modul kearsipan smk administrasi perkantoran …€¦ · puji syukur kami panjatkan kehadirat tuhan...
TRANSCRIPT
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 1
PENYUSUN : IFFA ROSYADAH (150412602210)
“DOKUMEN DAN DOKUMENTASI”
SMK ADMINISTRASI
PERKANTORAN
MODUL
KEARSIPAN
KELAS XI NAMA :
KELAS :
NO ABSEN :
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 2
PERANGKAT MODUL SMK
KEARSIPAN
KELAS XI / SEMESTER I
DOKUMEN DAN DOKUMENTASI
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran
yang dibina oleh Drs. H. Mohammad Arief, M.Si
DISUSUN OLEH:
IFFA ROSYADAH (150412602210)
PROGRAM STUDI
PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
DESEMBER 2017
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 3
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, sehingga saya dapat
menyelesaikan sebuah Modul Kearsipan tentang “Dokumen dan Dokumentasi” untuk SMK
Administrasi Perkantoran Kelas XI semester I ini tepat pada waktunya.
Modul yang berisi tentang teori dan pngertian Dokumen dan Dokumentasi ini disusun
berorientasi pada struktur kurikulum 2013 SMK untuk bidang keahlian Bisnis dan Manajemen
program keahlian Administrasi perkantoran dan bertujuan agar siswa mampu menjelaskan
tentang perbedaan mendasar antara dokumen dan dokumentasi.
Modul ini diharapkan dapat memberikan bekal kemampuan minimal yang harus dikuasai
siswa tentang perbedaan antara dokumen dan dokumentasi yang dapat menambah pengetahuan
setiap siswa.
Perlu disadari juga tujuan akhir pendidikan tidak hanya menciptakan siswa yang cerdas
tetapi juga siswa yang jujur, bertanggung jawab, dan peduli terhadap sesama. Akhir kata, semoga
modul ini dapat bermanfaat bagi para pengguna dalam belajar dan hasilnya dapat diterapkan
dalam kehidupan sehari-hari. Kritik dan saran dari pengguna, kami harapkan demi kesempurnaan
modul ini.
Malang, Desemeber 2017
Penyusun
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 4
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL........................................................................................... 2
KATA PENGANTAR ............................................................................................ 3
DAFTAR ISI........................................................................................................... 4
PETA KEDUDUKAN MODUL ........................................................................... 5
GLOSARIUM ........................................................................................................ 5
BAB 1 PENDAHULUAN................................................................................ 6
A. Latar Belakang ................................................................................................... 6
B. Diskripsi……………………. ............................................... ……………..…...6
C. Prasyarat ............................................................................................................. 7
D. Petunjuk Penggunanaan Bahan Ajar .................................................................. 7
E. Tujuan Akhir Pembelajaran. .............................................................................. 8
F. Kompetensi Inti. ................................................................................................. 8
G. Kompetensi Dasar. ............................................................................................. 9
H. Indikator…. ......................................................................................... ………...9
BAB II PEMBELAJARAN ........................................................................... 10
A. Tujuan Pembelajaran ....................................................................................... 10
B. Materi Pembelajaran ........................................................................................ 10
C. Informasi Pendukung. ...................................................................................... 11
D. Paparan Isi Materi. ........................................................................................... 12
E. Rangkuman. ..................................................................................................... 18
F. Tugas ................................................................................................................ 20
G. Tes Formatif. .................................................................................................... 20
H. Kunci Jawaban Tes Formatif ........................................................................... 20
BAB III EVALUASI. ....................................................................................... 23
A. Soal Pilihan Ganda ........................................................................................... 23
B. Soal Uraian....................................................................................................... 24
C. Batasan Waktu Yang Ditetapkan ..................................................................... 25
D. Penilaian ........................................................................................................... 25
BAB IV PENUTUP .......................................................................................... 27
DAFTAR PUSTAKA. .......................................................................................... 28
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 5
Bahan ajar ini merupakan bagian dari kearsipan yang mana membahas mengenai
Dokumen dan juga Dokumentasi dalm suatu perusahaan manapun. Di harapkan setelah
memperlajari modul ini siswa dan guru dapat membedakan pengertian mengenai dokumen dan
juga dokumentasi secara baik dan benar.
Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga, termasuk rekaman yang dapat
dijadikan sebagai alat bukti untuk pendukung keterangan supaya lebih meyakinkan
Dokumentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, melihat dan
mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.
DOKUMEN
DAN
DOKUMENTASI
Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
Jenis-Jenis
Dokumen
Ruang Lingkup
Dokumentasi
PETA KEDUDUKAN
MODUL
GLOSARIUM
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 6
BAB 1
PENDAHULUAN
Menjadi seorang Arsiparis atau pun pegawai dalam suatu instansi memang memiliki
tugas yang berat dan selalu berkaitan dengan dokumen. Kegiatan ini perlu di perhatikan secara
khsusus di karenakan Dokumen sendiri adalah bagian yang tak dapat terpisahkan dalam
perusahaan manapun. Oleh karena itu pentingnya perusahaan mencari seseorang yang mampu
mengurus segala dokumen agar segala kegiatan berjalan lancar, kegiatan mengurus dokumen-
dokumen ini sendiri biasa di sebut dengan Dokementasi.
Selain itu, banyaknya jenis dokumen juga perlu di ketahui oleh seorang Administrator
untuk dapat membedakan setiap surat masuk dan keluar di dalam perusahaan agar tidak terjadi
kesalahan yang tidak di inginkan. Dengan begini kegiatan dokumentasi dapat berjalan
sebagaimana mestinya dan berjalan Optimum.
Bahan ajar ini membahas tentang mata pelajaran kearsipan dengan ruang lingkup dokumen
dan dokumentasi dimana hasil akhir yang diharapkan dari pembelajaran bahan ajar ini adalah
peserta mampu mengidentifikasi kegiatan dokumen dan dokumentasi.
A. LATAR BELAKANG
B. DISKRIPSI
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 7
Sebelum mempelajari bahan ajar ini, peserta didik harus sudah menguasai materi
Kearsipan dengan Kompetensi Dasar dokumen dan dokumentasi
Bacalah dan pahami bahan ajar ini untuk memudahkan dalam proses kegiatan pembelajaran.
Peserta didik:
1. Bacalah bahan ajar yang diberikan oleh pendidik dengan seksama.
2. Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan
yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.
3. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan
pemahaman yang baik tentang tujuan belajar, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan
dan waktu yang ditargetkan.
4. Bila proses memahami materi Anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan teman-
teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur/pendidik.
5. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya baik secara individu maupun
kelompok dengan jujur dan bertanggung jawab tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda
mengerjakannya.
6. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya bila belum
menguasai secara tuntas materi pada kegiatan pembelajaran sebelumnya.
7. Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan ajar
selanjutnya.
D. PETUNJUK
PENGGUNAAN BAHAN
AJAR
C. PRASYARAT
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 8
8. Untuk kegiatan praktik diharapkan peserta didik selalu membaca dan memahami teori yang
mendukung materi praktik.
9. Perhatikan tentang alat-alat untuk kegiatan praktik, termasuk tentang keselamatan kerja
dalam penggunaan alat-alat praktik.
10. Mintalah saran-saran dari pendidik apabila menemui kesulitan dalam melakukan praktik.
11. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke
bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.
CC
Adapun hasil yang di harapkan setelah menggunakan modul ini adalah siswa mampu untuk :
1. Siswa mampu memahami pengertian Dokumen dan Dokumentasi
2. Siswa mampu mengidentifikasikan jenis-jenis Dokumen
3. Siswa mampu mengetahui konsep mengenai Ruang Lingkup Dokumentasi
KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan
sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara
efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan
bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam
ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,
kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan
E. TUJUAN AKHIR
PEMBELAJARAN
F. KOMPETENSI INTI
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 9
pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya
untuk memecahkan masalah.
KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu
menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.
