НАЦИОНАЛНА ПРОГРАМА ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА МЛАДЕЖКИ ДЕЙНОСТИ ПО ЧЛ. 10А ОТ ЗАКОНА

ЗА ХАЗАРТА ЗА 2017 ГОДИНА

УКАЗАНИЯ ЗА РАЗРАБОТВАНЕ, ИЗПЪЛНЕНИЕ И ОТЧИТАНЕ НА ПРОЕКТИ

I. РАЗРАБОТВАНЕ НА ПРОЕКТИ

Настоящите Указания имат за цел да улеснят бенефициентите при планирането, разработването, изпълнението и отчитането на дейности и разходи по проекти, финансирани по Национална програма за изпълнение на младежки дейности по чл. 10а от Закона за хазарта за 2017 г., наричана по-долу за краткост – Програмата и съдържат описание на всички етапи на управлението на проекти.

Всяка организация, сключила договор за изпълнение на проект по Програмата, е длъжна да го изпълнява в съответствие с включените клаузи в него и с настоящите Указания.

Конкретните условия за кандидатстване се оповестяват от националния координатор чрез публикуване на конкурсни процедури.

Кой може да кандидатства?За финансиране по Програмата, чрез подаване на проектни предложения могат да

кандидатстват организации, които са регистрирани по Закона за юридическите лица с нестопанска цел (ЗЮЛНЦ), определени за осъществяване на общественополезна дейност, чиято дейност е изцяло с нестопански характер или е със стопански и нестопански характер, ясно разграничени с възможност за проследяване на приходите и разходите и активите и пасивите, свързани с тяхното изпълнение.

Организациите, планиращи разработване на проектно предложение, следва да се уверят, че отговарят на посочените изисквания и могат да докажат своя статут.

Кой не може да кандидатства?Министерство на младежта и спорта не финансира проекти по национални програми за

младежта по реда на Наредбата: на политически партии и организации, професионални съюзи, кооперации и

религиозни организации; на организации, реализирали проекти с констатирани нередности при отчитането

и/или изпълнението им; на организации, които към датата на кандидатстване не са изпълнили задълженията си

към Министерството на младежта и спорта по предходни договори; на организации, от които е подадена невярна, неточна и/или непълна информация при

попълването на декларации;

1

на организации, подали декларации с невярно съдържание при кандидатстване, за период от една година след датата на подаване на проектното предложение, към което е приложена декларацията с невярно съдържание;

на организации, чиято организационна структура и счетоводна политика не позволяват разграничаване на стопанската от нестопанската дейност;

на организации, които имат задължения към държавата, които подлежат на принудително събиране;

на младежка организация по смисъла на чл. 19 от Закона за младежта, която не е вписана в Националната информационна система за младежта.

Какви дейности не се финасират?Министерство на младежта и спорта не финансира дейности и разходи:

които са свързани или биха могли да бъдат свързани със стопанската дейност на кандидатите и партньорите;

които са свързани с придобиване на активи, които ще бъдат използвани в стопанската дейност на кандидатите;

целящи дарения, стипендии или благотворителни дейности; за концерти, спектакли и други развлекателни програми и мероприятия, свързани с

търговска цел; за пътувания в страната и в чужбина с цел отдих и като допълнителни

възнаграждения; за спортни състезания, включени в държавен спортен календар на спортна федерация

или спортен клуб; за предоставяне на социални услуги; реализирани преди одобряването на проекта и извън срока на изпълнението на

проекта.

Разработване на проектни предложенияПри формулиране на проектна идея, кандидатите следва да дефинират много ясно какви

са проблемите/потребностите на целевата група, какви са целите на проекта, чрез изпълнението на какви действия/дейности и постигането на конкретни резултати тези цели могат да бъдат изпълнени, както и какво въздействие ще има върху целевата група за задоволяване на конткретни потребности или за решаване на дефинирани проблеми.

На този етап е добре да се направи и точна преценка на необходимия и съответно наличния капацитет на организацията. Това ще е полезно за ранното идентифициране на необходимостта от включване на подходящи партньори.

Проектната идея може да бъде формулирана, използвайки следните помощни въпроси:• ЗАЩО? (какъв е проблемът); • КАКВО? (какво искате да постигнете, какви цели си поставяте и доколко тяхното постигане спомага за решаване на идентифицирания проблем); • КАК? (с какъв набор от дейности и методи ще постигнете набелязаните цели);

2

• КОГА? (в какъв период от време ще се изпълнява проектът); • КОЛКО? (какъв бюджет ви е необходим за реализация на проекта и за постигане на неговите цели).

След формулирането на проектната идея е необходимо да бъде преценено дали тя попада в обхвата и целта на Програмата.

Към разработване на конкретно проектно предложение следва да се пристъпи при условие, че проектната идея посреща актуални нужди на целевата група, отговаря на обхвата и целите на Програмата и е допустима съгласно направлението, по което се работи.

Формуляр за кандидатстване с проектно предложениеПроектното предложение се разработва на формуляр за кандидатстване, утвърден от

националния координатор – министъра на младежта и спорта.

1. Основни данниНаименование на програмата – попълнена е административноНаправление – организацията отбелязва направлението, по което е разработила проектното си предложение като изтрива останалите две или поставя знак „V“ или „Х“ пред съответното направление.Наименование на проектното предложение – препоръчително е наименованието да е кратко и ясно или да е аткрактивно, лесно запомнящо се и подходящо за включване в различни информационни материали и кампании.Място на изпълнение на дейностите – изписва се териоториалният обхват на проектните дейности - населените места, в които ще се реализират те или на национално ниво, в зависимост от направлението и проектната идея.Срок на изпълнение на проекта – изписва се реалната продължителност на дейностите в седмици (пример – 10/десет седмици), планирана от организацията и конкретните дати на тяхното начало и край. Кратко описание на проектното предложение – в рамките на 30 реда се представя обща информация за проекта – възникване на проектната идея, към кого е насочена, какво се предвижда да бъде реализирано и какво въздействие ще окаже като цяло.

