modul microsoftword advance
TRANSCRIPT
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
1/67
2011 Bagian Pengembanga
Pegawai
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
2/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 2 dari 63
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ....................................................................................................................................... 2
DAFTAR GAMBAR ........................ ......................... ......................... ......................... ............................ 5
BAB I ......................... ......................... ............................ ......................... ......................... ...................... 9
Menggunakan Mail Merge dan Label ......................... ......................... ......................... ............................ 9
1.1 Membuat Mail Merge dengan Cara Manual ....................... ......................... ............................ ...... 10
a) Tahap Pembuatan Dokumen Master .............................................. ......................... .................... 10
b) Tahap Pembuatan DataSource ........................ ......................... ......................... .......................... 11
c) Proses Penggabungan (Merge) ....................... ......................... ......................... .......................... 12
1.2 Membuat Mail Merge dengan Wizard ....................... ......................... ............................ .............. 15
1.3 Mencetak Dokumen Mail Merge ............................ ......................... ......................... .................... 20
a) Edit Individual Documents ........................... ......................... ......................... ......................... ... 21
b) Print Documents ...................... ............................ ......................... ......................... .................... 22
c) Send E-mail Messages ..................... ............................ ......................... ......................... ............ 22
1.4 Mail Merge dengan Rule ....................... ......................... ......................... ......................... ............ 23
a) If ... Then ... Else ........................ ......................... ......................... ........................... ............... 23
b) Next Record If ..................... ............................ ......................... ......................... .................... 24
c) Skip Record If ......................... ......................... ......................... ......................... .................... 24
1.5 Mengedit Daftar Penerima atau Data Source pada Mail Merge ............................................... ...... 25
a) Mengedit Daftar Penerima ..................... ............................ ......................... ........................ .... 25
b) Menambah Daftar Penerima ...................... ............................ ......................... ......................... ... 29
c) Menghapus Daftar Penerima ........................ ......................... ......................... ........................ .... 29
d) Mencari Daftar Penerima ....................... ......................... ......................... ............................ ...... 29
e) Kostumisasi Kolom ........................ ......................... ......................... ........................... ............... 29
1.6 Membuat dan Mencetak Label........................................... ......................... ............................ ...... 30
LATIHAN ......................................................................................................................................... 33
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
3/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 3 dari 63
BAB II Menggunakan Fasilitas Field ......................... ......................... ......................... .......................... 36
2.1 Menambahkan Field Date pada Dokumen ......................... ......................... ............................ ...... 37
2.2 Menambahkan Field Time pada Dokumen ......................... ......................... ............................ ...... 37
2.3 Memperbaharui Field pada Dokumen ........................ ......................... ........................... ............... 38
2.4 Mengubah Field pada Dokumen ....................... ......................... ......................... .......................... 38
2.5 Menghapus Field pada Dokumen ..................... ......................... ......................... .......................... 39
2.6 Mengunci Field pada Dokumen ........................ ......................... ......................... .......................... 39
2.7 Menambahkan Field Fill-in pada Dokumen ........................................ ............................ .............. 39
2.8 Menggunakan Field Ask pada Dokumen ................................... ......................... .......................... 40
2.9 Menggunakan Field Ref pada Dokumen ......................... ......................... ......................... ............ 41
LATIHAN ......................................................................................................................................... 42
BAB III Cetak Dokumen ..................... ............................ ......................... ......................... .................... 43
3.1.Mencetak Dokumen ............................................... ......................... ......................... .................... 43
LATIHAN ......................................................................................................................................... 43
BAB IV References Option ......................... ............................ ......................... ......................... ............ 44
4.1 Table of Contents ....................... ............................ ......................... ......................... .................... 44
4.2 Footnotes ..................................................................................................................................... 46
4.3 Citation & Bibliography ..................... ............................ ......................... ......................... ............ 47
LATIHAN ......................................................................................................................................... 49
BAB V Menyisipkan Dokumen Ms. Excel dan Ms. Power Point kedalam Dokumen Ms. Word .............. 51
BAB VI Membuat Chart dengan Microsoft Word 2007 ....................... ......................... ......................... . 56
LATIHAN ......................................................................................................................................... 58
BAB VII Menggunakan Hyperlink .................................. ......................... ......................... .................... 60
LATIHAN ......................................................................................................................................... 62
BAB VIII Cara Membuat File PDF Dengan Microsoft Word 2007 ....................... ......................... ......... 63
8.1 Instalasi add-ins PDF ke Microsoft Word 2007 apabila belum terinstal. ............................ ............ 63
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
4/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 4 dari 63
8.2 Cara memmbuat file PDF dengan Microsoft Word 2007 ..................... ........................... ............... 65
LATIHAN ......................................................................................................................................... 66
DAFTAR PUSTAKA ....................... ......................... ......................... ......................... .......................... 67
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
5/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 5 dari 63
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1: Alur Kerja Mail Merge .............................................................................................................
Gambar 2: Tombol office Button dan icon New .........................................................................................
Gambar 3: membuat dokumen baru............................................................................................................
Gambar 4: Insert table ke dalam dokumen Word ......................... ......................... ............................ ..........
Gambar 5: Membuka Dokumen Master ............................ ......................... ......................... ........................
Gambar 6: Membuka Ribbon Bar Mailings ................................................................................................
Gambar 7: Membuka Icon Select Recipients ............................ ......................... ......................... ................
Gambar 8: Menggunakan Data Source yang sudah dibuat sebelumnya .......................................... .............
Gambar 9: Kotak Dialog Select Data Source ............................ ......................... ......................... ................
Gambar 10: Memasukkan Data Nama ke Dokumen Master ....................... ......................... ........................
Gambar 11: Ilustrasi Penempatan Penerima Surat ........................... .......................... ......................... .......
Gambar 12: Memasukkan Data Source Alamat ke Dokumen Master .................... ......................... .............
Gambar 13: Menyelesaikan Mail Merge ........................... ......................... ......................... ........................
Gambar 14: Dialog Box membuat New Document ........................... .......................... ......................... .......
Gambar 15: Memulai Mail Merge dengan Wizard ....................... ......................... ......................... .............
Gambar 16: Contoh Mail Merge dengan Wizard ......................... ......................... ......................... .............
Gambar 17: Memilih penerima data dari Data Source.................................................................................
Gambar 18: Membuat daftar penerima surat ........................ ......................... ......................... .....................
Gambar 19: Membuat daftar penerima surat baru ........................ ......................... ......................... .............
Gambar 20: Dialog Box New Address List.................................................................................................
Gambar 21: Dialog Box Customize Address List ................................ ......................... ......................... .....
Gambar 22: Kotak dialog Customize Address List ........................... ......................... ......................... .......
Gambar 23: Dialog Box New Address List.................................................................................................
Gambar 24: Memasukkan Data Source ke Main Document ....................... ......................... ........................
Gambar 25: Menggabungkan Data Source dengan Main Document ........................... ......................... .......
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
6/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 6 dari 63
Gambar 26: Mencetak surat pada layar komputer ........................ ......................... ............................ ..........
Gambar 27: Dialog Box Merge to New Document .....................................................................................
Gambar 28: Ilustrasi Mail Merge ........................... .......................... ......................... ......................... .......
Gambar 29: Mencetak Document ke Printer ...............................................................................................