3.1 Menjelaskan pengertian dokumen dan dokumentasi
1. Memahami tentang pengertian dokumen dan dokumentasi
2. Mengidentifikasikan jenis-jenis dokumen
3. Mengidentifikasikan ruamg lingkup dokumentasi
G. KOMPETENSI DASAR
H. INDIKATOR
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 10
BAB II
PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari materi yang diberikan oleh pendidik, siswa diharapkan mampu untuk:
1. Mengetahui dan memahami pengertian dokumen dan dokumentasi
2. Mengetahui dan memahami jenis-jenis doumen
3. Mengetahui dan memahami ruang lingkup dokumentasi
Adapun dalam modul ini yang akan di bahas mengenai Materi Dokumen dan
Dokumentasi antara lain sebagai berikut :
1. Pengertian Dokumen dan Dokumentasi
2. Jenis-jenis Dokumen
a) Berdasarkan Kepentingan
1. Dokumen Pribadi
2. Dokumen Niaga
3. Dokumen Sejarah
4. Dokumen Pemerintah
b) Berdasarkan Bentuk Fisiknya
1. Dokumen Literer
2. Dokumen Korporil
3. Dokumen Privat
3. Ruang Lingkup Dokumentasi
1. Dokumen Literer
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
B. MATERI PEMBELAJARAN
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 11
2. Dokumen Korporil
3. Dokumen Privat
Di dalam dunia kerja saat ini semua hal selalu berhubungan dengan yang namanya
dokumen. Karena dokumen adalah sebuah objek yang tidak dapat di lepaskan dalam kehidupan
manusia apalagi khususnya dalam kehidupan berorganisasi baik organisasi yang sifatnya formal
maupun non formalitas.
Organisasi formal adalah organisasi yang lebih ketat tata cara realisasinya dalam
kehidupan sehari-hari. Banyak aturan yang melekat dalam organisasi yang berbau formal ini
sendiri karena memang yang di tujukan dalam organisasi formal ini memiliki banyak kontribusi
dan relevansi terhadap banyak objek-objek lainnya. Salah satu organisasi yang bersifat Formal
adalah organisasi pemerintahan, organisasi swastwa, rapat antar perusahaan, rapat antar negara,
delegasi, forum, dan masih banyak lagi contohnya. Biasanya pada kegiatan organisasi ini
terdapat notulen yang bertugas menulis semua ini pembicaraan dalam sebuah kertas dan
sewaktu-waktu kertas hasil penulisan ini akan di sebut sebagai Dokumen Tertulis.
Sedangkan organisasi non formal sendiri adalah sebuah kebalikan dari makna organisasi
formal ini sendiri karena tidak memiliki aturan yang mengikat di dalamnya. Selain itu di dalam
organisasi non formal juga tidak perlu di adakan notulen untuk menuliskan isi dari pembicaraan
yang tengah di bicarakan karena sifatnya adalah semi penting dimana organisasi ini terkadang
cenderung hanya membahas beberapa hal yang sifatnya kecil. Salah satu contohnya adalah rapat
organisasi extra kampus dan lain sebagainya.
Dengan begini baik secara langsung maupun tidak. Entah itu secara harfiah ataupun tidak
dokumen ini sendiri cenderung sangat penting dalam realisasinya dalam kehidupan
bermasyarakat dan juga bernegara.
C. INFORMASI PENDUKUNG
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 12
1. Pengertian Dokumen
Kata dokumen menurut Bahasa Inggris berasal dari kata “document”, yaitu semua
informasi dalam bentuk apapun yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian
kegiatan-kegiatan dimasa lampau. Dokumen merupakan salah satu hal yang sangat
penting karena merupakan sumber informasi yang diperlukan oleh suatu
instansi,organisasi, atau Negara. Tanpa dokumen kita akan kehilangan data-data yang
diperlukan untuk kegiatan kantor/ organisasi masa yang akan datang.
Dalam Bahasa latin “Dokumentum” umumnya merupakan bukti yang tertulis,
surat akte, piagam surat resmi dan sebagainya pengumpulan barangbarang, surat yang
mengantarkan barang-barang yang dikirim. Dokumen adalah surat yang tertulis atau
tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan atau rekod. Berikut adalah
pengertian dokumen dari beberapa sumber, antara lain:
a. Kamus Umum Bahasa Indonesia menyebutkan dokumen adalah sesuatu yang tertulis
atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.
b. Kamus Kepegawaian mengartikan dokumen sebagai berikut:
. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak
Segala benda yang mempuyai keterangan-keterangan terpilih untuk
dikumpulkan,disusun, disediakan atau untuk disebarkan.
c. Kamus Bahasa Inggris Webster mengartikan dokumen sebagai berikut:
Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan dan melengkapi keterangan
dengan fakta-fakta.
Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan,
pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.
d. Ensiklopedia menyebut dokumen sebagai surat, akta, piagam, surt resmi, dan bahan
rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan
ilmiah dalam arti luas.
Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim melalui pos. rekaman suara atau
gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan.
D. PAPARAN ISI MATERI
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 13
Suatu warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan
untuk mendukung suatu keterangan dalam dunia perusahaan di luar negeri. surat,
akte, piagam, surat resmi dan bahan dokumen lain yang tertulis atau yang tercetak
yang dapat memberikan keterangan unutk penyelidikan ilmiah, dalam arti yang luas
termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan sesuatu hal.
Bersifat dokumenter, berkenaan dengan kejadian-kejadian pembuktian-pembuktian
dengan dokumen.naskahnaskah asli yang telah didaftar secara sah menurut ketentuan-
ketentuan dalam suatu peraturan.
Dari berbagai definisi diatas dapat disimpulkan bahwa dokumen adalah surat-surat
atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti
untuk mendukung keterangan supaya lebih menyakinkan.
2. Pengertian Dokumentasi
Dokumentasi sudah merupakan istilah internasional. Dalam bahasa inggris
disebut documentation.Dalam bahasa Belandadisebut “documentatie” dalam bahasa Latin
disebut “documentum” yang berarti pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan,
pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan
penerapan-penerapan dan bukti. Di indonesia ketentuan-ketentuan mengenai dokumentasi
telah diatur dalam perundang-undangan berupa Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 1961.
Sama halnya dengan pengertian dokumen, pengertian dokumentasi berbeda bagi
setiap ahlinya. Sebagai bahan perbandingan pengertian dokumentasi dapat pula kita lihat
sebagai berikut:
Menurut Ensiklopedia Indonesia, dokumentasi adalah perincian, pengumpulan, serta
peraturannya.
Menurut Kepustakaan Indonesia, dokumentasi adalah penerapan ilmu pengetahuan
seperti pengadaan dokumen, pengolahan, penyebaran serta perluasan jasa
perpustakaan.
Menurut Kepustakaan Khusus, dokumentasi adalah kepustakaan informasi dan
bibliografi yang disesuaikan dengan keperluan kepustakaan khusus.
Menurut Mikro Reproduksi, dokumentasi adalah sebagai reproduksi dokumen dalam
bentuk lebih kecil (mikro reproduksi) khususnya dalam bentuk mikro film.
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 14
Menurut hasil Seminar Dokumentasi (Seminar Kementerian-kementerian tanggal 28
Pebruari 1957), dokumentasi adalah suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani
badan tadi dengan menyampaikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang
bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi.
Menurt FID (Federation Internationale Documentation), dokumentasi adalah
pekerjaan mengumpulkan, menyusun dan menyebarluaskan dokumen dari segala
macam jenis lapangan aktivitas manusia.
Menurut NIDER (Nederlanse Institu voor Documentatie Registratur), dokumentasi
adalah tugas memberi keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan
yang ada di perpustakaan dan pemberitahuan tentang literature.
Dokumentasi adalah Semua kegiatan yang berkaitan dengan photo, dan
penyimpanan photo. Pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam
bidang pengetahuan.kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan sebagai asas
bagi sesuatu kejadian, penghasilan sesuatu terbitan. Arsip kliping surat, photo-photo dan
bahan referensinya yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau
karangan dalam pers. penyimpanan bahan-bahan desktipsi tertulis dari program
komputer. Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan
penyimpanan informasi.
Dari berbagai definisi diatas dapat disimpulkan bahwa dokumentasi adalah suatu
pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti, dan
mengolah serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen baru yang
bermanfaat.
