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Helisa NIIF Modulo Cuentas por Cobrar

HELISA NIIF

CUENTAS POR COBRAR

Módulo encargado de generar, gestionar y controlar todos los aumentos, disminuciones y resultados producidos por la venta de artículos, kits, ensambles y servicios que ofrece la empresa y que han sido gestionados mediante el Inventario y Gestión de Ventas por medio de pago Crédito.

El modulo Cuentas por Cobrar permite ejecutar una serie de orientaciones que se presentan a continuación:

Administración y gestión de Clientes/Deudores.

Administración de provisiones.

Administración, gestión y auditoria de Cartera.

Generación de Consultas.

Utilización de Informes.

Consulta, Informe y postula visualización de Conciliación con Contabilidad.

Procedimientos de generación de Informes Estados, Extractos, Recordatorios, Impresión y Circulares personalizadas correspondientes a las carteras manejadas.

Para ejecutar el proceso de la manera correcta el usuario debe configurar los siguientes procedimientos:

Formas de Pago: Procedimiento encontrado en los Parametros Globales, que se encarga

de gestionar las formas de pago a efectuar y utilizar en las ventas de un artículo/servicio

determinado.

Lista de Documentos: Procedimiento encargado de la definición de los documentos a

utilizar en las ventas. Se tiene en cuenta por el valor generado en los diferentes registros

de documentos pertenecientes a la Gestión de Ventas que tienen interferencia o

afectación con los Clientes/Deudores.

Lista de Funcionarios: Procedimiento que permite definir los Funcionarios que se

encargaran de la gestión de ventas de la empresa, recuerde: los funcionarios

seleccionados son de vital importancia ya que manejan y gestionan los ingresos recibidos a

causa de venta de artículos, kits, ensambles o servicios.

Impuestos, Descuentos y Valores: Procedimiento encargado de crear y definir una serie

de impuestos, descuentos y valores que afectaran de una manera directa e indirecta al

cliente/deudor.

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Cuentas por Cobrar: Serie de procedimientos encargados de configurar y parametrizar las

siguientes acciones:

Conexiones y Tipos de Cartera: Procedimiento encargado de gestionar las carteras

existentes y necesarias para la empresa.

Cuentas de Uso Específico: Procedimiento que permite asignar las cuentas de

interés a manejar y los registros de Impuesto al Valor Agregado que se va a

manejar corriente y por mora.

Definición de Formatos: Procedimiento que permite definir los formatos a utilizar

para generar los informes de Estados de Cuenta, Circulares Personalizadas,

Rótulos, Estado de Cuentas por Edades.

Documentación: Procedimiento que gestiona comentarios o valores fijos que se

incluirán en algunos procesos predefinidos en la utilización del Módulo.

Provisiones: Procedimiento encargado de la configuración y gestión de

provisiones para una cartera determinada, utilizando la contabilidad necesaria o

requerida por la empresa.

Gestión Ventas: Serie de procedimientos que permiten la configuración de la empresa

para poder efectuar venta de artículos, ensambles, kits y/o servicios.

NOTA: Para más información respecto de los parámetros de configuración de la empresa diríjase

al documento Parámetros Helisa NIIF.

Imagen 1: Procedimientos Cuentas por Cobrar.

El modulo Cuentas por Cobrar en su interfaz principal despliega dos pestañas encargadas de

realizar la gestión y utilización de los procedimientos definidos y establecidos para las ventas

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efectuadas, utilizando las formas de pago de orientación crédito que se encuentren insertadas o

creadas a en el sistema. El sistema ofrece una variedad de consultas e informes con orientación a

los clientes/deudores, carteras y provisiones que limitan y especifican las acciones de ventas en un

periodo determinado. Se ofrece al usuario los siguientes procesos y procedimientos contenidos

por las pestañas ubicadas en la parte inferior de la interfaz:

PESTAÑA “CUENTAS POR COBRAR” Serie de procedimientos encargados de realizar la gestión de clientes/deudores ayudados de una

definición de saldos iníciales de provisión acompañados de una serie de consultas e informes

configurables a gustos y necesidades del usuario y empresa. La pestaña despliega los siguientes

procedimientos a ejecutar, gestionar y consultar:

ADMINISTRAR LAS HOJAS DE VIDA CLIENTES/DEUDORES

Procedimiento encargado de ejecutar y desplegar una serie de funciones y acciones destinadas a

la gestión de los registros y configuración de los clientes/deudores que contenga y maneje la

empresa para las ventas realizadas de manera débito o por valorización crédito de las mismas para

artículos, kits, ensambles y servicios. El sistema permite realizar las siguientes funciones en la

interfaz para cada registro de cliente/deudor:

Crear.

Actualizar/Modificar.

Eliminar.

Detallar.

Imagen 2: Cartilla de Clientes.

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El sistema requiere tener registros creados para efectuar las acciones de venta de la manera

correcta, en caso opuesto al iniciar la interfaz el sistema despliega una ventana que permite

realizar una importación de registro de una empresa que se encuentre creada en el sistema, para

ejecutar este procedimiento presione el botón SI, de inmediato se despliega al costado derecho la

lista de empresas disponibles para el usuario gestor a seleccionar, luego de efectuar este

procedimiento el usuario debe marcar los registros a importar mediante la combinación de tecla

CTRL + INSERT (global) o INSERT (particular), para desmarcar la selección presione la tecla SUPR o

la combinación de teclas CTRL + SUPR respectivamente, al contener registros de

clientes/deudores marcados presione clic derecho opción Copiar Selección. En caso de no querer

ejecutar el procedimiento de importación de clientes/deudores de otra empresa presione el botón

NO para desplegar el formulario de inserción individual que se explica a continuación:

El formulario de inserción despliega los siguientes atributos obligatorios:

Identidad: Atributo compuesto por una serie de objetos de captura y definición que

permite al usuario definir un número o valor alfanumérico de identificación asociado a un

código NIT perteneciente al Tercero, estos objetos se encuentran acompañados de una

persiana de selección que brinda la posibilidad de elegir el tipo de documento que posee

el Tercero en creación.

Nombre: Campo de texto que permite la captura de caracteres de tipo alfanumérico que

identifican al cliente/deudor.

Cartera: Persiana de selección que contiene todos los registros correspondientes a las

carteras ingresadas en el sistema mediante el procedimiento Conexiones y Tipos de

Cartera, encontrado en Parámetros/Cuentas por Cobrar.

Para completar el proceso el sistema despliega una serie de pestañas configurables de manera

opcional, pero que permiten habilitar funciones o acciones en otros procedimientos del sistema. El

formulario ofrece las siguientes pestañas:

Datos Básicos: Pestaña encargada de capturar una serie de datos que especifican e

identifican de manera básica un registro de un cliente/deudor en específico. Para

completar la acción el sistema despliega los siguientes atributos:

Dirección: Campo de texto que permite la captura de caracteres de tipo

alfanumérico para la debida definición de la dirección de residencia o ubicación

del cliente/deudor.

Ciudad: Persiana de única selección que permite digitar o marcar la ciudad de

ubicación del cliente/deudor.

Teléfonos, Móvil, Fax: Campos de texto que permiten al usuario definir los

números de teléfono, móvil y fax para comunicarse con el cliente/deudor.

E-Mail: Campo de texto que se encarga de capturar la dirección de correo

electrónico personal o corporativo del cliente/deudor.

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Apellidos y Nombres: Campos de texto que permiten definir los nombres y

apellidos de un cliente/deudor.

Imagen 3: Formulario Cliente, pestaña Datos Basicos.

