model_manuel des procedures et organisation comptable.pdf

Manuel

des procdures

et de

lorganisation comptables

Elabor par

M. ..

Socit ..

Socit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -*-*- Manuel des procdures et de lorganisation comptables Applicable depuis . . . . . . . .

Adresse :

Prambule -*-*-*-

Le Dahir N 1-92-138 du 30 Joumada II 1413 (25/12/1992) portant promulgation

de la Loi 9-88 relative aux obligations comptables des commerants stipule dans

son article 4 que : (modifi par l'article 1er de la loi n 44-03 promulgue par le dahir n 1-05-211 du 14 fvrier 2006 ; B.O. n 5404 du 16 mars 2006, cette modification prend effet

compter du premier exercice comptable ouvert aprs la date de publication de la loi n 44-03) :

" Les personnes assujetties la prsente loi dont le chiffre d'affaires annuel est

suprieur dix millions de dirhams (10 000 000 DH) doivent tablir un manuel

qui a pour objet de dcrire l'organisation comptable de leur entreprise."

Par ailleurs, le Code Gnral de Normalisation comptable (C.G.N.C.) prvoit parmi

les livres et autres supports comptables, un manuel dcrivant les procdures et

l'organisation comptable lorsqu'il est ncessaire la comprhension du systme

de traitement et la ralisation des contrles.

Lobjectif de ce manuel est, donc, de :

rpondre lobligation lgale prvue par larticle 4 prcit,

constituer pour lentreprise une opportunit danalyser sa gestion comptable afin de

permettre la comprhension du systme de traitement des informations et son contrle.

Ce document doit tre conserv aussi longtemps quest exige la prsentation des

documents comptables auxquels il se rapporte.

Toutes les modifications qui pourraient intervenir dans lorganisation comptable

initialement dcrite devront faire lobjet dun avenant annex au prsent document,

prcisant de manire claire la date des nouvelles applications et les nouveaux principes

retenus.

Les descriptions qui suivent sont applicables depuis le :

01 janvier . .

Le document est tenu et mis jour sous la responsabilit de :

Mr / Mme : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Fonction . : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Depuis le. : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


Adresse :

Sommaire dtaill

Rubrique NS NA

0. - Prsentation

01. - Informations gnrales

011. - Fiche signaltique

012. - Conseil dadministration

013. Principaux actionnaires \ associs

014. - Principaux responsables

015. - Intervenants extrieurs

016. - Relations bancaires

02. - Informations fiscales

021. - Impts directs

022. - Taxes sur le chiffre daffaires

023. - PSN sur terrains non btis

024. - Avantages du code dinvestissement

03. - Informations sociales

031. - Nombre de salaris

032. - Charges sociales sur les salaires

04. - Adresses utiles

05. - Organigramme gnral de lentreprise

1. - Description des moyens mis en uvre

11. - Personnel

111. - Liaison des services comptables avec les autres services

112. - Organigramme du service comptable

113. - Fiche de fonction du chef comptable et financier

12. - Systme comptable

121. - Systmes comptables

122. - Informatique

1221. - Matriel informatique

1222. - Logiciel comptable

1223. - Sauvegarde des fichiers

13. - Scurits

131. - Accs et protection des locaux

132. - Contrle du fonctionnement des matriels de traitement

Rubrique (suite 1) NS NA


Adresse :

2. - Documents de la comptabilit

21. - Plan comptable

22. - Journaux

23. - Grands livres

24. - Balances

25. - Registres lgaux

3. - Traitement des pices : Exploitation, saisie et classement

31. - Registres du courrier

32. - Ventes

321. - Facturation et contrle

322. Avoirs

323. - Enregistrement

324. - Recouvrement

3241. - Encaissements

3242. - Effets recevoir

325. - Relances et contentieux

326. - Mthodes dvaluation

3261. - Evaluation des crances en monnaies trangres

3262. - Evaluation des provisions pour crances douteuses

327. - Classements et archivage

33. - Achats - principes gnraux

330. - Principes gnraux

331. - Factures et contrles

332. - Litiges et avoirs

333. - Enregistrements

334. - Rglements

3341. - Paiements

3342. - Analyses des comptes fournisseurs

3343. - Effets payer

335. - Mthodes dvaluation

Evaluation des dettes en monnaies trangres

336. - Immobilisations

3361. - Traitement des immobilisations

3362.- Amortissements des immobilisations


Adresse :

