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1 | Titel| 4. Mai 20171 | GBTEC Software + Consulting | BIC Cloud

Modellierung mit EPKKonventionenübersicht Stand: 24.04.2017


Inhalt

• Einleitung und Überblick 4

• Die wichtigsten Elemente & Modellierungsregeln 13• Zusammenfassende Checkliste 28


Inhalt

Einleitung und Überblick• Geschäftsprozessmanagement 5• Mehrebenenkonzept 7• Sichten in EPK 11

• Die wichtigsten Elemente & Modellierungsregeln• Zusammenfassende Checkliste


Einleitung und Überblick

Dieses Dokument ist ein Beispiel für die wesentlichen Konventionen der Prozessmodellierung mit EPK. Zusätzliche Informationen und Erklärungen können Sie in unseren weiterführenden Handbüchern nachlesen.

Die Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) ist eine halbformale grafische Modellierungssprache , die insbesondere im D-A-CH Raum verbreitet ist. Durch sie lassen sich Prozessabläufe leicht verständlich modellieren.


Die zentralen Schritte zu digitalen Geschäftsprozessen

BPMStrategie

IT-Prozess-modellierung

ProzessImplemen-

tierung

BetriebdigitalerProzesse

Überwachung, Optimierungund Weiterentwicklung

Entwurf der zukünftigen digitalen Ausrichtung der Organisation (IT neutral)

Fachliche Konzeption neuer digitaler Angebote

Design und Implementierung digitaler Technologien

Einführung digitalisierter Prozesse

FachlicheProzess-

modellierung


Geschäftsprozessmanagement

Grundsätzlich lassen sich beim Geschäftsprozessmanagement (GPM) zwei unterschiedliche Schwerpunkte differenzieren – der theoretische und der praktischeSchwerpunkt. Während das strategische und operative GPM theoretisch ausgerichtet ist, liegt der Fokus beim fachlichen und technischen GPM auf der praktischen Umsetzung.

• Definition von fachlichen Anforderungen für IT-Verfahren

• Nutzung des GPM als Basis für die Prozessautomation

• Einführung von ERP Systemen mittels Business Process Blueprinting

• Aufbau eines prozessorientierten Enterprise Architecture Management

• Gestaltung der Prozesse• Kontinuierliche Steigerung von

Effektivität und Effizienz• Nutzung prozessorientierter

Erfolgspotentiale im täglichen Geschäft

• Prozessmanagement als Arbeitshilfe• Aufbau von

Qualitätsmanagementsystemen• Aufbau von Risikomanagementsystemen• Aufbau eines Prozessmonitoring• Aufbau einer prozessorientierten

Ressourcensteuerung

• Langfristige Ausrichtung, Ausgestaltung und Ausstattung des GPM

• Auf- und Ausbau der prozessbezogenen Erfolgspotentiale

• Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der Organisation

• Etablierung der prozessorientierten Ausrichtung der Organisation

Operatives Geschäftsprozessmanagement

Fachliches Geschäftsprozessmanagement

Technisches Geschäftsprozessmanagement

Strategisches Geschäftsprozessmanagement


Die Prozesslandschaft soll über mehrere Ebenen vom Groben in die Details strukturiert werden. Ausgehend von der Prozesslandkarte, die alle Prozessbereiche beinhaltet, soll grafisch über mehrere Ebenen in die detaillierten Prozesse navigiert werden können. Im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements wird die Prozesslandschaft über mehrere Ebenen gegliedert. Auf den Ebenen 1 bis n werden die Prozessbereiche mit Hilfe von Wertschöpfungskettendiagrammen (WKD) verfeinert.Die Anzahl der Ebenen können je nach Unternehmensbereich und Größe variieren.