2. Данни за кандидата Попълват се всички посочени данни, съгласно регистрацията на юридическото лице, като данните следва да са актуални към момента на кандидатстване с проектното предложение; при настъпване на промени в обстоятелствата, организацията е длъжна да уведоми ММС за промяната в 7 дневен срок от настъпването й.

3. Данни за партньори, ако има такива При наличие на партнираща или партниращи организации, за всяка от тях се попълват посочените данни, съгласно регистрацията на юридическото лице, като данните следва да са актуални към момента на кандидатстване с проектното предложение; при настъпване

3

на промени в обстоятелствата на партньора, кандидатстващата организация е длъжна да уведоми ММС за промяната в 7 дневен срок от настъпването й.При включване на повече от един партньор таблицата се копира и се добавят допълнителни таблици за всеки от партньорите.При липсата на партньор – таблицата не се попълва!

4.Финансова информацияОчаквано финансиране от ММС – вписва се общата стойност, която организацията очаква да получи от страна на ММС за изпълнение на проектните дейности; в нея се включват всички предвидени разходи, описани в приложението към формуляра „Бюджет“ и представлява сбор от администранивни (непреки), преки и други разходи; стойността не трябва да надвишава определения максимален размер, определен в Програмата за съответното направление.Съфинансиране от бенефициента – ако кандидатстващата организация предвижда да осигури собствени финансови средства в изпълнението на дейностите, същите следва да бъдат описани в приложението към формуляра „Бюджет“, колона „f“ – Собствен принос.Съфинансиране от партньорите - ако се планира партньорите да предоставят финансови средства за изпълнението на дейностите, същите следва да бъдат описани в приложението към формуляра „Бюджет“, колона „f“ – Собствен принос.! Общата стойност на собствения принос в приложението „Бюджет“ е сбор от стойността на съфинансирането от страна на бенефициента и от партньорите.Обща стойност на проектното предложение – представлява сбор от очакваното финасиране от ММС и съфинансирането от бенефициента и съфинансирането от партньорите, ако има такова.

5. Цел/цели на проектното предложение – описват се целите, които си поставя кандидатстващата организация да постигне при реализиране на проектното предложение, както и съответствието им на целта на Програмата и приоритета на направлението, по което кандидатства; обосновава се и съответствието между потребностите на младите хора и целите на проекта.

6. Описание на целевата група – описват се целевите групи, техните конкретни характеристики и начините, по които организацията смята да достигне до тях; представя се и информация за избраните методи, както и се описва избора им спрямо характеристиките на целевите групи; посочва се конкретен брой лица, които ще бъдат включени в дейностите по проекта, в това число и млади хора в неравностойно положение (в случай, че се планира участие на младежи в неравностойино положение); описват се идентифицираните нужди и/или проблеми на целевите групи, както и източниците за тяхното дефиниране (ако организацията е реализирала собствено проучване, следва да го опише и да приложи кратко резюме на резултатите от него).

7.1.Дейности по проекта

4

В зависимост от броя на дейностите, които организацията планира да изпълни за постигане на целите на проекта, се копират и добавят таблици за всяка една от тях. Информацията се попълва в логическа последователност за всички задължителни дейности по съответното направление и за допустимите дейности, които се предвиждат в рамките на проектното предложение.Дейност 1 – изписва се наименованието на планираната дейност (например – „Информираност и публичност за Програмата“ и т.н.).Описание и начин на изпълнение – описва се целта на дейността, какво включва самата дейност и етапите на нейното реализиране; представя се информация как ще бъде изпълнена (по какъв начин ще се реализира, кой и как ще бъде включен в изпълнението и т.н.). Методи – описват се методите, които се предвижда да бъдат използвани, как ще бъдат включени представителите на целевата група, какво въздействие ще окажат методите върху целевата група, релевантността им спрямо планираната дейност и по какъв начин изборът им съответства на спецификата на целевата група и включените младежи в неравностойно положение, ако има такива.Очаквани резултати и ефект – описват се резултатите, които се очаква да бъдат постигнати при изпълнанието на дейността, тяхната устойчивост, както добавената им стойност за целевата група (какви промени и/или допълнително влияние/въздействие може да има или да бъдат постигнати.). Брой участници от целевата група, включени в дейността – посочва се броят на планираните участници, които ще бъдат включени или достигнати при реализиране на дейността.Продължителност на дейността – изписва се в седмици (начало и край, пример – от I до III седмица) и следва да съответства на плана за действие.Обща стойност на разходите за изпълнение на дейността – изписва се сборът от всички планирани разходи за изпълнение на дейността, включително собствен принос, ако има такъв.Финасова обосновка на разходите – всеки вид разход, необходим за изпълнение на дейността се обосновава, подробно се описват количеството, единичната стойност и ефективността на предложения разход, както и връзката му с целта и очакваните резултати на дейността.

7.2.План на действие – попълва се по седмици, в логическа последователност на дейностите и в зависимост от общата продължителност на проектното предложение, която следва да отговаря на продължителността, изписана в т. 1. „Основни данни“.В зависимост от броя на дейностите се добавят редове за всяка една от тях. Броят на редовете следва да съответства на броя на дейностите в т.7.1. „Дейности по проекта“.Периодът на провеждане на всяка една от дейностите се отбелязва със знак „V“ или „Х“ в съответната колона/колони, в зависимост от нейната продължителност. Таблицата е разработена и включва максималния брой седмици, в които могат да се реализират дейностите по проекта. При проектни предложения с по-малка

5

продължителност отбелязването на периода започва от колона I, а ненужните колони могат да бъдат изтрити или в тях да се постави знак „-„ (минус).

