mol document sharing system - moldcs.cloudapp.netmoldcs.cloudapp.net/shared/mol- user manual...

MOL Document Sharing System

User Manual

Version 1.0

31 May 2013

MOL Document Sharing System : User Manual Confidential

MOL- User Manual v1.0

Document History

Version Date Updated by Changes/Notes

1.0 31 May 2013 Suwalak Document created



Table of Contents 1. Introduction ........................................................................................................................... 4 2. System Overview .................................................................................................................... 5 3. เมนการใชงาน ........................................................................................................................... 6 4. การเขาสระบบ ........................................................................................................................... 7 5. การใชงาน ................................................................................................................................. 9

5.1 My Dashboard ................................................................................................................... 10 5.2 Site .................................................................................................................................. 14 5.3 Group ............................................................................................................................... 20 5.4 User ................................................................................................................................. 26 5.5 Company .......................................................................................................................... 35 5.6 Administrator .................................................................................................................... 41 5.7 Search .............................................................................................................................. 51 5.8 Profile .............................................................................................................................. 54 5.9 Help ................................................................................................................................. 56 5.10 Document Library .............................................................................................................. 57 5.11 Members .......................................................................................................................... 60 5.12 Groups ............................................................................................................................. 61 5.13 Register ............................................................................................................................ 63 5.14 Request List ...................................................................................................................... 64

Appendix A ................................................................................................................................... 67



1. Introduction

เอกสารคมอการใชงานระบบฉบบน� มวตถประสงคเพ�ออธบายรายละเอยดวธการใชงานสาหรบผใชงานของระบบ MOL Document Sharing เพ�อนาไปประกอบการทางานและเพ�มประสทธภาพในการทางานใหถกตองตามจดประสงคของโปรแกรมอยางครบถวนสมบรณ

เอกสารน�ประกอบดวยสวนตางๆ ดงตอไปน�

ภาพรวมของระบบ - สวนน�แสดงภาพรวมรปแบบการทางานของระบบ MOL Document Sharing

การเขาใชงานระบบ - สวนน�อธบายวธการเขาใชงานระบบและข �นตอนการทางานในแตละหนาจอสาหรบผใชงาน

ในสวนของสมมตฐานและรายละเอยดท�เปนขอจากดในการทางานของระบบ MOL Document Sharing มดงน�

ระบบจะสามารถใชงานไดกตอเม�อทางผใชงานไดมจดเตรยมความตองการของระบบ ดงน�

ตดต �ง Service upload และ Service delete ซ�งสามารถดวธการตดต �งไดจาก Appendix A

ปรบแตง Configuration ของระบบ ซ�งสามารถดวธการปรบแตงไดจากหวขอ 5.6.1

ระบบจะสามารถใชงาน Function การสง Email ไดตอเม�อทางผใชงานไดมการจดเตรยมและตดต �ง

Mail Server เรยบรอยแลว



2. System Overview

MOL Document Sharing เกดข�นเพ�อแทนท�ระบบ Alfresco สาหรบ upload เอกสาร ใหผท�มสทธ�สามารถเขามาทาการดรายละเอยด หรอทาการ download เอกสาร ได โดยเรยกใชงานระบบผาน Internet Explorer ท�เคร�องของผใชเอง

ระบบงานท�พฒนาข�นน�เปน Web Based Application โดยเคร�องมอในการพฒนาระบบและภาษาโปรแกรมท�ใช

พฒนาคอ VB.NET และฐานขอมลท�ใชในการเกบขอมล คอ SQL Server 2012 Express

Client Machine Web Server & Application

Server and Database Server

Internet

Azure



3. เมนการใชงาน ในการใชงานระบบ MOL Document Sharing ผใชตองทาการ Login เขาสระบบ และเลอกเมนเพ�อไปยงหนาจอการทางานตามท�ตองการ โดยรปขางลางแสดงแผนผงการทางานหลกและเมนยอยของระบบ



4. การเขาสระบบ

การใชงานโปรแกรม MOL Document Sharing สามารถทาไดดวยการเปดโปรแกรม Internet Explorer จากน�น ให ทาการเขาระบบดวยการพมพ URL http ://ServerName/Login.aspx หลงจากน�นระบบจะแสดงหนาจอดงรป

ในการเขาสระบบใหกรอกขอมลช�อผใช (User Name) และรหสผาน (Password) จากน�นใหกดป ม

1. ระบบทาการตรวจสอบดงน� 1.1 User Name และ Password ท�ระบตองถกตอง และ พรอมใชงาน (ตองไมระบ Start Date และ Expire

Date หรอ

o กรณม Start Date ตองเปนวนท�มากกวาหรอเทากบวนปจจบน และ Expire Date ตองไมมคาหรอ

เปนวนท�มากกวาหรอเทากบวนปจจบน

o กรณไมม Start Date Expire Date ตองไมมคาหรอเปนวนท�มากกวาหรอเทากบวนปจจบน)

o กรณตรวจสอบแลวไมถกตองตามเง�อนไขในขอ 1 ระบบแสดงขอความแจงใหผใชทราบวา “Login

Fail. Please verify username and password or contact administrator.”

1.2 กรณ User name ท�ระบเปน User name ท�ต �งคา Force Change Password ระบบจะแสดงหนาจอใหเปล�ยน

Password ในคร �งแรกท� Login ดงรป



2. เม�อทาการ Login อยางถกตองแลว ระบบจะแสดงหนาจอดงรป



5. การใชงาน

การใชงานระบบ Document Sharing ประกอบดวย Menu ตางๆ ซ�งจดกลมตามการใชงาน ดงน�

My Dashboard

Sites

Group

User/Company

Administrator

Search

Profile

Help

และเม�อเขาไป Site ท�มสทธ�จะเหนเมนเพ�มเตมดงน�

Document Library

Members

Group



5.1 My Dashboard การเขาหนาจอ My Dashboard สามารถทาไดโดยการ click ท�เมน Dashboard หรอทาการ Login เขาสระบบ ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ประกอบดวย Dashboard ดงตอไปน�

My Profile

My Task

RSS Feed

My Site

5.1.1 My Profile

เปน Dashboard ท�แสดงประวตของ ผใชท�ทาการ Login อย ณ ขณะน�น และผใชสามารถ กดลงค “View

Full Profile” เพ�อไปดประวตท �งหมดในหนา “My Profile”(5.8.1 My Profile)

First Name + Last Name



5.1.2 My Task

เปน Dashboard ท�แสดง Task ท�รอการ Approve (เหนเฉพาะ Admin) Task แบงเปน 2 ประเภทไดแก

- Request User : คอ Task ของ user ท�ทาการ register และรอการ Approve - Request To Join : คอ Task ของ user ท�ทาการของเขาใชงาน Shared Site

จานวน Task ท�แสดงจะเทากบท�กาหนดไวในหนา Configuration (Max Item) เรยงลาดบขอมลตาม วนท�สรางลาสด

ข �นตอนการใชงานเปนดงน� 1) เลอกแสดงขอมลตามประเภทของ Task โดยเลอกตวเลอก ใน Drop down List 2) Click Link “View All Task” เพ�อไปยงหนา “Request List” (5.14.1) 3) Click Link “Request User” เพ�อไปยงหนา “Request Form” เพ�อทาการ Approve การขอใชระบบ 4) Click Link “Request to join” เพ�อไปยงหนา “Request Form” เพ�อทาการ Approve การขอดหรอ

download เอกสารใน Site

5.1.3 RSS Feed

เปน Dashboard ท�แสดงขอมลท� feed มาจาก xml ท�ระบ โดยเรยงชอมลจากขอมลลาสด

Click “View All Task” เพ�อไปยงหนา “Request List” (5.14.1)



ข �นตอนการใชงานดงน�

1) Click link “Configuration” ระบบจะทาการเปด pop up “Configuration”

2) ทาการระบขอมลดงตอไปน� - URL : URL ของ Xml ท�ตองการให feed ขอมล - Number of items to display : จานวนรายการท�ตองการใหแสดง - Open links in new window : เม�อ click link ท�ช�อรายการตองการใหเปด window ใหมหรอไม

3) กดป ม “OK” เม�อตองการบนทกขอมล - ระบบทาการปด pop up และบนทกขอมลท�ทาการแกไข - ระบบ refresh หนาจอและแสดงขอมลใน RSS Feed ตาม Configuration ท�ทาการแกไข

4) กดป ม “Cancel” เม�อตองการยกเลกการแกไขและกลบไปยงหนา Dash Board

5.1.4 My Site

เปน Dashboard ท�แสดง Site ท�ผใชมสทธ�ในการคนหา หรอ Download เอกสาร โดยเรยงลาดบขอมลตาม Site Name



ข �นตอนการใชงานดงน�

1) ระบ Site Name ใน text box กรณตองการคนหาขอมล - ระบบแสดง Site ท �งหมดตามเง�อนไขท�ระบ โดยรปแบบเปนดงน� Site Name(Site Code)

