Monitoring employees on networks ： Unethical or good business

資 訊 管 理TKU

資管第 8組

企管四 B 491451224 姚凱莉 (05)

企管三 B 492451520   盧炳男 (54)

企管三 B 492450985 夏佑安 (44)

指導教授：何錦堂博士

第八組個案報告Monitoring employees on networks ： Unethical or good business

討論時間： 4/12 ( 三 ) 16:00~6:30 、 4/23 ( 日 ) 10:00~12:10 4/30 ( 日 ) 20:00~22:00 、 5/01 ( 一 ) 19:00~22:00

討論地點： CU 平台、 B119 、圖書館討論室、佑安的家 會議紀錄：盧炳男 資料彙編：夏佑安 論文製作：夏佑安 投影片製作：盧炳男、姚凱莉 出席人員：姚凱莉、夏佑安、盧炳男

個案重點： 企業「應該」或「不應該」監控員工使用網際網路和電子郵件等相關行為活動 ?

問題討論： Q1 ：管理階層應該監督員工電子郵件和網路的使用嗎？為什麼呢？ Q2 ：敘述對於公司而言，一個有效的電子郵件和網路使用政策。

報告大綱

個案簡介 產生的議題

利用相關的調查數據與資料，支持並加強議題的回應。

有效的電子郵件和網路使用策略

1. 企業網路資源被挪用作為私人用途。

2.企業著手監控員工從事的網際網路相關活動。

3.企業監控網路的軟體現身，如 Websense 。

個案簡介

企業網路資源被員工挪用作為私人用途

1. 研究顯示，員工上網時間的 25% 是用於從事與非工作相關的網站 瀏覽活動；而且有 90% 以上的員工，會在工作時傳送或接收私人 郵件。2. 員工有可能利用企業網路做出任何涉及違法的事情，甚至會對 企業造成危害。

企業著手監控員工從事的網際網路相關活動

1. 有 75% 以上的美國大型企業，對於員工在工作時間的通訊與相關行為活動會詳加紀錄並做為檢閱之用。

2.企業進行網路控管的主要方針：限制員工在工作時間閱覽網上的色情圖片或不合法的連結，企業的資訊部門可以利用相關的軟體，追蹤員工所瀏覽過的網站。

企業監控網路的軟體現身，如 Websense

監控軟體的主要功能：

1.提供了企業網路管理的方式，其中包括了禁止、時段限制與頻寬限制等等，甚至也提供了集中派送管制政策、下載檔案格式管制、動態通訊協定管理及頻寬最佳化、即時流量分析等獨特的產品特色。

2.強調了網站資料庫內容的正確性以及報表的易讀性，進一步協助企業或是政府機關掌控了整體網路的使用概況。

3.3. 舉例來說，一個公司，使用了『舉例來說，一個公司，使用了『 WebsenseWebsense 』來阻止員工在工作時進入有宗』來阻止員工在工作時進入有宗教、政治、與性行為導向的網站，並且進一步的規範了員工電子郵件的收教、政治、與性行為導向的網站，並且進一步的規範了員工電子郵件的收發行為和限定只有在午餐時間和休閒時間才可進行線上瀏覽。發行為和限定只有在午餐時間和休閒時間才可進行線上瀏覽。

理想監督策略的四個構面 (E.E.L.M)

理想策略

道德Ethical

員工Employee

法律 Law

管理者 Manager

相關法律與道德規範

1. 保障員工隱私權：• 台灣相關法律： (1) 民法 　　　　　　 (2) 通訊保障及監察法 　　• 美國相關法律：電子通訊隱私權保護法案 （ Electronic Communication Privacy Act ，簡稱 ECPA ）

〔Ｐ .S 〕以上法律規定，若企業主事先告知員工將監控其網路行為，則不違法。

2.維護企業機密• 台灣相關法律 ： (1)刑法 (2)勞動基準法

• 美國相關法律：電子通訊隱私權保護法案 （ Electronic Communication Privacy Act ，簡稱 ECPA ）

Q1 ：管理階層應該監督員工電子郵件和網路的使用嗎？為什麼 ?

A：我們認為是「應該監督」，但事前要先明確告知員工。

• 認為的理由如下：

(1) 為確保員工在工作時間不做出危害企業名譽的事情。

(2) 為降低企業機密被有心人士濫用或外流的情形發生。

(3) 為避免發生企業網路頻寬被員工私人用途占線的情形。

(4)避免員工因透過企業網路進行私人用途而降低工作效率。

1. 為確保員工在工作時間不做出危害企業名譽的事情

資料來源： 9999 汎亞人力銀行

貴公司進行懲處的不當使用電腦行為( )列出前五名

57. 68%

28. 08%

41. 77%

33. 02% 31. 26%

0. 00%

10. 00%

20. 00%

30. 00%

40. 00%

50. 00%

60. 00%

70. 00%

1員工不當使用企業網路的行為

竊取公司內容文件 使用即時通訊系統 瀏覽色情網站玩網路遊戲 線上聊天室

2. 為降低企業機密被有心人士濫用或外流的情形發生

資料來源： 9999 汎亞人力銀行

4. 避免員工因透過企業網路進行私人用途而降低工作效率

資料來源： 9999 汎亞人力銀行

Q2 ：敘述對於公司而言，一個有效的電子郵件和網路使用策略：

1. 以制定明文策略的方式規範員工對於電子郵件及企業網路的使用行為。

2.清楚告知員工相關合理與不合理之電子郵件及企業網路使用行為。

3.依時段劃分而給予員工使用電子郵件及網際網路的彈性。

4.透過自動化的相關技術與軟體作企業網路使用控管。

5.對於員工不當使用電子郵件及網際網路的行為作出懲處。

結論我們小組的建議：

企業管理階層應在企業利益與員工福祉間取得平衡點，並且謹記任何的行為與政策皆應以法律與道德的規範為依歸。相信若能充分的利用企業網路，以從事可為企業獲取利潤的相關工作活動，將可替企業打造出不凡的未來！

By資管第八小組2006 年 5月 1日

參考文獻1.書籍資料來源：(1)Management Information Systems—Managing the Digital Firm, 9th

ed., Laudon & Laudon, Prentice Hall, 2006。(2)張瑞星， Internet 法律問題上線，永然文化出版公司出版， 民國八十六年五月初版。(3)錢世傑，網路通訊監察法制與相關問題研究，中原大學碩士學位論文， 中華民國九十一年七月。

2. 網路資料來源：(1)9999汎亞人力銀行http://www.9999.com.tw(2)iThome 300 大企業管理即時通訊政策大調查http://www.cmn.com.tw/shownews.asp?news_id=5449(3) 員工上班網路外遇，大型企業嚴管，嚴禁使用即時通訊http://tw.stock.yahoo.com/xp/20060318/50/2115525338.html(4) 員工不當用網路四成企業開罰http://intermargins.net/Forum/2001%20July-Dec/privacy/net/pn24.htm

The End

Thanks you!!