8. ИндикаториВ зависимост от дейностите и планираните, от кандидатстващата организация, индикатори за тяхното изпълнение, се копират и добавят допълнителни таблици. Дейност – изписва се наименованието на дейността, за която се отнася индикаторът.Индикатор – изписва се името на индикатора.Базова стойност – изписва се изходното/текущото количество на индикатора. Целева стойност – изписва се количеството на индикатора, което се цели да се постигне при изпълнението на дейността.Източник на информация – изписват се източниците на информация, на базата, на които ще се извършва проверка за постигането на целевата стойност на индикатора.

9.1.Екип за управление на проекта В зависимост от броя на членовете на екипа за управление на проекта, които организацията планира да ангажира, се копират и добавят таблици за всяки един от тях.Име, фамилия – изписват се имената на члена на екипа по проектаПозиция в екипа – определя се позицията, която ще заема (ръководител, координатор, финансово отговорно лице и др., в зависимост от необходимостта и за целите на доброто управление на проекта)Описание на отговорностите – описват се конкретни и изчерпателни отговорности, релевантни на позицията в управленския екип Квалификация и опит спрямо позицията – описват се само квалификация и опит, свързани с отговорностите за позицията; към формуляра задължително се прилагат документи, удостоверяващи описаните квалификация и опит (автобиография в европейски формат на български език, копия на дипломи, сертификати и други; особено важно е доказването на квалификация за позиция „финансово отговорно лице“; документи, доказващи опита)Телефонен номер – записва се (по възможност) номер на мобилен телефон, подходящ за връзка с представителя на екипа за целите на изпълнението на проектаE-mail – записва се електронна поща, подходяща за връзка с представителя на екипа за целите на изпълнението на проекта

9.2.Специализиран екипСпециализираният екип, (в случай че се планира участието на такъв в проектните дейности), включва всички специалисти/експерти, които реално ще изпълняват планираните дейности и притежават специфични за дейността квалификация и опит, които следва да се докажат по надлежния ред (посочен в т. 9.1.). В зависимост от броя на членовете на специализирания екип за изпълнение на дейностите по проекта, които организацията планира да ангажира, се копират и добавят таблици за всяки един от тях.

6

Име, фамилия – изписват се именатаПозиция в екипа – определя се позицията, която ще заема за целите на изпълнението на съответната дейност или дейностиОписание на отговорностите – описват се конкретни и изчерпателни отговорности, релевантни на позицията в специализирания екипКвалификация и опит спрямо позицията – описват се само квалификация и опит, свързани с отговорностите за позицията; към формуляра задължително се прилагат документи, удостоверяващи описаните квалификация и опит (автобиография в европейски формат на български език, копия на дипломи, сертификати и други документи по преценка на представителя на екипа; документи, доказващи опита)Телефонен номер – записва се (по възможност) номер на мобилен телефон, подходящ за връзка с представителя на екипа за целите на изпълнението на проектаE-mail – записва се електронна поща, подходяща за връзка с представителя на екипа за целите на изпълнението на проекта

10. Администравен капацитет10а – Описват се опитът на кандидата за управление на проекти и/или за изпълнението на дейности, подобни на тези, включени в проектното предложение. Посочват се проекти и дейности, изпълнени през последните 5 години, съотносими към целта и приоритетите на Програмата. Информацията следва да съдържа: вид на изпълнените дейности, продължителност, източник и стойност на финансиране, роля на кандидата (изпълнител или партньор), както и постигнати резултати.10б – Описват се ресурсите, с които разполага кандидатстващата организация, за обезпечаване на управлението на проекта и проектните дейности (човешки – собствен и доброволци, технически, материални и финансови ресурси, ако се планира да бъдат привлечени допълнителни такива).

11. Система за наблюдение и вътрешна оценка при изпълнение на дейноститеОписват се какви дейности кандидатът предвижда да реализира за наблюдение и вътрешна оценка на изпълнението на времевия график, измерването на степента на изпълнение на целите, възможностите за корекции и степента на постигане на очакваните резултати. Дейностите за наблюдение и вътрешна оценка следва да гарантират точното и коректно изпълнение на дейностите по проекта.

Задължителни приложения към формуляра за кандидатстванеПриложение 1 „Бюджет“Приложението се попълва задължително. В колона „a“ – изписват се наименованията на разходите по вид или дейности за всеки един от разделите.В колона „b“ – изписва се мерната единица, с която се измерва разхода (текст).

7

В колона „c“ – изписва се количественото измерение на мерната единица, с която се измерва разхода (цифри).

В колона „d“ – изписва се единичната стойност на мерната единица в лева.В колона „e“ – генерира се формула за умножение на колини „c“ и „d“В колона „f“ – вписва стойността в лева на собствения принос, ако организацията планира такъвВ колона „g“ – генерира се формула за разлика (изваждане) на колини „е“ и „f“

Организацията следва да нанесе всички планирани разходи по вид, разпределени по разделите, както следва:Административни разходи (непреки разходи) – описват се всички разходи, които се предвиждат единствено и само за управление на проекта (в т. ч. възнаграждения, изчислени в съответствие с Методологията за определяне на възнагражденията за 2017 г., с включени осигуровки и от работодател, и командировъчни средства за екипа на проекта, изчислени в съотвествие с разпоредбите на Наредбата за командировките в страната, в това число разходи в размер до 60 лв. за нощувка);Общата стойност на раздела „Административни разходи“ не може да надвишава 10% от допустимите преки разходи по проекта!Преки разходи – описва се наименованието и общата стойност на разходите, планирани за изпълнение на дейностите по проекта и обосновани в т. 7.1. „Дейности по проекта“; номерацията на дейностите в т. 7.1. следва да отговаря на номерацияна на дейностите в описание на разходите. Други разходи – описват се разходи (непреки, косвени разходи), които са свързани с изпълнението на проекта, но не кореспондират пряко с изпълнението на планираните дейности. Общата стойност на раздела „Други разходи“ не може да надвишава 1% от допистимите преки разходи по проекта!Пример за изчисляване на съотношенията между трите раздела:Административни разходи – 10% от Х лв.Преки разходи (обща стойност) – Х лв. Други разходи – 1% от Х лв.Обща стойност на проектното предложение – сбор от стойностите на трите раздела

Приложение 2 – декларацията се попълва и подписва от представляващия кандидатстващата организация Приложение 3а – декларацията се попълва и подписва от представляващия кандидатстващата организация Приложение 3б – декларацията се попълва и подписва от представляващия партньорската организация, ако има такава (за всеки партньор по проекта)

8

Приложение 4 – декларацията се попълва и подписва от представляващия партньорската организация, ако има такава (за всеки партньор по проекта)При настъпване на промени в декларираните обстоятелства, представляващият кандидатстващата организация е длъжен да уведоми ММС в срок от 7 дни от момента на тяхното настъпване.