Gambar 30: Mencetak Document yang dikirimkan ke E-Mail ...................................... ............................ ..
Gambar 31: Dialog Box Merge to E-mail ...................................................................................................
Gambar 32: Menggunakan fungsi IfThenElse ........................ ......................... ......................... .......
Gambar 33: Dialog Box Insert Word Field: IF............................................................................................
Gambar 34: Menggunakan fungsi Next Record If.. ........................ ......................... ......................... .......
Gambar 35: Dialog Box Insert Word Field: Next Record If ....................... ......................... ........................
Gambar 36: Menggunakan fungsi Skip Record If .................... ......................... ............................ ..........
Gambar 37: Dialog Box Insert Word Field: Skip Record If ............................... ......................... ................
Gambar 38: Mengedit Recipient List ........................ ......................... ......................... ........................ ........
Gambar 39: Dialog Box Mail Merge Recipient ..........................................................................................
Gambar 40: Dialog Box Edit Data Source ..................................................................................................
Gambar 41: Menyimpan data Reciepient baru .......................... ......................... ......................... ................
Gambar 42: Dialog Box Mail Merge Recipient ..........................................................................................
Gambar 43: Kotak dialog Label .................................................................................................................
Gambar 44: Contoh pengguna Label ..........................................................................................................
Gambar 45: Kotak dialog New Address List ..............................................................................................
Gambar 46: Kotak dialog New Address List ..............................................................................................
Gambar 47: Contoh tampilan Filed Label ......................... ......................... ......................... ........................
Gambar 48: Contoh Label Penerima ..........................................................................................................
Gambar 49: Mencantumkan Field pada dokumen ........................ ......................... ......................... .............
Gambar 50: Kotak dialog Field ..................................................................................................................
Gambar 51: Kotak dialog Field Date ........................ ......................... ......................... ........................ ........
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
7/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 7 dari 63
Gambar 52: Dialog Box Field ....................................................................................................................
Gambar 53: Kotak dialog Field ..................................................................................................................
Gambar 54: Kotak dialog Microsoft Office Word ........................ ......................... ............................ ..........
Gambar 55: Kotak dialog Field ..................................................................................................................
Gambar 56: Kotak dialog tampilan Field Ask ........................... ......................... ......................... ................
Gambar 57: Kotak dialog Field menggunakan Ref ........................... .......................... ......................... .......
Gambar 58: Kotak dialog Print ..................... ............................ ......................... ......................... ................
Gambar 59: Ribbon References ..................................................................................................................
Gambar 60: Icon Table of Contents .................... ......................... ......................... ......................... .............
Gambar 61: Pilihan Table of Content .........................................................................................................
Gambar 62: Insert Table of Content ........................ ......................... ......................... ........................ ........
Gambar 63: Dialog box Table of Content ......................... ......................... ......................... ........................
Gambar 64: Icon Insert Footnote ........................ ......................... ......................... ......................... .............
Gambar 65: ribbon References ...................................................................................................................
Gambar 66: Icon Mange Data Source ......................... ......................... ......................... ......................... .....
Gambar 67: Source Manager ......................................................................................................................
Gambar 68: Dialog Box Create Source ....................... ......................... ......................... ......................... .....
Gambar 69: Membuat Data Source ............................................................................................................
Gambar 70: Icon Object untuk menyisipkan dokumen lain ........................ ......................... ........................
Gambar 71: Dialog Box Object ..................................................................................................................
Gambar 72: Menyisipkan MS. Excel ke Word............................................................................................
Gambar 73: Menyisipkan MS. Power Point ke Word ................................... ......................... .....................
Gambar 74: Dialog Box Object ..................................................................................................................
Gambar 75: Menyisipkan MS. Excel dan Ms. Power Point ke Word............................. ......................... .....
Gambar 76: Menyisipkan grafik ......................... ......................... ......................... ......................... .............
Gambar 77: Dialog Box Insert Chart ........................ ......................... ......................... ........................ ........
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
8/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 8 dari 63
Gambar 78: Menyisipkan grafik dengan data yang dapat diubah ................................ ......................... .......
Gambar 79: Mengedit Chart yang sudah dibuat ........................ ......................... ......................... ................
Gambar 80: Mengedit Chart yang sudah dibuat ........................ ......................... ......................... ................
Gambar 81: Menyisipkan Link ke dalam teks ........................... ......................... ......................... ................
Gambar 82: Dialog box Insert Hyperlink .................... ......................... ......................... ............................ ..
Gambar 83: Link ditengah-tengah teks ....................... ......................... ......................... ............................ ..
Gambar 84: Menginstal Add-ins save as PDF ............................................................................................
Gambar 85: Dialog box untuk menginstal add-ins ....................... ......................... ............................ ..........
Gambar 86: Proses instalation ....................................................................................................................
Gambar 87: Instalasi selesai .......................................................................................................................
Gambar 88: Hasil Instal save as PDF .........................................................................................................
Gambar 89: Membuat dokumen pada Word ...............................................................................................
Gambar 90: Dialog Box Publish as PDF or XPS ........................................................................................
Gambar 91: Dokumen berbentuk PDF .......................................................................................................
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
9/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 9 dari 63
BAB I
Menggunakan Mail Merge dan Label
Mail Merge atau surat massal atau sering juga disebut surat gabung adalah surat yang ditujukan
untuk banyak orang, dimana setiap orang yang dikirimi surat tersebut akan menerimanya dalam keadaan
asli, bukan salinan karena surat tersebut hanya dibuat sekali saja oleh si pengirim. Mail Merge merupakan
salah satu fitur Microsoft Word untuk mengirimkan surat kepada beberapa orang sekaligus dari satu
sumber surat. Secara teknis, dibutuhkan 2 (dua) buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi
surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada proses
pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.
Microsoft Word 2007 memiliki Tab Mailings yang di dalamnya terdapat fitur Mail Merge. Dalam
sejarahnya, Mail Merge telah ada pada versi Microsoft Word sebelumnya. Karena masih dianggap sangat
penting, makaMicrosoft Word 2007 menyertakannya dalam kelompok Mailings.
Mail Merge berfungsi mengumpulkan data-data orang, seperti nama, alamat, kota, kode pos, dan lain
sebagainya. Kemudian, data-data itu disimpan dalam file khusus dan bisa dipakai kapanpun ketika akan
membuat surat.
Mail Merge merupakan suatu solusi jika ingin membuat surat dengan banyak penerima yang
berbeda tapi isi surat tersebut sama, maka tidak harus membuat salinan isi surat tersebut sebanyak
penerima surat dan menambahkan satu-persatu nama penerima dan alamatnya pada bagiannya masing-
masing. Ada 2 (dua) hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan Mail Merge ini yaitu:
1. Dokumen Master, Microsoft Word menyebut ini dengan "Main Document" yaitu dokumen surat
yang akan dikirim ke beberapa penerima sesuai kebutuhan.
2. Data Source, yaitu suatu file Microsoft Word dalam bentuk table yang berisi informasi untuk
digabung dalam Dokumen Master. Sebagai contoh, daftar nama dan alamat penerima surat serta
informasi-informasi penting lainnya.
Untuk lebih jelasnya perhatikan ilustrasi Mail Merge berikut:
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
10/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 10 dari 63
Gambar 1: Alur Kerja Mail Merge
Dari gambar diatas tampak bahwa penggabungan (merge) Dokumen Master dengan Data Source akan
menyesuaikan dengan jumlah data penerima undangan.
