ms office keyboard
TRANSCRIPT
1 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
SỬ DỤNG MICROSOFT OFFICE
2 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
KeyBoard: ................................................................................................ 6
I. Ms Office ................................................................................. 7
A. MS word ............................................................................................................ 7
1. Phóng to hay thu nhỏ ..................................................................................... 7
2. Định dạng nhanh chóng ................................................................................. 7
3. Thêm nhiều lựa chọn hơn .............................................................................. 7
4. Xuống dòng không tạo chỉ mục .................................................................... 8
5. Các Smart Tags............................................................................................... 8
6. Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng ...................................... 8
7. Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng .................................................... 9
8. Sử dụng lệnh Paste Special ......................................................................... 10
9. Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng ............................................................. 10
10. Xoá thông tin cá nhân .................................................................................. 10
11. Vẽ một đường thẳng..................................................................................... 10
12. Máy tính có sẵn trong Word ....................................................................... 11
13. Smart Tags và Spelling, Track changes .................................................... 11
14. Status Bar có gì cho bạn? ............................................................................ 12
15. Tuỳ biến AutoText ....................................................................................... 12
16. Track changes - So sánh các văn bản ........................................................ 13
17. Split – So sánh nhiều phần của văn bản .................................................... 14
18. Bảo vệ văn bản của bạn ............................................................................... 14
19. Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản ....................................... 15
20. Đặt font chữ mặc định ................................................................................. 15
21. Gán phím tắt trong Microsoft Word .......................................................... 15
22. Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng: ................................... 16
23. Xuống dòng tự động viết hoa trong MS Word ......................................... 17
24. Cập nhật dữ liệu tự động từ Excel vào Word ........................................... 17
25. Sử dụng Ms ofice 2003 đọc định dạng 2007: ........................................... 19
26. Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày:........................................... 19
27. Sửa đổi định dạng tài liệu ............................................................................ 20
28. Tránh cảnh báo phiền phức ......................................................................... 20
29. Dán văn bản không chứa định dạng ........................................................... 21
30. Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản ............................... 21
31. Sử dụng menu Work .................................................................................... 22
32. Format chữ trong AutoCorrect: .................................................................. 22
33. Phím tắt để gạch chân .................................................................................. 22
34. Format toàn văn bản..................................................................................... 23
35. Tạo lập template yêu thích .......................................................................... 23
36. Chỉnh sửa văn bản ở chế độ Print Preview ............................................... 24
37. Tạo header+footer khác nhau trong tài liệu .............................................. 25
38. Ẩn hay hiện các ký tự định dạng của file Word ....................................... 27
39. Thay đổi một số tùy chọn trong MS Word ............................................... 27
40. Bỏ chế độ kiểm tra chính tả, từ ngữ tiếng Anh......................................... 28
41. Ẩn / hiện đường viền bao quanh văn bản .................................................. 29
42. Tạo các liên kết (Link) trong MS Word .................................................... 29
43. Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn bản .................................................. 31
3 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
44. Bật tắt AutoCorrect bằng phím tắt ............................................................. 31
45. Chia bảng nhanh chóng trong Word .......................................................... 32
46. Làm phép tính tự động trong MS Word .................................................... 33
47. Đánh số trang theo chương mục ................................................................. 33
48. Chuyển từ file Word sang file Excel.......................................................... 34
49. Thay đổi biểu tượng của nút nhấn trên thanh công cụ MS Word: ......... 35
50. Xuất hiện dòng kẻ đỏ dưới chữ khi dùng Word ....................................... 38
51. Tạo dòng dấu chấm (…) nhanh .................................................................. 39
52. Tự động lưu lại dữ liệu khi đang soạn thảo .............................................. 40
53. Khắc phục lỗi font tiếng Việt Unicode trong Word ................................. 42
54. Header và footer trong mỗi section ............................................................ 42
55. Tạo mục lục tự động trong Office 2007 .................................................... 44
56. n đ a “My Documents” trong Windows XP .............. 52
57. Thêm trang bìa cho tài liệu Word............................................................... 52
58. Chức năng Tracks Change, Comments ..................................................... 53
59. Bật và tắt chế độ Tracks Change ................................................................ 54
60. Chèn lời bình vào văn bản........................................................................... 55
61. thiết lập section:............................................................................................ 58
62. thiết lập hướng trang in: ngang, dọc .......................................................... 59
63. Bảo mật văn bản ........................................................................................... 60
64. ...................................... 61
65. Tùy biến hộp thoại OFFICE ....................................................................... 62
66. Xem Word dưới dạng thumbnails Trong Win Explorer.......................... 63
B. Ms Excel ........................................................................................................... 64
1. Sao chép dữ liệu từ dòng sang cột trong Excel ........................................ 64
2. Chuyển dữ liệu từ Excel vào Access ......................................................... 64
3. Cách in trang chẵn/lẻ trong Excel .............................................................. 65
4. Chèn hình vào bảng tính Excel ................................................................... 65
5. Thêm lệnh thường dùng vào nút phải chuột trong Excel ........................ 66
6. Trung bình Cộng theo màu chữ của EXCEL............................................ 66
7. Thiết lập tự động màu sắc cho các ô tuỳ thuộc giá trị của ô: .................. 68
8. Chuyển dòng thành cột trong MS Excel .................................................. 69
9. Tìm các số tạo thành một tổng xác định.................................................... 72
10. Dán (Paste) dữ liệu của Excel như một hình ảnh ..................................... 74
11. Hiển thị đối số của các hàm ........................................................................ 75
12. Tham chiếu các hàm .................................................................................... 75
13. Dùng F9 để tính tạm thời............................................................................. 75
14. Liên kết text box tới dữ liệu trong ô .......................................................... 76
15. Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô .......................................................... 76
16. Sử dụng Advanced Filter............................................................................. 76
17. Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệAdvanced Filter ..................... 77
18. Sử dụng hàm Sum+ If để đếm dữ liệu ....................................................... 77
19. Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau ............................................... 77
20. Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc ........................................................... 77
21. Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành ............................................. 77
22. Làm vừa dữ liệu trong một trang................................................................ 78
4 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
23. Hiển thị các ô hay dùng ............................................................................... 78
24. Tìm nhanh các ô có chứa công thức .......................................................... 78
25. Bổ sung Shift nền web vào bảng tính ........................................................ 78
26. Tìm kiếm nâng cao trong Excel.................................................................. 79
27. Chọn lọc khi chép và dán ............................................................................ 80
28. Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức ......................... 81
29. Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút?...................................... 81
30. Hiển thị công thức một cách an toàn ......................................................... 81
31. Sắp xếp các ký tự in hoa và in thường....................................................... 82
32. Công thức mảng trong Excel Công thức mảng trong Excel ................... 82
33. Chuyển đổi các nhăn tới các số .................................................................. 83
34. Chức năng auto save trong Excell .............................................................. 83
35. Tạo hàm riêng cho Excel ............................................................................. 84
36. Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel .................... 85
37. Định dạng Font mặc định ............................................................................ 87
38. Bôi đen bảng tính ......................................................................................... 88
39. Đánh số tự động............................................................................................ 88
40. Lấp đầy các giá trị số trên một vùng .......................................................... 89
41. Thao tác với dòng ......................................................................................... 90
42. Thao tác với cột ............................................................................................ 91
43. Thao tác với ô ............................................................................................... 92
44. Thao tác với Sheet (Worksheet) ................................................................. 92
45. Logo trong Header, Footer của Excel ........................................................ 93
46. Giá trị thời gian âm trong Excel ................................................................. 94
47. Nhận dạng công thức ................................................................................... 95
48. Bỏ phần chú dẫn biểu đồ trong Excel ........................................................ 96
49. "hidden" cột khỏi bảng tính......................................................................... 97
50. Chuyển cơ sở dữ liệu từ Excel vào dữ liệu Address Book ..................... 98
51. kiểm tra việc nhập liệu có bị sai so với cột chuẩn không?.................... 99
52. Không cho ghi chú hay chỉnh sửa tập tin Excel ..................................... 100
53. Gỡ bỏ mật khẩu bảo vệ sheet của Excel .................................................. 100
54. Bảo vệ ô chứa công thức trong MS Excel............................................... 102
55. Dùng hàm RANDBETWEEN .................................................................. 104
C. Ms Power Point: ............................................................................................ 105
1. Giấu slide..................................................................................................... 105
2. Căn chỉnh đối tượng ................................................................................... 105
3. Mỗi slide mỗi màu nền khác nhau ........................................................... 106
4. Di chuyển đối tượng chính xác hơn ......................................................... 106
5. Trình diễn từng slide riêng biệt ................................................................ 106
6. Nhúng trực tiếp flash vào PowerPoint ..................................................... 107
II. Phím tắt ............................................................................. 109
1. Tạo mới, chỉnh sửa, lưu văn bản .............................................................. 109
2. Xóa văn bản hoặc các đối tượng. ............................................................. 110
3. Di chuyển .................................................................................................... 110
4. Định dạng .................................................................................................... 110
5. n:................................................................................ 111
5 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
6. ng .................................................................................... 111
7. Menu & Toolbars. ...................................................................................... 111
8. i .......................................................................................... 112
9. i. ...................................................................... 113
10. c v u ............................................................................. 113
11. : ................................................................................................. 114
12. : ...................................................................... 115
13. : ....................................................................... 116
14. : .......................................................... 117
15. .......................................................................... 117
16. p Alt + S F ............................................................. 118
17. ............................................................... 118
III. Những trang web về tin học văn phòng: .............................. 119
7 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
I. Ms Office
A. MS word
1. Phóng to hay thu nhỏ
Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa
(scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình
trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại.
2. Định dạng nhanh chóng
Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS
Office chính là Format Painter – có hình
dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ
chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có bạn
có thể vào Tool | Commands, tìm đến mục
Format và kéo biểu tượng của công cụ thả
vào thanh công cụ chuẩn.
Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc
chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn
bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph)
hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của
đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong.
Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng
định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.
3. Thêm nhiều lựa chọn hơn
Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn
File trong ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ
soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự
thay đổi trong menu File. Với Word và
Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ
thấy có Close All.
8 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
4. Xuống dòng không tạo chỉ mục
Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó
có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục.
Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter.
5. Các Smart Tags
Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là những biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở
trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của Smart Tags. Để kích hoạt
các Smart Tags bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục
Smart Tags và lựa chọn những loại tags mà bạn muốn kích hoạt.
Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:
Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào
bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có
hình giống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú - Match
Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng
của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ
liệu vừa dán).
6. Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng
Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường
sử dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mở
ra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu trong danh sách này tương
đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools | Options | General để chỉnh
thông số “Recent used file list” lên một con số lớn hơn.
Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh
chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây.
Bạn vào View | Toolbars | Customize hoặc
bạn có thể nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên
các thanh công cụ toolbars rồi chọn
Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn
chuyển sang tab Commands.
Trong cửa sổ
Customize |
Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống
và chọn Built-in Menus và trong danh sách hiện
ra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắp
và giữ nguyên chuột trái và kéo Works ra thả
9 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo ra được thanh
công cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ
Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên của menu Work, trong ô Name bạn gõ
tên vào đó.
Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu
tên và đường dẫn đến những tệp tin văn bản bạn
thường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn mở
những văn bản thường sử dụng sau đó chọn
Work | Add to work menu. Thế là tên văn bản đã
có trong đó sẵn sàng cho bạn truy cập đến bất cứ
lúc nào.
Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và
giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc
này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên
văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một lần vào đó.
7. Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng
Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động
đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng
lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy
thử dùng cách sau đây.
Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe –
thông thường tệp tin này có đường dẫn như sau C:\Program Files\Microsoft
Office và nằm trong thư mục Office 10 đối với phiên bản XP và Office 11 với
phiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to | Desktop (create shortcut).
Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut rồi tìm đến tệp
tin Winword.exe theo đường dẫn như trên.
Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn
Properties. Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào
“/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này, click OK.
10 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
8. Sử dụng lệnh Paste Special
Khi bạn copy văn bản trên web hoặc
từ các tệp tin Word khác và dán trực
tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn
giữ nguyên định dạng gốc - từ font
chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền
phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau:
Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit | Paste
Special. Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc
Unformatted Unicode Text.
9. Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng
Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.
Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ
phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của
đoạn văn bản.
10. Xoá thông tin cá nhân
Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này
Remove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó
sử dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây.
Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Star t | All
Programs | Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng
Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn
bản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại
sang dạng Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”.
11. Vẽ một đường thẳng
Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một
cách rất đơn giản như sau
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn.
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.
11 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
12. Máy tính có sẵn trong Word
Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word
không? Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất nhiều.
Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột
phải lên bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ
Customize - bạn đã có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài
viết - bạn hãy chọn Tools ở bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu
tượng Tool Calculate trong khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ
chuột trái lên biểu tượng của Tools Calculate rồi kéo và thả lên bất kì thanh công
cụ nào mà bạn thích.
Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào
phép tính của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi
ấn Ctrl-V để dán kết quả vào.
13. Smart Tags và Spelling, Track changes
Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền
chưa? Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi
chính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả
đối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools | Options
rồi chuyển sang mục Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước
Check spelling as you type và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong.
Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả
trong các phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng
thấy khó chịu về các tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu
bạn không ưa Smart Tags hãy vào Tools | AutoCorrect Options và chuyển sang
mục Smart Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những
loại Smart Tag bạn không muốn hiện ra.
Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng
ngoằng gây khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có
hiệu quả khi bạn để người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được
Track changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong.
12 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
14. Status Bar có gì cho bạn?
Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhiều
điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa
hề có Status bar thì bạn hãy vào Tools | Options
chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý
đến phần Show và đánh dấu kiểm vào Status bar
là xong.
Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của
bạn, thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp
đúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to.
Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR.
Nhắp đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột
lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK
sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT
cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống
sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào
sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh.
15. Tuỳ biến AutoText
Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn
những cụm từ kiểu như "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năng
AutoText của Word. Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS
Word tự động thay thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi
chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạn
muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp
chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột
vào Delete.
13 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
16. Track changes - So sánh các văn bản
Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác
nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.
Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện
dụng. Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong
văn bản của bạn. Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool | Track
Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E.
Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm
ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes
giúp bạn giải quyết mọi việc.
Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi
hộp thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản
hiện thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào
trong văn bản của bạn.
Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and
Merge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline
(ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không
Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.
14 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
17. Split – So sánh nhiều phần của văn bản
Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều
phần của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.
Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ
ngang cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy
đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ
riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại
vào Windows và chọn Remove Split.
18. Bảo vệ văn bản của bạn
Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.
Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.
Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào
mục Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của
bạn. Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa
đổi văn bản của bạn.
Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong
cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay
đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng
mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệu
hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung
thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản)
và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong
những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)
15 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
19. Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản
Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để
lưu và mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đổi mặc định.
Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này
bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và
lưu văn bản mặc định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột
vào Modify và chỏ đến thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong.
20. Đặt font chữ mặc định
Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.
Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font
hiện ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào
Default ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font
chữ mặc định không, chọn Yes là xong.
21. Gán phím tắt trong Microsoft Word
Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn
bản các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để
trang trí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím
tắt và bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản.
Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể
tạo các phím tắt cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh
chóng chèn các biểu tượng cần thiết vào văn bản.
16 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
22. Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng:
- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi
chọn “Symbol...”.
- Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu
tượng cần thiết để gán phím tắt.
- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new
shortcut key”. Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt
cho biểu tượng này.
- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.
- Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì
bạn làm như sau:
- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” >
“Symbol...” để mở ra cửa sổ “Symbol”.
- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab
“Symbols”.
- Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize
Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô
“Current keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã
chọn cho biểu tượng này đã không còn tác dụng nữa. - Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác.
17 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
23. Xuống dòng tự động viết hoa trong MS Word
Làm thế nào để mỗi khi xuống dòng hoặc sau dấu chấm thì word tự động viết
hoa
Cách 1: Bạn thử mở Word rồi vào Insert, Auto text, Auto correct, bấm
vào ô vuông của Capitalize first letter of sentences, OK.
Cách 2 : Bạn chọn
Tool\Autorrect... Hộp thoại hiện ra Trên Tab Autocorrect bạn chọn
Capitalizze First letter of sentences. Như vậy bạn thể tự động viết chữ hoa đầu
câu. Tuy nhiên với tiếng Việt chỉ đúng khi bàn dùng Font chữ Unicode
24. Cập nhật dữ liệu tự động từ Excel vào Word
Bài viết này sẽ rất có ích cho những người dùng thường xuyên phải viết báo cáo
thường kỳ. Để tính toán, tổng kết số liệu, với người làm văn phòng thì không có
chương trình nào phù hợp hơn Excel. Nhưng để báo cáo chúng ta lại hay trình
bày trên Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel. Thật đơn giản nếu các bạn
biết rằng giữa Word và Excel có khả năng cập nhật liên kết qua lại. Chúng ta sẽ
cùng xét một trường hợp cụ thể:
- A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính.
- B: Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời văn của báo
cáo nói chung không thay đổi là mấy).
Việc cập nhật thủ công văn bản Word dễ nhầm l ẫn và tốn công khi có nhiều số
liệu. Có một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với văn bản Word để
bạn chỉ cần làm công việc B một lần, sau đó mỗi khi bạn thực hiện công việc A
xong thì Word tự động cập nhật những thay đổi và bạn chỉ việc in báo cáo ra mà
không phải thực hiện công việc B nữa.
18 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
- Đầu tiên, chúng ta đã có sẵn một bảng Excel ta làm từ kỳ trước đã được nhập
và tính toán
- Khi thực hiện báo cáo trên Word, ta sẽ cần các báo kết quả đã tính toán trên
bảng số liệu Excel.
- Chúng ta sẽ thực hiện các thao tác sau để liên kết dữ liệu từ Excel sang Word
để các kỳ sau chỉ cần sửa trong Excel rồi ra lệnh trong Word tự động cập nhật dữ
liệu từ Excel sang
* Đầu tiên, chúng ta vào bảng tính Excel copy ô số liệu cần báo cáo * Vào Word, mở báo cáo, đặt trỏ chuột vào nơi cần có số liệu đó và thực hiện
như sau:
Vào menuEdit --> Paste special , bảng sau xuất hiện:
Bạn chọn Paste link > Unformated Text rồi OK Thực hiện giống như
vậy ở những số liệu khác cần sửa đổi.
