mô hình hóa xử lý mức quan niệm

Mô hình hóa xử lý mức quan niệm

Chương 5

Nội dung Mô hình phân rã chức năng - BFD

Mô hình dòng dữ liệu - DFD

Các phương pháp phân tích xử lý

Các mức mô hình hoá xử lý

Qui trình mô hình hoá xử lý

Các phương tiện đặc tả xử lý

2

Mô hình hoá hoạt động hệ thống

3

Sơ đồ biểu diễn trao đổi, tương tác

Sơ đồ biểu diễn tổ chức

Sơ đồ vị trí hệ thống

Sơ đồ biểu diễn sự kiện

Sơ đồ biểu diễn dòng công việc

Sơ đồ xử lý hệ thống

Sơ đồ biểu diễn đối tượng

Sơ đồ biểu diễn mục đích

Who? Where?

When?

What?

How?

Why?

Mô hình phân rã chức năng (BFD) Biểu diễn sự phân rã có thứ bậc đơn giản

các chức năng cần thực hiện.

4

Hệ quản lý cửa hàng

Kinh doanh Kế toán Quản lý tồn kho

Quản lý nhập hàng

Quản lý xuất

Báo cáo tồn

Bán lẻ Quản lý đơn hàng

Quản lý công nợ

Chức năng

Quan hệ bao hàm

Ví dụ: biểu diễn các chức năng của hệ thống Đại lý băng đĩa ABC

Các thành phần của BFD Chức năng là công việc tổ chức cần làm và được

phân theo nhiều mức từ tổng hợp đến chi tiết. Tên của chức năng là một mệnh đề động từ, gồm động

từ và bổ ngữ.

Ký hiệu

Quan hệ phân cấp chức năng được biểu diễn

5

Tên chức năng

Đặc điểm và mục đích của BFD Đặc điểm

Cung cấp một cách nhìn khái quát về chức năng

Dễ thành lập

Có tính chất tĩnh

Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa các chức năng

Mục đích

• Xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích

• Giúp phát hiện được chức năng thiếu hoặc trùng lặp

• Tạo điều kiện thuận lợi khi hợp tác giữa phân tích viên và người sử dụng trong quá trình phát triển hệ thống

6

Nguyên tắc phân rã chức năng Cách phân chia thường theo nguyên tắc:

• Mỗi chức năng con phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng cha.

• Việc thực hiện tất cả các chức năng con phải đảm bảo thực hiện được các chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng.

Các bước tiến hành

• B1 - Xác định chức năng

• B2 - Phân rã các chức năng

7

BFD - B1 - Xác định chức năng

8



BFD - B2 - Phân rã các chức năng

9



Quản lý nhập hàng

Quản lý xuất

Báo cáo tồn

Bán lẻ Quản lý đơn hàng

Quản lý công nợ

Mô hình dòng dữ liệu (DFD) Đặc trưng

• Tiếp cận chủ yếu theo hướng từ trên xuống: xem các hoạt động xử lý như hộp đen và quan tâm đến việc lưu trữ và xử lý thông tin giữa các hộp đen này

• Mặc dù DDL biểu diễn cả xử lý lẫn dữ liệu hệ thống, nhưng chú ý đến xử lý hơn là dữ liệu

• Gồm các nhóm phương pháp chính như sau: Tom DeMarco, Yourdon & Constantine, Gane & Sarson

10

DFD – Các khái niệm

11

Khái niệm Ký hiệu (DeMarco & Youdon)

Ký hiệu (Gane & Sarson)

Ý nghĩa

Ô xử lý Một trong các hoạt động bên trong HTTT

Dòng dữ liệu

Sự chuyển đổi thông tin giữa các thành phần

Kho dữ liệu Vùng chứa dữ liệu, thông tin trong HTTT

Đầu cuối Một tác nhân bên ngoài HTTT

DFD – Ô xử lý (Process) Định nghĩa: là một hoạt động xử lý bên trong hệ

thống thông tin. Bao gồm:

• Tạo mới thông tin

• Sử dụng thông tin

• Cập nhật thông tin

• Huỷ bỏ thông tin

Ký hiệu:

Tên:

12

Tên xử lý

Số thứ tự

Tên xử lý = động từ (do) + bỗ ngữ (what)

DFD – Ô xử lý (Process)

13

Lập hoá đơn

1

Tính tồn kho vật tư

2

Tồn vật tư

3

Sai cách đặt tên

DFD – Dòng dữ liệu (Data Flow) Định nghĩa:

• Dòng dữ liệu biểu diễn sự di chuyển dữ liệu, thông tin từ thành phần này đến thành phần khác trong mô hình dòng dữ liệu. Các thành phần là xử lý, kho dữ liệu, dòng dữ liệu