Condiciones Comerciales: Pestaña encargada de especificar y habilitar opciones de

configuración y cálculos posibles relacionadas a las condiciones comerciales de un

cliente/deudor en específico. El sistema lista los siguientes objetos de configuración:

Régimen: Persiana de única selección que permite al usuario gestor definir el

régimen que maneja o aplica el cliente/deudor.

Área ICA: Persiana de única selección que permite al usuario definir la utilización

del Impuesto ICA que se ha definido para trabajar en el usuario mediante los

impuestos, Descuentos y Valores, Particulares/Terceros e Impuestos.

Tolerancia mora: Campo de texto que permite la captura de un valor numérico

encargado de realizar la captura y próxima comparación para el cliente/deudor en

creación de la tolerancia especifica de mora que manejara. La tolerancia en mora

se basa en días.

Cupo: Campo de texto que permite al usuario gestor definir un valor numérico,

encargado de limitar el cupo de deudas créditos generados por el cliente/deudor.

Cliente Desde: Campo de texto que captura un valor tipo fecha que define el

periodo desde el cual se encuentra suscrito un cliente/deudor a la empresa.

Días de Pago: Campo de texto que permite definir un día específico para efectuar

el pago por parte del cliente/deudor.

Aplica Retención de IVA para SIC: Casilla de selección que permite la utilización de

una Retención de IVA tipo SIC para el cliente/deudor en creación.

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Aplica base de Retención en la Fuente: Cuadro de chequeo que permite al usuario

la utilización o no del valor de la retención en la Fuente, teniendo presente el valor

definido para el mismo en el registro del impuesto contenido en

Particulares/Terceros e Impuestos/Impuestos, Descuentos y Valores.

Aplica Retención CREE: Casilla de selección que permite al usuario gestor del

proceso de creación del cliente/deudor aplicar la Retención CREE definida en

Particulares/Terceros e Impuestos/Descuentos, Impuestos y Valores.

Cuenta de Contabilidad: Persiana de única selección que permite al usuario definir

una cuenta especifico al cliente/deudor para manejar el pago a crédito del mismo,

utilizando las cuentas pertenecientes a la Cartilla de Cuentas Local/Fiscal. El

sistema solo trae las pertenecientes al grupo 13 en la persiana.

Imagen 4: Formulario Cliente, pestaña Condiciones Comerciales.

Lista Precios Artículos/Servicios: Persiana de selección que permite al usuario

definir a un artículo o servicio una lista de precios en específico a manejar por el

cliente/deudor en creación. El sistema contiene el procedimiento de gestión de

Listas de Precios en parámetros Particulares.

Vendedor: Persiana de única selección que permite marcar los funcionarios

vendedores que se encuentren en la empresa anfitriona a realizar ventas a un

cliente/deudor en específico.

Forma de Pago: Persiana de única selección que permite al usuario gestor

seleccionar la forma de pago correspondiente o determinada para un

cliente/deudor en específico. El usuario debe tener en cuenta los registros que se

encuentran insertados en Globales/Formas de Pago.

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Casillas “Fija”: Cuadro de chequeo que permite utilizar la opción del atributo

seleccionada como default en cualquier proceso o movimiento efectuado que

invoque al cliente/deudor en creación.

Condiciones Descuentos: Pestaña que permite al usuario determinar y definir los

descuentos de tipo básico, adicional y condicionado que serán aplicados al cliente/deudor.

El sistema ofrece las siguientes atributos de configuración:

Descuento Básico y/o Adicional por Línea: Serie de atributos que permiten al

usuario gestor permitir la aplicación de un Descuento Básico y/o Adicional por

Línea al cliente/deudor en proceso creación.

Plan de Descuento: Persiana de selección única que permite definir al

usuario el modo de realizar el descuento Básico y/o Adicional para el

cliente. El sistema ofrece las siguientes opciones:

Ninguno: No realiza el plan de descuento.

Por Cliente: Plan que es asignado específicamente a un

cliente/deudor para ser configurado de manera única y

simplificada para este cliente en todos los procesos que se

realicen en su nombre. Al seleccionar esta opción el sistema

habilitara los siguientes objetos:

Clase de Descuento: Pestaña de selección que permite al

usuario seleccionar mediante qué modo se definirá el

valor del descuento al cliente/deudor en creación.

Porcentaje/Valor de Descuento: Campo de texto que

captura un valor numérico de tipo fijo (Valor) o porcentual

(porcentaje) según la elección efectuada en la persiana

anterior.

Por Concepto: Opción que permite al usuario realizar una

asignación de descuento especifico a cada concepto que se realice

en nombre del mismo (artículo, kit, ensamble y/o servicio).

Descuento Básico Sobre el total: Procedimiento que permite definir o no un

descuento de tipo básico para el resultado total efectuado de una operación del

documento remisión y/o Factura de Venta. El sistema dispone de un cuadro de

chequeo (Maneja Descuento Total) que se encarga de habilitar o no las siguientes

opciones:

Descuento Básico y/o Adicional: Serie de objetos que permiten al usuario

gestor definir el modo de cálculo (Clase de Descuento) del descuento total

que se aplicara al cliente/deudor en creación y definición próxima del

valor descuento (Valor/Porcentaje Descuento) según selección del objeto

anterior.

Descuentos Condicionado: Procedimiento que contiene unas casillas de selección

encargadas de habilitar o no la utilización de descuentos condicionados para el

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cliente/deudor en proceso de creación. El sistema ofrece los siguientes atributos

de permisos:

Permite Aplicar Descuentos por Volumen: Casilla de selección que

permite al usuario la utilización de Descuentos Condicionado por Volumen

(por Cantidad, por Valor) que serán utilizados y calculados para el

cliente/deudor en proceso de creación.

Permite Aplicar Descuentos por Pronto Pago: Cuadro de chequeo que

permite al usuario habilitar o no la aplicación de Descuentos

Condicionados de tipo Pronto Pago para el cliente/deudor en proceso de

creación.

NOTA: En caso de no encontrarse habilitados los cuadros de chequeo en esta

interfaz para el cliente, al momento de querer ejecutar la asociación de

Descuentos Condicionados en Gestión Ventas, el sistema no listara al

cliente/deudor.

Imagen 5: Formulario Cliente, pestaña Condiciones Descuentos.

Servicios Comisión: Pestaña encargada de realizar la asignación de Servicios tipo Comisión

que se encuentran creados en el sistema y permiten asignar al cliente/deudor. Para

realizar esta asignación el usuario debe seleccionar cada registro de Servicio Comisión

mediante doble clic o tecla INSERT que se encuentra en la columna del costado izquierdo

(Servicios Disponibles) y pulsar el botón que se encuentra entre cuadro, de inmediato el

sistema listara el servicio Comisión al costado derecho (Servicios Ligados). Para desligar un

Servicio Comisión selecciónelo y presione clic derecho opción Desligar. Al encontrarse

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ligados los Servicios por Comisión el sistema permite modificar el valor porcentual

asignado inicialmente mediante la columna %.

Imagen 6: Formulario Cliente, pestaña Servicios Comision.

Datos Adicionales: Serie de atributos de especificación desplegados para agregar

características particulares al Cliente/deudor en proceso de creación.

Imagen 7: Formulario Cliente, pestaña Datos Adicionales.

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Envíos por Correo Electrónico: Pestaña que tiene por función habilitar o deshabilitar el

procedimiento encargado de seleccionar los diferentes documentos de Gestión de Ventas

que serán enviados por medio de correo electrónico al cliente/deudor en proceso de

creación al finalizar la ejecución e alguno de estos mediante el modulo Asentar Libros. El

sistema toma el correo de la pestaña Datos Básicos campo e-mail. En caso de seleccionar

algunos registros de documentos pertenecientes al módulo Gestión de Ventas el sistema

enviara los documentos luego de su finalización al asentar basándose en los parámetros

establecidos en Particulares/Datos para Correo Saliente.

