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Modelagem de Processos de NegócioAula 11 – Modelagem de Processos
TO-BEAndréa Magalhães Magdaleno
2018.01
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2MPN 2018.01
Agenda
• Melhoria• Projetar processo futuro (TO-BE)
• Exercícios
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PROJETAR PROCESSO FUTURO (TO-BE)
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4MPN 2018.01
Ciclo de BPM
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5MPN 2018.01
Melhoria
Avaliar
situação atual
( AS-IS)
Projetar
processo
futuro (TO-BE)
Preparar
ambiente para
o TO-BE
Capacitar
recursos
humanos
Selecionar
modelo de
referência
Conduzir
brainstorming
de ideias
Modelar
processo futuro
(TO-BE)
Implementar
melhorias
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PREPARAR AMBIENTE
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7MPN 2018.01
Projetar processo futuro (TO-BE)1) Preparar o ambiente para o TO-BE
• Levantar e atualizar a documentação gerada no mapeamento da situação atual (AS-IS)
• Definir premissas para o TO-BE
• Definir cronograma e apresentação
• Realizar workshops com gerentes
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8MPN 2018.01
Projetar processo futuro (TO-BE)1) Preparar o ambiente para o TO-BE• Levantar o AS-IS
• Em caso de descontinuidade de tempo entre o Mapeamento e o Redesenho, é mandatório que seja verificado com o Gestor(es) do(s) Processo(s) a necessidade de atualização das informações
• No caso de a documentação não ter a forma prevista na metodologia, será de grande utilidade transcrevê-la na forma recomendada
• Caso a Avaliação do AS-IS não esteja disponível, a equipe do TO-BE deverá providenciá-la
• Elaborar uma relação das pessoas que participaram do AS-IS e seus contatos
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9MPN 2018.01
Projetar processo futuro (TO-BE)1) Preparar o ambiente para o TO-BE• Definir premissas para o TO-BE
• O patrocinador deverá estabelecer o que espera do redesenho do processo
• Por exemplo: aumentar a qualidade, reduzir custos, automatizar, diminuir o tempo de processamento
• Deverá também especificar as limitações existentes para os projetos de melhoria
• Estratégicas, orçamentárias, temporais, de recursos humanos, softwares, etc...
• Boa prática: o patrocinador, ainda no início do projeto, definir claramente os limites de poder de mudança e delegar à equipe do projeto uma certa autonomia para realizá-las
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10MPN 2018.01
Projetar processo futuro (TO-BE)1) Preparar o ambiente para o TO-BE• Definir cronograma e apresentação
• Elaborar a apresentação do projeto com:• Cronograma, a equipe e o escopo do projeto, os pontos
críticos do processo e as premissas do redesenho, bem como, os benefícios a serem alcançados, enfatizando o alinhamento do mesmo aos objetivos da organização
• Produtos:• Apresentação do Projeto validada com o patrocinador
• Workshop organizado
• Participantes convidados
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11MPN 2018.01
Projetar processo futuro (TO-BE)1) Preparar o ambiente para o TO-BE• Realizar workshop com gerentes
• A dinâmica do evento deve prever espaço para que opatrocinador demonstre seu envolvimento e apoio aoprojeto, angariando o apoio dos demais participantes e ocompromisso de direcionar os recursos necessários paraa realização do projeto no cronograma proposto
• Esse workshop divulgará a abrangência, esforço ebenefícios do projeto, marcando o seu início para aorganização
• Obtenção formal do apoio dos diversos níveishierárquicos ao projeto
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CAPACITAR RECURSOS HUMANOS
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13MPN 2018.01
Projetar processo futuro (TO-BE)2) Capacitar recursos humanos
• Preparar e montar infraestrutura de treinamento• Forma e conteúdo do treinamento definidos
• Estrutura disponibilizada
• Participantes convidados