Chú ý:
+ Khi copy từ Excel phải copy nguyên cả ô chứ không phải chỉ tô đen phần số
rồi copy
+ Nếu vùng được Paste link không có màu xám, bạn làm như sau: vào menu
Tools > Options, chọn tab View, phần Field shadding chọn Always rồi OK.
Đó là báo cáo của kỳ trước, đến kỳ tiếp theo chỉ với các thao tác trong Word, chúng ta sẽ có một báo các chính xác các số liệu tại đúng các vị trí của kỳ trước.
Kể từ tháng sau, bạn chỉ cần nhập số liệu trong bảng tính Excel xong, mở văn
bản Word lên, nhấn menu Edit > Select All rồi lại nhấn menu Edit > Links >
Update Now, lập tức dữ liệu được cập nhật từ Excel vào Word.
19 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Lưu ý: Để Word không tự động cập nhật dữ liệu khi mở file: vào menu Tools >
Options > General , bỏ chọn ở mục "Update automatic links at Open". Nếu
không, mỗi khi bạn mở file Word nào có dữ liệu dạng liên kết thì Word sẽ luôn
hỏi có cập nhật dữ liệu hay không rất phiền phức.
25. Sử dụng Ms ofice 2003 đọc định dạng 2007:
Gói công cụ này được Microsoft cung cấp miễn phí nhằm giúp người sử
dụng có thể mở xem, chỉnh sửa và lưu lại các tập tin Word 2007 (bao gồm cả
Excel 2007 và PowerPoint 2007) trên các phiên bản cũ.
Bạn tải gói công cụ này (dung lượng 27,1MB) theo đường dẫn:
http://www.microssoft.com/downloads/details.aspx?Familyld=941B3470-3AE9-
4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=en
bạn có thể tìm trong google.com, 9down.com, updatesofts.com.. với từ khoá:
Fileformatconverter.exe
Sau khi tải về, bạn tiến hành cài đặt bằng cách nhấn đôi chuột vào lile
FileFormatConverters.exe, đánh dấu chọn vào mục Click here to accept the
Microsoft Softwware License Term, nhấn Continue để thực hiện quá trình cài đặt. Nhấn OK trong bảng thông báo The installations is complete để hoàn tất.
Sau khi cài đặt xong, bạn có thể khởi động chương trình MSWord, vào
menu File, chọn Open (phím tắt Ctrl+O) để mở tài liệu cần chỉnh sửa
26. Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày:
Word không khởi động và nạp những thiết lập mà bạn thích, hãy ép chúng làm
việc với macro mỗi khi mở tài liệu mới hoặc tạo tài liệu mới.
Để sử dụng macro, hãy nhấn chuột vào Tools ->Macros -> Record new macro và
sau đó đặt tên macro này là AutoOpen, hãy chú ý trường Store In field luôn nằm
trong Normal.dot. Hãy bỏ qua các lựa chọn để gán macro này cho các phím tắt
và menu, bởi macro AutoOpen sẽ được thiết kế để chạy tự động khi mở một tập
tin mới.
Lúc này chế độ ghi macro đang kích hoạt , hãy làm những với những thao tác lặp
lại khi mở một tài liệu mới.Sau khi đã hoàn thành xong, hãy nhấn nút dừng
(Stop). Bây giờ, sử dụng Tools->Macro-> Visual Basic Editor, sao chép toàn bộ
AutoOpen và dán nó vào dòng cao nhất trong cửa sổ code ở bên tay phải, và đổi
tên bản sao chép này thành AutoNew, lúc đó các thiết lập sẽ tự động chạy khi tạo
tài liệu mới.
20 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
27. Sửa đổi định dạng tài liệu
Những người sử dụng mới làm quen với Word thường sử dụng template (mẫu)
Normal.dot để chỉnh sửa những định dạng văn bản cho riêng mình. Rất nhiều
thay đổi được thay đổi vĩnh viễn bằng cách sử dụng Default và Add to Template
trong hầu hết các khung định dạng, nhưng trong một lúc nào đó người sử dụng
muốn chỉnh sửa Normal.dot trực tiếp. Để tìm tập tin này, hãy tìm kiếm trong
mục Templates chẳng hạn: C:\Documents and Settings\yourusername\Application Data\Microsoft\Templates. Tên đường dẫn
này có thể khác phụ thuộc vào đường dẫn và ổ đĩa cài đặt Windows.
28. Tránh cảnh báo phiền phức
Sau khi đã tạo được các macro mà bạn lưu trong các tài liệu hoặc các template,
Word sẽ luôn đưa ra lời cảnh báo mỗi lần mở tài liệu. Để loại bỏ cảnh báo phiền
phức, hãy tạo một chữ kí số (digital signature) sẽ giúp Word "tin tưởng" macro
này hơn.
Sử dụng Start ->Run và nhập vào đường dẫn nơi cài đặt bộ Office. Ví dụ:
C:\Program Files\Microsoft Office\Office11 (Office10 nếu sử dụng Office XP).
Tiếp đó, hãy tìm tới tập tin Selfcert hoặc Selfcert.exe (tuỳ thuộc vào cách hiển
thị tập tin mở rộng) và nhấn đúp vào tập tin này. Nếu không tìm thấy tập tin Selftcert, hãy thêm tính năng này trong bộ cài đặt Office. Khi sử dụng, làm theo
những chỉ dẫn và nhập tên riêng cho certificate khi được hỏi. Sau đó, trong
Word, mở tài liệu sử dụng macro này. Chọn Tools-> Macros -> Visual Basic
Editor. Trong khung Project ở phía bên trái, điểm sáng tài liệu, chọn Tools ->
Digital Signature, nhấn Choose.., và lựa chọn certificate vừa tạo. Bây giờ, hãy
đóng và mở lại tài liệu. Nếu hộp cảnh báo về bảo mật xuất hiện, chọn Always
Trust Macros From This Source, và lựa chọn Enalbe Macros. Lặp lại những
bước này cho bất cứ tài liệu hoặc template muốn nhúng macro này.
Một điểm cần lưu ý là những certificate tự tạo này chỉ được "tin tưởng" trên máy
của bạn, hãy lựa chọn Always Trust Macros From This Source sẽ tạo được
"niềm tin" khi sử dụng trên máy khác.
21 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
29. Dán văn bản không chứa định dạng
Khi người sử dụng dán các đoạn văn bản từ trang Web vào trong tài liệu Word,
có lẽ người sử dụng sẽ không muốn giữ lại định dạng và phông chữ. Đặc biệt là
những hình ảnh quảng cáo và những thành phần khác. Bạn có thể sử dụng Edit -
> Paste Special và sử dụng Unformatted Text mỗi lần cắt dán từ trang Web.
Nhưng cũng có một cách khác khá hấp dẫn và thú vị hơn rất nhiều là sử dụng
macro. Vào Tools ->Macros-> Visual Basic Editor và gõ vào đoạn mã sau:
Sub PasteUnformatted()
Selection.PasteSpecial _
dataType:=wdPasteText
End Sub
Sau đó, sử dụng Tools->Cusomize ->Keyboard..., rồi kéo xuống danh sách
Categories trong Macros, lựa chọn PasteUnformated từ danh sách Command,
đưa con trỏ tới Press New Shortcut Key, nhấn Shift-Alt-V (bạn có thể lựa phím
tắt khác theo ý mình), và nhấn vào Assign và Close. Từ bây giờ bạn chỉ cần nhấn
Shift-Alt-V dán để dán đoạn văn bản chưa định dạng vào Word nhanh chóng và
đơn giản.
30. Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản
Đoạn văn bản được dán vào trong Word từ
email hoặc trang Web có dấu ngắt dòng (hoặc
các kí tự như ^, >> ..), dĩ nhiên là bạn muốn
loại bỏ những kí tự, này khỏi văn bản. Hãy sử
dụng Edit ->Replace, để loại bỏ bằng cách gõ
^l ( gõ dấu ^ và chữ 'L' thường) trong trường
Find What, và gõ dấu cách (spacebar) vào
trường Replace. Tiếp đó, chọn Replace All.
Cuối cùng, khi Word hỏi có muốn tiếp tục thay
thế toàn bộ văn bản không thì chọn No.
Bạn cũng có thể ghi lại những bước trên thành
một macro. Sau khi đã ghi lại, hãy chỉnh sửa đoạn macro này để Word sẽ không hỏi lại nếu
bạn có muốn thay thế toàn bộ tài liệu hay
không. Tìm dòng .Warp=wdFind-Ask và thay
đổi thành .Warp=wdFindStop.
22 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
31. Sử dụng menu Work
Sử dụng danh sách các tài liệu thường dùng (recent documents) trong menu File
của Word sẽ nhanh hơn rất nhiều. Tuy nhiên, những danh sách này chỉ liệt kê 9
tập tin thường sử dụng mới gần nhất (mặc định chỉ có 4). Để chỉnh sửa con số
này hãy lựa Tools ->Options, ở trong thẻ General. Nhưng điều này cũng không
đảm bảo là tập tin thường mở có thuộc danh sách này hay không. Hãy sử dụng
thêm menu Work từ Tools-> Customize, lựa chọn thẻ Command, và tới mục Categories và tới danh sách Buitl-In Menus. Trong danh sách Command, hãy
kéo thanh Work lên hàng có các menu và nhấn OK.
Lúc này những tài liệu cần thiết muốn mở lại nhanh chóng chỉ cần nhấn vào
menu Work và chọn Add to Work Menu. Để loại bỏ tài liệu khỏi danh sách trong
tài liệu, hãy nhấn Ctrl +Alt + "-" và chọn tài liệu muốn loại bỏ. Khi muốn mở tài
liệu chỉ cần tới Work và chọn tài liệu.
32. Format chữ trong AutoCorrect:
AutoCorrect là một chức năng tuyệt vời giúp tiết kiệm "sức lao động" bằng cách
tự động thay thế từ hoặc cụm từ sau khi bạn nhập vài ký tự đại diện. Ngoài ra, nó
còn giúp sửa những lỗi chính tả thường gặp. Thực tế, AutoCorrect còn có thể làm được nhiều hơn thế.
Với sự "hào hiệp" của mình, AutoCorrect cho phép thay thế dãy ký tự đã được
format - in nghiêng, đậm, chọn font, màu sắc... Chức năng này thật tiện lợi khi
soạn các văn bản đặc biệt như bảng báo giá có logo của công ty, giấy mời...
Trước tiên, bạn format cụm từ cần thay thế, bôi đen rồi vào menu Tools >
AutoCorrect Options > thẻ AutoCorrect > chọn Replace text as you type.
Trong phần Replace, bạn nhập những ký tự đại diện như bình thường. Đừng
quên kiểm tra phần chữ bên tay phải đã được format theo ý muốn chưa. Trong
trường hợp AutoCorrect quên không format thì bạn vẫn có thể khắc phục bằng
cách click chọn Formatted text ở phần With trước khi nhấn nút Add. Giờ thì mọi
chuyện đã ổn, click lên OK để quay trở lại văn bản đang soạn thảo.
33. Phím tắt để gạch chân
Nếu Ctrl + U (Underline) giúp bạn nhanh chóng gạch dưới chữ thì tổ hợp phím
Ctrl + Shift + W sẽ đem đến một "thể loại" gạch chân mới. Thay vì gạch một
đường thẳng liên tục dưới cụm từ, giờ đây, gạch ngang sẽ xuất hiện dưới từng
chữ. Sự khác biệt nằm ở đây!
23 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
34. Format toàn văn bản
Mỗi lần thay đổi chế độ format của một đoạn văn bản bằng chức năng Styles and
Formatting, bạn thường bực bội vì buộc phải chỉnh sửa lại toàn bộ văn bản. Có
rất nhiều giải pháp nhưng để tiết kiệm tối đa thời gian, bạn nên sử dụng đến thủ
thuật sau: Sau khi chọn đoạn văn bản cần format, vào menu Format > Styles and
Formatting. Khi cửa sổ Styles and Formatting xuất hiện, click chuột phải lên tên
style > chọn Modify.
Trong cửa sổ Modify Style, bạn đánh dấu chọn Automatically Update rồi click
OK để lưu lại thay đổi. Thủ thuật sẽ giúp ích cho những ai thường dùng vài style
nhất định khi soạn thảo văn bản. Vì từ "giây phút định mệnh" này, khi chế độ
format được chọn cho một đoạn văn bản, "phần còn lại của thế giới" cũng sẽ
thay đổi theo.
35. Tạo lập template yêu thích
Bạn thường xuyên dùng một số template
từ "kho" cung cấp sẵn của Word. Và lần
nào sử dụng, bạn cũng đều lặp đi lặp lại việc chỉnh sửa nó theo ý riêng của mình.
Vậy tại sao bạn không "hô biến"
template theo ý thích rồi lưu thành "của
riêng"? Đầu tiên, bạn mở cửa sổ
Templates bằng cách vào menu File >
New, chọn General Templates. Khi cửa
sổ Templates xuất hiện, bạn chọn
template yêu thích rồi di chuột xuống
phần Create New, click chọn Template
trước khi nhấn OK.
Lúc này, Word sẽ quay về cửa sổ soạn thảo với template được mở sẵn. Giờ thì
bạn được thỏa sức chỉnh sửa template theo ý muốn. Sau khi hoàn tất công việc
"sáng tạo", bạn click Save as rồi đặt tên mới cho template. Nếu chú ý, bạn sẽ
thấy Word đã thiết lập sẵn định dạng và đường dẫn để lưu file. Lần sau, khi cần dùng đến nó, bạn chỉ việc vào thẻ General trong cửa sổ Templates.
Gõ công thức hóa học đơn giản trong MS Word Có cách đơn giản nào để gõ
công thức hoá học trong MS Word không? Sử dụng thực đơn Format để gõ chỉ
số trên và chỉ số dưới tốn quá nhiều thời gian.
24 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Word cung cấp một số phím tắt giúp cho công việc này trở lên dễ dàng hơn. Để
gõ chỉ số dưới, bạn dùng phím Ctrl - = (giữ phím Ctrl và gõ dấu bằng), để gõ chỉ
số trên dùng phím tắt Ctrl - Shift - + (giữ phím Ctrl và phím Shift rồi gõ dấu +).
Muốn trở về trạng thái bình thường bạn dùng phím tắt Ctrl - Spacebar. Ví dụ để
gõ công thức hoá học của nước (H2O) bạn lần lượt gõ như sau:
H [Ctrl - =] 2 [ Ctrl - Spacebar] O
Nếu bạn thường xuyên phải gõ các công thức như vậy, bạn nên dùng Equation
Editor của Word. Nếu cài đặt Equation Editor, bạn có thể sử dụng công cụ này bằng cách chọn thực đơn Insert.Object rồi chọn Microsoft Equation. bạn cũng có
thể đưa nút gọi Equation Editor vào thanh công cụ để khi cần bạn chỉ việc bấm
vào đó. Mọi chi tiết về Equation bạn có thể tham khảo trong phần giúp đỡ (Help)
của Word.
36. Chỉnh sửa văn bản ở chế độ Print Preview
Đôi khi, ở một văn bản dài, bạn xem tổng thể ở chế độ Print Preview. Bất chợt
bạn phát hiện một lỗi cần phải sửa. Nhưng nếu Close lại thì cont trỏ lại ở vị trí
trước khi Print Preview, trong khi trang chứa lỗi cách đó rất xa, bạn phải tốn thời
gian dò tìm lại lỗi đó, thật khó khăn. Vậy có cách nào giúp chúng ta sửa ngay lúc
phát hiện ở chế độ Print Preview không? Có đấy. Bạn làm theo các thao tác sau
đây: bấm vào nút Magnifier trên thanh Toolbar Print Preview. Lúc này, con chuột hình kính lúp trở thành hình chữ I, bạn cứ tự nhiên mà sửa. Cuối cùng thì
Close để thoát khỏi chế độ Print Preview.
25 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
37. Tạo header+footer khác nhau trong tài liệu
Nếu bạn chưa vào mục này thì khi đánh header+footer thì mặc định toàn bộ
trong document của bạn là hoàn toàn giống nhau.
Đến cuối mỗi chương, bạn hãy vào Insert->Break…->Next Page
Khi qua trang mới, bạn double click vào header, thấy có dòng Same as Previous.
Bạn hãy click vào nút Link to previous
26 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Bạn sẽ thấy mất đi dòng Same as Previous.
Lúc này bạn có thể hiệu chỉnh Header+Footer ở section 2 khác với section
27 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
38. Ẩn hay hiện các ký tự định dạng của file Word
Đây là chức năng hiển thị các ký tự định dạng ẩn (ký tự tab, enter, paragraph)
trong văn bản Word. Muốn xem hay ẩn những ký tự đặc biệt này.
bạn có thể click nút lệnh Show/Hide trên thanh công cụ để xem hoặc là bạn vào
menu Tools > Options, trong hộp thoại Options, chọn tab View > dưới mục
Formatting Marks, bạn đánh dấu chọn các mục cần hiển thị (hay bỏ chọn để ẩn chúng đi) > nhấn OK.
39. Thay đổi một số tùy chọn trong MS Word
MS Office luôn thiết lập một số tính năng cơ bản cho người dùng, nhưng cũng
có phần tùy chọn (Option) có thể thay đổi một số tính năng phù hợp do người
dùng tự đặt. Chúng tôi xin giới thiệu cách thay đổi các tùy chọn như sau:
Bỏ chế độ tự động điền số thứ tự và ký tự đầu dòng tự động
Trong 1 vài trường hợp có thể bạn không muốn dùng chế độ khi xuống dòng MS
Word tự động nhập số thứ tự hoặc ký tự đầu dòng, có thể dùng phím tắt Ctrl + Z
để bỏ tạm thời chế độ này. Bạn cũng có thể đặt bỏ hẳn chế độ này, cách làm như sau:
Vào Tools / AutoCorrect Options…
2. Xuất hiện hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoFormat As You Type:
Bạn bỏ đánh dấu lựa chọn ở 2 dòng:
- £ Automatic bulleted lists
- £ Automatic numbered lists
3. Tiếp tục chọn thẻ AutoFormat
Bạn cũng bỏ 2 đánh dấu lựa chọn ở 2 dòng:
- £ Automatic bulleted lists
- £ Other paragraph styles.
