monitor digitale informatie 2018 regionaal archief alkmaar · •de ontbrekende data hebben invloed...
TRANSCRIPT
Opgesteld door: Van KaliberIn opdracht van: Regionaal Archief Alkmaar
Monitor Digitale Informatie 2018Regionaal Archief Alkmaar
Versie: 0.5 (concept)Datum: 17 december 2018
MONITOR DIGITALE INFORMATIEwij maken het simpel!
MONITOR DIGITALE INFORMATIEwij maken het simpel!
Monitor Digitale Informatie 2018Regionaal Archief Alkmaar
Opgesteld door: Van KaliberVersie: DefinitiefDatum: 18 februari 2019
2
MONITOR DIGITALE INFORMATIEwij maken het simpel!
INHOUDSOPGAVEInleiding 3
Methodiek & Aanpak 4
Conclusies 5
Resultaten deelnemende gemeenten gezamenlijk 6-14
Resultaten per archiefvormer 15-25
• Monitor Digitale Informatie Gemeente Hollands Kroon 16
• Monitor Digitale Informatie BUCH gemeenten 17
• Monitor Digitale Informatie Gemeente Texel 18
• Monitor Digitale Informatie Gemeente Schagen 19
• Monitor Digitale Informatie Gemeente Heerhugowaard 20
• Monitor Digitale Informatie Gemeente Langedijk 21
• Monitor Digitale Informatie Gemeente Alkmaar 22
• Monitor Digitale Informatie Gemeente Den Helder 23
• Monitor Digitale Informatie GGD Hollands Noorden 24
• Monitor Digitale Informatie Veiligheidsregio NHN 25
• Monitor Digitale Informatie Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 26
Contactpagina 27
3
MONITOR DIGITALE INFORMATIEwij maken het simpel!
MONITOR DIGITALE INFORMATIE - INLEIDING
De Monitor Digitale Informatie wordt uitgevoerd als deelproject van het project e-depot ’18 en dient de
volgende doelstellingen:
1. Het verwachte volume (aantal TB) dat in aanmerking komt voor opname in het e-depot is bekend
2. Archiefvormers en het RAA hebben inzicht in risicovolle datasets (externe clouds, SAAS, vendor lock-in
en niet duurzame bestandsformaten)
3. De deelnemende archiefvormers kunnen op basis van deze informatie beter bepalen welke informatie
als eerst in aanmerking komt voor overbrenging / uitplaatsing naar het e-depot.
Deelnemende archiefvormers:
• Gemeente Alkmaar
• BUCH gemeenten
• Gemeente Den Helder
• Gemeente Heerhugowaard
• Gemeente Hollands Kroon
• Gemeente Langedijk
• Gemeente Schagen
• Gemeente Texel
• GGD Hollands Noorden
• Veiligheidsregio NHN
• Hoogheemraadschap HNK
Toelichting eerste uitvraag
• Dit is de eerste uitvraag van de Monitor Digitale Informatie door het Regionaal Archief Alkmaar.
• De door de archiefvormers aangeleverde data zijn niet verrijkt of aangevuld
• De ontbrekende data hebben invloed op de totaalbeelden
• Deze eerste uitvraag geeft niet alleen inzicht in de huidige situatie rondom de datasets, maar ook in hoeverre de
aangesloten archiefvormers in staat zijn de gevraagde gegevens aan te leveren
• De toekomstige metingen zullen een steeds nauwkeuriger beeld geven.
4
MONITOR DIGITALE INFORMATIEwij maken het simpel!
MONITOR DIGITALE INFORMATIE – METHODIEK & AANPAK
Opstellen invullijst
instructiebijeenkomst
Gegevens verzamelen
Validatie
Analyse
Rapportage
Presentatie
Evaluatie
De Monitor Digitale Informatie is een methodiek, waarmee periodiek (1x per jaar) in kaart wordt gebracht:
• welke informatie het eerst in aanmerking komt voor opname in het e-depot en
• hoe het te verwachten volume aan informatie zich ontwikkelt.
