miguel udaondo [email protected]/200000258-480b94905d/gestión...

http://www.ucm.es/info/fgu/formacion/escuela_verano/index.php Escuela Complutense de Verano 2011

Gestión del tiempo

Miguel [email protected]

- Analizar con qué grado de eficiencia se utiliza el t iempo.

- Elaborar planes diarios, semanales y anuales como medio para utilizar mejor el tiempo.

- Aumentar el tiempo dedicado a los asuntos de alto rendimiento y reducir el dedicado a temas menores.

- Utilizar adecuadamente las técnicas dirigidas a una buena gestión del tiempo.

- Programar y planificar el tiempo de un modo realist a.

- Conocer nuestros principales “ladrones de tiempo” y conseguir controlarlos.

- Aplicar diferentes técnicas de autocontrol para con trolar el estrés y mejorar nuestra calidad de vida.

OBJETIVOS

ÍNDICE (CONTENIDOS)

1. Concepto del tiempo

3. Factores personales:3.1. Motivación 3.2. Estilos de gente en el trabajo3.3. Gestión del estrés

2.1. Metas: Asignar prioridades. Planificar

4. Control: Ladrones de tiempo

2. Aprovechar el tiempo

LA CALIDAD DE VIDA DEPENDE EN GRAN MEDIDA

DEL USO QUE SE HAGA DEL TIEMPO


El tiempo transcurre a la misma velocidad para todo s

…pero cada persona lo aprovecha de manera diferente .

A algunos les da de sí para hacer todo su trabajo ¡ e incluso disfrutan de tiempo libre !

Para otros es una carrera frenética contra reloj,una lucha contra programas rígidos e inflexibles,tratando de evitar continuas interrupciones,sumergidos en una intrincada jungla de papeles


Reflexión:

Pocos son los que tienen tiempo suficiente, pero cualquiera tiene

casi todo el tiempo que hay.


Dificultades de concepción

Tenemos un sentido imperfecto del tiempo(Se manifiesta en errores en la percepción, en la medida y en la memoria del tiempo)

De confunde con el TIEMPO SUBJETIVO.(Esto da lugar a falacias como la de que el tiempo se acelera, se para o que “no tenemos tiempo”)


El tiempo como recurso

Es un recurso escaso, limitado y limitante.

NO es almacenable, acumulable ni intercambiable.

Es factor determinante de oportunidades.

Es difícil medir el tiempo en función de resultados .

Cada cultura tiene sus propios conceptos al respect o


El tiempo es:

ATÍPICO.

IMPRESCINDIBLE.

INEXORABLE.

INELÁSTICO.

EQUITATIVO.


1. Concepto del tiempoConceptos sobre el tiempo en general No SI

1. Manejar bien el tiempo es, sobre todo, cuestión de trabajar deprisa

2. Casi toda la gente resolvería sus problemas de tiempo trabajando mas horas

3. Los que se concentran en trabajar eficientemente son los mas eficaces

4. Manejar mejor el tiempo sería reducir el tiempo dedicado a ciertas actividades

5. Hacer varias cosas a la vez garantiza un so óptimo del tiempo

6. Trabajo con gente y no puedo establecer prioridades porque todos somos iguales

7. La mayoría de la gente tiene exceso de trabajo por las exigencias de su puesto

8. No siempre se puede trabajar en función e las prioridades

9. De ordinario sabemos en qué empleamos el tiempo y qué nos hace perderlo

10. Los individuos mas atareados y activos son los que obtienen mejores resultados.

11. Manejar bien el tiempo supone trabajar como un robot

12. Quien tenga mayor responsabilidad debe trabajar mas tiempo para dar ejemplo

13. Mi responsabilidad me exige estar siempre disponible para quien me necesite

14. La calidad de las decisiones se podría mejorar tomándolas con mas tiempo

15. La gente de mas nivel jerárquico puede tomar, en general, mejores decisiones

16. Hacerlo uno mismo permite ahorrar mucho tiempo

Conceptos a debatir:

La trampa de la actividad

¿Eficacia vs eficiencia?

Eficaz = Efectivo => Hacer el trabajo adecuado(Qué)

Eficiente: Consigue los objetivos con menos esfuerzo, menos tiempo o menos recursos

(Cómo)


Conceptos a debatir:

La trampa de la actividad

¿Eficacia vs eficiencia?

