Microsoft Access 97

แนะนำ� MS-ACCESS 97

MS-Access 97 โปรแกรมจดการฐานขอมล ทมประสทธภาพสง ในกลมโปรแกรม MS-Office ทชวยใหการทำางานเกยวกบ ขอมลปรมาณ

มากๆ ดานการปอน แกไข จดเรยง สบคน คดลอก ทำารายงาน และสรางลกษณะงานเฉพาะแบบไดอยางสะดวก รวดเรว และใชงานไดหลากหลาย

ลกษณะง�นฐ�นขอมล

ฐานขอมลไดแก กลมขอมลทมถกรวบรวมไวดวยกน อยางมระเบยบ และขอมลในกลมมความสมพนธกน เชน สมดรายนามโทรศพท, ขอมลสนคาในคลงสนคา, ขอมลบคลากรในหนวยงานตางๆ

ฐ�นขอมลของ MS-ACCESS

โปรแกรม MS-Access ไดรวบรวมขอมลตางๆ ไวเปนรปแบบของแฟมขอมล หรอ ไฟล (File) ทมนามสกล เปน .MDB โดยขอมลจรงทเกบไวในไฟลฐานขอมล .MDB จะถกเกบในรปของตาราง (Table) ทประกอบดวยแถวแนวตงและแถวแนวนอน โดยจะเรยกแถวแนวตงวา "คอลมน (Column)" และเรยกแถวแนวนอนวา "แถว (Row)"

1

ขอมลในคอลมน จะถกแบงเปนสวนยอยๆ แตละสวนเรยกวา "ฟลด (Field)

ขอมลในแถว เปนชดขอมลของรายการแตละรายการ โดยประกอบกนดวยสวนยอยหลายๆ สวน หรอฟลดหลายๆ ฟลด เรยกขอมลจรงของแตละรายการในแตละแถววา "เรคคอรด (Record)"

ตวอย�ง

ขอมลของ "นายนยม รกงาม อาย 22 ป ตำาแหนงพนกงานขาย ฝายขาย มเงนเดอน 85000 บาท" จะเกบไวในแถว 1 แถว นบเปน 1 เรคคอรด แตมสวนประกอบยอยทงหมด 7 สวน ไดแก

สวนขอมลเกบคำานำาหนา ฟลดคำานำาหนา

สวนขอมลเกบชอตน ฟลดชอตน

สวนขอมลเกบนามสกล ฟลดนามสกล

สวนขอมลเกบอาย ฟลดอาย

สวนขอมลเกบตำาแหนง ฟลดตำาแหนง

2

สวนขอมลเกบสงกด ฟลดสงกด

สวนขอมลเกบเงนเดอน ฟลดเงนเดอน

ก�รออกแบบฐ�นขอมล

ฐานขอมล (Database) คอ กลมของขอมลทถกรวบรวมไวดวยกน อยางมระบบ แบบแผน เปนหมวดหม และมความสมพนธกบขอมลชดอนๆ ทเกยวของ เชนขอมลของลกคา จะตองเกยวของกบขอมลสนคา และขอมลพนกงานขาย เปนตน เรยกวา "ฐานขอมลเชงสมพนธ" ซงขอมลลกษณะนหากใชระบบการจดเกบแบบเดม จะทำาใหเกดปญหาการซำาซอนของขอมล การยากตอการดแลแกไข แตโปรแกรมจดการฐานขอมล จะอาศยหลกการสรางความสมพนธระหวางขอมล โดยอาศยขอมลบางตว เปนตวเชอมความสมพนธ เชน อาศยรหสของสนคา หรอรหสลกคา หรอรหสประจำาตวพนกงานขาย การจดการฐานขอมลเชงสมพนธน ตรงกบคำาภาษาองกฤษวา Relational Database Management System หรอใชคำายอวา RDBMS

โดยปกตการจดเกบฐานขอมลสามารถใชโปรแกรมอะไรจดการกได หากขอมลนนมไมมากนก หรอไมซบซอนเกนไป แตหากตองการความยดหยนในการทำางาน โปรแกรม Microsoft Access เปนโปรแกรมทออกแบบมาเพอชวยในการจดการฐานขอมล ซงเดมตองทำางานดวยมอ ใหทำางานไดงายกวาเดม

3

เนองจากเปนโปรแกรมทมคณสมบตเดนเกยวกบฐานขอมลครบทงสามประการ คอ

การนยามขอมล คอ การนยามโครงสรางของฐานขอมล เชน ตารางขอมลควรใชลกษณะใด ขอมลทจดเกบมรปแบบอยางไร สมพนธกนอยางไร

การจดการขอมล คอ การนำาขอมลในฐานขอมลมาใชงาน เรยกด ลบ สบคน

การควบคมขอมล คอ การดแลการใชขอมล มาตรการทเหมาะสมตางๆ เชน การกำาหนดสทธในการเรยกดขอมล

ขนตอน ก�รออกแบบฐ�นขอมล

วเคราะหตวงาน โดยคดวาอยากเกบขอมลอะไรบางลงไวในคอมพวเตอร โดย

o สอบถามจากผใชงานฐานขอมล วาตองการเกบขอมลอะไร อยากไดรายงาน หรอแบบฟอรมหนาตาอยางไร แสดงอะไรบาง

o ดแบบฟอรม หรอรายงานทมใชอยเดม o วเคราะหถงอนาคตวาจะทำาอะไรตอไป

จดขอมลใหเปนกลม ในลกษณะของขอมลทสามารถสมพนธกนได เชน ขอมลเกยวกบพนกงานกเปนหนงกลม, ขอมลเกยวกบงานทรบผดชอบกเปนอกหนงกลม เปนตน

นำาขอมลแตละกลม มาแยกองคประกอบของขอมลใหเลกทสด เชน ขอมลพนกงาน อาจจะแยกไดเปน รหสประจำาตว, คำานำาหนาชอ, ชอ, นามสกล, เพศ เปนตน

แปลงองคประกอบของขอมล ใหเปนชอฟลด (Field name) o ขนตนดวยภาษาองกฤษ ตามดวยตวอกษร, ตวเลข, ชองวาง

หรอเครองหมายพเศษ ยกเวน เครองหมายจด, เครองหมายตกใจ (อศเจรย !) เครองหมายฝนทาง, เครองหมายวงเลบปกกา และหามใสชองวางหนาชอ