2) กดลงค Site Name กรณตองการคนหา หรอ Download เอกสารใน Site ระบบจะแสดงหนาจอ “Document Library”



5.2 Site ใชสาหรบคนหา สราง ลบ แกไข import หรอ export ขอมล site ประกอบดวยเมนยอยดงน�

5.2.1 Search Site

การเขาหนาจอ Search Site ทาไดโดยการ click เมาสท�เมน Site > Search Site ระบบจะแสดงหนาจอดงรป โดยเรยงขอมลตาม Site Code

หนาจอน�ใชสาหรบคนหาหรอลบขอมล Site และไปยงหนาสราง แกไข หรอ Request to join Site (กรณผใชงานไมใช Admin จะไมเหนป ม “Create site” , “Export” , “Delete” สามารถทาไดเพยงการคนหาและ Request to join)

ข �นตอนการใชงานเปนดงน� 1) กรณตองการคนหาขอมล

a. ระบขอมลท�ตองการคนหา ใน text box ใตช�อ column (กรณไมระบถอเปนการคนหาขอมลท �งหมด) b. ระบบทาการคนหาขอมลตามเง�อนไขท�ระบ

กรณพบขอมล o กรณผใชงานเปน Admin จะเหนขอมลท �งหมดท�พบ o กรณผใชเปน Manager หรอ User จะเหนขอมลดงน�

- Site ท�ตนเองเปนสมาชก - Site ท�ไมใชสมาชกแตเปน Site ท� Public และ Shared โดยกรณท� Site

เปน Shared จะแสดงป ม สาหรบใหผใชกดเพ�อ Request ขอใช

งาน Site น�นๆ กรณไมพบขอมลระบบจะแสดงขอความ “No data to display”

2) กดป ม “Create Site” กรณตองการสรางขอมล Site ระบบจะแสดงหนาจอ “Create Site” 3) กดลงค Site Code กรณตองการคนหา document หรอแกไขขอมล Site ระบบจะแสดงหนาจอ

“Document Library” กรณท�ไมใช Admin จะสามารถเขาใชไดกรณท�เปนสมาชกของ Site น�นหรอ Site น�นเปน Site ท� Public

4) กดป ม กรณตองการลบขอมล ระบบแสดง pop up เพ�อยนยนการลบขอมล (เหนป ม เฉพาะกรณท�เปน Admin)

a. กด OK เพ�อยนยนการลบขอมล กรณลบขอมลสาเรจ ระบบจะแจงขอความ “Delete Successfully.” ท�หนา Search Site

b. กด Cancel เพ�อยกเลกการลบขอมล 5) กดป ม “Export” กรณตองการ Export ขอมล Site ท�แสดงในหนาจอ ระบบจะแสดง dialog box ดงรป



a. กดป ม Open เม�อตองการเปดไฟล b. กดป ม Save เม�อตองการบนทกขอมล โดยระบบจะบนทกขอมลในรปแบบไฟล Excel (xls) c. กดป ม Cancel เม�อตองการยกเลก

รปแบบของไฟลท� export เปนดงน�

6) กดป ม กรณตองการ Request เพ�อเขาใชงาน Site อ�นๆ(Request to join) ระบบแสดง pop up เพ�อยนยนการ Request

a. กด OK เพ�อยนยนการ Request กรณ Request สาเรจ ระบบจะแจงขอความ “Register Successfully.” ท�หนา Search Site

b. กด Cancel เพ�อยกเลกการลบขอมล

5.2.2 Create Site

เปนหนาจอสาหรบสราง แกไข หรอ ดขอมล Site

5.2.2.1. Create Site

การเขาสหนาการสราง Site ใหทาการกดป ม “Create Site” จากหนา Search Site ซ�งระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบสราง Site

ข �นตอนการใชงานเปนดงน� 1) กรอกขอมล Site Code, Site Name, Description โดย field ท�ม * เปน field ท�จาเปนตอง

กรอกหรอเลอกขอมล 2) เลอก Visibility

a. Visibility แบงเปน 3 ประเภทดงน� Public : User ทกคนสามารถคนหา และเขาใชงาน Site ได Private : User ท�มสทธ�เทาน�นท�สามารถคนหา site ได



Shared : User ทกคนสามารถคนหา Site ท� เปน Shared ได แตไมสามารถเขาใชงานไดหากไมมสทธ� จะมสทธ�กตอเม�อผานข �นตอน Request to join และทาการ Approve แลว

3) กดป ม “Add Group” กรณตองการ Add Group ใหกบ Site a. ระบบแสดง Pop up “Add Groups” ดงรป

b. เลอก Group ท�ตองการ Add ทางดานซายและกดป ม “Add” ระบบจะทาการยาย Group ท�เลอกไปทางดานขวา และผใชทาการเลอก Role

Role แบงเปน 2 ประเภทดงน� o Manager Site จดการไฟล และอพโหลดไฟลของแตละ Site o User ดและดาวนโหลดไฟลไดเทาน�น

c. เม�อทาการเลอกเสรจ กดป ม “Select” ระบบจะทาการปด Pop Up และกลบไปยงหนา Create Site พรอมท�งแสดงขอมล Group ท�เลอกดงรป

4) กดป ม “Save” กรณตองการบนทกขอมล a. ระบบทาการตรวจสอบขอมล

ระบขอมลท�ตองกรอก(Require field)



ระบ Site Code ตองไมซ�ากบท�มในระบบ กรณซ�า ระบบจะแสดงขอความ “Site Code is duplicate data.”

b. กรณบนทกขอมลสาเรจ ระบบจะแสดงขอความ “Save Successfully.” สราง Default group ของ Site ให ดงน�

o Role Manager : [SiteCode]_Manager o Role User : [SiteCode]_User

Disable ขอมลท �งหมด และเปล�ยนป ม Save และ Cancel เปน Edit และ Back

5) กดป ม “Cancel” กรณตองการยกเลกการสรางขอมล Site ระบบจะกลบไปยงหนา Search Site

5.2.2.2. Edit Site

การเขาสหนาจอแกไขขอมล Site โดยการกดป ม “Edit Site Detail” ในหนา Document Library ระบบจะแสดงหนาจอดงรป (จะเหนป ม “Edit Site” เฉพาะ Admin เทาน�น )

หนาจอน�ใชสาหรบแกไขขอมล Site

ข �นตอนการใชงานเปนดงน� 1) กดป ม “Edit” กรณตองการแกไขขอมล Site ระบบจะแสดงหนาจอใหแกไขขอมลดงรป



2) ข �นตอนการใชงานเหมอนกบ 5.2.2.1 หนา Create Site (สรางขอมล) แตหนาแกไขขอมลจะไมสามารถแกไขขอมล Site Code และไมสามารถลบ Default group ได

5.2.3 Import Site

การเขาสหนาการ Import Site ทาไดโดยการ click เมาสท�เมน Site>Import Site ระบบจะแสดงดงรป (เมนน�จะเหนเฉพาะ Admin)

หนาจอน�ใชสาหรบ Import Site ข �นตอนการใชงานเปนดงน� 1) ระบขอมล ในไฟล excel ท�ตองการ Import



รายละเอยดขอมลท�ระบมดงน�

No. Column Name

Column Required

Field Max

Length/Format Remark

1 SiteCode A Yes 20 ตวอกษร

2 SiteName B Yes 100 ตวอกษร

3 Visibility C Yes Public/ Private/ Shared

4 SiteDesc D No 300 ตวอกษร

5 GroupFlag E No Yes/No Yes : ระบบทาการสราง Admin และ User Group ใหอตโนมต

2) กดป ม “Browse..” และทาการเลอกไฟลท�ตองการ Upload 3) กดป ม “Upload” เพ�อทาการ Import ขอมล Site

a. ระบบทาการตรวจสอบขอมลดงน� ตองเปนไฟล excel (.xls) กรณท�ไมใช ระบบแสดงขอความ “Upload file must be

excel file” ขนาดไฟลไมเกน 4 MB กรณเกน 4 MB ระบบแสดงขอความ “Maximum file size :

ขนาดไฟลท�ระบ MB” กรณ Site Code ซ�ากบท�มอยในระบบ ระบบแสดงขอความ “Error Row [ X ] :

SiteCode is duplicate data” กรณเกน Max Length ระบบแสดงขอความ “Error Row [ X ] : ช�อคอลมน length

must be equal or lower than คา Max Length” กรณไมระบ Mandatory field ระบบแสดงขอความ “Error Row [ X ] : ช�อคอลมน

mismatch” กรณระบคา Visibility ไมถกตอง (ไมใช Public/ Private/ Shared) ระบบแสดงขอความ

“Error Row [ 1 ] : Visibility wrong format.”

