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Sistemas de Información I Silvia S. Storni

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MICROSOFT EXCEL 2010

Micorsoft Excel es una hoja de cálculos de propósitos generales que permite organizar, calcular, analizar y graficar datos.

En Excel 2010 el sistema de comandos está presentado mediante la "Cinta de Opciones" que organiza y agrupa los mismos en Fichas y dentro de ellas Grupos con dos formatos posibles.

Elementos de la pantalla de Excel

Cuando se inicia Excel se visualiza en la pantalla la ventana de la aplicación con un documento de trabajo en blanco, como la se muestra en la siguiente ilustración.

En la pantalla se pueden diferenciar distintas áreas: 1) Barra de Título de la Ventana de Excel, 2) Barra de Acceso Rápido y el Icono del Menú de Control, 3) Ficha Archivo, 4) Cinta de Opciones, 5) Barra de Fórmulas, 6) Área de trabajo y 7) Barra de estado.

Barra de Títulos La ventana de Excel al igual que todas las de Windows tiene en su parte superior la Barra

de Títulos donde muestra el nombre de la aplicación “Microsoft Excel” y a su lado el nombre del documento abierto en ella “Libro1”, si la ventana del mismo se encuentra maximizada.

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A lo largo de ella, con el botón derecho del mouse, se despliega el Menú de Control. Este menú permite realizar acciones de la ventana simplemente con el teclado, sin necesidad de utilizar el mouse.

A la derecha se encuentran los botones de minimizar , maximizar o restaurar y

cerrar .

Barra Acceso Rápido En el lado izquierdo de la barra de títulos se encuentra la barra de herramientas de Acceso

Rápido que contiene las operaciones más habituales de Excel y a la izquierda de ésta el Icono de Menú de Control

Por defecto barra de herramientas de Acceso Rápido contiene los

comandos de Guardar , Deshacer o Rehacer . Esta barra se puede personalizar añadiendo los comandos utilizados por cada usuario

simplemente desplegando la lista y seleccionándolo. De no encontrarse en dicha lista, accediendo a la opción Más comandos…. que abrirá el cuadro de diálogo Opciones de Excel en Barra de herramientas de acceso rápido, donde se encuentra todos los comando de Excel.

Además desplegando la lista se puede seleccionar la posición de la barra en relación a la Cinta de opciones (por debajo, o por encima) y si dicha cinta se muestra minimizada o normal.

Ficha Archivo La ficha Archivo es la pestaña de color verde, que se encuentra a la izquierda de la Cinta

de Opciones de los programas de Microsoft Office 2010. La ficha Archivo reemplaza el Botón

de Office usados en versiones anteriores. Al hacer clic en esta ficha, se accede a la Vista de Microsoft Office Backstage. Esta vista

es donde se administran los archivos y los datos en ellos, con las opciones: Guardar, Guardar Como, Abrir, Cerrar, Nuevo, Imprimir, etc. Todo lo que se puede hacer con un archivo se encuentra en esta ficha. Cinta de Opciones


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La Cinta de Opciones contiene todos los comandos del programa agrupados en fichas y dentro de ellas en grupos de comandos. Si en algún momento se desea ocultar o inhabilitar alguna de estas fichas, se puedes hacer desde la ficha Archivo > Opciones > Personalizar Cinta de opciones.

Todas las acciones y comandos se pueden hacer a partir de estas fichas. Pero las más habituales se pueden incluir en la barra de acceso rápido como se ha visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, se reconocen porque tienen un color atenuado.

Pulsando la tecla ALT se ingresa en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las fichas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que se deberá pulsar para acceder a esa opción sin necesidad de utilizar del ratón.

Para salir del modo de acceso por teclado se puede pulsar la tecla ESC o nuevamente la tecla ALT.

Si se hace doble clic sobre cualquiera de los nombres de las fichas, la barra correspondiente se minimizará para ocupar menos espacio. Sólo se muestra el nombre de las fichas y las opciones quedan ocultas. Tambien se puede utilizar el botón de minimizar/maximizar que se encuentra en el costado derecho de la cinta de opciones.

Si se hace clic en cualquiera de los nombres de las fichas las opciones de la misma se mostrarán y volverán a mantenerse desplegadas permanentemente sólo si se hace doble clic.

Los comandos de los cuáles se despliegan opciones aparecen con un triángulo a la derecha o abajo del mismo en un rectángulo contiguo al botón.

En las opciones que se despliegan nuevas opciones (submenú) aparece un a la derecha de la misma. Las que abren un cuadro de diálogo están seguidas de … (tres puntos) y las que pueden o no estar activas se indican con una casilla de verificación

Los comandos que dan nombre a un grupo cuando tienen el indicador de cuadro de diálogo a la derecha, abren cuadros de diálogos.

Barra de Fórmulas

Esta barra se utiliza para editar o introducir datos en celdas o gráficos. Muestra el valor


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constante o la fórmula que se encuentra en la celda activa, y la dirección o nombre de la misma.

Está compuesta de tres secciones, la más grande (a la derecha) muestra el contenido de la

celda activa y es en esta sección en la que podemos editar, modificar o introducir datos. Esta sección termina en el Botón de Expandir barra de fórmulas que permite ampliar el alto de la barra para poder visualizar contenidos de celdas que exceden el tamaño habitual de la barra.

La segunda sección se activa cuando se está introduciendo o modificando datos en la sección anterior y la tercera (a la izquierda) es la que se denomina normalmente Cuadro de Nombres o, de Funciones cuando se esté introduciendo una fórmula.