1.1 Membuat Mail Merge dengan Cara Manual
Untuk pembuatan Mail Merge ada 2 (dua) tahap yaitu tahap pembuatan Dokumen Master dan Data
Source, masing-masing akan dijelaskan sebagai berikut:
1) Klik Office Button, kemudian klik New;
Gambar 2: Tombol office Button dan icon New
Office Button
Icon New
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
11/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 11 dari 63
2) Pada kotak dialog New Documentpilih Blank document;
Gambar 3: membuat dokumen baru
3) Klik Create;
4) Pada jendela area kerja baru Microsoft Word, ketikkan surat undangan yang akan dibuat;
5) Simpan surat undangan tersebut, untuk mempermudah dalam pengelolaan selanjutnya sebaiknya
disimpan dalam satu folder dengan file data sourcenya.
Selanjutnya kita akan membuat File Data penerima surat. Yaitu sebuah file daftar data yang berisi data-
data penerima surat dalam bentuk tabel. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:
1) Klik Office Button, kemudian klik New;
2) Pada kotak dialog New Documentpilih Blank document;
3)Klik Create;
4) Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007, klik menu Insert pilih Table kemudian
isikan data penerima undangan.
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
12/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 12 dari 63
Gambar 4: Insert table ke dalam dokumen Word
5) Tabel tidak diberi judul karena akan menyebabkan adanya kesalahan pada langkah berikutnya;
6) Simpan file data penerima undangan tersebut.
(
Proses penggabungan ini merupakan cara untuk menggabungkan antara Dokumen Master dan Data
Source, sehingga menjadi satu kesatuan Mail Merge yang utuh. Berikut cara penggabungan tersebut:
1) Buka file Dokumen Master yang telah dibuat sebelumnya;
2) Pilih Open, cari lokasi file Dokumen Master kemudian pilih nama file (Dokumen Master) dan klik
Open;
Gambar 5: Membuka Dokumen Master
3) Jika file Dokumen Master sudah terbuka, klik ribbonbar Mailings;
Gambar 6: Membuka Ribbon Bar Mailings
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
13/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 13 dari 63
4) Selanjutnya klik menu bar Select Recepients;
Gambar 7: Membuka Icon Select Recipients
5) Pada ribbonbar Mailings, ada beberapa menu bar yang semula tidak aktif menjadi aktif;
6) Klik Select Recipients Use Exiting List (file data source yang sudah dibuat);
Gambar 8: Menggunakan Data Source yang sudah dibuat sebelumnya
Kemudian akan muncul jendela untuk memilih file Data Source yang sudah dibuat seperti
dibawah ini dan klik Open:
Gambar 9: Kotak Dialog Select Data Source
7) Langkah selanjutnya letakkan kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk | ) dibelakang kata
Yth Bp/Ibu/Sdr pada File;
8) Pada ribbonbar Mailings, klik menu bar Insert Merge Field
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
14/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 14 dari 63
Gambar 10: Memasukkan Data Nama ke Dokumen Master
Selanjutnya akan tampil Field yang sesuai dengan tabel yang berada di file Data penerima
undangan dalam hal ini adalah : Nama, Alamat, dan Email;
9) Klik field Nama. Sebagai ilustrasi perhatikan gambar berikut:
Gambar 11: Ilustrasi Penempatan Penerima Surat
10) Letakkan Kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk | ) dibelakang kata Di. Klik menu
bar Insert Merge Fieldselanjutnya klik field Alamat;
Gambar 12: Memasukkan Data Source Alamat ke Dokumen Master
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
15/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 15 dari 63
11) Sampai langkah ini proses penggabungan kedua file sudah selesai, untuk membuktikannya
pada ribbonbar Mailings, klik menu bar Finish & MergeEdit Individual Document;
Gambar 13: Menyelesaikan Mail Merge
12) Untuk menuju data selanjutnya klik tanda panah pada menu bar, perhatikan penerima
undangan akan berubah seiring dengan Anda klik panah pada menu bar tersebut
1.2 Membuat Mail Merge dengan Wizard
Pada dasarnya membuat Mail Merge dengan wizard ini tidak jauh berbeda dengan cara sebelumnya, yaitu
terdapat 2 (dua) dokumen yang harus dibuat, yaitu dokumen master dan data source.
Pembuatan Mail Merge dengan wizard ini lebih praktis, dan bisa dilakukan lebih cepat. Untuk lebih
jelasnya ikuti langkah-langkah berikut ini:
1) Klik Office Button, kemudian klik New;
2) Pada kotak dialog New Documentpilih Blank document;
3) Klik Create;
Gambar 14: Dialog Box membuat New Document
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
16/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 16 dari 63
4) Pada jendela area kerja baru Micorosft Word 2007, ketikkan surat undangan yang akan dibuat;
5) Pilih ribbonbar Mailings, kemudian klik pada menu bar Start Mail Merge pilih Step by step
Mail Merge wizard,
Gambar 15: Memulai Mail Merge dengan Wizard
kemudian tampilanMicrosoft Word akan tampak seperti gambar berikut;
Gambar 16: Contoh Mail Merge dengan Wizard
6) Pada task pane beri tanda pada radio button Letters, kemudian klik starting document
seperti tampak pada gambar;
Sebagai contoh beri tanda pada radio button Use current document, kemudian klik Next:
select recepients;
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
17/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 17 dari 63
Gambar 17: Memilih penerima data dari Data Source
7) Pada task pane select recepientsini terdapat 3 (tiga) pilihan yaitu:
Use an existing listuntuk menggunakan list penerima yang sudah ada
Select from Outlook contactjika penerima diambil dari Outlook
Type New Listjika ingin membuat list baru
Gambar 18: Membuat daftar penerima surat
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
18/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 18 dari 63
Sebagai contoh pilih Type new List, kemudian klik create,
Gambar 19: Membuat daftar penerima surat baru
dan muncul kotak dialog New Address List;
Gambar 20: Dialog Box New Address List
8) Pada kotak dialog New Address List klik tombol Customize column, kemudian muncul
kotak dialog Customize Address List;
Gambar 21: Dialog Box Customize Address List
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
19/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 19 dari 63
9) Pada kotak dialog New Address Listterdapat tujuh tombol yaitu:
Adduntuk menambah daftar penerima
Deleteuntuk menghapus dari daftar
Renameuntuk mengganti nama
Move Upuntuk memindahkan kebagian atas
Move Downuntuk memindahkan kebagian bawah
10) Pada kotak dialog Customize Address Listtentukan isi atau data form Field Names, contoh
tampak seperti pada gambar berikut;
Gambar 22: Kotak dialog Customize Address List
11) Setelah selesai klik OK;
12) Pada jendela New Address Listpada tampak field-field yang sudah dibuat.
Untuk menambahkan daftar penerima surat klik New Entry, ketikkan data-data yang sesuai
dengan masingmasing field. Setelah selesai klik Ok, kemudian muncul jendela Save
Address List, tentukan dimana lokasi file akan disimpan dan pada file name ketikkan nama
filenya (file data source).
Gambar 23: Dialog Box New Address List
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
20/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 20 dari 63
13) Klik Save;
Sebaiknya data source disimpan dalam satu folder dengan dokumen suratnya (dokumen
master), untuk mempermudah pencarian dokumen.
