min ŐsÉgi kÉzikÖnyv1. bevezet ő a hamvas béla városi könyvtárban (hbvk) 2014 januárjában...

MINŐSÉGI KÉZIKÖNYV

2


3

Tartalomjegyzék

1. BEVEZETŐ....................................................................................................................................................... 5

1.1. A KÉZIKÖNYV CÉLJA .................................................................................................................................. 5 1.2. A KÉZIKÖNYV HASZNÁLATA ....................................................................................................................... 5

2. MINŐSÉG IRÁNYÍTÁSI RENDSZER.......................................................................................................... 7

2.2. A VEZETŐSÉG ELKÖTELEZETTSÉGE .......................................................................................................... 7 2.3. M INŐSÉGPOLITIKAI NYILATKOZAT ........................................................................................................... 8 2.4. M INŐSÉGIRÁNYÍTÁSI M UNKACSOPORT..................................................................................................... 8 2.5. A M INŐSÉGIRÁNYÍTÁSI M UNKACSOPORT FELADATAI ............................................................................. 8 2.6. ALAPELVEK ................................................................................................................................................. 9 2.7. A MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER DOKUMENTÁCIÓJA ........................................................................... 11

3. SZABÁLYOZOTT KÖRNYEZET ............................................................................................................... 12

3.1. JOGSZABÁLYOK ........................................................................................................................................ 12 3.1.1. Törvények .......................................................................................................................................... 12 3.1.2. Rendeletek.......................................................................................................................................... 12

3.2. KERETDOKUMENTUMOK , IRÁNYELVEK , NORMATÍVÁK , CHARTÁK ........................................................ 13 3.3. FOGALMAK , RÖVIDÍTÉSEK ....................................................................................................................... 13 3.4. A HAMVAS BÉLA VÁROSI KÖNYVTÁR SZABÁLYZATAINAK HOZZÁFÉRHET ŐSÉGE................................ 15

3.4.1. Használókat érintő szabályzatok ....................................................................................................... 15 3.4.2. A könyvtár működésével kapcsolatos szabályzatok ........................................................................... 17

3.5. SZOLGÁLTATÁSI NORMÁK ........................................................................................................................ 20

4. STRATÉGIAI TERV (RÖVIDÍTETT VÁLTOZAT) ......... ...................................................................... 25

4.1. BEVEZETÉS................................................................................................................................................ 25 4.1.1. A stratégiai tervezés célja.................................................................................................................. 25 4.1.2. A könyvtár bemutatása ...................................................................................................................... 25

4.2. KÜLDETÉSNYILATKOZAT ......................................................................................................................... 31 4.3. JÖVŐKÉP ................................................................................................................................................... 31 4.4. ÁTFOGÓ CÉLOK ........................................................................................................................................ 32 4.5. K IEMELT KULCSTERÜLETEK .................................................................................................................... 32 4.6. EGYÉB STRATÉGIAI CÉLOK ...................................................................................................................... 35 4.7. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK ............................................................................................................................ 35

5. PARTNERKÖZPONTÚSÁG ........................................................................................................................ 36

5.1. PARTNERAZONOSÍTÁS .............................................................................................................................. 36 5.1.1. Belső partnerek.................................................................................................................................. 36 5.1.2. Külső partnerek ................................................................................................................................. 36

5.2. AZ ELÉGEDETTSÉG MÉRÉSEINEK ESZKÖZEI ............................................................................................ 37

6. KOMMUNIKÁCIÓS STRATÉGIA ............................................................................................................. 39

6.1. BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ ........................................................................................................................... 39 6.1.1. A belső kommunikáció célja és feladata:........................................................................................... 39 6.1.2. A belső kommunikáció csatornái és felelősei..................................................................................... 39

6.2. KÜLSŐ KOMMUNIKÁCIÓ ........................................................................................................................... 40 6.2.1. Külső kommunikáció célja és feladatai ............................................................................................. 40 6.2.2. Célcsoport meghatározás .................................................................................................................. 40 6.2.3. A külső kommunikáció csatornái és felelősei..................................................................................... 41

7. FOLYAMATSZABÁLYOZÁS...................................................................................................................... 44

7.1. A FOLYAMATSZABÁLYOZÁS LÉPÉSEI KÖNYVTÁRUNKBAN ...................................................................... 44 7.2. A FOLYAMATOK OSZTÁLYOZÁSA ............................................................................................................. 44

8. PANASZKEZELÉS ........................................................................................................................................ 45

8.1. A REKLAMÁCIÓ FELTÁRÓ STRATÉGIÁT FOLYTATÓ SZERVEZET J ELLEMZ ŐI ......................................... 45 8.2. A PANASZKEZELÉS ALAPELVEI ................................................................................................................ 45


4

9. TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELÉS ................................................................................................................... 46

9.1. MUNKATÁRSI ÖNÉRTÉKELÉS ................................................................................................................... 46 9.1.1. A munkatársi értékelés alapelvei ....................................................................................................... 46 9.1.2. Az értékelés folyamata ....................................................................................................................... 46 9.1.3. Az értékelési dokumentáció kezelése.................................................................................................. 47 9.1.4. Képzés, önképzés ............................................................................................................................... 47

9.2. TELJESÍTMÉNYMUTATÓK , BENCHMARKING ........................................................................................... 48 9.2.1. A teljesítménymutatók rendszere ....................................................................................................... 48

10. MELLÉKLET ............................................................................................................................................... 51

11.1. A KAPCSOLÓDÓ DOKUMENTUMOK JEGYZÉKE , A M INŐSÉGI KÉZIKÖNYV TARTALMA SZERINT ......... 51 11.2. A KAPCSOLÓDÓ DOKUMENTUMOK JEGYZÉKE , A PÁLYÁZATHOZ CSATOLANDÓ KÖTELEZ Ő ÉS AJÁNLOTT DOKUMENTUMOK SORRENDJÉBEN ................................................................................................ 53

1. Bevezető A Hamvas Béla Városi Könyvtárban (HBVK) 2014 januárjában kezdődött meg a minőségirányítás bevezetésére irányuló munka. Az ezt megelőző években több kollégánk is részt vett a kecskeméti Katona József Megyei Könyvtár által indított „Minőségmenedzsment a könyvtárban” című 120 órás, valamint a Könyvtári Intézet által szervezett „A könyvtárak minősítése és a Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer” elnevezésű 60 órás akkreditált képzéseken. Első lépésként megalakult a Minőségirányítási Munkacsoport (MICS), majd Vidra Szabó Ferenc mentorálásával elkezdődött a munkatársak belső képzése is. Elkészültek a minőségirányításhoz szükséges analízisek, elemzések és felmérések, valamint a minőségmenedzsment egyéb dokumentumai. Célunk, hogy az 1997. évi CXL törvényben foglaltak alapján könyvtárunk működését minőségirányítási elvek alapján szervezzük és ezáltal minősített könyvtárrá válhassunk. 1.1. A kézikönyv célja A Hamvas Béla Városi Könyvtár Minőségi Kézikönyve a könyvtár minőségmenedzsment tevékenységének legfontosabb alapdokumentuma. Az ebben található alapelvek, szabályzatok, rendszerek rögzítik a könyvtár és a könyvtárosok tevékenységével összefüggő dokumentumokat, amelyeknek szerepe van a minőségirányításban. A minőségi kézikönyv a következő célokra szolgál:

� a könyvtár minőségpolitikájának, eljárásainak közlésére � a minőségirányítási rendszer leírására és megvalósítására � a gyakorlati tevékenység tökéletesebb szabályozására � a folyamatosan változó körülmények között a minőségügyi rendszer biztosítására � a kollégák folyamatos továbbképzésére � az irányítási rendszer kereteinek bemutatására a külső partnerek számára

1.2. A kézikönyv használata A Minőségi Kézikönyv tartalmát minden munkavállalónak ismernie kell. Ezért a Hamvas Béla Városi Könyvtár vezetősége gondoskodik arról, hogy a kézikönyv mindenki számára hozzáférhető legyen.

� A teljes, mellékletekkel ellátott kézikönyv elektronikus formában hozzáférhető a könyvtár belső hálózatán a MINŐSÉGIRÁNYÍTÁS mappában.

� A mellékletek nélküli kézikönyv nyomtatott formában megtalálható a gazdasági irodában a minőségirányítási dokumentumok között, elektronikus formában pedig a könyvtár honlapján a Minőségirányítás menüpontban.

A teljes kézikönyvről környezetvédelmi és takarékossági okokból nyomtatott példány nem készül. Az elektronikus változatot minden munkatárs elmentheti a munkahelyi számítógépére,


6

valamint a kézikönyv egyes részeiről nyomtatott másolatot készíthet, amennyiben az a munkájához, vagy továbbképzéséhez szükséges. A Minőségi Kézikönyv folyamatosan változik, igazodik a mindenkori stratégiai tervhez, a környezet változásaihoz (PGTTJ, SWOT), a használói és fenntartói igényekhez és elvárásokhoz, valamint a könyvtárszakmai trendekhez és az országos stratégiához. A dokumentumok módosítását minden esetben rögzítjük. Elektronikus formában a fájl nevében feltüntetjük a módosítás dátumát, nyomtatott formában a módosítás dátumán kívül szerepeltetjük a módosított oldal számát, valamint a módosítás lényegét. A kézikönyv folyamatos fejlesztéséért, módosításáért a Minőségirányítási Munkacsoport (továbbiakban MICS) felel, az esetleges változtatásokról, pótlásról a munkacsoport vezetője tájékoztatja a vezetőséget és a munkatársakat.


7

2. Minőség irányítási rendszer A minőségirányítás a könyvtár olyan koordinált irányítási tevékenysége, melynek célja a minőség bevezetése, fejlesztése, megtartása és biztosítása. A megfelelően kidolgozott minőségirányítási rendszer az alapja annak, hogy a könyvtár sikeresen megfeleljen a jelenlegi és a jövőbeli magas színvonalú szakmai igényeknek és elvárásoknak. 2.2. A vezetőség elkötelezettsége A Hamvas Béla Városi Könyvtár vezetősége teljes mértékben elkötelezett a Total Quality Management (TQM) alapú minőségügyi rendszer létrehozása és fejlesztése iránt, ezért a könyvtár minőségfejlesztését a TQM alapelvei és eszközei segítségével végzi. A vezetés és a munkatársak részvétele és teljes elkötelezettsége a TQM sikeres megvalósításának alapfeltétele. A könyvtári minőségmenedzsment módszereinek alkalmazásával növelhetjük az intézményük versenyképességét, a meglévő erőforrásainkat gazdaságosabban használhatjuk ki, tudatosabban szervezhetjük a feladatainkat, vagyis a partnereink elvárásait egyre magasabb színvonalon tudjuk kielégíteni. Ez a megközelítésmód az intézmény (szervezet) felső szintű vezetőinek aktív irányításával kezdődik, és olyan intézkedéseket foglal magába, amelyek hasznosítják a szervezet valamennyi alkalmazottjának tehetségét, és ennek segítségével piaci előnyökre tesznek szert. Az alkalmazottak minden szinten széles körű jogosítvánnyal rendelkeznek ahhoz, hogy javítsák termékeiket és folyamataikat, méghozzá úgy, hogy új és rugalmas munkastruktúrákat alakítsanak ki a problémák megoldására, a folyamatok javítására és a használói igények kielégítésére.

� A vezetőség a minőség iránti elkötelezettségével érvényesíti a minőségpolitikai szempontjait és saját magától, valamint a könyvtár minden dolgozójától elvárja, hogy annak megfeleljen.

� Az igazgató a minőségpolitikai célok elérése érdekében minőségirányítási csoportot hoz létre. A MICS feladatkörét ügyrendje rögzíti.

� Az igazgató gondoskodik arról, hogy a minőségfejlesztéshez szükséges források (személyi, tárgyi, anyagi) rendelkezésre álljanak, valamint, hogy a könyvtár munkatársai a minőségfejlesztéshez szükséges ismeretekkel és motiváltsággal rendelkezzenek. Ennek érdekében a munkatársak számára képzéseket, továbbképzéseket, tréningeket szervez.

� A könyvtár igazgatója szükség esetén külső szakértőt kér fel. � A megismert használói igények kielégítésére megfelelő minőségi szolgáltatásokat

alakít ki. � Partnereivel az elérendő célok érdekében kiemelt fontossággal kezeli a külső és belső

kapcsolattartást. � A minőségügyi dokumentációt rendszeresen frissíti és hozzáférhetővé teszi. � Minőségfejlesztési céljaik elérése érdekében a vezetőség a MICS segítségével

minőségpolitikai nyilatkozatot fogalmazott meg.


