møtekontroll, osterøy kommune, ledergruppa, 22.september 2015
TRANSCRIPT
MøtekontrollOsterøy kommune, 22.september 2015
Jørn Kippersund – allmennlege og bloggerVolda/Ålesund
Kostnader - møte
• Tid• Penger• Oppmerksomhet• Ansvarsfraskriving
40 % bortkastet?!
Hvordan er det hos dere?- antallet møter?- varighet på møter?- struktur på møter?
Etterarbeid Forstyrret fokus
Nytt møte
Begrunnelse
Begrunnelse
Alternativ til møte?
PROSESS
KONTEKSTUELL INFORMASJON
KONTEKSTUELL INFORMASJON
Informasjon tilgjengelig• der den trengs• når den trengs• for personen(e) som trenger den
Kompensere for sviktende delingskultur?
sende dele
Begrunnelse
Beslutte
Begrunnelse
Idémyldring
Begrunnelse
Idémyldring
Idétesting
Begrunnelse
Oppgavefordeling
Begrunnelse
Prosjektfremdrift - rapportering
Begrunnelse
Evaluering - rapport
Begrunnelse
Infoflyt
Begrunnelse
Innsalg - læring
Begrunnelse
Bli bedre kjent!
Begrunnelse
Stabsmøter – faste møter
Begrunnelse
Stabsmøter – faste møter
- Fast tidspunkt- Fast varighet
Begrunnelse
Stabsmøter – faste møter
- Fast tidspunkt- Fast varighet
Personer
Personer
Need to be there
Personer
Nice to be there
Personer
Høflighet?
Personer
Bidrag per person
Personer
Bidrag per person
Passivmodus
Personer
Inn og ut?
Forberedelse
Forberedelse
Dynamisk agenda
bit.ly/ost1001
Dele
• Sakliste, faste møter• Kalender• Tekstutkast• Prosjektdokument – oppgaveoversikt
Dele
• Sakliste, faste møter• Kalender• Tekstutkast• Prosjektdokument – oppgaveoversikt– Hvem gjør hva og når? Hva er status?– Eks: Arrangement
Forberedelse
Tilgjengelig info
Forberedelse
Topp 3 problemstillinger
Forberedelse - deltager
Innspill agenda
Forberedelse - deltager
Innflytelse
Møteledelse
Møteledelse
Begynn presis!
Møteledelse
Avklar tidsrammene
”Butt-i-butt-møter”
Avslutt kl. XX.55
Møteledelse
Agenda – fallende viktighet!
!
!
Møteledelse
Avslutt presis!
Møteledelse
Del i 2 – etter skillet kan de som vil gå
Møteledelse
Hva handler møtet om?
Møteledelse
Dilemma vs. informasjon
Møteledelse
Evige diskusjoner?
Møteledelse
Hvordan ”ta runden”?
Møteledelse2 min. stillhet med
penn og papir - unngår prestasjonsrunde
Hvordan ”ta runden”?
Møteledelse
Ta runden – all info innhentet?
Møteledelse
Ta runden – kan vi beslutte nå?
Møteledelse
Prosess i fokus
Møteledelse
Prioriter avklaringer for prosessen
MøteledelseFOKUS!• Er alle sider belyst?• Kan vi beslutte nå?• Er informasjonen
innhentet?• Er informasjonen gitt?• Har vi avklart neste
skritt?• Er oppgavene tildelt?
Møteledelse
Topless meetings?
Møteledelse
Naturlige funksjoner
Møteledelse
Engasjert leder kjenner ikke symptom på utmattelse
Møteledelse
Tidlig slutt er bonus
Møteledelse
Del i 2 – etter skillet kan de som vil gå
Referat
Referat
Møtet hjelper prosessen – ikke omvendt
Referat
Hvem skriver?
Referat
Agenda som mal for referat
Referat
Live skriving – de som er der godkjenner
Referat
Prosjektdokument vs. referat
Case, prosjektdokument
• Timeplanmøte for lærerne. Hva er viktigst?– Timeplanen– Møtereferat
– (Ja, dokumentasjon – ”de tillitsvalgte var til stede” kan være viktig, men fortsatt er prosessen/prosjektet viktigst)
Referat
Runde med tildelte oppgaver bedre enn referat?
Referat
Runde med tildelte oppgaver bedre enn referat?
Hvem gjør hva? Når?
Referat
Runde med tildelte oppgaver bedre enn referat?
Unngå at oppgaver glipper.Unngår at oppgaver gjøres dobbelt
Referat
Gjør det nå!
Referat
1. Hvem er ansvarlig?
Referat
2. Hva er neste skritt?
Referat
Deling - tilgjengelighet
Referat
Deling - tilgjengelighet
www.innbokskontroll.no/presentasjoner
Delingskultur og møtekontroll - gruppeoppgaver
• Hvilke delingsplattformer har vi hos oss? Til hva brukes
disse?
• Gi eksempel på et prosjekt/oppgave fra noe du har jobbet med på e-post som burde vært jobbet med på delingsplattform.
• Hvilke hindringer står i veien for mer bruk av delingsplattformer? Hvordan kan disse hindringene overkommes?
Delingskultur og møtekontroll - gruppeoppgaver
• Hvordan kan du dele kunnskap og gode råd
med dine kolleger?
• Hvordan etterspør du kunnskap og gode råd hvis du ikke vet hvem som har den kunnskapen du er ute etter?
Delingskultur og møtekontroll - gruppeoppgaver
• Blir enkle word-dokument delt? Hvordan? Hvordan
håndteres versjonsproblematikk?
• Hvordan er tilgjengeligheten på agenda og møtereferat for de faste møtene? Fins det et forbedringspotensiale?
• Brukes vedlegg eller lenke til filer på intranettet? Bruker man lenke til saksdokument i møteinnkallinger eller vedlegg?
Delingskultur og møtekontroll - gruppeoppgaver
• Hvordan finner vi et møtetidspunkt når det
skal passe for mange?
• Hva syns du om frekvensen på faste møter? For ofte? For sjelden? Er det alltid lik varighet på de faste møtene? Kan kulturen endres mhp. avslutningstidspunkt?