3. Jenis-Jenis Dokumen
Dokumen dapat ditinjau dari beberapa segi:
a) Dokumen ditinjau dari segi pemakaiaannya, Bila ditinjau dari segi pemakainya,
dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis:
Dokumen pribadi adalah surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai
alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang atau dalam
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 15
memberikan informasi kepada masyarakat. Contoh: Akte kelahiran, STTB,
piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll.
Dokumen niaga adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat
pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam transaksi / dunia
perdagangan. Contoh: cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll.
Dokumen sejarah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat
pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu. Contoh: Naskah
proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll.
Dokumen pemerintahan surat – surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat
pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam pemerintahan suatu negara.
Contoh : UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll.
b) Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya
Nilai penerangan adalah surat – surat berharga yang dapat digunakan sebagai
alat pembuktian dalam memberikan informasi kepada masyarakat.
Nilai perdagangan adalah surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat
pembuktian dalam transaksi jual beli / dalam dunia perdagangan.
Nilai yuridis adalah surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat
pembuktian secara hukum dimuka pengadilan.
Nilai historis adalah surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat
pembuktian peristiwa yang penting yang terjadi pada masa lalu
c) Dilihat dari sumbernya
Dokumen yang bersumber dari pemerintah
Contoh: UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan
pemerintah, dll.
Dokumen yang bersumber dari swasta
Contoh: Akte notaris, visum dokter, dll.
Dokumen bersumber dari kontrak – kontrkan dagang
Contoh: surat perjanjian, surat kontrak, dll.
Aktivitas lembaga persuratan
Contoh: kliping, kaledeoskop, dll.
Perseorangan
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 16
Contoh: koleksi keramik milik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll.
d) Dokumen ditinjau dari fungsinya
Dokumen dinamis adalah dokumen yang dapat dipakai secara langsung dalam
proses penyelesaiaan pekerjaan kantor
1. Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus
menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan
2. Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya
sudah menurun
3. Dokumen pasif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan
4. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara
langsung dalam pekerjaan kantor
e) Ditinjau dari segi penelitian
Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung
dari sumbernya Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll.
Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai
literatur primer Contoh: bibliografi, dll.
Dokumen tersier adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur
sekunder Contoh: buku teks, buku panduan literature dan bibliografi dari
bibliografi.
f) Ditinjau dari segi ruang lingkupnya dan bentuk fisiknya
Dokumen literal adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar
atau direkam
Contoh: buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat dokumen literal
adalah informasi yang terdapat pada benda
Dokumen kolporal adalah dokumen berwujud benda bersejarah
Contoh: benda- benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi: keris, arca,
batu pualam, pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan
dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 17
Dokumen privat adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/ arsip.
4. Ruang Lingkup Dokumentasi
Dokumentasi juga merupakan bagian yang memiliki ruang Lingkup di dalamnya.
Oleh karena itu dalam ruang lingkup ini terdapat 3 Jenis Dokumentasi yang sangat
penting dan dapat di temukan dalam kehidupan sehari-hari. Di antaranya adalah sebagai
berikut :
a. Dokumentasi Literer
Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan
kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya
yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan
yang diinginkan serta diperlukan. Hasil dari dokumentasi Literer ini juga akan
menghasilkan barang-barang yang dapat di gunakan sebagai ilmu pengetahuan
ataupun barang-barang yang memiliki manfaat di kemudian hari bila di baca dan di
kaji terus menerus. Adanya peningkatan dan pengembangan ilmu pengetahuan akan
mengakibatkan dokumen-dokumen terbaru sifatnya lebih lengkap dan lebih
kompleks dari pada sebelumnya karena dari sifatna juga memiliki keterkaitan
dengan bidang perpustakaan. Baik perpustakaan milik pemerintahan maupun
perpustakaan yang di miliki oleh perorangan.
b. Dokumentasi Korporil
Dokumentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini
merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-
arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu. Jadi dapat di
katakan bahwasanya dalam Dokumentasi Korporil adalah kegiayan yang lebih
berbau sejarah karena penggunaan dari konsep dokumentasi Korporil ini sendiri erat
kaitannya dengan kegiatan-kegiatan untuk mencari informasi dan menemukan
informasi yang telah hilang beberapa tahun hingga beribu-riu tahun yang lalu oleh
peradaban. Di yakini bahwa peninggalan-peninggalan tersebut dapat di temukan dari
bukti-bukti yang kuat dan di anggap memiliki peluang oleh para peneliti.