14) Selanjutnya pada kertas kerjaMicrosoft Word letakkan kursor dibawah kalimat Kepada Yth,
kemudian klik menu more items, maka akan muncul kotak dialog Insert Merge Fieldlalu
insertkan tiap-tiap field tersebut ke dalam dokumen dengan menekan tombol Insert;
Gambar 24: Memasukkan Data Source ke Main Document
15) Jika merge field sudah dimasukkan, klik Finish & Mergepilih Edit IndividualDocument
Gambar 25: Menggabungkan Data Source dengan Main Document
16) Pembuatan Mail Merge sudah selesai simpan surat undangan ini dengan klik FileSave As
Word Document;
Tentukan lokasi penyimpanan dan nama file, sebaiknya dijadikan dalam 1 (satu) folder dengan data
sourcenya.
1.3 Mencetak Dokumen Mail Merge
Untuk mencetak dokumen Mail Merge, gunakan Ribbon bar Mailings klik menu bar sehingga tampil
seperti ilustrasi berikut ini:
Terdapat 3 (tiga) pilihan untuk jenis dokumen apa yang hendakdicetak:
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
21/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 21 dari 63
Edit Individual Documents adalah hasil pencetakan menjadi file baru, yang berisi halaman-halaman surat
undangan. Setelah Anda pilih Edit Individual Documents seperti gambar dibawah ini,
Gambar 26: Mencetak surat pada layar komputer
akan tampil kotak dialog Merge to New Document,berikut ini penjelasannya:
Gambar 27: Dialog Box Merge to New Document
Alluntuk mencetak seluruh data;
Current recorduntuk mencetak data yang sedang aktif saja;
From... Tountuk mencetak data nomor tertentu, misal data ke-1 sampai dengan data ke-3;
Kemudian klik OK, otomatis akan membuka lembar kerja baru dengan nama Letters 1pada
Microsoft Word yang berisi undangan yang sudah jadi.
Gambar 28: Ilustrasi Mail Merge
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
22/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 22 dari 63
Print Document adalah hasil surat akan langsung dicetak ke Printer yang terpasang. Langkahnya sama
persis pada langkah a, bedanya hasilnya langsung dicetak ke Printer.
Gambar 29: Mencetak Document ke Printer
Dari namanya tentu Anda tahu bahwa pencetakan akan langsung dikirim ke email seseorang, jika Anda
terhubung ke internet tentunya. Setelah Anda pilih Send E-mail Message
Gambar 30: Mencetak Document yang dikirimkan ke E-Mail
akan tampil kotak dialog Merge to E-mail.
Gambar 31: Dialog Box Merge to E-mail
Kemudian Isikan alamat email orang yang dituju, lalu klik OK.
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
23/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 23 dari 63
1.4 Mail Merge dengan Rule
Ketika menggunakan Mail Merge Microsoft Word, tidak hanya terbatas untuk menggunakan data yang
sebenarnya (data source),Microsoft Wordjuga mencakup bidang-bidang khusus yang memungkinkan
anda untuk mengontrol dengan menggunakan beberapa kondisi. Kondisi yang dapat digunakan untuk
pengolahan Mail Merge adalah sebagai berikut:
Field ini digunakan jika ingin melakukan perbandingan antara data lapangan dan nilai, dan kemudian
mengambil beberapa tindakan berdasarkan perbandingan. Untuk memanfaatkan fitur ini berikut langkah-
langkahnya:
1)Pada dokumen Mail Merge klik ribbonbar Mailings pilih Rules If... Then... Else;
Gambar 32: Menggunakan fungsi IfThenElse
2)Pada kotak dialog Insert Word Field:IFketikkan pada:
Field name,Comparation,Compare to,Insert this text, dan Otherwise insert this text
(pilihan).
Gambar 33: Dialog Box Insert Word Field: IF
3) Klik OK.
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
24/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 24 dari 63
Field ini digunakan jika ingin membandingkan isi dari data lapangan ke nilai, dan kemudian beralih ke
halaman berikutnya jika yang dibandingkan adalah benar.
Untuk memanfaatkan fitur ini berikut langkah-langkahnya:
1) Pada dokumen Mail Merge klik ribbonbar Mailings Rules Next Record If;
Gambar 34: Menggunakan fungsi Next Record If..
2) Pada kotak dialog Insert Word Field:Next record Ifketikkan pada:
Field name, Comparation, dan Compare to.
Gambar 35: Dialog Box Insert Word Field: Next Record If
3) Klik OK.
Field ini digunakan jika ingin membandingkan isi data lapangan ke nilai, dan kemudian mengabaikan
data yang sedang direkam jika data yang dibandingkan adalah benar.
Untuk memanfaatkan fitur ini berikut langkah-langkahnya:
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
25/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 25 dari 63
1)Pada dokumen Mail Merge klik ribbonbar MailingsRules Skip Record If;
Gambar 36: Menggunakan fungsi Skip Record If
2) Pada kotak dialog Insert Word Field: Next Record If ketikkan pada:
Field name;
Comparation;
Compare to.
Gambar 37: Dialog Box Insert Word Field: Skip Record If
Kemudian klik OK.
1.5 Mengedit Daftar Penerima atau Data Source pada Mail Merge
Daftar penerima pada Mail Merge dapat dikelola dengan mudah, antara lain untuk menambah daftar
penerima, menghapus, mengurutkan, dan lainlain.
1. Klik icon menu Edit Recepient List.
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
26/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 26 dari 63
Gambar 38: Mengedit Recipient List
2. Kemudian pada kotak dialog yang muncul, klik data sourcenya, kemudian klik Edit.
Gambar 39: Dialog Box Mail Merge Recipient
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
27/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 27 dari 63
3. Kemudian klikHeru menjadiHeri.
Gambar 40: Dialog Box Edit Data Source
4. Kemudian klik tombol New Entry, ketikkanlah data di bawah ini :
Nama Tgl. Lahir Alamat No. Hp PalatihanYang
Diikuti
Uang
Pendaftara
n
Uang
Kursus
Lady 20-10-1982 Jl. Setia
Budi No. 50Medan
0812337788 Web Master 150.000 1.500.000
Rama 5-6-1984 Jl. SeiPadang No.
59 Medan
0813708845 DesignFundamenta
l
150.000 1.500.0
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
28/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 28 dari 63
Gambar 41: Menyimpan data Reciepient baru
5. Kemudian jika telah selesai klik tombol OK, lihat perubahan datanya.
6. Kemudian klik OK kembali.
Gambar 42: Dialog Box Mail Merge Recipient
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
29/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 29 dari 63
Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:
1) Buka dokumen Mail Merge yang akan ditambah daftar penerimanya klik pada ribbon bar
Mailings;
2) Pada menu bar Start Mail Merge, klik Edit Recepient List;
3) Pada kotak dialog Mail Merge recepients form data source, klik datasource.mdb,
kemudian klik Edit;
4) Untuk melakukan penambahan daftar penerima pada kotak dialog Edit Data Source, klik
tombol New Entry.
Pada kotak dialog Edit Data Entryletakkan penujuk segitiga pada data yang akan dihapus, kemudian
klik Delete Entry.
1)Pada kotak dialog Edit Data Entry, klik tombol Find;
2) Pada kotak dialog Find Entry ketikkan data yang dicari kemudian klik Find Next untuk
melanjutkan pencarian.
