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Capítulo I: Planteamiento del problema
1.1. DESCRIPCIÓN DE LA REALIDAD PROBLEMÁTICA
En la actualidad, el proceso de obtención de certificado de estudios en la
Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión (UNJFSC por parte de
e!resados " estudiantes es realizado en for#a #anual " auto#atizada$ %a parte
#anual se refiere a &ue el e'pediente es procesado de for#a #anual en diferentes
oficinas por los trabaadores ad#inistrativos de la Universidad$ Es auto#atizado
por&ue sus re!istros " !estión se realizan a través del Siste#a )nte!rado de
*d#inistración +rá#ite ocu#entario &ue posee la Universidad " el Siste#a de
-e!istros *cadé#ico de la .ficina de -e!istros " *suntos *cadé#icos$
/lti#a#ente, los cliente internos (personal ad#inistrativo tienen &ueas respecto a
al proceso0 ellos #anifiestan &ue el proceso es redundante, es decir pasa #uchas
veces por la #is#a oficina sin haber razón para ello$
e la #is#a for#a, los clientes e'ternos, es decir los interesados &ue desean
obtener su certificado de estudios no se e'plican por&ue tanta de#ora (12 d3as
apro'i#ada#ente para un trá#ite &ue a lo #ás debe durar 41 d3a (Co#o lo es
en la #a"or3a de las universidades del pa3s$
Se debe de tener en cuenta &ue la obtención de certificado de estudios !enera
in!resos a la universidad por un valor de S5$ 166$44 por cada interesado (si es para
la obtención de bachiller " el pro#edio se tiene &ue se !rad7an 1,144 por cada a8o
&ue si!nifican in!resos apro'i#ados de S5$ 194,644 nuevos soles por a8o$ +a#bién
otros usuarios solicitan para otros fines &ue pueden ser de distinta 3ndole$ %a
presentación del certificado de estudios es re&uisito para obtener el bachiller en estaUniversidad, por lo &ue los in!resos econó#icos por este rubro están !arantizados$
:or razones de de#ora en entre!a del certificado de estudios, #uchos usuarios tiene
la percepción de &ue todos los procesos ad#inistrativos en la Universidad son
lentos por lo &ue ponen en tela de uicio el proceso de !raduación " titulación
profesional " optan en obtener sus !rados acadé#icos " t3tulos profesional en otras
Universidades, especial#ente particulares las &ue ofrecen #ecanis#os rápidos &ue
satisfa!an sus re&ueri#ientos " pre#ura de tie#po$ En proceso consu#en recursos,
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co#o; personal ad#inistrativo, tie#po " siste#as de infor#ación, el cual desde
varios puntos de vista internos " e'ternos resulta ser #u" costoso$
e se!uir as3, el proceso de obtención de certificados de estudios en la UNJFSC secorre el ries!o &ue #uchos e!resados opten por !raduarse " titularse
profesional#ente en otras universidades, !enerando peruicios econó#icos por&ue
sus tasas constitu"en in!resos propios con la &ue se financia sus actividades$
Es el este #arco &ue para #eorar el proceso se plantea hacer un estudio aplicación
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1.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
)dentificar co#o el #odelado con >:? per#ite identificar actividades
&ue no !eneran valor en el proceso de obtención de certificados de
estudios en la UNJFSC$
.pti#izar el proceso >:?, reduce el costo del proceso de obtención
certificado de estudios en la UNJFSC$
*plicar la :?, para au#entar la
satisfacción del cliente interno " e'terno del proceso de obtención
certificado de estudios en la UNJFSC$
1.4. IMPORTANCIA%a presente investi!ación es relevante para nuestra Universidad, para los alu#nos "
para los e!resados, "a &ue serán los usuarios del servicio, por&ue va a brindar una
propuesta de solución0 la cual a través de indicadores espec3ficos per#ita una
#eora continua del proceso (c3rculo virtuoso de obtención del certificado de
estudios en la UNJFSC$
icha propuesta per#itirá a los consu#idores ver el proceso desde un punto de
vista de !estión, de có#o se está desarrollando actual#ente el proceso de obtencióndel certificado de estudios en la UNJFSC ade#ás de brindar un control " #edición
del #is#o a través de indicadores$ *si#is#o, de obtenerse adecuada#ente,
reduciendo los costos " el tie#po, éste procedi#iento puede aplicarse a los de#ás