• Không bao hàm dòng điều khiển

Ký hiệu:

Tên:

14

Tên dòng dữ liệu

Tên dòng dữ liệu = nội dung dữ liệu di chuyển, thông thường là cụm danh từ

DFD – Dòng dữ liệu (Data Flow)

15

Tính tồn kho nguyên vật

liệu

1

Lập phiếu đặt mua nguyên

vật liệu

2Báo cáo tồn kho

Hoá đơn

Thông báo ngày giao hàng

Thông tin thanh toán

DFD – Kho dữ liệu (Data Store) Định nghĩa: để biểu diễn vùng chứa thông tin,

dữ liệu bên trong hệ thống thông tin

Các hình thức kho dữ liệu: sổ sách, hồ sơ, bảng tra cứu, tập phiếu, CSDL, tập tin, …

Lợi ích của kho dữ liệu:

• Cho phép nhiều đối tượng xử lý có thể đồng thời truy xuất dữ liệu lưu trữ

• Cần thiết phải lưu lại dữ liệu để cho các xử lý sau cần tới

Ký hiệu:

Tên:

16

Tên kho dữ liệu

Tên kho dữ liệu = danh từ (cụm danh từ)

DFD – Kho dữ liệu (Data Store)

17

Hoá đơn Sổ nhật ký Danh sách KH

DFD – Đầu cuối (Terminal) Định nghĩa: biểu diễn một thực thể bên ngoài giao

tiếp với hệ thống.

Độc lập với hệ thống. Một số loại đầu cuối có thể:

• Tập các đối tượng con người: khách hàng, nhà cung cấp, …

• Tổ chức khác có giao tiếp với HTTT đang xét như là: ngân hàng, công ty,…

• Hệ thống khác

Ký hiệu:

Tên:

18

Tên đầu cuối

Tên đầu cuối = danh từ (cụm danh từ)

DFD – Đầu cuối (terminal)

19

Khách hàng Nhà cung cấp

Ngân hàngPhòng kế toán

Hệ thống

DFD – Các tình huống liên quan Dòng dữ liệu và kho dữ liệu:

• Dòng dữ liệu đi vào kho dữ liệu: biểu diễn việc cập nhật dữ liệu (dòng d1)

• Dòng dữ liệu ra khỏi kho dữ liệu: biểu diễn việc khai thác dữ liệu của kho dữ liệu đó (dòng d2)

20

D

d2

d1

DFD – Các tình huống liên quan Dòng dữ liệu và đầu cuối:

21

T1d1

T2d2

Đầu vào hệ thống Đầu ra hệ thống

DFD – Các tình huống liên quan Dòng dữ liệu và xử lý:

22

P1 P2

P1

(a) (b)

(c)

DFD – Các tình huống liên quan Kho dữ liệu:

23

D1

D2

P1

D1

D2

T DP1T D

(a) (b)

(c) (d)

DFD – Các tình huống liên quan Đầu cuối:

Dòng dữ liệu:

24

P1D

P1D

T1 T2 P1T1 T2

P1

P2

P3B

AP1

P2

P3A

A

P1

P2

P3

A

AP1

P2

P3

B

A

DFD – Các tình huống liên quan Các tình huống đúng / sai:

25

T1

T2

P1 P2

D1 D2

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6) (7)

(8)

(9)

(10)

(11)

DFD – Ví dụ

26

Nhà CU

Tính toán lượng tồn

1Xác định BĐ cần đặt mua

2

Lập và lưu phiếu đặt hàng

3

Phiếu nhậpHoá đơn xuất

Phiếu đặt mua

Gởi phiếu đặt BĐ

4

Tiếp nhận giao hàng

BĐ

5

Cập nhật đơn hàng đã được

giao

6

Xứ lý thanh toán

7

Phiếu nhập

Báo cáo tồn kho

BĐ cần đặt

Phiếu đặt

Phiếu đặt

Thông tin phiếu đặt


Thông tin xuất

Thông tin nhập

Hoá đơn giao từ NCU

Phiếu thanh toán

Phiếu nhập

Thông tin phiếu nhập

Đơn hàng đã giao

Hoá đơn giao hàng

Xử lý đặt mua băng

đĩa

DFD – Ví dụ Quản lý đặt chỗ máy bay

27

Hành khách

Xứ lý giữ chỗ

1

Làm thủ tục lên

máy bay

2

Hồ sơ giữ chỗ

Thẻ lên máy bay

Thông tin yêu cầu giữ chỗ

Vé giữ chỗ

Thông tin giữ chỗ

Thông tin yêu cầu làm thủ tục

Thẻ lên máy bay

Thẻ lên máy bay

• Xử lý giữ chỗ: Hành khách yêu cầu giữ chỗ, nếu được chấp nhận, một hồ sơ giữ chỗ được lập và hành khách sẽ được trao lại vé đã xác nhận giữ chỗ