กรณระบคา GroupFlag ไมถกตอง (ไมใช Yes/No/คาวาง) ระบบแสดงขอความ “Error Row [ X ] : Please fill GroupFlag : “Yes” or “No””

b. กรณขอมลถกตอง ระบบจะทาการบนทกขอมล และ แสดงขอความ “Import Successfully.”



5.3 Group ใชสาหรบคนหา สราง ลบ แกไข import หรอ export ขอมล group (กรณไมใช Admin จะไมเหนเมนน�)

5.3.1 Search Group

การเขาหนาจอ Search Group ทาไดโดยการ click เมาสท�เมน Group > Search Group ระบบจะแสดงหนาจอดงรป โดยเรยงขอมลตาม Group Code

หนาจอน�ใชสาหรบคนหา ลบ หรอ Export ขอมล Group และไปยงหนาสราง หรอ แกไข Group ข �นตอนการใชงานเปนดงน� 1) กรณตองการคนหาขอมล

a. ระบขอมลท�ตองการคนหา ใน text box ใตช�อ column (กรณไมระบถอเปนการคนหาขอมลท �งหมด)

ระบบทาการคนหาขอมลตามเง�อนไขท�ระบ ถาไมมขอมลระบบจะแสดงขอความ “No data to display”

2) กดป ม “Create Group” กรณตองการสรางขอมล Group ระบบจะแสดงหนาจอ “Create Group (สรางขอมล)”

3) กดลงค Group Code กรณตองการแกไขขอมล Group ระบบจะแสดงหนาจอ “Edit Group (แกไขขอมล)”

4) กดป ม กรณตองการลบขอมล Group ระบบแสดง pop up เพ�อยนยนการลบขอมล a. กด OK เพ�อยนยนการลบขอมล

กรณลบขอมลสาเรจ ระบบจะแจงขอความ “Delete Successfully.” b. กด Cancel เพ�อยกเลกการลบขอมล

5) กดป ม “Export” กรณตองการ Export ขอมล Group ท�แสดงในหนาจอ ระบบจะแสดง dialog box ดงรป

a. กดป ม Open เม�อตองการเปดไฟล b. กดป ม Save เม�อตองการบนทกขอมล โดยระบบจะบนทกขอมลในรปแบบไฟล Excel

(xls) c. กดป ม Cancel เม�อตองการยกเลก




6) กดป ม กรณตองการ Add User ใหกบ Group ระบบจะแสดงหนาจอ ดงรป

a. กดป ม “Add User” ระบบทาการเปด Pop Up ดงรป

b. ทาการเลอก user และกดป ม “Save” ระบบจทาการปด Pop up และแสดง user ท�เลอกในหนา Search Group ดงรป



c. กดป ม กรณตองการลบขอมล User ใน group ระบบแสดง pop up เพ�อยนยนการลบขอมล “Are You sure to delete ‘User Name: Administrator’ from system”

กด OK เพ�อยนยนการลบขอมล o กรณลบขอมลสาเรจ ระบบจะแจงขอความ “Delete Successfully.”

กด Cancel เพ�อยกเลกการลบขอมล

5.3.2 Create Group

เปนหนาจอสาหรบสราง แกไขขอมล Group

5.3.2.1. Create Group

การเขาสหนาการสราง Group ใหทาการกดป ม “Create Group” จากหนา Search Group หรอจากเมน “Group>Create Group” ซ�งจะพบหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบสราง Group

ข �นตอนการใชงานเปนดงน� 1) กรอกขอมล Group Code, Group Name โดย field ท�ม * เปน field ท�จาเปนตองกรอกหรอ

เลอกขอมล 2) กดป ม “Create Group” กรณตองการบนทกขอมล

a. ระบบทาการตรวจสอบขอมล ระบขอมล Mandatory field (Require field) ระบ Site Code ตองไมซ�ากบท�มในระบบ กรณซ�า ระบบจะแสดงขอความ

“'Group Code' is duplicate data.”



b. กรณบนทกขอมลสาเรจ ระบบจะแสดงขอความ “Save Successfully.” และแสดงหนาจอสาหรบแกไขขอมล Site (5.3.2.2 Edit Group)

3) กดป ม “Create and Create Another” กรณตองการบนทกขอมล a. ระบบทาการตรวจสอบขอมล

ระบขอมล Mandatory field (Require field) ระบ Site Code ตองไมซ�ากบท�มในระบบ กรณซ�า ระบบจะแสดงขอความ

“'Group Code' is duplicate data.” b. กรณบนทกขอมลสาเรจ ระบบจะแสดงขอความ “Save Successfully.” และ clear คา

Group Code และ Group Name 4) กดป ม “Cancel” กรณตองการยกเลกการสรางขอมล Group ระบบจะกลบไปยงหนา Search

Group

5.3.2.2. Edit Group

การเขาสหนาจอแกไขขอมล Group ทาไดโดยการกดลงค “Group Code” ในหนา Search Group ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบแกไขขอมล Group

ข �นตอนการใชงานเปนดงน� 1) กดป ม “Edit” กรณตองการแกไขขอมล Site ระบบจะแสดงหนาจอใหแกไขขอมลดงรป



2) ข �นตอนการใชงานเหมอนกบ 5.3.2.1 หนา Create Group แตหนาแกไขขอมลจะไมสามารถแกไขขอมล Group Code ได

5.3.3 Import Group

การเขาสหนาการ Import Group ทาไดโดยการ click เมาสท�เมน Group>Import Group ระบบจะแสดงดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบ Import Group ข �นตอนการใชงานเปนดงน� 1) ระบขอมล ในไฟล excel ท�ตองการ Import




No. Column Name

Column Required

Field Max


1 GroupCode A Yes 20 ตวอกษร

2 GroupName B Yes 100 ตวอกษร

3 Site C No Sitcode:Role

ตองเปน Site ท�มอยในระบบ และ กรณมมากกวา 1 site จะค�นดวย ‘,’ - Role สามารถเปนไปได 2 คาดงน� (User , Manager)

2) กดป ม “Browse..” และทาการเลอกไฟลท�ตองการ Import 3) กดป ม “Upload” เพ�อทาการ Import ขอมล Site


excel file” ขนาดไฟลไมเกนท�ระบใน Web.config กรณเกน ระบบแสดงขอความ “Maximum

file size : ขนาดไฟลท�ระบ MB” กรณ Group Code ซ�ากบท�มอยในระบบ ระบบแสดงขอความ “Error Row [ X ] :

GroupCode is duplicate data” กรณเกน Max Length ระบบแสดงขอความ “Error Row [ X ] : ช�อคอลมน length

must be equal or lower than คา Max Length” กรณไมระบ Mandatory field ระบบแสดงขอความ “Error Row [ X ] : ช�อคอลมน

mismatch” กรณระบคา Site ไมถกตอง

o กรณไมพบ Site Code ท�ระบ ระบบแสดงขอความ “Error Row [ X ] : Cannot Find Site Code”

o กรณระบ Site Code แตไมระบคา Role ระบบแสดงขอความ “Error Row [ X ] : Role mismatch.”

o กรณระบ Site Code แตระบคา Role ไมถกตอง ระบบแสดงขอความ “Error Row [ X ] : Role is incorrect format.”

o กรณระบ Site Code และ Role ซ�ากน ระบบแสดงขอความ “Error Row [ X ] : Site is duplicate data”

b. กรณขอมลถกตอง เม�อ Upload เรยบรอยแลวระบบจะทาการบนทกขอมล และ แสดงขอความ “Import Successfully.”

c. กรณท�มขอผดพลาดในการ Upload ระบบแสดงขอความแจงใหผใชทราบวา Error ท� row ไหนและทาการ rollback เฉพาะ row ท�ผดพลาด



5.4 User ใชสาหรบคนหา สราง ลบ แกไข import หรอ export ขอมล User (กรณไมใช Admin จะไมเหนเมนน�)

5.4.1 Search User

การเขาหนาจอ Search User ทาไดโดยการ click เมาสท�เมน User > Search User ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบคนหา ลบ หรอ Export ขอมล User และไปยงหนาสราง หรอ แกไข User



b. ระบบทาการคนหาขอมลตามเง�อนไขท�ระบ ถาไมมขอมลระบบจะแสดงขอความ “No data to display”

2) กดป ม “Create User” กรณตองการสรางขอมล User ระบบจะแสดงหนาจอ “Create User(สรางขอมล)”

3) กดลงค User Name กรณตองการแกไขขอมล User ระบบจะแสดงหนาจอ “Edit User(แกไขขอมล)”

4) กดป ม กรณตองการลบขอมล User ระบบแสดง pop up เพ�อยนยนการลบขอมล “Are You sure to delete ‘User name:[User Name]’ from system?” a. กด OK เพ�อยนยนการลบขอมล