trá#ites de docu#entos en la Universidad$
1.5. JUSTIFICACIÓN1.5.1. JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA
%a investi!ación se ustifica, por&ue se va a aplicar todos los linea#ientos "
conoci#ientos obtenidos respecto al te#a de >ussiness :rocess ?ana!#ent,
obteniendo resultados benéficos para la Facultad de )n!enier3a )ndustrial,
Siste#as e )nfor#ática " de toda la UNJFSC$
1.5.2. JUSTIFICACIÓN TEÓRICA
%a aplicación de la teor3a del >ussiness :rocess ?ana!#ent, ha de#ostrado
&ue se puede aplicar para #eorar continua#ente un proceso, lo cual se
puede #edir a través de indicadores &ue #uestran en tie#po real co#o se
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desarrolla$ Esto per#itirá hacer la reducción del tie#po del trá#ite del
certificado de estudios$
1.5.3. JUSTIFICACIÓN DEL PROCESO BAJO ESTUDIO%a investi!ación se ustifica por&ue cuando se apli&ue los resultados del
estudio se #eorará el proceso de obtención certificado de estudios en la
UNJFSC, eli#inando actividades &ue no !eneran valor, por lo consi!uiente
reducción del costo del proceso " au#ento de la satisfacción del cliente
interno " e'terno
1.6. DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
El alcance de la presente #ono!raf3a, es el proceso de obtención de certificados deestudios en la UNJFSC &ue inclu"e la .ficina de +rá#ite ocu#entario, ecanato
de una Facultad, Secretar3a *cadé#ica *d#inistrativa, .ficina de -e!istros "
*suntos *cadé#icos " el usuario #is#o del servicio$
1.7. LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN
%as li#itaciones &ue se han encontrado han sido en el #o#ento de realizar el
levanta#iento de datos del proceso, en vista &ue el periodo de desarrollo los
docentes " ad#inistrativos de la Universidad se encontraban de vacaciones, por lo
&ue las pruebas se han realizado con el aporte de usuarios e'pertos$
1.. VIABILIDAD DE LA INVESTIGACIÓN
El estudio es viable por&ue se cuenta con todos los recursos (hu#anos, financieros,
tecnolo!3a de infor#ación " de datos para hacer posible la solución del proble#a$
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Capítulo II: Fundamentación de la investigación
2.1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
2.1.1. NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN
%a institución p7blica en estudio es la UNJFSC$
2.1.2. RUBRO DE LA INSTITUCIÓN
%a UNJFSC es una institución p7blica, acadé#ica, cient3fica, tecnoló!ica "
cultural dedicada a la ense8anza, investi!ación " la pro"ección social al
servicio del desarrollo de la re!ión " del pa3s$ +iene autono#3a nor#ativa,
acadé#ica, econó#ica " ad#inistrativa$ Está inte!rada por docentes,
estudiantes " !raduados " co#o apo"o a sus fines los trabaadores$ %aUNJFSC es una persona ur3dica de derecho p7blico, sin fines de lucro$ Se
ri!e por los principios " fines se8alados en los art3culos de la Constitución
:ol3tica del estado " la %e" NAB9, D%e" universitaria$2.1.3. RESE!A "ISTÓRICA
. . .
2.1.4. VISIÓN
%a UNJFSC es una institución universitaria de alto nivel acadé#ico e
3nti#a#ente vinculada a la investi!ación cient3fica, tecnoló!ica e
innovación para el desarrollo re!ional " local$
2.1.5. MISIÓN
%o!rar la e'celencia acadé#ica, a través de la )nvesti!ación, desarrollo "
creación de conoci#iento, for#ando profesionales de calidad contribu"endo
al desarrollo de la sociedad de la re!ión, a través de la pro"ección social$
2.1.6. ORGANI#ACIÓN
$% AUTORIDADES DE LA UNIVERSIDAD
- r$ %uis *lberto >aldeos *rdián -ector$. . .
$$% DECANOS DE LA UNIVERSIDAD
- ?!$ *leandro Giar +ena ecano de la Facultad de )n!enier3a
. . .
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$$$% JEFES DE OFICINAS
- r$ ?anuel *n!el ?endoza Cruz irector de la Escuela de
:ost!rado$
- C:C$ José Sócrates Hélez *rana Jefe (e de la .ficina de Control
)nstitucional$
. . .
2.1.7. ANÁLISIS SITUACIONAL
El dia!nostico institucional &ue a continuación se detalla aborda los
principales aspectos internos co#o e'ternos &ue inciden en la #archa
institucional;
2.1.7.1. ANÁLISIS DEL ENTORNO& ASPECTOS RELEVANTES
DEL MACRO ENTORNO
2.1.7.2. ANÁLISIS DEL ENTORNO& ASPECTOS RELEVANTES
DEL MICRO ENTORNO.