• Làm thủ tục lên máy bay: Hành khách cầm vé đến làm thủ tục lên máy bay (check-in). Nếu vẫn còn chỗ trống, hành khách sẽ được trao thẻ lên máy bay. Nếu không hành khách sẽ phải chờ cho chuyên bay kế tiếp

Các phương pháp mô hình hoá xử lý

28

Xác định các thành phần ban đầu

Xác định các thành phần ban đầu

Lược đồ ban đầuLược đồ ban đầu

Điều chỉnh, tinh chế, bổ sung

Điều chỉnh, tinh chế, bổ sung

Lược đồ trung gianLược đồ trung gian

Thông tin về hiện trạng, yêu cầu

Các luật căn bản cho phân tích xử lý

Luật T1: tinh chế một xử lý thành một cặp xử lý kết nối với nhau bằng dòng dữ liệu.

Luật này được dùng khi ta muốn tinh chế một xử lý thành hai xử lý con với xử lý đầu nhằm chuyển tiếp dữ liệu thông tin, còn xử lý sau tiếp tục xử lý từ thông tin chuyển tiếp.

29

Xử lý đơn đặt hàng

1

Tiếp nhận đơn đặt hàng

1.1

Giải quyết đơn đặt hàng

1.2

ĐĐH


Luật T2: tinh chế một xử lý thành hai xử lý và một kho dữ liệu.

Luật này được áp dụng khi chúng ta muốn tách thành hai xử lý có thời điểm khác nhau. Do đó, dữ liệu chuyển đổi giữa hai xử lý này phải được lưu lại trong một kho dữ liệu

30

Xử lý luơng

1Xử lý chấm

công

1.1Xử lý tính

lương

1.2

Bảng chấm công

Các luật căn bản cho phân tích xử lý Luật T3: tinh chế một xử lý thành hai xử lý

riêng biệt.

Luật này được dùng khi hai xử lý không được kết nối ngay hoặc không có nhu cầu trao đổi thông tin với nhau

31

Xử lý đặt và mua hàng

1

Xử lý đặt hàng

1.1

Xử lý mua hàng

1.2


Luật T4: phân chia một dòng dữ liệu thành một tập hợp các dòng dữ liệu.

Luật này được áp dụng để tách một dòng dữ liệu tổng hợp thành các dòng dữ liệu có nội dung thông tin độc lập nhau.

32

Hoá đơn kiêm phiếu giao hàng Hoá đơn

Phiếu giao hàng


Luật T5: tinh chế một dòng dữ liệu thành hai dòng dữ liệu và một ô xử lý.

Luật này được áp dụng khi dòng dữ liệu tiềm ẩn việc chuyển đổi nội dung thông tin .

33

Thông tin thanh toán Lập phiếu chuyển

Thanh toán Sec chuyển tiền


Luật T6: chia một kho dữ liệu thành hai kho độc lập.

Luật này được áp dụng khi chúng ta có thể chia hai tập con của kho dữ liệu mà có thể kết nối với hai xử lý hoặc đầu cuối khác nhau .

34

Đơn đặt hàng của khách hàng

Đơn đặt hàng

Khách hàng


Luật T7: tinh chế một kho dữ liệu thành hai kho dữ liệu kết nối bởi một ô xử lý.

Luật này được áp dụng khi chúng ta muốn phân chia dữ liệu thành hai kho dữ liệu tập con mà kho dữ liệu sau được tạo lập từ kho dữ liệu trước bằng xử lý .

35

Đơn đặt hàngLưu đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng

CSDL Đơn đặt hàng

Phương pháp top-down

Ý tưởng:

• Từ các xử lý được tiếp cận tổng quan về hệ thống, lặp và phân rã thành các xử lý chi tiết áp dụng các luật trên xuống

• Chuẩn mực phân rã phổ biến là tính độc lập. Các xử lý được phân rã liên kết với nhau càng ít càng tốt.