Imagen 8: Formulario Cliente, pestaña Envios por Correo.

Documentación de Clientes: Pestaña que lista todos los registros gestionados mediante el

procedimiento de Documentación encontrado en Particulares/Cuentas por Cobrar. Cada

registro listado permite asignarse a sí mismo un archivo en específico mediante la

selección y definición del mismo mediante el navegador de directorios. Cada

cliente/deudor puede tener ligados varios archivos o documentos mediante conceptos

asignados en el procedimiento.

Para confirmar la inserción de un registro de Cliente/deudor, el usuario debe presionar el botón

Aceptar que se encuentra en la parte inferior derecha de la interfaz, para ejecutar la acción

adversa presione el botón Cancelar o tecla ESC para abortar el procedimiento.

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SALDOS INICIALES DE PROVISIONES

Procedimiento encargado de listar todas y cada una de las facturas llevadas a crédito que no han

cancelado el valor de una cuota en especial y está ya se encuentra vencida según los términos

descritos. En este procedimiento el usuario puede realizar la inclusión de la información

correspondiente a los Saldos Iníciales de Provisiones de una cartera en específico para los clientes

pertenecientes (para cada documento). Al seleccionar la opción el sistema despliega una interfaz

con el siguiente objeto:

Saldos Iníciales de Provisión a: Campo de texto encargado de la captura de un valor tipo

fecha al cual se van a ejecutar las consultas del documento Facturas de Venta al día

especificado.

Para continuar el proceso el usuario debe presionar el botón que se encuentra a

continuación del objeto.

De inmediato el sistema despliega todos los registros de Facturas de Venta llevadas a crédito que

presentan demora excesiva o controlada de pago de cuotas. El sistema despliega una tabla con los

siguientes atributos:

Restricción: Columna que permite visualizar los permisos o no de un documento en

específico para efectuar el proceso de Provisión. El sistema ofrece dos opciones de

restricción:

Habilitado a Provisión: Al encontrarse el icono correspondiente a esta

opción el sistema permite registrar el saldo inicial de provisión para un

documento. Se despliega este icono cuando el registro del documento no

contiene provisiones realizadas en fechas anteriores a la actual.

Deshabilitado a Provisión: Al desplegarse este icono correspondiente a un

documento listado en la consulta, informa al usuario de la inhabilitada que se

tiene para definir Saldos Iníciales de Provisiones, ya que este documento tiene

transacciones de provisiones efectuadas en periodos anteriores a la fecha de

consulta.

Cartera: Columna encargada de listar el nombre de las carteras que han sido utilizadas

mediante la realización del documento.

Documento: Columna que se encarga de listar el tipo de documento al cual se hace

alusión y el tipo de identificación única del mismo representada mediante el consecutivo.

Fecha: Columna que se encarga listar la fecha de elaboración del documento.

Cliente: En esta columna se debe informar del nombre del cliente que invoca el

documento.

Fecha de Vencimiento: En esta columna se debe mostrar la fecha de vencimiento del

documento.

Meses en Mora: Columna que se encarga de listar los meses de mora de cada uno de los

registros de documentos presentes, que se desean efectuar una provisión.

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Saldo: Columna que lista el valor del documento en el que se va a efectuar la provisión.

Saldo Inicial Local: En esta columna el usuario podrá digitar el valor del saldo inicial de la

provisión de un documento en específico para la Contabilidad Local.

Columnas de saldos iníciales para contabilidad no aceptan valores negativos, ni valores

superiores al saldo faltante de los movimientos del documento efectuados.

Saldo Inicial Simplificado/NIIF: Columna que se encarga de capturar el valor del saldo

inicial de la provisión que se efectuara en un documento en específico para la

Contabilidad NIIF. Nota: El nombre de esta columna puede presentar cambios en

Simplificado o NIIF, según el grupo de adopción al que pertenece la empresa, si la

empresa pertenece al grupo 1 o 2, el nombre de esta columna debe ser Saldo Inicial

Contabilidad NIIF. Si la empresa pertenece al grupo de aplicación 3 el sistema cambiara el

nombre de la columna por Saldo Inicial Contabilidad Simplificada.

Imagen 9: Saldos Iniciales de Provisiones.

Al seleccionar cualquier registro de documento (preferiblemente uno disponible), el usuario debe

presionar clic derecho opción Captura de Provisión en Porcentaje. Función que despliega una

pequeña ventana sobrepuesta a la interfaz con los siguientes atributos:

Afectación de Documentos: Cuadros de única selección que permiten afectar de manera

global o particular un registro de documento que se encuentre listado y disponible a

aplicar Saldos Iníciales por Provisión. El sistema despliega dos opciones:

Todos los Documentos Mostrados: Opción que al ser seleccionada despliega una

serie de atributos de captura de porcentajes relacionados a la aplicación de los

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saldos iníciales por provisiones a todos los registros de documentos que se

encuentren listados en la interfaz en su contabilidad Local como NIIF. Para

efectuar la acción de manera correcta defina en el campo de texto de cada

contabilidad el valor porcentual que será provisionado.

Imagen 10: Cálculo de Provisiones de todos los Documentos.

Solo el Documento Seleccionado: Opción que despliega un formulario de

definición para establecer el valor porcentual que será ejecutado al documento

seleccionado en la acción en cada tipo de contabilidad.

Imagen 11: Cálculo de Provisiones de Documento Seleccionado.

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Para confirmar los cambios efectuados en este procedimiento presione el botón Aceptar

que se encuentra en la parte inferior derecha, para abortar la acción presione el botón

Cancelar o tecla ESC.

Imagen 12: Saldos Iniciales de Provisiones, confirmacion de Ingreso.

Para almacenar los cambios efectuados en los Saldos Iníciales de Provisiones el usuario debe

presionar el botón Grabar que se encuentra en la parte inferior derecha o por el contrario el botón

Cancelar o tecla ESC para salir sin almacenar los cambios. Al intentar almacenar el proceso

mediante el botón Grabar, el sistema despliega una ventana de confirmación para la terminación

del ingreso de Saldos Iníciales por Provisiones, si se encuentra seguro de efectuar el procedimiento

presione el botón Si o por el contrario botón No o tecla ESC. Al pulsar el botón Cancelar, el sistema

despliega una ventana sobrepuesta de confirmación respecto a salir de la tabla sin almacenar los

cambios.

CONSULTAS

Serie de procedimientos encargados de ejecutar consultas mediante la definición de unos

parámetros y orientación latente de cada acción. El sistema despliega las siguientes consultas:

ESTADOS

Procedimiento que tiene por función realizar una consulta por clientes/deudores que se

encuentran en la empresa insertados para listar el movimiento y valores básicos efectuados por

cada uno de ellos. La generación de esta consulta es de carácter visual o detalle, no es posible

modificar o actualizar la información por este medio. Para ejecutar la consulta el usuario debe

parametrizar el siguiente atributo:

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Intervalo de Fecha: Campos de texto encargados de la captura de caracteres de tipo fecha

que se encargan de buscar en el sistema la información correspondiente a cada

cliente/deudor del movimiento realizado en el periodo seleccionado.

Para ejecutar la consulta el usuario debe presionar el botón que se encuentra a

continuación del campo de texto de intervalos de fecha.

Imagen 13: Estados de Clientes.

Nota: La interfaz permite realizar exportación de la información generada mediante la consulta

Estado de Clientes.