La cultura de las empresas( y la de la mía en particular)

Análisis personal: (Lo que creo que hago

vs lo que creo que debería hacer)


PERDER EL TIEMPO: Darle un uso no acordecon nuestros objetivos

DOMINAR EL TIEMPO = DOMINARSE A UNO MISMO


El tiempo como problemaEn la actividad diaria podemos encontrar

alguno de los siguientes problemas:

1) INSUFICIENCIA: NO TENEMOS TIEMPO(si pretendemos que la solución sea aumentarlo)

2) MALA ASIGNACIÓN DEL TIEMPO A LAS TAREAS

3) FRAGMENTACIÓN DEL TIEMPO

4) IRREGULARIDAD, CRISIS, PÉRDIDA.


Para aprovechar mejor el tiempo necesitamos:

METAS

MOTIVACIÓN

CONTROL


Un claro sentido de la dirección basado en objetivos bien definidos

La energía y el compromiso necesarios para alcanzar los objetivos

Aumento de la productividad basado en nuestras propias habilidades


Autoinventario sobre el uso del tiempo


Autoinventario sobre el uso del tiempo

Valoración: Contar el nº de respuestas SI

< 15 => Pérdida de tiempo15 a 20 => Aprovechamiento mejorable> 20 => En el buen camino

Valoración: Contar el nº de respuestas SI

< 15 => Pérdida de tiempo15 a 20 => Aprovechamiento mejorable> 20 => En el buen camino

INTERNAS EXTERNAS

METAS

MOTIVACIÓN

CONTROL

Asignar el Nºde respuestas

NO


Círculos de preocupación y de influencia

Círculo de preocupación

Círculo de influencia


2.1. METAS

Es el primer paso para aprovechar el tiempo

Asignación de prioridades

1.Debate: Lo urgente vs Io importante

2.Necesitamos hacer las cosas importantes en primer lugar.

3.¿Qué es LO IMPORTANTE?:Lo que nos conduce a nuestros objetivos.

No hacer

Hacer

Planificar

Delegar

- Importante- Urgente

+ Urgente

+ Importante

Lo urgente vs Io importante


Lo que dicen los libros

Cuadrante del engaño (Prioridad de otros)

Cuadrante de la pérdida de

tiempo

Cuadrante surgido por no planificar

bien

Cuadrante de la calidad

No prioritario

Areade los

infartos

Actuar

Delegar

- Importante- Urgente

+ Urgente

+ Importante

Lo urgente vs Io importante


Lo que decía W. Churchill


Lo importante:Principio de Pareto (Ley del 80/20)

80%

20%

20%

80%

Tiempo Resultados

“Los elementos críticos de cualquier conjunto cons-

tituyen sólo una minoría.”

2. Gestionar el tiempo

Aplicación del Principio de Pareto

Tiempo / Esfuerzo

Calidad/ Valor

80%

20%

Chapu

za

Perfe

cció

n

El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica, sino que sigue una curva en forma de S.


Análisis del valor del empleo del tiempoAnálisis ABC

65% 20% 15%

65%20%15%

Valor de la tarea

Tiempo realmente empleado

Tarea AMuy importante

Tarea BImportante

Tarea CPequeñeces

Cosas rutinarias


Principio de Parkinson:Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta

ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización.

Leyes de Acosta:1) El tiempo que requiere una tarea es proporcional al número de veces que la

hemos interrumpido y reanudado.2) Lo perfecto rara vez resulta rentable.


Leyes de Murphy:1)Nada es tan sencillo como parece.

2)Todo lleva mas tiempo del que se pensaba inicialmente.

Ley de Yerkes – DodsonLa productividad crece con el estrés hasta un

cierto punto, a partir del cual comienza a descender


Construir un sistema de planificación del tiempo

Establecer metas (Objetivos vs Metas)

Fijar Prioridades

Desarrollar un Plan de Acción


Cómo son los buenos objetivos:

Concretos y específicos.

Pocos, pero importantes.

Compatibles.

Difíciles, pero alcanzables.

Medibles y con plazos.

Escritos y consultables.

