modul 5 process change management 2012
TRANSCRIPT
Kementerian Komunikasi dan Informatika bekerja sama dengan
Institut Teknologi BandungInstitut Teknologi Sepuluh November
Universitas Gajah MadaUniversitas Indonesia
KEMKOMINFO
Tim Penyusun Modul BimtekDan Sertifikasi Kompetensi Dasar
Government Chief Information Officer2012
Manajemen Perubahan / Proses
MODUL 5
Nama PembicaraAsal Kelompok KeilmuanAsal FakultasAsal Institusi Alamat email pembicara
KEMKOMINFO
Tujuan Pembelajaran
Menjelaskan peran dan pentingya TIK dalam kehidupan manusia modern dan organisasi.
Menjelaskan perlunya perubahan ke arah penggunaan TIK untuk mengikuti perkembangan kebutuhan manusia dan organisasi.
Menjelaskan pendekatan yang diperlukan dalam melakukan perubahan.
Memperkenalkan framework untuk melakukan perubahan TI
2
KEMKOMINFO
Regulation and Resources
3
Kimber Spradlin, CISA, CISSP, CPA, 2010
KEMKOMINFO
Masyarakat Berbasis Informasi
Evolusi peradaban manusia: pertanian industri informasi.
Dalam masyarakat yang berbasis informasi, orang
banyak menggunakan waktu untuk berkomunikasi
dan berkolaborasi dalam tim atau kelompok kerja
serta menghasilkan, menggunakan dan
mendistribusikan informasi.
4
KEMKOMINFO
Nilai TIK yang Semakin Meningkat
Perubahan yang demikian cepat pada dekade ini
menjadikan TIK komponen vital yang membantu
organisasi pada target mencapai tujuannya.
TIK menjadi teknologi yang harus dimiliki organisasi
agar dapat menjawab tantangan kebutuhan untuk
melakukan perubahan.
Tantangan -tantangan yang dihadapi al:
Komputasi yang terhubung dengan baik
Organisasi yang terhubung dengan baik
Globalisasi
Menggunakan TIK untuk keunggulan kompetitif
5
KEMKOMINFO
Interaksi Antar Pelaku
6
KEMKOMINFO
Hirarki dalam Organisasi
7
KEMKOMINFO
Peran Teknologi Informasi
Mendukung proses bisnis
Mendukung pengambilan keputusan
Mendukung keunggulan kompetitif
8
KEMKOMINFO
Mengapa Perlu Perubahan?
(Diskusi)
9
KEMKOMINFO
Target Dampak pada Perubahan TI
Semua perubahan harus terkontrol dan terkelola
dengan prosedur yang telah dibuat standar serta
meminimalkan interupsi operasi pada organisasi.
10
KEMKOMINFO
Komponen Perubahan
11
KEMKOMINFO
Perlunya Manajemen Perubahan TI
Tekn ologi (TIK) hanya salah satu komponen pada
perubahan; implementasi perubahan selalu
melibatkan komponen-komponen lain.
Keberhasilan perubahan sering dinilai /
dipersepsikan oleh individu yang terdampak akibat
perubahan itu
Opportunistic – kelompok ini meyakini bahwa perubahan
diperlukan dan berkeinginan untuk mencapai keberhasilan
yang lebih baik dengan melakukan perubahan.
Ritualistic – kelompok ini berpandangan bahwa tidak
diperlukan perubahan, tidak ingin berubah dari status quo
dan akan resisten terhadap perubah anyang
mempengaruhi nilai dan pendapatan mereka atau
kelompoknya.
12
KEMKOMINFO
Manajemen Perubahan TI vs
Manajemen Proyek TI
Proyek TI yang memiliki dampak perubahan yang
signifikan terhadap proses / prosedur yang dilakukan
manusia seharusnya menyertakan manajemen
perubahan TI.
13
KEMKOMINFO
Visi Pimpinan
Pimpinan yang visioner berpandangan jauh ke depan.
Dalam hal penggunaan teknologi, seorang pimpinan
yang visioner memiliki visi tentang penggunaan
teknologi, utamanya TIK.
Mengikuti perkembangan TIK mutlak perlu bagi
seorang pimpinan yang visioner.
Keterbatasan visi (dan pengetahuan mengenai TIK)
pimpinan tidak jarang menghambat absorbsi
penggunaan TIK dalam memberikan layanan yang
lebih baik kepada masyarakat.
14
KEMKOMINFO
General Project Management Approach
Conceptual
Planning
Testing
Implementation
Closure
dimana manajemen perubahan seharusnya
direncanakan dan diimplementasikan?
15
KEMKOMINFO
Siklus Perubahan TI
Establish the case for change
Gain commitment
Plan the change
Implement the change
16
KEMKOMINFO
Gain Commitment
Identifying the scope and impact of the change and
the resources and activates needed to implement it.
Clear communications
Commitment to the change process
Sponsorship who will champion your goals
Know who the stakeholders are and their motivation
Communications to the stakeholders
Good business case?
17
KEMKOMINFO
Plan the Change
The actual processes of change.
Includes the ability of the change sponsor or
champion to drive the change and prevent the
processes from stalling.