28 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
4. Chọn nút OK
Thay đổi đơn vị đo chiều dài trong Office
1. Vào Tools / Options…
2. Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ General:
Tại vùng Measurement units, bạn chọn loại đơn vị thường dùng.
- Inches: Đơn vị đo chiều dài của Anh (1inch = 2.54cm) - Centimeters: cm
- Millimeters: mm
- Points: Thường được viết tắt là pt, 72 pt xấp xỉ bằng 1 inch. Cỡ chữ thường
được biểu diễn bằng đơn vị pt.
- Picas: Là đơn vị đo lường xấp xỉ bằng 1/6 inch, hoặc 12 point. Pica được
dùng để mô tả các kích thước theo chiều dọc và chiều ngang trên trang.
3. Chọn OK
Đặt chế độ tự động sao lưu dữ liệu.
1. Vào Tools / Options…
2. Xuất hiện hộp thoại Options, chọn thẻ Save:
Bạn đánh dấu lựa chọn R Save AutoRecover info every: Đặt thời gian tự động lưu dữ liệu (Trên ảnh đặt: cứ 10 phút MS Word sẽ tự động lưu dữ liệu lại).
Chọn nút OK.
40. Bỏ chế độ kiểm tra chính tả, từ ngữ tiếng Anh
MS Word mặc định sau khi cài đặt luôn hiển thị chế độ kiểm tra lỗi chính tả và
ngữ pháp tiếng Anh cho bạn bằng những gạch chân màu đỏ và màu xanh dưới từ
ngừ. Khi gõ tiếng Việt có thể sẽ làm bạn khó chịu, cách bỏ như sau:
1. Vào Tools / Options…
2. Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ Spelling & Grammar
Bạn bỏ dấu lựa chọn ở 3 dòng như sau:
- £ Check spelling as you type
- £ Check grammar as you type
- £ Check grammar with spelling.
3. Chọn nút OK
29 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
41. Ẩn / hiện đường viền bao quanh văn bản
1. Vào Tools / Options…
2. Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ View:
- £ Text boundaries: Ẩn đường viền bao quanh văn bản.
- R Text boundaries: Cho hiển thị đường viền bao quanh văn bản.
3. Chọn nút OK
42. Tạo các liên kết (Link) trong MS Word
1. Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần tạo liên kết.
2. Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K. Hoặc nháy chuột phải, chọn
Hyperlink…)
Tạo liên kết đến 1 file khác hoặc 1 trang web.
3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Existing File or web page
- Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết
- Current Folder: Thư mục hiện thời
- Browsed Pages: Các trang web đã trình duyệt gần thời gian hiện thời nhất
- Recent files: Các file mới được mở gần thời gian hiện thời nhất.
- Address: Tên địa chỉ và file chọn để link tới.
- Nút ScreenTip…: Nhập nội dung khi di chuyển chuột vào liên kết sẽ hiển thị
nội dung đó (Giống việc chèn chú thích):
- Nút Bookmark: Đưa ra 1 địa chỉ nào đó đã đặt bookmark
4. Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết.
Tạo liên kết đến 1 file mới sẽ được tạo.
3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Creat New Document
- Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết
- Name of new document: Đặt tên cho file mới.
- Nút Change… Thay đổi lại file liên kết đã có
30 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Bạn không nên chọn nút Change này bởi nội dung của file chọn sẽ bị mất sau
khi nhấn nút OK và MS Word sẽ tự động tạo ra file trùng với tên đã chọn cùng
với nội dung file trống.
- Nút ScreenTip…: Nhập nội dung khi di chuyển chuột vào liên kết sẽ hiển thị
nội dung đó (Giống việc chèn chú thích):
- Nút Bookmark: Đưa ra 1 địa chỉ nào đó đã đặt bookmark
4. Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết.
Tạo liên kết đến địa chỉ Email.
3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn E-mail Address
- E-mail Address: Địa chỉ email đặt liên kết tới
- Subject: Tên tiêu đề
- Recently used e-mail address: Hiển thị những email đã được sử dụng gần
thời điểm này nhất.
Nội dung Subject và E-mail Address sẽ hiển thị khi bạn di chuyển chuột vào
liên kết.
4. Chọn nút OK để hoàn thành.
Tạo liên kết đến một vị trí bất kỳ ở cùng file.
1. Trước hết bạn cần phải đánh dấu (đặt Bookmark hoặc Heading hoặc Style)
cho dòng văn bản được link tới.
2. Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần tạo liên kết.
3. Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K. Hoặc nháy chuột phải, chọn
Hyperlink…)
4. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Place in This Document
Select a place in this document: Lựa chọn vùng tài liệu đã được đánh dấu: - Top of the Document: Đặt liên kết đến vị trí đầu tiên của file.
- Headings: Đặt liên kết đến 1 heading nào đó đã có trong file
- Bookmarks: Đặt liên kết đến 1 dòng văn bản đã được đánh dấu
- Bạn có thể click vào dấu + để hiển thị chi tiết các mục trong Headings,
Bookmarks,…
Sau khi tạo xong bạn có thể dùng chuột click (hoặc Ctrl + chuột trái) vào đoạn
văn bản vừa đặt để chuyển sang vùng liên kết mới.
31 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
43. Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn bản
1. Đặt trỏ chuột hoặc bôi đen đoạn dòng muốn đặt liên kết đến.
2. Vào Insert / Bookmark...
3. Xuất hiện hộp thoại Bookmark
- Nhập tên đánh dấu tại ô Bookmark name (Tên này phải bắt đầu từ chữ cái và
không có ký tự đặc biệt nào)
Chọn nút Add để hoàn thành việc đặt Bookmark
44. Bật tắt AutoCorrect bằng phím tắt
Trong khi sử dụng OFFICE (Như Winword, Excel, PowerPoint, Access) có sử
dụng bộ gõ tắt AutoCorrect. Mỗi lần bật hay tắt gõ tắt ta lại phải vào
Tools\Autocorrect để chọn hay loại bỏ hộp kiểm tra (CheckBox) Replace. Điều
này gây mất thời gian và phiền toái. Tôi xin giới thiệu cách tạo một Macro rồi
gán vào một phím chức năng, ví dụ F11. Mỗi khi chuyển đổi, dùng hoặc không
dùng gõ tắt AutoCorrect ta chỉ việc nhấn F11 là xong. Đầu tiên tạo Macro Visual Basic bằng cách vào môi trường này. Tôi chọn Alt +
F11. Gõ Ctrl +R để hiện Project Explore.Từ đây ta chọn tệp Normal.dot. Nếu đã
có Module rồi ta có thể đánh xuống bên dưới. Nếu chưa có thì chèn Insert\
Module. Đánh vào nội dung sau:
Sub BatGoNhanh()
With Autocorrect
If .ReplaceText = True Then
.CorrectSentenceCaps = False
.ReplaceText = False
„ Thông báo ở thanh trạng thái
StatusBar = “Thôi không dùng gõ tắt nữa.”
„Đổi tên TooltipText cho nút gán Macro này, giả sử nút lệnh là nút thứ 12 trên
thanh Menu Bar
„Sau khi gán Macro vào nút lệnh nào xin bạn vui lòng đếm thứ tự của nó rồi sửa lại thứ tự Control
CommandBars(“Menu Bar”).Controls(12).TooltipText = “Bật gõ tắt”
Else
.CorrectSentenceCaps = True
.ReplaceText = True
StatusBar = “Bắt đầu sử dụng gõ tắt”
CommandBars(“Menu Bar”).Controls(12).TooltipText = “Tắt bỏ gõ tắt”
End If
32 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
End With
End Sub
Bật tắt gõ tắt trong EXCEL có khác một chút, ta đánh vào tệp
PESONAL.XLS:
Sub BatGoNhanh()
Application.AutoCorrect.CorrectSentenceCap = True If Application.AutoCorrect.ReplaceText = True Then
Application.AutoCorrect.ReplaceText = False
Application.CommandBars("Worksheet Menu Bar").Controls(14).TooltipText =
"Bật gõ nhanh"
Else
Application.AutoCorrect.ReplaceText = True
Application.CommandBars("Worksheet Menu Bar").Controls(14).TooltipText =
"Tắt gõ nhanh"
End If
End Sub
Sau khi đánh xong ta có thể gán Macro vào phím F11 bằng cách:
Vào Customize (Chọn Tools\Customize). Tại Tab tên Command chọn mục
Macro, chọn tên Macro BatGoNhanh. Rồi chọn mục Keyboard. Từ đây ta gán PressNew Shortcut Key để trỏ vào và nhấn phím F11. Chọn Assign và OK.
45. Chia bảng nhanh chóng trong Word
Mất kha khá thời gian để hoàn tất việc nhập liệu và trang trí cho bảng tính, bạn
chợt nhớ cần phải chia nó thành hai bảng riêng biệt. Thật tốn thời gian nếu phải
tạo một bảng mới rồi nhập liệu từ đầu. Ngay cả "phương án" cắt/ dán cũng chẳng
khả quan cho lắm. Đây là cơ hội để bạn sử dụng phím tắt tuyệt vời sau.
Hãy bôi đen dòng sẽ nằm ở vị trí đầu trong bảng mới, rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl
+ Shift + Enter. Bảng giờ đã được chia thành hai bảng nhỏ rồi đấy. Phím tắt này
chỉ có thể chia bảng theo chiều ngang, do vậy, bạn có thể phải thực hiện một số
điều chỉnh nhỏ. Khi cần quay lại định dạng cũ, bạn chỉ việc xóa khoảng trống
giữa hai bảng.
33 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
46. Làm phép tính tự động trong MS Word
Mặc dù công năng chính của Microsoft Word là soạn thảo văn bản, song nó cũng
cho phép người dùng thực hiện các phép tính cơ bản thông qua chiếc máy tính
làm được tích hợp với tên gọi Tools Calculate (khá giống với tiện ích Calculator
trong thư mục Accessories của hệ điều hành Windows).
Để khai thác công cụ bí mật này của Microsoft Word, trước tiên, bạn cần đặt
phím tắt của nó trên thanh công cụ nội trong cửa sổ soạn thảo văn bản bằng cách truy xuất đến menu View, chọn mục Toolbars, Customize…, bấm chọn thẻ
Commands, chọn mục Tools trong vùng Categories, bấm chọn mục Tools
Calculate trong vùng Commands, bấm giữ, kéo chuột và gắp thả biểu tượng của
công cụ nổi rồi chọn Close.
Ngay lập tức, bạn sẽ trông thấy chiếc nút Tools Calculate. Kế tiếp, bạn hãy nhập
vào một phép tính, chẳng hạn ((90+10)*2)/200. Hãy đánh dấu khối phép tính này
rồi nhấp chuột lên nút Tools Calculate. Kết quả của phép tính sẽ được trình bày ở
góc dưới trái của cửa sổ soạn thảo văn bản (nằm ngay sau dòng chữ The sesult of
the calculation is).
47. Đánh số trang theo chương mục
hay không?
,...).
.
34 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
48. Chuyển từ file Word sang file Excel
Xin chỉ cách để chuyển từ file Word sang file Excel với qui định phân tách cột
nếu cách 2 khoảng trắng trở lên. Ví dụ: "Nguyễn Văn A 8644859 8 đường Lữ
Gia, P15, Q11, TP.HCM" được chuyển thành 3 cột sau: Nguyễn Văn A 8644859
8 đường Lữ Gia, P15 Q11 TP.HCM
Excel có thể đọc được nhiều dạng file khác nhau, trong đó có dạng file text -only
(văn bản thô). Khi bạn chọn menu File.Open để mở 1 file text-only thì Excel sẽ
hiển thị tuần tự 3 cửa sổ yêu cầu bạn khai báo kiểu dữ liệu (bạn chọn checkbox
'Delimited'), dấu ngăn cách các field dữ liệu (bạn có thể chọn dấu tab, dấu phẩy,
dấu chấm phẩy, khoảng trống hay nhập vào ký tự dấu ngăn nào bạn muốn). Nếu
bạn khai báo dấu ngăn phù hợp với ký tự mà bạn dùng để ngăn cách các field dữ
liệu trong file văn bản của mình thì Excel sẽ đọc và chứa vào các cột đúng theo ý
muốn.
Tóm lại nếu bạn muốn chuyển dữ liệu từ Word sang Excel và muốn giữ đúng các
cột dữ liệu, bạn hãy ngăn các cột dữ liệu bằng 1 ký tự đặc biệt nào đó sao cho
không tranh chấp và nhầm lẫn với dữ liệu (ký tự tab là phù hợp nhất trong đại đa
số trường hợp). Nếu đã lỡ dùng 2 khoảng trắng để ngăn cách các cột dữ liệu, bạn
có thể thay thế chúng bằng ký tự dấu ngăn phù hợp hơn (bằng cách chọn menu Edit.Replace, nhập 2 khoảng trắng vào mục 'Find what' và ký tự dấu ngăn vào
mục 'Replace with' rồi ấn button 'Replace All'). Lưu ý rằng nếu chọn dấu ngăn là
ký tự điều khiển (thí dụ ký tự tab), bạn không nhập trực tiếp được ký tự điều
khiển này mà phải chọn button More.Special.Tab Character. Sau khi đã chuẩn bị
đúng format cần thiết cho Excel, bạn dùng chức năng File.Save As để lưu kết
quả lên file (chọn kiểu file lưu là 'Plain text (*.txt)'. Sau đó chạy Excel, dùng
menu File.Open để đọc file, lúc này Excel sẽ hiển thị tuần tự 3 cửa sổ yêu cầu
bạn khai báo tính chất của file để nó xử lý đúng.
Trong trường hợp bạn muốn copy dữ liệu dạng nhiều cột từ Word rồi dán trực
tiếp vào bảng tính Excel, bạn phải dùng dấu ngăn là tab vì Excel coi tab là dấu
ngăn cách mặc định.
35 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
49. Thay đổi biểu tượng của nút nhấn trên thanh công cụ MS Word:
Giao diện tương tác của Microsoft
Word đã đạt chuẩn GUI với hệ thống
các nút nhấn có biểu tượng giúp bạn
dễ dàng liên tưởng đến chức năng
tương ứng. Tuy nhiên, nếu muốn thay
đổi biểu tượng mặc định của những chiếc nút nhấn này bằng những biểu
tượng khác đẹp hơn mà bạn thích thú,
bài viết sẽ hướng dẫn bạn.
1. Vào Tools / Customize… (Hoặc click chuột phải lên biểu tượng nút nhấn trên
thanh công cụ và chọn Customize…)
2. Xuất hiện hộp thoại Customize / chọn thẻ Commands
Click vào nút Rearrange Command…
Xuất hiện hộp thoại Rearrange Commands
36 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
8 Menu Bar: Chọn tên menu thuộc thanh công cụ
- ¡ Toolbar: Chọn thanh công cụ khác
- Controls: Chọn nút nhấn muốn thay đổi biểu tượng (Ví dụ ở đây chọn thay đổi
biểu tượng của nút nhấn Columns – chia cột báo, thuộc menu Format).
- Add: Thêm mới công cụ
- Delete: Xóa công cụ
- Move Up/Move Down: Di chuyển công cụ lên / xuống trong menu.
- Modify Selection: Lựa chọn một số sửa chữa khác. Bạn hãy chọn nút này.
3. Click vàu nút Modify Selection:
37 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
- Reset: Hủy bỏ tất cả những thay đổi, trở về định dạng mặc định của MS Word.
- Delete: Xóa công cụ
- Name: Thay đổi tên của công cụ
- Copy Button Image: Sao chép ảnh nút nhấn
- Paste Button Image: Dán ảnh nút nhấn
- Reset Button Image: Hủy bỏ tất cả những thay đổi về ảnh của nút nhấn. - Edit Button Image…: Chỉnh sửa hình ảnh của nút nhấn
- Change Button Image: Bạn hãy chọn ảnh sẽ làm biểu tượng thay thế cho biểu
tượng của nút nhấn đang hiện hành.
- Default Style: Hiển thị kiểu định dạng mặc định
- Text Only (Always): Chỉ hiển thị chữ công cụ (ở mọi nơi)
- Text Only (in Menus): Chỉ hiển thị chữ công cụ (trong menu)
- Image and Text: Hiển thị cả ảnh và chữ
- Begin a Group: Hiển thị ở vị trí đầu tiên của nhóm dưới.
- Assign Hyperlink: Đặt liên kết cho công cụ.
38 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
4. Kết quả sẽ hiển thị ngay trên thanh công cụ: Biểu tượng của nút công cụ
Columns đã được thay đổi
50. Xuất hiện dòng kẻ đỏ dưới chữ khi dùng Word
Hỏi: Mỗi khi gõ chữ trong Microsoft Word thì ở dưới mỗi chữ đều xuất hiện
dòng kẻ màu đỏ, mặc dù tôi đã không chọn Undenline. Nhưng khi in ra thì
những hàng màu đỏ không thấy xuất hiện.
Đáp:
Microsoft Word có tính năng kiểm tra lỗi chính tả mỗi khi người dùng gõ chữ
vào, nhưng lại kiểm tra theo từ điển tiếng Anh (mặc định), cho nên bạn sẽ thấy
hầu hết các chữ tiếng Việt sẽ bị gạch dưới. Bạn có thể tắt tính năng này bằng
cách
- Nhấn Tools.Options…
- Chọn thẻ Spelling & Grammar
- Loại bỏ (deselect) “Check spelling as you type” và “Check grammar as you
type”, rồi nhấn OK.
39 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
51. Tạo dòng dấu chấm (…) nhanh
Khi sử dụng Word tạo nhanh dòng dấu chấm (....)