En la segunda sección se encuentra: • El botón de Insertar Función que ayuda a: a) incluir una función en la barra de fórmulas

desplegando el cuadro de diálogo Insertar Función o b) modificar una función desplegando la paleta Argumentos de función donde se encuentran el o los argumentos y el resultado final de la misma. Para editar datos que no sean funciones se puede hacer clic con el mouse en la barra de fórmulas, doble clic con el mouse sobre la celda a editar o presionar F2. Cuando se está editando o introduciendo un dato se puede:

− Al hacer clic con el mouse en el botón de introducir de la barra de fórmulas o presionar ENTER, se acepta el dato o la modificación. En el primer caso el indicador de celda permanece en la celda editada, mientras que en el segundo se desplaza a otra celda, generalmente a la que se encuentra por debajo.

− Al hacer clic con el mouse en el botón de cancelar de la barra de fórmula o presionar ESC, se cancela el ingreso del dato o se deja sin efecto el cambio.

− A la izquierda del botón cancelar el puntero se transforma en uno de doble flecha que permite modificar el tamaño destinado a la edición de las fórmulas.

El Cuadro de Nombres se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas. Muestra la dirección de la celda activa y permite a) definir un nombre de rango; b) permite desplegar una lista que contiene los nombres creados en el libro y de elegir uno de ellos selecciona el rango que tiene ese nombre y c) permite desplazar en forma rápida el indicador de celdas a un dirección muy distante. Con un gráfico activo, el cuadro de nombres identifica el elemento de gráfico seleccionado. Cuando se está insertando o modificando una fórmula, el cuadro se de nombres se transforma en Cuadro de Funciones. Area de trabajo y documentos de Excel

El área de trabajo es la superficie de la pantalla en la que se realiza el trabajo con los archivos de Excel, llamados “libros” que se identifican con la extensión (.xlsx).

En ella se abre una ventana de libro con las mismas características de todas las ventanas de Windows. Pueden abrirse tantas ventanas de libro como la memoria de la máquina lo permita. En cada una de ellas se abre un libro distinto. Una ventana de libro muestra tan sólo una muy pequeña parte del mismo, siendo posible desplazarse o dividirla para visualizar el resto.


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Cuando se abre un libro de trabajo nuevo en Excel basado en la plantilla predeterminada, contiene 3 hojas, las cuales se identifican con nombres de Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas en la parte inferior de la ventana del libro de trabajo. Un libro de trabajo puede contener de 1 a 255 hojas. El número de hojas de cálculo que aparecen de forma predeterminada en un nuevo libro se puede configurar.

Cada hoja es una cuadrícula de filas (identificadas por números enteros y consecutivos del 1 al 1.048.576) y columnas (16.384 identificadas por letras desde la A..Z,AA..AZ,BA.. hasta la XFD).

La intersección de una hoja, una fila y una columna determina una celda. Una celda es el compartimiento en el que se introduce un dato. En esta versión se cuenta

con 17.179.869.184 celdas por hoja. Cada celda está identificada por una dirección determinada por el nombre del libro, el

nombre de la hoja, la/s letra/s de la columna y el número de la fila que la contiene, por ejemplo: [Resumen.xls]Hoja2!$A$2 o '[Cronograma 2003.xls]Clases'!$AJ$2 o '[Ventas]Ventas mensuales'!$FTO$36 - las comillas se utilizan cuando algún nombre tiene espacios en blanco.

El Indicador de celdas es el rectángulo de líneas gruesas que indica la celda en uso.

Un bloque o rango es un grupo rectangular de celdas en dos o tres dimensiones, identificado por las direcciones de las celdas de los extremos diagonalmente opuestos, normal-mente se trata de las celdas superior izquierda e inferior derecha (D3:F10), (C1:C10), (C3:CH3).

Dentro de la ventana de Libro hay zonas claramente identificables, como son − Encabezado de columnas: es el área coloreada que se encuentra en la parte superior de cada

columna y en la cual figura la o las letras que la identifica. Cuando el mouse se posiciona en esta área toma el formato . Cuando se hace clic con el botón izquierdo del mouse en el encabezado de las columnas, se seleccionan las columnas completas y cuando se hace clic con el botón derecho del mouse, se selecciona la columna completa y muestra un menú contextual. Encabezado de columnas

Encabezado de fila − Encabezado de fila: es el área coloreada con números a la izquierda de cada fila. Cuando el

mouse se posiciona en esta área toma el formato . Cuando se hace clic con el botón izquierdo del mouse en el encabezado de las filas, se seleccionan las filas completas y cuando hace clic con el botón derecho del mouse, se selecciona la fila completa y se presenta un menú contextual.

− Botón de selección: En el ángulo superior izquierdo aparece que permite seleccionar

todas las celdas de la hoja activa o del grupo seleccionado.

− Etiquetas de las hojas: son las solapas ubicadas en la parte inferior izquierda de una ventana


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del libro de trabajo. Cuando se hace clic en la etiqueta de una hoja, esa hoja se convierte en la hoja activa. El nombre en la etiqueta de la hoja activa siempre está en negrita y con un color de fondo distinto de las demás. La última etiqueta que siempre aparece permite ejecutar el comando Ficha Inicio–Grupo Celda- Insertar-Insertar hoja. (Mayús+F11).

• Botones del navegador de etiquetas: Los botones para visualizar etiquetas sólo permiten mostrar en el espacio disponible etiquetas no visibles en ambas direcciones, no seleccionan. Para seleccionar una etiqueta se debe hacer clic con el mouse en la misma.

Visualiza la primera etiqueta del libro de trabajo.

Visualiza la última etiqueta del libro de trabajo.

Visualiza una etiqueta anterior no visible. Visualiza la siguiente etiqueta no visible.

Para seleccionar varias hojas: si son adyacentes, se debe mantener presionada la tecla MAYÚSCULAS o SHIFT y hacer clic en la primera y en la última de las hojas, si las hojas no son adyacentes, manteniendo presionada la tecla CTRL, se debe hacer clic en las etiquetas de las hojas. La palabra [Grupo] aparecerá en barra de título de la ventana de Excel.