Rubrique (suite 2) NS NA

34. Trsorerie

341. - Banque

3411. - Recettes

3412. - Dpenses

342. - Caisse

3421. - Organisation

3422. - Caisse

35. - Oprations diverses

351. - Paie et charges sociales

352. - Impts et taxes

353. - Provisions

354. - Autres critures dinventaire

355. - Inventaire des stocks.

36. - Classement rcapitulation

4. Annexes

41. - Liste des lments modifis

42. Textes

NS = Non significatif NA = Non applicable


Adresse :

0. - Prsentation


Adresse :

Sujet trait : Prsentation Rfrence : 0

01. - Informations gnrales :

011. - Fiche signaltique

- Dnomination. . . . . . . .

: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- Forme juridique. . . . . . . : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- Capital social . . . . . . . . : . . . . . . . . . . . Dh divis en . . . . . . . . actions/parts de . . . . Dh chacune

- Sige social. . . . . . . . . . : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- Adresse commerciale . . : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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- Objet social. . . . . . . . . . Activit principale :

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Activit accessoire :

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- Exercice social . . . . . . . du . . . . . . . . . . . . . . au . . . . . . . . . . . . .

- Date de cration . . . . . . : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- Registre de commerce. . :N . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - ( . . )

- Identification T.V.A . . . :N . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - ( . . )

- Identification fiscale . . . :N . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - ( . . )

- Article patente/sige . . . :N . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - ( . . )

- Article patente/autres. :N . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fax - ( . . )

- Affiliation la C.N.S.S :N . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . E.Mail

- Importateur. . . . . . . . . N : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


Adresse :

012. - Principaux actionnaires \ associs :

Noms Nombre dactions/parts %

* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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013. - Conseil dadministration :

* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

014. - Principaux responsables :

Noms Fonctions

* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . .

* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . .

* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


Adresse :

. . . . .

* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . .

* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . .

* M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . .

014. - Intervenants extrieurs :

Nom, prnom Profession Tlphone

- M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Expert comptable (. . ) . . - . . - . .

- M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Commissaire aux comptes (. . ) . . - . . - . .

- M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conseiller juridique (. . ) . . - . . - . .

- M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Notaire (. . ) . . - . . - . .

- M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mdecin (. . ) . . - . . - . .

- M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Avocat (. . ) . . - . . - . .

- M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Assureur (. . ) . . - . . - . .

- M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (. . ) . . - . . - . .

015. - Relations bancaires :

Nom banque Adresse de lagence N tlphone

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

02. - Informations fiscales :

021. - Impts directs :

Rgime fiscal . . . . . . . . . . . . . . . . :

022. - Taxe sur le chiffre daffaires :

Rgime . . . . . . . : Encaissements/Dbits Dclaration au Mois/trimestriel

Taux appliqus . : - 0 % : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10% : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- 14% : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- 20 % : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .

Dduction de la TVA sur achats de biens et services pour :


Adresse :

- des produits taxables . . . . . . . . . = 100%

- des produits non taxables . . . . . . = 0%

- des produits communs . . . . . . . . = prorata

023. Avantages code d'investissement : Zone . . .

* Dossiers agres :

Rfrences Date Objet

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

.

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

* Les avantages fiscaux dont bnficie lentreprise :

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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03. - Informations sociales :

031. Nombre de salaris : . . . . . . . . . . . dont :

- Permanents : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - Saisonniers . : . . . . . . . . . . . . . . . . . .

032. Charges sociales sur salaires :

Nature priodicit/dclaration organisme

- Prestation sociales . . . . . . . . . .

- Caisse de retraite . . . . . . . . . . .

- Assurance de groupe : mutuelle

- Accident du travail. . . . . . . . . .

- R.C . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

mensuelle

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

trimestrielle/annuelle

trimestrielle/annuelle

. . . . . . . . . . . . . . .

C.N.S.S.

