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ASPECTOS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA PARA LA ADMINISTRACIN DE

INVENTARIOS EN LA CADENA DE SUMINISTOS

CESAR ARTURO GARCIA DE LA CRUZ

UNIVERISDAD SANTIAGO DE CALI.

FACULTAD DE INGENIERIA

SANTIAGO DE CALI, VALLE DEL CAUCA

2015

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ASPECTOS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA PARA LA ADMINISTRACIN DE

INVENTARIOS EN LA CADENA DE SUMINISTOS

CESAR ARTURO GARCIA DE LA CRUZ

Monografa tipo investigativa como requisito

Parcial para optar al ttulo de:

Tecnlogo industrial.

Director:

MARIO FERNANDO ACOSTA

UNIVERISDAD SANTIAGO DE CALI.

FACULTAD DE INGENIERIA

SANTIAGO DE CALI, VALLE DEL CAUCA

2015

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RESUMEN

La administracin y control de inventarios es una tarea compleja en la mayora de las

empresas, especialmente en aquellas en las que la demanda de los productos que

ofrecen presenta una alta variedad de tems, demanda y costos. Cada vez este fenmeno

se presenta an ms y debe ser atacado con una manera diferente a lo que se

acostumbra. La implementacin de diferentes tcnicas para el control de los inventarios

marc un cambio importante, consiguiendo reducciones de costos y volmenes

significativamente en las organizaciones, al establecer clasificaciones segn las

caractersticas de los inventarios, as como determinando controles segn las mismas.

En el presente documento se definirn diferentes conceptos sobre inventarios, como lo

son tipos de inventarios, clasificacin de inventarios, controles para las zonas de

inventarios, los cuales permiten identificar el tipo de inventario con que cuenta una

organizacin; as como tambin se analizarn los factores que se deben tener en cuenta

al momento de generar inventarios entre los que estn los costos que influyen en los

inventarios y los comportamientos del tipo de demanda que se pueden presentar en una

empresa, de igual forma se presentarn diferentes tcnicas estadsticas que permiten la

toma de decisiones frente a la administracin de los inventarios como lo son pronsticos,

que ayudaran a establecer el inventario deseado.

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Tabla de contenido

RESUMEN..........................................................................................................................................3

INTRODUCCIN ..............................................................................................................................5

1. ANTECEDENTES .....................................................................................................................6

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................................................7

3. FORMULACIN DEL PROBLEMA ........................................................................................7

3.1. Sistematizacin del problema .............................................................................................7

4. OBJETIVO GENERAL ..............................................................................................................7

5. JUSTIFICACIN .......................................................................................................................8

6. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LOGRAR UNA PTIMA POLTICA DE

INVENTARIOS ..................................................................................................................................8

6.1. TIPOS DE INVENTARIOS ...................................................................................................9

6.2. CLASIFICACIN ABC ........................................................................................................ 10

6.3. COSTOS Y FACTORES QUE INFLUYEN LOS INVENTARIOS A TRAVS DE LA

CADENA DE SUMINISTROS ...................................................................................................... 11

7. FACTORES RELACIONADOS CON LOS TIEMPOS DE REPOSICIN Y CON LA

DEMANDA....................................................................................................................................... 13

8. SISTEMAS DE PRONSTICOS DE DEMANDA ............................................................. 15

8.1. Pronsticos .......................................................................................................................... 15

8.2. TIPOS DE PRONSTICOS ............................................................................................ 16

8.3. EL SISTEMA DE PRONSTICOS Y LA CLASIFICACIN ABC ............................... 17

8.4. Causas de imprecisin en los sistemas de pronsticos ............................................... 18

8.5. Indicadores de eficiencia de un sistema de Pronsticos ............................................. 19

8.5.1. Promedio Mvil simple .................................................................................................. 20

8.5.2. Suavizacin exponencial simple .................................................................................. 21

8.5.3. Seleccin de la constante de suavizacin .............................................................. 22

8.5.4. Suavizacin Exponencial doble ................................................................................... 24

9. CONCLUSIONES ................................................................................................................... 27

10. BIBLIOGRAFA ................................................................................................................... 28

5

INTRODUCCIN A lo largo de la historia, los inventarios han surgido a partir de la necesidad de poder conservar materias primas o recursos como medida preventiva a diferentes circunstancias, ya sean climticas u operativas, los cuales atraviesan diferentes estados dependiendo de su uso o finalidad para la cual fueron concebidos, pero as mismo estos requieren ser clasificados segn su importancia con el fin de establecer controles que permitan reducir los riesgos administrativos y operativos por los cuales atraviesan, esto se logra a partir de la clasificacin de los inventarios, que permite poder agrupar los inventarios segn las caractersticas que presentan los tems a su interior, de tal forma que se establezcan protocolos de manipulacin, condiciones para su administracin y almacenaje. Con el tiempo se ha determinado que los inventarios llevan consigo ciertos costos administrativos y de operacin, que aumentan segn el nmero de tems en cada inventario, el tiempo y el estado en el cual estn cada uno de ellos, lo que genera dudas como qu se debe hacer con los inventarios?, Cules tems se deben conservar en Stock? o cundo se debe adquirir ms inventarios o por el contrario desistir de ellos?, este tipo de dudas que conllevan a decisiones, solo pueden ser tomadas a partir de indicadores generados con base al costo de mantenimiento de los inventarios, el tiempo de reposicin establecido al interior de la entidad , as como las demandas presentadas a lo largo del tiempo y los pronsticos que se realicen para determinar los posibles movimientos y requerimientos de inventarios que se debern manejar. Teniendo en cuenta todo esto, se desarrollar en este documento las diferentes tcnicas de administracin, control y optimizacin de los inventarios, las cuales sern herramientas fundamentales para tomar decisiones frente al manejo y determinacin de inventarios.