5) กดป ม “Export” กรณตองการ Export ขอมล User ท�แสดงในหนาจอ ระบบจะแสดง dialog box ดงรป a. กดป ม Open เม�อตองการเปดไฟล b. กดป ม Save เม�อตองการบนทกขอมล โดยระบบจะบนทกขอมลในรปแบบไฟล Excel (xls) c. กดป ม Cancel เม�อตองการยกเลก รปแบบของไฟลท� export เปนดงน�



6) กดป ม กรณดรายละเอยดของ User ระบบจะแสดงหนาจอ ดงรป



5.4.2 Create User

เปนหนาจอสาหรบสราง แกไขขอมล User

5.4.2.1. Create User

การเขาสหนาการสราง User ใหทาการกดป ม “Create User” จากหนา Search User หรอจากเมน “User>Create User” ซ�งจะพบหนาจอดงรป



หนาจอน�ใชสาหรบสราง User ข �นตอนการใชงานเปนดงน� 1) กรอกขอมล ดงตอไปน� (field ท�ม * เปน field ท�จาเปนตองกรอกหรอเลอกขอมล)

a. Authorization Data กรอกขอมล User Name , Password , Confirm Password, Start Date และ Expire

Date ทาการ check Force changr password กรณตองการกาหนดให User ตองทาการ

เปล�ยนรหสผานในคร �งแรกท�เขาใชงานโปรแกรม ระบบทาการตรวจสอบความปลอดภยของ Password ระบบทาการตรวจสอบวา Confirm Password ตองเหมอน Password ระบบทาการตรวจสอบวา Expired Date ตองมากกวาเทากบ Start Date

b. About กรอกขอมล First Name, Last Name, Job Title, Location, Telephone, Email,

Mobile, Summary ระบบทาการตรวจสอบ format email ([email protected])

c. Photo กดป ม “Browse..” และทาการเลอกไฟลท�ตองการ Import

d. Company Detail เลอก Company Code ระบบจะแสดง Company Name, Address, Post Code,

Email, Telephone, Fax e. Group

กดป ม “Add Group” เพ�อกาหนด Group ให User ระบบจะทาการเปด Pop Up ดงรป

d. ทาการเลอก Group และกดป ม “Select” ระบบจทาการปด Pop up และแสดง user ท�เลอกในหนา Search Group ดงรป



e. กดป ม กรณตองการลบขอมล group


ระบขอมล Mandatory field (Require field) ระบ User Name ตองไมซ�ากบท�มในระบบ กรณซ�า ระบบจะแสดงขอความ

“’User Name’ is duplicate data” ระบบทาการตรวจสอบวา Confirm Password ตองเหมอน Password ระบบทาการตรวจสอบวา Expired Date ตองมากกวาเทากบ Start Date

b. กรณบนทกขอมลสาเรจ ระบบจะแสดงขอความ “Save Successfully.” 3) กดป ม “Cancel” กรณตองการยกเลกการสรางขอมล Site ระบบจะกลบไปยงหนา Search Site



5.4.2.2. Edit User

การเขาสหนาจอแกไขขอมล User ทาไดโดยการกดลงค “User Name” ในหนา Search User ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบแกไขขอมล User

ข �นตอนการใชงานเปนดงน� 1) กดป ม “Edit” กรณตองการแกไขขอมล User ระบบจะแสดงหนาจอใหแกไขขอมลดงรป



2) ข �นตอนการใชงานเหมอนกบ 5.4.2.1 หนา Create Site (สรางขอมล) แตหนาแกไขขอมลจะไม

สามารถแกไขขอมล User Name , Start Date และ Expire Dateได

3) กดป ม “Reset Password” a. กรณระบบ “Reset Password” สาเรจจะแสดงขอความ “Reset Password Successfully”

และเปล�ยน Password ตามท� Config ไวพรอมท�งสง Mail แจง User



5.4.3 Import User

การเขาสหนาการ Import User ทาไดโดยการ click เมาสท�เมน Group>Import User ระบบจะแสดงดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบ Import Group

ข �นตอนการใชงานเปนดงน� 1) ระบขอมล ในไฟล excel ท�ตองการ Import


No. Column Name

Column Required

Field Max


1 UserName A Yes 20 ตวอกษร

2 Password B Yes 128 ตวอกษร

3 FirstName C No 50 ตวอกษร

4 LastName D No 50 ตวอกษร

5 JobTitle E No 50 ตวอกษร

6 Location F No 100 ตวอกษร

7 Telephone G No 20 ตวอกษร

8 Email H Yes 20 ตวอกษร [email protected]

9 Mobile I No 20 ตวอกษร

10 Summary J No 300 ตวอกษร

11 StartDate K No dd/mm/yyyy

12 ExpireDate L No dd/mm/yyyy

13 CompanyCode M No 20 ตวอกษร ตองม company น�นอยในระบบ

14 ForceChangePassword

N Yes Yes/No

15 Group O No 20 ตวอกษร ตองม group น�นอยในระบบ และ กรณม group มากกวา 1 ใหค�นดวย ,



2) กดป ม “Browse..” และทาการเลอกไฟลท�ตองการ Upload 3) กดป ม “Upload” เพ�อทาการ Import ขอมล User


excel file” ขนาดไฟลไมเกน 4 MB กรณเกน 4 MB ระบบแสดงขอความ “Maximum file size :

ขนาดไฟลท�ระบ MB” กรณ User Name ซ�ากบท�มอยในระบบ ระบบแสดงขอความ “Error Row [ X ] :

UserName is duplicate data” กรณ Company Code หรอ Group Code ไมมอยในระบบ ระบบแสดง

ขอความ ”CompanyCode is not found” กรณเกน Max Length ระบบแสดงขอความ “Error Row [ X ] : GroupCode

MaxLength” กรณไมระบ Mandatory field ไดแก User Name, Password , Email , Force

Change Password ระบบแสดงขอความ “Error Row [ X ] : Please fill ช�อ field” กรณรปแบบขอมลไมถกตอง ไดแก Force Change Password ไมใช Yes/No หรอ

Email ไมใช [email protected] , StartDate และ ExpireDate ไมใช dd/mm/yyy ระบบแสดงขอความ “ช�อ field Invalid format”




5.5 Company ใชสาหรบคนหา สราง ลบ แกไข import หรอ export ขอมล Company (กรณไมใช Admin จะไมเหนเมนน�)

5.5.1 Search Company

การเขาหนาจอ Search Company ทาไดโดยการ click เมาสท�เมน User > Company > Search Company ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบคนหา ลบ หรอ Export ขอมล Company และไปยงหนาสราง หรอ แกไข Company



b. ระบบทาการคนหาขอมลตามเง�อนไขท�ระบ ถาไมมขอมลระบบจะแสดงขอความ “No data to display”

2) กดป ม “Create Company” กรณตองการสรางขอมล Company ระบบจะแสดงหนาจอ “Create Company(สรางขอมล)”

3) กดลงค Company Code กรณตองการแกไขขอมล Company ระบบจะแสดงหนาจอ “Edit Company(แกไขขอมล)”

4) กดป ม กรณตองการลบขอมล Company ระบบแสดง pop up เพ�อยนยนการลบขอมล “Are You sure to delete [Company Code]?” a. กด OK เพ�อยนยนการลบขอมล


5) กดป ม “Export” กรณตองการ Export ขอมล Company ท�แสดงในหนาจอ ระบบจะแสดง dialog box ดงรป a. กดป ม Open เม�อตองการเปดไฟล b. กดป ม Save เม�อตองการบนทกขอมล โดยระบบจะบนทกขอมลในรปแบบไฟล Excel (xls) c. กดป ม Cancel เม�อตองการยกเลก รปแบบของไฟลท� export เปนดงน�



6) กดป ม กรณดรายละเอยดของ User ระบบจะแสดงหนาจอ ดงรป

6) กดป ม กรณดรายละเอยดของ User ท�อยใน Company ระบบจะแสดงหนาจอ ดงรป



5.5.2 Create Company

เปนหนาจอสาหรบสราง แกไขขอมล Company

5.5.2.1. Create Company

การเขาสหนาการสราง Company ใหทาการกดป ม “Create Company” จากหนา Search Company หรอจากเมน “User>Company>Create Company” ซ�งจะพบหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบสราง Company

ข �นตอนการใชงานเปนดงน� 1) กรอกขอมล Company Code , Company Name, Address, Post Code, Email, Telephone,

Fax (field ท�ม * เปน field ท�จาเปนตองกรอกหรอเลอกขอมล)


ระบขอมล Mandatory field (Require field) ระบ Company Code ตองไมซ�ากบท�มในระบบ กรณซ�า ระบบจะแสดง

ขอความ “'Company Code' is duplicate data.”

ระบบทาการตรวจสอบ format email ([email protected])

b. กรณบนทกขอมลสาเรจ ระบบจะแสดงขอความ “Save Successfully.”

