microsoft dynamics ax – pÉnzÜgy · microsoft dynamics ax – pÉnzÜgy a microsoft business...

MICROSOFT DYNAMICS AX – PÉNZÜGYA Microsoft Business Solutions − Microsoft Dynamics AX rendszer Pénzügy megoldása gyors, megbízható és teljes körű könyvelést, pénzügyi kimutatáskészítést és elemzést tesz lehetővé.

A Microsoft Dynamics AX rendszerének pénzügyi modulja biztosítja mindazokat a funkciókat, amelyek-re vállalatának szüksége lehet a könyvelési számlák hatékony karbantartásához, valamint a hatósági és belső jelentési kötelezettségek teljesítéséhez.

Többek között a következő alapszolgáltatásokat kínálja:

• Főkönyvi könyvelés • Likviditás (banki kapcsolatok) kezelése • Vevők • Szállítók • Tárgyi eszközök

Felhasználóbarát és időkímélő könyvelés A Microsoft Dynamics AX Pénzügy maximálisan ki-szolgálja a felhasználó igényeit. A kezelőfelület az intuitív Microsoft-környezetre épül. A felhaszná-ló a menüket könnyen személyre szabhatja a me-nüpontok egérrel való áthelyezésével; a Microsoft Dynamics AX rendszerből kimásolt információkat pe-dig a vágólapon keresztül beillesztheti más Microsoft-termékekbe, például a Word vagy Excel programok-ba. A menük és a képernyők tartalma automatikusan igazodik a felhasználó hozzáférési jogosultságához, a hozzáférési szintet pedig nagyon részletesen be lehet állítani, akár az egyes mezőkre és rekordokra is. A felhasználó a naplók és a törzsadatfájlok képer-nyőinek elrendezését is személyre szabhatja. Például elrejtheti azokat a mezőket vagy mezőcsoportokat, amelyeket nem használ.

A Microsoft Dynamics AX Pénzügy lehetőséget bizto-sít a törzsadatfájlok közvetlen elérésére, így egysze-rűen elvégezhető számos olyan feladat, mint például egy új főkönyvi számla vagy pénznem beállítása köz-vetlenül a naplóból. Az intelligens sorba rendezési és szűrési lehetőségekkel az adatok könnyen elérhetők és használhatók. A súgórendszer a felhasználókat kü-lönböző szintű információkkal látja el, az egyes mezők ismertetésétől a teljes online kézikönyvig. Minden je-

lentés elküldhető e-mail, fax vagy adatfájl formátum-ban. A Microsoft Dynamics AX Financial Management nyelvi támogatásának köszönhetően szinte minden nyelven használható.

ÁLTALÁNOS JELLEMZŐK

Dokumentumkezelés A dokumentumkezelés segítségével közvetlenül a Microsoft Dynamics AX rendszerben készíthetők Microsoft dokumentumok. A nevek, címek és más információk automatikusan átkerülnek a dokumen-tumba. A Microsoft Dynamics AX adatrekordjaihoz kiegészítő dokumentumokat, például megjegyzé-seket és fájlokat lehet kapcsolni. Több pénznem kezelése A Microsoft Dynamics AX rendszerben a tranzakciók többféle pénznemben rögzíthetők még ugyanazon a vevő-, szállító- vagy főkönyvi számlán is. Az árfolyamkövetésre, ami a helyes rendszeres időszakonkénti könyvelés elengedhetetlen feltétele,

Főbb előnyök:• Felhasználóbarát és időkímélő könyvelés • Gyors és hatékony jelentéskészítés és elemzés • Rendkívül megbízható működés és adatbiztonság

Legfontosabb jellemzők: • Szemléletes, egyénileg módosítható

adatképernyők • Dimenziók • Több pénznem és másodlagos pénzem kezelése • Tranzakciók ellenőrzése és jóváhagyása • Vállalatközi könyvelés és konszolidálás • Többszintű tervezés • Hitelképesség-vizsgálat és hitelkezelés • Elektronikus fizetés • Váltók és fizetési ígérvények kezelése • Fizetési felszólítás és késedelmikamat- számítás • Jelentéskészítő • Nyomkövetési adatok

MICROSOFT DYNAMICS AX – PÉNZÜGY

�

számos számítási módszer áll rendelkezésre, hogy a vállalat megfelelhessen a különböző országok szám-viteli előírásainak. A már könyvelt nem realizált árfo-lyam- különbözetek automatikusan sztornózódnak, amikor az új árfolyam-követési feldolgozás fut, vagy mikor realizált árfolyam-különbözetet könyvelnek le, például egy számla kiegyenlítésekor.

Másodlagos pénznem

A vállalat beszámolási célból kétféle pénznemben is vezetheti főkönyvi számláit. A Microsoft Dynamics AX automatikusan átváltja az összes tranzakciót egy másodlagos pénznemre. Ez a funkció például euró-ban történő könyvelésre vagy a kapcsolódó vállalatok beszámolóinak elkészítésére használható. Előfordulhat ugyanis, hogy helyi felügyeleti szerveknek egy adott pénznemben, míg a külföldi központnak egy másik pénznemben kell jelenteni.

Devizaátváltó A devizaátváltó, amely a kiválasztott pénznem-re az aktuális árfolyamon átváltja az adott összeget, a Microsoft Dynamics AX minden moduljában hasz-nálható.

Dimenziók A Microsoft Dynamics AX különböző moduljaiban tetszés szerinti számú dimenzióval lehet dolgozni. A dimenziók könnyen létrehozhatók és karbantart-hatók. Segítségükkel az adatok nyomon követhetők profitcentrum, költséghely, régió, termékcsoport vagy bármely más kimutatási egység szerint.