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1. ANTECEDENTES

Desde tiempos inmemorables, los pueblos de la antigedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequa o de calamidades. Es as como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. En las siguientes lneas se ilustrarn algunas de las definiciones ms comunes que tradicionalmente han sido usadas por las personas o grupos de estudio que se han dedicado a perfeccionar el concepto que se tiene sobre los inventarios como problema fundamental de una buena administracin y gerencia.

En el libro de Ronald H. Ballou - Administracin de La Cadena de Suministro - se define a los inventarios como acumulaciones de materias primas, provisiones, componentes, trabajo en proceso y productos terminados que aparecen en numerosos puntos a lo largo del canal de produccin y de logstica de una empresa. Los inventarios se hayan con frecuencia en lugares como almacenes, patios, pisos de las tiendas, equipo de transporte y en los estantes de las tiendas de menudeo, donde tener estos inventarios disponibles puede costar, al ao, entre 20 y 40% adicional a su propio valor.1 En contabilidad, se define al inventario como una relacin detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el nmero de unidades en existencia, la descripcin de los artculos, los precios unitarios, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el precio total de los inventarios.2 En el libro administracin de operaciones de Alquilano, se define inventario como, las existencias de una pieza o recurso utilizado en una organizacin, donde adems se puede concluir que un sistema de inventarios, es el conjunto de polticas y controles que vigilan los niveles del inventario y determinan aquellos a mantener, el momento en que es necesario reabastecerlo y qu tan grandes deben ser los pedidos.3 De las definiciones anteriores, se puede ver que todas se refieren a los inventarios como ese conjunto de bienes o recursos materiales que se conservan con el fin de garantizar una operacin o servicio, de tal forma que sta contine frente a cualquier posible inconveniente. Este conjunto de bienes pueden ser tems para la venta u otros bienes que son transformados para conformar otros productos o simplemente para la prestacin de un servicio o ser vendidos, los cuales tienen un gran impacto en los costos de las organizaciones. Pues bien, hoy en da este conjunto de bienes o recursos materiales, son el dolor de cabeza de pequeas, medias y grandes empresas en Colombia que han fijado su mirada en la estandarizacin y certificacin de sus procesos, dejando de lado el control permanente sobre sus inventarios, que finalmente se convierten en lastres que arrastran al fondo del mar a muchas compaas, un ejemplo de ello son las empresas del sector de crnicos embutidos en el departamento del valle, que por falta de controles en la rotacin de sus productos en puntos de venta no cubra las expectativas de sus consumidores ya

1 Tomado del libro Administracin de la cadena de suministro Ronald H Ballou pg 326.

2 http://itcved2012.blogspot.com/2013/03/normal-0-21-false-false-false-es-mx-x_13.html.

3 Administracin de operaciones produccin y cadena de suministros Richard Chase, Robert Jacobs y Nicolas

Aquilano pg 547.

7

sea por el deterioro de los inventarios en vitrina o por la falta de tems en puntos de venta, lo que conllev a que este tipo de empresas pensaran ms en el proceso logstico y administrativo de sus productos frente a las demandas presentadas ya sea en grandes superficies o puntos especficos de venta, de tal forma que definieron los inventarios que realmente deban tenerse, evitando la perdida de sus productos perecederos y aumentando sus ingresos por ventas asertivas.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad Colombia plantea una apertura econmica al establecerse nuevos

tratados de libre comercio, lo que obligar a muchas empresas a generar mayor cantidad

de productos a bajos costos, exigiendo que estas empresas optimicen sus procesos de

produccin, transformacin y comercializacin al limitar sus costos; para ello las empresas

debern establecer procesos de justo a tiempo con sus inventarios y una gran forma de

lograrlo es a travs de la correcta administracin e identificacin de los inventarios

deseados, de tal forma que se tenga lo necesario, en el momento correcto y en la

especificacin requerida; para ello estas empresas debern contar con la identificacin de

metodologas ptimas para identificacin de sus inventarios, controles permanentes

segn los tipos de tems ya sea para su administracin, manipulacin o traslado dentro de

la cadena de suministro.

3. FORMULACIN DEL PROBLEMA

Cules son los aspectos a tener en cuenta para una ptima administracin de los

inventarios que ingresan o salen de la cadena de suministro?

3.1. Sistematizacin del problema

Cules son los aspectos a tener en cuenta para determinar una poltica de inventarios?

Qu tipos de inventarios puede tener una empresa?

Qu metodologa permite establecer los inventarios a tener al interior de una empresa?

4. OBJETIVO GENERAL

Establecer los aspectos a tener en cuenta por las empresas para una ptima administracin de los inventarios en la cadena de suministro.

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5. JUSTIFICACIN

Si bien en la actualidad los inventarios representan problemticas para muchas empresas dados sus falencias en el control de sus ingresos o salidas, as como en los procesos de manipulacin por la falta de identificacin de los mismos que conllevan a sobrecostos, todas estas problemticas ya tiene solucin, pero requieren el seguimiento de parmetros como lo son la clasificacin correcta de los inventarios segn su tipo, la determinacin de su demanda y los costos de administracin inherentes al inventario, as como la determinacin correcta de los inventarios segn la demanda, aspectos que se determinaran en esta investigacin, de tal forma que sus lectores conozcan los criterios a tener en cuenta para la correcta determinacin de los inventarios

6. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LOGRAR UNA PTIMA

POLTICA DE INVENTARIOS

En aos recientes, el mantenimiento de inventarios ha sido totalmente criticado como innecesario y antieconmico. Sin embargo hay numerosas razones por las cuales los inventarios deben estar presentes en un canal de suministros; a continuacin se van a dar algunas apreciaciones del porqu una empresa pudiera querer inventarios en algunos niveles de sus operaciones, logrando una poltica de inventarios ptima minimizando los costos de este: Argumentos a favor de los inventarios4