GESTION DE CARTERA

Procedimiento invocado en el movimiento Estados de Cliente encargado de gestionar todos los

procesos y procedimientos generados utilizando las llamadas a los clientes que se requieran

efectuar por la empresa o el usuario en gestión. Este procedimiento es invocado mediante clic

derecho opción Gestión de Cartera. Al desplegarse la ventana de gestión, el sistema despliega la

información mediante dos pestañas ubicadas al costado izquierdo de la interfaz:

Control de Llamadas: Pestaña que permite gestionar y manejar la información de las

llamadas mediante la gestión y utilización de la programación de las mismas mediante

registros. En este punto, el sistema dispone de dos pestañas de división de información

relacionada:

Llamadas Programadas para Hoy: En esta interfaz el usuario puede visualizar los

registros de llamadas realizadas al cliente en un día determinado mediante la

fecha del sistema. El sistema ofrece un menú desplegable con las siguientes

opciones:

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Ver Solo Las llamadas para hoy: Al seleccionar esta opción el sistema

realizara automáticamente la filtración de la información correspondiente

a los registros de llamadas que se deben realizar en el día o las que se

realizaron a la fecha.

Eliminar: Opción que permite al usuario eliminar el registro de una

llamada realizada o pendiente. Esta opción también puede ser invocada

pulsando la tecla SUPR.

Realizar Llamada: Opción que permite al usuario marcar un registro como

llamada realizada, también puede ser invocada mediante la combinación

de teclas CTRL + H.

Imagen 14: Gestion de Cartera, Llamadas programadas para Hoy.

Llamadas Realizadas al Cliente: Pestaña que se encarga de realizar la

programación y respectiva gestión inicial de las llamadas a realizar por una cartera

en específico. El sistema ofrece una serie de opciones invocadas mediante clic

derecho:

Crear: Opción que permite al usuario realizar la creación o inserción de un

registro de llamada realizada a un cliente en específico. Para invocar esta

opción el usuario puede presionar la tecla INSERT. Al efectuar esta acción,

el sistema despliega un formulario con los siguientes atributos:

Teléfono: Campo de texto que permite definir el número

telefónico de un cliente determinado.

Contacto: Campo de texto encargado de la captura de caracteres

alfanuméricos encargados de definir el nombre de un contacto

determinado.

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Mensaje: Área de texto encargado de capturar un mensaje

correspondiente de un una llamada realizada a un cliente.

Eliminar Llamada: Opción que permite eliminar un registro de llamada

realizada a un cliente.

Imagen 15: Gestion de Cartera, Llamadas Realizadas al cliente.

Reprogramar: Opción que permite realizar una reprogramación de una

llamada insertada en el sistema.

Imagen 16: Gestion de Cartera, Reprogramar LLamada.

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Control Recaudos: Pestaña que se encarga de almacenar y gestionar los recaudos

realizados a un cliente en específico generado y utilizado según pagos recaudos

entregados por el cliente/deudor a la empresa. El sistema despliega un menú de opciones

mediante la pulsación de clic derecho:

Crear: Opción que se invoca mediante la pulsación de la tecla INSERT. El sistema

despliega e inmediato un formulario que contiene los siguientes atributos para la

respectiva inserción del recaudo:

Fecha y Hora.

Teléfono.

Dirección.

Preguntar por.

Observaciones.

Eliminar: Opción invocada mediante la selección de un registro de recaudo y

próxima pulsación de la tecla SUPR. El sistema requiere la confirmación del

registro a ser eliminado definitivamente.

Reprogramar Recaudo: Opción que permite definir la reprogramación de un

registro de recaudo en específico, teniendo en cuenta las características de los

atributos del formulario. El sistema almacenara el historial de recaudos

efectuados.

Confirmar Realización de Recaudo: Opción que permite definir este registro de

recaudo como registro cobrado.

Imagen 17: Gestion de Cartera, Control de Reaudos.

Nota: El sistema almacenara automáticamente los cambios efectuados en la Gestión de Cartera.

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MOVIMIENTO

Procedimiento encargado de ejecutar un informe de carácter específico de movimientos y

transacciones efectuadas en un periodo de tiempo determinado que contengan unas

características en específico definidas mediante las pestañas de selección ubicadas en la parte

superior de la interfaz que contiene el procedimiento. El sistema despliega por resultado registros

de cada uno de los artículos/servicios que involucren a un cliente en específico. Para ejecutar la

acción el usuario debe tener presente las siguientes pestañas:

Calendario: Pestaña que se encarga de capturar la definición de intervalos de tiempo en

los cuales se va a ejecutar la consulta. El sistema despliega una lista al costado derecho de

la interfaz con la estructura por años y meses a seleccionar mediante el cuadro de

chequeo que se le antepone a cada dato. Por cada mes seleccionado el sistema permite

involucrar o no días en la consulta mediante las teclas INSERT para agregar o SUPR para

quitar un día a consultar.

Cartilla de Clientes: Persiana que se encarga de listar todos y cada uno de los

clientes/deudores que se encuentren insertados o creados en el sistema, con el tipo de

cartera al cual se encuentran asignados.

Documentos: Persiana que se encarga de listar todos los registros de documentos que se

encuentren insertados o creados en el sistema. En estos documentos el sistema ejecuta la

consulta.

Imagen 18: Movimiento Cartera.

Para ejecutar el procedimiento presione el botón Continuar que se encuentra en la parte

inferior derecha o por el contrario para abortar el proceso presione la tecla ESC o botón

Cancelar. Para agregar o quitar características al informe el usuario debe presionar el icono

que se encuentra en la parte superior derecha de la tabla y marcar/desmarcar mediante el

cuadro que antepone cada dato.

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Imagen 19: Movimiento Cartera, Opciones.

Sobre cada registro consultado el sistema ofrece las siguientes opciones invocadas mediante

clic derecho:

Ver Registro Contable: Opción que permite visualizar la información del documento

seleccionado mediante una ventana sobrepuesta a la interfaz, con información básica

y contable del registro documento.

Imagen 20: Movimiento de Cartera, Detalle Registro Contable.

Para salir de la interfaz, presione la tecla ESC, en esta consulta el usuario no puede realizar

actualización o modificación de información, el sistema despliega los resultados a modo detalle.

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GESTION DE CARTERA

Consulta encargada de realizar una búsqueda intensiva de todos los registros que se han

gestionado mediante la consulta por Estados de Clientes en su opción Gestión de Cartera.

Recuerde: El sistema traerá toda la información correspondiente a las Llamadas y recaudos

gestionados mediante dos pestañas independientes.

Imagen 21: Consulta Gestion de Cartera, Gestion de Llamadas.

Imagen 21: Consulta Gestion de Cartera, Gestion de Recaudos.

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PAGOS O ABONOS

Procedimiento encargado de realizar una consulta de todos los débitos y créditos que afectan a las

cuentas pertenecientes a Deudores al momento de realizar movimiento mediante la utilización de

documentos. Recuerde: El sistema despliega unos campos de captura de valores tipo fecha, dato

que se tomara para realizar la consulta de un intervalo de tiempo determinado y el movimiento

efectuado que afecte la cuenta de Deudores correspondiente al PUC. El sistema genera dos

consultas paralelas basándose en los débitos y créditos tomados del movimiento realizado en el

intervalo de tiempo estipulado para cada uno.

Imagen 22: Consulta Pagos y Abonos, Muestra Valores por Cuota.

Imagen 23: Consulta Pagos y Abonos, Muestra Valores por Documento.