Mindent egy helyen A főkönyv online frissítése elengedhetetlen a gyors és megbízható pénzügyi kimutatások készítéséhez. Mivel az összes Microsoft Dynamics AX-modul egyet-len rendszer része, bármely modulban felvitt tranzak-ció automatikusan aktualizálja a főkönyv megfelelő számláit. Például egy a vállalat részére kiszámlázott beszerzési rendelés következményeként automati-kusan frissülnek a főkönyv beszerzési és adóköny-velési számlái, valamint a szállítók összegző számlái. A Microsoft Dynamics AX Tárgyi eszközök modulban a tárgyi eszközökre vonatkozó tranzakciók automa-tikusan frissítik az eredményszámlákat és az eszköz-számlákat. Az eladott áruk költsége és a készletérték tekintetében a felhasználó eldöntheti, hogy össze-kapcsolja-e a készlettranzakciókat a főkönyvvel, és ha igen, akkor hogyan. Ha úgy dönt, hogy összekapcsolja a főkönyvet és a készletgazdálkodást, további intelli-gens lehetőségek állnak rendelkezésre a főkönyvi ada-

tok frissítésére. Ezek közé tartozik a készletértékelési módszer megválasztása vagy a készletérték frissítése a járulékos költségekkel, de akár a készletnövekedések és -csökkenések átmeneti könyvelése is megoldható a fizikailag beérkezett vagy kiszállított, de még nem kiszámlázott tételekhez. Azok a beszerzési számlák, ahol a fizikai kiszállítás még nem történt meg, szintén itt szerepelnek.

A felhasználó dönti el, hogyan kapcsolja össze az in-formációkat a Microsoft Dynamics AX rendszerben. Vállalata számlatükréből minden modulban kiválaszt-hatja azokat a számlákat, amelyekhez más adatokat akar kapcsolni, és azt, hogy mely tranzakciók kerülje-nek könyvelésre az egyes számlákra. Dönthet példá-ul úgy, hogy a vállalat értékesítését és felhasználását termékenként vagy termékcsoportonként, vevőn-ként vagy vevőcsoportonként könyveli le, vagy hogy az egyes vevőkhöz tartozó tranzakciókat különböző összegző számlákon gyűjti.

Az online frissítés számos előnyt biztosít. Jelentősen csökkenti a főkönyv aktualizálására és a különböző modulok számláinak a megfelelő főkönyvi számlá-val való egyeztetésére fordított időt. Az időszak végi zárás is gyorsabban elvégezhető, és így felgyorsul a vezetői jelentéskészítés folyamata. A főkönyvvel való kapcsolatnak a Microsoft Dynamics AX rendszerben még egy további előnye is van, mert lehetőség nyílik minden egyes tranzakció eredetének visszakövetésére. Például ki lehet választani egy tranzakciót egy értéke-sítési számlán, és ennek alapján vissza lehet nyomozni a bizonylaton szereplő összes tranzakciót a főkönyvi és minden más érintett modulban. Az eredeti bizonylat is megtekinthető. Ezzel a minden modulban használha-tó funkcióval azonnal ellenőrizhetők és elemezhetők a tranzakciók, ami komoly segítség a belső és a külső auditálás elvégzéséhez.

FŐKÖNYVI KÖNYVELÉS

A könyvelési időszakok rugalmas megállapítása A Microsoft Dynamics AX rendszerben az üzleti év tetszőleges hosszúságúra állítható be, és tetszőleges számú könyvelési időszakra osztható. Mind az üzleti év, mind a könyvelési időszak hossza években, hó-napokban vagy napokban határozható meg. Minden egyes könyvelési időszak lezárható úgy, hogy továb-bi tranzakciók már nem rögzíthetők benne, vagy úgy, hogy meghatározott felhasználóknak engedélyezhe-tő egy vagy több modul adatainak további frissítése. Ez a funkció rendkívül hasznos az időszakos vagy éves zárószámlák létrehozásakor és egyeztetésekor.


�

A Microsoft Dynamics AX Tárgyi eszközök modul is alkalmazkodik a könyvelési időszakokhoz. A felhasz-náló úgy is elszámolhatja az értékcsökkenést egy adott üzleti évre, hogy minden könyvelési időszak-hoz annak hosszával arányos értékcsökkenést rendel.

Gyors, egyszerű és megbízható év végi zárásA számlaegyeztetés és készletértékelés után éves zárlati tranzakciók könyvelése is szükségessé válhat. Ez elvégezhető egy egyszerű napló vagy egy speciális tábla, a zárlati adatok táblája (az ún. zárótábla) segít-ségével. A zárótábla használata lehetővé teszi az éves zárlati tranzakcióknak a mindennapos tranzakcióktól elkülönítetten történő könyvelését és kimutatását. Ha a vállalatnál az üzleti év hossza és részidőszakokra bontása ugyanaz, mint az előző évben, ezek egyet-len kattintással újra beállíthatók, mivel a Microsoft Dynamics AX megőrzi az utolsó üzleti év beállításait.

A nyitási tranzakciók funkcióval az eredményszám-lák lenullázhatók, és egyenlegük átvihető az új üz-leti év mérlegszámláira. Ha a felhasználó a mérleget is le szeretné nullázni, ezt egyszerűen kiválaszthatja a funkció párbeszédpanelében. Ha dimenziókat hasz-nál, eldöntheti, hogy dimenziónként vagy csak főös-szegenként hozza létre a nyitó tranzakciókat. Néhány országban a nyereségszámlákat lenullázó tranzakci-óknak láthatóknak kell lenniük, így erre is van lehe-tőség. Ha a számlákra már felkerült a nyitóegyenleg, de még az előző üzleti évet érintő további módosítá-sokra van szükség, a nyitási tranzakciók feldolgozását annyiszor le lehet futtatni, ahányszor csak szükséges. Ez azért jelentős előny, mert különböző számlákat, mint például a bankszámlákat, egyeztetni lehet, majd az aktualizált számlákkal lehet tovább dolgozni az új üzleti évben. Az év végi zárlati feldolgozás annyiszor futtatható, amennyiszer csak szükséges. A Microsoft Dynamics AX biztosítja, hogy a nyitó egyenlegek megfelelően aktualizálódjanak. Ha a vállalat új évre vonatkozó számlatükre különbözik az előző évitől (például vállalatfelvásárlások esetén), lehetőség van a nyitótranzakciók végrehajtására közvetlenül az új számlákon. Ezt az a funkció teszi lehetővé, amely új nyi-tószámlát hoz létre minden számlatükörbeli számlára.