8

Célunk, hogy könyvtárunk minden dolgozója elkötelezett legyen a TQM elvei és módszerei iránt. A kollégák ismerik és alkalmazzák a minőségirányítási rendszer dokumentumait és az abban foglaltakat. Közösen fogalmazták meg a könyvtár Küldetésnyilatkozatát,1, Jövőképét2 és Minőségpolitikai nyilatkozatát, melyeket magukra nézve kötelező érvényűnek tekintenek. 2.3. Minőségpolitikai nyilatkozat A könyvtár vezetése az intézmény szolgáltatásait és munkafolyamatait úgy szervezi, hogy azok a belső és külső partnerek mindenkori igényeinek a lehető legteljesebb mértékben megfeleljenek. Minőségpolitikájának megvalósítására, és a partneri elégedettség elérésének érdekében minden tevékenységére kiterjedő minőségbiztosítási rendszert működtet, amelynek folyamatos fejlesztését alapvető feladatának tekinti. A minőséggel kapcsolatos célkitűzései megvalósításához a teljes körű minőségirányítás (TQM) módszereit és technikáit alkalmazza. A könyvtár vezetése és minden munkatársa e nyilatkozatban kívánja a minőségi munka iránti elkötelezettségét kinyilvánítni és megerősíteni. 2.4. Minőségirányítási Munkacsoport A MICS jogi személyiséggel nem rendelkező, döntés-előkészítő, véleményező, tanácsadó testület. A MICS célja a Hamvas Béla Városi Könyvtár minőségirányítási rendszerének felelősségteljes működtetése és fejlesztése. A MICS a könyvtár minőségbiztosítás érdekében végzett munkáját irányítja és koordinálja. A csoport munkáját a Minőségirányítási Csoport ügyrendje szabályozza. 2.5. A Minőségirányítási Munkacsoport feladatai � Felméri a minőségirányítással kapcsolatos feladatokat, koordinál és fejleszt, a határidőkről

és felelősökről alkalmanként dönt. � Működteti a minőségirányításhoz kapcsolódó szervezési feladatokat � Véleményezi a minőségüggyel kapcsolatos anyagokat � Segíti az intézmény minőségügyi folyamatában részt vevő kollégák képzését � Felülvizsgálja, és szükség szerint javítja az önértékeléshez szükséges dokumentumokat � Létrehozza a könyvtár Minőségi Kézikönyvét és elősegíti annak megvalósulását � Folyamatosan vizsgálja és aktualizálja a minőségbiztosítási rendszert Kapcsolódó dokumentum: A Min őségirányítási Csoport Ügyrendje

1 Küldetésnyilatkozat lásd. 31. old. 2 Jövőkép lásd 31. old.


9

2.6. Alapelvek Partnerközpontúság Könyvtárunk szükségesnek tekinti a mostani és jövőbeli partneri elvárások megismerését és teljesítését, valamint törekszik a partneri igények felkeltésére is. Ehhez ismerni kell a helyi társadalom - a kiszolgálandó közönség demográfiai, szociális összetételét, a különböző csoportok könyvtárhasználati, olvasási és szabadidő eltöltési szokásait. Csak az elégedettség folyamatos mérésével tudjuk a partneri követelményeknek megfelelően fejleszteni szolgáltatásainkat. A szervezetek és partnereik kölcsönösen függnek egymástól, értékteremtő képességük a kölcsönösen előnyös kapcsolatok révén növekszik. Könyvtárunk olyan partnerkapcsolatok létesítésére törekszik fenntartójával, használóival, beszállítóival, más kulturális-, közművelődési és oktatási intézményekkel valamint civil szervezetekkel, amelyek felölelik az értékteremtő együttműködés lehetőségét, a közös fejlesztéseket, és az információcserét. Támogató vezetés A vezetők hozzák létre a könyvtár céljainak és irányításának egységét és azt a belső környezetet, amelyben a munkatársakat teljes mértékig be lehet vonni a szervezet céljainak elérésébe. Ennek érvényesítése a következőket jelenti:

� a könyvtár jövőképének és küldetésének meghatározása, kihívást jelentő célok kitűzése minden érdekelt fél igényeinek figyelembevételével

� erőforrások és feltételrendszer meghatározása és biztosítása � vezetési folyamatok (tervezés, ellenőrzés, értékelés) minőségközpontú szabályozása � a munkatársak motiválása és együttműködésük elismerése.

Munkatársak bevonása A szervezet lényegét minden szinten a munkatársak jelentik, és csak a teljes bevonásuk teszi lehetővé képességeik felhasználását intézményünk javára. Elengedhetetlenül fontos, hogy kollégáink ismerjék könyvtárunk céljait és azokkal azonosulni tudjanak. Ennek érdekében a könyvtár biztosítja:

� a munkatársak bevonását a célkitűzésekbe, a döntéshozatalba, a visszacsatolásba és a fejlesztésbe

� az eredményes csoportmunka feltételeit � a folyamatos képzést, az innováció ösztönzését � a dolgozói javaslatok, vélemények ösztönzését, elismerését, jutalmazását � az információ nyílt és kölcsönös áramlásának biztosítását


10

Folyamatszemléletű megközelítés A kívánt célokat hatékonyabban lehet elérni, ha a tevékenységeket és a hozzá kapcsolódó erőforrásokat folyamatként kezeljük. Az erőforrások hatékonyabb felhasználásával alacsonyabb költségek és rövidebb ciklusidők érhetőek el. A folyamatszemléletű megközelítés akkor érvényesül, ha hangsúlyt kap az erőforrás gazdálkodás, a rendszeres mérés, értékelés, a folyamat felülvizsgálata és az ideálistól való eltérés meghatározása. A folyamatos fejlesztés alapmodellje a PDCA ciklus. Eszerint bármely tevékenység lebontható négy lépésre: tervezés (Plan), megvalósítás (Do), ellenőrzés (Check), beavatkozás (Action). Ennek alapján a könyvtári tevékenységeket tények és adatok alapján állandóan elemezzük, a nem megfelelően működő folyamatokat megváltoztatjuk. Ennek érdekében a könyvtár:

� a folyamatokat azonosítja és dokumentálja � megadja a folyamatok sorrendjét és kölcsönhatásait � meghatározza a folyamatok működtetéséhez és szabályozásához szükséges

kritériumokat és módszereket � meghatározza a folyamatokhoz tartozó hatásköröket és felelősségeket � gondoskodik a folyamatok működtetéséhez és méréséhez szükséges erő- és

információforrásokról � rendszeresen méri és elemzi a folyamatokat � gondoskodik a folyamatok állandó fejlesztéséről

Rendszerszemlélet az irányításban Az egymással összefüggő folyamatok rendszerként való azonosítása, megértése és irányítása hozzájárul ahhoz, hogy a szervezet eredményesen és hatékonyan valósítsa meg céljait. A minőségirányítási rendszerben a tevékenységek olyan folyamatokkal írhatók le, ahol az egyik folyamat kimenete a másik folyamatnál bemenetként jelentkezik. A folyamatok összekapcsolódnak, összetett folyamathálózat alakul ki. A rendszerszemlélet akkor érvényesül a szervezetnél, ha meghatározzák a szervezet működési folyamatait és a folyamatok közötti kapcsolatokat a folyamatszabályozás megvalósítása érdekében. Folyamatos fejlesztés Könyvtárunk célja az átfogó, teljes működésre vonatkozó folyamatos fejlesztés a PDCA ciklusnak megfelelően. Ennek érdekében a könyvtár:

� munkatársait folyamatosan képezi a fejlesztés módszereire és technikáira, valamint előírja azok alkalmazását

� rendszeresen méri a szolgáltatások, folyamatok és a szervezet teljesítményét és eredményeit, ezeket a szervezeten belül mindenki számára célként határozza meg


11

� elismeri és jutalmazza a fejlesztéseket � a felülvizsgálatok alkalmával a folyamatos fejlődés valódi bizonyítékait mutatja fel � rendszeres önértékelést folytat

Tényeken alapuló döntéshozatal Az eredményes döntések az adatok és egyéb információk elemzésén alapulnak. Ez az alapelv akkor érvényesül a szervezetnél, ha a vezetés gondoskodik a megfelelő mérési és elemzési folyamatok bevezetéséről. Rendszeresen gyűjteni kell a rendszer eredményességére, és a folyamatokra vonatkozó adatokat, melyeket célszerű statisztikai módszerekkel feldolgozni, elemezni. Ezeket célszerű más, hasonló paraméterekkel rendelkező intézmények adataival összevetni. Az eredményes döntéshozatalhoz folyamatos dokumentálás szükséges. 2.7. A minőségirányítási rendszer dokumentációja A minőségirányítással kapcsolatos dokumentumokat, a Minőségi Kézikönyvhöz hasonlóan könyvtárunk minden dolgozójának ismernie kell. A vezetőség feladata, hogy azokat mindenki számára hozzáférhetővé tegye, valamint belső képzések keretében megismertesse tartalmukat a munkavállalókkal. A minőségirányítási rendszer dokumentumai:

� Minőségi Kézikönyv � feljegyzések, emlékeztetők � munkatervek, beszámolók, PDCA dokumentumok � statisztikai adatelemzések, kimutatások � partneri elégedettségvizsgálat rendszere � dolgozói elégedettségvizsgálat rendszere � kérdőívek � teljesítménymutatók, elemzések � tervek, szabályzatok

A minőségirányítási rendszer dokumentumainak kezelése a MICS ügyrendje alapján a minőségirányítási vezető feladata. A teljes dokumentáció elektronikusan hozzáférhető a könyvtár belső hálózatán a MINŐSÉGIRÁNYÍTÁS mappában. A dokumentumokat a nevük azonosítja. Az esetleges módosításokra a fájl nevében szereplő dátum utal. A kézikönyvhöz hasonlóan minden dolgozó másolatot készíthet munkahelyi számítógépére, amennyiben az a munkavégzéséhez, vagy továbbképzéséhez szükséges. A MICS ülések valamint a munkaértekezletek jelenléti ívei, az azokról szóló emlékeztetők a gazdasági irodában hozzáférhetők.


12

3. Szabályozott környezet 3.1. Jogszabályok 3.1.1. Törvények

� 1992. évi XXII. törvény A Munka Törvénykönyvéről � 1992. évi XXXIII. törvény A közalkalmazottak jogállásáról � 1997. évi CXL. törvény A kulturális javak védelméről és a muzeális intézményekről, a

nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről � 1999. évi LXXVI. Törvény A szerzői jogról � 2001. évi LXIV. törvény A kulturális örökség védelméről � 2005. évi XC. törvény Az elektronikus információszabadságról � 2011. évi CXCV. törvény Az államháztartásról � 2014. évi C. törvény Magyarország 2015. évi központi költségvetéséről. IV. fejezet d.)

pontja A települési önkormányzatok nyilvános könyvtári és közművelődési feladatainak támogatásáról

3.1.2. Rendeletek

� 1/1967. (VI. 18.) MM rendelet A muzeális értékű könyvek, zeneművek, térképek és egyéb nyomtatványok, valamint kéziratok bejelentéséről

� 5/1971. (X. 23.) MM rendelet Egyes jogi személyek könyvtáraiban levő muzeális értékű könyvek, zeneművek, térképek és egyéb nyomtatványok, valamint kéziratok bejelentéséről

� 3/1975. (VIII. 17.) KM–PM együttes rendelet A könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásáról) és az állományból történő törlésről szóló szabályzat kiadásáról

� 19/1981. (XII. 8.) MM rendelet A könyvtárközi kölcsönzésről � 7/1985. (IV. 26.) MM rendelet A könyvtári anyagok bejelentéséről � 1/2000. (I. 14.) NKÖM rendelet A kulturális szakemberek szervezett képzési

rendszeréről, követelményeiről és a képzés finanszírozásáról � 6/2000. (III. 24.) NKÖM rendelet A Könyvtári Intézet jogállásáról � 18/2000. (XII. 18.) NKÖM rendelet A kulturális szakértők működésének

engedélyezéséről és a szakértői névjegyzékek vezetéséről � 157/2000. (IX. 13.) Kormányrendelet A dokumentumvásárlási hozzájárulásról � 194/2000. (XI. 24.) Kormányrendelet A muzeális intézmények látogatóit megillető

kedvezményekről � 6/2001. (I. 17.) Kormányrendelet A könyvtárhasználókat megillető egyes

kedvezményekről � 14/2001. (VII. 5.) NKÖM rendelet A könyvtári szakfelügyeletről � 13/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet A helyi önkormányzatok közművelődési és

könyvtári érdekeltségnövelő támogatásáról � 18/2003. (XII. 10.) NKÖM rendelet a szomszédos államokban élő magyarokról szóló

2001. évi LXII. törvény hatálya alá tartozó személyeket megillető kulturális kedvezményekről

� 4/2004. (II. 20.) NKÖM rendelet a helyi önkormányzatok közművelődési és könyvtári érdekeltségnövelő támogatásáról


13

� 117/2004. (IV.28.) Kormányrendelet A szerzői jogról szóló 1999. évi LXXVI. törvény � 38. §-ának (5) bekezdésében szabályozott szabad felhasználás esetében a nyilvánosság

egyes tagjaihoz való közvetítés és a számukra történő hozzáférhetővé tétel módjánakés feltételeinek meghatározásáról

� 22/2005. (VII.18.) NKÖM rendelet a muzeális könyvtári dokumentumok kezelésével és nyilvántartásával kapcsolatos szabályokról

� 12/2010. (III. 11.) OKM rendelet a Minősített Könyvtár cím és a Könyvtári Minőségi Díj adományozásáról

� 14/2011. (IV. 7.) NEFMI rendelet a nyilvános haszonkölcsönzésért a szerzőt megillető díj megállapításához és felosztásához szükséges adatokról, valamint az adatszolgáltatásra kötelezett nyilvános könyvtárakról

� 9/2014. (II. 3.) EMMI rendelet a könyvtári és a közművelődési érdekeltségnövelő támogatás, valamint a muzeális intézmények szakmai támogatásának 2014. évi szabályairól

� 120/2014. (IV. 8.) Korm. rendelet a nyilvános könyvtárak jegyzékének vezetéséről 3.2. Keretdokumentumok, irányelvek, normatívák, charták

� Ajánlás a fogyatékossággal élő könyvtárhasználók könyvtári ellátásának javítására(készült a Könyvtárfejlesztési stratégia 2008-2013, Portál program részeként)

� IFLA/UNESCO fejlesztési irányelvei közkönyvtárak számára (2001) � IFLA/UNESCO iskolai könyvtári irányelvei (2002) � IFLA Internetről szóló kiáltványa (2002) � Közkönyvtári charta (1993) � UNESCO közművelődési könyvtári kiáltványa (1994)

3.3. Fogalmak, rövidítések Elkötelezettség A felső vezetés személyes részvétele, szerepvállalása a minőség javító és továbbfejlesztő tevékenységek irányításában, megvalósításában és értékelésében. Folyamatok Egymással összefüggő tevékenységek sorozata, amelynek ráfordításai vannak, s amelyhez többletértéket ad és ezáltal eredményeket szolgáltat ezek használóinak, partnereinek. Használói elégedettség A használó szükségleteinek és elvárásainak minél teljesebb kielégítése, amely a szervezet működését meghatározó cél. Jövőkép Absztrakt, idealisztikus, inspiráló, hosszú távú elképzelés arról, hogy a jövőben hová kíván eljutni a könyvtár.


