explorerit.

Për të konvertur replikën në Design Master, e hapim fajllin e replikës dhe zgjedhim

në meny: Tools-Replication-Recover Design Master (Rikrijo Design Masterin).

Hapet dritarja për dialog me të cilën jipen shpjegimet për problemet që paraqiten.

Klikojmë Yes, për të vazhduar procedurën. Në ekran paraqitet procedura tjetër me

të cilën tregohet se: "antari duhet të sinkronizohet me të gjitha replikat tjera, para

se ta shndërroni në Design Master". Nëse e keni bërë këtë paraprakisht, zgjedhni

Yes. Në këtë mënyrë replika shndërrohet në Design Master, Accessi mbyllë bazën

e të dhënave dhe e hapë përsëri për të implementuar ndryshimet.

Ndryshimet në dizajn të bazës mund të bëhen vetëm në Design Master.


327

Restaurimi i bazës së rregullt të të dhënave

Nuk ekziston ndonjë procedurë për të rikthyer bazën e të dhënave në status të

rregullt pa replika. Për të rikrijuar bazën pa replika, duhet të krijohet baza e re me

të njëjtat objekte dhe të dhëna të njëjta si baza e replikuar por pa tabelat e veçanta

dhe fushat të cilat i ka shtuar procesi i replikimit. Importoni të gjitha objektet në

bazën e zbrazët të të dhënave, përveq tabelave. Tabelat përmbajnë fusha të veçanta

sistemore.

Për të rikonstruktuar tabelat, duhet të përdoret pyetësi Make Table. Në replikën e

bazës së të dhënave, krijojmë pyetësit për përmirësim të tabelave për secilën tabelë

në replikë, duke mos përfshirë fushat të cilat janë shtuar gjatë replikimit. Ruani

tabelat në bazën e re të të dhënave. Pyetësi do të ndajë të dhënat e nevojshme prej

tabelës dhe do t'i vendosë në tabelë të re. Kur të shtohen të gjitha të dhënat në

bazën e të dhënave, duhet të përmirësohen indekset e tabelave të reja dhe të

vendosen lidhjet mes tabelave.

Ndarja e bazës së të dhënave në rrjetë

Përveq ndarjes së bazës së të dhënave përmes replikave, (ndarjes në kuptim të

përdorimit të përbashkët të bazës së të dhënave), në rrjetë lokale kompjuterike

kemi edhe mundësi tjera të ndarjes së bazës së të dhënave të Accessit, si:

- vendosja e bazës së të dhënave në ndonjë lokacion qendror, ku të gjithë

shfrytëzuesit kanë qasje në objektet e saj

- ndarja e bazës ashtu që shfrytëzuesit i ndajnë së bashku vetëm të dhënat në

tabela

- vendosja e bazës ose një pjese të saj në Internet

- krijimi i aplikacionit të tipit client/server

Mënyra më e lehtë është që e tërë baza e të dhënave të vendoset në një server të

rrjetës ose në folder të përbashkët në ndonjë kompjuter. Atëherë të gjithë

shfrytëzuesit kanë qasje në bazën e të dhënave përmes rrjetës dhe mund të përdorin

të njëjtat të dhëna. Nëse të gjithë përdorin bazën për të njëjtat aktivitete dhe nuk

mund të krijojnë objekte të veçanta, atëherë kjo është mënyra më e mirë. Për të

ndarë bazën në këtë mënyrë, duhet të kopjohet baza e të dhënave në një folder të

përbashkët (Shared) në server dhe pastaj në dritaren Options (Tools-Options), në

faqen Advanced, në pjesën Default Open Mode (Modi i zakonshëm i hapjes),

zgjedhim Shared (i ndarë). Aty kemi edhe opcionin Exclusive (përjashtues), me të

cilin, nëse baza është e hapur asnjë shfrytëzues tjetër nuk mund ta hapë atë.


328

Rrjeta lokale

kompjuterike

(LAN)

Stacion punues

Serveri i rrjetes

Stacion punues Stacion punues

Fig. 19.6a - Ndarja e bazës me vendosje

të tërë bazës në server

Për të ndarë bazën e të dhënave të

Accessit, Accessi duhet të jetë i

instaluar në secilin stacion punues

(kompjuter në rrjetë) (fig. 19.6a).

Kështu të gjithë shfrytëzuesit e rrjetës,

e përdorin bazën e njëjtë të të dhënve.

Komunikacioni në rrjetë është mjaft i

lartë. Pra, baza është e vendosur në

kompjuterin qendor (zakonisht në

server të rrjetës), kurse shfrytëzuesit i

qasen përmes rrjetës lokale (përmes

Network Neighbourhood).

Baza e të dhënave mund të përdoret bashkarisht edhe duke e ndarë në disa pjesë .

Rrjeta lokale

kompjuterike

(LAN)

Stacion punues

Serveri i rrjetes,

i cili përmbanë

bazen Back End

Stacion punues Stacion punues

Fig. 19.6b - Ndarja e bazës në Front End

dhe Back End - Tabelat në server,

objektet tjera në stacione të rrjetës.

Një mënyrë e ndarjes është që të

"coptohet" baza e të dhënave duke

vendosur të gjitha tabelat në serverin e

rrjetës (fig. 19.6b) kurse, të gjitha

objektet tjera shfrytëzuesit i mbajnë në

kompjuterët e tyre (stacionet punuese).

Kjo është mënyrë më e përshtatshme

kur shfrytëzuesit i kanë aktivitetet e

ndara, d.m.th., secili punon me pjesën e

vet të të dhënave. Shfrytëzuesit i ruajnë

vetëm ato objekte (pyetës, forma,

raporte, etj.) të cilat ju nevojiten për

aktivitetet e tyre. Në këtë rast

komunikacioni në rrjetë është më i

vogël dhe më i shpejtë, sepse vetëm të

dhënat barten nëpër rrjetë.

Baza e të dhënave që i përmbanë tabelat quhet BackEnd (Prapavia, skaji në

prapavi) kurse baza e të dhënve që përmbanë objektet tjera quhet FrontEnd (Fronti,

pjesa e përparme). Accessi ka pajisjen Database Splitter Wizard (magjistari për

ndarje të bazës) për ndarjen e tabelave prej pjesës tjetër të bazës së të dhënave.

Krijoni një kopje rezervë të bazës para se të bëni ndarjen e bazës përmes Database

Splitter Wizard, sepse pas ndarjes është vështirë të kthehet gjendja e mëhershme.

Krijojmë një kopje të bazës "Shitja e kartelave" dhe e emërtojmë me emrin "Shitja-

Tel.mdb". Për të ndarë bazën në BackEnd dhe FrontEnd elemente, hapeni bazën e

të dhënave dhe zgjedhni në meny: Tools - Database Utilities - Database Splitter.

Do të hapet dritarja për dialog, me shpjegimet për procesin e ndarjes.


329

Fig. 19.7a - Database Splitter

Për të ndarë bazën e të dhënave

klikojmë Split Database (Ndaje

bazën e të dhënave). Në vazhdim

do të hapet dritarja e dialogut e cila

mundëson zgjedhjen e vendit ku do

të vendoset BackEnd baza e të

dhënave. Për të vendosur BackEnd

bazën në serverin e rrjetës, shkojmë

përmes Network Neighbourhood,

(fig. 19.7b) që na mundëson gjetjen

e kompjuterëve tjerë në rrjetë.

Fig. 19.7b - Zgjedhja e kompjuterit në rrjetë

Në fushën File Name (emri i fajllit)

zgjedhim emrin ose aprovojmë

emrin e propozuar: Emri i bazës_be

(pra emrit aktual i shtohet

prapashtesa _be). Klikojmë Split

dhe fillon procesi i ndarjes. Kur të

përfundojë procesi i ndarjes, në

ekran do të paraqitet porosia "Baza

është ndarë me sukses". Nëse baza

që ndahet ëshë shumë e madhe,

procesi i ndarjes do të zgjasë më

shumë.

Magjistari do të fshijë tabelat prej bazës aktive, do të krijojë bazën e re me tabela, e

pastaj do të lidhë bazën aktive me BackEnd tabelat e reja.

Fig. 19.7c - Tabelat e lidhura në BackEnd

Tani në faqen tables, të bazës që e

ndamë, paraqiten tabelat me

shenjën që tregon se këto janë

tabela të lidhura (Linked Table).

Kurse objektet tjera (format,

raportet, etj) mbesin si kanë qenë.

Nëse e hapim bazën Shitja-

Tel_be.mdb, atëherë do të shohim

se ajo përmbanë vetëm tabelat dhe

asnjë objekt tjetër.

Nëse ka nevojë të ndryshohen lidhjet e ndonjë BackEnd tabele, atëherë zgjedhim

në meny: Tools - Database Utilities - Linked Table Manager (menaxheri i tabelave

të lidhura), i cili mundëson ndryshimin e folderit ku është vendosur tabela.


330

Selektohet tabela që do të azhurohet dhe në dialogun për zgjedhjen e vendit

(folderit) të ri, përcaktoni vendin ku do të zhvendoset tabela.

Administrimi i bazës së të dhënave

Kur baza e të dhënave shfrytëzohet prej më shumë se një shfrytëzuesi, ndonjëri prej

tyre duhet të jetë administrator i bazës së të dhënave (DBA-Database

Administrator). Administratori është përgjegjës për sigurimin e integritetit dhe

sigurisë së bazës së të dhënave. Ai duhet të kontrollojë qasjen për lexim/shkruarje

në bazën e të dhënave, krijimin e grupeve me prioritete të caktuara, shtimin e

shfrytëzuesve të ri dhe përjashtimin e shfrytëzuesve prej grupit, sigurimin e të

dhënave aktuale, pengimin e konflikteve, krijimin e kopjeve rezervë, kompresimin

e bazës, etj.

Për të kontrolluar qasjen në të dhëna dhe për të siguruar integritetin e të dhënave

duhet administruar qasjen në të dhëna. Nëse dy shfrytëzues njëkohësisht tentojnë të

punojnë me të njëjtat të dhëna atëherë mund të paraqiten rezultate të

paparashikueshme. Për këtë arsye duhet siguruar mundësinë e qasjes ekzskluzive

(përjashtuese) ashtu që kur një shfrytëzues punon me disa të dhëna, ato të mos

mund t'i hapë edhe ndonjë shfrytëzues tjetër. Lejimi i një shfryëtzuesi për të pasur

qasje ekskluzive në rekord quhet "mbyllje e rekordit". Kur objekti është i mbyllur,

ai ndodhet në modin "vetëm për lexim" (read-only) për të gjithë shfrytëzuesit e

tjerë, normalisht përveq atij që momentalisht është duke insertuar ose modifikuar të

dhënat.

Accessi siguron tri nivele të mbylljes së rekordeve, duke filluar prej mosmbylljes

së rekordeve e deri te mbyllja e të gjitha rekordeve në bashkësinë e rekordeve. Për

të përcaktuar skemën e mbylljes së rekordeve sipas vlerës së predefinuar, në

dritaren Options (fig. 19.8, hapet nga menya: Tools-Options), në faqen Advanced,

në pjesën Default Record Locking (Mbyllja e zakonshme e rekordeve) kemi

opcionet:

- No Locks (pa mbyllje) - njihet edhe si mbyllje optimiste

- All Records (të gjitha rekordet), dhe

- Edited Record (rekordi që është duke u edituar) - njihet edhe si mbyllje

pesimiste

Kjo mënyrë e mbylljes, aplikohet vetëm në tabela, pyetësa dhe ne DynaSets (Setet

dinamike, rezultatet e filtrimit, sortimit, pyetësit, etj). Nëse dëshironi të përcaktoni

mbylljen e rekordeve për forma ose raporte, hapeni formën ose raportin në pamjen

Design, hapni dritaren e tipareve (Properties) dhe në faqen Data, përcaktoni tiparin

Record Locks. Edhe aty kemi opcinet e njëjta për mbyllje. Përcaktimi i opcionit për

mbyllje për raport pengon ndryshimet e rekordeve në tabelën ose pyetësin burimor

deri sa raporti është i hapur për shikim ose duke u shtypur. Gjithashtu mund të


331

përcaktoni edhe tiparin Record Locks për pyetësin dhe me këtë të ndryshoni vlerën

e predefinuar në dritaren Options. Kur baza është e hapur, në Windows Explorer

mund të shihet edhe fajlli me emër të bazës me prapashtesë *.lbd, i cili përmbanë

informatat të cilat Accessi i përdorë për kontrollimin e mbylljes për bazën e hapur.

Fig. 19.8 - Përcaktimi i opcioneve për

mbyllje të rekordeve

No Locks - Opcioni pa mbyllje,

është i predefinuar kur startohet

baza e re e të dhënve. Quhet edhe

mbyllje optimiste sepse përdoret

kur paraqitet numër i vogël i

konflikteve me rastin e insertimit

dhe edititmit të rekordeve. Pra,

përdoret kur supozohet se rrallë

herë do të ketë raste kur dy

shfrytëzues do të punojnë

njëkohësisht me të njëjtat rekorde.

Rekordi qe editohet mbyllet vetëm

në momentin kur është duke u

ruajtur.

Supozohet se do të ruhet para se ndonjë shfrytëzues tjetër të tentojë të hapë atë

rekord. Kjo mënyrë e mbylljes garanton se të gjitha rekordet mund të hapen në çdo

kohë, por mund të paraqiten konflikte mes shfrytëzuesve. Kur tentohet të ruhen

ndyshimet që në rekord i ka bërë shfrytëzuesi tjetër deri sa keni filluar editimin,

paraqitet dialogu Write Conflict (Konflikt në shkruarje, regjistrim). Aty kemi

opcionet: Ruajta e rekordit - me çka fshihen ndryshimet e shfrytëzuesit tjetër dhe

ruhen tuajat; Kopjimi në Clipboard - kopjon versionin tuaj në Clipboard, për

analizime të mëvonshme dhe Anulimi i ndryshimeve - që anulon ndryshimet tuaja

duke pranuar ato të shfrytëzuesit tjetër.

Edited Record - Opcioni i mbylljes së rekordit që editohet quhet edhe mbyllje

pesimiste sepse supozon se do të ketë shumë konteste për qasje në rekorde për

paraqitjen (shikimin) e tyre. Nëse është me rëndësi që të gjitha ndryshimet të

përfundohen para se shfrytëzuesi tjetër t'i qaset rekordeve atëherë kjo është mënyrë

e domosdoshme e mbylljes së rekordeve. Deri sa një shfrytëzues fillon editimin e

rekordit, asnjë shfrytëzues tjetër nuk mund ta ndryshojë atë, deri sa i pari të

përfundojë editimin. Shfrytëzuesit tjerë mund të shohin rekordin por jo edhe ta

ndryshojnë. Kur përdoret kjo mënyrë e mbylljes, gjatë paraqitjes së rekordit që

është duke u edituar prej shfrytëzuesit tjetër, shihet simbolli i veçantë i ndalesës

(shënja e rrethit me vijë diagonale në të), kurse në rastin e mbylljes optimiste,

paraqitet shenja e lapsit.