Sokoldalú tranzakciórögzítési funkciók A Microsoft Dynamics AX különböző moduljainak összekapcsolhatóságát kihasználva számos főköny-vi tranzakció automatikusan könyvelésre kerül. Ilyen például az értékesítés és a beszerzés, az eladott áruk költsége, az árengedmények, a kamatfizetések, a vevő- és szállítószámlák árfolyam-kiigazításai,

a projekt- számlák és költségek, a befejezetlen ter-melés, a tárgyieszköz-tranzakciók és a készlettranzak-ciók. A naplófeldolgozások a Microsoft Dynamics AX különböző moduljaihoz kapcsolódó számlákat zárol-ni tudják, hogy azok adatait közben más modulokból ne lehessen módosítani. E számlák könnyű egyez-tetése érdekében a megfelelő modulokban egyez-tetési kimutatások állnak rendelkezésre. A főkönyvi tranzakciók kézzel is bevihetők a naplók segítségével. A naplókon belüli könyvelést a számlatükör és a nap-lósablonok beállítása szabályozza. A napló magában is számos könyvelési lehetőséget kínál. A számlatü-körben ellenőrzéseket lehet definiálni a pénznemre, felhasználóra, könyvelési típusra, dimenzióra, ter-helésre vagy jóváírásra, illetve tartozik vagy követel egyenlegre. Ezen ellenőrzések mindegyike beállítha-tó ajánlottként vagy megköveteltként. A dokumen-tumkezeléssel további előírásokat vagy munkafolya-mat-leírásokat lehet csatolni az egyes számlákhoz. A fenti lehetőségekkel csökkenthető a felhasználói hibák száma. A felosztási funkció jelentős időt takarít meg, mivel automatikusan szétosztja a bevitt össze-get az előre meghatározott számlákra és dimenziók-ra az előre meghatározott százalékok szerint. A kivá-lasztott időszakban lekönyvelt összes tranzakció és számlaegyenleg figyelemmel kísérhető közvetlenül a számlatükörből a tranzakciók lefúrásos kirészlete-zésével vagy a Microsoft Dynamics AX Üzleti analízis nevű OLAP-szoftvere segítségével. A pénzáramlás előrejelzése és a főkönyvi tervek szintén figyelemmel kísérhetők.

A Microsoft Dynamics AX rendszerben korlátlan számú naplósablon (naplóelnevezés) hozható létre. A naplósablonoknál be lehet állítani a tranzakciók könyvelés előtti kötelező engedélyeztetését, illetve a felajánlott (vagy kötelező) ellenszámlát, pénznemet vagy dimenziót. Megadható az is, hogy mikor szük-séges új bizonylatszám megadása, összegeződjenek-e a hasonló tranzakciók a naplóban, mely vállalatok, modulok és számlák kerülhetnek a naplóba, és mely felhasználók jogosultak az adott napló lekönyvelé-sére. Megadható, hogy a naplóba bevitt összegek tartalmazzák-e az adót, vagy pedig nettó összegek. A könyvelési naplókkal bármely tranzakció leköny-velhető. Ugyanaz a napló tartalmazhat a főkönyvet frissítő tranzakciót, vevőtranzakciót, szállítótranzakci-ót, projektelszámolási tranzakciót a Projektek modul-ból vagy egy állóeszköz adatainak frissítését a Tárgyi eszközök modulból. Ez lehetőséget biztosít a vállalat üzletvitelének igényeihez igazodó könyvelési eljárás megválasztására, akár egy, akár több személy végzi a könyvelést.


�

A naplóban a frissítés előtt megtekinthetők a várha-tó egyenlegek, könyvelés előtt megtekinthetők és módosíthatók az adóösszegek, feltölthetők a sztor-nírozandó főkönyvi tranzakciók, pénznemenként ös-szegezve láthatók a banki befizetések, és a könyvelés előtt a teljes napló ellenőrizhető. Az időszakonként ismétlődő tranzakciók esetében ismétlődő naplók hozhatók létre és tölthetők be a könyvelési napló-ba. A Microsoft Dynamics AX biztosítja azt, hogy az időszakonként ismétlődő tranzakciók csak egyszer kerüljenek könyvelésre minden egyes időszakban, valamint hogy a rendszer az ismétlődő napló egyet-len időszakát se hagyja ki.

Vállalatközi könyvelés és konszolidálás

A Microsoft Dynamics AX: Pénzügy a több leányvál-lalattal vagy elosztóközponttal rendelkező vállalatok-nak lehetőséget biztosít vállalatközi naplók létreho-zására. Egy leányvállalatban lekönyvelt vállalatközi tranzakció automatikusan frissíti a másik leányvállalat vagy elosztóközpont megfelelő számláit. A Microsoft Dynamics AX rendszerből közvetlenül végre lehet haj-tani a konszolidálást. Emellett a számlákat importálni vagy exportálni lehet a konszolidáláshoz. Az online konszolidációval mind a tény-, mind a tervszámlák konszolidálhatók. Mind teljes körű, mind tőkerészese-dés szerinti konszolidálás végezhető. A számlák kon-szolidálása a számlatükör szerint vagy a számlatükör minden egyes számlájához rendelt speciális konszoli-dációs számlákon hajtható végre.

Többszintű tervezés Korlátlan számú tervváltozat vihető be a Microsoft Dynamics AX rendszerbe, és ezek közül bármelyik szerepeltethető a pénzügyi kimutatásokban. A be-számolókban akár ugyanazon a kimutatáson belül is össze lehet hasonlítani a tényszámokat a különböző tervértékekkel, és mindegyik tervnél kiszámítható a terveltérés. A terveket le lehet bontani több szintre, így a terv piramisként építhető fel. Például minden értékesítési régió saját tervet készíthet, és ezek együt-tesen alkotják az értékesítési osztály összesített ter-vét. Az értékesítési terv viszont a vállalati terv alterve. Ez a felépítés egyszerűvé és kezelhetővé teszi a de-centralizált tervkészítést.