2.2. ESTADÍSTICAS REFERENTES A LA UNIVERSIDAD
Para mostrar datos referenciales para el estudio se presenta la Tabla 2-1 que
muestra las Estad3sticas de >achilleres por Facultad " especialidad por a8o
especialidad; :er3odo B44IB41B, la Tabla 2-2 muestra los +itulados por Facultad "
especialidad por periodo B44IB41B, %* Tabla 2-3 muestra las Estad3sticas de
personal no#brado por a8o se!7n !rupo ocupacional " nivel; :er3odo B44IB41B,
la Tabla 2-4 muestra )n!resantes por a8os, se!7n especialidad per3odo B411B41B "
la Tabla 2-5: C'()$*$+,-/ /0$+$),-/ ( , '(- 2
213$
Tabla II-5: C'()$*$+,-/ /0$+$),-/ ( , '(- 2213 1'( T($8.%
A!OCERTIFICADOSSOLICITADOS
B44 B6B414 B6IB411 1I4
B41B BKIB41 14
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Figura 2-1: Organigrama – Universidad Nacional José FaustinoSánchez arri!n
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2.3. NORMATIVIDAD VIGENTE RESPECTO A LA OBTENCIÓN DE
CERTIFICADOS DE ESTUDIOS
2.3.1. LE9 UNIVERSITARIA
*rt3culo 37:. El !obierno de la Facultad corresponde al Conseo de laFacultad " al ecano, de acuerdo con las atribuciones &ue se8ala el Estatuto
El ecano representa a la Facultad ante el Conseo Universitario " la
*sa#blea Universitaria, es ele!ido por el Conseo de la Facultad entre los
profesores principales de ella &ue ten!an diez a8os de anti!Ledad en la
docencia, de los cuales tres deben serlo en la cate!or3a " debe tener el !rado
de octor o el #ás alto t3tulo profesional cuando en el pa3s no se otor!ue
dicho !rado en la especialidad El ecano es ele!ido por un periodo de tresa8os #ediante voto de los dos tercios del Conseo de Facultad :uede ser
reele!ido$ (M
(M *rticulo #odificado por el *rt3culo 1A de la %e" ?; BK4B publicada el
2612
2.3.2. ESTATUTO DE LA UNIVERSIDAD
ATRIBUCIONES 9 OBLIGACIONES DEL DECANO
A(t 44; Son atribuciones " obli!aciones del ecano;
a Convocar " presidir el Conseo de Facultad a sesiones ordinarias "
e'traordinarias " hacer cu#plir sus acuerdos, bao responsabilidad$
O R
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?% E8$)' 0/ +'()$*$+,-/ -' '/)8$+,/
('/'+)$,/. P(+'/, 0, '/),-/)$+, ,+,->8$+,.
. . .
2.3.3. REGLAMENTO DE ORGANI#ACIÓN 9 FUNCIONESEL CONSEJO DE FACULTAD 9 EL DECANO DE LA FACULTAD
A()+
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OBJETIVOS DE LA OFICINA DE REGISTROS 9 ASUNTOS ACADMICOS
%os obetivos de la .ficina de -e!istros " *suntos *cadé#icos es el si!uiente;
$ $ $
R'$/)(,( @ P(+'/,( +/),+$,/ +'()$*$+,-/ A+),/ @ R'+(- A+,->8$+/.
P0)$+,/
F
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con el Hicerrectorado *cadé#ico, ecanos, E!resados " *lu#nos$ :ara el
cu#pli#iento de sus funciones cuenta con las si!uientes Unidades0
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%a obtención de certificados tiene el si!uiente procedi#iento se!7n el +U:* co#o
se presenta en la Fi!ura ))$
F$8$+ P(*'/$,0 -' I'$'(, -' S$/)'8,/
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$$$. E/+8$+ P(*'/$,0 -' I'$'(, C$$0
v. E/+
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i$ D'/+
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2.7.2.1. TIPOS DE PROCESOSPROCESOS ESTRATGICOS&Son procesos destinados a definir " controlar las #etas de la
or!anización, sus pol3ticas " estrate!ias$ :er#iten llevar
adelante la or!anización$ Están en relación #u" directa con la
#isión5visión de la or!anización$ )nvolucran personal de pri#er nivel de la or!anización$
*fectan a la or!anización en su totalidad$ Ee#plos;
Co#unicación interna5e'terna, :lanificación, For#ulación
estraté!ica, Se!ui#iento de resultados, -econoci#iento "
reco#pensa, :roceso de calidad total, etc$
PROCESOS OPERATIVOS&Son procesos &ue per#iten !enerar el producto5servicio &ue se
entre!a al cliente, por lo &ue inciden directa#ente en la
satisfacción del cliente final$
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*po"an los procesos operativos$ Sus clientes son internos$
Ee#plos; Control de calidad, Selección de personal,
For#ación del personal, Co#pras, Siste#as de infor#ación,
etc$ %os procesos de soporte ta#bién reciben el no#bre de
procesos de apo"o$
2.7.2.2. LOS PROCESOS A9UDAN A LA COMUNICACIÓN%os co#petidores sacan al #ercado nuevos productos, los
clientes de#andan ca#bios #ás rápidos " precios #ás baos,
las re!la#entaciones ca#bian$ Cada vez &ue un pro!ra#a