1. Vào Format\Tabs…
2. Xuất hiện hộp thoại Tabs
40 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Tab stop position: Độ dài tính từ đầu dòng của tab đến vị trí điểm cuối dòng.
Default tab stops: Chế độ mặc định của tab (thường là 1,27cm)
Alignment: Căn lề dòng tab.
Left: Lề trái
Center: Giữa dòng
Right: Lề phải.
Leader: Lựa chọn kiểu đường tab (………, ____, ---)
Nút Set: Thiết lập
3. Kích vào nút OK để hoàn thành việc tạo tabs.
Trong cùng 1 dòng có thể tạo được nhiều tab khác nhau.
* Nếu muốn bỏ đường Tab:
1. Tại hộp thoại Tabs, chọn loại đường tab ở Tab stop position
2. Chọn nút Clear: Xóa 1 tab đã chọn
3. Chọn nút Clear All: Xóa toàn bộ các đường tab.
4. Chọn nút OK để hoàn thành.
52. Tự động lưu lại dữ liệu khi đang soạn thảo
Hỏi: có cách nào tự động lưu lại dữ liệu khi đang soạn thảo không?
Đáp:
Bạn có thể thực hiện dễ dàng việc này với các thao tác sau:
B1. Nhấn vào menu Tool --> Options, tại đây bạn hãy nhấn vào thẻ Save rồi
nhấn dấu chọn trước tuỳ mục Save AutoRecover info every sau đó thiết lập một
thời gian mà bạn muốn .
Chúng ta nên đặt số thời gian Backup (tự Save) dữ liệu trong khoảng thời gian là
5 phút hoặc nhỏ hơn thế. Word tự động “backup” lại dữ liệu của mình (theo mặc
định là 10 phút) sau đó bấm OK để chấp nhận việc thay đổi này.
41 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Bây giờ chúng ta có thể yên tâm làm việc với Word mà không sợ mất đi những
gì đang làm cả khi máy trục trặc, treo thậm chí nguồn điện bị mất. Vì máy tính sẽ
tự động lưu lại những gì bạn đang làm 5 phút một lần.
42 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
53. Khắc phục lỗi font tiếng Việt Unicode trong Word
Hỏi: Tôi để Font mặc định là .VnTim viết bằng bảng mã TCVN3, nhưng sao khi
chuyển về Font Arial để viết dạng Unicode thì cứ ký tự nào có dấu tiếng Việt là
lại bị cách ra một khoảng trắng? Phải làm sao để giải quyết tình trạng đó?
Trả lời:
Khi gõ tiếng Việt có dấu với font Unicode trong Word mà xảy ra hiện tượng chữ bị giãn ra một khoảng trắng thì bạn khắc phục bằng cách mở menu
Tools/Options, chọn bảng Edit rồi bỏ dấu chọn mục Smart cut and Paste.
54. Header và footer trong mỗi section
.
.
.
:
.
.
.
43 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
{SECTION}
{SECTIONPAGES}
:
.
.
{NUMPAGES}
{PAGE}
44 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
55. Tạo mục lục tự động trong Office 2007
B1: Mở văn bản bạn cần tạo mục lục tự động (hình minh họa là file "Quan he
VietNam-NhatBan.doc"
B2: Bạn chọn References trên trình đơn thông minh của bộ Office 2007
45 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Bước 3: Lựa chọn vùng chức năng tạo mục lục tự động Table of Contents..
Bước 4: Mục lục tự động được tạo trên nguyên tắc cấp độ nội dung, vì vậy, để
tạo nó bạn phải lựa chọn cấp độ nội dung cho phù hợp. Ví dụ: 3 phần mở đầu,
nội dung, kết luận.. bạn chọn level 1, các nội dung nhỏ hơn sẽ chọn level lớn hơn
như level 2. Level 3.... Phần trình bày dưới sẽ hướng dẫn chi tiết để các bạn dễ
hình dung.
Để đánh dấu đề mục trong bảng mục lục, các bạn chỉ cần đặt vị trí trỏ chuột vào
dòng chứa đề mục và xác định mức (level):
46 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
B5: Các bạn thao tác tương tự với các đề mục khác, chọn level thích hợp.
Sau khi đã hoàn thành việc xác định mức độ các đề mục trong bảng mục lục các
bạn di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cần chèn mục lục và nhấn chọn biểu tượng Table of Contents...
Bạn có thể chọn những kiểu trình bày sẵn có(Automatic...) hoặc tùy chọn chi tiết
bằng cách nhấn chọn Insert Table of Contents...
47 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents
Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in
Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web
Show page numbers: Hiển thị số trang. Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải.
Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang
48 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
đặt Heading. Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang.
Show levels: Số cấp độ Heading.
ỹ Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ
MS Word
Nút Options...: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số
tính năng khác.
Nút Modify...: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung
phần mục lục tự động.
49 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Trường hợp trong file đã có mục lục tự động, và bạn đồng ý thay đổi định dạng
font chữ bằng hộp thoại Style sẽ xuất hiện thông báo: "Bạn có muốn thay thế
định dạng cho bảng nội dung mục lục không?
Chọn nút Yes: Đồng ý. Ngoài font chữ của nội dung bảng mục lục thay đổi, MS Word còn tự động cập nhật lại số trang cho các đề mục.
Nhấn chọn OK trong hộp thoại Table of Contens để hoàn tất việc chèn mục lục
tự động vào văn bản.
50 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
ở tại phần mục lục này, có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp
phím Ctrl + click chuột) để nhảy đến đúng mục và số trang cần đến.
B6: Chỉnh sửa mục lục tự động
- Tại mục lục tự động mới được tạo ra ta có thể chỉnh sửa như với mọi văn bản
bình thường khác, tức là bạn có thể chọn font chữ , cỡ chữ, cách dòng, màu sắc...
thích hợp theo ý của bạn.
- Trong quá trình chỉnh sửa văn bản, số trang có thể thay đổi, do vậy nếu bạn
muốn cập nhật lại chỉ cần click chuột vào Update Table
51 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Hộp thoại Update Table hiện ra với 2 lựa chọn:
Update pages numbers only: chỉ cập nhật số trang.
Update entire table: cập nhật cả số trang và nội dung mục lục
Tùy vào yêu cầu của bạn mà có lựa chọn thích hợp.
Phiên bản MS Office 2007 giao diện và chức năng hết sức rất thân thiện giúp ta
thực hiện các công cụ văn phòng dễ dàng và tự nhiên. Cách tạo mục lục tự động
trong phiên bản này đã được trực quan hóa. Tôi hy vọng hướng dẫn này sẽ đưa
đến cho các bạn cách tạo mục lục nhanh chóng và chính xác, nâng cao hiệu suất
làm việc.
Với nội dung trên có thể dài bởi chúng tôi hướng dẫn tương đối cụ thể, nhưng
khi bạn đã hiểu thì công việc lại hoàn toàn đơn giản và ngắn gọn. Chúc bạn thực
hiện thành công!
52 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
56. n đ a “My Documents” trong Windows XP
Trong W
.
hơn.
trong “My Documents”.
.
.
57. Thêm trang bìa cho tài liệu Word
Sếp chuyển cho tôi một tập tin Word,
yêu cầu tôi trình bày thêm trang bìa
trước khi in ra giấy và sao chụp thành
nhiều bản. Thêm trang đầu thì tôi biết
cách: tôi ấn tổ hợp phím Ctrl+Home để
“nhảy” về đầu tài liệu rồi ấn Ctrl+Enter Tuy nhiên, trang bìa vừa thêm vẫn có
dòng tiêu đề ghi ở đầu trang (có cả biểu
tượng công ty) và số trang ghi ở cuô
trang, giống y như những trang khác.
Vậy thì kỳ quá! Muốn “đụng” vào phần
đó, tôi loay hoay một lúc thì “mò” ra:
chỉ cần bấm kép vào dòng tiêu đề hoặc
số trang là có thể sửa hoặc xóa nó đi.
53 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Sau đó, bấm kép vào đâu đó trên trang tài liệu, Word trở lại chế độ soạn thảo
bình thường.
Nhưng nếu xóa bỏ dòng tiêu đề và số trang ở trang bìa, chúng lại rủ nhau “siêu
thoát” trong mọi trang sau (tôi hoảng quá, vội vàng ấn Ctrl+Z mấy lần để hủy bỏ
thao tác xóa). Cuối cùng, tôi cũng biết cách hóa giải “hai mặt đối lập”: chọn File,
chọn Page Setup, chọn thẻ Layout, chọn Different first page. Chỉ vậy thôi, Word
sẽ “thông cảm”, không hiển thị dòng tiêu đề và số trang ở trang bìa nữa.
Nhân tiện, bạn để ý nút bấm Borders trên hộp thoại Page Setup. Bấm nút đó, bạn sẽ tạo được khung viền cho trang bìa thêm phần long trọng. Cụ thể, khi hộp thoại
Borders and Shading hiện ra, bạn chọn một loại khung viền “nghệ thuật” trong ô
Art, chọn This section - First page only trong ô Apply to rồi bấm OK. Bạn đừng
quên quy định như vậy trong ô Apply to. Nếu không, Word lại tạo khung viền
cho mọi trang. Ác vậy đó!
58. Chức năng Tracks Change, Comments
Chức năng Tracks Change cho phép
bạn lưu lại một bản "nháp" những gì
bạn vừa sửa trên văn bản một cách khoa
học, nhìn vào văn bản có sử dụng chức
năng Track Change, bạn sẽ thấy được
rất rõ ràng những thay đổi về nội dung đã được thêm vào, xóa đi hay chỉnh sửa
như thế nào.
Chức năng Tracks Change cũng như
Comment thường không được mọi
người quan tâm sử dụng vì cho rằng
cách sử dụng rắc rối. Tuy nhiên, quan
niệm này đang dần được thay đổi khi
trong những phiên bản Word mới (XP,
2003), hãng Microsoft ngày càng chú trọng nâng cấp tính năng này cho tiện lợi
và dễ sử dụng hơn.
54 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
59. Bật và tắt chế độ Tracks Change
Cách 1: Để kích hoạt chế độ Track Change, vào menu Tools --> Track
Changes
Cách 2: Kích vào biểu tượng Track Change trên thanh toolbar Reviewing
(Nếu bạn không thấy xuất hiện thanh công cụ Toolbar thì có thể làm nó xuất hiện bằng cách chọn menu View --> Toolbar --> Reviewing)
Khi chế độ Tracks Change được kích hoạt thì biểu tượng TRK trên thanh trạng
thái sẽ chuyển từ chế độ mờ sang đậm
Nhờ có chế độ Tracks Change mà ở trạng thái Print Layout, Web Layout và
Reading Layout, những chữ bị xóa hay được định dạng lại sẽ xuất hiện trong một
vòng chú thích phía ngoài lề, nhìn giống như cách chúng ta thường dùng bút để
sửa văn bản trên trang giấy viết hàng ngày.
ở trạng thái quan sát Normal hay Outline, những chữ đã bị xóa xuất hiện ngay
trong văn bản với đường gạch chân phía dưới, không nằm trong vòng chú thích
và những thay đổi sẽ tác động trực tiếp lên văn bản.
55 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
60. Chèn lời bình vào văn bản
Cách 1: Chọn menu Insert --> Comment
Cách 2: Trên thanh công cụ Reviewing, kích biểu tượng Insert
ở trạng thái Print Layout, Web Layout và Reading Layout, bạn sẽ quan sát thấy
định dạng như sau:
Sử dụng các nút trên thanh công cụ Reviewing để xác nhận hay hủy bỏ quá trình
"track changes" và để xóa các Comments (câu bình luận).
1.Kích vào Previous để xem lại các thao tác diễn ra trước đó.
2.Kích vào Next để xem các thao tác diễn ra sau đó cho đến thao tác sau cùng.
3.Kích vào Accept Change để xác nhận quá trình soát lỗi.
4.Kích vào Reject Change/Delete Comment để hủy bỏ quá trình soát lỗi và xóa
phần bình luận.
Định dạng Track changes trông sẽ khác nhau ở những chế độ nhìn khác nhau
(Print Layout, Normal, Web layout, Reading layout, Outline). Khi đã sử dụng
quen chế độ Track changes thì bạn sẽ tìm ra được dạng nào thì thích hợp nhất
với bạn.
ở chế độ quan sát Print Layout, các dòng văn bản được xoá, các lời chú giải và cả định dạng văn bản nữa được hiển thị trong các ô ghi chú phía bên lề của văn
bản. Cũng xuất hiện tương tự như chế độ Print Layout là chế độ quan sát Web
56 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Layout và dạng Reading Layout.
Tuy nhiên, ở dạng Normal và Outline thì không có bất kì ô ghi chú nào cả. Dòng
văn bản được xoá được thể hiện trong văn bản với một đường kẻ trên nó, và lời
chú giải được thể hiện ở phía dưới cùng của văn bản trong phần Reviewing.
Ngoài ra, ở tất cả các định dạng , dòng văn bản được chèn vào được thể hiện với những đường gạch chân và bôi màu riêng, và những đường kẻ đứng xuất hiện
phía bên lề trái để chỉ rõ nơi sự sửa đổi vừa được thực hiện.
Các chế độ hiển thị của ô ghi chú (Balloons):
Bạn có thể thay đổi các chế độ hiển thị của Balloons bằng cách chọn menu Show
nằm trên thanh công cụ Reviewing và thay đổi các chế độ.
57 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
+ Always: Luôn luôn xuất hiện ô ghi chú trong quá trình thao tác văn bản
+ Never: Không muốn xuất hiện ô ghi chú trong suốt quá trình thao tác văn bản
+ Only for Comments/Formatting: Xuất hiện ô ghi chú đối với những lời chú
giải và thao tác thay đổi trong văn bản, còn những dòng văn bản bị xóa đi sẽ hiển
thị với đường kẻ gạch ngang qua.
58 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Những phần bị xóa, phần chú giải hay những thay đổi định dạng sẽ xuất hiện
trong các ô ghi chú (balloons) ở các chế độ quan sát: Print Layout, Web Layout
và Reading Layout. Ngoài ra, bạn có nhiều sự lựa chọn về việc thể hiện sự chèn,
xoá bỏ và thay đổi định dạng trong phần "Tracks changes and Comment" với
những kiểu chữ, font chữ, định dạng chữ khác nhau, không bắt buộc phải theo
chế độ mặc định của Microsoft. Truy cập vào menu Show, chọn Options để có
những sự lựa chọn riêng của bạn. Chúc thành công.
61. thiết lập section:
Sau khi tạo xong một tài liệu gồm
3 trang, bạn đặt con trỏ ở cuối
trang số 1 rồi chọn menu Insert\
Break, sẽ xuất hiện hộp thoại
Break. Trong mục Section break
types, bạn chọn Next page rồi
nhấn OK (hoặc nhấn đúp lên Next
page) để thoát khỏi hộp thoại
Break. Bạn cũng thực hiện tương
tự đối với trang thứ hai và trang thứ ba để tạo thêm Section mới.
Vậy là bây giờ tài liệu của bạn đã
được chia làm 3 section.
59 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
62. thiết lập hướng trang in: ngang, dọc
Bạn đặt con trỏ ở trang thứ hai (trong trường hợp này cũng là Section 2) rồi vào
menu File\ Page Setup > trong hộp thoại Page Setup, bạn chọn thẻ Margins (với
các phiên bản MS Word 97/2000, bạn hãy chọn thẻ Page Size) và chú ý hai mục
sau: - Orientation: Chọn Landscape.
- Apply to: Chọn This section để áp dụng in theo trang in ngang cho section 2
mà thôi. Đối với section 1 và 3 vẫn theo chế độ mặc định là Portrait.
Cuối cùng, bạn nhấn OK để xác lập có hiệu lực. Để kiểm tra, bạn vào menu File,
chọn lệnh Print Preview.
60 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
63. Bảo mật văn bản
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản
Microsoft Word 2003 trở lên thì có một
tính năng bảo mật văn bản rất hay mang
tên Protect Document, với tính năng này
bạn có thể an tâm giao văn bản cho
người khác mà không sợ họ chỉnh sửa, thay đổi cả văn bản hoặc từng đoạn văn
bản do bạn chỉ định.
Để kích hoạt chức năng này, bạn hãy
nhấn vào Menu Tool > Protect
Document. Giao diện làm việc chính của
chương trình sẽ được xuất hiện ở phía
bên tay phải cửa sổ làm việc của bạn.
Tại đây nếu đơn thuần bạn chỉ muốn
đoạn văn bản của mình được bảo vệ mà
không ai có quyền thay đổi các thông số
bên trong văn bản của mình như (Font
chữ, định dạng, thiết kế,....) thì bạn chỉ
việc đánh dấu kiểm vào trước tuỳ mục
Limit formatting to a selection of styles, sau đó nhấn vào tuỳ chọn Yes, Start
Enforcing Protection rồi nhập mật khẩu
để khoá các định dạng văn bản này vào.
61 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Ngoài tính năng trên, nó còn có một chức năng khá hay khoá từng đoạn hoặc
không cho thay đổi hoặc thêm bớt bất kỳ thứ gì trong văn bản. Các tính năng này
được phân cấp mở rộng trong tuỳ mục Editing restriction. Chúng bao gồm:
1. Tracked changes: hiển thị riêng biệt những đoạn văn bản bảo mật và những
đoạn văn bản mà người khác thêm vào (các đoạn văn bản thêm vào sẽ được phân
tách mà hiển thị kiểu chữ màu đỏ).
2. Comments: không cho phép bạn thêm bớt hoặc chỉnh sửa bất cứ thứ gì trong
văn bản, bạn chỉ có quyền thêm vào tạo các đoạn ghi chú (comments) mà thôi. 3. Filling in forms: không được thêm bớt và các định dạng trong văn bản, bạn chỉ
có thể thay đổi các biểu mẫu có trong văn bản.
4. No changes: văn bản của bạn chỉ có quyền được xem mà không thể làm được
gì, tất cả các lệnh trong Word đều bị khoá bỏ.
Khi đã chọn xong, bạn hãy nhấn vào tuỳ chọn Yes, Start Enforcing Protection rồi
nhập mật khẩu để bảo vệ văn bản của bạn vào. Từ lúc này văn bản của bạn đã
thực sự "an toàn" rồi đấy.