Számos intelligens funkció áll rendelkezésre a terv-tranzakciók bevitelére, hogy a terveket minél keve-sebb munkával lehessen kidolgozni. Például a más modulokban létrehozott értékesítési, beszerzési és tárgyieszközterveket közvetlenül át lehet vinni a fő-könyvbe. A terveket ki lehet tölteni ugyanannak a tervösszegnek a megismétlésével minden időszakra,

de az éves tervösszeg szezonális kulcs szerint is fel-osztható az egyes időszakokra. A kapcsolódó szám-lákra vonatkozó tervek automatikusan létrehozha-tók (például a fuvardíj az értékesített mennyiségek alapján kalkulálható). A tervek kitölthetők az előző évi tényegyenlegek felszorzásával, a meglevő tervek átmásolásával és módosításával, illetve számos egyéb tervezési lehetőség is rendelkezésre áll. A pénzáram-lás előrejelzésekor a vállalat eldöntheti, mely terveket vesz figyelembe a likviditási előrejelzésben.

Teljes körű adószámító modul Az adószámítás és az adóbevallás követelményei a kü-lönböző országokban nagymértékben különböznek. Így egy valóban nemzetközi integrált vállalatirányítási rendszer adómoduljával szemben követelmény, hogy minden igényt lefedjen. A Microsoft Dynamics AX adómodulja a lehetőségek széles körét kínálja fel az adószámításhoz, adókönyveléshez és adóbeval-láshoz. Az adómodul tartalmazza a százalékszámítás, a fix adóösszegek, az adók adója, az EU-adók, az adó-mentesség és a csomagolási adó elszámolásának le-hetőségét, a többszörös adókalkulációt, a rugalmas elszámolási időszakokat, az országfüggő adókimuta-tások készítését és még számos egyéb lehetőséget. Az EU-országok gyakorlatát figyelembe véve speciá-lis EU-statisztikák (pl. Intrastat) készíthetők, és az EU értékesítési lista is rendelkezésre áll.

Likviditási és pénzállomány-előrejelzések A likviditásgazdálkodás a Microsoft Dynamics AX Bankszámla- kezelés moduljában történik. Ez a modul lehetővé teszi a pénzszámlák egyeztetését, a csekk-kezelést, a banki befizetések és kifizetések, illetve a bankszámlaegyenlegek figyelemmel kíséré-sét, és ezekről kimutatások készítését. Speciális for-mátumok állnak rendelkezésre az egyes országokban alkalmazott külső bankszámlakivonatok elektronikus importálására. A pénzállomány tervezéséhez külön-böző pénzáramlás-előrejelzési lehetőségek között lehet válogatni. A jelenlegi és jövőbeni pénzáramlás kiszámítása a vevők várható befizetései, a szállítóknak történő kifizetések, az eladási és beszerzési rendelé-sek, valamint az eszközökben és forrásokban történő változások alapján történik, sőt még a tervadatokat is figyelembe lehet venni a számításokban. A pénz-áramlási előrejelzések mind a vállalat pénznemében, mind devizában elkészülnek. Így a rendszer mindig biztosítja a kellő áttekintést a vállalat likviditásáról, és a devizagazdálkodás is optimalizálható.


�

VEVŐK A vevőszámlák hatékony kezelése érdekében a Mic-rosoft Dynamics AX számos intelligens funkciót kínál.

Például:

• Többféle lehetőség a hitelképesség- vizsgálatra és a hitelkezelésre

• Rugalmas fizetési feltételek és készpénzfizetési engedmények

• Fizetési felszólítások és késedelmikamatszámítási módszerek, amelyek a vevőkkülönböző típusaihoz igazíthatók

• A vevők befizetéseinek elektronikus kezelése • Váltók kezelése

Hitelképesség-vizsgálat és hitelkezelés

Minden vevőhöz saját hitellimit állítható fel. A hitelli-mitek alkalmazhatók csak a vevőszámlák egyenlegé-re is, de tartalmazhatják a még nem kiszámlázott, de kiszállított tételeket, sőt akár az eladási rendeléseket is. Választható, hogy a hitellimit az eladási rendelés végösszegére vonatkozzon, vagy pedig minden ren-deléssort külön kelljen ellenőrizni. Lehetőség van a szállítások leállítására, ha a vevő elérte a hitellimit felső határát, de a rendszer automatikus üzenetet is küldhet, ami felülbírálható. A vevőszámlát a beszedési eljárás bármely lépésénél automatikusan le lehet zár-ni. A vevőszámla kézzel is lezárható a kiszámlázáshoz vagy bármely más tranzakcióhoz.

A vevőszámlák kezelésekor a külső bizonylatok – pél-dául a fizetési felszólítás – a vevő rekordjában táro-lódnak. A Microsoft Dynamics AX számos lehetőséget kínál a le nem zárt tranzakciók módosítására, a lezár-tak újranyitására, illetve az átütemezett részletfizeté-seknek közvetlenül a rendszerbe történő bevitelére. A vevőnek elküldött számla a vevőszámláról közvetlenül megtekinthető, és bármikor másolat nyomtatható róla.

Rugalmas fizetési feltételek és készpénzfi-zetési engedmények A fizetési feltételek a Microsoft Dynamics AX rend-szerben rugalmasan definiálhatók, hogy a vállalat üzletmenetéhez lehessen igazítani őket. A fizetési pe-riódusokat meg lehet határozni hónapokban, napok-ban vagy valamely jelenlegi időszakra vonatkoztatva (például az aktuális hónap vagy negyedév). A fizetési feltételekben kezelhető a készpénzes fizetés is, amikor a befizetés automatikusan könyvelésre kerül a számla kibocsátásakor (automatikus kiegyenlítés). Az előtör-lesztések (előrefizetések) kezelése is megoldott.

Bonyolult részletfizetési ütemezéseket lehet beállí-tani és alkalmazni fizetési feltételként, többek között a tényleges kiszámlázott összeg százalékos felosztá-sával, rögzített számú részlet szerinti egyenlő felosz-tással, vagy a kiszámlázott összeg kombinált felosztá-sával fix összegek és százalékok szerint.