• Realizar treinamento em processos
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14MPN 2018.01
Projetar processo futuro (TO-BE)2) Capacitar recursos humanos• Preparar e montar infraestrutura de treinamento
• Estabelecer, sem muito detalhamento, o grau de maturidade da gestão de processos (Ex: alto, médio, baixo), adequando a forma e o conteúdo do treinamento ao público
• Estabelecer com o(s) Gestor(es) de Processo(s) a lista de participantes do treinamento e validar a proposta de treinamento (forma e conteúdo geral)
• Agendar e disponibilizar a estrutura requerida para o treinamento, cuidando para que todos os participantes sejam convidados com antecedência para que possam se programar
• Preparar o material para treinamento em processos
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15MPN 2018.01
Projetar processo futuro (TO-BE)2) Capacitar recursos humanos• Realizar treinamento em processos
• Entendimento sobre o ambiente de gestão de processos da empresa
• Conscientizar os integrantes do Projeto TO-BE e a força de trabalho ligados diretamente ao(s) processo(s) em foco, sobre os aspectos e benefícios da gestão por processos
• Divulgar para a força de trabalho o escopo e a abrangência do projeto e a importância da contribuição de cada um
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SELECIONAR MODELO DE REFERÊNCIA
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17MPN 2018.01
Projetar processo futuro (TO-BE)3) Selecionar modelo de referência
• Identificar e selecionar modelos de referência • Preparar critérios de escolha do modelo de referência
• Estabelecer parâmetros direcionadores da seleção do modelo de referência
• Definir fontes de pesquisa para o Benchmarking• Selecionar modelos de referência
• Comparar modelos de referência e processos vigentes
• Dimensionar impacto dos modelos de referência nos processos vigentes
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18MPN 2018.01
Projetar processo futuro (TO-BE)3) Selecionar modelo de referência• Identificar e selecionar modelos de referência
• Definir fontes de pesquisa para o Benchmarking• Internas ou outros departamentos ou empresas pertencentes a um mesmo
grupo empresarial• Domínio público como revistas e publicações especializadas• Empresas que seja possível ter acesso• Modelos de Referência do Mercado, preparadas por organismos
reconhecidos• Ex: ITIL, Cobit, CMMI...
• Selecionar modelos de referência• Acessar os modelos de referência e estudá-los• Analisar os dados coletados e apresentar os resultados ao(s) Gestor(es) de
Processo(s) e demais membros da equipe• Avaliar e selecionar os modelos que tratarem adequadamente o objetivo do
redesenho e que atenderem às premissas fixadas para o projeto
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19MPN 2018.01
Projetar processo futuro (TO-BE)3) Selecionar modelo de referência
• Identificar e selecionar modelos de referência • Comparar modelos de referência e processos vigentes
• Apresentar à equipe do projeto os modelos de referência selecionados como parâmetros para o redesenho, explicitando os critérios utilizados para essa seleção
• Apresentar os modelos atuais que sofrerão a influência dos modelos de referência
• Traçar um paralelo entre a visão atual e a visão de referência buscando identificar os pontos fortes e fracos de cada visão e os gaps a serem cobertos pelo redesenho, sempre levando em consideração as limitações e o direcionamento apresentados nas premissas do redesenho
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20MPN 2018.01
Projetar processo futuro (TO-BE)3) Selecionar modelo de referência
• Identificar e selecionar modelos de referência • Dimensionar impacto dos modelos de referência nos processos
vigentes• Examinar, com o grupo de trabalho, a Cadeia de Valor, macroprocessos
e demais níveis de processos da situação atual, buscando identificarpossíveis impactos causados pela incorporação da visão futuraesboçada.
• É importante definir claramente o objetivo de cada processo.