Kostumisasi kolom berguna untuk menambahkan kolom-kolom data dari daftar penerima.
1) Pada kotak dialog Edit Data Source,klik tombil Customize Columns..;
2) Kemudian muncul kotak dialog Microsoft Office Wordyang menyatakan data harus disimpan
terlebih dahulu, klik tombol Yesuntuk menyimpan;
3) Pada kotak dialog Customize Address List, kostumisasi kolom dapat dilakukan antara lain,
menambah, menghapus, mengubah nama kolom dan lain-lain;
4) Klik OK.
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
30/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 30 dari 63
1.6 Membuat dan Mencetak Label
Membuat label sesungguhnya tidak berbeda dengan membuat Mail Merge. Label biasanya digunakan
untuk menuliskan nama dan alamat undangan. Untuk membuat label diperlukan 2 (dua) dokumen yaitu
dokumen master dan data sourcenya.
Untuk lebih mudahnya ikuti langkah-langkah berikut:
1) Buka Microsoft Word, kemudian pilih Tab Mailings Start Mail Merge Label
2) Kemudian muncul kotak dialog Label Options
3) Klik pada radio button : Page printer
Tray : Default
Label Vendor : Avery US Letter
Product Number :5160
Seperti tampak pada gambar berikut:
Gambar 43: Kotak dialog Label
4) Klik Ok, maka tampilanMicrosoft Word Label akan tampak seperti pada gambar berikut:
Gambar 44: Contoh pengguna Label
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
31/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 31 dari 63
Untuk jenis ukuran sesuaikan dengan kebutuhan dan kertas label yang digunakan.
5) Pada Tab Mailingsklik Select RecipientsType New List, seperti tampak pada gambar
berikut :
Gambar 45: Kotak dialog New Address List
6) Pada kotak dialog New Address List tentukan data-data apa saja yang akan dicetak,
biasanya: namadan alamat sebagai contoh seperti tampak pada gambar berikut :
Gambar 46: Kotak dialog New Address List
Untuk lebih jelasnya silahkan lihat kembali pada pokok bahasan Membuat Mail Merge
dengan Wizard.
7) Selanjutnya pada tab Mailingsklik Insert Merge Field
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
32/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 32 dari 63
Tentukan fieldfield yang akan dimasukkan dalam label, contoh perhatikan gambar
berikut:
Gambar 47: Contoh tampilan Filed Label
8)Pada tab Mailingsklik Update Label
9) Selanjutnya pada tab Mailingsklik Finish & Merge Edit Individualdokument
10) Muncul kotak dialog Merge to New Documentpilih All kemudian klik OK.
TampilanMicrosoft Word akan tampak seperti gambar berikut:
Gambar 48: Contoh Label Penerima
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
33/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 33 dari 63
11) Sampai tahap ini pembuatan label sudah selesai dan siap untuk dicetak pada kertas label.
Jangan lupa untuk menyimpan semua dokumen-dokumennya dalam satu folder.
LATIHAN
1. Buatlah surat undangan beserta labelnya ke beberapa penerima dibawah ini menggunakan Mail
Merge:
a. Surat Undangan
b. Daftar Penerima
No Nama KPPN Asal
1Ramondo Gascaro Jakarta I
2Reza Dwiputranto Bandung II
3Aghi Narotama Medan
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
34/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 34 dari 63
4Aprilia Apsari Pangkal Pinang
5
Soleh Solihun Tanjung Pandan
2. Buatlah Mail Merge dengan menggunkan Mail Merge Wizard daridata dibawah ini:
a. Data Source
b. Main Document
[Your Name]
[Address][City, ST ZIP Code]
August 7, 2008
[Recipient Name][Title]
[Company Name][Street Address]
Dear [Recipient Name]:
We are all aware of the toll that addiction can take on our community. The halfway house is a project
organized to tackle the problem head-on.
With the help of city service agencies and law enforcement agencies and the cooperation of the
judicial system, certain teenagers are offered a one-time opportunity to participate in this program.
These young men and women are given intensive counseling, job training, and other skill
enhancements needed to become productive citizens. Approximately 85 teenagers each year graduatefrom this two-year intensive program.
This year we have expanded our operations, and we need your help. We are inviting you to join our
executive board of directors. The board consists of business professionals such as you, who can assist
us in directing, organizing, and implementing the large fundraising campaign that we must undertake
soon. The executive board meets the first Tuesday of each month, and select committees meet an
additional one or two times a month.
Please join us. The halfway house and the teenagers who live there need you.Sincerely,
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
35/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 35 dari 63
[Your Name]
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
36/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 36 dari 63
BAB II Menggunakan Fasilitas Field
FieldpadaMicrosoft Word adalah sebuah obyek khusus yang senantiasa dapat kita updateatau
diperbaharui. Berikut ini adalah langkah-langkah penggunaanFieldpadaMicrosoft Word 2007.
1) Pada ribbonbar pilih Insert;
2) Klik ikon Quick Partsgroup Text, kemudian pilih Field;
Gambar 49: Mencantumkan Field pada dokumen
3) Maka akan muncul kotak dialog Field;
4) Sebagai contoh, kita akan membuat dokumen dengan menggunakan Fieldtanggal dan waktu;
5) Bagian Field namesadalah daftar semua Fieldyang bisa kita tambahkan pada dokumen;
6) Bagian Field propertiesadalah pengaturan tambahan untuk Fieldyang kita pilih.
Gambar 50: Kotak dialog Field
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
37/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 37 dari 63
2.1 Menambahkan Field Date pada Dokumen
Langkah-langkahnya sebagai berikut:
1) Pilih Datepada Field names;
2) Pada bagian Field properties pilih format tanggal yang dibutuhkan, sebagai contoh
Wednesday, August 19, 2009;
3) Klik OK.
Gambar 51: Kotak dialog Field Date
2.2 Menambahkan Field Time pada Dokumen
Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:
1) Pilih Timepada Field names;
2) Pada Field propertiespilih format waktu diinginkan, contoh 08:34:43;
3) Klik OK.
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
38/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Wo
Tingkat Lanjut
2.3
Perbedaan yang didapatkan apa
adalah kita tidak dapat memperb
Namun hal yang perlu diingat a
tanggal dan waktu yang diingi
berikut:
1)Menutup kemudian
Field;
2) Klik pada Fieldyang
2.
Kita dapat merubah Fielddenga
1) Klik format tanggal m
2)Klik-kanan pada Fiel
3)Pilih Editlalu pada k
d 2007
Gambar 52: Dialog Box Field
emperbaharui Field pada Dokumen
ila kita mengetik tanggal dan waktu tanpa men
aharui format tanggal dan waktu secara otomatis.
alah fasilitas ini tidak realtime, sehingga untuk
nkan kita harus melakukan beberapa hal dia
embuka kembali dokumen Word yang telah kit
telah kita buat sebelumnya, kemudian tekan tom
4 Mengubah Field pada Dokumen
langkah-langkah sebagai berikut:
aupun waktu yang telah buat sebelumnya mengg
tersebut;
tak dialog Field;
Halaman 38 dari 63
ggunakan fasilitas Field
mendapatkan perubahan
taranya adalah sebagai
a Insert dengan fasilitas
ol F9.
unakan fasilitas Field;
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
39/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 39 dari 63
4)Pilih kembali Field nameserta Field propertiesyang diinginkan.