5
MONITOR DIGITALE INFORMATIEwij maken het simpel!
MONITOR DIGITALE INFORMATIE - CONCLUSIES
• De methodiek van de Monitor Digitale Informatie heeft goed gewerkt. Het is op basis van deze eerste uitvraag echter nog te vroeg voor verregaande conclusies over de aard en de omvang van de digitale informatie of uitspraken te doen over kengetallen.
• Het blijkt dat niet alle archiefvormers eenvoudig een overzicht kunnen aanleveren over de aard en de omvang van (langdurig te bewaren) digitale informatie en de systemen waarin die informatie is opgeslagen. De respondenten hebben eerder gestreefd naar het aanleveren van correcte informatie op onderdelen dan naar een compleet beeld. Hierdoor is het opgegeven volume waarschijnlijk lager dan het totale volume. Anderzijds is het een goede indicatie van het volume op deelgebieden.
• Veel respondenten geven aan dat hun organisatie een vervolginventarisatie (gaan) uitvoeren.
• Er zijn vrij grote verschillen per archiefvormer in de opgegeven volumes en in het aantal applicaties. Door in een volgende uitvraag gericht door te vragen naar de verschillen zal steeds een completer en accurater beeld ontstaan.
Bevindingen eerste uitvraag Monitor Digitale Informatie
• De totale omvang is 22 TB informatie, waarvan 5 TB te bewaren, 3,5 TB >10 jaar te vernietigen en 13,6 TB <10 jaar te vernietigen
• De informatie bevindt zich in 88 verschillende applicaties, bij 8 gemeenten en 3 Gemeenschappelijke Regelingen
• 80 % van deze informatie zit in domeinoverstijgende applicaties, zoals DMS, Zaaksystemen en netwerkschijven
• E-mail- en agendasystemen, zoals Outlook, worden niet genoemd door de respondenten
• Niet alle opgegeven bestandsformaten komen voor op de lijst van acceptabele - of voorkeursformaten. Afwijkende formaten zijn grafische formaten, webarchieven en gestructureerde informatie. Nadere analyse is nodig om te bepalen of dit onacceptabele risico’s met zich mee brengt.
MONITOR DIGITALE INFORMATIEwij maken het simpel!
Resultaten 1e uitvraagMonitor Digitale Informatie Regionaal Archief Alkmaar
Alle onderzochte archiefvormers gezamenlijk
7
MONITOR DIGITALE INFORMATIEwij maken het simpel!
Archiefvormer Aantal applicaties ingevuld
Aantal applicaties opgegeven
Hollands Kroon 15 17
Alkmaar 14 30
BUCH gemeenten 10 13
Texel 6 7
Veiligheidsregio NHN 6 23
Heerhugowaard 5 5
Schagen 3 5
Langedijk 2 2
GGD Hollands Noorden 1 3
Den Helder 1 5
Hoogheemraadschap HNK 0 0
OVERZICHT VOLLEDIGHEID INVULLIJSTEN
Overzicht van het door de respondenten opgegeven aantal applicaties waarin zich te bewaren informatie bevindt en de mate waarin van deze applicaties de gevraagde gegevens ingevuld zijn.
0
5
10
15
20
25
30
35
Hollands K
roon
Alkmaa
r
BUCH gemeenten
Texel
Veiligheidsre
gio N
HN
Heerhugowaa
rd
Schage
n
Langedijk
GGD Holla
nds Noord
en
Den Helder
Hoogheemraadsch
ap HNK
ingevuld opgegeven
8
MONITOR DIGITALE INFORMATIEwij maken het simpel!