Mehrebenenkonzept – Organisationswelt übersichtlich darstellen

Ebene 1: Prozesslandkarte (WKD)

Ebene 2: Hauptprozesse (WKD)

Ebene 3: Teilprozesse (WKD)

Ebene 4: Detailprozesse (EPK)


Mehrebenenkonzept – Organisationswelt übersichtlich darstellenDie Prozesslandschaft soll über mehrere Ebenen vom Groben in die Details strukturiert werden. Ausgehend von der Prozesslandkarte, die alle Prozessbereiche beinhaltet, soll grafisch über mehrere Ebenen in die detaillierten Prozesse navigiert werden können. Im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements wird die Prozesslandschaft über mehrere Ebenen gegliedert. Auf den Ebenen 1 bis n werden die Prozessbereiche mit Hilfe von Wertschöpfungskettendiagrammen (WKD) verfeinert.Die Anzahl der Ebenen können je nach Unternehmensbereich und Größe variieren.






Die Prozesslandschaft soll über mehrere Ebenen vom Groben in die Details strukturiert werden. Ausgehend von der Prozesslandkarte, die alle Prozessbereiche beinhaltet, soll grafisch über mehrere Ebenen in die detaillierten Prozesse navigiert werden können. Im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements wird die Prozesslandschaft über mehrere Ebenen gegliedert. Auf der letzten Ebene befinden sich die zeitlich-logischen Detailprozesse (EPK).

Mehrebenenkonzept – Organisationswelt übersichtlich darstellen






In EPKs werden die verschiedenen Sichten „Organisation“, „IT“, „Dokumente“, „Normen“ sowie „Risiken“ und „Kontrollen“ in die „Prozesssicht“ eingebunden.

Die verschiedenen Sichten

Prozess

Organisationssicht

RisikosichtDokumentensicht

IT-Sicht

KontrollsichtNormensicht


Inhalt

• Einleitung und Überblick

Die wichtigsten Elemente & Modellierungsregeln • Aktivitäten & Ereignisse 14• Operatoren 15• Organisationseinheiten & Rollen 18• Applikationen 20• Dokumente & Geschäftsobjekte 21• Risiken & Kontrollen 22• Normen 23• Die wichtigsten Attribute 24• Allgemeine, übergreifende Konventionen 25

• Zusammenfassende Checkliste


EPK – Ereignisgesteuerte ProzessketteEreignisgesteuerte Prozessketten (EPKs) werden für die Modellierung von detaillierten Prozessabläufen eingesetzt.

Die wichtigsten Symbole im Überblick

Prozess

Operatoren

Organisation

Verbinder

Weiteres

Daten

Operatoren werden bei Prozessaufspaltungen und Prozesszusammenführungen verwendet.

ParallelAlle Prozesspfade werden verfolgt; auf alle Pfade muss gewartet werden.Inklusives OderMindestens ein Prozesspfad wird verfolgt; auf mindestens einen Pfad muss gewartet werdenExklusives OderGenau ein Prozesspfad wird verfolgt; auf genau einen Pfad muss gewartet werden.

Ereignisse sind eingetretene, betriebswirtschaftlich relevante Zustände.

Eine Aktivität stellt einen Arbeits-schritt dar.

Prozessschnittstellen verweisen auf Vorgänger- bzw. Nachfolgeprozesse.

Eine Rolle ist eine Abstraktion von Positionen.

Jede Rolle an einer Funktion hat eine bestimmte Verantwortlichkeit.

Verantwortung Durchführung Mitwirkung Information

Dokumente beschreiben Prozessschritte näher oder werden im Prozess verwendet.

Geschäftsobjekte sind „Informationen“, die im Prozess weitergereicht werden.

Normen sind vorgegebene Richtlinien oder Gesetze.

Applikationen sind IT-Systeme, die die Prozessausführung unterstützen.

Risiken sind Gefahren für den Prozess.

Anforderungen sind für den Prozessschritt geforderte Voraussetzungen.

Annotationen sind textuelle Eingabefelder für Anmerkungen.

Kennzahlen sind wichtige Messgrößen am Prozessschritt.

Kontrollen sind regulatorischeRichtlinien zur Minimierung vonRisiken.Organisationseinheiten sind

zusammengehörige Bereiche einer Organisation.


NamenskonventionProzess-Schnittstelle

Ereignisse

Aktivitäten & EreignisseDer Ablauf von Prozessen (auch Sequenz genannt) wird im Wesentlichen durch Ereignisse und Aktivitäten gebildet.

Bei Ereignissen handelt es sich um eingetretene, wirtschaftlich relevante Zustände, die den weiteren Prozessablauf beeinflussen bzw. Resultat eines Prozessschrittes sind.