2.5 Menghapus Field pada Dokumen
Untuk menghapus Field pada dokumen, blok format tanggal maupun waktu yang telah kita buat
sebelumnya kemudian tekan tombol Deleteatau Backspace.
2.6 Mengunci Field pada Dokumen
Fasilitas lain dari Field yang dapat kita pergunakan adalah mengunci Field pada dokumen, sehingga
tanggal dan waktu yang tertera pada dokumen tersebut senantiasa tidak akan berubah meskipun telah kita
perbaharui.
1)Untuk mengunci Field, dengan menggunakan tombol shortcut Ctrl + F11;
2) Untuk membuka fasilitas penguncian Field, dengan menggunakan tombol shortcut Ctrl +
Shift + F11.
2.7 Menambahkan Field Fill-in pada Dokumen
Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:
1) Klik ribbonbar Insert;
2) Klik ikon Quick Partspada group Text;
3) Pada kotak dialog Fieldpilih Fill-inpada Field name;
4) Pada Field properties, sebagai contoh masukkan Pesan di kotak Prompt;
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
40/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 40 dari 63
Gambar 53: Kotak dialog Field
5) Pada kotak dialog Microsoft Office Word, ketikkan pesan contoh Menambahkan Field Fill-
in pada Dokumen;
6) Klik OK.
Gambar 54: Kotak dialog Microsoft Office Word
2.8 Menggunakan Field Ask pada Dokumen
Untuk menggunakan Field Askpada dokumen, langkah-langkahnya sebagai berikut:
1) Klik ribbonbar Insert;
2) Klik ikon Quick Partspada group Text;
3) Pada kotak dialog Fieldpilih Askpada bagian Field name;
4) Pada Field properties, sebagai contoh masukkan Pesan di kotak Promptdan Bookmark1
di kotak Bookmark name;
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
41/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 41 dari 63
Gambar 55: Kotak dialog Field
5)Klik OK;
6) Maka akan muncul kotak Pesan yang telah dibuat sebelumnya;
7) Silakan masukkan pesan yang ingin dibuat, sebagai contoh kita masukkan pesan
Menggunakan Field Ask pada Dokumen;
8) Klik OK.
Gambar 56: Kotak dialog tampilan Field Ask
2.9 Menggunakan Field Ref pada Dokumen
Untuk menggunakan Field Ref pada Dokumen, pilih Ref pada bagian Field name kemudian pada bagian
Field properties,pilih Bookmark1 di kotak Bookmark name.
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
42/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 42 dari 63
Gambar 57: Kotak dialog Field menggunakan Ref
Kemudian tekan OKuntuk mengakhiri prosesnya.
LATIHAN
Buatlah Field dalam dokumen agar bisa diupdate setiap saat.
a. Field Dateb. Field Time
c. Field Ref
d. Field Ask
e. Field Fill-in
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
43/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Wo
Tingkat Lanjut
DokumenMicrosoft Word yang
pengaturannya antara lain: meng
dan masih banyak yang lainnya.
Adapun langkah-langkah mencet
1) Klik ikon Office Butt
2) Pada kotak dialog Pr
telah terkoneksi den
memilih pada area P
atau genap pada dro
pada area Copies da
kertas (Pages per sh
3) Klik OK.
Cetaklah dokumen surat
d 2007
BAB III Cetak Dokumen
elah selesai dibuat dan ingin dicetak (print) dapa
enai pemilihan halaman, jumlah halaman yang di
dapun langkah-langkah berikut ini:
3.1.Mencetak Dokumen
ak dokumen sebagai berikut:
on, pilih Printatau tekan tombol Ctrl+Ppada k
Gambar 58: Kotak dialog Print
ntdapat dilakukan pengaturan yaitu, pengatura
gan komputer kerja, pengaturan halaman yan
ge range, pengaturan mencetak dokumen berda
down listPrint, pengaturan untuk mencetak
n untuk pengaturan mencetak beberapa halam
et).
LATIHAN
undangan pada latihan Bab 1!
Halaman 43 dari 63
t dilakukan
cetak, ukuran kertas,
yboard;
pemilihan printer yang
akan tercetak silakan
arkan penomoran ganjil
alaman secara berulang
n kedalam satu lembar
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
44/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 44 dari 63
BAB IV References Option
Bab IV ini kita membahas tentang References. Ribbon menu Reference terdapat dalam Microsoft
Word 2007 seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini:
Gambar 59: Ribbon References
4.1 Table of Contents
Table of contents sering disebut dengan daftar isi. Di sini terdapat menu bar yang digunakan untuk
membuat daftar isi secara otomatis dari sebuah dokumen yang telah kita buat tanpa kita mengetikkan satu
per satu judul bab ataupun judul sub bab. Langkahya adalah sebagai berikut:
1. Klik ribbon menu Referenceskemudian pilih Icon Table of Contentspada Group menu Table
of Contents;
Gambar 60: Icon Table of Contents
2. Maka akan muncul berbagai design Table of Content, kemudian klik design sesuai dengan yang
dikehendaki.
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
45/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Wo
Tingkat Lanjut
3. Secara otomatis daftar is
4. Jika menghendaki desig
Table of Content
d 2007
Gambar 61: Pilihan Table of Content
i telah terisi Judul Bab dan Sub-babnya beserta l
n daftar isi yang tidak terdapat pada tampilan
Gambar 62: Insert Table of Content
Halaman 45 dari 63
tak halaman.
enu, maka klik Insert
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
46/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 46 dari 63
5. Maka akan muncul Dialog Box Table of Content, kemudian atur pilihan-pilihan yang terdapat
pada dialog Box seperti dibawah sesuai dengan kebutuhan yang dikehendaki.
Gambar 63: Dialog box Table of Content
6. Klik OK.
7. Maka otomatis daftar isi muncul beserta halaman. Utuk menuju ke Bab atau Sub-bab yang
diinginkan, cukup dengan tekan Ctrl+klik.
4.2 Footnotes
Group menu pada ribbon menu References terdapat Group Footnotes. Group ini berfungsi untuk
membuat catatan kaki pada teks yang kita buat. Langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Klik ribbonmenu References.
2. Pilih Icon Insert Footnotes.
Gambar 64: Icon Insert Footnote
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
47/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 47 dari 63
3. Catatan kaki akan otomatis muncul pada bagian bawah halaman dan teks yang dikehendaki akan
otomatis ternomori.
4.3 Citation & Bibliography
Pada ribbon menu Referencesterdapat Group menu Citation & Bibliographyyang digunakan
untuk membuat keterangan yang menunjukkan cuplikan dan daftar pustaka. Langkah-langkahnya adalah
sebagai berikut:
1. Di Toolbar paling atas, klik "Reference"
Gambar 65: ribbon References
2. Di bagian "Citations & Bibliography", klik "Manage Sources"
Gambar 66: Icon Mange Data Source
3. Setelah jendela"Source Manager" terbuka, klik "New", dan masukkan data-data sumber
yang akan kita pakai di dalam tulisan kita.