36

Phương pháp top-down

37

B1: Xây dựng lược đồ khung hệ thống bằng cách xác định các đầu cuối hệ thống và các dòng dữ liệu vào ra hệ thống

từ các đầu cuối

B1: Xây dựng lược đồ khung hệ thống bằng cách xác định các đầu cuối hệ thống và các dòng dữ liệu vào ra hệ thống

từ các đầu cuối

B2: lặp - Áp dụng các luật phân rã trên xuống phân rã hệ thống

B2: lặp - Áp dụng các luật phân rã trên xuống phân rã hệ thống

B3: Kiểm tra bổ sung kho dữ liệu và dòng dữ liệu B3: Kiểm tra bổ sung kho dữ liệu và dòng dữ liệu

Phương pháp top-down Ví dụ - Quản lý Đại lý băng đĩa ABC:

38

Khách hàng

Nhà CUXử lý của hệ thống QL

Đại lý băng đĩa

0Thông tin đặt và mua BĐ

HĐ giao hàng

Thông tin thanh toán

Đơn đặt mua BĐ

Thông tin nhập BĐ

Thông tin thanh toán NCU

B1


39

B2

Khách hàng Nhà CU

Xử lý bán BĐ

1

Xử lý Đặt mua

NCU

2

Xử lý kế toán

3Thông tin thanh toán

HĐ giao hàng

Đơn đặt mua BĐ


Thông tin thanh toán NCU

Thông tin bán hàng


Thông tin đặt và mua BĐ


40

B2 – Phân rã ô xử lý (1)

Khách hàng

Xử lý bán lẻ

1.1

Xử lý bán theo đặt

hàng

1.2

Thông tin mua lẻ (1)

Hoá đơn (2)

Đơn đặt hàng BĐ(3)

Hoá đơn giao hàng (4)

Xử lý bán BĐ

1


41

B2 – Phân rã ô xử lý (1.1) và (1.2)

Khách hàng

Lập hoá đơn

1.1.1

In hoá đơn

1.1.2

Hoá đơn xuất

Kiểm tra và lưu đơn

hàng

1.2.1

Lên lịch giao hàng

1.2.2

Kiểm kê tồn kho

1.2.3

Lập hoá đơn giao

BĐ

1.2.4

Đơn hàng

Hoá đơn xuất

Kho hàng

(1)

(2)

(3)

(4)

Dữ liệu HD Dữ liệu HD

Thông tin hàng trong

kho

Đơn hàngĐơn hàng chưa giao

Đơn hàng sẽ giao

Thông tin BĐ sẽ giao

Số liệu tồn kho

Hoá đơn GH

Xử lý bán lẻ

1.1

Xử lý bán theo đặt

hàng

1.2

Phương pháp Bottom - up

Ý tưởng: Xác định tất cả các xử lý chi tiết trong một phạm vi xác định của hệ thống hoặc toàn bộ hệ thống và liên kết lại tạo thành lược đồ xử lý.

42

Xác định các xử lý chi tiếtXác định các xử lý chi tiết

Bổ sung kho dữ liệuBổ sung kho dữ liệu

Bổ sung đầu cuối và ddlBổ sung đầu cuối và ddl

Phương pháp Bottom - up

Ví dụ: xử lý đặt mua NCU

43


BĐ

1Xác định

BĐ cần đặt mua

2Lập và lưu phiếu đặt

hàng

3Gởi phiếu

đặt BĐ

4


BĐ

5

Cập nhật đơn hàng đã được giao

6Xứ lý

thanh toán

7

B1: các xử lý chi tiết

Phương pháp Bottom - up Ví dụ: xử lý đặt mua NCU

44

B2: Xác định kho dữ liệu


BĐ

1

Xác định BĐ cần đặt

mua

2

Lập và lưu phiếu đặt

hàng

3

Phiếu nhậpHoá đơn xuấtPhiếu đặt mua


4


BĐ

5


6


7

Phiếu nhập



Thông tin xuất

Thông tin nhập



Phương pháp Bottom - up Ví dụ: xử lý đặt mua NCU

45

B3: Bổ sung đầu cuối và ddl

Nhà CU


BĐ

1

Xác định BĐ cần đặt

mua

2

Lập và lưu phiếu đặt

hàng

3

Phiếu nhậpHoá đơn xuất

Phiếu đặt mua


4


BĐ

5


6


7

Phiếu nhập

Báo cáo tồn kho

BĐ cần đặt

Phiếu đặt

Phiếu đặt



Thông tin xuất

Thông tin nhập

Hoá đơn giao từ NCU

Phiếu thanh toán

Phiếu nhập



Hoá đơn giao hàng

Phương pháp inside-out

Quá trình tiến (forward) :chúng ta bắt đầu từ đầu cuối gởi thông tin và khảo sát dòng dữ liệu đầu vào của hệ thống

46

T P1ddl1

T P1ddl1

P2ddl2

T P1ddl1

P2ddl2

D

T P1ddl1

ddl2

T P1ddl1

T’ddl2

Phương pháp inside-out Quá trình lùi (backward): bắt đầu từ các đầu

cuối nhận thông tin và khảo sát đầu ra của hệ thống. Quá trình này còn gọi là hướng kết xuất (output-oriented) và được dùng cho nhiều phương pháp phân tích chức năng

47

T P1ddl1

T P1ddl1

P2ddl2

T P1ddl1

P2ddl2

D

T P1ddl1

T P1ddl1

T’ddl2

Phương pháp inside-out Ví dụ: Quản lý yêu cầu sách của nhà khoa học (NKH)

• Sau khi nhận được phiếu yêu cầu (PYC), NKH điền vào PYC sách cần mua và gởi lại cho nhân viên nghiệp vụ. Nhân viên này tiếp nhận PYC và lưu lại chờ ngày xử lý.

