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Modellierung von Geschäftsprozessen
Wie und Warum?
11. November 2014, Detmold
Teil 2: Modellierungstechniken Ziele der Geschäftsprozess-Modellierung EPK und BPMN Probleme bei der Modellierung Einsteigertipps Formen und Ausgestaltung am Praxisbeispiel Überlegungen zur Softwareauswahl
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Geschäftsprozessmodellierung
Definition: Die Geschäftsprozessmodellierung als Unterstützungsinstrument des Prozessmanagements umfasst die Konstruktion, Wartung und Anwendung von konzeptionellen Modellen der Geschäftsabläufe von Unternehmen und Verwaltungen. Sie dient der Anwendungssystem- und Organisationsgestaltung aus der Sicht der betrieblichen Abläufe.
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Ziele der Prozessmodellierung
Ganzheitliches Bild, wie Organisationen Leistungen erbringen Verständnis der Aktivitäten einer Organisation und der Beziehung zwischen diesen Einbettung dieser Aktivitäten in einem organisatorischen und technischen Kontext Durchgängiger Ansatz von betriebswirtschaftlichen Aspekten bis hin zur technischen Realisierung durch Informationssysteme
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Einsatzzwecke Modellierung (1)
Die folgenden Einsatzzwecke geben einen Aufschluss über die Möglichkeiten, die sich durch die Modellierung ergeben:
Kenntnis über die Geschäftsprozesse erlangen Abbildung von Unternehmenseinheiten mit Regelungen Erfüllung von Auflagen und Gesetzen (eRechnung, Zertifizierungen) Um Wissensverlust zu vermeiden (z.B. Mitarbeiteraustritt) Um das Qualitäts- und Umweltmanagement zu unterstützen Vorbereitung / Durchführung von Optimierungs- und restrukturierungsmaßnahmen Verbesserung der täglichen Abläufe und Aufgaben
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Einsatzzwecke Modellierung (2)
... gefolgt von weiteren Einsatzzwecken, um die Vielzahl an Möglichkeiten aufzuzeigen:
Einführung neuer Organisationsstrukturen Auslagerung von Unternehmensaufgaben (z.B. Buchhaltung, Steuer) Vorbereitung der Automatisierung (z.B. der Zeiterfassung) Festlegung von Prozesskennzahlen und Leistungsüberwachung Benchmarking zwischen Unternehmensteilen, Partnern und Konkurrenten Kostenkontrolle, Effizienzsteigerung, Fehlervermeidung, Sicherheit
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Definition einzelner Prozesse
Zur Erinnerung: Ein Geschäftsprozess ist eine stellenübergreifende Abfolge von Arbeitsschritten zur Erfüllung eines Ziels. Wesentliche Punkte
Funktion (Wie?) Kausalität (Wann?) Beteiligte Akteure (Wer?) Ziel (Warum?)
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Warnsignale bei Prozessen
Sechs Symptome „optimierungsbedürftiger“ Prozesse:
Umfangreicher Informationsaustausch, Datenredundanzen und Datenneueingabe
Hohe Lager- und Sicherheitsbestände, viel Equipment, hoher Maschineneinsatz
Zu viele Kontrollen und Prüfungen
Nach- und Doppelarbeiten (Iterationen)
Komplexität, Ausnahmen und Sonderfälle
Vermehrtes Auftreten von Fehlern oder Abweichungen
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Was gibt es zu beachten?
Modellierung von Prozessen
Differenzierung notwendig, ob Prozess modelliert wird • als Diskussions- und Entscheidungsgrundlage für das
Management • als Vorgabe für die technische Umsetzung • für quantitative Untersuchungen verschiedener Alternativen • zur Erstellung von Organisationshandbüchern
Zu berücksichtigen ist ... ... die vollständige Erfassung der Abläufe ist notwendig ... meist stark vergrößerte Sicht auf den Prozess ... das Entscheidungsproblem bei alternativen Pfaden
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Ist-Geschäftsprozesse
Die Modellierung von Ist-Prozessen bietet Unternehmen folgenden Nutzen: Schaffung von Transparenz, bezogen auf das Unternehmen selbst Förderung von Verständnis der fachlichen Zusammenhänge und Probleme Grundlage, um Schwachstellen und Verbesserungspotentiale identifizieren zu können Ein Ist-Modell kann als Checkliste für die Soll-Modellierung dienen, damit keine relevanten Sachverhalte übersehen werden Wiederverwendung von Teilmodellen im Soll-Konzept
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Soll-Geschäftsprozesse
Die Modellierung von Soll-Prozessen zeigt das grundsätzliche Optimierungspotential auf: Entwicklung von verbesserten Prozessmodellen Soll-Modellierung baut auf den Ist-Modellen und der Schwachstellenanalyse auf Anforderungen an Soll-Prozesse:
Erlössteigerung bzw. Kostensenkung Durchlaufzeitverkürzung bzw. erhöhte Kapazität Allgemeine Qualitätssteigerung Erhöhte Preistransparenz für den Kunden Schnellere Reaktion auf Marktentwicklungen (Flexibilität)
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Optimierungsmöglichkeiten
Das aktive Auseinandersetzen mit Prozessen mündet somit in der Prozessoptimierung.
