Modul Basisversion

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Inhaltsverzeichnis

1 Login und Benutzeroberfläche

2 Profil bearbeiten und Felder vorbelegen

3 Neue Veranstaltung anlegen

4 Import und Export von Veranstaltungen4.1 Veranstaltungen exportieren4.2 Externe CSV-Datei4.3 Veranstaltungen importieren

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Geben Sie login.online-geplant.de in ihren Browser ein, um zu Ihrer Veranstaltungsdatenbank zu gelangen. Tippen Sie dort Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort in die jeweiligen Felder ein und klicken Sie auf „Anmelden“.

Videoanleitung:

Zu den Punkten „Login und Benutzeroberfläche“, „Profil bearbeiten und Felder vorbelegen“ sowie „Neue Veranstaltungen anlegen“ stehen Ihnen separate Schulungsvideos zur Verfügung. Diese könen Sie unter www.gemeindebaukasten.de/onlineplaner-anleitungen abrufen.

1 Login und Benutzeroberfläche 1

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Kalenderansicht

Nach dem Einloggen gelangen Sie auf die Startseite Ihres Onlineplaners, wo Ihnen eine Kalenderansicht mit aktuellen Veranstaltungen angezeigt wird.

Folgende Funktionen stehen Ihnen in der Kalenderansicht zur Verfügung:

♦ Monats-/Wochen- oder Tagesansicht: Hier können Sie das Anzeigeformat des Kalenders wählen. ♦ Vor- und Zurücknavigation: Mit den „Pfeiltasten“ können Sie im Kalender navigieren.

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Listenansicht

Klicken Sie auf Veranstaltungen und wählen im Auswahlmenü den Punkt „Liste“. In der Listenansicht werden Ihnen anschließend Ihre aktuellen Veranstaltungen mit Typ, Titel und Terminen angezeigt. Im Fenster neben „Suche“ können Sie angeben, wie viele Veranstaltungen auf einer Seite angezeigt werden. Mit „Vorher“ oder „Nächster“ (auf der rechten Seite) können Sie die einzelnen Seiten „durchblättern“.

Neue Veranstaltung anlegen Über „Neu“ legen Sie eine neue Veranstaltung an (siehe Punkt 3 „Neue Veranstaltung anlegen“).

Veranstaltungen löschen Zum Löschen einer Veranstaltung klicken Sie auf das „Papierkorb-Symbol“.

Veranstaltungen bearbeiten Zum Bearbeiten einer Veranstaltung klicken Sie auf das „Stift-Symbol“.

Veranstaltungen suchen Wenn Sie eine bestimmte Veranstaltung suchen möchten, geben Sie den Titel in das Suchfeld ein.

VeranstaltungsarchivAbgelaufene Veranstaltungen finden Sie unter „Archiv“.

Hinweis:

Im Menüpunkt „Liste“ Ihres Onlineplaners sehen Sie unter „Aktiv“ den Status Ihrer Veranstaltung. Ein grüner Haken bedeutet, die Veranstaltung ist veröffentlicht.

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1 Profil bearbeiten und Felder vorbelegen 2

Durch Klick auf das „Zahnrad-Symbol“ gelangen Sie zu den Grundeinstellungen Ihres Profils.Um sich aus dem System auszuloggen, klicken Sie auf „Abmelden“.

Profil bearbeiten Klicken Sie auf „Ihr Profil“, um Ihr Passwort zu ändern oder Rubriken wie Ansprechpartner Ihrer Einrichtung oder Veranstalter vorzubelegen.

Benutzerprofil bearbeitenBei „Persönliche Daten“ geben Sie Ihre Kontaktdaten wie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse (Pflichtangabe) ein. Ihr Passwort können Sie unter „Neues Passwort“ ändern und bestätigen dies durch eine wiederholte Eingabe.

Hinweis:

Sie müssen Ihre Passwortänderung bestätigen, indem Sie ihr altes Passwort bei Bestätigung im Feld rechts unten eingeben und anschließend auf „Speichern“ klicken.

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Vorbelegungen der Veranstaltungsdaten Unter der Rubrik „Daten zum Veranstalter & Ansprechpartner“ können Sie Felder, wie Veranstalter oder Ansprechpartner vorbelegen. Aktivieren Sie dazu die Rubrik.