All Records - Opcioni i mbylljes së të gjitha rekordeve është shumë restriktiv dhe

gjatë tërë kohës i mbyllë të gjitha objektet që momentalisht janë të hapura prej një

shfrytëzuesi. Në këtë rast askush tjetër nuk mund të bëjë ndryshime. Për shembull


332

është i përshtatshëm për rastet kur duhet bërë ekzekutimin e pyetësi azhurues në

disa rekrode të ndryshme dhe dëshironi të siguroheni se askush tjetër nuk do të bëjë

ndryshime deri sa të kryeni procesin.

Zgjedhja e mënyrës së mbylljes varet prej të dhënave që përdoren, numrit të

shfryëzuesve dhe mënyrës së përdorimit të të dhënave. Në disa raste, mënyra pa

mbyllje mund të jetë më efikase, edhe pse paraqiten më shpesh konfliktet me rastin

e ruajtjes (shkrimit, regjistrimit në bazë). Kur paraqitet konflikti, Accessi tenton

disa herë për të ruajtur rekordin, pa e mbyllur atë, para se të paraqitet porosia Write

Conflict. Intervali kohor mes tentimeve rregullohet në dritaren Options (fig. 19.8)

në fushën Update Retry Interval (0 deri në 1000 milisekonda; e predefinuar 250),

kurse numri i tentimeve përcaktohet në fushën Number of Uptade Retryes (0 deri

në 10; e predefinuar 2).

Nëse të dhënat në formë, raport ose pyetës mirren prej ODBC bazës së të dhënave

(ODBC - Open Database Connectivity), Accessi i shqyrton pa marrë parasyshë

opcionin e mbylljes.

Nëse të dhënat në bazën e përbashkët, ndryshojnë shumë shpesh, e është me

rëndësi që secili shfrytëzues të ketë të dhënat më të reja, mund të përdoren dy

mënyra për të siguruar aktualitetin e të dhënave:

- Refresh (Rifreskimi) - mundëson azhurimin e shpejtë dhe periodik të të

dhënave aktive në ekran

- Requery (përsëritja e pyetësit) - rindërton bashkësinë e të dhënave, duke

ekzekutuar sërish pyetësin ose me aplikimin e sërishëm të filtrit.

Refresh azhuron vetëm rekordet në pamjen Datasheet ose Form. Intervali i

rifreskimit përcaktohet në dritaren Options (fig. 19.8) në fushën Refresh Interval

(sec) në sekonda. Vlera mund të jetë prej 0 deri në 32768 sekonda. E predefinuar

është 60 sec.

Për të siguruar rifreskimin e të dhënave për shrytëzuesin, në formë vendoseni një

tast komandues dhe për të në faqen e tipareve Events, për tiparin OnClick në kodin

për këtë ngjarje, insertoni urdhërin Me.Refresh ( kur të hapet dritarja e editorit të

Visual Basicut, mes rreshtave Private Sub dhe End Sub insertoni Me.Refresh).

Përsëritja e pyetësit për rindërtimin e bashkësisë së re të rekordeve bëhet duke

shtypur kombinimin e tasteve SHIFT +F9. Këtë mund ta bëni edhe duke përdorur

metodën Me.Requery, ngjashëm si për rifreskimin.

Modifikimi i objekteve të bazave të përbashkëta - Për të modifikuar dizajnin e

objekteve të bazës së përbashkët duhet hapur bazën në modin Exclusive (modin e

përjashtimit), duke zgjedhur OpenExclusive, në dritaren Open Database.

Këtë duhet bërë në kohën kur shfrytëzuesit tjerë nuk kërkojnë qasje në rrjetë, si për

shembull jashtë orarit të punës, gjatë natës, etj.

Nëse ndryshimet do të jenë të vogla dhe mendoni se është e sigurtë të bëhen edhe

kur baza është e hapur në modin e përbashkët, për të ndryshuar dizajnin e tabelave,

ato s'guxon t'i përdorë askush tjetër. Nëse tabela është e hapur apo është i hapur

ndonjë pyetës, formë apo raport, nuk guxon të ndryshohet dizajni i tabelës. Në këtë


333

rast mund të shihni dizajnin, por Accessi paraqet porosinë se tabela është vetëm për

lexim (Read Only).

Kur editohet dizajni i pyetësve, formave ose raporteve që momentalisht janë në

përdorim, shfrytëzuesit nuk i vërejnë ato deri sa nuk i mbyllin dhe i hapin përsëri.

Nëse ndryshoni dizajnin e objekteve të ndërlidhura, keni kujdes të mos prishni

ndërlidhjen. Për të ndryshuar makrot, gjithmonë hapeni bazën në modin ekskluziv.

Pas ndryshimeve të kodit të Visual Basicut, shfrytëzuesit, duhet të mbyllin dhe të

hapin përsëri bazën e të dhënave për të bërë azhurimin.

Mbrojtja e bazës së të dhënave

Baza e të dhënave përveq mbrojtjes prej dëmtimeve të rastësishme dhe të

paqëllimshme, duhet të mbrohet dhe të sigurohet edhe prej qasjes së palejuar

(paautorizuar) në bazën e të dhënave, për shikim apo për ndryshim, si dhe prej

dëmtimeve të tjera. Gjithashtu duhet siguruar edhe mbrojtjen prej shfrytëzuesve të

pakualifikuar, sepse edhe ndryshimet në dizajn të ndonjë objekti, të rregullave të

validitetit, të maskës hyrëse, etj., mund të shkaktojnë probleme dhe pengesa për

punë normale dhe është vështirë të identifikohen e të përmirësohen. Në Access

kemi dy nivele të mbrojtjes së bazës së të dhënave: mbrojtja globale përmes

fjalëkalimit (password - fjalëkalimi, fjalëkalimi) për bazën e të dhënave dhe

mbrojtja në nivel të shfrytëzuesit, e bazuar në modelin e Accessit për mbrojtje në

bazat me shfrytëzim të përbashkët (në rrjetë). Pra mund të mbrohet tërë baza e të

dhënave ose objektet e veçanta dhe në të, të identifikohen shfrytëzuesit dhe secilit

t'i ofrohen nivele të ndryshme të qasjes në bazën e të dhënave. Mbrojtja e bazës së

të dhënave është temë shumë e gjerë dhe e komplikuar, prandaj këtu shkurtimisht

do të përmëndim mënyrat e mbrojtjes në Access.

Mbrojtja e bazës përmes fjalëkalimit

Mbrojtja e bazës së të dhënave përmes fjalëkalimit (passwordit) ëshë më e

përshtatshme për bazat me një shfrytëzues sesa për bazat me shumë shfrytëzues.

Për të krijuar fjalëkalimin për bazën e të dhënave duhet të keni të drejtë të hapjes së

bazës në modin ekskluziv. Secili që e di fjalëkalimin, mund të hapë bazën e të

dhënave. Gjithashtu mund të mbrohet edhe kodi i Visual Basic-ut. Kur e krijoni

fjalëkalimin, Accessi e kodon dhe askush nuk mund ta lexoje atë prej fajllit të

bazës së të dhënave. Kjo mënyrë e mbrojtjes është e sigurtë, por përdoret vetëm për

hapjen e bazës së të dhënave. Kur hapet baza, atëherë të dhënat dhe objektet e saj

janë në dispozicion të shfrytëzuesit si për përdorim ashtu edhe për ndryshime. Nëse

planifikohet që baza e të dhënave të replikohet, atëherë nuk është mirë të krijohet

fjalëkalimi, sepse bazat e mbrojtura me fjalëkalim nuk mund të replikohen. Për të

krijuar fjalëkalimin e bazës së të dhënave duhet të hapet baza e të dhënave në


334

modin Exclusive (në dialogun Open, zgjedhni Open Exclusive, në tastin Open) dhe

pastaj:

- Në mëny zgjedhni: Tools-Security-Set Database Password (vendose

fjalëkalimin e bazës). Hapet dritarja për dialog Set Database Password (fig.

19.9a)

Fig. 19.9a - Krijimi i fjalëkalimit

- Në fushën Password, shtypni

fjalëkalimin të cilën dëshironi ta

përdorni për hapjen e bazës së të

dhënave dhe përsëri e shtypni të

njëjtën edhe në fushën Verify

(verifikoje), për të verifikuar

fjalëkalimin e dhënë. Pastaj

klikojmë OK dhe mbyllim bazën e

të dhënave.

Fjalëkalimi mund të krijohet me kombinim të shkronjave të mëdha e të vogla dhe

me vlera numerike. Ashtu si definohet, ashtu edhe duhet të jipet gjithmonë, kur

tentoni të hapni përsëri bazën e të dhënave.

Fig. 19.9b - Hapja e bazës duke

dhënë fjalëkalimin

Kur të tentojmë ta hapim përsëri bazën e të

dhënave, së pari në ekran do të paraqitet dritarja

Password Required (kërkohet fjalëkalimi). Në

fushën Enter database password (Shtype (jepe)

fjalëkalimin e bazës) duhet dhënë fjalëkalimin e

definuar më herët. Nëse fjalëkalimi është

shtypur me gabime atëherë në ekran do të

paraqitet dritarja me vërejtjen: Not a valid

password (fjalëkalimi është jo valid, i

pavlefshëm, i gabuar) (fig. 19.9c).

Fig. 19.9c - Fjalëkalimi e

pavlefshme (e gabuar)

Duhet pasur kujdes që gjatë shtypjes të jepen

korrekt shkronjat e mëdha dhe të vogla. Gabimi

më i shpeshtë gjatë dhënies së fjalëkalimit është

se shfrytëzuesit e papërvojë nuk e vërjenë se

rastësisht është i aktivizuar Caps Lock (tasti i

shkronjave të mëdha) dhe atëherë gjithmonë

lajmërohet gabimi.

Për të larguar fjalëkalimin prej bazës së të dhënave, ashtu që në të ardhmen të hapet

pa kërkuar fjalëkalimin, përsëri duhet hapur bazën në modin Exclusive dhe në

meny zgjedhni: Tools-Security-Unset Database Password (largo fjalëkalimin e

bazës). Pastaj në dialogun Unset Database Password jepni fjalëkalimin dhe shtypni

OK. Me rastin e mbrojtjes me fjalëkalim mund të paraqiten probleme lidhur me


335

mbrojtjen, nëse ndonjë tabelë e bazës së mbrojtur me fjalëkalim, është e lidhur me

bazën e cila nuk kërkon fjalëkalim për t'u hapur. Fjalëkalimi për bazën e mbrojtur

ruhet në informatat për lidhjen në bazën tjetër. Në atë rast, secili shfrytëzues që

hapë bazën e pambrojtur mund të hapë tabelën në bazën e mbrojtur. Gjithashtu,

edhe fjalëkalimi memorohet në formë të pakoduar në bazën e pambrojtur dhe

kështu e bën atë të lexueshëm për të gjithë shfrytëzuesit.

Mbrojtja e bazës me shumë shfrytëzues

Kur baza e të dhënave shfrytëzohet prej shumë shfrytëzuesve, mbrojtja e bazës

bëhet më e komplikuar. Zakonisht, të gjithë shfrytëzuesit nuk u qasen të gjitha

pjesëve të bazës së të dhënave, por dikush duhet të jetë përgjegjës për të gjitha

objektet e saj (Administratori i bazës). Organizimi i shfrytëzuesve nëpër grupe

thjeshton problemin e mbrojtjes. Mund të lejohet që secili grup të kryej veprimet e

caktuara në objektet e caktuara të bazës së të dhënave. Të gjitha informatat për

grupin, ruhen në një fajll të veçantë, të quajtur Workgroup Information File (WIF).

Për organizimin e mbrojtes Accessi ka modelin e vet të mbrojtjes në nivel të

shfrytzuesit, të bazuar në konceptin e grupeve punuese të përbëra prej grupeve të

shfrytzuesve të cilët i ndajnë bashkarisht të dhënat në "rrethinën, ambientin" me

shumë shfrytëzues. Për antarët e grupit punues përcaktohen "llogaritë" (Account) e

shfrytzuesve dhe të grupeve. Llogaria grupore është koleksion i llogarive të

shfrytzuesve. Secilit shfrytzues i lejohet liri e caktuar në punën me bazën e të

dhënave dhe objektet e saj. Për shembull, një grup ka të drejtë të insertoj dhe editoj

të dhënat por jo edhe t'i modifikojë format. Grupi tjetër ka të drejtë të sheh vetëm

disa të dhëna, kurse t'i kufizohet qasja në të dhënat më të rëndësishme, etj.

Modeli i mbrojtjes i Accessit ka katër elemente: Shfrytzuesi, Grupi, Leja dhe

Objekti.

- Shfrytzuesi - është personi që përdorë bazën e të dhënave. Për të përdorur bazën

e të dhënave ai duhet të japë emrin dhe fjalëkalimin (shifrën, password-in ).

- Grupi - është grup i shfrytzuesve të cilët kanë nivel të njëjtë të mbrojtjes dhe u

qasen objekteve të njëjta të bazës.

- Leja - i siguron shfrytzuesit ose grupit, të drejtën për veprimet e caktuara në bazë.

Për shembull, leja Open/Run (hape/ekzekuto) i jep të drejtë shfrytzuesit që të hapë

bazën e të dhënave dhe objektet e saj.

- Objekti - si objekt, për tabelë të Accessit, pyetës, formë, makro ose modul.

Shfrytzuesit dhe grupet kanë lejet për kryerjen e veprimeve të caktuara. Kemi dy

lloje të lejeve: leje (të drejta) të veçanta, që u ndahen shfrytzuesve dhe leje (të

drejta) të nënkuptuara të cilat i ndahen shfrytzuesit si antarë i grupit i cili i ka ato të

drejta. Nëse antari përjashtohet prej grupit, atëherë ai i humbë ato të drejta. Të

drejtat e shfrytzuesit faktikisht janë prerje e të dy tipeve të të drejtave. Në tabelën

vijuese janë përshkruar të drejtat (lejet) që mund t'i ndahen cilit do shfrytzues ose


336

grupi punues, për tipet e caktuara të objekteve. Përveq kësaj, të drejtat mund të

kufizohen në objekte individuale. Leja Veprimet e lejuara

Open/Run Hapja e bazës, formave, raporteve ose ekzekutimi i makrove

Open Exclusive

Hapja e bazës në modin ekskluziv

Read Design Hapja e cilit do objekt në modin e dizajnit, pa të drejtë për ndryshime

Modify Design Hapja e cilit do objekt në modin e dizajnit, me të drejtë për ndryshime

Adminster Qasje e plotë në të gjitha objektet në sistemin e mbrojtjes, duke përfshirë të drejtën e dhënies së lejeve shfrytzyesve tjerë

Read Data Hapja e tabelave dhe pyetësve për shikim pa mundësi të rirregullimit ose insertimit të të dhënave

Update Data Hapja e tabelave dhe pyetësve për shikim dhe rirregullim të të dhënave ekzistuese por pa të drejtë për insertim ose fshirje

Insert Data Hapja e tabelave dhe pyetësve për shikim dhe insertim të të dhënave por pa të drejtë për modifikim ose fshirje të atyre ekzistuese

Delete Data Hapja e tabelave dhe pyetësve për shikim dhe fshirje të të dhënave por pa të drejtë për modifikim ose insertim të të dhënave

Këto të drejta mund t'u ndahen shfrytzuesve dhe grupeve në fajllin WIF (si do të

përshkruhet në vazhdim të tekstit).