Archiefvormer Totale omvang Te bewaren Te vernietigen≥10 jaar na peildatum
Te vernietigen< 10 jaar na peildatum
Hollands Kroon 6057 338 (6%) 968 (16%) 4751 (78%)
BUCH gemeenten 4517 1724 (38%) 656 (15%) 2137 (47%)
Texel 3413 941 (28%) 151 (4%) 2321 (68%)
Heerhugowaard 3000 1143 (38%) 929 (31%) 928 (31%)
Alkmaar 2519 491 (20%) 32 (1%) 1995 (79%)
Schagen 1545 192 (12%) 0 (0%) 1353 (88%)
Veiligheidsregio NHN 1185 204 (17%) 5 (0%) 976 (82%)
Den Helder 980 196 (20%) 784 (80%) 0 (0%)
Langedijk 244 53 (22%) 8 (3%) 182 (75%)
GGD Hollands Noorden 30 0 (0%) 0 (0%) 30 (100%)
Hoogheemraadschap HNK Geen opgave
Eindtotaal 23490 5283 (22%) 3533 (15%) 14674 (62%)
Hoeveelheid digitale informatie per archiefvormer (GB en % van totale omvang)
OMVANG DIGITALE INFORMATIE PER ARCHIEFVORMER
Verdeling van totaal aantal GB
0250500750
1000125015001750200022502500275030003250350037504000425045004750
Hollands K
roon
BUCH gem
eenten
Texel
Heerhugowaa
rd
Alkmaa
r
Schage
n
Veiligheidsre
gio N
HN
Den Helder
Langedijk
GGD Holla
nds Noord
en
Te bewaren vernietigen ≥10 jaar vernietigen < 10 jaar
9
MONITOR DIGITALE INFORMATIEwij maken het simpel!
Archiefvormer Totale omvang per inwoner
Te bewaren per inwoner
Te vernietigen≥10 jaar per inwoner
Te vernietigen< 10 jaar per inwoner
Texel 148,4 40,9 6,6 100,9
Heerhugowaard 53,4 20,4 16,5 16,5
BUCH gemeenten 44,2 16,9 6,4 20,9
Hollands Kroon 127,2 7,1 20,3 99,8
Alkmaar 23,2 4,5 0,3 18,4
Schagen 33,2 4,1 0,0 29,1
Den Helder 17,5 3,5 14,0 0,0
Langedijk 8,8 1,9 0,3 6,6
Hoeveelheid digitale informatie per gemeentelijke archiefvormer per inwoner (MB)
OMVANG DIGITALE INFORMATIE PER ARCHIEFVORMER/ PER INWONER
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Texel
Heerhugowaa
rd
BUCH gemeenten
Hollands K
roon
Alkmaa
r
Schage
n
Den Helder
Langedijk
Te bewaren vernietigen ≥10 jaar
vernietigen < 10 jaar
10
MONITOR DIGITALE INFORMATIEwij maken het simpel!
BESTUURArchiefweb.euBrisDaisyNotubizPressroomSharePointDecos JOINIBABS
DOMEINOVERSTIJGENDArchiefwebCorsa DMSCyclomedia Optische Geografische databaseDOCMAN DocuwareGemeente oplossingenGeo vastgoed registratie (WKPB,BGT,BRK incl BAGInProcesMozardNetwerkshareWebsitesZaaklaag OverheidDatawarehouse (Safehub)Pleio
GEZONDHEIDSZORGiTBCTUBIS
ONDERSTEUNINGADPHummingbird personeelsdossiersJOINKey2VOAMS SQL serverOffice 365 Pro cloudOraclePIMS@ALLPNAYouforceyouppCocoon Media ManagementExact GlobeOutlook (Exchange online)Sharepoint/TeamsAFAS ProfitPIMS/YOUPP (Centric)PlanonTPSC Incidentmanagement
PUBLIEKSDIENSTENAlfresco DMSAS400CMSAlkmaar Brug, Webnext en modulenDocsFusion suiteGemeente oplossingenKey 2 vergunningenKey2BegravenKey2BurgerzakenKey2BZVISZelfbouw Burgerzaken
RUIMTEAlchemyBest huren en pachtenCivision Gebouwen en AdressenDigitale collectie bouwvergunningenerfpachtsysteemGBIGISIBGlobit bodemregistratiesKey2PercelenMicrostationMonumentenbeheerNetwerkshare LKI GBKN en tekeningenNeuron BAG Neuron Stelsel RegistratieRO totaalSquitXOTexel in Kaart
SOCIAALKey2 jongerenmonitorMens CentraalSnelbalieSuite4Sociaal DomeinSuite4sSociale RegieSuwinetGCOS
OVERZICHT GENOEMDE APPLICATIES
Genoemde applicaties per domein (ook de applicaties waarvan geen nadere gegevens ingevuld zijn, zijn in deze tabel ook opgenomen)
OPENBARE ORDE EN VELIGHEIDBris1BSureVeiligheidspaspoortExact SynergyEnigmaCareEVADigimakXaris BORPariter
11
MONITOR DIGITALE INFORMATIEwij maken het simpel!