Klicken Sie auf die gewünschte Spalte und geben Sie die entsprechenden Daten bei „Veranstalter“ und „Ansprechpartner“ ein. Geben Sie abschließend ihr Passwort zur Bestätigung ein und klicken auf „Speichern“.

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Klicken Sie bei Veranstaltungen auf den Auswahlpunkt „Liste“ und dann auf „Neu“ um eine neue Veranstaltung anzulegen.

Geben Sie den Titel Ihrer Veranstaltung ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Felder mit einem Stern * sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Es öffnen sich nun weitere Felder und Rubriken, wo Sie Ihre Informationen zur Veranstaltung eingeben können. Mit den „Pfeil-Symbolen“ können Sie die Rubriken öffnen und wieder schließen.

1 Neue Veranstaltungen anlegen 3

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Rubrik Text: Hier können Sie einen Untertitel, Teaser und eine Beschreibung zu Ihrer Veranstaltung eingeben.

Rubrik Termine Unter der Rubrik Termine geben Sie das Veranstaltungsdatum ein. Das Datum können Sie manuell eingeben oder über den Kalender auswählen. Eine Veranstaltung kann aus mehreren Terminen bestehen.

Hinweis:

Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um das Datum zu speichern. Wenn Sie keine Uhrzeit zur Veranstaltung angeben möchten, dann aktivieren Sie “Ganztätig“. Klicken Sie auf das „Papierkorb-Symbol“, um das Datum zu löschen. Klicken Sie auf das „Stift-Symbol“ um, das Datum zu bearbeiten.

Rubrik Bilder und DownloadsIn dieser Rubrik können Sie auf eine andere Webseite verweisen, Bilder zur Dekoration oder Dateien als Download einfügen. Geben Sie den dazugehörigen Link in das Eingabefeld „Link“ ein.

Klicken Sie auf das Feld in „Dateien“ oder „Bild“, um die gewünschte Datei von Ihrem Computer hochzuladen. Wenn Sie eine Datei hochladen, geben Sie zusätzlich einen Titel und eine kurze Beschreibung ein. Bei Bildern geben Sie noch eine Bildunterschrift, die Bildquelle und einen Alternativtext an. Klicken Sie auf

„Hinzufügen“, um Bilder und Dateien zu speichern.

Neue Veranstaltungen anlegen

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Hinweis:

Rubrik Veranstalter und Veranstaltungsort:Das Feld „Veranstalter“ können Sie vorbelegen (siehe Punkt 2 „Profil bearbeiten und Felder vorbelegen“). Wenn der Veranstaltungsort vom Standort Ihrer Einrichtung abweicht, dann können Sie diesen bei Veranstaltungsort eingeben.

SichtbarkeitDamit Ihre Veranstaltung öffentlich angezeigt wird, müssen Sie hier auf „Aktiv“ gehen.

Veranstaltung speichernZum Abschluss klicken Sie unter dem blauen Feld „Aktion“ (auf der rechten Seite) auf „Speichern“ um Ihre Daten bzw. Bearbeitungen zur Veranstaltung zu sichern. Ihre Veranstaltung ist nun in Ihrer „Liste“ gesichert.

Hinweis:

Alle Daten werden während der Eingabe automatisch gespeichert. Ist die Veranstaltung „aktiv“, sind diese Änderungen auch direkt in Ihrem Internetauftritt sichtbar. Sie können aber auch durch Klick auf „Speichern“ (auf der rechten Seite) speichern.

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Sie haben die Möglichkeit, im Onlineplaner Veranstaltungen zu exportieren und zu importieren. Diese Funktionen stehen Ihnen auch in der Vollversion Ihres Veranstaltungsmanagements zur Verfügung.

Das bedeutet:

• Sie können schnell und einfach eine große Menge an Veranstaltungen in Ihr Veranstaltungsmanagement übertragen, ohne jeden einzelnen Eintrag manuell bearbeiten zu müssen. • Bestehende Veranstaltungen können Sie auf diese Weise aktualisieren. • Bereits erstellte Veranstaltungen können Sie im Onlineplaner in Form einer Tabelle ausgeben (Export) und lokal auf Ihrem Rechner sichern.