Khi nào muốn trở lại "hiện trạng làm việc ban đầu" cho các văn bản đã khoá, bạn
hãy mở văn bản bị khoá lên rồi truy xuất vào menu Tools > Unprotect
Document. Sau đó nhập mật khẩu để giải mã vào.
64.
Khi soạn thảo văn bản trên MS Word, có trường hợp bạn sẽ dùng một phông
chữ đặc biệt mà ở máy khác không có, để tài liệu Word của mình có thể hiển thị
đúng phông chữ đặc biệt này trên bất kỳ máy nào bạn nên đặt tính năng nhúng
phông.
.
.
62 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
65. Tùy biến hộp thoại OFFICE
Liệu tôi có thể thay đổi các shortcut ở cột
Places Bar trong các hộp thoại File Open và
File Save của Microsoft Office không?
Microsoft Office cung cấp một thanh chọn (Places Bar) với các shortcut dẫn đến những
thư mục mà người dùng thường truy xuất trong
hộp thoại Open, Save của các ứng dụng như
Word và Excel. Bạn dễ dàng tìm thấy Places
Bar này ở bên trái của hộp thoại File Open, File
Save và các hộp thoại khác.
Trong Office 2002 và 2003, để bổ sung một shortcut vào Places Bar, bạn mở bất
kỳ một hộp thoại Office nào có thanh Places Bar, di chuyển và chọn (nhưng
không mở) thư mục muốn truy cập nhanh, sau đó nhấn Tools.Add to My Places
(Hình 1). Ngay lập tức, tên thư mục đó sẽ xuất hiện ở phía cuối của thanh Places
Bar. Nếu không thấy được biểu tượng thư mục mới này, bạn nhấn phải chuột lên Places Bar rồi chọn Small Icons hoặc thay đổi kích thước hộp thoại.
Ngoài ra, bạn có thể nhấn phải chuột lên một biểu tượng trong Places Bar để di
chuyển hoặc xóa bỏ nó (trừ biểu tượng mặc định của Office).
Trong Office 2007 (chạy với Windows XP, không phải với Vista), di chuyển đến
thư mục mà bạn muốn bổ sung vào Places Bar, nhấn phải chuột lên Places Bar
đó, chọn Add, rồi nhập vào tên của thư mục. Còn nếu muốn tùy biến Places Bar
trong các ứng dụng không phải Office, kể cả trình duyệt
63 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
66. Xem Word dưới dạng thumbnails Trong Win Explorer
đối với các tập tin hình ảnh, dĩ nhiên bạn có thể xem dưới dạng hình thu nhỏ
(thumbnails). Nhưng liệu bạn có thể làm được điều đó đối với các tập tin Word
hay không? Mẹo nhỏ sau đây sẽ giúp bạn xem các tập tin Word dưới dạng
thumbnails giống như xem các tập tin hình ảnh vậy. Trước tiên, bạn khởi động
Microsoft Word, trên thanh thực đơn, chọn File\ Properties > Hộp thoại
Properties xuất hiện > Chọn thẻ Summary > Đánh dấu chọn vào mục Save preview picture > Nhấn OK để xác nhận.
Bây giờ, bạn có thể soạn thảo văn bản và lưu lại là xong. Trong Windows
Explorer, bạn vào menu View, chọn Thumbnails để xem file văn bản dạng thu
nhỏ.
64 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
B. Ms Excel
1. Sao chép dữ liệu từ dòng sang cột trong Excel
Để sao chép các giá trị số hay chữ từ dòng sang cột, trước tiên bạn chọn (tô đen)
dữ liệu cần sao chép trên dòng, rồi nhấn Ctrl+C để sao chép. Sau đó, bạn di
chuyển con trỏ đến vị trí cần dán dữ liệu trên cột, rồi nhấn chuột phải chọn Paste
Speacial... Trong hộp thoại Paste Speacial vừa xuất hiện, bạn đánh dấu chọn vào
mục Transpose (bên trên nút OK). Cuối cùng, bạn nhấn nút OK để hoàn tất việc
sao chép.
Bạn thực hiện tương tự khi muốn sao chép các giá trị số hay chữ từ cột sang
dòng.
2. Chuyển dữ liệu từ Excel vào Access
hỏi: Tôi muốn biết có cách nào nhập liệu vào table trong Access từ một tập tin
Excel có sẵn? Xin chỉ cách dùng mã lệnh để có thể nhập liệu nhanh bằng cách
nhấn một nút trên form nhập liệu.
Để nhập mới nội dung một table (trong Access) từ một tập tin Excel, ta có thể dùng một trong những cách sau đây:
1. Chọn File \ Get External Data \ Import từ trình đơn Access. Trên hộp
thoại Import, chọn mục Microsoft Excel từ danh sách Files of type, rồi chọn tập
tin Excel muốn đưa dữ liệu vào Access và bấm OK. Sau đó, theo từng bước
hướng dẫn của Access. Tuy nhiên, dữ liệu luôn luôn được đưa vào một table
mới, chứ không đưa vào table có sẵn cấu trúc được.
2. Tạo một macro, rồi trên form vẽ một nút lệnh để chạy macro này. Tuy
nhiên, các thông số như TableName, FileName cần phải được gõ sẵn, hoặc phải
bổ sung thêm một số “kỹ xảo” nữa rất mất công.
3. Cách khác hay hơn: dùng đối tượng DoCmd, một hình t hức sử dụng
macro của Access trong VBA. Ví dụ: Tạo form như hình 1, gồm có một textbox
(đặt tên txtTapTinExcel), một nút lệnh (có dấu 3 chấm, đặt tên cmdTimTapTin), một nút lệnh (để đọc dữ liệu từ tập tin Excel có tên chứa trong ô txtTapTinExcel,
đặt tên cmdDocDuLieuTuExcel) và một ActiveX Control có tên dlgTimTapTin.
ActiveX Control này được tạo bằng cách bấm nút More Controls (nút cuối cùng)
trên ToolBox, rồi chọn mục Microsoft Common Dialog Control. Lần lượt gõ vào
các thủ tục xử lý tình huống OnClick của các nút lệnh cmdDocDuLieuTuExcel
và cmdTimTapTin (đoạn mã 1). Bạn lưu ý, thứ tự và tên các cột trong tập tin
Excel phải giống như cấu trúc table đã khai báo trong Access.
65 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Đoạn mã 1:
Private Sub cmdTimTapTin_Click()
With dlgTimTapTin
.ShowOpen
txtTapTinExcel = .FileName
End With End Sub
Private Sub cmdDocDuLieuTuExcel_Click()
Dim sTenTable As String
sTenTable = "tbNhanVien" „ Vñ duå
DoCmd.TransferSpreadsheet acImport, acSpreadsheetTypeExcel8, _
sTenTable, txtTapTinExcel, True
End Sub
3. Cách in trang chẵn/lẻ trong Excel
su dung chuc nang "Insertion - Objet" cua Word de chen\ file excel cua anh vao.
Nhu vay, luc in bang Word, anh se co the in trang chan le duoc.
4. Chèn hình vào bảng tính Excel
Em muốn insert file hình vào Excel (file hình này phải chìm xuống như trong
Word khi ta chọn chức năng Behind Text Layout).
Em đã thử dùng tính năng Format/ Sheet/ Background nhưng do diện tích của
file hình nhỏ nên nó fill đầy hết một sheet mà em chỉ muốn nó hiện đúng với
diện tích của file hình đó. Các anh chị có cách nào chỉ giúp giùm em không nhỉ?
Em chân thành cảm ơn.
Bạn phải dùng Forrmat Picture như sau:
Forrmat Picture > Picture > Color > Washout.
66 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
5. Thêm lệnh thường dùng vào nút phải chuột trong Excel
Excel (hay các ứng dụng khác trong bộ Microsoft Office) quản lý nhiều menu
khác nhau, mỗi menu được nhận dạng thông qua tên riêng.
Thí dụ menu pop-up được hiển thị mỗi khi bạn ấn phải chuột trên 1 cell bảng
tính có tên là menu "Cell". Microsoft cho phép người dùng được toàn quyền truy
xuất, hiệu chỉnh nội dung của từng menu. Thí dụ macro VBA sau đây cho phép bạn thêm 1 lệnh (control) mới vào menu pop-up "Cell":
Sub AddMenuItem()
'định nghĩa biến tham khảo đến menu.
Dim objCommandBar As Office.CommandBar
'định nghĩa biến tham khảo đến control option.
Dim objCommandBarButton As Office.CommandBarButton
'Xác định menu "Cell"
Set objCommandBar = Application.CommandBars.Item("Cell")
'thêm 1 option (lệnh) mới vào menu "Cell"
Set objCommandBarButton =
objCommandBar.Controls.Add(msoControlButton)
'thiết lập các thuộc tính cho option mới
With objCommandBarButton .Caption = "Chuc nang 1"
.FaceId = 43
.Style = msoButtonIconAndCaption
.OnAction = "OnChucNang1"
End With
End Sub
'thủ tục xử lý option mới
Sub OnChucNang1()
'thí dụ thông báo cho người dùng biết
MsgBox "Bạn mới ấn chức năng 1"
End Sub
6. Trung bình Cộng theo màu chữ của EXCEL
Trong Excel, ngoài các hàm có sẵn ta có thể xây dựng các hàm mới. Tôi xin giới
thiệu một cách vận dụng Visual Basic để tính hàm trung bình cộng các ô có cùng
màu chữ với ô mẫu, trong vùng EXCEL. Muốn sử dụng hàm ta phải truyền 2
biến: Tên vùng và ô làm mẫu.
Từ EXCEL ta khởi động Visual Basic bằng nhiều cách, tôi chọn Alt+F11. Rồi
gõ Ctrl +R để hiện Project EXplore.
67 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Ta Click để chọn tệp của mình làm dự án. Rồi Click Insert\Module để hiện
cửa sổ soạn thảo hàm:
Đánh vào như sau:
Option Explicit
Function TBCONGMAU(VungDL, OMau) Dim Tong, OHT, MauHT, MauChuan, dem, KQ
'Lấy màu chuẩn
MauChuan=OMau.Font.Color
'Xử lý từng ô một trong vùng
For Each OHT in VungDL
'Lấy màu của ô hiện tại
MauHT=OHT.Font.Color
'Nếu là ô số có màu chữ trùng màu thì cộng vào biến tong, và tăng biến
dem
If IsNumeric(OHT) AND (MauHT=MauChuan) Then
Tong=Tong+OHT dem = dem +1
End If
Next
if dem =0 then
KQ="Không có ô nào trùng màu ô mẫu"
Else
KQ=Tong/dem
End if
TBCONGMAU=KQ
End Function
Tương tự, ta có thể thiết kế các hàm liên quan tới các thuộc tính của ô. Như cộng
theo màu, đếm theo màu.... Sử dụng các thuộc tính của ô thông dụng như:
Màu chữ = Tên_Ô.Font.Color Tên Font chữ = Tên_Ô.Font.Name
Cỡ chữ = Tên_Ô.Font.Size
Màu nền = Tên_Ô.Interior.Color
........
Để sử dụng các hàm đã thiết kế, ta cần biên dịch thành các tệp Add-In thường
có đuôi .XLA bằng cách cất luôn tệp thành dạng Add-In. (Khi cất, hộp File of
Type: chọn kiểu Add-In). Sau đó tiến hành Add-In tệp vào Excel bằng cách chọn
Tools\Add-In, rồi Browse để tìm tệp.
68 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Khi sử dụng hàm thì sử dụng như một hàm bình thường đã có của Excel.
Ví dụ: =CONGMAU($E$5:$F$200; $a$3)
Nếu trong vùng $E$5:$F$200 có ô số trùng màu chữ với ô $a$3 thì cộng để đưa
ra kết quả.
7. Thiết lập tự động màu sắc cho các ô tuỳ thuộc giá trị của ô:
Cách 1: Sử dụng Code trong Format Cell:
Chọn ô, vào Format Cell\Number đánh trực tiếp vào hộp Code (Hoặc hộp Type
tuỳ theo Version của Excel) theo mã Code thứ tự sau:
Code 1: Số dương ; Số âm ; Số 0; Chuỗi ký tự
Ví dụ: "Lãi " #.### " đồng" [red];"Lõm " #.### " đồng" [blue]; "Hoà vốn";"Nhập
sai"
(Nếu giá trị nhập vào là số dương thì chữ màu đỏ, số âm, chữ màu xanh.)
Code 2: [> Mốc] Số lớn hơn mốc; Số âm ; Số từ 0 đến mốc ; Chuỗi ký tự
Ví dụ: [>=200] #.### "cái dư" [red]; "thiếu "#.### " cái"; #.### "cái dư" [blue];
"Nhập sai"
(Nếu số hơn 200 thì hiện màu đỏ, số dương nhỏ hơn 200 sẽ màu xanh...)
Như vậy, ta chỉ việc nhìn lướt qua bảng tính từ màu sắc của các ô, ta sẽ biết
được những vùng nào có số phù hợp mà mình đã đặt.
Cách 2: Dùng cho những máy cài Excel 97 trở lên:
Bạn hãy lựa chọn ô rồi chọn từ Format\Conditional Formatting... tuỳ theo dấu so
sánh và giá trin so sánh để ta Format lấy màu sắc của ô.
Sử dụng các hàm thiết lập để tính đối với màu sắc các ô. Nếu máy sử dụng
OFFICE2000 không thực hiện được xin bạn cài bổ sung OFFICE2000 ở chế độ
FULL (Run All From My Computer)
69 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
8. Chuyển dòng thành cột trong MS Excel
Bạn đã hoàn tất việc nhập liệu, đặt công thức và định dạng cho một bảng tính.
Khi nghĩ rằng mình đã hoàn thành công việc một cách tốt đẹp thì phát hiện rằng
dữ liệu trong bảng tính bị đảo ngược từ dòng thành cột. Điều này rất quan trọng
nếu bạn dự định sẽ thực hiện một số lệnh về cơ sở dữ liệu. Trước khi nhập lại dữ
liệu, hãy kiểm xem bạn có tính năng Transpose không. Ví dụ ở Hình 1 cho thấy
dữ liệu trong vùng A1:E5 được chuyển sang vùng A7:E11.
Hình 1. Chuyển đổi một vùng dữ liệu thì dễ dàng nhưng chỉ có Excel mới giữ lại
được công thức. Trong Excel, đánh dấu vùng muốn chuyển, chọn Edit.Copy. Nhấn chuột vào
góc trên trái của vùng mới rồi chọn Edit.Paste Special. Trong khung hội thoại
Paste Special, chọn tuỳ chọn Transpose rồi nhấn OK. Excel tự động điều chỉnh
công thức trong vùng ban đầu.
Nhận dạng công thức
Đã bao nhiêu lần bạn vô tình xóa hoặc ghi chồng lên những ô có chứa công
thức? Có giải pháp chống ghi lên những ô quan trọng và giải pháp khác là đặt cờ
hiệu cho những ô này.
Có một kỹ thuật thông minh dùng tính năng định dạng có điều kiện của Excel
97 để định dạng đặc biệt những ô có chứa công thức, nhưng vài trường hợp lại
không thực hiện được.
Ví dụ, với kỹ thuật này, bạn có thể thiết đặt sao cho ô chứa công thức có màu vàng hoặc ô chứa giá trị âm thì được làm đậm.
70 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Với Excel 97 hoặc mới hơn, thực hiện những bước sau:
1. Chọn Insert.Name. Define.
2. Trong khung hội thoại Define Name, nhập CellHasFormula vào khung là
'Names in workbook' rồi gõ =GET.CELL(48,INDIRECT ("rc",FALSE)) trong
khung `Refers to'. 3. Nhấn Add rồi OK.
4. Đánh dấu những ô bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện. 5. Chọn Format. Conditional Formatting.
6. Trong khung hội thoại Conditional Formatting, chọn Formula Is từ danh
sách thả xuống rồi gõ =CellHasFormula vào ô kế bên (hình 2). Thao tác này sẽ
áp dụng định dạng có điều kiện bất cứ lúc nào công thức có giá trị là 'True'.
Hình 2. Dùng định dạng có điều kiện để định dạng tự động cho các ô trong một
vùng được chọn.
7. Nhấn nút Format rồi chọn loại định dạng bạn muốn. Nhấn OK.
Khi đã thực hiện xong các bước trên, những ô có chứa công thức trong vùng
bạn đã đánh dấu ở bước 4 sẽ hiển thị định dạng bạn chọn. Thế kỹ thuật này làm
việc như thế nào? Điểm mấu chốt là tạo một công thức như ở bước 2. Công thức
này không có mặt trong ô như những công thức chuẩn nhưng vẫn hoạt động như một công thức bằng cách trả về giá trị, trong trường hợp này là 'True' hoặc
'False'. Công thức dùng hàm GET.CELL là một phần của ngôn ngữ macro XLM
và không thể dùng trực tiếp trong bảng tính. Tham số đầu tiên của hàm dùng giá
trị 48 để trả về AàTrue' nếu ô có chứa công thức. Hàm INDIRECT về căn bản là
tạo tham chiếu đến từng ô trong vùng đã chọn.
Cách sắp xếp đánh số heading trong Word Có cách nào để chúng trong một tập
tin mà vẫn có hai cách đánh số tự động như đã nêu không?
71 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Đánh số thứ tự Heading trong Microsoft Word for Windows (chọn
Format/Heading/Numbering) cho phép bạn tự động đánh số những phần khác
nhau của văn bản rồi đánh số những phần này khi bạn thêm, xóa hay dời chúng
đi. Tuy nhiên bạn không thể thay đổi cách đánh số ở giữa văn bản. Chẳng hạn
bạn không thể có một cách sắp xếp cho các chương (1,2,3....) và lại một cách sắp
xếp cho phụ lục (A, B, C....).
Nếu bạn thay đổi cách đánh số một nơi nào đó trong văn bản, những heading sẽ
bị thay đổi cho toàn văn bản, ngay cả khi bạn đánh dấu vùng văn bản bạn muốn thay đổi. Các bạn tôi khuyên rằng giải pháp duy nhất là để các chương và phụ
lục trên hai tập tin khác nhau. Có cách nào để chúng trong một tập tin mà vẫn có
hai cách đánh số tự động như đã nêu không?