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
48/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Wo
Tingkat Lanjut
4. Kemudian akan munc
(Author), judul buku (T
buku (Publisher) yang
dengan jenis sumber
CD, informasi dari int
5. Kita juga dapat memil
atas jendela "Create S
d 2007
Gambar 67: Source Manager
l dialog box Create Source untuk menulis
itle), tahun penerbitan (Year), kota diterbitkan (
diambil sebagian dalam teks. Data-data yang
ang kita ambil. Apakah itu buku, jurnal il
rnet, dsb.
Gambar 68: Dialog Box Create Source
h bahasa yang akan kita gunakan dengan me
ource"
Halaman 48 dari 63
an keterangan penulis
City) dan nama penerbit
erlu diisi disesuaikan
iah, hasil wawancara,
gaturnya di kanan
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
49/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 49 dari 63
Gambar 69: Membuat Data Source
6. Setelah kita meng-entryinformasi pustaka yang kita gunakan, data tersebut akan
tersimpan dan dapat kita munculkan dalam bentuk citation atau daftar pustaka
(bibliography).
7. Klik OK.
8. Setelah kita memasukkan citation atau bibliography, kita bisa memilih jenisstyle yang
akan kita pakai.
9. Simpan dokumen anda dengan klik Icon Save.
LATIHAN
1. Buatlah daftar pustaka dibawah ini dengan Citation&Bibliography.
Daftar PustakaSapri Sutisna, Pengenalan Unified Modeling Languange/UML Bagian I, edisi 28,
www.gematel.com.
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
50/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 50 dari 63
Adi Nugroho, ST, MMSI,Analisis dan Perancangan Sistem Informasi denganMetodologi Berorientasi Objek, 2002.
Geoffrey Sparks,An Introduction To Modeling Software System Using The UnifiedModeling Languange, www.sparxsystems.co.au, 2000.
onim, Practical UML a Hands-On Introduction For Developers,www.togethersoft.com.
rtin Fowler, UML Distilled Second Edition A Brief Guide To The Standard ObjectModeling Languange, 2000
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
51/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Wo
Tingkat Lanjut
Menyisipkan Dokume
Untuk beberapa kebutu
kadang kita mengambil data su
Power Point. Pada Ms. Word
Word ke dalam bagian dari teks.
Langkah-langkahny
1. Letakkan kursor2. Buka ribbonme
3. Pilih Icon Objec
Gambar
4. Maka akan mun
d 2007
BAB V
Ms. Excel dan Ms. Power Point ke
Ms. Word
an pembuatan dokumen surat ataupun dokum
ber dari dokumen berbentuk selain Word. Bis
ffice 2007 ini terdapat fungsi untuk menyisipk
adalah sebagai berikut:
pada teks yang akan disisipi dokumen Excel mau Insert.
tpada group menu Text.
70: Icon Object untuk menyisipkan dokumen lain
ul dialog box seperti dibawah ini:
Halaman 51 dari 63
alam Dokumen
en perkantoran lainnya,
a berupa Excel maupun
an dokumen selain Ms.
pun Power Point.
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
52/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Wo
Tingkat Lanjut
5. Pilih Create fro
disisipkan.
6. Klik OK.
Maka akan mun
d 2007
Gambar 71: Dialog Box Object
m File, klik Browsepada File name. Cari doku
ul dokumen yang disisipkan seperti dibawah ini:
Halaman 52 dari 63
en yang akan
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
53/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Wo
Tingkat Lanjut
G
Jika dokumen berupa Power
Gam
d 2007
mbar 72: Menyisipkan MS. Excel ke Word
oint maka akan muncul seperti dibawah ini:
ar 73: Menyisipkan MS. Power Point ke Word
Halaman 53 dari 63
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
54/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Wo
Tingkat Lanjut
ntuk menampilkan file
masuk ke lembar kerja Excel m
dikehendaki.
Fungsi kemudahan lain
dengan double klik. Langkahnya
1. Buka ribbonmenu Inser
Object, klik Browsedan
(langkah yang sama den
2. Check List kotak disamp
3. Jika menghendaki tampil
juga kotak disamping Di
4. Maka tampilan yang mu
d 2007
ang disisipkan cukup dengan double klik pada
aupun Power Point. Pada lembar kerja tersebut,
dari fitur penyisipan dokumen ini adalah kita b
adalah sebagai berikut:
tpilih Objectpada group menu Text, kemudian
cari dokumen yang akan disisipkan kemudian pi
an sebelumnya).
ing Link to File.
Gambar 74: Dialog Box Object
an dokumen yang disisipkan hanya berupa Icon
splay as Icon.
cul adalah seperti dibawah ini:
Halaman 54 dari 63
gambar, kemudian akan
bisa kita edit teks yang
isa menuju file tersebut
muncul dialog box
lih Create from File
ecil maka check list
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
55/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Wo
Tingkat Lanjut
Gambar 75:
Dengan mendouble klik
maupun Power Point asli, denga
LATIHAN
Sisipkanlah dokumen Microsoft
kemudian save dengan nama file
Icon yang
sekaligus sebagai
Link ke dokumen
Power Point
d 2007
Menyisipkan MS. Excel dan Ms. Power Point ke
pada icon, maka otomatis akan tersambung mas
kata lain berfungsi juga sebagai Link.
excel ke dalam dokumen word yang sedang anda
sisip_dokumen.docx
Ic
s
L
E
Halaman 55 dari 63
ord
k ke dokumen Excel
buat !
on yang
kaligus sebagai
nk ke dokumen
cel
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
56/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Wo
Tingkat Lanjut
MembuPada Microsoft Word 2
langkahnya adalah sebagai berik
1. Buka ribbonmenu Inser
2. Maka akan muncul dialo
3. Pada dialog box Insert
4. Pilih bentuk grafik yang
5. Maka akan muncul grafi
d 2007
BAB VI
t Chart dengan Microsoft Word 20 007, kita dapat membuat chart atau grafik se
t:
t, kemudian pilih icon Chart pada group menu I
Gambar 76: Menyisipkan grafik
g box seperti di bawah ini:
Gambar 77: Dialog Box Insert Chart
hartdiatas terdapat banyak pilihan bentuk grafi
diinginkan kemudian klik OK.
beserta tabel yang berisikan data grafik pada le
Halaman 56 dari 63
7ara otomatis. Langkah-
lustrations.
.
bar kerja Ms. Excel.
Icon untuk
menyisipkan
Grafik
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
57/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Wo
Tingkat Lanjut
Gambar 78
6. Ubahlah data pada tabel
7. Jika ingin mengedit grafi
Ga
Pada Chart Toolsterd
Designuntuk menguba
Layoutuntuk menamb
Formatuntuk mengub
Untuk mengganti tipe gpilih Change Chart Type untu
d 2007
: Menyisipkan grafik dengan data yang dapat diub
sesuai dengan yang dikehendaki.
k, klik ribbonmenu tambahan Grafik Tools;
mbar 79: Mengedit Chart yang sudah dibuat
pat 3 ribbonmenu:
tampilan grafik;
hkan/mengubah judul dan data;
h designtampilan teks.
rafik dapat dilakukan juga dengan klik kanan gk mengubah design atau pilih Edit Datauntuk
Halaman 57 dari 63
ah
rafik, kemudianmengubah table data.