• Barras de desplazamiento:

Son las barras que se encuentran en la parte derecha e inferior derecha de una ventana. Con las barras de desplazamiento, el usuario se puede mover por la hoja de trabajo, sin cambiar la posición del indicador de celdas. La posición del rectángulo de desplazamiento en la barra de desplazamiento indica la parte de la hoja de cálculo visualizado en la ventana en relación al área utilizada de la hoja de datos. Para presentar rápidamente otra parte de la hoja de cálculo, se debe arrastrar el rectángulo por la barra. Para desplazar una fila o una columna en una dirección, se debe hacer clic en la flecha del extremo de la barra de dirección deseada. Para desplazar una ventana en una determinada dirección, se debe hacer clic en la barra, del lado del cuadro de desplazamiento en la dirección deseada. En el extremo inferior derecho de la ventana, cuando no está maximizada, aparece un triángulo de puntos que permite modificar el tamaño de la misma, cuando apuntando con el puntero del mouse éste se transforma en una doble flecha.

• Barra de división horizontal: Es una barra que se encuentra entre las etiquetas de la hoja y la barra de desplazamiento horizontal y permite mostrar más etiquetas de hojas o un porcentaje mayor de la barra de desplazamiento horizontal dependiendo de si se la desplaza a la derecha o a la izquierda. Haciendo doble clic en la barra de división, regresa a la posición predeterminada por Excel.

• Cuadros de división de ventana:

Se encuentran en el extremo derecho de la barra de desplazamiento


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horizontal y en el extremo superior de la barra de desplazamiento vertical. Los cuadros de división horizontal y vertical se pueden arrastrar o hacer doble clic sobre ellos para dividir una ventana en dos secciones. Las secciones izquierda y derecha de una división vertical se desplazan juntas verticalmente. Las secciones superior e inferior de una división horizontal se desplazan juntas horizontalmente. Para eliminar una división, se debe hacer doble clic en el cuadro de división o en la barra de división.

Barra de Estado

Es la barra que se encuentra en la parte inferior de la ventana de la aplicación. Por defecto está configurada para mostrar cierta información que puede modificarse accediendo al menú contextual Personalizar barra de estado con el botón derecho del mouse.

Cuando se encuentra la vista normal a la izquierda presenta información acerca de: • El modo en que está Excel en un determinado momento, por ejemplo, Listo,

Introducir, Modificar, etc. • Una operación en progreso, por ejemplo, abrir o guardar un archivo, copiar celdas, etc. • Indicaciones de un comando en ejecución. A continuación, se encuentran tres indicadores que muestran si la tecla Bloq Mayús y

Bloq. Despl. y Modo final están activadas y a la derecha se encuentran los resultados de las operación seleccionada en el menú contextual que aparece cuando se oprime el botón derecho del mouse sobre la barra de estado. Por defecto se visualizan el promedio, la cantidad de datos y la suma de los datos del rango.

En el extremo derecho de la barra de estado se muestran los botones de Vistas del libro

(Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página), 100% que abre el cuadro de


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diálogo Zoom, Alejar y Acercar, y la barra Controladora de Zoom

Modos de desplazarse con el teclado Teclas para desplazarse en una hoja

Movimiento del cursor a derecha Desplaza el indicador de celdas una celda a la derecha Movimiento del cursor a izquierda Desplaza el indicador de celdas una celda a la izquierda Movimiento del cursor a arriba Desplaza el indicador de celdas una celda hacia arriba Movimiento del cursor a abajo Desplaza el indicador de celdas una celda hacia abajo

CTRL+ , , , Desplaza el indicador de celdas a la siguiente celda en la dirección de la flecha que contenga datos.

TAB Desplaza el indicador de celdas una celda a la derecha SHIFT+TAB Desplaza el indicador de celdas una celda a la izquierda RE PÁG o AV PÁG Se desplaza una pantalla hacia arriba o hacia abajo ALT+AV PÁG Se desplaza una pantalla hacia la derecha ALT+RE PÁG Se desplaza una pantalla hacia la izquierda CTRL+HOME o CTRL+INICIO

Desplaza el indicador de celdas a la primera celda del ángulo superior izquierdo habilitada

CTRL+END o CTRL+FIN

Desplaza el indicador de celdas a la última celda con datos del extremo inferior derecha

INICIO o HOME Desplaza el indicador de celdas a la columna A de la fila de la celda activa

FIN-TECLA MOVIMIENTO DEL CURSOR o END-TECLA

MOVIMIENTO DEL CURSOR

Dentro de un rango de celdas no vacías, desplaza el indicador de celda hasta la siguiente celda llena, seguida por una vacía. Si la celda activa está vacía, se mueve hacia la siguiente celda llena.

F5 (IR A) Desplaza el indicador de celda hacia la celda que se le indicaBLOQ. DESPL Activa o desactiva DESPL Con BLOQ. DESPL activado FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO

Desplaza la pantalla una fila hacia arriba o hacia abajo

Con BLOQ.DESPL activado FLECHA IZQUIERDA o DERECHA

Desplaza la pantalla una columna a la izquierda o la derecha

Con BLOQ. DESPL activado CTRL+INICIO o CTRL+FIN

Desplaza el puntero al ángulo superior izquierdo – inferior derecho de la parte ocupada de la hoja

Entre hojas de cálculo

CTRL+RE PÁG Activa la hoja anterior CTRL+AV PÁG Activa la hoja siguiente

Desplazamiento entre ventanas de libros

CTRL+F6 o CTRL+TAB Muestra la ventana siguienteCTRL+MAYÚSCULAS+F6 o CTRL+MAYÚSCULAS+TAB Muestra la ventana anterior

Teclas de Función

Las teclas de función dependiendo de la aplicación en la que se trabaje permiten realizar distintas acciones. En Excel las acciones son las siguientes:


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F1 Abre la ayuda de Excel. F2 Edita la celda activa y coloca el cursor al final de la línea. F3 Pega un nombre definido en una fórmula. F4 Repite la última acción. También al escribir una formula permite cambiar entre referencias

absolutas y relativas. F5 Abre la el cuadro de diálogo Ir a. F6 Permite moverse entre diferentes partes de la pantalla incluyendo los paneles en una

ventana que se ha dividido. F7 Abre el cuadro de dialogo de corrección de la Ortografía. F8 Activa la ampliación de una selección. F9 Recalcula todas las hojas de todos los libros abiertos. F10 Activa la barra de menús. F11 Crea un grafico rápidamente. F12 Guardar como. Tipos de datos

Existen dos tipos de datos en una hoja de cálculo: Constantes y Fórmulas • Constante

Es un dato que se escribe directamente en una celda. Puede ser un texto, un valor numérico, una fecha, una fecha-hora o una hora. Los valores constantes no se modifican a menos que se seleccionen y cambien. - Textos

Un texto o etiqueta es cualquier combinación de caracteres alfanuméricos, que pueden incluir letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Es una entrada de celda que se utilizada para información descriptiva como el encabezamiento de una columna o de una fila, o para información textual como un nombre o una dirección. Puede contener cualquier carácter del teclado hasta la cantidad de 32767. Los textos tienen por defecto alineación a izquierda. Si las celdas adyacentes a la derecha no contienen información, Excel permite que los textos largos solapen dichas las celdas, sino serán truncados visualmente mostrando sólo lo que abarque el ancho de la celda. Cualquier conjunto de caracteres que se introduzca en una celda, que Excel no interprete como fórmula, número o fecha, se considera texto. Cuando se incluyen en una fórmula se deben colocar entre “”.

- Números Contiene básicamente sólo números del 0 al 9, aunque cuando son datos de una celda pueden incluir también los siguientes caracteres especiales: + - . , $ % / ( ) € E. Por defecto se alinean a derecha. Cuando se incluyen en una fórmula no se pueden utilizar: . ( ) $. Si se introduce un número demasiado grande o muy pequeño para ser presentado en una celda que conserva el formato de número general, lo mostrará en notación científica, de lo contrario mostrará ###### para advertir que se debe aumentar el ancho de la columna para poder visualizarlo. Excel nunca trunca un dato numérico.

- Fechas Excel guarda las fechas como un número, equivalente a la cantidad de días transcurridos desde el 01-01-1900 hasta la fecha especificada. Por defecto las fechas se alinean a derecha. Para introducir una fecha se debe hacer con cualquiera de los formatos de fecha o fecha y hora predeterminados, en los formatos largos se tipean los tres elementos de la fecha: día, mes y año, y son dd-mm-aa, aaaa-mm-dd, dd-mmm-aa (3 primeras letras del mes), dd-mmmm-aa (nombre completo del mes), o las versiones corta que son a las que le faltan el


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año dd-mmm o el dia mmm-aa, mmm-aaaa. Para todos los formatos se puede reemplazar el – por / y el año con 4 posiciones para incluir la centuria. Cuando se incluyen en una fórmula se deben colocar entre “”. Hora Excel guarda las horas como un número decimal que muestran la porción del día que ha transcurrido. Para introducir una hora se debe hacer con cualquiera de los formatos hh:mm:ss a.m. – p.m. o hh:mm:ss donde las horas van de 0 a 23 Los formatos fecha-hora Excel los guarda como un número con decimal (parte entera para fecha y decimal para la hora) y se introducen comenzando con cualquiera de los formatos de fecha permitidos luego colocando un espacio y continuando con cualquiera de los formatos de hora permitidos.

• Fórmula Una fórmula para Excel es como cualquier fórmula algebraica básica que combina operadores y operandos para lograr un valor final. En Excel, una fórmula comienza con un signo igual =, seguido del cálculo a realizar El resultado de una fórmula puede ser texto, número, valor lógico (verdadero o falso) o error. Los errores en Excel pueden ser:

######## Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#DIV/0! Se ha divido en 0 o se ha referenciado en el divisor a una celda vacía

#N/A No existe valor disponible. Es posible que se haya omitido algún argumento de la función

#¿NOMBRE? Se está utilizando en la fórmula un nombre de rango que no ha sido definido en el libro. Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#NULO! Se ha intentado referenciar la intersección de dos áreas no contiguas. Es posible que exista un espacio extra en alguno de los argumentos.

#NUM! Un argumento de una función de la fórmula puede que esté fuera de rango, o sea valores numéricos no válidos.

#REF! Un operando (dirección de celda, rango o nombre de rango) de la fórmula ha sido eliminado de la hoja.

#VALOR! La fórmula está utilizando una entrada de texto como argumento y necesita un número.

Una fórmula está compuesta por operandos y operadores.

Los operandos pueden ser: números, textos, fechas, fechas-horas, direcciones de celdas, rangos de celda, nombre de un rango y funciones. Las fórmulas calculan los valores en una secuencia específica que la determina el orden de resolución de los operadores. Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los operandos de una fórmula. Excel incluye tres tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación y texto. - Operadores aritméticos

Realizan operaciones matemáticas básicas. Operan con números y fechas, devuelven un resultado numérico y son: a) ^ potencia,


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b) * multiplicación, / división, c) - resta y + suma. Se resuelven en el orden detallado y los del mismo orden se resuelven de izquierda a derecha en el orden en de aparición. Sólo pueden tener como operandos números o fechas.

- Operadores relacionales o de comparación Comparan dos datos de cualquier tipo, producen un valor lógico VERDADERO o FALSO y son: < menor que, > mayor que, <= menor o igual que, >= mayor o igual que, = igual que y <> distinto de. Los operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, resolviéndose de izquierda a derecha en el orden en de aparición. Pueden tener como operando uno de cualquier tipo.

- Operador de texto Es &. Une dos operandos de cualquier tipo y devuelve un texto.

Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador. Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de algunas partes de una expresión antes que otras. Las operaciones entre paréntesis son siempre resueltas en primer término. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores. Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de un tipo, se resuelven primero las que tienen operadores aritméticos, luego el de texto y por último los operadores de comparación.