c. Dokumentasi Privat
Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan
kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 18
yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah
ditemukan. Dokumentasi privat juga merupakan kegiatan yag hanya boleh di ketahui
oleh orang-orang tertentu di dalam perusahaan karena memiliki pengaruh langsung
terhadap rahasia-rahasia perusahaan. Karena dalam dokumen privat juga terdapat
hal-hal yang tidak boleh di ketahui oleh banyak orang.
Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat
dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih menyakinkan.
Dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpulkan, menyusun,
menyelidiki, meneliti, dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi
dokumen baru yang bermanfaat.
Dokumen telah banyak yang direkam atau dijadikan microfilm, bahkan ada pula yang
disimpan dalam memori computer. Dengan pengolahan kode (kode sandi) akan dapat ditemukan
dengan cepat dokumen yang dicari. Dokumen bisa berwujud lembaran, film, pita, atau rekaman.
Untuk wujud dari lembaran khususnya warkat atau surat-surat dipergunakan system kearsipan
atau filling. Berbeda dengan dokumen yang terjilid, penyimpanan, penataan, dan
pengamanannya dipergunakan system perpustakaan, Pembagian klasifikasi dimulai dari
pembagian utama yang dipecah menjadi divisi, divisi dipecah lagi menjadi seksi, dan seksi
dipecah menjadi subseksi.
Dokumen dapat ditinjau dari beberapa segi:
1. Dokumen ditinjau dari segi pemakaiaannya
Dokumen pribadi
Dokumen niaga
Dokumen sejarah
Dokumen pemerintahan
2. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya.
E. RANGKUMAN
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 19
Nilai penerangan
Nilai perdagangan
Nilai yuridis
Nilai historis
3. Dilihat dari sumbernya
Dokumen yang bersumber dari pemerintah
Dokumen yang bersumber dari swasta
Dokumen bersumber dari kontrak – kontrkan dagang
Aktivitas lembaga persuratan
Perseorangan
4. Dokumen ditinjau dari fungsinya
a. Dokumen dinamis
Dokumen aktif
Dokumen semi aktif
Dokumen pasif
b. Dokumen statis
5. Ditinjau dari segi penelitian
Dokumen primer
Dokumen sekunder
Dokumen tersier
6. Ditinjau dari segi ruang lingkupnya dan bentuk fisiknya
Dokumen literal
Dokumen kolporal
Dokumen privat
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 20
“Lakukanlah pengamatan terhadap Kantor Desamu dan carilah semua jenis dokumen dan
kegiatan dokumentasi yang ada di Kantor Desamu. Catatlah jenis dokumen dan kegiatan
dokumentasi yang ada di Kantor tersebut dan jelaskanlah secara rinci terhadap pengamatan
yang telah kamu lakukan”
Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar dan juga tepat:
1. Apa yang di maksud dengan Dokumen dan Dokumentasi!
2. Sebutkan jenis-jenis dokumentasi!
3. Ruang Lingkup Dokumentasi dibagi menjadi berapa sebutkan dan jelaskan!
1. Pengertian dokumen dan dokumentasi :
a. Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga, termasuk rekaman yang
dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk pendukung keterangan supaya lebih
meyakinkan
b. Dokumentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki,
melihat dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga
lebih bermanfaat
F. TUGAS
G. TES FORMATIF
H. KUNCI JAWABAN TES
FORMATIF
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 21
2. Jenis – jenis dokumen :
a. Dokumen pribadi adalah surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat
pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang atau dalam
memberikan informasi kepada masyarakat. Contoh: Akte kelahiran, STTB, piagam,
KTP, SIM, surat nikah, dll.
b. Dokumen niaga adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat
pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam transaksi / dunia perdagangan.
Contoh: cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll.
c. Dokumen sejarah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat
pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu. Contoh: Naskah
proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll.
d. Dokumen pemerintahan surat – surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat
pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam pemerintahan suatu negara. Contoh
: UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll.
