move week event guide_bg

НАРЪЧНИК за MOVE агенти

ПРЕДГОВОР

Благодарим за участието Ви като MOVE агент в тази голяма международна

кампания за раздвижване на Европа – вие ще помогнете за разпространение

на посланието, че движението е забавно, а движението заедно е още по-

забавно!

Целта на наръчника е да ви улесни в организирането на събития за професионална кампания. Той ще ви помогне за действията ви преди, по време и след Седмицата на физическата активност и спорта. Надяваме се, че ще намерите наръчника лесен за използване. Той съдържа всички NowWeMOVE материали и пособия за кампанията, които ще ви помогнат да планирате, създадете и разпорстраните вашето събитие. В сферата на спорта, кампаниите стават много по-забавни, когато обединим сили и работим заедно. NowWeMOVE кампанията продължава да се разраства и все повече хора се включват в нея, затова желаем да се уверим, че всички работим в една насока.

Надявам се, че този наръчник ще ви вдъхнови и ще ви помогне да организирате своята идеална дейност за Седмицата на физическата активност и спорта. Пожелавам ви късмет с организирането на вашите събития! Джейкъб Шоуенборг Главен Секретар на ISCA

2

СЪДЪРЖАНИЕ НА НАРЪЧНИКА

Съдържание

Този наръчник съдържа всичко, което ви е нужно за да създадете събитие за Седмицата на физическата активност и спорта. Той предоставя насоки за финансиране, материали за рекламиране и комуникация, за да ви помогне с организирането на събитие.

Всички графични елементи представени в наръчника може да свалите от www.moveweek.eu

3

ПРЕДГОВОР За кампанията 4 - 6 Въведение 4 Визия и цел 5 MOVE Week 6 Първи стъпки 7 - 8 Въведение 7 3 Важни фази 8 Фаза 1: ПОДГОТОВКА 9 - 38 Подготовка 10 Стъпка 1: Инициатива и ориентация 11 - 13 Стъпка 2: Първа среща 14 - 16 Стъпка 3: Създаване на проектна група 17 - 19 Намиране на доброволци 19 Стъпка 4: Проектоплан 20 - 21 Стъпка 5: План за комуникация 22 - 23 Стъпка 6: Връзки с обществеността 24 - 27 Стъпка 7: Разпространение на събитието 28 - 34 Социални медии 31 Инструменти и шаблони 32 - 34 Стъпка 8: Бюджет 35 - 38 Стъпка 9: Спонсорство и финансиране 37 - 38

Фаза 2: АНГАЖИРАНОСТ 39 - 45 Ангажираност 40 Последни стъпки 41 Дневно разписание 42 Доброволци 43 - 44 Справка 45 Фаза 3: ПРАЗНУВАНЕ 46 - 48 Закриване 48

http://www.moveweek.eu/

ЗА КАМПАНИЯТА

ЗАЩО СЕ НУЖДАЕМ ОТ КАМПАНИЯТА?

4

ДВЕ ТРЕТИ ОТ ВЪЗРАСТНИТЕ ХОРА В ЕВРОПА НЕ ДОСТИГАТ ПРЕПОРЪЧИТЕЛНИТЕ НИВА НА

ФИЗИЧЕСКА АКТИВНОСТ

Затова ISCA започна NowWeMOVE кампанията;

Обединихме сектора „Спорт за всички“ и други сектори с подобна насоченост, за да се борят с епидемията от физическа неактивност в Европа.

*600 000 смъртни случаи на година в Европа, поради липсата на физическа активност.

*100 милиарда евро на година са преките (за здравеопазване) и непреките разходи поради липсата на физическа активност в Европа.

ВИЗИЯ

5

Главната цел на кампанията NowWeMOVE и Седмицата на физическата активност и спорта е ДО 2020 ГОДИНА ДА ПОДТИКНЕ ОЩЕ 100 МИЛИОНА ЕВРОПЕЙЦИ ДА БЪДАТ ФИЗИЧЕСКИ АКТИВНИ. Звучи амбициозно, но ние вярваме в тази цел. Можем да я постигнем, ако накараме Европа да се раздвижи.

ЦЕЛИ НА КАМПАНИЯТА

ОСВЕДОМЕНОСТ / ВЪЗДЕЙСТВИЕ Увеличаване на осведомеността за кампанията с 50% всяка година – от 37 милиона през 2013 до 55,5 милиона през 2014 и т.н.

КАПАЦИТЕТ

Увеличаване броя на MOVE агентите със 100% всяка година – от 600 през 2013 до 1200 през 2014 и т.н.

АКТИВАЦИЯ / ВКЛЮЧВАНЕ През 2013 в «движението» се включиха 500 000, основно чрез Седмицата на физическата активност и спорта. Нашите цели за следващите три години са:

1

2

3


КАКВО Е СЕДМИЦАТА НА ФИЗИЧЕСКАТА АКТИВНОСТ И СПОРТА?