14

Könyvtári szakember A könyvtáros, a könyvtári informatikus, a segédkönyvtáros, a könyvtári asszisztens, továbbá a könyvtári feladatok ellátásához más felső-,vagy középfokú végzettséggel rendelkező személy. Könyvtáros Felsőfokú szakirányú végzettséggel rendelkező szakember. Küldetésnyilatkozat Választ ad arra, hogy mi a szerepe a könyvtárnak az adott környezetben, mit nyújt az őt fenntartóknak, mi a küldetése, miért van rá szükség. Konkrét, realisztikus, megkülönböztető jegyeket hordoz. MICS: Minőségirányítási Csoport Minőség A minőség alapvető üzleti stratégia, amely alapján született termékek és szolgáltatások teljességgel kielégítik mind a belső, mind a külső partnereket azzal, hogy megfelelnek a kimondott és kimondatlan elvárásaiknak. Minőségfejlesztés Azok a szervezetek különböző részein, szintjein indított és működő akciók, amelyek növelik a tevékenységek, folyamatok hatékonyságát, eredményességét, és többletelőnyöket kínálnak a szervezetnek és vevőinek, használóinak egyaránt. Minőségirányítás A minőségirányítás (qualtity management) az általános irányítási (vezetési) funkció mindazon tevékenységeit jelenti, amelyek meghatározzák a minőségpolitikát, a minőségre vonatkozó célkitűzéseket és a felelősségi köröket. Minőségpolitika Egy adott szervezetnek a minőségre vonatkozóan a felső vezetés által hivatalosan kinyilvánított általános szándékai és irányvonala.( Minőségpolitikai nyilatkozat) A minőségpolitikának összhangban kell lennie a szervezet általános politikájával, és keretet kell adnia a minőségcélok kitűzéséhez. Minőségügyi dokumentáció A minősséggel kapcsolatos dokumentumok rendszere. A minőségügyi dokumentáció és a minőségirányítás alapdokumentuma a Minőségi kézikönyv. Partner Mindazok a személyek és szervezetek, akik/amelyek tevékenységükkel részt vesznek a könyvtári szolgáltatás nyújtásában, illetve igénybe veszik ezeket a szolgáltatásokat, továbbá akik/amelyek elvárásokat fogalmaznak meg a működéssel és annak eredményességével kapcsolatban. PDCA ciklus Egy ismétlődő, négylépéses menedzsment módszer, amelyet a termékek és folyamatok kontrolljára és folyamatos fejlesztésére használnak. A betűk jelentése „PDCA”: Plan - tervezés, Do – cselekvés, Check – ellenőrzés, Act – beavatkozás.


15

PGTTJ elemzés A makrokörnyezet elemzésének módszere. Alkalmas arra, hogy megismerjük azokat a politikai, társadalmi, gazdasági, technológiai és jogi vonásokat, körülményeket, amelyek meghatározzák és alakítják a könyvtári tevékenységek mozgásterét. SZMSZ Szervezeti és Működési Szabályzat SWOT analízis A stratégiaalkotás folyamatának egyik lépése. A SWOT elemzéssel feltérképezhetjük egy piac, iparág, üzlet, termék, szolgáltatás stb. piaci életképességét, illetve megismerhetjük, hogy mely feladatok a legfontosabbak stratégiai szempontból. A SWOT jelentése: Strengths – erősségek; Weaknesses – gyengeségek; Opportunities – lehetőségek; Threats - veszélyek Teljes körű részvétel: A szervezet valamennyi tagjának bevonása, a szervezeti célok megvalósításába alkotóerejük és képességeik fejlesztésével és maximális hasznosításával TQM (Total Quality Management – teljes körű minőségbiztosítás) Egy olyan menedzsment filozófia és ennek szervezeti, megvalósítási gyakorlata, amelynek célja a rendszer anyagi, technikai és emberi erőforrásait hasznosítani a rendszer céljainak hatékonyabb úton való elérése érdekében. Egy olyan irányítási koncepció, amelynek középpontjában a minőség áll, összes tagjának részvételén alapszik, hosszú távon sikereket ér el, a használó, a partner megelégedettsége révén és hasznára van a szervezet összes tagjának és a társadalomnak. 3.4. A Hamvas Béla Városi Könyvtár szabályzatainak hozzáférhetősége 3.4.1. Használókat érintő szabályzatok

Szabályzat megnevezése Hozzáférhetőség

Könyvtárhasználati Szabályzat

Nyomtatott formában: � Minden részlegben, jól látható helyen (Minden

új beiratkozó megkapja beiratkozáskor) � A minőségi dokumentáció részeként a

Gazdasági irodában � Az Igazgatói irodában

Elektronikus formában:

� A könyvtár honlapján � A Minőségi dokumentáció részeként a belső

hálózaton a MINŐSÉGIRÁNYITÁS/Használói útmutatók, szabályzatok mappában


16


Könyvtárhasználati Szabályzat gyermekkönyvtár

Nyomtatott formában: � A gyermekkönyvtárban, jól látható helyen

(Minden új beiratkozó megkapja beiratkozáskor)

� A minőségi dokumentáció részeként a Gazdasági irodában

� Az Igazgatói irodában Elektronikus formában :



Internet használati szabályzat

Nyomtatott formában: � Az előtérben található egypontos kölcsönzői

pulton jól látható helyen � Minden internethasználatra kijelölt gép mellett � A minőségi dokumentáció részeként a


Elektronikus formában :



Internet használati szabályzat gyermekkönyvtár

Nyomtatott formában: � A gyermekkönyvtári pulton jól látható helyen � Minden internethasználatra kijelölt gép mellett � A minőségi dokumentáció részeként a


Elektronikus formában




17


Katalógushasználati szabályzat

Nyomtatott formában: � A felnőttkönyvtárban és a Városi Archívumban

található olvasói gépek mellett � A minőségi dokumentáció részeként a

Gazdasági irodába � Az Igazgatói irodában




Panaszkezelési szabályzat

Nyomtatott formában: � Minden részlegben, jól látható helyen � A minőségi dokumentáció részeként a





3.4.2. A könyvtár működésével kapcsolatos szabályzatok


Alapító okirat

Nyomtatott formában: � A Gazdasági irodában � Az Igazgatói irodában �

Elektronikus formában : � A könyvtár honlapján


18


Szervezeti és Működési szabályzat

Nyomtatott formában: � A Gazdasági irodában � Az Igazgatói irodában �

Elektronikus formában : � A könyvtár honlapján

Gyűjt őköri szabályzat

Nyomtatott formában: � Minden részlegben, a kollégák

számára � A minőségi dokumentáció részeként a


Elektronikus formában:

� A könyvtár honlapján � A Minőségi dokumentáció részeként

a belső hálózaton a MINŐSÉGIRÁNYITÁS/Használói útmutatók, szabályzatok mappában

Selejtezési szabályzat

Nyomtatott formában: � A feldolgozó irodában � A minőségi dokumentáció részeként a


Elektronikus formában : � A Minőségi dokumentáció részeként

a belső hálózaton a MINŐSÉGIRÁNYITÁS/Használói útmutatók, szabályzatok mappában

Munkaköri leírások

Nyomtatott formában: � Az Igazgatói irodában � A Gazdasági irodában a személyi

anyagok között (nem nyilvános)

Tűz és munkavédelmi szabályzat Nyomtatott formában:

� Az Igazgatói irodában � A Gazdasági irodában

Iratkezelési szabályzat Nyomtatott formában:


Igazgatói utasítás a könyvtár épületének nyitva tartáson kívüli i használatáról

Nyomtatott formában: � Az Igazgatói irodában � A Gazdasági irodában


19


Informatikai biztonsági szabályzat Nyomtatott formában:


Munkáltatói kölcsön igénylési szabályzat Nyomtatott formában:

� A Gazdasági irodában A könyvtár béren kívüli juttatásának

szabályzata Nyomtatott formában:

� A Gazdasági irodában Szabályzat az intézményben található

mobiltelefon használatáról Nyomtatott formában:

� A Gazdasági irodában GEI és a gazdálkodási köréhez tartozó önállóan működő intézmények feleslegessé vált vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata

Nyomtatott formában: � A Gazdasági irodában

GEI és a gazdálkodási köréhez tartozó önállóan működő intézmények eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzata


GEI és a gazdálkodási köréhez tartozó önállóan működő intézmények belső kontrollrendszer szabályzata


GEI és a gazdálkodási köréhez tartozó önállóan működő intézmények bankszámlapénz kezelésére vonatkozó szabályzata


GEI és a gazdálkodási köréhez tartozó önállóan működő intézmények szabályzata a reprezentációs kiadásokról


GEI és a gazdálkodási köréhez tartozó önállóan működő intézmények szabályzata a telefonhasználatról


GEI és a gazdálkodási köréhez tartozó önállóan működő intézmények szabályzata az anyag és eszközgazdálkodásról


GEI és a gazdálkodási köréhez tartozó önállóan működő intézmények szabályzata a helységek és berendezések használatáról


GEI és a gazdálkodási köréhez tartozó önállóan működő intézmények szabályzata a kötelező térítésről és a költségekről


GEI és a gazdálkodási köréhez tartozó önállóan működő intézmények bankszámlapénz, házipénztár és pénzkezelési szabályzat


GEI és a gazdálkodási köréhez tartozó önállóan működő intézmények eszközök és források értékelési szabályzata



20

Szabályzat megnevezése Hozzáférhetőség GEI és a gazdálkodási köréhez tartozó önállóan működő intézmények önköltség számítási szabályzata


GEI és a gazdálkodási köréhez tartozó önállóan működő intézmények kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás, érvényesítés szabályozása


GEI és a gazdálkodási köréhez tartozó önállóan működő intézmények szabályzata a beszerzések lebonyolításáról


GEI és a gazdálkodási köréhez tartozó önállóan működő intézmények szabályzata a kiküldetésekről


Kapcsolódó dokumentum: A HBVK útmutatói és szabályzatai 3.5. Szolgáltatási normák A könyvtár szolgáltatásainak igénybevételére mindenki jogosult, aki a könyvtár könyvtárhasználati szabályzatát magára nézve kötelezően elismeri, és az adatait regisztráltatja. A beiratkozás alól mentesülnek a rendezvények látogatói, a szervezett keretben érkező csoportok tagjai, valamint „A muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről” szóló 1997. évi CXL. törvény által meghatározott, a könyvtárhasználók számára ingyenesen biztosított alapszolgáltatásokat igénybevevők. Ingyenes alapszolgáltatások

� a könyvtárlátogatás � a könyvtár által kijelölt gyűjteményrészek helyben használata � az állományfeltáró eszközök, katalógusok használata � információ a könyvtár és a könyvtári rendszer szolgáltatásairól

Nyitva tartás Százhalombatta Város Önkormányzatának 312/2015. (XII.16.) számú határozata alapján a könyvtár nyitva tartása heti 30 óra. Hétfő: 12-19 Kedd: 10-17 Szerda: ZÁRVA Csütörtök: 10-17 Péntek: 12-18 Szombat: 9-12


21

Beiratkozás

� Beiratkozási díj 2016. január 1-től: � 1000,- Ft/fő/a beiratkozás napjától számított egy év. � A 16 év alattiak, a 70 év felettiek, valamint a pedagógusok és a

közgyűjteményekben dolgozók számára ingyenes. � A diákok és nyugdíjas igazolvánnyal rendelkezők számára 500,- Ft/fő/a

beiratkozás napjától számított egy év. � A használó beiratkozása és olvasójegyének kiállítása 15 percen belül megtörténik. � Az elveszett olvasójegy helyett az új kiállításának díja 300,- Ft. � A gyermekkönyvtári beiratkozás során a jótálló személyes megjelenése szükséges.

Dokumentumok kölcsönzési ideje és mennyisége

Dokumentumtípus Kölcsönzési idő Mennyiség Térítési díj könyv (+könyvmelléklet) 3 hét 6 db - hangoskönyv 3 hét 6 db - térkép 3 hét 6 db - folyóirat 1 hét 6 db - DVD 1 hét 2 db 400,-Ft CD-ROM 1 hét 4 db 400,-Ft CD 1 hét 4 db 400,-Ft Video 1 hét 4 db 400,-Ft Diafilm 1 hét 6 db -

Emelt szintű olvasójegy

� Emelt szintű olvasójegyet 14 éven felüli használó válthat: 2500,- Ft/ félév. � Ezért az összegért a kiállítás napjától fél évig további díj megfizetése nélkül a

következő dokumentum típusokat lehet kölcsönözni:

Dokumentumtípus Kölcsönzési idő Mennyiség DVD 1 hét 2 db CD-ROM 1 hét 4 db CD 1 hét 4 db Video 1 hét 4 db

Előjegyzés

� A kikölcsönzött dokumentumokra előjegyzést veszünk fel. � Az előjegyzés történhet személyesen, telefonon, e-mailben, vagy online a honlapon

keresztül. � Az előjegyzési kérelmet 90 napig tartjuk fent. � Az előjegyzőt telefonon, vagy e-mailben értesítjük a kért mű beérkezésekor. � A dokumentumot 7 napig tartjuk az előjegyző nevén.


22

Foglalás

� A könyvtárban lévő dokumentumokra foglalást veszünk fel. � A foglalás történhet személyesen, telefonon, e-mailben, vagy online a honlapon

keresztül. � A foglalót telefonon, vagy e-mailben értesítjük a kért mű beérkezésekor. � A dokumentumot 7 napig tartjuk a foglaló nevén.

Hosszabbítás

� A könyvek kölcsönzési határidejét személyesen és telefonon 3 alkalommal, interneten keresztül 2 alkalommal lehet hosszabbítani, ha azokra nincs előjegyzés.

Tájékoztatás

� Tájékoztatás az olvasói előzményekről 2 percen belül. � Általános referensz kérdések megválaszolása 5 percen belül. � Online tájékoztatás 2 munkanapon belül.

Dokumentum szolgáltatása a raktárból

� Dokumentum szolgáltatása 10 percen belül. Könyvtárközi kérések teljesítése

� Tőlünk kért dokumentumok postára adása 24 órán belül. � Tőlünk kért elektronikus dokumentumok elkészítése és továbbítása 2 munkanapon

belül. � Könyvtárközi kérés továbbítása 2 munkanapon belül. � Visszahozott könyvtárközi dokumentum postára adása 24 órán belül. � Könyvtárközi kölcsönzés díja 700,- Ft/dokumentum. � A könyvtárközi dokumentum kölcsönzési szabályait a kölcsönadó könyvtár határozza

meg. Dokumentum visszahozatala

� Kölcsönzéskor minden esetben a használó olvasójegyében feltüntetjük a dokumentumok visszahozatali határidejét és a dokumentumok számát.

� A kölcsönzési határidő lejárta előtt 3 nappal emlékeztető értesítést küldünk, amennyiben a használó megadta az email címét.