Los sistemas de operacin quiz no estn diseados para responder, de manera instantnea, a los requerimientos que los clientes hacen de los productos o servicios. Los inventarios suministran un nivel de disponibilidad del producto o servicio que, cuando se localiza cerca del cliente, puede satisfacer altas expectativas del cliente por la disponibilidad del producto

Aunque mantener inventarios tiene un costo asociado, su uso puede reducir indirectamente los costos de operacin de otras actividades de la cadena de suministros, que podran ms que compensar el costo de manejo de inventarios. Primero, mantener inventarios puede favorecer economas de produccin, lo que permite periodos de produccin ms grande, ms larga y de mayor nivel.

mantener inventarios alienta economas en la compra y la transportacin. Un departamento de compras puede comprar en cantidades mayores a las necesidades inmediatas de su empresa para obtener descuentos por precio y cantidad. El costo de mantener cantidades en exceso, hasta que se necesiten, se equilibra con la reduccin del precio que puede lograrse.

en el sistema logstico pueden acontecer impactos no planeados ni anticipados. Huelgas laborales, desastres naturales, oleadas en la demanda y retrasos en los suministros son ejemplos de contingencias contra las cuales los inventarios pueden ofrecer alguna proteccin.

4 Tomado del libro Administracin de la cadena de suministro Ronald H Ballou pg 329-330.

9

Argumentos en contra de los inventarios: La principal razn por la cual no se desea tener inventarios es por el aumento de algunos costos:

los inventarios son considerados como prdidas. Absorben capital que podra estar disponible para mejor uso de otra manera, como mejorar la productividad o la competitividad.

pueden enmascarar problemas de calidad. Cuando ocurren problemas de calidad, reducir los inventarios existentes para proteger la inversin de capital es, a menudo, la consideracin principal. Corregir los problemas de calidad puede ser lento.

6.1. TIPOS DE INVENTARIOS

Para realizar las funciones del inventario, las empresas mantienen cuatro tipos de

inventarios, cuya clasificacin facilita su corporacin a los procesos organizacionales.

los inventarios de producto en trnsito Estos son los que se encuentran en los

diferentes niveles del canal de suministros. La cantidad de inventario en trnsito

puede exceder algunas veces al que se mantiene en los puntos de

almacenamiento esto puede depender de la ubicacin geogrfica del proveedor o

del lead time.

El inventario de materias primas Es el que ha sido comprado pero todava no ha

sido procesado. La principal funcin de este es eliminar la variabilidad de los

suministradores en calidad, cantidad o plazo de aprovisionamiento de forma que

no tengan contratiempos.

El inventario de producto proceso Est formado por componentes o materias

primas que han sufrido algn tipo de transformacin pero que todava no estn

terminadas. .

El inventario de producto terminado Se compone de los productos que ya estn

acabados y esperando a ser enviados a los clientes. Los productos acabados

deben estocarse porque, habitualmente, no se conoce la demanda futura de los

clientes.

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6.2. CLASIFICACIN ABC

El anlisis ABC sirve para clasificar el inventario disponible en tres grupos en funcin de

su volumen anual en dlares. El anlisis ABC es una aplicacin a los inventarios de lo que

se conoce como el principio de Pareto. El principio de Pareto afirma que hay unos pocos

crticos y muchos irrelevantes1. La idea consiste en definir polticas de inventarios que

enfoquen los recursos hacia unos pocos artculos crticos, y no en los muchos triviales.

Noes razonable hacer un seguimiento de los artculos baratos con la misma intensidad

que los que son muy caros.

Determinar el volumen anual en dlares de cada artculo para el anlisis ABC, se

multiplica la demanda anual de cada artculo del inventario por su coste unitario. Los

artculos de la clase A son aquellos que tienen un volumen anual en dlares alto. Aunque

estos artculos pueden representar nicamente sobre un 15 por ciento del total de

artculos en inventario, representan el 70 u 80 por ciento del consumo total en dlares.

Los artculos de la clase B son los que tienen un volumen anual en dlares medio. Estos

artculos pueden representar alrededor de un 30 por ciento de todos los artculos en

inventario y entre un 15 y un 25 por ciento del valor total. Aquellos con un volumen anual

en dlares bajo constituyen la clase C, que pueden representar tan slo un 5 por ciento

del volumen anual en dlares, pero alrededor del 55 por ciento del total de los artculos en

inventario.

Otros criterios, adems del volumen anual en dlares, pueden determinar la clasificacin

de un artculo. Por ejemplo, los cambios de ingeniera previstos, los problemas de

entrega, los problemas de calidad o los costes unitarios elevados pueden aconsejar la

elevacin de un artculo a una clasificacin ms alta. La ventaja de clasificar los artculos

del inventario en grupos es que se pueden establecer diferentes polticas y controles para

las diversas clases de artculos

Algunas de las polticas que se pueden adoptar en funcin del anlisis ABC son las

Siguientes:

Los recursos de compra dedicados al desarrollo de proveedores deben ser muy

superiores en el caso de los artculos de la clase A que en el de los de la clase C.

Los artculos de la clase A deben estar sometidos a criterios de control fsico de

inventarios mucho ms estrictos que los de las clases B y C; quizs convenga

guardarlos en un lugar ms seguro y comprobar la exactitud de los registros de

inventarios de estos artculos con mayor frecuencia.

La previsin de artculos de la clase A puede justificar ms atencin que la de los

dems artculos.

De unas apropiadas polticas de gestin de inventarios puede obtenerse como resultado

una mejor previsin, un mejor control fsico, mayor fiabilidad de los proveedores y reducir

11

drsticamente el stock de seguridad. El anlisis ABC sirve de gua para el desarrollo de

estas polticas.5

Ejemplo: A continuacin se desarrollar un ejemplo que permitir visualizar cmo se

determinan las tres zonas (A-B-C) en un inventario constituido por 22 artculos.

Determinando la participacin monetaria de cada artculo en el valor total del inventario.