A fizetési feltételekhez hasonlóan készpénzfizeté-si engedményeket is lehet definiálni a tárgyidőszak vagy a kiszámlázás és a kifizetés között eltelt napok száma alapján. Szükség esetén a készpénzfizetési engedmény sávosan is meghatározható (például 10 napon belül 3%, utána 30 napon belül 1%). Eldönthe-tő, hogy szükség van-e speciális főkönyvi számlákra a könyveléshez. A Microsoft Dynamics AX rendszer-ben a különböző országok adótörvényeivel összhang-ban be lehet állítani, hogy a rendszer a készpénzfize-tési engedményt áfával (forgalmi adóval) együtt vagy anélkül kezelje.

A vevőbefizetések bevitelének megkönnyítésére spe-ciális fizetési napló áll rendelkezésre. Ebben a napló-ban az egyes számlák kiegyenlíthetők, időszaki naplók vihetők be az ismétlődő fizetések kezelésére, fizetési javaslatok készíthetők, amelyeket az aktuális szükség-leteknek megfelelően lehet sorba rendezni és limit-jüket megállapítani. Fizetési fájlokat lehet importálni és exportálni, nyugták készíthetők a banki befizeté-sekről, és szemmel tarthatók a várható bankszámla-egyenlegek a napló lekönyvelése előtt. Az is eldönt-hető, hogy összegzésre kerüljenek-e a kiegyenlített számlák a naplóban, és ha igen, akkor hogyan.

Fizetési felszólítás és késedelmi kamatFüggetlenül attól, hogy a vállalat egyetlen fizetési felszólítási eljárást kíván-e alkalmazni minden vevőre vagy több különböző eljárást, a Microsoft Dynamics AX mindegyik módszert képes kezelni. Minden egyes beszedési eljárás esetén megválaszthatók az alkal-mazni kívánt lépések, például hogy a vevő fizessen-e pótdíjat, milyen hosszú legyen a türelmi idő napok-ban, és mi a minimális összeg az egyes fizetési fel-szólítások esetén. A késedelmi kamatok kezelésénél meghatározhatók a kamatszámítás és kamatkönyve-lés szabályai.

Többféle változat is definiálható mind a fizetési felszó-lítás kiküldésének módjára, mind a kamatszámításra. Az összes vevőre alkalmazható ugyanaz a beállítás, de használható vevőcsoportonként különböző vagy ve-vőnként egyedi beállítás is, vagy pedig e három lehe-tőség kombinációja. Mivel a Microsoft Dynamics AX többnyelvű alkalmazás, minden külső bizonylat – pél-dául az egyenlegközlő levél, a kamatelszámolás és a fizetési felszólítás – az adott vevőhöz definiált nyel-ven tárolható.


�

Elektronikus fizetésTöbb országban lehetőség van az elektronikus fize-tésre. Az elektronikus fizetési funkció segítségével a vevők befizetései importálhatók a fizetési naplóba. Lehetőség nyílik arra is, hogy a vállalat fizetési javasla-tokat készítsen, és azt bankja részére a végrehajtandó beszedések fájljába exportálja. A banktól beérkezett visszaigazolási fájl is importálható. A vevőszámlák frissítésekor a vállalat eldöntheti, hogy az elektroni-kus fizetési folyamat mely szakaszában könyveli le a fizetéseket.

Váltók kezelése Ha a vállalat váltókat is alkalmaz, a váltók kezelésének minden lépése rögzítésre kerülhet a főkönyvi vagy vevőszámlán. Ellenőrzési szabályokat is meg lehet állapítani, amelyek biztosítják, hogy az adott fizeté-si lépés könyvelése csak azután történik meg, hogy az ellenőrzési szabályban meghatározott információ bekerült a naplóba.

SZÁLLÍTÓKA Microsoft Dynamics AX számos fontos funkciót biztosít a szállítói számlák kezelésére.

Például:

• A szállítói számlák rögzítésére számos lehető-ség kínálkozik, többek közt kétlépcsős könyvelés a jóváhagyott és nem jóváhagyott számlák elkü-lönített kezelésére, vagy pedig a szállítói számlák hozzárendelése a fizikailag kiszállított árukhoz

• Rugalmas fizetési feltételek és készpénzfizetési engedmények

• Fizetési javaslatok • Csekkes fizetések • Elektronikus fizetés • Áthidaló számlák

A szállítói számlák rögzítésének lehetőségei A Microsoft Dynamics AX egyszerű és bonyolultabb eszközökkel is támogatja a pénzügyi műveleteknek a vállalat által előnyben részesített kezelési módját. Ha a vállalat a bejövő számlákat minden nap rögzí-teni szeretné, ezt egy számlagyűjtőben teheti meg. A jóváhagyott számlák közvetlenül a számlanaplóban vagy a főkönyvi naplóban rögzíthetők.

Ha a vállalat folyamatosan szeretné tudni, mennyi a kötelezettsége, előre kívánja jelezni a pénzáramlását és figyelemmel kísérni a nem jóváhagyott számlákat, ez utóbbiakat speciális ideiglenes számlákra könyvel-heti a számlaregiszter alkalmazásával. Ezen folyamat második lépéseként a jóváhagyott számlák gyor-san lekönyvelhetők a számla-jóváhagyási naplóban. A készletcikkekre vonatkozó számlák a fizikai kiszál-lításokhoz rendelhetők. Ez a funkció elősegíti a kész-letnövekedés és -csökkenés időeltolódások nélküli pontos követését, mivel a fizikai kiszállításhoz való hozzárendelésre váró számlák egyenlege ideiglene-sen külön számlákra adható fel.

Rugalmas fizetési feltételek és készpénzfizetési engedményekA vevőszámlákra vonatkozó beállítási lehetőségek a szállítószámlák esetében is rendelkezésre állnak. Részletesebb leírásuk a Vevőszámlák részben találha-tó. A Vevők modulban beállított fizetési feltételek és készpénzfizetési engedmények a Szállítók modulban is alkalmazhatók, és viszont.