3. Ruang lingkup dokumentasi ada 3 :
a. Dokumentasi Literer
Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan
kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya
yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan
yang diinginkan serta diperlukan. Hasil dari dokumentasi Literer ini juga akan
menghasilkan barang-barang yang dapat di gunakan sebagai ilmu pengetahuan
ataupun barang-barang yang memiliki manfaat di kemudian hari bila di baca dan di
kaji terus menerus. Adanya peningkatan dan pengembangan ilmu pengetahuan akan
mengakibatkan dokumen-dokumen terbaru sifatnya lebih lengkap dan lebih
kompleks dari pada sebelumnya karena dari sifatna juga memiliki keterkaitan
dengan bidang perpustakaan. Baik perpustakaan milik pemerintahan maupun
perpustakaan yang di miliki oleh perorangan.
b. Dokumentasi Korporil
Dokumentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini
merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-
arca, dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu. Jadi dapat di
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 22
katakan bahwasanya dalam Dokumentasi Korporil adalah kegiayan yang lebih
berbau sejarah karena penggunaan dari konsep dokumentasi Korporil ini sendiri erat
kaitannya dengan kegiatan-kegiatan untuk mencari informasi dan menemukan
informasi yang telah hilang beberapa tahun hingga beribu-riu tahun yang lalu oleh
peradaban. Di yakini bahwa peninggalan-peninggalan tersebut dapat di temukan dari
bukti-bukti yang kuat dan di anggap memiliki peluang oleh para peneliti.
c. Dokumentasi Privat
Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan
kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya
yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah
ditemukan. Dokumentasi privat juga merupakan kegiatan yag hanya boleh di ketahui
oleh orang-orang tertentu di dalam perusahaan karena memiliki pengaruh langsung
terhadap rahasia-rahasia perusahaan. Karena dalam dokumen privat juga terdapat
hal-hal yang tidak boleh di ketahui oleh banyak orang.
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 23
BAB III
EVALUASI
A. Soal Pilihan Ganda
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jawaban yang di anggap paling benar dengan
memberikan tanda Silang (X) pada salah satu pilihan jawaban A, B, C, D atau E.
1. Apa yang di maksud dengan dokumentasi?
a. kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah
serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat
b. kegiatan dalam mengurus dokumen dengan baik dan benar
c. kegiatan yang menggunakan arsiparis untuk mengatur dan memelihara dokumen agar
dapat di temukan sewaktu-waktu
d. kegiatan yang ada di dalam perusahaan dan tidak dapat di pisahkan pada perusahaan
e. kegiatan yang merupakan tugas dari seorang administrator
2. Di bawah ini yang merupakan contoh dari dokumen pribadi yaitu ...
a. Buku tamu
b. KTP
c. Id Card
d. Buku Pinjaman Perpustakaan
e. Laporan keuangan
A. SOAL PILIHAN GANDA
DAN ESAY
Mata Pelajaran : Kearsipan Nama :...............................
Jurusan : Administrasi Perkantoran No.Abs :...............................
Waktu : 60 menit Kelas :...............................
Sifat : Close Book
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 24
3. Di bawah ini manakah pernyataan yang tepat mengenai Dokumen Pemerintahan?
a. Dokumen yang di jalankan oleh perusahaan
b. Dokumen yang isisnya mencakup banyak hal
c. Dokumen yang dimiliki dan di keluarkan oleh pemerintahan suatu negara dan
mencakup banyak aspek penting terkait dengan aturan-aturan maupun bagian dari
Suatu Negara
d. Dokumen yang di tanda tangai oleh presiden dan wakil presiden
e. Dokumen yang mutlak dan tak dapat di ganti oleh siapapun kecuali MPR
4. Di bawah ini manakah urutan yang tepat dan benar dalam jenis-jenis dokumen
berdasarkan bentuk fisiknya ?
a. Dokumen Literer – Dokumen Pribadi – Dokumen Pemerintahan
b. Dokumen Literer – Dokumen Korporil – Dokumen Sejarah
c. Dokumen Korporil – Dokumen Privat – Dokumen Pribadi
d. Dokumen Korporil – Dokumen Liteter – Dokumen Privat
e. Dokumen Pemerintahan – Dokumen Sejarah – Dokumen Niaga
5. Kenapa suatu dokumen di katakan sebagai Dokumen Privat?
a. Karena sifatnya memiliki kaitan dengan perpustakaan
b. Karena ada keterkaitannya dengan masa lalu
c. Karena memiliki nilai guna yang tinggi
d. Adanya keterkaitan dengan keuangan atau niaga
e. Adanya hubungan dengan perusahaan dan mencakup bagian terpenting perusahaan
B. Soal Uraian
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan tepat dan benar!