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CONDUZIR BRAINSTORMING DE IDEIAS
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22MPN 2018.01
Projetar processo futuro (TO-BE)4) Conduzir Brainstorming de Ideias
• Produzir ideias de melhorias de acordo com sugestões a partir da avaliação do AS-IS (Stakeholders, Habilitadores, F.O.F.A.)• Brainstorming
• Reunir e apresentar aos participantes o material produzido nas etapas anteriores
• Analisar problemas levantados • Revisar melhores práticas
• Tática ou processo empregado em uma ou mais organizações com excelentes resultados• Busca na Web, Livros, White papers de Firmas de consultoria• Padrões de processo
• Gerar ideias para resolução dos problemas• Avaliar as ideias• Eliminar as ideias que claramente não têm possibilidade de implementação
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23MPN 2018.01
Projetar processo futuro (TO-BE)4) Conduzir Brainstorming de Ideias
• Produzir características de acordo com sugestões apartir da avaliação do AS-IS• Priorizar ideias
• Quando todas as ideias plausíveis forem avaliadas• Selecionar aquelas que vão compor a especificação do novo processo
• Elementos para julgamento
• Impacto nos objetivos do processo
• Exequibilidade
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24MPN 2018.01
Projetar processo futuro (TO-BE)4) Conduzir Brainstorming de Ideias• Produzir características de acordo com sugestões a
partir da avaliação do as-is• Priorizar ideias
Ideia Código Impacto (0 a 10) Exequibilidade (0 a 10)Nota Final
I*4 + E*2STATUS
A MANTER
B MANTER
C MANTER
D EXECUTAR
E EXECUTAR
F EXECUTAR
G ACELERAR
H ACELERAR
I ACELERAR
J ELIMINAR
K ELIMINAR
L ELIMINAR
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25MPN 2018.01
Projetar processo futuro (TO-BE)4) Conduzir Brainstorming de Ideias• Produzir características de acordo com sugestões a
partir da avaliação do as-is• Priorizar ideias
A
+– Impacto
Exe
quib
ilida
de
EXECUTAR ACELERAR
MANTER
AB
C
D
E
FG H
I
–
+
EXECUTAR
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26MPN 2018.01
Exercício 1• Estudo de Caso
• Pensem nos problemas levantados anteriormente e que precisam ser resolvidos
• Façam o brainstorming• Registrem todas as ideias
• Priorizem as ideias para o TO-BE de acordo com a matriz
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MODELAR PROCESSO FUTURO (TO-BE)
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28MPN 2018.01
Projetar processo futuro (TO-BE)5) Modelar processo futuro
• Desafiar a definição do Processo• Tomar cada passo do processo (nos vários níveis) com suas
regras implícitas e redefini-los de forma clara
• O uso de expressões como apenas, deve, nunca, sempre, etc.desafia os participantes a questionarem: Isto é verdadeiro??
• O questionamento leva à identificação de alternativas para ospassos
• Um Chamado pode ser iniciado por e-mail
• Estimar os custos, prazos e recursos previstos e osbenefícios da implementação de cada ação, se possível,identificando o impacto da melhoria nos índices dedesempenho dos processo
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29MPN 2018.01
Projetar processo futuro (TO-BE)5) Modelar processo futuro
• Desenvolver diagrama do novo processo em níveis de detalhe• Utilizar as premissas para redesenho dos processos e as
ideias de melhorias priorizadas• Segue exatamente os mesmos princípios de levantamento e
modelagem vistos no AS-IS• Todos os modelos desenhados devem ser revistos para
atenderem a proposta de processo futuro• Criar anotações no novo diagrama ressaltando as melhorias• Submeter proposta de processos futuros e melhorias à
validação
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IMPLEMENTAR MELHORIAS
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31MPN 2018.01
Projetar processo futuro (TO-BE)6) Implementar melhorias
• Estabelecer um plano para implantação das melhorias• Definir plano de implementação e material de comunicação alusivo às
mudanças que estão sendo implantadas, esclarecendo:• Objetivos da Melhoria: apresentar o novo modelo de operação da área do processo
e os impactos deste. Focar nos ganhos que a mudança trará
• Fatores Críticos de Sucesso: apresentar os fatores que devem ser observados para o sucesso da mudança que está sendo implantada. Garantir a aceitação e o comprometimento com a efetividade de implantação das mudanças pelo Patrocinador e Gestores dos Processos
• Desafios: garantir que toda a força de trabalho esteja habilitada a falar sobre as mudanças e seus impactos positivos para a empresa
• Ações necessárias para implantação da melhoria
• Prazos
• Definir quais serão as pessoas que executarão a implantação das mudanças e conscientizá-las de suas responsabilidades
• Divulgar o material de comunicação para todas as pessoas que sentirão os impactos da mudança
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32MPN 2018.01
Exercício 2• Estudo de Caso
• Redesenhar todos os diagramas de acordocom o novo processo TO-BE de forma quesejam implementadas as ideias de melhorias
• Destacar as melhorias efetuadas
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33MPN 2018.01
Dúvidas?
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34MPN 2018.01
Próxima AulaAplicações
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Modelagem de Processos de NegócioAula 11 – Modelagem de Processos
TO-BEAndréa Magalhães Magdaleno
2018.01