6

Седмицата на физическата активност и спорта е европейско събитие, провеждано през първата седмица на октомври. Тази година ще се организира от 29 Септември до 5 Октомври. Тя е интегрирана част от NowWeMOVE кампанията. Целта на „Седмицата“ е популяризирането на ползите от това да бъдеш физически активен и да спортуваш редовно. Много промоутъри на физическата активност ще организират събития, включващи вълнуващи и нови дейности за MOVE Week 2014. През 2014 NowWeMOVE кампанията е координирана от Международната асоциация за спорт и култура (ISCA) със съдействието на Европейската федерация по колоездене (ECF) и с финансовата подкрепа на Европейския съюз.

ПОДТИКВАНЕ НА ХОРАТА ДА БЪДАТ АКТИВНИ ЧРЕЗ СОЦИАЛНА ОБВЪРЗАНОСТ


ОТКЪДЕ ДА ЗАПОЧНА?

7

ЗАПОЧНИ С ОРГАНИЗАЦИЯТА НА ТВОЕТО СЪБИТИЕ

Има много начини да създадете успешно събитие за Седмицата на физическата активност и спорта. Затова на този наръчник трябва да се гледа като на инструмент за вдъхновение и добри идеи, а не като на ръководство.

СЪВЕТ: Започнете като разпределите усилията си в три фази; това може да ви помогне с планирането. Може да видите фазите на следващия слайд.

ПЪРВИ СТЪПКИ

3 ФАЗИ ЗА УСПЕШНИ СЪБИТИЯ

8

ВКЛЮЧВАНЕ

• От началото до деня на самото събитие постоянно предоставяйте информация на екипа ви, поддръжниците и участниците. Определете роли и отговорности на екипа ви за деня

• Разпратете известия, за да задвижете привличането на хора

• Разпратете прессъобщения до местната телевизия

• Наемете някой да прави снимки и да записва с камера

• Поддържайте интереса на медията по време на събитието

• Погрижете се за доброволците

ПРАЗНУВАНЕ

• Съберете участниците в MOVE Week • Споделете успешни истории чрез медиите

(изпратете прессъобщения) • Изпратете благодарствени имейли и

споделете снимки • Публикувайте снимки и видео записи • Проведете групово оценяване • Съберете/запазете всякакви медийни

отразявания • Помолете за обратна връзка от ключови

заинтересовани страни • Запазете дати за следващата година!

ПОДГОТОВКА • Съберете вашия MOVE Week екип • Разпределете ролите и отговорностите в

екипа ви • Включете партньори/заинтересовани

страни/НПО-та в организирането на логистиките/връзките с местните партниращи организации

• Изгответе бюджет • Измислете идеи за събития • Завършете плановете и определете дати в

календара ви • Запазете места и изгответе разрешения за

провеждане на събитията • Създайте план за комуникация • Уточнете бюджетите и подсигурете

необходимото оборудване или нужни материали

• Започнете с печатането на плакати, стикери и др.

• Погрижете се да има превод, там където ще бъде нужен за комуникация

• Направете резервен план ако нещо се провали

• Намерете доброволци • Раздавайте брошури, окачете плакати и

популяризирайте вашето събитие, където можете

ПЪРВИ СТЪПКИ

9

ПОДГОТОВКА

ФАЗА 1


10

КАК ДА СЕ ПОДГОТВЯ?

Искате да сте MOVE Агент по време на Седмицата на физическата активност и спорта. Това е най-добрата първа стъпка, която може да направите, за да сте част от NowWeMOVE кампанията.

ПОДГОТОВКА НА ВАШЕТО СЪБИТИЕ

Както видяхте няколко слайда назад, има много неща, които трябва да обмислите, когато решите да организирате събитие. Но разбира се, те могат да бъдат различни за всеки и всяко събитие; всичко зависи от: • Размера на събитието, което ще организирате (брой на участниците, доброволците и партньорите) • Дали организирате едно или повече събития • Дали събитието е еднодневно или продължава няколко дни • Дали се състои само от една част (например физическата активност) • Дали се състои от няколко части (например церемония за откриване, главно събитие и церемония за

закриване)

В следващите слайдове ще откриете стъпки, които може да следвате при подготовителната фаза.


11

ИНИЦИАТИВА И ОРИЕНТАЦИЯ

СТЪПКА 1


ИЛИ

12

ПОМИСЛЕТЕ ЗА ВЪЗМОЖНИ СЪБИТИЯ

• Има ли вече насрочени публични събития, които могат да бъдат част от Седмицата на физическата активност и спорта?

• Има ли събития, насрочени от моята организация, които могат да станат част от MOVE Week?

• Има ли други организации (спортни, студентски, скаутски организации и т.н.) с вече планирани събития, които биха имали

полза да станат част от Седмицата на физическата активност и спорта?

• На кои места във вашия град се събират много хора и поради тази причина биха били подходящи за провеждане на

събития по време на MOVE Week (площади, паркове, главни улици или пешеходни зони и др.)?

• Вдъхновете се като прoчете някои от историите на други MOVE Агенти.