6.3. COSTOS Y FACTORES QUE INFLUYEN LOS INVENTARIOS A

TRAVS DE LA CADENA DE SUMINISTROS

Para determinar una poltica de inventarios se deben de tener en cuenta el tiempo y el

volumen a tener los inventarios esto se debe revisar mediante los costos que este trae

consigo, para ello se debern tener en cuenta los siguientes elementos:

Costos de adquisicin

Estos costos van relacionados con el reaprovisionamiento del inventario. Cuando se

realiza un pedido se incurre en un nmero de costos relacionados con el

procesamiento, del pedido. Ms especficamente, los costos de adquisicin pueden

incluir el precio (o costo de manufactura) del producto para varios tamaos de

pedidos; el costo de procesar un pedido a travs de los departamentos de contabilidad

y compras; el costo de transmitir el pedido al punto de suministro, normalmente

usando medios de correo; y el costo de cualquier manejo o procesamiento de

materiales de los artculos en el punto de recepcin.

5 Tomado del libro Direccin de la produccin y de operaciones Jay Heizer y Barry Render pg. 58-60

Referenciaprecio

unitario

precio de

venta

venta anual

(unid) FACTURACION

%DEPARTICIPACION

INDIVIDUAL

%DE PARTICIPACION

ACUMULADACALIFICACION

1 234061 450$ 690$ 35.394 244.221.760$ 11,9% 11,9% A

2 8141 4.933$ 5.690$ 2.560 145.650.401$ 7,1% 19,0% A

3 119 3.430$ 3.590$ 3.801 136.467.496$ 6,6% 25,6% B

4 85502 2.789$ 3.290$ 3.573 117.564.498$ 5,7% 31,4% B

5 8140 2.960$ 3.390$ 3.174 107.587.854$ 5,2% 36,6% B

6 2132 9.200$ 10.690$ 941 100.627.322$ 4,9% 41,5% B

7 195835 1.071$ 1.190$ 7.535 89.670.439$ 4,4% 45,9% B

8 1617 1.439$ 1.580$ 5.464 86.333.238$ 4,2% 50,1% C

9 177 4.645$ 5.640$ 1.479 83.418.758$ 4,1% 54,1% C

10 68987 4.600$ 5.250$ 1.544 81.063.255$ 3,9% 58,1% C

11 363 2.491$ 3.020$ 2.681 80.962.727$ 3,9% 62,0% C

12 197397 7.312$ 9.050$ 887 80.246.531$ 3,9% 65,9% C

13 42283 5$ 6$ 1.330.884 79.853.020$ 3,9% 69,8% C

14 2083 2$ 3$ 2.631.484 78.944.509$ 3,8% 73,7% C

15 2066 4$ 5$ 1.524.453 76.222.660$ 3,7% 77,4% C

16 141 3$ 3$ 2.410.111 72.303.334$ 3,5% 80,9% C

17 2014 821$ 900$ 7.792 70.125.588$ 3,4% 84,3% C

18 101 3.000$ 3.370$ 2.043 68.849.235$ 3,4% 87,7% C

19 82815 7.754$ 10.390$ 642 66.740.373$ 3,3% 90,9% C

20 108 1.844$ 1.920$ 3.266 62.698.176$ 3,1% 94,0% C

21 117 1.120$ 1.340$ 4.674 62.628.357$ 3,1% 97,0% C

22 204379 1.650$ 2.150$ 2.826 60.765.493$ 3,0% 100,0% C

2.052.945.024$ 100,0000%

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Costos de mantener inventarios

Los costos de mantener inventario resultan de guardar, o mantener, artculos durante

un periodo y son proporcionales a la cantidad promedio de artculos disponibles.

Los costos de espacio estos se cargan por el uso del volumen dentro de la

bodega de almacenamiento. Cuando este espacio es arrendado, las tasas de

almacenamiento se cargan normalmente por peso durante un periodo, por

ejemplo, $/ (ton * mes). Si el espacio la bodega es propia, los costos de espacio se

determinan mediante la distribucin de los costos de operacin relacionados con el

espacio (como climatizacin y luz), as como los costos fijos, como costos de

equipo del edificio y del almacenamiento dependiendo del volumen almacenado.

costos de oportunidad representan la mayor proporcin de los costos de llevar el

inventario. A pesar de esto, es el menos tangible de todos los componentes del

costo de inventario, ya que en realidad representa la posible prdida de inversin

en otras actividades que la empresa podra tener, donde al menos ganara su tasa

mnima de retorno sobre la inversin.

Los costos de riesgo representan los costos de obsolescencia, deterioro y

depreciacin del inventario. El deterioro puede deberse especialmente si se trata

de artculos perecederos en su mayora productos alimenticios, la obsolescencia

se presenta principalmente cuando un producto entra en su etapa de declive o

sale del mercado.

Costos de servicio de inventario Los seguros y los impuestos tambin son una

parte de los costos de mantener inventarios, porque su nivel depende en gran

medida de la cantidad de inventario disponible. La cobertura del seguro se maneja

como una proteccin frente a prdidas por incendios, tormentas o robo. Los

impuestos de inventario son cargados a los niveles de inventario hallados el da

del clculo. Las tasas de impuestos estn disponibles fcilmente en los registros

de contabilidad o pblicos.

Costos por falta de existencias

Estos se generan por la falta de existencias cuando se coloca un pedido pero ste no

puede surtirse desde el inventario al cual est normalmente asignado.

costo por prdida de ventas ocurre cuando el cliente, ante la falta de existencias

decide cancelar su requisicin del producto. Este se calcula mediante el beneficio

que se habra obtenido de esta venta en particular.

13

Tabla 1. Porcentajes de los elementos del costo de mantener inventarios

.