Discutibles y modificables


Ejercicio sobre objetivos

MAYOR IMPACTO

- Satisf./ Fideliz. Cliente- Reduc. Costes Calidad- Rentabilidad Inversión- Demanda Cliente Interno

- Competitividad - Temas Clave para el Cliente

MENORRESISTENCIA AL CAMBIO

MAYOROPORTUNIDAD DE MEJORA

MAYOR URGENCIA

Criterios de Evaluación y Selección


Priorización de actividades



¿Qué hacemos en realidad?:

Aquellas cosas que nos parecen:

- Cortas.- Fáciles.- Agradables.- Conocidas.- Urgentes.- Interesantes.- Programadas.- Vinculadas a gente apreciada.



Ejercicio sobre sistematización


Desarrollo de un plan de acción

Plan a largo plazo

--------------------------------------------------------------------

Prioridad 11.Crítico2.Relacionado con objetivos3.Debe hacerse hoy

Prioridad 21.Importante2.Relacionado con objetivos3.Debe hacerse pronto, no hoy

Prioridad 31.Puede esperar2.Relacionado o no con objetivos3.No corre gran prisa

Plan diario o semanal

---------------------------------

“Elefantes” “Hormigas”


Elaborar un plan diario de “cosas que hacer”Plan diario de cosas que hacer

1. Debe quedar resuelto hoy 1. Reuniones programadasHora Nombre / Asunto

2. Asuntos aplazables 2. Otras visitas / llamadas

3. Personal 3. Correo


Elaborar un plan diario de “cosas que hacer”


¿Dónde se me ha ido el tiempo?

1.Ennumere actividades laborales diarias.

2.Realice un análisis funcional: Prioricelas por orden de importancia en relación con su trabajo.

3.Determine cuánto tiempo piensa que dedica a cada una (Supuesto) .

4.Determine cuánto tiempo piensa que debe dedicar a cada una (Ideal). Esto puede cotejarlo con su jefe / socios.

5.Compruebe cuánto tiempo dedica realmente a esas actividades (Real).

6.Identifique donde hay diferencias significativas e ntre 4 y 5 y extraiga conclusiones


Cómo saber dónde se me ha ido el tiempo


Preguntas para obtener conclusiones

1.Tareas que NO contribuyen a objetivos.

2.Tareas con demasiado tiempo

3.Tareas delegables

4.Tareas prescindibles

5.¿Aparece desarrollo personal / desarrollo de mi e quipo?

6.¿Necesito todas las reuniones?


Normas para programar el tiempo

1.Organice el día / semana en torno a objetivos cla ve o de alto rendimiento.

2.Establezca fechas límite y especifíquelas.

3.Fraccione los grandes temas/proyectos. (Salchichón)

4.Consiga ayuda

5.Aproveche sus horas de máximo rendimiento


Normas para programar el tiempo6.Prémiese a sí mismo: Auto-motívese.

7.Acabe con “las hormigas” (Delegue, sistematice, ignore, agrupe, rebaje normas de calidad, retrase, etc).

8.Mantenga a la vista su programa de actividad diar io.

9.No vacile en tomarse largos períodos para los asu ntos mas importantes.

10. Mantenga suficiente flexibilidad para poder abor dar otros asuntos no previstos pero interesantes.

3.1. MOTIVACIÓN

Escala de importancia de los factores motivacionale sa. Promoción.b. Trabajo interesante y agradable.c. Empresa de la que enorgullecerse.

d. Seguridad de trabajo.e. Un salario alto.f. Un supervisor justo y considerado.g. Compañeros de trabajo agradables.h. Buenas prestaciones sociales.

i. Áreas de trabajo limpias y cómodas.j. Horas "apropiadas" para trabajar

Fuente: Estudios de la Minnesota Gas Co. durante 30 años

3.1. MOTIVACIÓN

3.1. MOTIVACIÓN

Sobre el cuestionario de generación de energía para alcanzar nuestros objetivos

1. ¿Qué puede hacer para cerrar la brecha existente entre ideal y realidad?

2. ¿En qué debo cambiar para estar en disposición de cerrar ese hueco?