Không may, các bạn của bạn nói đúng. Bạn không thể thay đổi cách đánh số ở
giữa tài liệu ngay cả với Windows 95 và Word 7.0. Cách đánh số Heading chỉ áp
dụng được trong và chỉ trong tập tin có đặt chức năng đó mà thôi. Nếu bạn thêm
một cách đánh số vào một tập tin và chèn tập tin dó vào một tập tin khác (dùng
Insert/File hay trường Include Text), cách đánh số này sẽ không được thể hiện
trong tập tin thứ hai. Vì vậy bạn không thể tạo cách đánh số khác nhau trên hai
tập tin riêng biệt rồi dán chúng lại với nhau được. Bạn cũng không thể áp dụng
cách ấy trên những văn bản con trong một văn bản chủ.
Tuy nhiên, có một cách làm ngược lại cho phép bạn viết văn bản lên một tập tin rồi tự động phân bố tập tin ấy vào trong những tập tin có cách đánh số khác
nhau. Trước khi bạn bắt đầu viết, tạo một tập tin trống cho những chương có
đánh số và một tập tin trống cho phần mục lục. Bạn phải chắc chắn rằng tập tin
chương kết thúc bằng dấu ngắt trang (Ctrl-Enter) và đặt cách đánh số thích hợp
cho cả hai tập tin. Tiếp theo, tạo tập tin thứ ba gồm chỉ hai trường Include Text
và dấu kết thúc tập tin. Một trường liên kết với tập tin chương, còn trường kia
liên kết với tập tin phụ lục: "INCLUDE drive: \\ path \\filename
\*MERGEFORMAT".
Cách tốt nhất để chèn từng trường này là nhấn Ctrl-F9, lúc đó cập dấu ngoặc
(braces) sẽ hiện ra (Word xem dấu ngoặc này như là những ký tự trường). Hãy
gõ vào đoạn chữ ở trên vào giữa hai dấu ngoặc. Chú ý rằng những dấu ngoặc này
không phải là những dấu ngoặc bạn có thể gõ trực tiếp từ bàn phím. Một khi bạn
thêm dấu kết thúc tập tin vào một tập tin, hãy chuyển sang trang View dưới
Tools Options và xóa dấu x trong hộp Field Codes.
Kế tiếp, chọn cả hai trường và gõ F9 để cập nhật. Nhờ hộp Field Code không
đánh dấu x, Word hiểu nó phải thay đoạn mã trường (field code) bằng kết quả
trường (field result). Trong trường hợp này, đó chính là hai tập tai kia của bạn.
Giờ thì bạn có thể sửa đổi cả hai kết quả trường như thể đang làm việc với tập tin
ban đầu. Khi bạn hoàn tất việc viết chương và phụ lục vào những trường tương
ứng, hãy chọn toàn bộ tập tin bằng phím Ctrl-F5 rồi dùng Ctrl-Shift-F7 để xuất
các trường vào tập tin nguyên thủy. Bạn có thể in từng tập tin riêng lẻ để có được
những cách đánh số khác nhau. (Đừng quên cài đặt số thứ tự của trang bắt đầu
72 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
trong các tập tin phụ lục nếu bạn muốn các trang có số liên tục).
Nếu bạn dùng cách này đừng đánh bất cứ cái gì bên ngoài các trường Include
Text. Chỉ có phần văn bản bên trong hai trường này sẽ được in ra. Bạn có thể
kiểm tra những đoạn text nằm sai vị trí bằng cách chọn Tools/Options rồi View.
Hộp thoại xuất hiện đưa ra ba tùy chọn Field Shading, ra lệnh cho hệ thống khi
nào thì tô xám đoạn văn bản trong trường: Always, Never, When Selected (luôn
luôn, không bao giờ, khi được chọn). Khi chọn Always hay When Selected, bạn sẽ dễ dàng phát hiện ra những text không nằm trong trường. Khi chọn Never bạn
có thể dùng Atl-F9 để xem mã trường (gõ Alt-F9 một lần nữa để trở lại kết quả
trường). Bất kỳ đoạn văn bản nào còn hiện ra sẽ không phải là một phần của
trường.
Nếu bạn gặp phải văn bản nằm ngoài trường, chỉ cần đánh dấu cả khối rồi trở
lại kết quả trường (nếu bạn đang xem mã trường). Sử dụng những công cụ soạn
thảo thông thường của Word để chuyển văn bản vào trong kết quả trường đúng.
Cuối cùng nhấn Ctrl-Shift-F7 một lần nữa để cập nhật các tập tin nguyên thủy.
9. Tìm các số tạo thành một tổng xác định
Trong Excel có cách nào để tìm ra 2 hay 3 số trong một danh sách gồm 30 số sao
cho tổng của chúng là một giá trị xác định? Tôi đã thử dùng slover và goal seeker trong Excel nhưng không được.Để giải quyết yêu cầu này bạn có thể dùng
macro sau:
Private Function A(Byval R As Integer) As String
A = Cells(R, 1).Address(False, False)
End Function
Sub Test()
Colums(3).Clear
R = 1
T = Cells(1, 2)
For X = 1 To 30
For Y = X + 1 To 30
If Cells(X, 1) + Cells(Y, 1) = T Then
Cells(R, 3) = A(X) + “+” +A(Y)
R = R +1 Else
For Z = Y+1 To 30
If Cells(X, 1) + Cells(Y, 1) + Cells(Z, 1) = T Then
Cells(r, 3) = A(X) + “+”+A(Y) + ”+” + A(Z)
R = R + 1
End If
Next Z
End If
Next Y
73 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Next X
End Sub
Macro này kiểm tra tất cả các tổ hợp của hai hay ba ô trong miền A1:A30 và báo
lại các tổ hợp nào có tổng bằng giá trị lưu trong ô B1. Kết quả được ghi ra theo
cột kể từ ô hiện thời.
74 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
10. Dán (Paste) dữ liệu của Excel như một hình ảnh
Bạn muốn dán một vùng dữ liệu từ Excel vào một văn bản Word hay một trình
xử lý hình ảnh nào dưới dạng hình ảnh, làm sao đây? Thật dễ dàng nếu bạn làm
theo các thao tác sau:
Chọn vùng dữ liệu hoặc đồ thị bạn muốn Copy.Nhấn và giữ phím Shift, chọn
menu Edit, (lúc này Copy đã trở thành Copy Picture, và Paste trở thành Paste Picture), chọn Copy Picture.
Để đạt chất lượng hình ảnh tốt nhất, bạn hãy chọn As shown on screen và
Picture. Sau đó bấm OK.
Mở văn bản bạn muốn dán hình ảnh rồi chọn Edit/Paste.
Bảo vệ dữ liệu trong Excel bằng Validation
Thêm một cách bảo vệ dữ liệu để người khác không được đụng vào. Cách này
khá thú vị. Bạn hãy thử xem:
Chọn vùng dữ liệu bạn muốn bảo vệ.
Chọn menu Data\Validation.
Trong tab Settings, chọn trong ô Allow là Text length, ô Data chọn between, ô
Minimum, bạn đánh giá trị chiều dài tối thiểu của chuỗi (ví dụ là 10000), ô
Maximum, nhập giá trị chiều dài tối đa của chuỗi (ví dụ 50000).
Chọn tab Error Alert. Trong Style chọn Stop, ô Title bạn hãy nhập tiêu đề của ô thông báo (ví dụ
CAM!), ô Error message, bạn nhập nội dung của ô thông báo (ví dụ: khong duoc
dung vao du lieu cua nguoi khac).
Nhớ chọn the check box Show error alert after invalid data is entered.Để xoá
những vùng dữ liệu đã được đặt Validation bạn hãy chọn Clear All.
75 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
11. Hiển thị đối số của các hàm
Để xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl- Shift- A. Ví dụ, nếu bạn gõ
=RATE và nhấn Ctrl- Shift -A, bạn có thể nhìn thấy tất cả các đối số cho hàm
này (ví dụ =RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess)).
Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn, gõ theo: =RATE
Và nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard.
12. Tham chiếu các hàm
Để tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, bạn hãy giữ phím Shift-F3, Excel
sẽ đưa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các cú pháp cụ
thể cho từng hàm khi bạn di chuyển con trỏ điểm sáng đến hàm muốn tham
chiếu. Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà không cần gõ toàn bộ cú
pháp.
13. Dùng F9 để tính tạm thời
Nếu bạn tạo một bản tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay kết
quả, bạn có thể kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong thanh công thức, và ấn phím F9. Lập tức, kết quả của một công thức con trong dãy công
thức của bạn sẽ hiện trên màn hình. Quan trọng hơn, là bạn không được ấn Enter,
một phần của công thức đó sẽ bị mất, nên để chắc chắn bạn phải ấn phím ESC.
Tuy nhiên nếu bạn nhỡ ấn Enter, thì hãy thử ấn tổ hợp phím Ctrl- Z để phục hồi
lại các thay đổi.
76 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
14. Liên kết text box tới dữ liệu trong ô
Bạn có thể liên kết một text box tới dữ liệu trong một ô của bản tính bằng cách
tạo ra một text box và liên kết công thức trả lại kết quả của ô đó tới text box.
1. Nhắp vào biểu tượng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing. Nhắp vào
bảng tính và kéo con trỏ để tạo một text box.
2. Đưa con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho kết quả tới ô cần liên kết
vào text box. (Ví du: trong ô A1 bạn có số liệu là 2. Trên thanh công thức, ban gõ =A1). Và ấn Enter.
3. Text hay số liệu bạn gõ trong ô đã liên kết (ví dụ A1) sẽ xuất hiện trong text
box. Trong ví dụ trên thì text box sẽ có giá trị ở trong là 2.
Bạn có thể di chuyển text box tới một vài bản tính khác trong tập bảng tính nếu
bạn muốn.
15. Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô
Bạn có thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một bản
tính. Đây cũng là một cách tinh xảo để dễ dàng nhìn thấy ô nào đó tại mộ t vài
nơi trong bảng tính của bạn. Bạn có thể sử dụng phương pháp này để in các ô
trong một trang. Khi các ô liên kết thay đổi thì các định dạng này cũng được áp
dụng cho các ô được liên kết. Để tạo một hình ảnh được liên kết, bạn theo các
bước: 1. Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc.
2. Nhắp vào Copy trên menu Edit.
3. Chọn ô mà bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện.
4. Trong khi giữ phím Shift, nhắp vào Paste Picture Link trên menu Edit. Kết
quả sẽ cho nhanh chóng.
16. Sử dụng Advanced Filter
Nếu bạn tạo một danh sách Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn tại dữ liệu
đó và copy chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng lênh Advanced Filter. Để bắt
đầu sử dụng lệnh này, nhắp vào Filter trong menu Dat, nhắp vào Advanced Filter
và làm theo các chỉ dẫn.
77 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
17. Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệAdvanced Filter
Giả sử bạn tạo một danh sách dữ liệu trong ô từ A1 đến A10 và muốn tính tổng
tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Để làm được việc này, sử dụng theo
dòng công thức dưới đây:
=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, A1:A10,0),0))
Để chắc chắn bạn nhập công thức như là một dãy, bạn hãy ấn Ctrl- Shift- Enter.
Sau đó bạn sẽ nhìn thấy dấu ngoặc {} trong công thức. Nhưng không được ấn Enter khi đang gõ công thức.
18. Sử dụng hàm Sum+ If để đếm dữ liệu
Bạn đã có một danh sách dữ liệu trong các ô A1: A10, và muốn đếm tất cả các
giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Bạn sử dụng công thức sau:
=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, 1,0),0))
19. Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau
Bằng cách nhắp đúp chuột vào góc phải dưới của một ô để làm xuất hiện con trỏ
hình dấu cộng sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo
của cột. Ví dụ, nếu bạn gõ dữ liệu trong các ô A1: A20, gõ một công thức hay
text vào trong ô B1. Nhắp hai lần chuột vào góc dưới của ô B1. Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phía dưới cột từ ô B1 tới ô B20.
20. Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc
Để sắp xếp một danh sách đã được lọc, chọn Data\ Sort, và chọn cột thích hợp từ
hộp điều khiển Sort by. Đặc biệt bạn cần lưu ý là sắp xếp theo thứ tự tăng dần
(Ascending) và giảm dần (Descending) và nhắp vào OK.
21. Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành
Nếu bạn sử dụng AutoFilter để lọc các bản ghi, bạn đã kết thúc việc hiển thị các
record đó, nhưng sau đó bạn lại muốn xem lại tất cả các bản ghi của bạn một lần
nữa. Để nhận được các bản ghi đó, đơn giản bạn chọn All từ danh sách thả
xuống của bộ lọc hiện tại. Nếu bạn muốn tắt chức năng AutoFilter, chọn Data\
Filter và xoá chọn trong AutoFilter.
78 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
22. Làm vừa dữ liệu trong một trang
Excel đã rất "cố gắng" để đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang, nhưng bạn
có thể giảm bớt hay làm tăng thêm cho các dữ liệu bảng tính của bạn bằng cách
thay đổi lựa chọn Adjust To % Normal Size. Hay bạn có thể sử dụng lựa chọn
Fit To Pages để nén dữ liệu cho đầy số trang riêng biệt. Đơn giản, bạn chọn File \
Page Setup và thử nghiệm với hai lựa chọn đó bằng cách thay đổi các thiết đặt của chúng. Cuối cùng, nhắp vào nút Print Preview để xem kết quả.
23. Hiển thị các ô hay dùng
Để tìm ra bất cứ ô nào mà bạn hay dùng, chọn Auditing từ menu Tools và chọn
Show Auditing Toolbar. Nhắp vào một ô cùng với một công thức, khi đó chọn
Trace Precedents (nút đầu tiên trên thanh công cụ Auditing), và đưa mũi tên tới
các ô mà bạn đã sử dụng để tính toán các giá trị của riêng ô đó, lúc này hình mũi
tên màu xanh sẽ xuất hiện có liên kết từ các ô dữ liệu tới ô kết quả. Để xoá các
mũi tên, nhắp vào nút Remove All Arrows.
24. Tìm nhanh các ô có chứa công thức
Để tìm ra nơi các ô chứa công thức một cách nhanh chóng trong bảng tính, chọn Go To từ menu Edit. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special\ Formulas, và nhắp
vào OK. Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức sẽ được lựa chọn.
Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức.
25. Bổ sung Shift nền web vào bảng tính
Để bổ sung dữ liệu "sống" từ các bảng tính nền web tới bảng tính hiện tại của
bạn: mở bảng tính Web, gõ URL vào trong hộp thoại File Open sau đó chọn và
copy các ô bạn muốn. Trong bảng tính của ban, chọn Paste Special từ menu Edit
và nhắp vào nút Paste Link.
79 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
26. Tìm kiếm nâng cao trong Excel
Advanced Excel Find & Replace là tiện ích bổ sung
và nâng cấp chức năng tìm kiếm có sẵn trong Excel. Nó
cho phép bạn tìm kiếm và thay thế cùng lúc ở nhiều
worksheet, workbook hay vùng chọn do bạn chỉ
định, tìm trong các giá trị, công thức, ghi chú và siêu liên kết.
Với tiện ích này, bạn sẽ không phải bấm Find Next
để chuyển đến kết quả tìm kiếm tiếp theo nữa. Bản
dùng thử dung lượng 985 KB, tải về từ
http://www.ablebits.com/excel-addins.php.
Sau khi cài đặt, một biểu tượng nhỏ (hình cái kính lúp) sẽ được tích hợp ngay
trong bảng tính. Để bắt đầu tìm kiếm, bạn bấm lên biểu tượng đó. Cửa sổ tiện ích
xuất hiện như trong hình minh họa.
Bên dưới mục Findwhat bạn nhập giá trị cần tìm. Bên dưới mục Look In bạn
bấm chọn các trường tìm kiếm gồm: Comments (ghi chú), Formulas (công thức),
80 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Values (giá trị) và Hyperlinks (siêu liên kết). Dưới mục Direction bạn đánh dấu
chọn hướng tìm kiếm theo cột (Columns) hay hàng (Rows). Xong, bấm Find All
để bắt đầu quá trình tìm kiếm. Các ô chứa giá trị tìm được sẽ được khoanh đen
để bạn dễ dàng nhìn thấy. Để thay thế giá trị tìm được bằng một giá trị mới, bạn
nhập giá trị mới vào hộp Text bên dưới mục Replace wit h, sau đó bấm nút
Replace All. Các giá trị tìm thấy sẽ được thống kê cụ thể bên dưới thẻ Search
results với các thông tin về vị trí trong bảng tính, loại giá trị. Bạn có thể bấm giữ
Ctrl rồi bấm chọn nhiều giá trị cùng một lúc. Sau đó bấm chuột phải chọn Font settings để thay đổi định dạng font hiển thị
27. Chọn lọc khi chép và dán
Khi sử dụng bảng tính, có thể
bạn phải thực hiện nhiều công
việc, chẳng hạn như tính toán,
định dạng, chép, cắt, dán... trong
đó việc sao chép, cắt, dán có lẽ
là việc mà bạn làm thường
xuyên nhất.
Nếu bạn thực hiện thao tác chép
(cắt) và dán như thông thường
thì toàn bộ những gì có ở nội dung nguồn sẽ được đem qua
chỗ dán vào. Nhưng đôi khi
chúng ta không cần phải dán hết
mọi thứ của nội dung nguồn,
chẳng hạn chỉ cần lấy kết quả
của một ô tính toán mà thôi.
Để làm được điều này, Excel
cung cấp một kiểu dán đặc biệt
trong menu Edit, đó là chức năng Paste Special. Cách thực hiện chép và dán theo
hình thức này như sau:
Đầu tiên, bạn hãy chép nội dung mà bạn cần dán vào chỗ khác, sau đó bấm menu
Edit, chọn Paste Special, một hộp thoại sẽ hiện ra. Tuỳ vào nội dung mà bạn cần
dán, hãy chọn một trong các nút sau:
- All: dán toàn bộ theo nội dung nguồn, bao gồm cả dạng thức, công thức nếu có.
