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MPS e Outsourcing de impressão: por onde começo?
Por Thiarlei MacedoMaio 2012
Thiarlei Macedo
Thiarlei Machado Macedo
Email/MSN: [email protected]: ThiarleiTwitter: twitter.com/thiarlei
Diretor Executivo da Enttry Softwares.Diretor de Relações Institucionais do TrinoPolo.Professor da Faculdade de Tecnologia Ftec (Curso de Análise e Desenvolvimento de Sistemas).MBA/ Mestrando Administração (PPGA/UFRGS e FSG).Pós Graduado em Teste e Garantia da Qualidade de Software (Feevale).Graduado em Desenvolvimento de Sistemas de Informação (Ftec).Certified Tester of Brazilian Software Testing Qualifications Board (BSTQB).Microsoft Certified Professional (Microsoft).
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A Empresa
Soluções em software para gerenciamento, controle
e monitoramento de impressão.
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Produtos
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O que a Enttry Faz?
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Saiba o que, quanto, onde e quando os usuários estão imprimindo.
Guardian PrintAccount
Guardian SafePrintImpressão segura liberada por biometria da impressão digital.
Guardian PrintScoutMonitoramento ativo de parques de impressão globalmente distribuídos.
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Guardian Print Account
• Tarifação de impressão e cópia;• Redução de custo e controle de gastos;• Informações estratégicas e detalhadas;• Suporte a vários sistemas operacionais;• Monitora qualquer marca de impressora;• Identifica usuários, documentos,
computadores, impressoras, etc.
Saiba o que, quanto, onde e quando seus usuários estão imprimindo.
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• Economia;• Sigilo;• Segurança; • Controle;• Responsabilidade ambiental.
Guardian Safe PrintImpressão segura liberada por biometria facial e impressão digital ou cartão.
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• Coleta de contadores;• Monitoramento de status;• Acompanhamento de suprimentos;• Fácil de usar e instalar;• Informação certa a todo tempo;• Software as a Service.
Guardian PrintScoutMonitoramento de equipamentos de impressão distribuídos em vários locais.
Nuvem
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O Problema Inicial
• Os executivos normalmente não sabem quanto gastam em impressão. Eles até tem idéia de quanto gastam, mas o custo é muito maior do que eles imaginam.
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Custo Conhecido
Custo Oculto
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Pesquisa Photizo
• 105 Empresas pesquisadas;• 750 Funcionários em média por empresa;• U$ 700 mil Custo impressão anual; • 3 a 6% da receita é impressão;• U$ 725,00 Cada funcionário por ano; • 3700 Horas de suporte de TI à impressão;• 30% Redução de custo com MPS;• 60% Redução da pegada carbono com MPS.
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Pesquisa Canon/Gartner
• 1-3% - Faturamento empresas em impressão• 6-15% - Fat. em gestão do documento impresso• 6% - Impresso e nunca é utilizado• 30% - Aumento médio de volume por ano.• 41% - Material sigiloso• 15% - Tempo pessoal de TI tratando Impressão• 6% - Gastos de helpdesk para impressão• 30% - Economia com MPS
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• MPS• Managed Print Services• Gestão de Serviços de Impressão• ...
O que é o MPS?
• MPS• Managed Print Services• Gestão de Serviços de Impressão• ...
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• Vender página impressa;• Contrato de Click;• Alugar impressora;• Remanufatura de cartucho;• Contrato de manutenção de impressora;• Fornecer hardware de impressão;• Fornecer suprimento para o cliente;
O que não é MPS?
• Vender página impressa;• Contrato de Click;• Alugar impressora;• Remanufatura de cartucho;• Contrato de manutenção de impressora;• Fornecer hardware de impressão;• Fornecer suprimento para o cliente;
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• Assumir o parque de impressão do cliente;• Instalar um software de tarifação;• Fornecer ECM ou GED;
O que não é MPS?
• Assumir o parque de impressão do cliente;• Instalar um software de tarifação;• Fornecer ECM ou GED;
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Onde está inserido o MPS?
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Estratégico
Tático
Operacional
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“A estratégia sem tática é o caminho mais lento para a vitória. Tática sem estratégia
é o ruído antes da derrota.”