Подаване на проектното предложениеПроектното предложение се подава в деловодството на ММС в указания срок и с

придружително писмо по образец, в което се описват направлението, по което се подава предложението, името на проекта и организацията, вносител на проектното предложение. Придружителното писмо се подписва от представляващия организацията и се полага печат. Всички документи се подават в папка – перфорирани, номерирани и подредени в следния ред (без да се използват джобове, с изключение на CD):

№ Документ Наличие1. Придружително писмо2. CD със записани файлове на формуляр за кандидатстване и

приложение 1 „Бюджет“ (формат Word и Excel)3. Формуляр за кандидатстване4. Приложение 1 „Бюджет“5. Приложение 26. Приложение 3а7. Приложение 3б8. Приложение 49. Автобиографии на членовете на екипите10. Документи, доказващи квалификация и опит11. Други документи по преценка на кандидата

Таблицата може да се ползва от организацията за проверка на наличността на документите.

Проектното предложене може да бъде подадено и по куриер или по пощата на адрес: гр. София, п.к. 1040, бул. „Васил Левски“ № 75. Подадените по куриер или по поща проекти трябва да бъдат доставени в ММС не по-късно от два работни дни след обявения срок за кандидатстване, като важи датата на пощенското клеймо, която трябва да съответства на крайния за кандидатстване.

Основни понятияНационален координатор – национален координатор на Програмата е министърът на

младежта и спорта. Проектно предложение – предложение, с което се кандидатства за предоставяне на

безвъзмездна финансова помощ за изпълнението на определен проект, включващо формуляр за кандидатстване и други придружаващи документи.

9

Кандидат – юридически лица с нестопанска цел, които подготвят и подават проектни предложения по Праграмата.

Изпълнител – юридически лица с нестопанска цел, които изпълняват проекти, финансирани по Праграмата.

Партньори – юридически лица с нестопанска цел, органи на държавното управление и местната власт и техните структурни звена, които участват съвместно с кандидата в подготовката и/или техническото изпълнение на проекта и/или в изпълнението на предварително заявени във формуляра за кандидатстване дейности от проекта.

Нередност – всяко нарушение на разпоредбите за изпълнение на проекти, финансирани по Програмата, в резултат на действие или бездействие от страна на изпълнител, което е имало или би имало за резултат нарушаването на общия бюджет на Програмата или на бюджетите, управлявани от нея, в това число:- използване или представяне на неверни или непълни отчети или документи, което води до злоупотреба или незаконно присвояване на средства от общия бюджет на Програмата;- прикриване на информация или оповестяване на невярна информация в нарушение на определени задължения със същото въздействие; - разходване на средства за цели, различни от тези, за които те първоначално са предоставени.

Вътрешен мониторинг – процес на систематично и непрекъснато събиране и анализ на информация за хода на реализацията на проекта и постигането на поставените цели и очаквани резултати.

Външен мониторинг – процес на систематично и непрекъснато събиране и анализ на информация за хода на реализацията на проекта и постигането на поставените цели и очаквани резултати.

Консултации за кандидатстващи организацииКандидатите имат възможност да задават въпроси по електронна поща –

npimd@mpes.government.bg, но не по-късно от 3 работни дни преди изтичане на крайния срок за кандидатстване или на място в ММС, в периода между 15.00 и 17.00 часа, всеки вторник и четвъртък, след предварителна уговорка с представител на дирекция „Политика за младежта“ на тел. 02/93 00 836.

Консултации по телефон не се извършват! Преди изпращането на въпроси по електронна поща или посещение на място,

изключително важно е кандидатстващата организация да се запознае подробно с настоящите указания и целия пакет документи, публикуван от Министерство на младежта и спорта. Отговори на често задавани въпроси могат да бъдат намерени и на електроната страница на Национална информационна система за младежта.

Оценяване и класиране на проектни предложенияОценката и класирането на проектни предложения се извършва съгласно Наредбата и

утвърдена от министъра на младежта и спорта методология за оценка.Оценката на проектните предложения включва 4 етапа – административно съответствие,

качествена оценка, финансово съответствие и класиране. Министърът на младежта и спорта

10

назначава със заповед експертна комисия за разглеждане, оценка и класиране на проектните предложения.

Проектните предложения, които не покриват изискванията за административно съответствие и изпълнението на формалните критерии, не подлежат на по-нататъшно оценяване и не се разглеждат по същество.

Предмет на качествената оценка ще бъде единствено подадената информация във формуляра и приложенията към него, затова е изключително важно всички полета на документите да бъдат попълнени точно, ясно и изчерпателно, за да могат членовете на комисията да разберат какво се цели да бъде постигнато с проекта и да го оценят по същество.

Важно!Изключително важно е подадената електронна поща за кореспонденция с кандидатите да

бъде актуална и правилно изписана във формуляра за кандидатстване. Министерството на младежта и спорта не носи отговорност за неполучено от кандидата

уведомление поради техническа грешка в подадената информация или техническа неизправност. В периода на извършване на оценка на проектните предложения, проверявайте регулярно обявените във формуляра електронни пощи, както и сайта на ММС и Национална информационна система за младежта. В този период не е препоръчително да сменяте подадените данни за контакт в проектното предложение.

