ms 2010 excel - tomi24.pl · arkusz kalkulacyjny umożliwia automatyczną obróbkę danych oraz ich...
TRANSCRIPT
MS Excel
2010
1
INTERFEJS PROGRAMU I PODSTAWOWE TERMINY ZWIĄZANE
Z ARKUSZEM ............................................................................................................................... 4
Co to jest arkusz kalkulacyjny? ........................................................................................................ 4
Skoroszyt, arkusz, komórka, adres komórki ................................................................................. 5
Poruszanie się po komórkach ............................................................................................................ 8
Skróty klawiaturowe cz. I .................................................................................................................. 8
Skróty klawiaturowe cz. II ............................................................................................................... 10
Okno „Przechodzenie do – Specjalne” .......................................................................................... 12
WPROWADZANIE DANYCH, FORMATOWANIE ARKUSZA I ZAPISYWANIE
PLIKU NA DYSKU ................................................................................................................... 16
Typy danych liczbowych ................................................................................................................... 17
Wprowadzanie danych do komórek .............................................................................................. 19
Formatowanie danych w komórkach ........................................................................................................ 20
Formatowanie czcionki ............................................................................................................................. 20
Formatowanie komórki ....................................................................................................................................... 21
Malarz formatów.................................................................................................................................................. 22
Położenie tekstu w komórce .............................................................................................................................. 22
Szybkie sposoby wprowadzania danych ...................................................................................... 23
Wypełnianie komórek seriami danych .......................................................................................... 23
Funkcja „Autowypełnianie” ................................................................................................................................ 24
Wypełnianie danych w przylegających komórkach przez przeciągnięcie uchwytu wypełniania .............. 25
Wypełnianie formuł w przylegających komórkach ......................................................................................... 25
Wypełnianie serią liczb, dat lub innych wbudowanych elementów ............................................................. 26
Wypełnianie aktywnej komórki zawartością sąsiedniej komórki .................................................................. 26
Wypełnianie komórek zdefiniowaną serią danych .......................................................................................... 26
Dodawanie i usuwanie komentarzy do komórek ....................................................................... 27
Wstawianie i usuwanie wierszy i kolumn .................................................................................... 28
Edycja danych w komórce ................................................................................................................................. 28
Wstawianie nowej komórki, kolumny lub wiersza .......................................................................................... 29
Usuwanie danych i formatów z komórek ..................................................................................... 29
2
Wstawianie hiperłączy ....................................................................................................................... 30
Polecenie „Znajdowanie i zamienianie” ........................................................................................ 30
Zapisywanie arkusza i wczytywanie go do programu .............................................................. 33
PRACA W OBRĘBIE SKOROSZYTU Z KILKOMA ARKUSZAMI .......................... 34
Zaznaczanie komórek ........................................................................................................................ 34
Kopiowanie/Wycinanie poprzez schowek programu Excel ..................................................... 35
Wklejanie ze schowka........................................................................................................................ 35
Ukrywanie i odkrywanie kolumn, wierszy i arkuszy ................................................................. 36
Ukrywanie/wyświetlanie kolumn i wierszy ................................................................................. 36
Ukrywanie/Wyświetlanie arkusza .................................................................................................. 37
TWORZENIE TABEL I ICH PRZEGLĄDANIE .............................................................. 38
Formatowanie tabel ........................................................................................................................... 38
Style w programie Excel .................................................................................................................... 39
Ustawianie szerokości komórki i wysokości wiersza ................................................................ 39
Tworzenie wierszy nagłówkowych i ich blokowanie ................................................................. 40
Dzielenie na okienka w celu zablokowania wierszy lub kolumn w osobnych obszarach
arkusza ................................................................................................................................................... 41
Klonowanie okien i wyświetlanie w nich różnych obszarów tego samego arkusza ......... 42
Klonowanie okien i wyświetlanie w nich danych z dwóch różnych arkuszy ...................... 42
TWORZENIE PROSTYCH FORMUŁ OBLICZENIOWYCH ...................................... 43
Tworzenie formuł obliczeniowych z użyciem operatorów matematycznych ..................... 43
Formuły korzystające z funkcji ....................................................................................................... 45
Automatyczne wstawianie adresu komórki (komórek) w formule ....................................... 46
Kopiowanie formuł.............................................................................................................................. 46
Adresowanie względne i bezwzględne.......................................................................................... 47
3
Odwoływanie się w formułach do innych arkuszy w obrębie tego samego skoroszytu . 48
POZNAJEMY FUNKCJE I TWORZYMY FORMUŁY Z ICH UŻYCIEM ................ 49
Co to są funkcje? ................................................................................................................................. 49
Funkcje logiczne .................................................................................................................................. 50
Funkcje dotyczące tekstu i danych ................................................................................................ 51
Funkcje daty i czasu ........................................................................................................................... 52
Funkcje wyszukiwania i adresu ...................................................................................................... 52
Funkcje matematyczne ..................................................................................................................... 53
Funkcje finansowe .............................................................................................................................. 54
Funkcje informacyjne ........................................................................................................................ 55
Najczęściej wykorzystywane funkcje ........................................................................................... 56
Funkcje matematyczne ....................................................................................................................................... 56
Funkcje finansowe .............................................................................................................................................. 59
Funkcje daty i czasu ........................................................................................................................................... 61
Funkcje statystyczne ........................................................................................................................................... 63
Funkcje wyszukiwania i adresu ......................................................................................................................... 68
Funkcje bazy danych .......................................................................................................................................... 71
Funkcje tekstowe ................................................................................................................................................ 72
Funkcje logiczne .................................................................................................................................................. 75
Zagnieżdżanie funkcji ........................................................................................................................ 76
Prawidłowość zwracanych wartości .................................................................................................................. 77
Ograniczenia poziomu zagnieżdżania ............................................................................................................... 77
FORMATOWANIE WARUNKOWE I STOSOWANIE NAZW ................................ 78
Formatowanie warunkowe .............................................................................................................. 78
FILTR I FILTR ZAAWANSOWANY .................................................................................. 90
Filtr .......................................................................................................................................................... 90
Filtr Zaawansowany ........................................................................................................................... 97
4
Interfejs programu i podstawowe
terminy związane z arkuszem
wyjaśnienie pojęć: skoroszyt, arkusz, komórka, adres komórki,
dodawanie, zmiana nazwy i usuwanie arkuszy,
poruszanie się po komórkach i arkuszach,
polecenie „przechodzenie do”,
zaznaczanie komórek i arkuszy,
skróty klawiaturowe i akcje myszy.
Co to jest arkusz kalkulacyjny?
Arkusz kalkulacyjny jest programem komputerowym do obliczeń
i analizy danych. Dane, głównie liczbowe, przedstawiane są w postaci
tabel. Arkusz kalkulacyjny umożliwia automatyczną obróbkę danych oraz
ich prezentację w różny sposób.
W środowisku Windows najbardziej znanym arkuszem kalkulacyjnym jest
Microsoft Excel z pakietu Microsoft Office.
Najważniejszym narzędziem arkusza kalkulacyjnego są funkcje (matematyczne,
statystyczne, daty i czasu, finansowe, bazodanowe, logiczne), za pomocą których
wprowadzone do arkusza dane są automatycznie przetwarzane. Możliwe jest także
tworzenie różnego rodzaju symulacji.
Za pomocą arkusza kalkulacyjnego można także wizualizować dane,
prezentując je w postaci wykresów (kolumnowych, słupkowych, kołowych,
liniowych, warstwowych itd.), które pozwalają łatwiej zorientować się we
wzajemnych zależnościach i tendencjach.
5
Skoroszyt, arkusz, komórka, adres komórki
Podczas uruchamiania programu Excel jest otwierany plik nazywany
skoroszytem. Każdy nowy skoroszyt zawiera na początku trzy arkusze podobne
do stron dokumentu. W tych arkuszach, nazywanych czasem arkuszami
kalkulacyjnymi, wprowadza się dane.
Nazwy poszczególnych arkuszy (Arkusz1, Arkusz2 i Arkusz3) są wyświetlone
na odpowiednich kartach arkuszy w lewej dolnej części okna skoroszytu. Kliknięcie
karty arkusza powoduje wyświetlenie odpowiadającego jej arkusza.
Nazwy kart arkuszy warto zmienić, aby ułatwić identyfikowanie informacji
na poszczególnych arkuszach. Można na przykład użyć nazw Styczeń, Luty
i Marzec dla kart arkuszy zawierających budżety lub oceny studentów dotyczące
tych miesięcy albo nazw Północ i Zachód dla kart arkuszy dotyczących regionów
sprzedaży itd.
Aby zmienić nazwę karty arkusza należy kliknąć dwukrotnie na nazwie
karty arkusza lub kliknąć prawym klawiszem myszki na nazwie i z menu
kontekstowego wybrać opcję Zmień nazwę.
6
Jeśli potrzebna jest większa ilość arkuszy niż trzy, można dodać następne, a
jeśli trzy to za dużo, można usunąć jeden lub dwa (ale nie jest to konieczne). Do
przechodzenia między arkuszami można używać skrótów klawiaturowych.
Ctrl + PgUp przechodzi do następnego arkusza
Ctrl + PgDown przechodzi do poprzedniego arkusza
Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na karcie arkusza wywołuje menu
kontekstowe, które umożliwia dodanie, usunięcie, zmianę nazwy itp. karty
arkusza.
Po uruchomieniu program Excel wyświetlana jest duża pusta siatka. Na jej
górnej krawędzi są wyświetlone litery, które numerują kolejne kolumny, a na
bocznej lewej krawędzi cyfry numerujące kolejne wiersze.
7
Nagłówki kolumn są oznaczane literami. Nagłówki wierszy są
oznaczane liczbami. Literowe nagłówki kolumn i liczbowe nagłówki wierszy
umożliwiają określenie lokalizacji w arkuszu po kliknięciu komórki.
Połączone nagłówki tworzą adres komórki, nazywany także odwołaniem
do komórki.
Każda kolumna ma literowy nagłówek u góry. Pierwsze 26 kolumn jest
oznaczonych literami od A do Z. Po literze Z następują litery w parach od AA do
AZ. Każdy wiersz również ma nagłówek. Nagłówki wierszy są liczbami z zakresu od
1 do 1 048 576.
Literowe nagłówki kolumn i liczbowe nagłówki wierszy umożliwiają
określenie lokalizacji w arkuszu po kliknięciu komórki. Połączone nagłówki tworzą
adres komórki, nazywany także odwołaniem do komórki.
Po otwarciu nowego skoroszytu pierwsza komórka jest komórką
aktywną. Komórka aktywna jest oznaczona czarnym obramowaniem.
Komórki służą do wprowadzania danych w arkuszu.
Dane można wprowadzać w dowolnej komórce, wybierając ją kliknięciem.
Dowolna wybrana komórka staje się komórką aktywną. Kiedy komórka jest
aktywna, jej obramowanie jest czarne, a nagłówki kolumny i wiersza, w których
się znajduje, są wyróżnione.
8
Dzięki obramowaniu komórki oraz wyróżnieniu nagłówków kolumny
i wiersza można łatwiej zauważyć, że dana komórka jest komórką aktywną.
Ponadto odwołanie do komórki aktywnej jest wyświetlane w polu nazwy w lewym
górnym rogu arkusza. Patrząc na pole nazwy, można sprawdzić odwołanie do
komórki aktywnej.
Poruszanie się po komórkach
Najprostszym sposobem wskazania konkretnej komórki jest ustawienie
kursora myszy nad daną komórką oraz zaznaczenie jej poprzez kliknięcie lewym
przyciskiem myszy. Jednak do poruszania się po komórkach arkusza
i jednoczesnego wprowadzania danych przydaje się korzystanie ze skrótów
klawiaturowych.
W tabeli poniżej przedstawiono najczęściej stosowane skróty klawiaturowe
oraz odpowiadające im akcje myszy.
Skróty klawiaturowe cz. I
Skrót klawiaturowy Akcja
myszy Operacja
strzałka w lewo (lub
klawisza Tab),
w prawo (lub
kombinacji Shift+Tab),
do góry (Shift+Enter),
w dół (klawisz Enter)
odpowiednie
przesunięcie
kursora
i zaznaczenie
komórki
zaznaczenie komórki znajdującej się
na lewo, na prawo, wyżej, niżej od
bieżącej komórki
Ctrl + Home zaznaczenie pierwszej komórki
w arkuszu o adresie A1
Ctrl + End zaznaczenie ostatniej komórki
w arkuszu w której znajdują się dane
Ctrl + Strzałka
w prawo
skok na prawo od bieżącej komórki do
komórki w której znajdują się dane
bądź pierwszej komórki w wierszu
9
Ctrl + Strzałka w lewo skok na lewo od bieżącej komórki do
komórki w której znajdują się dane
bądź ostatniej komórki w wierszu
Ctrl + Strzałka w górę skok powyżej bieżącej komórki do
komórki w której znajdują się dane
bądź pierwszej komórki w kolumnie
Ctrl + Strzałka w dół skok poniżej bieżącej komórki do
komórki w której znajdują się dane
bądź ostatniej komórki w kolumnie
Shift + strzałka
w lewo, w prawo, do
góry, w dół
odpowiednie
przesunięcie
kursora
z wciśniętym
lewym
przyciskiem
myszy
zaznaczenie grupy komórek
znajdującej się na lewo, na prawo,
wyżej, niżej od bieżącej komórki
Shift + Ctrl + strzałka
w lewo, w prawo, do
góry, w dół
zaznaczenie grupy komórek w których
znajdują się dane, na lewo, na prawo,
wyżej, niżej od bieżącej komórki
klawisz funkcyjny F2 dwuklik
lewym
klawiszem
myszy
Edycja komórki - tryb
wprowadzania/edycji danych
w komórce
klawisz funkcyjny F4 brak
odpowiednika
Powtórz ostatnią operację - polecenie
działające we wszystkich programach
pakietu Office. Jeśli np. wykonaliśmy
operację pogrubienia tekstu
wciśnięcie klawisza F4 powtórzy tę
operację
Tabela. Skróty klawiaturowe oraz odpowiadające im akcje myszy
10
Skróty klawiaturowe cz. II
Inne skróty klawiaturowe
Ctrl + N Nowy zeszyt programu Excel
Ctrl + O Otwarcie zeszytu programu Excel
Ctrl + S Zapisanie bieżącego dokumentu. Jeśli utworzyliśmy nowy
dokument należy wskazać miejsce docelowe do zapisania
dokumentu oraz jego nazwę
Ctrl + C Kopiuje bieżącą komórkę wraz z jej formatowaniem
i zawartością
Ctrl + V Wkleja skopiowaną komórkę wraz z jej formatowaniem
i zawartością
Ctrl + X Wycina do schowka bieżącą komórkę wraz z jej
formatowaniem i zawartością
Ctrl + P Otwiera okno drukowania bieżącego arkusza
Ctrl + F Otwiera okno "Znajdź"
Ctrl + H Otwiera okno "Zamień"
Ctrl + Z Cofnij ostatnią czynność
Ctrl + Y Ponów ostatnią czynność
Ctrl + A Zaznacz wszystko
Ctrl + W Zamknij bieżący zeszyt
Ctrl + D Duplikuj wcześniejszą komórkę
Ctrl + ; Wstawia w bieżącą datę
Ctrl + Shift + ; Wstawia w bieżącą godzinę
Ctrl + G lub F5 Wywołuje okno "Przejdź do…"
Ctrl + PgUp Przechodzi do następnego arkusza w zeszycie
Ctrl + PgDown Przechodzi do poprzedniego arkusza w zeszycie
F1 Wywołuje okienko pomocy programu Excel
F2 Włącza tryb edycji bieżącej komórki
F4 Powtarza ostatnią czynność
F5 Wywołuje okno "Przejdź do…"
11
F12 Otwiera okno "Zapisz jako…"
Ctrl + Rolka
myszy
Powiększa / pomniejsza bieżący widok arkusza
Ctrl + I Pochyla tekst w komórce
Ctrl + U Podkreśla tekst w komórce
Ctrl + B Pogrubia tekst w komórce
Alt + Enter Podczas edycji tekstu w komórce wstawia w miejscu
ustawienia kursora złamanie linii
Tabela. Najczęściej używane skróty klawiaturowe
Do poruszania się po komórkach arkusza bez użycia myszy służą klawisze
strzałek, tabulacji oraz szereg skrótów klawiaturowych. Przejście do konkretnej
komórki jest możliwe poprzez podanie jej adresu w polu nazwy w lewym górny
rogu paska narzędziowego, bądź poprzez wywołanie okienka „Przechodzenie do…”
klawiszem F5 lub kombinacją Ctrl+G i wpisanie adresu docelowej komórki.
Okienko to pamięta adresy poprzednio wybranych komórek umożliwiając ich
szybkie wskazanie z powstałej w ten sposób listy.
Przycisk „Specjalne” umożliwia szybkie znalezienie i zaznaczenie komórek
zawierających dane określonego typu (np. formuły) lub komórki spełniające
12
określone kryteria (takie jak ostatnia komórka w arkuszu, która zawiera dane lub
formatowanie).
Okno „Przechodzenie do – Specjalne”
Opcja okna
"Przechodzenie
do - Specjalne"
Zaznacza następujące elementy
Komentarze Komórki zawierające komentarze.
Stałe Komórki zawierające stałe (stała: wartość, która nie jest
obliczana i dlatego nie zmienia się. Na przykład liczba 210
i tekst „Zarobki kwartalne” są stałymi. Wyrażenie i wartość
będąca wynikiem wyrażenia nie są stałymi).
