módulo recordatorio de citas ca poltys
DESCRIPTION
Presentación de la formación. Módulo recordatorio de citas CA Poltys. Beneficios. Cliente Minimiza las cancelaciones Reduce los casos de no presentación Ahorra el tiempo del personal Mejorar la satisfacción del cliente Comerciante Aumenta las ventas en - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Módulo recordatorio de citas CA Poltys
Presentación de la formación
Beneficios
TDE, NCP and NS1000 series PBX
Cliente• Minimiza las cancelaciones • Reduce los casos de no presentación • Ahorra el tiempo del personal • Mejorar la satisfacción del cliente
ComercianteAumenta las ventas en
• Oficinas de doctores/dentistas• Confirmación de cita empresarial para
cualquier tipo de negocio• Notificaciones de emergencia• Notificaciones de escuela para los
padres
Compañía de ventas• Penetrar nuevos mercados verticales y
ser capaz de competir mejor (salud, educación, Empresas de servicios empresariales)
Módulo recordatorio de citas - Contenido de la presentación
Presentación general Características
Configuración
TDE, NCP and NS1000 series PBX
PRESENTACIÓN GENERALSección 1
Presentación generalFunciona con CA PRO/Supervisor / Consola
Interfaz gráfica multi-idioma
Mensajes de Recordatorio en varios idiomas
Utiliza la tecnología Texto a Voz incluida en el servidor MS 2008/2011
Preinstalado en el Dispositivo Poltys
La lista de citas se puede rellenar por el usuario o puede ser importada desde un archivo CSV
Estado en línea durante la ejecución
Ejemplo de utilización - Modo PBX
Llamar a cada cliente de la lista
Si la llamada es contestada - Reproduce un mensajeSi no se contesta - Vuelve a intentar más tarde
SIP
CA + TDE/NCP/NS1000
Dispositivo Recordatorio de citas
Poltys
Clientes
Clientes
Clientes
Llama automáticamente a los clientes y reproduce el mensaje recordatorio
^d El dispositivo Poltys actúa como una extensión SIP de terceros
Ejemplo de utilización - Modo Servidor CA
Llamar a cada cliente de la lista
Si la llamada es contestada - Reproduce un mensajeSi no se contesta - Vuelve a intentar más tarde
SIP
Dispositivo Recordatorio de citas
Poltys
Clientes
Clientes
Clientes
Llama automáticamente a los clientes y reproduce el mensaje recordatorio
^d El dispositivo Poltys actúa como una extensión SIP de terceros
NCP/TDE/NS1000
Servidor CA
DispositivoDispositivo Poltys• El módulo recordatorio de citas viene como servidor preinstalado y preconfigurado en el dispositivo
Poltys. • Beneficios para el usuario final - Fácil de asistir a distancia, fácil de reemplazar• Beneficio para el comerciante - Fácil de instalar, configurar y conectar al PBX Panasonic
Dispositivo Especificaciones Imágenes de muestra Puertos
Micro-chasis
Procesador Intel D2700MUD 2.13 GHz Atom D2700 de doble núcleo, 2GB RAM, unidad SSD de 60GB• Dimensiones del dispositivo: 9” x 8” x 2.5” • Embalaje: 13” x 11” x 4.5”• Peso con embalaje: 6 libras
4 puertos SIP como máximo
Perfil compacto 1U, para montaje en rack 19"
Procesador de núcleo cuádruple I7 de 3.2 GHz, 4GB RAM, disco duro tipo empresarial 250GB, placa de base Supermicro X8STi, perfil compacto 1U, chasis para montaje en rack de 19”• Dimensiones del dispositivo: 19” x 15” x 3.5” • Embalaje: 22” x 19” x 7”• Peso con embalaje: 16 libras
48 puertos SIP como máximo
^d El dispositivo Poltys actúa como una extensión SIP de terceros
CONFIGURACIÓN Sección 2
Configurar el dispositivo PoltysEl dispositivo Poltys se entrega con el servidor del recordatorio de citas preinstaladoConecte los equipos al dispositivo según lo mostrado abajoEncienda el dispositivoInicie la sesión usando las credenciales del usuario de MS Windows proporcionados por Poltys
Conector para LAN (la misma red que el
PBX)
Teclado / ratón USB
Configurar el dispositivo PoltysEl dispositivo Poltys viene configurado para funcionamiento como servidor DHCP Encuentre la dirección IP del dispositivo Poltys y anótela para referencia ulterior
1. Haga clic con el botón derecho en el icono de red en la bandeja de iconos de Windows
y seleccione la opción "Open Network and Sharing Center"
(Abrir el centro de redes y recursos compartidos) en el
Dispositivo Poltys
2. Seleccione "Local Area Connection" (Conexión de área
local)
3. Haga clic en botón "Details" (Detalles)