4

o ยาวไมเกน 64 ตวอกษร กำาหนดชนดของขอมล (Data Type)

หาฟลดขอมลทไมซำาซอนกนกบรายการอน ๆ เรยกวา Primary Key

ขอมลในแฟมฐ�นขอมล ACCESS

ขอมลในแฟมฐานขอมลของโปรแกรม Microsoft Access จะถกจดเกบไวในรปแบบของ Object ซงประกอบดวย Object 6 ชนดไดแก

Table o ฐานขอมลของโปรแกรมจะจดเกบขอมลไวในตาราง ซงประกอบ

ดวยแถวแนวตง และแถวแนวนอน โดยแถวแนวตงจะเรยกวา Column หรอ Field และแถวแนวนอน เรยกวา Row หรอ Record

5

Query o จดเดนของงานฐานขอมลไดแก การคดลอกและสบคนขอมลท

ตองการ เพอนำาไปแสดงผล หรอประมวลผล ซงโปรแกรมไดเตรยม ความสามารถทเรยกวา "ตารางสบคน หรอ Query" ซงจะชวยใหสรางระบบการสบคนไดตามทตองการ โดยอาศยขอมลจาก Table

Form o ขอมลทจดเกบใน Table จะมปรมาณมาก ทำาใหการเพมแก ปรบ

แตงแกไข กระทำาไดลำาบาก และอาจจะกอใหเกดปญหา ในดานมมมองของจอภาพการทำางาน โปรแกรมไดสรางระบบชวยเหลอการทำางาน โดยใหผใชสามารถออกแบบ รปแบบจอภาพการปอนขอมล การแกไขขอมลตามตองการ เพอความสะดวกและรวดเรวในการทำางาน

6

Report o ฐานขอมลมกจะหนไมพน กบการนำาขอมลมาสรปเปนรายงาน ดง

นนโปรแกรมจงไดเตรยม ฟงกชนสรางรายงานรปแบบตางๆ

Macro & Module

o งานทสรางดวย Object ทกลาวมาแลว เหมาะกบฐานขอมลทไมใหญและซบซอน แตถางานใหญและซบซอน โปรแกรมไดเตรยมความสามารถ ในการสรางงานเฉพาะ ลกษณะโปรแกรมภาษา โดยอาศยความสามารถของมาโครและโมดล ซงผใชสามารถออกแบบงานใหมๆ ไดตามตองการ

7

ก�รสร�งต�ร�งขอมล (Table)

ตาราง คอ ฟงกชนงาน หรอวตถรปแบบหนงของโปรแกรม Access ทใชในการเกบขอมลดบ โดยผใชจะตองกำาหนดโครงสราง (Structure) ของขอมลกอน ลกษณะตารางของโปรแกรมมลกษณะคลายๆ กบตารางคำานวณ (Spreadsheet) ของโปรแกรม Excel แตจะใชชอฟลดแทนตวอกษร A, B …

8

ก�รสร�งต�ร�ง

เรยกโปรแกรม Access เลอกรายการ Create a New Database Using Blank

Database หรอเลอกเมน File, New Database แลวเลอก Blank Database

โปรแกรมจะใหตงชอไฟลฐานขอมล ใหตงชอไฟลและคลกปม Create ปรากฏหนาตางการทำางานของฐานขอมล ดงน

คลกทแถบรายการ tables คลกทปม New โปรแกรมจะสอบถามรปแบบการสรางตาราง

เลอกรปแบบเปน Design View แลวคลกปม Ok ปรากฏจอภาพการทำางานโหมด Design View ดงน

9

กำาหนดรายละเอยดของฟลดทไดออกแบบไวกอนหนาน โดย

Field Name

ใสชอฟลด

Data Type

กำาหนดชนดของขอมล โดยเมอคลกในชองน จะปรากฏปมลกศร (Drop Down Menu) ใหคลกทปมลกศรแลวคลกเลอก Data Type ทตองการ หรอจะใชวธพมพตวอกษรตวแรกของชนดขอมลทตองการ

Textขอมลตวอกษร ตวเลข หรออนๆ ผสมกน ทยาวไมเกน 255 ตวอกษร เชน คำานำาหนา, ชอ, นามสกล, ทอย เปนตน

Memo ขอมลตวอกษร ตวเลข หรออนๆ ผสมกน ยาวเกน 255 ตวอกษร เชน บนทก หรอหมายเหต

Number

ขอมลตวเลขทนำาไปคำานวณได เชน อาย, เงนเดอน

Date/Time

ขอมลวนท สามารถนำาไปคำานวณได เชน วนเกด, วนเขาทำางาน

Currency ขอมลตวเลขรปแบบสกลเงน

AutoNumber ขอมลตวเลขทใหรนอตโนมต เชน ลำาดบท

10

Yes/No ขอมลตรรกะ ใหเลอก "ใช" หรอ "ไมใช" OLE Object ขอมลเสยง, ภาพ, วดโอ

Hyperlink ขอมลทสามารถคลกลงกได

Lookup Wizard

ขอมลคนหา และแสดงเปนรายการ เชน DropDown List

Description

เปนรายการอธบายเกยวกบการปอนขอมล โดยจะปรากฏในโหมดปอนขอมล ตรงบรรทดสถานะ (Status Bar) เชน ฟลดชอ อาจจะใสคำาอธบายวา "พมพชอ ไมตองใสคำานำาหนา" หรอฟลดลำาดบทขอมล อาจจะใสคำาอธบายเปน "ใหกด <Enter> ผาน" เปนตน

Field Properties

ฟลดแตละรายการ จะมคณสมบต (Field Properties) กำากบดวยเสมอ ดงนนจะตองกำาหนดคณสมบตของฟลดใหเหมาะสม เชน ขนาดของฟลด (Field Size)

การเลอนรายการแตละรายการสามารถใชเมาสคลก หรอปมลกศร หรอกดปม <Tab>

รายการแตละรายการสามารถคดลอก, ยายตำาแหนง หรอลบได การกำาหนดใหฟลดใดๆ เปน Primary Key ใหนำาเมาสไปคลก ณ

รายการฟลดนนๆ แลวคลกทไอคอนเครองมอรปกญแจ

เมอกำาหนดรายการฟลดตางๆ ครบแลว ใหบนทกตาราง แลวปดหนาตางโครงสรางตาราง

ตวอย�งก�รสร�งต�ร�งขอมล (Table)