• Đến thời điểm hết hạn qui định nộp. Nhân viên nghiệp vụ tập hợp tất cả các PYC và xử lý:

- Kiểm tra PYC có sách nào không thuộc danh mục sách có thể đặt hay không? hoặc PYC có tổng trị giá có vượt quá số ngân sách được cấp cho NKH hay không?

• Nếu một trong hai điều kiện trên không thoả thì nhân viên sẽ thông báo cho NKH để điểu chỉnh.

• Nếu cả hai điều kiện đều thoả thì nhân viên sẽ phân loại các sách cần đặt trên tất cả các PYC theo từng nhà cung ứng (NCU).

• Lập đơn đặt sách gởi đến cho từng NCU và thông báo cho NKH ngày dự kiến nhận sách.

48


Ví dụ: Quản lý yêu cầu sách của nhà khoa học (NKH)

• Đầu cuối và dòng dữ liệu ra vào hệ thống:

49

NKHHệ thống xử lý yêu cầu sách

0

NCU

Phiếu yêu cầu (1)

Thông báo PYC không hợp lệ (2)

Thông báo ngày dự kiến nhận sách (3)

Đơn đặt sách (4)


50

NKHLưu

PYC

1 (1)

PYC

PYC Kiểm tra thoả ngân

sách

3Ngân sách

PYC thuộc danh mục

Ngân sách

PYC vượt ngân sách

Đơn giá sách

Phân loại sách theo

NCU

5

PYC hợp lệ

Lập đặt sách gởi cho NCU

6

NCUThông tin sách theo NCU

Phiếu đặt sách

Kiểm tra danh mục

sách

2

Thông báo PYC

không hợp lệ

4DM sách

PYC không thuộc danh mục

Thông tin sách

PYC

PYC không không hợp lệ

Thôngbáo ngày dự

kiến nhận

7

Thông tin đặt sách

Thông báo kết quả đặt và ngày nhận sách

Các mức mô hình hoá xử lý

51

Dữ liệu Xử lý Bộ xử lý

Con người

truyền thông

Trục các thành phần

Trục các mức nhận thức

Quan niệm

Tổ chức

Vật lý

Mô hình hoá vật lý xử lý

Mục tiêu:

• Phản ánh hoạt động xử lý thông tin trong một môi trường cụ thể

• Làm rõ các yếu tố vật lý của hoạt động xử lý thông tin trong môi trường đó

• Biểu diễn hệ thống ở mức thiết kế

52

Các yếu tố vật lý

Hình thức:

• Cách thức, phương tiện dùng xử lý thông tin

• Hình thức trình bày, lưu trữ dữ liệu, thông tin

53

Gởi thông báo cho

khách hàng

Gởi thư thông báo cho khách

hàng

Gởi email thông báo cho khách hàng

Gọi điện thoại thông

báo

Hoá đơn

Sổ Nký hoá đơn

CSDL hoá đơn

Chứng từ hoá đơn

Các yếu tố vật lý Phương pháp:

• Cách thức xử lý được thực hiện thủ công (do con người thực hiện) hoặc tự động (do máy tính, con người sử dụng máy tính để thực hiện)

54

Ghi sổ nhật ký hoá đơn

Sổ Nký hoá đơn

Lưu hoá đơn vào CSDL

CSDL hoá đơn

Thủ công Tự động

Các yếu tố vật lý Thời gian:

• Biểu diễn thời điểm qui định của hệ thống để thực hiện xử lý (cuối ngày, cuối tuần, đầu tháng, đầu quý, đầu năm,…)

55

Lập báo cáo doanh thu cuối tháng

Tính tồn kho cuối ngày

Các yếu tố vật lý Tổ chức:

• Biểu diễn vai trò tham gia xử lý một thành phần tổ chức của hệ thống (dựa vào mô hình tổ chức) có thể là:- Một con người cụ

thể- Một chức danh- Nhóm chức danh

Nhân viên bán hàng Thủ kho

56

P11

P33

P22


Không gian:

• Các địa điểm trong xử lý hệ thống

Chi nhánh A Văn phòng Cty

Đại lý X

57

P11

P33

P25

P22

P44


Sự biểu diễn trùng lắp nội dung

Phòng bán hàng Kho

58

KHLưu đơn

hàng

1

Đơn hàng

Kiển tra thông tin đơn hàng

2

Lưu thông tin đơn hàng

3

CSDL Đơn hàng

Đơn hàng

Đơn hàng

Đơn hàngĐơn hàng đã kiểm tra

Dữ liệu Đơn hàng

Mô hình hoá xử lý mức quan niệm

Biểu diễn xử lý ở mức nội dung, làm rõ bản chất của xử lý thông tin hệ thống

Độc lập với các yếu tố vật lý nhằm đạt một mức độ trừu tượng hoá cao

59

Chuyển đổi mô hình vật lý sang quan niệm

Loại bỏ các yếu tố vật lý

• Các yếu tố tường minh xuất hiện trong mô hình theo ngôn từ, ký hiệu:- Phương tiện, phương thức

- Hình thức

60

Xác định tồn kho

bằng kiểm kê

Xác định tồn kho


Loại bỏ các yếu tố vật lý

• Các chức năng vật lý: các chức năng gắn liền với một công cụ, dụng cụ, hay một biện pháp xử lý

Loại bỏ các yếu tố tổ chức thực hiện

Loại bỏ các xử lý trùng lắp nội dung

61

Gửi email thông báo

Gửi thông báo


62

KH Lưu đơn hàng

1

Đơn hàng

Kiển tra thông tin đơn hàng

2


3

CSDL Đơn hàng

Đơn hàng

Đơn hàng

Đơn hàng Đơn hàng đã kiểm

tra

Dữ liệu Đơn hàng

Đơn hàng

KH Lưu đơn hàng

1-3

Kiểm tra thông tin đơn hàng

2

Đơn hàng

Đơn hàng Đơn hàng

Lưu đơn hàng

1


3

+ Lưu đơn hàng

1-3

Đơn hàng + CSDL Đơn hàng Đơn hàng


63

Mô tả hệ thống

Biểu diễn hệ thống hiện tại hoạt động

như thế nào

Hệ thống hiện tại làm gì

Hệ thống mới sẽ làm gì


Biểu diễn hệ thống mới sẽ hoạt động

như thế nào


như thế nào

Yêu cầu hệ thống mới

Quan niệm

Tổ chứcVật lý

(2)

(3)

(4)

(1)

Qui trình mô hình hoá xử lý Ví dụ: Hệ “Quản lý tồn kho NVL”

64

Qui trình mô hình hoá xử lý – ví dụ Mô tả hệ thống:

• Đầu ngày, nhân viên nhập xuất nhận NVL được giao từ nhà cung cấp (NCC), đồng thời tiếp nhận hoá đơn giao hàng và lưu lại hoá đơn này, rồi cập nhật số NVL tăng trong ngày vào sổ nhật ký nhập.

• Sau đó, thủ kho sẽ tham khảo hoá đơn và ghi nhận số lượng NVL nhập trong ngày vào sổ nhật ký tồn kho.

• Cuối ngày, thủ kho sẽ nhận báo cáo sử dụng NVL sử dụng từ bộ phận sản xuất (BPSX). Thủ kho sẽ thực hiện việc kiểm kê số tồn thực trong kho để đối chiếu với số sử dụng. Sau đó, sẽ cập nhật số sử dụng và số tồn kiển kê được vào sổ nhật ký tồn.

• Tiếp theo thủ kho sẽ xác định các NVL tồn dưới mức tối thiểu

• Dựa trên những NVL này, thủ kho sẽ lập đặt mua NVL gởi cho NCC để giao hàng ngày hôm sau.

• Nhân viên nhập cũng kiểm tra các hoá đơn chưa thanh toán và lập thanh toán cho NCC, và cập nhật lại vào sổ nhật ký nhập thông tin hoá đơn đã thanh toán

65

Qui trình mô hình hoá xử lý Mô tả hệ thống:

STT Số HĐơn Ngày HĐ NVL SLN Đgiá TTiền Đã thanh toán

1 HD001 1/1/2004 N1 10 10 100

2 HD002 2/1/2004 N2 50 10 500

3 HD003 2/1/2004 N1 30 10 300

…

Ngày 1/1/04 2/1/04

NVL Tồn tối thiểu

Tồn Nhập Sử dụng

Kiểm kê

Tồn Nhập Sử dụng

Kiểm kê

N1N2…

5020

4010

3030

2040

500

2030

3010

66

Sổ nhật ký nhập

Sổ nhật ký tồn kho


Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống

67

Hệ thống quản lý tồn

kho

0

NCC BPSX

Hoá đơn (1)

Phiếu đặt mua NVL (2)