ИЗМИСЛЕТЕ ДОБРА ИДЕЯ ЗА СЪБИТИЕ

ИЗБЕРЕТЕ ДАТА И ЧАС

ИЗБЕРЕТЕ МЯСТО

ВКЛЮЧЕТЕ ВЕЧЕ СЪЩЕСТВУВАЩО СЪБИТИЕ КАТО ЧАСТ ОТ MOVE WEEK


13

СЕГА ЗАПОЧНЕТЕ ДА ДЕЙСТВАТЕ

Преди да поемете инициативата и да започнете с организацията, се убедете, че предварително сте написали кратък план за действие. Планът ще изясни на вас и другите около вас от какво ще се нуждаете и какво ще спечелите от Седмицата на физическата активност и спорта. Заинтересованите страни ще могат по-лесно да изкажат мнение и дори да добавят детайли към първоначалния план.

Също така може да използвате плана като отправна точка или „предмет на разговор“ за първата среща на екипа, работещ по събитието. Той ще служи като наръчник, който постепенно ще се превърне в проект, чието въздействие може да се определи след събитието.

ПЛАН „ИНИЦИАТИВА И ОРИЕНТАЦИЯ“ 1. Намерете вече съществуващо събитие във вашото населено

място или създайте ново такова

2. Привлечете вниманието на заинтересованите страни в

околността

3. Научете за опита на други MOVE Агенти

4. Създайте вашия MOVE Week план за действие


https://docs.google.com/file/d/0B9Y4tK837a1DbWt0S3dhNFBkMGc/edit?pli=1

14

ПЪРВА СРЕЩА

СТЪПКА 2


15

ВЪТРЕШНА ПЪРВА СРЕЩА

Вътрешната първа среща символизира стартирането на приготовленията за вашето MOVE Week събитие. Tя е времето, когато всички заинтересовани страни показват намерението си да работят заедно за организирането на дейностите за вашето събитие, които ще го направят успешно.

Може да организирате първата среща заедно с другите заинтересовани страни. Ако работите с общината, тази група може да включва: експерти, служители или координатори на спортни или обществени събития, също така и служители за комуникации в общината. Съберете се с тези хора и обсъдете важни връзки, от които може да се възползвате или да включите във вашата общност (проверете Стъпка 1 Инициатива и Ориентация).

Когато усетите, че получавате достатъчно подкрепа по време на вътрешната първа среща и сте постигнали съгласие как да действате, може да потърсите и други, които да участват в организирането на вашето събитие за Седмицата на физическата активност и спорта.

Това означава, че е време да покажете вашата идея и да поканите външни партньори, организации и други хора, които са активни в спорта насочен към обществото.


16

ВЪНШНА НАЧАЛНА СРЕЩА

Поканете местни групи на външна начална среща.

Това е невероятна възможност да наберете хора/организации, които сте обсъдили на вътрешната начална среща. Потенциални партньори, които могат да бъдат поканени на тази среща включват: компании, спортни центрове, физиотерапевти, училища и други групи, които имат интереси в спортния и здравния сектор. Те биха могли да подсигурят, да са домакини или да подпомогнат вашите активности по време на MOVE Week.

Целта на тази среща е да представи MOVE Week.

- Обсъдете на кратко вашия план за действие, като подчертаете вашите цели и всякаква друга важна информация.

- На срещата ви, можете да ползвате нашата примерна PowerPoint презентация, която ще намерите на интернет страницата на NowWeMOVE.

ПЛАН ЗА НАЧАЛНИ СРЕЩИ 1. Огранизиране на вътрешна начална среща 2. Набиране на партньори по време на вътрешната среща 3. Решете дали искате да организирате външна начална среща 4. Ако решите да не организирате външна среща може да пратите на партньорите си информативно писмо

(бюлетин), канещи ги да участват 5. Ако решите да организирате среща може да изпратите писмена покана на потенциалните партньори, които

бихте желали да присъстват. 6. Организирайте външната начална среща (ако е планирана такава) 7. Подгответе дневен ред и PowerPoint презентация за външната начална среща 8. След външната начална среща изпратете описание на обсъдените теми на участниците