ตองการสรางตารางเกบขอมล "นามบตร" มวธการดำาเนนการคอ

11

1. วเคร�ะหง�น

การวเคราะหงาน ไดแก การพจารณาหาขอมลทตองการจดเกบ วาประกอบดวยขอมลใดบาง

จากโจทยตองการเกบขอมล "นามบตร" ดงนน ขอมลทจะบนทกลงไป อาจจะประกอบดวย ชอ-นามสกล, ตำาแหนง, สถานททำางาน, ทอย, เบอรโทรศพท, เบอรโทรสาร, อเมล เปนตน

2. สร�งไฟลขอมลดวย Access

เรยกโปรแกรม Access เลอกรายการ Create a New Database Using Blank

Database หรอเลอกเมน File, New Database แลวเลอก Blank Database

โปรแกรมจะใหตงชอไฟลฐานขอมล ใหตงชอไฟลเปน NameCard ไวทโฟลเดอร My Documents และคลกปม Create

ปรากฏหนาตางการทำางานของฐานขอมล ดงน

คลกทแถบรายการ tables คลกทปม New โปรแกรมจะสอบถามรปแบบการสรางตาราง

12

เลอกรปแบบเปน Design View แลวคลกปม Ok ปรากฏจอภาพการทำางานโหมด Design View ดงน

กำาหนดรายละเอยดของขอมล ดงน o คลกเมาสในแถวแรก ของชอง Field Name พมพชอฟลดแรก

คอ ลำาดบท เปนการกำาหนดขอมลชดแรกวาจะใชบนทกลำาดบของขอมลนามบตร

13

o กดปม <Tab> เพอเลอนไปชอง Data Type นำาเมาสคลกทปม DropDown List เลอกรายการเปน AutoNumber เพอกำาหนดใหขอมล "ลำาดบท" รนตวเลขอตโนมต เชน 1, 2, 3, ... เปนตน

o กดปม <Tab> เพอเลอนไปชอง Description พมพคำาอธบายการปอนขอมลในฟลด ไดแก กดปม <Enter> ผานไดเลย

o กดปม <Tab> เพอเลอน Cursor ไปยงแถวทสอง ซงกคอรายการของฟลดขอมล ฟลดทสอง

o กำาหนดรายละเอยดของฟลดขอมลทเหลอ ดงน

กำาหนดฟลดททำาหนาทเปน Primary Key คอ ฟลดทใชควบคมขอมลไมใหซำาซอนกน ซงกคอ ฟลดลำาดบท โดยมวธการกำาหนด Primary

14

Key ดงน o นำาเมาสไปคลกทฟลด "ลำาดบท" o คลกทไอคอน Primary Key ซงเปนไอคอนลกกญแจ o จะปรากฏสญลกษณรปลกกญแจ ในชองสเทา หนาฟลด "ลำาดบ

ท"

o ถาตองการยกเลก กใหคลกทไอคอน Primary Key ซำาอกครง

3. กำ�หนดคณสมบตของฟลด

คณสมบตของฟลด คอ คากำาหนดเพมเตมของฟลดตางๆ เชน จำานวนอกขระทอนญาตใหปอน หรอยอมรบ, รปแบบการแสดงผลบนจอภาพ, รปแบบการปอนขอมล เปนตน

ตวอย�งคณสมบตของฟลดต�งๆ

ฟลด คณสมบต คำ�อธบ�ยคำานำาหนา Field Size =

10รบขอมลไดไมเกน 10 ตวอกษร

ชอ Field Size = 30

รบขอมลไดไมเกน 30 ตวอกษร

นามสกล Field Size = 30

รบขอมลไดไมเกน 30 ตวอกษร

ตำาแหนง Field Size = 30

รบขอมลไดไมเกน 30 ตวอกษร

สถานททำางาน

Field Size = 40

รบขอมลไดไมเกน 40 ตวอกษร

ทอย Field Size = 80

รบขอมลไดไมเกน 80 ตวอกษร

จงหวด Field Size = รบขอมลไดไมเกน 20 ตวอกษร

15

20รหสไปรษณย

Field Size = 5

รบขอมลไดไมเกน 5 ตวอกษร

  Input Mask = 99999

ปอนขอมลไดเฉพาะตวเลข จำานวน 5 ตว (ยอมให <Enter> ผานได)

โทรศพท Field Size = 20

รบขอมลไดไมเกน 20 ตวอกษร

โทรสาร Field Size = 20

รบขอมลไดไมเกน 20 ตวอกษร

อเมล Field Size = 20

รบขอมลไดไมเกน 20 ตวอกษร

4. วธก�รกำ�หนดคณสมบตของฟลด

นำาเมาสคลกทฟลดทตองการ เชน ฟลด "ลำาดบท" สงเกตดานลางของบตรรายการ จะปรากฏรายการยอยตางๆ ดงน

นำาเมาสมาคลกรายการ Properties ทตองการ พมพขอมลเพมเตม หรอแกไข ตามทตองการ แกไขรายการ Properties ของฟลดตางๆ ตามขอ 3.

5. บนทกต�ร�ง

16

เมอกำาหนดฟลด และกำาหนดลกษณะของฟลด แลว กจะตองทำาการบนทกตาราง โดยการกดปม <Ctrl><S> จะปรากฏหนาจอตงชอตาราง ดงน

ปอนชอตาราง เปน "ตารางนามบตร" แลวคลกปม OK

จากนนปดหนาจอโครงสรางของตาราง โดยกดปม <Ctrl><W> จะกลบมาทำางานทหนาตาง Database อกครง ซงจะพบ Table ชอ "ตารางนามบตร" ดงน

6. ก�รแกไขต�ร�ง

ตารางทสรางไว สามารถเปลยนแปลง แกไขโดยคลกทชอตารางทตองการ แลวคลกปม Design กจะเขาสจอภาพ Structure อกครง เมอแกไขเสรจแลวกบนทก ดวย <Ctrl><S> เชนเดม

