migra - uporabniška navodila za ku 20161227 · izdelal: ixtlan team d.o.o. v sodelovanju z...

$: MIGRA - Uporabniška navodila za KU 20161227 · Izdelal: Ixtlan Team d.o.o. v sodelovanju z Ministrstvom za notranje zadeve Datoteka: c:\razvijam\roberth\mnz-migra\trunk\20sys\doc\uporabniskanavodila\115894$
Ministrstvo za notranje zadeve

1

MIGRA

Uporabniška navodila

MIGRA Uporabniška navodila


Lastnosti dokumenta

Projekt: MIGRA Dokument: Uporabniška navodila Verzija: 1.00 Naročnik: Ministrstvo za notranje zadeve Izdelal: Ixtlan Team d.o.o. v sodelovanju z Ministrstvom za notranje zadeve Datoteka: c:\razvijam\roberth\mnz-migra\trunk\20sys\doc\uporabniskanavodila\115894 - mnz-migra - uporabniška navodila 1.00.doc Shranjeno: 27.12.2016 15:15:00 Tiskano: 28.12.2016 9:53:00

Zgodovina sprememb

Izdaja Datum Poglavje Opis sprememb 1.00 21. 3. 2016 Vsa Prva izdaja



1

Kazalo vsebine

1 OSNOVNI POJMI ................................................................................................. 2

2 OPIS OGRODJA APLIKACIJE ........................... ................................................. 3

2.1 Prijava uporabnika ................................ .................................................................................. 3

2.2 Odjava iz aplikacije .............................. ................................................................................... 3

2.3 Uporabniška pomo č................................................................................................................ 4

2.4 Osnovno okno aplikacije po prijavi ................ ....................................................................... 4

2.5 Delo z nalogami in dokumenti ...................... ......................................................................... 5

2.5.1 Nova zadeva .......................................................................................................................... 5

2.5.2 Naloge ................................................................................................................................... 6

2.5.3 Preveri in zaključi nalogo ....................................................................................................... 6

2.5.4 Aktivne naloge, moje naloge, naloge drugih ......................................................................... 8

2.5.5 Zamenjava izvajalca (uporabnika) naloge ............................................................................. 9

2.5.6 Zadeve ................................................................................................................................. 10

2.5.7 Izhodiščna stran dokumenta – mapa dokumenta ............................................................... 11

2.5.8 Urejanje podatkov na dokumentih ....................................................................................... 12

2.5.9 Iskanje podatkov.................................................................................................................. 14

2.5.10 Pregled stanja obstoječega procesa ............................................................................... 15

2.5.11 Pregled prehodov statusov dokumenta ........................................................................... 15

2.5.12 Delo s priponkami ............................................................................................................ 16

2.6 Urejanje podatkov ter omejevanje dostopa do podatko v ................................................. 18

3 OBRAZCI ........................................... ................................................................ 19

3.1 Pravila zaokroževanje – posebni primeri ........... ................................................................ 19

3.2 Procesi ........................................... ........................................................................................ 19

3.3 Akcijski na črt ................................................ ......................................................................... 19

3.3.1 Opis podatkov akcijskega načrta......................................................................................... 19

3.4 Prijava projekta .................................. ................................................................................... 22

3.4.1 Procesi v okviru prijave projekta.......................................................................................... 22

3.4.2 Proces: Prijava projekta NVO .............................................................................................. 22

3.4.3 Proces: Prijava projekta OJP .............................................................................................. 25

3.4.4 Proces: Sprememba prijave projekta NVO ......................................................................... 28

3.4.5 Proces: Sprememba prijave projekta OJP .......................................................................... 30

3.4.6 Proces: Preklic projekta ....................................................................................................... 32

3.4.7 Proces: Aktiviranje projekta ................................................................................................. 33

3.4.8 Opis podatkov prijave na projekt ......................................................................................... 34

3.5 Priprava in kontrola zahtevka za izpla čilo (ZzI) ter generiranje zahtevka za povra čilo (ZzP) 57

3.5.1 Proces: Priprava zahtevka za izplačilo ................................................................................ 57

3.5.2 Opis podatkov ZzI ............................................................................................................... 62

3.6 Priprava in kontrola zahtevka za povra čilo (ZzP) ......................................... ................... 106

3.6.1 Procesi v okviru ZzP .......................................................................................................... 106

3.6.2 Proces: Priprava in kontrola zahtevka za povračilo .......................................................... 106

3.6.3 Proces: Izdelava naloga za prenos sredstev .................................................................... 113

3.6.4 Proces: Zaključek NPS po potrditvi ................................................................................... 114

3.6.5 Opis podatkov ZzP ............................................................................................................ 115


2 Ministrstvo za notranje zadeve

1 Osnovni pojmi Aplikacija MIGRA je procesno orientirana, kar pomeni, da so v ospredju poslovni procesi , v okviru katerih uporabniki izvajajo posamezne naloge. Poslovni proces predstavlja zaporedje aktivnosti, ki se izvajajo v eni ali v več sodelujočih organizacijah. Vsako aktivnost procesa izvaja neka procesna vloga (posredno pa delavec na določeni poziciji). Ista procesna vloga je lahko zadolžena za več različnih aktivnosti procesov. Če je aktivnost samodejna, jo izvaja funkcija nekega informacijskega sistema. Aktivnost procesa lahko predstavlja tudi klic drugega procesa. Aktivnosti procesa, ki zahtevajo človeško delo, se izvršijo s pomočjo nalog . Vsak delavec ima svoj seznam nalog, na katerem so napisane vse naloge, za katere je zadolžen v določenem trenutku (glej poglavje 2.5.2). Delavci opravljajo delo na nalogah. Pri tem imajo na voljo navodila za delo in vhodne podatke. Rezultat njihovega dela so izhodni dokumenti in podatki v zvezi z narejenim delom. Po zaključku naloge se lahko v skladu s poslovnim procesom na podlagi vnaprej definiranih pogojev ali odločitve delavca začnejo izvajati naslednje aktivnosti procesa. Le-te lahko izvede ista oseba, lahko druga oseba znotraj iste organizacije, oseba v drugi organizaciji, lahko pa se izvede tudi samodejno. Rezultat dela v okviru posameznih nalog predstavlja dokument . Kot dokument se v aplikaciji MIGRA štejejo, npr.: • Prijava na projekt, • Zahtevek za izplačilo, • Zahtevek za povračilo, • Nalog za prenos sredstev, • različne Kontrolne liste, • Poročilo o izvedbi kontrole na kraju samem, • Zahtevek za vračilo, • Obvestilo o zmanjšanju upravičenih izdatkov zahtevka za izplačilo, • Akcijski načrt, • … Pred zaključkom vsake naloge, aplikacije preveri ustrezno vnesenih podatkov glede na vgrajena poslovna pravila . Poslovna pravila so pravila, ki so postavljena na podlagi dogovorov v organizaciji oz. raznih zakonskih in podzakonskih aktov. Vgrajena so v posamezne procese tako, da vplivajo na pravilen postopek izvedbe posamezne aktivnosti. Podatki so zapisi v podatkovni bazi, ki nastanejo kot rezultat izvajanja procesov, hkrati pa krmilijo delovanje aplikacij.



3

2 Opis ogrodja aplikacije 2.1 Prijava uporabnika

Za dostop do aplikacije se mora uporabnik najprej prijaviti v okviru prijavnega okna: • notranji uporabniki (znotraj HKOM): prijava je mogoča z vnaprej določenim uporabniškim imenom

in geslom. • zunanji uporabniki : prijava s kvalificiranim digitalnim potrdilom ter geslom. Za registracijo uporabnikov ter dodeljevanje uporabniških navodil skrbi MNZ.

Slika 1: Prijavno okno

Uporabnik si s tem, ko se postavi na ikono »človeka/uporabnika«, ki se nahaja v zgornjem desnem kotu aplikacije, ogleda kateri uporabnik je trenutno prijavljen (ime in priimek, uporabniško ime, organizacija) .

Slika 2: Ogled prijavljenega uporabnika

2.2 Odjava iz aplikacije

V zgornjem desnem kotu aplikacije se nahaja ikona »človeka/uporabnika«. S klikom na to ikono se odpre postopek za odjavo iz aplikacije.



Slika 3: Odjava iz aplikacije

2.3 Uporabniška pomo č

V zgornjem desnem kotu aplikacije se nahaja ikona »vprašaj«, ki predstavlja povezavo do uporabniške pomoči. Uporabniška pomoč se vedno odpre na novem jezičku brskalnika.

Slika 4: Uporabniška pomoč

2.4 Osnovno okno aplikacije po prijavi

Slika 5: Osnovno okno aplikacije, seznam zadev



5

Po prijavi v aplikacijo uporabnik dostopi do osnovnega okna. V meniju na levi strani, se nahajajo osnovne entitete sistema. V osrednjem delu strani pa vsebina glede na izbiro v levem meniju. Izbira (levi meni) Prikaz (osrednji del) Naloge Seznam dokumentov, na katerih ima uporabnik dodeljeno aktivno

nalogo.

Zadeve Seznam dokumentov (AN, ZzI, ZzP, NPS, ipd.), do katerih ima uporabnik dostop. Na tem mestu mu je omogočeno spremljanje obdelave dokumenta (npr. v kateri fazi obdelave se nahaja). Lahko pa ga tudi odpre.

Nova zadeva Seznam procesov, ki jih lahko uporabnik zažene.

Akcijski načrt Dostop do podatkov akcijskega načrta.

Projekti Seznam registra projektov. V okviru posameznega projekta ima uporabnik dostop do vseh dokumentov vezanih na projekt, npr. prijava, ZzI, ZzP, NPS, … torej vse, kar se direktno veže na posamezen projekt.

Registri Dostop do registrov v okviru aplikacije. Odpre se nova stran, ki vsebuje seznam registrov.

Šifranti Dostop do šifrantov v okviru aplikacije. Odpre se nova stran, ki vsebuje seznam šifrantov.

Poročila Dostop do poročil v okviru aplikacije. Odpre se nova stran, ki vsebuje seznam poročil.

Administracija Razni administratorski postopki.

2.5 Delo z nalogami in dokumenti

2.5.1 Nova zadeva Novo izvedbo posameznega procesa lahko uporabnik zažene preko povezave »Nova zadeva« v levem stranskem meniju. Uporabnik ima glede na uporabniške pravice na voljo samo procese, katere lahko zažene. Zagon procesa izvede s klikom na povezavo »Odpri«. Odpre se nova vnosna maska, na katero vnese osnovne podatke, ki so potrebni za uspešen začetek procesa.

Slika 6: Seznam procesov v okviru nove zadeve



2.5.2 Naloge Uporabnik dokumente, ki čakajo na njegovo obdelavo, dobi v nabiralnik (seznam) »Naloge«. To je seznam dokumentov, na katerih ima uporabnik dodeljeno aktivno nalogo.

Slika 7: Seznam dodeljenih nalog

Dokument lahko odpre s klikom na povezavo »Odpri«.

2.5.3 Preveri in zaklju či nalogo Ko bo uporabnik zaključil vse aktivnosti v povezavi z dodeljeno nalogo, bo lahko nalogo zaključil. Zaključek naloge pomeni, da se bo proces nadaljeval z aktivnostmi, ki sledijo. Gumb »Preveri nalogo« omogoča informativno izvedbo vseh logičnih kontrol, ki so predvidene oz. predpogoj za zaključek naloge. Uporabnik postopek preverjanja lahko izvede kadarkoli. V primeru, da postopek kontrole zazna napake/opozorila, se le-te izpišejo (glej spodaj Slika 10).



7

Slika 8: Postopek zaključka naloge – Preveri nalogo

Uporabnik lahko nalogo zaključi s klikom na gumb »Naloge«. Odpre se okno s seznamom nalog. V njem izbere želeno nalogo ter jo zaključi. V sklopu zaključka naloge se vedno avtomatsko izvedejo tudi vse vgrajene logične kontrole.

Slika 9: Postopek zaključka naloge – Zaključi



Slika 10: Postopek zaključka naloge – Seznam blokad in opozoril

V primeru, da se naloga uspešno zaključi, se bo uporabniku izpisalo obvestilo:

Slika 11: Postopek zaključka naloge –Sporočilo o uspešnem zaključku

2.5.4 Aktivne naloge, moje naloge, naloge drugih Podatek o tem, v kateri nalogi se dokument nahaja in pri katerem uporabniku je, je prikazan na dokumentu. Do podatka pridemo s klikom na gumb »Naloge« v desnem zgornjem kotu dokumenta. Odpre se okno, ki prikazuje: • Aktivno nalogo

To je trenutna naloga uporabnika, ki je prijavljen v aplikacijo. Naloga je aktivna na straneh, na katerih je v okviru dodeljene naloge zahtevan vnos podatkov.



9

Slika 12: Prikaz aktivne naloge

• Moje naloge

V seznamu »Moje naloge« so prikazane naloge prijavljenega uporabnika, ki na strani, na kateri se uporabnik nahaja, ne zahtevajo vnosa podatkov.

Slika 13: Prikaz mojih nalog

• Naloge drugih

V seznamu »Naloge drugih« so prikazane naloge drugih uporabnikov.

Slika 14: Prikaz nalog drugih uporabnikov

2.5.5 Zamenjava izvajalca (uporabnika) naloge Vsako nalogo lahko uporabnik, kateremu je dodeljena, pre-dodeli drugemu uporabniku v okviru iste organizacije. To stori s pomočjo aktivnosti/gumba »Zamenjava izvajalca naloge (uporabnik).



Slika 15: Zamenjava izvajalca naloge

2.5.6 Zadeve Seznam zadev oz. dokumentov (AN, ZzI, ZzP, NPS, ipd.), do katerih ima uporabnik dostop. Na tem mestu mu je omogočeno spremljanje obdelave dokumenta (npr. v kateri fazi obdelave se nahaja). Lahko pa ga tudi odpre. V primeru, da želi iskati tudi ostale dokumente/zadeve), do katerih ima dostop, lahko (opis iskanja, glej poglavje 2.5.9): • uporabi hitro iskanje z uporabo polja »Hitro iskanje« in gumba »Išči« nad tabelo – išče med vsemi

dokumenti; • uporabi iskalnik v okviru tabele – išče med zadetki oz. dokumenti navedenimi v tabeli.



11

Slika 16: Seznam odprtih zadev

2.5.7 Izhodiš čna stran dokumenta – mapa dokumenta Uporabnik odpre dokument s klikom na povezavo »Odpri«. Odpre se izhodiščna stran dokumenta. Na levi strani se nahaja meni z osnovnimi sklopi vezanimi na posamezen dokument, npr za ZzI: • ZzP, • Obračunski list, • Zapisi v registru pravnih podlag – omejeno samo na pravne podlage konkretnega ZzP. • Zapisi v registru nepravilnosti – omejeno samo na nepravilnosti konkretnega ZzP. Gumb »Dokument« prikazuje trenutno, veljavno, verzijo dokumenta. Gumb »Kronologija« pa dostopi do prejšnjih verzij dokumenta.



Slika 17: Mapa dokumenta, primer ZzP

Osrednji del strani prikazuje osnovne podatke dokumenta in gumbe z različnimi akcijami. To so neke vrste bližnjice do strani, na katerih je potreben vnos podatkov, da se akcija uspešno izvede (na primer »Vnos ZzP« nas prestavi neposredno na podatke dokumenta ZzP; »Natisni obračunski list« nas preusmeri na tiskanje obrazcev obračunskega lista). Nabor akcij je odvisen od dokumenta, na katerem se nahajamo, od naloge, v kateri smo in od pooblastil uporabnika. Na desni strani je prikazana naloga (v našem primeru je poimenovana »Vnos ZzP«), v kateri se trenutno nahaja dokument. V glavi dokumenta so prikazane dodatne informacije: • oznaka »1«: Pot do strani, na kateri se trenutno nahajamo. S klikom na posamezen segment, se

lahko vrnemo nazaj na določeno stran, npr. »Projekti« nas vrne direktno v seznam vseh projektov, »ISF-B.SO2.6.3-02A« pa v mapo tega projekta.

• oznaka »2«: Naziv, opis dokumenta, • oznaka »3«: Naloga, v kateri se nahaja dokument. V oklepaju je zapisan status dokumenta.

Slika 18: Glava dokumenta, primer ZzP

2.5.8 Urejanje podatkov na dokumentih Uporabnik lahko ureja podatke v aktivnih poljih. Polja se aktivirajo glede na nalogo, v kateri se dokument nahaja in glede na pravice uporabnika. Podatki so vsebinsko razdeljeni na strani (vsebinske, podatkovne sklope; levi meni na spodnji sliki). V primeru, da so podatki posameznega vsebinskega sklopa kompleksnejši (na primer v obliki seznamov),



13

so razdeljeni na dva dela. Na prvem nivoju je tabela z manjšo množico podatkov z namenom pregledovanja in izbire. Podrobni prikaz pa prikazuje vse podatke izbrane vrstice in je tudi namenjen urejanju podatkov. Tudi podrobni prikaz omogoča pomikanje med vrsticami tabele.

Slika 19: Tabelarični prikaz podatkov

Slika 20: Podroben prikaz podatkov zapisa iz posamezne tabele



Urejanje podatkov dokumentov je omogočeno s pomočjo gumbov (gumbi so vidni glede na pravice uporabnika ter nalogo): Gumb Opis

Dodaj nov zapis

Kopiraj zapis

Izbriši zapis

Osveži podatke zapisa

Shrani vnesene podatke

Prekliče vnos podatkov in dokument vrne v stanje pred spremembo

2.5.9 Iskanje podatkov Vsaka tabela v aplikaciji, ki vsebuje večjo količino podatkov, ima tudi možnost iskanja, ki se nahaja na desni strani naslovne vrstice tabele. Iskanje deluje v »Google« načinu. Iskanje deluje v načinu »vsebuje«. Torej lahko vpišemo katerikoli niz, v kateremkoli vrstnem redu. Tovrsten način iskanja omogoča iskanje samo med podatki navedenimi v tabeli. Spodnja tabela vsebuje seznam zadnjih zadev (dokumentov), s katerimi je delal uporabnik. Torej lahko iščemo po seznamu dokumentov od akcijskega načrta, prijav na projekte, ZzI, ZzP, ZzV, NPS, KKS, … Stolpec »Tip« predstavlja tip dokumenta. Primer iskanja: • ZzP-1.1 posredovano MF Kot rezultat te poizvedbe dobimo vse dokumente ZzP verzije 1.1, ki so v statusu NPS posredovano MF. V nekaterih primerih, ko je v ozadju velika količina podatkov je možno tudi predhodno omejevanje (še preden se napolni tabela) s pomočjo polja »Hitro iskanje« in gumba »Išči«. Na ta način lahko iščemo med vsemi podatki.

Slika 21: Iskanje v seznamih aplikacije



15

2.5.10 Pregled stanja obstoje čega procesa Pregled stanja obstoječega procesa je omogočen s klikom na gumb »Izvedba procesa«, ki se nahaja v desnem zgornjem kotu izhodiščne strani dokumenta (glej Slika 17). Odpre se stran s pregledom aktivnosti procesa (glej Slika 22). S klikom na gumb »Izvedba procesa« si lahko ogledamo zgodovino že izvedenih nalog (kaj/kdo/kdaj). Gumb »Slika« pa odpre procesni diagram.

Slika 22: Izvedene aktivnosti dokumenta

2.5.11 Pregled prehodov statusov dokumenta Pregled prehodov statusov dokumenta je omogočen s klikom na gumb »Prehodi statusov«, ki se nahaja v desnem zgornjem kotu izhodiščne strani dokumenta (glej Slika 17, pod gumbom »Izvedba procesa«). Odpre se stran s pregledom prehodov statusov (glej Slika 23). S klikom na gumb »Prehodi statusov« si lahko ogledamo zgodovino že izvedenih prehodov statusov.

Slika 23: Prehodi statusov dokumenta



2.5.12 Delo s priponkami

Slika 24: Prijava na projekt – Priloge prijave

Polje Opis Priloge Seznam prilog in njihovih priponk.

Nova priloga se lahko doda s pomočjo gumba »Naloži« v orodni vrstici. Kontrola glede vrste priponke (končnica datoteke) ter velikosti posamezne datoteke. Gumb »Ogled« omogoča ogled pripete datoteke priloge. Povezava »Odpri« odpre detajl posamezne priloge, kjer je možno urejati podatke, dodajati razne komentarje.



17

Slika 25: Prijava na projekt – Priloge prijave, detajl

Polje Opis Nova priloga se lahko doda s pomočjo gumba »Naloži« v orodni

vrstici. Priloga se lahko pobriše s pomočjo gumba »Izbriši« v orodni vrstici.

Datoteka Naziv pripete datoteke. Gumb omogoča ogled priponke.

Oznaka Vpis poljubne oznake pripete datoteke.

Verzija Verzija pripete datoteke.

Naziv Poimenovavnja pripete datoteke. Privzeto se izpiše naziv iz datotečnega sistema, ki pa ga lahko poljubno spremenimo.

Ime datoteke Ime pripete datoteke.

Opis Daljši opis pripete datoteke. Opis vsebine.

Uporabnik Uporabnik, ki je naložil datoteko.

Datum in ura Trenutek nalaganja datoteke.



2.6 Urejanje podatkov ter omejevanje dostopa do podatkov

Izvajanje določenih aktivnosti v aplikaciji in ogled podatkov je pogojeno z več parametri: • uporabniškimi pravicami : povedo, katere postopke lahko uporabnik izvaja; • naloge , v kateri se dokument nahaja: urejanje podatkov je možno samo v določenih nalogah; • izvajalec naloge (uporabnik): podatke na dokumentu lahko ureja samo izvajalec (uporabnik), kateremu je dodeljena naloga; • organizacijske enote : vidnost podatkov/dokumentov je pogojena z organizacijsko pripadnostjo.

Organizacije v okviru odgovornega organa imajo dostop do vseh dokumentov (torej nimajo omejitve glede org. pripadnosti), drugim je pogled na podatke omejen.



19

3 Obrazci 3.1 Pravila zaokroževanje – posebni primeri

Znesek prispevka Unije ter posredni stroški (H) se vedno zaokroži navzdol na dve decimalki.

3.2 Procesi

Kakor je že omenjeno med osnovnimi pojmi je aplikacija procesno usmerjena. Procesni del sistema je podprt z Activiti BPM paketom, ki izvaja procese specificirane v BPMN in tako zagotavlja krmiljenje vseh aktivnosti v sistemu

3.3 Akcijski na črt

3.3.1 Opis podatkov akcijskega na črta

3.3.1.1 Mapa dokumenta Akcijski na črt Mapa akcijskega načrta predstavlja njegovo prvo stran. Iz mape so možne akcije glede na status dokumenta ter nalogo, v kateri se nahaja.

Slika 26: Mapa dokumenta Akcijski načrt

3.3.1.2 Seznam zapisov akcijskega na črta Tabela s seznamom zapisov (programi, cilji, ukrepi, projekti) akcijskega načrta. Prikazane so vse kategorije strukturirano glede na šifro projekta. V tabeli ni prikazanih podrobnosti zapisa, do njih pridemo s postopkom »Odpri« v prvem stolpcu tabele. V tabeli tudi ni možno urejanje podatkov, urejamo jih v podrobnem pogledu. Dodajanje novega zapisa v akcijski načrt (postopek »Nov«) je sicer možno iz tabele, vendar se pri tem odpre stran s podrobnim pogledom na podatke. Nad tabelo je tudi možnost vnosa številke SPIS akcijskega načrta. Podroben pogled na podatke je opisan v nadaljevanju.