ДоговарянеОбразецът на договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ и

приложенията към него са част от пакета документи за конкретната процедура и се публикува заедно с обявата за кандидатстване.

Организациите следа да се запознаят обстойно с текстовете на документа. Неразделна част от договора между изпълнител и ММС е проектното предложение

(формуляр за кандидатстване и бюджет на проекта).

ФинансиранеНачинът на финансиране е описан подробно в раздел IV на договора за финансово

подпомагане.

II. ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПРОЕКТИ

Изпълнение и мониторинг на проектаИзпълнителят реализира проекта съгласно сключения договор, като се придържа

стриктно към дейностите, графика и бюджета, заложени в проектното предложение и одобрени от Министерство на младежта и спорта. Изпълнителят уведомява министерството за

11

всяка промяна в хода на изпълнението на проекта, извършва мониторинг и вътрешни проверки на изпълнението и се отчита чрез предоставяне на окончателни отчети (съдържателен и финансов).

ММС извършва периодични проверки за изпълнението на проектите, включително и на място; проверява и одобрява извършените от изпълнителя дейности и разходи; извършва плащания към бенефициента.

Изменение на договораИзменение на договора се допуска единствено при настъпване на непредвидени

обстоятелства, при които бенефициентът изпраща в Министерството на младежта и спорта писмено мотивирано искане за промяна, съдържащо параметри и обосновка на промяната и съответните съпътстващи документи.

Параметрите на договора за финансово подпомагане се изменят с двустранно подписано допълнително споразумение към договора.

Организация на работатаНаемане на човешки ресурси за управление и/или изпълнение на проекта С всеки член от екипа за управление на проекта и специализирания екип е необходимо

да бъде сключен договор, който може да бъде трудов договор, допълнително споразумение към трудов договор или договор за изпълнение.

Договор за изпълнение се подписва с лица, които са наети от организацията за извършване на определен вид работа. При този вид договори наетото лице няма конкретно работно място, няма работно време и договорното отношение се прекратява с изпълнението на възложеното. Организациите могат да назначават лица по трудови правоотношения за изпълнение дейностите на проекта. При сключване на такива договори за наетото лице е необходимо да има определено работно място, работно време, длъжност и характер на работата, която изпълнява.

При възлагането на работа на членовете на екипа на проекта в предмета на дейност ясно и точно трябва да бъдат определени специфичните задължения съобразно конкретните отговорности на всеки един от членовете, което следва да се отрази и в отчетите за свършена работа.

При формулиране на задълженията по договора и при тяхното отчитане е необходимо да се следи за недопускане на припокриване във функциите и задачите между отделните членове на екипа, както и между членове на екипа и експерти, ангажирани с изпълнението на дейности по проекта.

Ако представляващият организацията участва в екипа по управление на проекта или извършва експертна дейност по проекта, то във всички документи, свързани с възлагане на работа, одобрение и изплащане на възнаграждения, организацията трябва да бъде представлявана от друго лице, нотариално упълномощено да замества и подписва официалния представител (например член на Управителния съвет), след решение на Управителния съвет.

Договори за доставка на стоки/услуги

12

Доставката на стоки/услуги се извършва след сключване на писмен договор, в случаите когато датата на договарянето и датата на доставката не съвпадат. В договора се посочва точно описание на стоката/услугата, стойност на доставката и срок за изпълнение. При наличие на повече от един компонент на доставка, всеки от тях трябва да бъде описан отделно и да се посочи единична цена.

Съхранение на документитеИзпълнителите на проекти по Програмата са длъжни да съхраняват (в отделно досие)

оригиналите на документите (технически и финансови), свързани с управлението и изпълнението на проекта. Документите в досието трябва да са подредени по начин, който улеснява проверки на място, а изпълнителите следва да уведомят ММС за точното им местонахождение.

Препоръчително е документите да се съхраняват подредени по дейности, като се следва хронологията на изпълнението (пример: сключен договор; доказателства за изпълнението на дейността – програма, присъствени списъци, материали за участниците, доклади, снимки и др.; приемно-предавателни протоколи; копия на фактури и пр.). Всички оригинални финансови документи следва да се съхраняват в отделна папка, подредени в съответствие с бюджетните пера. Всички оригинални финансови документи следва да бъдат графирани с отличителна информация за проекта, в изпълнение на който са издадени (№ на проект, № на договор, финансиращ орган).

Организацията следва да е планирала член на екипа за управление на проекта, който да бъде отговорен за изготвянето и съхранението на досието. Тези задължения се описват и в договора, сключен с конкретния член на екипа.

Информация и публичностЗадължение на екипа, реализиращ проект по Програмата, е да популяризира дейността

на проекта през целия период на изпълнението му по начин, планиран в проектното предложение и при спазване на изискванията в договора.

III. ОТЧИТАНЕ НА ПРОЕКТИ

Изпълнителите на проекти отчитат реализираните дейности и извършените разходи с окончателен отчет (съдържателен и финансов) съгласно определените условията и срокове в договора.

Изисквания към отчетите:

Съдържателен отчетСъдържателният отчет на проекта се изготвя по утвърден формуляр, който е публикуван

на интернет страниците на ММС и Национална информационна система за младежта. Във формуляра задължително се попълват генериран по програмата № на проекта и № на

13

договора, наименованието на изпълнителя и на проекта. Съдържателният отчет се подписва от официалния представител на организацията.

Отчетът съдържа пълна информация за извършените дейности по одобрения проект, като в него коректно се описват действително осъществените дейности и участниците в тях. Към съдържателния отчет задължително се прилагат:

Документи и материали, удостоверяващи изпълнението на дейностите по проекта (съгласно таблица 1).

Таблица 1Вид дейност Документи и материали, удостоверяващи изпълнението на

дейността*Обучения Програма на обучението;

Присъствен списък;Копие от материали/презентации за участниците;Протокол за разпространени информационни материали; Снимков материал (на електронен носител).