� A kölcsönzési határidő lejárta után egy hét térítésmentes türelmi időt adunk.


23

Felszólítók küldésének rendje � A kölcsönzési határidő lejárta után a könyvtár a dokumentumok visszahozatalára

felszólító értesítéseket küld. � Az értesítés formája prioritási sorrendben: email, SMS, nyomtatott levél. � A könyvtár hetente egyszer küld email, illetve SMS-t, negyedévente pedig

nyomtatott levelet is. � I. sz. felszólítót küldünk a kölcsönzési határidő lejárta után 7 nappal. � II. sz. felszólítót küldünk a kölcsönzési határidő lejárta után 14 nappal. � III. sz. felszólítót küldünk a kölcsönzési határidő lejárta után 30 nappal.

Késedelmes visszahozatal

� Amennyiben a használó a kölcsönzési határidő után hozza vissza a könyvtári dokumentumot, a mindenkori Könyvtárhasználati Szabályzatban foglaltak szerint késedelmi díjat kell fizetnie:

Dokumentumtípus Késedelmi díj Könyv, hangoskönyv 10,- Ft/nap Folyóirat 5,- Ft/nap Térkép 10,- Ft/nap DVD 50,- Ft/nap CD-ROM 50,- Ft/nap CD 50,- Ft/nap Video 50,- Ft/nap Diafilm 5,- Ft/nap

� A meg nem térített késedelmi díj a könyvtárhasználó adatlapján rögzítésre kerül. � Tartozó a könyvtárból nem kölcsönözhet dokumentumot.

Internethasználat

� Az internet használatát a könyvtár Internet használati Szabályzata tartalmazza. � A felnőttkönyvtár előterében 6 számítógép, a gyermekkönyvtárban 4 számítógép áll az

internetezők rendelkezésére. � Egy óra ingyenes internethasználat után minden megkezdett óra térítési díja 200,- Ft. � A gyermekek számára az internet használata ingyenes.

Irodai szolgáltatások

� A könyvtár használója az irodai szolgáltatási igényét a felnőttkönyvtár előterében található egypontos kölcsönzői pultnál jelezheti.

� Lehetőséget biztosítunk külső adathordozóról történő nyomtatásra is.


24

Fax (belföldre) küldés-fogadás 300,- Ft/oldal Fénymásolás (fekete-fehér) A/4 egyoldalas 15,- Ft/lap A/4 kétoldalas 25,- Ft/lap A/3 egyoldalas 30,- Ft/lap A/3 kétoldalas 50,- Ft/lap Nyomtatás: (fekete-fehér) A/4 lap 30,- Ft/oldal Nyomtatás (színes) A/4 lap 150 Ft/oldal Spirálozás 100 lapig 200,- Ft 240 lapig 400,- Ft Hőkötés 300,- Ft/db Laminálás A/5 méretben 50,- Ft A/4 méretben 150,- Ft Szkennelés A/4, A/3 méretben

100,- Ft/oldal

Stúdió szolgáltatások

CD írás 150,- Ft/CD Digitalizálás 1500,- Ft Zajszűrés 500,- Ft/oldal Hangfelvétel készítés 1000,- Ft/óra

Az Internetközpont szolgáltatásai A csomag: internetelérés teljes körű, de csak MATÁV kedvezményes időszakon kívül vehető igénybe, valamint 1 db e-mail postafiókot és 1 MB tárhelyet tartalmaz a szolgáltató public szerverén.

1 000 Ft/hó

B csomag: internetelérés teljes körű és minden időszakban igénybe vehető, valamint 1 db email postafiókot és 1 MB tárhelyet tartalmaz a szolgáltató public szerverén.

1 500 Ft/hó

C csomag: internetelérés teljes körű és minden időszakban igénybe vehető, valamint 1 db e-mail postafiókot és 5 MB tárhelyet tartalmaz a szolgáltató www szerverén.

2 000 Ft/hó

E csomag: rádiófrekvenciás összeköttetés, megegyezik a „B” csomag tartalmával.

3 000 Ft/hó

F csomag: rádiófrekvenciás összeköttetés, megegyezik a „C” csomag tartalmával.

4 000 Ft/hó

G csomag: fix összeköttetés, megegyezik a „B” csomag tartalmával. 3 000 Ft/hó


25

4. Stratégiai terv (rövidített változat) 4.1. Bevezetés

4.1.1. A stratégiai tervezés célja Napjainkban a könyvtárak működését egyre több tényező befolyásolja. A szakmai változásokon kívül az intézménynek alkalmazkodnia kell a társadalom, a gazdaság, a technikai környezet változásaihoz is. Ebben a folyamatosan változó helyzetben a könyvtárnak olyan válaszokat kell adni a környezet kihívásaira, amely elősegíti az intézmény céljainak megvalósítását. Ennek a munkának az egyik eszköze a stratégiai terv elkészítése, amely lehetőséget ad arra, hogy a külső változások figyelembevételével és a saját lehetőségeivel számolva, a könyvtár megfeleljen a vele szembe támasztott igényeknek valamint megvalósíthassa küldetését. 4.1.2. A könyvtár bemutatása Általános adatok Költségvetési szerv megnevezése: Hamvas Béla Városi Könyvtár Székhelye: 2440 Százhalombatta, Szent István tér 5. Levelezési cím: 2440 Százhalombatta Pf. 52. Telefonszám: 23/355-727 Fax: 23/355-727 Web: www.hbvk.hu Email cím: [email protected] Adószám: 16935248-1-13 Alapító neve, alapítás éve: Százhalombatta Város Önkormányzata1991. január 10. Jogelődje: Barátság Művelődési Központ és Könyvtár Irányító, felügyeleti, fenntartó szerv neve, székhelye: Százhalombatta Város Önkormányzat Képviselő-testülete 2440 Százhalombatta, Szent István tér 3. Ágazati szakmai felügyelet: Pest Megyei Könyvtár Székhelye: 2001 Szentendre Pátriárka u. 7. Gazdálkodási jogköre: önállóan működő költségvetési szerv Az intézmény pénzügyi és gazdálkodási feladatait a Gazdasági Ellátó Intézmény (2440, Százhalombatta Ifjúság u. 7.) látja el. Alapterület: 886 m2

Ellátandó terület: Százhalombatta Szolgálandó közönség létszáma 2013. január1-jén: 18.577 fő


26

A könyvtár részlegei:

� Felnőtt részleg Feladata a beiratkozás, regisztrált használók nyilvántartása, kölcsönzés, felnőttkönyvtár bemutatása, tájékoztatás (személyesen és elektronikus módon). Dokumentumok visszakérése a késedelmes olvasóktól, pénzkezelés, könyvtárközi kölcsönzés lebonyolítása. Gyűjteményszervezés, dokumentumok (könyv, folyóirat, térkép, hangoskönyv, DVD, CD-ROM) gyarapítása és apasztása. Internet használat biztosítása 18 éven felüliek számára, irodai szolgáltatások (fénymásolás, szkennelés, nyomtatás, digitalizálás, fax, spirálozás, hőkötés) biztosítása, a raktári állomány gondozása, biblioterápia. A 270/2015 sz. Önkormányzati határozat értelmében 2016. január 1-től a könyvtár önálló zenei részlege megszűnik, szolgáltatásainak egy része és állománya integrálódik a felnőtt részlegbe.

� Gyermek részleg Feladata a beiratkozás, regisztrált használók nyilvántartása, kölcsönzés, gyermekkönyvtár bemutatása, tájékoztatás (személyesen és elektronikus módon). Dokumentumok visszakérése a késedelmes olvasóktól, pénzkezelés. Gyűjteményszervezés, dokumentumok (könyv, folyóirat, térkép, hangoskönyv, DVD, CD-ROM, diafilm) gyarapítása és apasztása. Internet hozzáférés biztosítása a 18 éven aluliak számára, raktári állomány gondozása. Könyvtárhasználati foglalkozások és rendhagyó könyvtári órák lebonyolítása, hagyományos mesemondás és kortárs gyermekirodalom népszerűsítése, biblioterápia.

� Zenei részleg Feladata regisztrált használók nyilvántartása, kölcsönzés, Hangtár bemutatása, zenei szaktájékoztatás, dokumentumok visszakérése a késedelmes olvasóktól, pénzkezelés, gyűjteményszervezés, dokumentumok (könyv, folyóirat, DVD, zenei CD) gyarapítása és apasztása, rendhagyó könyvtári órák lebonyolítása, digitalizálás, hangfelvételek és zenei összeállítások készítése. A 270/2015 sz. Önkormányzati határozat értelmében 2016. január 1-től a könyvtár önálló zenei részlege megszűnik, szolgáltatásainak egy része és állománya integrálódik a felnőtt részlegbe.

� Városi Archívum A képviselőtestület 2010. január 1-jével létrehozta a Városi Archívumot, melynek működtetésével a Hamvas Béla Városi Könyvtárat bízta meg. A könyvtár már meglévő Helytörténeti Gyűjteményének és az Archívumnak integrálásával egy olyan magas szintű szakmai szolgáltatásokkal rendelkező gyűjtemény jött létre, amely méltó városunk múltjának, hagyományainak megőrzésére. Feladata Százhalombatta város történelmére és helyismeretére vonatkozó információk, dokumentumok gyűjtése, feltárása, közreadása, helytörténeti kutatómunka feltételeinek biztosítása. Előrelátóan gyűjti a jelen dokumentumait a jövő számára.

� Feldolgozó részleg


27

Lebonyolítja az állományba vétel, feldolgozás, apasztás munkafolyamatait valamint az állományellenőrzéseket, dokumentumtípusonként (könyv, hangoskönyv, térkép, DVD, CD, CD-ROM, Diafilm, Videó, LP, MC), egyedi és csoportos leltárkönyvet vezet. Statisztikai adatokat szolgáltat, kapcsolatot tart a Szikla Integrált könyvtári rendszer létrehozóival, menedzseli a számítógépes rendszer változásait. Munkacsoportok

� Minőségirányítási Munkacsoport (MICS) A MICS célja a Hamvas Béla Városi Könyvtár minőségirányítási rendszerének felelősségteljes működtetése és fejlesztése. A könyvtár minden dolgozójának a minőségbiztosítás érdekében végzett munkáját irányítja és koordinálja.

� Rendezvény munkacsoport Szervezi és lebonyolítja a könyvtár belső és külső rendezvényeit, marketingfeladatait és sajtókapcsolatait. Tudatosan használja a különböző marketingeszközöket. Megtervezi, lebonyolítja és értékeli a használói elégedettségméréseket. Tevékenységi kör: A muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL törvény alapján a könyvtár alapfeladatai a következők:

- a fenntartó által kiadott alapító okiratban és a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott fő céljait küldetésnyilatkozatban közzé teszi

- gyűjteményét folyamatosan fejleszti, feltárja, megőrzi, gondozza és rendelkezésre bocsátja

- tájékoztat a könyvtár és a nyilvános könyvtári rendszer dokumentumairól és szolgáltatásairól

- biztosítja más könyvtárak állományának és szolgáltatásainak elérését - részt vesz a könyvtárak közötti dokumentum- és információcserében - biztosítja az elektronikus könyvtári dokumentumok elérhetőségét - a könyvtárhasználókat segíti a digitális írástudás, az információs műveltség

elsajátításában, az egész életen át tartó tanulás folyamatában, - segíti az oktatásban, képzésben részt vevők információellátását, a tudományos kutatás

és az adatbázisokból történő információkérés lehetőségét, - kulturális, közösségi, közművelődési rendezvényeket és egyéb programokat szervez - tudás-, információ- és kultúraközvetítő tevékenységével hozzájárul az életminőség

javításához, az ország versenyképességének növeléséhez, - a szolgáltatásait a könyvtári minőségirányítás szempontjait figyelembe véve szervezi - A nyilvános könyvtár az általa üzemeltetett, kiskorúak által is használható, internet-

hozzáféréssel rendelkező számítógépek használatát a kiskorúak védelmét lehetővé tevő, könnyen telepíthető és használható, magyar nyelvű szoftverrel ellátva biztosítja a kiskorúak lelki, testi és értelmi fejlődésének védelme érdekében.


28

Alap- és vállalkozási tevékenység KOFOG száma és megnevezése: 082094 Egyéb távközlés 082042 Könyvtári állomány gyarapítása, nyilvántartása 082043 Könyvtári állomány feltárása, megőrzése, védelme 082044 Könyvtári szolgáltatások 095020 Iskolarendszeren kívüli egyéb oktatás, képzés 107080 Esélyegyenlőség elősegítését célzó tevékenységek és programok 082093 Közművelődés- egész életre kiterjedő tanulás, amatőr művészetek A könyvtár vállalkozási tevékenységet nem folytat Kiegészítő feladatok:

- ápolja névadónk, Hamvas Béla szellemi örökségét - a hagyományos mesemondás segítségével, közvetíti és megőrzi a magyar

népmesekincset - szorosan együttműködik a város kulturális, oktatási és szociális intézményeivel - helyismereti dokumentumokat, információkat gyűjt, feltár és közread - folyóiratot kölcsönöz - egyéb kulturális tevékenységet folytató csoportok számára lehetőséget biztosít terem

bérlésre - honlapján 24 órán át biztosítja a könyvtár elektronikus és információs

szolgáltatásainak igénybevételét - a használók számára biztosítja az európai uniós információkhoz való hozzáférést - kiadványokat jelentet meg - továbbképzések, szakmai tapasztalatcserék helyszíne

A könyvtár szolgáltatásai

� Információs szolgáltatások

- témafigyelés - sajtófigyelés és cikk keresés - közhasznú információszolgáltatás - NAVA Nemzeti Audiovizuális Archívum hozzáférési pont - Jogi adatbank használata - elektronikus ügyintézés és ügyfélkapu használata - számítógép használat és internethasználat - irodai programok használata - WIFI használat - reprográfiai szolgáltatások (fénymásolás, szkennelés, nyomtatás, CD-DVD írás)

� Távhasználati szolgáltatások

- online katalógus elérése a honlapon keresztül www.hbvk.hu - Kölcsönzési idő hosszabbítása, előjegyzés, foglalás telefonon - Kölcsönzési idő hosszabbítása, előjegyzés, foglalás email-en - Kölcsönzési idő hosszabbítása, előjegyzés, foglalás a honlapon keresztül


29

- online beszerzési javaslatok fogadása a honlapon keresztül - Hírlevél szolgáltatás

� Felnőtt könyvtári szolgáltatások

- könyvek, hangoskönyvek, folyóiratok, DVD-k, CD-k, CD-ROM-ok, videók

kölcsönzése - könyvtárközi kölcsönzés - idegen nyelvű gyűjtemény kölcsönzése - helyben használat - dokumentumok előjegyzése, foglalása - Hamvas Béla gyűjtemény - irodalomkutatás - kézikönyvtár használat - szakirányú tájékoztatás - televízió használat - DVD-és videofilm helyben használat - hangfelvétel készítés - hangfelvételek digitalizálása

� Gyermekkönyvtári szolgáltatások

- gyermek-és ifjúsági könyvek, hangoskönyvek, diafilmek kölcsönzése - gyermek-és ifjúsági folyóiratok kölcsönzése - könyvtárközi kölcsönzés - helyben használat - kézikönyvtár használat - dokumentumok előjegyzése, foglalása - mesehallgatás - diafilmvetítés - könyvtári órák - társasjátékok használata - népmese gyűjtemény - ovisarok (leporellók, játékok, játszószőnyeg)

� A Városi Archívum szolgáltatásai

- különböző dokumentumtípusok helyben használata (könyv, folyóirat, lapkivágat,

aprónyomtatvány, szakdolgozat, kézirat, DVD, CD) - szaktájékoztatás - fénymásolat és elektronikus másolatkészítés - könyvtári órák

� Szolgáltatások fogyatékkal élőknek

- akadálymentes honlap - hangoskönyvek kölcsönzése - kiépített kapcsolat a Vakok Intézetének könyvtárával - jelnyelvet ismerő kollégák


30

Elismerés

� Kultúráért díj Százhalombatta Város Önkormányzata Képviselő-testülete 2009. augusztus 20-án a Hamvas Béla Városi Könyvtár munkaközösségét „Kultúráért Százhalombatta Díj”-ban részesítette.

