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E. Tramontana - Excel - Settembre -2010 1

Microsoft Excel

Corso presso la scuola G. Carducci

E. Tramontana


Apertura Excel• Avviare tramite• Avvio>Programmi>Microsoft Office>Microsoft Excel• Oppure• Cliccare sull’icona sul desktop


Conservare i documenti• Per conservare i documenti cliccare sul

logo MS 2007 nell’angolo in alto a sinistrae selezionare la voce Salva o Salva connome

• Excel 2007 conserva con estensione .xlsx• Se si vuole rendere il documento leggibile

da precedenti versioni di Excel,selezionare il formato “Excel 97-2003(*.xls)” nella voce “salva come tipo”


Excel• Un foglio elettronico Excel (foglio di lavoro o worksheet) è una

griglia di caselle (ovvero una tabella) che può contenere dati eformule• I dati sono di diverso tipo: numeri, testo, date, etc.• Le formule si applicano ai valori in tabella per fare dei calcoli e delle

elaborazioni• Le formule si possono riutilizzare su dati diversi (dello stesso tipo)

• Un file Excel ha estensione .xls e contiene una cartella (workbook)che consiste di più fogli elettronici

• Ogni foglio elettronico raccoglie dati e relazioni tra dati• La dimensione massima di un foglio è di 256 colonne e 65.536

righe, ovvero si hanno a disposizione 16.7 milioni di caselle in unfoglio


Casellanome

Casella formula

Letteracolonna

Numeroriga

Cellaattiva

Etichette fogliFoglio attivo

Foglio di lavoro

Barra strumenti Barra menù MS Excel vers. 2004


riferim cella

Casella formula

Letteracolonna

Numero riga

fogli

Foglio di lavoro

Barra multifunzione Barra menù

navigazione

MS Excel vers. 2007

zoom


Navigazione celle• Tasti per la navigazione di celle

• Home: sposta all’inizio della riga• Ctrl+Home: sposta su A1• Enter: sposta una cella sotto• TAB: sposta una cella a destra• Shift-TAB: sposta una cella a sinistra

• Edita contenuto di una cella• Posizionare il cursore su una cella, digitare i dati (da tastiera) e

premere invio• Oppure, posizionare su una cella, cliccare sulla barra della formula,

digitare i dati e premere invio o cliccare sul bottone accetta


Operazioni su un foglio di lavoro• Selezionare il foglio: fare click sull’etichetta in basso, il click porta il

foglio in primo piano• Cambiare il nome del foglio: fare doppio click sull’etichetta ed

editare il nome• Cambiare la posizione del foglio: cliccare e trascinare l’etichetta

nella posizione desiderata• Creare un nuovo foglio: selezionare da menù

Inserisci>Foglio di lavoro [Home>Inserisci>Inserisci Foglio]*• Creare una copia di un foglio: selezionare da menù

Modifica>Sposta o copia foglio>Crea una copia [Home>Formato>Muovi o Copia Foglio]• Eliminare un foglio: selezionare da menù

Modifica>Elimina foglio [Home>Cancella>Cancella Foglio]*Le voci di menù tra parentesi quadre sono per MS Excel 2007, le altre voci per le versioni precedenti


Operazioni su celle• Le celle di un foglio sono individuate dagli incroci tra righe e colonne

• Le righe sono identificate da numeri• Le colonne da una (o più) lettere• I nomi di righe e colonne sono intestazioni• Ogni cella è identificata dal riferimento

che deriva dalla relativa riga e colonna (es. A1, A2, B25, …)• E’ possibile dare un nome alla cella, tramite menù Inserisci>Nome>Definisci

[Formule>Gestione Nomi]• La cella corrente (o attiva) è quella evidenziata dal bordo marcato e su cui

verrà inserito il valore digitato• Per cancellare il valore inserito su una cella, bisogna attivarla (tramite

tastiera o mouse) e premere canc• Per modificare i dati inseriti su una cella, bisogna attivarla, spostare il

cursore sulla casella di delle formule (in alto), ed editare il testo


Operazioni su celle• Per copiare (o spostare) il contenuto da una cella occorre:

• selezionare la cella, selezionare dal menùModifica>Copia (o Taglia) [Home>Copia] ovvero ctrl+C (ctrl+X)

• la cella verrà evidenziata con una linea tratteggiata intermittente• spostare l’evidenziazione su una cella destinazione• selezionare dal menù Modifica>Incolla [Home>Incolla] ovvero ctrl+V• premere esc per interrompere l’intermittenza dell’evidenziazione

• Per selezionare più celle adiacenti, usare shift+frecce o click sullaprima cella e shift+click sull’ultima, o click+drag fino all’ultima cella

• Per selezionare più celle non adiacenti, usare ctrl+click su ciascunacella

• Per selezionare una riga o una colonna, cliccare sull’intestazione


Aggiungere ed eliminare celle• Per aggiungere una cella rispetto alla cella corrente

• Selezionare dal menù Inserisci>Celle[Home>Inserisci>Inserisci celle] e selezionareil tipo di scorrimento (a destra, o in basso)

• Per aggiungere una riga (o colonna) rispettoalla cella corrente• Selezionare dal menù Inserisci>Riga (o Colonna),

[Home>Inserisci>Inserisci riga]la tabella scorrerà in basso (o a destra)rispetto alla cella corrente

• Per eliminare una cella (o riga o colonna)• Selezionare dal menù Modifica>Elimina [Home>Cancella]


Inserimento dati• Se una cella contiene un numero, una data, o alcuni

valori testo riconosciuti (tipo giorni della settimana) èpossibile inserire nelle celle successive i valori seguenti“automaticamente”• Selezionare la cella con il valore inserito• Trascinare con il mouse il quadratino in basso a destra

della cella selezionata• Per serie più complesse, occorre inserire più di un

elemento della serie


Esempio

formula

datirisultati di formulee funzioni

funzione


Tipi di dati• Ai valori delle celle possono essere attribuiti tipi e formattazioni

• Selezionare celle, selezionare dal menù Formato>Celle[Home>Formato>Formato Celle]

• Selezionare Categoria (o Numero) e le varie opzioni• Selezionare formattazione, tramite le schede Allineamento,

Carattere, Bordo, etc.


Formule• Le formule consentono di relazionare i dati presenti in un foglio• Ad una cella può essere assegnato il risultato di una espressione

• selezionare una cella vuota• inserire il segno =• scrivere la formula desiderata (es. =800+100*2), usando

• valori immediati• riferimenti ad altre celle (che contengono i valori desiderati)• gli operatori algebrici (+ - * / % ^), relazionali (= < > …), di

concatenazione stringhe (&), etc.• eventualmente ripetere per combinazioni di operandi e operatori• concludere con invio

• La formula inserita è riconosciutaed il suo valore calcolato è mostratonella cella


Riferimenti a celle per le formule• Per riferire una cella in una formula bisogna indicarne il nome

• Es. formula, spostarsi in A2 e digitare =A1• Quando il valore di A1 cambierà, in corrispondenza cambierà il

valore di A2• Per riferire celle di fogli di lavoro differente, digitare

• =Foglio1!A1, ovvero =nome foglio!riferimento cella• Celle contigue possono essere riferite insieme, indicando

riferimento cella iniziale : il riferimento alla cella finale (es. A1:B3)• Celle non contigue possono essere riferite elencando i riferimenti

separati ; (es. A1; B3)


Funzioni• Excel fornisce tantissime funzioni• Quasi tutte le funzioni prendono in input dei dati• Alcune funzioni prendono in input un solo dato, altri più

dati• NomeFunzione(parametro1, …)• Es. =somma(A1,A5,A10)• Questa formula somma i valori delle celle A1, A5, A10

• Es. =somma(A1:A10)• Questa formula somma i valori delle celle da A1 a A10


Funzioni• Esempio• Scrivere alcuni numeri nelle prime cinque righe della

colonna A• Nella cella A6 digitare =somma(A1:A5)• A6 contiene la somma dei valori da A1 a A5• Per calcolare la media, in A7 digitare =media(A1:A5)• Per trovare la differenza tra il valore più grande ed il

valore più piccolo nelle celle?=max(A1:A5)-min(A1:A5)