Sun Tzu A Arte da Guerra - Século IV a.C
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• Padronização do parque;• Redução do parque de equipamentos;• Redução do volume de impressão;• Redução de custo;• Aumento do controle do custo;• Melhoria da segurança da Informação;• Sustentabilidade Ambiental “Green IT”;
• Padronização do parque;• Redução do parque de equipamentos;• Redução do volume de impressão;• Redução de custo;• Aumento do controle do custo;• Melhoria da Segurança da Informação;• Sustentabilidade Ambiental “Green IT”;
O que busca o MPS?
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• Maior produtividade e eficiência;• Aumento da performance corporativa;• Racionalização de processos;• Aumento da qualidade de serviço;• Atualização tecnologica;• Automação do fluxo de trabalho;• Gestão efetiva de documentos.
• Maior produtividade e eficiência;• Aumento da performance corporativa;• Racionalização de processos;• Aumento da qualidade de serviço;• Atualização tecnológica;• Automação do fluxo de trabalho;• Gestão efetiva de documentos.
O que busca o MPS?
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• Entender o processo do cliente;• Conseguir o comprometimento do patrocinador;• Apoiar no melhoramento do processo;• Inventariar detalhadamente os recursos;• Projetar o parque para atender o processo;• Implantar, manter e monitorar o parque;• Otimização continua do parque.
Alguns fatores chave do MPS
• Entender o processo do cliente;• Conseguir o comprometimento do patrocinador;• Apoiar no melhoramento do processo;• Inventariar detalhadamente os recursos;• Projetar o parque para atender o processo;• Implantar, manter e monitorar o parque;• Otimização contínua do parque.
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• Pessoas;• Tecnologias;• Processos.
Gestão Eficiente
• Pessoas;• Tecnologias;• Processos.
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Pessoas
Processos
Tecnologia
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Melhoramento Contínuo
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IMPRESSÃO
MANUTENÇÃO PROATIVA
OTIMIZAÇÃO DE EQUIPAMENTOS
GESTÃO DE INFORMAÇÃO E
BILHETAGEM
Impressão
Então, como isso funciona?
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IMPRESSÃO
MANUTENÇÃO PROATIVA
OTIMIZAÇÃO DE EQUIPAMENTOS
GESTÃO DE INFORMAÇÃO E
BILHETAGEM
GOVERNANÇA E ESTRATÉGIA DE DOCUMENTOS
CONSULTORIA E PROCESSO
IMPRESSÃO VIRTUAL E NÃO IMPRESSÃO
PESSOAL REMOTO E RESIDENTE
MANTER E MELHORAR SEGURANÇA
MELHORIA DE PRODUTIVIDADE
SERVIDORES, IMPRESSORAS, SCANNERS, ETC.CADEIA DE SUPRIMENTOS E LOGÍSTICA (D/R)REDUÇÃO DE IMOBILIZADO E OBSOLESCÊNCIA
EDUCAÇÃO E TREINAMENTO
ACELERAÇÃO DO NEGÓCIO
REDUÇÃO DE RISCO
IMPRESSÃO
MANUTENÇÃO PROATIVA
OTIMIZAÇÃO DE EQUIPAMENTOS
GESTÃO DE INFORMAÇÃO E
BILHETAGEM
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Estágios do MPS
25•Gestão de documentos
•Workflow de documentos
•Processos empresarias avançados
Estágio 3
•Otimização do parque
•Manter Parque Otimizado
Estágio 2
•Ganhar controle sobre o parque de impressão
Estágio 1 SKIL
LS D
O F
ORN
ECED
OR
•Gestão de documentos
•Workflow de documentos
•Melhorar Processos de Negócio
Estágio 3
•Otimização do parque
•Manter Parque Otimizado
Estágio 2
•Ganhar controle sobre o parque de impressão
Estágio 1
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•Observar / Coletar Dados
• Analisar
Conhecer
•Planejar
•Propor
Desenhar
•Implantar
•Fazer transição
Implementar
•Monitorar
•Inovar / Melhorar
Gerenciar
Etapas da implantação de MPS
26•Monitorar
•Inovar / Melhorar
Gerenciar
•Observar / Coletar Dados
• Analisar
Conhecer•Pla
nejar
•Propor / Repensar o Parque
Desenhar
•Implantar
•Fazer transição
Implementar
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• Cliente;• Mercado;• Concorrência;• Sua própria empresa;• Parceiros;• Inovação tecnológica.