or!anizacional pone en #archa este tipo de desaf3os, las
personas se encuentran constru"endo #odelos de procesos dene!ocio para #ostrar el fluo de trabao " las actividades
asociadas$
Fi!ura BK; %os procesos &ue a"udan a la co#unicación
2.7.3. P(
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Es #u" i#portante DNo volver a co#eter los errores del pasado, cuando
se desarrollaban siste#as sin un #étodo, sin técnicas estructuradas de
análisis " dise8o, lo cual llevaban #uchas veces a resultados #ediocres$
2.7.4. BPM
-obles C$ (B44, #anifiesta &ue el >:? es la disciplina e#presarial
cu"o obetivo es #eorar la eficiencia a través de la !estión siste#ática
de los procesos de ne!ocio, &ue se deben #odelar, auto#atizar, inte!rar,
#onitorear " opti#izar de for#a continua$
Es la capacidad de tener visibilidad " control de principio a fin sobre un
proceso &ue #anea diferente infor#ación " en el &ue intervienen#7ltiples personas " siste#as$
2.7.5. CICLO DE VIDA DE LA GESTIÓN DE PROCESOS DE
NEGOCIOS
*dolfo -$ de Soto (B44K$ El ciclo de vida de la
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identificados, revisados, validados, " representados en #odelos$ ichos
#odelos se e'presan en al!una notación !ráfica para facilitar la
co#unicación acerca de los #is#os entre todos los staOeholders$ En la
actualidad e'isten varias notaciones !ráficas para dichas
representaciones, pero debido a la estandarización, ho" el len!uae
>:?N se está volviendo el #ás usado$
E'+
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O)$8$H,+$
%a opti#ización inclu"e la recuperación de infor#ación sobre el
rendi#iento de los procesos, identificando los obstáculos reales o
potenciales " las oportunidades potenciales de ahorro de costos u otras
#eoras, " lue!o, la aplicación de las #eoras en el dise8o del proceso$
En !eneral, esto crea un #a"or valor de ne!ocio$ :ara esta actividad,
ta#bién suele aplicarse las técnicas de la #iner3a de procesos (:rocess
#inin!$ El #onitoreo a"uda a #edir la calidad de los procesos
#odelados " la e'actitud del a#biente de eecución$
>eneficios;
-educción de plazos en los procesos de soporte al ne!ocio$
.pti#ización de costos
)nte!ridad " calidad de procesos
Conoci#iento de la or!anización " su funciona#iento
)nconvenientes;
E'istencia de procesos no auto#atizados
E'istencia de actividades o tareas no soportadas desde los siste#as .peracionales
Co#pleidad de las herra#ientas
%as Fi!ura B " la Fi!ura B14 #uestra un antes " un después de haber
aplicado >:?$
F$
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F$:?N (>usiness :rocess ?odellin! Notation es un estándar de la>:?) (>usiness :rocess ?ana!e#ent )nitiative R1B, or!anis#o &ue ha
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sido absorbido reciente#ente por la .?:?N posee un conunto reducido de ele#entos de este tipo$ El obetivo
de &ue sea un conunto reducido es &ue los #odeladores no ten!an &ue
aprender #e#orizar !ran cantidad de iconos$ %os tres obetos de fluo principales los pode#os ver en la si!uiente tabla$
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F$
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E(((& *l producirse un error ()nicio o inter#edio o &ue !enera un
error &ue debe ser capturado$ C,+'0& Evento &ue se dispara al cancelarse una transacción
()nter#edio o &ue per#ite !enerar una cancelación de unatransacción$
C8'/,)$& :ara realizar acciones de co#pensación en caso de
&ue se deba cancelar una actividad o para !enerar esta actividad de
cancelación de una actividad en curso$ R
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%as calles o sQinlanes son un #ecanis#o &ue nos va a per#itir clasificar
las actividades de #anera visual para ilustrar las distintas cate!or3as o
responsabilidades$
%as distintas clases de este tipo de obetos se pueden apreciar en la tabla$
F$:?N per#ite a8adir artefactos adicionales$ %os tres tipos predefinidos
se pueden apreciar en la tabla$
Fi!ura B16;*rtifacts (*rtefactos o :roductos
Tipo Descripción Imagen
"atos #"ata Ob$ect%
Para !ostrar los datos cinc sonproducidos o reueridos por lasactividades&
'rupo #'roup%
Para agrupar distintosele!entos del diagra!a&
(notaciones #(nnotations% Para proporcionar infor!aciónadicional&
2.7.7. "'((,8$'),/ BPMN
esde la aparición de >:?N, " #ucho #ás desde la absorción de >:?)
