Monitoring And Evaluation

Communities and Education Program in AcehCEPA - Phase 2

Presented by Irwansya Yahya

Pengertian

• Monitoring adalah proses pengumpulan dan analisis informasi (berdasarkan indikator yg ditetapkan) secara sistematis dan kontinu tentang kegiatan program/proyek sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi untuk penyempurnaan program/proyek itu selanjutnya.

• Evaluasi adalah proses penilaian pencapaian tujuan dan pengungkapan masalah kinerja program/proyek untuk memberikan umpan balik bagi peningkatan kualitas kinerja program/proyek.

Pertanyaan kunci monitoring

1. Masalah - masalah apa yang timbul ?*

2. Apakah proyek berjalan sesuai jadwal ?**

3. Apakah proyek menghasilkan Output yang direncanakan ?***

4. Apakah anggarannya sesuai dengan rencana ?****

5. Apakah strateginya berjalan sesuai dengan rencana?*****

6. Apakah kelompok sasaran (stakeholder) terlibat dalam aktivitas proyek ?******

Tujuan Monitoring

1. Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana

2. Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi

3. Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan proyek.

4. Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan,

5. Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan.

Manfaat monitoring

Bagi pihak Penanggung Jawab Program : • Salah satu fungsi manajemen yaitu pengendalian atau

supervisi

• Sebagai bentuk pertanggungjawaban (akuntabilitas) kinerja

• Untuk meyakinkan pihak-pihak yang berkepentingan

• Membantu penentuan langkah-langkah yang berkaitan dengan kegiatan proyek selanjutnya.

• Sebagai dasar untuk melakukan monitoring dan evaluasi selanjutnya.

 oMembantu untuk mempersiapkan laporan dalam waktu

yang singkat

oMengetahui kekurangan-kekurangan yang perlu diperbaiki dan menjaga kinerja yang sudah baik.

o Sebagai dasar (informasi) yang penting untuk melakukan evaluasi proyek.

Mamfaat Bagi Pihak Pengelola Proyek, yaitu :

Tipe dan Jenis Monitoring

Aspek masukan (input) proyek antara lain mencakup : tenaga manusia, dana, bahan, peralatan, jam kerja, data, kebijakan, manajemen dsb. yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan proyek.

Aspek proses / aktivitas yaitu aspek dari proyek yang mencerminkan suatu proses kegiatan, seperti penelitian, pelatihan, proses produksi, pemberian bantuan dsb.

Aspek keluaran (output), yaitu aspek proyek yang

mencakup hasil dari proses yang terutama berkaitan dengan kuantitas (jumlah)

Pentingnya Evaluasi

Memperlihatkan keberhasilan atau kegagalan proyek Menunjukkan di mana dan bagaimana perlu dilakukan

perubahan-perubahan Menentukan bagaimana kekuatan atau potensi dapat

ditingkatkan. Memberikan informasi untuk membuat perencanaan dan

pengambilan keputusan. Membantu untuk dapat melihat konteks dengan lebih

luas serta implikasinya terhadap kinerja pembangunan.

Tujuan evaluasi

Untuk mendapatkan informasi dan menarik pelajaran dari pengalaman mengenai pengelolaan proyek, keluaran, manfaat, dan dampak dari proyek pembangunan yang baru selesai dilaksanakan, maupun yang sudah berfungsi, sebagai umpan balik bagi pengambilan keputusan dalam rangka perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian proyek selanjutnya.

Jenis evaluasi

1. Evaluasi awal kegiatan, yaitu penilaian terhadap kesiapan proyek atau mendeteksi kelayakan proyek.

2. Evaluasi formatif, yaitu penilaian terhadap hasil-hasil yang telah dicapai selama proses kegiatan proyek dilaksanakan. Waktu pelaksanaan dilaksanakan secara rutin (per bulan, triwulan, semester dan atau tahunan) sesuai dengan kebutuhan informasi hasil penilaian.

3. Evaluasi sumatif, yaitu penilaian hasil-hasil yang telah dicapai secara keseluruhan dari awal kegiatan sampai akhir kegiatan. Waktu pelaksanaan pada saat akhir proyek sesuai dengan jangka waktu proyek dilaksanakan. Untuk proyek yang memiliki jangka waktu enam bulan, maka evaluasi sumatif dilaksanakan menjelang akhir bulan keenam. Untuk evaluasi yang menilai dampak proyek, dapat dilaksanakan setelah proyek berakhir dan diperhitungkan dampaknya sudah terlihat nyata.

 

Indikator Program Berbasis Masyarakat

1. Goals- Kualitas hidup- Keberdayaan masyarakat (aktualisasi diri dan koaktualisasi eksistensi komunitas)- Kemandirian masyarakat- Ketahanan masyarakat

2. Outcomes- Apresiasi (kesadaran, tanggung jawab & peran aktif)- Pemanfaatan sumber sosial berkelanjutan- Mekanisme penanganan & pencegahan oleh masyarakat

3. Outputs- Pengendalian (bobot dan pertumbuhan) masalah sosial- Peningkatan cakupan pelayanan (coverage rate)- Derajat penggunaan potensi dan sumber masyarakat- Peran aktif masyarakat

Perbandingan Evaluasi Konvensional dan Partisipatif

Aspek Evaluasi konvensional Evaluasi partisipatif

Siapa Ahli dari luar Anggota masyarakat, staf proyek, fasilitator

Apa Indikator keberhasilan, efisiensi biaya dan keluaran hasil/ produk yang telah ditentukan

Masyarakat mengidentifikasi sendiri indikator keberhasilan, termasuk hasil/ produk yang akan dicapai

Bagaimana Fokus pada “objektivitas ilmiah”, ada jarak antara evaluator dengan partisipan, ada pola seragam, prosedur kompleks, akses terbatas pada hasil

Evaluasi sendiri, metode sederhana yang diadaptasi dengan budaya lokal, terbuka, ada diskusi hasil dengan melibatkan partisipan dalam proses evaluasi

Kapan Biasanya tergantung jadwal, kadangkala juga ada evaluasi midterm

Tergantung dari proses perkembangan masyarakat dan intensitas relatif sering

Mengapa Pertanggungjawaban, biasanya sumatif, menentukan biaya selanjutnya

Pembangunan masyarakat lokal untuk inisiasi, mengontrol, melakukan tindakan koreksi

Format Desain Laporan 1. Latar belakang (jelaskan analisis situasi, pemasalahan, tujuan dan kegiatan

proyek)2. Tujuan (umum dan khusus)3. Kegunaan (substansi dan ditujukan bagi pengguna yang mana)4. Cakupan (aspek-aspek di monitor/ evaluasi)5. Metode

o Teknik monitoring dan evaluasi (misal : LFA & PRA)o Indikator dan alat ukur (hasil LFA & PRA)o Sumber Datao Teknik pengumpulan datao Teknik pengolahan data

6. Lokasi7. Pelaksana dan Struktur organisasi8. Pelaporan dan diseminasi 9. Waktu dan tahapan Evaluasi10. Lampiran : - Instrumen - Dokumen proyek yang relevan

The End

Dengan berakhirnya Workshop ini diharapakan peserta dapat menguasai:

– Memahami pentingnya kegiatan M&E– Mengerti alasan digunakannya M&E– Menguasai rotasi Monitoring & Evaluation– Menguasai data pelaporan M&E– Menjalankan program CEPA sebagaimana telah

direncanakan