Fizetési javaslatok A kifizetendő szállítói számlák egyesével is kiválaszt-hatók, de a fizetési javaslatok funkció segítségével gyorsabban is ki lehet jelölni fizetésre az esedékes számlákat. Ha részletesebb kiválasztási vagy sor-ba rendezési feltételekre van szükség, a felhasználó további kiválasztási feltételeket is megadhat. A fizeté-si javaslatokba csak jóváhagyott számlák kerülnek be. A fizetési javaslatok kinyomtathatók, szerkeszthetők és lekönyvelhetők, és csekkes fizetésre vagy elektro-nikus fizetésre is használhatók.

Csekkes fizetések A Microsoft Dynamics AX egyik választható funkciója a csekkes fizetés. A csekkek a Bankszámlakezelés mo-dulban hozhatók létre, és a naplóban való könyvelé-sükkel egyidőben nyomtathatók. A rendszer a kellő biztonságot kódok, aláírások és csekkszámok alkal-mazásával, valamint a létrehozott csekkek részletes archiválásával éri el.

Elektronikus fizetés A Microsoft Dynamics AX számos fáljformátumot támogat, amelyek lehetővé teszik a fizetési fájlok exportálását és a visszaigazolási fájlok importálását több ország és pénzintézet szabványai alapján. Min-den fizetési átutalásnál rögzíthetők az átutalás egyes lépései, és az átutalási díj is lekönyvelhető.


�

Váltókezelés A szállítók kifizetésére kibocsátott saját váltókhoz (fizetési ígérvényekhez) definiálhatók és rögzíthetők a kötelezettségek könyvelésének számviteli követel-ményeit kielégítő fizetési lépések.

Áthidaló számlák Néhány országban a szállítónak történő kifizetés csak akkor könyvelhető le, ha a bank már lezárta a tranzakciót. E követelmény miatt lehetővé kell tenni az ideiglenes áthidaló számlákra történő könyvelést. A Microsoft Dynamics AX rendszerben ez automa-tikus, amennyiben a könyvelésre kiválasztott fizetési módhoz áthidaló számla is van definiálva. A véglege-sítendő áthidaló könyvelések kigyűjthetők egy végle-ges könyvelési naplóba.

TÁRGYI ESZKÖZÖK A Microsoft Dynamics AX Tárgyi eszközök modulban minden egyes tárgyi eszköz életciklusa figyelemmel kísérhető. Például az eszközbeszerzések, az érték-csökkenés, a készletérték-helyesbítő tranzakciók és a kivezetések mind számviteli, mind adózási szem-pontból rögzíthetők. Tervek készíthetők, nyomon követhető az eszközök kölcsönbe adása, valamint az eszközökre vonatkozó naturális adatok is rögzíthe-tők. Az eszköztranzakciók a Microsoft Dynamics AX minden moduljában rögzítésre kerülnek és nyomon követhetők, így a főkönyvi, szállítók, vevők és készlet-gazdálkodási modulokban is. Öt különböző amortizá-ciós eljárás alkalmazható, köztük a használat szerinti értékcsökkenés is. Különböző országfüggő jellemzők is rendelkezésre állnak. Részletesebb tájékoztatás a Microsoft Dynamics AX Tárgyi eszközök moduljának termékismertetőjében található.

Gyors és hatékony jelentéskészítésA pénzügyi kimutatások hatékony készítéséhez rugalmas és sokoldalú jelentéskészítő eszközökre van szükség. A Microsoft Dynamics AX rendszerben számos előre definiált kimutatás és lekérdezés áll ren-delkezésre, amelyek adatköre igény szerint rendez-hető vagy szűkíthető. A vállalat alapvető pénzügyi kimutatása, az éves beszámoló számos formátumban készíthető el, és lehetőséget biztosít a felhasználónak a különböző könyvelési időszakok, leányvállalatok, dimenziók és tervtranzakciók összehasonlítására. Emellett ki lehet számítani a terveltéréseket, előrejel-zéseket lehet készíteni, és egyéb hasznos informáci-ókhoz lehet jutni. Ha a számlák sorrendjének átren-dezésére vagy speciális összegzésekre van szükség,

nem kell módosítani a számlatükröt, elegendő átdefi-niálni a pénzügyi beszámoló sorait.

Az automatikus kimutatáskészítő funkció (Auto Report) rugalmasabb jelentéskészítést tesz lehetővé, és segítségével közvetlenül elkészíthetők és kinyom-tathatók a felhasználó által definiált egyedi jelentések. A felhasználó dönti el, milyen mezőket tartalmazzon a jelentés, azok milyen sorrendben jelenjenek meg, és mely oszlopok összegződjenek. Ha összetettebb jelentéskészítő eszközre lenne szükség, az úgyneve-zett Riportvarázslót lehet használni. A Riportvarázsló végigvezeti a felhasználót az egyedi és átfogó jelenté-sek készítésének egyes lépésein. A jelentések elment-hetők, majd később újra felhasználhatók. A Microsoft Dynamics AX Üzleti analízis moduljában elmélyültebb elemzések végezhetők. Részletesebb tájékoztatás a Microsoft Dynamics AX Üzleti analízis moduljának termékismertetőjében található.

MEGBÍZHATÓ ÉS BIZTONSÁGOS A modulból nyert pénzügyi információk megbízható-ságát és biztonságát számos biztonsági és nyomkö-vetési funkció biztosítja, többek között a sorszámozás, a rendszerszintű ellenőrzési beállítások, a nyomköve-tési adatok (audit trail), a számlahivatkozások, a jóvá-hagyási funkciók, valamint a hozzáférési jogok defini-álásának széles körű lehetőségei.

Sorszámozás A Microsoft Dynamics AX rendszerben minden re-kordnak és tranzakciónak egyedi azonosítója van. Az azonosítást a sorszámozási funkció biztosítja. A felhasználó kiválaszthatja, milyen sorszámozást al-kalmazzon a vevőkre, a külső számlákra, a vevőmeg-rendelésekre, a bizonylatszámokra stb. Ezenkívül nu-merikus és alfanumerikus sorszámok is választhatók, valamint megválasztható a minden egyes új tranzak-ció lekönyvelése előtt végrehajtott ellenőrzés szintje is.