НАЧАЛНА СРЕЩА

https://docs.google.com/file/d/0B9Y4tK837a1DdG5QYU9kVXE1d3c/edit?pli=1

17

СЪЗДАВАНЕ НА ПРОЕКТНА ГРУПА

СТЪПКА 3


18

ПРОЕКТНА ГРУПА След като сте направили вашата външна начална група и сте установили кой е склонен да се включи, може да започнете с формирането на проектната група, защото една седмица на спорта на местно ниво не може да бъде осъществена само от един човек. Нужни са няколко човека, които да се чувстват свързани с вашето събитие. Те трябва да имат опит, набор от контакти, познания и вещина в дадена област. Една добра проектна група се състои от комбинация от хора с различни умения. Кой искате да е във вашата проектна група? Какви умения са ви нужни? Кои организации и партньори са ви нужни за да успеете? Кои хора от собственото ви обкръжение могат да допринесат? Сформирайте малка група от хора и ги разделете на отдели с различни задачи. Ще ви е нужен проектен лидер, който ще поеме отговорност за събитието и може редовно да ви докладва за прогреса му. Другите членове в проектната група могат да се допитват до лидера, ако имат въпроси или им са нужни съвети. ВРЕМЕ Е ЗА ДЕЙСТВИЕ! Веднъж щом проектната група е сформирана и всички членове са доволни с отредените им роли, задачи и отговорности, трябва да организирате вашата първа среща възможно най-скоро. Целта на тази среща е да съберете членовете на групата, за да се опознаят и да ги запознаете с проекта. Тогава може да започнете с организирането на вашето MOVE Week събитие. Планирайте следващата ви среща и даже я нанесете директно в календара, сложете си крайни срокове за първите ви задачи. Например, можете да създадете Фейсбук група, където да споделяте нова информация един с друг.

ПЛАН ЗА СЪЗДАВАНЕ НА ПРОЕКТНА ГРУПА 1. Определете какви умения са нужни за проекта. 2. Започнете с набора на членове за екипа на проекта. 3. Сформирайте вашата проектна група. 4. Назначете проектен лидер. 5. Запознайте един с друг членовете в проектния екип. 6. Разпределете задачите според уменията и връзките, които имат вашите членове.


19

КЪДЕ ДА НАБЕРЕМ ДОБРОВОЛЦИ? Доброволците са най-добрите представители, които можете да намерите и е хубаво да имате няколко отдадени хора, които са готови да ви помогнат и подкрепят в създаването на едно успешно събитие. Хубаво е да знаете към каква целева група (млади хора, пенсионери и др.) е насочено събитието, което искате да създадете и тогава да се опитате да намерите доброволци отговарящи на целевата група към, която сте се насочили.

Поканите за доброволци хора от вашето обкръжение. Изпратете имейли на приятели, на организации, с които работите, на колеги студенти, на колеги от работата ви и на други места където може да намерите отдадени хора. Попитайте ги дали искат да са част от едно голямо мероприятие и им кажете, че по този начин ще получат опит в организирането на големи събития. Изяснете им, че е лесно и забавно да си доброволец и запомнете да сте добри и отворени с тях.

ПЛАН ЗА ДОБРОВОЛЦИ И ПЕРСОНАЛ 1. Изчислете нужния капацитет (като размер и тип на доброволческата група) 2. Направете списък на училищата, клубовете и други места, където можете да потърсите доброволци 3. Поканете студенти или други желаещи да участват 4. Ако е нужно планирайте стажове и от рано се свържете с потенциални стажанти 5. Назначете ментори

НАМИРАНЕ НА ДОБРОВОЛЦИ

•Местни спортни организации

•Местни скаутски организации

•Местни младежки или студентски организации

•Пенсионерски организации

•Отдел на културата и здравеопазването на местни правителства

или общини

•Благотворителни организации работещи с уязвими хора или инвалиди

•Социални работници работещи в детски градини

•Учители в местни училища

•Местни училища и университети

•Червеният кръст

20

ПРОЕКТОПЛАН

СТЪПКА 4


21


„Проектоплан“ или „план за действие“ излага най-важните задачи/споразумения за осъществяването на един проект. Един проектоплан нормално се състои от следните елементи: - Описание на събитието - Мисия/идея - Целите, желателно формулирани чрез SMART подходът. За обяснение моля кликнете тук. - Целева група - Задачи за подготовка на събитието - Бюджет - Стратегия за комуникация - Правила и наредби - Задачи за изпълнение в денят на събитието - Проследяване/оценяване Гореописаните точки се разработват допълнително в следните стъпки и задачите се разпределят на членовете от проектната група.

Когато пишете проект бъдете сигурни, че той може да бъде използван и за външни цели като набиране на средства и дарения.

Работните групи трябва да разполагат с проекта по всяко едно време.

ПЛАН ЗА ПРОЕКТОПЛАН 1. Поставете цели за вашето MOVE Week събитие 2. Напишете проектноплан (план за действие)


https://docs.google.com/file/d/0B9Y4tK837a1Dd1VoV2dxWUFNU28/edit?pli=1

https://docs.google.com/file/d/0B9Y4tK837a1Dd1VoV2dxWUFNU28/edit?pli=1

ПЛАН ЗА КОМУНИКАЦИЯ

22


СТЪПКА 5

23

Успехът на едно събитие е силно зависим от успешния подход на комуникация!

Важно е да имате добър план за комуникация когато организирате проект. Ясно определете на кого искате да повлияете, какво е вашето послание и как искате да го изразите. Планът за комуникация включва следните стъпки: - Цели - Целеви групи - Послания - Материали/средства - Количество/честота на комуникацията Добрата комуникация ще подобри обсега и включването във вашето събитие. Запомнете, че планът за комуникация не трябва да бъде сложен или отнемащ много време. Използвайте съществуващи комуникационни средства, които могат да бъдат директно свързани с интернет страницата на организацията ви. Разберете дали можете да рекламирате събитията ви в списанията/интернет страниците на спортни клубове или в рекламните брошури на спортни търговци. Може да постигнете много дори и с малко средства за комуникация!