Direcciones absolutas y relativas

La distinción entre referencias relativas y absolutas es importante si piensa trabajar con fórmulas y copiarlas de una celda a otra u otras.

Cuando se crea una fórmula, como valor predeterminado Excel utiliza referencias relativas, es decir, las referencias de celda o de rango se basan en su posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula.

Una referencia es absoluta cuando la posición es exacta, es decir, no guarda relación su posición con la celda que contiene la fórmula.

En el caso de una referencia relativa la dirección de la celda en la fórmula aparecerá como normalmente la muestra Excel, es decir, con una letra y un número, sin embargo, si la dirección es absoluta, en la fórmula aparecerá por ejemplo $J$84., donde los signos $ están indicando que es una referencia absoluta.

Una referencia es mixta cuando una de las partes que componen la dirección de una celda es relativa y la otra es absoluta, por ejemplo P$6 ó $P6. Estos son dos tipos de referencias mixtas, relativa respecto a la columna y absoluta respecto a la fila y absoluta respecto a la columna y relativa respecto a la fila.

Si se desea que una dirección de celda sea absoluta se debe presionar F4 cuando la dirección se encuentre editada en la barra de fórmulas. Si se pulsa repetidas veces sobre la tecla F4, se verá como aparecen símbolos de $ delante de la letra y el número, sólo delante de la letra o sólo delante del número.

Cuando se copia una fórmula que contenga una referencia absoluta, Excel copiará la referencia absoluta tal y como aparece en la fórmula original. Con las referencias relativas las ajustará automáticamente a la nueva ubicación. El ajuste permite que la relación entre estas


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celdas y la celda que contiene la copia de la fórmula, sea la misma que la de la fórmula original y las celdas que forman parte de esa fórmula

Formatos del puntero

El puntero del mouse en Excel adopta distintas formas, en distintos lugares del la pantalla, y dependiendo de ellas es lo que permite hacer.

Dónde se visualiza Que permite

Dentro de la hoja de cálculo o área seleccionada. Seleccionar una celda o conjunto de celdas.

Sobre la cabecera de una fila. Sobre la cabecera de una columna.

Selecciona una fila. Selecciona una columna.

Esquina inferior derecha de una celda o del rango de celdas seleccionadas Esquina inferior derecha del rango de celdas utilizadas en el gráfico activo

Rellenar automáticamente. Agregar o quitar series de datos al gráfico.

Cualquier borde de una celda o conjunto de celdas. Barras de menús, de herramientas y de desplazamientos sobre su manejador. Encima de un gráfico. Ventana inactiva y etiquetas.

Mover el área seleccionada por arrastre. Apuntar, seleccionar, arrastrar. Seleccionar el gráfico o a una de sus partes componentes. Mover. Desplazar el puntero para seleccionarla o activarla

Barra de fórmulas o edición del contenido en la celda.

Ubicar el punto de inserción en el contenido de la celda activa.

Entre las cabeceras de dos filas.

Modificar el alto de la fila que se encuentra por encima de donde se está posicionado, o modificar el alto de las filas seleccionadas.

Entre las cabeceras de dos columnas.

Modificar el ancho de la columna que se encuentra a la izquierda de donde se está posicionado, o modificar el ancho de las columnas seleccionadas.

Cualquier borde de una celda o conjunto de celdas. Encima de un gráfico.

Copiar una celda o conjunto de celdas por arrastre.Copiar un gráfico por arrastre o agregar series.

Esquina inferior derecha de una celda o rango que contienen números Crear series numéricas.

En los marcadores de posición de un objetos gráficos seleccionado.

Modificar el tamaño del objeto gráfico en una o dos direcciones, lo que dependerá que el mouse apunte un marcador ubicado en un lateral o en una esquina del objeto.

Sobre la barra de desplazamiento horizontal: Izquierda y Derecha Sobre las barras de desplazamiento vertical parte superior

Modifica el tamaño de la barra de desplazamiento. Divide la ventana en forma vertical Divide la ventana en forma horizontal.

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Ficha Archivo Al hacer clic en el ficha Archivo, se despliega la vista Backstage de Microsoft Office. La vista Backstage de Office permite administrar los archivos a través de un menú con las diferentes acciones que se pueden realizar con un libro de Excel tal como: Guardar, Guardar Como, Abrir, Cerrar, Nuevo, Imprimir, etc. y además en la parte inferior aparecen los botones: Ayuda, Opciones y Salir. Al pasar el cursor sobre las distintas opciones, un rectángulo en verde claro se observa en la que se encuentra en ese momento. Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:

- Los cuatro primeros que abren un cuadro de diálogo (Abrir y Guardar como) o se ejecutan en forma directa (Cerrar y Guardar). En estas opciones el color sólo permanece mientras el cursor está encima, ya que al hacer clic, el cuadro de diálogo abierto muestra el nombre del comando en su barra de título.

- Los que muestran un panel a la derecha con más opciones (Información, Reciente, Nuevo, Imprimir, Guardar y enviar y Ayuda) ocupando toda la superficie de la ventana Excel. Si hace clic en una de estas opciones, mantiene un fondo verde oscuro que indica que es la selecciona e identificando de cuál de ellas son las opciones desplegadas.

Cuando se despliega el menú de la Ficha Archivo, aparece la opción Recientes seleccionada si no hay ningún libro abierto, de lo contrario la opción seleccionada será Información

− Guardar (CTRL+G)

Guarda los cambios que se introdujeron en el libro de trabajo activo cuando el libro ya tiene nombre, si no lo tiene ingresa el cuadro de diálogo Guardar como para que se le coloque uno. Este comando sustituye la versión anterior del libro de trabajo guardada en disco con la versión actual. El libro de trabajo recién guardado sigue mostrándose en pantalla permitiendo continuar el trabajo.