Cómo marcar su propio ritmo para evitar“quemarse” y “quemar“ a los demás

3.1. MOTIVACIÓN

Desarrollar una predisposición para la acción

1. La gente que está a gusto consigo misma consigue buenos resultados.

2. La clave para marcarse un ritmo efectivo es: Emplear el tiempo con inteligencia.

3. Su fuerza interior está determinada por su “reloj biológico” , de acuerdo con sus niveles de energía.

- ¿Cuáles son sus horas de máximo rendimiento?- Realice los trabajos mas difíciles en esas horas.- Compare su reloj biológico con el de los demás

La curva de la MORAL del Dr. Meninger

Tiempo

Moral

( = Motivación )

-

Compromiso

+

Aceptación

o .... ?

Llegada

Reingreso

3.1. MOTIVACIÓN

3.2. Estilos de gente en el trabajo

Cómo trabajar con gente difícil1. La mayor dificultad en el trabajo provendrá de las personas

2. La gente muestra comportamientos negativos cuando :1. No se sienten importantes2. Creen que han perdido el control

3. Para afrontar estas situaciones eficazmente, debe mos entender que:

1. Los conflictos son normales2. Pueden conducir a soluciones mas productivas3. Debemos ser “gestores de conflictos”

4. La gente cambia su comportamiento cuando:1. Ve en el cambio su propio interés2. Entiende claramente lo que se espera de ellos3. Tiene la oportunidad de participar en el cambio

Estilos de gente en el trabajo

Dos tipos de CARACTERÍSTICAS en las personas:

RESPUESTA

- Capacidad de mostraremociones.- Demostrar sensibilidad.- Expresar sentimientos.- Mostrarse amistosos.- Gustarles la gente.

ASERTIVIDAD

- Capacidad de dirigir.- Fuerza, energía.- Rapidez para actuar,decidir, moverse.- No temen el asumir riesgos.

Robert Bolton & Dorothy Grover Bolton: "People styles at work" . AMACOM Books. New York. 1996


A S E R T I V I D A DMenos MasU

Menos

Mas

RESP

ESTA

Conductores( Drivers )

Amistosos( Amiable )

Expresivos( Expressive )

Analíticos( Analytical )


A S E R T I V I D A DMenos Mas

Menos

Mas

RESPUESTA

ConductoresDecididosOrientados a la tareaQuieren resultadosAl conversar, van al granoCon objetivos muy clarosSin tiempo para sentimiento

AmistososAmistososGenerosos con su tiempoMagníficos jugadoresCreativos brillantesDiligentesHacen lo que se les dice

ExpresivosAmistosos y amables Parcialmente reservadosLlenos de energíaImpulsivos.ArrolladoresExtrovertidos

AnalíticosLimitan sus emocionesNo hacen cumplidosNo se alteranOrganizados y sistemáticosRecopilan informaciónSon lentos decidiendo

Su reacción ante el ESTRES

Menos A S E R T I V I D A D Mas

Menos

Mas

RESPUESTA





HUIDA DICTADOR

ATAQUESUMISIÓN


Menos A S E R T I V I D A D Mas

Menos

Mas

RESPUESTA





HUIDA DICTADOR

ATAQUESUMISIÓN

ante el ESTRESSu reacción SECUNDARIA


3.3. El problema del estrés.

Qué es el estrés.

- Viene del francés "détresse" ( pena, aflición => ahora es distrés)y del inglés "strein" ( presión, tensión ).

- Quizá sea el mal mas extendido de nuestra época (y el mas estudiado:Mas de 200.000 publicaciones sobre el tema desde 1940 ).

- Hay dos clases de estrés: el "bueno" ( el "eustrés" ), yel "malo" ( el "distrés" ).

- Hacia 1930, Hans Seylle le llamó "el mal de sólo estar enfermo"

3.3. El problema del estrés

Qué es.

Algunas definiciones:

- "Una respuesta inespecífica del organismo ante cualquier exigencia" ( Seylle )

- "Incapacidad del organismo para mantenerse a los niveles óptimos síquicos y conductuales" ( Valdés )

- "Juicio cognitivo hecho por nuestra mente, que nos produce temor al pensar que nuestros recursos personales son incapaces de responder a las exigencias del entorno" ( Lazarus )


Causas

- El estrés no lo produce un hecho, sino cómo percibo yo ese hecho.

- Meichenbaum dice que: "es una condición de la interacción ambiente - individuo".