NowWeMOVE са създали няколко шаблона на постери и флаери, които може да използвате за вашите съобщения.

За разпространението на вашето събитие може да използвате множество снимки и логота на MOVE Week.

ПЛАН ЗА КОМУНИКАЦИЯ 1. Трябва да бъде установен план за комуникация, включващ следните елементи:

•Определете целите си (Какви послания искате да разпространите?) •Определете целевите групи (Кого искате вашите послания да достигнат?) •Определете какви ресурси може да използвате, за да осъществите вашите комуникационни цели

•Напишете план за комуникация

ОСНОВНИЯТ ЕЛЕМЕНТ: КОМУНИКАЦИЯТА!


https://docs.google.com/file/d/0B9Y4tK837a1Dak1ZeTk3TlkxMGs/edit?pli=1

24

ВРЪЗКИ С ОБЩЕСТВЕНОСТТА

СТЪПКА 6


25

Връзките с обществеността биха ви помогнали за разпространяване на вашето събитие на национално ниво, което е част от нещо наистина важно - интернационалната кампания (NowWeMOVE), чиято идея е до 2020 да мотивира 100 милиона европейци да станат физически активни и да спортуват - това определено би привлякло вниманието на медиите. Добра идея е да разкажете историята на организацията ви, на вашето събитие и общност.

Наръчникът за връзки с обществеността ще помогне събитията ви да получат гласност. Той може да бъде намерен на www.moveweek.eu Наръчникът се състои от следните неща:

• Място, където да опишете вашата

идея/събитие

• Описание на NowWeMOVE кампанията

• Цитати

• Факти, статистики и контакти

• Указания как да опишете едно събитие

• Основни факти с актуални статистики

ШАБЛОНИ ЗА ПРЕССЪОБЩЕНИЯ ДРУГИ PR ИНСТРУМЕНТИ


http://www.moveweek.eu/

26

Бъдете креативни, когато промотирате вашето събитие. Добрата реклама може да включва мащаба на събитието или някаква иновация. По-лесно бихте привлекли вниманието, ако предлагате нещо ново и грандиозно.

Местни събития с PR потенциал може да включват:

• Социален стимул, който да събере хората в местната общност или град

• Иновативни събития, като аеробика в музей или футболен мач на площада пред общината

• Нови активности или трендове в областта на спорта и физическите активности

• Огромни събития с много участници

• Участието на известни личности

• Флаш моб*

*Прочетете повече за флаш моб на www.moveweek.eu/flashmob

КАК ДА ПРИВЛЕЧЕТЕ ВНИМАНИЕТО НА МЕСТНАТА МЕДИЯ


http://www.moveweek.eu/flashmob

27

3 ФАЗИ ЗА ПОЛУЧАВАНЕ НА МЕДИЙНО ОТРАЗЯВАНЕ Няма гаранция, че събитието ви ще бъде отразено от местната медия, но може да

увеличите вероятността да получите публичност като следвате тези три стъпки:

• Пратете прес-съобщение в

удобно време преди събитието

• Дайте ясно обяснение на

събитието ви и изяснете на

журналистите кога ще бъде

добре за тях да присъстват

• Обадете се на местните

журналисти като следствие от

прес-съобщението

• Отнасяйте се добре с

журналистите, които са се

явили да покрият вашето

събитие

• Направете добри снимки и

бъдете сигурни, че логото на

NowWeMOVE кампанията се

вижда заедно с много хора,

които се движат

• Разпратете прес-съобщения

показващи, че събитието е било

успешно

• Добавете някои снимки, които

биха могли да се ползват във

вестниците

• Обадете се на местните

журналисти в следствие от

прес-съобщениата

СЛЕД ПО ВРЕМЕ ПРЕДИ


28

РАЗПРОСТРАНЕНИЕ НА СЪБИТИЕТО

СТЪПКА 7

РЕКЛАМИРАНЕ НА СЪБИТИЕТО

29

4 ФАЗИ ЗА РАЗПРОСТРАНЕНИЕ НА ВАШЕТО СЪБИТИЕ За да направите успешно събитие е важно да го разпространите така, че участниците да разберат за

самото събитие, както и за мястото, датата и часа на провеждане. Имате четири главни опции за

разпространението на вашето събитие:

• Поставете линк на събитието ви от moveweek.eu във Фейсбук и го споделете с вашите контакти

• Обновявайте информацията за вашето събитие на официалната Фейсбук страница на NowWeMOVE и запомнете да назовете вашата страна*

МЕСТНА МЕДИЯ СОЦИАЛНА МЕДИЯ МРЕЖА НА ОТКРИТО

• Поканете приятелите ви да участват

• Изпратете SMS/WHATSAPP/VIBER покани

• Разпратете имейли на хора, които познавате. Насърчете ги да присъстват и да доведат техни приятели

• Използвайте шаблони от moveweek.eu,за да разпечатате постери, които може да окачите в библиотека, в близкия фитнес салон и др.