− Guardar como

Abre el cuadro de diálogo Guardar como que permite guardar la versión actual del libro activo creando otro libro en otra carpeta, en otra unidad, con otro nombre o con otro formato. Además brinda la posibilidad de colocarle una contraseña de protección o de escritura, abrirlo de sólo lectura y hacer una copia de seguridad. Las distintas partes del cuadro de diálogo se detallan en el comando Abrir.


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− Herramientas Opciones Generales − Crear siempre una copia de seguridad

Guarda una copia de seguridad cada vez que se guarda el libro, con el nombre Copia de seguridad de Nombre original del archivo, que permite conservar el archivo como se encontraba cuando se ejecutó el comando Guardar la última vez.

Uso compartido de archivos − Contraseña de protección

Permite colocar una contraseña para impedir que otros usuarios abran el libro. Una contraseña diferencia entre mayúsculas y minúsculas, puede tener hasta 15 caracteres, incluidos letras, números y símbolos. Si no se conoce la contraseña, no se podrá abrir el libro.

− Contraseña contra escritura Permite colocar una contraseña para impedir que otros usuarios puedan abrir el libro, realizar cambios y guardarlo. Si algún usuario abre el libro y lo modifica, deberá guardarlo con un nombre distinto.

− Se recomienda sólo lectura Recomienda que los demás usuarios abran el libro como de sólo lectura. Si algún usuario abre el libro como de sólo lectura y lo modifica, deberá guardarlo con otro nombre.

− Abrir (CTRL+A)

Muestra el cuadro de diálogo Abrir que permite llevar a memoria un archivo existente para trabajar en él. Pueden abrirse varios libros de trabajo al mismo tiempo, seleccionándolos. Este comando también se usa para importar archivos con diferentes formatos de archivos, provenientes de otras aplicaciones. Si se desea abrir un libro de trabajo al que se le asignó una contraseña cuando se guardó usando el comando Guardar como del ficha Archivo, se deberá escribir dicha contraseña antes de poder abrirlo. La contraseña se deberá escribir con los signos de puntuación y las mayúsculas correctos. Para abrir varios libros de trabajo al mismo tiempo se deben seleccionar, manteniendo presionada la tecla SHIFT mientras hace clic en los nombres de los libros primero y último, si se encuentran consecutivos, o la tecla CTRL si no lo están. Cuadro de diálogo Abrir

- Botones Anterior y Siguiente permiten navegar hacia atrás (a la carpeta de la que se viene) y hacia adelante (si se ha usado el botón atrás).

- Historial: El sistema guarda un historial de las carpetas que se van visitando dentro de esa misma ventana para permitir ir adelante y atrás. Se puede disponer de este listado en la pequeña flecha de la derecha. Al pulsarla se despliega y permite elegir una ubicación directamente, sin tener que ir avanzando o retrocediendo paso a paso.

- Barra de direcciones: indica la dirección actual en donde el usuario está ubicado en su estructura de archivos y por medio de las flechas que van apareciendo a medida que se ingresa a carpetas, se puede fácilmente moverse a otras carpetas que dependan de ellas. El botón Actualizar se encuentra a la derecha de la dirección sirve para volver a cargar el contenido de la carpeta actual, aunque la mayoría de las veces se actualiza de forma automática.

- Cuadro de búsqueda: permite buscar a partir de la carpeta actual los archivos que cumplan los criterios ingresados en la barra.


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- Barra de herramientas: a la izquierda presenta: - Organizar: presenta las distintas opciones que se pueden realizar con archivos

(Copiar, Cortar, Pegar, Eliminar, etc.). - Nueva carpeta: permite crear una carpeta nueva en la posición que muestra la barra

de navegación (actual) - Vistas

Permite seleccionar la información a visualizar en el área de contenido con relación a las carpetas y archivos que cumplan con las condiciones de “Nombre de archivo”

Iconos muy grandes, Iconos grandes, Iconos medianos e Iconos pequeños Sólo vemos el icono del programa que lo ejecuta, la carpeta o la miniatura de la imagen junto con su nombre. La diferencia entre las opciones es obviamente el tamaño del icono. Cuanto más pequeño sea, más archivos podremos ver a la vez.

Lista Muestra el contenido de una carpeta como columnas con los nombres de archivos o de carpetas precedidos por iconos pequeños. Esta vista es útil en carpetas que contienen muchos archivos.

Detalles Muestra columnas con los nombres, tamaño, tipo y fecha de última modificación, de las carpetas y archivos, pudiendo personalizar la información que visualiza.

Mosaico Muestra los archivos y carpetas como iconos medianos. A la derecha de los mismos muestra el nombre, tipo de archivo y tamaño.

Contenido La información que muestra la vista contenido es similar a la de mosaicos, mostrándose en forma de listado.


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- Vista previa: muestra u oculta el panel de vista previa

- Ayuda: abre el cuadro de diálogo de Ayuda y soporte técnico de Windows, visualizando la información atinente al comando Abrir.

- Panel de navegación: permite visualizar unidades de soporte físico, bibliotecas, archivos y carpetas. Además, posibilita mover o copiar elementos directamente en un destino en el panel de navegación.

- Area de contenidos o detalle: muestra las carpetas o archivos contenidos en la biblioteca o carpeta seleccionada en el panel de navegación.

- Panel de detalle - Nombre de archivo

Cuadro combinado que posibilita introducir por teclado o seleccionar de la lista el archivo a abrir. A medida que se van introduciendo caracteres de teclado se abre una lista con aquellos nombres de archivos que comienzan con el patrón tipeado. El botón ubicado a la derecha (triángulo con vértice hacia abajo), muestra una lista de los archivos abiertos recientemente.

- Tipo de archivo Cuadro desplegable que permite elegir el formato de archivo que utilizará Excel para seleccionar la lista de nombres que mostrará en el área de contenidos. El formato de un archivo depende de la aplicación con la que se creó.

