Microsoft Dynamics AX 2012 – Management

Reporter i Cash Flow Forecast

Management Reporter

Management Reporter je alat za poslovno izvještavanje namijenjen Microsoft Dynamics ERP

sustavima, koji omogućava financijsko izvještavanje u stvarnom vremenu. Riječ je o potpuno

korisnički orijentiranom rješenju koje omogućava kreiranje ad hoc izvještaja bez pomoći IT

stručnjaka.

Management Reporter koristi različite cjeline, odnosno blokove podataka, koje je dalje moguće

kombinirati i povezivati kako bi se stvorio široki spektar financijskih izvještaja, uz minimalne zahtjeve

za njihovim održavanjem. U okviru izvještaja koriste se podaci iz Glavne knjige koji su na raspolaganju

u sklopu standardnog Microsoft Dynamics ERP rješenja. Management Reporter omogućava kreiranje

i korištenje izvještaja na više dimenzija, pa se precizno i brzo može doći do više informacija nego što

se inicijalno dobiva na osnovi podataka iz Glavne knjige.

Osim podataka iz Glavne knjige, ovim izvještajnim alatom na jednostavan način se može povezati i u

Microsoft Excel pa u analizu možemo uključiti i podatke koji se trenutno nalaze izvan ERP sustava

(konsolidiranje izvještaja i za poduzeća koja se ne vode u ERP-u, usporedba s planovima koji se vode u

Excelu i sl.).

Slika 1. Struktura generiranja financijskih izvještaja pomoću Management Reporter alata

Definicija izvještaja Svaki izvještaj definiran je u okviru modula Definicija izvještaja, a sastoji se od određene kombinacije

redova, stupaca i definicije izvještajne hijerarhije, koji se zasebno definiraju u okviru Dizajnera

izvještaja.

Slika 2. Struktura definicije izvještaja

Definicijom izvještaja određuje se poduzeće za koje se kreira izvještaj, vremenski interval za koji

vrijedi, razina do koje izvještaj obuhvaća podatke, lokacija pohrane izvještaja, zaglavlje te podnožje

izvještaja.

Definiranje redova i stupaca korisnički je prilagođeno pomoću predefiniranih formula, odnosno

govorećih šifri za svako polje izvještaja. Prilikom unosa vrijednosti alat Vam nudi opciju izbora između

postojećih formula. Na primjer:

Slika 3. Postava polja izvještaja kroz odabir standardiziranih formula

Definicija retka Definicija retka predstavlja blok izvještaja koji se odnosi na definiranje i strukturiranje redaka

izvještaja. Osnovnu strukturu definicije retka čine sljedeći podaci:

Šifra retka (Row Code) – jednoznačna oznaka retka, odnosno identifikator retka (npr. AOP

šifra).

Opis (Description) - tekstualna vrijednost koja se prikazuje na izvještaju i predstavlja opis

retka (npr. naziv bilančne pozicije).

Šifra formata (Format Code) – definiranje načina prikazivanja podatka (npr. prikaz totala,

pojedinačnog retka ili pak kalkulacije).

Povezane formule/reci/jedinice (Related Formulas/Rows/Units) - definiranje redova koji se

uključuju u proračune i sortiranje, ograničavanje redova u određenoj hijerarhijskoj strukturi

izvještaja.

Poveznica na financijsku dimenziju (Link to Financial Dimensions) – definira koje će se

kategorije konta (AOP šifre) ili koje vrijednosti financijskih dimenzija prikazivati.

Slika 4. Definicija retka za izvještaj - Bilanca

Definicija stupca Definicijom stupaca definira se izgled stupaca, tj. za koje vremensko razdoblje, hijerarhijsku jedinicu

ili valutu će biti prikazan izvještaj. Osnovna struktura izvještaja podijeljena je na dva dijela, gdje se u

prvom djelu definira sadržaj svakog od stupaca, a u drugom dijelu lista parametara koje je potrebno

podesiti kako bi se dobila željena struktura izvještaja.

Vrsta stupca (Column Type) - definiranje tipa stupca: opis, tekst, numerička pojedinačna ili

sumarna vrijednost .

Kategorija atributa (Atribute Category) – definiranje razine transakcija (stvarne transakcije,

količina ili planirani novčani tijek).

Fiskalna godina (Fiscal Year) – definiranje razdoblja za prikaz u pojedinom stupcu.

Obuhvaćeni periodi (Periods Coverage) – definiranje perioda koji će biti obuhvaćen u

pojedinom stupcu (periodično ili YTD).

Širina stupca (Column Width) - definiranje širine stupca.

Prikaz valute (Currency Display) - definiranje u kojoj valuti će se prikazivati izvještaj -

knjigovodstvenoj ili izvještajnoj.