คณสมบตของฟลด

ฟลดแตละฟลดจะมคณสมบตเฉพาะ ดงน Field Size

17

หมายถงขนาดของฟลด o ฟลดแบบ Text กคอ จำานวนตวอกษรสงสดทสามารถรบได

สงสดไมเกน 255 ตวอกษร o ฟลดแบบ Number กคอคาของตวเลขทสามารถปอนได แบงได

เปนประเภท

ประเภท ค�ทปอนไดจำ�นวนทศนยม

ขน�ด

Byte 0 - 255 ไมม1 Byte

Integer –32,768 to 32,767 ไมม

2 Byte

Long Integer

–2,147,483,648 to 2,147,483,647 ไมม4 Byte

Single

–3.402823E38 to –1.401298E–45 สำาหรบคาตดลบ และ

1.401298E–45 to 3.402823E38 สำาหรบคาบวก

74 Byte

Double

–1.79769313486231E308 to –4.94065645841247E–324 สำาหรบคาตดลบ และ1.79769313486231E308 to 4.94065645841247E–324 สำาหรบคาบวก

158 Byte

Formatคณสมบตนจะใชในกรณทตองการควบคมรปแบบการแสดงผลของขอมล โดยมรายละเอยดจำาแนกตามชนดของฟลด ดงน

18

o ขอมลชนด Text @ แทนอกษรหนงตว ถาไมกรอกจะใสชองวางให & แทนอกษรหนงตว ถาไมใสจะปลอยวางไว > แสดงตวอกษรเปนตวพมพใหญ (เฉพาะภาษาองกฤษ) < แสดงตวอกษรเปนตวพมพเลก (เฉพาะภาษาองกฤษ)

o ขอมลชนด Number, Currency General แสดงตามทพมพ Currency มเครองหมายการเงน Fixed ทศนยมสองหลก ไมมคอมมาคนหลกพน Standard ทศนยมสองหลก มคอมมาคนหลกพน Percent คา % Scientific คาแบบวทยาศาสตร

o ขอมลชนด Date/Time d แสดงวนทแบบ 1 หรอ 2 หลก เลขอารบค dd แสดงวนทแบบ 2 หลก เลขอารบค ddd แสดงชอยอของวนภาษาองกฤษ dddd แสดงชอเตมของวนภาษาองกฤษ m แสดงลำาดบของเดอนแบบ 1 หรอ 2 หลก เลขอารบค mm แสดงลำาดบของเดอนแบบ 2 หลก เลขอารบค mmm แสดงชอยอของเดอนภาษาองกฤษ mmmm แสดงชอเตมของเดอนภาษาองกฤษ y แสดงตวเลขของวนในป ค.ศ. (1 - 366) yy แสดงตวเลขปสองตวสดทาย ป ค.ศ. yyyy แสดงตวเลขปแบบเตม ป ค.ศ. ว แสดงวนทแบบ 1 หรอ 2 หลก เลขไทย วว แสดงวนทแบบ 2 หลก เลขไทย ววว แสดงชอยอของวนภาษาไทย วววว แสดงชอเตมของวนภาษาไทย ด แสดงลำาดบของเดอนแบบ 1 หรอ 2 หลก เลขไทย

19

ดด แสดงลำาดบของเดอนแบบ 2 หลก เลขไทย ดดด แสดงชอยอของเดอนภาษาไทย ดดดด แสดงชอเตมของเดอนภาษาไทย ปป แสดงตวเลขปสองตวสดทาย ป พ.ศ. เลขไทย ปปปป แสดงตวเลข ป พ.ศ. เลขไทย bb แสดงตวเลขปสองตวสดทาย ป พ.ศ. เลขอารบค bbbb แสดงตวเลข ป พ.ศ. เลขอารบค

o รหสมาตฐาน "ขอความ" แสดงขอความในเครองหมายคำาพด ชองวาง แสดงชองวาง ! ใสตวอกษรชดขวา * ใสชองวางในฟลดดวยตวอกษรทตามหลง เครองหมาย

น \ ใหแสดงตวอกษรทตามหลงเครองหมายน [ชอส] แสดงสตามทกำาหนด เชน Black, Blue…

Input Masks หนากากปอนขอมล เปนสวนทใชกำาหนดรปแบบการปอนขอมล

o 0 แทนตวเลขหนงตว จะตองใส o 9 แทนตวเลขหนงตว จะใสหรอไมใสกได o # แทนตวเลขหรอชองวาง และเครองหมายบวกหรอลบ จะใส

หรอไมใสกได o L แทนตวอกษร (A - Z) จะตองใส o ? ตวอกษร (A - Z) จะใสหรอไมใสกได o A ตวอกษรหรอตวเลข จะตองใส o a ตวอกษรหรอตวเลข จะใสหรอไมใสกได o & ตวอกษร ตวเลข เครองหมาย หรอชองวาง จะตองใส o C ตวอกษร ตวเลข เครองหมาย หรอชองวาง จะใสหรอไมใสกได o . เครองหมายทศนยม o , เครองหมายคนทหลกพน o : ; / - เครองหมายคนวนเวลา

20

o < แปลงตวอกษรเปนตวพมพเลก o > แปลงตวอกษรเปนตวพมพใหญ o ! ทำาให Input Mark ใสคาจากขวาไปซาย o \ ทำาใหแสดงตวอกษรทตามหลงเครองหมายน

Caption คำาอธบายฟลด เปนสวนทใชแทนชอฟลด

Default Valueคาเรมตนของขอมล

Validity Ruleกฎเกณฑในการรบขอมล เชน ="A" or "B" or "AB" or "O" หมายถงใหรบเฉพาะตวอกษร A หรอ B หรอ AB หรอ O หรอ Between 2000 and 5000 หมายถงใหรบเฉพาะตวเลขทมคาระหวาง 2000 ถง 5000

ก�รปอนขอมล

เมอสรางตารางขอมลเรยบรอยแลว กจะเปนขนตอนการปอนขอมลลงในตาราง ซงสามารถกระทำาไดหลายวธ เชน

การปอนผานตารางขอมล การปอนผานฟอรม (FORM) การคดลอก (Copy) การนำาเขา (Import)

สำาหรบกรณน จะเปนการปอนผานตารางขอมล ซงสามารถกระทำาได ดงน

เปดไฟลขอมล คลกทแถบ Tables คลกเลอก Table ทตองการ เชน ตารางนามบตร คลกปม Open จะปรากฏหนาตางปอนขอมล ดงน

21

ฟลด "ลำาดบท" เปน AutoNumber ดงนนใหกดปม <Enter> ผานไปไดเลย

Cursor จะเลอนไปยงฟลด "คำานำาหนา" ปอนคำานำาหนาทตองการ สำาหรบฟลดอน กใชหลกการเดยวกน คอ กดปม <Tab> หรอ <ลก