Formuły
Komórki zawierające formuły (formuła: sekwencja wartości,
odwołań do komórek, nazw, funkcji lub operatorów
w komórce, które razem dają nową wartość. Formuła zawsze
zaczyna się od znaku równości (=)).
Uwaga: W polach wyboru poniżej opcji Formuły można
zdefiniować typ formuł, które chcesz zaznaczyć.
Puste Puste komórki.
13
Bieżący obszar Bieżący obszar (obszar bieżący: blok wypełnionych komórek,
który obejmuje aktualnie zaznaczoną komórkę lub komórki.
Obszar ten rozciąga się we wszystkich kierunkach aż do
pierwszego pustego wiersza lub kolumny), np. całą listę.
Bieżąca tablica Cała tablica (tablica: służy do konstruowania pojedynczych
formuł, które dają wiele wyników lub operują na grupie
argumentów uporządkowanych w wiersze i kolumny. Zakres
tablicy współużytkuje wspólną formułę; stała tablicowa to
grupa stałych używana, jako argument), jeśli komórka
aktywna (komórka aktywna: komórka wybrana, w której
wprowadzane są dane, gdy użytkownik zacznie je wpisywać.
W danym momencie tylko jedna komórka może być aktywna.
Komórka aktywna ma pogrubione obramowanie), znajduje się
w tablicy.
Obiekty Obiekty graficzne, w tym wykresy i przyciski, w arkuszu oraz
w polach tekstowych.
Różnice
w wierszach
Wszystkie komórki, które różnią się od komórki aktywnej
w zaznaczonym wierszu. W zaznaczeniu zawsze znajduje się
jedna komórka aktywna, niezależnie od tego, czy jest to
zakres, wiersz czy kolumna. Naciskając klawisz ENTER lub
klawisz TAB, można zmienić lokalizację komórki aktywnej,
którą domyślnie jest pierwsza komórka w wierszu.
Jeśli zaznaczono więcej niż jeden wiersz, porównanie zostanie
wykonane dla każdego wiersza w zaznaczeniu, a komórka
używana w porównaniu dla każdego dodatkowego wiersza
znajduje się w tej samej kolumnie, co komórka aktywna.
Różnice
w kolumnach
Wszystkie komórki, które różnią się od komórki aktywnej
w zaznaczonej kolumnie. W zaznaczeniu zawsze znajduje się
jedna komórka aktywna, niezależnie od tego, czy jest to
zakres, wiersz czy kolumna. Naciskając klawisz ENTER lub
klawisz TAB, można zmienić lokalizację komórki aktywnej,
14
którą domyślnie jest pierwsza komórka w kolumnie.
Jeśli zaznaczono więcej niż jedną kolumnę, porównanie
zostanie wykonane dla każdej kolumny w zaznaczeniu, a
komórka używana w porównaniu dla każdej dodatkowej
kolumny znajduje się w tym samym wierszu, co komórka
aktywna.
Poprzedniki
Komórki, do których odwołuje się formuła w komórce
aktywnej. W obszarze Zależności wykonaj jedną
z następujących czynności:
kliknij opcję Tylko bezpośrednie, aby znaleźć tylko te komórki,
do których bezpośrednio odwołują się formuły,
kliknij opcję Wszystkie poziomy, aby znaleźć wszystkie
komórki, do których bezpośrednio lub pośrednio odwołują się
komórki w zaznaczeniu.
Zależności
Komórki z formułami, które odwołują się do komórki
aktywnej.
Kliknij opcję Tylko bezpośrednie, aby znaleźć tylko komórki
z formułami, które bezpośrednio odwołują się do komórki
aktywnej.
Kliknij opcję Wszystkie poziomy, aby znaleźć wszystkie
komórki, które bezpośrednio lub pośrednio odwołują się do
komórki aktywnej.
Ostatnia
komórka
Ostatnia komórka w arkuszu, która zawiera dane lub
formatowanie.
Tylko widoczne
komórki
Tylko komórki, które są widoczne w zakresie obejmującym
ukryte wiersze i kolumny.
Formaty
warunkowe
Tylko komórki, do których zastosowano formatowanie
warunkowe. W obszarze Sprawdzanie poprawności danych
wykonaj jedną z następujących czynności:
15
kliknij opcję Wszystkich, aby znaleźć wszystkie komórki, do
których zastosowano formatowanie warunkowe,
kliknij opcję Takich samych, aby znaleźć komórki, które mają
takie samo formatowanie warunkowe jak zaznaczona
komórka.
Sprawdzanie
poprawności
danych
Tylko komórki, do których zastosowano reguły sprawdzania
poprawności danych.
Kliknij opcję Wszystkich, aby znaleźć wszystkie komórki, do
których zastosowano reguły sprawdzania poprawności danych.
Kliknij opcję Takich samych, aby znaleźć wszystkie komórki,
które mają takie samo sprawdzanie poprawności danych jak
zaznaczona komórka.
16
Wprowadzanie danych, formatowanie
arkusza i zapisywanie pliku na dysku
typy przechowywanych danych,
wprowadzanie danych do komórek,
formatowanie danych w komórkach,
wypełnianie komórek seriami danych,
import danych zewnętrznych,
dodawanie i usuwanie komentarzy do komórek,
wstawianie i usuwanie komórek, wierszy i kolumn,
usuwanie danych i formatów z komórek, transpozycja danych,
wstawianie hiperłączy,
polecenie „znajdowanie i zamienianie”,
zapisywanie arkusza na dysk i wczytywanie go do programu.
Typy przechowywanych danych
W komórkach arkusza można wprowadzać dwa podstawowe rodzaje
danych: liczby i tekst.
Każda komórka arkusza domyślnie przyjmuje tzw. „format ogólny”, w
którym zależnie od typu wpisanych danych program automatycznie rozpoznaje typ
wpisanych danych. Jeśli wpiszemy dane liczbowe Excel automatycznie je
zinterpretuje, rozpoznając, czy oznaczają one walutę, datę, a może wartości
procentowe.
Prawidłowe rozpoznanie typu danych ma wpływ na właściwe ich
wyświetlanie, ale przede wszystkim na prawidłowe wykonywanie operacji na tych
danych.
17
Typy danych liczbowych
W poniższej tabeli zebrano typy danych liczbowych rozpoznawanych
w programie Excel:
Kategoria Opis
Ogólne Komórki o formacie ogólnym nie mają konkretnego formatu liczbowego.
Liczbowe Format liczbowy jest używany do wyświetlania liczb. Format liczbowy umożliwia zdefiniowanie ilości wyświetlanych miejsc dziesiętnych. Liczby z większą ilością miejsc po przecinku zostaną automatycznie zaokrąglone do zadanej ilości miejsc po przecinku. Zaznaczenie opcji "Użyj separatora 1000" wizualnie odzieli zapis liczb, co 3 rzędy wielkości (krotności tysiąca).
Walutowe Formaty walutowe są używane dla ogólnych wartości pieniężnych. Do wyrównania przecinków w jednej kolumnie używa się formatów księgowych. Format walutowy umożliwia zdefiniowanie ilości miejsc dziesiętnych (domyślnie 2) oraz ustawienie symbolu waluty.
Księgowe W formatach księgowych symbole waluty i przecinek dziesiętny są wyrównywane w jednej kolumnie.
Data W formacie "Data" liczby interpretowane i wyświetlane są, jako wartości daty. Na formaty daty rozpoczynające się gwiazdką (*) mają wpływ zmiany ustawień regionalnych daty i godziny określonych dla systemu operacyjnego. Na formaty bez gwiazdki nie mają wpływu ustawienia systemu operacyjnego. Możliwe jest zdefiniowanie sposobu wyświetlania daty oraz zmiana ustawień regionalnych dla sposobu wyświetlania daty. Bieżącą datę możemy wstawić w komórce kombinacją klawiszy Ctrl+.
Czas W formacie "Czas" liczby interpretowane i wyświetlane są, jako wartości czasu. Na formaty czasu rozpoczynający się gwiazdką (*) mają wpływ zmiany ustawień regionalnych daty i godziny określonych dla systemu operacyjnego. Na formaty bez gwiazdki nie mają wpływu ustawienia systemu operacyjnego. Możliwe jest zdefiniowanie sposobu wyświetlania czasu oraz zmiana ustawień regionalnych dla sposobu wyświetlania daty. Bieżący czas możemy wstawić w komórce kombinacją klawiszy Ctrl, Shift+.
18
Procentowe W formatach procentowych wartości komórek są mnożone przez 100 i wyświetlane z symbolem procentu. Możliwe jest zdefiniowanie ilości miejsc po przecinku.
Ułamkowe Liczba dziesiętna jest zamieniana i wyświetlana, jako ułamek zwykły. Można wybrać stopień zaokrąglenia podczas zamiany: - do jednej cyfry (ułamek o mianowniku jednocyfrowym) - do dwóch cyfr (ułamek o mianowniku dwucyfrowym) - do trzech cyfr (ułamek o mianowniku trzycyfrowym) - jako połówki (ułamek o mianowniku 2) - jako ćwiartki (ułamek o mianowniku 4) - jako ósme (ułamek o mianowniku 8) - jako szesnaste (ułamek o mianowniku 16) - jako dziesiętne (ułamek o mianowniku 10) - jako setne (ułamek o mianowniku 100)
Naukowe Liczby o zwiększonej długości liczb po przecinku. Można zdefiniować ilość miejsc po przecinku.
Tekstowe Komórki o formacie tekstowym są traktowane jak tekst nawet wtedy, gdy zawierają liczby. Komórka jest wyświetlana dokładnie tak, jak została wpisana.
Specjalne Formaty specjalne są używane do śledzenia list i wartości baz danych. Możliwy jest wybór typów: - kod pocztowy - numer telefonu 6 cyfr - numer telefonu 7 cyfr - numer PESEL - numer NIP
Niestandardowe
Możliwe jest zdefiniowanie własnego formatu komórki lub skorzystanie ze zdefiniowanych niestandardowych formatów danych. Możliwe jest korzystanie z symboli wieloznacznych oraz definiowanie dopuszczalnych wartości komórki np. "TAK / NIE" itp.
Rys. Typy danych programu Excel
Możemy sami definiować typ danych przechowywanych w komórce. W tym
celu należy wywołać menu kontekstowe komórki klikając prawym przyciskiem
myszy na danej komórce, bądź wciskając na klawiaturze klawisz menu
kontekstowego (nie każda klawiatura go posiada), a następnie wybrać opcję
„Formatowanie komórki” i zakładkę „Liczby”.
19
Wprowadzanie danych do komórek
Program Excel może służyć do tworzenia budżetów, obliczania podatków
lub rejestrowania ocen studentów. Możemy tu tworzyć listy sprzedawanych
produktów lub prowadzić domowy budżet – możliwości są nieograniczone.
Podczas wprowadzania danych warto zacząć od wprowadzenia tytułów u
góry każdej kolumny, tak, aby każdy, komu arkusz zostanie udostępniony, a także
użytkownik, który go utworzył, mógł później zorientować się w znaczeniu danych.
Często może być także przydatne wprowadzenie tytułów wierszy.
W kolejnych komórkach wpisujemy dane. Wpisując dane na pustej
komórce, ta automatycznie przełącza się w tryb edycji. Wpisywanie danych
w komórce, która już zawiera jakąś zawartość spowoduje usunięcie poprzedniej
zawartości. Aby tego uniknąć i móc edytować istniejące dane bądź dopisywać
20
nowe należy przejść w tryb edycji komórki klikając dwukrotnie lewym przyciskiem
myszy na danej komórce lub wciskając klawisz F2.
Dane do bieżącej komórki możemy także wprowadzać w okienku edycji
zwanym też Paskiem formuły, w środkowej części paska narzędziowego
programu Excel
Formatowanie danych w komórkach
Danym w komórkach możemy nadawać dowolne, wizualne formatowanie
zwiększające czytelność prezentowanych danych. Możemy zmieniać cechy
formatować dotyczące czcionki, komórki oraz położenia tekstu w komórce.
Formatowanie czcionki
Program Excel daje możliwość nadania typowych formatowań czcionek
używanych w obrębie komórki:
Kroju czcionki (dostępne są czcionki zainstalowane w systemie),
Styl czcionki (Normalny, Kursywa, Pogrubiony, Pogrubiona Kursywa),
Rozmiar czcionki,
Podkreślenie (brak podkreślenie, podkreślenie pojedyncze, podwójne, księgowe
pojedyncze, księgowe podwójne),
Kolor czcionki,
Efekty czcionki (przekreślenie, indeks górny, indeks dolny).
Formatowanie czcionek jest możliwe poprzez szybki dostęp w wstążki
Narzędzia główne i sekcji Czcionka oraz Wyrównanie.
Podstawowe formatowania możemy nadać skrótami klawiaturowymi:
Ctrl+U - podkreślenie
Ctrl+B – pogrubienie
Ctrl+I - pochylenie
21
Formatowanie komórki
Komórkom możemy także nadawać formatowanie dotyczące obramowania
oraz koloru komórki.
W zakładce „Obramowanie” w oknie „Formatowanie komórek” , dostępnym
po wybraniu opcji Formatuj komórki w menu kontekstowym komórki, możemy
zmieniać parametry dotyczące sposobu obramowania komórki:
Stylu linii obramowania
Grubości linii
Koloru linii
W zakładce „Desenie” w oknie „Formatowanie komórek” możemy zmieniać
parametry dotyczące tła komórki: kolor i deseń.
22
Podstawowe formatowania dotyczące krawędzi i koloru komórki dostępne
są także z poziomu paska narzędziowego „Czcionka” w oknie głównym programu
Excel.
W programie Excel możliwe jest stosowanie dowolnego koloru
(definiowanego np. jako składowe podstawowe RGB).
Malarz formatów
Zaznaczając wiele komórek możemy jednocześnie nadawać formatowania
wielu komórkom jednocześnie. Innym narzędziem ułatwiające to zadanie, jest
„Malarz formatów” dostępny w postaci ikony pędzla w sekcji narzędzi
„Schowek” na wstążce Narzędzia główne.
Wybranie tego narzędzia na wskazanej komórce spowoduje skopiowanie
cech formatowań bieżącej komórki. Następnie wskazując kolejną komórkę (lub
komórki) nadamy im skopiowane formatowania.
Położenie tekstu w komórce
W obrębie każdej komórki możemy definiować położenie (wyrównanie) jej
zawartości,
Wyrównanie w poziomie: do lewej, wyśrodkowanie, do prawej, wyjustowanie,
Wyrównanie w pionie: górne, środek, dolne, rozłożone,
Orientację tekstu: położenie pod zadanym kontem względem osi poziomej.
Ponadto możemy automatycznie sterować wielkością komórki i czcionki aby
zmieścić w komórce większą ilość tekstu:
Zawijaj tekst – automatycznie powiększy obszar komórki aby zmieścić cały
tekst – powiększany zostaje rozmiar wiersza,
Zmniejszaj aby dopasować – automatycznie zmniejszony zostaje rozmiar tekstu
aby zmieścił się w komórce.
Scalaj komórki – powoduje połączenie dwóch lub więcej sąsiadujących ze sobą
komórek zwiększając obszar dla zawartości. Scalone komórki tworzą komórkę o
wielkości będącej sumą scalanych komórek.
23
Szybkie sposoby wprowadzania danych
W programie Excel są dostępne dwie funkcje pozwalające zaoszczędzić czas
podczas wprowadzania danych:
Autouzupełnianie - Jeśli kilka pierwszych liter wpisanych w komórce pasuje
do wpisu już istniejącego w tej samej kolumnie, program Excel automatycznie
wypełni pozostałe znaki. Kiedy znaki zostaną dodane, wystarczy nacisnąć
klawisz ENTER. Ta funkcja działa podczas wprowadzania tekstu lub tekstu
i liczb, natomiast nie działa, kiedy są wprowadzane wyłącznie liczby, daty lub
godziny.
Autowypełnianie - Wprowadzanie nazw miesięcy, dni tygodnia,
wielokrotności liczby 2 lub 3 lub innych danych tworzących serię. Wystarczy
wpisać jedną lub kilka pozycji, a program Excel automatycznie rozszerzy serię.
Wypełnianie komórek seriami danych
Kolejnym sposobem szybkiego wprowadzenia danych w programie Excel
jest wypełnianie komórek seriami danych.
Komórki możemy wypełnić serią danych korzystając z funkcji Seria danych
wywoływanej z menu kontekstowego podczas przeciągania wartości komórek.
24
Funkcja „Autowypełnianie”
Jeśli wpiszemy w sąsiadujące ze sobą komórki klika danych tworzących
serię danych program Excel automatycznie rozszerzy serię.
Seria danych – w programie Excel jest to ciąg wartości o dość prostym
algorytmie wyznaczania kolejnej wartości w ciągu. Typowe serie danych to
dni tygodnia, miesiąca, ciągi arytmetyczne itp.
Aby wypełnić kolejne komórki serią danych należy zaznaczyć przynajmniej
dwie komórki, których dane tworzę serię danych, następnie chwycić poprzez
wciśnięcie lewego klawisza myszy prawy, dolny róg zaznaczonego obszaru
komórek, tzw. uchwyt wypełniania , i przeciągnąć na kolejne komórki,
które mają zostać wypełnione serią danych.
Po przeciągnięciu uchwytu wypełniania zostanie wyświetlony przycisk
Opcje Autowypełniania, umożliwiający wybranie sposobu wypełnienia
zaznaczenia. Można na przykład wybrać wypełnianie samymi formatami komórek,
klikając opcję „Wypełnij tylko formatami”, można też wybrać wypełnianie samą
zawartością komórek, klikając opcję „Wypełnij bez formatowania”.