- Formulas: chỉ dán công thức từ nội dung nguồn, nếu đó là ô chứa kết quả từ một sự tính toán nào đó.
- Values: chỉ dán giá trị từ nội dung nguồn, đây thường là kết quả của một sự
tính toán.
- Formats: dán dạng thức từ nội dung nguồn, chẳng hạn như các dạng đậm,
nghiêng, gạch đích...
- Comments: nếu nội dung nguồn có thêm ghi chú thì khi dán qua chỉ lấy phần
ghi chú mà thôi.
- Validation: dán những nội dung phù hợp trong phần dữ liệu được tính toán.
81 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
- All except borders: dán toàn bộ nhưng chỉ trừ các đường kẻ, nếu nội dung
nguồn có định dạng kẻ đường.
- Column widths: lấy độ rộng của cột có nội dung nguồn làm độ rộng cho các cột
khác khi dán vào chúng.
- Formulas and number formats: chỉ dán công thức và dạng của số từ nội dung
nguồn.
- Values and number formats: dán giá trị và dạng số từ nội dung nguồn.
- Các nút trong phần Operation: nội dung khi dán sẽ thực hiện thêm một số tính toán như cộng (Add), trừ (Subtract), nhân (Multiply) và chia (Divide).
- Skip blanks: nội dung dán vào sẽ nằm liền nhau, dù các nội dung nguồn có
cách khoảng.
- Transpose: nội dung dán vào sẽ đảo ngược thứ tự, có nghĩa từ cột-dòng sẽ
thành dòng-cột.
28. Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức
Để sử dụng các tham chiếu ô cùng với nhăn text trong một công thức, bạn chỉ
việc gõ một ký hiệu (& ở giữa tham chiếu và text. Ví dụ, để hiển thị dòng dữ liệu
là "25 Departments", gõ (=A1 & "Departments"), trong đó A1 chứa số 25.
29. Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút?
Bạn muốn chạy macro hay hàm chỉ bằng một thao tác nhắp vào một nút? Bằng
cách gán một hàm hay một macro tới một nút tuỳ biến bạn có thể thực hiện rất
nhanh chóng mà không phải chọn Tools\Macro. Để ấn định một macro tới một
nút, chọn View\ Toolbars\ Customize. Nhắp vào tab Commands và chọn Macros
trong điều khiển Categories. Kustom Button trong Commands tới một thanh
công cụ. Khi bạn đã bổ sung xong nút macro, nhắp vào nút có biểu tượng hình
mặt cười màu vàng và nhắp vào nút Modify Selection trong hộp thoại
Customize. Chọn Assign Macro từ menu shortcut mới xuất hiện. Cuối cùng, để
đồng nhất macro bạn muốn tới gắn vào nút macro, nhắp vào OK, và nhắp vào
Close.
30. Hiển thị công thức một cách an toàn
Bạn nhớ phải luôn luôn ghi bảng tính trước khi chuyển tới công thức hiển thị
bằng cách ấn Ctrl - ~. Khi bạn quay lại bảng tính sau khi hiển thị các công thức, bạn có thể tìm thấy một vài định dạng khác nhau. Ví dụ, Excel có thể đã thay đổi
độ rộng cột cùng một vài cột khác của bạn. Nếu điều này xảy ra, đơn giản mở lại
bảng tính để quay lại định dạng đã mất. Phương pháp khác là chuyển bảng tính
theo cách ở trên và tắt bằng cách vào menu Tools\Options chọn Views và đánh
dấu chọn vào ô Formulas. Nhắp và OK để kết thúc.
82 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
31. Sắp xếp các ký tự in hoa và in thường
Excel không quan tâm đến trường hợp các ký tự chữ cái khi sắp xếp, trừ khi bạn
thông báo tới nó. Nếu bạn muốn phân biệt giữa chữ in hoa và in thường trong
quá trình sắp xếp, chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp, chọn Data\Sort. Nhắp vào
Options trong hộp thoại Sort và chọn lựa chọn Case Sensitive. Nhắp vào OK hai
lần. Bạn sẽ phải nhớ để chọn lựa chọn này mỗi lần vì Excel sẽ không giữ lại thiết
đặt này.
32. Công thức mảng trong Excel Công thức mảng trong Excel
Ví dụ đặt ra là tính tổng thực lãnh (TH.LÃNH ) của những người có ngày công (
NG.CÔNG) từ 26 trở lên. Để giải quyết bài toán này một cách gọn gàng, các bạn
phải áp dụng công thức mảng, thực hiện như sau:
- Giả sử bạn lưu giá trị NG.CÔNG ở cột D từ D2 đến D10 và lưu giá trị thực
lãnh ( TH.LANH ) ở cột E từ E2 đến E10 thì ta làm như sau:
=SUM(IF( D2:D10>=26,1,0)*E2:E10)
Sau khi thực hiện công thức như trên bạn hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl-Shift-Enter
để kết thúc việc lập công thức và lập công thức sẽ được bao bởi dấu ngoặc nhọn:
{=SUM(IF(D2:D10>=26,1,0)*E2:E10)}
Khi nắm được cơ chế này của công thức mảng, bạn sẽ giải quyết được rất nhiều vấn đề thực tiễn. Sau đây là một vài thí dụ minh hoạ:
1/ Ví dụ 1:
lấy giả thiết của ví dụ trên nhưng tính tổng thực lãnh của những người có
NG.CÔNG=25 hoặc NG.CÔNG=23, điều kiện này liên quan đến toán tử OR, ta
thực hiện:
=SUM(IF((D2:D10=25) + (D2:D10),1,0)*E2:E10)
Kết thúc nhấn Ctrl-Shift-Enter để được:
{=SUM(IF(D2:D10 =25)+(D2:D10=23)1,0)*E2:E10)}
2/ Ví dụ 2:
ta có một giá trị LCB được lưu ở cột C từ C2 đến C10 hãy tính tổng thực lãnh
(TH.LANH) của những người có NG.CÔNG=25 và LCB=550. Điều kiện liên
quan đến toán tử And, ta thực hiện: =SUM(IF((C2:C10)=550)*(D2:D10=25),1,0)*(E2:E10)
kết thúc nhấn Ctr-Shift-Enter để được
{=SUM(IF((C2:C10=550)*(D2:D10=25),1,0)*E2:E10)}
kết thúc công thức mảng bạn phải nhấn Ctr-Shift-Enter để công thức được bao
bởi dấu ngoặc nhọn{},không cho phép gõ dấu hoặc nhọn này trực tiếp trên bàn
phím khi cần sữa lại công thức bạn nên nhấp chuột lên thanh công thức (Formula
Bar) để chỉnh sữa sau đó nhấn Ctr-Shift-Enter để kết thúc.
83 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
33. Chuyển đổi các nhăn tới các số
Text dạng số là một kiểu dữ liệu hợp lệ. Ví dụ một số phone không hoàn toàn là
một số. Khi lưu trữ kiểu dữ liệu này, bạn có thể thêm vào dữ liệu nhập vào bằng
ký tự ('). Tuy nhiên, thỉnh thoảng các giá trị số được nhập vào được nhập như là
text số và điều này có thể xảy ra rắc rối. May thay, có thể dễ dàng chuyển đổi text số tới dạng số. Bạn theo các bước sau: chọn các ô dữ liệu bạn muốn chuyển
đổi. Chọn Data\ Text To Column. Nhắp vào Next hai lần. Chọn General format
và nhắp vào Finish. Excel sẽ chuyển đổi text số thành dữ liệu số.
34. Chức năng auto save trong Excell
- Nhấn Tools.Options, chọn thẻ Save
- Chọn (select) mục Save AutoRecover info every và nhập vào số phút tùy theo ý
của bạn (mặc định là 10 phút)
84 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
35. Tạo hàm riêng cho Excel
Tạo các macro cho worksheet Vào Excel sau đó bạn tạo một worksheet mới. Sau đó vào menu Tools -> Macro
-> Visual Basic Editor.
Sau khi cửa sổ chương trình Visual Basic Editor được mở ra bạn hãy chọn menu Insert -> Module. Tại đây bạn có thể khai báo các hàm riêng cho bạn. Chúng ta
thử làm ví dụ cho một bài toán đơn giản như sau: Một công ty bán phần mềm,
nếu người mua mua của công ty các phiên bản đăng ký bản quyền thì dưới 10
phiên bản giá 5.000.000đ/phiên bản, nếu trên 10 bản thì giá từ bản thứ 11 trở đi
là 4.000.000đ/phiên bản và từ bản thứ 31 trở đi thì giá là 2.500.000đ/phiên bản.
Trong cửa sổ module của bạn hãy nhập đoạn code như dưới đây để tạo function
tính tiền theo số lượng:
Public Function Tinhtien(soluong As Integer) As Double
Tinhtien = 0
If soluong > 30 Then Tinhtien = 2.5 * (soluong - 30)
If soluong > 10 Then
If soluong > 30 Then Tinhtien = Tinhtien + 80 'do tu phien ban 11 den 20 gia la 4tr/1 phien ban = 80tr
If soluong <= 30 Then Tinhtien = Tinhtien + 4 * (soluong - 10)
Tinhtien = Tinhtien + 50 '10 phien ban dau gia 50tr
Else
Tinhtien = Tinhtien + soluong * 5
End If
Tinhtien = Tinhtien * 10 ^ 6 'quy ra tien trieu
End Function
Sau đó bạn hãy lưu công việc của bạn, chọn menu File sau đó chọn Save, trong
mục lưu giữ bạn hãy chọn tại FileType là Microsoft Office Excel Add-In (*.xla)
rồi lưu lại với một tên file nào đó có thể lưu với tên Test.xla rồi nhấn Save.
85 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Kích hoạt functions riêng của bạn
Sau khi lưu giữ xong file Test.xla bạn hãy quay trở lại cửa sổ của Excel, chọn
menu Tools -> Add-Ins, cửa sổ Add-Ins xuất hiện:
Nhấn Browse rồi chọn tới file Test.xla của bạn vừa được lưu giữ khi đó trên cửa
sổ hộp thoại sẽ xuất hiện Test ở trong danh sách. Đánh dấu vào ô vuông phía
trước Test để kích hoạt các hàm có trong file đó. Nhấn OK để thoát.
Sử dụng hàm của bạn
Vào cell nào đó trong worksheet để thử nghiệm kết quả của bạn, lựa chọn menu
Insert -> Functions sẽ thấy hộp thoại như hình dưới đây:
Chọn tại phần Category hãy chọn User Defined sau đó chọn các hàm riêng của
bạn ở danh sách phía dưới. Kết quả thử nghiệm với hàm TinhTien như ví dụ trên
sẽ cho bạn kết quả như ý. Kết quả ở hình dưới đây được sử dụng thêm hàm
chuyển đổi từ số sang chữ.
36. Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel
Khi làm báo cáo bằng Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel, thường người
ta thực hiện 2 công việc:
- Công việc A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính.
- Công việc B: Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời văn
của báo cáo nói chung không thay đổi là mấy).
Việc cập nhật thủ công văn bản Word dễ nhầm lẫn và tốn công khi có nhiều số
liệu. Có một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với văn bản Word để
bạn chỉ cần làm công việc B một lần, sau đó mỗi khi bạn thực hiện công việc A
xong thì Word tự động cập nhật những thay đổi và bạn chỉ việc in báo cáo ra mà
không phải thực hiện công việc B nữa.
Ví dụ, chúng ta xem xét báo cáo vận chuyển hành khách của 4 hãng xe HTX,
TNHH, QD và CT. Báo cáo mỗi tháng bạn cần đưa vào số liệu của tháng hiện tại
và tháng trước đó để so sánh sự tăng giảm. Hiện tại ta cần làm phân tích số liệu
tháng 08/2005.
Bước 1 (công việc A): Ở H.1 ta đã có sẵn bảng tính Excel với số liệu của kỳ
trước (tháng 07/2005) với các công thức để tính tổng số hành khách, tỉ lệ hành
khách tăng giảm so với tháng trước... ta chỉ cần nhập vào các số liệu của tháng
cần báo cáo, Excel sẽ tự động tính ra các số còn lại. Sau khi nhập xong ta được
bảng tính với các số liệu của kỳ hiện tại (tháng 08/2005)
86 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Bước 2: Ở H.3 là phân tích số liệu có được trong H.1. Điều cần làm là phải sửa
số liệu của kỳ trước thành số liệu của kỳ này trong bảng phân tích đó (tức là sửa
từ H.3 thành H.4). Bây giờ chúng ta sẽ liên kết dữ liệu từ Excel sang Word để
các kỳ về sau chỉ cần sửa trong Excel rồi ra lệnh cho Word tự động cập nhật dữ
liệu từ Excel sang.
Đầu tiên bạn vào bảng tính Excel, copy ô số liệu cần là ô C2 ở H.2 (ô được tô đỏ ở H.2) rồi vào Word đặt con trỏ vào chỗ cần sửa dữ liệu thích hợp (ngay trước
con số 272.601 ở H.3). Xóa giá trị 272.601 ở H.3 đi rồi nhấn vào menu Edit >
Paste special, bảng Paste special xuất hiện. Bạn chọn Paste link > Unformated
Text rồi OK (các thao tác này tạm gọi là Paste link), phần mới được paste vào có
giá trị là 273.780 như trong H.4 nhưng phần nền của số 273.780 này có màu
xám. Thực hiện giống như vậy ở những số liệu khác cần sửa đổi. (Chú ý khi
copy từ Excel phải copy nguyên cả ô chứ không phải chỉ tô đen phần số rồi
copy).
Chú ý: Nếu vùng được Paste link không có màu xám, bạn làm như sau: vào
menu Tools > Options, chọn tab View, phần Field shadding chọn Always rồi
OK.
Riêng đối với những số liệu có thể có giá trị âm hoặc dương và giá trị này ảnh hưởng đến phần lời văn trong văn bản Word cần làm phức tạp hơn một chút.
Như phần giảm 44,44% ở H.3: tháng trước giảm 44,44% vì giá trị trong Excel
tương ứng là -44,44 (ở H.1). Tháng này giá trị trong bảng tính Excel là 16,39 (ở
H.2), ta phải hiển thị lời văn là tăng 16,39% trong Word. Cách làm như sau: đầu
tiên bạn mở bảng tính Excel (H.2), đối với những cột nào thể hiện sự tăng giảm
(ở ví dụ này là cột D và cột E) ta phải tạo thêm 2 cột phụ dùng để thể hiện lời
văn cho mỗi cột. Ta làm cho cột D như sau (cột E làm tương tự):
- Chèn thêm 2 cột F và G để bổ sung cho cột D như H.5. Trong đó cột F thể hiện
dấu của cột D và cột G thể hiện giá trị tuyệt đối của cột D.
- Nhập vào ô F2 công thức:
=IF(D2=0;"không tăng giảm";IF(D2>0;"tăng ";"giảm "))
Hàm này xét giá trị của ô D2, nếu =0 thì hiển thị "không tăng giảm", nếu >0 thì
hiển thị "tăng ", nếu <0 thì hiển thị "giảm ".
Copy công thức trên cho các ô F3, F4, F5, F6.
- Nhập vào ô G2 công thức:
=IF(D2<>0;ABS(D2);"")
87 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Hàm này lấy giá trị tuyệt đối của ô D2.
Copy công thức trên cho các ô G3, G4, G5, G6. Bạn sẽ được các chi tiết giống
với H.5.
Bây giờ bạn trở lại Word.
- Xóa chữ "giảm", qua Excel copy ô F5 ở H.5 rồi Paste link vào Word. - Xóa "44,44", qua Excel copy ô G5 ở H.5 rồi Paste link vào Word.
Thực hiện tương tự cho các phần khác cần sửa đổi.
Nếu thực hiện chính xác bạn sẽ có được bản báo cáo của tháng 08/2005 .
Kể từ tháng sau, bạn chỉ cần nhập số liệu trong bảng tính Excel xong, mở văn
bản Word lên, nhấn menu Edit > Select All rồi lại nhấn menu Edit > Links >
Update Now, lập tức dữ liệu được cập nhật từ Excel vào Word.
Chú ý: Để Word không tự động cập nhật dữ liệu khi mở file: vào menu Tools >
Options > General, bỏ chọn ở mục "Update automatic links at Open". Nếu
không, mỗi khi bạn mở file Word nào có dữ liệu dạng liên kết thì Word sẽ luôn
hỏi có cập nhật dữ liệu hay không rất phiền phức.
37. Định dạng Font mặc định
- Vào Format -> Style…
Với các định dạng như sau:
- Style name: tên loại thuộc tính mà bạn sử dụng.
- Style includes: danh sách kèm theo thuộc tính các định dạng cần thiết
- Modify…: chỉnh sửa lại các thuộc tính định dạng
- Add: nhấn Add để lưu lại các thay đổi cần thiết trong một style.
- Delete: Xoá một style không cần thiết.
88 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
38. Bôi đen bảng tính
- Bôi đen toàn bộ bảng tính: Click chuột vào ô vuông trống giao nhau giữa tiêu
đề dòng và tiêu đề cột.
- Bôi đen dòng hoặc bôi đen cột: click chuột vào tên dòng hay cột cần bôi đen
39. Đánh số tự động
Một số cách để đánh số tự động:
a, Cách 1 (có thể áp dụng cách này cho những dãy số không liền nhau):
- Nhập 2 số đầu tiên của dãy số
- Bôi đen hai ô vừa nhập
- Đưa trỏ chuột vào phía dưới phải của vùng vừa bôi đen (đặt con trỏ giống như
sao chép công thức: xuất hiện con trỏ chuột là dấu cộng màu đen)
- Giữ chuột và kéo cho đến số cần thiết.