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CUPO DE CREDITO

Consulta ejecutada internamente por el sistema encargada de listar todos los registros de clientes

deudores que manejen cupo de crédito. El usuario puede visualizar, actualizar o modificar esta

información de cupo en Administración de Hojas de Vida de clientes en su pestaña Condiciones

Comerciales, atributo cupo.

Imagen 24: Consulta Cupo Credito Clientes.

MOVIMIENTO DE PROVISIONES

Procedimiento encargado de realizar una consulta a las transacciones y movimientos de

documentos a los cuales se les ha aplicado una provisión o saldo inicial de provisión en un

intervalo de tiempo determinado. Para ejecutar la acción el usuario debe tener presente el

siguiente objeto:

Movimiento Desde… Hasta…: Campos de texto que permiten al usuario realizar la

respectiva definición de fecha inicial y final donde se van a consultar los movimientos

y transacciones de los documentos que manejen algún tipo de provisión.

El sistema permite visualizar la informacion de las provisiones discriminada por reconocimiento de

contabilidad Local y otra de contabilidad NIIF mediante dos pestañas ubicadas en la parte superio

de la interfaz. En caso de requerir exportar la consulta, el usuario debe desplegar el menu

emergente mediante clic derecho y seguir los pasos como funciona en la mayoria de los procesos.

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Imagen 25: Movimiento de Provisiones, Contabilidad Local.

Imagen 26: Movimiento de Provisiones, Contabilidad NIIF.

Nota: El sistema despliega la información de los documentos por registros de movimiento o

transacciones efectuadas de provisiones, además de una serie de características ubicadas en la

parte superior izquierda de la tabla para agregar o quitar información.

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INFORMES DE CUENTAS POR COBRAR

Serie de procedimientos encargados de realizar y ejecutar consultas y próximamente generar un

informe con una serie de características e información en específico.

DIRECTORIO DE CLIENTES

Procedimiento encargado de capturar la captura de requerimientos y condiciones del usuario para

consultar en la empresa y generar un informe correspondiente a los registros presentes en

Administración de Hojas de Vida de Cliente/deudor. Para ejecutar el procedimiento de la manera

adecuada el usuario debe configurar las siguientes pestañas:

Clasificación: Pestaña encargada de la contención de la estructura encargada de listar

todos los registros de carteras que se encuentren insertados en la empresa. Para

utilizar una cartera en específico en la consulta de clientes/deudores seleccione el

dato mediante el cuadro de chequeo que se encuentra en la parte anterior del

nombre del registro. Al costado derecho de la interfaz el sistema despliega una tabla

de condición con las siguientes columnas:

Conceptos: Columna que contiene de manera vertical diferentes datos

correspondientes a un atributo en específico que se tendrá como valor fijo a

condicionar.

Imagen 27: Directorio de Clientes pestaña Clasificación.

Condición: Persiana de única selección que contiene una serie de operadores

lógicos que se encargan de realizar una comparación entre los conceptos listados

por el sistema en la columna anterior y los próximos a digitar por el usuario en la

columna Texto que Somete a Condiciones, para realizar la consulta de datos

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teniendo en cuenta estas condiciones. El sistema dispone de los siguientes

operaciones lógicas:

Todos.

Igual a.

Diferente a.

Mayor que.

Menor que.

Rango Igual a.

Rango Diferente a.

Que incluya.

Texto que Somete a Condiciones: Campo de texto que permite definir al usuario

el valor con el cual se va a comparar el concepto, teniendo en cuenta la condición

que se va a utilizar para llevar a cabo esta acción con el texto descrito.

Parámetros: Persiana de selección que permite al usuario definir una serie de objetos

que son utilizados por el sistema para filtrar la información en proceso de consulta

correspondiente a la Lista de Clientes/Deudores. El sistema despliega y ofrece los

siguientes objetos:

Tipo de Directorio: Persiana de única selección que permite al usuario decidir

la opción correspondiente a la necesidad del informe de clientes de la

empresa, es decir si se generara un informe general o se desplegara un

informe detallado luego de desplegar la consulta.

Imagen 28: Directorio de Clientes pestaña Parámetros.

27 |


Configuración: Pestaña que se encarga de listar todos los clientes mediante el

documento que se encuentran la cartilla de la empresa.

Imagen 29: Directorio de Clientes pestaña Configuración.

Para correr la consulta y próxima generación del informe el usuario debe presionar el botón

Aceptar que se encuentra en la parte inferior derecha o por el contrario debe presionar el botón

Cancelar o tecla ESC para abortar el proceso.

Imagen 30: Directorio de Clientes.

28 |


ESTADO DE CARTERA

ESTADO GENERAL CORRIENTE

Procedimiento encargado de realizar la consulta y próxima generación del informe

correspondiente al Estado General Corriente mediante la utilización de la Cartera y clientes que se

encuentren vinculados y establecidos en cada cartera existente con el saldo resultante desplegado

y generado a la fecha definida por el usuario. Para configurar los datos a visualizar en el informe el

usuario debe configurar las siguientes pestañas:


todos los registros de carteras que se encuentren insertados en la empresa. Para utilizar

una cartera en específico en la consulta de clientes/deudores seleccione el dato mediante

el cuadro de chequeo que se encuentra en la parte anterior del nombre del registro. Al

costado derecho de la interfaz el sistema despliega una tabla de condición con las

siguientes columnas:



condicionar.







Todos.

Igual a.

Diferente a.

Mayor que.

Menor que.

Rango Igual a.

Rango Diferente a.

Que incluya.




Parámetros: Pestaña encargada del listamiento de una serie de objetos configurables a

gusto del usuario, que se encargaran de la delimitación de información en la generación

del informe de Estado General Corriente. El sistema ofrece los siguientes objetos:

Con Saldo Cero: Persiana de única selección que permite la inclusión o no de los

clientes que no presenten movimiento, es decir que manejen por saldo 0 (cero) en

la ejecución y próxima visualización del informe.

29 |


Porcentaje a Saldo: Persiana de única selección que permite incorporar el

porcentaje de saldo generado y aplicado a los saldos por cada uno de los

clientes/deudores que maneje la empresa, para ser visualizados al ejecutar el

informe.

Saldos al Día: Campo que se encarga de la captura de un valor tipo fecha, el cual

sirve para la consulta y generación del informe, teniendo en cuenta la fecha de

inicio de la empresa a la fecha definida en este campo.

Imagen 31: Estado General Corriente pestaña Parametros.

Para ejecutar la consulta y próxima visualización del informe de Estado General Corriente el

usuario debe presionar el botón Aceptar que se encuentra en la parte inferior derecha o por el

contrario, para abortar el procedimiento presione el botón Cancelar o tecla ESC.

Imagen 32: Estado General Corriente.

30 |


INFORME GENERAL/DETALLADO POR EDADES

Procedimiento que se encarga de la parametrizacion, consulta y próxima generación de un

informe General por edades, teniendo en cuenta las carteras con movimiento que se encuentren

creadas o insertadas en la empresa. Para configurar el informe de manera apropiada el usuario

debe seleccionar las siguientes pestañas ofrecidas por el sistema para la debida definición:









condicionar.







Todos.

Igual a.

Diferente a.

Mayor que.

Menor que.

Rango Igual a.

Rango Diferente a.

Que incluya.




Cartilla de Cuentas: Al seleccionar esta pestaña el sistema se encargara de listar de

manera automática todas las cuentas que manejan las carteras anteriormente

seleccionadas. El usuario debe seleccionar las cuentas que se van a manipular en la

generación del informe, mediante la tecla INSERT (selección particular) o CTRL + INSERT

(selección total), en caso adverso se debe presionar la tecla SUPR o combinación de teclas

CTRL + SUPR.