4.1 Veranstaltungen exportieren

♦ Navigieren Sie zu „Veranstaltungen“ und klicken Sie auf den Menüpunkt „Import/Export“. ♦ Es wird Ihnen zunächst die Übersicht zum „Import“ angezeigt (siehe Abb. nächste Seite).

Hinweis:

Wir empfehlen Ihnen, Ihre (bestehenden) Veranstaltungen zuerst als .csv-Datei zu exportieren und diese Datei als Vorlage für spätere Imports von Veranstaltungen zu verwenden.

♦ Klicken Sie auf die Registerkarte „Export“, um zu den Exporteinstellungen zu gelangen (siehe Abb. unten). ♦ Geben Sie zuerst an, welche Veranstaltungen Sie in einer Tabelle exportieren möchten.

1 Import und Export von Veranstaltungen 4

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Folgende Optionen stehen Ihnen zur Auswahl:

• Alle: Diese Auswahl bietet sich an, wenn Sie alle erstellten Veranstaltungen exportieren möchten.• Nur aktive Veranstaltungen: Diese Auswahl bietet sich an, wenn Sie Aktualisierungen an Veranstaltungen vornehmen möchten, die bereits für die Öffentlichkeit zugänglich sind.• Nur inaktive Veranstaltungen: Diese Option bietet sich an, wenn Sie im Voraus Veranstaltungen erstellt, aber noch nicht veröffentlicht haben, da Sie noch letzte Bearbeitungen vornehmen möchten.

Weitere Exporteinstellungen:• Den Zeitraum der zu exportierenden Daten einschränken.

Geben Sie dies beim Feld „Termine“ in den Feldern „von“ und „bis“ jeweils Ihre Daten ein.• Das Format der Datei die Exportiert werden soll: CSV oder RTF unter „Fromat“ wählen.• Nur Termine einer bestimmten Kategorie ausgeben. Bsp.: nur Gottesdienste• Unter „Kategorie separieren“ können Sie festlegen, dass in der Exportdatei jede Kategorie in einer neuen Spal-

te dargestellt wird.HTML Tags können mit dem letzten Auswahlfeld entfernt werden.

Hinweis:

Wir empfehlen Ihnen, vor dem Exportieren Ihrer Veranstaltungen zu prüfen, ob alle Daten richtig sind. Nutzen Sie hierzu am besten die Vorschaufunktion.

♦ Klicken Sie auf den Button Vorschau. ♦ Es klappt eine Liste Ihrer zu exportierenden Veranstaltungen auf. ♦ Schließen Sie Ihre Aktion mit Klick auf den Button „Export“ ab.

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♦ Es öffnet sich ein Fenster mit weiteren Anweisungen. ♦ Klicken Sie auf „Jetzt herunterladen“, um die Datei zu öffnen bzw. auf Ihrem Rechner zu speichern.

Achtung: Diese heruntergeladene Datei ist im CSV-Format! Diesen Dateityp können Sie zum Beispiel mit dem Programm Microsoft Excel öffnen.

4.2 Externe CSV-Datei

Den Aufbau einer solchen Datei mit der Endung .csv können Sie hier beispielhaft sehen:

Die Spalten in dieser Tabelle repräsentieren alle wichtigen Felder, die Sie bei einer Veranstaltung im Onlineplaner ausfüllen müssen z.B. Titel, Veranstaltungsart, ... Diese Tabelle kann Ihnen als Vorlage für weitere Imports dienen.

Aktualisieren von Veranstaltungen Gehen Sie in die Zeile der Veranstaltung und ändern Sie die entsprechenden Daten. Hierbei darf die Spalte ID nicht verändert werden, da die Veranstaltung sonst doppelt in das System übernommen wird.

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Neue Veranstaltungen hinzufügenGeben Sie unterhalb der vorhandenen Veranstaltungen eine neue ein.

Achtung: Abspeichern von CSV- Dateien für Mac Nutzer:„Eine korrekte CSV-Datei erhält man bei Excel für MAC, wenn man die Datei mittels „Speichern unter“ im Format „Windows-kommagetrennt (.csv)“ speichert.“

Hinweis:

Achten Sie bei der Eingabe einer Veranstaltung darauf, alle Pflichtfelder auszufüllen (Titel, Beschreibung, Termine und Veranstaltungsart „Standard“). Eventuelle Vorbelegungen des Feldes „Veranstalter“ werden durch Ihre neu eingetragenen Importdaten ersetzt.