Prawy dolny róg komórki bądź zaznaczonego obszaru sąsiadujących
komórek wyróżniony jest niewielkim znakiem wypełnionego kwadratu,
najechanie na niego kursorem myszy powoduje zmianę kursora na znak
plusa. Punkt ten nosi nazwę uchwytu wypełniania. Chwytanie za ten
punkt i przeciąganie na dalszy zakres komórek spowoduje ich wypełnienie
serią danych.
Chwytanie za pozostałe krawędzie komórki bądź zaznaczonego obszaru
komórek powoduje ich przeniesienie w zadane miejsce.
25
Wypełnianie danych w przylegających komórkach przez przeciągnięcie
uchwytu wypełniania
Zaznacz komórki zawierające dane, którymi chcesz wypełnić przylegające
komórki.
Przeciągnij uchwyt wypełniania przez komórki, które chcesz wypełnić.
Aby wybrać sposób wypełnienia zaznaczenia, kliknij przycisk Opcje
Autowypełniania , a następnie kliknij żądaną opcję.
Przeciągnięcie uchwytu wypełniania w górę lub na lewo od zaznaczenia
i zatrzymanie uchwytu w obszarze zaznaczonych komórek bez przechodzenia przez
pierwszą kolumnę lub pierwszy wiersz zaznaczenia spowoduje, że program Excel
usunie dane objęte zaznaczeniem. Przed zwolnieniem przycisku myszy należy
przeciągnąć uchwyt wypełniania poza zaznaczony obszar.
Wypełnianie formuł w przylegających komórkach
Zaznacz komórkę zawierającą formułę, którą chcesz wypełnić przylegające
komórki.
Przeciągnij uchwyt wypełniania (uchwyt wypełnienia: Niewielki, czarny kwadrat
w prawym dolnym rogu zaznaczenia. Gdy użytkownik wskaże uchwyt
wypełnienia, wskaźnik przybiera postać czarnego krzyżyka.) przez
komórki, które chcesz wypełnić.
Aby wybrać sposób wypełnienia zaznaczenia, kliknij przycisk Opcje
Autowypełniania , a następnie kliknij żądaną opcję.
26
Wypełnianie serią liczb, dat lub innych wbudowanych elementów
Za pomocą uchwytu wypełniania można szybko wypełniać komórki
w zakresie seriami liczb lub dat oraz wbudowanymi seriami dni, dni tygodnia,
miesięcy lub lat.
Zaznacz pierwszą komórkę w zakresie, który chcesz wypełnić.
Wprowadź wartość początkową serii.
Wprowadź wartość w następnej komórce, aby ustalić wzorzec.
Jeśli na przykład jest potrzebna seria 1, 2, 3, 4, 5,..., należy wprowadzić do
pierwszych dwóch komórek wartości 1 i 2. Jeśli jest potrzebna seria 2, 4, 6, 8,...,
należy wprowadzić wartości 2 i 4. Jeśli seria ma mieć wartości 2, 2, 2, 2,..., można
zostawić drugą komórkę pustą.
Zaznacz komórkę lub komórki zawierające wartości początkowe.
Przeciągnij uchwyt wypełniania przez zakres, który chcesz wypełnić.
Aby wypełnić w kolejności rosnącej, należy przeciągnąć w dół lub w prawo.
Aby wypełnić w kolejności malejącej, należy przeciągnąć w górę lub w lewo.
Wypełnianie aktywnej komórki zawartością sąsiedniej komórki
Aby szybko wypełnić komórkę zawartością komórki położonej powyżej lub
po lewej stronie wypełnianej komórki, można nacisnąć klawisze CTRL+D lub
CTRL+R.
Wypełnianie komórek zdefiniowaną serią danych
Serie danych do wypełnienia komórek możemy zdefiniować w oknie „Serie”
wywoływanym w menu Wypełnij → Serie danych… na wstążce Narzędzia
główne.
Zaznaczamy komórkę, będącą początkiem serii danych, w komórce powinna
znajdować się wartość początkowa serii danych. Następnie wywołujemy okienko
„Serie”, gdzie definiujemy serię danych:
Położenie serii: wiersz, kolumna,
Typ serii: Liniowy, Wzrost, Data, Autowypełnienie,
27
Dla serii typu „Data” możliwe jest zdefiniowanie jednostki: Dzień, Dzień
roboczy, Miesiąc, Rok,
Wartość kroku,
Wartość końcową serii.
Po zaznaczeniu obszaru komórek o kilku początkowych wartościach
zaznaczenie parametru „Trend” w oknie „Serie” spowoduje wypełnienie
wskazanego obszaru automatycznie wyznaczonym trendem.
Dodawanie i usuwanie komentarzy do komórek
Pracując z dużą ilością danych niejednokrotnie zachodzi potrzeba opisania
ich znaczenia. Służyć temu mogą komentarze dodawane do komórki.
Własny komentarz można dodać do każdej komórki poprzez wywołanie
menu kontekstowego dla danej komórki, i wybranie opcji „Wstaw komentarz”.
Spowoduje to otwarcie niewielkiego pola tekstowego obok wskazanej komórki,
umożliwiającego wpisanie dowolnego komentarza. Komórki, do których utworzone
zostały komentarze oznaczone są czerwonym trójkącikiem w prawym, górnym
rogu. Najechanie kursorem myszy na taką komórkę automatycznie otworzy
okienko komentarza.
28
Wywołanie menu kontekstowego dla komórki do której utworzono
komentarz zawiera dodatkowe opcje: „Edytuj komentarz”, „Usuń komentarz” oraz
„Pokaż/Ukryj komentarz”.
Wstawianie i usuwanie wierszy i kolumn
W arkuszach można edytować dane oraz wstawiać kolumny i wiersze.
Edycja danych w komórce
Wpisując dane w pustej komórce automatycznie przełączy się ona w tryb
edycji. Kiedy jednak komórka zawiera już jakąś wartość rozpoczynają pisanie
bezpośrednio na takiej komórce spowodujemy zamazanie jej poprzedniej
zawartości.
Aby tego uniknąć musimy przejść w tryb edycji komórki. Możemy to zrobić
na trzy sposoby:
Klikając dwukrotnie na komórce lewym przyciskiem myszy,
Wciskając klawisz funkcyjny F2,
Zaznaczając komórkę i przechodząc do okienka edycji (tzw. pasek formuły).
Do poruszania się po tekście w trybie edycji komórki możemy używać
typowych dla edycji skrótów klawiaturowych:
Skrót klawiaturowy trybu edycji komórki
Opis działania
Strzałka w prawo/lewo Przesuwa kursor o znak w prawo/lewo
Strzałka w górę/w dół Przesuwa kursor do linii tekstu powyżej/poniżej
Home/End Przesuwa kursor na początek/na koniec tekstu w komórce
Ctrl + Strzałka w prawo/lewo
Przesuwa kursor o wyraz w prawo/lewo
Dodatkowe wciśnięcie klawisza Shift
Rozpoczyna zaznaczanie tekstu
Lewy Alt + Enter Wstawia znak złamania linii tekstu w komórce
Klawisz Delete/Backspace
Kasuje znak na prawo/na lewo od kursora
Wciśnięcie klawisza Enter lub Tab kończy tryb edycji komórki i przechodzi
do następnej komórki.
29
Wstawianie nowej komórki, kolumny lub wiersza
Aby wstawić pojedynczą komórkę, kolumnę lub wiersz, kliknij dowolną
komórkę w położoną bezpośrednio po prawej stronie miejsca, w którym powinna
się znaleźć nowa komórka/kolumna/wiersz. Przykładowo, aby wstawić kolumnę
między kolumnami B i C, kliknij komórkę w kolumnie C, czyli po prawej stronie od
nowej lokalizacji. Następnie z menu kontekstowego komórki wybierz opcję
„Wstaw”. W wywołanym okienku „Wstawianie” kliknij polecenie „Wstaw cała
kolumna”. Zostanie wstawiona nowa pusta kolumna.
Analogicznie możemy wstawiać nowy wiersz bądź pojedynczą komórkę
przesuwając komórki już istniejące w prawo lub w dół.
Innym sposobem wstawienia nowej kolumny/wiersza jest wywołanie menu
kontekstowego bezpośrednio na nagłówku kolumny/wiersza poprzedzającej
miejsce, w którym chcemy wstawić nową kolumnę/wiersz, i wybranie opcji
„Wstaw”.
Program Excel nadaje nowej kolumnie lub nowemu wierszowi nagłówek
odpowiedni do miejsca, w którym się znajduje i zmienia nagłówki dalszych
kolumn, i wierszy.
Usuwanie danych i formatów z komórek
Szybkie usunięcie danych w komórce nastąpi po wciśnięciu klawisza
Delete. Kiedy chcemy usunąć jedyne formaty nadane w obrębie komórki (bądź
zaznaczonych komórek) możemy skorzystać z menu Wyczyść na wstążce
Narzędzia główne i usunąć: wszystko (formaty, zawartość, komentarze),
formaty, zawartość i komentarze.
30
Wstawianie hiperłączy
W arkuszu Excel możemy łatwo dodawać hiperłącza do zewnętrznych
dokumentów bądź stron internetowych.
Wstawienie hiperłącza jest możliwe bezpośrednio z menu kontekstowego
komórki, po wybraniu opcji „Hiperłącze”.
Hiperłącze może prowadzić do pliku na dysku lokalnym komputera, strony
internetowej, adresu e-mail lub miejsca w arkuszu. W polu „Tekst do
wyświetlenia” definiujemy tekst hiperłącza. Domyślnie wyświetlany będzie adres
docelowy bądź nazwa dokumentu, do którego prowadzi hiperłącze. „Etykieta
ekranowa” definiuje etykietę wyświetlaną w postaci dymka po najechaniu
kursorem na hiperłącze. „Zakładka” służy do definiowania miejsc w bieżącym
arkuszu Excel, do których ma prowadzić hiperłącze.
Kliknięcie na tak utworzonym hiperłączu spowoduje otwarcie docelowego
dokumentu w domyślnym programie bądź strony internetowej w domyślnej
przeglądarce. Program Excel automatycznie rozpoznaje wpisywane w komórce
adresy stron internetowych lub adresy e-mail zamieniając je na hiperłącza.
Polecenie „Znajdowanie i zamienianie”
Do znajdowania tekstu lub liczb, służy polecenie Znajdź. Aby znaleźć
i zamienić tekst lub liczby, służy polecenie Zamień.
31
Znajdź na wstążce Narzędzia główne lub Ctrl+F wywołuje okno „Znajdź”
Zamień na wstążce Narzędzia główne lub Ctrl+H wywołuje okno
„Znajdź”
W polu Znajdź wpisz tekst lub liczby, które chcesz wyszukać, lub kliknij
strzałkę w polu Znajdź, a następnie kliknij ostatnie wyszukiwanie na liście.
W kryterium wyszukiwania można używać symboli wieloznacznych,
takich jak gwiazdka (*) lub znak zapytania (?).
Użycie gwiazdki pozwala znaleźć dowolny ciąg znaków. Na przykład ciąg k*c
umożliwia znalezienie wyrazów „koc” i „kopiec”.
Użycie znaku zapytania pozwala znaleźć jeden dowolny znak. Na przykład ciąg
k?t umożliwia znalezienie wyrazów „kit” i „kot”.
Symbole gwiazdki, znaku zapytania oraz tyldy (~) można znajdować w danych
arkusza, poprzedzając je symbolem tyldy w polu Znajdź. Aby na przykład
znaleźć dane zawierające symbol „?”, należy wpisać ciąg ~? jako kryterium
wyszukiwania.
Przycisk Opcje pozwala zdefiniować dodatkowe opcje wyszukiwania:
Aby wyszukać dane w arkuszu lub w całym skoroszycie, w polu Wewnątrz
zaznacz pozycję Arkusz lub Skoroszyt.
Aby wyszukać dane w określonych wierszach lub kolumnach, w polu
Wyszukaj kliknij pozycję Wierszami lub Kolumnami.
32
Aby wyszukać dane o określonych szczegółach, w polu Szukaj w kliknij
pozycję Formuły, Wartości lub Komentarze.
Aby wyszukać dane z uwzględnieniem wielkości liter, zaznacz pole wyboru
Uwzględnij wielkość liter.
Aby wyszukać komórki zawierające tylko znaki wpisane w polu Znajdź,
zaznacz pole wyboru Dopasuj do całej zawartości komórki.
Jeśli chcemy wyszukać tekst lub liczby, które mają określone formatowanie,
kliknij przycisk Format, a następnie wybierz odpowiednie opcje w oknie
dialogowym Format wyszukiwania.
Aby znaleźć komórki, które odpowiadają określonemu formatowaniu, można
usunąć dowolne kryteria w polu Znajdź, a następnie zaznaczyć określony format
komórki jako przykład. W tym celu należy kliknąć strzałkę obok przycisku Format,
kliknąć polecenie Wybierz format z komórki, a następnie kliknąć komórkę
z formatowaniem, które ma zostać wyszukane.
Aby znaleźć tekst lub liczby, kliknij przycisk Znajdź wszystko lub Znajdź
następny.
Po kliknięciu przycisku Znajdź wszystko zostanie wyświetlona lista
wszystkich wystąpień wyszukiwanych kryteriów, a komórkę będzie można
uaktywnić, klikając określone wystąpienie na liście. Wyniki wyszukiwania przy
użyciu przycisku Znajdź można posortować, klikając nagłówek kolumny.
Aby zamienić tekst lub liczby, wpisz znaki zastępcze w polu Zamień na a
następnie kliknij przycisk Znajdź lub Znajdź wszystko.
W razie potrzeby można anulować trwający proces wyszukiwania,
naciskając klawisz ESC.
Aby zamienić podświetlone wystąpienie albo wszystkie wystąpienia
znalezionych znaków, kliknij przycisk Zamień albo Zamień wszystko.
W programie Microsoft Office Excel opcje formatowania zdefiniowane przez
użytkownika są zapamiętywane. Jeśli w trakcie ponownego wyszukiwania danych
w arkuszu nie można znaleźć wyszukiwanych znaków, może być konieczne
wyczyszczenie opcji formatowania z poprzedniego wyszukiwania. Na karcie
Znajdź kliknij przycisk Opcje, aby wyświetlić opcje formatowania, kliknij strzałkę
33
obok przycisku Format, a następnie kliknij polecenie Wyczyść format
wyszukiwania.
Zapisywanie arkusza i wczytywanie go do programu
Podczas pracy z arkuszem koniecznie często zapisujmy wyniki naszej pracy.
Wprawdzie mechanizmy automatyczne programu Excel zapisują dane
autoodzyskiwania w zadanym przedziale czasowym, jednak najpewniejszym
sposobem zadbania o bezpieczeństwo naszej pracy jest możliwe częste
zapisywanie dokumentu.
Zapis dokumentu wywołujemy poprzez menu Plik → Zapisz lub
kombinacją Ctrl+S.
Zapisanie nowoutworzonego dokumentu wywołuje okno, w którym należy
wskazać miejsce docelowe oraz nazwę naszego dokumentu.
Aby zapisać kopię dokumentu we wskazanym miejscu i określonej nazwie
należy skorzystać z opcji Zapisz jako.
Wczytanie utworzonego wcześniej dokumentu jest możliwe poprzez
dwukrotne kliknięcie w Exploratorze Windows bądź innym menadżerze plików
i skorzystanie z systemowego skojarzenia z programem Excel. Możemy także po
uruchomieniu programu Excel wczytać utworzony wcześniej dokument poprzez
wywołanie okna wczytania pliku z menu Plik → Otwórz lub kombinację klawiszy
Ctrl+O.
34
Praca w obrębie skoroszytu z kilkoma
arkuszami
kopiowanie i przenoszenie danych w obrębie arkusza i między arkuszami,
ukrywanie i odkrywanie kolumn, wierszy i arkuszy.
Pracując w dokumencie programu Excel często będziemy potrzebowali
łatwego przenoszenia bądź kopiowania danych, formuł czy formatów. Operacje te
wspomagają różne narzędzia programu Excel.
Zaznaczanie komórek
Przed skopiowaniem bądź przeniesieniem grupy komórek musimy je
zaznaczyć. Możemy to zrobić na kilka sposób:
Przeciągnąć myszą z wciśniętym lewym klawiszem nad sąsiadującymi
komórkami, które chcemy zaznaczyć. Zwolnienie lewego klawisza myszy
zakończy zaznaczanie komórek.
Trzymając klawisz Ctrl zaznaczać kolejne komórki przesuwając nad kolejne
komórki kursor myszy i wciskając lewy klawisz. W ten sposób możemy
zaznaczać komórki, które nie sąsiadują ze sobą. Jeśli tak skopiowaną zawartość
wkleimy w innym miejscu arkusza wartości zostaną umieszczone obok siebie.
Uwaga: jeśli zaznaczymy komórki niesąsiadujące ze sobą część operacji na
zaznaczonych w ten sposób komórkach będzie niedostępna.
Trzymając klawisz Shift i klikając lewym przyciskiem myszy na ostatniej
komórce z zaznaczanego obszaru sąsiadujących ze sobą komórek zaznaczymy
cały obszar.
Trzymając klawisz Shift i wskazując kolejne komórki klawiszami strzałek. Do
zaznaczania grup komórek można używać skrótów klawiaturowych
wymienionych w rozdziale „Poruszanie się po komórkach”.
Klikając na nagłówku kolumny/wiersza zaznaczamy całą kolumnę/wiersz.