ศร> แลวปอนขอมล การเลอนกลบ ใหใช <Shift><Tab> เมอปอนไดตามทตองการ ใหปดหนาจอโดยการกดปม <Ctrl><W>

โปรแกรมจะทำาการบนทกขอมลใหอตโนมต

ก�รทำ�ง�นกบต�ร�งขอมล

เมอเปดไฟลฐานขอมลขนมาแลว การทำางานในโปรแกรมจะอาศยบตรรายการใบแรกทชอวา "Tables" อนเปนบตรรายการทเกบรวบรวมตารางขอมลทได

22

สรางไวในไฟลฐานขอมล นบเปนบตรรายการสำาคญใบแรกในการใชงาน

ขอมลในบตรรายการ Tables จะอยในรปของตาราง อาจจะเปนตารางเดยว, ตารางหลายตารางทแยกการทำางาน หรอตารางหลายตารางทมการสรางความสมพนธระหวางขอมลไว (Relationship) กได

วธก�รทำ�ง�นกบบตรร�ยก�ร Tables

เปดไฟลฐานขอมล Click ทบตรรายการ Tables ปรากฏตารางขอมลภายในบตรรายการ

ก�รขอดขอมลในต�ร�ง

Click เลอกตารางขอมลทตองการ Click ทปม Open ปรากฏขอมลในรปของตารางทประกอบดวยแถวแนวตงและ แถวแนว

นอน

23

ก�รปรบแตงแบบอกษรหรอฟอนตในต�ร�งขอมล

บางครงตารางทบนทกขอมลภาษาไทย เมอนำาไปเรยกดดวยคอมพวเตอรเครองอน อาจจะพบวาการแสดงผลภาษาไทยไมถกตอง เกดปญหาตวอกษรขยะ ดงนนจะตองปรบแตงแบบอกษรหรอฟอนตใหม ดงน

เปดตารางขอมล เลอกคำาสง Format, Font... ปรากฏกรอบโตตอบการปรบแตงแบบอกษร

24

เลอกแบบอกษรทแสดงผลภาษาไทยได เชน AngsanaUPC, JasmineUPC, Angsana New จากรายการ Font :

เลอกลกษณะตวอกษร (Font style), ขนาดตวอกษร (Size) และสตวอกษร (Color) ทตองการ

Click ทปม OK เพอยนยนการปรบแตงแบบอกษร

ก�รควบคมหน�ต�งขอมล

ขอมลในตารางทเปดแสดง จะอยในรปของหนาตางการทำางาน ดงนนควรทราบวธการควบคมหนาตางขอมล เพอชวยใหการทำางานและแสดงผลเกดประสทธภาพสงสด

ก�รยอ/ขย�ยขน�ดหน�ต�งขอมล

หนาตางขอมลสามารถยอ หรอขยายขนาดได โดยอาศยปม Maximize / Restore Button ควบคม สภาพการทำางานทดทสด ควรขยายขนาดของหนาตางใหสงสด เทากบขนาดของ

25

จอภาพ โดย Click ทปม Maximize

ก�รปดหน�ต�ง

เมอเลกใชงานหนาตางขอมล สามารถปดไดโดย Click ทปมปดหนาตาง (Close Button) ซงปรากฏอย ณ ตำาแหนงมมบนดานขวาของตาราง

ก�รเลอนดขอมลในต�ร�ง

ขอมลในตารางฐานขอมลมกจะเกบไวในปรมาณมาก ซงไมสามารถแสดงผลไดครบใน 1 จอภาพ ดงนนจะตองอาศยการเลอนจอภาพเพอดผล

การเลอนดขอมลในตารางฐานขอมล มวธการหลายๆ วธ เชน

เลอนโดยการใชปมลกศร เลอนโดยใชแถบเลอน (Scroll Bar) ซงจะปรากฏในรปแถวแนวนอน

ดานลางของตาราง และรปแถวแนวตงทขอบขวาของตาราง

การใชแถบควบคมการเลอนเรคคอรด (Record Navigator) ในกรณทตองการเลอนดขอมลครงละ 1 เรคคอรด สามารถใชปมเลอนบนแถบควบคมการเลอนเรคคอรด ซงจะปรากฏทดานลางของตาราง

26

ก�รทำ�ง�นกบขอมลในต�ร�ง

ก�รเพมขอมลใหม (Add New Record)

Click ทปม New Record ในแถบเครองมอหรอเลอน Cursor ไปยงเรคคอรดสดทาย

Cursor จะเลอนไปยงเรคคอรดวางเรคคอรดสดทาย พมพขอมลทตองการในแตละฟลด โดยใชปม <TAB> หรอ

<Shift><Tab> ชวยในการเลอน Cursor ไปมาระหวางฟลด

ก�รลบเรคคอรด (Delete Record)

นำา Cursor ไปไวยงเรคคอรดทตองการลบ Click ทปม Delete Record โปรแกรมจะแสดงกรอบโตตอบเพอยนยนการลบขอมล

Click ทปม Yes เมอยนยนทจะลบเรคคอรด หรอ Click ทปม No เมอตองการยกเลกการลบเรคคอรด

ก�รแกไขขอมล

27

Click เมาสในฟลดทตองการแกไข พมพขอมลทตองการ

ก�รปรบคว�มกว�งของคอลมน (Column Width)

เลอนเมาสไปยงเสนคนระหวางชอฟลดในแถบแสดงชอฟลด

Drag เมาสใหไดความกวางทตองการ หรอ Double Click เพอใหไดความกวางพอดกบความยาวของขอมลในฟลดนนๆ

ก�รจดเรยงขอมล (Sorting)

Click เมาสในฟลดทตองการใชเปนเงอนไขเพอจดเรยงขอมล Click ทปมเครองมอจดเรยงขอมล ซงม 2 ปม ไดแก

o ปมจดเรยงขอมลจากนอยไปหามาก คอ จดเรยง 0 - 9, ก - ฮ หรอ A - Z

o ปมจดเรยงขอมลจากมากไปหานอย คอ จดเรยง 9 - 0, ฮ - ก หรอ Z - A

ก�รคนห�ขอมล (Finding)