4) กดป ม “Cancel” กรณตองการยกเลกการสรางขอมล Company ระบบจะกลบไปยงหนา Search Company



5.5.2.2. Edit Company

การเขาสหนาจอแกไขขอมล Company ทาไดโดยการกดลงค “Company Code” ในหนา Search Company ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบแกไขขอมล Company

ข �นตอนการใชงานเปนดงน� 1) กดป ม “Edit” กรณตองการแกไขขอมล Company ระบบจะแสดงหนาจอใหแกไขขอมลดงรป

2) ข �นตอนการใชงานเหมอนกบ 5.5.2.1 หนา Create Company (สรางขอมล) แตหนาแกไขขอมลจะไมสามารถแกไขขอมล Company Code ได



5.5.3 Import Company

การเขาสหนาการ Import Company ทาไดโดยการ click เมาสท�เมน User>Company>Import Company ระบบจะแสดงดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบ Import Company

ข �นตอนการใชงานเปนดงน� 1) ระบขอมล ในไฟล excel ท�ตองการ Import


No. Column Name

Column Required

Field Max


1 CompanyCode A Yes 20 ตวอกษร

2 CompanyName B Yes 100 ตวอกษร

3 Address C No 300 ตวอกษร

4 PostCode D No 20 ตวอกษร

5 Email E Yes 20 ตวอกษร [email protected]

6 Telephone F No 20 ตวอกษร

7 Fax G No 20 ตวอกษร

2) กดป ม “Browse..” และทาการเลอกไฟลท�ตองการ Upload 3) กดป ม “Upload” เพ�อทาการ Import ขอมล Site

a. ระบบทาการตรวจสอบขอมลดงน� ตองเปนไฟล excel (.xls) กรณท�ไมใช ระบบแสดงขอความ “Upload file must be excel file” ขนาดไฟลไมเกน 4 MB กรณเกน 4 MB ระบบแสดงขอความ “Maximum file size : ขนาด

ไฟลท�ระบ MB” กรณ Company Code ซ�ากบท�มอยในระบบ ระบบแสดงขอความ “Error Row [ X ] :

CompanyCode is duplicate data” กรณเกน Max Length ระบบแสดงขอความ “[ช�อ field] length must be equal or lower

than [ขนาด].”



กรณไมระบ Mandatory field ไดแก CompanyCode , CompanyName ระบบแสดงขอความ “Error Row [ 1 ] : Please fill [ช�อ field]”

กรณรปแบบขอมล Email ไมใช [email protected] ระบบแสดงขอความ “Invalid e-mail format.”




5.6 Administrator

5.6.1 Configuration

การเขาหนาจอ Configuration ทาไดโดยการ click เมาสท�เมน Administrator > Configuration ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบแกไขขอมลตวแปรท�มผลตอการทางานของระบบ

ข �นตอนการใชงานเปนดงน�

1) กดป ม “Edit” เม�อตองการแกไขขอมล a. ระบบจะทาการเปด ใหผใชทาการแกไขดงตอไปน�

Document life (Day) : อายเอกสาร Delete Service Runtime : เวลาท�ลบเอกสารท�หมดอาย Send email to Admin : กรณผใช Request to join หรอ Register เลอกวาจะแจง

Mail หา Admin Group หรอไม Max error message item : จานวนรายการท�แสดงกรณท�เกด error ในการ import Administrator Group Codes: กาหนด Code ท�กาหนดใหเปน Admin Administrator E-Mail: E-Mail สาหรบ Admin Default Password : กาหนด Default Password ในการ reset password

Max Item : จานวนรายการท�แสดงใน Dash board “My Task” Storage Type : รปแบบการเกบไฟล Database/เกบบนเคร�อง Storage Path: แสดง Path ท�เกบไฟล เม�อกาหนด Storage Type เปน External

File



The directory to monitor the xml file: Path ท� ftp ไฟลเอกสารและ XML มาวาง The directory to keep the error xml file: Path ท�อยของไฟล Error เม�อการ

Upload ผาน ftp เกดขอผดพลาด ระบบจะเกบไฟล Error ท� Path น� Interval time(minute) to start the upload service : service ทาการ upload

เอกสารจาก ftp path เขาสระบบในทกก�นาท SMTP Server Address: Server Address ของ Mail Server SMTP Port: Port ของ SMTP Username to Authenticate SMTP: Username สาหรบ Authenticate SMTP Password to Authenticate SMTP: Password สาหรบ Authenticate SMTP Enable SSL For SMTP: กาหนดวาจะใช SSL สาหรบ SMTP หรอไม

b. ทาการแกไขขอมลท�ตองการ c. กดปม “Save” เพ�อบนทกขอมลท�ตองการแกไข

ระบบทาการตรวจสอบ required field กรณบนทกขอมลสาเรจ ระบบจะแจงขอความ “Save Successfully”

d. กดป ม “Cancel” ใชเม�อตองการยกเลกการแกไขขอมล

2) กดป ม “Back” เม�อกลบไปหนากอนหนา

5.6.2 Logs

5.6.2.1. Downloads

การเขาหนาจอ Download Tracking Log ทาไดโดยการ click เมาสท�เมน Administrator > Logs > Downloads ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบดประวตการ download เอกสารของ user


1) เลอก check box ในรายการท�ตองการ ระบบจะแสดงป ม “Clear” a. ระบบจะทาการเปด ใหผใชทาการแกไขดงตอไปน� b. กดป ม “Clear” ระบบแสดงขอความยนยน “Are you sure to clear ‘Download Tracking Log’

from system” กดปม “OK” เพ�อยนยนการลบขอมล

o กรณลบขอมลสาเรจ ระบบจะแจงขอความ “Clear Successfully.” กดป ม “Cancel” ใชเม�อตองการยกเลกการลบขอมล

2) กดป ม “Clear All” เพ�อลบขอมล Log ท �งหมด ระบบแสดงขอความยนยน “Are you sure to clear

‘Download Tracking Log’ from system”



a. กดปม “OK” เพ�อยนยนการลบขอมล กรณลบขอมลสาเรจ ระบบจะแจงขอความ “Clear All Successfully.”

b. กดปม “Cancel” เพ�อยกเลกการลบขอมล 3) กดป ม “Export” กรณตองการ Export ขอมลท �งหมดท�แสดงในหนาจอ ระบบจะแสดง dialog box ดงรป

a. กดป ม Open เม�อตองการเปดไฟล b. กดป ม Save เม�อตองการบนทกขอมล โดยระบบจะบนทกขอมลในรปแบบไฟล Excel

(xls) c. กดป ม Cancel เม�อตองการยกเลก


5.6.2.2. Uploads

การเขาหนาจอ Upload Tracking Log ทาไดโดยการ click เมาสท�เมน Administrator > Logs > Uploads ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบดประวตการ upload เอกสารของ user


1) เลอก check box ในรายการท�ตองการ ระบบจะแสดงป ม “Clear” a. ระบบจะทาการเปด ใหผใชทาการแกไขดงตอไปน� b. กดป ม “Clear” ระบบแสดงขอความยนยน “Are you sure to clear ‘Upload Tracking Log’


o กรณลบขอมลสาเรจ ระบบจะแจงขอความ “Clear Successfully.”



กดป ม “Cancel” ใชเม�อตองการยกเลกการลบขอมล

2) กดป ม “Clear All” เพ�อลบขอมล Log ท �งหมด ระบบแสดงขอความยนยน “Are you sure to clear ‘Upload Tracking Log’ from system”



a. กดป ม Open เม�อตองการเปดไฟล b. กดป ม Save เม�อตองการบนทกขอมล โดยระบบจะบนทกขอมลในรปแบบไฟล Excel (xls) c. กดป ม Cancel เม�อตองการยกเลก รปแบบของไฟลท� export เปนดงน�

5.6.2.3. Login

การเขาหนาจอ Login Tracking Log ทาไดโดยการ click เมาสท�เมน Administrator > Logs > Login ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบดประวตการ Log in ของ user


1) เลอก check box ในรายการท�ตองการ ระบบจะแสดงป ม “Clear” a. ระบบจะทาการเปด ใหผใชทาการแกไขดงตอไปน� b. กดป ม “Clear” ระบบแสดงขอความยนยน “Are you sure to clear ‘Login Tracking Log’

from system”



กดปม “OK” เพ�อยนยนการลบขอมล o กรณลบขอมลสาเรจ ระบบจะแจงขอความ “Clear Successfully.”