35
Kopiowanie/Wycinanie poprzez schowek programu Excel
Skopiowanie do schowka programu zaznaczonej komórki bądź komórek jest
możliwe poprzez narzędzie w menu kontekstowym Kopiuj lub kombinację
klawiaturową Ctrl+C. Odpowiednio narzędzie w menu kontekstowym Wytnij lub
kombinacja Ctrl+X spowoduje wycięcie do schowka zaznaczonego obszaru.
Wklejanie ze schowka
Po wskazaniu nowego miejsca (komórki, bądź komórki początkowej)
możemy wkleić skopiowaną (wyciętą) do schowka zawartość. Wybranie opcji
Wklej lub wciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl+V spowoduje wklejenie zarówno
skopiowanej zawartości jak też formatów. Jeśli kopiowane komórki zawierały
adresy względne komórek zostaną one automatycznie przeliczone do nowej
lokalizacji. (Więcej na temat adresowania komórek w części dotyczącej formuł).
Program Excel umożliwia wybór sposobu wklejenia skopiowanej zawartości,
a także dokonanie prostych operacji podczas wklejania. Służy do tego narzędzie
„Wklejanie specjalne” wywoływane poprzez menu Wklej specjalnie.
Wywołane okno pozwala na wybór, które ze skopiowanych wartości ma
zostać wklejone: Wszystko, Formuły, Wartości, Formaty, Komentarze,
36
Sprawdzanie poprawności, Wszystko poza obramowaniem, Szerokość kolumn,
Formuły i formaty liczb, Wartości i formaty liczb.
Możemy też dokonać prostej operacji na skopiowanej zawartości i wkleić ich
wynik. Dostępne operacje: Brak, Dodaj, Odejmij, Przemnóż, Podziel, Pomijaj
puste, Transpozycja.
Okno „Wklejanie specjalne” pozwala także we wskazanym miejscu wkleić
łącze do skopiowanej komórki (obszaru komórek).
Szczególnie często stosowaną operacją na kopiowanym obszarze komórek
jest przemieszczanie danych z kolumn do wierszy i odwrotnie (transpozycja).
Zaznaczenie opcji „Transpozycja” wklei we wskazane miejsce dane w układzie
z zamienionymi kolumnami na wiersze a wierszami na kolumny.
Opcja „Pomijaj puste” wklei w postaci spójnego bloku komórek tylko te,
które zawierały wartości.
Do kopiowania samych formatów służy omówione wcześniej narzędzie
„Malarz formatów” .
Do przenoszenia zaznaczonych komórek w inne miejsce w arkuszu można
także użyć myszy poprzez chwytanie za krawędź zaznaczonego obszaru
i „upuszczanie” we wskazanym miejscu.
Ukrywanie i odkrywanie kolumn, wierszy i arkuszy
Analizując dane w arkuszu możemy wykonywać jakieś pośrednie obliczenia,
których nie musimy pokazywać. Można do tego celu używać dowolnej kolumny
(kolumn), wiersza (wierszy) bądź arkuszy (arkuszy), które następnie możemy
ukrywać lub na powrót wyświetlać. Mimo że dane w ukrytych kolumnach,
wierszach czy arkuszach skoroszytu nie są widoczne, mogą się do nich odwoływać
inne arkusze i skoroszyty.
Ukrywanie/wyświetlanie kolumn i wierszy
Aby ukryć wybraną kolumnę/wiersz należy kliknąć prawym przyciskiem
myszy na jej nagłówku i z tak wywołanego menu kontekstowego wybrać opcję
37
Ukryj. Kolumna (wiersz) zostanie ukryta co będzie widoczne poprzez brakującą
literę (numer) nagłówka.
Ukrycie kilku kolumn (wierszy) wymaga ich wcześniejszego zaznaczenia.
W tym celu należy trzymając klawisz Ctrl zaznaczać kolejne kolumny (wiersze)
klikając lewym przyciskiem myszy w wybrane kolumny (wiersze). Po zaznaczeniu
ostatniej kolumny (wiersza) należy wywołać menu kontekstowe klikając nad
nagłówkiem jednej z wybranych kolumn (wiersz) prawy przyciskiem myszy
i wybrać opcję Ukryj.
Aby ponownie wyświetlić ukryte kolumny (wiersze) należy zaznaczyć
kolumny (wiersze) sąsiadujące z ukrytą kolumną (wierszem) przeciągając kursor
myszy z wciśniętym lewym przyciskiem nad ich nagłówkami, a następnie wywołać
menu kontekstowe i wybrać opcję Odkryj.
Ukrywanie kolumny/wiersza jest dokonywane dla kolumny/wiersza,
w którym znajduje się aktualnie zaznaczona komórka. Wyświetlenie ukrytych
kolumn/wiersze następuje po zaznaczeniu komórek w kolumnach/wierszach
sąsiadujących z ukrytą kolumną/wierszem.
Ukrywanie/Wyświetlanie arkusza
Jeśli chcemy ukryć arkusz lub arkusze zeszytu najpierw musimy je
zaznaczyć. Aby zaznaczyć pojedynczy arkusz wystarczy kliknąć na kartę tego
arkusza.
Zaznaczenie kilku arkuszy jest możliwe poprzez klikanie na karty kolejnych
arkuszy z jednoczesnym przytrzymaniem klawisza Ctrl. Po zaznaczeniu kilku
arkuszy na pasku tytułu u góry arkusza jest wyświetlany napis [Grupa]. Aby
anulować zaznaczenie wielu arkuszy w skoroszycie, należy kliknąć dowolny,
niezaznaczony arkusz. Jeśli żaden niezaznaczony arkusz nie jest widoczny, należy
kliknąć prawym przyciskiem myszy zaznaczony arkusz, a następnie kliknąć w menu
skrótów polecenie Rozgrupuj arkusze.
Ukrycie zaznaczonych arkuszy nastąpi po wywołaniu opcji Ukryj w menu
kontekstowym Arkusz. Wyświetlenie ukrytych arkuszy nastąpi po wybraniu
Arkusz → Odkryj.
38
Tworzenie tabel i ich przeglądanie
formatowanie tabel,
sposoby wyświetlania danych – zawijanie, i obracanie wpisów w komórce,
ustawianie szerokości komórki i wysokości wiersza,
tworzenie wierszy nagłówkowych i ich blokowanie,
klonowanie okien i wyświetlanie w nich różnych obszarów tego samego
arkusza,
klonowanie okien i wyświetlanie w nich danych z dwóch różnych arkuszy;
Formatowanie tabel
Mówiąc o formatowaniu danych w komórkach zobaczyliśmy jak zmieniać
parametry obramowania i koloru wypełnienia. Zaznaczając więcej niż jedną
komórkę możemy w ten sam sposób nadawać parametry wyglądu całym obszarom
komórek.
W podobny sposób możemy wykorzystać formatowanie komórek dotyczące
wyrównania ich zawartości dla całego (lub wskazanego) obszaru tabeli.
W przypadku tabel o nagłówku wspólnym dla kilku kolumn (wierszy)
przydaje się skorzystanie z narzędzia scalania komórek.
Dla danych tworzących tabelę możemy wykorzystać te narzędzia do
nadawania wyglądu całej tabeli. W programie Excel 2003 możemy skorzystać
z funkcji autoformatowania w menu Format → Autoformatowanie. Do
dyspozycji mamy kilkanaście gotowych schematów, które możemy w niewielkim
stopniu konfigurować (wybierać cechy formatowań, jakie mają zostać nadane)
wciskając przycisk Opcje.
W programie Excel 2010 wprowadzona została grupa narzędzi
„Projektowanie” gdzie rozbudowano narzędzia do projektowania wyglądu tabel
oraz wstępnie zdefiniowane lub niestandardowe style tabel ułatwiające nadanie
formatowania wyglądu dla całych tabel.
39
Style w programie Excel
Program Excel posiada proste narzędzie do zarządzania stylami
formatowań komórek.
Style są zestawami opcji formatowania, które umożliwiają stosowanie
wielu atrybutów jednocześnie. Zamiast stosować każdą opcję
formatowania z osobna, wystarczy wykonać tylko jedną czynność:
zastosować styl. Raz zdefiniowany styl można w każdej chwili zastosować
ponownie.
Gotowe style programu MS Excel dostępne są w menu Formatuj jako
tabelę
Ustawianie szerokości komórki i wysokości wiersza
Wykorzystanie opcji sterowania tekstem (zawijaj tekst, zmniejszaj aby
dopasować, scalaj komórki) umożliwia dopasowanie zawartości by mieściła się
w komórkach tabeli.
Możemy również ręcznie zmieniać szerokość kolumn i wierszy.
Przemieszczając kursor myszy pomiędzy nagłówkami kolumny (wiersza)
kursor zmienia się na symbol dwustronnej strzałki
z pionową kreską pośrodku . Chwycenie wówczas
40
poprzez wciśnięcie lewego przycisku myszy spowoduje rozszerzenie kolumny
(wiersza). Zaznaczając wcześniej kilka kolumn (wierszy) możemy jednocześnie
zmieniać ich szerokość.
Szerokość kolumn (wysokość wierszy) możemy zmieniać podając ich
szerokość (wysokość) w centymetrach w menu kontekstowym kolumny lub
wiersza Szerokość wiersz/kolumny. Zmieniona zostanie szerokość tej
kolumny/kolumn (wysokość tego wiersza/wierszy), w której/w których znajduje się
zaznaczona wcześniej komórka/komórki.
Wybranie opcji Autodopasowanie obszaru ustawi opcję automatycznej
zmiany szerokości kolumny/wiersza w zależności o zawartość.
Aby dopasować wysokość wiersza do zawartości, kliknij dwukrotnie
obramowanie poniżej nagłówka wiersza. Aby dopasować szerokość kolumny do
zawartości, kliknij dwukrotnie obramowanie obok nagłówka kolumny.
Do nadawania szerokości wszystkich kolumn (wysokości
wszystkich wierszy) w arkuszu przydaje się skorzystanie z przycisku
„Zaznacz wszystko” w lewym górnym rogu arkusza. Do zaznaczenia
całego arkusza służy także kombinacja Ctrl+A.
Tworzenie wierszy nagłówkowych i ich blokowanie
W pierwszym wierszu tabeli najczęściej umieszczamy nagłówki kolumn.
Kiedy tabela posiada dużą ilość wierszy przewijanie obszaru tabeli przesuwa
nagłówki sprawiając, że są one poza widocznym obszarem arkusza, i utrudniając
korzystanie z tabeli.
Można wyświetlić dwa obszary arkusza i zablokować wiersze lub kolumny
w jednym obszarze, blokując lub dzieląc okienka.
Okienko: Część okna dokumentu ograniczona i oddzielona od innych
elementów okna pionowymi i poziomymi paskami.
Zablokowanie okienek spowoduje, że określone wiersze lub kolumny będą
przez cały czas widoczne podczas przewijania arkusza.
41
Można na przykład zablokować okienka w taki sposób, aby podczas
przewijania były widoczne etykiety wierszy i kolumn, tak jak w poniższym
przykładzie.
Po podziale na okienka można utworzyć osobne obszary arkusza, które
będzie można przewijać, a wiersze lub kolumny w nieprzewijanym obszarze
pozostaną widoczne.
Blokowanie okienek w celu zablokowania określonych wierszy lub kolumn
Aby zablokować wiersze, zaznacz wiersz poniżej miejsca, w którym ma
przebiegać podział.
Aby zablokować kolumny, zaznacz kolumnę z prawej strony miejsca, w którym
ma przebiegać podział.
Aby zablokować wiersze i kolumny, kliknij komórkę poniżej i na prawo od
miejsca, w którym mają przebiegać podziały.
Wybierz menu: Zablokuj okienka na wstążce Widok. Opcja ta zamieni się na
„Odblokuj okienka”. Jego wybranie wyłącza blokadę okienek.
Dzielenie na okienka w celu zablokowania wierszy lub kolumn
w osobnych obszarach arkusza
Aby podzielić na okienka, wskaż pole podziału u góry pionowego
paska przewijania lub na prawym końcu poziomego paska
przewijania.
Gdy wskaźnik przybierze kształt wskaźnika podziału, lub , przeciągnij pole
podziału w dół lub w lewo, w odpowiednie miejsce.
42
Aby usunąć podział, kliknij dwukrotnie dowolną część paska podziału, który
dzieli okienka.
Klonowanie okien i wyświetlanie w nich różnych obszarów tego
samego arkusza
Wywołanie menu Nowe okno na wstążce Widok tworzy kopię bieżącego
okna dodając je do listy okien na końcu menu Okno. Wybór opcji „Rozmieszczenie
okien” pozwala rozmieścić kopie okna obok siebie: sąsiadująco, poziomo, pionowo,
kaskadowo.
Wybór opcji „Rozmieść obok siebie” wywołuje porównanie obok siebie kopii
okna. Pojawia się pasek narzędzi „Porównaj obok siebie” umożliwiający
włączenie/wyłączenie synchronicznego przewijania obu okien oraz zamknięcie
porównania.
Klonowanie okien i wyświetlanie w nich danych z dwóch różnych
arkuszy
Jeśli w programie Excel otworzyliśmy kilka zeszytów w menu Okno dostępna staje
się opcja „Porównaj obok siebie z…” dając możliwość przeglądania i porównywania dwóch
dokumentów.
43
Tworzenie prostych formuł
obliczeniowych
tworzenie formuł obliczeniowych z użyciem operatorów matematycznych,
kopiowanie formuł,
adresowanie względne i bezwzględne,
odwoływanie się w formułach do innych arkuszy w obrębie tego samego
skoroszytu.
Tworzenie formuł obliczeniowych z użyciem operatorów
matematycznych
Formuły to równania, za pomocą których są wykonywane obliczenia na
wartościach zawartych w arkuszu. Formuła zawsze musi zaczynać się od znaku
równości (=).
Formuła: Sekwencja wartości, odwołań do komórek, nazw, funkcji lub
operatorów w komórce, które razem dają nową wartość. Formuła zawsze
zaczyna się od znaku równości (=)
Prostą formułę można utworzyć przy użyciu stałych i operatorów obliczeń.
Stała: Wartość, która nie jest obliczana. Na przykład liczba 210 i tekst
„Zarobki kwartalne” są stałymi. Wyrażenie i wartość będąca wynikiem
wyrażenia nie są stałymi.
Operator: Znak lub symbol, który określa typ obliczenia, jakie ma być
przeprowadzane w wyrażeniu. Wyróżnia się operatory matematyczne,
porównania, logiczne i odwołania.
44
Operator arytmetyczny Znaczenie Przykład
+ (znak plus) Dodawanie 3+3
– (znak minus) Odejmowanie Negacja
3–1 –1
* (gwiazdka) Mnożenie 3*3
/ (kreska ułamkowa) Dzielenie 3/3
% (znak procent) Procent 20%
^ (daszek) Potęgowanie 3^2
Operator porównania Znaczenie Przykład
= (znak równości) Równe A1=B1
> (znak większości) Większe niż A1>B1
< (znak mniejszości) Mniejsze niż A1<B1
>= (znak większe lub równe)
Większe lub równe A1>=B1
<= (znak mniejsze lub równe)
Mniejsze lub równe A1<=B1
<> (znak nierówności) Różne A1<>B1
Operator tekstowy Znaczenie Przykład
& (handlowe i) Łączy dwie wartości w celu utworzenia jednej ciągłej wartości tekstowej
("Północ"&"ny")
Operator odwołania Znaczenie Przykład
: (dwukropek) Operator zakresu, który tworzy jedno odwołanie do wszystkich komórek między dwoma odwołaniami (włącznie z tymi odwołaniami)
B5:B15
; (średnik) Operator składania, który łączy wiele odwołań w jedno odwołanie
SUMA(B5:B15;D5:D15)
(spacja) Operator przecięcia, który tworzy odwołanie do komórek wspólnych dla dwóch odwołań
B7:D7 C6:C8
Rys. Zestawienie operatorów programu Excel
Na przykład formuła =5+2*3 mnoży dwie liczby, a następnie dodaje
trzecią liczbę do wyniku. W programie Microsoft Office Excel jest stosowana
standardowa kolejność działań matematycznych. W podanym przykładzie najpierw
wykonywane jest mnożenie (2*3), a następnie do wyniku dodawana jest liczba 5.
Formuły obliczają wartości w określonej kolejności. Formuła w programie
Microsoft Excel zawsze rozpoczyna się od znaku równości (=). Znak równości
45
instruuje program Microsoft Excel, że następne znaki stanowią formułę. Za
znakiem równości następują elementy, które będą obliczane (argumenty),
oddzielone operatorami obliczeń. Program Microsoft Excel oblicza formułę od lewej
do prawej strony, zgodnie z konkretną kolejnością operatorów w formule.
Jeśli w jednej formule połączyć wiele operatorów, program Microsoft Excel
wykona operacje w kolejności przedstawionej w poniższej tabeli. Jeśli formuła
zawiera operatory o tym samym pierwszeństwie — na przykład gdy formuła
zawiera zarówno operator mnożenia, jak i dzielenia — program Microsoft Excel
będzie obliczać operatory od lewej do prawej strony. Aby zmienić kolejność
obliczania, część formuły, która ma być obliczona w pierwszej kolejności, należy
ująć w nawiasy.
Pierwszeństwo operatorów
Operator Opis
: (dwukropek) Operatory odwołania
(pojedyncza spacja)
; (średnik)
- Negacja (tak jak w –1)
% Procent
^ Potęgowanie
* i / Mnożenie i dzielenie
+ i – Dodawanie i odejmowanie
& Łączy dwa ciągi tekstu (złączanie)
= Porównanie
< >
<=
>=
<>
Rys. Kolejność operatorów w programie Excel
Formuły korzystające z funkcji
Funkcja: Uprzednio napisana formuła, która pobiera wartość lub wartości,
przeprowadza operację i zwraca wartość lub wartości. Funkcje upraszczają
i skracają formuły używane w arkuszu, szczególnie te, które
przeprowadzają długie lub złożone obliczenia.