7. FACTORES RELACIONADOS CON LOS TIEMPOS DE REPOSICIN Y CON

LA DEMANDA

TIEMPO DE REPOSICIN (LEAD TIME)

Es el tiempo que transcurre desde el momento en que se expide una orden de compra y

el instante en que se tienen los artculos en el almacn del cliente. Este factor es

importante para el control de los inventarios ya que con este, se puede determinar un

ptimo inventario de seguridad debido a que es precisamente durante el tiempo de

reposicin cuando el inventario se encuentra en su nivel ms bajo. De acuerdo con

expertos en el tema se recomienda determinar el tiempo de reposicin para cada tem ya

que muchas veces los proveedores que entregan ms de un tem algunas veces en el

tiempo de reposicin solo entregan las cantidades ordenadas para dos o tres y las otras

las retrasan ms das de lo acordado.

NATURALEZA DE LA DEMANDA

La naturaleza de la demanda en el tiempo tiene una funcin importante para determinar

cmo manejamos el control de los niveles de inventarios. Quiz la caracterstica ms

comn de la demanda sea continuar en un futuro indefinido. A ese patrn de demanda se

refiere como perpetuo. Aunque la demanda para la mayor parte de los productos sube y

baja a travs de sus ciclos de vida, muchos productos tienen una vida de venta que es

suficientemente larga como para ser considerada infinita para los propsitos de

planeacin. Aun cuando las marcas tienen una rotacin a una tasa de 20% anual, un ciclo

de vida de tres a cinco aos puede ser lo suficientemente largo como para justificar

tratarlas como si tuvieran un patrn de demanda perpetuo.6

6 Tomado del libro Administracin de la cadena de suministro Ronald H Ballou pg. 332

Costos de inters y oportunidad 82,00%

Obsolescencia y depreciacin fsica 14,00%

Almacenamiento y manejo 3,25%

Impuestos de propiedad 0,50%

seguros 0,25%

Total 100,00%

Porcentajes relativos de los elementos de costo en los

costos de mantener inventarios

Tomado del libro Administracin de la cadena de suministro Ronald H

Ballou pg. 339

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La demanda tiene dos caracterizaciones las cuales son: demanda independiente, o

demanda dependiente o derivada.

La demanda independiente este tipo de demanda es la que no se deriva por la

venta de otros productos. Como por ejemplo el nmero de carros que ensamblan

las empresas fabricantes de autos.

La demanda dependiente es la demanda de un producto o servicio provocada

por la demanda de otros productos o servicios. por ejemplo an si se pronostica

una demanda de 100 autos para el mes prximo (demanda independiente) la

Direccin puede determinar fabricar 120 este mes, para lo que se precisaran 120

carburadores, 120 volantes, 600 ruedas,...., etc

Por otra parte, algunos productos son altamente estacionales o tienen un patrn de

demanda de una sola vez, o patrn pico. Los inventarios que se mantienen para satisfacer

tal patrn de demanda por lo regular no pueden rematarse sin un profundo descuento en

el precio. Tiene que efectuarse un pedido nico de reaprovisionamiento de inventario, con

poca o ninguna oportunidad de reorden o de regresar los artculos si la demanda se

proyect con poca precisin. La ropa de moda, los rboles de Navidad y los botones de

las campaas polticas son ejemplos de este tipo de patrn de demanda.

De manera parecida, la demanda puede mostrar un patrn irregular o errtico. La

demanda puede ser perpetua, pero hay periodos de poca o ninguna demanda seguidos

de periodos de alta demanda. La programacin a tiempo de la demanda irregular no es

tan predecible como la demanda estacional, la cual de ordinario ocurre en el mismo

tiempo cada ao. Los artculos de un inventario normalmente son una mezcla de artculos

de demanda irregular y perpetua. Una prueba razonable para separarlos es reconocer

que los artculos irregulares tienen gran variacin alrededor de su nivel de demanda

promedio. Si la desviacin estndar de la distribucin de la demanda, o el error de

pronstico, es ms grande que la demanda promedio o el pronstico, el artculo tal vez

sea irregular.7

7 Tomado del libro Administracin de la cadena de suministro Ronald H Ballou pg. 332

15

8. SISTEMAS DE PRONSTICOS DE DEMANDA

Teniendo en cuenta que actualmente los mercados presentan un comportamiento mucho

ms dinmico que hace algunos aos, ha resultado necesario el diseo e implementacin

de diferentes herramientas administrativas y de gestin que permitan la optimizacin de

las actividades empresariales. Teniendo en cuenta esto los pronsticos sean constituido

como una de las herramientas ms tiles para los empresarios ya que permiten una

prediccin sobre la demanda futura y con ello determinar los recursos necesarios para

abastecerla (presupuestos de compras, contratacin de mano de obra, un mejor manejo

de inventarios, etc.)

8.1. Pronsticos

El pronstico es un proceso de estimacin de un acontecimiento futuro proyectando hacia

el futuro datos del pasado. Los datos del pasado se combinan sistemticamente en forma

predeterminada para hacer una estimacin del futuro

16

En contraposicin al Pronstico la Prediccin es un proceso de estimacin de un

suceso futuro basndose en consideraciones subjetivas diferentes a los simples datos

provenientes del pasado. En este caso influye la habilidad, experiencia y buen juicio

de la persona que realiza la prediccin y de quien toma la determinacin de usarla.8

8.2. TIPOS DE PRONSTICOS

Teniendo en cuenta el dinamismo de los mercados se puede decir que un pronstico

perfecto es imposible. Debido a que en un ambiente de negocios hay demasiados

factores que no se pueden pronosticar con certeza. Por lo tanto, se debe aprender a

responder a ellos en forma adecuada mediante la utilizacin de inventarios de

seguridad y la aplicacin de las tcnicas apropiadas que nos ayuden a minimizar dicho

impacto.

A continuacin vamos a definir las clasificaciones de los pronsticos y los modelos

ms comunes de estos:

Cualitativos: Son pronsticos subjetivos y se utilizan ante la falta de datos histricos, son basados prcticamente en la experiencia del analista y son tiles para productos nuevos. los modelos ms comunes son la investigacin de mercados y los grupos de consenso.