Slika 27: Seznam zapisov akcijskega načrta

3.3.1.2.1 Sklop: Osnovni podatki

Slika 28: Akcijski načrt – Osnovni podatki



21

3.3.1.2.2 Sklop: Kazalniki

Slika 29: Akcijski načrt – Kazalniki, seznam

Slika 30: Akcijski načrt – Kazalniki, detajl



3.3.1.2.3 Sklop: Viri financiranja in realizacija

Slika 31: Akcijski načrt – Viri financiranja in realizacija

3.4 Prijava projekta

3.4.1 Procesi v okviru prijave projekta V zvezi s prijavo projekta je možno izvajati več procesov: • Prijava projekta NVO (PROJEKT_PRIJAVA_NVO) • Prijava projekta OJP (PROJEKT_PRIJAVA_OJP) • Sprememba prijave projekta NVO (PROJEKT_SPREM_NVO) • Sprememba prijave projekta OJP (PROJEKT_SPREM_OJP) • Preklic projekta (PROJEKT_PREKLIC) • Aktiviranje projekta (PROJEKT_AKTIVIRANJE).

3.4.2 Proces: Prijava projekta NVO Z namenom priprave nove prijave projekta na podlagi javnega razpisa/naročila je potrebno med novimi zadevami izbrati ustrezen proces: • Naziv procesa: Prijava projekta NVO (PROJEKT_PRIJAVA_NVO)



23

V procesu sodelujejo uporabniki: Uporabniki Vloga PO DAC Osebje PO (DAC)

Odgovorni organ Osebje OO

3.4.2.1 Opis nalog procesa Dogodek Opis Začetek procesa Zagon procesa

Zagon procesa je vedno ročen. Proces lahko zažene uporabnik z vlogo: • uporabniki odgovornega organa z vlogo »Osebje OO« • uporabniki PO DAC z vlogo: »Osebje PO (DAC)«. V okviru zagona procesa uporabnik izbere projekt na prvem nivoju iz AN (kategorija projekta), za katerega vnaša prijavo. Pri tem so na voljo projekti: • z načinom dodelitve »javni razpis«. Uporabnik določi tudi končnega upravičenca. Vnos prijave projekta se vedno vrši glede na AN, ki se trenutno nahaja »V izvajanju«.



Dogodek Opis Naloga: Vnos pogodbe v register pravnih podlag

Naloga se dodeli uporabnikom »PO DAC« ali »OO« glede na to kdo je zagnal proces. V okviru naloge je možna izvedba akcije: • Vnos pogodbe ali aneksa v register pravnih podlag

Vnos skenirane in podpisane pogodbe/aneksa v register pravnih podlag. Pri tem se določeni podatki vpišejo sami na podlagi prijave.

Naloga: Vnos prijave Naloga se dodeli uporabniku »PO DAC« ali »OO«, ki je zaključil

prejšnjo nalogo. Urejajo se lahko vsi podatki prijave, ki so namenjeni urejanju. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Vnos prijave

Vnos in urejanje podatkov prijave • Natisni prijavo

Možnost tiskanja obrazca prijave

Naloga: Podpis in pripenjanje prijave

Naloga se dodeli uporabniku, ki je izvedel oz. zaključil predhodno nalogo. Urejanje podatkov ni več možno. Uporabniki lahko pregledujejo vnesene podatke prijave ter pripnejo podpisano prijavo v aplikacijo, v register pravnih podlag. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Pregled prijave

Pregled vnesenih podatkov prijave • Izdelaj zapis v registru pravnih podlag

Vnos podpisane in skenirane prijave v register pravnih podlag. Pri tem se določeni podatki vpišejo sami na podlagi prijave.

Zaključek procesa (Uspešen zaklju ček)

Proces se zaključi, prijava na projekt oz. projekt gre v status izvajanja. Za zaključene prijave je možen ogled prej vnesenih podatkov.

V sosledju z izvajanjem procesa se dokumentu prijave ter samemu projektu spreminjajo tudi statusi: Status Opis NOV Priprava prijave, prijava še ni shranjen.

V pripravi Prijava je shranjena.

Vnos in urejanje podatkov Prijave na projekt.

V izvajanju Prijava je uspešno izvedena, projekt gre v izvajanje. Ko preide projekt/prijava v status izvajanja, se v Akcijski načrt doda nova vrstica s tem projektom (projekt na drugem nivoju), ki je seveda »podrejena« vrstici projekta prvega nivoja, na osnovi katerega je bila narejena prijava.



25

3.4.3 Proces: Prijava projekta OJP Z namenom priprave nove prijave projekta neposredne dodelitve je potrebno med novimi zadevami izbrati ustrezen proces: • Naziv procesa: Prijava projekta OJP (PROJEKT_PRIJAVA_OJP)

V procesu sodelujejo uporabniki: Uporabniki Vloga KU OJP Projektno osebje vodja (PEFB)

Kontaktno osebje (PEFB) Odgovorni organ Osebje OO


Zagon procesa je vedno ročen. Proces lahko zažene uporabnik z vlogo: • uporabniki odgovornega organa z vlogo »Osebje OO« • uporabniki KU OJP z vlogami: »Projektno osebje (PEFB)«,

»Kontaktno osebje (PEFB)«. V okviru zagona procesa uporabnik izbere projekt na prvem nivoju iz AN (kategorija projekta), za katerega vnaša prijavo. Pri tem so glede na voljo projekti: • z načinom dodelitve »neposredna dodelitev« Vnos prijave projekta se vedno vrši glede na AN, ki se trenutno nahaja »V izvajanju«.

Naloga: Vnos prijave Naloga se dodeli uporabnikom »OO« ali »KU OJP« glede na način dodelitve (oz. kdo je zagnal proces). Urejajo se lahko vsi podatki prijave, ki so namenjeni urejanju. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Vnos prijave

Vnos in urejanje podatkov prijave • Natisni prijavo

Možnost tiskanja obrazca prijave

Naloga: Podpis in pripenjanje prijave

Naloga se dodeli uporabniku, ki je izvedel oz. zaključil predhodno nalogo. Urejanje podatkov ni več možno.



Dogodek Opis Uporabniki lahko pregledujejo vnesene podatke prijave ter pripnejo podpisano prijavo v aplikacijo, v register pravnih podlag. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Pregled prijave

Pregled vnesenih podatkov prijave • Izdelaj zapis v registru pravnih podlag

Vnos podpisane in skenirane prijave v register pravnih podlag. Pri tem se določeni podatki vpišejo sami na podlagi prijave.

Naloga: Izvedba kontrole OO

Naloga se dodeli uporabniku z vlogo »Osebje OO«. Uporabniki lahko pregledujejo vnesene podatke prijave, izdelajo kontrolno listo prijave ter izvedejo samo kontrolo. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Pregled prijave

Pregled vnesenih podatkov prijave • Izdelava kontrolne liste Prijava ter izvedba kontrole

Izvedba kontrole podatkov ter vnos ugotovitev na kontrolno listo • Natisni kontrolno liste Prijava

Možnost tiskanja obrazca prijave Kontrolor lahko vedno popravlja podatke prijave. Kontrola: Pred zaključkom naloge, se izvede kontrola, če so bila izpolnjena vsa polja kontrolne liste (podani vsi odgovori na vprašanja).

Naloga: Podpis in pripenjanje KL Prijava

Naloga se dodeli uporabniku (vloga: »Osebje OO«), ki je izvedel oz. zaključil predhodno nalogo. Urejanje podatkov ni več možno. Uporabniki lahko pregledujejo vnesene podatke prijave, kontrolne liste ter pripnejo podpisano kontrolno listo v aplikacijo, v register pravnih podlag. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Pregled prijave

Pregled vnesenih podatkov prijave • Pregled kontrolne liste Prijava

Pregled vnesenih ugotovitev kontrolne liste • Izdelaj zapis v registru pravnih podlag

Vnos podpisane in skenirane kontrolne liste prijave v register pravnih podlag. Pri tem se določeni podatki vpišejo sami na podlagi kontrolne liste.

Vozlišče: Ali je prijava v redu?

Glede na ugotovitve odgovornega organa po opravljeni kontroli (polje »Ugotovitve odgovornega organa po opravljeni kontroli prijave projekta«): • prijava projekta ni skladna s programskimi dokumenti, projekt se

ne odobri in vrne prijavitelju v dopolnitev => nadaljevanje v nalogi »Dopolnitev prijave «

• prijava projekta je skladna s programskimi dokumenti, projekt se odobri => nadaljevanje v vozlišču »Neposredna dodelitev «.

• popravljena prijava projekta je skladna s programskimi dokumenti, projekt se odobri => nadaljevanje v vozlišču »Neposredna dodelitev «.

• prijava projekta ni skladna s programskimi dokumenti, projekt se



27

Dogodek Opis prekliče => zaključek procesa (neuspešen zaklju ček)

Naloga: Dopolnitev prij ave Naloga se dodeli uporabniku, ki je izvajal nalogo »Vnos prijave «

(uporabnik »OO« ali »KU-OJP«). Avtomatsko se izdela kopija vloge prijave, ki jo lahko uporabnik v celoti ureja. Naloga je v bistvu ekvivalent naloge »Vnos prijave« . Prijavi se dodeli nova številka (polje »Šifra prijave«). Avtomatsko se ji priredi tudi že prej v register pravnih podlag pripeta pogodba. Predhodna vloga se shrani z vsemi priloženimi dokumenti. V okviru naloge je možna izvedba akcij (iste kot za nalogo »Vnos prijave«): • Dopolnitev prijave

Urejanje, dopolnjevanje podatkov prijave • Natisni prijavo

Možnost tiskanja obrazca prijave Po zaključku naloge se proces nadaljuje v nalogi »Podpis in pripenjanje prijave «.

Naloga: Izdelava podlag za izvajanje procesa

Naloga se dodeli uporabniku (vloga: »Osebje OO«), ki je izvedel oz. zaključil predhodno nalogo (naloga »Podpis in pripenjanje KL Prijava«). V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Pregled prijave


Pregled vnesenih ugotovitev kontrolne liste prijave • Natisni dokument Odločitev ali Sklep TP

Možnost tiskanja obrazca Odločitev ali Sklep TP V nalogi je možno pripraviti dva tipa dokumentov, in sicer glede na kategorijo projekta • Odlo čitev o podpori : v primeru, da gre za prijavo projekta, ki ni

projekt tehnične pomoči. • Sklep o dodelitvi sredstev tehni čne pomo či: v primeru, da gre

za prijavo projekta tehnične pomoči.

Naloga: Podpis in pripenjanje podlag

Naloga se dodeli uporabniku (vloga: »Osebje OO«), ki je izvedel oz. zaključil predhodno nalogo. Urejanje podatkov ni več možno. Uporabniki lahko pregledujejo vnesene podatke prijave, kontrolne liste ter pripnejo podpisano Odločitev ali Sklep TP v aplikacijo, v register pravnih podlag. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Pregled prijave


Pregled vnesenih ugotovitev kontrolne liste prijave • Izdelaj zapis v registru pravnih podlag

Vnos podpisane in skenirane ga obrazca Odločitev ali Sklep TP v register pravnih podlag. Pri tem se določeni podatki vpišejo sami



Dogodek Opis na podlagi prijave.


Proces se zaključi, prijava na projekt oz. projekt gre v status izvajanja. Za zaključene prijave (status »V izvajanju«) je možen vpogled v vnesene podatke.

Zaključek procesa (Neuspešen zaklju ček)

Proces se zaključi, prijava na projekt je preklicana. Za zaključene prijave (status »Preklican«) je je možen vpogled v vnesene podatke.

V sosledju z izvajanjem procesa se dokumentu prijave ter samemu projektu spreminjajo tudi statusi: Status Opis NOV Priprava prijave, prijava še ni shranjen.

V pripravi Prijava je shranjena.

Vnos in urejanje podatkov Prijave na projekt.

V kontroli Prijava oz. projekt se nahaja v kontroli odgovornega organa. Izdelava kontrole liste, izvedba kontrole.

V dopolnitvi Odgovorni organ je vrnil Prijavo v dopolnitev. Vnos, dopolnitev podatkov Prijave na projekt.

V izvajanju Prijava je uspešno izvedena, projekt gre v izvajanje. Ko preide projekt/prijava v status izvajanja, se v Akcijski načrt doda nova vrstica s tem projektom (projekt na drugem nivoju), ki je seveda »podrejena« vrstici projekta prvega nivoja, na osnovi katerega je bila narejena prijava.

Preklican Prijava ni uspešno izvedena, projekt oz. prijava se prekliče.

3.4.4 Proces: Sprememba prijave projekta NVO Z namenom priprave spremembe prijave projekta na podlagi javnega razpisa/naročila je potrebno med novimi zadevami izbrati ustrezen proces: • Naziv procesa: Sprememba prijave projekta NVO (PROJEKT_SPREM_NVO)

V procesu sodelujejo uporabniki: Uporabniki Vloga PO DAC Osebje PO (DAC)

Odgovorni organ Osebje OO



29


Zagon procesa je vedno ročen. Proces lahko zažene uporabnik z vlogo: • porabniki odgovornega organa z vlogo »Osebje OO« • uporabniki PO DAC z vlogo: »Osebje PO (DAC)« V okviru zagona procesa uporabnik izbere projekt na drugem nivoju, za katerega želi vnesti spremembo. Projekt mora biti v statusu »V izvajanju«. Projekt mora imeti način dodelitve »javni razpis«. Izdela se kopija vloge Prijave. Prijavi se dodeli nova številka prijave (polje »Šifra prijave«).

Naloga: Vnos aneksa Naloga se dodeli uporabniku (vloga: »PO DAC« ali »OO«), ki je zagnal proces. Urejanje podatkov ni možno. Uporabniki lahko pregledujejo vnesene podatke prijave ter pripnejo podpisan aneks v aplikacijo, v register pravnih podlag. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Pregled prijave

Pregled podatkov prijave • Izdelaj zapis v registru pravnih podlag

Vnos podpisanega in skeniranega aneksa v register pravnih podlag. Pri tem se določeni podatki vpišejo sami na podlagi prijave.

Naloga: Sprememba prijave

Naloga se dodeli skupini uporabnikov z vlogo »Osebje OO). Urejajo se lahko vsi podatki prijave, ki so namenjeni urejanju. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Urejanje prijave

Urejanje podatkov prijave na podlagi sprememb aneksa.

Zaključek procesa Proces se zaključi, nova prijava na projekt oz. projekt gre v status izvajanja, predhodna prijava pa v status »Zaključen« Za zaključene prijave (status »V izvajanju«) je možen ogled podatkov prijave.

V sosledju z izvajanjem procesa se spreminjajo tudi statusi: • dokumenta prvotne prijave, • dokumenta nove prijave ter • samemu projektu Status Opis NOV Priprava prijave, prijava še ni shranjen.

(status nove prijave)

V dopolnitvi Zagnan je bil proces spremembe prijave na projekt. Vnos, dopolnitev podatkov Prijave na projekt. (status nove prijave, status prvotne prijave, status projekta)



Status Opis

V izvajanju Sprememba prijave je uspešno izvedena, projekt gre v izvajanje. (status nove prijave, status projekta) Ko preide projekt/prijava v status izvajanja, se v Akcijskem načrtu izvede dopolnitev projekta (projekt na drugem nivoju).

Zaključen Prvotna prijava se zaključi, v izvajanje je prešla nova prijava. (status prvotne prijave)

3.4.5 Proces: Sprememba prijave projekta OJP Z namenom priprave spremembe prijave projekta na podlagi neposredne dodelitve je potrebno med novimi zadevami izbrati ustrezen proces: • Naziv procesa: Sprememba prijave projekta OJP (PROJEKT_SPREM_OJP)

V procesu sodelujejo uporabniki: Uporabniki Vloga Odgovorni organ Osebje OO


Zagon procesa je vedno ročen. Proces lahko zažene uporabnik z vlogo: »Osebje OO«. V okviru zagona procesa uporabnik izbere projekt na drugem nivoju, za katerega želi vnesti spremembo. Projekt mora biti v statusu »V izvajanju«. Projekt mora imeti način dodelitve »neposredna dodelitev«. Izdela se kopija vloge Prijave. Prijavi se dodeli nova številka prijave (polje »Šifra prijave«).

Naloga: Sprememba prijave

Naloga se dodeli uporabniku (vloga: »Osebje OO«), ki je zagnal proces. Urejajo se lahko vsi podatki prijave, ki so namenjeni urejanju. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Urejanje prijave

Urejanje podatkov prijave



31

Dogodek Opis Naloga: Izdelava podlag za izvajanje procesa

Naloga se dodeli uporabniku (vloga: »Osebje OO«), ki je izvedel oz. zaključil predhodno nalogo. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Pregled prijave

Pregled podatkov prijave • Natisni dokument Odločitev ali Sklep TP

Možnost tiskanje obrazca Sprememba odločitve ali Sprememba sklepa TP

V nalogi je možno pripraviti dva tipa dokumentov, in sicer glede na kategorijo projekta • Spremembe in dopolnitve odlo čitve o podpori : v primeru, da

gre za prijavo projekta, ki ni projekt tehnične pomoči. • Spremembe in dopolnitve sklepa o dodelitvi sredstev

tehni čne pomo či: v primeru, da gre za prijavo projekta tehnične pomoči.

Naloga: Podpis in pripenjanje podlag

Naloga se dodeli uporabniku (vloga: »Osebje OO«), ki je izvedel oz. zaključil predhodno nalogo. Urejanje podatkov ni več možno. Uporabniki lahko pregledujejo vnesene podatke prijave ter pripnejo podpisano Odločitev ali Sklep TP v aplikacijo, v register pravnih podlag. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Pregled prijave

Pregled podatkov prijave • Izdelaj zapis v registru pravnih podlag

Vnos podpisanega in skeniranega obrazca Sprememba odločitve ali Sprememba sklepa TP v register pravnih podlag. Pri tem se določeni podatki vpišejo sami na podlagi prijave.

Zaključek procesa Proces se zaključi, prijava na projekt oz. projekt gre v status

izvajanja. Za zaključene prijave (status »V izvajanju«) je možen ogled vneseni podatkov prijave.

V sosledju z izvajanjem procesa se spreminjajo tudi statusi: • dokumenta prvotne prijave, • dokumenta nove prijave ter • samemu projektu Status Opis NOV Priprava prijave, prijava še ni shranjen.

(status nove prijave)

V dopolnitvi Zagnan je bil proces spremembe prijave na projekt. Vnos, dopolnitev podatkov Prijave na projekt. (status nove prijave, status prvotne prijave, status projekta)

V izvajanju Sprememba prijave je uspešno izvedena, projekt gre v izvajanje. (status nove prijave, status projekta) Ko preide projekt/prijava v status izvajanja, se v Akcijskem načrtu izvede dopolnitev projekta (projekt na drugem nivoju).



Status Opis

Zaključen Prvotna prijava se zaključi, v izvajanje je prešla nova prijava. (status prvotne prijave)

3.4.6 Proces: Preklic projekta Z namenom preklica projekta je potrebno med novimi zadevami izbrati ustrezen proces: • Naziv procesa: Preklic projekta (PROJEKT_PREKLIC)



Zagon procesa je vedno ročen. Proces lahko zažene uporabnik z vlogo: »Osebje OO«. V okviru zagona procesa uporabnik izbere projekt na drugem nivoju, katerega želi preklicati. Projekt mora biti v statusu »V izvajanju«.

Zaključek procesa Proces se zaključi, zadnja veljavna prijava na projekt oz. projekt gre v status »Deaktiviran«. Za preklicane prijave (status »Deaktiviran«) je možen pregled podatkov prijave.

V sosledju z izvajanjem procesa se spreminjajo tudi statusi: • dokumenta prijave ter • samemu projektu Status Opis Deaktiviran Projekt ter zadnja veljavna prijava na projekt sta preklicana oz.

deaktivirana.



33

3.4.7 Proces: Aktiviranje projekta Z namenom ponovnega aktiviranja prej preklicanega projekta je potrebno med novimi zadevami izbrati ustrezen proces: • Naziv procesa: Aktiviranje projekta (PROJEKT_AKTIVIRANJE)



Zagon procesa je vedno ročen. Proces lahko zažene uporabnik z vlogo: »Osebje OO«. V okviru zagona procesa uporabnik izbere projekt na drugem nivoju, kateremu želi spremeniti status »V izvajanje«. Projekt mora biti v statusu »Deaktiviran«.

Zaključek procesa Status projekta ter zadnje prijave se premakne v »V izvajanju«.

Za ponovno aktivirano prijavo (status »V izvajanju«) je možen pregled podatkov prijave.

V sosledju z izvajanjem procesa se spreminjajo tudi statusi: • projekta Status Opis V izvajanju Projekt in prijava se vrneta v izvajanje.

Spremeni se tudi status zadnje prijave v »V izvajanju«. Kontrola: V primeru, da se projekt ne nahaja v zadnjem akcijskemu načrtu, ga dodamo z vrednostmi zadnje prijave. Če že obstaja, se ustrezno prilagodijo vrednosti glede na prijavo.



3.4.8 Opis podatkov prijave na projekt

3.4.8.1 Mapa dokumenta Prijava projekta Mapa dokumenta prijave projekta predstavlja njegovo prvo stran. Iz mape so možne akcije glede na status dokumenta ter nalogo, v kateri se nahaja.

Slika 32: Mapa dokumenta Prijava projekta

3.4.8.2 Podrobnosti dokumenta Prijava na projekt Podatki zapisa dokumenta prijave so urejeni v več sklopov: • Osnovni podatki

• Prijava • Umestitev

• Časovnica • Aktivnosti • Vsebinski podatki • Namen in cilji • Kazalniki • Rezultati in učinki • Financiranje

• Proračun • Proračun po letih

• Predplačila • Preselitve / premestitve* • Obveščanje in objavljanje *Podatkovni sklop »Preselitve / premestitve« je viden samo v primeru tipa projekta »Projekt (nivo 2)-posebni primeri)«.



35


Slika 33: Prijava na projekt – Osnovni podatki

Polje Opis Šifra projekta Šifra projekta iz akcijskega načrta, ki se na koncu avtomatsko dopolni

z oznako cikla (A, B, C, itd.), npr. "ISF-B.SO2.6.3-02A", pri čemer prva cifra predstavlja zaporedno številko PP, druga pa zaporedno številko popravka. Šifra projekta določi ob zagonu projekta. Polje je namenjeno samo za prikaz.

Zaporedna številka projekta Zaporedna številka prijavljenega projekta: 1, 2, 3, 4, …, na podlagi katere SFC2014 generira svojo šifro. Šifra projekta določi ob zagonu projekta. Polje je namenjeno samo za prikaz.



Polje Opis

Kratek naslov projekta Kratek naziv projekta. Podatek se prenese iz akcijskega načrta glede na izbran projekt. Polje je namenjeno samo za prikazu.

Polni naslov projekta Polni naziv projekta. Če je polje prazno, se ob shranjevanju napolni iz polja »Kratki naslov projekta«. V primeru popravka prijave (proces: PROJEKT_SPREM_OJP), torej v statusu »V dopolnitvi«, urejanje podatka ni možno.