46
Na przykład formuły =SUMA(A1:A2) i SUMA(A1;A2) używają funkcji
SUMA w celu dodania wartości z komórek A1 i A2.
W zależności od typu formuła może zawierać dowolne lub wszystkie ze
składników: funkcje, odwołania do komórek, stałe, operatory.
Funkcja rozpoczyna się od znaku równości (=), a w nawiasach można
wprowadzić argumenty funkcji. Każda funkcja ma określoną składnię
argumentów.
Argument: Wartość, której funkcja używa do wykonywania operacji lub
obliczeń. Typ argumentu używany przez funkcję jest specyficzny dla
funkcji. Do typowych argumentów używanych przez funkcje należą liczby,
tekst, odwołania do komórek i nazwy
Odwołania do komórek Umieszczając w formule odwołania do komórek,
można wykonywać obliczenia na danych znajdujących się w komórkach
arkusza. Na przykład odwołanie do komórki A2 zwraca wartość tej komórki
lub pozwala użyć tej wartości w obliczeniach.
Operatory to symbole służące do określania typu obliczeń, które mają być
wykonywane przez formułę. Na przykład operator ^ (daszek) podnosi
liczbę do potęgi, a operator * (gwiazdka) mnoży liczby.
Automatyczne wstawianie adresu komórki (komórek) w formule
Rozpoczynając wpisywanie formuły w komórce (poprzez wstawienie znaku
=) możemy automatycznie wstawiać adres komórki bądź zakresu komórek klikając
lub zaznaczając obszar myszą. Naciśnięcie klawisza spacji powraca do dalszego
pisania formuły. Naciśnięcie klawisza Enter kończy wpisywanie formuły
i uruchamia jej obliczenie.
Kopiowanie formuł
Tę samą formułę można szybko wprowadzić w zakresie komórek. Należy
zaznaczyć zakres, którego mają dotyczyć obliczenia, wpisać formułę, a następnie
nacisnąć klawisze CTRL+ENTER. Na przykład po wpisaniu =SUMA(A1:B1)
47
w zakresie C1:C5 i naciśnięciu klawiszy CTRL+ENTER program Excel wprowadzi
formułę w każdej komórce zakresu, używając komórki A1 jako odwołania
względnego.
Do kopiowania formuły możemy także użyć uchwytu wypełniania (patrz
rozdział dotyczący wypełniania seriami danych). Chwytając za uchwyt wypełniania
komórki, w której znajduje się formuła i przeciągając na kolejne komórki
kopiujemy formułę.
Formuły możemy także kopiować poprzez schowek programu kopiując
komórkę wraz z formułą a następnie wklejając we wskazanym miejscu jako Wklej
specjalnie → Formuły.
Adresowanie względne i bezwzględne
Adresowanie względne: W formule jest to adres komórki oparty na
względnym położeniu komórki, która zawiera formułę, i komórki, do której
następuje odwołanie. Jeśli formuła zostanie skopiowana, odwołanie jest
automatycznie dostosowywane. Odwołanie względne ma postać A1.
Adresowanie bezwzględne: W formule jest to adres komórki oparty na
bezwzględnym położeniu komórki, która zawiera formułę, i komórki, do
której następuje odwołanie. Jeśli formuła zostanie skopiowana, odwołanie
się nie zmienia. Odwołanie względne ma postać $A$1.
Do blokowania adresu służy znak $. Ustawienie znaku $ przed literą
kolumny blokuje adres kolumny. Ustawienie znaku $ przed liczbą wiersza blokuje
adres wiersza. Jeśli ustawimy kursor na adresie komórki w formule, adres ten
można zablokować wciskając klawisz F4, co spowoduje dostawienie do adresu
komórki znaków $.
Innym sposobem odwoływania się do komórki bądź zakresu komórek jest
nadanie im nazwy i odwoływanie się do nazw.
Nazwa: Wyraz lub ciąg, który reprezentuje komórkę, zakres komórek,
formułę lub wartość stałą. Używając nazw, łatwiej jest zrozumieć
48
odwołania; na przykład odwołanie Produkty jest bardziej zrozumiałe niż
Sprzedaż!C20:C30.
Aby nadać nazwę komórce lub zakresowi komórek należy je zaznaczyć a
następnie w pole nazwy w lewym górnym rogu arkusza wpisać nadawaną
nazwę. Po zdefiniowaniu nazwy można się do niej odwoływać jak do adresu
komórki.
Odwoływanie się w formułach do innych arkuszy w obrębie tego
samego skoroszytu
W obrębie skoroszytu możliwe jest używanie dowolnej ilości arkuszy.
W dowolnym arkuszu możemy odwoływać się do komórek innego arkusza poprzez
dodanie przed adresem komórki nazwy arkusza, w którym komórka się znajduje
oraz znaku wykrzyknika (!).
Do komórek bądź obszaru komórek możemy odwoływać się także poprzez
nazwę. Zdefiniowana nazwa ma zasięg w obrębie całego skoroszytu (wszystkich
arkuszy skoroszytu).
Przykład formuły
Działanie formuły
=5+2 Dodaje 5 i 2
=5-2 Odejmuje 2 od 5
=5/2 Dzieli 5 przez 2
=5*2 Mnoży 5 przez 2
=5^2 Podnosi 5 do potęgi 2
=A1+A2 Dodaje wartości z komórek A1 i A2
=A1-A2 Odejmuje wartość z komórki A2 od wartości z komórki A1
=A1/A2 Dzieli wartość z komórki A1 przez wartość z komórki A2
=A1*A2 Mnoży wartość z komórki A1 przez wartość z komórki A2
=A1^A2 Podnosi wartość z komórki A1 do potęgi o wartości określonej w komórce A2
=C2 Używa wartości w komórce C2
=Arkusz2!B2 Używa wartości w komórce B2 w arkuszu Arkusz2
=Aktywa-Pasywa Odejmuje wartość komórki o nazwie Pasywa od wartości komórki o nazwie Aktywa
=SUMA(A:A) Dodaje wszystkie liczby umieszczone w kolumnie A
=ŚREDNIA(A1:B4)
Oblicza średnią ze wszystkich liczb umieszczonych w zakresie
Rys. Przykłady formuł i opis ich działania
49
Poznajemy funkcje i tworzymy
formuły z ich użyciem
co to są funkcje i co robią – wyjaśnienie pojęcia,
funkcje matematyczne (pierwiastek, potęga, rzymskie, suma i suma, jeżeli),
funkcje finansowe: (fv i rate),
funkcje daty i czasu: (data, dni.360, dzień, dzień.tyg, dziś, godzina, miesiąc,
minuta, rok, sekunda i teraz),
funkcje statystyczne: (ile.liczb, ile.niepustych, licz.jeżeli, licz.puste, max, min,
średnia i wyst.najczęściej),
funkcje wyszukiwania i adresu: (ile.wierszy, liczba.kolumn, transponuj, wybierz,
wyszukaj.pionowo i wyszukaj.poziomo),
funkcje bazy danych: (bd.pole, bd.suma i bd.średnia),
funkcje tekstowe: (dł, fragment.tekstu, lewy, litery.małe, litery.wielkie,
porównaj, powt, prawy, z.wielkiej.litery i złącz.teksty),
funkcje logiczne: (jeżeli),
zagnieżdżanie funkcji.
Co to są funkcje?
Przypomnijmy:
Funkcja: Uprzednio napisana formuła, która pobiera wartość lub wartości,
przeprowadza operację i zwraca wartość lub wartości. Funkcje upraszczają
i skracają formuły używane w arkuszu, szczególnie te, które
przeprowadzają długie lub złożone obliczenia.
Funkcja rozpoczyna się od znaku równości (=), a w nawiasach można
wprowadzić argumenty funkcji. Każda funkcja ma określoną składnię
argumentów.
W programie Excel dysponujemy zestawem wbudowanych funkcji
pogrupowanych w kategorie:
Finansowe
Daty i Czasu
50
Matematyczne
Statystyczne
Wyszukiwania i adresu
Bazy danych
Tekstowe
Logiczne
Informacyjne
Poniżej znajduje się zestawienie wybranych funkcji programu Excel.
Funkcje możemy wstawiać bezpośrednio w formule wpisując ich nazwę
i podając niezbędne argumenty. Ułatwieniem we wstawianiu funkcji jest narzędzie
„Wstawianie funkcji” dostępne poprzez menu Wstaw → Funkcja lub klikając na
ikonie „Wstaw funkcję” po lewej stronie Paska formuły.
W wywołanym oknie możemy przeglądać dostępne funkcje pogrupowane
w kategorie. Do każdej funkcji dostępny jest krótki opis oraz bardziej szczegółowa
pomoc dostępna po kliknięciu odnośnika „Pomoc dotycząca tej funkcji”.
Funkcje logiczne
Funkcje logiczne
Funkcja Opis
51
FAŁSZ Zwraca wartość logiczną FAŁSZ.
JEŻELI Sprawdza, czy warunek jest spełniony, i zwraca jedną wartość, jeśli PRAWDA, a drugą wartość, jeśli FAŁSZ
LUB Sprawdza, czy którykolwiek z argumentów ma wartość PRAWDA i zwraca wartość PRAWDA albo FAŁSZ. Zwraca wartość FAŁSZ tylko wówczas, gdy wszystkie argumenty mają wartość FAŁSZ.
NIE Zmienia wartość FAŁSZ na PRAWDA albo wartość PRAWDA na FAŁSZ
ORAZ Sprawdza, czy wszystkie argumenty mają wartość PRAWDA, i zwraca wartość PRAWDA, jeśli wszystkie argumenty mają wartość PRAWDA.
PRAWDA Zwraca wartość logiczną PRAWDA.
Funkcje dotyczące tekstu i danych
Funkcje dotyczące tekstu i danych
Funkcja Opis
ZNAK Zwraca znak o podanym numerze kodu
OCZYŚĆ Usuwa z tekstu wszystkie znaki niedrukowalne
KOD Zwraca wartość kodu liczbowego pierwszego znaku w ciągu tekstowym
ZŁĄCZ.TEKSTY Łączy kilka oddzielnych tekstów w jeden tekst
KWOTA Konwertuje liczbę na tekst, stosując format walutowy $ (dolar)
PORÓWNAJ Sprawdza identyczność dwóch wartości tekstowych
ZNAJDŹ Znajduje jedną wartość tekstową wewnątrz innej (z uwzględnieniem wielkich i małych liter)
ZAOKR.DO.TEKST Formatuje liczbę jako tekst przy stałej liczbie miejsc dziesiętnych
LEWY Zwraca skrajne lewe znaki z wartości tekstowej
DŁ Zwraca liczbę znaków ciągu tekstowego
LITERY.MAŁE Konwertuje wielkie litery tekstu na małe litery
FRAGMENT.TEKSTU Zwraca określoną liczbę znaków z ciągu tekstowego, zaczynając od zadanej pozycji
Z.WIELKIEJ.LITERY Zastępuje pierwszą literę każdego wyrazu tekstu wielką literą
ZASTĄP Zastępuje znaki w tekście
POWT Powtarza tekst zadaną liczbę razy
PRAWY Zwraca skrajne prawe znaki z wartości tekstowej
SZUKAJ.TEKST Wyszukuje jedną wartość tekstową wewnątrz innej (bez uwzględniania wielkości liter)
PODSTAW Podstawia nowy tekst w miejsce poprzedniego tekstu w ciągu tekstowym
T Konwertuje argumenty na tekst
TEKST Formatuje liczbę i konwertuje ją na tekst
52
USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY Usuwa spacje z tekstu
LITERY.WIELKIE Konwertuje małe litery tekstu na wielkie litery
WARTOŚĆ Konwertuje argument tekstowy na liczbę
Funkcje daty i czasu
Funkcje daty i czasu
Funkcja Opis
DATA Zwraca liczbę kolejną odpowiadającą wybranej dacie
DATA.WARTOŚĆ Konwertuje datę w formie tekstu na liczbę kolejną
DZIEŃ Konwertuje liczbę kolejną na dzień miesiąca
DNI.360 Oblicza liczbę dni pomiędzy dwiema datami na podstawie 360-dniowego roku
GODZINA Konwertuje liczbę kolejną na godziny
MINUTA Konwertuje liczbę kolejną na minuty
MIESIĄC Konwertuje liczbę kolejną na miesiąc
TERAZ Zwraca liczbę kolejną dla bieżącej daty i godziny
SEKUNDA Konwertuje liczbę kolejną na sekundy
CZAS Zwraca liczbę kolejną dla określonego czasu
CZAS.WARTOŚĆ Konwertuje czas w postaci tekstu na liczbę kolejną
DZIŚ Zwraca liczbę kolejną dla aktualnej daty
DZIEŃ.TYG Konwertuje liczbę kolejną na dzień tygodnia
ROK Konwertuje liczbę kolejną na rok
Funkcje wyszukiwania i adresu
Funkcje wyszukiwania i adresu
Funkcja Opis
ADRES Zwraca odwołanie do pojedynczej komórki w arkuszu jako wartość tekstową
OBSZARY Zwraca liczbę obszarów występujących w odwołaniu
WYBIERZ Wybiera wartość z listy wartości
NR.KOLUMNY Zwraca numer kolumny z odwołania
LICZBA.KOLUMN Zwraca liczbę kolumn dla podanego odwołania
WYSZUKAJ.POZIOMO Przegląda górny wiersz tablicy i zwraca wartość wskazanej komórki
HIPERŁĄCZE Tworzy skrót lub skok, który otwiera dokument przechowywany na serwerze sieciowym, w sieci intranet lub w Internecie
INDEKS Powoduje, że podczas wybierania wartości z odwołania lub tablicy jest używany indeks
ADR.POŚR Zwraca odwołanie określone przez wartość tekstową
WYSZUKAJ Wyszukuje wartości w wektorze lub tablicy
PODAJ.POZYCJĘ Przeszukuje wartości w odwołaniu lub w tablicy
PRZESUNIĘCIE Zwraca adres przesunięty od podanego odwołania
53
WIERSZ Zwraca numer wiersza odwołania
ILE.WIERSZY Zwraca liczbę wierszy podanego odwołania
TRANSPONUJ Zwraca transponowaną tablicę
WYSZUKAJ.PIONOWO Przeszukuje pierwszą kolumnę tablicy i przechodzi wzdłuż wiersza, aby zwrócić wartość komórki
Funkcje matematyczne
Funkcje matematyczne
Funkcja Opis
ACOS Zwraca arcus cosinus liczby
ACOSH Zwraca arcus cosinus hiperboliczny liczby
ASIN Zwraca arcus sinus liczby
ASINH Zwraca arcus sinus hiperboliczny liczby
ATAN Zwraca arcus tangens liczby
ATAN2 Zwraca arcus tangens liczby na podstawie współrzędnych x i y
ATANH Zwraca arcus tangens hiperboliczny liczby
ZAOKR.W.GÓRĘ Zaokrągla liczbę do najbliższej liczby całkowitej lub do najbliższej wielokrotności zadanej dokładności
KOMBINACJE Zwraca liczbę kombinacji dla danej liczby obiektów
COS Zwraca cosinus liczby
COSH Zwraca wartość cosinusa hiperbolicznego liczby
STOPNIE Konwertuje radiany na stopnie
ZAOKR.DO.PARZ Zaokrągla liczbę w górę do najbliższej liczby parzystej
EXP Zwraca wynik podniesienia liczby e do określonej potęgi
SILNIA Zwraca silnię liczby
FACTDOUBLE Zwraca dwukrotną wartość silni liczby
ZAOKR.W.DÓŁ Zaokrągla liczbę w dół w kierunku zera
GCD Zwraca największy wspólny dzielnik
ZAOKR.DO.CAŁK Zaokrągla liczbę w dół do najbliższej liczby całkowitej
LCM Zwraca najmniejszą wspólną wielokrotność
LN Zwraca logarytm naturalny podanej liczby
LOG Zwraca logarytm liczby o podanej podstawie
LOG10 Zwraca wartość logarytmu liczby przy podstawie 10
WYZNACZNIK.MACIERZY
Zwraca wyznacznik macierzy reprezentowanej przez daną tablicę
MACIERZ.ODW Zwraca macierz odwrotną macierzy reprezentowanej przez daną tablicę
MACIERZ.ILOCZYN Zwraca iloczyn macierzowy dwóch tablic
MOD Zwraca resztę z dzielenia
MROUND Zwraca liczbę zaokrągloną do podanej wielokrotności
MULTINOMIAL Zwraca wielomian dla zbioru liczb
ZAOKR.DO.NPARZ Zaokrągla liczbę w górę do najbliższej liczby nieparzystej
54
PI Zwraca wartość liczby Pi
POTĘGA Zwraca wynik podniesienia liczby do podanej potęgi
ILOCZYN Zwraca iloczyn argumentów
RADIANY Konwertuje stopnie na radiany
LOS Zwraca liczbę pseudolosową z zakresu od 0 do 1
RZYMSKIE Konwertuje liczbę arabską na liczbę rzymską w postaci tekstowej
ZAOKR Zaokrągla liczbę do liczby o określonej liczbie cyfr
ZAOKR.DÓŁ Zaokrągla liczbę w dół w kierunku zera
ZAOKR.GÓRA Zaokrągla liczbę w górę, w kierunku od zera
SERIESSUM Zwraca sumę szeregu potęgowego o podanym wzorze
ZNAK.LICZBY Zwraca znak liczby
SIN Zwraca sinus podanego kąta
SINH Zwraca sinus hiperboliczny podanej liczby
SQRT Zwraca dodatni pierwiastek kwadratowy podanej liczby
SQRTPI Zwraca pierwiastek kwadratowy z liczby pomnożonej przez liczbę Pi
SUMY.POŚREDNIE Zwraca sumę częściową listy lub bazy danych
SUMA Zwraca sumę argumentów
SUMA.JEŻELI Sumuje komórki spełniające podane kryteria
SUMA.ILOCZYNÓW Zwraca sumę iloczynów odpowiednich elementów tablicy
SUMA.KWADRATÓW Zwraca sumę kwadratów argumentów
SUMA.X2.M.Y2 Zwraca sumę różnic kwadratów odpowiadających sobie wartości w dwóch tablicach
SUMA.X2.P.Y2 Zwraca sumę sum kwadratów odpowiadających sobie wartości w dwóch tablicach
SUMA.X.M.Y2 Zwraca sumę kwadratów różnic odpowiadających sobie wartości w dwóch tablicach
TAN Zwraca tangens liczby
TANH Zwraca tangens hiperboliczny liczby
LICZBA.CAŁK Przycina liczbę do wartości całkowitej
Funkcje finansowe
Funkcje finansowe
Funkcja Opis
DB Zwraca wartość amortyzacji środka trwałego w podanym okresie na podstawie metody równomiernie malejącego salda
DDB Zwraca wartość amortyzacji środka trwałego dla zadanego okresu przy użyciu metody podwójnie malejącego salda lub innej wybranej
FV Zwraca przyszłą wartość lokaty
IPMT Zwraca wysokość spłaty oprocentowania lokaty za dany okres
55
MIRR Zwraca wartość wewnętrznej stopy zwrotu dla przypadku, gdy wpływy i wypływy środków pieniężnych mają różną stopę finansową
NPER Zwraca liczbę okresów dla lokaty
NPV Zwraca aktualną wartość netto lokaty na podstawie szeregu okresowych przepływów środków pieniężnych i stopy dyskontowej
PMT Zwraca wysokość okresowej spłaty renty
PPMT Zwraca wysokość spłaty kapitału w przypadku lokaty dla podanego okresu
PV Zwraca aktualną wartość lokaty
RATE Zwraca wysokość stopy procentowej w okresie renty
SLN Zwraca wartość amortyzacji środka trwałego w jednym okresie metodą liniową
SYD Zwraca amortyzację środka trwałego w podanym okresie metodą sumy cyfr wszystkich lat amortyzacji
VDB Oblicza amortyzację środka trwałego w podanym okresie lub jego części metodą malejącego salda
Funkcje informacyjne
Funkcje informacyjne
Funkcja Opis
KOMÓRKA Zwraca informacje o formacie, położeniu lub zawartości komórki
NR.BŁĘDU Zwraca liczbę odpowiadającą typowi błędu
INFO Zwraca informacje o bieżącym środowisku operacyjnym
CZY.PUSTA Zwraca wartość PRAWDA, jeśli wartość jest pusta
CZY.BŁ Zwraca wartość PRAWDA, jeśli wartość jest dowolną wartością błędu, z wyjątkiem #N/D!