Series de Tiempo: Tratan de predecir el futuro con base en la informacin

pasada. La informacin anterior puede incluir varios componentes, como

influencias de tendencias, estacionales o cclicas. Los modelos ms comunes con

el promedio mvil y suavizacin exponencial.

Causales: este tipo de pronsticos tiene en cuenta la relacin entre los

pronsticos de demanda y ciertos factores externos, como por ejemplo, la

economa de un pas, el crecimiento de la poblacin, publicidad, la calidad y los

competidores. Los modelos ms comunes son anlisis de regresin y algunos

indicadores.

Modelos de simulacin: en su mayora se realizan utilizando software y permiten

al analista realizar suposiciones del mercado como por ejemplo cambios de precio,

recesiones econmicas etc.

La decisin sobre que mtodo de pronstico utilizar se debe tomar con base en la

informacin de la variable a pronosticar:

8 Gua numero 5 pontificia universidad javeriana diseo de operaciones pg. 4

17

8.3. EL SISTEMA DE PRONSTICOS Y LA CLASIFICACIN ABC

Por medio de la clasificacin ABC podemos determinar los tems que deben ser

monitoreados ms frecuentemente por los encargados de los inventarios en las empresas

y con base en ello determinar el comportamiento de estos frente a la demanda. A

continuacin se presenta una tabla la cual puede servir como gua para determinar el tipo

de control y pronstico para cada clasificacin del tem.9

9 Tomado del libro fundamentos de gestin de inventarios Carlos Julio Vidal Holgun pg. 55

18

8.4. Causas de imprecisin en los sistemas de pronsticos

Se puede considerar las siguientes causas como las principales para que un sistema

de pronsticos no produzca los resultados deseados:

Utilizacin de datos poco confiables, desactualizados o insuficientes. La

precisin de los registros del inventario fsico existente es fundamental. Un error

en el dato del inventario disponible, puede no considerar un tem importante para

el cual el sistema cree que an tiene inventario disponible.

Utilizacin de datos de ventas en lugar de datos de demanda real. Es

importante tener en cuenta para el clculo de los pronsticos la demanda no

servida, Supngase, por ejemplo, que la demanda de un tem para las ltimas tres

semanas fue de 150, 120 y 85 unidades. Si hubo faltante en las primeras dos

semanas y es posible administrar rdenes pendientes, esta demanda podra

cubrirse totalmente en la semana 3 al recibirse el pedido. Sin embargo, el registro

19

del sistema en cuanto a ventas sera de 0, 0 y 355 unidades para las semanas 1, 2

y 3, respectivamente.

Sesgos en los pronsticos. Un sesgo se caracteriza porque el pronstico es

consistentemente superior (o inferior) a la demanda real en varios perodos

consecutivos; esto indica claramente que se est sobrestimando (o subestimando)

la demanda.

Velocidad de respuesta al cambio. La demanda, aunque puede presentar

uniformidad en su tendencia, siempre presentar fluctuaciones. Estas variaciones

normalmente no pueden predecirse y en muchas ocasiones causan una reaccin

exagerada del sistema de pronsticos o de la administracin del mismo.

Comportamiento de los proveedores o de los sistemas de produccin.

Siempre deber tenerse en cuenta la eficiencia y eficacia de los proveedores para

el correcto manejo de un sistema de inventarios. La velocidad de entrega de los

pedidos, la consistencia de los tiempos de reposicin y la precisin y cumplimiento

total de las rdenes son factores a analizar profundamente cuando se fijan niveles

de inventarios de seguridad.

Inclusin de datos atpicos de demanda en el pronstico. Frecuentemente la

demanda presenta picos (outlet), especialmente por encima de lo normal. Esto

puede ser ocasionado por un pedido especial de un cliente, por ofertas y

promociones, o por otras causas. Si estos picos de demanda son puntuales y

aislados, no deberan incluirse en el sistema normal de pronsticos, ya que

tienden a distorsionar futuras predicciones y la variabilidad de la demanda.10

8.5. Indicadores de eficiencia de un sistema de Pronsticos11

Los principales indicadores de eficiencia de un sistema de pronsticos estn relacionados

entonces con los siguientes aspectos:

Precisin

Costo

Utilidad de los resultados

La precisin de un pronstico se mide con base en los errores de pronstico, los cuales

se calculan como la diferencia entre el valor real observado y su pronstico, calculado en

algn perodo antes.

Error del pronstico et=xt-xt

Dnde:

10

Tomado del libro fundamentos de gestin de inventarios Carlos Julio Vidal Holgun pg. 48,49. 11

Tomado del libro fundamentos de gestin de inventarios Carlos Julio Vidal Holgun pg. 51-54.

20

et = error del pronstico de demanda para el periodo t

xt= valor real u observacin de la demanda periodo t

xt= Pronstico de demanda para el perodo t, calculado en algn perodo anterior,

generalmente un perodo antes.

Otros medidores de variabilidad que han demostrado ser ms efectivos que el anterior,

por cuanto su suma no tiende a cancelarse con signos contrarios, son los siguientes:

Evidentemente, el error del pronstico para un solo perodo no es muy til. Por lo tanto, se

necesita disponer de errores absolutos, cuadrticos o porcentuales para n perodos, para

as obtener el promedio de esos errores sobre dichos perodos. Estos ndices se

denominan la desviacin absoluta media (Mean Absolute Deviation, MAD), el error

cuadrtico medio (ECM) (en ingls Mean Square Error, MSE) y la desviacin absoluta

porcentual media (Mean Absolute Percentage Error, MAPE). Por ser usualmente utilizado

en nuestro medio, usaremos el trmino en ingls MAD para la desviacin absoluta media

(Algunos autores utilizan el trmino desviacin media absoluta, pero no se considera

adecuado pues la MAD es realmente un promedio de errores absolutos).

