monitoring aeo, geautomatiseerde hulpmiddelen en tools
DESCRIPTION
Bijdrage Prosperius.bv aan het Douanecongres 2012, op 11 oktober 2012 in Ahoy RotterdamTRANSCRIPT
AEO monitoring Geautomatiseerde hulpmiddelen en tools
Introductie
Wil Peters RE RA
Ruim 20 jaar ervaring bij Belastingdienst (8 jr) en Douane (14 jr) – Boekenonderzoeken VPB/OB/LB/DR/ACC etc.
– Initiële onderzoeken vergunningverlening douane (AO/IB, geautomatiseerde systemen)
– 2006-2009 : Lid Kennisgroep Vaktechniek Controle, Voorzitter Commissie Vaktechniek EDP-auditing Belastingdienst/Douane
3 jaar adviespraktijk KPMG Meijburg & Co – Customs & Trade (50%) + Tax Accounting & Control Services (50%)
Zelfstandig m.i.v. maart 2012 – IT-audit & Control Services
– Specialisaties: • Customs Audit & Control Services
• Tax Audit & Control Services
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
2
• Essentie van AEO
• Soorten Controls
• Control Design
• Testen controls
• Business Process Mining
• Afronding
Inhoud
Essentie van AEO
AEO = (douane)processen beheersen
Processen beheersen = borgen kwaliteit output
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
4
Input Output
Kwantitatief + niet-kwantitatief
Criteria: juistheid tijdigheid volledigheid Proces
Soorten Controls
Input Controls
– “Garbage in = garbage out” • Verbeteren input vanuit voorgaande schakel
• Instellen van input controls
Proces Controls
Output Controls
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
5
Inrichting controls
Procesdecompositie:
– Maakt processen zichtbaar
– Is voorwaarde voor risico-analyse
– Maakt risico’s toewijsbaar
– Is basis voor inrichting corrigerende maatregel
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
6
Input Proces-stap Output
Vooraankondiging goederenontvangst
Verwerken vooraankondiging goederenontvangst
Planning magazijnbezetting
Chauffeur meldt zich bij loket
Registratie ontvangst zending
Documenten m.b.t. zending
T-Doc Aanvragen toestemming tot lossing
Ontvangst toestemming tot lossing
Toestemming tot lossing
Toewijzen losdok Informeren chauffeur en magazijn
Etc. Etc. Etc.
Tools voor proces en control design
Papier
Word/Powerpoint
Visio
Specifieke tools
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
7
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
8
“If I had an hour to save the world, I would spend 59 minutes defining the problem and one minute finding solutions.”
-Albert Einstein
Beheersingsraamwerk
Testen bestaan & werking controls
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
9
Niet onderkend risico
Geaccepteerd risico
Niet werkende beheersmaatregel
Fout in de aangifte a.g.v. niet gedeteceerde risico’s
Transacties
Inrichting: • Niet onderkende risico’s • Geaccepteerde risico’s Operationeel: • Niet werkende beheersmaatregelen
Transacties
Beheersingsraamwerk
Controlemix
Controlemix = mix(systeem- + gegevensgerichte controlewerkzaamheden)
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
10
Niet onderkend risico
Geaccepteerd risico
Niet werkende beheersmaatregel
Fout in de aangifte a.g.v. niet gedeteceerde risico’s
Controle effectiviteit
beheersings- maatregelen
Gegevensgerichte controle transactie-
gegevens
Testen van output (gegevensgericht)
Data-analyse
Data-mining
Statistische steekproeven
Klassieke deelwaarnemingen
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
11
Doel formuleren
Data-definitie
Data-collectie
Data-conversie
Data-validatie
Data-analyse
Interpretatie resultaten
Presentatie resultaten
Actie
Inri
chti
ng
Uit
voer
ing
Eval
uat
ie
Testen van controls (systeemgericht)
Traditionele aanpak
– Proceduretests, lijncontroles, applicatietests, waarnemingen ter plaatse, interviews, etc.
– Samenhang met frequentie van voorkomens
– Geeft beperkte zekerheid
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
12
Dit moet anders
kunnen…
Business process mining
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
13
Business process mining
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
14
Systemen bevatten de sporen van handelingen
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
15
100345 12/2/2009 13:05:09 register 100345 12/2/2009 13:15:12 define permit 120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case 100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation 138332 12/2.2009 13:19:43 reservation 120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case 100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation 138332 12/2.2009 13:19:43 reservation
100345 12/2/2009 13:05:09 register 100345 12/2/2009 13:15:12 define permit 120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case 100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation 138332 12/2.2009 13:19:43 reservation
100345 12/2/2009 13:05:09 register 100345 12/2/2009 13:15:12 define permit 120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case 100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation
Gebruiken van systeem loggings
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
16
100345 12/2/2009 13:05:09 register 100345 12/2/2009 13:15:12 define permit 120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case 100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation 138332 12/2.2009 13:19:43 reservation 120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case 100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation 138332 12/2.2009 13:19:43 reservation
100345 12/2/2009 13:05:09 register 100345 12/2/2009 13:15:12 define permit 120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case 100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation 138332 12/2.2009 13:19:43 reservation
100345 12/2/2009 13:05:09 register 100345 12/2/2009 13:15:12 define permit 120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case 100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation
Voordelen van Business Process Mining
Geeft accuraat, objectief beeld van de werkelijke process flow
Geeft overbodige processen en bottle-necks weer
Brengt uitzonderingen, “uitwijkpogingen” en overtredingen van de regels in kaart
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
17
Bekijken en analyseren van processen: “happy path”
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
18
Bekijken en analyseren van processen: werkelijke processen
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
19
Bekijken en analyseren van processen: werkelijkheid v.s. design
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
20
Bekijken en analyseren van processen
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
21
Voorbeeld
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
22
Request
Approval
Order
Goods / Service
Invoice
Payment
Receive
Receive
Design Werkelijkheid…
Samenvatting
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
23
Input Output Proces
Ontwerp
Implementatie
Monitoring
Input Proces-stap Output
Vooraankondiging goederenontvangst
Verwerken vooraankondiging goederenontvangst
Planning magazijnbezetting
Chauffeur meldt zich bij loket
Registratie ontvangst zending
Documenten m.b.t. zending
T-Doc Aanvragentoestemming tot lossing
Ontvangsttoestemming tot lossing
Toestemming tot lossing
Toewijzen losdok Informeren chauffeur en magazijn
Etc. Etc. Etc.
Business Process Mining
Process Design Business Process Analysis Risk Analysis
Data-analysis & datamining Statistical sampling
Doel formuleren
Data-definitie
Data-collectie
Data-conversie
Data-validatie
Data-analyse
Interpretatie resultaten
Presentatie resultaten
Actie
Inri
chti
ng
Uit
voer
ing
Eval
uat
ie
Klassieke middelen
Prosperius.bv Julianastraat 57 6181GP ELSLOO +31624410002 [email protected] www.prosperius.nl www.customsaudit.nl www.taxaudit.nl
Dank voor uw aandacht!