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
58/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 58 dari 63
Gambar 80: Mengedit Chart yang sudah dibuat
LATIHAN
1. Buatlah dokumen di bawah ini dengan menggunakan fasilitas Chart.
Pertumbuhan Produk Domestik Regional Bruto
Selama 5 tahun terakhir Pertumbuhan ekonomi Medan Baru memperlihatkan perkembangan yang
semakin membaik kecuali pada tahun 2004 pertumbuhan sebesar 5,30 persen masih Iebih randah dari
tahun sebelumnya yang telah mencupai 5,32 persen, Hal ini seirinng dengan lambatnya pertumbuhan
investasi sebesar 3,26 persen padia tahun 2004 dibandingkan pertumbuhan investasi tahun 2003sebesar 5,48 persen.
PERKEMBANGAN PRODUK REGIONAL DOMESTIK BRUTO PROPIINSI
MEDAN BARU TAHUN 2002 - 2004
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
59/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 59 dari 63
Pendorong pcrtumbuhan ekonomi Medan Baru secara umum bertumpuh pada sektor swasta,
terutama dipengaruhi oleh naiknya konsumsi masyarakat serta adanya dukungan pembiayaan
perbankan terutama kredit komsumsi yang relatif besar & perkembangan pertumbuhan ekonomi
Medan Baru dapat dilihat pada gambar I di bawah ini:
GRAFIK PERTUMBUHAN EKONOMI
MEDAN BARU TAHUN 2000 2004
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
60/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Wo
Tingkat Lanjut
Kebanyakan orang me
tidak memiliki banyak halama
Namun, untuk dokumen yang
akan lebih membutuhkan wak
pengguna untuk membuat link
memilih judul atau subjudul pa
Anda inginkan.
Penghubungan antar b
dalam memilih bagian dari dok
berada.
Tidak hanya sebagai
digunakan untuk membuka fil
ini, pengguna dapat memberik
memberikan link.
Langkah-langkah mem
1. Buka ribbonmenu
G
2. Maka akan muncul
d 2007
BAB VII
Menggunakan Hyperlink
ggunakan Microsoft Word untuk membuat do
. Pencarian halaman pada dokumen seperti i
memiliki puluhan bahkan ratusan halaman,
u dan ketelitian. Oleh karena itu fungsi Hyp
e beberapa bagian di dalam Microsoft Word.
a daftar isi, Anda akan langsung dibawa men
agian atau biasa disebut hyperlink berfungsi
umen tanpa harus menghafal urutan maupun h
penghubung bagian dalam satu dokumen,
dokumen atau bahkan file external lainnya.
an referensi yang mendukung data di dalam tu
uat Hyperlinkadalah sebagai berikut:
nsertkemudian pilih icon Hyperlinkpada gr
ambar 81: Menyisipkan Link ke dalam teks
ialog boxseperti dibawah ini:
Halaman 60 dari 63
kumen sederhana yang
i tidaklah terlalu sulit.
proses pencarian tentu
erlink akan membantu
ehingga cukup dengan
ju posisi/halaman yang
untuk membantu kita
alaman bagian tersebut
hyperlink dapat juga
Dengan adanya fungsi
lisannya dengan cukup
up menu Links.
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
61/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Wo
Tingkat Lanjut
3. Pada kotak pilihan L
Look in:pilih Curr
4. Carilah file yang dik
5. Maka akan muncul
6. Untuk menuju file y
d 2007
Gambar 82: Dialog box Insert Hyperlink
ink to:pilih Existing File or Web Pagekemudi
ent Folder.
ehendaki kemudian klik OK.
ada teks dokumen seperti dibawah ini:
Gambar 83: Link ditengah-tengah teks
ng terdapat pada link, cukup dengan tekan tomb
Halaman 61 dari 63
an pada kotak pilihan
ol Ctrl+klik.
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
62/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Wo
Tingkat Lanjut
Buatlah dokumen di bawah ini m
d 2007
LATIHAN
enggunakan fungsi Hyperlink untuk teks yang b
Halaman 62 dari 63
rada paling bawah!
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
63/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Wo
Tingkat Lanjut
Cara Memb
Kebutuhan administrasi
berbentuk file Pdf, pada Micros
buat ke dalam format Pdf. Aka
yang terpisah dari instalasi basi
8.1 Instalasi add-in
1. Download add-ins pdf di
http://download.microsoft.co
0a3db7403d0f/SaveAsPDFan
2. Install file yang sudah dido
G
Caranya:
a. Cari lokasi tempat men
933KB.
b. Klik 2 kali, maka akan
d 2007
BAB VIII
at File PDF Dengan Microsoft Wor
perkantoran seringkali menuntut dokumen ya
oft Word 2007 ini ada kemudahan mengkonve
tetapi, terlebih dahulu kita menginstal Add-in
c Ms. Word. Langkah-langkahnya adalah seba
s PDF ke Microsoft Word 2007 apabila belu
/download/f/4/b/f4bfd843-a0b6-4031-aa98-
XPS.exe
nload:
ambar 84: Menginstal Add-ins save as PDF
impan aplikasi add-ins yang sudah didownloa
uncul tampilan sebagai berikut.
Halaman 63 dari 63
d 2007
g kita hasilkan
si file yang telah kita
s yaitu fitur tambahan
ai berikut:
m terinstal.
d. Besar filenya sekitar
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
64/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 64 dari 63
Gambar 85: Dialog box untuk menginstal add-ins
c. Isi tanda rumput (V) pada click here to accept the Microsoft Software License Terms., Klik
tombol Continue. Maka proses instalasi akan berjalan.
Gambar 86: Proses instalation
d. Setelah proses instalasi selesai. Klik tombol Ok.
Gambar 87: Instalasi selesai
3. Buka Microsoft Word 2007, Cek apakah add-ins yang ditambahkan sudah terinstall apabelum. Pilih menu Save As.
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
65/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 65 dari 63
Gambar 88: Hasil Instal save as PDF
8.2 Cara memmbuat file PDF dengan Microsoft Word 2007
1. Buat file Microsoft Word.
Gambar 89: Membuat dokumen pada Word
2. Simpan dengan memilih menu Save as, Klik PDF or XPS. Klik tombol Publish
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
66/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Modul Pembelajaran Microsoft Word 2007
Tingkat LanjutHalaman 66 dari 63
Gambar 90: Dialog Box Publish as PDF or XPS
3. Jika computer yang dipakai sudah terinstall Adobe Reader maka file pdf yang dibuat akan
langsung di tampilkan seperti di bawah ini:
Gambar 91: Dokumen berbentuk PDF
LATIHAN
Buatlah dokumen satu halaman penuh pada Ms. Word kemudian save dengan format PDF!
-
8/10/2019 Modul MicrosoftWord Advance
67/67
Bagian Pengembangan Pegawai
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
DAFTAR PUSTAKA
Microsoft Office Word 2007. www.office.microsoft.com
Saepuloh.PanduanPenggunaan Microsoft Office Word 2007. http://www.Ilmukomputer.com
Nasirudin, Arrohman. Pentingnya Page Break dan Section dalam Pembuatan Document Bagian 1
(Microsoft. Word). 2009. http://Black-it.net
Munawaroh Mukibatul, Ade Achmad Zulfahmi. 2007. Microsoft Office Word 2003 versi 1.0.
Jakarta: Pusintek Departemen Keuangan.
Ade Achmad Zulfahmi, Komarudin, Ivan Kusuma Raharja. 2009. Microsoft Office Word 2007 versi
1.0. Jakarta: Pusintek Departemen Keuangan.