31 |


Imagen 33: Estado General/Detallado por Edades, pestaña Cartilla de Cuentas.

Parametros: Interfaz encargada de la captura de necesidades y requerimientos por parte

del usuario para consultar el Estado General por Edades, desplegando unos objetos

gráficos de selección y parametrizacion para el usuario:

Distribuir Saldos: Persiana de selección que permite al usuario definir el tipo de

documentos a visualizar, es decir los registros que ya se encuentran vencidos o los

que no se han vencido a la Fecha de Corte o según las edades.

Las Cuotas: Persiana de selección que permite la incorporación o no de los datos

resultantes de las consultas, mediante discriminación de los mismos por las cuotas

manejadas en los documentos.

Cambiar Pagina: Persiana de selección que se encarga de ofrecer dos opciones de

organización al momento de generar el informe. Ofrece la organización por cliente

para realizar el cambio de página o por el contrario generar el informe sin

considerar esta opción.

Porcentaje a Saldos: Persiana de selección única que permite definir la inclusión o

no del porcentaje correspondiente a cada saldo de un registro en específico.

Marco de Edades: Campo de texto encargado de la captura numérica de las

edades a evaluar en la generación del informe. El usuario puede definir las edades,

recuerde que debe separarlas por una coma.

Directorio de Clientes: Persiana de única selección que permite al usuario la

generación del informe incluyendo el directorio de clientes que se encuentren

involucrados en el resultado por edades.

Fecha de Corte: Campo de texto encargado de la captura de un valor tipo fecha

que servirá como límite de consulta basándose en la fecha inicial de la empresa.

32 |


Ordenar por: Persiana de selección que permite definir el modo en que se

organizara la información al momento de generar el informe.

Código de la Cuenta: Persiana de selección que permite o no la incorporación del

número de cuenta contable de un registro en específico.

Ver Saldo Total: Persiana de selección que permite habilitar la incorporación del

total de saldos generado por unas edades en específico.

Imagen 34: Estado General por Edades, pestaña Parametros.

Imagen 35: Estado Detallado por Edades, pestaña Parametros.

33 |


Para ejecutar el informe, el usuario debe presionar el botón Aceptar que se encuentra en la parte

inferior derecha de la interfaz o presionar el botón Cancelar o tecla ESC para abortar el proceso.

Imagen 36: Estado General por Edades.

Imagen 37: Estado Detallado por Edades

34 |


CARTERA DE PRUEBAS DE CLIENTES

Procedimiento encargado de realizar la generación de un informe de Cartera de Pruebas de

Clientes. El sistema despliega una serie de pestañas explicadas a continuación para la debida

configuración según necesidades y requerimientos de la empresa:









condicionar.

Imagen 38: Cartera de Prueba Clientes, pestaña Clasificacion.







Todos.

Igual a.

Diferente a.

35 |


Mayor que.

Menor que.

Rango Igual a.

Rango Diferente a.

Que incluya.









CTRL + SUPR.

Imagen 39: Cartera de Prueba Clientes, pestaña Cartilla de Cuentas.

Parámetros: Pestaña que se encarga de listar una serie de objetos gráficos para la

configuración del método de salida del informe, información a visualizar y configuraciones

básicas que se deben efectuar para la generación del informe según las necesidades y

requerimientos de la empresa:

Porcentaje a Saldo: Persiana de selección única que permite definir la inclusión o

no del porcentaje correspondiente a cada saldo de un registro en específico.

Mostrar Clientes: Persiana de única selección que permite al usuario definir los

clientes que se van a mostrar. El sistema despliega las siguientes opciones:

Todos.

36 |


Solo con Saldo Final.

Solo Sin Saldo Final.

Columnas a Mostrar: Persiana de múltiple selección que permite al usuario definir

los datos por columnas a incluir en la generación del informe. El sistema ofrece las

siguientes opciones:

Saldo inicial.

Facturas.

Notas Débito.

Notas Crédito.

Recibos de Caja.

Nuevo Saldo.

Periodo Desde… Hasta…: Campos de captura de fecha que permite al usuario

definir un intervalo de tiempo en el cual se van a consultar los datos del informe

configurados en las pestañas de selección.



Imagen 40: Cartera de Prueba Clientes, pestaña Parametros.

Configuración: Pestaña que se encarga de listar todos los clientes mediante el documento

que se encuentran la cartilla de la empresa.

37 |


Imagen 41: Cartera de Prueba Clientes.

Para ejecutar el informe, el usuario debe presionar el botón Aceptar que se encuentra en la parte

inferior derecha, para abortar el proceso presione el botón Cancelar o tecla ESC.

ESTADO DE CUENTA CON INTERESES

Procedimiento que permite realizar la consulta y próxima visualización del informe

correspondiente a los Estados de Cuenta con Interés. El usuario debe configurar una serie de

pestañas según los requerimientos y necesidades de la empresa. El sistema se encarga de capturar

los requerimientos del usuario y ejecutar el proceso de consulta, invocando todos los registros que

se encuentren asociados y sean necesarios para listar la acción, este procedimiento maneja su

utilidad relacionada con las cuentas del código contable que manipula una cartera en específico y

los valores correspondientes procedentes de transacciones efectuados en la empresa anfitriona.









condicionar.




38 |





Todos.

Igual a.

Diferente a.

Mayor que.

Menor que.

Rango Igual a.

Rango Diferente a.

Que incluya.




Imagen 42: Estado de Cuenta con Interes, pestaña Clasificacion.






CTRL + SUPR.

39 |


Imagen 43: Estado de Cuenta con Interes, pestaña Cartilla de Cuentas.

Parámetros: Serie de objetos encargados de la captura de los filtros que desea

implementar el usuario al momento de generar el informe. El sistema despliega los

siguientes atributos de configuración:

Fecha de Corte: Campo de texto encargado de la captura de un valor de tipo fecha

que será utilizado para la consulta de los registros anteriores o iguales a la fecha

seleccionada, basándose como límite de inicio la fecha de creación de la empresa.

Código de la Cuenta: Persiana de única selección que permite al usuario definir la

incorporación del número de cuenta afectada mediante los procedimientos de la

empresa.

Calcular interés Corriente por: Persiana de única selección que permite al usuario

seleccionar el cálculo de interés corriente que se va a manipular en la gestión del

informe. Este tipo de cálculo es definido en Conexión y Tipos de Cartera para cada

cartera en específico. El objeto despliega las siguientes opciones:

Mínimo.

Pactado.

Usura.

Máximo.

Calcular interés Mora por: Persiana de única selección que permite al usuario

seleccionar el cálculo de interés por Mora que se va a manipular en la gestión del

informe. Este tipo de cálculo es definido en Conexión y Tipos de Cartera para cada

cartera en específico. El objeto despliega las siguientes opciones:

Mínimo.

Pactado.

Usura.

Máximo.

40 |


Mostrar: Persiana de selección que se encarga de capturar el modo en que se

visualizara la información obtenida luego de la consulta de Intereses por cartera y

su movimiento respectivo en las cuentas contables.

Imagen 44: Estado de Cuenta con Interés, pestaña Parámetros.

Para finalizar el proceso, el usuario debe presionar el botón Aceptar que se encuentra en la parte

inferior derecha o, por el contrario debe presionar el botón Cancelar o tecla ESC para abortar o

salir del proceso.

Imagen 45: Estado de Cuenta con Interes.

41 |


MOVIMIENTO POR DEUDOR

Procedimiento encargado de ejecutar una consulta de información correspondiente al movimiento

por deudores que se encuentre registrado en el sistema mediante los documentos de Factura de

Venta, Notas débito, Crédito y Recibo de Caja. Al seleccionar el procedimiento el sistema despliega

una interfaz con las siguientes pestañas de configuración:









condicionar.