Phiếu thanh toán (3)

Báo cáo sử dụng (4)


Sơ đồ vật lý của hệ thống hiện hành

Nhân viên nhập xuất Thủ kho

68

NCC

BPSX

Lập phiếu đặt mua NVL cuối ngày

6

(3)

Lưu hóa đơn

1

Chứng từ hoá đơn

Sổ nhật ký nhập

(1)

Dữ liệu HĐ

Hoá đơn

Hoá đơn chưa thanh toán

Xử lý thanh toán

hoá đơn cuối ngày

7 (2)

HĐ đã thanh toán

Ghi số lượng NVL

nhập

2

Sổ NKý tồn kho

Hoá đơn

Số lương NVL tăng

Đối chiếu và cập nhật số kiểm kê, số

sử dụng cuối ngày

4

(4)

Số sử dụng + số kiểm kê

Tồn kiểm kêKiểm kê NVL tồn kho cuối

ngày

3

KHOThông tin tồn kho

Xác định NVL tồn dưới mức tối thiểu

5

Tồn kiểm kê + tồn tối thiểu

NVL cần đặt

Qui trình mô hình hoá xử lýSơ đồ quan niệm xử lý của hệ thống hiện hành

Loại bỏ những yếu tố vật lý

• Ô xử lý:

- Đối chiếu và cập nhật số kiểm kê, số sử dụng

- Xác định tồn kho

• Kho dữ liệu:

- Sổ nhật ký nhập Nhật ký nhập

- Sổ NKý tồn Nhật ký tồn

- Chứng từ hoá đơn Hoá đơn

Gộp ô xử lý

• + Lưu hoá đơn

Gộp kho dữ liệu

• Nhật ký nhập + Hoá đơn Hoá đơn

• Nhật ký tồn tách dữ liệu nhập vào Hoá đơn

69


Sơ đồ quan niệm xử lý của hệ thống hiện hành

70

BPSXLưu hoá đơn

1-2

Hoá đơn

NKý tồn kho

Xác định NVL tồn

3

Đối chiếu và cập nhật số

kiểm kê, số sử dụng

4

Xác định NVL tồn dưới mức

tối thiểu

5

Lập phiếu đặt mua NVL

6

Xử lý thanh toán hoá đơn

7

KHO

(1)

(2)

(3)

(4)

Hoá đơn



Tồn kho + tồn tối thiểu

Số sử dụng, số tồn

Tồn kiểm kê

Thông tin tồn kho

NVL cần đặt

NCC


Các yếu tố tổ chức thực hiện

71

Mô tả hệ thống

Biểu diễn hệ thống hiện tại hoạt động

như thế nào

Hệ thống hiện tại làm gì




như thế nào


như thế nào

Yêu cầu hệ thống mới

Quan niệm

Tổ chứcVật lý

(2)

(3)

(4)

(1)


Sơ đồ quan niệm xử lý của hệ thống mới Giả xử có các yêu cầu được đặt ra cho hệ thống mới:

• Hệ thống mới phải tự động tính tồn kho tại bất kỳ thời điểm trong ngày (không còn kiểm kê nữa)

• Hệ thống mới phải tổng kết được tỉ lệ hao hụt NVL hàng tháng

Thống nhất cách giải quyết cho hệ thống mới:

• Hệ thống mới sẽ thiết lập một qui trình xử lý xuất nguyên vật liệu: BPSX khi có nhu cầu NVL thì sẽ gởi yêu cầu đến thủ kho, thủ kho dựa vào thông tin yêu cầu này để xử lý xuất NVL

• Loại bỏ công việc kiểm kê để tính tồn kho

72


Sơ đồ quan niệm xử lý của hệ thống mới

73

BPSX

Lưu hoá đơn

1-2

Hoá đơn NKý tồn kho

Xác định NVL tồn

3

Đối chiếu và cập nhật số kiểm kê, số sử dụng

4

Xác định NVL tồn dưới mức tối thiểu

5Lập phiếu đặt mua NVL

6

Xử lý thanh toán hoá

đơn

7

(1)

(2)

(3)

(4)

Hoá đơn



Tồn kho + tồn tối thiểu

Số sử dụng, số tồn

Tồn kiểm kê

NVL cần đặt

NCC

Thống kê tỉ lệ hao

hụt

9

Phiếu xuất:1

Xử lý xuất NVL

8

Phiếu xuất:2

Thủ kho

Yêu vầu về NVL

Thông tin xuất NVL

Thông tin xuất NVL

Thông tin báo cáo hao hụt

Thông tin NVL nhập

Thông tin NVL xuất

Đặc tả xử lý Nhằm biểu diễn nội dung luận lý của các xử

lý dưới dạng bảng

Gồm 2 phần:

• Phần đầu đề: tên chức năng, các dữ liệu vào / ra.