AktivitätenEine Aktivität stellt einen Arbeitsschritt, zur Erreichung der geplanten Ziele, dar.

Prozessschnittstellen verweisen auf Vorgänger- bzw. Nachfolgeprozesse.

Aktivitäten

Ereignisse

Aktivitäten werden als aktive Tätigkeit formuliert (z.B. „Angebot erstellen“).

Ereignisse werden als eingetretener Status im Passiv formuliert (z.B. „Angebot ist erstellt“).


Parallel Inklusives Oder

Operatoren

Exklusives OderDas „Exklusives Oder“ (OR) wird verwendet, wenn genau eine Bedingung eintreffen darf („entweder/oder“). Bei der Zusammenführung muss genau ein eingehender Prozesspfad erfüllt sein

Beim „Parallelen“ Operator (AND) müssen alle ausgehenden Prozesspfade verfolgt werden („und“). Erst wenn bei der Zusammenführung alle eingehenden Pfade erfüllt sind, darf der Prozessfluss fortgesetzt werden.

Das „Inklusive Oder“ (XOR) wird verwendet, wenn einem oder mehreren Prozesspfaden gefolgt werden kann („und/oder“; Pfadkombinationen).

Prozesse sind i.d.R. nicht immer linear, sondern haben Aufspaltungen und Zusammenführungen. Diese werden durch Operatoren im Sequenzfluss dargestellt und näher spezifiziert.


PärchenbildungVerwendung

Operatoren – Modellierungsregeln Bei der Modellierung von Operatoren gelten die folgenden Modellierungsregeln:

Schleifen und Rücksprünge

Aufspaltung

Sowohl bei der Aufspaltung in mehrere Prozesspfade, als auch bei der Zusammenführung von mehreren Prozesspfaden sollten Operatoren verwendet werden.

Bei Schleifen und Rücksprüngen sind Operatoren zu verwenden (i.d.R. das Exklusive Oder).

Es darf in beliebig viele Prozesspfade aufgespalten werden.

Öffnender und schließender Operator sollten i.d.R. gleich sein („Pärchenbildung“).


Operatoren – Modellierungsregeln Bei der Modellierung von Operatoren gelten die folgenden Modellierungsregeln:

Eingehende/ ausgehende VerbindungenAktivitätenVor inklusiven und exklusiven Operatoren muss eine Aktivitätstehen, in der die Entscheidung getroffen wird. (Merksatz: „Ereignisse können keine Entscheidungen treffen.“)

Operatoren haben entweder eine eingehende und mehrereausgehende Kanten (Aufspaltung) oder mehrere eingehende und eine ausgehende Kante (Zusammenführung).


Organisationseinheiten & Rollen

Organisationseinheiten RollenRollen sind eine Abstraktion von Positionen bzw. Zusammenfassung gleicher Tätigkeitsbereiche (z.B. „Abteilungsleiter“, „Sachbearbeiter“).

Organisationseinheiten sind zusammengehörige Bereiche einer Organisation (z.B. Geschäftsbereiche oder Abteilungen).

Die Objekttypen „Organisationseinheit“ und „Rolle“ werden verwendet, um zu spezifizieren, wer die einzelnen Prozessschritte ausführt bzw. daran beteiligt ist.

Rollen werden in der Regel von den Organisationseinheiten abgeleitet. Dabei wir oft auf die ERP/ Personalsysteme zurückgegriffen.Neben den abgeleiteten Rollen sind zudem Rollen der Organisation (z.B. „Führungskraft“) und externe Rollen zu definieren. Diese können in den Attributen als „Extern“ gekennzeichnet werden.

Vorgehen


Modellierungskonvention („RACI“)

Rollen - ModellierungsregelnUm die Verantwortlichkeiten an den einzelnen Prozessschritten eindeutig zu spezifizieren, stehen Ihnen verschiedene Verbindungstypen zur Verfügung.

R – Durchführung A – VerantwortungC – MitwirkungI – Information


Namenskonvention

ApplikationenWird ein Prozessschritt durch ein IT-System unterstützt, kann dies mit Hilfe des Objekttyps „Applikation“ dargestellt werden.