CZY.BŁĄD Zwraca wartość PRAWDA, jeśli wartość jest dowolną wartością błędu
CZY.LOGICZNA Zwraca wartość PRAWDA, jeżeli wartość jest wartością logiczną
CZY.BRAK Zwraca wartość PRAWDA, jeśli wartość jest wartością błędu #N/D!
CZY.NIE.TEKST Zwraca wartość PRAWDA, jeśli wartość nie jest tekstem
CZY.LICZBA Zwraca wartość PRAWDA, jeśli wartość jest liczbą
CZY.ADR Zwraca wartość PRAWDA, jeśli wartość jest odwołaniem
CZY.TEKST Zwraca wartość PRAWDA, jeśli wartość jest tekstem
N Zwraca wartość przekonwertowaną na liczbę
BRAK Zwraca wartość błędu #N/D!
TYP Zwraca liczbę wskazującą typ danych wartości
56
Najczęściej wykorzystywane funkcje
Poniżej omówiono najczęściej wykorzystywane funkcje.
Funkcje matematyczne
Funkcja Pierwiastek()
Funkcja PIERWIASTEK(liczba)
Zwraca dodatni pierwiastek kwadratowy.
Składnia PIERWIASTEK(liczba)
Liczba to liczba, dla której należy obliczyć pierwiastek kwadratowy.
Formuła Opis (wynik)
=PIERWIASTEK(16) Pierwiastek kwadratowy liczby 16 (4)
=PIERWIASTEK(A2) Pierwiastek kwadratowy podanej liczby. Ponieważ liczba ma wartość ujemną, funkcja zwraca błąd (#LICZBA!)
=PIERWIASTEK( MODUŁ.LICZBY(A2))
Pierwiastek kwadratowy wartości absolutnej podanej liczby (4)
Funkcja Potęga()
Funkcja POTĘGA(liczba;potęga)
Zwraca liczbę podniesioną do potęgi.
Składnia POTĘGA(liczba;potęga)
Liczba to podstawa potęgi. Może to być dowolna liczba rzeczywista.
Formuła Opis (wynik)
=POTĘGA(5;2) Kwadrat liczby (25)
=POTĘGA(98,6;3,2) Liczba 98,6 podniesiona do potęgi 3,2 (2401077)
=POTĘGA(4,5/4) Liczba 4 podniesiona do potęgi 5/4 (5,656854)
57
Funkcja Rzymskie()
Funkcja RZYMSKIE(liczba;forma)
Konwertuje liczbę arabską na rzymską jako tekst.
Składnia RZYMSKIE(liczba;forma)
Liczba to liczba określająca wybrany rodzaj cyfr rzymskich. Numeracja rzymska zmienia się od klasycznej do bardziej uproszczonej, forma ta staje się coraz bardziej zwarta, gdy wartość argumentu rośnie.
Formuła Opis (wynik)
=RZYMSKIE(499;0) Liczba 499 zapisana w klasycznym stylu rzymskim (CDXCIX)
=RZYMSKIE(499;1) Liczba 499 zapisana w bardziej zwartym stylu rzymskim (LDVLIV)
=RZYMSKIE(499;2) Liczba 499 zapisana w bardziej zwartym stylu rzymskim (XDIX)
=RZYMSKIE(499;3) Liczba 499 zapisana w bardziej zwartym stylu rzymskim (VDIV)
=RZYMSKIE(499;4) Liczba 499 zapisana w bardziej zwartym stylu rzymskim (ID)
=RZYMSKIE(2013;0) Liczba 2013 zapisana w klasycznym stylu rzymskim (MMXIII)
Funkcja Suma()
Funkcja SUMA(liczba1;liczba2;...)
Dodaje argumenty.
Składnia SUMA(liczba1;liczba2;...)
Liczba1; liczba2;... to od 1 do 255 argumentów, dla których należy obliczyć wartość całkowitą, czyli sumę.
Formuła Opis (wynik)
=SUMA(3; 2) Dodaje liczby 3 i 2 (5)
=SUMA("5"; 15; PRAWDA) Dodaje liczby 5, 15 i 1, ponieważ wartości tekstowe przekształcane są na liczby, a wartość logiczna PRAWDA przekształcana jest na liczbę 1
=SUMA(A2:A4) Dodaje pierwsze trzy liczby znajdujące się w podanej kolumnie
=SUMA(A2:A4; 15) Dodaje pierwsze trzy liczby znajdujące się w podanej kolumnie i liczbę 15
58
=SUMA(A5;A6;2) Dodaje wartości podane w ostatnich dwóch wierszach i liczbę 2. Ponieważ wartości nienumeryczne umieszczone w odwołaniach nie są przekształcane, wartości umieszczone w podanej kolumnie są ignorowane
Funkcja Suma.Jeżeli()
Funkcja SUMA.JEŻELI(zakres; kryteria; [suma_zakres])
Dodaje komórki określone przez podane kryterium.
Składnia SUMA.JEŻELI(zakres; kryteria; [suma_zakres])
- zakres Argument wymagany. Jest to zakres komórek, które należy oszacować według kryteriów. Komórki w każdym zakresie muszą być liczbami lub nazwami, tablicami albo odwołaniami zawierającymi liczby. Wartości puste i wartości tekstowe są ignorowane. - kryteria Argument wymagany. Są to kryteria w postaci liczby, wyrażenia, odwołania do komórki, tekstu lub funkcji określającej, które komórki będą dodawane. Kryteria można wyrazić na przykład jako 32, ">32", B5, 32, "32", "jabłka" lub DZIŚ(). - Ważne: Wszelkie kryteria tekstowe oraz zawierające symbole matematyczne lub logiczne należy ująć w podwójny cudzysłów ("). Kryteria liczbowe nie wymagają cudzysłowów. - suma_zakres Argument opcjonalny. Są to rzeczywiste komórki, które podlegają sumowaniu w przypadku, gdy należy zsumować komórki inne niż określone w argumencie zakres. Jeśli argument suma_zakres zostanie pominięty, program Excel zsumuje komórki wyznaczone przez argument zakres (te same, do których mają zastosowanie kryteria).
Formuła Opis (wynik)
=SUMA.JEŻELI( A2:A5;">160000";B2:B5)
Suma prowizji dla wartości nieruchomości powyżej 160 000
=SUMA.JEŻELI( A2:A5;">160000")
Suma wartości nieruchomości powyżej 160 000
=SUMA.JEŻELI( A2:A5;300000;B2:B3)
Suma prowizji dla wartości nieruchomości równych 300 000
=SUMA.JEŻELI(A2:A5;">" & C2;B2:B3)
Suma prowizji dla wartości nieruchomości powyżej kwoty zawartej w komórce C2
59
Funkcje finansowe
Funkcja FV()
Funkcja FV(topa;liczba_rat;rata;wa;typ)
Zwraca przyszłą wartość lokaty.
Składnia FV( stopa;liczba_rat;rata;wa;typ)
Stopa to stopa procentowa dla okresu. Liczba_rat to całkowita liczba okresów płatności w okresie spłaty. Rata to wpłata dokonywana okresowo; nie może ona ulec zmianie w całym okresie płatności. Rata obejmuje zazwyczaj kapitał i odsetki, z wyłączeniem innych opłat i podatków. Jeśli argument rata zostanie pominięty, musi zostać umieszczony argument wa. Wa to wartość bieżąca lub skumulowana wartość przyszłego strumienia płatności według wyceny na dzień obecny. Jeśli argument wa jest pominięty, przyjmuje się jego wartość jako 0 (zero) i należy określić argument rata. Typ to liczba 0 lub 1 i wskazuje, kiedy płatność jest należna. Jeśli wartość argumentu typ nie zostanie określona, domyślnie przyjmowana jest wartość 0.
A B
Dane Opis
12% Roczna stopa procentowa
12 Liczba płatności
-1 000 Kwota płatności
Formuła Opis (wynik)
=FV(A2/12;A3;A4) Przyszła wartość inwestycji przy powyższych warunkach (12 682,50)
60
Funkcja Rate()
Funkcja RATE(liczba_rat;rata;wa;wp; typ;przypuszczenie)
Zwraca wysokość stopy procentowej w okresie raty rocznej.
Składnia RATE(liczba_rat;rata;wa;wp; typ;przypuszczenie)
Liczba_rat to całkowita liczba okresów płatności renty. Rata to płatność dokonywana w każdym okresie, nie zmieniana przez cały czas trwania renty. Rata obejmuje zazwyczaj kapitał i odsetki z wyłączeniem innych opłat i podatków. Jeśli argument rata zostanie pominięty, musi zostać umieszczony argument wa. Wa to obecna wartość, czyli całkowita suma bieżącej wartości szeregu przyszłych płatności. Wp to przyszła wartość czyli poziom finansowy, do którego zmierza się po dokonaniu ostatniej płatności. Jeśli argument wp jest pominięty, to jako jego wartość przyjmuje się 0 (przyszła wartość pożyczki na przykład wynosi 0). Typ to liczba 0 albo 1, która wskazuje, kiedy płatność jest należna.
A B
Dane Opis
4 Lata pożyczki
-200 Miesięczna rata
8000 Wartość pożyczki
Formuła Opis (wynik)
=RATE(A2*12; A3; A4) Miesięczne oprocentowanie pożyczki na podanych powyżej warunkach (1%)
=RATE(A2*12; A3; A4)*12 Roczne oprocentowanie pożyczki na podanych powyżej warunkach (0,09241767 lub 9,24%)
61
Funkcje daty i czasu
Funkcja Data()
Funkcja DATA(rok; miesiąc; dzień)
Zwraca liczbę seryjną dla wybranej daty.
Składnia DATA(rok; miesiąc; dzień)
rok Argument wymagany. Wartość argumentu rok może zawierać od jednej do czterech cyfr. miesiąc Argument wymagany. Dodatnia lub ujemna liczba całkowita z zakresu od 1 do 12, która oznacza miesiąc roku (od stycznia do grudnia). dzień Argument wymagany. Dodatnia lub ujemna liczba całkowita z zakresu od 1 do 31, która oznacza dzień miesiąca.
Formuła Opis (wynik)
=DATA(2008;1;1) Liczba kolejna daty. Wynik: 1-1-2008 lub 39448
Funkcja Dni.360()
Funkcja DNI.360(data_początkowa; data_końcowa; [metoda])
Oblicza liczbę dni między dwiema datami na podstawie roku 360-dniowego.
Składnia DNI.360(data_początkowa; data_końcowa; [metoda])
data_początkowa; data_końcowa Argumenty wymagane. Są to dwie daty, między którymi ma zostać określona liczba dni. metoda Argument opcjonalny. Jest to wartość logiczna określająca, czy w obliczeniach ma zostać użyta metoda europejska, czy amerykańska.
Formuła Opis (wynik)
=DNI.360("30-1-2008";"1-2-2008")
Liczba dni między 30-1-2008 a 1-2-2008 na podstawie roku 360-dniowego. Wynik: 1
62
Funkcja Dzień()
Funkcja DZIEŃ(liczba_kolejna)
Konwertuje liczbę seryjną na dzień miesiąca.
Składnia DZIEŃ(liczba_kolejna)
Liczba_kolejna to data poszukiwanego dnia. Daty powinny być wprowadzane przy użyciu funkcji DATA lub jako wynik innych formuł lub funkcji. Na przykład funkcji DATA(2008;5;23) można użyć dla dnia 23 maja 2008. Problemy mogą wystąpić, jeżeli daty są wprowadzane jako tekst.
Formuła Opis (wynik)
=DZIEŃ("15 kwietnia 2008")
Dzień powyższej daty (15)
Funkcja Dzień.Tyg()
Funkcja DZIEŃ.TYG( liczba_kolejna;zwracany_typ)
Konwertuje liczbę seryjną na dzień tygodnia.
Składnia DZIEŃ.TYG( liczba_kolejna;zwracany_typ)
Liczba_kolejna to liczba porządkowa reprezentująca datę poszukiwanego dnia. Daty powinny być wprowadzane przy użyciu funkcji DATA lub jako wyniki innych formuł lub funkcji. Na przykład w przypadku daty 23 maja 2008 należy użyć funkcji DATA(2008;5;23). Jeśli daty są wprowadzane jako tekst, mogą wystąpić problemy.
Formuła Opis (wynik)
=DZIEŃ.TYG("2008-02-14";3) Dzień tygodnia, numerowany od 0 (poniedziałek) do 6 (niedziela) (3)
Funkcja Dziś()
Funkcja DZIŚ()
Zwraca liczbę seryjną dla daty bieżącej.
Składnia DZIŚ()
Formuła Opis (wynik)
=DZIŚ()+5 Zwraca datę przypadającą 5 dni po dacie bieżącej. Jeśli na przykład data bieżąca to 01-01-2008, formuła zwróci datę 06-01-2008.
63
=MIESIĄC(DZIŚ()) Zwraca bieżący miesiąc roku (1–12). Jeśli na przykład bieżący miesiąc to maj, formuła zwraca wartość 5.
Funkcje statystyczne
Funkcja Ile.Liczb()
Funkcja ILE.LICZB( wartość1; [wartość2]...)
Zlicza liczby znajdujące się na liście argumentów.
Składnia ILE.LICZB( wartość1; [wartość2]...)
wartość1 Argument wymagany. Pierwszy element, odwołanie do komórki lub zakres, w którym mają zostać zliczone liczby. wartość2; ... Argumenty opcjonalne. Maksymalnie 255 dodatkowych elementów, odwołań do komórek lub zakresów, w których mają zostać zliczone liczby.
A
Dane
Sprzedaż
8-12-2008
19
22,24
PRAWDA
#DZIEL/0!
Formuła Opis Wynik
=ILE.LICZB(A2:A8) Zlicza komórki z zakresu od A2 do A8, które zawierają liczby.
3
=ILE.LICZB(A5:A8) Zlicza komórki z zakresu od A5 do A8, które zawierają liczby.
2
=ILE.LICZB(A2:A8;2) Zlicza komórki z zakresu od A2 do A8 zawierające liczby i wartość 2.
2
64
Funkcja Ile.Niepustych()
Funkcja ILE.NIEPUSTYCH(wartość1; [wartość2]...)
Zlicza wartości znajdujące się na liście argumentów.
Składnia ILE.NIEPUSTYCH(wartość1; [wartość2]...)
wartość1 Argument wymagany. Pierwszy element, odwołanie do komórki lub zakres, w którym mają zostać zliczone liczby. wartość2; ... Argumenty opcjonalne. Maksymalnie 255 dodatkowych elementów, odwołań do komórek lub zakresów, w których mają zostać zliczone liczby.