Funzione ContaSE• La funzione ContaSE permette di calcolare qualcosa solo se una

certa condizione è soddisfatta• Es. vogliamo contare quanti valori superano 6• Inserire in una cella la formula =CONTA.SE(A1:A20;">6")• il primo argomento indica le celle su cui applicare la formula• il secondo argomento indica la condizione da verificare• Il risultato del conteggio sarà inserito nella cella dove abbiamo

inserito la formula


Logica condizionale• Le funzioni possono valutare delle condizioni

• inserire nella cella A1 un numero• inserire nella cella B1 la funzione

=IF(A1>5, “Grande”, “Piccolo”)• il valore in B1 che risulta dalla valutazione della funzione, sarà la

parola “Grande” se il numero inserito in A1 è maggiore di 5,altrimenti sarà “Piccolo”

• Possiamo combinare insieme le precedenti formule=IF(CONTA.SE(A1:A20;">6")>10, “Più di metà sufficienti”, “Al massimometà sufficienti”)

• La formula più interna (Conta.Se) conta quanti valori da A1 a A20 sonomaggiori di 6

• La formula più esterna controlla se le celle contate sono maggiori di 10 e secosì ritorna “Più di metà sufficienti”


Inserimento Funzioni• Selezionare una cella• Cliccare sulla barra della formula il bottone “=“ o “fx”• La lista drop-down a sinistra di “=“ può essere usata per

selezionare una funzione


Funzioni• Inoltre si può inserire una funzione tramite

• Inserisci>Funzione [Formule>Inserisci funzione] per visualizzarne l’elenco,organizzato per categoria, ed una breve descrizione della funzioneselezionata

• Selezionando una funzione e cliccando su OK verrà visualizzata una finestrautile per inserire i riferimenti alle celle da usare

• Confermando, la formula verrà analizzata, valutata ed il valore risultantevisualizzato


Riferimenti a celle• E’ possibile copiare una formula su una nuova cella

• tramite Modifica>Copia [Home>Copia], ctrl+C, o trascinamento• quali dati deve usare la formula copiata?

• La formula che contiene i riferimenti a celle avrà• riferimenti relativi se del tipo LetteraNumero, es. A1• riferimenti assoluti se del tipo $Lettera$Numero, es. $A$1• i riferimenti relativi permettono di avere formule parametriche,

ovvero in cui i dati usati cambiano se la formula viene riutilizzataaltrove

• Per visualizzare le formule presenti in un foglio (anziché i risultati),selezionare Strumenti>Opzioni>Visualizza>click su formule[MS Office>Opzioni Excel>Visualizza>click su formule]


Esempio formule e riferimenti• Inserire nella cella A1 “iva” e nella cella b1 “1.15”• Inserire alcuni valori numerici nelle celle da B4 a B8• Inserire in C4 la formula =B4*B1• Copiare la formula in C5, C6, C7, C8, trascinando il quadratino in

basso a destra• Notare il risultato, cambiare la formula su C4 in =B4*$B$1• Ricopiare la formula


Organizzazione dati• Inserire nella prima riga l’etichetta che identifica i dati,

ovvero i campi del record, nella terminologia per DB• Inserire dati di tipo uniforme in ciascuna delle colonne• Formattare il carattere in modo da distinguere le

etichette dai dati• Scegliere un opportuno Formato per ciascuna colonna• Se occorre, inserire in fondo una riga totali, medie, etc.


Ordinamento dati• Per ordinare i dati presenti in una tabella

• Selezionare i dati, selezionare da menùDati>Ordina [Home>Ordina e filtra]

• Oppure, selezionare Ordinamentopersonalizzato e dalla finestra la colonna sucui effettuare l’ordinamento ed il tipo diordinamento (crescente o decrescente)


Formattazione condizionale• E’ possibile formattare le celle in dipendenza del valore che

contengono• selezionare delle celle• selezionare dal menù Formato>Formattazione Condizionale

[Home>Formattazione Condizionale]• inserire una condizione, specificando il tipo di confronto ed i valori

con cui confrontare• selezionare una formattazione, ovvero colore cella e carattere