ModellierungskonventionApplikationApplikationen sind IT-Systeme, welche die Durchführung von Prozessschritten unterstützen.

Das Objekt „Applikation“ wird durch einen Verbinder an eine – mithilfe der Applikation durchgeführten –Aktivität modelliert.

Applikationen werden i.d.R. mit dem offiziellen Anwendungsnamen benannt (z.B. MS CRM). Auch die Benennung von konkreten IT-Systeminstanzen (z.B. MS CRM IP 111.222.3.444) ist in Projekten mit hohem IT-Fokus denkbar.


Input & Output

Modellierungskonvention

Dokumente & GeschäftsobjekteViele Prozesse beinhalten Prozessschritte, welche die Verwendung oder Erstellung von Dokumenten/ Informationen vorsehen. Diese Daten können anhand von Dokumenten oder Geschäftsobjekten dargestellt werden.

GeschäftsobjektDokumentDer Objekttyp „Dokument“ umfasst offiziell gelenkte Dokumente, die Prozesse beschreiben (z.B. Prozessanweisungen) und/ oder in Prozessen verwendet werden (Checklisten). Die Dokumente bzw. Vorlagen werden dabei mit dem Objekttyp „Dokument“ verknüpft.

Der Objekttyp „Geschäftsobjekt“ umfasst nicht-gelenkte„Elemente“, die in den Prozessen verwendet werden. Diese Elemente sind i.d.R. Informationen (z.B. „Email-Bewerbung“); ggf. werden auch Daten sowie weitere geschäftsrelevante Elemente dazugezählt. Geschäftsobjekte dienen u.a. der Veranschaulichung der Informationsweiterleitung.

Input & OutputDokumente bzw. Geschäftsobjekte können als Input und/oder Output

modelliert werden.


Kontrollen

Risiken & Kontrollen

ModellierungskonventionRisikenRisiken sind Gefahren, welche möglicherweise im Zuge der Prozessausführung auftreten.

Das Objekt „Risiko“ wird an eine entsprechende Aktivität modelliert, wohingegen das Objekt „Kontrolle“ mit dem zugehörigen Risiko verbunden wird.

Die Objekttypen „Risiko“ und „Kontrolle“ stehen für die Veranschaulichung von Gefahren und Möglichkeiten diese Gefahren zu minimieren zur Verfügung.

Kontrollen sind regulatorische Tätigkeiten zur Minimierung von Risiken.


Namenskonvention

Normen

ModellierungskonventionNormenNormen stellen Anforderungen an die Prozess-ausführung dar. Diese können unternehmenseigene Richtlinien oder offizielle, internationale Standards (z.B. DIN EN ISO 9001) sein.

Der Objekttyp „Norm“ wird links an die entsprechende Aktivität modelliert, die von der Norm betroffen ist.

Normen sollten mit ihren offiziellen Bezeichnungen benannt werden (z.B. „ISO Norm 9001 - 5.1.2“). In der Beschreibung kann (nebst der Kapitelnummer) die Kapitelüberschrift gepflegt werden (z.B. „5.1.2 –Kundenorientierung“).

Das Objekt „Norm“ ist insbesondere wichtig, um Compliance-Konformität sicherzustellen.


Die wichtigsten AttributeUm aussagekräftige Prozessdokumentationen und Handbücher zu generieren, sollten Sie folgende Modell-und Objektattribute pflegen. Weiterführende Informationen finden Sie im Schnelleinstieg BIC Cloud.

Modellattribute• Name: Prozessbezeichnung

• Beschreibung: Informationen,die sich auf den gesamten Prozess beziehen

• Governance-Attribute: Um den mehrstufigen Freigabe-Workflow zu nutzen, hinterlegen Sie hier bitte den Autor, Prüfer und Verantwortlichen des Prozesses. Diese müssen zuvor als Personen im Katalog angelegt werden, damit sie in der Vorschlagsliste erscheinen. Das Anlegen von Personen wird im Schnelleinstieg BIC Cloud erklärt.o Autor: Ersteller des Modellso Prüfer (optionale Pflege): Kontrollinstanz,

die das Modell auf Richtigkeit überprüfto Verantwortlicher: Person, die über die

Freigabe des Modells entscheidet

Objektattribute• Name: Objektbezeichnung

• Beschreibung: Informationen,die sich auf das Objekt beziehen

• Anlage: Hier können Sie auf Internetseiten verweisen (Hinweis: Nach Eingabe der Internetadresse bestätigen Sie bitte mit der „Enter“-Taste.)