Kemi edhe konceptin e mbrojtjes sipas pronësisë. Të gjitha objektet e bazës së të

dhënave duhet të jenë në pronësi të ndonjë shfrytzuesi. Pronari është përgjegjës për

objektin dhe i ka të drejtat e përgjithshme për pamjen, përdorimin dhe ofrimin e

qasjes për të tjerët. Shfrytzuesi që krijon objektin ose e importon prej ndonjë baze

tjetër, sipas mënyrës së predefinuar është pronar i objektit dhe gjithmonë ka të

drejtën e administratorit për atë objekt. Ai mundet edhe të bartë pronësinë mbi

ndonjë shfrytëzues apo grup tjetër.

Në Access kemi grupet dhe shfrytzuesit standard (të predefinuar, të brendshëm) të

bazës së të dhënave. Grupet janë: Administratorët (Admins) - në të cilën të gjithë

anëtarët janë administrator të bazës së të dhënave dhe të gjithë kanë lejet (të drejtat)

e plota për të gjitha objektet e bazës dhe Shfrytzuesit (Users) - i cili përfshinë të

gjitha llogaritë individuale të shfrytzuesve të bazës. Të gjithë shfrytzuesit e grupit

Users kanë të drejtat për objektet e reja në bazë. Këto dy grupe janë të njëjta për

secilën bazë të të dhënave dhe nuk mund të fshihen as të riemërtohen. Përveq kësaj

asnjëri grup nuk mund të jetë i mbrojtur. Shfrytzuesi i predefinuar në Access është

Administratori (Admin), i cili është anëtarë i të dy grupeve të predefinuara. Admin

ndodhet në secilën kopje të fajllit sistemor System.mdw, i cili krijohet kur instalohet

Accessi. Secili administrator ka të drejtën për të hapur, shikuar dhe modifikuar të

gjitha të dhënat në të gjitha objektet në të gjitha bazat e Accessit, duke përfshirë

edhe ato nëpër kompjuterët tjerë. Për këtë arsye hapi i parë i mbrojtjes së bazës së

re është përdorimi i Workgroup Adminstrator-it, për të definuar administratorin e ri

dhe llogaritë e shfrytzuesve. Pas formimit të llogarive të reja, largoni

administratorin prej grupit të administratorve. Workgroup Administrator është


337

program i Windowsit, (emri i fajllit: Wrkgadm.exe ) dhe zakonisht ndodhet në

folderin Windows/System.

Krijimi i grupeve punuese

Grupi i predefinuar punues është i definuar në fajllin e grupit punues, të cilin e

krijon programi instalues i Accessit dhe është i vendosur në folderin ku ndodhet

Accessi. Kur dëshironi të krijoni mbrojtjen në nivel të shfrytzuesit, krijoni WIF

fajllin e ri, me llogaritë e grupeve dhe shfrytzuesve (individuale dhe grupore) për të

gjithë antarët e grupit punues. Ai fajll përmbanë edhe shifrat (fjalëkalimet) të cilat i

përdorin shfrytzuesit. Lejet është më mirë të ruhen në bazën e mbrojtur të të

dhënave sesa në fajllin WIF. Para se të filloni krijimin e grupit të ri punues

vendosni ku do të ruani fajllin WIF. Mund të modifikoni fajllin e predefinuar ose të

krijoni fajll të ri. Për të mbrojtur më mirë fajllin WIF është më mirë të krijohet një i

ri. Nëse dëshironi të përdorni fajllin ekzistues WIF, verifikoni a është krijuar me

identifikatorin unik për grupin punues (WID - Workgroup ID). Lokacioni i fajllit

WIF është i memoruar në Regjistry fajllin e Windowsit (Windows Registry File).

Për të krijuar fajllin WIF duhet të përdoret Workgroup Administrator. Së pari

mbyllni bazën e të dhënave dhe Accessin. Pastaj startojeni programin Workgroup

Administrator (wrkgadm.exe) duke e gjetur në folderin e tij përmes Windows

Explorerit ose zgjedhni Start-Run dhe në dritaren Run jepni emrin e fajllit

wrkgadm.exe dhe startoni programin. Në ekran do të paraqitet dritarja e programit

(Fig. 19.10a) në të cilën jipen shpjegimet për grupin punues dhe fajllin WIF.

Fig. 19.10a - Workgroup Administrator

Aty gjenden tri opcione: Create

(krijo) për të krijuar WIF të ri, Join

(bashkangjitju) për të ju

bashkangjitur grupit ekzistues dhe

Exit (dalja) për të anuluar

procedurën. Zgjedhim Create dhe

hapet dritarja tjetër me titull

Workgroup Owner Information

(Informatat për pronarin e grupit).


338

Fig. 19.10b - Informatat për grupin e ri

Kemi shpjegimet dhe fushat Name

(emri), Organization (organizata)

dhe Workgroup ID (ID e grupit).

Emri dhe organizata mund të

përmbajnë deri në 39 karaktere

kurse identifikatori WID është

string prej 4 deri në 20 karaktere.

Është një lloj shifre për grupin

punues. Plotësoni fushat dhe

klikoni OK. Në dialogun e

ardhshëm përcaktoni shtegun dhe

folderin ku do të ruhet fajlli WIF.

Shtypni shtegun ose zgjedheni me Browse dhe pastaj klikoni OK. Nuk duhet dhënë

emrin e njëjtë me atë të bazës së të dhënave sepse Accessi do të hapë njëkohësisht

të dy fajllat dhe pastaj kur të tentojë të krijojë fajllat *.lbd për të dy fajllat, do të

paraqitet gabimi. Gjithashtu, nëse nuk e ndryshoni emrin e propozuar (system.mdw)

Accessi do të parashtrojë pyetjen "a dëshironi të zëvendësoni fajllin ekzistues" dhe

nëse përgjigjeni me Yes, fajlli i predefinuar do të fshihet dhe për ta krijuar përsëri

duhet të reinstalohet Accessi. Në fund do të paraqitet edhe dritarja Confirm

Workgroup Information me të cilin kërkohet të konfirmojmë definimin e të

dhënave. Para se të shtypet OK, nëse janë në rregull, duhet të kopjohen të dhënat

prej kësaj dritareje ose të shtypet Change (ndrysho) për t'i ndryshuar. Kur klikoni

OK, nëse fajlli veq ekziston kërkohet konfirmimi i zëvendësimit të tij. Verifikoni

me kujdes a keni shënuar saktë të gjitha fushat Name, Organization, Workgroup ID

dhe shtegun sepse nëse dëmtohet fajlli WIF, duhet të rikrijohet dhe të ruhet përsëri

me të njëjtat informata, përndryshe nuk mund të hapni bazën e të dhënave. Kur të

klikoni OK, Workgroup Administrator krijon fajllin WIF dhe azhuron fajllin

sistemor Registry, ashtu që kur të startohet Accessi herën e ardhshme, të përdorë

fajllin e ri WIF. Të gjitha llogaritë e reja që krijohen do të ruhen në këtë fajll. Nëse

dëshironi të mundësoni bashkangjitjen e shfrytzuesve të tjerë në grup, fajllin e

ruani në follder të përbashkët në rrjetë ose në server ashtu që secili shfrytzues të

mund të startojë Workgroup Administrator-in. Pasi të informojë për krijimin e

suksesshëm të fajllit, administratori kthehet në dritaren e parë, ku zgjedhet Exit për

të dalur prej programit dhe për të përfunduar procedurën.

Kalimi në grup tjetër punues

Edhe pse vetëm një fajll WIF mund të përdoret në një moment në kompjuter, duke

përdorur Workgroup Administrator-in mund të kalohet prej një grupi në tjetrin. Kjo

quhet bashkangjitje grupit punues (Join). E startoni programin si më herët dhe

zgjedhni Join për të ju bashkangjitur grupit punues. Në dialogun që paraqitet jepni


339

emrin e fajllit WIF të cilin dëshironi ta përdorni ose klikoni Browse për të

lokalizuar fajllin. Pasi të shtypni OK, programi do të lajmëroj porosinë e vërtetimit

për kalim në grupin tjetër. Klikoni OK dhe pastaj Exit për të dalur prej Workgroup

Administrator-it.


340

Organizimi i llogarive të mbrojtura

Llogaritë e mbrojtura - zakonisht organizohen nëpër grupe, ku secili grup ka një

numër të caktuar të të drejtave (lejeve). Administratorët janë antarë të grupit

Admins (grupit administrativ) dhe kanë të drejtat e plota për bazën e mbrojtur dhe

të dhënat e saj. Grupi Admins mund të përmbajë aq shfrytëzues sa ju dëshironi, por

vetëm njëra llogari e shfrytzuesit mund të jetë pronare e bazës së të dhënave.

Shfrytzuesit tjerë në grupin administrativ mund të jenë pronar të objekteve në bazë

dhe të kenë të drejta të plota për objektet për të cilat janë pronarë.

Llogaritë grupore - përbëhen prej shfrytëzuesve dhe mund të kenë pronësinë mbi

objektet e bazës së të dhënave. Llogaritë grupore përdoren për të ju ndarë të drejtat

e përbashkëta disa shfrytzuesve. Shfrytzuesi mund të jetë antarë i disa grupeve. Në

atë rast ai ka të drejtat që janë shumë e të gjitha të drejtave të secilit grup. Llogaria

e shfrytzuesit përbëhet prej një shfrytzuesi i cili mund të jetë pronar i disa

objekteve dhe të ketë të drejta për ato objekte dhe objektet tjera në bazën e të

dhënave. Llogaritë e shfrytzuesve ruhen në fajllin WIF, të cilit shfrytzuesit i

bashkangjiten kur t'i qasen bazës së të dhënve.

Mënyra më e lehtë për ruajtjen e sigurisë së bazës është që shrytzuesit të

organizohen sipas sektoreve, niveleve ose funksioneve dhe t'i ndani nëpër llogari

grupore. Grupit i ndahen të drejtat në bazë të aktivitetit dhe nevojave. Shfrytzuesit

lajmërohen në bazë të mbrojtur përmes llogarisë së tyre të shfrytzuesit e jo përrmes

llogarisë grupore. Pas paraqitjes ata i trashëgojnë të drejtat e grupit si edhe të gjitha

të drejtat e tjera individuale të ndara për llogarinë e shfrytzuesit.

Për të krijuar cilindo tip të llogarisë së mbrojtur, duhet të paraqiteni si antarë i

grupit administrativ. Pastaj, përmes dialogut User and Group Accounts (llogaritë e

shfrytzuesve dhe grupore), (startohet prej menysë: Tools-Security-User and Group

Accounts…, fig. 19.11a), mund të krijoni ose të fshini llogari grupore ose

individuale, të shtoni antarë të ri në grup, të përjashtoni prej grupit, si dhe të

ndryshoni ose largoni fjalëkalimin e shfrytzuesit.

Secili shfrytzues duhet të ketë identifikatorin personal (PID - Personal ID), të

ruajtur së bashku me emrin e llogarisë. PID nuk është njësoj si fjalëkalimi , të cilin

e krijon më vonë secili shfrytzues.

Krijimi dhe fshirja e llogarive të shfrytzuesve

Për të krijuar llogari të re të shfrytzuesit (llogari individuale), startoni Accesin

përmes grupit (WIF) në të cilin dëshironi të shtoni llogari të re të shfrytzuesit dhe

hapeni bazën e të dhënave. Në menynë Tools zgjedhni Security - User and Group

Accounts dhe në ekran do të hapet dritarja me të njëjtin emër (fig. 19.11a).


341

Fig. 19.11a - Llogaritë e shfrytzuesve dhe

grupeve

Në faqen Users (shfrytzuesit)

klikojmë New. Në ekran do të

paraqitet dritarja New User/Group

(Shfrytzues/Grup i ri, fig. 19.11b).

Jepni emrin unik të llogarisë së re të

shfrytzuesit dhe Personal ID. Emri

mund të përmbajë më së shumti 20

karaktere dhe mund të përdoren

shkronjat dhe numrat, hapsira

(përveq në pozitën e parë) dhe

simbolet, përveq simboleve të

rezervuara si: \, [, ], <, >, +, =, ? etj.

dhe karaktereve kontrolluese ASCII

(ASCII 10 deri në 31). Për shkaqe

sigurie, PID duhet të jetë kombinim

unik i karaktereve alfanumerike pa

kuptim logjik. Në fund klikoni OK.

Fig. 19.11b -Kkrijimi i llogarisë së re

Për të fshirë llogarinë e shfrytzuesit,

në dritaren User and Group

Accounts (fig. 19.11a) zgjedhni

emrin e llogarisë në listën Name

dhe klikoni Delete. Me Yes

vërtetoni fshirjen (ose e anuloni me

NO) dhe klikoni OK për të mbyllur

dritaren.

Nuk mund të fshihen llogaritë e predefinuara Admins dhe Users dhe duhet të lihet

së paku një shfrytzues i grupit të adminstratorëve.

Krijimi dhe fshirja e llogarive grupore

Krijimi i llogarisë së re grupore është shumë i ngjashëm me krijimin e llogarisë

individuale (të shfrytzuesit), por në dritaren User and Group Accounts (fig. 19.11a)

kalojmë në faqen Groups dhe procedura është e njëjtë. Klikohet New dhe definohet

emri dhe PID dhe klikohet OK. Edhe fshirja e llogarisë grupore bëhet njësoj,

zgjedhet emri i grupit dhe klikohet Delete.


342

Shtimi i shfrytzuesve në grup dhe largimi i tyre nga grupi

Për të shtuar shfrytzuesin në grup ose për ta larguar atë prej grupit duhet të

lajmëroheni si antarë i grupit të administratorve. Për të shtuar shfrytëzuesin në një

grup ekzistues, startoni Accessin në grupin me llogari të mbrojtura. (Nëse nuk jeni

të sigurtë a keni zgjedhur WIF adekuat, startoni programin Workgroup

Administrator). Në bazën e të dhënave hapni dritaren User and Group Accounts

(fig. 19.11a) dhe zgjedhni faqen Users. Pastaj:

1. Në listën Name zgjedhni emrin e shfrytzuesit.

2. Në pjesën Group Membership (antarsia e grupeve) në listën Available

Groups zgjedhni grupin në të cilin dëshironi të shtoni antarin dhe klikoni

Add (shto). Emri i grupit shtohet në listën Member Of (antarë i:).