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. . . . . . . . . . . . . . . . .

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04. - Adresses utiles :

Organisme Adresse

Sous direction rgionale des impts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


Adresse :

Subdivision dassiette des impts . . . .

Perception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dlgation rgionale de la CNSS . . . .

Dlgation rgionale de lemploi . . . .

Caisse de retraite. . . . . . . . . . . . . . . . .

Assurance de groupe (mutuelle) . . . . .

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05. - Organigramme gnral de lentreprise

Modle indicatif


Adresse :


Adresse :

1. - Description des moyens

mis en uvre


Adresse :

Sujet trait : Personnel Rfrence : 11

111.- Liaisons du service comptable avec les autres services

Achats

Ventes Informatique

Service

Administration de la comptabilit Statistiques et tudes

gnrale

Comptabilit analytique Contrle de gestion

ou budgtaire

Audit interne

112.- Organigramme du service comptable

Modle indicatif

Chef du service

Secrtaire comptable

Section - Clients Section Fournisseurs

Section - Trsorerie

113.- Fiche de fonction du chef comptable & financier :


Adresse :

Etablissement et actualisation du plan comptable de lentreprise

Planification des travaux comptables durant lexercice.

Supervision de tous les travaux comptables et financiers du service.

Supervision de limputation comptable (contrle des excutants)

Contrle et validation des saisies informatiques.

Contrle et validation de la force probante des factures dachat des biens et services.

Prparation des travaux de fin dexercice et enregistrement des critures dinventaire.

Etablissement de situations comptables priodiques y compris les tats de synthse.

Contrle inopin de la caisse.

Etablissement et supervision des dclarations fiscales. Contrle du respect des dates de dpt de

ces documents.

Relation avec ladministration fiscale.

Participation et tablissement des plans de financement court, moyen et long terme.

Gestion des dossiers de crdit et contrle du respect des conditions convenues avec les organismes

financiers.

Prparation du tableau de bord.

Supervision et contrle des tats de rapprochements bancaires.

Liaison permanente et troite avec les autres dpartements de lentreprise pour la mise en place

dune procdure permettant une meilleure information comptable.

Tenue des fichiers des immobilisations.

Tenue et mise jour des livres lgaux.

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Sujet trait : Systmes comptables Rfrence : 12


Adresse :

121.- Systmes comptables :

1.- Comptabilit gnrale :

12.2.- Facturation :

3.- Paie :

4.- Autres applications :

Sujet trait : Informatique Rfrence : 122


Adresse :

1221. - Matriel informatique :

Dsignation Caractristiques Configuration Liste des applications

Rf.,

Capacit, systme

dexploitation

liste des principaux

priphriques, cran,

vitesse/imprimante,

taille/cran, lecteurs

disques/disquettes

(produisant des supports

comptables)

Limitation daccs au matriel :

1222. - Logiciels comptables :

Dsignation du logiciel : (une fiche par logiciel)


Adresse :

Description rsume du programme :

Scurit daccs lutilisation :

Scurit daccs la programmation :

Chanes de traitement :

Documentation :

Dtention du programme source ?

(Voir Procdures de traitement du C.G.N.C. en annexe)

1223. - Sauvegarde des fichiers :

Rsum de lorganisation des sauvegardes :


Adresse :

Premire sauvegarde Deuxime sauvegarde Troisime sauvegarde

Fichiers Frquence Lieu de

conservation

Frquence Lieu de

conservation

Frquence Lieu de

conservation

Nom de la personne responsable de la sauvegarde :

Registre des sauvegardes :

(Date, heure, nature de la sauvegarde, nom de la personne layant effectu)

Sujet trait : Scurits Rfrence : 13

131. - Accs et protection des locaux :


Adresse :

1311. - Accs aux locaux :

- Comptables et administratifs :

- Informatiques :

- Archives :

1312- Protection des locaux :

- Comptables et administratifs :

- Informatiques :

- Archives :

132. - Contrle du fonctionnement des matriel de traitement :

Scurits daccs aux matriels et aux logiciels :


Adresse :

Planning des travaux : (temps rel/Batch)

Maintenance des matriels : (Rf. du contrat et conditions)

Procdures de Back-up (ordinateur de secours) :

(Rfrences des procdures ou description)


Adresse :

2. - Documents de la

comptabilit

Sujet trait : Plan comptable Rfrence : 21

Le plan comptable annex cette fiche est sous la responsabilit de :


Adresse :

Il peut tre modifi par :

avec laccord de :

Sujet trait : Liste et trac des journaux Rfrence : 22

Liste des journaux

Code

journal

Systme

(Manuel/Auto)

Nom

de lintervenant

- Journaux des achats :

. Journal dachats de . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . .


Adresse :

. Journal dachats de . . . . . . . . . . . . . . . .

. Journal dachats par . . . . . . . . . . . . . . .

. Journal des avoirs sur achats. . . . . . . . .

- Journal des effets payer :

- Journaux de ventes :

. Journal des ventes de. . . . . . . . . . . . . . .



. Journal des avoirs sur achats. . . . . . . . .

- Journal des effets recevoir :

- Journaux des Banques :

(un journal par compte bancaire ouvert)

. Journal banque : . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. Journal banque : . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. Journal banque : . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. Journal banque : . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. Journal banque : . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. Journal banque : . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- Journaux des caisses :

. Journal de Caisse Principale

. Journal de Caisse - . . . . . . . . . . . . . . . . .

. Journal de Caisse - . . . . . . . . . . . . . . . . .

- Journal des A nouveau (journal douverture)

- Journal des oprations diverses

- Journal de clture

- Journal gnral

Trac des journaux :

On trouvera en annexe cette fiche la copie des principaux journaux avec lindication de lutilisation

des principales zones prvues pour recevoir les dates, libells, N et montants des critures.

Sujet trait : Liste des grands livres Rfrence : 23

Liste des grands livres :

C.G.N.C. : Le grand livre form de lensemble des comptes individuels et collectifs qui

permet le suivi de ces comptes. Chaque compte fait apparatre distinctement le solde au dbut

de lexercice, le cumul des mouvements (dbit) et celui des mouvements (crdit) depuis le dbut de lexercice (non compris le solde initial), ainsi que le solde en fin dexercice .


Adresse :

- Il est dit :

* le grand livre gnral des comptes comprenant les comptes collectifs des tiers,

* le grand livre des clients,

* le grand livre des fournisseurs

* le grand livre des autres tiers :

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- En labsence de comptes collectifs des tiers, il est dit un grand livre dtaillant tous les

comptes, aussi bien les comptes gnraux que les comptes des tiers.

Trac des grands livres :

On trouvera en annexe cette fiche la copie dun compte de chaque grand livre avec lindication

de lutilisation des principales zones prvues pour recevoir les dates, libells, N et montants des

critures.

Sujet trait : Liste des balances Rfrence : 24

Liste des balances et frquence dtablissement :

C.G.N.C. : Ltat rcapitulatif faisant apparatre, pour chaque compte, le solde dbiteur ou le solde crditeur au dbut de lexercice, le cumul des mouvements dbiteurs et le cumul des

mouvements crditeur depuis le dbut de lexercice, le solde dbiteur et le solde crditeur

constitus en fin de priode, forme la Balance .

- Il est dit une seule balance gnrale reprenant les A nouveau et tous les comptes


Adresse :

mouvements de la priode.

Trac des balances :

On trouvera en annexe cette fiche la copie dun feuillet de balance avec lindication des

diffrentes zones relatives aux dates, N et libells des comptes, masses et soldes.

Sujet trait : Registres lgaux :

comptables et professionnels

Rfrence : 25

Livre journal :

Les livres journaux successifs ont t cots et paraphs le :

N ordre Date Lieu N paraphe

1


Adresse :

2

3

Livre dinventaire :

Les livres dinventaire successifs ont t cots et paraphs le :


1

2

3

Livre de paie :

Les livres de paie successifs ont t cots et paraphs le :

(ou rfrences de la dispense dlivre par linspection du travail)


1

2

3

Registres sociaux et professionnels :

Intitul Date Lieu N paraphe Responsable

- Cong pay

-

-


Adresse :

3. - Traitement des pices,

exploitation, saisie et

classement

Sujet trait : Le courrier Rfrence : 31

Courrier reu : (modle en annexe)

Lensemble du courrier est remis obligatoirement M. . . . . . . . . . . . . . . . qui le remet sa

secrtaire pour dpouillement.