por parte de la .?:?N ha tenido un é'ito notable "
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co#o consecuencia de este é'ito han ido apareciendo !ran cantidad de
herra#ientas &ue dan soporte a esta especificación$
%as &ue se!7n la propia .?< i#ple#entan la especificación son las
si!uientes;
*ppian Enterprise 6 >usiness :rocess ?ana!e#ent Suite aQa"; :rocess ?ana!er >iz*!i >.C )nfor#ationS"ste#s; *.N)S usiness .pti#ization Server :rocess SOetchpad )SScheer; *ris Corel; i
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*ctividades, procedi#ientos o re!las de ne!ocio obsoletas
Fluos co#pleos &ue se pueden si#plificar
El estudio de
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En el fluo a pode#os revisar si las actividades se pueden iniciar antes$ En
el ee#plo se #uestra &ue la actividad (19 puede realizarse después de la
(2$ En ee#plo se podr3a acortar el ciclo de tie#po del proceso por&ue se
puede eecutar antes de la actividad (6$
En el caso b pode#os dotar de #a"ores recursos la actividad (2, con lo
&ue lo!ra#os a!ilizar el tie#po de eecución de esta actividad$ Este caso
representa el t3pico Dcuello de botella, cuando un usuario tiene #ucho
volu#en de trabao " otras tareas tienen &ue esperar a la finalización de esta$
El fluo c #uestra una posibilidad bastante poco considerada en la práctica,
por&ue a!re!ar una actividad au#enta el costo de los recursos, pero puede
#eorar notable#ente la calidad del servicio " con esto el !rado de
satisfacción de cliente$
El fluo d #uestra có#o se acorta el ciclo si pode#os desistir de una activi
dad en el proceso$ :ara revisar si encontra#os actividades obsoletas
tene#os &ue pre!untar en las reuniones de análisis; =Tué pasar3a si
desisti#os de esta actividad@
El caso e #uestra la posibilidad de e'ternalizar un servicio si su realización
es #ás eficiente entre!arlo a especialistas$ :iense en el caso de la necesidad
de elaborar o revisar contratos de ne!ocio, contratos de e#pleo, fini&uitos
etc$ Si el volu#en de una actividad es pe&ue8o, pero se re&uiere de #ucho
conoci#iento espec3fico para resolverla, es un candidato a e'ternalización$
El caso f #uestra la posibilidad de unir actividades$ Supon!a#os &ue la
entrada de una factura pasa por dos revisiones for#ales, revisión de
correctitud de datos " e'istencia de una orden de co#pra (B " antes de
&ue sea enviada al eecutivo de área$ Si pones a disposición la infor#ación
necesaria para &ue se puedan revisar en conunto, nos ahorra#os el traspaso
de una tarea a otra$
Final#ente el caso ! #uestra la posibilidad de paralelización de actividades
en un fluo de procesos$ Si lo!ra#os paralelizar actividades pode#os
reducir el tie#po de ciclo de un proceso$
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2.. OBTENCIÓN DE CERTIFICADOS EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL
FEDERICO VILLARREAL
En la Fi!ura B19 se presenta el proceso de obtención de certificados de estudios
se!7n el +U:*$
F$
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2.. DEFINICIÓN DE TRMINOS A+)$$-,-& una sola tarea, &ue se realiza dentro de un proceso$ Se usa cuando
el trabao en el proceso no es analizado en detalle dentro del fluo$ A+)$$-,- ,:?S desarrollada por Hisión SoftQare, &ue es 7til para
auto#atizar " #odificar procesos de ne!ocio co#pleos " diná#icos con #ás
rapidez " fle'ibilidad &ue cual&uier otra solución en el #ercado, " ta#bién
para soportar el #eora#iento continuo de los procesos cr3ticos de la
or!anización$ BPMN& Notación de ?odela#iento de :rocesos de Ne!ocio (>usiness
:rocess ?odelin! Notation es una notación !ráfica &ue describe la ló!ica de
los pasos del proceso de Ne!ocio$ Esta notación ha sido dise8ada
especial#ente para coordinar la secuencia de los procesos " los #ensaes &ueflu"en entre los participantes de las diferentes actividades$
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C,)'(,& Correspondiente a un !rupo de procesos, &ue i#plica &ue un
proceso es asociado a una cate!or3a$ %as cate!or3as per#iten visualizar la
erar&u3a de los procesos de la co#pa83a$
E)$-,-& Una representación ló!ica de una tabla de base de datos definida por un conunto de atributos &ue contiene infor#ación sobre el ne!ocio$
E') -' F$ T'(8$,0& )ndica el final del proceso$ E') -' I$+$& Un Evento de )nicio indica dónde un proceso en particular
e#pezará$ En tér#inos de la Secuencia de Fluo, el Evento de )nicio e#pieza
el fluo del :roceso, " entonces, no tendrá nin!7n fluo de secuencia entrante$ E') I)'(8'-$ T'8($H,-& -epresenta un retraso (periodo de
tie#po dentro del proceso$ F0iz*!i, un proceso en s3
#is#o, o un subproceso de otro, definen un proceso, o un conunto de
actividades &ue son usadas co#o un #ódulo$ e cual&uier #odo, todos estos
son creados del #is#o #odo " sólo el valor del tipo de proceso para cada
caso es #odificado$ P(+'/ "$& :rocesos &ue son eecutados desde otro proceso (el proceso
padre, &ue pueden ser subprocesos o #ódulos$ P(+'/ P,-('& Un proceso &ue tiene subprocesos dentro de sus fronteras$ R'0, -' E'+
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funda#ental de >iz*!i, &ue son al#acenadas " clasificadas de tal for#a &ue
pueden reusarse en la aplicación (proceso$ R'0,+$& U, ,/+$,+$ ')(' -/ 8/ ')$-,-'/. S
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Capítulo III: DISEÑO MEODO!"#ICO3.1. TIPO 9 NIVEL DE INVESTIGACIÓN
,% T$ -' I'/)$,+$
:or el presente estudio la investi!ación re7ne las condiciones #etodoló!icas de
una $'/)$,+$ 8(*$+, ,0$+,-,, basándose en una fuente de datos
e#p3rica$
=% N$'0 -' 0, I'/)$,+$
e acuerdo a la naturaleza del estudio de investi!ación, re7ne por su nivel las
caracter3sticas de un estudio -'/+($)$.