Click เมาสในฟลดทตองการคนหาขอมล เลอกคำาสง Edit, Find... ปรากฏกรอบโตตอบการคนหาขอมล

พมพคำาทตองการคนหาในรายการ Find What : กำาหนดทศทางการคนหาจากรายการ Search :

28

คอ คนหาทงตาราง (All) หรอ คนหาจากตำาแหนง Cursor ขนไปถงเรคคอรดแรก (Up) หรอ คนหาจากตำาแหนง Cursor ลงไปถงเรคคอรดสดทาย (Down)

กำาหนดการตรวจสอบขอมลจากรายการ Match : หากคำาทกำาหนด ตองการใหโปรแกรมคนหาจากสวนหนงสวนใดของฟลด ใหเลอก Any Part of Field หากตองการใหคำาทคนหา ตรงกบคำาทปอน ใหเลอก Whole Filed หากตองการใหคำาทกำาหนด อยตอนตนขอความในฟลดใหเลอก Start of Field เชน ปอนคำาทตองการคนหาดวยคำาวา "คอมพวเตอร" โดยขอมลในตารางม "ศนยคอมพวเตอร" , "คอมพวเตอร" , "คอมพวเตอรศกษา"

o เมอเลอกรายการ Match เปน Any Part of Field โปรแกรมกจะพบขอความในฟลดทมรายการ "ศนยคอมพวเตอร" และ "คอมพวเตอร" และ "คอมพวเตอรศกษา"

o เมอเลอกรายการ Match เปน Whole Field โปรแกรมกจะพบเฉพาะคำาวา "คอมพวเตอร"

o เมอเลอกรายการ Match เปน Start of Field โปรแกรมจะพบเฉพาะคำาวา "คอมพวเตอรศกษา"

เมอคำาทคนหาเปนภาษาองกฤษ และตองการตรวจสอบตวอกษรพมพใหญ อกษรพมพเลก ใหเลอกรายการ Match Case ดวย

Search Fields As Formatted ใชเมอตองการคนหาคำาทมการจดฟอรเมตตรงกน

Search Only Current Field เมอตองการคนหาเฉพาะในฟลดท Cursor อย ไมตองคนหาทงตาราง

กำาหนดคาตางๆ แลว ใชปม Find First เพอคนหาครงแรก และใชปม Find Next เพอคนหารายการถดไป หรอปม Close เพอยกเลกการคนหาขอมล

ก�รคดเลอก หรอกรองขอมล (FILTER)

29

ลกษณะงานเดนของ Microsoft Access งานหนง คอ การกรองหรอการคดเลอกขอมลจากตาราง เพอนำาไปประมวลผลในรปแบบทตองการ เชน การเลอกขอมลเฉพาะบคคลในภาคเหนอ จากขอมลทงหมด หรอการเลอกแสดงเฉพาะบคคลทมเงนเดอนมากกวา 15,000 บาเปนตน

การทำางานดวย Query นอกเหนอจากชวยในเรองการคดเลอกขอมลแลว ยงชวยในการควบคมการแสดงผล การจดเรยงขอมล และการคนหาขอมลดวย

ก�รคดเลอกขอมล

ตรวจสอบวาเปดหนาตางตารางขอมลเปดอยหรอไม ถาเปด ใหปดกอน Click ทบตรรายการ Queries

Click ทปม New เพอสรางตารางการกรองขอมล ปรากฏกรอบโตตอบเลอกรปแบบการสรางตารางกรองขอมล

เลอกรปแบบการสรางตารางกรองขอมลแบบ Design View แลว Click ทปม OK

โปรแกรมจะถามถงตารางขอมล (Table) ทตองการนำามากรองขอมล

30

Click เลอกตารางชอ "บคคล-1" แลว Click ทปม Add จากนน Click ทปม Close

เขาสหนาตางการกรองขอมลทเรยกวา หนาตาง QBE (Query By Example) ประกอบดวยพนทการทำางาน 2 สวน สวนบนแสดงรายชอฟลดในตาราง สวนลางแสดงตารางการทำางานทใชกำาหนดเงอนไขการกรองขอมล

กำาหนดเงอนไขการแสดงผล การกรอง และการจดเรยงขอมล o รายการ Field ใหระบชอฟลดทตองการคดเลอก o รายการ Sort ระบเงอนไขในการจดเรยงขอมล o รายการ Show เลอกเพอใหแสดงหรอไมตองแสดงผล o รายการ Criteria ใสเงอนไขการคดเลอกขอมล

ตรวจสอบผลการใชเงอนไขโดยเลอกจากคำาสง View, Datasheet โปรแกรมจะแสดงผลลพธโดยนำาขอมลทตรงตามเงอนไขมาสรางเปน

ตารางใหม เรยกวา Dynaset

31

กลบไปสจอภาพการกำาหนดเงอนไข ดวยคำาสง View, Query Design

จดเกบเงอนไขการทำางาน Query ดวยคำาสง File, Save พมพชอชนงาน (ยาวไมเกน 255 ตว) ในกรอบโตตอบ แลว Click ท

ปม OK

ดหนาตางการทำางาน Query

กฎเกณฑในก�รเลอกขอมล (CRITERIA)

การเลอกขอมลใดๆ จะตองกำาหนดเงอนไข หรอกฏเกณฑในแถว Criteria เสมอ โดยกฏเกณฑทระบ สามารถกำาหนดไดดงน

ค�คงท - การใชคาคงทเปนกฏเกณฑในการเลอกขอมล กระทำาไดงายทสด โดยผใชพมพขอความหรอคำาทตองการลงไปไดตรงๆ โดยถาคาคงทเปน

ตวเลข โปรแกรมจะคงคาในไวในลกษณะเดม ตวอกษร โปรแกรมจะใสเครองหมายคำาพดกำากบ วนท จะมเครองหมาย # กำากบหนาและหลงขอความแบบวนท

เชน ตองการคดเลอกบคคลทมชอคอ Alex กพมพคำาวา Alex ในชอง Criteria หรอหากตองการคนหาขอมลของคนทเกดวนท 1/1/1972 กพมพเปน 1/1/72 โปรแกรมจะใสเครองหมาย # กำากบ ซงจะปรากฏผลเปน #1/1/72# เปนตน

ตวกำ�กบในก�รคดเลอกขอมล (Operator)