A
Dane
Sprzedaż
8-12-2008
19
22,24
PRAWDA
#DZIEL/0!
Formuła Opis Wynik
=ILE.NIEPUSTYCH(A2:A8) Zlicza niepuste komórki w zakresie od A2 do A8.
6
Funkcja Wyst.Najczęściej()
Funkcja WYST.NAJCZĘŚCIEJ ( liczba1;liczba2;...)
Zwraca wartość najczęściej występującą w zbiorze danych.
Składnia WYST.NAJCZĘŚCIEJ( liczba1;liczba2;...)
Liczba1; liczba2;... to 1 do 255 argumentów, dla których należy obliczyć wartość funkcji WYST.NAJCZĘŚCIEJ. Zamiast listy argumentów rozdzielonych średnikami można zastosować także pojedynczą tablicę lub odwołanie do tablicy.
A
Dane
5,6
4
4
3
2
4
65
Formuła Opis
=WYST.NAJCZĘŚCIEJ(A2:A7) Dominanta, czyli najczęściej powtarzająca się liczba w podanych liczbach (4)
Funkcja Licz.Jeżeli()
Funkcja LICZ.JEŻELI(zakres; kryteria)
Zwraca liczbę komórek wewnątrz zakresu, które spełniają podane kryteria.
Składnia LICZ.JEŻELI(zakres; kryteria)
zakres Argument wymagany. Określa jedną lub więcej komórek, które mają zostać zliczone, w tym liczby lub nazwy, tablice lub odwołania zawierające liczby. Puste wartości i wartości tekstowe są ignorowane. kryteria Argument wymagany. Liczba, wyrażenie, odwołanie do komórki lub ciąg tekstowego określający, które komórki będą zliczane. Na przykład argument kryteria można wyrazić jako 32, ">32", B4, "jabłka" lub "32". UWAGI: W kryteriach można stosować znaki wieloznaczne — znak zapytania (?) i gwiazdkę (*). Znak zapytania odpowiada dowolnemu pojedynczemu znakowi, a gwiazdka odpowiada dowolnej sekwencji znaków. Aby wyszukać rzeczywisty znak zapytania lub gwiazdkę, należy przed takim znakiem wpisać tyldę (~). W kryteriach nie jest uwzględniana wielkość liter. Na przykład ciąg „jabłka” i ciąg „JABŁKA” spowodują wyszukanie tych samych komórek.
A B C
Dane Dane
jabłka 32
pomarańcze 54
brzoskwinie 75
jabłka 86
Formuła Opis Wynik
=LICZ.JEŻELI(A2:A5;"jabłka") Liczba komórek zawierających argument „jabłka” w komórkach z zakresu od A2 do A5.
2
=LICZ.JEŻELI(A2:A5;A4) Liczba komórek zawierających argument „brzoskwinie” w komórkach z zakresu od A2 do A5.
1
=LICZ.JEŻELI(A2:A5;A3)+ LICZ.JEŻELI(A2:A5;A2)
Liczba komórek zawierających argument „pomarańcze” i argument „jabłka” w komórkach z zakresu od A2 do A5.
3
66
=LICZ.JEŻELI(B2:B5;">55") Liczba komórek z zakresu od B2 do B5, które zawierają wartość większą niż 55.
2
=LICZ.JEŻELI(A2:A5;"*") Liczba komórek z zakresu od A2 do A5, które zawierają jakikolwiek tekst.
4
=LICZ.JEŻELI(A2:A5; "?????????e")
Liczba komórek z zakresu od A2 do A5, w których wartości kończą się literą „e” i mają długość dokładnie 10 znaków.
1
67
Funkcja Max()
Funkcja MAX(liczba1;liczba2;...)
Zwraca maksymalną wartość listy argumentów.
Składnia MAX(liczba1;liczba2;...)
Argumentami mogą być liczby, nazwy, tablice lub odwołania zawierające liczby.
A B
Dane
10
7
9
27
2
Formuła Opis
=MAX(A2:A6) Największa z podanych liczb (27)
=MAX(A2:A6;30) Największa z podanych liczb i 30 (30)
Funkcja Średnia()
Funkcja ŚREDNIA(liczba1; [liczba2]...)
Zwraca wartość średnią argumentów.
Składnia ŚREDNIA(liczba1; [liczba2]...)
liczba1 Wymagany. Pierwsza liczba, odwołanie do komórki (odwołanie do komórki: Zestaw współrzędnych komórki w arkuszu. Na przykład odwołaniem do komórki, która znajduje się na przecięciu kolumny B i wiersza 3, jest B3.) lub zakres, dla którego ma zostać obliczona średnia. liczba2... Opcjonalny. Dodatkowe liczby, odwołania do komórek lub zakresy (maksymalnie 255), dla których ma zostać wyznaczona średnia.
A B C
Dane
10 15 32
7
9
27
2
Formuła Opis Wynik
=ŚREDNIA(A2:A6) Średnia liczb z komórek od A2 do A6.
11
=ŚREDNIA(A2:A6; 5) Średnia liczb z komórek od A2 do A6 i liczby 5.
10
68
=ŚREDNIA(A2:C2) Średnia liczb z komórek od A2 do C2.
19
Funkcje wyszukiwania i adresu
Funkcja Ile.Wierszy()
Funkcja ILE.WIERSZY(tablica)
Zwraca liczbę wierszy dla danego odwołania.
Składnia ILE.WIERSZY(tablica)
Tablica to tablica, formuła tablicowa (formuła tablicowa: Formuła, która przeprowadza wiele obliczeń na jednym lub wielu zestawach wartości, a następnie zwraca jeden lub wiele wyników. Formuły tablicowe są ujęte w nawias klamrowy { }, a wprowadza się je przez naciśnięcie klawiszy CTRL+SHIFT+ENTER.) lub odwołanie do zakresu komórek, dla którego należy wyznaczyć liczbę wierszy.
A B
Formuła Opis (wynik)
=ILE.WIERSZY(C1:E4) Liczba wierszy w odwołaniu (4)
=ILE.WIERSZY({1;2;3\4;5;6}) Liczba wierszy w stałej tablicowej (2)
Funkcja Transponuj()
Funkcja TRANSPONUJ(tablica)
Zwraca transponowaną tablicę.
Składnia TRANSPONUJ(tablica)
tablica Argument wymagany. Jest to tablica lub zakres komórek w arkuszu, który ma zostać przetransponowany. Tablica jest transponowana w następujący sposób: pierwszy wiersz tablicy staje się pierwszą kolumną nowej tablicy, drugi wiersz tablicy staje się drugą kolumną nowej tablicy itd.
A B C
Dane Dane Dane
1 2 3
Formuła Opis Wynik
=TRANSPONUJ($A$2:$C$2) Wartość z pierwszej kolumny 1
Wartość z drugiej kolumny 2
Wartość z trzeciej kolumny 3
69
Funkcja Wybierz()
Funkcja WYBIERZ( nr_arg;wartość1;wartość2;...)
Wybiera wartość z listy wartości.
Składnia WYBIERZ( nr_arg;wartość1;wartość2;...)
Nr_arg określa, który z argumentów wartości zostanie wybrany. Argument nr_arg musi być liczbą za zakresu od 1 do 254 lub formułą albo odwołaniem do komórki zawierającej liczbę z tego zakresu. Wartość1;wartość2;... to od 1 do 254 argumentów wartości, spośród których funkcja WYBIERZ wybiera wartość lub akcję do wykonania na podstawie argumentu nr_indeksu. Argumentami mogą być liczby, odwołania do komórek, zdefiniowane nazwy, formuły, funkcje lub tekst.
A B
Dane Dane
1 Gwoździe
2 Wkręty
3 Nakrętki
Skończone Śruby
Formuła Opis (wynik)
=WYBIERZ(2;A2;A3;A4;A5) Wartość z drugiego argumentu A3 (2)
=WYBIERZ(4;B2;B3;B4;B5) Wartość z czwartego argumentu B5 (Śruby)
Funkcja Wyszukaj.Pionowo()
Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO ( szukana_wartość;tablica; nr_kolumny;kolumna)
Przeszukuje pierwszą kolumnę tablicy i przechodzi wzdłuż wiersza, aby zwrócić wartość komórki.
Składnia WYSZUKAJ.PIONOWO ( szukana_wartość;tablica; nr_kolumny;kolumna)
70
Szukana_wartość Wartość, która ma zostać odszukana w pierwszej kolumnie tablicy (tablica: Służy do konstruowania pojedynczych formuł, które dają wiele wyników lub operują na grupie argumentów uporządkowanych w wiersze i kolumny. Zakres tablicy współużytkuje wspólną formułę; stała tablicowa to grupa stałych używana jako argument.). Argument szukana_wartość może być wartością lub odwołaniem. Jeśli wartość argumentu szukana_wartość jest mniejsza niż najmniejsza wartość w pierwszej kolumnie argumentu tablica, funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO zwróci wartość błędu #N/D. Tablica Co najmniej dwie kolumny danych. Należy użyć odwołania do zakresu lub nazwy zakresu. Wartości w pierwszej kolumnie tablicy są przeszukiwane przy użyciu argumentu szukana_wartość. Mogą to być wartości tekstowe, liczby lub wartości logiczne. Wielkie i małe litery nie są rozróżniane. Nr_kolumny Numer kolumny w tablicy, z której musi zostać zwrócona znaleziona wartość. Nr_kolumny o wartości 1 zwraca wartość z pierwszej kolumny tablicy określonej przez argument tablica; nr_kolumny o wartości 2 zwraca wartość z drugiej kolumny tablicy określonej przez argument tablica itd. Kolumna Wartość logiczna określająca, czy funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO ma znaleźć dopasowanie dokładne, czy przybliżone.
A B C
Gęstość Lepkość Temperatura
0,457 3,55 500
0,525 3,25 400
0,616 2,93 300
0,675 2,75 200
Formuła Opis (wynik)
=WYSZUKAJ.PIONOWO( 1;A2:C5;2))
Wyszukuje wartość 1 w kolumnie A za pomocą dopasowania przybliżonego: znaleziona największa wartość mniejsza niż lub równa 1 w kolumnie A jest używana do określenia wiersza kolumny B, z którego jest zwracana wartość
=WYSZUKAJ.PIONOWO( 0,1;A2:C10;2;PRAWDA)
Wyszukuje wartość 0,1 w kolumnie A za pomocą dopasowania przybliżonego: wartość 0,1 jest mniejsza niż najmniejsza wartość w kolumnie A, dlatego funkcja zwraca błąd (#N/D!)
71
Funkcje bazy danych
Funkcja BD.Pole()
Funkcja BD.POLE (baza danych;pole;kryteria)
Wyodrębnia z bazy danych jeden rekord spełniający określone kryteria.
Składnia BD.POLE (baza danych;pole;kryteria)
Baza danych to zakres komórek, które tworzą listę lub bazę danych. Baza danych to lista powiązanych danych, na której wiersze pokrewnych informacji to rekordy, a kolumny danych to pola. Pierwszy wiersz listy zawiera etykiety poszczególnych kolumn.
Pole wskazuje, która kolumna jest używana w funkcji. Należy wprowadzić etykietę kolumny umieszczoną w podwójnym cudzysłowie, taką jak "Wiek" lub "Plon", lub liczbę (bez cudzysłowów) reprezentującą pozycję kolumny na liście: 1 dla pierwszej kolumny, 2 dla drugiej kolumny itd.
Kryteria to zakres komórek, który zawiera warunki określone przez użytkownika. Dowolnego zakresu można użyć jako argumentu kryteriów pod warunkiem, że zawiera on przynajmniej jedną etykietę kolumny i jedną komórkę poniżej etykiety, służącą do określania warunku.
A B C D E F
Drzewo Wysokość Wiek Plon Zysk Wysokość
=jabłoń >10 <16
=grusza
Drzewo Wysokość Wiek Plon Zysk
Jabłoń 18 20 14 105
Grusza 12 12 10 96
Wiśnia 13 14 9 105
Jabłoń 14 15 10 75
Grusza 9 8 8 76,8
Jabłoń 8 9 6 45
Formuła Opis (wynik)
=BD.SUMA (A4:E10;"Zysk";A1:A2)
Ogólny zysk z jabłoni. (225)
=BD.SUMA (A4:E10;"Zysk";A1:F2)
Ogólny zysk z jabłoni o wysokości między 10 i 16. (75)
=BD.ŚREDNIA (A4:E10;"Plon";A1:B2)
Średni plon z jabłoni o wysokości większej niż 10. (12)
=BD.ŚREDNIA (A4:E10;3;A4:E10)
Średnia wieku wszystkich drzew w bazie danych. (13)
=BD.POLE (A4:E10;"Plon";A1:A3)
Zwraca błąd #LICZBA!, ponieważ więcej niż jeden rekord spełnia kryteria.
72
Funkcje tekstowe
Funkcja DŁ()
Funkcja DŁ(tekst)
Zwraca liczbę znaków w ciągu tekstowym.
Składnia DŁ(tekst)
Tekst to tekst, którego długość ma zostać znaleziona. Spacje są liczone jako znaki.
Formuła Opis (wynik)
A B
Dane
Dolny Śląsk
Dwa
=DŁ(A2) Długość pierwszego ciągu (11)
=DŁ(A3) Długość drugiego ciągu (0)
=DŁ(A4) Długość trzeciego ciągu, który zawiera 5 spacji (8)
Funkcja Fragment.Tekstu()
Funkcja FRAGMENT.TEKSTU (tekst;liczba_początkowa;liczba_znaków)
Zwraca określoną liczbę znaków z ciągu tekstowego, zaczynając od zadanej pozycji.
Składnia FRAGMENT.TEKSTU(tekst;liczba_początkowa;liczba_znaków)
Tekst to ciąg tekstowy zawierający znaki, które mają zostać wyodrębnione. Liczba_początkowa to pozycja pierwszego znaku, który ma zostać wyodrębniony z tekstu. Pierwszy znak w tekście ma liczbę_początkową 1 i tak dalej. Liczba_znaków określa, ile znaków funkcja FRAGMENT.TEKSTU powinna zwrócić z tekstu.
Formuła Opis (wynik)
A B
Dane
Marka kawy
=FRAGMENT.TEKSTU(A2;1;5) Pięć znaków z powyższego ciągu, począwszy od pierwszego znaku (Marka)
=FRAGMENT.TEKSTU( A2;7;20) Dwadzieścia znaków z powyższego ciągu, począwszy od siódmego znaku (kawy)
73
=FRAGMENT.TEKSTU( A2;20;5) Ponieważ punkt początkowy jest większy niż długość ciągu, zwracany jest pusty tekst ()
Funkcja Lewy()
Funkcja LEWY(tekst;liczba_znaków)
Zwraca skrajne lewe znaki z wartości tekstowej.
Składnia LEWY(tekst;liczba_znaków)
Tekst to ciąg tekstowy zawierający znaki, które mają zostać wyodrębnione. Liczba_znaków określa liczbę znaków, które ma wyodrębnić funkcja LEWY.
Formuła Opis (wynik)
A B
Dane
Cena sprzedaży
Szwecja
=LEWY(A2;4) Pierwsze cztery znaki pierwszego ciągu (Cena)
=LEWY(A3) Pierwszy znak drugiego ciągu (S)
Funkcja Litery.Małe()
Funkcja LITERY.MAŁE(tekst)
Konwertuje litery w tekście na małe.
Składnia LITERY.MAŁE(tekst)
Tekst to tekst, który należy przekonwertować na małe litery. Funkcja LITERY.MAŁE nie zmienia tych znaków w tekście, które nie są literami.
Formuła Opis (wynik)
A B
Dane
M. L. Nowak
M. 2B
=LITERY.MAŁE(A2) Pierwszy ciąg znakowy napisany małymi literami (m. l. nowak)
=LITERY.MAŁE(A3) Ostatni ciąg znakowy napisany małymi literami (m. 2b)
74
Funkcja Porównaj()
Funkcja PORÓWNAJ(tekst1;tekst2)
Sprawdza, czy dwie wartości tekstowe są identyczne.
Składnia PORÓWNAJ(tekst1;tekst2)
Tekst1 to pierwszy tekst. Tekst2 to drugi tekst.
Formuła Opis (wynik)
A B
Dane
wyraz wyraz
wyraz wyraz
wyraz wyraz
=PORÓWNAJ(A2;B2) Sprawdza, czy teksty w pierwszym wierszu są takie same (PRAWDA)
=PORÓWNAJ(A3;B3) Sprawdza, czy teksty w drugim wierszu są takie same (FAŁSZ)
=PORÓWNAJ(A4;B4) Sprawdza, czy teksty w trzecim wierszu są takie same (FAŁSZ)
Funkcja Powt()
Funkcja POWT(tekst;ile_razy)
Powtarza tekst określoną liczbę razy
Składnia POWT(tekst;ile_razy)
Tekst to tekst, który ma być powtarzany. Ile_razy to liczba dodatnia określająca liczbę powtórzeń tekstu.
Formuła Opis (wynik)
=POWT("*-";3) Wyświetla ciąg 3 razy (*-*-*-)
=POWT("-";10) Wyświetla myślnik 10 razy (----------)
75
Funkcja Złącz.Teksty()
Funkcja ZŁĄCZ.TEKSTY (tekst1;tekst2;...)
Łączy kilka elementów tekstu w jeden tekst.
Składnia ZŁĄCZ.TEKSTY (tekst1;tekst2;...)