3.2. DISE!O ESPECÍFICO DE INVESTIGACIÓN
%a )nvesti!ación de acuerdo a Gernández et al$, B44, cap9, p$1I0 tiene un dise8o
transversal no e'peri#ental, "a &ue se recolectaron datos en un solo #o#ento " un
tie#po 7nico, con el propósito de analizar " describir las variables " analizar su
interrelación en el #o#ento dado$
3.3. UNIVERSO POBLACIÓN 9 MUESTRA
Se to#ó co#o universo, población " #uestra los si!uientes conte'tos;
,% U$'(/El universo es la Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión, situado
en la ciudad de Guacho, :rovincia de Guaura, eparta#ento de %i#a$
=% P=0,+$
Se to#a co#o población la Facultad de )n!enier3a de la Universidad Nacional
José Faustino Sánchez Carrión$
+% M
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C,)
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En este trabao se utilizó la técnica docu#ental co#o principal fuente pri#aria al
#o#ento de buscar la infor#ación &ue conlleve a dar con la solución al proble#a
de investi!ación$ Esta infor#ación fue cualitativa " cuantitativa$
%a presente investi!ación se ha realizado de la for#a si!uiente;
a Selecciona#os el proble#a a investi!ar$ b Selecciona#os #ateriales para esclarecer el te#a$c Se procedió a la for#ulación de pre!untas cerradas para la entrevista$d Se realizó la entrevista en la Facultad de )n!enier3a de la Universidad Nacional
José Faustino Sánchez Carrión$e *nálisis de la )nfor#ación$
4.3. PROCESAMIENTO ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ACTUAL DE OBTENCIÓN DEL
CERTIFICADO DE ESTUDIOS
El proceso inicia cuando el I)'('/,- presenta su E'-$')' en la U$-,- -'
T(,8$)' D+
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estudios. E0 )(,=,,-( ,-8$$/)(,)$ confecciona el certificado de estudios$ Una
vez confeccionado, es enviado nueva#ente al Jefe de la .ficina de -e!istros
*cadé#icos para la fir#a correspondiente$
%a /'+('),($, -' 0, ORAA realiza la recepción f3sica del e'pediente enviado desde
por el trabaador ad#inistrativo, para esto fir#a " cuaderno de car!o$ Se procede a
hacer una 7lti#a revisión del e'pediente antes de elevarla hacia el J'*' -' 0,
ORAA para su fir#a. En el caso de &ue no e'ista nin!una observación del
e'pediente se procede a re!istrar los datos &ue fi!uran en él en el Sistema
(nform$tico " se procede a la fir#a$ %ue!o se realiza el env3o del e'pediente hacia
la D'+,,)
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CAPÍTULO V& PRESENTACIÓN DISCUSIÓN 9 ANÁLISIS DE LOSRESULTADOS
5.1. SITUACIÓN ACTUAL
*nalizando la infor#ación &ue fue obtenida de la Facultad de )n!enier3a )ndustrial,Siste#as e )nfor#ática se procedió a elaborar los es&ue#as necesarios para crear el
dise8o de solución en >:? al proceso de .btención del Certificado de Estudios$:ara este co#etido se utilizó co#o herra#ienta el SoftQare ?icrosoft Hisio B449
(Hersión +rial para la elaboración de los si!uientes ia!ra#as;• ?apa Estraté!ico (Fi!ura H1• ?apa de :rocesos (Fi!ura HB
+eniendo en consideración las re!las " nor#as &ue establece un siste#a >:?$ Se
dise8ó el #odelo >:? para el proceso de obtención del certificado de la Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión$ :ara el dise8o de dicho #odelo se utilizó la
Gerra#ienta >:?S >iz*!i E'press0 teniendo en consideración su fácil adaptabilidad
" #aneo del #is#o$5.1.1. MAPA ESTRATGICO
El #apa estraté!ico de la UNJFSC se presenta en la Fi!ura 1$
F$
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%a docu#entación del proceso se visualiza en la +abla H1$
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T,=0, V1& D+%E E
%* ?E)C)\N
+ie#po obtención delcertificado de estudios
(d3as
Fecha de entre!a desolicitud W fecha de
recepción de solicitud:or solicitud
Jefe de la Unidad-e!istros "
*suntos*cadé#icos
Costo de proceso deobtención de certificado de
estudios (soles
Su#atoria de loscostos de lasactividades
:or solicitud