Për të shtuar të njëjtin antarë edhe në ndonjë grup tjetër përsëritet hapi i dytë. Për të

shtuar një antarë tjetër në grup përsërisni të dy hapat. Për të krijuar llogari të

mbrojtur të administratorit, krijoni llogari të re të shfrytzuesit dhe shtojeni në

grupin e administratorëve. Në fund, shtypni OK.

Për të fshirë shfrytzuesin prej grupit të mbrojtur, në dritaren User and Group

Accounts, në faqen Users në fushën Name zgjedhni shfrytzuesin të cilin do ta

largoni (përjashtoni). Pastaj, zgjedhni emrin e grupit në listën Member Of dhe

klikoni Remove (Largoje). Përgjigjeni me Yes për të konfirmuar fshirjen.

Grupi i predefinuar Users është përjashtim, sepse Accessi automatikisht i shton të

gjithë shfrytzuesit në të. Mënyra e vetme për të larguar shfrytzuesin prej grupit

Users është që të fshini të gjitha llogaritë.

Për të dokumentuar shfrytzuesit dhe grupet të cilave u përkasin ata, në dritaren

User and Group Accounts, klikoni Print Users and Groups (shtypi shfrytzuesit dhe

grupet). Ka mundësi të shtypen vetëm shfrytzuesit, vetëm grupet apo të dyja. Lista

e grupeve përmbanë emrat e grupeve dhe shfrytzuesit që i përkasin grupit.

Krijimi ose ndryshimi i fjalëkalimeve të llogarive

Kur grupit punues i shtohet llogaria e re e shfrytzuesit, Accessi ia ndanë një

fjalëkalim të zbrazët (Blank Password - fjalëkalim i zbrazët). Edhe llogarisë së

administratorit, gjithashtu i ndahet fjalëkalimi i zbrazët. Për të siguruar që askush të

mos mund të lajmërohet (t'i qaset bazës) duke përdorur emrat ekzistues të

shfrytzuesve, duhet që të gjithë shfrytzuesit të definojnë fjalëkalimet e tyre unike

për llogaritë e tyre. Për të krijuar ose për të ndryshuar fjalëkalimin për llogarinë e

mbrojtur, duhet të startohet Accessi prej grupit punues në të cilin ndodhet llogaria

dhe të lajmëroheni me emrin e shfrytzuesit për atë llogari. Hapet baza e të dhënave

dhe në dritaren User and Group Accounts, në faqen Change Logon Password

(ndrysho fjalëkalimin për lajmërim, fig. 19.12):


343

Fig. 19.12 - Definimi/ndryshimi i

fjalëkalimit

1. Në fushën Old Password

(fjalëkalimi i vjetër, ekzistuese)

shtypni fjalëkalimin aktual. Nëse

nuk ka ekzistuar fjalëkalimi për

këtë llogari, e leni të zbrazët.

2. Në fushën New Password

(fjalëkalimi i ri) shtypni

fjalëkalimin, me më së shumti 20

karaktere.

3. Përsëriteni fjalëkalimin e njëjtë

edhe në fushën Verify (verifiko) dhe

klikoni OK.

Keni kujdes të mos e harroni ose

siguroni kopjen e fjalëkalimit dhe

ruajeni në vend të sigurt. Nëse e

harroni fjalëkalimin, ndonjë prej

administratorëve duhet ta largojë

fjalëkalimin para se të mund t'i

qaseni bazës përsëri dhe të krijoni

fjalëkalimin e ri.

Për të larguar fjalëkalimin, duhet të lajmëroheni si antarë i grupit të

administratorëve dhe pastaj në dritaren User and Group Accounts në faqen Users:

1. Në fushën Name zgjedhni emrin e llogarisë

2. Klikoni Clear Password.

Për të fshirë edhe ndonjë fjalëkalim tjetër përsëriteni hapin e dytë. Në fund klikoni

OK.

Qasja në bazë përmes fjalëkalimit dhe largimi i tij

Deri sa të mos definohet fjalëkalimi për llogarinë e shfrytzuesit administrator, të

gjithë shfrytzuesit kanë qasje në bazën e të dhënave. Pas kësaj, kur shfrytzuesit

tentojnë të startojnë Accessin, duhet të shtypin emrin e shfrytzuesit dhe

fjalëkalimin i cili i është ndarë llogarisë së tyre. Për të aktivizuar procedurën duhet

të startohet Accessi prej grupit punues për të cilin dëshironi të përcaktoni

fjalëkalimin për qasje dhe të hapet dritarja User and Group Accounts, faqja Users

dhe:

1. Zgjedhni llogarinë e shfrytzuesit administrator në fushën Name dhe klikoni

Change Password (fig. 19.12).

2. Lëreni fushën Old Password të zbrazët, sepse më parë nuk ka pasë

fjalëkalim për këtë grup dhe shtypni fjalëkalimin e ri në fushën New


344

Password, me gjatësi deri në 14 karaktere. Edhe këtu dallohen shkronjat e

mëdha e të vogla.

3. Shtypni edhe një herë fjalëkalimin në fushën Verify dhe klikoni OK.

Herën e ardhshme, kur të tentoni të hapni programin, ju (shfrytzuesi administrator)

ose ndonjë prej antarëve të grupit punues, së pari do të paraqitet dritarja për dialog

Logon (Lajmërohu, paraqitu për të pasur qasje)(fig. 19.13).

Fig. 19.13 - Dritarja Logon

Duhet të jepet emri i llogarisë dhe

fjalëkalimi i definuar dhe të

klikohet OK. Nëse është dhënë

fjalëkalimi i gabuar do të paraqitet

dritarja me vërejtjen se fjalëkalimi e

dhënë nuk është i vlefshëm.

Për të larguar dritaren Logon, startojeni Accessin prej grupit punues për të cilin

dëshironi të deaktivizoni qasjen përmes fjalëkalimit dhe pastaj, përsëri hapeni

dritaren User and Group Accounts. Në faqen Users në fushën Name zgjedhni

Admin dhe klikoni Clear Password. Largimi i procedurës së lajmërimit nuk largon

nivelet e sigurisë të definuara për bazën e të dhënave por vetëm mundëson

startimin e Accessit pa lajmërimin e mëparshëm.

Ndarja ose ndryshimi i lejeve dhe pronësive

Lejet (të drejtat) i jipen shfrytzuesit ose në mënyrë eksplicite përmes llogarisë

individuale të shfrytzuesit ose në mënyrë implicite përmes llogarisë së grupit të

cilit i përket shfrytzuesi. Pronarë i ndonjë objekti është shfrytzuesi i cili e ka krijuar

atë. Për të ndarë lejet e predefinuara ose për t'i ndryshuar ato ose të drejtën e

pronësisë së ndonjë objekti të bazës, duhet të jeni ose antarë i grupit të

administratorëve për WIF që është përdorur kur është krijuar baza e të dhënave,

pronar i objektit të bazës ose shfrytzues me leje të administratorit për objektin. Për

të shikuar ose ndryshuar lejet dhe pronësitë, në menynë Tools zgjedhni: Security-

User and Group Permissions (Lejet, të drejtat e shfrytzuesit dhe grupit). Në ekran

do të paraqitet dritarja User and Group Permissions (fig. 19.14), në të cilin kemi

dy faqe: Permissions (Lejet, të drejtat) për punë me lejet dhe Change Owner

(Ndërro pronarin) për ndryshimin e pronarëve të objekteve.

Për t'ia shtuar listës së objekteve ekzistuese objektet e reja, në listën Object Name

(emri i objektit) mund të zgjedhet <New Tables/Queries> (Tabelat/pyetësit e ri).

Në listë shihen tabelat, pasi në fushën Object Type (Tipi i objektit) është zgjedhur

Table. Kur zgjedhet ndonjë objekt tjetër, atëherë edhe në listën Object Name,

paraqitet <New emri i objektit…> për objektin përkatës.


345

Fig. 19.14a - User and Group Permissions

Në fushën User/Group Name,

shihet emri i shfrytzuesit ose grupit,

varësisht prej opcionit List të

zgjedhur nën dritaren e listës. Në

pjesën Permissions kemi listën e

lejeve të mundshme, për objektin e

zgjedhur.

Për të punuar me lejet, duhet hapur

bazën e të dhënave duke përdorur

WIF me llogaritë e shfrytzuesve ose

grupeve, të cilëve dëshironi t'ua

përcaktoni të drejtat (t'ua ndani

lejet). Pastaj, hapet baza dhe në

faqen Permissions, të dritares User

and Group Permissions kryejmë

veprimet e nevojshme. Emri i

shfrytzuesit (administruesit) aktual

tregohet në fushën Current User

(shfrytzuesi aktual).

- Për të parë të drejtat aktuale të shfrytzuesit lidhur me objektin e caktuar, zgjedhet

opcioni Users dhe në listën User/Group Name zgjedhet emri i llogarisë së

shfrytzuesit. Në fushën Object Type zgjedhet tipi i objektit, e pastaj në listën Object

Name zgjedhet objekti i caktuar. Në fushën Permissions opcioni i zgjedhur tregon

se ajo leje është aktive dhe shfrytzuesi e ka të drejtën për atë veprim.

- Për të parë lejet e grupit, zgjedhet opcioni Groups dhe në mënyrë të ngjashme si

për shfrytzuesin, zgjedhim objektin dhe në pjesën Permission shohim të drejtat e

grupit.

- Për të bërë ndryshime në lejet (të drejtat) e shfrytzuesit ose grupit për objektin e

caktuar, në fushën Permissions aktivizojmë ose deaktivizojmë opcionin përkatës.

Për të vepruar njëkohësisht me disa objekte, ato zgjedhen bashkarisht me SHIFT

dhe klik (nëse janë të rradhitura një pas një) ose me CTRL dhe klik (nëse nuk janë

të rradhitur një pas një). Për të aplikuar ndryshimet, klikohet Apply (apliko

ndryshimet) dhe dritarja mbetet e hapur për ndryshime të tjera eventuale. Në fund

shtypet OK dhe mbyllet dritarja, duke aplikuar të gjitha ndryshimet e bëra.

Duhet pasur kujdes, sepse disa të drejta janë të ndërlidhura, ashtu që kur ndahet një

leje, automatikisht ndahet edhe tjetra. Për shembull, nëse shfrytzuesit ia ndani lejen

Modify Data për tabelë, automatikisht do të aktivizohen edhe opcionet Read Data

dhe Read Design, sepse këto janë të domosdoshme për modifikim. Ngjashëm, nëse

largoni lejen Update Data ose Read Data, automatikisht largohet edhe Modify

Data. Nëse modifikoni dhe ruani objektin pa ia ndryshuar emrin, lejet nuk

ndryshojnë. Nëse objekti i modifikuar ruhet me emër tjetër, duhet të bëhet ndarja e


346

sërishme e të drejtave (lejeve). Kur ndryshohen të drejtat për objektet me kod të

Visual Basicut, ato nuk kanë efekt deri sa të mbyllet dhe të startohet përsëri baza e

të dhënave.

Bartja e pronësisë së objektit

Për të bërë bartjen e pronësisë së ndonjë objekti prej një grupi ose shfrytzuesi në

tjetrin, në dritaren User and Group Permissions duhet të hapet faqja Change

Owner (ndrysho pronarin) (fig. 19.14b).

Fig. 19.14b - Faqja Change Owner

Në pjesën e epërme, shihet lista e

objekteve dhe pronarëve aktual. Për

të ndryshuar pronarin e ndonjë

objekti, në fushën Object Type

zgjedhet tipi i objektit. Zgjedhet një

ose disa objekte prej listës dhe

zgjedhet opcioni Groups për të parë

listën e llogarive grupore në fushën

New Owner (pronari i ri) ose Users

për të parë llogaritë e shfrytzuesve.

Zgjedhni emrin e grupit ose

shfrytzuesit në listën New Owner

dhe klikni Change Owner (ndrysho

pronarin). Pronësia mbi objektin

bartet në grupin ose shfrytzuesin e

zgjedhur në listën New Owner. Pas

ndryshimeve të nevojshme, klikoni

OK.

Kur pronësia mbi një objekt i ndahet ndonjë llogarie grupore, të gjithë antarët e

grupit automatikisht i fitojnë të drejtat e caktuara për objektin, si pronarë të

objektit.

Gjithashtu mund të bëhet barjta e pronësisë për tërë bazën e të dhënave në ndonjë

administrator tjetër. Për të bërë këtë, startohet Accessi duke përdorur ID-në e re për

administratorin e grupit punues dhe krijohet baza e re e zbrazës (Blank Database).

Pastaj, importohen të gjitha objektet prej bazës origjinale të të dhënave në bazën e

re të formuar.

Pyetësit, sipas vlerës së predefinuar kanë opcionin e lejes për kontrollim të të

dhënave të kthyera prej pyetësit ose për aktivizimin e ndonjë veprimi të pyetësit.

Opcioni Run Permissions (të drejtat e ekzekutimit) në faqen Tables/Queries të

dritares Options (Tools-Options) mund të përcaktohet si Owner's (të pronarit) ose

Users (të shfrytzuesit). Nëse zgjedhet opcioni Owner's, të gjithë shfrytzuesit kanë


347

të drejtat e pronarit, për shikim ose ekzekutim të pyetësit, por vetëm pronari mund

të bëjë ndryshime në dizajnin e pyetësit dhe të bëjë bartjen e pronësisë në ndonjë

shfrytzues tjetër. Nëse zgjedhet opcioni Users, këtë mund ta bëjnë të gjithë

shfrytzuesit. Ndryshimet në këtë faqe vlejnë vetëm në pyetësit e ri, që krijohen pas

ndryshimit të opcionit, kurse ata që veq ekzistojnë mbesin të pandryshuar.

Largimi i mbrojtjes në nivel të shfrytzuesit

Largimi i mbrojtjes në nivel të shfrytzuesit bën kthimin e pronësisë mbi bazën e të

dhënave dhe të gjitha objekteve të saj në shfrytzuesin e predefinuar si shfrytzues

administrator (Admin). Për të larguar mbrojtjen në nivel të shfrytzuesit, duhet të

lajmëroheni si administrator i grupit punues i cili është antarë i grupit të

administratorëve. Pas lajmërimit në bazën e të dhënave, grupit të predefinuar

Users, i ndani të drejtat e plota për të gjitha objektet. Pastaj, delni prej Accessit dhe

lajmëroheni përsëri si Administrator dhe krijoni një bazë të re të zbrazët dhe në të

importoni të gjitha objektet prej bazës origjinale. Me këtë rast baza e të dhënave

është plotësisht e pambrojtur. Vërtetoni se a mundet cilido grup ose shfrytzues, të

hapë bazën e re të të dhënave. Fajlli me infromtata për grupin punues (WIF) i cili

është pasojë e importimit të objekteve prej bazës origjinale të të dhënave, përdoret

për grupin administrativ edhe për bazën e re.