Filtri• Se i dati sono in grande quantità per poterli vedere è bene selezionarne

una parte, ovvero per selezionare una parte dei dati applicare un filtro• Dal menù selezionare

• Dati>Filtro>Filtro Automatico• Sulla riga delle etichette appaiono delle frecce

• Cliccare sulle frecce di una colonna e selezionare un valore• Più selezioni su diverse colonne possono essere applicate

• Dopo la selezione notare la freccia blu sull’etichetta usata ed il messaggiosulla barra di stato


Filtri• Per rimuovere il filtro

• Selezionare mostra tutti sulla colonna filtrata, o dal menùDati>Filtro>Mostra tutto [Dati>Mostra tutto]

• Per uscire dalla modalità filtro• De-selezionare dal menù Dati>Filtro>Filtro Automatico

• Altre selezioni• Mostra primi 10, ovvero primi n(su valori numerici)


Filtri• Filtro personalizzato

• Si possono inserire dei criteri (o regole) per la selezione di dati ecombinarle secondo la logica di Boole (boolean), ovvero usare AND e OR

• Selezionare un operatore relazionale tra quelli disponibili ed un valore• Es. prezzo < 4 OR prezzo > 30• Max 2 criteri


Filtri Avanzati• Servono a gestire selezioni tramite molteplici criteri personalizzati• Il filtro da applicare su un certo elenco di dati è descritto su un altro

gruppo di celle (meglio se di un altro foglio)

• La prima riga deve contenere i nomi dei campi riferiti dal filtro• Le righe successive contengono i criteri• Il filtro seleziona i dati che soddisfano

• i criteri 1°, 2° e (AND) 3° della prima riga• oppure (OR) i criteri 1°, 2° e 3° della seconda riga

• Da menù selezionare Dati>Filtro>Filtro Avanzato• Nella successiva finestra indicare la posizionedi dati e criteri• Indicare se si vuole una copia dei dati


Esempio• Dati

• Filtro

• Risultati


Grafici (o Diagrammi)• Excel dispone di una varietà di grafici

• I grafici sono generati a partire da dati• Digitare in due colonne etichette e lista spese• Selezionare i dati (insieme alle etichette)• Selezionare Inserisci, cliccare su Grafico a Torta, selezionarela variante del diagramma


Diagrammi• Per inserire il titolo, selezionare Layout e cliccare su

“titolo diagramma”• Editare le altre parti del diagramma cliccando con il

tasto destro sul componente appropriato• Cliccare su un componente per cambiare colore, font,

scala, allineamento, etc.


Operazioni su Tabelle

• E’ utile poter estrarre e riassumere dati da una grande tabella• Per trovare relazioni tra dati che altrimenti sono invisibili per la

grande quantità di dettagli• Per organizzare i dati in un formato utile per i diagrammi• Per calcolare vari totali in base ad una selezione dei dati• Es.: qual è il totale per ogni prodotto per le varie regioni?


Tabella Pivot• Tramite le tabelle Pivot possiamo riorganizzare i dati

• Per costruire la tabella Pivot a partire da una tabella, identificare• I campi dato, ovvero le variabili che si vogliono riassumere• Una riga o una colonna che sono le variabili di controllo per

riassumere i dati• Es. Il campo Venduti è il campo dato• I campi Regione e Prodotto sono le variabili di controllo


Tabella Pivot• Da menù Dati>Rapporto Tabella Pivot [Inserisci>Tabella Pivot]• Selezionare l’origine dei dati, ovvero Elenco Excel e posizione dati

nel foglio• Indicare dove inserire la tabella risultante


Tabella Pivot• Trascinare i campi “variabile” nelle intestazioni righe/colonne; i campi “dato” al centro• Per l’esempio precedente

• Excel vers. 2004: Regione va trascinata nella colonna a sinistra (campi riga), Prodottonella riga in alto (campi colonna) e Venduti al centro (dati)

• Excel vers. 2007: Regione va trascinato nel rettangolo etichette righe, Prodotto nelrettangolo etichette colonne e Venduti nel rettangolo valori

MS Excel vers. 2004MS Excel vers. 2007

Prodotto

Regione Venduti

Prodotto

Venduti

Regione

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