Vrsta projekta Vrsta projekta. Podatek se prenese iz akcijskega načrta glede na izbran projekt (kategorija). Glede na to, da se v AN načrtu nahaja kategorija za 5 nivo, se tu določi ekvivalentna kategorija nivoja 6. Polje je namenjeno samo za prikazu.

Ponavljajoč projekt Ali gre za ponavljajoč projekt? Izbira glede na to, če gre za kontinuiran projekt, ki se izvaja v projektnih ciklih oz. za enkraten projekt.

Nosilec vsebine Nosilec vsebine, prijavitelj. Podatek se prenese iz akcijskega načrta glede na izbran projekt. Polje je namenjeno samo za prikazu.

Končni upravičenec Končni upravičenec. Podatek se: • v primeru »neposredne dodelitve« se podatek določi že ob zagonu

procesa VNOS_PRIJAVA_OJP iz Nosilca vsebine na AN. Izjema: • Kjer se nosilec vsebine prične s »Policija«, je končni

upravičenec VEDNO 'Policija'. Tega partnerja drugače ni med nosilci.

• Kjer se nosilec vsebine prične z »MORS«, je končni upravičenec VEDNO 'MORS', tudi tam, kjer je nosilec 'MORS'.

• v primeru »javnega razpisa« podatek določi uporabnik že ob zagonu procesa VNOS_PRIJAVA_NVO.

Spreminjanje podatka ni možno.

Vodja projekta Vodja projekta. Izbira iz seznama osebja (vloga = »Projektni vodja«). Če želene osebe ni v seznamu, jo lahko uporabnik vnese v šifrant osebja (vnese lahko samo vlogo »Projektni vodja«). Povezava »Vnos v seznam osebja« odpre seznam osebja, kjer se vrši njegov vnos.

Kontaktna oseba za projekt Kontaktna oseba za projekt. Izbira iz seznama osebja (vloga = »Kontaktna oseba«). Če želene osebe ni v seznamu, jo lahko uporabnik vnese v šifrant osebja (vnese lahko samo vlogo »Kontaktna oseba«). Povezava »Vnos v seznam osebja« odpre seznam osebja, kjer se vrši njegov vnos.

Odgovorna oseba za projekt Odgovorna oseba za projekt. Izbira iz seznama osebja (vloga = »Odgovorna oseba«). Če želene osebe ni v seznamu, jo lahko uporabnik vnese v šifrant osebja (vnese lahko samo vlogo »Odgovorna oseba«). Povezava »Vnos v seznam osebja« odpre seznam osebja, kjer se vrši njegov vnos.

Gumb »Priloge« Gumb priloge odpre stran za dodajanje in urejanje prilog k Prijavi (za opis strani za nalaganje in ogled priponk glej poglavje 2.5.12).



37

3.4.8.2.2 Sklop: Prijava na projekt

Slika 34: Prijava na projekt – Prijava na projekt

Polje Opis Šifra prijave Šifra prijave na projekt.

Generira se avtomatsko tako, da se za šifro projekta izpiše "PP" in pa različica prijave po principu "1.0" prijave (npr. ISF-B.SO2.6.3-02A-PP-1.0). Če gre za popravek/dopolnitev prijave, se spremeni različica prijave (npr. ISF-B.SO2.6.3-02A-PP-1.1). Polje je namenjeno samo za prikaz.

Datum prijave projekta Datum prijave na projekt. V primeru javnih razpisov je to datum prijave končnega uporabnika na razpis.



Polje Opis Šifra AN Podlaga za prijavo na projekt – različica akcijskega načrta.

Avtomatsko se vzame zadnji potrjen AN, iz katerega se jemlje projekt za prijavo; določi se ob zagonu procesa. Polje je namenjeno samo za prikaz.

Datum potrditve AN Datum potrditve AN. Podatek se prenese iz akcijskega načrta glede na izbran projekt. Polje je namenjeno samo za prikaz.

Način dodelitve Način dodelitve projekta (neposredna dodelitev, javni razpis). Podatek se prenese iz akcijskega načrta glede na izbran projekt. Polje je namenjeno samo za prikaz.

Utemeljitev načina dodelitve Utemeljitev načina dodelitve. Navedejo se razlogi ki upravičujejo uporabo neposredne dodelitve, tj. kadar posebna narava projekta oziroma tehnične ali upravne pristojnosti ustreznih teles ne omogočajo druge rešitve, kot velja v primeru legalnega ali dejanskega monopola. Navesti je potrebno tudi ustrezne pravne podlage. Polje se vnaša samo v primeru »neposredne dodelitve. V primeru »javnega razpisa« je vnos v polje onemogočen. Kontrola: Podatek je obvezen v primeru »neposredne dodelitve«.

Postopek javnega razpisa ali Odločitev ali Sklep TP

V primeru procesa vrste »javni razpis«, so prikazani podatki • Številka pogodbe – Št. dokumenta • Številka postopka – Številka postopka (SPIS), • Vrsta postopka – Vrsta postopka • Skrbnik pogodbe – Skrbnik/odgovorna oseba. V primeru »javnega razpisa« se prenesejo iz pravne podlage (sklenjena pogodba mora biti predhodno vnesena v register pravnih podlag). Polja so namenjena samo za prikaz. V primeru vrste projekta »neposredne dodelitev« je prikazana oznaka odločitve ali sklepa tehnične pomoči. Gumb »Pravna podlaga« v obeh primerih omogoča: • ogled pravne podlage. Odpre se register pravnih podlag. Če je v

registru še ni, jo uporabnik lahko vnese v register.

Opombe (največ 900 znakov)

Morebitne splošne opombe in komentarji k prijavi projekta.



39

3.4.8.2.3 Sklop: Umestitev

Slika 35: Prijava na projekt – Umestitev

Polje Opis Številka NRP Številka, oznaka NRP.

Sklad Oznaka in naziv sklada/nacionalnega programa iz akcijskega načrta.

Polje je namenjeno samo za prikaz.

Posebni cilj Oznaka in naziv posebnega cilja iz akcijskega načrta. Polje je namenjeno samo za prikaz.

Nacionalni cilj Oznaka in naziv nacionalnega cilja iz akcijskega načrta. Polje je namenjeno samo za prikaz.

Ukrep Oznaka in naziv ukrepa iz akcijskega načrta. Polje je namenjeno samo za prikaz.



3.4.8.2.4 Sklop: Časovnica

Slika 36: Prijava na projekt – Časovnica

Polje Opis Predviden datum začetka projekta

Predviden datum začetka projekta. Kontrola: Ali je datum v okviru predvidenega obdobja izvajanja glede na akcijski načrt (glede na dinamiko po letih).

Predviden datum zaključka projekta

Predviden datum zaključka projekta. Kontrola: Ali je datum v okviru predvidenega obdobja izvajanja glede na akcijski načrt (glede na dinamiko po letih).

3.4.8.2.5 Sklop: Aktivnosti

Slika 37: Prijava na projekt – Aktivnosti projekta

Polje Opis



41

Polje Opis Aktivnosti projekta Seznam aktivnosti projekta.

Aktivnosti lahko pregledujemo v tabeli. Urejamo in pregledujemo pa v detajlu na novi strani (glej Slika 38). Vpišejo se načrtovane aktivnosti ter okvirni datumi predvidenega začetka in zaključka aktivnosti. Aktivnosti morajo biti zaključene celote, ki omogočajo tudi jasno opredelitev stroškov (npr. postopek nabave, usposabljanje, študijski obisk, konferenca, ipd.).

Slika 38: Prijava na projekt – Aktivnosti projekta - detajl

Polje Opis Šifra Šifra aktivnosti projekta. Določi se avtomatsko po pravilu:

• »A-« - fiksna oznaka • »XXX« - trimestna zaporedna številka aktivnosti znotraj projekta. Polje je namenjeno samo ogledu.

Aktivnost (največ 90 znakov) Opis, naziv projektne aktivnosti (max 90 znakov).

Opis Daljši opis aktivnosti.

Predvidvidena izvedba od Predviden datum začetka izvajanja aktivnosti.

Do Predviden datum zaključka izvajanja aktivnosti.



3.4.8.2.6 Sklop: Vsebinski podatki

Slika 39: Prijava na projekt – Vsebinski podatki

Polje Opis Kraji izvajanja projekta Kraji izvajanja projekta.

Povzetek / opis projekta (največ 900 znakov)

Povzetek oz. daljši opis projekta (do 900 znakov).

Spremljanje in nadzor nad izvajanjem projekta (največ 900 znakov)

Spremljanje in nadzor nad izvajanjem projekta. Opiše se metodologija za spremljanje izvajanja projekta v povezavi s projektnimi aktivnostmi, cilji, kazalniki in rezultati (max 900 znakov).

Tveganja in ukrepi za ublažitev tveganj

Tveganja in ukrepi za ublažitev tveganj. Opredelijo se morebitna tveganja za uspešno izvedbo projekta in orodja za ublažitev teh tveganj.



43

Polje Opis Ciljne skupine oz, končni uporabniki

Ciljne skupine oz, končni uporabniki rezultatov projekta.

Predvideni prejemniki denarnih spodbud in namen le-teh

Predvideni prejemniki denarnih spodbud in namen le-teh.

Predvideni vpliv projekta Predvideni dolgoročni vpliv projekta.

3.4.8.2.7 Sklop: Namen in cilji

Slika 40: Prijava na projekt – Namen in cilji

Polje Opis Namen projekta (največ 900 znakov)

Namen projekta (max 900 znakov). Opredeli se namen projekta, ki sporoča, zakaj se projekt izvaja (ne zaradi samega projekta, ampak zato, da bi prinesel določene koristi). Pri namenu projekta se vprašamo, kaj je tisto, kar se nadejamo, da bomo s projektom dosegli.

Cilji projekta Seznam ciljev projekta. Cilje lahko pregledujemo v tabeli. Urejamo in pregledujemo pa v detajlu na novi strani (glej Slika 41). Vpišejo se predvideni cilji projekta, ki morajo biti oprijemljivi (kaj želimo doseči z izdelki projekta). Pri opredeljevanju ciljev se vprašamo, kaj je tisto, kar se bomo trudili doseči v okviru projekta.



Slika 41: Prijava na projekt – Cilji projekta - detajl

Polje Opis Šifra Šifra projektnega cilja. Določi se avtomatsko po pravilu:

• »C-« - fiksna oznaka • »XXX« - trimestna zaporedna številka cilja znotraj projekta. Polje je namenjeno samo ogledu.

Opis (največ 300 znakov) Opis, naziv projektnega cilja (max 300 znakov).


Slika 42: Prijava na projekt – Kazalniki projekta

Polje Opis Kazalniki projekta Seznam kazalnikov projekta.

Kazalnike lahko pregledujemo v tabeli. Urejamo in pregledujemo pa v detajlu na novi strani (glej Slika 43).



45

Slika 43: Prijava na projekt – Kazalniki projekta - detajl

Polje Opis Ob izdelavi Prijave, se med kazalnike prenesejo vsi kazalniki projekta

5. nivoja, iz katerega nastane nov projekt. Teh kazalnikov ni mogoče umikati ali jih spreminjati. Dodajajo se lahko novi. V primeru, če gre za nov kazalnik, ga mora vnašalec najprej vnesti v seznam kazalnikov. Gumb »Vnos v seznam kazalnikov« odpre seznam kazalnikov, kjer se vrši njegov vnos. Dodajo se lahko samo kazalniki »Vrsta kazalnika« = «Posebni«. Pri tem se avtomatsko v seznam kazalnikov vpiše šifra projekta iz AN (šifra projekta 5. nivoja) v polje »Referenčni projekt«. Nato lahko izbrani kazalnik doda na projektno prijavo. Spreminjati/popravljati je možno le kazalnike »Vrsta kazalnika« = «Posebni«. Vpišejo se le dodatni kazalniki projekta za merjenje uspešnosti projekta, tj. tisti, ki niso opredeljeni v akcijskem načrtu. Kazalniki morajo biti merljivi. Izhodiščne vrednosti se določijo le, če je to primerno, sicer ostane ničla. Ciljne vrednosti se določijo le na ravni projekta (ne za vse projekte, kjer se kazalnik uporablja). Pri določanju kazalnikov je potrebno upoštevati sledeče:: • Vrsta kazalnika je lahko: (posebni (vezani le na projekt). • Tip podatkov je lahko: (a) seštevek (npr. št. udeležencev ali

vrednost opreme) ali (b) trend (npr. % razpoložljivosti ali % pokritosti)

• Način poročanja je lahko: (a) z vsakim zahtevkom na projektu (npr. št. udeležencev) ali (b) ob zaključku projekta (npr. št. projektov ali št. razvitih orodij).

• Vir podatkov je lahko projektno poročanje (realizacija po projektu), podatki iz uradnih evidenc, podatki organov ipd.

Šifra Šifra kazalnika projekta. Prenese se iz seznama kazalnikov.

Polje je namenjeno samo ogledu.

Opis Opis, naziv projektnega kazalnika. Podatek se prenese iz seznama kazalnikov. Polje je namenjeno samo ogledu.



Polje Opis Ciljna vrednost Ciljna vrednost kazalnika.

Podatek se prenese iz seznama kazalnikov. Polje je namenjeno samo ogledu.

3.4.8.2.9 Sklop: Rezultati in u činki

Slika 44: Prijava na projekt – Predvideni rezultati in učinki

Polje Opis Predvideni rezultati in učinki (največ 900 znakov)

Prevideni kratkoročni rezultati in učinki projekta (max 900 znakov).

3.4.8.2.10 Sklop: Financiranje

Slika 45: Prijava na projekt – Financiranje projekta



47

Polje Opis Utemeljitev projektnega proračuna (največ 900 znakov)

Utemeljitev projektnega proračuna (predstavitev variant in njihovih finančnih posledic, utemeljitev zneskov, kategorij stroškov in prihodkov). Vpiše se utemeljitev načrtovane skupne vrednosti projekta ter predvidenih stroškov in prihodkov (zakaj je predlagana rešitev optimalna z vidika financiranja). (max 900 znakov)

Prispevek Unije (%) Odstotek prispevka Unije. Podatek se prenese iz Akcijskega načrta.

Utemeljitev za > 75% sofinanciranja (največ 250 znakov)

Utemeljitev za višjo stopnjo sofinanciranja Unije od 75%. Obvezen vnost za projekte pod posebnimi ukrepi. (max 250 znakov).

Ukrepi za zagotavljanje stroškovne učinkovitosti projekta (največ 900 znakov)

Vpišejo se ukrepi, s katerimi se zagotavlja stroškovna učinkovitost projekta (npr. analiza trga, postopek javnega naročila, strokovne analize, mnenja ipd.). (max 900 znakov)

Komplementarnost z drugimi projekti oz. viri financiranja

Podatki o komplementarnosti z drugimi morebitnimi viri financiranja, tako nacionalnimi kot drugimi.

3.4.8.2.11 Sklop: Prora čun

Slika 46: Prijava na projekt – Proračun projekta



Polje Opis Določi se projektni proračun po kategorijah stroškov in prihodkov,

vpišejo se tudi skupni seštevki. Pri posrednih stroških se vpiše stopnja pavšalnega financiranja glede na pravila upravičenosti. Pri prihodkih projekta se opredelijo tudi deleži posameznega vira, pri čemer se upoštevajo stopnje sofinanciranja EU iz akcijskega načrta. Predvideni stroški in prihodki morajo biti uravnoteženi.

Proračunska kategorija Seznam proračunskih kategorij. Tabela se kreira avtomatsko z vpisanimi kategorijami. Določene od teh kategorij je možno urejati (povezava »Odpri« pred nazivom kategorije), druge so namenjene samo ogledu, njihovi zneski pa se izračunavajo avtomatsko glede na podrejene kategorije. Podatke posamezne proračunske kategorije lahko pregledujemo v tabeli. Urejamo in pregledujemo pa v detajlu na novi strani (glej Slika 47).

Načrtovani proračun Znesek načrtovanega proračuna za posamezno kategorijo.

Delež Delež posamezne kategorije (glej opis posamezne kategorije v nadaljevanju).

Slika 47: Prijava na projekt – Proračun projekta - detajl

Proračunska kategorija Opis Kontrola: Projekt ne sme preseči načrtovane vrednosti v AN (polje

»Celoten znesek (stroški skupaj)« v AN). Kontrola: Če znesek prispevka Unije preseže 75% (delež se vzame iz AN), je potreben vnos v polje »Utemeljitev za > 75% sofinanciranja« v podatkovnem sklopu »Financiranje«.

Stroški* Vsota vseh stroškov: I + II + III. Podatek se izračuna avtomatsko. Podatek je namenjen samo ogledu.



49

Proračunska kategorija Opis Delež se ne izračunava/prikazuje.

I. Neposredni upravičeni stroški (A-G)*

Vsota vseh neposrednih upravičenih stroškov: A + B + … + G. Podatek se izračuna avtomatsko. Podatek je namenjen samo ogledu. Delež se ne izračunava/prikazuje.

A. Stroški plač Stroški plač. Delež se ne izračunava/prikazuje.

B. Potni stroški Potni stroški. Delež se ne izračunava/prikazuje.

C. Oprema in neopredmetena sredstva

Oprema in neopredmetena sredstva. Delež se ne izračunava/prikazuje.

D. Nepremičnine Nepremičnine. Delež se ne izračunava/prikazuje.

E. Potrošni material, zaloge in splošne storitve

Potrošni material, zaloge in splošne storitve. Delež se ne izračunava/prikazuje.

F. Drugi neposredni stroški Drugi neposredni stroški. Delež se ne izračunava/prikazuje.

G. Posebni stroški v zvezi s ciljnimi skupinami

Posebni stroški v zvezi s ciljnimi skupinami. Delež se ne izračunava/prikazuje.

H. Posredni upravičeni stroški

Posredni upravičeni stroški. Le-ti so izjema pri vnosu. Vpiše se delež, izračuna pa znesek, in sicer kot delež v vsotu stroškov A-G. Znesek se zaokroži navzdol na dve decimalki (posredni stroški in prispevek Unije se vedno zaokrožujeta navzdol).

I. Drugi poenostavljeni stroški

Drugi poenostavljeni stroški.

Prihodki* Vsota vseh prihodkov: I + II + III + IV + V.

Podatek se izračuna avtomatsko. Podatek je namenjen samo ogledu.

I. Prispevek Unije Prispevek Unije ter njegov delež v vseh prihodkih (polje Prihodki). Odstotek (delež) prispevka se prenese iz AN. Znesek pa se izračuna kot razlika: (vsota Stroški – znesek V) * delež EU.

II. Slovenska soudeležba Slovenska soudeležba ter njen delež v vseh prihodkih (polje Prihodki). Znesek se izračuna: vsota Stroški – zneski I – III – IV - V. Odstotek (delež) se izračuna od vsota Stroški – znesek V.

III. Prispevek končnega upravičenca in partnerjev

Prispevek končnega upravičenca in partnerjev v projektu ter njegov delež. Podatek se vnese ročno. Odstotek (delež) se izračuna od vsota Stroški – znesek V.

IV. Prispevek tretjih strank Prispevek tretjih strank ter njegov delež. Podatek se vnese ročno.



Proračunska kategorija Opis Odstotek (delež) se izračuna od vsota Stroški – znesek V.

V. Prejemki, ki nastanejo zaradi projekta

Prejemki, ki nastanejo zaradi projekta. Podatek se vnese ročno.

* V sklopu detajla se lahko pomikamo tudi med kategorijami, ki so namenjene samo ogledu, zneski pa se izračunavajo iz podrejenih kategorij (Stroški, I. Neposredni upravičeni stroški (A-G) ter Prihodki).

3.4.8.2.12 Sklop: Prora čun po letih

Slika 48: Prijava na projekt – Proračun projekta po letih

Polje Opis Kontrola: Vsota vseh letnih zneskov se mora ujemati s predvidenimi

stroški projektnega proračuna. Kontrola: Zneski so lahko vpisani v največ štirih zaporednih letih.

2014 … 2023 Znesek stroškov po letih. Vpišejo se predvidena koledarska leta izvajanja projekta in razrez celotnih predvidenih stroškov projekta iz projektnega proračuna po letih.



51

3.4.8.2.13 Sklop: Predpla čila

Slika 49: Prijava na projekt – Predvidena predplačila

Polje Opis V primeru, da se projekt izvaja na podlagi javnega razpisa in je v

pogodbi o sofinanciranju predvideno predplačilo, se vpiše odstotek in znesek predplačila.

Odstotek predvidenega predplačila

Odstotek predvidenega predplačila. Podatek se izračuna avtomatsko: • Znesek predvidenega predplačila / Stroški. Polje je namenjeno samo ogledu.

Znesek predvidenega predplačila

Znesek predvidenega predplačila.

3.4.8.2.14 Sklop: Preselitve / premestitve Podatkovni sklop »Preselitve / premestitve« je viden samo v primeru tipa projekta »Projekt (nivo 2)-posebni primeri)«.

Slika 50: Prijava na projekt – Preselitve / premestitve



Polje Opis Obdobje zaveze Izbira obdobja zaveze.

Opcije izbire 2014-2015, 2016-2017 2018-2020 so fiksno navedene. Kontrola: Obvezna izbira ene od vrednosti, če omogočen vnos v okviru sklopa Preselitve/premestitve.

Preselitev v okviru prednostnih nalog Unije na področju preseljevanja

Ali gre za preselitev v okviru prednostnih nalog Unije na področju preseljevanja? Izbira med vrednostmi: • Da, • Ne. Kontrola: Obvezna izbira ene od vrednosti, če omogočen vnos v okviru sklopa Preselitve/premestitve.

Vrsta zaveze Izbira, za kakšno zavezo gre: • Preselitev • Premesitev Kontrola: Obvezna izbira ene od vrednosti, če omogočen vnos v okviru sklopa Preselitve/premestitve.

Zaveza Število oseb za preslitev / premestitev (glede na polje Vrsta zaveze). Kontrola: Obvezen vnos, če omogočen vnos v okviru sklopa Preselitve/premestitve.

3.4.8.2.15 Sklop: Obveš čanje in objavljanje

Slika 51: Prijava na projekt – Obveščanje in objavljanje

Polje Opis Ukrepi obveščanja in objavljanja za povečanje spodbud in namen le-teh (največ 900 znakov)

Ukrepi obveščanja in objavljanja za povečanje prepoznavnosti financiranja EU (max 900 znakov).

3.4.8.3 Podrobnosti dokumenta Kontrolna lista Prija va Kontrolna lista Prijava (KL) se izpolnjuje samo v primeru projektov neposredne dodelitve (proces Prijava projekta OJP). Kontrolna lista Prijava (KL) se pripravi na enak način, kot je pripravljena Prijava. Podatki so enako razvrščeni po podatkovnih sklopih. Razlika je: • Na KL je poleg podatkov dodano še kontrolno vprašanje z možnostjo vnosa odločitve ter morebitne

opombe. V nadaljevanju je prikazanih nekaj slik ekranskih mask. Ostale se pripravijo na podoben način (glej Slika 53, Slika 54, Slika 55).

• Na KL podatkov ni možno urejati. Izjema so podatki odgovora na vprašanje ter morebiten vnos opombe.