Për të larguar mbrojtjen e vendosur në nivel të shfrytzuesit, startoni Accessin dhe

lajmërohuni si administrator i grupit punues dhe hapeni bazën e mbrojtur të të

dhënave. Zgjedhni në meny: Tools-Security-User and Group Permissions dhe

zgjedhni faqen Permissions. Pastaj:

1. Klikoni Groups dhe zgjedhni Users në listën User/Group Name.

2. Zgjedhni Tables, në listën Object Type dhe selektoni të gjitha tabelat në

bazën e të dhënave.

3. Selektoni të gjitha të drejtat (lejet) e mundshme për atë tip të objektit dhe

klikoni Apply.

4. Përsëritni hapat 2 dhe 3 për të gjitha tipet e objekteve tjera të bazës dhe

klikoni OK

Pastaj delni prej Accessit dhe startojeni përsëri, duke u lajmëruar si Administrator.

Krijoni bazën e re të zbrazët dhe në të importoni të gjitha objektet prej bazës

origjinale.

Nëse shfrytzuesit akoma përdorin fajllin aktiv me informata për grupin punues

(WIF), fshini fjalëkalimin për Administratorin (Admin), për të evituar paraqitjen e

dritares Logon (Lajmërohu). Nëse keni kthyer fajllin WIF të predefinuar, ky hap

nuk është i nevojshëm.


348

Riparimi i fajllit me infromata për grupin punues (WIF)

Mund të ndodhë që fajlli WIF të dëmtohet dhe nuk mund të hapni bazën e të

dhënave për atë WIF. Se si do të evitohet problemi, varet nga fakti se a është

krijuar fajlli WIF përmes programit Workgroup Administrator dhe a keni krijuar

kopjen rezervë të fajllit. Nëse keni krijuar kopjen e fajllit, atëherë përmes Windows

Explorerit apo në ndonjë mënyrë tjetër kopjojeni fajllin rezervë në folderin ku

është i instaluar Accessi apo në shtegun ku e keni ruajtur herën e parë, nëse nuk e

keni ruajtur në folderin e Accessit. Nëse s'keni bërë kopje rezervë dhe keni

përdorur WIF fajllin e predefinuar, duhet të instaloni rishtazi Accessin, për të

krijuar përsëri fajllin e predefinuar WIF. Nëse për krijimin e fajllit WIF keni

përdorur Workgroup Administratorin por nuk keni krijuar kopje rezervë, duhet ta

përdorni përsëri Administratorin. E startoni për të krijuar përsëri fajllin e ri dhe i

jepni të dhënat për emrin, organizatën dhe identifikatorin e grupit punues (WID), të

njëjta siq i ka pasur përpara. Këto informata është thënë më herët se duhet të ruhen

gjithsesi me rastin e krijimit të fajllit.

Informatat për llogarinë e mbrojtur ruhen në fajllin WIF, ashtu që nëse krijoni fajll

të ri, duhet të krijoni përsëri llogaritë e mbrojtura me emrat e njëjtë dhe

indentifikatorët (PID) e njëjtë. Lejet dhe pronësia mbi objektet ruhen në bazën e

mbrojtur dhe nuk ka nevojë të definohen rishtazi, por duhet të lidhen me llogaritë e

njëjta si në bazën origjinale.

Mbrojtja e bazës përmes UserLevel Security Wizard

Accessi ofron edhe mundësinë e krijimit të llogarive të mbrojtura përmes

magjistarit UserLevel Security Wizard (Sigurimi në nivel të shfrytzuesit).

Magjistari UserLevel Security krijon një bazë të re të mbrojtur dhe eksporton

kopjet e të gjitha objekteve prej bazës origjinale në bazën e re. Të gjitha lidhjet dhe

tabelat e lidhura, krijohen përsëri në kopjen e krijuar. Kopja e re është pronë e

shfrytzuesit që e ka startuar magjistarin. Përmes magjistarit mund të përcaktohet se

cilët shfrytëzues i takojnë cilit grup, të fshini ose të shtoni shfrytzues dhe të

rregulloni fjalëkalimet (shifrat) dhe identifikatorët personal (PID) të shfrytzeusve.

Në fund krijohet baza e koduar. Baza origjinale mbetet e pandryshuar. Nëse në

bazën e të dhënave ka referenca të Visual Basicut të definuara prej vet shfrytzuesit,

magjistari nuk i kopjon ato, prandaj duhet të rikrijohen në bazën e re. Në fund,

magjistari paraqet raportin me të gjitha informatat për bazën e re dhe për grupin

punues. Nëse kodin e Visual Basicut e keni mbrojtur me fjalëkalim, edhe ai do të

përfshihet në raport. Shtypeni raportin dhe ruajeni në vend të sigurtë, sepse mund

të nevojitet më vonë, në rast të paraqitjes së problemeve me fajllin WIF, kur duhet

të rikrijohet WIF.


349

Për të mbrojtur bazën përmes UserLevel Security Wizard, duhet hapur bazën të

cilën dëshironi ta mbroni dhe në mënynë Tools zgjedhni: Security-UserLevel

Security Wizard. Në ekran do të paraqitet dritarja Security Wizard (fig. 19.15a).

Fig. 19.15a - Security Wizard

Në dialogun e parë, jepen

shpjegimet për magjistarin dhe për

fajllin WIF. Në pjesën e poshtme të

dritares për dialog paraqitet pyetja

"a dëshironi të krijoni WIF të ri apo

të modifikoni atë ekzistues".

Zgjedhim opcionin Create a new

workgroup information file (krijo

WIF të ri). Me Next vazhdojmë në

hapin e ardhshëm (fig. 19.15b).

Fig. 19.15b - Përcaktimi i WIF dhe WID

Në dialogun e ardhshëm kërkohet të

definohet emri i fajllit WIF, (edhe

shtegu ku do të ruhet) dhe WID

(Workgroup ID), identifikatori i

grupit. WID është string me gjatësi

mes 4 dhe 20 karakteresh.

Gjithashtu kemi edhe fushat

opcionale Your Name (Emri) dhe

Company (Organizata), të cilat nuk

është e domosdoshme të definohen.


ardhshëm (fig. 19.15c).

Në hapin e ardhshëm paraqitet dritarja me shtatë faqe dhe në të paraqiten të gjitha

objektet e bazës aktive të të dhënave. Tregohet se sipas definicionit, magjistari do

të mbrojë të gjitha objektet ekzistuese (gjë që tregohet me zgjedhjen e check-box-it

para objektit) dhe të gjitha objektet që do të krijohen pas ekzekutimit të magjistarit.

Por nëse dëshironi që niveli i mbrojtjes së objektit të mbetet si është aktualisht,

atëherë largoni zgjedhjen para objektit përkatës.


350

Fig. 19.15c - Zgjedhja e objekteve

Në secilën faqe, paraqitet lista e

objekteve që ekzistojnë në bazën

aktuale. Zgjedhjen mund ta bëjmë

duke klikuar në katrorin përkatës

për zgjedhje apo përmes tasteve në

anën e djathtë, Deselect (eselekto),

Select All (selekto të gjitha) dhe

Deselect All (deselekto të gjitha).


ardhshëm (fig. 19.15d)

Fig. 19.15d - Llogaritë grupore

Nëse kodin e Visual Basicut e keni

të mbrojtur me fjalëkalim, do të

kërkohet ta shtypni fjalëkalimin,

përndryshe magjistari nuk do të

krijojë WIF. Nëse nuk ka kod të

Visual Basicut, do të kalohet në

dritaren e ardhshme (fig. 19.15d) në

të cilën mundësohet definimi i

llogarive grupore të kyqura në WIF.

Për të parë se cilat të drejta (leje) i

janë aprovuar secilit grup të

predefinuar, zgjedheni emrin e

grupit.

Në pjesën Group Permissions mund të lexoni të drejtat që i jipen grupit përkatës.

Secili grup ka një GID unik (Group ID). Të drejtat e grupeve :

Grupi Të drejtat (leja)

Backup Operators Qasje vetëm për bekap dhe kompresim të bazës por jo edhe për shikim të ndonjë objekti të bazës

Full Data Users Të gjitha të drejtat për punë me të dhëna, por jo edhe modifikim të dizajnit

Full Permissions Të gjitha të drejtat për punë me të dhëna, por jo edhe për të ndarë leje për shfrytëzuesit tjerë

New Data Users Të drejtë për lexim dhe insertim por jo edhe për fshirje dhe azhurim të të dhënave dhe pa të drejtë për modifikim të dizajnit

Project Designers Të gjitha të drejtat për rregullim të të dhënave dhe objekteve por jo edhe për ndryshim të tabelave ose lidhjeve

Read Only Users Për lexim të të gjitha të dhënave, por jo edhe ndryshim të të dhënave ose dizajnit

Update Data Users

Lexim dhe azhurim të të dhënave por jo edhe insertim ose fshirje të tyre. Gjithashtu pa mundësi për ndryshim të dizajnit.


351

Me Next vazhdojmë në hapin e ardhshëm (fig. 19.15e).

Fig. 19.15e -Të drejtat për grupin Users

Në këtë hap mund të ju ndahen disa

të drejta antarëve të grupit Users.

Sipas vlerës së predefinuar,

UserLevel Security Wizard ua

mohon të gjitha të drejtat antarëve

të këtij grupi, sepse secili

shfrytzues që ka kopjen e Accessit

është antarë i grupit Users dhe do t'i

ndaheshinn të drejtat e njëjta. Nëse

zgjedhni opcionin "Yes, I would like

to grant some permissions to the

Users Group" (Po, dëshiroj t'ua

japë disa të drejta antarëve të grupit

Users), atëherë do të paraqitet

vërejtja (Caution) për faktin se këto të drejta pastaj i fiton secili shfrytzues. Me

Next, vazhdojmë në hapin e ardhshëm (fig. 19.15f).

Fig. 19.15f - Shtimi i shfrytzuesve në WIF

Në hapin e ardhshëm, i shtojmë

shfrytzuesit e ri në WIF, duke

shkruar emrin e tyre dhe

fjalëkalimin. Për secilin definohet

edhe PID. Gjithashtu mund të

fshihet ndonjë shfrytzues ose të

ndryshohet fjalëkalimi ose PID

ekzistues, duke zgjedhur emrin e

shfrytzuesit në listën në anën e

majtë. Secili fjalëkalim që krijohet

përmes magjistarit do të shtypet në

raportin që krijohet në fund. Me

Next, kalojmë në hapin e ardhshëm

(fig. 19.15g).

Në dialogun e ardhshëm shfrytzuesit e ri të krijuar në hapin e kaluar, i shtohen

grupit përkatës. Në këtë hap mund të veprohet në dy mënyra: Nëse zgjedhni

opcionin Select a user and assign the user to groups (zgjedhe shfrytzuesin dhe

përcaktoja përkatësinë në grupe) në fushën me listë rënëse Group or user name

(Emri i shfrytzuesit ose grupit) zgjedhet emri kurse në listën nën të paraqiten emrat

e grupeve. Selektohet emri i grupit (aktivizohet check-boxi) dhe në listën rënëse

zgjedhen emrat e shfrytzuesve për t'i shtuar në grup. Nëse zgjedhet opcioni i dytë

Select a group and assign users to the group (zgjedhe grupin dhe ndaja


352

(përcaktoja) shfrytëzuesit, grupit gjegjës) atëherë lista rënëse përmbanë emrat e

grupeve kurse lista nën të përmbanë emrat e shfrytzuesve.

Fig. 19.15g - Përcatkimi i shfrytzuesve të

grupit

I zgjedhni (duke aktivizuar check

boxin) emrat që dëshironi t'i shtoni

në grup. Me Next vazhdojmë në

hapin e ardhshëm dhe të fundit (fig.

19.15h). Në hapin e fundit, tregohet

se këto ishin të gjitha informatat e

nevojshme për magjistarin për të

krijuar bazën e mbrojtur të të

dhënave dhe në fushën përkatëse

kërkohet që të definohet emri i

fajllit për kopjen rezervë të bazës së

pambrojtur, që do ta krijojë

magjistari. Me Browse mund të

zgjedhet shtegu i dëshiruar.

Fig. 19.15h - Emërtimi i fajllit rezervë

Japim emrin e fajllit në fushën

përkatëse dhe zgjedhim folderin ku

do të ruhet ai ose aprovojmë emrin

e propozuar me prapashtesën *.bak.

Këtu kemi edhe vërjejten

Important, me të cilën tregohet se

pasi të sigurohet baza, në vazhdim

do të krijohet raporti me të dhënat

për shfrytzuesit dhe grupet që janë

përdorur për krijimin e fajllit WIF.

Ruajeni këtë raport, sepse do të

nevojitet nëse paraqitet nevoja për

rikrijimin e fajllit WIF.

Me Finish, përfundojmë procedurën për krijimin e fajllit të mbrojtur përmes

magjistari UserLevel Security. Në vazhdim do të paraqiten vërejtjet për krijimin e

fajllit të mbrojtur dhe kriptimin e tij si dhe për mbylljen dhe rihapjen e bazës së të

dhënave. Përgjigjemi me OK në vërjetjet e paraqitura dhe pasi të krijohet fajlli

WIF, magjistari UserLevel Security do të paraqesë raportin me të dhënat për fajllin

(fig. 19.15i). Vetëm antarën e grupit Admins dhe shfrytzuesit Admin kanë qasje në

objektet në bazën e re të të dhënave. Asnjë prej lejeve nuk do t'u ndahen antarëve të

grupit Users, ashtu që do të duhet të shtohen për të përcaktuar mbrojtjen e bazës së

të dhënave dhe objekteve të saj.


353

Fig. 19.15i - Raporti i magjistarit UserLevel Security

Masat tjera mbrojtëse

Ekzistojnë edhe disa masa mbrojtëse më pak rigoroze se mbrojtja e plotë e bazës së

të dhënave. Baza e të dhënave bëhet e palexueshme përmes kriptimit të saj,

objektet mund të fshehen duke aktivizuar tiparin e tyre Hidden (i fshehur), mund të

mbrohet kodi i Visual Basicut, si dhe baza e të dhënave mund të ruhet si fajll MDE.

Kriptimi i bazës së të dhënave

Për të kriptuar bazën e të dhënave, në dritaren e zbrazët të Accessit (pa asnjë bazë

të hapur) zgjedhni në meny: Tools-Security-Encrypt/Decrypt Database. Në

dialogun që hapet, Encrypt/Decrypt Database zgjedhni bazën e të dhënave (fajllin

.mdb) që dëshironi ta kriptoni dhe klikoni OK. Pastaj, në dritaren për dialog


354

Encrypt Database As përcaktoni emrin e fajllit dhe folderin ku do të ruhet fajlli i

kriptuar i bazës së të dhënave dhe pastaj klikoni Save (ruaje). Nëse zgjedhni emrin

e njëjtë me atë të bazës origjinale, atëherë baza origjinale do të zëvendësohet me

bazën e re të kriptuar. Nëse baza është e mbrojtur në nivel të shfrytzuesit, duhet të

ndryshohet leja Modify Design për të gjitha tabelat.