Публични събития (конференция/кръгла маса/форум/дискусия/симулация и пр.), демонстрации, спортни занимания със свободен достъп и др.

Програма на събитието;Покана до медии и/или участници;Присъствен списък (ако е приложимо);Копия от материали/презентации за участниците;Протокол за разпространени информационни материали Снимков материал (на електронен носител).

Публикации Копия на публикации в медиите, свързани с представянето и изпълнението на проекта;Списък с линкове към публикации (в електронни медии).

Печатни (информационни) и рекламни материали

Екземпляр от всеки изработен печатен материал;Протокол за разпространени информационни материали.

* В таблицата са посочени задължителния минимум документи, удостоверяващи изпълнението на дейностите по проекта, които следва да бъдат представени към съдържателния отчет. Изпълнителите могат да приложат по своя преценка и други документи, свързани с изпълнението на дейностите.

В случай на липсващи документи и материали, удостоверяващи изпълнението на определена дейност от проекта, ММС не признава отчетения разход за съответната дейност.

Съдържателният отчет и документите, удостоверяващи изпълнението на дейностите, се представят в отделна папка. Документите се подреждат във възходящ ред по следния начин:

1. Коректно попълнен, подписан и подпечатан формуляр за съдържателен отчет

14

2. Копие на официалната кореспонденция на изпълнителя с ММС за случаите, касаещи изпълнението на договора

3. Документи и материали, удостоверяващи изпълнението на дейностите по проектаТези документи се подреждат по дейности, като се започва с дейност 1 и се следва редът,

описан в Таблица 1. В случай, че са приложени допълнителни документи, които не са включени в списъка в таблица 1, те се прилагат накрая.

Финансов отчетФинансовият отчет на проекта се изготвя по утвърден формуляр, който е публикуван на

интернет страниците на ММС и Национална информационна система за младежта. Във формуляра задължително се попълват генериран по програмата № на проекта и № на договора, наименованието на изпълнителя и на проекта. Финансовият отчет се подписва от официалния представител на организацията и финансово отговорното лице.

Финансовият отчет съдържа пълна информация за извършените разходи по одобрения бюджет, като към него задължително се прилагат:

заверени (вярно с оригинала, подпис, печат) копия на разходо-оправдателни документи - РОД (съгласно таблица 2).

Желателно е финансово отговорното лице по проекта да прави предварителен преглед на документите за законосъобразност (наличие на задължителни реквизити, пълна, вярна и точна информация, коректно изписване на вида на стопанската операция, проверка на аритметични действия и др. подобни), която проверка да се потвърждава с подпис върху оригиналния документ.

Подредените и представени към отчета копия на РОД трябва да бъдат четливи и да се виждат всички задължителни атрибути към тях – номер, дата, стойност, тип на документа и съдържание.

банкови извлечения (парагони) за движението по банковата сметка, по която са усвоени отпуснатите средства, за целия период на отчета (проекта);

оборотна ведомост с натрупване за периода на отчета (проекта), от която да са ясно проследими приходите и разходите, активите и пасивите, свързани с изпълнението на проекта.

Примерни тирове разходи и изискуеми РОД:Тип разход Разходно-оправдателни документи*

I. Закупуване на стоки/услуги

Договор с доставчик на стоки/услуги;Приемо-предавателен протокол;

При плащане по банков път При плащане в брой

15

ФактураПлатежно нарежданеПротокол-опис или стокова разписка на закупените стоки или услуги – прилага се в случаите, когато във фактурата няма подробно описани вид, брой и единична цена на закупените стоки или услуги. Протоколът следва да бъде заверен с подпис и печат от организацията и фирмата доставчик.

ФактураФискален бонИзключение правят организации и институции, които са освободени да издават такива към фактура съгласно НАРЕДБА № Н-18 от 13.12.2006 г. за регистриране и отчитане на продажби в търговските обекти чрез фискални устройства описани в чл.4 и чл.5 от Наредбата. В тези случаи изпълнителите на проекти прилагат обяснителна записка към издадената фактура.Протокол-опис или стокова разписка на закупените стоки или услуги – прилага се в случаите, когато във фактурата няма подробно описани вид, брой и единична цена на закупените стоки или услуги. Протоколът следва да бъде заверен с подпис и печат от организацията и фирмата доставчик.

II. Разходи за сключени договори за изпълнение

Договор за изпълнение, подписан двустранно – от Възложител (организацията) и Изпълнител;Двустранно подписан отчет на Изпълнителя;Двустранно подписан протокол за приемане без или с възражение на извършената работа;Декларация за осигурителния статус на Изпълнителя;Сметка за изплатени суми;Рекапитулация за изплатените суми и дължимите осигуровки;Платежни нареждания за внесените осигурителни вноски;Платежно нареждане за изплатени суми по банков път (в случай, че плащането е извършено по банков път).

III. Разходи за сключени трудови

Трудов договор или допълнително споразумение към трудов договор;

16

договори Длъжностна характеристика;Справка за подадените (и приети) уведомления по чл. 62 от КТ (важи и за допълнителни споразумения при изменение на трудовия договор, с които се променя длъжността и/или срока на договора);Изготвен работен план, утвърден от ръководителя на проекта;Рекапитулация (платежна ведомост) за начислените месечни суми за заплати, осигурителни вноски от работник или служител и работодател, дължимите суми за Данък общ доход (ДОД);Платежни нареждания за внесени осигурителни вноски и ДОД.

IV. Командировъчни разходи

Командировъчна заповед;Фактура за нощувкиБилети.

При ползване на личен/служебен автомобил:Пътен лист;Фактура за гориво;Голям талон на автомобила;Приложен документ (извадка) за определяне разходната норма;Копие от паспорта за поставена газова уредба.

