MỘT SỐ KỸ NĂNG CẦN THIẾT VỀ WORD

 

Phần này sẽ trình bày một kỹ năng cần thiết cho việc soạn thảo tiểu luận mà chưa được

trình bày trong giáo trình [1] như : Sử dụng Style, tạo đề mục (Heading), tạo mục lục

(Table of Contens), tạo chú thích (Foonote/Endnote), tạo Header/Footer, tạo tham chiếu

chéo (Cross Reference), Tìm kiếm và thay thế trong văn bản, ... Ngoài ra, khi soạn thảo

tiểu luận, cũng cần phải áp dụng một số kỹ năng khác (Chọn các kiểu chữ tiếng Việt; gõ

phím tiếng Việt; sao chép, xóa, di chuyển các nhóm chữ hay các đoạn văn bản; định dạng

trang in; chèn hình ảnh; vẽ biểu đồ, sơ đồ; v.v) có trong giáo trình.

III.1.    Sử dụng Style “Normal”

Style là một tập hợp các đặc tính định dạng, có thể sử dụng style để định dạng một cách

nhanh chóng một nhóm đoạn văn hay một thành phần nào đó trong văn bản. Để áp dụng

một style nào đó vào một đoạn văn bản, hãy đánh dấu đoạn văn bản đó và chọn style

mong muốn trong hộp Style. Có thể tạo mới, xóa, sửa style. Tuy nhiên, phần này chỉ trình

bày việc sửa và áp dụng style “Normal”.

Style “Normal” được áp dụng cho các đoạn văn bản bình thường trong văn bản, vì vậy

cần phải sửa chữa các định dạng trong style “Normal” theo đúng qui định của tiểu luận để

không phải sửa chữa định dạng nhiều lần.

Hãy làm các thao tác : Format => Styles and Formatting => nhấn nút phải chuột vào

style “Normal” =>Modify => Format, sau đó :

     Bấm chuột vào mục Font để chọn kiểu chữ VNI-Times, cỡ chữ 13, chọn

“Normal” ở mục Font style.

      Bấm chuột vào mục Paragraph để chọn Alignment là “justified”, Line spacing là

“1.5lines”. Ngoài ra có thể chọn một số mục khác tùy ý.

Chú ý   : Đừng đánh dấu  vào mục Automatically update.

III.2.     Tạo hệ thống đề mục

Có thể dùng nhóm Heading styles để định dạng hệ thống đề mục trong văn bản, Heading

1 dùng cho đề mục cấp 1, Heading 1 dùng cho đề mục cấp 2, .... Việc sửa chữa các style

“Heading” giống như sửa chữa style “Normal”. Để lựa chọn cách đánh số phù hợp với

tiểu luận, trong hộp thoại sửa chữa style “Heading...”, hãy

chọn Format => Numbering => Outline Numbered => Chọn kiểu đánh số

=> Customize => sửa chữa theo ý muốn.

III.3.    Tạo mục lục

Với việc dùng các style “Heading...” để tạo hệ thống đề mục, có thể tạo mục lục một cách

tự động theo các bước sau :

    Bấm chuột để dấu nháy đứng vào vị trí định tạo mục lục.

    Insert => Reference => Index and Tables => Table of Contents

    Hãy chọn các mục cần thiết, trong đó mục Show level chỉ số cấp đề mục được hiện

lên trong bảng mục lục.

    Chọn mục Modify => TOC... => Modify =>... để sửa chữa định dạng các dòng của

mục lục (Style TOC...).

Trong quá trình soạn thảo tiểu luận, hệ thống đề mục có thể bị di chuyển, thay đổi, do đó

cần phải cập nhật mục lục. Để làm điều này, hãy bấm chuột vào mục lục rồi nhấn phím

F9. Cũng có thể sửa chữa bằng tay hình thức của mục lục.

III.4.    Tạo chú thích

Để tạo các chú thích, hãy thực hiện các bước sau :

    Bấm chuột để đưa dấu nháy vào vị trí định tạo chú thích.

    Insert => Reference => Footnote...

    Tại mục Location, chọn Footnote nếu muốn ghi chú thích ở cuối mỗi trang,

chọn Endnote nếu muốn ghi chú thích ở cuối tiểu luận hay cuối mỗi section (ví dụ,

cuối mỗi chương).

    Hãy chọn cách đánh số thích hợp tại các mục còn lại trong hộp thoại.

Định dạng của chỉ số chú thích đặt tại style “Footnote Reference”, định dạng của dòng

chú thích đặt tại style “Footnete Text”.  Để sửa chữa, hãy bấm chuột vào chỉ số hoặc

dòng chữ của một chú thích, chọn Format => Styles and Formatting => nhấn nút phải

chuột vào hộp formatting of selected text rồi sửa chữa style.

III.5.    Tạo Header/Footer

Header là phần ghi ở đầu mỗi trang, Footer là phần ghi ở cuối mỗi trang. Trong phần này

có thể ghi tiêu đề hoặc đánh số trang, v.v. Cách tạo và định dạng Header/Footer có trong

giáo trình. Cần chú ý thêm những ý sau

    Nếu muốn tạo Header/Footer khác nhau giữa các trang chẵn/lẻ, hãy

chọn File => Page Setup => Layout => Đánh dấu vào ô Different odd and even.

    Nếu muốn tạo Header/Footer khác nhau trên từng đoạn văn bản (ví dụ, trên từng

chương, mục), hãy chia văn bản thành các section, gỡ bỏ thuộc tính same as

previous của Header/Footer rồi định dạng Header/Footer cho từng section[4].

 

III.6.    Tạo các tham chiếu chéo

 Tính năng tham chiếu chéo (cross-reference) dùng để tham chiếu một mục nào đó trong

văn bản. Có thể dùng tham chiếu chéo để chỉ tới tài liệu tham khảo, chương mục, hình

ảnh, bảng biểu,... có trong tiểu luận. Để tạo tham chiếu chéo, hãy thực hiện các bước sau:

    Bấm chuột để đưa dấu nháy vào vị trí định tạo tham chiếu chéo.

    Insert => Reference => Cross-reference

    Chọn mục cần tham chiếu tới rồi nhấn nút Insert.

Cũng giống như bảng mục lục, nội dung của các tham chiếu chéo có thể bị thay đổi trong

quá trình soạn thảo văn bản nhưng Word lại không tự động cập nhật ngay. Vì vậy, sau

khi đã chỉnh sửa xong về nội dung, cần cập nhật lại bảng mục lục và các tham chiếu chéo

theo các bước sau: 

    Chọn toàn bộ văn bản (nhấn Ctrl+A hoặc Edit => Select All ).

    Nhấn phím F9.