53

• Dodan je tudi nov podatkovni sklop »Ugotovitve kontrole«, na katerega izvajalec kontrole vnese ugotovitve kontrole ter odločitev (glej poglavje 3.4.8.3.1).

• V primeru potrebe po dopolnitvi prijave, se na novi kontrolni listi spremenjeni podatki glede na

prejšnjo prijavo označijo z ikono » «. Prav tako se v tem primeru v orodni vrstici prikaže gumb (»Ogled sprememb«), ki uporabnika preusmeri na ustrezno stran Prijave, na kateri se nahaja prvoten podatek. V primeru tabelaričnih prikazov, ima spremenjena vrstica oznako v stolpcu tabele »Sprememba«, ko vrstico odpremo, pa je spremenjen podatek tudi označeno.

Slika 52: KL Prijava – Sledenje spremembam podatkov

Slika 53: KL Prijava – kontrola Osnovnih podatkov



Slika 54: KL Prijava – kontrola Namena in ciljev

Slika 55: KL Prijava – kontrola Aktivnosti



55

Slika 56: KL Prijava – kontrola projektnega proračuna



3.4.8.3.1 Sklop: Ugotovitve kontrole

Slika 57: KL Prijava – Ugotovitve kontrole

Polje Opis Ugotovitve odgovornega organa po opravljeni kontroli prijave projekta

Izvajalec kontrole izbere eno od navedenih ugotovitev. Izbira ene od opcij je obvezna. Glede na izbrano ugotovitev: • prijava projekta ni skladna s programskimi dokumenti, projekt se

ne odobri in vrne prijavitelju v dopolnitev => se proces nadaljevanje v nalogi »Dopolnitev prijave «

• prijava projekta je skladna s programskimi dokumenti, projekt se odobri => nadaljevanje v vozlišču »Neposredna dodelitev «.

• popravljena prijava projekta je skladna s programskimi dokumenti, projekt se odobri => nadaljevanje v vozlišču »Neposredna dodelitev «.

• prijava projekta ni skladna s programskimi dokumenti, projekt se prekliče => zaključek procesa (neuspešen zaklju ček)

Posebne ugotovitve Tekstualni zapis posebnih ugotovitev kontrole.

Datum Datum izvedene kontrole.

Podatek je obvezen.

Izvedel Oseba, ki je izvedla kontrolo. Izbira iz seznama osebja (vloga = »Osebje odgovornega organa«).



57

Polje Opis Če želene osebe ni v seznamu, jo lahko uporabnik vnese v šifrant osebja (vnese lahko samo vlogo »Osebje odgovornega organa«). Povezava »Vnos v seznam osebja« odpre seznam osebja, kjer se vrši njegov vnos. Podatek je obvezen.

3.4.8.4 Zapisi v registru pravnih podlag Postopek odpre register pravnih podlag s seznamom vseh pravnih podlag, ki se tičejo konkretnega dokumenta Prijave na projekt. Gre za dokumente, npr: • Pogodba • Prijava na projekt • Kontrolna lista Prijava • Odločitev o podpori • Sklep o dodelitvi sredstev tehnične pomoči

3.5 Priprava in kontrola zahtevka za izpla čilo (ZzI) ter

generiranje zahtevka za povra čilo (ZzP)

3.5.1 Proces: Priprava zahtevka za izpla čilo Z namenom priprave zahtevka za izplačilo projekta je potrebno med novimi zadevami izbrati ustrezen proces: • Naziv procesa: Priprava zahtevka za izplačilo (ZZI_PRIPRAVA)

V procesu sodelujejo uporabniki: Uporabniki Vloga KU NVO Kontaktno osebje (NVO) PO DAC Osebje PO (DAC) Odgovorni organ Osebje OO


Zagon procesa je vedno ročen. Proces lahko zažene uporabnik KU NVO z vlogo »Kontaktno osebje (NVO).



Dogodek Opis V okviru zagona procesa uporabnik izbere projekt na drugem nivoju, za katerega želi vnesti ZzI. Projekt se mora nahajati v statusu »V izvajanju«. Izbira lahko samo med projekti z načinom dodelitve »javni razpis«, kjer je KU NVO naveden kot končni upravičenec. V okviru zagona procesa določi tudi Vrsto ZzI, izbira lahko med vrednostmi: • Izplačilo • Predplačilo (avans)

Naloga: Vnos ZzI Naloga se dodeli uporabniku KU NVO (vloga: »Kontaktno osebje (NVO)«), ki je zagnal proces. Urejajo se lahko vsi podatki ZzI, ki so namenjeni urejanju. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Vnos obračunskega lista stroškov dela

Vnos podatkov obračunskih listov stroškov dela • Vnos ZzI

Vnos zahtevka za izplačilo • Natisni obračunski list

Možnost tiskanja obrazcev obračunskega lista • Natisni ZzI

Možnost tiskanja obrazca ZzI

Naloga: Podpis in pripenjanje ZzI

Naloga se dodeli uporabniku KU NVO, ki je izvedel oz. zaključil predhodno nalogo. Urejanje podatkov ni več možno. Uporabniki lahko pregledujejo vnesene podatke ZzI in Obračunskega lista ter pripne podpisan ZzI v aplikacijo, v register pravnih podlag. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Pregled ZzI

Pregled podatkov obrazca ZzI • Pregled obračunskega lista stroškov dela

Pregled podatkov obračunskih listov • Izdelaj zapis v registru pravnih podlag

Vnos podpisanega in skeniranega obrazca ZzI v register pravnih podlag. Pri tem se določeni podatki vpišejo sami na podlagi vnesenih podatkov ZzI.

Naloga: V čakanju na kontrolo PO

Naloga se dodeli uporabnikom PO DAC z vlogo »Osebje PO (DAC)« ter OO z vlogo »Osebje OO«. Urejanje podatkov ni več možno. Uporabniki lahko pregledujejo vnesene podatke ZzP.

Naloga: Izvedba kontrole ZzI (PO)

Naloga se dodeli uporabniku PO DAC ali OO, ki je zaključil predhodno nalogo. Urejanje podatkov ZzI ni več možno. Avtomatsko se izdela kontrolna lista ZzI. Uporabniki lahko pregledujejo vnesene podatke ZzI in Obračunskega lista ter izvedejo samo kontrolo. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Pregled ZzI



59

Dogodek Opis Pregled podatkov obrazca ZzI

• Pregled obračunskega lista stroškov dela Pregled podatkov obračunskih listov

• Izvedba kontrole KL ZzI Izvedba kontrole podatkov ter vnos ugotovitev na kontrolno listo

• Natisni kontrolno listo ZzI Možnost tiskanja kontrolne liste ZzI

• Natisni Obvestilo ZzI (samo, če so na KL ugotovljeni neupravičeni

izdatki) Možnost tiskanja Obvestila o zmanjšanju upravičenih izdatkov zahtevka za izplačilo

Kontrola: Če je odločitev kontrole, da je ZzI zavrnjen v celoti/delno (ugotovitev kontrole: ZzI Popr.-ZMANJŠANO, ZzI-ZAVRNJENO ali ZzI-ODOBRENO), je potrebno natisniti kontrolni obrazec ZzI Obvestilo (»Obvestilo o zmanjšanju upravičenih izdatkov zahtevka za izplačilo«). Kontrola: Pred zaključkom naloge, se izvede kontrola, če so bila izpolnjena vsa polja kontrolne liste (podani vsi odgovori na vprašanja).

Naloga: Podpis in pripenjanje KL ZzI

Naloga se dodeli uporabniku PO DAC ali OO, ki je izvedel oz. zaključil predhodno nalogo. Urejanje podatkov ni več možno. Uporabniki lahko pregledujejo vnesene podatke ZzI, Obračunskega lista, Kontrolne liste, pripnejo podpisano kontrolno listo ter obvestilo ZzI v register pravnih podlag ter po potrebi izdelajo prenos nepravilnosti v register nepravilnosti. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Pregled ZzI

Pregled podatkov obračunskih listov • Pregled obračunskega lista stroškov dela

Pregled podatkov obračunskih listov • Pregled kontrolne liste ZzI

Pregled podatkov kontrolne liste ZzI • Izdelaj zapis v registru pravnih podlag

Vnos podpisanega in skeniranega obrazca kontrolne liste ZzI ter Obvestila ZzI v register pravnih podlag. Pri tem se določeni podatki vpišejo sami na podlagi vnesenih podatkov ZzI.

• Izdelaj zapise v register nepravilnosti (samo, če so na KL

ugotovljeni neupravičeni izdatki) Akcija se izvede avtomatsko.

Kontrola: Pred zaključkom naloge (še pred izdelavo zapisov v reg. nepravilnosti) se izvede kontrola, če je bilo v reg. pravnih podlag naloženo obvestilo. Obvestilo se pripravi v prejšnji nalogi v primeru ugotovitev kontrole: ZzI Popr.-ZMANJŠANO, ZzI-ZAVRNJENO ali ZzI-ODOBRENO.

Vozlišče: Ali je ZzI primeren za izplačilo?

Glede na ugotovitve po opravljeni kontroli (polje »Ugotovitve po opravljeni kontroli«): • ZzI-ODOBRENO: Pregled prejete dokumentacije dovoljuje

izvedbo plačila končnemu upravičencu v celoti in pripravo zahtevka za povračilo => nadaljevanje procesa v vozlišču »Ali je



Dogodek Opis ZzI za avans? «

• ZzI-ZMANJŠANO: Zahtevek za izplačilo dovoljuje izvedbo plačila končnemu upravičencu v znesku, zmanjšanem za višino ugotovljenih neupravičenih izdatkov, in pripravo zahtevka za povračilo => nadaljevanje procesa v vozlišču »Ali je ZzI za avans? «

• ZzI-VRNJENO: Pregled prejete dokumentacije narekuje pripravo popravka zahtevka za izplačilo in/ali pridobitev manjkajoče dokumentacije => nadaljevanje procesa v nalogi »Dopolnitev ZzI«.

• ZzI Popr.-ODOBRENO: Popravek zahtevka za izplačilo dovoljuje izvedbo izplačila končnemu upravičencu v celoti in pripravo zahtevka za povračilo => nadaljevanje procesa v vozlišču »Ali je ZzI za avans? «

• ZzI Popr.-ZMANJŠANO: Popravek zahtevka za izplačilo dovoljuje izvedbo izplačila končnemu v znesku, zmanjšanem za višino ugotovljenih neupravičenih izdatkov => nadaljevanje procesa v vozlišču »Ali je ZzI za avans? «.

• ZzI-ZAVRNJENO: Pregled prejete dokumentacije ne dovoljuje izvedbo plačila končnemu upravičencu v celoti. => zaključek procesa (neuspešen zaklju ček)

Kontrola: Uporabnik lahko izbere eno od možnosti: • ZzI-ODOBRENO: če to prva KL ZzI in niso bile na KL ugotovljene

nepravilnosti. • ZzI-ZMANJŠANO: če to prva KL ZzI in so bile na KL ugotovljene

nepravilnosti. • ZzI-VRNJENO: če so bile na KL ugotovljene nepravilnosti. • ZzI Popr.-ODOBRENO: če je druga ali višja KL ZzI, na kateri niso

bile na KL ugotovljene nepravilnosti. • ZzI Popr.-ZMANJŠANO: če so bile na KL ugotovljene

nepravilnosti. • ZzI-ZAVRNJENO: če so bile na KL ugotovljene nepravilnosti.

Naloga: Dopolnitev ZzI Naloga se dodeli uporabniku, ki je izvajal nalogo »Vnos prijave « (uporabnik KU NVO (vloga: »Kontaktno osebje (NVO)«). Avtomatsko se izdela kopija obrazca ZzI, ki ga lahko uporabnik v celoti ureja. Naloga je v bistvu ekvivalent naloge »Vnos ZzI« . Obrazcu ZzI se dodeli nova številka (polje »Šifra ZzI«). Avtomatsko se mu priredijo tudi že prej v register pravnih podlag pripeta pogodba. Avtomatsko se mu priredijo tudi vse priloge kot so npr. računi, razna dokazila nedoseganja ciljev, aktivnosti, ipd. (Ne pripne pa se mu dokumentacija prejšnje verzije ZzI iz registra pravnih podlag: podpisan obrazec ZzI, KL ZzI.) Predhodna verzija obrazca ZzI se shrani z vsemi priloženimi dokumenti. V okviru naloge je možna izvedba akcij (iste kot za nalogo »Vnos ZzI«): • Dopolnitev ZzI

Urejanje/dopolnitev podatkov obrazca ZzI • Dopolnitev obračunskega lista stroškov dela

Urejanje/dopolnitev podatkov obračunskih listov stroškov dela • Natisni obračunski list

Možnost tiskanja obračunskega lista



61

Dogodek Opis • Natisni ZzI

Možnost tiskanja obrazca ZzI Po zaključku naloge se proces nadaljuje v nalogi »Podpis in pripenjanje ZzI «.

Vozlišče: Ali je ZzI primeren za izplačilo?

Glede ne podatek »Vrsta ZzI«: • »Izplačilo« => nadaljevanje procesa v nalogi »Zagon procesa

ZZP_PRIPRAVA_KONTROLA_2F «. • »Predplačilo (avans)« => zaključek procesa (uspešen zaklju ček -

avans )

Naloga: Zagon procesa ZZP_PRIPRAVA_KONTROLA

Naloga se izvede avtomatsko (t.i. »service task«). Naloga zažene proces »ZZP_PRIPRAVA_KONTROLA « ter iz obrazca ZzI generira obrazec ZzP v statusu »ZzP v dopolnitvi« (glej poglavje 3.6). Nastalemu obrazcu ZzP se v register podlag avtomatsko pripne kontrola lista obrazca ZzI, iz katerega je nastal (kopija zapisa KL ZzI v registru pravnih podlag). Nastalemu obrazcu ZzP se avtomatsko skopirajo tudi vsi zapisi v registru pravnih podlag (le zapisi, ki so vezani na izdatke) in registru računov. Zneski izdatkov na nastalemu ZzP se zmanjšajo za znesek »Neupravičeno« iz KL ZzI.

Zaključek procesa (Uspešen zaklju ček - avans )

Proces se zaključi, obrazec ZzI gre v status odobreno (avans). Za zaključene ZzI (status »ZzI Odobreno OO (Avans)«) je možen pregled podatkov ZzI.


Proces se zaključi, obrazec ZzI gre v status odobreno (v izplačilo). Za zaključene ZzI (status »ZzI Odobreno PO (V izplačilo)«) je možen pregled podatkov ZzI.


Proces se zaključi, zahtevek ZzI je zavrnjen. Za zaključene ZzI (status »ZzI Zavrnjeno«) je je možen pregled podatkov ZzI.

V sosledju z izvajanjem procesa se dokumentu ZzI spreminjajo tudi statusi: Status Opis NOV Priprava obrazca, ki še ni shranjen.

ZzI V pripravi Obrazec ZzI je shranjen.

Vnos in urejanje podatkov ZzI.

ZzI Posredovano PO Obrazec ZzP je posredovan v kontrolo PO DAC.

ZzI V kontroli PO (100%) Obrazec ZzI se nahaja v kontroli PO DAC. Izdelava kontrole liste, izvedba kontrole.

ZzI V dopolnitvi PO DAC je vrnil Obrazec ZzI v dopolnitev. Vnos, dopolnitev podatkov Obrazec ZzI.



Status Opis

ZzI Odobreno OO (Avans) Obrazec ZzI je potrjen, odobreno izplačilo avansa.

ZzI Odobreno PO (V izplačilo)

Obrazec ZzI je potrjen, odobreno izplačilo.

ZzI Zavrnjeno Obrazec ZzI je zavrnjen v celoti.

Glede na to, da se ob zaključku procesa generira obrazec ZzP se tudi njemu spreminjajo tudi statusi: Status Opis NOV Priprava obrazca, ki še ni shranjen.

ZzP V dopolnitvi

Obrazec ZzP, ki je nastal na podlagi predhodno potrjenega obrazca Zzi, ki je šel v izplačilo.

3.5.2 Opis podatkov ZzI

3.5.2.1 Mapa dokumenta ZzI

Slika 58: Mapa dokumenta ZzI

3.5.2.2 Podrobnosti dokumenta Zahtevek za izpla čilo Podatki zapisa ZzI so urejeni v več sklopov: • Osnovni podatki • Splošni podatki projekta

• Umestitev • Predplačila* • Namen in cilji • Kazalniki • Aktivnosti



63

• Obveščanje in objavljanje • Izdatki • Zaključek projekta**

• Rezultati in učinki • Kazalniki • Časovnica • Aktivnosti • Namen in cilji • Vsebinski podatki • Financiranje • Proračun

* Podatkovni sklop »Predplačila« se prikaže samo, če gre za vrsto ZzI »Predplačilo (avans)«, ki se določi ob zagonu procesa. ** »Zaključek projekta« v bistvu ni podatkovni sklop, le razmejuje vsebino v seznamu sklopov ZzI. »Zaključek projekta« so prikazani le, če gre za ZzI, na katerem je označeno »Projekt je zaključen, to je končni ZzI na projektu«.


Slika 59: ZzI – Osnovni podatki



Polje Opis Šifra ZzI Šifra ZzI.

Generira se avtomatsko ob zagonu procesa tako, da se za šifro projekta izpiše »ZzI« in pa različica po principu »1.1« (npr. ISF-B.SO2.6.3-02A-ZzI-1.0), pri čemer prva cifra predstavlja zaporedno številko ZzI, druga pa zaporedno številko popravka. Če gre za popravek/spremembo ZzI, se spremeni različica ZzI (npr. ISF-B.SO2.6.3-02A-ZzI-1.1). Polje je namenjeno samo ogledu.

Vrsta ZzI Vrsto ZzI, uporabnik jo določi že ob zagonu procesa: • Izplačilo • Predplačilo (avans) Polje je namenjeno samo ogledu.

Datum zahtevka za izplačilo Datum zahtevka za izplačilo.

Ali je projekt zaključen Izbere se ena izmed možnosti: • Projekt ni zaključen • Projekt je zaključen, to je končni ZzI na projektu Izbere se opcija »NE«, v kolikor bodo sledili dodatni Zahtevki za izplačilo, oz. »DA«, v kolikor gre za zadnji zahtevek na projektu. Če je projekt zaključen (zadnji ZzI), se ima uporabnik na voljo tudi podsklope »Zaključek projekta«.

Obdobje poročanja po zahtevku za izplačilo od - do

Datum poročanja po zahtevku od - do. Prvi datum mora biti poznejši od datuma začetka projekta oz. končnega datuma obdobja poročanja prejšnjega zahtevka za izplačilo. Končni datum ne sme biti poznejši od datuma predvidenega zaključka projekta. V primeru odstopanja od predvidenega trajanja projekta, je to potrebno dodatno utemeljiti pod splošnimi opombami. Kontrola: Datum poročanja od mora biti poznejši od posredovanega zadnjega (prejšnjega) zahtevka na projektu. Kontrola: Datumi ne smejo biti izven predvidenega obdobja trajanja projekta po projektni prijavi.

Vodja projekta Vodja projekta, ki se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Možna je tudi izbira iz seznama osebja (vloga = »Projektni vodja«). Če želene osebe ni v seznamu, jo lahko uporabnik vnese v šifrant osebja (vnese lahko samo vlogo »Projektni vodja«). Povezava »Vnos v seznam osebja« odpre seznam osebja, kjer se vrši njegov vnos.

Odgovorna oseba Odgovorna oseba za projekt, ki se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Izbira iz seznama osebja (vloga = »Odgovorna oseba«). Če želene osebe ni v seznamu, jo lahko uporabnik vnese v šifrant osebja (vnese lahko samo vlogo »Odgovorna oseba«). Povezava »Vnos v seznam osebja« odpre seznam osebja, kjer se vrši njegov vnos.

Splošne opombe Vnesejo se morebitne splošne opombe na celoten ZzI. Vpišejo se morebitne splošne opombe oz. sporočilo odgovornemu organu, ki se nanaša na zahtevek kot celoto.



65

Polje Opis Gumb »Naloži priloge« Pripenjanja prilog (za opis strani za nalaganje in ogled priponk glej

poglavje 2.5.12). Zahtevku je obvezno potrebno priložiti seznam stroškovnih mest in izpis stroškovnega mesta, obe prilogi je potrebno ustrezno oštevilčiti (po principu P1, P2, P3,…). Doda se tudi vse ostale priloge zahtevka za izplačilo, pri čemer se za dokumente, ki so že navedeni v zahtevku, lahko uporabi enostavno številčenje (npr. P1-P43), morebitne dodatne dokumente pa je potrebno tudi opisno opredeliti. Obvezne priloge • Izpis stroškovnega mesta za projekt • Seznam stroškovnih mest Druge priloge: • … po potrebi

3.5.2.2.2 Sklop: Splošni podatki projekta

Slika 60: ZzI –Splošni podatki projekta

Polje Opis Šifra projekta Šifra projekta, na katerega se nanaša ZzI. Projekt uporabnik izbere

ob zagonu procesa.



Polje Opis Polje je namenjeno samo ogledu.

Zaporedna številka projekta Zaporedna številka projekta. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Vrsta projekta Vrsta projekta. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Kratek naslov projekta Kratek naslov/naziv projekta. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Polni naslov projekta Polni naslov/naziv projekta. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Kraji izvajanja projekta Kraji izvajanja projekta. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Končni upravičenec Naziv končnega upravičenca. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Način dodelitve Način dodelitve. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Pravna podlaga za izvajanje projekta

Pravna podlaga oz. številka pogodbe. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu. Gumb »Pravna podlaga« omogoči ogled pogodbe v registru pravnih podlag.



67

3.5.2.2.3 Sklop: Umestitev

Slika 61: ZzI –Umestitev

Polje Opis Številka NRP Številka, oznaka NRP. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta

(na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Sklad Oznaka in naziv sklada/nacionalnega programa. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Posebni cilj Oznaka in naziv posebnega cilja. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Nacionalni cilj Oznaka in naziv nacionalnega cilja. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Ukrep Oznaka in naziv ukrepa. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

3.5.2.2.4 Sklop: Predpla čila Podatkovni sklop »Predplačila« se prikaže samo, če gre za vrsto ZzI »Predplačilo (avans)«, ki se določi ob zagonu procesa.



Slika 62: ZzI –Predplačila

Polje Opis Znesek predvidenega predplačila

Maksimalen znesek predplačila iz projekta (v skladu s sporazumom o dodelitvi sredstev). Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Zahtevan znesek predplačila Uporabnik vnese zahtevani znesek predplačila, ki ne more presegati maksimalnega zneska predplačila v skladu s projektno pogodbo. Kontrola: Zahtevani znesek predplačila ne sme presegati maksimalnega zneska predplačila. Kontrola: Vsota vseh predplačil ne sme presegati maksimalnega zneska predplačila. Upošteva ZzI-je v Odobreno (Avans) + trenutni ZzI.



69


Slika 63: ZzI –Namen in cilji

Polje Opis Cilji projekta Seznam ciljev projekta.

Cilje lahko pregledujemo v tabeli. Urejamo in pregledujemo pa v detajlu na novi strani (glej Slika 64). Opiše se napredek pri doseganju ciljev v obdobju poročanja (ni potrebno poročati za vse predvidene cilje, temveč le za tiste, na katere se nanašajo aktivnosti, ki so se izvajale v obdobju poročanja).