• Verfeinerung: Hier können Sie eineHinterlegung zu einem anderenDiagramm erstellen.Dies ermöglicht die Navigation durch die Prozesslandschaft. Das Setzen und dieBedeutung von Hinterlegungen wird im Schnelleinstieg BIC Cloud ausführlich geschildert.


Allgemeine, übergreifende KonventionenDie allgemeinen und übergreifenden Konventionen sollen einer konsistenten Modellierung sowie der einheitlichen Nutzung und Verwaltung von Metadaten dienen.

Formale Konventionen

Modellgröße

Modelle sollten generell nicht zu groß werden: - Festlegung und Formatierung einer maximalen Anzahl an Aktivitäten in

Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPKs) (z.B. maximal 15 Aktivitäten / A3) Ggf. aufteilen des Modells in mehrere Modelle- Papiergröße, Orientierung und Skalierung in der BIC Cloud einstellen- Druckvorschau als Kontrollmöglichkeit nutzen

Relevanz Es sollte nur modelliert werden, was im Rahmen der Zielsetzungen des Projektes relevant ist.

Objektformatierung Objektgrößen, -formatierungen und Schriften sollten i.d.R. nicht verändert werden.

Mindestabstand Die Objekte sollten nach Möglichkeit immer im gleichen Abstand zueinander modelliert werden.

Modellierungsrichtung Die Modelle sind entsprechend dem Sequenzfluss von oben nach unten zu modellieren.


Allgemeine, übergreifende KonventionenDie allgemeinen und übergreifenden Konventionen sollen einer konsistenten Modellierung sowie der einheitlichen Nutzung und Verwaltung von Metadaten dienen.

Allgemeine Namenskonventionen

Hinterlegungen Objektname, Kategorie-Name und Detailmodellname sollten bei Hinterlegungen identisch sein.

Einheitliche Schreibweise Die einmal für ein Wort gewählte Schreibweise sollte immer beibehalten werden.

SonderzeichenBei Sonderzeichen (bspw. „/“) sind keine Leerzeichen zu verwendenBei Gedankenstrichen zur inhaltlichen Trennung werden Leerzeichen verwendet

Abkürzungen & Glossar Abkürzungen sollten in dem Attribut „Beschreibung“ des zugehörigen Objektes sowie im zentralen Glossar in BIC Portal erklärt werden.


Zusammenfassende ChecklisteDie nachfolgende Checkliste soll Sie bei der Modellierung unterstützen. Anhand der Checkliste können Sie überprüfen, ob Ihre Modelle den Modellierungskonventionen entsprechen.

AllgemeinesEinbettung: Ist das Modell korrekt in die Landschaft eingebettet?

Inhalt: Wurden nur für die Zielsetzung des Projektes relevante Inhalte modelliert?

Namen: Ist die Rechtschreibung korrekt?Sind „Glossarbegriffe“ gewählt worden?

Layout: Wurden die Layout-Konventionen eingehalten?

AttributeSind die allgemeinen Muss-Attribute bei Modellen und Objekten gepflegt?


Zusammenfassende ChecklisteDie nachfolgende Checkliste soll Sie bei der Modellierung unterstützen. Anhand der Checkliste können Sie überprüfen, ob Ihre Modelle den Modellierungskonventionen entsprechen.

ModellierungskonventionenOrganisation: Wurden Rollen/ Organisationseinheiten gemäß der Konventionen verwendet?

Sequenzverlauf: Hat der Prozess mindestens ein Start- und ein Endereignis?Wurden Operatoren ordnungsgemäß verwendet?

(Weitere Artefakte): Sind die Objekttypen korrekt verwendet worden?Wurden Datenobjekte (Dokumente und Geschäftsobjekte) entsprechend dem zutreffenden Fall in die Prozesse eingebettet?


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