Për të dekriptuar bazën e kriptuar të të dhënave, përsëritet prodedura e njëjtë si me

rastin e kriptimit dhe zgjedhet emri dhe folderi për fajllin e dekriptuar.

Kur kriptohet baza e të dhënave, bëhet kompresimi i saj dhe ajo bëhet e

palexueshme për të gjithë tekst procesorët ose programet tjera për këtë qëllim.

Dekriptimi paraqet procesin e kundërt, pra kthimin e fajllit të kriptuar në formën

origjinale. Kriptimi nuk e ndalon qasjen në bazë dhe në objektet e saj, por vetëm e

bën atë të palexueshme.

Fshehja e objekteve të bazës së të dhënave

Për të fshehur objektet e caktuara prej shfrytzuesve dhe personave të tjerë, mund t'i

fshehni objektet ashtu që të mos paraqiten fare në dritaren e bazës së të dhënave.

Kjo nuk e siguron objektin, por vetëm e fshehë atë.

Fig. 19.16 - Dritarja Properties për objektin

Për të fshehur objektin, e zgjedhni

atë në dritaren e bazës së të

dhënave në faqen përkatëse dhe në

shiritin e veglave, në menynë e

kontekstit ose në menynë File

zgjedhni Properties. Në dritaren e

tipareve të objektit, në pjesën e

poshtme kemi edhe atributin

Hidden (i fshehur) (fig. 19.16).

Aktivizoni opcionin (check box)

Hidden dhe klikoni OK. Kur të

ktheheni në bazën e të dhënave ai

objekt nuk do të shihet në atë faqe.

Për të parë objektet e fshehura, në

meny zgjedhni Tools-Options dhe

në dritaren Options në faqen View,

në pjesën Show aktivizoni opcionin

Hidden Objects.

Atëherë në dritaren e bazës së të dhënave do të shihen edhe objektet me atributin

Hidden, por do të kenë ngjyrë më të zbehur.


355

Mbrojtja e kodit të Visual Basic-ut

Për të mbrojtur modulet dhe kodin e Visual Basicut për format dhe raportet e

bazës, mund të përcaktoni fjalëkalimin përmes magjistarit UserLevel Security ose

në dritaren e editorit të Visual Basicut. Modulet nuk janë të mbrojtura përmes

nivelit të mbrojtjes së shfrytzuesit, deri sa nuk përcaktohet përmes magjistarit

UserLevel Security.

Për të definuar fjalëkalimin për mbrojtje të kodit të Visual Basicut, në dritaren e

editorit të Visual Basicut, në menynë Tools zgjedhni Properties (Emri i bazës

Properties), që është opcioni i fundit në menynë Tools në dritaren e editorit të VB.

Në dritaren qe hapet, Emri i bazës - Project Properties, kalojmë në faqen

Protection (mbrojtja) (fig. 19.17).

Fig. 19.17 - Mbrojtja me fjalëkalim e kodit

të VB

Në këtë faqe, kemi pjesën Lock

Project (mbylle projektin) dhe

Password to view project

properties (Fjalëkalimi për të

shikuar tiparet e projektit). Në

fushat Password (fjalëkalimi) dhe

Confirm password (konfirmo

fjalëkalimin) shtypim fjalëkalimin

për kodin e VB. Mirëpo nëse nuk

aktivizohet edhe opcioni Lock

Project for viewing (mbylle

projektin për shikim) shfrytëzuesit

do të kenë mundësi ta hapin dhe ta

shohin kodin, por s'mund ta

ndryshojnë, sepse ai do të hapet në

modin ReadOnly (vetëm për lexim).

Nëse aktivizojmë opcionin Lock project for Viewing atëherë fare nuk mund të

shihet kodi i VB, pa e dhënë fjalëkalimin e definuar.

Menyrë tjetër e mbrojtjes së procedurave të Visual Basicut është që baza e të

dhënave të ruhet si fajll MDE, me ç'rast kompjalohen të gjitha modulet, largohen

kodet të cilët mund të modifikohen dhe kompresohet baza e të dhënave. Kodi i VB

do të funksionojë edhe më tutje por nuk do të mund të lexohet as të ndryshohet.

Ruajtja e bazës si fajll MDE

Një mënyrë për mbrojtjen e bazës së të dhënave është edhe krijimi i fajllit MDE

për shfrytzuesit e bazës së të dhënave. Kur baza e të dhënave ruhet si fajll MDE

bëhet kompajlimi i kodit të VB, largohen të gjitha kodet e ndryshueshme të

formave dhe raporteve si dhe bëhet kompresimi i bazës së të dhënave. Kodet


356

funksionojnë në mënyrë të njëjtë por vetëm nuk mund të shihen ose të

modifikohen. Format, raportet ose modulet nuk mund të hapen në pamjen Design,

prandaj as nuk mund të shihet as të ndryshohet dizajni i tyre, e as të krijohet ndonjë

objekt i ri.

Pengohet mundësia e importimit ose eksportimit të formave, pyetësve ose

moduleve prej dhe në fajllin MDE. Mirëpo, megjithatë tabelat, pyetësit dhe makrot

mund të shkëmbehen me fajllat që nuk janë MDE, sepse ato nuk janë të lidhura me

asnjë kod. Ruajtja e bazës si fajll MDE jo vetëm që pengon ndryshimin e kodit, me

çka rritet siguria por edhe optimizon përdorimin e memorjes dhe shpejton punën

dhe performansat e bazës.

Fajlli MDE është i përshtatshëm për aplikacionet e tipit FrontEnd/BackEnd.

Mirëpo, para ruajtjes së fajllit të bazës së të dhënave si fajll MDE, siguroni një

kopje rezervë të bazës origjinale të të dhënave sepse nuk do të mund të ndryshoni

dizajnin e formave, raporteve ose moduleve në fajllin MDE. Këtë duhet ta bëni

vetëm në versionin origjinal, të pakompajluar.

Fig. 19.18 - Krijimi i fajllit MDE

Për të krijuar fajllin MDE, duhet të

mbyllet baza e të dhënave dhe

duhet të siguroheni që asnjë

shfrytzues tjetër nuk e ka atë të

hapur. Në menynë Tools zgjedhni

Database Utilities - Make MDE

File. Në dritaren për dialog

Database to Save as MDE, në

fushën File Name shtypni emrin e

bazës të cilën dëshironi ta

shndërroni në MDE.

Pastaj, klikoni tastin Make MDE (krijo fajllin MDE).

Fig.19.18b - Ruajtja e fajllit MDE

Në ekran do të paraqitet dritarja

Save MDE As në të cilën zgjedhni

folderin dhe emrin me të cilin do të

ruhet fajlli MDE. Pastaj klikoni

Save. Menjëherë do të fillojë

procedura e krijimit të fajllit MDE.

Pastaj kur të hapet fajlli MDE, në

dritaren e bazës së ruajtur si MDE

vetëm për tabelat dhe pyetësit keni

në dispozicion të gjitha mundësitë.

Të gjitha objektet tjera janë të mbyllura për dizajnim dhe krijim të objekteve të

reja. Ato mund të hapen, por nuk mund të bëhen ndryshime dhe nuk mund të


357

krijohen objekte të tilla të reja (forma, raporte, etj.). Në faqen Macros, kemi vetëm

tastin New, për krijim të makrove të reja.

Në disa raste, mund të paraqiten komplikime gjatë ruajtjes së bazës si fajll MDE

ose mund të ndodhë që ajo s'mund të ruhet fare. Nëse baza e të dhënave është e

mbrojtur në nivel të shfrytëzuesit, para se të ruhet si MDE duhet t'i bashkangjitet

fajlli WIF për grupin punues i cili është përdorur që prej krijimit të bazës së të

dhënave ose fajlli me llogaritë e shfrytëzuesve. Leja e shfrytëzuesit (e juaja) duhet

të ketë të drejtat Open/Run dhe Open Exclusive për bazën e të dhënave, Modify

Design ose të Administratorit për tabelat ose duhet të jeni pronar i tabelave dhe

llogaria e juaj e shfrytëzuesit duhet të ketë të drejtën Read Design për të gjitha

objektet.

Nëse baza e të dhënave është replikuar, duhet të largohen tabelat sistemore para se

të ruhet si fajll MDE. Pas krijimit të fajllit MDE, mund të replikohet përsëri.

Nëse baza e të dhënve është e lidhur me ndonjë bazë tjetër, duhet të ruhet si varg i

referencave të MDE fajllave. Duhet të fillohet me bazën e parë e pasi ajo të ruhet si

fajll MDE, azhurohet referenca në bazën vijuese, për tu pozicionuar në fajllin e ri

MDE, e pastaj ruhet si MDE, e kështu me rradhë.

Konvertimi dhe riparimi i bazës së të dhënave

Për të evituar rrezikun e humbjes së të dhënave, duhet mbajtur kopjet rezervë. Nëse

keni krijuar kopjen rezervë, për të rikthyer bazën e dëmtuar ose të humbur,

përdoret përsëri programi BackUp, si për krijimin e kopjes rezervë, por tash për të

restauruar bazën prej kopjes.

Accessi ofron edhe disa pajisje për manipulim me bazën e të dhënave, si për

konvertim të bazës së të dhënave prej formatit të mëhershëm në format të ri, si dhe

për detektim dhe riparim të bazës.

Nëse hapni një bazë të të dhënave që ka qenë e ruajtur në version të mëhershëm të

Accessit, paraqitet dritarja për dialog me të cilën ofrohet mundësia e konvertimit të

fajllit në versionin e ri të Accessit. Këtë mund ta bëni edhe përmes menysë: Tools-

Database Utilities-Convert Database dhe pastaj opcioni për konvertim në formatin

e ri, apo edhe mundësia e konvertimit të formatit të ri, në format të vjetër për të

punuar pastaj në ndonjë kompjuter tjetër i cili ka vetëm versionin e vjetër të

Accessit.

Për përdorim më efikas dhe për riparim të bazës së të dhënave kemi opcionin:

Tools-Database Utilities - Compact and Repair Database. Kompaktimi

(kompresimi) i bazës së të dhënave bëhet për arsye se gjatë fshirjes së objekteve të

bazës vije deri te paraqitja e fragmenteve në bazën e të dhënave. Me kompaktimin

e bazës, krijohet kopja pa fragmente e cila përdorë në mënyrë më efikase hapsirën

në disk dhe punon në mënyrë më efikase.

Për të detektuar dhe riparuar gabimet nëpër aplikacione kemi edhe ndihmën përmes

menysë: Help-Detect and Repair (detekto dhe riparo). Kur e zgjedhni këtë


358

komandë, Accessi paraqet shpjegimet për procesin dhe ofron edhe riparimin e

shkurtesave me rastin e riparimit të bazës së të dhënave.

Klikoni Start për të filluar

riparimin. Në këtë rast Accessi

starton programin instalues Office

Instaler, prandaj edhe do të kërkojë

CD-në instaluese.

Procesi mund të zgjasë shumë prandaj në çdo moment mund të klikoni Cancel për

të anuluar procesin.


359

SHTOJCA A

Dizajni i tabelave

Tabelat në shembujt e marrë në libër janë të definuara si në vijim.

Baza e të dhënave "Fakulteti"

Për bazën e të dhënave: "Fakulteti" (ose "Baza e Studentëve") kemi tabelat:

Studentët, Lëndët, Fletëparaqitjet, Komunat dhe Drejtimet.

Janë dizajnuar në pamjen Design, si vijon:

Studentet:

Fushat tekstuale kanë gjatësi (Field Size) 20. Të indeksuara janë fushat: Numri i

Indeksit (çelësi primar), Emri (lejon duplikatet) dhe Mbiemri (lejon duplikatet).

Specifike janë fushat Vendlindja dhe Drejtimi. Fusha Vendlindja është LookUp

fushë, e lidhur në tabelën Komunat. Fushën Vendlindja vetëm formalisht e kemi

përdorur duke marrë vetëm komunën si vendlindje, përndryshe realisht do të duhej

definuar edhe një fushë të re, me emrin Komuna, ashtu që në fushën Vendlindja do


360

të ruanim vendlindjen e vërtetë, kur është fjala për fshatrat dhe vendbanimet që nuk

janë komuna.

Fusha Drejtimi, është LookUp

fushë, e lidhur në tabelën Drejtimet,

me kolonën IDDrejtimi. Lidhjen e

bëjmë duke definuar tipin (Data

Type) si Lookup Wizard, dhe duke

vendosur lidhjen përmes tij.

Lëndët:

Në tabelën "Lëndët", fushat i kemi definuar të tipit Text, me gjatësi të ndryshme

(P.sh., për fushën Emri i lëndës duhet rezervuar hapësirë më të madhë (50), për

shkak se emri i ndonjë lënde e kërkon këtë). Edhe për numrat e lendëve shpeshherë

përdoren format: 102/1 203/4/II etj., prandaj edhe për fushën Numri i Lëndës, është

definuar tipi Text, dhe kjo fushë është çelës primar.

Fletëparaqitjet:


361

Fusha Nr i Fleteparaqitjes është çelës primar, kurse fushat Numri i lendes dhe Nr i

Indeksit në këtë rast janë çelësa të huaj (pra çelësat primar të tabelave tjera, janë

çelësa të huaj). Këto janë fushat për lidhje të tabelave. Si shihet, fusha Nr i

Indeksit, këtu ka emër të ndryshëm prej fushës Numri i Indeksit, në tabelën

Studentët, por natyrisht tipi i fushës është i njëjtë. Edhe kjo është bërë më shumë

për qëllim demonstrimi.

Fushat kryesisht janë të tipit Text, përveq datës dhe notës së provimit. Data e

Provimit është e tipit Date/Time, kurse Nota ne Provim e tipit Number me tiparet

vijuese: Field Size: Byte; Decimal Places: 0; Validation Rule: >5 and <=10; dhe

Validation Text: Nota duhet të jetë ndërmjet 6 dhe 10.

Në këtë tabelë përsëri kemi përdorur fushat Emri dhe Mbiemri, vetëm për të qenë

më e qartë, sa për qëllim shpjegimi, përndryshe në realitet nuk do të përdoreshin

fare në këtë tabelë. Ato do të mirreshin prej tabelës Studentët, pasi tabela

Fletëparaqitjet përmes fushës Numri i Indeksit është e lidhur në tabelën Studentët,

ku edhe do t'i merrte fushat: Emri dhe Mbiemri.

Drejtimet:

Tabela Drejtimet është LookUp tabelë, për lidhje prej fushës Drejtimi nga tabela

Studentët.

Komunat:

Tabela Komuna është LookUp tabelë, për lidhje prej tabelës Studentët për fushën

Vendlindja.