• Phần thân mô tả nội dung xử lý, thường sử dụng các hình thức đặc tả:- Các phương trình toán học

- Bảng quyết định hay cây quyết định

- Lưu đồ thuật giải

- Ngôn ngữ có cấu trúc74

Đặc tả xử lý

Tên chức năng: Tính kết quả bảo vệ đồ ánĐầu vào: Điểm của người phản biện, điểm của người hướng dẫn, số các ủy viên hội đồng, điểm của từng ủy viên hội đồngĐầu ra: Kết quả bảo vệ

Kết quả bảo vệ = (Điểm của người phản biện + Điểm của người hướng dẫn + (∑ Điểm của các ủy viên hội đồng / Số ủy viên hội đồng)) / 3

75

Bảng quyết định và cây quyết định Được sử dụng khi xử lý được đặc tả thực chất là

một sự phân chia các trường hợp tùy thuộc một số điều kiện vào. Ứng với mỗi trường hợp thì có một sự chọn lựa khác biệt một số hành động ra nào đó.

Số các giá trị có thể của mỗi điều kiện vào phải là hữu hạn.

• “Hóa đơn có đúng số lượng và đơn giá không” có thể lấy giá trị Đúng (Đ) hoặc Sai (S)

• “Số giờ làm việc” có thể lấy 3 giá trị <40, 40, >40

Số trường hợp bằng tích của các số những giá trị có thể của các điều kiện vào.

76

Bảng quyết định và cây quyết định Bảng quyết định:

77

Điều kiện Giá trị điều kiện

Điều kiện ĐK1

…

Hành động Giá trị hành động

Hành động HĐ1 X X

…

Bảng quyết định và cây quyết định

Bảng quyết định – ví dụ:

78

Xác nhận hoá đơn

3

Nhà CC

Đơn đặt hàng

Hoá đơn Hoá đơn đã xác nhận

Thông tin đơn hàng

Bảng quyết định và cây quyết định Bảng quyết định – ví dụ:

Điều kiên Giá tri điều kiên

Co đơn đặt hàng tương ứng với hoa đơn ? Đ Đ S S

Hoa đơn co đung số lượng và đơn giá không? Đ S Đ S

Hành đông Giá tri hành đông

Từ chối hoa đơn do không co đơn đặt hàng X X

Từ chối hoa đơn do không đung số lượng và đơn giá X

Thanh toán hoa đơn X

79

Bảng quyết định và cây quyết định Bảng quyết định – ví dụ:


1 2 3 4 5 6

Loại nhân viên C H C H C H

Số giờ làm việc <40 <40 40 40 >40 >40


Trả lương tháng X X X

Tính lương giờ X X X

Tính lương ngoài giờ

X

Phát sinh báo cáo ngày nghỉ

X

80

Xử lý tính lương

Thông tin thời gian làm việc

bảng lương

Bảng chấm công Hồ sơ nhân viên

Hồ sơ lương của nhân viên

Bảng quyết định và cây quyết định Đơn giản hóa bảng quyết định bằng cách gộp từng cặp

trường hợp thỏa mãn 2 điều kiện

• Giống nhau hoàn toàn trên phần hành động

• Chỉ khác nhau một dòng trên phần điều kiện


1 2 3 4

Loại nhân viên C H H H

Số giờ làm việc - <40 40 >40


Trả lương tháng X

Tính lương giờ X X X

Tính lương ngoài giờ X

Phát sinh báo cáo ngày nghỉ X

81

Xử lý tính lương

Thông tin thời gian làm việc

bảng lương

Bảng chấm công Hồ sơ nhân viên

Hồ sơ lương của nhân viên

Bảng quyết định và cây quyết định

Cây quyết định• Nhằm biểu diễn nội dung luận lý của các

xử lý dưới dạng cây

• Các thành phần:- Phần bắt đầu của cây phiá bên trái là nút

không điều kiện- Các nút cuối phía bên phải là các nút hành

động- Các nhánh bắt đầu từ nút đầu và các nút liên

quan biểu diễn các tình huống rẽ nhánh

82

Bảng quyết định và cây quyết định Cây quyết định – ví dụ: “xử lý xác nhận hoá đơn”

83

Không đung số lượng và đơn giá

Đung số lượng và đơn giá

Co đơn đặt hàng tương ứng

Không co đơn đặt hàng tương ứng

Từ chối hoa đơn do không co đơn đặt hàng

Từ chối hoa đơn do không đung số lượng hay đơn giá

Thanh toán hoa đơn

mô hình hóa xử lý mức quan niệm

Documents