Jefe de la Unidad-e!istros "
*suntos*cadé#icos
Po!entae #e o,ten!i*n#e !eti!a#o #e
estu#ios ()
otal #e:eti!a#os
entega#os ;(100)--------------------------
-----
otal #eoli!itu#es
?ensual Jefe de la Unidad-e!istros "
*suntos*cadé#icos
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Fiura )-2" &apa de procesos
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e!i,i#as
5.1.3. DIAGRAMA DE PROCESOS DE OBTENCIÓN DE CERTIFICADOS
DE ESTUDIOS
El dia!ra#a de procesos de obtención de certificado de estudio se presenta
en la Fi!ura H$ Se ha dia!ra#ado la descripción del proceso &ue se
presentó en el 3te#s 2$$
F$
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5.1.4. INDICADORES DEL PROCESO
%a descripción de los indicadores se presenta en la +abla HB, +abla H "+abla H2
T,=0, V2& I-$+,-(& T$'8 )),0 -' =)'+$ -'0 +'()$*$+,- -' '/)ee #e la ?!ina #e =egistosA!a#+&i!os
"%S$ONS#(% % #)O,# %#*ON%S
>ee #e la o!ina #e =egistosA!a#+&i!os
T,=0, V3& I-$+,-(& C/) -' (+'/ -' =)'+$ -' +'()$*$+,- -' '/)
-
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,%**/N:entegas #e
!eti!a#os #eestu#ios (%A)
"%S$ONS#(% % #
,%**/N
>ee #e la ?!ina #e =egistos
A!a#+&i!os"%S$ONS#(% % #)O,# %#*ON%S
>ee #e la o!ina #e =egistosA!a#+&i!os
T,=0, V4& I-$+,-(& P(+'),' -' =)'+$ -' '8$/$ -' +'()$*$+,- -' '/)
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%as actividades del proceso para la obtención de certificado de estudios se
presentan en la Fi!ura H6$
5.1.7. COSTO DE LOS EMPLEADOS UE PARTICIPAN EN EL PROCESO
El costo de las personas &ue participan en el proceso para la obtención de
certificado de estudios se presenta en la +abla H6$ :ara el cálculo se ha
utilizado sueldos pro#edios de las personas &ue intervienen en el proceso$
F$
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F$
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T,=0, V5& C/) -' 0/ '80',-/
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T,=0, V6& E,0ee #e ?=AAi&a el !eti!a#o#e estu#ios
100.22916
72.29167 1100 11$000 2$520.83
e!etaioA!a#+&i!oA#&inistativo
i&a el !eti!a#o#e estu#ios
50.22916
71.14583 1100 5$500 1$260.42
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T,=0, V7& E,0
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5.1.11. ANÁLISIS DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE
Gaciendo un análisis de la nor#atividad vi!ente resu#idas en la %e"
Universitaria ()te# B$$1$ de la #ono!raf3a, Estatuto de la Universidad
()te#s B$$B$ de la #ono!raf3a, -e!la#ento de .r!anización " Funciones
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()te# B$$$ de la #ono!raf3a, el ecano ni el Secretario *cadé#ico
*d#inistrativo no están facultados para fir#ar los certificados de estudios$
En el -e!la#ento de .r!anización " Funciones ()te#s B$$ de la
#ono!raf3a, *rt3culo 9] indica &ue una de las funciones del .-** es;
*+, #mitir certificados de estudio as. como las constancias acad/micas
respecti0as
En el ?anual de .r!anización " Funciones (3te# B$$2$ de la #ono!raf3a,
*rt3culo 12] indica &ue la función de .-** es;
*#mite los certificados de estudio as. como las constancias acad/micas
respecti0as Procesa la estad.stica acad/mica
C+0
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a Se debe #odificar el proceso de obtención de certificado de estudios para evitar
actividades " desplaza#ientos &ue no !eneran valor al proceso de obtención de
certificados de estudios$
b %as actividades de recepción de solicitudes de e#isión de certificados de
estudios lo debe de realizar la Secretaria de .-** en la .ficina de .-**,
dándole acceso al S)*+ para realizar las tareas de recepción del e'pediente$
c *decuar la Nor#atividad vi!ente para &ue el Jefe de .-** " el :ersonal
*d#inistrativo de Yrea de :rocesa#iento de )nfor#ación (&uien lo confecciona
deben de fir#ar el certificado de estudios, e'clu"éndose de tal actividad al