การใสกฏเกณฑเพอคดเลอกขอมล โปรแกรมจะใชตวกำากบเปน Like เสมอ เชน หากใสกฏเกณฑเปน Alex กจะมความหมายคอ Like "Alex" ซงโดยปกตโปรแกรมจะใสตวกำากบ Like ใหโดยอตโนมต ยกเวนกรณทปอนเงอนไข หรอกฏเกณฑทซบซอน ผใชตองใส Like ดวยตวเองเสมอ

32

นอกจากตวกำากบ Like ยงมตวกำากบอนๆ อก ไดแก

In คดเลอกขอมลตามเงอนไขทอยในตวกำากบนรปแบบ คอ [Not] In(Value1, Value2,…)เชน In("Jan","Feb") - คดเลอกขอมลเฉพาะทมขอมลเดอน Jan และ Feb

Between..And.. คดเลอกขอมลตามเงอนไขทอยในชวงตวกำากบนรปแบบ คอ Between value1 And value2เชน Between 2000 and 5000 - คดเลอกขอมลเฉพาะขอมลทมคาในชวง 2000 - 5000

เครองหม�ยชวยในก�รคดเลอกแบบ Wildcard

นอกจากการใชคาคงทในการคนหาขอมล ยงสามารถใชเครองหมายแบบ Wildcard ชวยในการคนหาดวย เชน คนหาคนทมชอขนตนดวยตวอกษร A กจะใสกฎเกณฑเปน A* ดงนนเครองหมาย * กคอ Wildcard แบบหนงนนเอง

เครองหม�ยชวยในก�รคดเลอกแบบ Wildcard ไดแก

* แทนตวอกษรหรอตวเลขจำานวนกตวกได ณ ตำาแหนงทวางเครองหมาย เชนA* ผลทไดคอ ทกขอมลทมตว A เปนตวแรก*A ผลทไดคอ ทกขอมลทมตว A เปนตวสดทาย*A* ผลทไดคอ ทกขอมลทมตว A ผสมอย

? แทนตวอกษรหรอตวเลขเทากบจำานวนเครองหมาย ? ณ ตำาแหนงทระบ เชน?t ผลทไดคอ ทกขอมลทความยาวไมเกนสองตวอกษร โดยตวทสองเปนตว t ตวแรกเปนอะไรกได

33

A?? ผลทไดคอ ทกขอมลทมความยาวไมเกน 3 ตวอกษร โดยทตวแรกเปนตวอกษร A ทเหลออก 2 ตว เปน อะไรกได

# ตวเลขอะไรกได ในตำาแหนงทกำาหนดเครองหมาย # [ ] ชวงตวอกษรหรอตวเลขทระบในวงเลบ เชน

[abcde] แทน a, b, c, d, e[a-b]* แทน ทกขอมลทมตวแรกเปน a หรอ b ทเหลอเปน อะไรกได

! มความหมายเทากบ Not เชน !A* คอขอมลทกขอมลทไมไดขนตนดวยตวอกษร A

ชอฟลดกบก�รคดเลอกขอมล - ถาตองการคดเลอกขอมลและตองใชชอฟลดประกอบ ตองใสชอฟลดในเครองหมายวงเลบกามป [ ] เสมอ

ค�ว�ง - ในการคดเลอกขอมลทมคาวาง ใชคำาวา Is Null กำากบเสมอ

เงอนไขคนแบบพ�ร�มเตอร - การสรางเงอนไขเพอคดเลอกขอมล อาจจะทำาเปนตวแปรใหผใชปอนขอมลเองได เรยกวา Parameter โดยแทนทจะใสคาขอมลในบรรทด Criteria ใหผใชปอนขอความสอถงเงอนไขภายใตเครองหมายวงเลบกามป เชน [Enter name:]

สร�งฟอรมและร�ยง�น (FORM & REPORT)

การนำาเสนอขอมลดวย MS-Access กระทำาไดทงในรปแบบของฟอรม (Form) แสดงผลผานจอภาพคอมพวเตอร และรายงาน (Report) ออกทางเครองพมพ โดยขอมลทนำามาสรางฟอรมและรายงานจะอยในรปของตารางขอมล (Table) หรอชนงานกรองขอมล (Query) กได

MS-Access เตรยมความสามารถดานเนรมต หรอ วซารด (Wizard) เพอชวยใหการสรางฟอรมและรายงานกระทำาไดงาย สะดวก และรวดเรว

สร�งฟอรมดวยวซ�รด (Form Wizard)

Click เลอกบตรรายการ Forms

34

Click ทปม New Click เลอกรายการ Form Wiard จากกรอบโตตอบการสรางฟอรม

(New Form Dialog Box)

Click ทปมลกศรจากรายการ Choose the table or query where the object's data comes form :

โปรแกรมจะแสดงรายชอ Table และ Query ทสรางไวแลว

เลอก Table หรอ Query ทตองการนำามาสรางฟอรม Click ทปม OK ปรากฏหนาตางเลอกฟลดทตองการนำามาสรางฟอรม

35

เลอกฟลดทตองการ แลว Click ทปมสามเหลยมชไปดานขวา รายการฟลดทเลอกจะไปแสดงในกรอบดานขวา หากเลอกฟลดผด ตองการยกเลก ให Click ทฟลดทตองการเอาออกจากกรอบดานขวา แลว Click ทปมสามเหลยมชไปดานซายเพอเอาฟลดทเลอกออกจากกรอบดานขวา

เมอเลอกไดฟลดทตองการแลว นำาเมาสไป Click ทปม Next เพอเลอกลกษณะงานอนตอ

หนาตางถดไปคอ การเลอกรปแบบของฟอรม 3 รปแบบ คอ แบบ Columnar แสดงผล 1 เรคคอรดตอ 1 จอภาพ แบบ Tabular แสดงผลคลายตารางแตมรปแบบทสวยงาม สวนแบบ Datasheet คอฟอรมทมลกษณะเดยวกบตารางขอมลปกตนนเอง

เมอเลอกรปแบบของฟอรมแลว ให Click ทปม Next เพอเลอกลกษณะการแสดงผลของฟลดและตวอกษรบนฟอรม

หลงจากเลอกลกษณะการแสดงผลของฟลดและตวอกษรบนฟอรม ให Click ทปม Next จะแสดงหนาตางการทำางานขนสดทาย