Morebitni dejavniki, ki bi lahko znatno vplivali na doseganje katerih koli ciljev, zlasti pa prepočasen napredek

Opis morebitnih dejavnikov, ki bi lahko znatno vplivali na doseganje katerih koli ciljev, zlasti pa prepočasen napredek.

Gumb »Naloži dokazila« Možnost pripenjanja dokumentov oz. dokazil, s katerimi se pojasnjuje bodisi prepočasen napredek bodisi potencial za preseganje cilja enega ali več kazalnikov. (za opis strani za nalaganje in ogled priponk glej poglavje 2.5.12)

Morebitne upravno ali sodno ugotovljene nepravilnosti pri izvajanju projekta

Opis morebitnih upravno ali sodno ugotovljenih nepravilnosti pri izvajanju projekta. Vpiše se kakršna koli kršitev določbe zakonodaje Unije, ki je posledica delovanja ali opustitve dejanja gospodarskega subjekta, ki



Polje Opis zaradi neupravičene postavke odhodkov škoduje ali bi škodovalo splošnemu proračunu Evropske unije.

Slika 64: ZzI –Namen in cilji, detajl

Šifra Šifra projektnega cilja. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta


Opis Opis, naziv projektnega cilja. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Opis napredka Opis napredka pri doseganju posameznega cilja.


Slika 65: ZzI –Kazalniki



71


Kazalnike lahko pregledujemo v tabeli. Urejamo in pregledujemo pa v detajlu na novi strani (glej Slika 66). Vpišejo se dosežene vrednosti kazalnikov v obdobju poročanja.

Slika 66: ZzI –Kazalniki, detajl

Polje Opis Šifra Šifra kazalnika projekta. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta

(na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu. Gumb »Seznam kazalnikov« odpre seznam kazalnikov s točno tem kazalnikom, v katerem si lahko uporabnik ogleda še preostale podatke kazalnika.

Opis Opis, naziv projektnega kazalnik. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Ciljna vrednost Ciljna vrednost kazalnika. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Dosežena vrednost Dosežena vrednost kazalnika. Polje se sproti sešteva na nivoju projekta.




Slika 67: ZzI –Aktivnosti


Aktivnosti lahko pregledujemo v tabeli. Urejamo in pregledujemo pa v detajlu na novi strani (glej Slika 68). Za posamezno aktivnost se določi, ali se je aktivnost izvajala ali ne (aktivnosti morajo biti izvedene v obdobju, predvidenem v prijavi projekta; v primeru znatnih odstopanj je potrebno podati obrazložitev). Na kratko se opiše sama izvedba dogodkov/aktivnosti in vnesejo dokazila, ki se priložijo zahtevku za izplačilo (npr. fotografije, popisne liste ipd.). Priloge morajo biti ustrezno oštevilčene (P1, P2, P3,…).

Slika 68: ZzI –Aktivnosti, detajl



73

Polje Opis Šifra Šifra aktivnosti projekta. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta


Aktivnost Opis, naziv projektne aktivnosti. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.


Predvidvidena izvedba od-do Predviden datum začetka / konca (od-do) izvajanja aktivnosti. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Ali se je aktivnost izvajala Izbira, ali se je aktivnost izvajala. Kontrola: Vnos podatka je obvezen.

Kratek opis izvedene aktivnosti

Kratek opis izvedene aktivnosti. Kontrola: Vnos podatka je obvezen, če prej izbrana vrednost »Aktivnost se je izvajala«.

Gumb »Naloži dokazila« Možnost pripenjanja dokumentov oz. dokazil, s katerimi se pojasnjuje npr. prepočasen napredek aktivnosti. (za opis strani za nalaganje in ogled priponk glej poglavje 2.5.12)

3.5.2.2.8 Sklop: Obveš čanje in objavljanje

Slika 69: ZzI –Obveščanje in objavljanje

Polje Opis Aktivnosti obveščanja in objavljanja

Seznam aktivnosti obveščanja in objavljanja. Aktivnosti obveščanja in objavljanja lahko pregledujemo v tabeli. Urejamo in pregledujemo pa v detajlu na novi strani (glej Slika 70). Vpišejo se izvedene aktivnosti obveščanja in objavljanja po uporabljenih komunikacijskih orodjih: poda se opis, opredelijo se ciljne skupine, časovni okvir uporabe orodja (od-do), navedejo



Polje Opis dokumenti in dokazila, ki se priložijo zahtevku za izplačilo, in poda seštevek vseh uporabljenih aktivnosti v okviru posameznega orodja. Priloge morajo biti ustrezno oštevilčene (P1, P2, P3,…).

Slika 70: ZzI –Obveščanje in objavljanje, detajl

Polje Opis Vrsta ukrepa Vrsta ukrepa, aktivnost obveščanja in objavljanja, ki se je na projektu

dejansko izvajala. Omogočen je izbor iz seznama aktivnosti obveščanja in objavljanja.

Opis Opis izvedene aktivnosti obveščanja in objavljanja.

Ciljne skupine Ciljne skupine h katerim je bila usmerjena aktivnost.

Uporaba orodja od – do Obdobje (od-do) uporabe orodja oz. izvedbe aktivnosti obveščanja in objavljanja.

Naloži dokazila Možnost pripenjanja dokumentov, slikovnega, avdio in video gradiva. (za opis strani za nalaganje in ogled priponk glej poglavje 2.5.12)



75

Polje Opis

Opombe Razne morebitne opombe.

3.5.2.2.9 Sklop: Izdatki

Slika 71: ZzI –Izdatki

Polje Opis Proračunska kategorija Tabela pregleda izdatkov (obračun zahtevka za izplačilo).

Posamezna kategorija se doda glede na to, ali je bila dejansko izvedena. Dodaja se kombinacija kategorija-aktivnost-račun. Torej se lahko ista kategorija večkrat ponovi, vendar samo enkrat samo enkrat v sklopu ene aktivnosti-računa. Te kategorije je možno urejati (povezava »Odpri« pred nazivom kategorije) na novi strani (glej Slika 72). Kategorije v spodnjem delu (krepko izpisane) so fiksne. Namenjene so samo ogledu, njihovi zneski pa se izračunavajo avtomatsko.



Polje Opis Stolpci tabele

Kategorija izdatka Posamezna kategorija izdatka.

Zap. št. Zaporedna številka izdatka. Prosti vnos. Po navadi gre za zaporedno

številko izdatka iz javnega razpisa in služi za povezavo z njim. Aktivnost Naziv aktivnosti, v okviru katere je nastal izdatek.

Račun Številka računa.

Br. vr. listine Bruto vrednost računa oz. listine za obračun.

Odbitiki Znesek morebitnih odbitkov.

Plačilo izvaj. Znesek plačila izvajalcu.

Upravičen Upravičen znesek za izplačilo po projektu.

Vrstice tabele – kategorije izdatka

A. Stroški plač Stroški plač.

B. Potni stroški Potni stroški.


Oprema in neopredmetena sredstva.

D. Nepremičnine Nepremičnine.


Potrošni material, zaloge in splošne storitve.

F. Drugi neposredni stroški Drugi neposredni stroški.


Posebni stroški v zvezi s ciljnimi skupinami.


Posredni upravičeni stroški. (Posredni upravičeni stroški se izračunajo avtomatsko glede na delež posrednih stroškov iz Prijave ter vsote stroškov A-G tega ZzI. Znesek se zaokroži navzdol na dve decimalki.)



J. Prejemki, ki nastanejo zaradi projekta

Prejemki, ki nastanejo zaradi projekta. Te vrednosti se beležijo kot negativne (tj. se odštejejo od skupne vrednosti ZzI)!

Skupaj upravi čeni izdatki po tem ZzI

Vsota A + B + … + G + H + I - J. Skupen znesek upravičenih izdatkov (izdatki minus prihodki).

Skupaj prejšnji ZzI na projektu

Seštevek odobrenih zneskov prejšnjih ZzI s strani OO na projektu (OO odobreno).

Skupaj vsi ZzI na projektu Seštevek odobrenih zneskov prejšnjih ZzI s strani OO na projektu (OO odobreno) plus znesek tega ZzI. Kontrola: Znesek »Skupaj vsi ZzI na projektu« ne sme presegati projektnega proračuna iz prijave projekta.

Neporačunan del predpla čila (potrjeni OO)

Neporačunan del predplačila (glede na do sedaj potrjene izdatke s strani OO).



77

Polje Opis Neporačunan del predplačila se izračuna kot znesek predplačila minus vsi ZzI v statusu »ZzI ODOBRENO PO (V IZPLAČILO)«. Na samem ZzP naj se izpisuje enak podatek.

Skupen znesek za izpla čilo (izdatki zmanjšani za nepora čunan del predpla čila)

Skupen znesek za izplačilo. Znesek upravičenih izdatkov, zmanjšan za morebitni neporačunan del predplačila.

Preostanek predpla čila za poračun

Morebitni preostanek predplačila za poračun s prihodnjimi ZzI (neporačunan del predplačila minus znesek tega ZzI).

Kontrola: Kontrola znotraj kategorije ZzI: • Kontroliramo vsako vrstico kategorije na ZzI. Pri tem primerjamo:

• (vsota dosedanjih ZzI (realizacija ZzI) + trenutni ZzI) – (načrtovan proračun vrstice kategorije iz Prijave)

• V primeru, če je vsota realizacije iz ZzI večja od načrtovanega proračuna iz Prijave => »Če je vrednost kumulative ZZI višja, kot na prijavi, potrebna pisna odobritev skrbnika«.

Kontrola:

Kontrola na nivoju neposrednih stroškov A-G. • Pri tem najprej za vsako posamezno vrstico kategorije primerjamo:

• (vsota dosedanjih ZzI (realizacija ZzI) + trenutni ZzI) - (načrtovan proračun vrstice kategorije iz Prijave)

• Tam kjer je ta razlika pozitivna, jo seštejemo. • V primeru, ko je ta seštevek pozitiven => »Vrednost spremembe

med kategorijami neposrednih stroškov znaša X,XX %.« • X,XX predstavlja delež: seštevek / načrtovani proračun iz

Prijave za vsoto kategorij A-G.



Slika 72: ZzI –Izdatki, detajl



79

Polje* Opis Vsi dokumenti, ki izkazujejo izdatke (pravne podlage, listine za

obračun, druga dokazila) morajo biti priložene zahtevku. Priloge morajo biti ustrezno oštevilčene (P1, P2, P3,…).

Zap. št. vrstice načrtovanega projektnega proračuna (glede na vlogo v razpisu)

Zaporedna številka izdatka. Zaporedna številka vrstice načrtovanega projektnega proračuna (glede na prilogo v razpisni dokumentaciji, v kateri je opredeljen proračun po vrsticah).

Kategorija izdatka Posamezna kategorija izdatka. Omogočen je izbor iz seznama možnih kategorij izdatkov.

Aktivnost Naziv aktivnosti, v okviru katere je nastal izdatek. Možna je izbira iz seznama projektnih aktivnosti.

Pravna podlaga za obračun Pravna podlaga za obračun (sporazum, pogodba ali pravni akt), ki mora biti v prilogi zahtevka. Pravno podlago poiščemo v registru pravnih podlag s pomočjo iskalnika v polju. Gumb »Pravna podlaga« omogoča pregled pogodbe v registru pravnih podlag, ali pa njeno dodajanje. Kontrola: Vnos oz. izbira pravne podlage je obvezen.

Št. računa / listine za obračun

Št. računa oz. listine za obračun (v primeru stroškov plač je to št. obračunskega lista stroškov dela, ki se pripravi na posebnem obrazcu), ki morajo biti v prilogi zahtevka.

Gumb »Naloži račun« Gumb za dodajanje in ogled računa. Gumb odpre novo stran za pripenjanje oz. ogled priponk (za opis strani za nalaganje in ogled priponk glej poglavje 2.5.12). Odpre isto stran kot Gumb »Naloži dokazila« (glej nižje).

Datum računa / listine za obračun

Datum računa / listine za obračun. Kontrola: Datum listine ne sme biti pred ali po obdobju poročanja.

Izvajalec Naziv izvajalca aktivnosti, na katero se nanaša izdatek oz. prejemek (npr. zaposleni, organizacija, podjetje). Podatek se prenese iz pravne podlage, če je tam vpisan.

Bruto vrednost računa / listine za obračun

Bruto vrednost računa/ listine za obračun. (Vrednosti se vpišejo tudi pri posrednih stroških in drugih poenostavljenih stroških. Tudi pri prejemkih se vnesejo pozitivne vrednosti, sistem pa jih potem sam odšteva od skupnih upravičenih stroškov projekta). Kontrola: Bruto vrednost ne sme biti manjša od 20 EUR (med 0 in 20 EUR). Sporočilo kontrole: »Bruto vrednost računa nižja od mejne vrednosti 20,00 EUR.«.

Odbitki in pogodbene kazni Morebitni odbitki in pogodbene kazni pri posameznih izdatkih oz. prejemkih, ki znižujejo skupno bruto vrednost.

Znesek DDV (neupravičen strošek)

Znesek DDV, če je neupravičen strošek (tj. se odbije od skupnih upravičenih izdatkov po projektu).

Znesek plačila izvajalcu Znesek plačila izvajalcu. Podatek se izračuna kot • Bruto vrednost računa – Odbitki in pogodbene kazni



Polje* Opis Izjema: Pri kategoriji »H. Posredni upravičeni stroški« se znesek izračuna avtomatsko glede na delež posrednih stroškov iz Prijave ter vsote zneskov plačila izvajalcu A-G tega ZzI (odstotek H iz Prijave * vsota stroškov A-G tega ZzI). Znesek se zaokroži navzdol na dve decimalki.

Namen plačila izvajalcu Namen plačila izvajalcu, tj. opis vrste izdatka, blaga, storitev, količin (opis stroška oz. prejemka).

Način plačila izvajalcu Način plačila izvajalcu. Izbira ene od vrednosti: • bančno nakazilo, • gotovinsko izplačilo.

Datum plačila izvajalcu Datum plačila izvajalcu (oz. datum prejemka).

Upravičen znesek Upravičen znesek za izplačilo po projektu, ki ne sme biti višji od zneska plačila izvajalcu in mora biti zmanjšan za višino DDV, če je le-ta neupravičen strošek. Izjema: V primeru kategorije »J. Prejemki, ki nastanejo zaradi projekta« je to upravičen prejemek. Pri kategoriji »H. Posredni upravičeni stroški« se znesek izračuna avtomatsko glede na delež posrednih stroškov iz Prijave ter vsote upravičenih zneskov A-G tega ZzI (odstotek H iz Prijave * vsota upravičenih zneskov A-G tega ZzI) Znesek se zaokroži navzdol na dve decimalki.

Opombe Različne morebitne opombe.

Gumb »Naloži dokazila« Gumb za dodajanje in ogled različnih dokazil oz. prilog k računu (npr. dokazilo o plačilo izvajalcu ter druga dokazila). Različna dokazila o plačilu izvajalcu, praviloma dokazilo o nakazilu na TRR (v primeru stroškov plač tudi potrdilo o plačilu davkov in prispevkov, REK obrazec ali izjava FURS), ki morajo biti v prilogi zahtevka. Gumb odpre novo stran za pripenjanje oz. ogled priponk (za opis strani za nalaganje in ogled priponk glej poglavje 2.5.12).

* Kategoriji stroškov H in I sta izjemi, za katere se določeni podatki ne vpisujejo.

3.5.2.2.10 Sklop: Zaklju ček projekta* Zaključek projekta« v bistvu ni podatkovni sklop, le razmejuje vsebino v seznamu sklopov ZzI. »Zaključek projekta« so prikazani le, če gre za ZzI, na katerem je označeno »Projekt je zaključen, to je končni ZzI na projektu«.



81

3.5.2.2.11 Sklop: Rezultati in u činki

Slika 73: ZzI zaključek –Rezultati in učinki

Polje Opis Doseganje predvidenih rezultatov oz. učinkov projekta

Opiše se doseganje predvidenih rezultatov oz. učinkov projekta glede na prijavo projekta. Gumb »Ogled prijave na projekt« omogoča odpre stran »Rezultati in učinki« v sklopu prijave projekta.


Slika 74: ZzI zaključek –Kazalniki




Kazalnike lahko pregledujemo v tabeli. Urejamo in pregledujemo pa v detajlu na novi strani (glej Slika 75). Podajo se dosežene vrednosti kazalnikov v času trajanja projekta ter ocena doseženih vrednosti kazalnikov v povezavi s ciljnimi vrednostmi in pojasnijo morebitna znatna odstopanja (preseganje ali nedoseganje ciljnih vrednosti kazalnikov).

Slika 75: ZzI zaključek –Kazalniki

Polje Opis Šifra Šifra kazalnika projekta. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta

(na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu. Gumb »Seznam kazalnikov« odpre seznam kazalnikov s točno tem kazalnikom, v katerem si lahko uporabnik ogleda še preostale podatke kazalnika.

Opis Opis, naziv projektnega kazalnik. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Ciljna vrednost Ciljna vrednost kazalnika. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Skupne dosežene vrednosti Dosežena vrednost kazalnika. Vse dosežene vrednosti so vedno numerične (glej register Kazalniki). Lahko so tipa Seštevek ali Trend: • Seštevek: Skupne vrednosti se seštevajo. Skupni doseženi

vrednosti vpisani na projektu se prišteje dosežena vrednost tega ZzI (oz. ZzP, če gre za ZzP).

• Trend: Vedno se upošteva zadnja vrednost, torej vrednost vnesena na tem ZzI (oz. ZzP, če gre za ZzP).



83

Polje Opis

Ocena doseženih vrednosti kazalnikov v povezavi s ciljnimi vrednostmi

Opis ocene doseženih vrednosti kazalnikov v povezavi s ciljnimi vrednostmi. Vnos podatka je obvezen.

Pojasnila za preseganje ali nedoseganje vrednosti indikatorjev

Morebitna pojasnila glede (ne)doseganja oz. preseganja ciljnih vrednosti.

3.5.2.2.13 Sklop: Časovnica

Slika 76: ZzI zaključek –Časovnica

Polje Opis Predviden datum začetka projekta

Predviden datum začetka projekta. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Predviden datum zaključka projekta

Predviden datum zaključka projekta. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Dejanski datum začetka projekta

Datum dejanskega začetka projekta. Podatek se vpiše avtomatsko iz prvega ZzI (polje »Obdobje poročanja ZzI od«).

Dejanski datum zaključka projekta

Datum dejanskega zaključka projekta. Podatek se vpiše avtomatsko iz zadnjega/končnega ZzI (polje »Obdobje poročanja ZzI do«). V primeru dveh hkratnih ZzI (predzadnji in zaključni) se v primeru, če se predzadnji po kontroli vrne v dopolnitev, to po potrebi upošteva pri dejanskem datumu zaključka, če se zamakne.



Polje Opis

Navedba morebitnih razlogov za odstopanje od predvidene časovnice

Navedba morebitnih razlogov za odstopanje od predvidene časovnice (npr. zamude zaradi postopkov javnih naročil, odpoved aktivnosti, napake pri izvedbi ipd.).


Slika 77: ZzI zaključek – Aktivnosti


Aktivnosti lahko pregledujemo v tabeli. Urejamo in pregledujemo pa v detajlu na novi strani (glej Slika 78). Vpišejo se datumi dejanskega trajanja projekta in posameznih projektnih aktivnosti oz. dogodkov.



85

Slika 78: ZzI zaključek – Aktivnosti, detajl

Polje Opis Šifra Šifra aktivnosti projekta. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta


Aktivnost Opis, naziv projektne aktivnosti. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.


Predvidvidena izvedba od-do Predviden datum začetka / konca (od-do) izvajanja aktivnosti. Podatek se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Polje je namenjeno samo ogledu.

Dejanska izvedba od Datum dejanskega začetka izvajanja aktivnosti.

Dejanska izvedba od Datum dejanskega zaključka izvajanja aktivnosti.




Slika 79: ZzI zaključek –Namen in cilji

Polje Opis Doseganje ciljev in namena projekta

Opiše se doseganje ciljev in namena projekta glede sporazum o dodelitvi sredstev. Gumb »Ogled prijave na projekt« omogoča odpre stran »namen in cilji« v sklopu prijave projekta.



87

3.5.2.2.16 Sklop: Vsebinski podatki

Slika 80: ZzI zaključek –Vsebinski podatki

Polje Opis Dejavnosti spremljanja in nadzora nad izvajanjem projekta

Opis dejavnosti spremljanja in nadzora nad izvajanjem projekta v povezavi s prijavo projekta. Gumb »Ogled prijave na projekt« omogoča odpre stran »Vsebinski podatki« v sklopu prijave projekta.

Morebitne spremembe projekta

Opišejo se morebitne spremembe projekta glede na sporazum o dodelitvi sredstev.

Morebitne nastale težave in sprejeti ukrepi v zvezi z izvajanjem projekta

Opišejo se morebitne nastale težave in sprejeti ukrepi v zvezi s tem med izvajanjem projekta.

Morebitna opredelitev projekta kot neuspešnega

Morebitna opredelitev projekta kot neuspešnega. Opis razlogov.

Morebitna opredelitev projekta kot dobre prakse,

Morebitna opredelitev projekta kot dobre prakse, inovativnega pristopa oz. zgodbe o uspehu. Opis.



Polje Opis inovativnega pristopa oz. zgodbe o uspehu Morebitni predlogi izboljšav ali pripombe v zvezi s projektom

Morebitni predlogi izboljšav ali pripombe v zvezi s projektom. Opis.

3.5.2.2.17 Sklop: Financiranje

Slika 81: ZzI zaključek –Financiranje

Polje Opis Komplementarnost z drugimi projekti oz. viri financiranja

Opiše se morebitna komplementarnost z drugimi projekti oz. viri financiranja (nacionalnimi in EU), tudi v povezavi s podatki iz prijave projekta.



89

3.5.2.2.18 Sklop: Prora čun

Slika 82: ZzI zaključek –Proračun

Polje Opis Tabela Projektni prora čun Proračunska kategorija Seznam proračunskih kategorij (stroški).

Načrtovan proračun Načrtovan proračun (iz Prijave projekta).

Pri kategoriji H. Posredni stroški se poleg zneska v oklepaju izpiše tudi delež iz prijave.

Realizacija Dejanska realizacija (realizacija=seštevek oddanih ZzI + podatki iz tega zahtevka za izplačilo). Kot oddani ZzI se smatrajo statusi:

• ZzI V Kontroli PO (100%), • ZzI Posredovano PO, • ZzI Odobreno PO (Avans) ter • ZzI Odobreno PO (V izplačilo) V primeru dveh hkratnih ZzI (predzadnji in zaključni) se v primeru, če se predzadnji po kontroli vrne v dopolnitev to tudi upošteva pri preračunu stanja realizacije. Pri kategoriji H. Posredni stroški se poleg zneska v oklepaju izpiše tudi izračunan delež.



Polje Opis

Skladnost s predvidenim projektnim proračunom

Opiše se skladnost realiziranega s predvidenim proračunom in utemeljijo morebitna bistvena odstopanja. Vpišejo se podatki predvidenega proračuna (glede na sporazum o dodelitvi sredstev) in dejanske realizacije (na podlagi tega in preteklih zahtevkov za izplačilo).