� A vizek kártételei elleni védekezésért - érdemérem Százhalombatta Város Önkormányzata Képviselő-testülete a 2013. évi rendkívüli árvízvédekezésben végzett áldozatos munkájáért és a nehéz időszakban mutatott helytállásának elismeréseként „ A vizek kártételei elleni védekezésért” érdemérmet adományozta. Százhalombattai Könyvtárért Alapítvány A Százhalombatta Könyvtárért Alapítványt a Hamvas Béla Városi Könyvtár hívta életre. Célja a könyv és zenekultúra, a művelődés segítése, hozzájárulás a Hamvas Béla Városi Könyvtár megújulásához, fejlesztéséhez. A Hamvas Béla Városi Könyvtár rövid története Levéltári forrásokban először 1903-ban történt említés arról, hogy a településnek népkönyvtárat kell felállítani, melyet 1959. október 26-án nyilvánítottak közművelődési könyvtárrá. Százhalombatta életében hatalmas változást indított el a 60-as években a két ipari nagyvállalat a Dunamenti Hőerőmű és a Dunai Kőolajipari Vállalat építése. A vállalatokon belül klubkönyvtár, kultúrház kezdte meg működését. Százhalombattát 1970. április 4-án avatták várossá. A Városi Tanács és a DKV Szakszervezeti Bizottsága arra a megállapodásra jutott, hogy közös fenntartású közművelődési intézményt hoz létre melynek neve Barátság Művelődési Ház. A Barátság Művelődési Központ és Könyvtár épülete 1984-ben készült el, amely akkor a megye legkorszerűbb létesítményei közé tartozott. December 6-án nyitotta meg kapuit a könyvtár felnőtt- és gyermekrészlege. Az 1990-es évek fordulópontot jelentettek a könyvtár életében, az önkormányzat 1991. január 1-től önálló intézménnyé nyilvánította a Városi Könyvtárat, amely egy év múlva zenei részleggel bővült. A könyvtár 1995-ben új alapokra helyezte a könyvtári munkafolyamatokat a Szirén Integrált Könyvtári Rendszer bevezetésével, melyet 2003-ban a Szikla21 Integrált Könyvtári Rendszer váltott fel. Százhalombatta Város Önkormányzata 1996-ban előre látva a modern kor technikai kihívásait intézményünkben hozta létre az Internet Központ és Kávézó-t. Napjainkban Internet Központként folyamatosan biztosítja az önkormányzat intézményeinek, cégeknek és magánszemélyeknek az internet hozzáférést. 2010. január 1-jével újabb részleggel bővült intézményünk. Önkormányzati határozat alapján létrejött a Városi Archívum, amely összeolvadt a könyvtár helytörténeti gyűjteményével.


31

2016. január 1-től a 270/2015 sz. Önkormányzati határozat értelmében a könyvtár önálló zenei részlege megszűnt, szolgáltatásainak egy része és állománya integrálódik a felnőtt részlegbe. Ezzel egyidejűleg Százhalombatta Város Önkormányzata könyvtári beiratkozási díjat vezet be, mellyel az 1989. január 1-től tartó díjmentesség megszűnt. Könyvtárunk 1999-ben az országban elsőként felvette Hamvas Béla nevét, amely több mint 30 éve a város szellemi központja. A hagyományos könyvtári szolgáltatásokon kívül számos nagysikerű rendezvény helyszíne. Több mint 17 éve folyamatosan megrendezésre kerül a Hamvas Béla Szellemi Szabadegyetem, amely közel 180 előadást tudhat maga mögött. Könyvtárunkból indult el a ma már határokon átívelő kezdeményezés, hogy Benedek Elek születésnapja legyen a Magyar Népmese Napja. A már említett rendezvényeken kívül számos előadássorozat, könyvbemutató, gyermekfoglalkozás otthona. A település közel 19.000-res lakosságához képest, a könyvtár látogatottsága nagy, kiváló kapcsolatot tart fenn a város oktatási és kulturális intézményeivel. 4.2. Küldetésnyilatkozat A Hamvas Béla Városi Könyvtár mindenki számára korlátozás nélkül biztosítja az információhoz való szabad hozzáférést, az esélyegyenlőség és a demokrácia elvét követve. Biztosítja más könyvtárak és információszolgáltatók adatbázisának elérését, az internet használatát és közhasznú információs tevékenységet végez. Rendezvényeivel, csoportos foglakozásaival hozzájárul az olvasói igények felkeltéséhez, segíti az oktatói, nevelői munkát. Közösségi színtérként minőségi szolgáltatásokkal, programokkal lehetőséget biztosít az önképzésre, tanulásra és kikapcsolódásra. A könyvtár munkatársai számára fontos küldetés, hogy tevékenységükkel hozzájáruljanak mindenki egyéni boldogulásához. Fontos feladatának tekinti a kulturális értékek gyűjtését, megőrzését, közvetítését, különös tekintettel a helyi kulturális értékekre, Hamvas Béla szellemi örökségére, valamint a magyar népmesekincsre. 4.3. Jövőkép A Hamvas Béla Városi Könyvtár a város kulturális életének egyik meghatározó és megkerülhetetlen alapintézménye. Könyvtárunk a város mindenki számára elérhető legkorszerűbb információ-közvetítő központja, rendelkezik az ehhez szükséges technikai és technológiai háttérrel. Gyűjteményünk fejlesztése során arra törekszünk, hogy az elektronikus és digitális dokumentumok mellett a hagyományos dokumentumok értékeit is megőrizzük. Szolgáltatásaink tervezése során érzékenyen reagálunk a várható társadalmi változásokra. Akadálymentes környezetben biztosítjuk szolgáltatásainkat. A változó használói igényeknek megfelelő esztétikus, barátságos terekben működünk.


32

4.4. Átfogó célok A gondolkodás, az önálló tájékozódás képessége meghatározza életünk minőségét, aminek fejlesztésében az olvasás a jövőben is hangsúlyos szerepet kap. Az olvasás és információszerzés nélkülözhetetlen a mindennapi életben. A könyvtár szolgáltatásainak használatával növekszik a helyi társadalom kulturális szintje. A könyvtárak gyűjteményüket az információhordozó típusától függetlenül gyarapítják a hagyományos értékek megőrzésének figyelembevételével. A könyvtár, mint az információs társadalom alapintézménye mindenki számára, alanyi jogon biztosítja az információhoz való szabad hozzáférést a demokrácia és az esélyegyenlőség elvét követve. A könyvtár a város oktatási, kulturális és szociális intézményeivel szorosan együttműködik, a helyi társadalom részéről megfogalmazódó elvárásokat folyamatosan beépíti szolgáltatási rendszerébe. Az intézmény minden munkatársa megfelelő szakképzettséggel, kompetenciával és minőségi szemlélettel rendelkezik. A könyvtár ezáltal hozzájárul az életen át tartó tanuláshoz, a kulturális hagyományok megőrzéséhez, a szórakozáshoz, valamint a digitális műveltség fejlesztéséhez. A könyvtár az a hely, ahol egységes színvonalú, minőségi szolgáltatásokat érhet el minden állampolgár. 4.5. Kiemelt kulcsterületek

1. cél A Hamvas Béla Városi Könyvtár biztosítja a szabad, korlátozás nélküli hozzáférést minden nyilvánosságra került dokumentumhoz és információhoz az esélyegyenlőség és a demokrácia elvét követve, ezzel hozzájárul az állampolgárok egyéni boldogulásához, életminőségének javításához. Beavatkozások: - Törekszünk könyvtárunk akadálymentesítésére, ezzel segítséget nyújtunk a fogyatékkal élők könyvtárhasználatához. - Szélesítjük a hozzáférést az országos és nemzetközi, nyilvános- és könyvtári adatbázisokhoz. - Lehetőséget biztosítunk, hogy használóink hozzáférjenek a digitális közigazgatás szolgáltatásaihoz. 2. cél Gyűjteményünket használói igények és minőségi elvek figyelembevételével fejlesztjük, és ennek megfelelően alakítjuk szolgáltatásainkat. A gyarapítási stratégiát a gyűjtőköri szabályzatban megfogalmazott iránymutatás alapján alakítjuk ki, a gyűjteményfejlesztés forrásainak hatékony felhasználásával. Beavatkozások: - Az olvasói igényeket rendszeresen felmérjük, és az állománygyarapítás gyakorlatának kialakításakor figyelembe vesszük.


33

-.A gyűjteményfejlesztés során figyelemmel kísérjük a könyv- és könyvtárszakmai szervezetek ajánlásait. - Költséghatékony gyarapítási stratégiát dolgozunk ki. - A kedvezmények elérése érdekében a könyv-nagykereskedésekkel bővítjük és elmélyítjük partneri kapcsolatainkat. 3. cél Felhasználó központú, korszerű, minőségi szolgáltatásokkal állunk a használók rendelkezésére. Törekszünk az olvasói igények megismerésére, és ennek megfelelően alakítjuk szolgáltatásainkat, rendezvényeinket. Célunk a "falak nélküli könyvtár" megvalósítása. Beavatkozások: - Rendszeres használói elégedettségi felméréseket végzünk, és a tapasztalatok alapján fejlesztjük szolgáltatásainkat, rendezvényeinket. - Folyamatosan és átgondoltan fejlesztjük könyvtárunk informatikai rendszerét. - Modern technikai eszközöket építünk be szolgáltatásainkba. - Létrehozunk egy új, interaktív honlapot, melynek szolgáltatásait folyamatosan bővítjük és biztosítjuk a hozzáférést a nap 24 órájában. - Szervezett felnőtt használói képzéseket indítunk. 4. cél Kiemelt feladatunknak tekintjük a város oktatási intézményeivel való együttműködést. Jelentős szerepet töltünk be az olvasás iránti igény felkeltésében, különös tekintettel az óvodás és a kisiskolás korú gyermekek körében. Programjainkkal a különböző korosztályok életkori sajátosságait és elvárásait figyelembe véve hozzájárulunk az iskolai ismeretszerzés bővítéséhez, és a könyvtár népszerűsítéséhez. A városban működő Kulturális Konzorcium alapító tagjaként szoros együttműködésre törekszünk a százhalombattai kulturális intézményekkel. Beavatkozások - A városban működő kulturális intézményekkel közös programjainkat továbbvisszük, és újakat hozunk létre. - Az oktatási intézményekkel szorosabban együttműködve a kölcsönös igények szerint közös programokat dolgozunk ki. - Általunk készített foglalkozásokat célzott marketing-tapasztalatok alapján ajánljuk ki az iskoláknak. - Bővítjük a lehetőséget a középiskolások közösségi szolgálatának teljesítésében. 5. cél Fontos feladatunknak tekintjük névadónk, Hamvas Béla szellemi örökségét, valamint a magyar népmesekincs megőrzését és közvetítését a hagyományos mesemondás segítségével. Kiemelt célunk, hogy teljességre törekvő módon gyűjtsük, feltárjuk és hozzáférhetővé tegyük Százhalombatta helytörténeti és helyismereti dokumentumait.


34

Beavatkozások: - Különgyűjteményünkben teljességre törekvő módon gyűjtjük Hamvas Béla műveit, és a róla szóló irodalmat. Kapcsolatot tartunk a Hamvas Béla szellemiségére épülő közösségekkel, csoportokkal és magánszemélyekkel. Rendezvényeinkkel a szellemi örökség széles körű megismertetésére törekszünk. - Népmese különgyűjteményünket folyamatosan fejlesztjük és népszerűsítjük. Továbbra is szoros kapcsolatot tartunk a népmesével foglalkozó szervezettekkel, intézményekkel, magánszemélyekkel. A népmeséket minden korosztállyal igyekszünk megismertetni és ennek érdekében számos rendezvényt szervezünk - A helytörténeti, helyismereti dokumentumokat folyamatosan digitalizáljuk és hozzáférhetővé tesszük. Az összegyűjtött anyag mielőbbi teljes feldolgozására törekszünk, az esetleges hiányokat pótoljuk. - Célunk, hogy a kiemelt területeket szakmai körökben bemutassuk. 6. cél Célunk, hogy könyvtárunk működését minőségirányítási elvek alapján szervezzük, amely hozzájárul a szolgáltatások magas színvonalának megőrzéséhez és fejlesztéséhez, és ezáltal minősített könyvtárrá válhassunk. Beavatkozások - A könyvtárban működő minőségirányítási csoport segítségével a kidolgozott minőségirányítási rendszert folyamatosan és tervszerűen alkalmazzuk a szolgáltatások és a könyvtári munka minőségének biztosítása érdekében. - A minőségirányítási rendszer dokumentumait egységesen a Minőségi Kézikönyvben foglaljuk össze. Minőségpolitikánkat folyamatosan felülvizsgáljuk és alkalmazkodunk a változásokhoz 7. cél Továbbfejlesztjük munkatársaink szakmai felkészültségét, növeljük elkötelezettségüket. Beavatkozások - Tudástérkép segítségével felmérjük a hiányzó szakterületeket. Megszervezzük munkatársaink képzését, továbbképzését, támogatjuk a szakmai konferenciákon történő részvételüket. Új munkatársak felvételekor figyelembe vesszük a hiányzó szakterületeket. - Tudatosan és átgondoltan fejlesztjük szervezeti kultúránkat. Javítjuk belső információs rendszerünket, növeljük a munkatársak motivációs szintjét.