Todos.

Igual a.

Diferente a.

Mayor que.

Menor que.

Rango Igual a.

Rango Diferente a.

Que incluya.









CTRL + SUPR.

Parámetros: Serie de objetos gráficos encargados de la definición y captura de

información seleccionable o manipulable que alterara la consulta y próxima generación

del informe. A continuación se explican los objetos que intervienen en la acción:

42 |


Cambiar página en: Persiana de selección que se encarga de ofrecer dos opciones

de organización al momento de generar el informe. Ofrece la organización por

cliente para realizar el cambio de página o por el contrario generar el informe sin

considerar esta opción.

Sin Movimiento: Persiana de única selección que permite decidir al usuario la

inclusión de los registros que no posean movimiento.




Ordenado por: Persiana de selección que permite definir el modo en que se

organizara la información al momento de generar el informe.







Imagen 46: Movimiento por Deudor, pestaña Parametros.

Para realizar la consulta del informe de Movimiento por Deudor, el usuario debe presionar el

botón Aceptar o botón Cancelar para abortar el proceso.

43 |


Imagen 47: Movimiento por Deudor.

MOVIMIENTO DIARIO DE CARTERA

Procedimiento encargado de generar una consulta de documentos que presentaron movimiento

para unas carteras en específico en un periodo de tiempo determinado y generar el respectivo

informe correspondiente de movimiento por días de cada documento que afecto la cartera. Para

configurar los registros a visualizar en el informe, el sistema ofrece pestañas para la configuración

según necesidades y requerimientos de la empresa:









condicionar.







Todos.

44 |


Igual a.

Diferente a.

Mayor que.

Menor que.

Rango Igual a.

Rango Diferente a.

Que incluya.









CTRL + SUPR.

Documentos: Pestaña que se encarga de listar todos los documentos que se encuentran

creados e insertados en la empresa. El sistema permite realizar un marcado/desmarcado

de registro de manera particular (INSERT/SUPR) o a manera global (CTRL + ENTER/CTRL +

SUPR) respectivamente.

Imagen 48: Movimiento Diario de Cartera, pestaña Documentos.

Calendario: Pestaña que se encarga de capturar la definición de intervalos de tiempo en

los cuales se va a ejecutar la consulta. El sistema despliega una lista al costado derecho de

45 |


la interfaz con la estructura por años y meses a seleccionar mediante el cuadro de

chequeo que se le antepone a cada dato. Por cada mes seleccionado el sistema permite

involucrar o no días en la consulta mediante las teclas INSERT para agregar o SUPR para

quitar un día a consultar.

Imagen 49: Movimiento Diario de Cartera, pestaña Calendario.

Parámetros: Serie de objetos que permiten configurar de manera personalizada al

usuario, la información que será visualizada en la generación del informe. El sistema

ofrece los siguientes atributos de configuración:

Totales Diarios: Persiana de única selección que permite incluir en el informe el

valor total del movimiento efectuado por los documentos realizados en un día

específico.







46 |


Imagen 50: Movimiento Diario de Cartera, pestaña Parametros.

Para ejecutar el informe presione el botón Aceptar, en caso de querer abortar el procedimiento

presione el botón Cancelar o tecla ESC.

Imagen 51: Movimiento Diario de Cartera.

47 |


INFORMES COMPLEMENTARIOS

LISTA DE CARTERA EN MORA

Procedimiento que permite generar los registros de clientes pertenecientes a una cartera. El

sistema verifica los registros que contienen una mora en el pago de los documentos adquiridos. El

sistema despliega una serie de pestañas encargadas de la parametrizacion de la información que

será consultada y generada mediante pestañas:









condicionar.

Imagen 52: Lista de Cartera en Mora, pestaña Clasificacion.







48 |


Todos.

Igual a.

Diferente a.

Mayor que.

Menor que.

Rango Igual a.

Rango Diferente a.

Que incluya.




Parámetros: Pestaña contenedora de una serie de objetos que se encargan de configurar y

parametrizar los datos de la información que se visualizara en la generación del informe. El

sistema ofrece los siguientes atributos:

Porcentaje a Saldo: Persiana de selección que permite al usuario definir la

incorporación o no de los porcentajes de saldo de cada registro de cliente/deudor.

Notas al Buzón: Persiana de única selección que permite al usuario incluir o no en

el informe las notas al buzón.

Días para la Mora: Campo de texto que permite definir un valor numérico en días

para la mora.

Contados Hasta él: Campo de texto encargado de la captura de un valor tipo fecha

que servirá como límite final de búsqueda de registros que se encuentren en

mora, adicionando por defecto de fecha inicio la presente en la creación de la

empresa.

Imagen 53: Lista de Cartera en Mora, pestaña Parametros.

49 |


Para ejecutar el informe de Lista de Cartera en Mora, el usuario debe presionar el botón Aceptar

ubicado en la parte inferior derecha, para abortar el procedimiento presione el botón Cancelar o

tecla ESC.

Imagen 54: Lista de Cartera en Mora.

PLANTILLA PARA COBROS

Procedimiento encargado de ejecutar una consulta en la empresa anfitriona y próximamente

generar un informe correspondiente a la plantilla de cobros de los registros que se han realizado

en un periodo de tiempo determinado. Para configurar debidamente los resultados del informe, el

usuario debe configurar las siguientes pestañas:

Cambiar Pagina en: Persiana de selección que se encarga de ofrecer dos opciones de

organización al momento de generar el informe. Ofrece la organización por cliente para

realizar el cambio de página o por el contrario generar el informe sin considerar esta

opción.

Mostrar: Persiana de selección que se encarga de capturar el modo en que se visualizara a

información obtenida luego de la consulta de Intereses por cartera y su movimiento

respectivo en las cuentas contables.

Próximos días a Incluir: Campo de texto que se encarga de capturar un valor numérico

que se adicionaran a los días capturados mediante la fecha de corte para consultar

información.

Fecha de Corte: Campo de texto encargado de la captura de un valor tipo fecha que

servirá como límite de consulta basándose en la fecha inicial de la empresa.

Notas al Buzón: Persiana de única selección que permite al usuario incluir o no en el

informe las notas al buzón.

50 |


Imagen 55: Plantilla para Cobros pestaña Parámetros.

Para ejecutar la consulta del informe Plantilla para Cobros, se debe presionar el botón Aceptar o

por el contrario el botón Cancelar o tecla ESC para salir del procedimiento.

Imagen 56: Plantilla para Cobros.

51 |


RELACION DE FACTURAS, DE RECAUDOS Y/O COBROS

Procedimiento encargado de realizar la revisión de todos los documentos tipo Facturas de

Venta/Recaudo o Cobro según interfaz seleccionada que presentan movimiento en la empresa

anfitriona para relacionarlos de manera contable o directa a la Cartera que maneja un

cliente/deudor en específico. Para visualizar un informe de manera correcta y según condiciones

establecidas por la empresa, el usuario debe configurar las siguientes pestañas:









condicionar.







Todos.

Igual a.

Diferente a.

Mayor que.

Menor que.

Rango Igual a.

Rango Diferente a.

Que incluya.









CTRL + SUPR.

Parámetros: Serie de objetos gráficos encargados de la configuración y ejecución de la

próxima consulta a generar, teniendo en cuenta las carteras y las cuentas a utilizar

52 |


seleccionadas y definidas en los parámetros anteriores. Para configurar de manera

apropiada el informe, el usuario debe definir los siguientes atributos:

Porcentajes a Saldo: Persiana de selección que permite al usuario realizar la

definición de una opción encargada de listar o no el saldo concurrente y

manejable por cada registro de proveedor/acreedor.