Ograničenja stupca (Column Restriction) – dodatne postavke na nivou stupca, definiranje

prikaza redova koji su tipa totala ili kalkulacije (SD), samo iznosi duga (CR) ili potražnje (DR),

uzimanje u obzir samo proknjiženih (PT) ili neproknjiženih stavki (UPT), itd.

Slika 5. Definicija stupca za izvještaj - Bilanca

Pokretanje izvještaja Pregled izvještaja omogućen je preko Web browsera ili njegovim izvozom u Excel ili neki drugi

kompatibilni format.

Pregled je standardno podržan i kroz Preglednik izvještaja, odakle je moguće izvještaje ispisati u

Wordu, Pdf-u ili pak izvesti u Excel.

Korištenjem ikone Idi do (Drill down) u pregledniku, moguće je doći do transakcija koje su uključene u

stavke izvještaja. Alat će nas, ovisno o korisničkim pravima, automatski „prebaciti“ u ERP sustav i

transakcije Glavne knjige.

Distribucija izvještaja Očuvanje sigurnosti podataka preduvjet je korištenja izvještajnih alata, a sigurnost je kroz

Management Reporter osigurana kroz postavke Dozvole pristupa izvještajnoj datoteci. Izvještaji se

spremaju u predefinirane datoteke, a samo korisnici kojima administrator dozvoli pristup datoteci,

izvještaje mogu pregledati.

Izvještaji se također mogu grupirati (npr. financijski izvještaji, planovi, konsolidirani izvještaji i sl.) te

se kod generiranja automatski spremaju na lokaciju koja je postavljena na definiranoj grupi.

Dodatno je moguće definirati raspored izvještavanja, kako bi se smanjilo ponavljanje i generiranje

izvještaja. Alat će s obzirom na definirani raspored samostalno generirati izvještaj te ga spremiti u

definiranu datoteku. Na primjer, moguće je kreirati mjesečnu grupu izvještaja na temelju koje ćemo

definirati da će se izvještaj samostalno generirati svakog zadnjeg dana u mjesecu.

Planirani novčani tijek (Cash Flow Forecast)

Microsoft Dynamics AX je u sklopu financijskog modula poduzećima ponudio jedan od važnijih alata

za očuvanje stabilnosti i likvidnosti. Funkcionalnost Planiranog novčanog tijeka (Cash Flow Forecast)

ima za cilj praćenje i planiranje tijeka novca.

Planiranje i praćenje, pak, za cilj ima određivanje optimalne količine novca za redovno poslovanje, ali

i detekciju novčanog jaza.

Izvori podataka za prikupljanje informacija, koji su podloga planiranju novčanog tijeka, distribuirani

su po cijelom poduzeću: od nabave, preko prodaje, do obračuna plaće i PDV-a. Zato je Microsoft svoj

alat integrirao s potraživanjima od kupaca, obvezama prema dobavljačima, putnim nalozima,

bankovnim računima te Glavnom knjigom.

Planiranje novčanog tijeka podrazumijeva:

definiranje konta GK koji rezultiraju priljevima/odljevima (npr. konto obveze za PDV, ili konto

obveze prema zaposlenicima, i sl.)

definiranje uobičajenog broja dana između otpreme/primke i fakturiranja

definiranje očekivanog broja dana između datuma nabave/prodaje i datuma fakture

zadano razdoblje valute (ukoliko nije definirano na dokumentu prodaje/nabave)

definiranje očekivanih dana kašnjenja od datuma dospijeća do datuma plaćanja

na temelju definiranih postavki alat će datum planiranog priljeva/odljeva novca definirati kao

datum prodajnog/nabavnog naloga + razdoblje između isporuke i fakturiranja + razdoblje

fakturiranja + uvjeti plaćanja + dani kašnjenja.

Na kontima Glavne knjige koji su definirani kao konti likvidnosti, potrebno je definirati planirane dane

priljeva/odljeva. Na primjer, na kontu obveze za uplatu PDV-a definirano je da je očekivani datum

odljeva 20. dan u mjesecu koji slijedi nakon obračuna PDV-a.

Na temelju postavki prodaje, nabave i Glavne knjige (GK) alat dohvaća podatke o postojećim i

planiranim dugovanjima iz nabave, postojećim i planiranim potraživanjima iz prodaje te

transakcijama na kontima GK koje će rezultirati priljevima/odljevima.

Planirani novčani tijek grafički je prikazan, zajedno s popisom transakcija koje su uključene u priljev/

odljev.

Na grafičkom prikazu moguće je mijenjati parametre, odnosno razdoblja pregleda, pa na jednostavan

način možemo pregledati plan novčanog tijeka za idući tjedan, ali i za dvomjesečno razdoblje.