4. Anote la dirección IP para referencia ulterior
Configurar el dispositivo PoltysInicie la aplicación configuración del recordatorio de citas en el escritorio Windows del dispositivo Poltys
Haga doble clic en el icono Appointment
Reminder Config (Configuración del
recordatorio de citas) en el escritorio Windows del
dispositivo Poltys
Configure los puertos SIP en el dispositivo PoltysEl dispositivo recordatorio de citas se conecta al PBX Panasonic a través de un intervalo compacto de extensiones SIPConfigure la primera extensión y el número de extensiones que se utilizarán por el Recordatorio de citasConfigurar los parámetros de la llamada
Cuenta de reintentos - Número de intentos si no hay respuesta hasta abandonarTiempo de reintento - minutos entre reintentosPrefijo de selección del tronco - Prefijo para obtener una línea externa a través de la PBX
3. Establezca la primera extensión y el número de extensiones en intervalo
5. Establezca los parámetros de la llamada
1. Configure la dirección IP del PBX
2. Configure la dirección IP del Dispositivo Poltys
7. Haga clic en el botón "Apply" (Aplicar) para que los cambios tengan efecto
4. Establezca el tipo de PBX : “NS1000”, “TDE”, “NCP”
6. Ajuste la extensión del "Operator" (Operador) al que será transferida la persona llamada quando se prensa la tecla de tono
2
Inicie el servidor del recordatorio de citasInicie el servidor recordatorio de citas en el dispositivo Poltys
Haga clic en el botón "Start"
(Iniciar)
Configuración del equipo PBX Panasonic3.4 Configuración del PBX Panasonic (1) El dispositivo Recordatorio de citas se conecta al PBX Panasonic a través de un intervalo compacto de extensiones SIP de terceros. Configure el intervalo de extensiones SIP que se va a utilizar con el Recordatorio de citas utilizando la Consola de mantenimiento de Panasonic.
(1) Instale la tarjeta virtual para el dispositivo Poltys (Extensiones SIP de terceros) Seleccione la tarjeta “V-SIPEXT32” en la Web-MC. (Configuración -> Configuración de PBX ->
1.1 Espacio -> menú Virtual)
1. Seleccione V-SIPEXT32
2. Especifique el número de tarjetas que se utilizarán.
Configuración del equipo PBX Panasonic
(2) Seleccione un modo de Registro para el dispositivo Poltys (Extensiones SIP de terceros) Seleccione “Manual Mode” (Modo manual) en la Web-MC.
(Configuración -> Configuración del PBX -> 1.1 Espacio -> Característica del sitio -> Pestaña Principal)
1. Seleccione Manual
Configuración del equipo PBX Panasonic
1. Configure un intervalo compacto de extensiones SIP.
(3) Configure las opciones de la tarjeta de extensión.
“Match the Extension Number and the Password” (Empareje el número de extensión y la contraseña) en la Web-MC. (Configuración -> Configuración del PBX -> 1.1 Espacio -> Propiedad del puerto de la tarjeta V-SIPEXT32 correspondiente)
2. Haga clic en el botón "Apply"
(Aplicar) para que los cambios tengan
efecto.
La Contraseña se debe establecer como 1234
Configuración del equipo PBX Panasonic
(4) Registre el dispositivo Poltys en el PBX.
Conecte el dispositivo Poltys a la misma red con el equipo PBX solamente.
1. Compruebe que la dirección IP coincida con la del Dispositivo Poltys.
(5) Configuración de las llamadas salientesPermita que las extensiones SIP realicen llamadas salientes.
CARACTERÍSTICAS Sección 3
Inicie la aplicación recordatorio de citasInicie presionando el botón "ACD Report" (Informe ACD) en CA Supervisor
1. Haga clic en el botón "ACD Report" (Informe
ACD).
2. Haga clic en el botón "Appointment
Reminder" (Recordatorio de citas).
Selección del idioma de la interfaz gráfica del recordatorio de citas
2. Seleccione la opción
"Language" (Idioma) del
menú
1. Haga clic en la opción "File" (Archivo) del
menú
4. Seleccione "Español"
5. Haga clic en el botón "OK"
(Aceptar) y reinicie la aplicación
3. Haga clic en el botón de la lista
desplegable
Seleccionar el idioma de la interfaz
Conecte el módulo CA al dispositivo recordatorio de citas
El módulo recordatorio de citas CA debe ser conectado al dispositivo Poltys
2. Seleccione la opción "Database Location"
(Ubicación de base de datos) del menú.
1. Haga clic en la opción "Settings" (Ajustes) del
menú.
3. Para obtener la dirección IP del
Dispositivo Poltys.