35

4.6. Egyéb stratégiai célok

1. cél Célunk az állománygondozás tudatosabb tervezése és annak végrehajtása Beavatkozások: - Rendszeres, átgondolt, tervszerű selejtezést hajtunk végre. - A változó igényeknek megfelelően szabályozzuk az egyes gyűjteményrészek feldolgozását és használatát, szükség szerint módosítjuk azok elhelyezését. - Egységes belső eligazító táblákat helyezünk ki. - Kiépítjük a korszerű állományvédelem rendszerét. - Átalakítjuk a könyvtári raktározási rendszert. 2. cél Célunk, hogy korszerű környezetet biztosítsunk használóink számára. Beavatkozások: - Folyamatosan korszerűsítjük az épület elavult gépészeti elemeit. - Elkülönült olvasói terekben modern, könyvtárszakmai szempontoknak megfelelő bútorzatot alakítunk ki. 4.7. Záró rendelkezések

1. A fenti stratégiai tervet a munkatársak és a Minőségirányítási Csoport egyetértésével az intézmény igazgatója hagyja jóvá. A fenntartót a könyvtár vezetője tájékoztatja. 2. A Hamvas Béla Városi Könyvtár második, módosított Stratégiai terve (2015-2019) 2016. február 1-jétől lép életbe. 3. A fenti stratégiai terv alapján évenként cselekvési tervek készülnek határidők, felelősök, valamint források megjelölésével. A cselekvési tervek alapján készülnek az éves beszámolók. Kapcsolódó dokumentum: A HBVK stratégiai terve (teljes) A HBVK szervezeti felépítése


36

5. Partnerközpontúság A TQM egyik alapelve és legfontosabb feladata, hogy szervezetünk kiemelt figyelemmel kezelje partnereit, kiépítse az együttműködés lehetőségeit, elégedettségüket folyamatosan mérje. 5.1. Partnerazonosítás Könyvtárunk a minőségirányítási munkák során azonosította és rangsorolta partnereit. A partnerlistát évente két alkalommal felülvizsgáljuk, a változásokat a lehető leghamarabb rögzítjük. 5.1.1. Belső partnerek

o Munkatársak o Belső csoportok (Archívum Baráti Kör, Hamvas Béla Olvasókör) o Önkéntesek

Kollégáink a legfontosabb belső partnereink. A mindenkori munkakörülményeik teremtik meg a hatékonyabb munkavégzés lehetőségét, együttműködésük elengedhetetlen a szervezet egészének sikeres működése szempontjából. Lényeges, hogy a munkatársak miképpen viszonyulnak a könyvtárhoz, mit gondolnak a vezetésről és saját szerepükről. Ezért rendszeresen vizsgáljuk a könyvtár szervezeti kultúráját, kollégáink elégedettségét. Kapcsolódó dokumentum: A könyvtár szervezeti kultúrájának változása 2014 és 2016 között 5.1.2. Külső partnerek

o Fenntartó o Használók o Kulturális és oktatási intézmények o Szakmai szervezetek o Média o Beszállítók

Kapcsolódó dokumentum: Partnerazonosítás A partnerközpontúság a könyvtári stratégiánk fontos eleme. Kulcsfontosságú, hogy szervezetünk hogyan kezeli partneri kapcsolatait annak érdekében, hogy támogassa saját stratégiáját és folyamatainak hatékony működését. A partneri együttműködés az intézmény megfelelő működésének fontos erőforrása. Ezért nagy hangsúlyt fektetünk a könyvtárhasználók megszólítására, erősítjük a lakossági, intézményi és civil kapcsolatokat.


37

Ennek érdekében a könyvtár vezetése 2015 decemberétől ún. „Örökös olvasójegy” díjat alapított, melyet minden évben a könyvtárért legtöbbet dolgozó civil személy, illetve az olvasószolgálatos kollégák szavazatai alapján rendszeres könyvtárhasználók kaphatják meg. Az „Örökös olvasójegy” tulajdonosa a könyvtár szolgáltatását díjmentesen veheti igénybe. 5.2. Az elégedettség méréseinek eszközei Fontos feladat a potenciális partnerek felkutatása, az igények felmérése, a partneri elégedettség vizsgálata, a mérési eredmények beépítése a könyvtár tevékenységeibe. Szervezetünk számára fontos, hogy tisztában legyen külső és belső partnerei igényeivel és elégedettségével. Ennek érdekében különböző témakörökben méréseket végzünk. A felmérések során keletkezett kérdőíveket, űrlapokat stb. két évig őrizzük. Az eszközöket úgy választjuk meg, hogy a lehető legszélesebb körű célcsoportokat érjük el. Az elégedettség mérésének eszközei és célcsoportjai: ESZKÖZ CÉLCSOPORT Nyomtatott kérdőív a könyvtár részlegeiben

Nagy valószínűséggel a könyvtár beiratkozott, tagjai, rendszeres könyvtárhasználók, külső és belső partnerek

Elektronikus kérdőív a könyvtár honlapján Internet hozzáféréssel rendelkező könyvtárhasználók, külső és belső partnerek

Elektronikus kérdőív a könyvtár Facebook oldalán

A könyvtár „ismerősei”, de nem biztos, hogy könyvtárhasználók használók

Elektronikus kérdőív a könyvtár hírlevelében A könyvtár aktív használói, akik azért iratkoztak fel a hírlevélre, hogy mindig gyors, pontos tájékoztatást kapjanak

Elektronikus kérdőív a városi honlapon Nagy valószínűséggel nem könyvtárhasználók

Interjú kérdőív formájában a könyvtáron kívül, kérdezőbiztosok segítségével

Véletlenszerűen kiválasztott személyek, amelyek között nagy valószínűséggel találunk olyat, aki egyik eddig felvázolt csoportba sem tartozik

Űrlap Könyvtárhasználók, Potenciális könyvtárhasználók

Szavazás a könyvtár tereiben Rendszeres könyvtárhasználók, külső és belső partnerek

Szavazás a könyvtár elektronikus felületein A könyvtár aktív használói, külső és belső partnerek

Panaszkezelési űrlapok Könyvtárhasználók Intézményi önértékelés Kollégák Munkatársi önértékelés Kollégák


38

Kapcsolódó dokumentumok: Könyvtárhasználati elégedettségi vizsgálat 2014 „Programok és reklámok” Könyvtárhasználati elégedettségi vizsgálat Látogatottsági vizsgálat 2015 Felmérés a könyvtár új nyitva tartásáról 2015


39

6. Kommunikációs stratégia A kommunikáció intézményünkben a tervezés és a működés szerves része. Fontos szerepe van mind a meglévő külső-, a lehetséges potenciális- valamint a belső partnerek elérésében. A kommunikáció folyamatának megtervezésekor fel kell mérni, hogy az adott üzenetet mely célcsoportok számára, milyen módszerekkel szeretnénk eljuttatni. 6.1. Belső kommunikáció 6.1.1. A belső kommunikáció célja és feladata:

� Megfelelő, a lehető legkisebb torzulással járó információ áramlás biztosítása a szervezetben minden irányba (vezetőség � munkatársak, munkatársak � vezetőség, munkatársak � munkatársak)

� Gyors információ átadás és információ csere a megfelelő munkavégzés érdekében � Új dolgozók könnyebb integrálása a szervezetbe � Kapcsolattartás a belső csoportokkal � Véleménynyilvánítás biztosítása a munkatársak számára � Munkatársak bevonása a szervezetet érintő kérdésekbe

6.1.2. A belső kommunikáció csatornái és felelősei CSATORNA MEGJEGYZÉS FELELŐS SZÓBELI Megbeszélések � Minden hétfőn 9:50-10:00-ig

tartó rövid megbeszélés a hét várható eseményeiről

� Adott helyzethez alkalmazkodva rendkívüli megbeszélés, rövidebb-hosszabb időtartamban

Vezetőség

Munkaértekezletek � Minden hónap első szerdáján � Rendkívüli esetekben,

nyitvatartási időn kívül

Vezetőség

Munkacsoportok megbeszélései

� MICS ülés a munkacsoport ügyrendje szerint

� Rendezvény munkacsoport ülés a munkacsoport ügyrendje szerint

Munkacsoport vezetője

Vezetőségi megbeszélések

Igazgató

Telefon Minden munkatárs

ÍRÁSBELI Faliújság � Folyosó: mindenkit érintő

hírek, meghívók � Feldolgozó: telefonszámok,

rendezvények

Gazdasági ügyintéző, vezetőség


40

CSATORNA MEGJEGYZÉS FELELŐS Rendezvénynaptár � Rendezvények dátuma, címe

és felelősök megnevezése Vezetőség

Belső levelezés � A Google csoportban kapott üzeneteket, feljegyzéseket egyszerre, minden kolléga megkapja

Vezetőség

Email � Mindig csak adott kollégák részére

Minden munkatárs

Belső hálózat � Minden kolléga számára hozzáférhető dokumentumok, információk

� Minden minőségirányítási dokumentum

� Feljegyzések, emlékeztetők stb.

Minden munkatárs Minőségirányítási vezető Vezetőség

6.2. Külső kommunikáció 6.2.1. Külső kommunikáció célja és feladatai

� Folyamatos kapcsolattartás és kapcsolatépítés a külső partnerekkel � Gyors, torzulásmentes információ áramlás biztosítása mindkét irányba

(szervezet � külső partner, külső partner � szervezet) � A könyvtár szolgáltatásainak és rendezvényeinek propagálása � Könyvtár belső értékeinek közvetítése � A lehetséges partnerek felkutatása, bizalmának megnyerése � Eredményeink folyamatos bemutatása � Véleménynyilvánítás biztosítása a külső partnerek számára

6.2.2. Célcsoport meghatározás

A célcsoport meghatározás célja, hogy felmérjük, hogy adott csoportok számára milyen célzott kommunikációs eszközzel juttassuk el a könyvtárról szóló információkat. Mivel a modern technikai eszközökhöz egyre könnyebb hozzájutni és a legfiatalabb és az idősebb korosztály is egyre bátrabban használja ezeket, ennek ellenére törekszünk markánsan elhatárolódó célcsoportokat meghatározni. Ezért úgy döntöttünk, hogy a témától, és korosztálytól függően célzottan szórjuk az információkat. A csatornák megválasztásakor a hagyományos nyomtatott információs eszközök mellett takarékossági és környezetvédelmi szempontokat figyelembe véve az elektronikus formákat részesítjük előnyben, csatlakozva ezzel Százhalombatta Város Önkormányzatának felhívásához.


41

Felmérés során a következő fő célcsoportokat határoztuk meg:

� Fenntartó � Kulturális intézmények � Iskolák � Óvodák � Civil szervezetek � Szakmai szervezetek, könyvtárak � Használók � Potenciális használók � Gyermekek � Középiskolások � Aktív korú használók � Nyugdíjas korú használók � Kisgyermekek szülei � Pedagógusok óvónők � Média

6.2.3. A külső kommunikáció csatornái és felelősei CSATORNA MEGJEGYZÉS CÉLCSOPORT FELELŐS SZÓBELI Megbeszélések Külső partnerek Vezetőség,

Munkatársak Bizottsági ülések Fenntartó Vezetőség

Testületi ülés

Fenntartó Vezetőség

Lobbi tevékenység

Fenntartó Külső partnerek

Vezetőség

IRÁSBELI Programfüzet A könyvtár

féléves/havi programja

Kiemelt partnerek és rendszeres könyvtárlátogatók.

Vezetőség, Rendezvény munkacsoport Grafikai munkákat végző munkatárs

Szórólap A/5-ös (148x210mm) és A/6-os (105x148mm)méretben készülnek négyszínnyomással, valamint fekete-fehér fénymásolással az adott programokról

A könyvtári terekben hozzáférhetőek a könyvtár látogatói számára



42

CSATORNA MEGJEGYZÉS CÉLCSOPORT FELELŐS Plakát A/3-as (297x420mm)

és A/2-es (420x594mm) méretben, négyszínnyomással készülnek, az adott programokról

Könyvtárhasználók Potenciális könyvtárhasználók


Meghívó Kiemelt rendezvényekre készül Főleg elektronikus formában

Kiemelt partnerek számára


Névjegy Könyvtárosi munkakörben dolgozó kollégák kapják

A névjegy általános használata szerint

Munkatársak

Portál A könyvtár főbejárata mellett a falon elhelyezett A/1-es (594x841mm) méretű eloxált kerettel és tükröződésmentes védőfóliával ellátott plakátkeret.



Roll-up A könyvtár neve, elérhetősége, stb. látható rajta. „Kitelepülések” idején, pl. Városi Gyermeknap, vagy Battai Napok alkalmával a könyvtár standja mellett állítjuk fel.