- Serignac habla de "Indefensión aprendida" : El organismo reacciona en función de experiencias previas.

- Consecuencias del estrés ( del distrés ):- Tensión.- Conductas generadas.- Agotamiento.- Personalidad.

- Preocupación por una actuación,( propia o de alguien que nos afecta)- Meditar indefinidamente sobre posibles consecuencias de una mala acción.- Meditar demasiado poco operativamente sobre comportamientos alternativos.- Preocupación por reacciones físicas.- Pensamientos y ensaciones de falta de aptitud o habilidad.- Duda íntima.- Magnificar la gravedad del problema, ocupándose de contingencias que casi nunca ocurren.- Pensamientos derivados de la "lista secreta de ideas amenazantes", casi siempre aprendidas, que tenemos en nuestra cabeza.- ........

Pensamientos que generan estrés.


Pensamientos que generan estré s en el trabajo


- Ordenes sin la información adecuada.- Toma de decisiones rápida.- Relaciones humans tensionantes.- La rutina, la desocupación o el aburrimiento.- Paro previsible o inseguridad.- ........

...y lo que mas, en cualquier entorno: - El Miedo, - La Cólera y - La Culpabilidad.

...y TU, ¿ qué haces para estresarte ?

Ejercicio Estrés en el trabajo



"Dame serenidad, Señor, para aceptar lo que no puedo cambiar.Valor para abordar lo que sí puedo cambiary sabiduría para distinguir una realidad de la otra "

Epícteto


FISIOLÓGICOS:- Dilatación de la pupila.- Taquicardia.- Presión arterial.- Respiración mas rápida.- Sudoración.- Tensión muscular.- Pilomotricidad..- Lentificación del intestino.- Mas azucar en sangre.- Reduccción del umbral del dolor.- Mas secreción de jugos estomacales.- Debilitamiento del sistema inmunitario.- ........

CONDUCTUALES:- Rigidez cadavérica.- Desaparición del apetito o bulimia.- Respuesta sexual ( normalmente - ).- Trastornos del sistema cardiovascular.- Trastornos del sistema digestivo.- Trastornos del sistema muscular.- ........

El sufrimiento es una elaboración insana del dolor.

Algunos signos del estrés.


Cuestionario sobre el nivel de Estrés



...y TU, ¿ qué recursos tienes ante el distrés ?



Desaceleración ante un estímulo estresante


Preguntarse: - ¿ con qué estrategia vuelvo a los estímulos bioquímicos normales ?.- ¿ recuerdo exactamente en qué momento me sentí estresado ?- ¿ recuerdo exactamente qué ocurrió ?

La relajación pone en reposo el sistema nervioso simpático y activa el parasimpático.

La respiración abdominal es una via facil de llegar a un razonable estado de relajación, incluso en momentos habituales de mi actividad cotidiana.

Los ejercicios dan la perfección.( El Dr. Tehuilica en "Los 5.000 dedos del Doctor T" )

4 vías de desaceleración ante un estímulo estresant e


1. Estrategias orientadas a la tarea.- Solucionando el estímulo y sus consecuencias, - Conociendo mas a fondo el problema. ( hacerlo por escrito: ¿ qué siento ?, ¿ qué hay detrás de esto ? )

Para ello:a. Emprender una acción investigadora inmediata.b. Establecer prioridades.c. Tomas decisionespara evitar / reducir el pánico.d. Tratar de recobrar la confianza en sí mismo.e. Tomarse un descanso.f. Ver el lado humorístico del problema.

2. Resolver la "Alexitimia" , que es la incapacidad de leer o expresartus sentimientos mas profundos.=> Buscar un apoyo social sano.

3. Ocuparse de otras actividades , alejadas del entorno tensor.4. Ignorar las causas del estrés , por el momento.

Actitudes de autodominio1. Tendencia a no claudicar facilmente. ( En circunstancias de gran

tensión, la gente reacciona mucho mejor de lo que cabía esperar ).

2. Cambiar la situación que causa el estrés, o regular las emociones que causan la angustia. ( relajación / meditación ).