Applicatie SaaS? Totale omvang (GB) (% van totaal)
Te bewaren(GB)
Te vernietigen≥10 jaar (GB)
Te vernietigen< 10 jaar (GB)
Corsa DMS 7928 (39%) 2063 2238 3627
Netwerkshare 7656 (37%) 516 616 6524
JOIN 1000 (5%) 53 100 847
DOCMAN 900 (4%) 225 135 540
Mozard 700 (3%) 115 140 445
Digitale collectie bouwvergunningen 629 (3%) 629 0 0
Docuware 336 (2%) 192 0 144
SquitXO 1 275 (1%) 0 0 275
Notubiz 4 221 (1%) 221 0 0
Planon 101 0 0 101
Exact Globe 97 10 0 87
Suite4Sociaal Domein 76 0 76 0
Archiefweb.eu 1 69 69 0 0
Suwinet 1 50 0 50 0
Suite4sSociale Regie 1 50 0 50 0
Alchemy 1 30 30 0 0
Texel in Kaart 1 30 30 0 0
SharePoint 1 30 0 0 30
Decos JOIN 27 5 5 16
Neuron Stelsel Registratie 26 26 0 0
GISIB 24 6 4 14
Key2Percelen 24 0 24 0
GBI 20 20 0 0
Key2VOA 20 0 20 0
Neuron BAG 19 19 0 0
Key2BZ 18 0 18 0
youpp 15 0 11 4
ADP 1 10 0 5 5
OVERZICHT MEEST GEBRUIKTE APPLICATIES
Applicatienaam Aantal >1
Corsa DMS 7
Netwerkshare 5
Notubiz 5
SquitXO 2
Meest voorkomende applicaties
Meest voor opslag gebruikte applicaties met een totale omvang groter of gelijk aan 10 GB.
(Percentage is van totaalomvang van alle applicaties)
12
MONITOR DIGITALE INFORMATIEwij maken het simpel!
Gemma domein Te bewaren Te vernietigen≥10 jaar
Te vernietigen < 10 jaar
Totale omvang
Domeinoverstijgend 3555 2971 11281 17807
Ruimte 760 185 290 1235
Publieksdiensten 582 59 1455 2096
Bestuur 296 5 54 355
Ondersteuning 89 136 1532 1757
Sociaal 1 176 53 230
Gezondheidszorg 0 0 0 0
Informatie per Gemma domein (GB)
OVERZICHT OMVANG INFORMATIE PER DOMEIN
OPMERKINGEN
• Verreweg de grootste hoeveelheid (langdurig) te bewaren informatie bevindt zich in domeinoverstijgende applicaties zoals DMS, Zaaksystemen en Netwerkshares
• Ook applicaties in het domein Ruimte bevatten veel (langdurig) te bewaren informatie evenals systemen met bestuursinformatie
• Om zinvolle uitspraken te kunnen doen per GEMMA-domein zou de informatie in de domeinoverstijgende applicaties toegerekend moeten worden naar de GEMMA-domeinen.
0
2000
4000
6000
8000
10000
domeinoverstijg
end
ruim
te
publieksd
iensten
bestuur
Onderste
uning
socia
al
Gezondheidsz
org
Te bewaren Te venietigen ≥10 jaar
Te vernietigen <10 jaar
13
MONITOR DIGITALE INFORMATIEwij maken het simpel!