- Abrir Permite abrir la carpeta o el archivo seleccionado. En caso de ser un archivo, permite abrirlo como sólo lectura, como copia, o abrirlo y repararlo si está dañado.

- Cancelar Cierra este cuadro de diálogo sin guardar los cambios que haya efectuado.

− Cerrar

Cierra todas las ventanas de un libro de trabajo activo sin salir de la aplicación. Si el archivo contiene cambios no guardados, Excel preguntará si desea guardar los cambios o no antes de cerrarlo o si desea cancelar el comando

− Recientes

Esta opción mantiene una lista de los libros de Excel y ubicaciones con los que se ha trabajado recientemente. Para acceder a esta opción se debe seleccionar la Vista Backstage (ficha Archivo) y hacer clic en Reciente. El panel que se despliega a la derecha aparece divido en dos. − Libros recientes: muestra los libros abiertos últimamente ordenados por fecha de última

modificación, siendo el primero el más recientemente utilizado. Si se desea que un archivo permanezca siempre en la lista de documentos recientes por más que no se haya abierto

entre los últimos hay que anclarlo con la chincheta . En la parte inferior de esta parte aparece la casilla de verificación Obtener acceso rápido a ese número de libros recientes que permite, si está activada, colocar la cantidad archivos


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que se mostrarán en la lista del menú Archivo entre las opciones Cerrar e Información.

Con el botón derecho del mouse sobre cualquier archivo de la lista y se mostrará un menú contextual que permite: Abrir, Abrir una copia, Anclar a la lista, Quitar de la Lista y Borrar libros desanclados. Si deseas borrar libros anclados primero se deben desanclar. Con un clic sobre un archivo, se abre sin necesidad de desplegar del menú contextual.

− Lugares recientes: muestra las unidades o carpetas utilizadas recientemente ordenadas por fecha de última utilización. Con el botón derecho del mouse sobre cualquier lugar de la lista y se mostrará un menú contextual que permite: Abrir, Anclar a la lista, Quitar de la Lista y Borrar lugares desanclados. Si se hace clic o se selecciona Abrir, se abre el cuadro de diálogo Abrir.

− Información Muestra todas las características del documento y además se puede colocar protección, comprobar su compatibilidad con versiones anteriores y recuperar archivos no guardados. El panel que se despliega a la derecha aparece divido en dos. − Información a cerca de Nombre del libro: donde muestra la ubicación del archivo.

− Permisos: que permite establecer contraseñas para acceso al libro o modificación de datos de las hojas o la conformación del libro.

− Comprobar si hay problemas: Permite comprobar que un libro es compatible con Excel 2013, 2010 o 2007.

− Administrar versiones: Permite recuperar o eliminar las copias recientes de los libros no guardados


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− Propiedades: muestra una vista en miniatura de la ventana de Excel tal como se ve al abrir

el libro y el detalle de las propiedades del mismo. Existen cuatro tipos de propiedades de documentos: - Propiedades estándar: De forma predeterminada, los documentos de Microsoft Office

están asociados con un conjunto de propiedades estándar, tales como el autor, el título y el asunto, etc.

- Propiedades de actualización automática: Estas propiedades incluyen tanto propiedades del sistema de archivos (por ejemplo, el tamaño de archivo o las fechas cuando se creó o se modificó por última vez) como estadísticas que los programas de Office mantienen para el usuario (por ejemplo, el número de palabras o de caracteres de un documento). No es posible modificar las propiedades de actualización automática.

− Nuevo (CTRL+U)

Permite crear un nuevo libro desplegando el panel de la derecha divido en dos: la sección Plantillas Disponibles y la sección Vista previa. Las plantillas son un clase de archivo especial (.xltx) que se usa como modelo para crear otros del mismo tipo. Las plantillas se usan para agilizar el trabajo de reproducción de documentos similares de forma de ahorrar tiempo y crear documentos de Office. Son especialmente valiosas para los tipos de documentos que usa frecuentemente, como presentaciones semanales, formularios de solicitudes e informes de gastos, etc. Se puede usar una plantilla propia para crear un nuevo libro o puede usar una de las múltiples plantillas incorporadas o predefinidas que puede descargar en Microsoft Office Online. La sección Plantillas Disponibles posee una barra de navegación que permite moverse entre las distintas opciones posibles para crear un libro. Esta barra posee un botón Atrás, Adelante e Inicio para moverse. Las siguientes opciones son las disponibles para crear un libro: - Desde una plantilla libro en blanco: Libro en blanco. - Desde una plantilla utilizada recientemente: Plantillas recientes - Desde una plantilla instalada: Plantillas de ejemplo - Desde una plantilla propia Mis plantilla - Desde un archivo existente que se utilizará como plantilla: Nuevo a partir de existente - Si se está conectado a Internet, también aparecen plantillas disponibles desde el sitio

Microsoft Office Online, donde se debe hacer clic en una categoría de plantilla específica y doble clic en la plantilla específica que se desea descargar.

La sección Vista previa en la parte superior muestra una imagen de la plantilla seleccionada y debajo de ésta el botón Crear o Descargar dependiendo la selección.


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− Imprimir Los libros y las hojas de cálculo se pueden imprimir de forma completa o parcial, uno por uno o varios al mismo tiempo. También se puede imprimir un libro en un archivo en lugar de en una impresora.

El panel que se despliega a la derecha aparece divido en dos. − Configuración e impresión: donde aparecen las diferentes opciones de configuración y

se puede cambiar el valor mientras se visualiza a la derecha de la ventana una muestra del aspecto que tendría al imprimirse.

− Vista previa: donde muestra el impacto de las modificaciones que se realizan en la configuración.

En Configuración e impresión encontramos

Imprimir Imprime los datos de la hoja asumiendo los parámetros configurados en este panel.

Copias Permite especificar el número de copias que se desea imprimir.


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Impresora

Permite seleccionar la impresora en la que se desea imprimir entre las que se encuentran instaladas.