Minden sorszámozásra elvégezhető az úgynevezett előzményvizsgálat, azaz az összes korábbi módosí-tás megtekintése. A rendszer rögzíti a sorszámokon végrehajtott összes változtatást, megadva a dátumot, a változtatást végző felhasználót és a változtatás ide-jét, valamint a módosítás részletes leírását. A törté-netvizsgálat mind a vezetés, mind a könyvvizsgálók számára értékes eszközt jelent. A Microsoft Dynamics AX összes moduljába be van építve egy ellenőrzési funkció, amely meggátolja bármely lekönyvelt tran-zakció törlését.


�

Nyomkövetési adatok A nyomkövetési adatok (audit trail) funkció lehetősé-get biztosít bármely főkönyvi tranzakció lekérdezé-sére. A nyomkövetési adatok között szerepel a tran-zakcióazonosító, a tranzakciótípus, a tranzakcióhoz tartozó szöveg, a felhasználó, a dátum és az időpont. Minden tranzakció visszanyomozható az eredeti bizonylatig, és addig a modulig, ahol létrehozták. Egyes országokhoz, ahol a helyi törvények szigorúbb ellenőrzést kívánnak meg (például Spanyolország és Németország), országfüggő naplózási funkciók állnak rendelkezésre az archiválás és ellenőrzés céljából.

Számlahivatkozások A számlahivatkozások definiálásával a Microsoft Dynamics AX moduljainak összekapcsolódásáról tel-jes kép alkotható. A hivatkozások megmutatják, hogy használtak-e egy számlát más modulokban is, és ha igen, akkor hogyan.

Naplóellenőrzés és naplójóváhagyás A naplóellenőrzési és jóváhagyási funkció bármely pénzügyi naplóhoz beállítható. A naplóellenőrzé-si funkcióval korlátozható a felhasználók, a számlák és a modulok köre. Minden egyes naplótípushoz elő lehet írni egy jóváhagyási eljárást, amely az adatok bármilyen frissítése előtt végrehajtódik. A felhasz-nálói jogosultságok ellenőrzése is fontos kérdés. Ennek szintjét, amely lemehet egészen a mezőkig vagy rekordokig, a vállalat szabadon választhatja meg. Olvasási, módosítási, hozzáadási és törlési jogosultsá-gok definiálhatók.


�

ÖSSZEFOGLALÓ ADATLAP – PÉNZÜGY

EGYSZERŰ KEZELÉS • Szemléletes képernyő-elrendezés és magától értetődő programfelépítés • A felhasználó által módosítható menük, képernyők és jelentések • A felhasználó módosíthatja a fontos táblák és naplók elrendezését • A megszokott Windows-parancsok, például a vágólapon keresztüli másolás,

a Microsoft Dynamics AX rendszerben is működnek • A naplókból közvetlenül elérhetők a fontosabb törzsadattáblák • Sokoldalú rendezési és szűrési lehetőségek • Beépített súgó és kézikönyv • E-mail és fax küldése közvetlenül a Microsoft Dynamics AX rendszerből • Többnyelvű felhasználói kezelőfelület

ÁLTALÁNOS JELLEMZŐK • Sokoldalú dokumentumkezelés, például külső fájlok hivatkozásos beillesztése,

illetve a Microsoft Dynamics AX adatainak átvitele Microsoft Office- dokumentumokba • Online vagy kötegelt könyvelés • A dátumintervallumok rugalmas megadása (tárgyév, előző év stb.) • Több pénznem kezelése • Másodlagos pénznem • Devizaátváltó • Dimenziók • A törzsadatfájlok rekordjai átnevezhetők (átsorszámozhatók) • Euróátváltás

MINDENT EGY HELYEN• Főkönyv, vevők, eladás, szállítók, beszerzés, tárgyi eszközök, bankszámlakezelés,

projektelszámolás, készletgazdálkodás, termelésirányítás és költségelszámolás egy helyen • Szükség esetén kikapcsolható a főkönyv és a készletgazdálkodás (ELÁBÉ) közti

automatikus adatkapcsolat • Többféle készletértékelési módszer • Zárlati készletértékelés (felértékelés, leértékelés, újraszámítás) • Készletnövekedési/csökkenési ideiglenes számlák • A felhasználó által definiálható adatkapcsolatok minden modulban

(előírható, mely tranzakciók legyenek lekönyvelve és mely főkönyvi számlákra) • Az adatkapcsolattal rendelkező modulok adatainak egyeztetése a főkönyvvel

egyeztető jelentések útján • Az adatkapcsolattal rendelkező főkönyvi számlák a naplóműveletek alatt zárolhatók,

hogy más modulokból ne lehessen közben módosítani őket • Az adatkapcsolatok számlahivatkozásokkal követhetők és elemezhetők • Részletes lekérdezéssel végig lehet követni egy tranzakciót a különböző modulokon,

egészen az eredeti bizonylatig


10

FŐKÖNYVI KÖNYVELÉS • A könyvelési időszakok rugalmas megállapítása • Az egyes könyvelési időszakok a különböző modulokban külön zárhatók le • Gyors és megbízható év végi zárás • A zárlati adatok táblájával elkülönítve könyvelhetők az éves zárlati tranzakciók • Rugalmas tranzakciórögzítési funkciók • Automatikus költségfelosztás előre definiált számlákkal, dimenziókkal

és százalékos arányokkal • Naplójóváhagyás • Részletes naplókonfigurálás a hatékony könyvelés elősegítésére • Könyvelés előtti ellenőrzés • Ismétlődő könyvelések • Több pénznem kezelése és árfolyamkövetés a főkönyvi számlákhoz • Kiegyenlítések elszámolása főkönyvi számlákon • Vállalatközi elszámolások • Konszolidálás • Többszintű tervezés • Sokoldalú adókezelő modul a különböző adószámításokhoz és adókimutatásokhoz • A pénzügyi beszámolók tetszés szerinti számú sort tartalmazhatnak,