กดป ม “Cancel” ใชเม�อตองการยกเลกการลบขอมล

2) กดป ม “Clear All” เพ�อลบขอมล Log ท �งหมด ระบบแสดงขอความยนยน “Are you sure to clear ‘Login Tracking Log’ from system”




5.6.2.4. Services

การเขาหนาจอ Configuration ทาไดโดยการ click เมาสท�เมน Administrator > Logs > Service ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบดประวตการ run Service ของระบบ


1) เลอก check box ในรายการท�ตองการ ระบบจะแสดงป ม “Clear”



c. ระบบจะทาการเปด ใหผใชทาการแกไขดงตอไปน� d. กดป ม “Clear” ระบบแสดงขอความยนยน “Are you sure to clear ‘Service Tracking Log’




‘Service Tracking Log’ from system” a. กดปม “OK” เพ�อยนยนการลบขอมล

กรณลบขอมลสาเรจ ระบบจะแจงขอความ “Clear All Successfully.” b. กดปม “Cancel” เพ�อยกเลกการลบขอมล

3) กดป ม “Export” กรณตองการ Export ขอมลท �งหมดท�แสดงในหนาจอ ระบบจะแสดง dialog box ดงรป


4) กดป ม กรณตองการดรายละละเอยดไฟลท�มการ run service ดงกลาว ระบบจะแสดง Pop Up ดงรป



5.6.2.5. Import

การเขาหนาจอ Configuration ทาไดโดยการ click เมาสท�เมน Administrator > Logs > Service ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบดประวตการ run Service ของระบบ


1) เลอก check box ในรายการท�ตองการ ระบบจะแสดงป ม “Clear” a. ระบบจะทาการเปด ใหผใชทาการแกไขดงตอไปน� b. กดป ม “Clear” ระบบแสดงขอความยนยน “Are you sure to clear ‘Service Tracking Log’




‘Service Tracking Log’ from system” a. กดปม “OK” เพ�อยนยนการลบขอมล

กรณลบขอมลสาเรจ ระบบจะแจงขอความ “Clear All Successfully.” b. กดปม “OK” เพ�อยนยนการลบขอมล

3) กดป ม “Export” กรณตองการ Export ขอมลท �งหมดท�แสดงในหนาจอ ระบบจะแสดง dialog box ดงรป





4) กดป ม กรณตองการดรายละละเอยดไฟลท�มการ run service ดงกลาว ระบบจะแสดง Pop Up ดงรป

5) กดป ม เพ�อบนทกไฟล error ระบบจะแสดง dialog box ดงรป


รปแบบของไฟลท� export จะข�นอยกบประเภทของขอมลท� Import และจะแสดงเฉพาะแถวท� Error เทาน�น ยกตวอยางไฟล Company จะเปนดงน�



5.6.3 Site Info

การเขาหนาจอ Configuration ทาไดโดยการ click เมาสท�เมน Administrator > Site Info ระบบจะ

แสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบดประวตการ upload เอกสารในแตละ Site


1) เลอกชวงเวลาท�ตองการดขอมลจาก “Start Date” ,”To” a. กรณ ”To” มากกวา “Start Date” จะไมสามารถ Preview ขอมลได

2) เลอก check box ใน Site ตองการ ระบบจะแสดงป ม “Preview” a. กดป ม Preview ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

b. กดป ม “Export” กรณตองการ Export ขอมลท �งหมดท�แสดงในหนาจอ ระบบจะแสดง dialog box ดงรป



กดป ม Open เม�อตองการเปดไฟล กดป ม Save เม�อตองการบนทกขอมล โดยระบบจะบนทกขอมลในรปแบบไฟล Excel

(xls) กดป ม Cancel เม�อตองการยกเลก


c. กดป ม “Close” เพ�อปด Pop Up



5.7 Search การเขาหนาจอ Search ทาไดโดยการ click เมาสท�เมน Search ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบคนหาขอมลเอกสารท�ผใชมสทธ� โดยระบบจะเรยงขอมลตามวนท�แกไขลาสด

ข �นตอนการใชงานเปนดงน� 1) ระบขอมล Keyword ท�ตองการคนหา กดป ม Search ระบบทาการคนหาขอมลตามเง�อนไขท�ระบ

a. กรณเกบขอมลเอกสารใน database ระบบจะคนหาขอมลดงน� Bill Number, Comment, Customer Code, Customer Name, Description, File Name,เน�อหาเอกสาร, Title

b. กรณเกบขอมลเอกสารไวบนเคร�อง server ระบบจะคนหาขอมลดงน� Bill Number, Comment, Customer Code, Customer Name, Description, File Name, Title

2) กรณไมพบขอมลระบบจะแสดงขอความ “No data to display” 3) กรณพบขอมลระบบจะแสดงขอมลท�พบดงรป

a. File Name : แสดงช�อไฟล(title) b. Size:ขนาดไฟลหนวยเปน KB

4) กดป ม กรณตองการดรายละเอยดหรอ download เอกสาร ระบบจะแสดงหนาจอ Document View

5) กดป ม กรณ download เอกสาร ระบบจะแสดง dialog box ดงรป

a. กดป ม Open เม�อตองการเปดไฟล b. กดป ม Save เม�อตองการบนทกขอมล c. กดป ม Cancel เม�อตองการยกเลก



5.7.1 Advanced Search

ใชสาหรบคนหาข �นสง การเขาหนาจอ Advance Search ใหคลกลงคท� Advance Search ในหนา Search ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

รายละเอยด field ในหนาจอมดงน�

No Field Name รายละเอยด

1 Keyword ระบขอมล Keyword ท�ตองการคนหา

2 Site Site Name

3 Name ช�อไฟล

4 Mimetype ระบประเภทของไฟลท�ตองการคนหา

5 Description คาอธบายของไฟล

6 Title หวเร�องของไฟล

7 Modifier ช�อผแกไขเอกสารลาสด

8 Modified Date From

วนท�แกไขเอกสาร จากวนท�

9 Modified Date To วนท�แกไขเอกสาร ถงวนท�

10 Customer Code รหสลกคา

11 Customer Name ช�อลกคา

12 Bill No หมายเลขบล

13 Bill Date From วนท�ท�ระบในบล จากวนท�



No Field Name รายละเอยด

14 Bill Date To วนท�ท�ระบในบล ถงวนท�

15 Size ขนาดของไฟล

16 In Folder Folder ท�เกบไฟล

หนาจอน�ใชสาหรบคนหาขอมลข �นสง ข �นตอนการใชงานเปนดงน�

1) ระบขอมลท�ตองการคนหา (กรณไมระบถอเปนการคนหาขอมลท �งหมด) กดป ม “Search” ระบบทาการคนหาขอมลตามเง�อนไขท�ระบ

a. กรณเกบขอมลเอกสารใน database ระบบจะคนหาขอมลดงน� Bill Number, Comment, Customer Code, Customer Name, Description, File Name,เน�อหาเอกสาร, Title

b. กรณเกบขอมลเอกสารไวบนเคร�อง server ระบบจะคนหาขอมลดงน� Bill Number, Comment, Customer Code, Customer Name, Description, File Name, Title

2) กรณไมพบขอมลระบบจะแสดงขอความ “No data to display” 3) กรณพบขอมลระบบจะแสดงขอมลท�พบดงรป

a. File Name : แสดงช�อไฟล(title) b. Size:ขนาดไฟลหนวยเปน KB c. In Folder : Folder ท�เกบไฟล

4) กดป ม กรณตองการดรายละเอยดหรอ download เอกสาร ระบบจะแสดงหนาจอ Document View

5) กดป ม กรณ download เอกสาร ระบบจะแสดง dialog box ดงรป

a. กดป ม “Open” เม�อตองการเปดไฟล b. กดป ม “Save” เม�อตองการบนทกขอมล c. กดป ม “Cancel” เม�อตองการยกเลก



5.8 Profile

5.8.1 My Profile

การเขาสหนาจอ My Profile ทาไดโดยการ click เมาสท�เมน User Name > My Profile ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบแกไขขอมล Profile ของตนเอง

ข �นตอนการใชงานเปนดงน� 1) กดป ม “Edit Profile” กรณตองการแกไขขอมล Profile ของตนเอง ระบบจะแสดงหนาจอให

แกไขขอมลดงรป



2) ข �นตอนการใชงานเหมอนกบ 5.4.2.1 หนา Create User แตไมสามารถแกไขขอมล User

Name , Start Date และ Expire Date ไมแสดงขอมลสวนของ Group และไมสามารถแกไขขอมล Company ได

5.8.2 Change Password

ใชสาหรบเปล�ยน password การเขาหนาจอ Change Password ใหคลกลงคท� ช�อ User ท� Login > Change Password ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบเปล�ยน password ข �นตอนการใชงานเปนดงน�

1) กรอกขอมล Old Password , New Password , Confirm New Password โดย field ท�ม * เปน field ท�จาเปนตองกรอก

2) กดป ม “Save” กรณตองการบนทกการเปล�ยน password a. ระบบทาการตรวจสอบขอมล

ระบขอมล Mandatory field (Require field) กรณระบ Old Password ไมถกตอง ระบบจะแสดงขอความ “Old

password does not match with the current.” New password และ Confirm New Password จะตองตรงกน

โดยจะตองมอกขระอยางนอย 6 ตว b. กรณบนทกขอมลสาเรจ ระบบจะแสดงขอความ “Save Successfully.”