3. Uso de tranquilizantes, ( 25% de la población USA los consume )

4. Adoptar un cierto fatalismo. ( Inch Allah ).

5. Cambiar el significado del hecho estresante. ( modificar la interpretación que yo le doy ).

6. Tener un buen dominio / manejo del propio estrés. ( diferente tiempo, intensidad o duración de la crisis o del tiempo de recobrarse)


6 trucos para sobrevivir en Auschwitz.

1. Poner la atención en pequeñas victorias.

2. Deseo de sobrevivir con un propósito definido.

3. Transferencia sicológica. ( desarrollar fantasías ).

4. Concepto de superioridad. ( razones para superarlo ).

5. Sentido del humor.

6. Concepto de agrupación. (afiliación / pertenencia al grupo).

De Viktor E. Frankl en “El hombre en busca de sentido” . Ed. Herder


CONCLUSIONES sobre el estrés

Implicación + Propiedad = Compromiso

Paradoja de la influencia:Cuanto mas controlas, menos influencia ejerces.

Es mucho mas fácil conseguir cambiar yo Que hacer que cambien los otros.

En esta vida, sólo hay dos cosas inmutables:Dios y el Cambio

Significado de TQM TOTAL QUALITY MIND


4. Ladrones de tiempo

Nuestro tiempo en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan y el que queda lo perdemos sin darnos cuenta.

Séneca


Encuesta de Fortune sobre ladrones de tiempo

- El teléfono.- Correspondencia, papeleo, lecturas.- Las reuniones y conferencias.- Relaciones públicas.- Las visitas e interrupciones.- Los viajes de casa a la oficina.- Las comidas de negocio.- Las personas incompetentes.- Exigencias familiares.


Cómo actúan los ladrones de tiempo

- Derrochan nuestro tiempo, desequilibrando la correcta asignación de prioridades.

- Son interruptores o fragmentadores de tiempo:

100%

InterrupcionesTiempo


Identificación del ladrón

Tiempo que me consume

Alternativas Acción a emprender

1.

2.

3.

4.

5.

5. Conclusiones

10 características claves de personas con é xito

1. Orientado a objetivos

2. Flexible

3. Apasionado, entusiasta.

4. Resolutivo

5. Centrado en el presente

6. Con autoridad personal

7. Perseverante

8. Optimista

9. Creativo

10.Eficaz en la administraciónde su tiempo

5. Conclusiones

Dueño de su tiempo es aquel que:

1. Sabe en qué utilizarlo.

2. Conoce fallos y desviaciones (propios y del entorno) y ha aprendido a dominarlos.

3. Concentra su atención y reflexión sobre sus actividades, en función de sus objetivos.

Curso 2009-10 73

BIBLIOGRAFÍA

• GESTION DEL TIEMPO: EL TIME MANAGEMENT Y SU APLICAC ION EN LA EMPR ESA ACTUAL de VV.AA. Ed. IDEASPROPIAS EDITORIAL 2005

• GESTION DEL TIEMPO EN BUSCA DE LA EFICACIA de GUILLERMO BALLENATO PRIETO, Ed. PIRAMIDE 2007

• GESTION DEL TIEMPO de JOSE ANTONIO PEREZ GONZALEZ , Ed. TORCULO EDICIONES S.L. 2009

• GESTION DEL TIEMPO Y DEL ESTRÉS FOR ROOKIES de VV.AA. Ed. LID 2009

• LA GESTION DEL TIEMPO: UN FACTOR COMPETITIVO EN EL DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS de TOMAS M.BAÑALEGIL y FRANCISCO J.MIRANDA, Ed.PIRAMIDE, S.A. GRUPO ANAYA 2001

• GESTION DEL TIEMPO PARA ABOGADOS 2 ED.de BENNO HEUSSEN, Ed. S.A. ARANZADI, TA LIBROS S.L. 2007

• HISTORIA DEL TIEMPO. Del Big Bang a los Agujeros Negros. De Stephen Hawking. Ed. ESPASA-CALPE, 2007 y Alianza Editorial 2003

• LA GESTION DEL TIEMPO PARA EL ÉXITO de JOSE MARIA VICEDO MENDIOLA, Ed.VS EDICIONES 2001

• LA GESTION DEL TIEMPO PARA EL ÉXITO de JOSE MARIA VICEDO MENDIOLA, Ed. VS EDICIONES 2002

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