Para onde olhar?
• Cliente;• Mercado;• Concorrência;• Sua própria empresa;• Parceiros;• Inovação tecnológica.
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“Conheces teu inimigo e conhece-te a ti mesmo; se tiveres cem combates a travar, cem vezes serás vitorioso. Se ignoras teu inimigo e conheces a ti mesmo, tuas chances de perder e de ganhar serão idênticas. Se ignoras ao mesmo tempo teu inimigo e a ti mesmo, só contarás teus combates por tuas derrotas.”
Sun Tzu A Arte da Guerra - Século IV a.C
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Boas Práticas
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1. Identifique Objetivos e Prioridades e defina metas2. Entenda os requisitos e as necessidades do cliente3. Garanta um patrocinador comprometido para o
projeto4. Prepare a corporação e comunique5. Fornece MPS, não hardware6. Mantenha os três estágios em mente7. Avalie seus fornecedores8. Assessoria e consultoria paga
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• CRM (Relacionamento com o cliente);• Bases de Conhecimento;*Microsoft / Wiki
• Gerenciar Logística de Suprimentos;• Gestão de Contratos;• Coleta de Contadores Físicos;• Controlar Chamados Técnicos e SLA;• Monitorar Impressoras Remotamente;• Rastrear Ciclo de Vida da Remanufatura;• Notificação de eventos;
Onde aplicar software
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• CRM (Relacionamento com o cliente);• Bases de Conhecimento;*Microsoft / Wiki
• Gerenciar Logística de Suprimentos;• Gestão de Contratos;• Coleta de Contadores Físicos;• Controlar Chamados Técnicos e SLA;• Monitorar Impressoras Remotamente;• Rastrear Ciclo de Vida da Remanufatura;• Notificação de eventos;
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Onde aplicar software
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• Tarifar Impressão e Cópia;• Gestão Eletrônica de Documento;• Impressão Virtual;• Impressão Segura por Biometria ou Cartão;• Impressão Monitorada/Supervisionada;• Cobrança Impressão por Projeto/Cliente;• Serviço Impressão Pré e Pós-paga;• Suporte Remoto.• Auditoria de Impressão
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• Procure Referências;• Não basta ter um produto pronto;• A evolução do produto;• Avalie o Suporte;• Experimente;• Possibilidade de Customizações;• Desenvolva uma parceria bilateral;• Esteja atento ao mercado;• Não existe bala de prata.
E na hora de escolher...
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• Procure Referências;• Não basta ter um produto pronto;• A evolução do produto;• Avalie o Suporte;• Experimente;• Possibilidade de Customizações;• Desenvolva uma parceria bilateral;• Esteja atento ao mercado;• Não existe bala de prata.
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• Alianças, fusões e aquisições;• Métricas e benchmark;• Agregar valor sempre;• Não entrar em briga de preço;• Parcerias com fabricantes (Hard/Soft);• Explorem os registros de oportunidade;• Sempre priorizar o ganha/ganha;• Vender serviço de gestão agregado;• Inovação;
Considerem
• Alianças, fusões e aquisições;• Métricas e benchmarking;• Agregar valor sempre;• Não entrar em briga de preço;• Parcerias com fabricantes (Hard/Soft);• Explorem os registros de oportunidade;• Sempre priorizar o ganha/ganha;• Vender serviço de gestão agregado;• Inovação;
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Conclusão
“Quando se patina sobre o gelo fino, a segurança está na nossa
velocidade.”Raph Waldo Emerson
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Conclusão
Não é o mais forte que sobrevive e sim o que melhor se adapta.
Charles Darwin
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Perguntas...
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[email protected]: Thiarleitwitter.com/thiarlei
www.guardian.inf.brwww.enttry.com.brblog.guardian.inf.brmicreiros.com
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Obrigado!!!
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