Au fur et mesure du dpouillement :

Le courrier est appos dun Dateur - numrateur,

La date de rception et le N dordre sont reports sur le registre du Courrier Reu dont

modle est en annexe.

Puis, le courrier intressant le service comptable lui est remis aprs classement par nature, dans


Adresse :

des chemises, contre dcharge :

Rglement des clients : chques, traites, ... etc).

Demandes de prix, de documentations ... etc.

Documents manant des banques.

Factures, relevs des fournisseurs et effets lacceptation, offres de services, ... etc.

Les factures et les avoirs sont apposs des mentions suivantes :

- Original sur le premier exemplaire.

- Double ou Duplicata sur tous les autres exemplaires.

Documents manant de ladministration fiscale et organismes sociaux

Divers.

Courrier expdi : (modle en annexe)

Le secrtariat assure la saisie, sous traitement de texte, de tout le courrier :

Juridique,

Comptable.

Tout le courrier porte les rfrences dexpdition, savoir :

Le N dordre : la mme srie pour tout le courrier.

Les initiales du rdacteur.

Les initiales de la secrtaire.

Les rfrences du courrier expdi sont portes sur le registre du Courrier expdi dont le

modle est en annexe. Pour le courrier expdi en rponse un courrier reu, les mmes rfrences

sont portes sur le registre du Courrier reu sur la ligne du courrier en question.

Le courrier est remis au rdacteur pour signature. Ce dernier appose son Visa sur le registre du

Courrier expdi pour accord.

Le secrtariat assure la mise sous enveloppe , laffranchissement et les envois . Il tient une

fiche des mouvements quotidiens des timbres postaux.

Le courrier expdi est archiv, ensuite, tel quil suit :

Une copie est class dans le dossier du destinataire (Clients, fournisseur, CNSS, Impts, ... etc).

Une copie est classe dans classeur appel Courrier expdi selon le N dordre.

La squence numrique (N dordre) est vrifie chaque jour pour assurer une recherche rapide des

exemplaires manquants.

Sujet trait : Ventes - Clients Rfrence : 32

1- Les circuits dinformation


Adresse :

Modle indicatif

Service commercial Magasin Facturation

Bons de commande Bons de livraison Facture

Bons de rception (administration)

Stock des produits finis

Service Comptabilit

Trsorerie Service du contentieux

Avis de rglement et dimpays Avis dimpays

N.B. : Le circuit dinformation relatif la trsorerie suppose lexistence dun service financier

2.- Fiche de fonction :

Tches M. M. M. M.

Contrle des factures de vente avec B.C et B.L.

Contrle des factures davoirs et des ristournes

Enregistrement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Gestion des comptes - Clients :

- Suivi des encaissements . . . . . . . . . .

- Analyse des comptes Clients . . . . . .

- Effets recevoir . . . . . . . . . . . . . . . .

Suivi de ltat des impayes, relance ou

transmission du dossier au service

Contentieux

Travaux de fin de priode, valuation :. . . . . . .

- des crances en monnaies trangres.

- des provisions / crances douteuses .

Classement et archivage. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Sujet trait : Ventes - Facturation et contrle Rfrence : 321

Les factures sont tablies partir des bons de livraison en attente de facturation selon un procd

(manuel) / (informatique)


Adresse :

Les factures sont prnumrotes (article 37 Loi 30-85 relative la TVA).

Les factures sont mises en . . . . . . exemplaires.

N ou couleur des exemplaires Destinataires

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La date de la facture est systmatique celle (du jour dexpdition) / (du jour dmission de la

facture).

Le bon de livraison en attente de facturation (N ou couleur) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . est

joint lexemplaire . . . . . . . . . . . . . . . . . de la facture et sil y a lieu le Bon de commande et le

Bon de rception, lensemble tant class en attente (denregistrement) / (dencaissement) par

ordre

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Contrles :

Contrle arithmtique des factures

Calcul de la T.V.A.