E-mail Minden internet hozzáféréssel rendelkező partnerünk

Munkatársak

Könyvtári hírlevél

Könyvtári hírek, események

Célzottan feliratkozott könyvtárhasználók

Igazgató helyettes

Százhalombattai Hírtükörben megjelenő tudósítások és riportok

Könyvtárosok és újságírók által írt cikkek és riportok

Potenciális könyvtárhasználók

Vezetőség Munkatársak


43

CSATORNA MEGJEGYZÉS CÉLCSOPORT FELELŐS VIZUÁLIS A könyvtár

hivatalos honlapja

Regisztráció nélkül olvashatóak a könyvtár hírei, információk a szolgáltatásokról. Regisztráció után vehetők igénybe az elektronikus szolgáltatások


Igazgató helyettes

A könyvtár hivatalos Facebook oldala

Könyvtári hírek, programok sok képpel, „élő” kapcsolat a partnerekkel

KönyvtárhasználókPotenciális könyvtárhasználók Követők

Igazgató

Halom Televízióban megjelent tudósítások és riportok

A helyi televízió több műsorában, pl. híradó, kulturális magazin, krónika stb. szerepelnek könyvtári vonatkozású hírek, riportok

KönyvtárhasználókPotenciális könyvtárhasználók

Vezetőség

A város hivatalos honlapja

Könyvtári programok, események

Potenciális könyvtárhasználók

Igazgató helyettes

Digitális képkeret

Könyvtári programok, események

Könyvtárhasználók Grafikai munkákat végző munkatárs

A könyvtár Youtube csatornája

Könyvtári videók Könyvtárhasználók Potenciális könyvtárhasználók Követők

Igazgató helyettes

A külső és belső kommunikáció kulcsfontosságú egy szervezet céljai elérésének érdekében, ezért a könyvtár 3 éves kommunikációs tervet készített, amelyben meghatározza az intézmény kommunikációs erősségeit, a 2016 és 2018 közötti időszakra irányuló fejlesztendő területeit és intézkedési elemeit. Kapcsolódó dokumentum: A HBVK Küls ő és belső kommunikációs terve


44

7. Folyamatszabályozás A folyamatszabályozás az a módszer, ahogyan a szervezet azonosítja, kezeli, javítja és fejleszti kulcsfontosságú folyamatait a szervezeti stratégia és tervezés támogatása érdekében. A folyamatközpontú működés kiépítésekor rendszerbe kell foglalni, tudatossá, átláthatóvá kell tenni a munkafolyamatokat, ezáltal lehetővé válik a hibák korai felismerése és kiküszöbölése, a kompetenciahatárok pontos meghúzása, az esetleges felelősségek megállapítása. A folyamatközpontú működés elősegíti a tudatos munkaszervezést. 7.1. A folyamatszabályozás lépései könyvtárunkban

� A folyamatok azonosítása, folyamatleltár készítése � Folyamatgazdák kijelölése � Folyamatok leírása (folyamatábrák, szolgáltatási előírások) � Kockázat elemzések elkészítése � Ellenőrzési pontok, felelősségi körök meghatározása

7.2. A folyamatok osztályozása

� Fő folyamatok (FF) Közvetlenül az ügyfelekre irányulnak. � Vezetési folyamatok (VF) Az intézmény vezetéséhez és irányításához szükséges � személyi, anyagi erőforrásokra vonatkoznak. � Támogató folyamatok (TF) Támogatják az ügyfelekkel való munkát, de nem � közvetlen kapcsolatban zajlanak. � Kulcsfolyamatok (KF) Adott időszakban a szervezet sikerességét döntően befolyásoló � folyamatok.

Könyvtárunk meghatározta azokat a munkafolyamatokat, amelyeket a minőségi munkavégzés miatt szabályozni szükséges. A kockázatelemzés során a munkafolyamatokat fontosságuktól függően súlyoztuk. Az állandó fejlesztés érdekében a folyamatgazdák vezetésével évente átvizsgáljuk a folyamatokat és a szükséges beavatkozásokat, javításokat megtesszük. Az ellenőrzés során áttekintjük a könyvtár működését és szükség szerint új folyamatokat építünk be a teljes adminisztráció elkészítésével együtt. Kapcsolódó dokumentumok: A HBVK folyamatszabályozási rendszere A HBVK folyamatszabályozási rendszere - Folyamatábrák, Folyamatleírások, Szolgáltatási előírások


45

8. Panaszkezelés A könyvtári minőségpolitika egyik lényeges eleme, hogy a szolgáltatásokat igénybe vevők elvárásait rendszeresen figyelemmel kísérjük, és visszajelzéseik segítségével továbbfejlesszük folyamatainkat. A folyamatos fejlesztés elengedhetetlen. Fontos feladat, hogy a szolgáltatás használói megítélése, a megtervezett szolgáltatás és a tényleges szolgáltatás közötti hézagokat tudatosan szűkítsük. Célunk, hogy intézményünk tudatos reklamáció-feltáró stratégiát folytasson. 8.1. A reklamáció feltáró stratégiát folytató szervezet jellemzői

� A szervezet tagjai számára egyértelmű, hogy a panasz nem kellemetlenség, hanem ingyenes monitoring rendszer, amely segít feltárni a szolgáltatások hiányosságait

� A szervezet mindent elkövet, hogy minél több csatornán biztosítsa a használók visszajelzéseit

� A visszajelzéseket összegyűjti, feldolgozza, a feltárt hibákat javítja � A szervezet folyamatosan fejleszti a szervezeti kultúráját, rendszeres képzésekkel

motiválják a munkatársakat, hogy minél inkább elkerüljék a panaszokkal és a panaszkezeléssel szembeni ellenérzéseket

8.2. A panaszkezelés alapelvei

� A Hamvas Béla Városi Könyvtár nyilvános könyvtárként mindent megtesz, hogy használói számára magas szintű, minőségi szolgáltatásokat nyújtson.

� Intézményünk számára fontos a használók minden típusú visszajelzése, ezért a panaszok kezelését kiemelkedő fontosságú területnek tartja.

� Segítségével folyamatosan ellenőrzi és javítja szolgáltatásait és egyéb könyvtári tevékenységeit.

� Könyvtárunk felelősséget vállal az ügyfélpanaszok udvarias módon történő kezelésére, valamint a panaszkezelési eljárás könyvtárhasználók számára történő ismertetésére.

� A Panaszkezelési szabályzatot minden részlegben jól látható és könnyen hozzáférhető helyen, a Könyvtárhasználat szabályzat mellett tartja, valamint megjeleníti a könyvtár honlapján is. (www.hbvk.hu)

Kapcsolódó dokumentum:

A HBVK Panaszkezelése


46

9. Teljesítményértékelés 9.1. Munkatársi önértékelés A teljes körű minőségirányítás (TQM) bevezetésének és működtetésének egyik alapfeltétele a segítő önértékelés. Az értékelés egy adott szervezet rendszeres, szisztematikus átvilágítása egy követelmény rendszernek megfelelően. A TQM alapkövetelménye hogy az intézmény a vezetésre, a szolgáltatáspolitikára és stratégiára, a folyamatok menedzselésére, a használói és dolgozói elégedettségre, a szervezet által elért eredményekre és a humán erőforrás stratégiára is önmagáról készítsen értékelést. Az önértékelés segítségével az intézmény felmérheti erősségeit, meghatározhatja fejlesztendő területeit, és az eredményeket beépítheti stratégiájába. A munkatársi értékelés célja, hogy feltárja a könyvtárban dolgozók erősségeit és fejlesztendő területeit a szakmai és személyes kompetenciák körében, segítse a képzési, fejlesztési célok és igények megfogalmazását és nem utolsó sorban, motiválja a kollégákat az eredményesebb munkavégzésre. A munkatársi értékelés során a Minőségirányítási Csoport (MICS) megfogalmazta az értékelés alapelveit. 9.1.1. A munkatársi értékelés alapelvei

� Az értékelés szempontjait a könyvtár érdekeinek szemszögéből határozza meg. � A társadalmi, szakmai stb. változások miatt ezek a szempontok változhatnak, ezért a

MICS évente átvizsgálja az értékelés szempontjait és szükség esetén módosítja azokat. � A szempontok figyelembe veszik az egyes munkakörök közötti különbségeket. � Az önértékelés folyamatáról a munkatársakat időben értesítjük, az értékelési

szempontokat minden értékelés előtt munkaértekezlet keretében átbeszéljük. � Az értékelést minden munkatárs esetében az igazgató végzi el. Adott esetben az

igazgató értékelését a fenntartó. � Az értékelés személyes eredménye bizalmas információ. � Az esetleges új belépők értékelését a próbaidő lejárta után el kell végezni. � Az értékelés területei: szakmai és személyes kompetenciák, egyes munkafolyamatok

elvégzésének minősége. � A munkatársak értékelését évente el kell végezni.

9.1.2. Az értékelés folyamata

� A MICS elkészíti, felülvizsgálja az értékelési kritériumokat. Jóváhagyja az igazgató. � Az értékelés időpontjának és folyamatának ismertetése a kollégákkal. Felelős a MICS

vezetője � Munkaértekezlet keretében lehetőleg az összes dolgozó jelenlétében a munkatársak

önállóan kitöltik az értékelő lapokat. Felelős: MICS vezetője � Ezzel párhuzamosan az intézmény igazgatója is elvégzi a munkatársak értékelését.

Felelős: igazgató � Négyszemközti beszélgetés során a két értékelés összevetése. Az esetleges

különbségek okainak feltárása, a munkatárs erősségeinek és fejlesztendő területeinek meghatározása. Konszenzuskeresés. Felelős: igazgató

� Munkafolyamatok minőségének mérésekor csak a mérést végző és az adott munkatárs van jelen. Felelős: MICS vezetője


47

� A MICS az értékelésről általános - konkrét személyre vonatkozó adatok nélküli -

tájékoztatást nyújt. Felelős: MICS vezetője � Az újabb értékelés időpontjáról az igazgató határoz. � Az új értékelés során át kell tekinteni az előző évben meghatározott beavatkozások

sikerességét.

9.1.3. Az értékelési dokumentáció kezelése

� Az értékelési dokumentáció minden eleme bizalmas. Harmadik félnek csak mindkét fél hozzájárulásával szabad kiadni.

� Az értékelő lapról 2 másolat készül. Az eredeti dokumentációt az igazgató őrzi, egy másolat bekerül a munkatárs személyi anyagába, egy példányt pedig a munkatárs rendelkezésére bocsátunk.

9.1.4. Képzés, önképzés Elengedhetetlen, hogy munkatársaink megfelelő kompetenciákkal és folyamatosan megújuló szakmai tudással rendelkezzenek. Ezért lehetőségeinkhez képest támogatjuk a szakmai képzéseket. A könyvtár továbbképzési tervében szereplő képzések anyagi fedezetét a mindenkori könyvtári költségvetés, illetve a rendelkezésre álló külső források bevonása biztosítja. A munkatársak képzésének módjai:

� szervezett képzés � részvétel szakmai konferenciákon, szakmai napokon � belső továbbképzések

A könyvtár vezetősége munkaértekezleteken rendszeresen alkalmat teremt arra, hogy a munkatársak megismerjék a minőségmenedzsment munka során elkészült dokumentumokat, és a szervezett képzésben, illetve szakmai konferenciákon részt vett kollégák beszámolhassanak tapasztalataikról, átadhassák a szakmai újdonságokat. A könyvtár minőségirányítási és szakmai céljainak megfelelően, a Stratégiai terv figyelembevételével meghatároztuk a szükséges szakmai és személyi kompetenciákat, létrehoztuk a könyvtár tudástérképét és meghatároztuk a könyvtár 2014-2020-ig szóló továbbképzési tervét. A minőségmenedzsment egyik legfontosabb eszköze a csapatmunka. A jó munkahelyi légkör fokozza a munka hatékonyságát. Ennek fejlesztése érdekében a vezetőség évente többször csapatépítő programokat, eseményeket szervez, amelyek hozzájárulnak a kollégák egymás- és a szervezet iránti elköteleződéséhez.


48

Kapcsolódó dokumentumok: A HBVK munkatársi önértékelésének szempontjai és eredményei A HBVK továbbképzési terve A HBVK emberi erőforrás stratégiája 9.2. Teljesítménymutatók, Benchmarking A teljesítménymutatók olyan mutatók, melyeket két statisztikai adat egymáshoz viszonyított arányából képzünk. Lehetővé teszik a könyvtári szolgáltatások hatékonyságának mérését, felhasználhatók a szolgáltatások fejlesztéséhez és a döntések előkészítéséhez. A benchmarking olyan elemzési és tervezési eszköz, mely segítségével az intézmény összehasonlíthatja magát a versenytársak legjobbjaival. Benchmarking vizsgálat esetében hasonló tulajdonságokkal rendelkező intézményeket lehet és érdemes összehasonlítani. Az összevetésre olyan települések könyvtárait választottuk, melyeknek lakosságszáma közel akkora, mint Százhalombattáé, illetve két olyan települést, mely városunkhoz hasonlóan jelentős ipari hátérrel rendelkezik. Az összehasonlítandó települések a következők:

� Fót � Göd � Komárom � Mezőtúr � Mohács � Monor � Oroszlány � Tiszaújváros

Az adatok a Könyvtári Intézet, illetve a Központi Statisztikai Hivatal ingyenesen elérhető adatbázisából, illetve a Hamvas Béla Városi Könyvtár által használt Szikla Integrált Könyvtári Rendszer adatbázisából, a munkanaplókból és egyéb statisztikai felmérésekből származnak. A teljesítményünk mérésére szolgáló mutatókat a Könyvtári Intézet Teljesítménymérési Munkabizottsága által kidolgozott „Teljesítménymutatók a magyar könyvtári rendszerben” című ajánlásának segítségével állítottuk össze. 9.2.1. A teljesítménymutatók rendszere A folyamatok szabályozásához, a szolgáltatások minőségének méréséhez elengedhetetlen a folyamatos monitoring rendszer. Öt év adatait hasonlítottuk össze, ezen kívül a mérésben résztevő települések eredményeinek átlagát összevetettük könyvtárunk eredményeivel. A mérés során tehát két aspektusból figyelhetjük könyvtárunk teljesítményét:

� összevethetjük más könyvtárakkal � megfigyelhetjük az önmagához képest történő változásokat


49

Számos olyan mutató létezik, melyet adatok hiányában nem lehet más könyvtárral összehasonlítani, illetve vannak olyan mutatók is, melyeket újonnan emeltünk be a rendszerbe, ezeknek értelemszerűen nem léteznek korábbi adataik. A teljesítménymutatók rendszere nem végleges, együtt változik a könyvtárszakmai és társadalmi-gazdasági mozgásokkal. A rendszer az évek során új elemekkel bővülhet melyet a folyamatgazdák segítségével a Minőségirányítási Munkacsoport dolgoz ki.