3) กดป ม “Cancel” กรณตองการยกเลกการเปล�ยน password

5.8.3 Log out

ใชสาหรบออกจากระบบ การเขาหนาจอ Log out ทาไดโดยการคลกลงคท� ช�อ User ท� Login > Log out ระบบจะแสดงหนาจอ Login ดงรป



5.9 Help ใชสาหรบ Download User Manual การเขาหนาจอ Help ทาไดโดยการ click เมาสท�เมน Help ระบบจะแสดง User Manual ดงรป



5.10 Document Library ใชสาหรบคนหา สราง ลบ Upload หรอ Download ไฟลเอกสาร การเขาหนาจอ Document Library

ใหคลกลงคท� Site Code ในหนาของ Site > Search Site ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบคนหา สราง ลบ Upload หรอ Download ไฟลเอกสาร

1. กรณผใชงานเปน Admin จะสามารถเหนป ม “Edit Site Detail” , “New Folder” , “Delete” 2. กรณผใชงานเปน Manager จะเหนป ม “New Folder” , ป ม “Delete”


1) กรณตองการคนหาขอมล a. ระบขอมลท�ตองการคนหา ใน text box ใตช�อ column (กรณไมระบถอเปนการ

คนหาขอมลท �งหมด) b. ระบบทาการคนหาขอมลตามเง�อนไขท�ระบ กรณไมมขอมลระบบจะแสดงขอความ

“No data to display” 2) กดป ม “New Folder” ระบบทาการเปด popup ดงรป

a. กรอกขอมล Folder Name โดยจะตองไมซ�ากบท�มในระบบ กดป ม “Create”

o กรณสราง Folder สาเรจ ระบบจะทาการปด popup และแสดงขอมลท�สรางในหนา Documents Library

o กรณขอมลซ�าระบบจะแสดงขอความ “'Folder Name' is duplicate data.”

3) กดป ม “Cancel” เพ�อยกเลกการสราง Folder



4) กดป ม “Download” หลงจากทาการเลอกขอมลท�ตองการ Download ระบบจะแสดง dialog box ดงรป

5) กดป ม “Delete” หลงจากทาการเลอกขอมลท�ตองการ Delete ระบบจะแสดง popup เพ�อยนยนการลบขอมล

a. กด OK เพ�อยนยนการลบขอมล กรณลบขอมลสาเรจ ระบบจะแจงขอความ “Delete Successfully.”

b. กด Cancel เพ�อยกเลกการลบขอมล 6) กดลงคท� File Name เพ�อเขาไปยงภายใน Folder กรณเปน Folder กรณเปน File จะไป

ยงหนา Document View 7) กดป ม “Browse..” และทาการเลอกไฟลท�ตองการ Import 8) กดป ม “Upload” เพ�อทาการ Upload Document กรณ Upload สาเรจ ระบบแสดง

ขอความ “Upload Successfully.”

5.10.1 Document View

ใชสาหรบ Preview ไฟลเอกสาร การเขาหนาจอ Document View ใหคลกลงคท� File Name ในหนาของ Site > Search Site > Document Library > ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

ข �นตอนการใชงานเปนดงน� 1) กดป ม “Download” เพ�อดาวนโหลดไฟลท� Preview ระบบจะแสดง dialog box ดงรป

2) กดป ม “View in Browser” ระบบจะทาการเปดไฟลเอกสารหนา Page ใหม 3) กดป ม “Add Comment” เพ�อบนทกขอความในกลองขอความ



อธบาย Metadata File Name: ช�อไฟล File Type: ประเภทของไฟล File Size: ขนาดไฟล Title: หวเร�อง Description: คาอธบาย Customer Code: รหสลกคา Customer Name: ช�อลกคา Bill Number: หมายเลขบล Bill Date: วนท�ออกบล Creation Time: วนและเวลาท�สราง Creation By: ผท �สราง Modified Time: วนและเวลาท�แกไข Modified By: ผท�แกไข

Comment: กลองขอความ



5.11 Members ใชสาหรบคนหาและแสดงรายช�อสมาชกท�อยภายใน Site การเขาใชงานหนา Search For Site

Members ทาไดโดยการคลกท�เมน Members ในหนาของ Document Library โดยจะแสดงเมนกรณผใชงานเปน Admin และ Manager ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบคนหา และ แสดงรายช�อสมาชกท�อยภายใน Site ข �นตอนการใชงานเปนดงน�

1) กรณตองการคนหาขอมล a. ระบขอมลท�ตองการคนหา ใน text box ใตช�อ column (กรณไมระบถอเปน

การคนหาขอมลท �งหมด) ระบบทาการคนหาขอมลตามเง�อนไขท�ระบ ถาไมมขอมลระบบจะ

แสดงขอความ “No data to display” 2) ระบบแสดงรายช�อสมาชกท�อยภายใน Site ท �งหมด



5.12 Groups ใชสาหรบคนหาและแสดงรายช�อ Group ท�อยภายใน Site การเขาหนาจอ Search For Site Groups ทา

ไดโดยการคลกท�เมน Groups ในหนาของ Document Library โดยจะแสดงเมนกรณผใชงานเปน Admin และ Manager ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบคนหา และ แสดงรายช�อ Group ท�อยภายใน Site ข �นตอนการใชงานเปนดงน�

1) กรณตองการคนหาขอมล a. ระบขอมลท�ตองการคนหา ใน text box ใตช�อ column (กรณไมระบถอเปน

การคนหาขอมลท �งหมด) ระบบทาการคนหาขอมลตามเง�อนไขท�ระบ ถาไมมขอมลระบบจะ

แสดงขอความ “No data to display” 2) กดป ม “Add Groups” กรณตองการสรางเพ�ม Group ระบบจะแสดงหนาจอ “Add

Group”



5.12.1 Add Group

ใชสาหรบเพ�ม Group เขา Site เขาสหนาจอ Add Group ไดโดยการคลกป ม “Add Group” ในหนา Member ของ Document Library ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบคนหา Group และ เพ�ม Group เขา Site ข �นตอนการใชงานเปนดงน�

1) กรณตองการคนหา Group ท�ตองการเพ�ม ใหคนหาในสวนของ “Find Groups to add to this site”

a. ระบขอมลท�ตองการคนหาใน textbox ภายใตช�อ column (กรณไมระบถอเปนการคนหาขอมลท �งหมด)

ระบบทาการคนหาขอมลตามเง�อนไขท�ระบ ถาไมมขอมลระบบจะแสดงขอความ “No data to display”

2) กดป ม “Add” ในสวนของ “Find Groups to add to this site” กรณตองการเพ�ม Group เขา Site ระบบจะทาการเพ�ม Group น�นไปยงสวนของ “Add these group”

3) เลอก Role ใหกบ Group ท�เพ�มเขามา Role แบงเปน 2 ประเภทดงน� 1. Manager Site จดการไฟล และอพโหลดไฟลของแตละ Site 2. User ดและดาวนโหลดไฟลไดเทาน�น

4) กดป ม กรณตองการลบขอมล Group ระบบแสดง pop up เพ�อยนยนการลบขอมล

a. กด OK เพ�อยนยนการลบขอมล กรณลบขอมลสาเรจ ระบบจะแจงขอความ “Delete Successfully.

b. กด Cancel เพ�อยกเลกการลบขอมล 5) กดป ม “Save” เพ�อบนทกขอมล กรณบนทกขอมลสาเรจ ระบบจะแสดงขอความ

“Save Successfully.” 6) กดป ม “Reset” เพ�อยกเลกการเพ�ม Group ท�อยในสวนของ “Add these group”



5.13 Register ใชสาหรบ สราง User การเขาหนาจอ Register ใหคลกลงค Register ในหนา Login ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใชสาหรบสราง User ข �นตอนการใชงานเปนดงน�

1) กรอกขอมล ดงตอไปน� (field ท�ม * เปน field ท�จาเปนตองกรอกหรอเลอกขอมล) a. Authorization Data

กรอกขอมล User Name , Password , Confirm Password ระบบทาการตรวจสอบความปลอดภยของ Password ระบบทาการตรวจสอบวา Confirm Password ตองเหมอน Password

b. About กรอกขอมล First Name, Last Name, Job Title, Location, Telephone, Email,

Mobile, Summary ระบบทาการตรวจสอบ format email ([email protected])



c. Company Detail เลอก Company Code ระบบจะแสดง Company Name, Address, Post Code,

Email, Telephone, Fax d. Captcha

กรอก Code ตามภาพใหถกตอง

5.14 Request List ใชสาหรบคนหา , แสดงรายช�อ User ท�ตองการขอเขาใชงาน Site ท�ตนไมมสทธ�และรายช�อ User ท�ขอ

ใชงานระบบ และ เพ�อใชในการ Approve หรอ Reject การขอเขาใชงาน Site และ การขอเขาใชงานระบบ (กรณท�ไมใช Admin จะไมเหนหนาจอน�) ระบบจะแสดงหนาจอดงรป