V. Транспортни разходи без командироване

Пътен лист;Фактура за гориво;Голям талон на автомобила;Приложен документ (извадка) за определяне разходната норма;Копие от паспорта за поставена газова уредба.

VI. Транспортни разходи за услуги при групово пътуване

Договор за транспортна услуга;Приемо-предавателен протокол;Фактура от фирмата превозвач;Фискален бон (при плащане в брой) или платежно нареждане (при плащане по банков път).

VII. Разходи за наем на недвижим имот

При наемодател физическо лице

При наемодател юридическо лице

17

Договор за наем на недвижим имот;Сметка за изплатени суми;Платежно нареждане за платен авансов ДОД 10% от наемателя.

Договор за наем на недвижим имот;Фактура;Фискален бон (при извършено плащане в брой);Платежно нареждане (при извършено плащане по банков път).

VIII. Разходи за наем на движими вещи

При наемодател физическо лице

При наемодател юридическо лице

Договор за наем;Сметка за изплатени суми;Платежно нареждане за платен авансов ДОД от наемателя.

Договор за наем;Фактура;Фискален бон (при извършено плащане в брой);Платежно нареждане (при извършено плащане по банков път).

IX. Разходи за ползване на куриерски и пощенски услуги

Фактура;Фискален бон.

X. Банкови такси Признават се по извлечението от банковата сметка.

XI. Разходи, свързани с изпълнението на други дейности

Фактура;Фискален бон

* В таблицата са посочени задължителния (и достатъчен) минимум документи, удостоверяващи извършването на разход по проекта, които следва да бъдат представени към финансовия отчет. Допълнителни документи, извън посочените, следва да се представят само при поискване.

Документите във финансовия отчет трябва да бъдат подредени по бюджетните категории и пера и във възходящ ред. Подредените и представени към отчета копия на РОД трябва да бъдат четливи и да се виждат всички задължителни реквизити към тях – номер, дата, стойност, тип на документа и съдържание. Номерацията на РОД трябва да отговаря на поредността и номерата на същите документи, описани подробно за всеки отделен разход в отчета.

В случай на представени РОД за разходи по дейности, които не са описани във финансовия отчет и за които не са представени документи и материали, удостоверяващи

18

изпълнението на определената дейност от проекта, ММС не признава отчетения разход за съответната дейност.

Финансовият отчет следва да бъде предаден в срока, описан в договора, и в изискуемата форма, като всички РОД трябва да бъдат подробно описани по пера в определената форма и сборувани отделно с общ сбор за всяко перо.

Изисквания за попълване на разходо-оправдателни документи:1) Реквизити за попълване и редовност на фактури: Наименование и номер на документа, съдържащ само арабски цифри; Дата на издаване и място; Наименование или име, адрес* и единен идентификационен код (ЕИК) или единен идентификационен код по БУЛСТАТ, или единен граждански номер или личен номер на чужденец на издателя и получателя; Предмет, натурално и стойностно изражение на стопанската операция; Съставител и получател - име и фамилия; Подписи на лицата, осъществяващи стопанската операция; Текст, от който е видно, че разходът е по конкретния проект, финансиран от ММС – например изписва се текст „Разходът се извършва по проект/договор № ……./…. (дата)“.* Адресът, който се вписва във съответната фактура е адресът за кореспонденция, съгласно чл. 28, ал. 1 от ДОПК.

При отчитане на разходи за закупени стоки във фактурата задължително трябва да бъдат описани закупените като разновидности стоки, брой и единична цена. При невъзможност за подробно описание в съдържателната част на фактурата се прави следния запис „канцеларски материали по приложен опис”.

При закупуване на оборудване във фактурата трябва да фигурира информация с наименование, марка и модел на оборудването.

При отчитане на разходи за провеждане на мероприятия (транспорт, нощувки, хранене и др.), във фактурата трябва да бъдат описани брой на лицата, участници в мероприятието и период на извършване на услугата. Към фактурата се прилага списък на нощувалите, заверен от предоставилия услугата.

При отчитане разходи за услуги с организиран транспорт (групово пътуване) във фактурата трябва да бъде вписан броят на пътуващите лица и периода на пътуване. При невъзможност да се впише във фактурата съответния текст, към нея се прилага подписан от двете страни протокол, съдържащ списък на пътуващите с конкретния транспорт и периода на пътуване. Фактура без фискален бон или платежно нареждане се издава от фирмата превозвач, когато са издадени билети за пътуване на всички пътници.

2) Реквизити за редовност на договори: номер, дата;

19

текст, от който е видно, че договорът се сключва в изпълнение на проект/договор, финансиран от ММС;

предмет на договора (задание); срок за изпълнение; стойност на възнаграждението и начин на заплащане; подписи на договарящите се страни.

При наемане на технически средства в договора се прави подробно описание на марка, модел, фабричен или сериен номер, други значими стойности и параметри на наетата техника.

3) Командировъчна заповед – попълването на заповедта се съобразява с Наредбата за командировките в страната и има четири етапа:

Първи етап: номер и дата на заповедта; наименование на предприятието и длъжностното лице, което издава заповедта; трите имена и длъжността на командированото лице; място за командироването; задача, за която лицето се командирова; времетраенето на командировката; командировъчните дневни, пътни и квартирни пари, на които командированият има право; начинът на пътуването и други данни, които имат значение за определяне правото и

размера на командировъчните пътни пари; необходимостта и видът на отчета за извършената работа.

Втори етап – попълване на позиции за Пристигнал и Отпътувал: дата, подпис и печат от служител от посетеното място.

Когато се отчитат посещения на различни населени места в различни дни се изисква попълване на необходимия брой следващи позиции за Пристигнал и Отпътувал за цялостното отчитане на престоя, транспортните разходи и дните на командироване.