362

Lidhjet mes tabelave - Relacionet:

Relacionet mes tabelave janë definuar në tabelën Relationships dhe duken si ne

figurën vijuese:

Tabela Fletëparaqitjet është e lidhur në relacione një-me-shumë me dy tabelat

tjera, me çka njëherit realizohet lidhja shumë-me-shumë mes atyre dy tabelave

(Studentët-Lëndët). Pra, një student do të paraqes shumë provime dhe në çdo

provim do të hyjnë shumë studentë (Studentët-Lëndët: shumë-me-shumë).

Një student paraqet shumë provime, por çdo fletëparaqitje është e vetëm një

studenti (Studentët-Fletëparaqitjet: një-me-shumë).

Gjithashtu, për një lëndë ka shumë fletëparaqitje, por secila fletëparaqitje është për

një lëndë të vetme (Lëndët-Fletëparaqitjet: një-me-shumë).

Lidhjet e tabelës Studentët me tabelat Drejtimet dhe Komunat, janë realizuar

përmes fushave Lookup, prandaj ato paraqiten automatikisht në dritaren

Relationships, kurse lidhjet e lartpërmendura, i krijojmë përmes procedurave për

vendosjen e lidhjeve mes tabelave, të shpjeguara në kapitullin Lidhja e tabelave.


363

Baza e të dhënave "Shitja e Kartelave"

Për bazën e të dhënave: "Shitja e kartelave" kemi tabelat: Tabela e Shitësve, Tabela

e shitesve-shtese dhe Shitja.

Në pamjen Design, duken si vijon:

Tabela e shitesve:

Fusha IDShitesi, është çelës primar, i tipit AutoNumber. Fusha Verejtje, është e tipit

Memo, kurse fusha Foto, në të cilën ruhet fotografia e shitësit, është e tipit OLE

Object (është Objekt i lidhur). Fushat tjera janë të tipit Text. Për fushën, Telefoni

është definuar maska hyrëse (Input Mask: \(000") "000\-000;;_ ).

Shitja:

Fusha IDShitja, është çelës primar, i tipit AutoNumber. IDShitesi, është çelës i huaj

dhe përmes kësaj fushe, kjo tabelë lidhet me tabelën e shitësve. Vlera e kartelës

është definuar si Number, por mund të definohet edhe si Currency (Valutë).


364

Tabela e shitesve-shtese:

Kjo është tabelë me shënime plotesuese për shitësit, të cilat nuk janë të

rëndësishme për t'u vendosur në tabelën kryesore (Në këtë rast është definuar sa

për qëllim demonstrimi të lidhjes një-me-një). Edhe këtu, çelës primar është fusha

IDShitësi, prandaj kjo tabelë ka lidhje një-me-një me tabelën Tabela e shitësve.

Lidhjet mes tabelave - Relacionet:

Këto tabela janë të lidhura përmes fushës IDShitësi dhe në dritaren Relationships,

duken si në vijim:

Pra "Tabela e shitësve", është e lidhur në relacion një-me-një me tabelën plotësuese

të shitësve dhe në relacion një-me-shumë me tabelën "Shitja" (një shitës bën shumë

shitje dhe secila shitje është e kryer prej një shitësi).


365

SHTOJCA B

Specifikat e përgjithshme të bazës së të dhënave në Microsoft Access Atributi Maksimumi

Madhësia e fajllit (.mdb) të bazës së të dhënave në Microsoft Access

2 Gigabyte. Sidoqoftë, pasi baza e të dhënave mund të përmbajë edhe tabela të lidhura në fajllat tjerë, atëherë madhësia totale e saj, faktikisht është e kufizuar vetëm prej hapësirës (në disk) në dispozicion.

Numri i objekteve në bazën e të dhënave 32768

Modulet (Duke përfshirë edhe format dhe raportet me tiparin HasModule të caktuar si True)

1000

Numri i karaktereve në emrin e objektit 64

Numri i karaktereve në fjalëkalim 14

Numri i karaktereve në emrin e shfrytzuesit ose grupit

20

Numri i shfrytëzuesve konkurrent 255

Specifikat e tabelës në bazën e të dhënave në Microsoft Access Atributi Maksimumi

Numri i karaktereve në emrin e tabelës 64

Numri i karaktereve në emrin e fushës 64

Numri i fushave në tabelë 255

Numri i tabelave të hapura 2048. Numri aktual mund të jetë më i vogël për arsye të tabelave të brendshme të hapura prej Accessit

Madhësia e tabelës 1 Gigabyte

Numri i karaktereve në fushat e tipit Text 255


366

Numri i karaktereve në fushat e tipit Memo 65535 kur insertohen të dhënat përmes interfejsit të shfrytzuesit; 1 Gigabyte kur insertohen të dhënat në mënyrë të programuar (përmes programit)

Madhësia e një fushe të tipit OLE Object 1 Gigabyte

Numri i indeksave në tabelë 32

Numri i fushave në indeks 10

Numri i karaktereve në Validation Message (porosinë e validitetit)

255

Numri i karaktereve në Validation Rule (rregullën e validitetit)

2048

Numri i karaktereve në përshkrimin e fushës ose tabelës (Description)

255

Numri i karaktereve në rekord (duke përjashtuar fushat Memo dhe OLE Object

2000

Numri i karaktereve në setimin e tiparit të fushës

255

Specifikat e pyetësit në bazën e të dhënave në Microsoft Access Atributi Maksimumi

Numri i relacioneve të detyruara 32 për tabelë, minus numri i indekseve që janë në tabelë për fushat ose për kombinimet e fushave që nuk janë të involvuara në relacion

Numri i tabelave në pyetës 32

Numri i fushave në recordset 255

Madhësia e Recordset-it 1 Gigabyte

Limiti i sortimit 255 karaktere në një ose më shumë fusha

Numri i niveleve për pyetësit e vendosur si nënpyetës (pyetës në pyetës)

50

Numri i karaktereve në qelulë në rrjetën për dizajn të pyetësit

1024

Numri i karaktereve për parametrin në pyetësin parametrik

255

Numri i AND në klasuzulen WHERE ose HAVING

40

Numri i karaktereve në një komandë SQL Përafërsisht 64,000

Specifikat e formës dhe raportit Atributi Maksimumi

Numri i karaktereve në labelë 2048

Numri i karaktereve në Text Box 65535

Gjerësia e formës ose raportit 55,87 cm (22 inches)

Lartësia e seksionit 55,87 cm (22 inches)


367

Lartësia e të gjitha seksioneve plus hederët e seksioneve (në Design View)

508 cm (200 inches)

Numri i niveleve të formave ose raporteve të vendosura si nënforma ose nënraporte

3

Numri i fushave ose shprehjeve që mund të sortohen ose të grupohen në raport

10

Numri i hederëve dhe futerëve në raport 1 heder/futer i raportit; 1 heder/futer i faqes; 10 hedera/futera të grupit

Numri i faqeve të shtypura në raport 65535

Numri i kontrollave dhe seksioneve që mund t'i shtoni në formë ose raport gjatë tërë "jetës" së formës ose raportit

754

Specifikat e makros në bazën e të dhënave në Microsoft Access Atributi Maksimumi

Numri i veprimeve (actions) në makro 999

Numri i karaktereve në kusht (condition) 255

Numri i karaketereve në koment (comment) 255

Numri i karaktereve në argumentin e veprimit (action argument)

255


368

Shembujt e bazave të të dhënave

Në Access, janë të dhënë edhe dhjetë shembuj të bazave të të dhënve, si shabllone

prej të cilave mund të krijoni baza të të dhënave duke filluar krijimi e bazës së re

përmes File-New dhe në dritaren New, duke hapur faqen Databases (bazat e të

dhënave).

Baza e të dhënave Përmbajtja

Asset Tracking Percjellja e të mirave materiale

Informatat për aktivitete dhe historinë për zbritjen (zhvlerësimin) dhe mirëmbajtjen. Të dhënat për të punësuarit, sektoret dhe shitësit.

Contact Management Menaxhimi i kontakteve

Informatat për kontaktet dhe thirrjet, duke përfshirë edhe llojin dhe datën e kontaktit

Event Management Menagjimi i ngjarjeve

Llojet e ngjarjeve, vizitat dhe informatat për regjistrimet, informatat për të punësuarit dhe për çmimet

Expenses Shpenzimet

Raportet e të punësuarve për shpenzimet përmbajnë edhe detalet për shpenzimet, kategorinë dhe informatat për të punësuarit

Inventory Control Kontrolli i inventarit

Informatat për prodhimet, përmbajnë edhe kategorinë e prodhimit, blerjen dhe shitjen e tij, rekordet për shitësit dhe blerësit

Ledger Libri i llogarive

Llogaritë kompletë të transakcioneve, faturat dhe klasifikimi i tyre sipas numrave

Order Entry Regjistrimi i urdhëresave

Informatat për blerësit dhe porositë me detalet e porosive. Pagesat, prodhimet dhe informatat për kompaninë

Resource Shceduling Orari i resurseve

Informatat për shpërndarjen e burimeve të kompanisë përfshijnë edhe detalet për burimet e caktuara dhe aktivitetet e blerësve

Service Call Management Shërbimi i menaxhimit të thirrjeve

Informatat për blerësit, porositë e tyre të punës. Detalet e porosisë përfshijnë edhe kohën dhe çmimin e materialit, të dhënat për pagesën dhe për të punësuarit, për pjesëmarrjen, etj.

Time and Billing Koha dhe faturimi

Kartonat kohorë, për pagesë prej klientëve, koha e kaluar në projekt. Gjithashtu përmbanë të punësuarit, klientët, pagesat dhe informatat për projektin.


369

Avni Rexhepi - Microsoft Access Dritaret dhe menytë

i

PËRMBAJTJA:

PARATHËNIE ..................................................................................................................... 0

MICROSOFT ACCESS ...................................................................................................... 3

DRITARJA E ACCESIT..................................................................................................... 9

Menya File ............................................................................................................... 10 Menya Edit ............................................................................................................... 11 Menya View ............................................................................................................. 12 Menya Insert ............................................................................................................ 14 Menya Window ........................................................................................................ 15 Menya Help .............................................................................................................. 15 Menya Format .......................................................................................................... 17 Menya Records ........................................................................................................ 18 Menytë e kontekstit .................................................................................................. 19 Objektet e bazës së të dhënave ................................................................................. 19 Modet ....................................................................................................................... 21 Tabela ....................................................................................................................... 21 Query - Pyetësi (Kueri) ............................................................................................ 22 Forma ....................................................................................................................... 23 Raporti ..................................................................................................................... 23 Faqet ......................................................................................................................... 24 Makrot ...................................................................................................................... 24 Modulet .................................................................................................................... 25

BAZAT RELACIONALE TË TË DHËNAVE ................................................................ 27

Relacionet ................................................................................................................ 28 Normalizimi ............................................................................................................. 29 Llojet e relacioneve .................................................................................................. 30 Integriteti referencial ................................................................................................ 31

Krijimi i bazës së të dhënave ........................................................................................ 32 Dizajnimi i bazës së të dhënave ............................................................................... 32

TABELAT .......................................................................................................................... 35

Krijimi i tabelës përmes Table Wizard .................................................................... 36 Krijimi i tabelës në pamjen tabelare - Datasheet View ............................................ 42 Mbushja e tabelës ..................................................................................................... 47 Dizajnimi i tabelës ................................................................................................... 47

Dritaret dhe menytë Avni Rexhepi - Microsoft Access

ii

Përcaktimi i tipareve të fushës ................................................................................. 51 Zgjedhja e madhësisë së fushës ................................................................................ 52 Formatizimi i të dhënave .......................................................................................... 53 Përcaktimi i çelësit primar ....................................................................................... 58 Ruajtja e tabelës së krijuar ....................................................................................... 61 Ndryshimi i pamjes së tabelës .................................................................................. 62 Kopjimi i tabelës ...................................................................................................... 62 Shtimi/Largimi i fushave ......................................................................................... 64 Ndryshimi i renditjes së fushave .............................................................................. 65 Ndryshimi i emrit ose tipit të fushës ........................................................................ 65 Ndryshimi i madhësisë së fushës ............................................................................. 66 Ndryshimi ose largimi i çelësit primar ..................................................................... 66 Ndryshimi ose largimi i indeksit .............................................................................. 67 Verifikimi i validitetit të të dhënave ........................................................................ 67 Verifikimi në nivel të rekordit .................................................................................. 69 Kërkimi i vlerës dhe pengimi i vlerave të dyfishta .................................................. 70 Fushat e zbrazëta ...................................................................................................... 70 Vlerat e predefinuara ................................................................................................ 72 Përshtatja e futjes së të dhënave ............................................................................... 73 Input Mask ............................................................................................................... 73 Krijimi i maskave ..................................................................................................... 77 Përshtatja e tipareve të tabelës ................................................................................. 77

LIDHJA E TABELAVE .................................................................................................... 81

Definimi i relacionit ................................................................................................. 81 Dritarja Relationships-Relacionet ............................................................................ 82 Vendosja e relacionit mes dy tabelave ..................................................................... 83 Tipi i lidhjes ............................................................................................................. 86 Relacioni një-me-një ................................................................................................ 88 Relacioni shumë-me-shumë ..................................................................................... 89 Shikimi i relacioneve dhe ndryshimi i tyre .............................................................. 90 Fshehja ose largimi i tabelave .................................................................................. 90 Editimi i relacioneve ................................................................................................ 91 Fshirja e relacioneve ................................................................................................ 91 Editimi i tabelës prej dritares Relationships ............................................................. 91 Shtypja e relacioneve ............................................................................................... 91

INSERTIMI DHE NDRYSHIMI I TË DHËNAVE NË TABELË ............................... 93

Kopjimi dhe zhvendosja e të dhënave ...................................................................... 94 Kopjimi dhe zhvendosja në kuadër të tabelës .......................................................... 95 Kopjimi dhe zhvendosja prej tabelës tjetër .............................................................. 96 Korrigjimi i gabimeve dhe problemeve gjatë kopjimit ............................................ 96 Insertimi i fotografive .............................................................................................. 97 Mënyrë tjetër e insertimit të fotografive .................................................................. 98 Insertimi i Hiperlinkave ........................................................................................... 99 Definimi i hiperlink adresës ..................................................................................... 99


iii

Editimi dha largimi i hiperlinkut ............................................................................ 101 Krijimi i fushave Lookup ....................................................................................... 101 Ndryshimi i pamjes së tabelës ................................................................................ 104 Paraqitja e nëntabelave ........................................................................................... 104 Zhvendosja dhe ndryshimi i madhësisë së rreshtave dhe kolonave ....................... 105 Ndryshimi i rradhës së kolonave ............................................................................ 105 Ndryshimi i gjerësisë së kolonës ............................................................................ 105 Ndryshimi i lartësisë së kolonës ............................................................................. 106 "Ngrirja" dhe "shkrirja" e kolonave ....................................................................... 107 Fshehja dhe paraqitja e kolonës ............................................................................. 107 Ndryshimi i fontit ................................................................................................... 107 Ndryshimi i vijave kufizuese dhe pamjes së qelulave ............................................ 108 Përshtatja e vlerave të predefinuara të tabelave ..................................................... 108 Shtimi/Largimi i kolonave ..................................................................................... 109 Riemërtimi i kolonës .............................................................................................. 109 Ndryshimi i të dhënave në rekord .......................................................................... 110 Zgjedhja e fushave dhe rekordeve .......................................................................... 110 Gjetja e rekordeve .................................................................................................. 112 Gjetja e vlerës identike ........................................................................................... 112 Gjetja e vlerës së parafërt ....................................................................................... 113 Gjetja e stringut të zbrazët ose vlerave Null........................................................... 114 Gjetja dhe zëvendësimi i të dhënave ...................................................................... 114 Përshtatja e opcioneve Edit/Find ............................................................................ 114 Fshirja e të dhënave................................................................................................ 115 Përdorimi i AutoCorrect ......................................................................................... 115 Shtypja e tabelave .................................................................................................. 116