1. Jelaskan pengertian dokumen dan dokumentasi menggunakan Bahasa anda sendiri!
2. Sebutkan dan jelaskan ruang lingkup dokumentasi !
3. Sebutkan dan jelaskan jenis – jenis dokumen !
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 25
Adapun batas waktu yang di tetapkan untuk pembahasan mengenai materi Dokumen dan
Dokumentasi adalah selama kurang lebih :
3 x 50 Menit Jam Mata Pelajaran
A. Pilihan Ganda
Adapun penilaian yang di tetapkan dalam ketepatan menjawab setiap soal Pilihan Ganda
yang ada di atas adalah :
a) Setiap soal yang di jawab benar akan bernilai = 10
b) Setiap soal yang di jawab salah akan bernilai = 0
c) Total maksimal skor yang akan di dapatkan adalah sebesar = 50
B. Soal Uraian
Adapun penilaian yang di tetapkan dalam menjawab soal uraian yang benar yakni sebagai
berikut :
Soal nomor 1 :
1. Soal maksimal akan bernilai = 25
2. Soal di jawab kurang maksimal bernilai = 15
3. Tidak menjawab = 0
Soal nomor 2 :
1. Soal maksimal akan bernilai = 25
2. Soal di jawab kurang maksimal bernilai = 15
B. BATASAN WAKTU YANG
DITETAPKAN
C. PENILAIAN
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 26
3. Tidak menjawab = 0
Total maksimal Nilai yang akan di dapatkan adalah 5 = 50
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 27
BAB IV
PENUTUP
Setelah menyelesaikan bahan ajar ini , peserta didik diharapkan dapat memahami cara
membuat komunikasi tertulis. Apabila peserta didik dinyatakan memenuhi syarat syarat
kelulusan dari hasil evaluasi dalam bahan ajar ini, maka peserta didik dapat melanjutkan
pembelajaran materi selanjutnya. Dan peserta didik dapat melakukan uji kompetensi dengan
penilaiannya dilakukan dari pihak dunia industri atau asosiasi profesi yang berkompeten. Apabila
peserta didik telah menyelesaikan seluruh evaluasi dari setiap bahan ajar, maka hasil yang berupa
nilai dari instruktur atau berupa portofolio dapat dijadikan sebagai penentu standar pemenuhan
kompetensi tertentu dan bila memenuhi syarat, peserta didik berhak mendapatkan sertifikat
kompetensi yang dikeluarkan oleh dunia industri atau lembaga sertifikasi profesi.
KESIMPULAN
MODUL DOKUMEN DAN DOKUMENTASI SMK/MAK 28
Mursiati. 2015. Pengertian Dan 3 Jenis Dokumen. (Online)
https://portal-ilmu.com/pengertian-danjenis-jenis-dokumen/, Diakses pada 23 November
2017.
Ina.2013. Pengertian Dokumen Dan Dokumentasi. (Online).
http://inamayladin.blogspot.co.id/2013/11/pengertian-dokumen-dokumentasi.html?m=1,
Diakses pada 23 November 2017.
Sora N.2014. Mengetahui Pengertian Dokumen Dan Dokumentasi. (Online).
http://www.pengertianku.net/2014/09/mengetahi-pengertian-dokumen-dan-
dokumentasi.html, Diakses pada 23 November 2017.
Ridwan. 2011. Ruang Lingkup Dokumentasi. (Online).
http://ridwanjuli.blogspot.co.id/2011/08/ruang-lingkup-dokumentasi.html?m=1, Diakses
pada 24 November 2017.
DAFTAR RUJUKAN