4. Haga clic en el botón "Save" (Guardar).
Recordatorio de citas - Rellenar manualmente la lista de clientes
1. Haga clic en el botón "Add"
(Añadir)
2. Un elemento nuevo, blanco, se
añade a la lista
3. Rellene el "Phone Number" (Número de teléfono), "Name" (Nombre), "Message" (Mensaje), "Language" (Idioma), "Schedule Date" (Programación), "Remind #
hours before" (Recordar con # horas antes), "Start time" (Tiempo de inicio) and "End time" (Tiempo de parada)”
4. Repita la adición de nuevos elementos a la lista según sea
necesario
5. Haga clic en el botón "Apply" (Aplicar) para que los
cambios tengan efecto
La lista de clientes se puede rellenar por el usuario en la interfaz gráfica de usuario o puede ser importada desde un archivo CSV (siguiente diapositiva)
Recordatorio de citas - Importar la lista de clientes
1. Haga clic en la opción "File" I
"Import" (Archivo I Importar) del
menú.
2. Haga clic en el botón Browse
(Navegar).
6. Haga clic en el botón "Import"
(Importar).
3. Seleccione el archivo que desea
importar.
5. Verifique la opción si el archivo CSV
contiene cabecera como primera línea.
4. Haga clic en el botón "Open" (Abrir).
Importar la lista de clientes desde el archivo CSV
Recordatorio de citas - Formato del archivo CSVLínea de
encabezado opcional en el archivo CSV.
1. Rellene el "Phone Number" (Número de teléfono) a ser
llamado
2. Rellene el "Name"
(Nombre) del cliente
3. Ajuste el "Call State" (Estado de
llamada) para NO_LLAMADO para todos los
elementos
4. Introduzca el mensaje que se
reproducirá para el cliente
5. Establezca el "Language" (Idioma) al lenguaje
específico que será utilizado por el motor Texto-a-
Voz
6. Establezca el parámetro "Retries" (Reintentos) como 0
para todos los elementos
7. Establezca la "Scheduled Date"
a la fecha específica de la
cita.
9. Ajuste "Start Time" (Tiempo de inicio) y "Stop
Time" (Tiempo de parada) a un intervalo específico
dentro del cual quiere que la cita sea recordada.
8. Ajuste "Remind # hours before" como el número de horas antes de la fecha programada
que desea que se le recuerde la cita
Recordatorio de citas - Formato del archivo CSV
Campos• Número de teléfono - El número de teléfono utilizado para llamadas salientes• Nombre - El nombre de la persona que será llamada• Mensaje - El texto que se reproducirá al destino por medio de la tecnología Texto-to-speech (texto a voz) • Idioma - Indica el idioma que se utiliza para la reproducción del mensaje recordatorio• Fecha programada - La fecha y hora cuando se supone que sucederá la cita • Recordar # horas antes - El número de horas antes de la fecha programada que desea que se le
recuerde la cita (48 horas, 24 horas y así sucesivamente)• Hora de inicio - Tiempo específico a partir del que se puede reproducir el recordatorio de la cita para
el cliente • Hora de parada - Tiempo específico hasta el que se puede reproducir el recordatorio de la cita para el
cliente
Idiomas disponibles para el motor texto-a-voz• Inglés• Francés (CA)• Francés• Aemán• Español• Italiano• Inglés (UK)
Recordatorio de citas - Iniciar/Parar llamadasPor defecto, el servicio está en el estado Iniciado.Parar presionando "Parar servicio" Inicie presionando el botón "Start service" (Iniciar el servicio)Sólo las llamadas con el Estado de llamada ajustado como NO_LLAMADO, SIN_ATENDER y Número de reintentos menor que Número máximo de reintentos se procesan
1. Inicie el proceso de llamadas
2. Pare el proceso de llamada
Flujo de las llamadas del recordatorio de citasGuión principal del diagrama
del flujo de llamada Flujo de llamadas al cliente
Registro de las llamadas del recordatorio de citasLos registros de llamadas se pueden recuperar solamente desde el dispositivo PoltysConecte el monitor/ el teclado/ el ratón al dispositivo Inicie sesión en MS Windows
Teclado / ratón USB
Inicie la aplicación configuración del recordatorio de citas desde el escritorio del dispositivo PoltysSeleccione "Call Log/Export" (Registro de llamadas / Exportar) y después el texto o CSV
Registro de las llamadas del recordatorio de citas
1. Haga doble clic en el icono Appointment
Reminder Config (Configuración del
recordatorio de citas) en el escritorio de
Windows
2. Haga clic en la pestaña "Call log"
(Registro de Llamadas)
3. Haga clic en al botón "Export" (Exportar)
para guardar la información en
formato CSV o TXT
¡Gracias!