3.5.2.3 Podrobnosti dokumenta Obra čunski list stroškov dela V sklopu obračunskega lista uporabnik najprej doseže seznam obračunskih listov ZzI po posameznih zaposlenih. Podatki posameznega obračunskega lista so urejeni v tri sklope: • Osnovni podatki • Dejanski str. plač • Str. plač po urni postavki Zadnja dva sklopa sta uporabniku dosegljiva/vidna glede na način obračuna stroškov plač: • Dejanski stroški plač • Na podlagi urne postavke

3.5.2.3.1 Seznam zapisov obra čunskega lista Tabela s seznamom zapisov obračunskega lista stroškov dela. V tabeli so prikazani obračunski listi po osebah. V tabeli ni prikazanih podrobnosti zapisa, do njih pridemo s postopkom »Odpri« v prvem stolpcu tabele. V tabeli tudi ni možno urejanje podatkov, urejamo jih v podrobnem pogledu. Dodajanje novega zapisa (postopek »Nov«) je sicer možno iz tabele, vendar se pri tem odpre stran s podrobnim pogledom na podatke. Iz tabele je možno tiskanje obrazcev s pomočjo povezave »Natisni«. Podroben pogled na podatke je opisan v nadaljevanju.

Slika 83: Seznam zapisov obračunskega lista



91

Polje Opis* Poročevalsko obd Poročevalsko obdobje, na katerega se nanašajo obračunski listi

• od »mesec-leto«, • do »mesec-leto«.

Ime in priimek zaposlenega Ime in priimek zaposlenega, na katerega se nanaša obračunski list.

Št. obračunskega lista Številka obračunskega lista.

Skupaj strošek dela Skupaj strošek dela posameznega obračunskega lista.

* Podroben opis polj se nahaja v nadaljevanju.

3.5.2.3.2 Sklop Osnovni podatki

Slika 84: Obračunski list – Osnovni podatki



Polje Opis Št. obračunskega lista Številka obračunskega lista.

Generira se enkratna številka obračunskega lista na podlagi vpisane šifre projekta po principu: • Obracun-AAAAA-X • »Obracun« - fiksna oznaka • AAAAA: Kratek naziv končnega upravičenca iz projekta iz

seznama partnerjev • X: Zaporedna številka obračunskega lista tega končnega

upravičenca • npr. »Obracun-MNZ-DUNZMN-1 Polje je namenjeno samo za prikaz.

Šifra projekta Šifra projekta, za katerega se pripravlja ZzI ter Obračunski list. Podatek se izbere ob zagonu procesa priprave ZzI. Polje je namenjeno samo za prikaz.

Kratek naslov projekta Kratek naziv projekta, za katerega se pripravlja ZzI ter Obračunski list. Polje je namenjeno samo za prikaz.

Končni upravičenec Končni upravičenec projekta, za katerega se pripravlja ZzI ter Obračunski list. Polje je namenjeno samo za prikaz.

Poročevalsko obdobje (od – do)

Izbira poročevalskega obdobja od-do (mesec-leto, npr. 01-16, 02-16, 03-16). Izberejo se meseci/leta obračunskega obdobja (največ 6 mesecev, pri čemer mora biti začetek obdobja po koncu obdobja prejšnjega obračunskega lista istega končnega upravičenca). Kontrola: Ali je izbrano obdobje največ 6 mesecev? Kontrola: Ali je kateri od mesecev izven obdobja poročanja ZzI? • opozorilo: če regres • blokada: če redno delo ali pripravljenost

Ime in priimek zaposlenega Ime in priimek zaposlenega. Izbira iz seznama osebja (vloga = »Drugo osebje na projektu«). Če želene osebe ni v seznamu, jo lahko uporabnik vnese v šifrant osebja (vnese lahko samo vlogo »Drugo osebje na projektu«). Povezava »Vnos v seznam osebja« odpre seznam osebja, kjer se vrši njegov vnos.

Vrsta obračuna Vrsta obračuna. Izbira ali gre za obračun: • Redno delo, • Pripravljenost, • Regres.

Način obračuna stroškov plač

Izbira načina obračuna stroškov plač: • Dejanski stroški plač • Na podlagi urne postavke Nadaljnje urejanje obračunskega lista se izvaja glede na to izbiro na ustreznem sklopu: • Dejanski str. plač ali • Str. plač po urni postavki

Datum Datum obračunskega lista.



93

Polje Opis Odgovorna oseba Ime in priimek odgovorne osebe pri delodajalcu. Izbira iz seznama

osebja (vloga = »Odgovorna oseba«). Če želene osebe ni v seznamu, jo lahko uporabnik vnese v šifrant osebja (vnese lahko samo vlogo »Odgovorna oseba«). Povezava »Vnos v seznam osebja« odpre seznam osebja, kjer se vrši njegov vnos.

3.5.2.3.3 Sklop Dejanski str. pla č Tabela prikazuje posamezne kategorije za uveljavitev dejanskih stroškov plač po posameznih mesecih poročanja (mesec-leto). V tabeli je možen samo ogled podatkov. Urejanje posameznega mesec-leto je možno v podrobnostih zapisa, do katerega pridemo s postopkom »Odpri« v prvi vrstici posameznega stolpca tabele. Pri tem se odpre nova stran (glej Slika 86).



Slika 85: Obračunski list – Dejanski str. plač



95

Polje (Kategorija) Opis Obračun pla če Skupaj, seštevek:

• bruto plača + povračila stroškov + prispevki delodajalca.

Bruto plača Bruto plača • seštevek podrejenih kategorij.

Redno delo Znesek rednega dela.

Prazniki Znesek praznikov.

Letni dopust Znesek letnega dopusta.

Boleznine v breme delodajalca

Znesek boleznin v breme delodajalca.

Redna uspešnost Znesek redne uspešnosti.

Dodatek na delovno dobo

Znesek dodatka na delovno dobo.

Dodatek - položajni Znesek položajnega dodatka

Dodatek - delovna uspešnost zaradi povečanega obsega dela

Znesek dodatka delovne uspešnosti zaradi povečanega obsega dela.

Drugo Znesek, drugo.

Povračila stroškov Povračila stroškov • seštevek podrejenih kategorij.

Prehrana na delu Znesek prehrane na delu.

Prevoz na delo Znesek prevoza na delo.

KDPZ Znesek KDPZ.

Poračun Znesek poračuna.

Regres (1/12) Znesek regresa.

Prispevki delodajalca Prispevki delodajalca • zmnožek % * bruto plača.

Prispevki delodajalca (v % bruto plače)

Prispevki delodajalca v % bruto plače.

Upravi čen strošek dela na projektu

Avtomatski izračun upravičenih stroškov dela na projektu • nižja varianta urne postavke * število opravljenih ur na projektu.

Polna delovna obveznost v danem mesecu

Število ur polne delovne obveznosti v danem mesecu iz časovnic zaposlenega (ročen vnos).

Število efektiv. delovnih ur v danem mesecu (redne ure skupaj)

Število skupnih opravljenih (efektivnih) delovnih ur v danem mesecu iz časovnic zaposlenega (ročen vnos).

Število opravljenih ur na projektu (po časovnici)

Število opravljenih ur na projektu v danem mesecu iz časovnic zaposlenega (ročen vnos).



Polje (Kategorija) Opis II. bruto urna postavka II. bruto urna postavka. Avtomatski izračun mesečne II. bruto urne

postavke: • skupaj plača (oz. »Obračun plače«) / polna delovna obveznost).

Max II. bruto urna postavka V kolikor je v pravni podlagi določena max II. bruto urna postavka, se vpiše. (ročen vnos)

Efektivna urna postavka v mesecu

Efektivna urna postavka v danem mesecu, ki upošteva tudi sorazmerni delež odsotnosti in regres. Avtomatski izračun efektivne urne postavke v danem mesecu: • skupaj plača (oz. »Obračun plače«) / število efektivnih delovnih ur.

Končna urna postavka v mesecu

Končna urna postavka v danem mesecu (enaka efektivni, če je II. bruto urna postavka nižja od max II. bruto urne postavke). Avtomatski izračun končne urne postavke: • V primeru da je max. II. bruto urna postavka nižja od izračunane II.

bruto urne postavke, se višina končne urne postavke v danem mesecu izračuna tako, da se za osnovo vzame max. II. bruto urna postavka, ki se ji prišteje vrednost ((št. ur na projektu/efektivne ure) X (vsota prazniki, dopusti, bolniške, regres) / efektivne ure).

• V nasprotnem primeru se upošteva efektivna urna postavka.



97

Slika 86: Obračunski list – Dejanski str. plač - detajl



Polje (Kategorija) Opis Bruto pla ča /

Redno delo Znesek rednega dela.

Prazniki Znesek praznikov.

Letni dopust Znesek letnega dopusta.

Boleznine v breme delodajalca

Znesek boleznin v breme delodajalca.

Redna uspešnost Znesek redne uspešnosti.

Dodatek na delovno dobo Znesek dodatka na delovno dobo.

Dodatek - položajni Znesek položajnega dodatka

Dodatek - delovna uspešnost zaradi povečanega obsega dela

Znesek dodatka delovne uspešnosti zaradi povečanega obsega dela.

Drugo Znesek, drugo.

Povračila stroškov /

Prehrana na delu Znesek prehrane na delu.

Prevoz na delo Znesek prevoza na delo.

KDPZ Znesek KDPZ.

Poračun Znesek poračuna.

Regres (1/12) Znesek regresa.

Prispevki delodajalca /

Prispevki delodajalca (v % bruto plače)

Prispevki delodajalca v % bruto plače.

Upravi čen strošek dela na projektu

/

Polna delovna obveznost v danem mesecu

Število ur polne delovne obveznosti v danem mesecu iz časovnic zaposlenega.

Število efektiv. delovnih ur v danem mesecu (redne ure skupaj)

Število skupnih opravljenih (efektivnih) delovnih ur v danem mesecu iz časovnic zaposlenega.


Število opravljenih ur na projektu v danem mesecu iz časovnic zaposlenega.

Max II. bruto urna postavka (glede na pravno podlago)

Max II. bruto urna postavka, če je ta določena v pravni podlagi.



99

3.5.2.3.4 Sklop Str. pla č po urni postavki Tabela prikazuje posamezne kategorije za uveljavitev stroškov plač po urni postavki po posameznih mesecih poročanja (mesec-leto). V tabeli je možen samo ogled podatkov. Urejanje posameznega mesec-leto je možno v podrobnostih zapisa, do katerega pridemo s postopkom »Odpri« v prvi vrstici posameznega stolpca tabele. Pri tem se odpre nova stran (glej Slika 88).

Slika 87: Obračunski list –Str. plač po urni postavki

Polje Opis Urna postavka, določena na podlagi normativnega izračuna

Znesek urne postavke.

Podlaga za izračun urne postavke

S pomočjo iskalnika se izbere podlaga za izračun urne postavke (npr. metodologija na podlagi preteklih let) iz seznama pravnih podlag. Če metodologija še ni vnesena, jo je potrebno dodati v seznam pravnih podlag. Gumb »Pravna podlaga« omogoča pregled pogodbe v registru pravnih podlag, ali pa njeno dodajanje.

tabela Uveljavljanje stroškov plač na podlagi urne postavke Upravičen strošek dela na projektu

Avtomatski izračun upravičenih stroškov dela na projektu v posameznem mesecu: • urna postavka + število opravljenih ur na projektu.


Število opravljenih ur na projektu v danem mesecu iz časovnic zaposlenega (ročen vnos).



Slika 88: Obračunski list –Str. plač po urni postavki, detajl

Polje (Kategorija) Opis Število opravljenih ur na projektu (po časovnici)

Število opravljenih ur na projektu v danem mesecu iz časovnic zaposlenega

Upravičen strošek dela na projektu

Avtomatski izračun upravičenih stroškov dela na projektu v posameznem mesecu: • urna postavka + število opravljenih ur na projektu.

3.5.2.4 Podrobnosti dokumenta Kontrolna lista zahte vka za izpla čilo Kontrolna lista ZzI (KL ZzI) se pripravi na enak način, kot je pripravljen obrazec ZzI. Podatki so enako razvrščeni po podatkovnih sklopih. Razlika je: • Na KL ZzI je poleg podatkov dodano še kontrolno vprašanje z možnostjo vnosa odločitve ter

morebitne opombe. V nadaljevanju je prikazanih nekaj slik ekranskih mask. Ostale se pripravijo na podoben način (glej Slika 90, Slika 91, Slika 92, Slika 93).

• V sklopu kontrole izdatkov po kategorijah se poleg odgovora na kontrolno vprašanje vnese še morebitni znesek spornega dela ter šifro nepravilnosti (glej Slika 93).

• Na KL ZzI podatkov ni možno urejati. Izjema so podatki odgovora na vprašanje ter morebiten vnos opombe.

• Dodan je tudi nov podatkovni sklop »Ugotovitve kontrole«, na katerega izvajalec kontrole vnese ugotovitve kontrole ter odločitev (glej poglavje 3.5.2.4.1). Na tem jezičku kontrolor pripne priloge h kontrolni listi.

• V primeru potrebe po dopolnitvi ZzI, se na novi kontrolni listi spremenjeni podatki glede na prejšnjo

prijavo označijo z ikono » «. Prav tako se v tem primeru v orodni vrstici prikaže gumb (»Ogled sprememb«), ki uporabnika preusmeri na ustrezno stran ZzI, na kateri se nahaja prvoten podatek. V primeru tabelaričnih prikazov, ima spremenjena vrstica oznako v stolpcu tabele »Sprememba«, ko vrstico odpremo, pa je spremenjen podatek tudi označeno.

Slika 89: KL Prijava – Sledenje spremembam podatkov



101

Slika 90: KL ZzI – kontrola Osnovnih podatkov



Slika 91: KL ZzI – kontrola Aktivnosti

Slika 92: KL ZzI – kontrola izdatkov



103

Slika 93: KL ZzI – kontrola posameznega zapisa/kategorije izdatkov



Kontrola: V primeru, če je vneseno polje »Neupravičeno«, mora biti obvezno vnesen tudi podatek »Šifra nepravilnosti«.


Slika 94: KL ZzI – Ugotovitve kontrole

Polje Opis Ugotovitve po opravljeni kontroli

Izvajalec kontrole izbere eno od navedenih ugotovitev. Izbira ene od opcij je obvezna. Glede na izbrano ugotovitev: • ZzI-ODOBRENO: Pregled prejete dokumentacije dovoljuje

izvedbo plačila končnemu upravičencu v celoti in pripravo zahtevka za povračilo => nadaljevanje procesa v vozlišču »Ali je ZzI za avans? «

• ZzI-ZMANJŠANO: Zahtevek za izplačilo dovoljuje izvedbo plačila končnemu upravičencu v znesku, zmanjšanem za višino ugotovljenih neupravičenih izdatkov, in pripravo zahtevka za



105

Polje Opis povračilo => nadaljevanje procesa v vozlišču »Ali je ZzI za avans? «

• ZzI-VRNJENO: Pregled prejete dokumentacije narekuje pripravo popravka zahtevka za izplačilo in/ali pridobitev manjkajoče dokumentacije => nadaljevanje procesa v nalogi »Dopolnitev ZzI«.

• ZzI Popr.-ODOBRENO: Popravek zahtevka za izplačilo dovoljuje izvedbo izplačila končnemu upravičencu v celoti in pripravo zahtevka za povračilo => nadaljevanje procesa v vozlišču »Ali je ZzI za avans? «

• ZzI Popr.-ZMANJŠANO: Popravek zahtevka za izplačilo dovoljuje izvedbo izplačila končnemu v znesku, zmanjšanem za višino ugotovljenih neupravičenih izdatkov => nadaljevanje procesa v vozlišču »Ali je ZzI za avans? «.

• ZzI-ZAVRNJENO: Pregled prejete dokumentacije ne dovoljuje izvedbo plačila končnemu upravičencu v celoti. => zaključek procesa (neuspešen zaklju ček)


Skupaj upravičeni izdatki za izplačilo

Avtomatski izračun skupnega zneska za izplačilo (=skupen znesek ZzI - skupaj neupravičeni izdatki ZzI - neporačunan del predplačila celotnega projekta). Če je predplačilo enako ali večje od zneska zahtevka ZzI, je znesek za izplačilo 0,00 EUR, pri čemer se neporačunan del predplačila celotnega projekta ustrezno zmanjša.

Datum Datum izvedene kontrole. Podatek je obvezen.

Izvedel (1) Oseba, ki je izvedla kontrolo. Izbira iz seznama osebja (vloga = »Osebje PO (DAC)«). Če želene osebe ni v seznamu, jo lahko uporabnik vnese v šifrant osebja (vnese lahko samo vlogo »Osebje PO (DAC)«). Povezava »Vnos v seznam osebja« odpre seznam osebja, kjer se vrši njegov vnos. Podatek je obvezen.

Izvedel (2) Oseba, ki je izvedla kontrolo. Izbira iz seznama osebja (vloga = »Osebje PO (DAC)«). Če želene osebe ni v seznamu, jo lahko uporabnik vnese v šifrant osebja (vnese lahko samo vlogo »Osebje PO (DAC)«). Povezava »Vnos v seznam osebja« odpre seznam osebja, kjer se vrši njegov vnos. Podatek ni obvezen.

3.5.2.5 Zapisi v registru pravnih podlag Postopek odpre register pravnih podlag s seznamom vseh pravnih podlag, ki se tičejo konkretnega dokumenta ZzI. Gre za dokumente, npr: • ZzI • Časovnica • Obračunski list • Kontrolna lista ZzI • Obvestilo ZzI



3.5.2.6 Zapisi v seznamu nepravilnosti Postopek odpre register nepravilnosti s seznamom vseh nepravilnosti, ki se tičejo konkretnega dokumenta ZzI.

3.6 Priprava in kontrola zahtevka za povra čilo (ZzP)

3.6.1 Procesi v okviru ZzP V zvezi z zahtevki za povračilo je možno izvajati več procesov: • Priprava in kontrola zahtevka za povračilo (ZZP_PRIPRAVA_KONTROLA) • Izdelava naloga za prenos sredstev (NPS_PRIPRAVA). • Zaključek NPS po potrditvi EK (NPS_IZVRSENO_EK)

3.6.2 Proces: Priprava in kontrola zahtevka za povr ačilo Z namenom priprave in kontrole zahtevka za povračilo projekta je potrebno med novimi zadevami izbrati ustrezen proces: • Naziv procesa: Priprava in kontrola zahtevka za povračilo (ZZP_PRIPRAVA_KONTROLA)

V procesu obdelave ZzP sodelujejo uporabniki: Uporabniki Vloga KU OJP Projektno osebje (PEFB)

Kontaktno osebje (PEFB) PO DAC Osebje PO (DAC) Odgovorni organ Odgovorni organ

3.6.2.1 Opis nalog procesa Dogodek Opis Začetek procesa (1) Zagon procesa

Zagon procesa je vedno ročen. Proces lahko zažene uporabnik KU OJP z vlogami: »Projektno osebje (PEFB)«, »Kontaktno osebje (PEFB)« ter uporabniki odgovornega organa z vlogo »Osebje OO«. V okviru zagona procesa uporabnik izbere projekt na drugem nivoju, za katerega želi vnesti ZzP. Projekt se mora nahajati v statusu »V izvajanju«. Izbira lahko samo med projekti z načinom dodelitve »neposredna dodelitev«.

Začetek procesa (2) Avtomatski zagon procesa ob zaključku procesa ZZI_PRIPRAVA, naloga: Zagon procesa ZZP_PRIPRAVA_KONTROLA . (glej poglavje 3.5.1) Izvede se samo za projekte načina dodelitve »javni razpis«. ZzP se generira iz ZzI. Določi se šifra ZzP kakor je opisano v okviru »Začetek procesa (1)«.



107

Dogodek Opis

Naloga: Vnos ZzP Naloga se dodeli uporabniku KU OJP z vlogami: »Projektno osebje (PEFB)« ali »Kontaktno osebje (PEFB)«, ki je zagnal proces. Urejajo se lahko vsi podatki ZzP, ki so namenjeni urejanju. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Vnos obračunskega lista stroškov dela

Vnos podatkov obračunskih listov stroškov dela • Vnos ZzP

Vnos zahtevka za povračilo • Natisni obračunski list

Možnost tiskanja obrazcev obračunskega lista

Naloga: Izvedba kontrole ZzP 100 %

Naloga se dodeli uporabniku KU OJP z vlogami: »Projektno osebje (PEFB)« ali »Kontaktno osebje (PEFB)«. Urejanje podatkov ZzP ni več možno. Avtomatsko se izdela kontrolna lista ZzP 100%. Uporabniki lahko pregledujejo vnesene podatke ZzP in Obračunskega lista, izvedejo samo kontrolo ZzP 100%. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Pregled ZzP

Pregled podatkov obrazca ZzP • Pregled obračunskega lista stroškov dela

Pregled podatkov obračunskega lista • Izvedba kontrole ZzP 100%

Izvedba kontrole podatkov ter vnos ugotovitev na kontrolno listo

• Natisni kontrolno listo ZzP 100% Možnost tiskanja obrazca kontrole liste ZzP 100%

• Natisni ZzP Možnost tiskanja obrazca ZzP

Kontrola: Pred zaključkom naloge, se izvede kontrola, če so bila izpolnjena vsa polja kontrolne liste (podani vsi odgovori na vprašanja).

Naloga: Podpis in pripenjanje ZzP ter KL ZzP 100%

Naloga se dodeli uporabniku KU OJP ki je izvedel oz. zaključil predhodno nalogo. Urejanje podatkov ni več možno. Uporabniki lahko pregledujejo vnesene podatke ZzP, Obračunskega lista, Kontrolne liste 100%, pripnejo podpisani obrazci v aplikacijo po potrebi izdelajo prenos nepravilnosti v register nepravilnosti. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Pregled ZzP


Pregled podatkov obračunskega lista • Pregled kontrolne liste ZzP 100%

Pregled podatkov kontrole liste ZzP 100% • Izdelaj zapis v registru pravnih podlag

• obrazec ZzP, KL ZzP 100% • Vnos podpisanega in skeniranega obrazca kontrolne liste ZzP

100% v register pravnih podlag. Pri tem se določeni podatki



Dogodek Opis vpišejo sami na podlagi vnesenih podatkov ZzP.

• • Izdelaj zapise v register nepravilnosti – samo, če so na KL

ugotovljeni neupravičeni izdatki. Akcija se izvede avtomatsko.

Vozlišče: Ali je ZzP primeren za izpla čilo (OJP)?