Трети етап – писмен описателен отчет (доклад) на командированото лице за свършената от него работа по време на командировката: дата на отчитане; съдържание на отчета; подпис на командированото лице; подпис на ръководителя на организацията, респ. ръководителя на проекта, с което се

приема или отхвърля изпълнението на възложеното. Четвърти етап – финансов отчет от командированото лице за изразходените финансови средства за ползваните пътни, дневни и квартирни при осъществяване на поставената задача:

20

опис на обходените места с вписани вид и стойност на разходно-оправдателните документи за транспорт (фактура за гориво, билети). При отчитане на разход за транспорт с автомобил се вписват изминатите километри, разходната норма и стойността на общото изразходено количество гориво съпоставимо с изминатите километри по време на командировката;

сума за дневни, определена спрямо дните в командировка и стойността им според условията на чл.19 от Наредбата за командировките в страната;

квартирни пари - в размер на действително платените (вкл. за данъци и такси) срещу представен документ, издаден по установения ред, но не повече от 60,00 (шестдесет) лева за една нощувка. Не се допуска компенсация между отделните нощувки.

дата на отчитане на финансовите средства за изпълнение на задачата и подпис на командированото лице;

подпис на ръководителя на организацията, респ. ръководителя на проекта, ако е упълномощен за целта, с което се приемат извършените финансови разходи по време на командировката.

При отчитане на разходите за настаняване и нощувка на командированото лице се прилага фактура, придружена с фискален бон или платежно нареждане за стойността на услугата при ползване на съответния разход за нощуване.

Размер и ограничения на разплащанията в брой или по банков път:На основание чл. 3 от Закон за ограничаване плащанията в брой, плащанията на

територията на страната се извършват само чрез превод или внасяне по платежна сметка, когато са: на стойност, равна на или надвишаваща 10 000 лв.; на стойност под 10 000 лв., представляваща част от парична престация по договор, чиято

стойност е равна на или надвишава 10 000 лв.Всички разплащания, които се осъществяват на стойност под 10 000 лв. могат да бъдат

направени в брой срещу издаден съответния платежен документ – фактура с фискален бон.Препоръчително е разплащания към РОД по проектни дейности на стойност над 1 000

лв. да се извършват по банков път с платежни нареждания.

Одобряване на извършени разходи:Общи изисквания

Представените разходо-оправдателни документи (РОД), съответно техните копия, трябва да отговарят на законовите изисквания, заложени в действащата нормативна уредба;

Всички приложени РОД трябва да са извършени в рамките на продължителността на проекта, посочен в договора;

Всички РОД трябва да включват в съдържателната или описателна част освен данни за разхода и задължителен текст, който показва ясно по кой проект/договор се реализира конкретния разход. Ако не е възможно да се впише изискуемият текст от фирмата

21

издател на документа, то същият се вписва саморъчно от представително лице на организацията на лицевата страна на оригиналния РОД с подпис и печат на организацията;

Организациите трябва да представят заедно с отчета и декларация за истинността и неизползването на финансовите документи за отчитане по други проекти.

Във финансовия отчет се прилагат копия на РОД, които са заверени с: гриф „Вярно с оригинала“; подпис на лицето, представляващо организацията; мокър печат на организацията (само за проекти, изпълнявани от ЮЛНЦ).

Няма да бъдат признати разходи: извършени извън срока на договора; отчетени с фактури, които не са изготвени според изискванията, с непопълнени или

сгрешени реквизити; отчетени с фактури, придружени с касов бон различен от „фискален“. Например:

възможно е да бъде издаден „системен“, „служебен“ или „финансов“ бон, който не се признава за редовно издаден към фактура за плащане в брой;

отчетени само с „Фискален бон“; за стоки и услуги, отчетени с фактури, в които няма описан вид, брой и единична цена

и не е приложена стокова разписка или обяснителна записка; за лични осигурителни вноски, които са за сметка на наетото лице, ако в отчета е

описана общата сума по сключения договор между Възложител и Изпълнител; отчетени само с билети за градски транспорт, без придружаващи документи за

командироване в страната; свързани с командироване на лица, които не са пряко ангажирани с дейностите по

проекта и нямат отношение към него; за куриерски и пощенски услуги, които не са свързани пряко с дейностите по проекта; за закупуване на алкохол и тютюневи изделия във връзка с провеждане на мероприятия

в рамките на проекта.

При отчитане на разход за информационни печатни и рекламни материали, ведно с РОД, задължително се прилагат и мостри на посочените материали.

В случай, че изпълнителят не представи краен отчет, проектното досие се разглежда от експертна комисия в ММС, която определя срок за доброволно възстановяване на цялото финансово подпомагане по проекта, ведно със законоустановената лихва.

Забележка: Закупеното оборудване подлежи на одитна проверка в рамките на 5 г. след приключване на проектните дейности.

22

Забележка: При отчитане на разходи за наем на зала не е задължително подписването на договор в случай, че разходът се удостоверява с фактура, придружена с платежен документ.

Разходи за информационни материали без опознавателна информация за проекта и източника на финансиране няма да бъдат признати за целесъобразни!

При окончателно плащане ММС извършва проверка на процентните ограничения на отделните видове разходи за целия период на изпълнение на проекта. Всички разходи, за които има определени процентни ограничения, се преизчисляват на база реално верифицирани допустими преки разходи за конкретния проект.

Заключителни условияС подписване на договора за финансиране на съответното проектно предложение,

бенифициентът се съгласява Министерството на младежта и спорта да използва резултатите от изпълнението на дейностите по проекта.

В случай че в рамките на изпълнението на договора организацията изпълнител наруши права на трето лице Министерството на младежта и спорта не носи отговорност за това.

Аз, …………………………………………….., в качеството ми на представляващ организацията изпълнител с наименование …….………………………………………………….., приемам да изпълнявам условията, описани в Указанията за разработване, изпълнние и отчитане на проекти по Национална програма за изпълнение на младежки дейности по чл. 10а от Закона за хазарта за 2017 г. и се задължавам да реализирам дейностите по проекта спрямо тях.

……………………………………….……………………………………….(Име, фамилия, подпис,печат на организацията)

23