• Разпечатайте флаери и ги раздавайте на места където има много минувачи

• Използвайте PR пакета**

за да изпратите прес-

съобщения

• Обадете се на местната

медия и им кажете за

събитието

• Поканете местната медия

и ги насърчете да

направят снимки

*Вижте как да го направите тук: https://facebook.com/help/352402648173466

**На разположение на moveweek.eu


http://moveweek.eu/

https://www.facebook.com/NowWeMove?fref=ts

https://www.facebook.com/NowWeMove?fref=ts

http://moveweek.eu/

https://facebook.com/help/352402648173466

http://moveweek.eu

30

СТЪПКИ ЗА ОБЯВЯВАНЕ НА СЪБИТИЕТО ВИ НА ИНТЕРНЕТ СТРАНИЦАТА НА NOWWEMOVE

1

4

2

3

5

6 ТОГАВА СЪБИТИЕТО ЩЕ БЪДЕ РАЗПРОСТРАНЕНО НА СЪОТВЕТНАТА ПЛАТФОРМА

ПОСЕТЕТЕ ИНТЕРНЕТ СТРАНИЦАТА MOVEWEEK.EU/COUNTRY

НАТИСНЕТЕ ВЪРХУ ”BECOME A MOVE AGENT”

СЪЗДАЙТЕ ВАШИЯ MOVE АГЕНТ ПРОФИЛ

СЛЕДВАЙТЕ СТЪПКИ 1, 2 И 3

НАТИСНЕТЕ „CREATE EVENT” И ИЗБЕРЕТЕ „HOW TO PROMOTE“


http://MOVEWEEK.EU/COUNTRY

http://MOVEWEEK.EU/COUNTRY

СОЦИАЛНА МЕДИЯ

31

НАТИСНЕТЕ ТУК ЗА ВАШИЯ НАРЪЧНИК ЗА СОЦИАЛНИ МЕДИИ

НАТИСНЕТЕ БУДТОНИТЕ…

@ …и споделете снимки и текст в интернет #NowWeMOVE #MOVEWeek #ISCA

#Сподели снимки #Сподели видео #Сподели

#Задействай #Харесай #Последвай

#Обнови новината #Имейл #Свързване

#Туийтни #Последвай

#Сподели снимки #Харесай

#Сподели снимки #Харесай

http://moveweek.eu/htdocs/files/beginners_guide_to_social_media.pdf

32

1

4

2

3

5

6

МОЖЕ ДА НАМЕРИТЕ ШАБЛОНИ НА MOVEWeek.eu/tools

НАМЕРЕТЕ МЕСТНИ ПРОИЗВОДИТЕЛИ НА МАТЕРИАЛИ

СВАЛЕТЕ ШАБЛОНИ ОТ MOVEWeek.eu/tools

ДОБАВЕТЕ ВАШЕТО СОБСТВЕНО ЛОГО

НАПРАВЕТЕ МАТЕРИАЛИТЕ НА ВРЕМЕ

ИЗБЕРЕТЕ МАТЕРИАЛИ, СЪЗДАЙТЕ СВОЙ СОБСТВЕН ДИЗАЙН

ИНСТРУМЕНТИ И ШАБЛОНИ

http://moveweek.eu/tools




33

Освен с MOVE Week наръчника ви снабдяваме и с множество различни шаблони, които да ви

помогнат с каненето на хора да се включат и чрез които да разпространите вашето събитие. Може да

намерите инструментите и шаблоните на www.MOVEweek.eu/tools. Шаблоните имат място за

индивидуален текст, с който да разпорстраните събитието ви. Може да разпечатате, свалите и

използвате следните неща:

• Материали от кампанията

• Флаш моб материали

• Инструметни за набиране на средства

• Логота

• Видеа с указания

• Материали за прессъобщения

• Рекламни материали

• Интернет материали

СВАЛЯНЕ НА ШАБЛОНИ



34

СВАЛЯНЕ НА ШАБЛОНИ

Можете да намерите логота, шрифтове и голям брой снимки

на MoveWeek.eu/tools. Те са на ваше разположение когато

създавате вашето местно MOVE Week събитие.

• Използвайте логото върху материали на кампанията, като

тениски, постери и др. Ние ви препоръчваме оранжеви

тениски за щампиране, но това не е задължително.

• Използвайте снимките от Фейсбук страницата на вашето

събитие за брошури, флаери и др.

• Свалете логота и снимки от MoveWeek.eu/tools




35

БЮДЖЕТ

СТЪПКА 8

БЮДЖЕТ

36

Не е задължително да има много разходи, за да се състои едно MOVE Week събитие. Като се възползвате от съществуващите канали и инструменти може да постигнете много за сравнително малко пари. Може да обмислите създаването на ваша собствена интернет страница, бюлетин или Фейсбук страница на общността ви, или се свържете с нашата национална интернет страница.

За да включите колкото се може повече участници по време на вашето MOVE Week събитие, ви съветваме да разполагате поне с един малък бюджет за допълнителна комуникация или допълнителни дейности. Без спонсорства или помощни услуги, е много вероятно вашето събитие да е малко, но разбира се, все пак може да е успешно. Ако има общински бюджет за местни събития, опитайте се да се запишете и по този начин да получите някакво финансиране.