หนาจอน�ใช คนหา , แสดงรายช�อ User ท�ขอเขาใชงาน Site ท�ตนไมมสทธ� และรายช�อ User ท�ขอเขาใชงานระบบ และเพ�อใชในการ Approve หรอ Reject การขอเขาใชงาน Site และการขอเขาใชงานระบบ

ข �นตอนการใชงานเปนดงน� 1) เลอกการแสดงผลของตาราง Request List โดยแบงเปน

a. Request to join b. Register

2) กรณตองการคนหาขอมล a. ระบขอมลท�ตองการคนหา ใน text box ใตช�อ column (กรณไมระบถอเปนการคนหา

ขอมลท �งหมด) b. ระบบทาการคนหาขอมลตามเง�อนไขท�ระบ กรณไมมขอมลระบบจะแสดงขอความ “No

data to display” 3) กดป ม เพ�อดรายละเอยดอ�นๆของ User แสดงขอมลท�วไปของ User และขอมลท�วไปของ

Company ของ User น�น 4) กดลงคท� UserName ไปยงหนา Request Form เพ�อดรายละเอยดอ�นๆ 5) กดป ม “Approve” กรณตองการ Approve การขอเขาใชงาน Site หรอ การขอเขาใชงานระบบ

a. กรณไมกดเลอก User ท�ตองการ Approve ระบบจะแสดงขอความ “Please select item.”

b. กรณกดเลอก User ท�ตองการ Approve และระบบ Approve สาเรจ ระบบจะแสดงขอความ “Approved Successfully.”

6) กดป ม “Reject” กรณตองการ Reject การขอเขาใชงาน Site หรอ การขอเขาใชงานระบบ a. กรณไมกดเลอก User ท�ตองการ Reject ระบบจะแสดงขอความ “Please select

item.” b. กรณกดเลอก User ท�ตองการ Reject และระบบ Reject สาเรจ ระบบจะแสดงขอความ

“Rejected Successfully.”



5.14.1 Request Form

ใชสาหรบแสดงรายละเอยดการรองขอสมครสมาชก และ เขา Site เขาสหนาจอ Request Form ได

โดยการกดล�ง Username ในหนา Request ระบบจะแสดงหนาจอดงรป 1. Request User (รองขอสมครสมาชก)

หนาจอน�ใชสาหรบตอบรบหรอปฏเสธการรองขอสมครสมาชก ข �นตอนการใชงานเปนดงน�

1) เลอก Start Date และ Expire Date (จาเปนตองเลอก Start Date นอยกวา Expire Date)

2) กรณตองการจะกดตอบรบสมาชกกดป ม “Approve” กรณกดตอบรบสาเรจระบบจะแสดงขอความ “Approval Successfully.”

3) กรณตองการจะปฏเสธสมาชกกดป ม “Reject” กรณกดตอบรบสาเรจระบบจะแสดงขอความ “Reject Successfully.”

4) กรณตองการกลบไปหนา Request List กดป ม “Back”



2. Request to join (รองขอเขา Site)

หนาจอน�ใชสาหรบตอบรบหรอปฏเสธการรองขอสมครเขา Site ข �นตอนการใชงานเปนดงน�

1) เลอก Role ใหกบ User โดยระบบจะต �งคาเร�มตนไวท� User 2) กรณตองการจะกดตอบรบเขา Site กดป ม “Approve”

กรณกดตอบรบสาเรจระบบจะแสดงขอความ “Approval Successfully.” 3) กรณตองการจะปฏเสธรบเขา Site กดป ม “Reject”

กรณกดตอบรบสาเรจระบบจะแสดงขอความ “Reject Successfully.” 4) กรณตองการกลบไปหนา Request List กดป ม “Back”



Appendix A

1. Service

Upload & Download Services

การอพโหลดไฟลจาก Path ท�กาหนดไวในหนา Configuration ไปยง Site ท�ระบไวในไฟล xml โดยไฟล xml จะตองวางไวท�เดยวกบไฟลท�ตองการจะนาเขาแตละ Site ข �นตอนการสราง service 1. เปด command prompt เพ�อ create services - คลก Start > run > พมพ cmd และกด [Enter] (จากน�นจะเขาสหนาจอ DOS Mode) 2. พมพคาส�ง sc create จะเหน parameters, โดยหลกๆท�ใชคอ ServiceName, Start, binPath,

DisplayName และ Syntax ท�ใชคอ “sc create [Servername] binPath= [binPath] displayName= [DisplayName]

start= [Start]”

- ServiceName คอ กาหนดช�อของ Service - binPath คอ การกาหนด Path ของตว Run Service - ตวอยางของ service Delete C:\MOL\MOL.FTP.Services.DocumentDeletion \bin\Debug\MOL.FTP.Services.DocumentDeletion.exe - ตวอยางของ service Upload C:\MOL\MOL.FTP.Services.FTPUploadService \bin\Debug\MOL.FTP.Services.FTPUploadService.exe - DisplayName คอ กาหนดช�อของ Service ท�จะแสดงบน User-Interface

- Start คอ กาหนดรปแบบการเร�มตนทางานของ service (default =

demand) โดยมตวเลอกดงน�

- demand คอ จะเร�มตนทางานเม�อมคาส�งเทาน�น - delayed-auto คอ จะเร�มตนทางานเม�ออตโนมต ตวอยาง ตามรป

ข �นตอนการ Start Service Syntax : “net start [ServiceName]” ตามรป



ข �นตอนการ Stop Service Syntax : “net stop [ServiceName]” ตามรป



2. การ Configuration คาตางๆ ท�เก�ยวกบ Download & Upload Service

การเขาหนาจอ Configuration ทาไดโดยการ click เมาสท�เมน Administrator > Configuration

ข �นตอนการใชงาน

1) Document life (Day) : อายเอกสาร 2) Delete Service Runtime : เวลาท�ลบเอกสารท�หมดอาย 3) Storage Type : รปแบบการเกบไฟล Database/เกบบนเคร�อง 4) Storage Path : ตาแหนงการเกบไฟลท �งหมด 5) The directory to monitor the xml file : ตาแหนงท�อานไฟล xml 6) The directory to keep the error xml file : ตาแหนงท�เกบไฟล xml กรณมความผดพลาด 7) Interval time(minute) to start the upload service : ความถ�ในการทางานของ Upload Service

3. การ Set Permission

เพ�อใหระบบทางานไดอยางมประสทธภาพ ในการตดต �งระบบคร �งแรกจะตองทาการกาหนดสทธ� Write ใหกบโฟลเดอร “App_Data” และ “pdf2swf” ท�อยใน Root Directory ของระบบ

4. การเรยงขอมลและการคนหาขอมลในตาราง

การเรยงขอมล การเรยงขอมลในตารางสามารถเรยงขอมลไดทละคอลมน โดยการนาเมาสกดท�หวคอลมน ท�ตองการเรยงขอมล(คอลมนท�สามารถเรยงได เม�อนาเมาไปช� จะเปล�ยนเปนรปมอ ) แลวระบบจะทาการเรยงขอมลและแสดงสญลกษณการเรยง ตวอยางเชน

1) แสดงหวคอลมนกอนทาการเรยง 2) เม�อกดท�หวคอลมนแลวระบบจะเรยงขอมล และแสดงสญญาลกษณสามเหล�ยมช�ข�น หรอ

ช�ลง ดงรป

จากตวอยางน� ขอมล User Name เรยงจากนอยไปมาก

จากตวอยางน� ขอมล User Name เรยงจากมากไปนอย

การคนหาขอมลในตาราง



การคนหาขอมลในตารางจะข�นอยกกบประเภทของขอมลดงน� 1) ฟลดท�เปนขอความจะคนหาดวย Start With 2) ฟลดท�เปนตวเลขจะคนหาดวย Equals 3) ฟลดท�เปน Mandatory จะคนหาดวย Equals 4) ฟลดท�เปนวนท�จะคนหาดวยชวงของเวลาคอ 00:00:00 – 23:59:59 เชน เลอกกรอง

ขอมลดวยวนท� 21/05/2013 ระบบจะคนหาขอมบท�อยในชวง 21/05/2013 00:00:00 ถง 21/05/2013 23:59:59

ตวอยางการคนหาขอมล 1) ฟลดท�เปนขอความ: คนหาช�อไฟลท�ข�นตนดวย “20130610”

กอนคนหา หลงการคนหา

2) ฟลดท�เปนตวเลข: คนหาผลการอานขอมลจานวน 3 แถว


3) ฟลดท�เปน Mandatory: คนหา Job Status ท�ม Status = “Fail”


4) ฟลดท�เปนวนท�: คนหา Created Date ท�สรางในวนท� “07/06/2013”