Concordance de la facture avec le B.C., le B.L., et le B.R

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Sujet trait : Ventes : Avoirs

Rfrence : 322

1- Cration dun avoir :

Les avoirs sont crs et enregistrs selon des principes similaires aux factures avec rapprochement

des bons de retour en cas de retour de marchandises.


Adresse :

La dcision dmettre un avoir est prise par :

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Elle est matrialise au moyen de :

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N/couleur des exemplaires Destinataire

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2- Remboursement des avoirs :

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3- Procdure de suivi ou de recensement des chevauchements :

Avoirs ns ou certains - non mis :

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Avoirs mis avant retour des marchandises :

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Les commissions verser ou recevoir sont suivies par M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Sujet trait : Ventes - Enregistrement : Rfrence : 323

Systme manuel :

Les Factures et les Avoirs sont enregistrs en comptabilit partir de lexemplaire. . . . . . . . . . . .

Aprs enregistrement, la facture ou lavoir reoivent la mention. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


Adresse :

Les factures et les avoirs enregistrs en comptabilit sont classes (dfinitivement)/(en attente

dencaissement ou de remboursement) selon le mode suivant :

. ordre numrique,

. ordre chronologique,

. ordre alphabtique des noms des clients.

Systme de facturation automatise :

Le journal de vente est gnr automatiquement par la facturation et fait lobjet dune dition tous

les (frquences) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Journal des ventes :

Voir le trac du journal en annexe.

Les avoirs sont enregistrs au journal (des avoirs) / (des ventes) selon les schma indiqu en

annexe de la fiche 22 du prsent manuel.

Procdure de suivi ou de recensement des chevauchements :

Description des moyens de la mise en vidence :

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- Ventes livres non factures : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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- Ventes factures non livres : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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- Les chevauchements existants la date de clture de lexercice donnent lieu ltablissement dun

tat appuy des pices justificatives adress au chef comptable pour les travaux dinventaire.

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Sujet trait : Ventes - Recouvrement : Rfrence : 324

3241.- Encaissements :

Encaissements reus dans les dlais :

Ds rception de lencaissement ou de lavis dencaissement par la banque, il en est fait mention

sur la facture en attente dencaissement :


Adresse :

- Date :

- Rfrences :

- Mode de rglement :

Puis, la facture est classe dfinitivement selon le mode suivant :

. ordre numrique,

. ordre chronologique,

. ordre alphabtique des noms des clients.

Pour le traitement des encaissements, se reporter au chapitre 34 - TRESORERIE du prsent

Manuel.

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Analyse des comptes clients :

- Priodicit :

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- Procdure (manuelle) / (automatique)

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- Description de la procdure danalyse :

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3242.- Effets recevoir : Rfrence : 324 - (suite)

1- Utilisation : (Procdure de cration)

Lentreprise (nutilise pas dinstruments de rglement diffr) / utilise les instruments de

recouvrement diffrs suivants, mis par :

elle-mme - la lettre de change

ses clients - le billet ordre


Adresse :

Le suivi et la mise jour de lchancier sont assurs par M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2- Comptabilisation :

. Lentreprise comptabilise / ne comptabilise pas les effets recevoir.

. Les effets recevoir sont comptabiliss dans les comptes 3425 appropris par la contrepartie des

comptes clients.

. Ils son solds :

par le compte 51131- Effets chus encaisser

par le compte 51132- Effets lencaissement

par le compte 514/554- Banque

. Le dtail du compte deffets recevoir est rapproch de linventaire :

par . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

priodicit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3- Effets en attente de remise en banque :

Les effets sont classs (par chance)

(par client)

(par. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

)

4- Effets escompts non chus :

(Description de la procdure de recensement et de suivi des effets escompts non chus)

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Le relev est fait sous la responsabilit de M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Sujet trait : Ventes : Relances & Contentieux

Rfrence : 325

1- Relance :

Les factures non encaisses dans les dlais prvus sont dtectes au moyen de :

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Il est procd . . . . relance(s) avant remise au contentieux.