− Agregar impresora Después de instalar a una impresora de red, se debe asegurar de que está conectado a su equipo. Puede agregar o conectarse a una impresora en Excel con esta opción.

− Imprimir a un archivo Permite enviar la información a un archivo de impresión. Este archivo no se puede abrir y editar con ninguna aplicación, sólo puede ser impreso.

− Propiedades Permite cambiar las opciones de la impresora seleccionada. Los valores que especifique se aplicarán al documento activo y pueden afectar también a otros valores de impresión de las demás aplicaciones que utilice. En Propiedades de la Impresora se puede seleccionar la orientación del papel y el tamaño de papel

Configuración

Imprimir hojas activas

− Imprimir hojas activas Imprime el área de impresión de las hojas seleccionadas, e inicia cada área de impresión en una página nueva. Si no ha definido área de impresión en una de las hojas, se imprimirá toda el área que contenga datos.

− Imprimir todo el libro Imprime toda el área de impresión de todas las hojas del libro de trabajo activo. Si hay alguna hoja que no tiene área de impresión, se imprime toda el área utilizada con datos.

− Imprimir selección Imprime solamente los rangos seleccionados en las hojas seleccionadas. Las selecciones discontinuas se imprimen en páginas aparte. Al seleccionar esta opción queda deshabilitada cualquier área de impresión que haya definido para las hojas seleccionadas con la opción “Area de impresión” del grupo Configurar página de la pestaña Diseño de página o de la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar página del grupo Configurar página de la pestaña Diseño de página.

− Omitir área de impresión Imprime toda el área utilizada con datos, sin tener en cuenta el área de impresión establecida.


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Páginas

Determina las páginas que se han imprimir. − Nada

Imprime todas las páginas de la o las hojas seleccionadas.

− Páginas Imprime el rango de páginas especificado en los spinners, determinando el primero “Desde” y el segundo “Hasta”.

Intercalar

La intercalación se puede especificar cuando se imprimen varias copias. − Sin intercalación imprime N veces cada página,

por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 si la cantidad de fueran tres y el área de impresión que ocupara cuatro páginas.

− Intercalado imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sería: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4

Orientación De manera predeterminada, Excel imprime las hojas de cálculo con orientación vertical (más altas que anchas). Pudiendo cambiar la orientación de la página a horizontal de ser necesario. − Orientación vertical

− Orientación horizontal

Tamaño de papel

Permite seleccionar el tamaño de la hoja de papel en que se imprimirá. - Más tamaños de papel… Abre el cuadro de diálogo

Configurar página

donde en la lista desplegable Tamaño del papel se pueden encontrar más opciones de tamaño.


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Márgenes

Permite seleccionar los márgenes que se aplicarán a la hoja de papel. El listado presenta tres opciones predefinidas y la cuarta que permite personalizar los márgenes de acuerdo a lo se necesite. - Normal, Ancho y Estrecho - Márgenes personalizados Abre el cuadro de

diálogo Configurar página

Escalado

Permite realizar escalado de una hoja de cálculo para ajustarla a la hoja de papel.

− Ajusta la hoja a una página Reduce el escalamiento hasta que el área de impresión ocupe solo una página.

− Ajusta todas las columnas en una página Reduce el escalamiento hasta que el área de impresión ocupe solo una página de ancho.

− Ajusta todas las filas en una página Reduce el escalamiento hasta que el área de impresión ocupe solo una página de alto.

− Sin escalado Imprime la hoja en tamaño real o sea al 100%

- Personalizar opciones de escala Abre el cuadro de diálogo Configurar página

donde además permite establecer un porcentaje de reducción o ampliación personalizado.


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− Configuración de página Abre el cuadro de diálogo Configurar página, donde a través de las diferentes fichas se puede realizar la configuración previa a la impresión. En las opciones anteriores ya se han mostrado las otras dos de las cuatro fichas que conforman este cuadro de diálogo.

− Vista previa

Presenta cada página de la manera como se verá cuando se imprima. En la parte inferior muestra el número de página actual y el número total de páginas que se obtendrán del área de impresión.

A la izquierda − Página Siguiente

Muestra la siguiente página. También se puede usar la barra de desplazamiento vertical o las teclas de movimiento del cursor arriba, abajo para desplazarse entre las páginas mientras se encuentre en presentación de Toda la página.

− Página Anterior Muestra la página anterior. También se puede usar la barra de desplazamiento vertical o las teclas de movimiento del cursor arriba, abajo para desplazarse entre las páginas mientras se encuentre en presentación de Toda la página.


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A la derecha − Mostrar márgenes

Activa o desactiva los controladores de los márgenes de página, encabezados y pies de página y ancho de columnas. Arrastrando los cuadros se ajusta en forma fácil los márgenes o los anchos de las columnas. Cuando se arrastra un cuadro, en la barra de estado se muestra el nombre del controlador que se está utilizándola y el tamaño dado al margen o columna que se modifica.

− Toda la página Cambia el nivel de zoom de la vista preliminar. El zoom no afecta el tamaño de impresión, solo la visualización. Al hacer clic en el botón del comando el puntero se transforma en una lupa que permite ampliar la porción de hoja sobre la cual se realice clic nuevamente. Se pueden usar las barras de desplazamiento o las teclas de movimiento del cursor para desplazarse dentro de la página cuando se amplió en zoom.

− Ayuda

Permite acceder a la ayuda desplegando el panel de la derecha divido en dos: el de la izquierda tiene las opciones de ayuda y soporte y el de la derecha brinda información sobre el producto.

- Opciones Abre el cuadro de diálogo del mismo nombre a través del cual se puede personalizar la configuración de Excel.

- Salir Cierra el programa de Excel, presentando un cuadro de diálogo: ¿Desea guardar los cambios efectuados en el libro...? para aquellos casos en que se han realizado modificaciones a los libros y no se han sido guardados previo a ejecutar este comando.

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