Broken the plan into smaller parts
Identified dependencies
Identify risk factors
Focus on contributors
Established success measures
18
KEMKOMINFO
Implement the Change
Do what you said you were going to do.
Do it in a timely manner.
Monitor results objectively.
19
KEMKOMINFO
Yang Harus Dilakukan dalam Melakukan
Perubahan TI
Catat requests for change (RFC)
Buat kategori RFC dan berikan prioritas masing-
masing.
Lakukan asesmen terhadap resource yang
diperlukan dan dampak perubahan tsb.
RFCs harus disetujui tim penasehat perubahan.
Buat jadwal proses perubahan.
Buat rencana back-out.
Lakukan perubahan dan lakukan review terhadap
akibat-akibat perubahan yang dilakukan.
20
KEMKOMINFO
Beberapa Penyebab Kegagalan
Kurang adanya keterlibatan pengguna.
Kurang adanya dukungan manajerial.
Kurang adanya kemampuan SDM.
Kurang adanya sosialisasi tentang perubahan.
21
KEMKOMINFO
Contoh-contoh
Perubahan layanan pembayaran pajak (sebelum
dan sesudah dilakukan integrasi data instansi
pemerintah dengan perbankan)
Bagaimana manajemen perubahan yang harus dilakukan
(dalam hal teknologi, proses, dan SDM nya?
e-KTP:
Bagaimana KTP “lama”: bentuk, teknologi, penggunaan,
teknologi pembuatan, teknologi pendukungnya?
Bagaimana dengan e-KTP?
Bagaimana manajemen perubahan yang harus dilakukan
(dalam hal teknologi, proses, dan SDM nya?
22
KEMKOMINFO
Peran dan Tanggung Jawab
Pimpinan: Memberikan dukungan pada perubahan
dan melakukan monitoring perkembangan proses
perubahan.
Kepala Bagian: Merumuskan proses perubahan.
Staf: Melaksanakan proses perubahan.
23
KEMKOMINFO
Tanggung Jawab CIO (1)
Merumuskan strategi TIK
Meyakinkan bahwa strategi dan solusi TIK selaras dg
kebutuhan pemerintahan
Merumuskan operasi TIK
Meyakinkan bahwa informasi yang diproses dan
didistribusikan adalah akurat, tepat waktu, dan mendukung
operasional organisasi.
24
KEMKOMINFO
Tanggung Jawab CIO (2)
Mengelola Perubahan TIK
Meyakinkan bahwa manusia secara halus bisa beradaptasi
ke suatu perubahan yang dihasilkan oleh penerapan TIK
dalam organisasi
Merumuskan Investasi TIK
Meyakinkan bahwa investasi TIK mempunyai nilai efektif-
biaya (Cost-effective dan nilai balik dalam waktu yang
cepat.
25
KEMKOMINFO
Framework untuk Perubahan TI
Diperlukan framework untuk melaksanakan
perubahan TI agar perubahan dapat berjalan sesuai
prosedur yang telah distandarkan.
Contoh: ITIL (Information Technology Infrastructure
Library) framework.
26
KEMKOMINFO
Tips Melakukan Perubahan TI (1)
Mutlak perlu komitmen manajemen terhadap
perubahan yang akan dilakukan dan komitmen
terhadap proses dalam mencapai perubahan tsb.
Jaga agar perubahan merupakan proses yang
transparan dan selalu ada ruang untuk diskusi.
Pahami alasan-alasan untuk tiap perubahan dan
komunikasikan dengan jelas alasan-alasan ini.
Integrasikan perubahan dalam visi dan strategi
organisasi.
27
KEMKOMINFO
Tips Melakukan Perubahan TI (2)
Identifikasikan hal-hal yang dapat menghambat
proses perubahan.
Perlu ada kemampuan SDM untuk melakukan
perubahan dari awal sampai akhir proses
perubahan.
Lakukan monitoring proses perubahan dan segera
lakukan penanganan bila ada permasalahan yang
timbul.
28
KEMKOMINFO
Tips Melakukan Perubahan TI (3)
persiapkan dan berikan dukungan kepada staf
organisasi dan stakeholder lain terhadap perubahan
yang akan dilakukan.
Libatkan staf dalam proses perubahan dan
mendapat informasi mengenai perubahab yang
terjadi selama proses.
Selama perubahan, momentum perubahan harus
dijaga agar proses perubahan dapat dilakukan
sampai selesai.
Lakukan studi banding ke pihak lain ang pernah
melakukan perubahan serupa untuk mendapat
pelajaran dari pengalaman mereka.
29
KEMKOMINFO
Referensi
ITIL Change Management
(http://www.itlibrary.org/index.php?page=Change_
Management)
The Australian Flexible Learning Framework
(http://industry.flexiblelearning.net.au/guide/7-2-
1_Organisational_change_management_tips.htm)
30
KEMKOMINFO
Akhir dari Modul 5
Terima kasih
Alamat kontak penyelenggara :
Puslitbang Literasi dan Profesi SDM Kominfo
Jln Medan Merdeka Barat 9 Jakarta 10110
Tlp : 021 3856068 Email : [email protected]