Разработете вашия бюджет според всякакви възможни финанси и предвидени разходи.

Натиснете тук за да получите достъп до документа „Как да намерим спонсор“.

ПЛАН ЗА БЮДЖЕТА 1. Определете разходите, коите ще бъдат направени 2. Определете финансирането нужно да покрие тези разходи 3. Определете ресурсите нужни в случай, че могат да бъдат предоставени като помощи от спонсори 4. Подгответе вашия бюджет 5. Потърсете компании/организации/фондации/клубове, които да станат ваши спонсори

БЮДЖЕТ

БЮДЖЕТ

https://docs.google.com/file/d/0B9Y4tK837a1DM0Qxek5ScDVJcEE/edit?pli=1

37

СПОНСОРСТВО И ФИНАНСИРАНЕ

СТЪПКА 9


38

MOVE Week също има за цел да обединява местните общности. Начин да подсигурите успеха на вашето събитие е като го направите инициатива, която да обхваща цялата общност.

Попитайте местни магазини дали могат да ви снабдят с напитки за участниците и логото им да се вижда на постер и по време на събитието. Попитайте дали може да поставят постери в местните училища. Помислете за други организации, които може да имат интерес да станат част от MOVE Week.

НЕКА СЪБИТИЕТО ВИ ДА ОБХВАЩА ЦЯЛАТА ОБЩНОСТ

КАК ДА ПОТЪРСИМ РЕСУРСИ ОТ ФОНДАЦИИ И/ИЛИ СПОНСОРИ

Може да намерите информация как да

намерите ресурси и финансиране тук („Как

да намерим спонсор“).

MOVE Week събитие

Местните власти

Училища и университети

Местни организации

Местните търговци




39

АНГАЖИРАНОСТ

ФАЗА 2


40

• Бъдете сигурни, че сте преминали през всички стъпки, за да може събитието да се получи възможно най-добре.

• Направете план подчертаващ отговорностите и ролите в екипа, които ще бъдат осъществени на деня. • Вземете вашите MOVE Week тениски, стикери и пособия, готови за раздаване. • Опитайте се да включите колкото се може повече участници преди събитието ви да започне. Изпратете

послания, които да окуражат хората да се включат, обиколете града и активизирайте околните. • Определете кой ще прави снимки и видео клипове по време на събитието. • Определете кой ще посрещне и ще се погрижи за гостите от медиите по време на събитието. • Изпращайте прес-съобщения и обновявайте информацията в социалните медии преди, по време и след

събитието. • Определете кой ще се погрижи и ще отговаря за информираността на доброволците.

ПОЧТИ ПРИКЛЮЧИХМЕ!

Последните седмици преди събитието ще бъдат напрегнати, затова ще се наложи вашата проектна група да се събира по-често, за да бъдете сигурни, че всичко ще бъде готово.

ВРЕМЕ Е ДА СЕ ПОДГОТВИМ И ДА СЕ ВКЛЮЧИМ!


41

ПОСЛЕДНАТА СЕДМИЦА

ПОСЛЕДНИ СТЪПКИ

42

ДЕЙНОСТИ

Вие решавате какви ще са дейностите/дейността по време на подготвителната фаза. По време на тази фаза трябава да сте сигурни, че всичко е готово за осъществяване на събитието ви във вашата област/град/страна. ЗА ВДЪХНОВЕНИЕ ПРОЧЕТЕТЕ НАШИТЕ УСПЕШНИ ИСТОРИИ ОТ MOVE WEEK 2013 В КНИЖКАТА НИ ЗА ВДЪХНОВЕНИЯ. Или посетете MoveWeek.eu/cities ,за да разберете какви събития са регистрирани от други MOVE Агенти от тази година. Създайте разписание за вас и вашия екип, за да сте информирани кога и къде трябва да работите. Това разписание трябва да е ясно за всички, които участват в събитието (проектен екип/доброволци), за да може да направят нужните проверки, ако нещо не им е ясно и имат въпроси. Планиране на времето и разпределянето на отговорности е много важно, ако работите заедно с училища, спортни клубове, плувни басейни и др. Бъдете сигурни, че сте ги уведомили какви задължения имат и кога трябва да ги извършат!

ПЛАН ЗА ДНЕВНОТО РАЗПИСАНИЕ И ДЕЙНОСТИТЕ 1. Направете опис на съвместните партньори и персонал 2. Регистрирайте вашето събитие на moveweek.eu 3. Направете разписание за седмиците преди събитието и за самото събитие 4. Раздайте разписанието на всички участници в събитието

ДНЕВНО РАЗПИСАНИЕ

http://moveweek.eu/cities

http://moveweek.eu/cities

http://moveweek.eu/

За да сте сигурни, че вашето събитие ще бъде проведено по план е важно да дадете на всеки

доброволец подробно описание на събитието и задачите, които са им възложени. Използвайте

следните въпроси като вдъхновение, за да дадете подходящ за доброволците инструктаж:

ИНСТРУКТАЖ ЗА СЪБИТИЕТО • Каква е целтта на събитието?