Tekst1; tekst2;... to 2 do 255 elementów tekstowych do połączenia w pojedynczy element tekstowy. Elementami tekstowymi mogą być ciągi tekstowe, liczby lub odwołania do pojedynczych komórek. Elementy tekstowe można także łączyć za pomocą operatora obliczeń w postaci handlowego „i” (&) zamiast funkcji ZŁĄCZ.TEKSTY. Na przykład funkcja =A1&B1 zwraca taką samą wartość jak =ZŁĄCZ.TEKSTY(A1,B1).
Formuła Opis (wynik)
A B
Dane
gatunek:
pstrąg potokowy
32
=ZŁĄCZ.TEKSTY("Populacja strumienia — ";A2;" ";A3;" — jest równa ";A4;"/kilometr")
Buduje zdanie łącząc powyższe dane (Populacja strumienia — gatunek: pstrąg potokowy — jest równa 32/kilometr)
Funkcje logiczne
Funkcja Jeżeli()
Funkcja JEŻELI( test_logiczny; wartość_jeżeli_prawda; wartość_jeżeli_fałsz)
Określa warunek logiczny do sprawdzenia.
Składnia JEŻELI( test_logiczny; wartość_jeżeli_prawda; wartość_jeżeli_fałsz)
76
Test_logiczny to dowolna wartość lub wyrażenie, które można oszacować jako PRAWDA lub FAŁSZ.
Wartość_jeżeli_prawda to wartość, która jest zwracana wtedy, gdy argument test_logiczny ma wartość PRAWDA.
Wartość_jeżeli_fałsz to wartość, która jest zwracana wtedy, gdy argument test_logiczny ma wartość FAŁSZ.
Formuła Opis (wynik)
A B
Dane
50
=JEŻELI(A2<=100;"W ramach budżetu";"Budżet przekroczony")
Jeśli powyższa liczba jest mniejsza niż lub równa 100, użycie formuły powoduje wyświetlenie tekstu "W ramach budżetu”. W innym przypadku wyświetlany jest tekst "Budżet przekroczony" (W ramach budżetu).
=JEŻELI( A2=100;SUMA(B5:B15);"")
Jeśli powyższa liczba jest równa 100, obliczany jest zakres B5:B15. W innym przypadku zwracany jest pusty tekst ("") ()
Zagnieżdżanie funkcji
W niektórych przypadkach może zajść potrzeba użycia funkcji jako jednego
z argumentów innej funkcji.
Argument: Wartość, której funkcja używa do wykonywania operacji lub
obliczeń. Typ argumentu używany przez funkcję jest specyficzny dla
funkcji. Do typowych argumentów używanych przez funkcje należą liczby,
tekst, odwołania do komórek i nazwy.
Na przykład następująca formuła wykorzystuje funkcję zagnieżdżoną
ŚREDNIA i porównuje wynik z wartością 50.
77
Prawidłowość zwracanych wartości
Jeśli jako argument zostaje użyta funkcja zagnieżdżona, musi ona zwracać
wartość tego samego typu, co typ wykorzystywany przez ten argument. Na
przykład, jeśli argument zwraca wartość PRAWDA lub FAŁSZ, to zagnieżdżona
funkcja musi zwrócić wartość PRAWDA lub FAŁSZ. Jeśli tak się nie dzieje, program
Microsoft Excel wyświetla wartość błędu #ARG!.
Ograniczenia poziomu zagnieżdżania
Formuła może zawierać nie więcej niż siedem poziomów funkcji
zagnieżdżonych. Gdy Funkcja B jest użyta jako argument w Funkcji A, Funkcja B
jest funkcją drugiego poziomu. Na przykład funkcje ŚREDNIA i SUMA są funkcjami
drugiego poziomu, ponieważ stanowią one argumenty funkcji IF. Funkcja
zagnieżdżona w funkcji ŚREDNIA byłaby funkcją trzeciego poziomu itd.
78
Formatowanie warunkowe
i stosowanie nazw
tworzymy reguły formatowania warunkowego,
nadawanie nazw etykietą kolumn,
nadawanie nazw obszarom,
przypisywanie do nazwy wartości i formuł, oraz ich stosowanie w arkuszu
Formatowanie warunkowe
Mechanizm formatowania warunkowego polega na zmienianiu formatu
komórek w zależności od ich zawartości. Na przykład ujemne wyniki działań mogą
być automatycznie oznaczone kolorem czerwonym.
Pracując z arkuszami z dużą ilością danych bardzo czasochłonne staje się
wyszukanie i zaznaczenie pewnych danych, lub znalezienie błędnych danych.
Dużym ułatwieniem w takich przypadkach jest formatowanie warunkowe.
Użyteczność formatowania warunkowego nie będzie aż tak widoczna na
poniższych prostych przykładach, formatowanie warunkowe staje się na prawdę
użyteczne dopiero w przypadku dużych tabel z danymi.
Przykład 1
Na poniżej przedstawionej liście płac pracowników zajmujących się
analizami w Excelu pewnej firmy chcielibyśmy zaznaczyć tych, którzy zarabiają
więcej niż 7000zł. Kwoty powyżej 7 tyś zł oznaczymy czerwonym tłem. Natomiast
dla kwot poniżej 6500zł zmienimy kolor czcionki na zielony.
Przed włączeniem formatowania warunkowego należy zaznaczyć obszar,
którego ma ono dotyczyć, pomijamy przy tym nagłówki wierszy i kolumn.
79
Formatowanie warunkowe znajdziemy na karcie ‘Narzędzia główne’,
wybieramy opcję ‘Reguł wyróżniania komórek’ a potem klikamy ‘Większe niż…’.
Excel sam zaproponuje kwotę i formatowanie. Kwotę zmieniamy na 7000zł.
A w menu formatowania wybieramy ‘Format niestandardowy’.
W oknie ‘Formatowanie komórek’, które zostanie wyświetlone, wybieramy
kolor czerwony na karcie ‘Wypełnienie’.
80
Inne parametry formatu które pozwala zmienić to okno to format liczb,
czcionka (wielkość, kolor, dodatkowe efekty) oraz obramowanie komórki.
Po zaakceptowaniu, kolory komórek zostaną zmienione. Dodamy teraz 2
warunek. Wybieramy ‘Mniejsze niż…’.
Zmieniamy kwotę i ponownie wybieramy Format niestandardowy.
81
Na karcie ‘Czcionka’ zmieniamy kolor na zielony i klikamy OK.
Kolor czcionki został odpowiednio zmieniony.
Efekt naszego formatowania powinien wyglądać tak jak poniżej.
Spróbujmy teraz zmienić tło na żółte dla komórki C8 (klikamy ją prawym
klawiszem i wybieramy ikonę wypełnienia).
82
Komórki zmienione poprzez formatowanie warunkowe są ‘odporne’ na
próby zwykłego formatowania. Można powiedzieć że formatowanie warunkowe
jest nadrzędne wobec zwykłego formatowania.
Jeśli chcemy usunąć formatowanie warunkowe, zaznaczamy obszar, na
którym formatowanie ma być usunięte, wybieramy polecenie ‘Wyczyść reguły’ i
klikamy ‘Wyczyść z zaznaczonych komórek’, polecenie znajdujące się poniżej
pozwala usunąć formatowanie warunkowe z całego arkusza.
83
Żółte tło które nieskutecznie próbowaliśmy dodać do komórki C8, stało się
widoczne po usunięciu formatowania warunkowego. Formatowanie to było więc
cały czas ‘przykryte’ formatowaniem warunkowym.
84
Przykład 2
Formatowanie warunkowe może być użyteczne do ukrywania błędów.
W poniższym przykładzie w kolumnie wzrost% jest formuła obliczająca
wzrost płacy. Dla pracowników, którzy nie pracowali w 2006 formuła pokazuje
błędy, co nie wygląda dobrze.
Przed wybraniem formatowania warunkowego najlepiej zaznaczyć jest cały
arkusz (klikając w miejsce oznaczone na powyższym rysunku czerwonym
kwadratem).
Wybieramy polecenie ‘Więcej reguł’.
85
Z menu rozwijanego wybieramy ‘Zawierające błędy’.
Po kliknięciu przycisku ‘Formatuj...’ zmieniamy kolor czcionki na biały.
Potwierdzamy klikając OK.
Dzięki użyciu powyższego formatowania warunkowego wszystkie
komunikaty o błędach zostały ukryte (nadal istnieją, ale ponieważ czcionka ma
kolor tła komunikaty są niewidoczne).
86
Przykład 3
Powyżej opisane polecenia były dostępne także w poprzedniej wersji Excela
w Excelu 2007 dodano do formatowania warunkowego kilka ‘bajerów’. W
profesjonalnych dokumentach biznesowych sugeruje używać je z umiarem.
Poniższa tabela prezentuje dane sprzedaży na rynku pewnego produktu.
Aby była bardziej czytelna dodamy do niej formatowanie warunkowe.
Zaznaczamy dane w kolumnie ‘Zmiana’.
Z ‘Formatowania warunkowego’ wypieramy polecenie ‘Zestawy ikon’ i
pierwszy z zestawów strzałki.
87
Przesuwając kursorem po zestawach ikon możemy obserwować jak
wyglądały by one w naszym przykładzie.
Zaznaczamy teraz dane w kolumnie ‘Udział Rynkowy’ i wybieramy
‘Formatowanie warunkowe’ ’Paski danych’ i na przykład kolor zielony.
Tabela stała się bardziej czytelna, od razu widać którzy konkurenci rosną i
jaka jest pozycja rynkowa każdego z nich.
Dzięki paskom danych nie musimy przygotowywać dodatkowego wykresu.
88
Trzecia z możliwych opcji formatowania warunkowego to skale kolorów.
Działa analogicznie do przedstawionych powyżej, zainteresowanym sugeruje
poeksperymentować z nią na własną rękę.
Ustawienia wszystkich reguł formatowania możemy zmieniać, to od nas
zależy od jakiej kwoty strzałka będzie skierowana w dół i jak długi powinien być
pasek danych.
Dostęp do tych ustawień uzyskamy po kliknięciu polecenia ‘Więcej reguł’
dostępnego w każdej z wyżej wymienionych kategorii.
Standardowe ustawienie w przypadku 3 ikon to podział na równe części
czyli granice przedziałów na poziomie 33% i 67%.
89
Przykład 4
W formatowaniu warunkowym można także użyć adresu komórki i formuł.
W poniższym przykładzie chcielibyśmy wyróżnić czerwonym tłem zmiany
sprzedaży dla tych produktów, które były poniżej planu o więcej niż 1%p.
W formule wprowadzamy adres właściwy dla pierwszej z zaznaczonych
komórek, adres musi być bez znaków $.
Excel automatycznie wprowadzi odpowiednie formuły do formatowania
warunkowego dla każdej z komórek obszaru.
90
Filtr i Filtr Zaawansowany
Filtr
Jeśli chcemy włączyć filtr najlepiej jest zacząć od wybrania komórek, w
których znajdują się nagłówki tabeli, która ma być filtrowana, można też wybrać
cały wiersz, w którym znajdują się nagłówki naszej tabeli.
Po wybraniu nagłówków włączamy filtr wybierając z karty ‘Narzędzia
główne’ → Sortuj i Filtr → Filtruj.
Dokładnie ten sam efekt da wybranie polecenia ‘Filtruj’ z karty ‘Dane’.
91
To że filtr jest włączony widać po pojawieniu się szarych kwadracików ze
strzałkami w komórkach nagłówków tabeli.
Klikając na ten kwadracik otworzymy okienko, w którym możemy wybierać
spośród opcji filtrowania.
Wybierzmy na początek produkt A, aby to zrobić musimy najpierw
odznaczyć opcję ‘(Zaznacz wszystko)’ po czym zaznaczamy tylko ‘produkt A’.
Linie tabeli zawierające wszystkie inne produkty zostaną ukryte.
92
Po ukryciu poprzez filtr pozostałych produktów możemy wykonywać
operacje tylko na produkcie A, np zsumować ilości produktów lub skasować ten
produkt zaznaczając wszystkie linie. Linie ukryte nie zostaną skasowane.
Aby skasować linie po ich zaznaczeniu należy kliknąć prawym klawiszem
myszy na jednym ze znaczników wiersza w tym przypadku np. na cyferce 3, 4 lub
18 i wybrać polecenie ‘Usuń wiersz’, skasowane zostaną 3 linie zawierające
produkt A i dane dla niego, pozostałe linie nie zostaną zmienione. Będzie je można
znowu zobaczyć po wybraniu w filtrze opcji ‘wszystkie’ bądź po wyłączeniu filtra.
93
W kolejnym ćwiczeniu proponuje wybrać tylko produkty B i H i skopiować
ich dane poniżej tabeli.
94
Produkty znajdujące się pomiędzy B i H nie zostały skopiowane.
Jeśli z Menu filtru wybierzemy opcje ‘Filty tekstu’ wyświetlone zostaną
dodatkowe opcje.
Spośród nich bardzo użyteczna jest opcja ‘Zawiera…’, dzięki niej można np.
pokazać wszystkie produkty zawierające w nazwie słowo ‘próbka’, (słowo to należy
wpisać w okienko obok).
95
Kolejnym krokiem będzie kliknięcie na symbol filtra w komórce C2 i
wybranie ‘Filtry liczb’, jak widać dla kolumn zawierających dane liczbowe dostępne
są inne opcje filtrowania. Wybierzemy ‘Mniejsze niż…’ i oknie ‘Autofiltr
niestandardowy’ wpiszemy ‘200’).
96
W ten sposób uzyskaliśmy listę produktów które spełniają oba warunki: w
nazwie mają słowo „próbka” i jednocześnie ich ilość jest poniżej 200.
Dla większych tabel w taki właśnie sposób można łączyć wiele filtrów.
97
Filtr wyłączamy dokładnie tak samo jak go włączyliśmy. ‘Narzędzia główne’
→ ‘Sortuj i Filtr’ → ‘Filtruj’ lub ‘Filtruj’ z karty ‘Dane’.
Filtr działa tylko do pierwszej pustej linii, jeśli pusta linia występuje w
środku tabeli, część tabeli za pustą linią nie jest filtrowana
Filtr Zaawansowany
Jeżeli Twoje wymagania odnośnie filtrowania są naprawdę duże, proponuję
skorzystanie z Filtra Zaawansowanego, który umożliwia użycie wszystkich
kombinacji filtrowania jakie tylko da się wymyślić.
W poniższym przykładzie chcielibyśmy wyfiltrować dane dla 3 produktów:
‘A’, ‘G’ i ‘H’, przy czym produkty A tylko wtedy gdy ich ilość przekracza 300 sztuk.
Do określania tego typu warunków możemy używać znaków =, <, >, >=, =<.
Najpierw najlepiej nad tabelą z danymi musimy dodać wiersze, tyle, aby
zmieściły się w nich:
- nagłówki tabeli, takie same jak w poniższej tabeli. W naszym przykładzie:
‘produkt’, ‘ilość’ w linii 1.
- kryteria - każde w osobnym wierszu. W naszym przykładzie: ‘produkt A’, ‘produkt
G’, ‘produkt H’, ‘>300’ w liniach 2, 3, 4.
- jedna pusta linia pomiędzy tabelą z kryteriami a tabelą z danymi. W naszym
przykładzie linia 5.
Wybieramy z karty: ‘Dane’ polecenie z ikoną filtra i opisem ‘Zaawansowane’.
98
Wprowadzamy zakres listy i zakres kryteriów, tak jak jest to pokazane na
poniższym rysunku.
Filtr zaawansowany oferuje 2 opcje filtrowania:
Odfiltrowane dane zostaną ukryte, a te interesujące nas pozostawione. Z tej
opcji skorzystamy w tym przykładzie.
Interesujące nas dane zostaną skopiowane we wskazane przez nas miejsce.
Po wybraniu ‘Filtruj listę na miejscu’, klikamy przycisk ‘OK’.
99
W efekcie uzyskamy arkusz taki jak poniżej.
To, że Filtr zawansowany jest włączony nie jest w żaden rzucający się w
oczy sposób oznaczone na arkuszu.
Wiersze odfiltrowane są ukryte, jednak nie ma możliwości pokazania
ukrytych wierszy poprzez polecenie ‘Odkryj’.
UWAGA:
Filtr zaawansowany blokuje polecenie ‘Odkryj’ dla całego arkusza, w tym
wierszy nie objętych filtrowaniem.
100
Jeżeli więc widzimy arkusz z ukrytymi wierszami, których nie udaje się
odkryć należy sprawdzić czy Filtr zaawansowany jest włączony.
Aby wyłączyć Filtr zawansowany należy wybrać z karty: ‘Dane’ polecenie
‘Wyczyść’.
Innym przykładem użycia filtra zaawansowanego może być wyfiltrowanie z
naszej listy unikatowych nazw produktów.
Aby to uzyskać zaznaczamy opcję ‘Kopiuj w inne miejsce’, zmieniamy
‘Zakres listy’ tak aby obejmował tylko kolumnę z nazwami produktów, ‘Zakres
kryteriów’ pozostawiamy pusty, w ‘Kopiuj do:’ wpisujemy adres pierwszej komórki
w której ma zacząć się lista i zaznaczamy opcję ‘Tylko unikatowe rekordy’.
Wciskamy przycisk OK.
101
W rezultacie uzyskujemy listę, dzięki której możemy łatwo określić ilość
rodzajów produktów, zsumować ilości tych produktów lub przeprowadzić inne
operacje.
Alternatywnym rozwiązaniem tego problemu jest skopiowanie kolumny z
nazwami produktów i użycie polecenia „usuń duplikaty”.
Użyteczność Filtra i Filtra Zaawansowanego staje się tym bardziej widoczna
im większe i bardziej skomplikowane są tabele danych, na których pracujemy.