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Prozess identifizieren Kunde identifizieren
Bestehenden Prozess beschreiben
Nicht wertschöpfende Aktivitäten identifizieren und entfernen; wertschöpfende Aktivitäten stärken
Verbesserter Prozess
Herausforderungen der Modellierung
Es gibt unterschiedliche Arten von Herausforderungen, die im Vorfeld oder während der Modellierung auftauchen können: Anzahl und Vielfalt von
Anwendungen zur Prozessmodellierung (Gründe/Ziele) Modellierungsmethoden (BMPN, EPK, etc.) Modellerstellern (Prozessverantwortlicher, GF, IT, etc.) Modellnutzern (oft viele Beteiligte)
Kein quasi-Standard vorhanden Unterschiedliche Modellierungen und Nutzergruppen
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Grundlagen Prozessmodellierung
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Unterschiedliche Modellierungstechniken:
EPK (Ereignisgesteuerte Prozesskette) BPMN (Business Process Modeling Notation) Petrinetze Ablaufdiagramme (Flow Charts) Struktogramme PICTURE
Gegenüberstellung EPK > BPMN
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EPK: Ereignisgesteuerte Prozesskette
EPK
Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPKs) sind das Werkzeug für die Analyse und Beschreibung von Geschäftsprozessen und diente ursprünglich der besseren Dokumentationsmöglichkeit. Sie dient zur grafischen Beschreibung komplexer Prozesse, in dem der logische Tätigkeitsfluss durch eine Folge von Funktionen und Ereignissen sowie logischen Operatoren beschrieben wird. Sie ist ein zentraler Bestandteil des SAP-Systems, was ein sehr wichtiger Faktor für ihre schnelle Verbreitung war. Die EPK ist auf der Ebene des Fachkonzeptes als semantisches Prozessmodell der Steuerungsebene zur Beschreibung der fachlichen Inhalte zugeordnet.
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EPK-Basiselemente
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Beispielhafter Prozess
Der Dienstreiseantrag
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Beispielhafter Prozess (EPK)
Der Dienstreiseantrag
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Verwendete Software: http://www.bicdesign-free.com/webedition/info_de.html
Vorteile und Nachteile
Vorteile Die EPK ist anwendungsübergreifend. Sie ist mächtig und umfassend. Es stehen viele Konstrukte zur Verfügung, um diverse Aspekte von Prozessen darzustellen. Sie enthält Konstrukte sowohl für organisatorische als auch für informationstechnische Aspekte. Sie erlaubt eine durchgängige Betrachtung von Prozessen (betriebswirtschaftlich sowie informationstechnisch). Sie lässt sich mit wichtigen Notationen anderer Sichten kombinieren. Sie ist auch für Nicht-IT-Fachleute verständlich. Sie ist in der Praxis weit verbreitet.
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Vorteile und Nachteile
Nachteile Die Nutzer müssen sich aus der Vielfalt der Konstrukte die für sie geeigneten auswählen und Modellierungskonventionen für ihren Anwendungsbereich definieren. Sollen vorhandene Modelle für weitere Anwendungsbereiche genutzt werden, wie z.B. für Workflow Management oder Simulation, so müssen diese Modelle u.U. grundsätzlich überarbeitet werden. Hier bieten andere Notationen Vorteile. Auch wenn die Grundkonstrukte der EPK schnell erklärt und leicht zu verstehen sind, ist für die Erstellung aussagekräftiger und nützlicher EPK-Modelle dennoch ein nicht unbeträchtlicher Schulungs- und Einarbeitungsaufwand erforderlich.
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5 Tipps für den Einstieg
1. Im Bereich der fachlich orientierten Geschäftsprozessmodellierung wird häufig die Notation der EPK eingesetzt.
2. Die Verbreitung erfolgte insbesondere durch das Modellierungs-werkzeug ARIS und im Umfeld der SAP-Einführung.
3. Es handelt sich bei der EPK nicht um einen Standard, daher ist die Unterstützung durch Modellierungstools anderer Hersteller eher gering.
4. Ereignisgesteuerte Prozessketten eignen sich sehr gut für die Beschreibung standardisierter Abläufe. Sie sind daher nicht geeignet für Abläufe, deren mögliche Wege nur unzureichend vorherbestimmbar sind oder komplexe bzw. kreative Tätigkeiten umfassen.