Edades Plazo Venta/Edades Mora de Pagos: Campo de texto encargado de la

captura numérica de las edades a evaluar en la generación del informe. El usuario

puede definir las edades, recuerde que debe separarlas por una coma.




Código de Cuenta: Persiana de selección que permite o no la incorporación del


Para ejecutar cualquiera de los dos informes, presione el botón Aceptar que se encuentra en la

parte inferior derecha o por el contrario, el botón Cancelar o tecla ESC para abortar el

procedimiento.

Imagen 57: Relación de Facturas/Recaudos/Cobros pestaña Parámetros.

Para ejecutar el informe el usuario debe presionar el botón Aceptar o por el contrario presionar el

botón Cancelar o tecla ESC para abortar el procedimiento.

53 |


CONCILIAR CON CONTABILIDAD

Procedimiento encargado de generar un informe correspondiente a la conciliación que se realiza

entre las acciones que involucren las cuentas de cartera, para el modulo Administrador. El sistema

se encargara de comparar los valores almacenados en la cartera con el modulo Administrador de

contabilidad. Para generar el informe el usuario debe tener presente la siguiente información

presente en la pestaña parámetros que contiene los siguientes objetos:

Tipo de Informe: Persiana de única selección que permite al usuario definir el tipo de

informe que se generara al momento de ejecutar el procedimiento. El sistema ofrece dos

opciones por Resumen por Cuenta o Movimiento por Cuenta.

Condición: Persiana de selección que permite definir y listar en el informe los registros de

cuentas que posean descuadre o simplemente que los muestre todos.

Imagen 58: Conciliar con Contabilidad pestaña Parámetros.

Para ejecutar el informe de conciliación con Contabilidad, presione el botón Aceptar que se

encuentra en la parte inferior derecha o por el contrario presione el botón Cancelar o tecla ESC

para abortar el procedimiento.

54 |


PESTAÑA “OPCIONES DE CORREO” Serie de procedimientos encargados de generar informes teniendo en cuenta los formatos

establecidos y definidos en Particulares/Cuentas por Cobrar/Definición de Formatos. El sistema

dispone de los siguientes informes:

ESTADOS DE CUENTA

Procedimiento encargado de generar un estado de cuenta de todos los registros que presenten

movimiento de una cartera determinado en un periodo específico. Recuerde: Las cuentas que se

utilizan en el proceso corresponden a las asignadas a cada cartera. El sistema ofrece las siguientes

pestañas de configuración:









condicionar.







Todos.

Igual a.

Diferente a.

Mayor que.

Menor que.

Rango Igual a.

Rango Diferente a.

Que incluya.








55 |



CTRL + SUPR.

Imagen 59: Estados de Cuenta, pestaña Cartilla de Cuentas.

Parametros: Al visualizar esta pestaña, el sistema desplegara una serie de objetos gráficos

configurables para la consulta y próxima ejecución de los registros e información relevante

necesaria por la empresa. A continuación se explican los atributos:

Formato de Impresión: Persiana de selección que permite al usuario definir el tipo

de formato de impresión en el cual se generara el informe. El sistema dispone de

las siguientes opciones:

Listado Tradicional.

Para Correo.

Rótulos: Persiana de única selección que permite incorporar o no la existencia de

los rótulos en la generación del informe.

Lista de Entrega: Persiana de selección que permite incluir o no, la Lista de

Entrega en el informe.



Días para la Mora: Campo de texto que permite definir un valor numérico en días

para la mora.




56 |


Imagen 60: Estados de Cuenta, pestaña Parametros.

Para ejecutar la consulta del informe de Estados de Cuentas para los clientes, presione el botón

Aceptar o si, desea abortar el proceso presione el botón Cancelar o tecla ESC.

EXTRACTOS DE CUENTAS

Procedimiento que permite efectuar la limitación y configuración de la información que será

consultada y próximamente generada mediante un informe correspondiente a los Extractos

presentados por las cuentas de Cartera para los clientes que se encuentren vinculados a estas. El

sistema despliega las siguientes pestañas para llevar a cabo el informe:









condicionar.





57 |




Todos.

Igual a.

Diferente a.

Mayor que.

Menor que.

Rango Igual a.

Rango Diferente a.

Que incluya.









CTRL + SUPR.

Deudores: Luego de seleccionar las carteras a utilizar en el informe, el sistema desplegara

la lista completa de clientes/deudores correspondientes a cada cartera que se encuentre

seleccionada. Para seleccionar un cliente presione INSERT o CTRL + INSERT, para

desmarcarlo presione SUPR o CTRL + SUPR (respectivamente, selección particular, global).

Parámetros: Al visualizar esta interfaz el sistema despliega una serie de objetos gráficos de

configuración que se encargan de capturar los requerimientos y necesidades básicas del

usuario. A continuación se despliegan los atributos configurables:










Descripción de Documentos: Persiana de única selección que permite decidir al

usuario la incorporación de una descripción de Documentos, es decir, visualizar en

el informe las abreviaturas de cada documento involucrado.

58 |


Imagen 61: Extractos de Cuentas pestaña Parámetros.

Para ejecutar el Informe de Extractos de Cuentas de clientes/deudores el usuario debe presionar

el botón Aceptar que se encuentra al costado inferior derecho o por el contrario, el botón

Cancelar para salir del procedimiento.

Imagen 62: Extractos de Cuentas

59 |


RECORDATORIOS A DEUDORES

Procedimiento encargado de la delimitación y especificación de un informe orientado a realizar

recordatorios a las clientes/deudores que presenten deudas o atrasos en el paso de las cuotas. El

sistema dispone de dos pestañas para su debida configuración:









condicionar.







Todos.

Igual a.

Mayor que.

Menor que.

Rango Igual a.

Rango Diferente a.




Parámetros: Serie de objetos gráficos que se encargan de capturar los requerimientos y

necesidades que se desean realizar en la consulta y próxima generación del informe. El

sistema dispone de los siguientes atributos de configuración:

Día Edad X Hasta: Campo de texto que permite la captura de un valor numérico

que será utilizado para definir la edad límite de pago de la copia para generar el

Recordatorio.

Notas al Buzón: Persiana de única selección que permite al usuario incluir o no en

el informe las notas al buzón.

Rótulos: Persiana de única selección que permite incorporar o no la existencia de

los rótulos en la generación del informe.

Lista de Entrega: Persiana de selección que permite incluir o no, la Lista de

Entrega en el informe.

60 |






Imagen 63: Recordatorios a Deudores, pestaña Parametros.

Para ejecutar el informe de Recordatorios a Deudores, presione el botón Aceptar que se

encuentra en la parte inferior derecha o por el contrario el botón Cancelar o tecla ESC para

abortar el procedimiento.

IMPRESIÓN DE ROTULOS

Procedimiento que permite realizar la generación de un informe de todos los clientes/deudores

que se encuentren presentes y asignados a una cartera en específico mediante la generación de

un informe de rótulos de información de cada registro que se halle en la consulta.

CIRCULARES PERSONALIZADAS

Procedimiento encargado de generar un informe de circulares personalizadas dirigidas a los

clientes/deudores que pertenezcan a una cartera en específico. El sistema despliega una serie de

pestañas de configuración que permite la selección de carteras a utilizar y la inclusión o no de los

rótulos de cada cliente acompañados de la Lista de Entrega. El sistema permite visualizar los

siguientes datos en el informe:

Circulares.

Rótulos.

Lista de Entrega.

modulo cuentas por cobrar - 129.150.179.251

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