Glede na ugotovitve po opravljeni kontroli (polje »Ugotovitve po opravljeni kontroli«): • ZzP-ODOBRENO: Zahtevek je primeren za koriščenje sredstev iz

sklada. => nadaljevanje procesa v nalogi »V kontroli OO « • ZzP-ZMANJŠANO: Zahtevek za povračilo je primeren za

koriščenje sredstev iz sklada v znesku, zmanjšanem za višino ugotovljenih neupravičenih izdatkov. => nadaljevanje procesa v nalogi »V kontroli OO «

• ZzP-VRNJENO: Pregled prejete dokumentacije narekuje pripravo popravka zahtevka za povračilo in/ali pridobitev manjkajoče dokumentacije. => nadaljevanje procesa v nalogi »Dopolnitev ZzP«

• ZzP Popr.-ODOBRENO: Popravek zahtevka za povračilo je primeren za koriščenje sredstev iz sklada. => nadaljevanje procesa v nalogi »V kontroli OO «

• ZzP Popr.-ZMANJŠANO: Popravek zahtevka za povračilo dovoljuje koriščenje sredstev iz sklada v znesku, zmanjšanem za višino ugotovljenih neupravičenih izdatkov. => nadaljevanje procesa v nalogi »V kontroli OO «

• • ZzP-ZAVRNJENO: Pregled prejete dokumentacije ne dovoljuje

izvedbo plačila končnemu upravičencu v celoti. => zaključek procesa (neuspešen zaklju ček)

Kontrola: Uporabnik lahko izbere eno od možnosti: • ZzP-ODOBRENO: če prva KL ZzP 100% in niso bile na KL

ugotovljene nepravilnosti. • ZzP-ZMANJŠANO: če so bile na KL ugotovljene nepravilnosti. • ZzP-VRNJENO: če so bile na KL ugotovljene nepravilnosti. • ZzP Popr.-ODOBRENO: če je druga ali višja KL ZzP 100%, na

kateri niso bile na KL ugotovljene nepravilnosti. • ZzP Popr.-ZMANJŠANO: če so bile na KL ugotovljene

nepravilnosti. • ZzP-ZAVRNJENO: če so bile na KL ugotovljene nepravilnosti.

Naloga: Vnos odredb, plačila

Naloga se dodeli uporabnikom z vlogo Osebje PO (DAC). Urejajo se lahko podatki ZzP: • o odredbi in plačilu (sklop Izdatki: Št. odredbe ter priponki

odredba, potrdilo o plačilu). • Sklop Izdatki: če je potrebno vpisati podatke pod tabelo

/Vzdrževanje informacijskih sistemov ter Izdatki povezani s tretjimi državami)

• sklop: Popis opreme. • • Preostali podatki se ne smejo urejati! V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Uredi ZzP

Urejanje podatkov ZzP • Natisni ZzP

Možnost tiskanja obrazca ZzP



109

Dogodek Opis Kontrola: Pred zaključkom naloge kontrola, ali je vnesel podatke o odredbi in plačilu (Št. odredbe ter priponki odredba, potrdilo o plačilu izvajalcu).

Naloga: Podpis in pripenjanje ZzP

Naloga se dodeli uporabniku PO DAC ki je izvedel oz. zaključil predhodno nalogo. Urejanje podatkov ni več možno. Uporabniki lahko pregledujejo vnesene podatke ZzP, pripnejo podpisan obrazec ZzP v aplikacijo. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Pregled ZzP

Pregled podatkov obrazca ZzP • Izdelaj zapis v registru pravnih podlag

• obrazec ZzP • Vnos podpisanega in skeniranega obrazca ZzP v register

pravnih podlag. Pri tem se določeni podatki vpišejo sami na podlagi vnesenih podatkov ZzP.

Naloga: V čakanju na kontrolo OO

Naloga se dodeli uporabnikom z vlogo »Odgovorni organ«. Urejanje podatkov ni več možno. Uporabniki lahko pregledujejo vnesene podatke ZzP.

Naloga: Izvedba kontrole ZzP OO

Naloga se dodeli uporabniku odgovornega organa, ki je zaključil predhodno nalogo. Urejanje podatkov ZzP ni več možno. Uporabniki lahko pregledujejo vnesene podatke ZzP in Obračunskega lista, izvedejo samo kontrolo ZzP OO. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Pregled ZzP


Pregled podatkov obračunskih listov stroškov dela • Izvedba kontrole ZzP OO

Izvedba kontrole podatkov ter vnos ugotovitev na kontrolno listo • Natisni kontrolno listo ZzP OO

Možnost tiskanja obrazca kontrolne liste OO • • Natisni Obvestilo ZzP (samo, če so na KL ugotovljeni neupravičeni

izdatki). Možnost tiskanja obrazca Obvestilo o zmanjšanju upravičenih izdatkov zahtevka za povračilo

Kontrola: Če je odločitev kontrole, da je ZzP zavrnjen delno/v celoti (ugotovitev kontrole: ZzP Popr.-ZMANJŠANO, ZzP-ZMANJŠANO ali ZzP-ZAVRNJENO), je potrebno natisniti kontrolni obrazec Obvestilo ZzP (»Obvestilo o zmanjšanju upravičenih izdatkov zahtevka za povračilo«). Kontrola: Pred zaključkom naloge, se izvede kontrola, če so bila izpolnjena vsa polja kontrolne liste (podani vsi odgovori na vprašanja).

Naloga: Podpis in pripenjanje KL ZzP OO

Naloga se dodeli uporabniku odgovornega organa, ki je izvedel oz. zaključil predhodno nalogo.



Dogodek Opis Urejanje podatkov ni več možno. Uporabniki lahko pregledujejo vnesene podatke ZzP, Obračunskega lista, Kontrolne liste, pripnejo podpisano kontrolno listo ter obvestilo ZzP v register pravnih podlag ter po potrebi izdelajo prenos nepravilnosti v register nepravilnosti. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Pregled ZzP


Pregled podatkov obračunskih listov stroškov dela • Pregled kontrolne liste ZzP OO

Pregled podatkov obrazca kontrolne liste ZzP OO • Izdelaj zapis v registru pravnih podlag

Vnos podpisanega in skeniranega obrazca kontrolne liste ZzP OO ter Obvestila ZzP v register pravnih podlag. Pri tem se določeni podatki vpišejo sami na podlagi vnesenih podatkov ZzP.

• Izdelaj zapise v register nepravilnosti – samo, če so na KL ugotovljeni neupravičeni izdatki (Akcija se izvede avtomatsko.

• Izdelaj zapise v Seznam izvedenih ukrepov obveščanja in objavljanja. Akcija se izvede avtomatsko.

• Izdelaj zapise v Seznam računovodskih listin. Akcija se izvede avtomatsko.

Vozlišče: Ali je ZzP primeren za izpla čilo (OO)?

Glede na ugotovitve po opravljeni kontroli (polje »Ugotovitve po opravljeni kontroli«): • ZzP-ODOBRENO: Zahtevek je primeren za koriščenje sredstev iz

sklada. => nadaljevanje procesa v nalogi »Zagon procesa NPS_PRIPRAVA«

• ZzP-ZMANJŠANO: Zahtevek za povračilo je primeren za koriščenje sredstev iz sklada v znesku, zmanjšanem za višino ugotovljenih neupravičenih izdatkov. => nadaljevanje procesa v nalogi »Zagon procesa NPS_PRIPRAVA «

• ZzP-VRNJENO: Pregled prejete dokumentacije narekuje pripravo popravka zahtevka za povračilo in/ali pridobitev manjkajoče dokumentacije. => nadaljevanje procesa v vozlišču »Ali projekt neposredne dodelitve? «

• ZzP Popr.-ODOBRENO: Popravek zahtevka za povračilo je primeren za koriščenje sredstev iz sklada. => nadaljevanje procesa v nalogi »Zagon procesa NPS_PRIPRAVA «

• ZzP Popr.-ZMANJŠANO: Popravek zahtevka za povračilo dovoljuje koriščenje sredstev iz sklada v znesku, zmanjšanem za višino ugotovljenih neupravičenih izdatkov. => nadaljevanje procesa v nalogi »Zagon procesa NPS_PRIPRAVA «

• ZzP-ZAVRNJENO: Pregled prejete dokumentacije ne dovoljuje izvedbo plačila končnemu upravičencu v celoti. => zaključek procesa (neuspešen zaklju ček)

Kontrola: Uporabnik lahko izbere eno od možnosti: • ZzP-ODOBRENO: če prva KL ZzP OO in niso bile na KL

ugotovljene nepravilnosti. • ZzP-ZMANJŠANO: če so bile na KL ugotovljene nepravilnosti. • ZzP-VRNJENO: če so bile na KL ugotovljene nepravilnosti. • ZzP Popr.-ODOBRENO: če je druga ali višja KL ZzP OO, na kateri

niso bile na KL ugotovljene nepravilnosti. • ZzP Popr.-ZMANJŠANO: če so bile na KL ugotovljene

nepravilnosti.



111

Dogodek Opis • ZzP-ZAVRNJENO: če so bile na KL ugotovljene nepravilnosti.

Vozlišče: Ali projekt neposredne dodelitve?

Glede na način dodelitve projekta: • DA, neposredna dodelitev => nadaljevanje procesa v nalogi

»Dopolnitev ZzP « • NE, javni razpis => nadaljevanje procesa v nalogi »Vnos odredb,

plačila (DAC) «

Naloga: Dopolnitev ZzP Naloga se dodeli uporabniku, ki je izvajal nalogo »Vnos ZzP «, uporabniki KU OJP z vlogami: »Projektno osebje (PEFB)« ali »Kontaktno osebje (PEFB)«. Avtomatsko se izdela kopija obrazca ZzP, ki ga lahko uporabnik v celoti ureja. Naloga je v bistvu ekvivalent naloge »Vnos ZzP« . Obrazcu ZzP se dodeli nova številka (polje »Šifra ZzP«). Avtomatsko se mu priredijo tudi že prej v register pravnih podlag pripeta pogodba. Avtomatsko se mu priredijo tudi že prej v seznam računovodskih listin pripeta dokumentacija. (naredijo se kopije) (Ne pripne pa se mu dokumentacija prejšnje verzije ZzP iz registra pravnih podlag: podpisan obrazec ZzP, KL ZzP 100%, KL ZzP OO.) Predhodna verzija obrazca ZzP se shrani z vsemi priloženimi dokumenti. V okviru naloge je možna izvedba akcij (iste kot za nalogo »Vnos ZzP«): • Vnos obračunskega lista stroškov dela

Urejanje/dopolnitev obračunskega lista stroškov dela • Vnos ZzP

Urejanje/dopolnitev obrazca ZzP Po zaključku naloge se proces nadaljuje v vozlišču »Ali dopolnitev iz KL ZzP 100? «.

Vozlišče: Ali dopolnitev iz KL ZzP 100?

Glede na to, na podlagi katere kontrole je bila izvedena dopolnitev, se proces nadaljuje: • DA (KL ZzP 100%) => nadaljevanje procesa v nalogi »Izvedba

kontrole ZzP 100% «, • NE (KL ZzP OO) => nadaljevanje procesa v nalogi »Podpis in

pripenjanje dopolnjenega ZzP «.

Naloga: Podpis in pripenjanje dopolnjenega ZzP

Naloga se dodeli uporabniku, ki je izvedel oz. zaključil predhodno nalogo »Dopolnitev ZzP «. Urejanje podatkov ni več možno. Uporabniki lahko pregledujejo vnesene podatke ZzP in Obračunskega lista ter pripne podpisan ZzP v aplikacijo, v register pravnih podlag. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Pregled ZzP


Pregled podatkov obračunskega lista stroškov dela • Izdelaj zapis v registru pravnih podlag

Vnos podpisanega in skeniranega obrazca ZzP v register pravnih podlag. Pri tem se določeni podatki vpišejo sami na podlagi



Dogodek Opis vnesenih podatkov ZzP.

Naloga: Zagon procesa NPS_PRIPRAVA

Naloga se izvede avtomatsko (t.i. »service task«). Naloga zažene proces »NPS_PRIPRAVA« ter iz obrazca ZzP generira obrazec NPS v statusu »NPS v pripravi«.


Proces se zaključi, obrazec ZzP gre v status odobreno OO. Za zaključene ZzP (status »ZzP Odobreno OO«) je možen ogled podatkov ZzP.


Proces se zaključi, zahtevek ZzP je zavrnjen. Za zaključene ZzP (status »ZzP Zavrnjeno«) je možen ogled podatkov ZzP.

V sosledju z izvajanjem procesa se dokumentu ZzP spreminjajo tudi statusi: Status Opis NOV Priprava obrazca, ki še ni shranjen.

ZzP V pripravi Obrazec ZzP je shranjen.

Vnos in urejanje podatkov ZzP (KU OJP).

ZzP V kontroli OJP Obrazec ZzP se nahaja v kontroli KU OJP. Izdelava kontrole liste, izvedba kontrole.

ZzP v Dopolnitvi Obrazec ZzP se nahaja v dopolnitvi KU OJP ali PO DAC.

ZzP Posredovano OO Obrazec ZzP je posredovan v kontrolo odgovornega organa.

ZzP V kontroli OO Obrazec ZzP se nahaja v kontroli OO. Izvedba kontrole.

ZzP Odobreno OO Obrazec ZzP je bil odobren (delno ali v celoti) s strani OO.

ZzP Zavrnjeno Obrazec ZzP je bil zavrnjen v celoti s strani KU OJP ali OO.

Ob prehodu ZzP v status »ZzP Odobren OO«« se spremeni tudi status projekta: Status Opis Zaključen Projekt je zaključen.

(status s spremeni samo, če gre za zadnji ZzP na projektu).



113

3.6.3 Proces: Izdelava naloga za prenos sredstev Z namenom izdelave naloga za prenos sredstev je potrebno med novimi zadevami izbrati ustrezen proces: • Naziv procesa: Izdelava naloga za prenos sredstev (NPS_PRIPRAVA)

V procesu sodelujejo uporabniki: Uporabniki Vloga Odgovorni organ Odgovorni organ


Zagon procesa je vedno avtomatski. Proces se zažene ob zaključku procesov: • ZZP_PRIPRAVA_KONTROLA

Naloga: Izdelava NPS Naloga se dodeli uporabniku odgovornega organa z vlogo

»Odgovorni organ«, ki je izvedel kontrolo KL ZzP OO (naloga »Izvedba kontrole ZzP OO «). Urejajo se lahko vsi podatki NPS, ki so namenjeni urejanju. V okviru naloge je možna izvedba akcij: • Vnos NPS

Vnos podatkov obrazca NPS • Natisni NPS

Možnost tiskanja obrazca NPS

Naloga: Podpis in pripenjanje NPS

Naloga se dodeli uporabniku odgovornega organa, ki je izvedel oz. zaključil predhodno nalogo. Urejanje podatkov ni več možno. Uporabniki lahko pregledujejo vnesene podatke NPS ter pripne podpisan NPS v aplikacijo, v register pravnih podlag. V okviru naloge je možna izvedba: • Pregled NPS

Pregled podatkov obrazca NPS • Izdelaj zapis v registru pravnih podlag

Vnos podpisanega in skeniranega obrazca NPS v register pravnih podlag. Pri tem se določeni podatki vpišejo sami na podlagi vnesenih podatkov NPS.

Zaključek procesa Proces se zaključi, obrazec ZzP gre v status NPS posredovan MF.

Za ZzP (status »NPS Posredovano MF«) je možen ogled podatkov NPS.



V sosledju z izvajanjem procesa se dokumentu ZzP ter NPS spreminjajo tudi statusi: Status Opis NPS V pripravi Pripravljen in shranjen je bil obrazec NPS v okviru ZzP.

Vnos in urejanje podatkov NPS.

NPS Posredovan MF Obrazec NPS je bil posredovan MF (PO DAF).

3.6.4 Proces: Zaklju ček NPS po potrditvi Z namenom izvedbe zaključka NPS po potrditvi je potrebno med novimi zadevami izbrati ustrezen proces: • Naziv procesa: Zaključek NPS po potrditvi EK (NPS_IZVRSENO_EK)

V procesu sodelujejo uporabniki: Uporabniki Vloga Odgovorni organ Odgovorni organ PO DAF Osebje PO (DAF)


Zagon procesa je vedno ročen. Proces lahko zažene uporabnik z vlogo: »Osebje OO« ali »Osebje PO (DAF)«. Ob zagonu procesa uporabnik izbere NPS, katere bo zaključil. Najprej izbere datumsko obdobje (datum od, datum do). Izbere lahko več NPS, izbira lahko med NPS v statusu »NPS izvršeno MF«, ki so prešli v ta status v prej vpisanem obdobju.

Zaključek procesa Proces se zaključi, obrazca ZzP in NPS gresta v status »NPS izvršeno EK«.

V sosledju z izvajanjem procesa se dokumentu ZzP ter NPS spreminjajo tudi statusi: Status Opis NPS izvršeno MF Obrazec izvršen na MF.

NPS izvršeno EK Obrazec izvršen oz. potrjen v okviru EK.



115

3.6.5 Opis podatkov ZzP

3.6.5.1 Mapa dokumenta ZzP

Slika 95: Mapa dokumenta ZzP

3.6.5.2 Podrobnosti dokumenta Zahtevek za povra čilo Podatki zapisa ZzP so urejeni v več sklopov: • Osnovni podatki • Splošni podatki projekta

• Umestitev • Namen in cilji • Kazalniki • Aktivnosti • Preselitve* • Premestitve* • Obveščanje in objavljanje • Izdatki • Zaključek projekta**

• Rezultati in učinki • Kazalniki • Časovnica • Aktivnosti • Namen in cilji • Vsebinski podatki • Financiranje • Proračun • Popis opreme



* Sklop Preselitve oz. Premestitve je viden samo v primeru, če gre za projekt tipa projekta »Projekt (nivo 2)-posebni primeri)«. Posledično so zanj vneseni tudi podatki v okviru Prijave, kjer je v polju »Vrsta zaveze« označeno ali gre za preselitev ali premestitev. ** »Zaključek projekta« v bistvu ni podatkovni sklop, le razmejuje vsebino v seznamu sklopov ZzP. »Zaključek projekta« so prikazani le, če gre za ZzP, na katerem je označeno »Projekt je zaključen, to je končni ZzP na projektu«. Ker je obrazec ZzP skoraj enak obrazcu ZzI, so v nadaljevanju opisani samo sklopi, ki se razlikujejo glede na ZzI (poglavje 3.5.2).

3.6.5.2.1 Sklop: Osnovni podatki (razlike glede na ZzI so zeleno obarvane).

Slika 96: ZzP – Osnovni podatki

Polje Opis Šifra ZzP Šifra ZzP.

Generira se avtomatsko ob zagonu procesa tako, da se za šifro projekta izpiše »ZzP« in pa različica po principu »1.1« (npr. ISF-B.SO2.6.3-02A-ZzP-1.0)«, pri čemer prva cifra predstavlja zaporedno



117

Polje Opis številko ZzP, druga pa zaporedno številko popravka. Če gre za popravek/spremembo ZzP, se spremeni različica ZzP (npr. ISF-B.SO2.6.3-02A-ZzP-1.1). Polje je namenjeno samo ogledu.

Vrsta ZzI Glede na ZzP podatka ni.

Datum zahtevka za povračilo Datum zahtevka za povračilo.

Ali je projekt zaključen Izbere se ena izmed možnosti: • Projekt ni zaključen • Projekt je zaključen, to je končni ZzP na projektu Izbere se opcija »NE«, v kolikor bodo sledili dodatni Zahtevki za povračilo, oz. »DA«, v kolikor gre za zadnji zahtevek na projektu. Če je projekt zaključen (zadnji ZzP), se ima uporabnik na voljo tudi podsklope »Zaključek projekta«.

Obdobje poročanja po zahtevku za povračilo od - do

Datum poročanja po zahtevku od - do. Prvi datum mora biti poznejši od datuma začetka projekta oz. končnega datuma obdobja poročanja prejšnjega zahtevka za izplačilo. Končni datum ne sme biti poznejši od datuma predvidenega zaključka projekta. V primeru odstopanja od predvidenega trajanja projekta, je to potrebno dodatno utemeljiti pod splošnimi opombami. Kontrola: Datum poročanja od mora biti poznejši od posredovanega zadnjega (prejšnjega) zahtevka na projektu. Kontrola: Datumi ne smejo biti izven predvidenega obdobja trajanja projekta po projektni prijavi.

Vodja projekta Vodja projekta, ki se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi

prijave projekta). Možna je tudi izbira iz seznama osebja (vloga = »Projektni vodja«). Če želene osebe ni v seznamu, jo lahko uporabnik vnese v šifrant osebja (vnese lahko samo vlogo »Projektni vodja«). Povezava »Vnos v seznam osebja« odpre seznam osebja, kjer se vrši njegov vnos.

Odgovorna oseba Odgovorna oseba za projekt, ki se avtomatsko prenese iz projekta (na podlagi prijave projekta). Izbira iz seznama osebja (vloga = »Odgovorna oseba«). Če želene osebe ni v seznamu, jo lahko uporabnik vnese v šifrant osebja (vnese lahko samo vlogo »Odgovorna oseba«). Povezava »Vnos v seznam osebja« odpre seznam osebja, kjer se vrši njegov vnos.

Splošne opombe Vnesejo se morebitne splošne opombe na celoten ZzP.

Gumb »Naloži priloge« Pripenjanja prilog. (za opis strani za nalaganje in ogled priponk glej poglavje 2.5.12) Obvezne priloge • Izpis stroškovnega mesta za projekt • Seznam stroškovnih mest Druge priloge: • … po potrebi



Polje Opis

3.6.5.2.2 Sklop: Predpla čila ZzP glede na ZzI ne vsebuje sklopa Predplačila.

3.6.5.2.3 Sklop: Preselitve Nov sklop glede na ZzI. Sklop Preselitve je viden samo v primeru, če gre za projekt tipa projekta »Projekt (nivo 2)-posebni primeri)« ter je v okviru Prijave označen kot: Vrsta zaveze Izbrana je vrestno »Preselitev«.

Dokazila se dodajajo v sklopu Izdatki v okviru kategorije "I. Drugi poenostavljeni stroški "). Podatki se izpolnjujejo za vsako preseljeno osebo posebej tako, da se dodajajo vrstice.

Slika 97: ZzP – Preselitve

Polje Opis Preselitve Seznam preseljenih oseb.

Seznam lahko pregledujemo v tabeli. Urejamo in pregledujemo pa v detajlu na novi strani (glej Slika 98). Sklop se izpolnjuje le za projekte preselitve. Za vsako preseljeno osebo se vpiše država azila (tj. država, v kateri prosilci podajo prošnjo za azil in čakajo na preselitev), država izvora prosilca, izbere se izbere spol, starostna kategorija in kategorija prosilca. Glede na kategorijo prosilca se vpiše predvidena povprečnina (10.000 € za osebe, ki so vključene v prednostne naloge Unije oz. ranljive skupine, in 6.000 € za druge osebe). Izračuna se skupen upravičen znesek povprečnin za preselitev. Dokazila se vpisujejo v okviru obračuna zahtevka, pod kategorijo »I«.



119

Slika 98: ZzP – Preselitve, detajl

Polje Opis Zap. št. Zaporedna št. preseljene osebe (resettlement) v okviru tega ZzP.

Podatek se genrira avtomatsko. Polje je namenjeno samo ogledu.

Država azila Država azila, tj. država, v kateri prosilci podajo prošnjo za azil in čakajo na preselitev. Izbira iz seznama držav.

Država izvora Država izvora. Izbira iz seznama držav.

Spol Spol.

Starostna kategorija Starostna kategorija, izbira: odrasla oseba, otrok.

Kategorija prosilca Kategorija prosilca. Izbira iz seznama kategorij prosilcev za preselitev.

Povprečnina na osebo Povprečni na na osebo. Izpiše se avtomatsko glede na izbrano kategorijo. Polje je namenjeno samo ogledu.

3.6.5.2.4 Sklop: Premestitve Nov sklop glede na ZzI. Sklop Premestitve je viden samo v primeru, če gre za projekt tipa projekta »Projekt (nivo 2)-posebni primeri)« ter je v okviru Prijave označen kot: Vrsta zaveze Izbrana je vrestno »Premestitev«.