La MAD se define como el promedio de los errores absolutos sobre un nmero

determinado de perodos, de la siguiente forma, donde n es el nmero de perodos:

El costo de un sistema de pronsticos se refiere al balance que debe existir entre la

precisin obtenida, la cual se refleja en una menor incertidumbre y en la disminucin de

faltantes, y el esfuerzo invertido para lograrlo.

La utilidad de los resultados se mide principalmente con base en el grado de

aceptacin, credibilidad y utilizacin que se le d al sistema de pronsticos.

8.5.1. Promedio Mvil simple

Este se determina cuando se quiere dar ms importancia a conjuntos de datos ms

recientes para obtener el pronstico. Es importante saber que este se debe utilizar cuando

la demanda de un producto no crece ni baja con rapidez, y si no tiene caractersticas

estacionales, La frmula de un promedio mvil simple es:

21

Dnde: Ft = Pronstico para el siguiente periodo n = Nmero de periodos para promediar At1 = Ocurrencia real en el periodo pasado At2, At3 y Atn = Ocurrencias reales hace dos periodos, hace tres periodos, y as sucesivamente, hasta hace n periodos

Ejemplo: Una compaa presenta la siguiente informacin correspondiente al reporte de

ventas. Teniendo en cuenta los datos se debe calcular un pronstico mediante la tcnica

de Promedio Mvil a partir de la semana nmero 13.

8.5.2. Suavizacin exponencial simple

De la tabla anterior se concluye que el promedio mvil le da el mismo peso de 1/N a cada

una de las ltimas N demandas observadas. Esta caracterstica es una desventaja del

promedio mvil en aquellos casos en los cuales se debe reaccionar rpidamente a un

cambio en el patrn de demanda o, anlogamente, cuando es importante la estabilidad

Semana Demanda Pronstico Error Error abs. Error cuadr.

1 80 0

2 79 0

3 88 0

4 58 0

5 71 0

6 85 0

7 79 0

8 63 0

9 57 0

10 50 0

11 71 0

12 112 0

13 53 74,42 -21,42 21,42 458,67

14 85 72,17 12,83 12,83 164,69

15 43 72,67 -29,67 29,67 880,11

16 47 68,92 -21,92 21,92 480,34

17 48 68,00 -20,00 20,00 400,00

22

del sistema de pronsticos. El mtodo de suavizacin exponencial simple trata de corregir

esta situacin:12

Dnde:

St = Pronstico realizado al final del perodo T

St-1= Pronstico anterior

Xt= Demanda real observada al final del perodo actual T.

=Constante de suavizacin (Inicialmente definida en el intervalo 0< > 1).

8.5.3. Seleccin de la constante de suavizacin

Claramente, los resultados de los pronsticos de suavizacin exponencial dependen del

valor de la constante de suavizacin. El valor de no debe ser ni muy grande de tal

forma que el pronstico responda aceleradamente a cambios aleatorios normales del

proceso, ni muy pequeos, con el efecto contrario de no responder a posibles cambios

reales. Aunque inicialmente lo lgico es definir en el intervalo 0 < > 1, la experiencia

ha demostrado que valores de entre 0.01 y 0.30 son ms adecuados. Valores mayores

que 0.30 producen nerviosismo en el sistema de pronsticos, al responder de manera

acelerada a las fluctuaciones normales del proceso ya que se le da un alto peso al ltimo

dato disponible de demanda. Por el contrario, valores muy pequeos de, es decir,

menores que 0.01, no responden satisfactoriamente a posibles cambios reales del

proceso.

Una forma eficiente de determinar el valor adecuado de es a travs de la simulacin del

pronstico. Al disponer de datos histricos se pueden tomar los valores iniciales para

arrancar el proceso, y con los datos histricos restantes se evala el comportamiento del

mtodo para varios valores de , a travs de un indicador como la MAD o el ECM. El

valor de que minimice estos indicadores ser el ms adecuado, si las condiciones del

proceso se mantienen aproximadamente iguales a su comportamiento histrico.

Existen otras posibilidades, tales como usar diferentes valores de , dependiendo del

estado en el que se encuentre el proceso. Por ejemplo, si el proceso se muestra muy

estable, se podra utilizar un valor de bajo, como 0.1. Si se observa un cambio en el

proceso con tendencia creciente, se podra por ejemplo incrementar a 0.25. Estos

valores dependern de la experiencia del analista y de su conocimiento del proceso.

Cuando no se dispone de datos suficientes para iniciar el proceso o cuando existen dudas

acerca de la precisin de los valores que arrancan el pronstico, se pueden utilizar

12

Tomado del libro fundamentos de gestin de inventarios Carlos Julio Vidal Holgun pg. 68

23

valores de grandes cuando se inician los pronsticos, y cuando se logre cierta

estabilidad, se puede disminuir el valor de . Todas estas consideraciones dependen del

conocimiento que se tenga del proceso.13

Ejemplo: Calcularemos el pronstico de suavizacin exponencial para la semana 8,

considerando los datos de la siguiente tabla que representan el comportamiento de la

demanda en las ltimas semanas. Tenga en cuenta que = 0.15

13

Tomado del libro fundamentos de gestion de inventarios Carlos Julio Vidal Holguin pg.70

St+1= 0,15*99,8+(1-0,15)*92,250 = 93383

Periodo tVentas de

LlantasOperador Pronostico Error

Error

Cuadratico

Error

Absoluto

t xt St xt xt - xt (xt - xt)2 ABS(xt - xt)1 76.900

2 81.200

3 95.500

4 91.800

5 102.100

6 106.000 92.250

7 99.800 93.383 92.250 7.550 57.002.500 7.550

8 98.300 94.120 93.383 4.918 24.181.806 4.918

9 86.000 92.902 94.120 (8.120) 65.936.430 8.120

10 76.900 90.502 92.902 (16.002) 256.067.404 16.002

11 106.800 92.947 90.502 16.298 265.631.639 16.298

12 98.500 93.780 92.947 5.553 30.841.120 5.553

13 85.000 92.463 93.780 (8.780) 77.080.384 8.780

14 92463

ECM y MAD 110.963.041 9.603

Desviacion Estandar 10534 12004

Alpha 0,15

promedio de los datos anteriores

24

8.5.4. Suavizacin Exponencial doble

De acuerdo con el ingeniero CARLOS JULIO VIDAL en su libro FUNDAMENTOS DE

GESTION DE INVENTARIOS pg.78 recomienda esta suavizacin exponencial para

tems clase A ya que se ajusta bien a cualquier tipo de demanda. El sistema de

pronsticos de suavizacin exponencial doble tiene en cuenta la posible tendencia

(creciente o decreciente) de la demanda.