Teljesítménymutató megnevezése

Magyarázat Számítási mód

A közönség, mint használó a 14 éven felüli (felnőtt) lakosság körében

Cél a szolgálandó közönség könyvtárhasználatának mérése. „A”: a 14 éven felüli használók száma „B”: a 14 éven felüli lakosság száma

A/B*100

A közönség, mint használó a 14 éven aluli lakosság körében

Cél a szolgálandó közönség könyvtárhasználatának mérése. „A”: a 14 éven aluli használók száma „B”: a 14 éven aluli lakosság száma

A/B*100

A személyes használat népszerűsége a 14 éven felüli lakosság körében

Cél: A személyes használat viszonyítása a célközönség létszámához "A": A 14 éven felüli személyes használatok éves száma "B": A 14 éven felüli lakosság száma

A/B

A személyes használat népszerűsége a 14 éven aluli lakosság körében

Cél: A személyes használat viszonyítása a célközönség létszámához "A": A 14 éven aluli személyes használatok éves száma "B": A 14 éven aluli lakosság száma

A/B

A kölcsönzési állomány forgási sebessége

Cél: a kölcsönzési állomány használati mértékének megállapítása. Megmutatja a kölcsönzési állomány népszerűségét is. "A": A kölcsönzött dokumentumok száma "B": A kölcsönözhető dokumentumok száma

A/B

A kölcsönzés népszerűsége

Cél: A kölcsönzés viszonyítása a lakosság számával. Megmutatja a kölcsönzési állomány népszerűségét és a kölcsönzési gyűjtemények minőségét is. "A": A lakosság kölcsönzéseinek éves száma "B": A lakosság létszáma

A/B


50

Teljesítménymutató megnevezése

Magyarázat Számítási mód

A kölcsönzési állomány népszerűsége

Cél: A kölcsönzött dokumentumok számának viszonyítása a célközönség létszámához. Megmutatja a kölcsönzési állomány népszerűségét és a kölcsönzési gyűjtemények minőségét is. "A": A célközönség által kölcsönzött dokumentumok száma "B": A célközönség létszáma

A/B

A könyvtáros munkakörben dolgozók kölcsönzési produktivitása 1.

Cél: A kölcsönzött dokumentumok számának arányítása a könyvtáros munkakörben dolgozók létszámával "A": kölcsönzött dokumentumok éves száma "B": Könyvtárosok teljes munkaidőre átszámított éves létszáma

A/B

A könyvtárközi kölcsönzés hatékonysága

Cél: A könyvtárközi kölcsönzés hatékonyságának mérése "A": megkapott dokumentumok száma "B": kért dokumentumok száma

A/B*100

A beszerzés adekvátsága

Cél: A használói kérések teljesítésének mérése "A": Beszerzett használói kérések száma "B": Használói kérések száma

A/B*100

Beszerzési termelékenység

Cél: megmutatja az egy könyvtárosra jutó állományba vett dokumentumok számát "A": beszerzett dokumentumok száma (tárgyévben leltárba vett dokumentumok száma) "B": könyvtárosok száma

A/B

A könyvtár népszerűsége

Cél: A könyvtár használatának arányítása a lakosság számával "A": A használatok éves száma (személyes és távhasználat összesen) "B": A lakosság száma

A/B

A könyvtárosok produktivitása 2.

Cél: A könyvtárosok leterheltségének, eredményességének mérése. Megmutatja, hogy egy könyvtárosra hány kölcsönzési tevékenység jut. "A": kölcsönzések száma "B": könyvtárosok száma

A/B

A könyvtárosok produktivitása 3.

Cél: A könyvtárosok leterheltségének, eredményességének mérése. Megmutatja, hogy egy könyvtárosra, hány használati alkalom jut "A": Használatok száma "B": Könyvtárosok száma

A/B


51

Kapcsolódó dokumentumok: Benchmarking elemzések és teljesítmény mutatók 10. Melléklet

� Mivel a Minőségi Kézikönyv kapcsolódó dokumentumai erős átfedéssel tartalmazzák a pályázathoz csatolandó kötelező és ajánlott dokumentumokat, a duplum elkerülés érdekében táblázatos formában közöljük a hozzáférhetőségeket.

� Az első táblázat tükrözi, hogy a Hamvas Béla Városi Könyvtár milyen szempontok szerint állította össze a Minőségi Kézikönyvét, a második táblázat felsorolja, hogy könyvtárunk milyen kötelező és ajánlott dokumentumokat nyújt be pályázatában.

11.1. A kapcsolódó dokumentumok jegyzéke, a Minőségi Kézikönyv tartalma szerint

A Hamvas Béla Városi Könyvtár Min őségi Kézikönyvének kapcsolódó

dokumentumai

A pályázathoz csatolandó kötelező és ajánlott

dokumentumok listája A minőségirányítási csoport ügyrendje

Ajánlott dokumentum A könyvtárban működő munkacsoportok alakításának és működésének ügyrendje

A HBVK útmutató és szabályzatai 10. sz. kötelező dokumentum A használókat érintő útmutatók és szabályzatok

A HBVK stratégiai terve 5. sz. kötelező dokumentum A könyvtár stratégiai terve

A könyvtár szervezeti felépítése

2. sz. kötelező dokumentum: A szervezeti felépítés ábrája

A könyvtár szervezeti kultúrájának változása 2014 és 2016 között

13. sz. Kötelező dokumentum A dolgozói elégedettségmérés eredményei

Partnerazonosítás

7. sz. Kötelező dokumentum: Partnerek azonosítását bizonyító dokumentumok

Könyvtárhasználati elégedettségi vizsgálat 2014

11. sz. Kötelező dokumentum. A használói elégedettségmérés eredményei

„Programok és reklámok” Könyvtárhasználati elégedettségi vizsgálat



52

A Hamvas Béla Városi Könyvtár Min őségi Kézikönyvének kapcsolódó

dokumentumai

A pályázathoz csatolandó kötelező és ajánlott

dokumentumok listája Látogatottsági vizsgálat 2015


Felmérés a könyvtár új nyitva tartásáról 2015


A HBVK belső és külső kommunikációs terve

3. sz. Kötelező dokumentum Belső és Külső kommunikációs terv

A HBVK folyamatszabályozási rendszere

8. sz. kötelező dokumentum A folyamatszabályozás helyi rendszerének bemutatása

A HBVK folyamatszabályozási rendszere - Folyamatábrák, folyamatleírások, szolgáltatási előírások

9. sz. kötelező dokumentum Folyamatábrák, folyamatleírások, szolgáltatási előírások

A HBVK panaszkezelése

12. sz. kötelező dokumentum A panaszkezelés eljárásai, módjai és megoldásai

A HBVK munkatársi önértékelésének szempontjai, eredményei

Ajánlott dokumentum: A munkatársi önértékelés szempontjai, eredményei

A HBVK továbbképzési terve

4. sz. kötelező dokumentum Továbbképzési tervek

A HBVK emberi erőforrás stratégiája

Ajánlott dokumentum. Emberi erőforrás stratégia

Benchmarking elemzések és teljesítménymutatók

Ajánlott dokumentum: Benchmarking elemzések, teljesítményértékelések, teljesítménymutatók


53

11.2. A kapcsolódó dokumentumok jegyzéke, a pályázathoz csatolandó kötelező és ajánlott dokumentumok sorrendjében

A pályázathoz csatolt kötelező és ajánlott dokumentumok listája

A Hamvas Béla Városi Könyvtár Min őségi Kézikönyvének

kapcsolódó dokumentumai 1. sz. kötelező melléklet: Min őségi kézikönyv

Jelen dokumentum

2. sz. kötelező melléklet: A szervezeti felépítés ábrája

A HBVK szervezeti felépítése

3. sz. kötelező melléklet: Belső és Külső kommunikációs terv

A HBVK belső és külső kommunikációs terv

4. sz. kötelező melléklet: Továbbképzési tervek

A HBVK továbbképzési terve

5. sz. kötelező melléklet: A könyvtár stratégiai terve

A HBVK stratégiai terve (teljes)

6. sz. kötelező melléklet: Éves beszámolók, cselekvési tervek – a tárgyévre és az előző évre vonatkozóan

A HBVK 2015. évi munkaterve - a 2016. évi munkaterve, -a 2015. évi beszámolója A Minőségi Kézikönyv nem tartalmazza, megtalálható a csatolandó kötelező dokumentumok között

7. sz. kötelező melléklet. Partnerek azonosítását bizonyító dokumentumok

A HBVK partnerazonosítása

8. sz. kötelező melléklet. A folyamatszabályozás helyi rendszerének bemutatása

A HBVK folyamatszabályozási rendszere

9. sz. kötelező melléklet: Folyamatábrák, folyamatleírások, szolgáltatási előírások

A HBVK folyamatszabályozási rendszere - Folyamatábrák, folyamatleírások, szolgáltatási előírások

10. sz. kötelező melléklet: A használókat érintő útmutatók és szabályok, valamint ezek hozzáférhetőségét bizonyító dokumentumok

A HBVK útmutató és szabályzatai A Minőségi Kézikönyv mellékletei nem tartalmazzák, megtalálható a csatolandó kötelező dokumentumok között.

11.sz. kötelező melléklet: A használói elégedettségmérés eredményei

- Könyvtárhasználati elégedettségi vizsgálat 2014 - „Programok és reklámok” - Könyvtárhasználati elégedettségi vizsgálat - Látogatottsági vizsgálat 2015 - Felmérés a könyvtár új nyitva tartásáról 2015


54



kapcsolódó dokumentumai 12. sz. kötelező melléklet: A panaszkezelés eljárásai, módjai és megoldásai

A HBVK panaszkezelése

13.sz. kötelező melléklet. A dolgozói elégedettségmérés eredményei

A HBVK szervezeti kultúrájának változása 2014 és 2016 között A Minőségi kézikönyv tartalmazza

14. sz. kötelező melléklet: Lista a könyvtár működésével kapcsolatos tárgyévi és előző évi médiaszereplésekről

A HBVK média megjelenései 2015-2016 A Minőségi Kézikönyv nem tartalmazza, megtalálható a a csatolandó kötelező dokumentumok között

Ajánlott dokumentum: Az anyagi és erkölcsi elismerés eljárásrendje

Az anyagi elismerés eljárásrendje Minőségi Kézikönyv nem tartalmazza, megtalálható a csatolandó ajánlott dokumentumok között

Ajánlott dokumentum. Partneri együttműködési megállapodások

A HBVK partneri együttm űködési megállapodásai A Minőségi Kézikönyv nem tartalmazza, megtalálható a csatolandó ajánlott dokumentumok között

Ajánlott dokumentum: A könyvtárban működő munkacsoportok alakításának és működésének ügyrendje

A HBVK munkacsoportjainak ügyrendje A minőségi Kézikönyv melléklete csak a Minőségirányítási csoport ügyrendjét tartalmazza, ezért az összes munkacsoport alakításának és működésének ügyrendje megtalálható az csatolandó ajánlott dokumentumok között

Ajánlott dokumentum. Emberi erőforrás stratégia

A Minőségi kézikönyv tartalmazza. A HBVK emberi erőforrás stratégiája

Ajánlott dokumentum: Projektleírások

A HBVK „Együtt, egy-másért” könyvtárat, és könyvtári szolgáltatásokat népszerűsítő projektje A Minőségi Kézikönyv nem tartalmazza, megtalálható a csatolandó ajánlott dokumentumok között

Ajánlott dokumentum: A munkatársi önértékelés szempontjai, eredményei

A Minőségi kézikönyv tartalmazza A HBVK munkatársi önértékelésének szempontjai, eredményei

Ajánlott dokumentum: Az akadálymentesítésre tett intézkedések dokumentumai

A HBVK felmérése a fogyatékkal élők könyvtárhasználatának főbb problémáiról A Minőségi Kézikönyv nem tartalmazza, megtalálható a csatolandó ajánlott dokumentumok között


55



kapcsolódó dokumentumai Ajánlott dokumentum. A PDCA elv érvényesülését bizonyító dokumentumok

A HBVK PDCA dokumentumai A Minőségi Kézikönyv nem tartalmazza, megtalálható a csatolandó ajánlott dokumentumok között

Ajánlott dokumentum: Benchmarking elemzések, teljesítményértékelések, teljesítménymutatók

A Minőségi kézikönyv tartalmazza. A HBVK benchmarking elemzései és teljesítménymutatói

Ajánlott dokumentum: Intézményen belüli munkatársi rotáció, mobilitás bemutatása

A HBVK intézményen belüli rotációja A Minőségi Kézikönyv nem tartalmazza, megtalálható a csatolandó ajánlott dokumentumok között

Ajánlott dokumentum. A teljesítménnyel kapcsolatos mutatók

A HBVK szolgáltatási normáihoz szükséges teljesítménymérés A Minőségi Kézikönyv nem tartalmazza, megtalálható a csatolandó ajánlott dokumentumok között

Ajánlott dokumentum: A fenntartó értékelése

A HBVK fenntartói értékelése A Minőségi Kézikönyv nem tartalmazza, megtalálható a csatolandó ajánlott dokumentumok között

Ajánlott dokumentum: Szakfelügyeleti jelentések

A HBVK szakfelügyeleti jelentése A Minőségi Kézikönyv nem tartalmazza, megtalálható a csatolandó ajánlott dokumentumok között

Ajánlott dokumentum: Az utóbbi három év nyertes pályázatainak eredményessége

A HBVK eredményes pályázatai 2014-2016 A Minőségi Kézikönyv nem tartalmazza, megtalálható a csatolandó ajánlott dokumentumok között

Ajánlott dokumentum: Az utóbbi 3 év közösségi rendezvényei

A HBVK közösségi rendezvényei 2014-2016 A Minőségi Kézikönyv nem tartalmazza, megtalálható a csatolandó ajánlott dokumentumok között

Ajánlott dokumentumokon kívüli: A HBVK kiemelkedő rendezvényei

A HBVK kiemelkedő rendezvényei A Minőségi Kézikönyv nem tartalmazza, megtalálható a csatolandó ajánlott dokumentumok között

min ŐsÉgi kÉzikÖnyv1. bevezet ő a hamvas béla városi könyvtárban (hbvk) 2014 januárjában...

Documents