Dokazila se dodajajo v sklopu Izdatki v okviru kategorije "I. Drugi poenostavljeni stroški "). Podatki se izpolnjujejo za vsako premeščeno osebo posebej tako, da se dodajajo vrstice.



Slika 99: ZzP – Premestitve

Polje Opis Premestitve Seznam premeščenih oseb.

Seznam lahko pregledujemo v tabeli. Urejamo in pregledujemo pa v detajlu na novi strani (glej Slika 100). Sklop se izpolnjuje le za projekte premestitve. Za vsako premeščeno osebo se vpiše država članica, iz katere je bil upravičenec do mednarodne zaščite premeščen, država izvora, izbere se izbere spol, starostna kategorija in kategorija prosilca. Za vsako osebo se vpiše povprečnina v višini 6.000 € in izračuna skupen upravičen znesek povprečnin za premestitev. Dokazila se vpisujejo v okviru obračuna zahtevka, pod kategorijo »I«. V kolikor število polj v obrazcu ni zadostno, je potrebno obrazec odkleniti in ročno dodati vrstice.



121

Slika 100: ZzP – Premestitve, detajl

Polje Opis Zap. št. Zaporedna št. premeščene osebe (relocation) v okviru tega ZzP.

Podatek se genrira avtomatsko. Polje je namenjeno samo ogledu.

Država članica premestitve Država članica, iz katere so bili premeščeni upravičenci do mednarodne zaščite. Izbira iz seznama držav.

Država izvora Država izvora. Izbira iz seznama držav.

Spol Spol.

Starostna kategorija Starostna kategorija, izbira: odrasla oseba, otrok.

Kategorija prosilca Kategorija prosilca. Izbira iz seznama kategorij prosilcev za premestitev.

Povprečnina na osebo Povprečnina na osebo. Izpiše se avtomatsko glede na izbrano kategorijo. Polje je namenjeno samo ogledu.



3.6.5.2.5 Sklop: Izdatki (razlike glede na ZzI so zeleno obarvane).

Slika 101: ZzP – Izdatki



123

Polje Opis Proračunska kategorija Tabela pregleda izdatkov (obračun zahtevka za povračilo).

Posamezna kategorija se doda glede na to, ali je bila dejansko izvedena. Dodaja se kombinacija kategorija-aktivnost-račun. Torej se lahko ista kategorija večkrat ponovi, vendar samo enkrat samo enkrat v sklopu ene aktivnosti-računa. Te kategorije je možno urejati (povezava »Odpri« pred nazivom kategorije) na novi strani (glej Slika 102). Kategorije v spodnjem delu (krepko izpisane) so fiksne. Namenjene so samo ogledu, njihovi zneski pa se izračunavajo avtomatsko.

Uvoz podatkov iz MFERAC – gumb »Uvozi«

V orodni vrstici se nahaja gumb »Uvozi«, ki omogoča uvoz podatkov računi-odredbe-plačila iz MFERAC-DPS poročila DPS-06-22-01 (datoteka mora biti v xls ali xlsx formatu). Vsebine izvožene datoteke MFERAC uporabnik ne sme spreminjati (npr. brisanje stolpcev, spreminjanje podatkov)! Postopek najprej odpre okno za izbiro kategorije ter aktivnosti (v obeh primerih samo tiste, ki so navedene na prijavi). Kategorija in aktivnost se v nadaljevanju priredita vsem uvoženim računom. Nato uporabnik izber datoteko za uvoz. Postopek nato uvozi podatke za vsakega od računov v poročilu. Pri tem se za vsakega od računov kreira svoja vrstica v tabeli izdatkov. Tej vrstici je potrebno določiti manjkajoče podatke kategorija izdatka ter aktivnost in seveda ostale podatke, ki jih ni možno pridobiti iz MFERAC (razvidni so iz slike Slika 102). Postopek uvoza iz datoteke upošteva tako vrstice računov, odredb, kakort tudi plačil. Uvozijo se naslednji podatki: • Pravna podlaga za obračun <= oznaka pogodbe (iz računa)

• Pravna podlaga oz. pogodba se uvozi samo v primeru, če je že pred tem vnesena v register pravnih podlag. Pri tem se naredi povezava s pogodbo v registru pravnih podlag. Če pogodbe ni v registru, jo je potrebno najprej tja vnesti in ročno narediti povezavo z računom. (Ta povezava se vidi s tem, ko se bo gumbu pojavi izpisana št. pogodbe.)

• Št. računa / listine za obračun <= originalna številka računa (iz računa)

• Datum računa / listine za obračun <= datum izstavitve računa (iz računa)

• Bruto vrednost računa /listine za obračun <= Znesek računa v EUR (iz računa)

• Namen plačila izvajalcu <= Vsebina/situacija (iz računa) • Način plačila izvajalcu <= prazno način plačila izvajalcu (iz

odredbe) • Datum plačila izvajalcu <= datum plačila (iz plačila) • Št. odredbe za plačilo <= številka računa • Znesek plačila izvajalcu se ne uvaža. izračuna se kot razlika Bruto

vrednost – Odbitki • Upravičen znesek za povračilo po projektu – vsota vseh izplačil po

računu Vse uvožene podatke je možno popravljati.

Stolpci tabele

Kategorija izdatka Posamezna kategorija izdatka.

Zap. št. Zaporedna številka izdatka. Prosti vnos. Po navadi gre za zaporedno številko izdatka iz javnega razpisa in služi za povezavo z njim.



Polje Opis Aktivnost Naziv aktivnosti, v okviru katere je nastal izdatek.

Račun Številka računa izvajalca. Plačilo izvaj. Znesek plačila izvajalcu.

Upravičen Upravičen znesek za izplačilo po projektu.

Prispevek EU Prispevek Unije za povračilo.

Znesek se zaokroži navzdol na dve decimalki (posredni stroški in prispevek Unije se vedno zaokrožujeta navzdol).

Slo udel. Slovenska soudeležba (nacionalni proračun).

Vrstice tabele – kategorije izdatka

A. Stroški plač Stroški plač.

B. Potni stroški Potni stroški.


Oprema in neopredmetena sredstva.

D. Nepremičnine Nepremičnine.


Potrošni material, zaloge in splošne storitve.

F. Drugi neposredni stroški Drugi neposredni stroški.


Posebni stroški v zvezi s ciljnimi skupinami.


Posredni upravičeni stroški. (Posredni upravičeni stroški se izračunajo avtomatsko glede na delež posrednih stroškov iz Prijave ter vsote stroškov A-G tega ZzI. Znesek se zaokroži navzdol na dve decimalki.)



J. Prejemki, ki nastanejo zaradi projekta

Prejemki, ki nastanejo zaradi projekta. Te vrednosti se beležijo kot negativne (tj. se odštejejo od skupne vrednosti ZzP)!

Skupaj upravi čeni izdatki po tem ZzP

Vsota A + B + … + G + H + I - J. Skupen znesek upravičenih izdatkov (izdatki minus prihodki).

Skupaj prejšnji ZzP na projektu

Seštevek odobrenih zneskov prejšnjih ZzP s strani OO na projektu (OO odobreno).

Skupaj vsi ZzP na projektu Seštevek odobrenih zneskov prejšnjih ZzP s strani OO na projektu (OO odobreno) plus znesek tega ZzP. Kontrola: Znesek »Skupaj vsi ZzP na projektu« ne sme presegati projektnega proračuna iz prijave projekta.

Skupen znesek za izpla čilo (izdatki zmanjšani za nepora čunan del predpla čila)

Skupen znesek za izplačilo. Znesek upravičenih izdatkov, zmanjšan za morebitni neporačunan del predplačila.

Preostanek predpla čila za poračun

Morebitni preostanek predplačila za poračun s prihodnjimi ZzI. Prikažemo isti podatek kot je na ZzI.



125

Polje Opis

Dodatni podatki pod tabelo

Pod tabelo se v izjemnih primerih vneseta še dva podatka.

Gre za omejitve nacionalnega programa Sklada za notranjo varnost (čl 7(2)) v zvezi z vzdrževanjem informacijskih sistemov Unije in nacionalnih informacijskih sistemov (8%) ter dejavnostmi v zvezi s tretjimi državami ali v tretjih državah, ki izvajajo strateške prednostne naloge Unije (8%). Kategoriji se lahko vnašata samo v primeru projektov sklada »IP« (za projekte, ki se začnejo s to oznako). Razdelek se izpolnjuje le za projekte, ki se financirajo iz Sklada za notranjo varnost (področje policijskega sodelovanja, tveganja in kriz). Glede na prikazane izdatke po kategorijah se vpiše skupna vrednost vseh izdatkov, namenjenih vzdrževanju informacijskih sistemov Unije ali dejavnostim v zvezi s tretjimi državami ali v tretjih državah, ki zadevajo strateške prednostne naloge Unije. Skupni izdatki se razdelijo tudi na prispevek Unije in slovensko soudeležbo.

Vzdrževanje informacijskih sistemov

Znesek izdatkov projekta namenjen vzdrževanju informacijskih sistemov Unije ali nacionalnih informacijskih sistemov.

Upravičen znesek Upravičen znesek za izplačilo po projektu.

Prispevek Unije za povračilo Znesek prispevka Unije za povračilo. Avtomatski izračun iz upravičenega zneska glede na razmerje iz projektnega proračuna v Prijavi projekta. Znesek se zaokroži navzdol na dve decimalki (posredni stroški in prispevek Unije se vedno zaokrožujeta navzdol). Polje je namenjeno samo ogledu.

Slovenska soudeležba (nacionalni proračun)

Znesek slovenske soudeležbe (nacionalni proračun). Avtomatski izračun iz upravičenega zneska - Prispevek Unije za povračilo. Polje je namenjeno samo ogledu.

Izdatki povezani s tretjimi državami

Znesek izdatkov projekta, povezan s tretjimi državami ali je v tretjih državah, ki izvajajo strateške prednostne naloge Unije.

Upravičen znesek Upravičen znesek za izplačilo po projektu.

Prispevek Unije za povračilo Znesek prispevka Unije za povračilo. Avtomatski izračun glede na razmerje iz projektnega proračuna v Prijavi projekta. Znesek se zaokroži navzdol na dve decimalki (posredni stroški in prispevek Unije se vedno zaokrožujeta navzdol). Polje je namenjeno samo ogledu.


Znesek slovenske soudeležbe (nacionalni proračun). Avtomatski izračun: Upravičen znesek - Prispevek Unije za povračilo. Polje je namenjeno samo ogledu.



Slika 102: ZzP – Izdatki, detajl



127

Polje* Opis Vsi dokumenti, ki izkazujejo izdatke (pravne podlage, listine za

obračun, druga dokazila) morajo biti priložene zahtevku. Priloge morajo biti ustrezno oštevilčene (P1, P2, P3,…).

Zap. št. vrstice načrtovanega projektnega proračuna/izdatka

Zaporedna številka izdatka. Podatek se številči avtomatsko od 1 naprej.

Kategorija izdatka Posamezna kategorija izdatka. Omogočen je izbor iz seznama možnih kategorij izdatkov.

Aktivnost Naziv aktivnosti, v okviru katere je nastal izdatek. Možna je izbira iz seznama projektnih aktivnosti.

Pravna podlaga za obračun Pravna podlaga za obračun (referenca na splošno projektno pogodbo iz seznama pravnih podlag), ki mora biti v prilogi zahtevka. Pravno podlago poiščemo v registru pravnih podlag s pomočjo iskalnika v polju. Gumb »Pravna podlaga« omogoča pregled pogodbe v registru pravnih podlag, ali pa njeno dodajanje. Kontrola: Vnos oz. izbira pravne podlage je obvezen.

Št. računa / listine za obračun

Št. računa oz. listine za obračun (v primeru stroškov plač je to št. obračunskega lista stroškov dela, ki se pripravi na posebnem obrazcu), ki morajo biti v prilogi zahtevka

Gumb »Naloži račun« Gumb za dodajanje in ogled računua. Gumb odpre novo stran za pripenjanje oz. ogled priponk (za opis strani za nalaganje in ogled priponk glej poglavje 2.5.12). Odpre isto stran kot Gumb »Naloži dokazila« (glej nižje).

Datum računa / listine za obračun

Datum računa / listine za obračun. Kontrola: Datum listine ne sme biti pred ali po obdobju poročanja.

Izvajalec Izvajalec aktivnosti, na katero se nanaša izdatek oz. prejemek (npr. zaposleni, organizacija, podjetje). Podatek se prenese iz pravne podlage, če je tam vpisan.

Bruto vrednost računa / listine za obračun

Bruto vrednost računa/ listine za obračun. (Vrednosti se vpišejo tudi pri posrednih stroških in drugih poenostavljenih stroških. Tudi pri prejemkih se vnesejo pozitivne vrednosti, sistem pa jih potem sam odšteva od skupnih upravičenih stroškov projekta). Kontrola: Bruto vrednost ne sme biti manjša od 20 EUR (med 0 in 20 EUR). Sporočilo kontrole: »Bruto vrednost računa nižja od mejne vrednosti 20,00 EUR.«.

Odbitki in pogodbene kazni Morebitni odbitki in pogodbene kazni pri posameznih izdatkih oz. prejemkih, ki znižujejo skupno bruto vrednost.

Znesek DDV (neupravičen strošek)

Znesek DDV, če je neupravičen strošek (tj. se odbije od skupnih upravičenih izdatkov po projektu).

Znesek plačila izvajalcu Znesek plačila izvajalcu. Podatek se izračuna kot • Bruto vrednost računa – Odbitki in pogodbene kazni Izjema:



Polje* Opis Pri kategoriji »H. Posredni upravičeni stroški« se znesek izračuna avtomatsko glede na delež posrednih stroškov iz Prijave ter vsote zneskov plačila izvajalcu A-G tega ZzP. (odstotek H iz Prijave * vsota upravičenih zneskov A-G tega ZzP) Znesek se zaokroži navzdol na dve decimalki.

Namen plačila izvajalcu Namen plačila izvajalcu, tj. opis vrste izdatka, blaga, storitev, količin (opis stroška oz. prejemka).

Način plačila izvajalcu Način plačila izvajalcu. Izbira ene od vrednosti: • bančno nakazilo, • gotovinsko izplačilo.

Datum plačila izvajalcu Datum plačila izvajalcu.

Št. odredbe za plačilo Številka odredbe za plačilo izvajalcu (v primeru javnih razpisov je to št. odredbe za plačilo po prejetem zahtevku za izplačilo s strani nevladne organizacije).

Upravičen znesek za povračilo po projektu

Upravičen znesek za povračilo po projektu, ki ne sme biti višji od zneska plačila izvajalcu in mora biti zmanjšan za višino DDV, če je le-ta neupravičen strošek. V primeru kategorije »J. Prejemki, ki nastanejo zaradi projekta« je to upravičen prejemek. Izjema: V primeru kategorije »J. Prejemki, ki nastanejo zaradi projekta« je to upravičen prejemek. Pri kategoriji »H. Posredni upravičeni stroški« se znesek izračuna avtomatsko glede na delež posrednih stroškov iz Prijave ter vsote upravičenih zneskov A-G tega ZzP. (odstotek H iz Prijave * vsota upravičenih zneskov A-G tega ZzP) Znesek se zaokroži navzdol na dve decimalki.

Prispevek Unije za povračilo Znesek prispevka Unije za povračilo, tj. delež EU sofinanciranja glede na delež v projektni prijavi. Avtomatski izračun glede na razmerje iz projektnega proračuna v Prijavi projekta. Znesek se zaokroži navzdol na dve decimalki (posredni stroški in prispevek Unije se vedno zaokrožujeta navzdol). Polje je namenjeno samo ogledu.


Znesek slovenska soudeležbe, tj. delež sofinanciranja iz nacionalnega proračuna glede na delež v projektni prijavi. Avtomatski izračun: Upravičen znesek za povračilo po projektu - Prispevek Unije za povračilo. Polje je namenjeno samo ogledu.

Opombe Različne morebitne opombe.

Gumb »Naloži dokazila« Gumb za dodajanje in ogled različnih dokazil oz. prilog k računu (npr. dokazilo o plačilo izvajalcu, odredba ter druga dokazila). Različna dokazila o plačilu izvajalcu, praviloma dokazilo o nakazilu na TRR (v primeru stroškov plač tudi potrdilo o plačilu davkov in prispevkov, REK obrazec ali izjava FURS; v primeru projektov premestitve/preselitve se priložijo dokazila o sprejetih prosilcih oz. osebah z mednarodno zaščito v okviru kategorije stroškov I), ki morajo biti v prilogi zahtevka Gumb odpre novo stran za pripenjanje oz. ogled priponk (za opis strani za nalaganje in ogled priponk glej poglavje 2.5.12).



129

Polje* Opis

Gumb »Kopiraj odredbe« V nalogi »Vnos odredb, pla čila« je v orodni vrstici na voljo tudi gumb

»Kopiraj odredbe«. Postopek skopira podatek »Št. odredbe za plačilo« ter vsa v tej nalogi dodana dokazila na vse ostale vrstice izdatkov. Torej, iz zapisa, na katerem se proži postopek, na vse ostale.

* Kategoriji stroškov H in I sta izjemi, za katere se določeni podatki ne vpisujejo.

3.6.5.2.6 Sklop: Popis opreme Nov sklop glede na ZzI.

Slika 103: ZzP – Popis opreme

Polje Opis Ali je v projekt vključen nakup opreme (v skupni vrednosti > 10 000 EUR za vsak kos?

Označitev ali je v projekt vključen nakup opreme (v skupni vrednosti > 10 000 EUR za vsak kos). Kontrola: Če »DA«, potem je vnos spodnji podatkov obvezen. Obvezno je vnesti vsaj eno vrstico, v tej vrstici pa moraja biti izpolnjeni vsi podatki.

Ali je v projekt vključen nakup infrastrukture (v

Označitev ali je v projekt vključen nakup infrastrukture (v skupni vrednosti > 100 000 EUR)



Polje Opis skupni vrednosti > 100 000 EUR)?

Kontrola: Če »DA«, potem je vnos spodnji podatkov obvezen (razen serijske številke). Obvezno je vnesti vsaj eno vrstico, v tej vrstici pa moraja biti izpolnjeni vsi podatki.

Tabela Popis opreme Popis opreme Seznam opreme nad 10.000 EUR ter infrastrukture nad 100.000

EUR. Seznam opreme lahko pregledujemo v tabeli. Urejamo in pregledujemo pa v detajlu na novi strani (glej Slika 104).

Slika 104: ZzP – Popis opreme, detajl

Polje Opis Skupna vrednost postavke Znesek skupne vrednosti postavke.

Serijska številka Serijska številka (za opremo).

Lokacija / naslov Lokacija/naslov, kjer je mogoče najti opremo/infrastrukturo.

Datum nakupa / zaključka Datum nakupa oz. zaključke del na infrastrukturi.

Kratek opis opreme / infrastrukturnih stroškov

Kratek opis opreme oz. infrastrukturnih stroškov.

3.6.5.3 Podrobnosti dokumenta Obra čunski list stroškov dela Glej opis v okviru ZzI (poglavje 3.5.2.3).



131

3.6.5.4 Podrobnosti dokumenta Kontrolna lista zahte vka za povra čilo (100% kontrola)

Kontrolna lista ZzP 100% (kontrola KL ZzP 100%) je podobna kontrolni listi ZzI (glej poglavje 3.5.2.4). Razlika glede na ZzI so opisane v poglavju 3.6.5.2. Razlika je tudi na jezičku »Ugotovitve«, na katerem se vpišejo ugotovitve po opravljeni kontroli (glej poglavje 3.6.5.4.1 oz. Slika 106). Na tem jezičku kontrolor pripne priloge h kontrolni listi. Kontrola ZzP 100% se izvaja samo za projekte neposredne dodelitve. Za projekte na podlagi javnih razpisov se predhodno izdela ZzI, kjer je opravljena kontrola.

Slika 105: KL ZzP 100% – kontrola posameznega zapisa/kategorije izdatkov

Kontrola: V primeru, če je vneseno polje »Neupravičeno«, mora biti obvezno vnesen tudi podatek »Šifra nepravilnosti«.




Slika 106: KL ZzP 100% – Ugotovitve kontrole

Polje Opis Ugotovitve po opravljeni kontroli

Izvajalec kontrole izbere eno od navedenih ugotovitev. Izbira ene od opcij je obvezna. Glede na izbrano ugotovitev: • ZzP-ODOBRENO: Zahtevek je primeren za koriščenje sredstev iz

sklada. => nadaljevanje procesa v nalogi »V kontroli OO « • ZzP-ZMANJŠANO: Zahtevek za povračilo je primeren za

koriščenje sredstev iz sklada v znesku, zmanjšanem za višino ugotovljenih neupravičenih izdatkov. => nadaljevanje procesa v nalogi »V kontroli OO «

• ZzP-VRNJENO: Pregled prejete dokumentacije narekuje pripravo popravka zahtevka za povračilo in/ali pridobitev manjkajoče dokumentacije. => nadaljevanje procesa v nalogi »Dopolnitev ZzP«

• ZzP Popr.-ODOBRENO: Popravek zahtevka za povračilo je primeren za koriščenje sredstev iz sklada. => nadaljevanje procesa v nalogi »V kontroli OO «

• ZzP Popr.-ZMANJŠANO: Popravek zahtevka za povračilo dovoljuje koriščenje sredstev iz sklada v znesku, zmanjšanem za



133

Polje Opis višino ugotovljenih neupravičenih izdatkov. => nadaljevanje procesa v nalogi »V kontroli OO «

• ZzP-ZAVRNJENO: Pregled prejete dokumentacije ne dovoljuje izvedbo plačila končnemu upravičencu v celoti. => zaključek procesa (neuspešen zaklju ček)


Skupaj upravičeni izdatki za izplačilo

Avtomatski izračun skupnega zneska za povračilo (=skupen znesek ZzP - skupaj neupravičeni izdatki ZzP).

Datum Datum izvedene kontrole. Podatek je obvezen.

Izvedel (1) Oseba, ki je izvedla kontrolo. Izbira iz seznama osebja glede na vrsto projekta: • neposredna oddaja: KU OJP (vloga= »Projektno osebje (PEFB)«

ali »Kontaktno osebje (PEFB)«) Če želene osebe ni v seznamu, jo lahko uporabnik vnese v šifrant osebja (vnese lahko samo uporabnike z omenjenimi vlogami). Povezava »Vnos v seznam osebja« odpre seznam osebja, kjer se vrši njegov vnos. Podatek je obvezen.

Izvedel (2) Oseba, ki je izvedla kontrolo. Izbira iz seznama osebja glede na vrsto projekta: • neposredna oddaja: KU OJP (vloga= »Projektno osebje (PEFB)«

ali »Kontaktno osebje (PEFB)«) Če želene osebe ni v seznamu, jo lahko uporabnik vnese v šifrant osebja (vnese lahko samo uporabnike z omenjenimi vlogami). Povezava »Vnos v seznam osebja« odpre seznam osebja, kjer se vrši njegov vnos. Podatek ni obvezen.

migra - uporabniška navodila za ku 20161227 · izdelal: ixtlan team d.o.o. v sodelovanju z...

Documents