Para calcular el pronstico del periodo observado primero se deben calcular el valor de

los siguientes operadores.

Obsrvese que el ST es la misma utilizada en la suavizacin simple pero adicional

aparece un nuevo operador, Este nuevo operador se bautiza con el nombre de ST para

indicar que se est realizando el mismo proceso por segunda vez (no confundir con la

funcin cuadrtica; no se trata del cuadrado de ST). De aqu proviene el nombre de

suavizacin doble.

Una vez calculados los dos operadores se aplica la

ecuacin de la suavizacin exponencial doble.

Esta ecuacin se utiliza en suavizacin exponencial doble para calcular el pronstico de

demanda T perodos adelante, basados en los valores ST y ST correspondientes al

actual perodo T.

Es importante mencionar que algunos autores presentan la suavizacin exponencial doble

con dos constantes de suavizacin, una para la componente constante (tambin

denominada permanente) y la otra para la pendiente de la tendencia lineal (creciente o

decreciente segn el caso). Se prefiere trabajar con este mtodo con una sola constante

de suavizacin ya que se facilita su aplicacin en la prctica.

Inicializacin de la suavizacin exponencial doble

Para poder calcular los pronsticos se requiere estimar valores iniciales de S0 y S02.

Para estimar estos valores se procede de la siguiente forma.

25

a1= Estimacin del valor constante alcanzado por la demanda (corte con el eje y),

determinado con base en la regresin lineal de datos histricos, referido al sistema de

coordenadas desde donde se van a iniciar los pronsticos.

b2= Estimacin de la pendiente de la tendencia de la demanda (creciente o decreciente)

determinada con base en los datos histricos, la cual no cambia con relacin al sistema

de coordenadas utilizado.

M= es el nmero de datos histricos.

Ejemplo: determinar el pronstico de suavizacin exponencial doble apartir de la semana

2, considerando los datos de la demanda. Teniendo en cuenta que a1= 19.45, b2= 0.59,

m = 51 y =0.10

b1= 19,45+51*0,59 = 49,5

ST0= 49,5-((1-0,1)/0,1)* 0,59 = 44,2

ST0(2)=49,5-2((1-0,1)/0,1)*0,59= 38,9

ST= 0,1*44+(1-0,1)*44,2 = 44,2 ST(2)= 0,1*44,2+(1-0,1)*38,88 = 39,4

26

Pronostico = = 50,1(2+(0,1/(1-0,1)))*44,2-(1+(0,1/(1-0,1)))*38,88

Sem T Demanda St St[2] Pronstico Error Error Abs. Error Cuadr.

0 44,2 38,88

1 44,0 44,2 39,4 50,1 (6,1) 6,1 37,1

2 47,0 44,5 39,9 49,5 (2,5) 2,5 6,1

3 47,0 44,7 40,4 49,5 (2,5) 2,5 6,2

4 36,0 43,8 40,7 49,5 (13,5) 13,5 182,3

5 79,0 47,4 41,4 47,3 31,7 31,7 1.006,0

6 62,0 48,8 42,1 54,0 8,0 8,0 64,5

7 31,0 47,0 42,6 56,2 (25,2) 25,2 636,9

8 75,0 49,8 43,4 51,9 23,1 23,1 532,1

9 38,0 48,6 43,9 57,0 (19,0) 19,0 362,3

10 40,0 47,8 44,3 53,9 (13,9) 13,9 194,6

11 60,0 49,0 44,7 51,7 8,3 8,3 69,1

12 44,0 48,5 45,1 53,7 (9,7) 9,7 94,9

13 37,0 47,4 45,3 52,3 (15,3) 15,3 233,1

14 34,0 46,0 45,4 49,6 (15,6) 15,6 243,0

15 59,0 47,3 45,6 46,7 12,3 12,3 151,4

16 47,0 47,3 45,8 49,2 (2,2) 2,2 4,9

17 53,0 47,9 46,0 49,0 4,0 4,0 16,2

18 48,0 47,9 46,2 49,9 (1,9) 1,9 3,8

Sumas (40,1) 215,0 3.844,7

MAD ECM 11,9 213,6

Alpha 0,1

27

9. CONCLUSIONES

La gestin de inventarios se centra cuatro puntos bsicos; como los son: el

nmero de unidades que debern solicitarse en un momento determinado, cuando

solicitar el inventario, que tems merecen atencin especial, y como podemos

optimizar los costos de los artculos en inventario. De esta manera podemos

determinar que la gestin de inventarios consiste en proporcionar el inventario

ptimo que se requiere para mantener la operacin al costo ms bajo posible.

El control de inventarios se realiza con la finalidad de desarrollar pronsticos, para

as determinar los costos de inventarios, compras, recepcin, almacenaje,

produccin, embarque y contabilidad.

Los inventarios se clasifican de acuerdo a las caractersticas de la empresa, y una

de las formas de clasificarlos es: Inventario de material en trnsito, materia Prima,

Producto en proceso, Productos Terminados, Materiales y Suministros.

28

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Direccin de la produccin y de operaciones Jay Heizer y Barry Render