ecano " Secretario *cadé#ico *d#inistrativo de la Facultad$ Con eso se
evitar3a realizar desplaza#iento &ue no a!re!an valor al proceso$d %a entre!a del Certificado se debe de realizar en el #is#a .-**, a través de su
Secretaria$
e Se debe a!re!ar al S)*+ reportes &ue per#itan controlar el estado de proceso "
&ue visualicen a los e'pedientes &ue se encuentran fuera de fecha para hacer las
correciones " poder cu#plir con lo &ue #anifiesta el +U:*, &ue la entre!a es en
6 d3an en vez de los 16 d3as &ue se de#ora actual#ente$ Este tie#po se puede
austar " lo!rar la entre!a del certificado en 4B d3as co#o #á'i#o$f Se debe de capacitar al personal ad#inistrativo para &ue al utilizar el proceso
propuesto realice las actividades del proceso propuesto$
! e debe de #odificar el -.F " ?.F para &ue el personal pueda hacerce de
responsabilidades en caso &ue e'ista situaciones anor#ales el el proceso$
5.2.1. D$,(,8, -' (+'/ (
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F$
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F$
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F$
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5.2.5. EVALUACIÓN DE TIEMPO 9 COSTO ACTIVIDADES DE
DESPLA#AMIENTO DEL PROCESO PROPUESTO
ACTIVIDADES DE TRANSPORTE DE LOS EPEDIENTE% PARA
LA OBTENCIÓN DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS%a evaluación del tie#po " costo de las actividades de desplaza#iento del
proceso propuesto para la obtención de certificado de estudios se presenta
en la +abla H14$
T,=0, V& E,0
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F$
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5.3. ANÁLISIS DE LS !ES"LTADS.
5.3.#. $omparación Tiempo % costo& Acti'idades o(tención de certi)icado.
T,=0, V1& C8,(,+$ -' )$'8 @ +/) -' ,+)$$-,-'/ -' =)'+$ -'
+'()$*$+,- -' '/)
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L, T,=0, N: 1, es una tabla co#parativa de tie#po " costo, entre la for#a actual (1 del trá#ite
del certificado de estudios " el procedi#iento propuesto (B$ C8 /' ee #e@ni#a# #e á&ite
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=/'(,( '0 (+'-$8$') (uena i#a!en para la Facultad en cuanto a trá#ites de docu#entos
acadé#icos$
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#$E)UO ;: ONUS*ON%S "%O,%N#*ON%S
6.1. CONCLUSIONES
A. Se aplicó la :? en la #eora el proceso delCertificado de Estudios en la Universidad Nacional José Faustino Sánchez
Carrión, encontrándose &ue las actividades &ue no !eneran valor para ésta
actividad son;
a :ara el +ie#po " Costo en el proceso actual$
Fir#a del Secretario *cadé#ico$
Fir#a del ecano de la Facultad$
-ecepción " entre!a de la solicitud " del certificado por el trabaador
ad#inistrativo de la Facultad$
,) :ara el +ie#po " esplaza#iento del proceso actual$
• No ha" desplaza#iento para la fir#a del Secretario *cadé#ico$
• No ha" desplaza#iento para la fir#a del ecano de la Facultad$
• No ha" desplaza#iento para la -ecepción " entre!a de la solicitud " del
certificado por el trabaador ad#inistrativo de la Facultad$
B$ %a opti#ización del proceso de obtención del certificado de estudios se dá por;
a :ara el +ie#po " Costo en el proceso actual$
)iemo4minutos6
osto )otalSolicitudes8
#9o
#nual 411%5edientes6
,inutos osto 4S876)O)#%S
416426
1;<1>
2=
-
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%a opti#ización se dá con B9644 #inutos #enos " un ahorro en costos de S5$
K426,I2 para el trá#ite de 1144 e'pedientes de e'pedición de certificados de
estudios$
b :ara las actividades de desplaza#iento$
)iemo4minutos6
osto )otalSolicitudes8
#9o
#nual 411%5edientes6
,inutos osto 4S876)O)#%S
416426
@@1>
>=12$ )#ple#entar " *plicar el siste#a >:? a los de#ás procesos de la Facultad de
)n!enier3a, !eneralizando a todas la Facultades de la Universidad
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A' 1& R'+(($- ,+)