Schatting gemiddelde aanwas per jaar (GB)Op basis van de eerste uitvraag is niet meer dan een voorzichtige uitspraak te doen over de totale gemiddelde toename van het aantal opgeslagen GB per jaar.
De berekening is gebaseerd op de opgegeven startjaar en eindjaar. Is er geen eindjaar opgegeven dan is 2019 als jaar genomen. Deberekening is voor alle applicaties uitgevoerd, waarna de totalen zijn opgeteld.
Aanwas per jaar
OVERZICHT TOENAME INFORMATIE PER JAAR
0100200300400500600700800900
1000
BUCH gemeenten
Heerhugowaa
rd
Schage
n
Veiligheidsre
gio N
HN
Hollands K
roon
Texel
Den Helder
Alkmaa
r
Langedijk
GGD Holla
nds Noord
en
Aanwas per jaar per archiefvormer
Aanwas te bewaren Aanwas te vernietigen ≥10 jaar Aanwas te vernietigen < 10 jaar
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
1800
Totaal aanwas te bewaren
Totaal aanwas te vernietigen ≥10 jaar
Totaal aanwas te vernietigen < 10 jaar
14
MONITOR DIGITALE INFORMATIEwij maken het simpel!
Afwijkende bestandsformaten
Applicatienaam Afwijkende bestandsformatenCorsa DMS AVI, ODF, DGN, DXF
Archiefweb WARC
RO totaal GML, XML, HTML, DGN, DXF
Docuware RTF
SquitXO CPT, CRW, RTF, HTML, ZIP
JOIN bmp, dsc, dwg, dxf, gif, gml, htm, html, ics, ifc, inf, ldb, log, mdb, mht, mit, mpg, mp4, odt, rar, rib, rmb, rsu, rsx, rtf, suf, tif, txt, vcf, wmv, xlsm, xml, zip
OPMERKINGEN
• Het RAA conformeert zich aan de voorkeurs- en geaccepteerde formaten uit de Handreiking voorkeursformaten van het Nationaal Archief. Bij afwijkende formaten zal nader onderzocht worden of deze kunnen worden geaccepteerd
• Het WARC formaat wordt genoemd in de richtlijn website archivering van het Nationaal Archief, en zal het RAA ook als voorkeursformaat voor webarchieven behandelen
• Overige bijzondere formaten komen vooral voor in het domein Ruimte en zijn “CAD” en “grafische” formaten.
OVERZICHT AFWIJKENDE BESTANDSFORMATEN
Informatiesoort Voorkeursformaat Acceptabel formaat
Audio WAV, WAVE, BWF MP3, AAC
Database SQL, SIARD, ODB ACDB, MDB
Document PDF/A-1, PDF/A-2, ODT PDF 1.7, DOC, DOCX
E-mail EML MSG, PST, MBOX
Image TIFF, PNG JPEG, JPG, JP2, JPX
Presentation ODP, PDF/A PPT, PPTX
Spreadsheet ODS, CSV, PDF/A XLS, XLSX
Vector Image SVG In overleg
Video MXF MPEG-4, MKV
Voorkeursformaten Nationaal Archief:
27
MONITOR DIGITALE INFORMATIEwij maken het simpel!
CONTACTGEGEVENS:
Marita [email protected]
www.vankaliber.nl
De Monitor Digitale Informatie is ontwikkeld door het Regionaal Archief Alkmaar in samenwerking met Van Kaliber. Marita Langerak heeft het onderzoek uitgevoerd en de rapportage samengesteld. De invullijst is op aanvraag beschikbaar.
De gegevens in dit rapport zijn met grote zorg samengesteld en gebaseerd op een grote hoeveelheid data. Ondanks de nauwkeurigheid en de zorgvuldigheid die is nagestreefd kan het zijn dat dit rapport fouten bevat. Ontbreekt er gewenste informatie of bevat de informatie fouten, kunt u dit kenbaar maken via de contactgegevens.
MONITOR DIGITALE INFORMATIEwij maken het simpel!
Anje van der [email protected] 08 218
www.regionaalarchiefalkmaar.nl