és egy másodlagos számlatükörre is épülhetnek • A pénzáramlás előrejelzése és a devizaigény kiszámítása

BANKSZÁMLAKEZELÉS • Bankszámlák egyeztetése • Ellenőrzések beállítása • A banki befizetések, kifizetések és egyenlegek követése • Elektronikus bankszámlakivonatok importálása egyes országoknál

VEVŐK • Hitelképesség-vizsgálat • Rugalmas fizetési feltételek és készpénzfizetési engedmények • Kiegyenlítések elszámolása • Összetett fizetési ütemezések • Előtörlesztések (előrefizetés) • Fizetési határidő módosítása • Szabad szövegű számlakészítés (a készletmozgás nélküli tranzakciókhoz) • Változatos lehetőségek a késedelmi kamat számítására • Tetszés szerinti számú eltérő módszer a fizetési felszólítások elkészítésére • Fizetési javaslatok • Betéti nyugta a bankbefizetésekről • Speciális kifizetési napló • Különböző exportálási és importálási formátumok az elektronikus fizetéshez • Váltók kezelése • Több pénznem kezelése és árfolyamkövetés • Többnyelvű működés


11

SZÁLLÍTÓK • Rugalmas fizetési feltételek és készpénzfizetési engedmények • Összetett fizetési ütemezések • Kiegyenlítések elszámolása • Fizetési határidő módosítása • Többféle lehetőség a számlák rögzítésére • A jóváhagyott és nem jóváhagyott számlák elkülönítve kezelhetők • A szállítói számlák hozzárendelhetők a fizikailag kiszállított árukhoz • Fizetési javaslatok • Speciális kifizetési napló • Csekkes fizetések • Áthidaló számlák • Különböző exportálási és importálási formátumok az elektronikus fizetéshez • Saját váltók (fizetési ígérvények) • Több pénznem kezelése és árfolyamkövetés • Többnyelvű működés

MEGBÍZHATÓSÁG ÉS ADATBIZTONSÁG • A bizonylat-sorszámozás intelligens beállítása • Rendszerszintű ellenőrzési beállítások és tranzakció-ellenőrzés • Nyomkövetési adatok (audit trail) • Számlahivatkozások a modulok közti adatkapcsolatok áttekinthető követéséhez • Tranzakciók jóváhagyása • A hozzáférési jogosultságok részletes beállítása

LEKÉRDEZÉSEK, JELENTÉSEK ÉS ELEMZÉSEK • Könnyen használható beállítások a lekérdezésekhez és a jelentésekhez,

a felhasználó által definiált adatleválogatások, rendezés és összegzés • Előre definiált lekérdezések és kimutatások • A felhasználó által definiált lekérdezéseket és jelentéseket el lehet menteni • A felhasználóbarát alapszintű kimutatáskészítővel (AutoReport) be lehet tölteni

és el lehet menteni a különböző jelentéseket • A haladó felhasználóknak szánt kimutatáskészítő (Riportvarázsló) lehetővé teszi

az összetettebb elentések definiálását, elmentését és visszatöltését • Elemzések készítése a Microsoft Dynamics AX Üzleti analízis moduljával • XBRL

ORSZÁGFÜGGŐ JELLEMZŐK • Adószámítás • Országfüggő adókimutatások • A főkönyvi tranzakciók kiterjesztett, országfüggő naplózása • Árfolyamkövetés • Intrastat és EU értékesítési lista • Váltók és fizetési ígérvények • Országfüggő bankfájl-formátumok az elektronikus fizetéshez

és a bankszámlakivonatok importálásához


1�

RENDSZERKÖVETELMÉNYEK A jelen termékismertetőben említett összes funkció eléréséhez a következő modulokra és technológiákra van szükség:

• Microsoft Dynamics−Microsoft Dynamics AX Pénzügy I. • Microsoft Dynamics−Microsoft Dynamics AX Pénzügy II. • Microsoft Dynamics−Microsoft Dynamics AX Elektronikus bankkezelés • Microsoft Dynamics−Microsoft Dynamics AX Tárgyi eszközök • Microsoft Dynamics−Microsoft Dynamics AX Üzleti analízis • Microsoft Analysis Server 2000

A MICROSOFT DYNAMICS VÁLLALATRÓL

A Microsoft Dynamics üzleti alkalmazások széles választékát kínálja kis- és középvállalatoknak, hogy azok szorosabbra fűzhessék kapcsolataikat ügyfeleikkel, dolgozóikkal, partnereikkel és szállítóikkal. A Microsoft Dynamics alkalmazásai átfogó módon automatizálják az üzleti folyamatokat, szerves egésszé fogva össze az olyan különböző részterületeket, mint a pénzügy, a disztribúció, a beruházási projektek elszámolása, az elektronikus kereskedelem, a személyügy, a gyártás, az ellátási lánc kezelése (SCM), az operatív üzleti adat-elemzés (BI), az értékesítés és a marketing, valamint az ügyfélszolgálat és ügyféltámogatás (CRM).

FORDULJON HOZZÁNKHa további felvilágosításra van szüksége a Microsoft Dynamics termékcsaládról, forduljon helyi partnereinkhez (Microsoft Certified Business Solutions Partner). Képzett szakembereik meg tudják tervezni a vállalata egyedi igényeit kielégítő megoldást. További információkat talál webhelyünkön is: www.microsoft.hu/dynamics

© 2006 Microsoft Corporation. Minden jog fenntartva. Ez a dokumentum csak tájékoztató jellegű. A microsoft nem vállal semmilyen kifejezett vagy beleértett garanciát az össze-foglaló tartalmáért. A Microsoft, a BizTalk, a Microsoft Dynamics, az Outlook, a PowerPoint, a Visual Studio, a Windows és a Windows Server a Microsoft Corporation bejegyzett védjegye vagy védjegye az Egyesült Államokban és/vagy más országokban.

microsoft dynamics ax – pÉnzÜgy · microsoft dynamics ax – pÉnzÜgy a microsoft business...

Documents