SORTIMI DHE FILTRIMI ............................................................................................ 119

Sortimi në bazë të vlerave të një fushe ................................................................... 119 Sortimi në bazë të vlerave në dy ose më shumë fusha ........................................... 120 Ruajta e sortimit ..................................................................................................... 120

Filtrimi ....................................................................................................................... 121 Filtrimi në bazë të selektimit .................................................................................. 122 Filtrimi me përjashtim ............................................................................................ 123 Filter by Form ........................................................................................................ 123 Filter for Input ........................................................................................................ 124 Advanced Filter/Sort .............................................................................................. 125 Ruajtja e filtrit ........................................................................................................ 127 Largimi dhe fshirja e filtrit ..................................................................................... 127

PYETËSIT ........................................................................................................................ 129

Krijimi i pyetësit për zgjedhje - Select Query ........................................................ 130 Pyetësi i thjeshtë, përmes magjistarit - Simple Query Wizard ............................... 131 Krijimi i pyetësit në Design View .......................................................................... 134 Kriteret për zgjedhjen e rekordeve ......................................................................... 138 Përdorimi i një kriteri ............................................................................................. 140


iv

Përdorimi i më shumë kritereve ............................................................................. 140 Përdorimi i Expression Builder .............................................................................. 141 Puna me fushat e zbrazëta ...................................................................................... 142 Tiparet e pyetësit .................................................................................................... 143 Modifikimi i pyetësit .............................................................................................. 144 Shtimi i fushave dhe ndryshimi i rradhës së tyre ................................................... 144 Ndryshimi i vetive të fushës ................................................................................... 144 Llogaritjet në kuadër të pyetësit ............................................................................. 145 Numrimi me anë të grupimit .................................................................................. 146 Krijimi i pyetësve special me anë të magjistarit Query Wizard ............................. 147 Pyetësi që gjenë rekordet e dyfishta - Find Duplicates Query ............................... 147 Pyetësi që gjenë rekordet pa përshtatje - Find Unmatched Query ......................... 149 Pyetësi kryqëzues - Crosstab Query ....................................................................... 150 Shtypja e rezultateve të pyetësit ............................................................................. 153

PYETËSIT SPECIAL ..................................................................................................... 155

Pyetësi parametrik .................................................................................................. 155 Pyetësit e tipit AutoLookup ................................................................................... 156 Pyetësi azhurues - Update Query ........................................................................... 158 Pyetësi për shtimin e rekordeve ............................................................................. 159 Fshirja automatike e rekordeve të dyfishta............................................................. 160 Pyetësi për fshirje ................................................................................................... 160 Pyetësit për krijim të tabelave ................................................................................ 161 SQL - Structured Query Language......................................................................... 163 Rregullat e SQL ..................................................................................................... 163 Pyetësit që mund të krijohen vetëm me anë të SQL ............................................... 165 Pyetësi i tipit UNION ............................................................................................. 166 Pyetësi DATA DEFINITION ................................................................................ 166 Nënpyetësit ............................................................................................................ 167

FORMAT .......................................................................................................................... 169

Krijimi i formës përmes magjistarit - Form Wizard ............................................... 169 Dizajnimi i Formës................................................................................................. 172 Vendosja e kontrollave në Formë .......................................................................... 175 Ndryshimet në formë ............................................................................................. 175 Grupimi i kontrollave ............................................................................................. 176 Ndryshimi i madhësisë ........................................................................................... 176 Zhvendosja e kontrollës ......................................................................................... 177 Tiparet (karakteristikat) e kontrollave .................................................................... 178 Formatizimi i kushtëzuar ....................................................................................... 179 Fshirja e kontrollave dhe ndryshimi i formatit ....................................................... 180 Insertimi i objekteve tjera ...................................................................................... 180 Insertimi i fotografive ............................................................................................ 181 Insertimi i fotos në prapavi të formave .................................................................. 182 Insertimi i kontrollave ActiveX ............................................................................. 182 Opcioni AutoFormat .............................................................................................. 183


v

Ndryshimi i madhësisë së formës .......................................................................... 183 Seksionet e Formës ................................................................................................ 184 Përdorimi i formës ................................................................................................. 185 Lëvizja nëpër formë ............................................................................................... 185 Ndryshimi i rradhës së lëvizjes përmes tabulatorit ................................................ 186 Paraqitja e rekordeve të shumëfishta në formë ...................................................... 187 Shtypja e Formës .................................................................................................... 188 Krijimi i formave hierarhike të bazuara në tabela të lidhura .................................. 188 Insertimi i nënformës ............................................................................................. 190 Krijimi i formës së re përmes dizajnimit ................................................................ 191 Krijimi i kontrollave List Box dhe Combo Box ..................................................... 192 Krijimi i kontrollës që nuk është e lidhur ............................................................... 194 Insertimi i kontrollave të tipit Yes/No.................................................................... 195 Insertimi i tasteve komanduese .............................................................................. 196 Insertimi i Hiperlinkut ............................................................................................ 199 Format shumëfaqëshe ............................................................................................ 200 Insertimi i kontrollave që llogariten ....................................................................... 201 Magjistari PivotTable ............................................................................................. 202

RAPORTET ..................................................................................................................... 205

Krijimi i raportit Automatik - AutoReport ............................................................. 205 Krijimi i raportit përmes magjistarit - Report Wizard ............................................ 206 Krijimi i raportit me vlera përmbledhëse ............................................................... 211 Puna në pamjen Print Preview ............................................................................... 212 Shtypja e raportit .................................................................................................... 213 Ndryshimi i pamjes së raportit ............................................................................... 213 Ndryshimi i stilit të raportit .................................................................................... 215 Numrat e faqeve dhe data/koha .............................................................................. 215 Insertimi i ndërprerjes së faqes .............................................................................. 216 Ruajtja e raportit .................................................................................................... 216 Krijimi i raportit në Design View .......................................................................... 216 Insertimi i fushave që llogariten ............................................................................. 217 Insertimi i fotos në prapavi të raportit .................................................................... 218 Raporti i bazuar në pyetësin parametrik ................................................................. 218 Gabimet .................................................................................................................. 219 Sortimi dhe grupimi ............................................................................................... 220 Insertimi i seksioneve me grupe ............................................................................. 220 Insertimi i shumës dhe numrimit ............................................................................ 221 Numrimi i antarëve në raport ................................................................................. 221 Rradhitja alfabetike ................................................................................................ 222 Nënraporti .............................................................................................................. 223 Krijimi i nënraportit ............................................................................................... 223 Raporti me kolona .................................................................................................. 226 Shtypja e etiketave dhe kovertave (zarfeve)........................................................... 227 Shtypja dhe publikimi i raportit ............................................................................. 229 Raporti me grafik ................................................................................................... 230


vi

Letrat Qarkore ........................................................................................................ 231

FAQET PËR QASJE NË TË DHËNA ........................................................................... 233

Krijimi i faqes për qasje në të dhëna ...................................................................... 233 Krijimi i faqes përmes AutoPage ........................................................................... 234 Krijimi i faqes përmes magjistarit - Page Wizard ................................................. 235 Krijimi i faqes në bazë të ndonjë faqeje ekzistuese ................................................ 238 Krijimi i faqes në modin e dizajnimit..................................................................... 238

DRITARJA KOMANDUESE ......................................................................................... 241

Krijimi i dritares komanduese ................................................................................ 242 Shtimi i pikave në dritaren komanduese ................................................................ 242 Dritarja komanduese shumëfaqëshe ....................................................................... 246 Tabela Switchboard Items ...................................................................................... 251 Krijimi i dritares komanduese përmes dizajnimit .................................................. 252

NGJARJET ...................................................................................................................... 255

Ngjarjet e të dhënave .............................................................................................. 255 Ngjarjet e gabimeve ............................................................................................... 257 Ngjarjet e filtrit ...................................................................................................... 257 Ngjarjet e fokusit .................................................................................................... 258 Ngjarjet e tastierës .................................................................................................. 259 Ngjarjet e mausit .................................................................................................... 260 Ngjarjet e shtypjes .................................................................................................. 261 Ngjarjet e dritares ................................................................................................... 262 Rradha e ngjarjeve ................................................................................................. 262 Përcaktimi i ngjarjes............................................................................................... 263

MAKROT ......................................................................................................................... 265

Krijimi i makrove ................................................................................................... 266 Makroja e thjeshtë .................................................................................................. 267 Lidhja e makros me tastin komandues në formë .................................................... 270 Krijimi i makros me anë të zvarritjes ..................................................................... 271 Filtrimi përmes makros - Makroja me kusht .......................................................... 272 Filtri Alfabetik ....................................................................................................... 275 Makrot në formën selektuese ................................................................................. 278 Makroja AutoExec ................................................................................................. 281 Makroja AutoKeys ................................................................................................. 281 Startimi i makros përmes makros ........................................................................... 282 Shtypja e makrove .................................................................................................. 283

MODULET ....................................................................................................................... 285

Krijimi i modulit .................................................................................................... 285 Moduli i gabimeve ................................................................................................. 289 Modulet e formave dhe raporteve .......................................................................... 291 Filtrimi i rekordeve në formë ................................................................................. 291


vii

Filtrimi i raportit .................................................................................................... 294 Shembull Loje ........................................................................................................ 296 Raportimi i gabimeve gjatë ekzekutimit ................................................................ 298

KËSHILLA PRAKTIKE PËR PËRDORIM ................................................................ 301

Dritarja fillestare ....................................................................................................... 301 Përshtatja e menyve dhe shiritave të veglave ............................................................. 302

Paraqitja dhe fshehja e tasteve në shiritin e veglave .............................................. 303 Ndryshimi i opcioneve të menyve dhe shiritave të veglave ................................... 304 Krijimi i shiritit të veçantë të veglave .................................................................... 305 Shtimi/Largimi i tasteve komanduese .................................................................... 306 Shtimi i menyve ..................................................................................................... 310 Shtimi i komandave në menynë e kontekstit .......................................................... 311 Importimi i menyve të gatshme .............................................................................. 311 Lidhja e shiritit të veglave me ndonjë objekt ......................................................... 311 Fshirja e shiritit të komandave ............................................................................... 312 Shtimi dhe editimi i figurave.................................................................................. 312 Konvertimi i makros në shirit të komandave ......................................................... 313

Shkëmbimi i objekteve të bazës së të dhënave ............................................................ 314 Shkëmbimi i të dhënave me Word dhe me Excel .................................................. 315 Importimi nga Exceli dhe lidhja me Excel ............................................................. 315

Sigurimi i të dhënave ................................................................................................. 319 Krijimi i kopjeve të objekteve në një bazë tjetër .................................................... 320

Përdorimi i bazës prej disa shfrytëzuesve .................................................................. 321 Replikimi i bazës së të dhënave ............................................................................. 321 Krijimi i replikave në Access ................................................................................. 322 Sinkronizimi i antarëve të replikës ......................................................................... 324 Modifikimi i grupit të replikave ............................................................................. 326 Rikrijimi i Design Master ...................................................................................... 326 Restaurimi i bazës së rregullt të të dhënave ........................................................... 327

Ndarja e bazës së të dhënave në rrjetë ....................................................................... 327 Administrimi i bazës së të dhënave ........................................................................ 330

Mbrojtja e bazës së të dhënave .................................................................................. 333 Mbrojtja e bazës përmes fjalëkalimit ..................................................................... 333 Mbrojtja e bazës me shumë shfrytëzues ................................................................. 335 Krijimi i grupeve punuese ...................................................................................... 337 Kalimi në grup tjetër punues .................................................................................. 338 Organizimi i llogarive të mbrojtura ........................................................................ 340 Krijimi dhe fshirja e llogarive të shfrytzuesve ....................................................... 340 Krijimi dhe fshirja e llogarive grupore ................................................................... 341 Shtimi i shfrytzuesve në grup dhe largimi i tyre nga grupi .................................... 342 Krijimi ose ndryshimi i fjalëkalimeve të llogarive ................................................. 342 Qasja në bazë përmes fjalëkalimit dhe largimi i tij ................................................ 343 Ndarja ose ndryshimi i lejeve dhe pronësive.......................................................... 344 Bartja e pronësisë së objektit.................................................................................. 346 Largimi i mbrojtjes në nivel të shfrytzuesit ........................................................... 347


viii

Riparimi i fajllit me infromata për grupin punues (WIF) ....................................... 348 Mbrojtja e bazës përmes UserLevel Security Wizard ............................................ 348

Masat tjera mbrojtëse ................................................................................................ 353 Kriptimi i bazës së të dhënave ............................................................................... 353 Fshehja e objekteve të bazës së të dhënave ............................................................ 354 Mbrojtja e kodit të Visual Basic-ut ........................................................................ 355 Ruajtja e bazës si fajll MDE................................................................................... 355 Konvertimi dhe riparimi i bazës së të dhënave ...................................................... 357

SHTOJCA A .................................................................................................................... 359

Dizajni i tabelave ................................................................................................... 359 Baza e të dhënave "Fakulteti" .................................................................................... 359 Baza e të dhënave "Shitja e Kartelave" ...................................................................... 363

SHTOJCA B ..................................................................................................................... 365

Specifikat e përgjithshme të bazës së të dhënave në Microsoft Access ................. 365 Specifikat e tabelës në bazën e të dhënave në Microsoft Access ........................... 365 Specifikat e pyetësit në bazën e të dhënave në Microsoft Access .......................... 366 Specifikat e formës dhe raportit ............................................................................. 366 Specifikat e makros në bazën e të dhënave në Microsoft Access .......................... 367 Shembujt e bazave të të dhënave ........................................................................... 368


ix


x


xi

Avni Rexhepi

Microsoft Access

Prishtinë, 2003


xii

Avni Rexhepi

Microsoft Access

(Ribotim)

Recensentë

Dr. Sci. Agni Dika

Ing. Dipl. Adnan Maxhuni

Botues

Autori

Korrektor

Adnan Maxhuni

Kopertina

Avni Rexhepi

Realizimi kompjuerik

Avni Rexhepi

Shtypi

Shtypshkronja "Printing Press" - Prishtinë

Prishtinë, 2003

Copyright – Avni Rexhepi

microsoft access

Education