• Какво ще се случи преди, по време и след събитието стъпка по стъпка?

• На коя дата ще бъде събитието и колко време ще протече?

• Кой е адресът и сборният пункт?

• Какви приготовления трябва да бъдат извършени?

• Колко доброволци ще помагат на събитието?

ИНСТРУКТАЖ ЗА ЗАДАЧИТЕ • Какви специфични задачи трябва да се извършат?

• Кога започват задълженията на доброволците и колко време ще продължат?

• Как трябва да е облечен доброволецът или какви дрехи трябва да донесе?

• Какви храни и напитки ще бъдат осигурени на доброволеца?

• Към кого може да се обърне, ако има въпроси?

43

ИНСТРУКТИРАЙТЕ ДОБРОВОЛЦИТЕ

44

КАК ДА ПРЕДОСТАВИТЕ ДОБЪР ОПИТ НА ДОБРОВОЛЦИТЕ Участието в събитие на MOVE Week трябва да бъде приятно, позитивно и запомнящо се прекарване за всички.

Използвайте следните точки като вдъхновение, за да подсигурите доброволците да получат възможно най-

доброто от вашето събитие:

• Опитът им трябва да бъде най-вече забавен и удовлетворителен за доброволците.

• Дръжте се с доброволците като с колеги, а не като със служители и запомнете, че те не получават заплащане за

свършената от тях работа.

• Оценете свършената от тях работа и им благодарете преди, по време и след събитието.

• Бъдете съобразителни с желанията и възможностите на доброволците (колко време могат да отделят, кога

могат да участват и с какво биха желали да се занимават)

• Разберете техните добри качества и ги разпределете, така че те да могат да бъдат ефективни в задълженията

си (някои са добри координатори, други са добри в PR или имат опит със социалната медия и др.)

• За да избегнете прекалено голямо напрежение, на събитието трябва да има колкото е нужна работна ръка, даже

може да се каже, че пракелно много е по-добре от преаклно малко. Общо взето винаги най-добре е да се наемат

10% повече доброволци от нужното, за да сте сигурни, че имате достатъчно работна ръка, в случай на отказали

се в последния момент.

• Свалете сертификата за доброволци от moveweek.eu, попълнете ги и ги раздайте на доброволците в края на

събитието.

ДРЪЖТЕ СЕ ДОБРЕ С ДОБРОВОЛЦИТЕ

http://moveweek.eu/

45

Изберете времето и мястото за събитието ви

Поканете и включете партньори

Ако е нужно кандидатсвтайте за финансиране и/или спонсорство

Ако е нужно подайте заявление за организирането на вашето събитие

Създайте ваше събитие и го разпорстранете чрез социална медия, PR, вашите контакти

Наберете и информирайте доброволци

Направете снимки, а накрая празнувайте

ПЛАН ЗА СЪБИТИЕТО

46


ФАЗА


47

НАПРАВЕТЕ СНИМКИ

НАПИШЕТЕ ПРЕС-СЪОБЩЕНИЕ

НАПРАВЕТЕ ВИДЕО

#СПОДЕЛЕТЕ MOVE Week


#СПОДЕЛЕТЕ NowWeMOVE

48

КАК ДА СЪОБЩИТЕ ЗА ВАШИТЕ СЪБИТИЯ След MOVE Week екипът за комуникация и маркетинг на NowWeMove ще се свърже с всички регистрирани MOVE

Агенти, за да събере информация и да получи обратна връзка за MOVE Week изживяванията ви, включително:

• Краен брой на събитията и участниците

• Обратна връзка към екипа на NowWeMOVE

• Всякакъв тип отразяване на събитието (медийна информация, телевизионни зрители, изчислен обсег и др.)

Тази информация не само се събира за разработването на следващата Седмица на физическата активност и

спорта, но е нужно също и за изпълняването на изискванията за отчет и мониторинг за тези, които финансират

MOVE Week.

ПОДГОТОВКА ЗА СЛЕДВАЩАТА ГОДИНА • Преценете събитията: кои трябва да повторите и какво трябва да избегнете през следващата MOVE Week по

отношение на плануването, създаването, процесите на разпространение и събитията

• Споделете вашите добри преживявания и съвети от тазгодишния MOVE Week.

• Помислете малко за MOVE Week, който ще бъде следващата година: Кои събития трябва да се състоят

следващата година и каква да е подготовката за тях?

• Благодарете на доброволците. Ако е уместно попитайте дали може да поддържате врзъка с тях за събитията,

които ще се състоят през следващата година.

ЗАКРИВАНЕ

Ако имате някакви въпроси моля свържете се с националния ви координатор – сдружение БГ Бъди Активен.

За контакти: Биляна Милева, [email protected]

ПОЖЕЛАВАМЕ ВИ НЕВЕРОЯТНА MOVE WEEK

mailto:[email protected]

move week event guide_bg

Sports