5. Eine Schulung sollte in jedem Fall in Erwägung gezogen werden.
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BPMN: Business Process Modeling Notation
BPMN
BPMN ist eine Visualisierungsmethode für Fachabteilung und IT-Abteilung Bessere Durchgängigkeit von fachlichen Prozessen. Hierbei modelliert zunächst die Fachseite ihre Abläufe. Diese fachlichen Modelle werden anschließend von IT-Experten verfeinert und um die notwendigen technischen Details ergänzt. Einfache BPMN-Diagramme bestehen aus Start- und End-Ereignis, durch Pfeile verbundene Aktivitäten sowie als Rauten dargestellten Verzweigungen, sogenannte Gateways. Die Zuordnung zu verschiedenen Abteilungen oder Rollen erfolgt durch die Anordnung der Aktivitäten in zumeist horizontalen Bahnen. Ein solches Diagramm lässt sich ohne weitergehende Erläuterungen verstehen.
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BPMN-Basiselemente
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Beispielhafter Prozess
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Der Dienstreiseantrag
Beispielhafter Prozess
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Der Dienstreiseantrag
Verwendete Software: http://www.bicdesign-free.com/webedition/info_de.html
Vorteile und Nachteile
Vorteile Einfache Erkennbarkeit in der Grundstruktur, bei Bedarf aber auch ausreichende Detaillierung Optimale Verbindung zwischen Geschäftsprozessen und IT Besonders gut geeignet für größere Projektteams Standardisierung durch Object Management Group (OMG)
Nachteile Komplexität Schwieriger zu erlernen Ausführungsnähe Viele fachspezifische Aspekte nicht berücksichtigt
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5 Tipps für den Einstieg
1. BPMN umfasst eine Vielzahl von zum Teil auch eher technisch ausgerichteten Symbolen, die es einzugrenzen gilt.
2. BPMN-spezifische Konstrukte, wie etwa verschiedene Typen von Ereignissen, der Nachrichtenaustausch zwischen Geschäftspartnern oder die Darstellung von Ausnahmeprozessen, können auch für die fachliche Modellierung nützlich sein.
3. BPMN ist ein Standard. Die in der Spezifikation festgelegte Bedeutung der Symbole sollte eingehalten werden.
4. Die BPMN dient in erster Linie zur Modellierung der Ablauflogik. Die Verbindung mit anderen relevanten Aspekten, wie zum Beispiel Aufbauorganisation, Datenmodellen oder Systemlandschaft ist zwar möglich, aber nicht Bestandteil des Standards.
5. Eine Schulung sollte in jedem Fall in Erwägung gezogen werden.
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Exkurs: Reifegradmodelle
Reifegradmodelle beschreiben ... ... einen evolutionären Pfad ... der die Prozessreife einer Organisation ... unter Priorisierung von Verbesserungsaktivitäten ... in Stufen steigert.
Sie sind somit ein Stufenmodell für die Durchführung der wichtigsten Aktivitäten zur Beurteilung der Qualität und der systematischen Verbesserung von Prozessen. Reifegraden helfen einer Organisation, sich schrittweise von schwach oder widersprüchlich definierten hin zu integrierten und wertorientierten (Teil-) Prozessen zu entwickeln.
Was sind Reifegradmodelle?
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CMM - Capability Maturity Model
Reifegrade
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1 • Initial
2 • Repeatable
3 • Defined
4 • Managed
5 • Optimizing
BPMM - Reifegradstufen
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Stufe 5 optimierend Innovationsmanagement
Stufe 4 vorhersehbar Potentialmanagement
Stufe 3 standardisiert Prozessmanagement
Stufe 2 organisiert Bereichsmanagement
Stufe 1 Anfänglich Ad-hoc-management
Wiederholbares Verfahren
Standardisierte Verfahren
Quantitativ Organisierte
Verfahren
Fortlaufend Verbesserte Verfahren
Optimierungspotentiale
Kontinuierliches Prozessmanagement
Für die KMU und Handwerksunternehmen entstehen die größten Potentiale darin, mit dem Wissen der eigenen vorhandenen Geschäftsprozesse sinnvolle automatische und standardisierte eBusiness-Lösungen zu implementieren
Dabei kann an die Best-Practice Lösungen der Industrie angeknüpft werden, was den Vorteil von kostengünstigen und erprobten IT-Lösungen bietet
Je nach Größe des Unternehmens/Betriebs ist der Aufwand und Nutzen langfristig abzuwägen
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Sicherer & optimierter Geschäftsprozess
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Grundlagen – Applikationsauswahl
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http://www.bpm-bestenliste.de
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Vielen Dank! Dennis Schmidt BF/M-Bayreuth Friedrich-von-Schiller-Straße 2a 95444 Bayreuth Tel.: +49 (0) 921 530397-19 E-Mail: [email protected]