Critres et frquence de dclenchement des relances :

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Adresse :

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Les relances effectues sont mentionnes et matrialises au moyen de :

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2- Contentieux :

Le recouvrement des crances impayes malgr . . . . relances est assur par

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Un dossier est ouvert pour chaque contentieux selon les principes suivants :

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3- Assurances : (Risques clients)

N Client Cie dassurance Nom/Adresse-Agent Domaine du contrat Maroc/Etranger

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4- Suivi des litiges :

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Sujet trait : Ventes : Mthodes dvaluation

Rfrence : 326

3261. - Evaluation des crances en monnaie trangre :


Adresse :

* Mode dvaluation retenu :

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* Dtermination de la provision :

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* Schma de comptabilisation :

- Ecarts de conversion :

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- Provision pour risques et charges financiers

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* Traitement fiscal :

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3262. - Evaluation des provisions pour crances douteuses :

* Mode dvaluation retenu : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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* Dtermination de la provision :

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* Schma de comptabilisation :

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* Traitement fiscal :

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Sujet trait : Ventes : Classement & Archivage

Rfrence : 327

Les exemplaires de factures ou davoirs sur ventes restant dans lentreprise sont classs

dfinitivement selon les modalits suivantes :


Adresse :

Destinataires

Mode de classement

(1)

Avoirs spars des

factures

Priodicit du

classement

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(1) - Chrono/N - Chrono/date - Alpha/N client

Les factures ou avoirs sur ventes sont archivs ( la date de clture de chaque exercice) / (au 1er

janvier de chaque anne).

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La correspondance entretenue avec les clients est (dtruite) / (conserve dans le classement

chronologique courrier) / (conserve dans le dossier client)

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Sujet trait : Achats - Fournisseurs

Rfrence : 33

1. Les circuits dinformation


Adresse :

Sce approvisionnement Magasin Trsorerie

Bons de commande Bons de rception/retour Rglement

Factures/avoirs Stock de matires et

fournitures

Service Comptabilit

N.B. : Le circuit dinformation relatif la trsorerie suppose lexistence dun service financier

2.- Fiche de fonction :

Tches M. M. M. M.

Contrle factures dachat avec BC, BL et BR

Contrle des factures davoirs et bons de retour

Enregistrement / Imputation . . . . . . . . . . . . . . .

Gestion des comptes - Fournisseurs :

- Suivi des paiements . . . . . . . . . . . . . . . . .

- Analyse des comptes fournisseurs . . . . . .

- Effets payer . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Gestion des comptes - Autres cranciers

Travaux de fin de priode :

- Evaluation / dettes en monnaie trangre

Classement et Archivage. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Traitement des immobilisations. . . . . . . . . . . . .

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Adresse :

Sujet trait : ACHATS - Principes gnraux

Rfrence : 330

La procdure des achats est la mme pour les postes suivantes :

- Marchandises

- Matires premires

- Autres approvisionnements

- Services extrieurs

- Autres services extrieurs

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- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

La procdure des achats de frais gnraux concerne les postes suivants :

- Autres approvisionnements

- Services extrieurs

- Autres services extrieurs

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Rfrence : 331


Adresse :

Sujet trait : Achats : Factures et Contrle

Rception et contrle des factures :

Les factures dachats sont systmatiquement contrles par . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . sur

les points suivants : - Visa de contrle du service dapprovisionnement.

- La force probante des factures (voir mentions obligatoires en annexe).

- Chiffrage et contrle de la TVA.

- Les conditions de paiement.

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- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Les factures sont rapproches des bons de livraisons ou rception qui leur sont joints aprs

contrle.

Les contrles sont matrialiss par :

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Classement des factures :

Les factures en attente denregistrement sont classes selon le principe suivant :

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Adresse :

Sujet trait : ACHATS : Litiges et Avoirs

Rfrence : 332

Les litiges avec les fournisseurs sont suivis par :

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en sa qualit de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Les factures litigieuses (sont) / (ne sont pas ) enregistres et font lobjet dun classement

spcifique. :

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Les avoirs reus sont rapprochs du dossier des attentes davoirs pour contrle des lments

suivants :

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Surveillance du remboursement des avoirs reus :

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