36

Click ทปม Finish โปรแกรมจะสรางฟอรมตามลกษณะทเลอก

จดเกบฟอรมดวยคำาสง File, Save

ก�รแกไขปรบแตงฟอรม

จากฟอรมทโปรแกรมไดสรางให จะพบวาสวนทเปนขอความกำากบรายการฟลดจะแสดงเปนตวอกษรขยะ ซงผใชจะตองไปแกไข ปรบเปลยนฟอนตใหแสดงผลภาษาไทยได โดย

เลอกคำาสง View, Form Design เพอเขาไปสหนาตางการแกไขฟอรม

นำาเมาสไป Click ณ รายการทตองการแกไข ปรากฏจดสเหลยมสดำาลอมรอบรายการนนๆ

เลอกฟอนตทสามารถแสดงผลภาษาไทย ไดจากปมเปลยนฟอนตจากแถบเครองมอ

เมอแกไขทกรายการ ใหบนทกไวดวยคำาสง File, Save กลบไปสโหมดการแสดงผลเพอใชงานดวยคำาสง View, Form

37

ก�รสร�งและแกไขร�ยง�น

การสรางและแกไขรายงานอาศยหลกการเดยวกบการสรางและแกไขฟอรม

สร�งโปรแกรมแบบ Non-Programming ดวย Access 97

ถาคณกำาลงมองหาโปรแกรมสกตว เพอนำามาพฒนาระบบงานของคณ โดยไมตองไปเรยนร ภาษาคอมพวเตอร Access เปนทางเลอกหนง เพราะมนสามารถสรางระบบงาน ใหคณไดอยางรวดเรว ดวยความสามารถ ทเรยกวา ตววเศษ (Wizard)

ปจจบนเทคโนโลยคอมพวเตอร โดยเฉพาะดานซอฟตแวร ไดพฒนาไปมาก ไมตองยงยากกบการศกษาภาษาคอมพวเตอร และการลงรหส แตดวยความสามารถ ทเรยกวา ตววเศษ หรอตวเนรมตงาน(wizard) ทไมโครซอฟตไดเตรยมไวให ในโปรแกรม Accesss ตงแต Version 2.0 ถง Version ปจจบน ทำาใหการพฒนาระบบงานตางๆ กระทำาไดงายและสะดวก

การสรางระบบงานน ผมจะสมมตวาเราจะทำา ระบบขอมลบคคลแบบงายๆ กอน โดยเนนทการทำาฟอรมรบ และแกไขขอมล เรมตนดวยการเรยกโปรแกรม Microsoft Access 97 ถาคณยงไมไดตดตง กหามาตดตงนะครบ เพราะโปรแกรมนปจจบนหาไดงาย และใชงานไดสะดวก ควรจะมในคอมพวเตอรอยแลวครบ

เลอนเมาสดวยความชำานาญ (แตถายงไมชำานาญกไมเปนไรครบ คอยๆ เลอนกไดครบ) แลวคลกเรยก Microsoft Access97 จอภาพโปรแกรม แสดงใหคณเหนดงรปท 1 เลอกตวเลอก Table wizard เพอสรางตารางแบบอตโนมต เหนไหมครบ แตเรมตนกอตโนมตแลว จากนนกดปม OK จะปรากฏหนาจอถดไป ดงรปท 2 จากรปน ใหคณคลกทบตรรายการ Database แลวเลอนหารายการ Address Book แลวกดปม OK อกครง เพอเขาสการตงระบบ โดยเรมตน ใหพมพชอไฟล ทจะใชจดเกบระบบงานน ซงโปรแกรมใส

38

นามสกลเปน .MDB ให เมอปอนชอไฟลแลวกกดปม Create เพอเรมสรางระบบงาน

รปท 1 กรอบแสดงการสรางระบบงาน

รปท 2 กรอบเลอกรปแบบระบบงานยอย

หนาจอควบคม การสรางระบบงานทเลอก จะปรากฏดงรปท3 Database Wizard อนนใหคลกผานไปเลย ในหนาทสองรปท 4 อนนสำาคญ ใหดในชองรายการ Field in thetable รายการใด (Field) ทตองการใชงาน กนำาเมาส

39

ไปคลก ใหมเครองหมายถก ถารายการใด ไมตองการ กเอาเครองหมายถกออก แคนเองครบ สำาหรบการสรางฟลด จากนนกกดปม Next ตอครบ

รปท 3 หนาแรกของ Database Wizard

รปท 4 หนาจอการสรางฟลด

หนาจอถดไป จะเปนการเลอกรปแบบของฟอรม ลองไลดนะครบ มใหเลอกหลากแบบ สวยๆ ทงนนๆ ครบ เสรจแลวก Next ถดไปกจะเลอก รปแบบของตวอกษรบนฟอรม เชนกนครบเลอกแลวก Next ผาน ถดไปใหปอนหวตาราง (Title) แลว Next เชนเดมชดทายก Finist ถงแลวครบเสนชย ของการสรางตาราง รอสกครโปรแกรม จะสรางตาราง ดงรปท 5 และกำาหนดคาทเหมาะสมใหกบตาราง โดยอตโนมต เรวดไหม ผลลพธจากการประมวลผล จะเปนดงรปท 6

40

รปท 5 การประมวลผลเพอสรางระบบงาน

รปท 6 ระบบงานทพฒนาเสรจแลวดวย Database Wizard

สร�งโปรแกรมแบบ Non-Programming ดวย Access 97 # 2/2

ระบบงานทพฒนาดวย ความสามารถน ประกอบดวยฟอรม และรายงานรปแบบตาง เชน ถาคณเลอกรายการ Enter/New Addresses จะปรากฏฟอรมสำาหรบปอนและแกไขขอมล รปท 7 และรปท 8 ซงสามารถสลบการปอนขอมลดวยปม Page 1 / 2 ขอมลทกขอมลทปอนในฟอรมน จะสงไปเกบไวใน ตารางขอมลโดยอตโนมต

41

รปท 7 ฟอรม Enter/New Addresses ขอมลสวนตว

รปท 8 ฟอรม Enter/New Addresses ขอมลเกยวกบอนเทอรเนต

สำาหรบรายงาน (Report) ทโปรแกรมพฒนาให มหลายรายการ ดงรปท 9 และมรปแบบรายงานดวอยางดงรปท 10 เหนไหมครบ แมแตรายงาน โปรแกรมกจดทำาใหอยางเรยบรอย

รปท 9 เมนเลอกการสงพมพรายงานตางๆ

42

รปท 10 ตวอยางของรายงาน

43