Achtung: Weisen Sie jeder neuen Veranstaltung eine ID zu. Tragen Sie hierzu neue Veranstaltungen in Ihre Tabelle ein und geben Sie im Feld „ID“ eine selbst festgelegte, aufsteigende ID für diese ein (z. B. 1, 2, 3, 4 usw.).

Anmerkungen zu Feldern

♦ Geben Sie beim Feld „Aktiv“ „Ja“ ein, wenn die Veranstaltung veröffentlicht werden soll. ♦ Geben Sie „Nein“ an, wenn die Veranstaltung nicht veröffentlicht werden soll und Sie

weitere Bearbeitungen vornehmen möchten.

Hinweis:

Das Feld „Kategorien“ wird nur in Ihr Veranstaltungsmanagement übernommen, wenn Sie Kategorien nutzen können.

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BP-KategorienDieses Feld müssen Sie nur ausfüllen, wenn Sie Bildungsportal-Benutzer sind und Ihre Veranstaltungen im Bildungsportal erscheinen.Wenn Sie alle Ihre Veranstaltungen eingegeben haben, speichern Sie Ihre Änderungen:

♦ Klicken Sie zum Speichern auf „Speichern unter“ und wählen Sie bei Dateityp „CSV (Trennzeichen-getrennt) aus, bevor Sie den Speichervorgang fortführen.

♦ Bestätigen Sie das Diologfenster mit dem Hinweis auf mögliche Verluste beim Speichern mit „Ja“.

4.3 Veranstaltungen importieren Neben dem Export von Veranstaltungsdaten können Sie neue Veranstaltungen über die Importfunktion in Ihr Veranstaltungsmanagment aufnehmen.

♦ Klicken Sie in der Unterseite „Import/Export“ auf die Registerkarte „Import“. ♦ Es wird Ihnen die Seite „Importeinstellungen“ angezeigt.

Achtung: Bei „Alle Veranstaltungen vor Import löschen“ sollten Sie die Voreinstellung belassen. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, werden ALLE vorhandenen Veranstaltungen gelöscht.

Bestimmen Sie in den Einstellungen, ob vorhandene Veranstaltungen aktualisiert werden sollen:

♦ Aktiveren Sie hier die Funktion „Bereits vorhandenen Veranstaltungen mit importierten Daten aktualisieren“. ♦ Wählen Sie bei „Importdatei“ die entsprechende Datei auf Ihrem Rechner aus.

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Hinweis:

Wir empfehlen Ihnen wie beim Export hier zunächst die Vorschauansicht zu nutzen.

♦ Klicken Sie auf „Vorschau“, um eine Liste aller Veranstaltungen anzuzeigen. ♦ In der Spalte „Import-Hinweis“ erscheinen Hinweise auf fehlende oder falsche Daten in Ihrer Tabelle.

Sie können diese Fehler in Ihrer Importdatei beheben und letzte Änderungen vornehmen. ♦ Wählen Sie über „Importdatei“ die geänderte Datei auf Ihrem Rechner erneut aus und klicken Sie

auf den Button „Import“. ♦ Bestätigen Sie den Dialog „Sind Sie sicher, dass Sie nun importieren möchten?“ mit „Ja“.

Tipp:

Prüfen Sie nach dem Import, ob alle Änderungen in Ihr Veranstaltungsmanagement übernommen wurden.

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Kontakt

Sie haben Fragen? Dann helfen wir Ihnen gerne weiter.

Schreiben Sie uns eine E-Mail an:kontakt@gemeindebaukasten.de

Sie erreichen unsmontags bis freitags zwischen 9 und 16 Uhr telefonisch unter: 0711 22276-123

Bitte geben Sie bei Anfragen den Namen Ihres Baukastens bzw. Ihren Benutzernamen an. Beides steht in Ihrer Baukastenverwaltung ganz oben rechts (links neben dem „Abmelden“-Button).

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Stand: 07.02.2017