Chú ý: Bạn có thể kéo dãy số từ trên xuống, từ dưới lên, từ bên trái sáng và từ
bên phải sang. Ngoài ra với cách này bạn đánh số cho những dãy số không liên
nhau (các dãy số có cấp số cộng).
b, Cách 2:
- Nhập số đầu tiên của dãy số
- Đưa trỏ chuột vào góc dưới phải của ô vừa nhập
- Giữ phím Ctrl + kéo chuột cho dãy số cần nhập
Vì ngày tháng là một dạng đặc biệt của kiểu số nên nếu bạn muốn điền nhanh
ngày tháng thì cũng có thể sử dụng các cách trên.
89 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
40. Lấp đầy các giá trị số trên một vùng
Bảng tính Excel cho phép bạn lấp đầy giá trị số vào một vùng dữ liệu xác định
trước (với tính năng này bạn cũng có thể điền số tự động được)
- Nhập giá trị vào ô đầu tiên
- Bôi đen vùng cần điền (có thể là cột hoặc dòng hoặc một vùng)
- Vào Edit -> Fill -> Series…
- Series in:
Rows: Điền giá trị theo dòng
Columns: Điền giá trị theo cột
- Type:
Linear: theo tuyến tính (chiều dọc hoặc ngang)
Growth: điền dãy số theo cấp số nhân
Date: điền giá trị kiểu ngày tháng
AutoFill: tự động điền số hoặc ngày tháng theo Step value là 1
- Date unit: chỉ áp dụng với điền giá trị kiểu ngày tháng Day: tuần tự tăng, giảm theo ngày
Weekday: tuần tự tăng, giảm theo ngày làm việc trong tuần (trừ ngày thứ 7
và Chủ nhật)
Month: tuần tự tăng, giảm theo tháng
Year: tuần tự tăng, giảm theo năm
- Step value: gõ vào giá trị bước nhảy (số âm: bước nhảy giảm, số dương: bước
nhảy tăng
- Stop Value: giá trị tối đa của dãy số
Ngoài ra bạn có thể lấp đầy các giá trị nhanh hơn mà không cần vào hộp thoại
Series: Vào Edit -> Fill
- Down: Lấp đầy xuống dưới
- Right: Lấp đầy sang phải
- Up: Lấp đầy lên trên
- Left: Lấp đầy sáng trái
90 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
41. Thao tác với dòng
a, Thêm dòng
- Với thao tác chèn dòng thì dòng mới sẽ được chèn lên trên dòng hiện tại.
- Cách 1: Đặt con trỏ tại dòng cần chèn, vào Insert -> Rows
- Cách 2: Click chuôt phải vào tên dòng cần chèn, chọn Insert
- Cách 3: Click chuột phải vào ô tại dòng cần chèn, chọn Insert -> chọn vào
Entire rows -> Ok
b, Xoá dòng
- Đặt con trỏ tại dòng cần xoá, vào Edit -> Delete… -> chọn Entire row -> Ok
- Click chuột phải vào tên dòng cần xoá, chọn Delete
c, Ẩn/Hiện dòng
Đôi khi với bảng tính quá dài bạn cần ẩn đi một số dòng không hay dùng cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau
- Bôi đen các dòng cần ẩn, vào Format -> Row -> Hide
- Khi cần xem lại các dòng đã ẩn, bạn bôi đen hai dòng kề với vùng ẩn (nếu ẩn
dòng 3 và 4 thì bạn phải bôi đen dòng 2-5) -> vào Format -> Row -> Unhide
d, Chiều cao của dòng
Nếu muốn thay đổi chiều cao của dòng bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào
đường phân cách giữa 2 tên dòng và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:
Vào Format -> Row -> Height, gõ vào chiều cao của dòng -> Ok
Bạn có thể fix chiều cao của ô tương ứng với dữ liệu có trong ô bằng cách vào Format -> Row -> AutoFit hoặc click đúp chuột vào đường phân cách giữa 2 tên
dòng.
91 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
42. Thao tác với cột
a, Thêm cột
- Với thao tác chèn cột thì cột mới sẽ được chèn sang bên trái cột hiện tại.
- Cách 1: Đặt con trỏ tại cột cần chèn, vào Insert -> Columns
- Cách 2: Click chuôt phải vào tên cột cần chèn, chọn Insert
- Cách 3: Click chuột phải vào ô tại cột cần chèn, chọn Insert -> tick vào Entire
columns -> Ok
b, Xoá cột
- Đặt con trỏ tại cột cần xoá, vào Edit -> Delete… -> chọn Entire column -> Ok
- Click chuột phải vào tên cột cần xoá, chọn Delete
c, Ẩn/Hiện cột
Đôi khi với bảng tính quá rộng bạn cần ẩn đi một số cột không cần thiết cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau
- Bôi đen các cột cần ẩn, vào Format -> Column -> Hide
- Khi cần xem lại các cột đã ẩn, bạn bôi đen hai cột kề với vùng ẩn (nếu ẩn cột C,
D và E thì bạn phải bôi đen từ cột B-F) -> vào Format -> Column -> Unhide
d, Độ rộng của cột
Nếu muốn thay đổi độ rộng của cột bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào
đường phân cách giữa 2 tên cột và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:
Vào Format -> Column -> Width…, gõ vào độ rộng -> Ok
Bạn có thể fix đô rộng của cột tương ứng với dữ liệu có trong cột bằng cách vào Format -> Column -> AutoFit Selection hoặc click đúp chuột vào đường phân
cách giữa 2 tên cột.
92 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
43. Thao tác với ô
a, Chèn thêm ô
Đặt con trỏ tại ô cần thêm, vào Insert -> Cells… hoặc click chuột phải vào ô cần
thêm chọn Insert
- Shift cells right: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ đẩy sang bên phải - Shift cells down: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ bị đẩy xuống dưới
b, Xoá bớt ô
Đặt con trỏ tại ô cần xoá, vào Edit -> Delete… hoặc kích chuột phải vào ô cần
xoá chọn Delete…
- Shift cells left: xoá một ô và dữ liệu sẽ dồn sang bên trái
- Shift cells up: xoá ô và kéo dữ liệu từ dưới lên
44. Thao tác với Sheet (Worksheet)
a, Thêm sheet mới
- Worksheet mới sẽ được thêm vào bên trái của Sheet hiện tại
- Cách 1: Vào Insert -> Worksheet - Cách 2: Click chuột phải vào tên sheet, chọn Insert... -> chọn Worksheet -> Ok
b, Thêm sheet là bản sao từ một sheet khác
Thực chất công việc này là bạn tạo ra một sheet mới có nội dung bên trong hoàn
toàn giống với sheet đã có, thao tác như sau
- Click chuột phải vào tên sheet muốn sao chép chọn Move or Copy…
- To book: là tên tệp đang chứa Sheet gốc
- Before sheet: là vị trí đặt Sheet mới ở trước sheet nào (trong ví dụ này là trước
Sheet1 hoặc Sheet2 hoặc Sheet3 hoặc đặt ở cuối cùng
- Create a copy: là có tạo ra một bản copy hay không, nếu bạn không chọn lựa
chọn này thì công việc bạn làm chỉ có tác dụng di chuyển Sheet.
c, Di chuyển và đổi tên Sheet
- Bạn có thể làm theo cách trên để di chuyển sheet hoặc đơn giản chỉ cần sử dụng
chuột kéo thả sheet nào đó vào vị trí cần thiết.
- Nếu muốn đổi tên sheet nào thì bạn click đúp chuột vào tên sheet đó hoặc click
chuột phải vào tên sheet cần đổi chọn Rename.
93 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
d, Xoá bỏ sheet
- Chú ý là khi xoá bỏ một sheet thì bạn không thể Redo lại được, vì vậy trước khi
xoá sheet nào bạn phải chắc chắn.
- Cách 1: Click đúp chuột phải vào Sheet cần xoá, chọn Delete
- Cách 2: Chọn Sheet cần xoá, vào Edit -> Delete Sheet
Vậy là với nội dung bài này, nếu bạn đọc kỹ từng mục thì việc hoàn toàn làm
chủ bảng tính chỉ còn vấn đề thực hành nữa thôi. Bạn có thể sử dụng bài tập của
bài trước để thực hiện một số thao tác cơ bản với bảng tính của mình nhé. Chúc
bạn thành công!
45. Logo trong Header, Footer của Excel
Bằng cách nào thêm logo vào Header và Footer trong một văn bản Excel? Trong
Word thì dễ nhưng Excel có cơ chế khác. Tôi không biết cách nào để thực hiện
ngay cả trong VBA.
Bằng cách nào thêm logo vào Header và Footer trong một văn bản Excel? Trong
Word thì dễ nhưng Excel có cơ chế khác. Tôi không biết cách nào để thực hiện
ngay cả trong VBA.
Đúng vậy, bạn không thể dán hình ảnh lên header hay footer của Excel. Hộp đối
thoại không chấp nhận bất cứ thứ gì ngoài văn bản. Nhưng Print Title của Excel
có thể giải quyết được một nửa vấn đề bạn nêu. Print Title cho phép bạn lặp lại
những dòng đã thiết kế ở đầu hay ở lề trái mỗi trang in. Bất cứ thứ gì bạn đặt
trong những dòng này, gồm cả hình ảnh sẽ xuất hiện trên mỗi trang.
Để vào Print Title Setting, chọn Page Setup từ File menu và nhấn trang Sheet.
Vào hộp đối thoại "Row to Repeat at top". Sau đó bạn có thể chọn hoặc gõ vào
số dòng cho thích hợp. Ví dụ để chỉ những dòng từ 1 đến 9 ta gõ vào $1:$9.
Bạn có thể kết hợp Print Title với những header thông thường. Nếu bạn đặt lề
trên (top margin) dù nhỏ, title và header có thể chồng lấp lên nhau. Để thay đổi
lề trên, chỉ cần trỏ tới Top Margin trong hộp đối thoại Page Setup.
94 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
46. Giá trị thời gian âm trong Excel
Quý báo có biết cách nào xử lý những giá trị thời gian âm trong một phép tính
không?
Chẳng hạn, tôi dự định làm việc 8 giờ mỗi ngày nhưng chỉ làm việc 7 tiếng, tôi
đã bị "âm" một giờ. Microsoft khuyên rằng tôi có thể chuyển đổi kết quả sang
chuỗi như ví dự sau đây =TEXT(ABS(A1-A2),"-h:mm:ss") với (A1<A2). Nhưng tôi không thể dùng chuỗi trong những tính toán phụ vì đâu có thể cộng trừ nhân
chia chữ.
Thêm nữa, quý báo có cách nào nhập thời gian vào một biểu thức thay vì cứ phải
dùng địa chỉ ô? Chẳng hạn, tôi không thể lấy 8:00 trừ 2:00 bằng cách viết =08:00
- 2:00. Tôi thực hiện như thế nào đây?
Excel ghi nhận giá trị thời gian như là tỷ số của ngày, bất kể chúng được thể hiện
như thế nào. Như thế, 6 giờ sáng được chứa bên trong như là một phân số - 0,25;
12 giờ trưa là 0,50; 6 giờ chiều sẽ là 0,75 và v.v... Lấy thời gian này trừ thời gian
kia (hay là cộng) cũng cho ra kết quả là một phân số. Nếu kết quả là số dương
Excel sẽ thể hiện kết quả như là một giá trị thời gian. Nếu kết quả là âm, Excel
không thể. Vì thế bạn không thể lấy 8:00 trừ 9:00 và xem kết quả như là một giá
trị thời gian. Tuy nhiên bạn có thể chuyển đổi kết quả từ phân số sang số giờ, đơn giản bằng cách nhân nó với 24. Vì vậy bạn có thể đơn giản hóa lệnh
=TEXT(ABS(A1-A2), "h:mm:ss") bằng công thức =24*(A1-A2) trong đó A1 và
A2 chứa các giá trị giờ và A1 nhỏ hơn A2.
Sau khi bạn bỏ đi cách định dạng thời gian mà Excel chắc chắn sẽ cố áp đặt lên
kết quả này (bạn có thể thay thế bằng bất kỳ định dạng nào của kiểu số), bạn sẽ
thấy được con số kết quả -1 xinh xắn. Bạn có thể nhận được một tập hợp các kết
quả với bất kỳ loại số nào.
Trả lời câu hỏi thứ hai, chúng tôi nghĩ bạn có thể dùng lệnh sau:
=24*(TIMEVALUE(*8:00)-TIMEVALUE("2:00")) để lấy 8:00 trừ 2:00 trực
tiếp trong công thức.
95 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
47. Nhận dạng công thức
Đã bao nhiêu lần bạn vô tình xóa hoặc ghi chồng lên những ô có chứa công
thức? Có giải pháp chống ghi lên những ô quan trọng và giải pháp khác là đặt cờ
hiệu cho những ô này.
Có một kỹ thuật thông minh dùng tính năng định dạng có điều kiện của Excel
97 để định dạng đặc biệt những ô có chứa công thức, nhưng vài trường hợp lại
không thực hiện được. Ví dụ, với kỹ thuật này, bạn có thể thiết đặt sao cho ô chứa công thức có màu
vàng hoặc ô chứa giá trị âm thì được làm đậm.
Với Excel 97 hoặc mới hơn, thực hiện những bước sau: 1. Chọn Insert.Name. Define.
2. Trong khung hội thoại Define Name, nhập CellHasFormula vào khung là
'Names in workbook' rồi gõ =GET.CELL(48,INDIRECT ("rc",FALSE)) trong
khung `Refers to'. 3. Nhấn Add rồi OK.
4. Đánh dấu những ô bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện. 5. Chọn Format. Conditional Formatting.
6. Trong khung hội thoại Conditional Formatting, chọn Formula Is từ danh
sách thả xuống rồi gõ =CellHasFormula vào ô kế bên (hình 2). Thao tác này sẽ
áp dụng định dạng có điều kiện bất cứ lúc nào công thức có giá trị là 'True'.
Hình . Dùng định dạng có điều kiện để định dạng tự động cho các ô trong một
vùng được chọn.
96 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
7. Nhấn nút Format rồi chọn loại định dạng bạn muốn. Nhấn OK.
Khi đã thực hiện xong các bước trên, những ô có chứa công thức trong vùng
bạn đã đánh dấu ở bước 4 sẽ hiển thị định dạng bạn chọn. Thế kỹ thuật này làm
việc như thế nào? Điểm mấu chốt là tạo một công thức như ở bước 2. Công thức
này không có mặt trong ô như những công thức chuẩn nhưng vẫn hoạt động như
một công thức bằng cách trả về giá trị, trong trường hợp này là 'True' hoặc
'False'. Công thức dùng hàm GET.CELL là một phần của ngôn ngữ macro XLM và không thể dùng trực tiếp trong bảng tính. Tham số đầu tiên của hàm dùng giá
trị 48 để trả về AàTrue' nếu ô có chứa công thức. Hàm INDIRECT về căn bản là
tạo tham chiếu đến từng ô trong vùng đã chọn.
48. Bỏ phần chú dẫn biểu đồ trong Excel
Hãy tưởng tượng một chút, khi bạn tạo một biểu đồ trong Excel chỉ với một
thông số dữ liệu thì việc để phần chú dẫn là không cần thiết. Để loại bớt "phần
thừa" này, bạn có thể click chuột phải lên biểu đồ, vào phần Chart Options >
Chart Legend, bỏ dấu tick trước mục Show legend. Đơn giản và nhanh chóng
hơn, hãy click trực tiếp lên phần chú dẫn rồi nhấn Delete. Cũng với cách làm
tương tự, bạn có thể chỉnh sửa, bỏ màu nền và các trục theo ý muốn.
97 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
49. "hidden" cột khỏi bảng tính
Khi in, bạn không nhất thiết phải in toàn bộ dữ liệu
trên bảng tính. Với những dữ liệu chỉ cần cho việc tính toán, không "dính" đến
nội dung, hãy "hô biến" chúng trước khi in. Một số người lựa chọn phương pháp
cách ly phần dữ liệu tính toán ở một khu vực hoặc sheet khác. Sau đó, chỉ chọn
những nội dung quan trọng để in bằng cách bôi đen. Tuy nhiên, nhược điểm của
cách làm này là tốn không ít thời gian để chuyển đổi giữa các sheet. Cách đơn giản nhất là "úm ba la" biến các cột ra khỏi bảng tính. Chúng chỉ tạm
thời "tàng hình" nên không hề ảnh hưởng đến dữ liệu, kết quả tính toán. Đầu
tiên, bạn hãy chọn những cột cần "tàng hình", click phải chuột lên phần tên của
các cột rồi chọn Hide. Ngay lập tức, những cột được chọn đã "bốc hơi". Khi cần
chỉnh sửa, bạn bôi đen những cột ở hai bên phần hiện đang ẩn. Ví dụ, bạn sẽ
chọn cột B và E nếu cần "lôi ra ánh sáng" cột C và D, click chuột phải lên những
cột được bôi đen và chọn Unhide.
Thao tác tương tự nếu bạn muốn giấu các dòng. Ngoài ra, một số phím tắt như
Ctrl + 0 giúp giấu cột, Ctrl + 9 để giấu dòng, Ctrl + Shift +) tương đương với
lệnh Unhide dành cho cột và Ctrl + Shift + (sẽ giải cứu những dòng đang ẩn mặt.
98 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
50. Chuyển cơ sở dữ liệu từ Excel vào dữ liệu Address Book
Hỏi: Tôi có file Excel với các cột: Họ và tên, Địa chỉ, Số điện thoại... Xin hỏi
cách chuyển cơ sở dữ liệu này vào dữ liệu Address Book của Windows XP?
Đáp: Về cơ bản, bạn có thể dùng tiện ích “Address book” của WinXP để quản lý
danh sách “Address book” của WinXP. Tiện ích “Address book” cho phép
import/export dữ liệu từ/tới nhiều định dạng khác nhau, trong đó định dạng cơ bản nhất là văn bản thô. Tuy nhiên để tiện ích “Address book” hiểu được các
thông tin trong 1 database nào đó (như Excel) thì worksheet Excel của bạn cần
tuân thủ một số qui định, thí dụ mỗi hàng (record) Excel chỉ nên chứa các field
được hiểu bởi “Address book” như “First Name”, “Last Name”... Để có thể tạo
được 1 worksheet Excel chứa đúng những thông tin mà trình “Address book”
hiểu, bạn có thể tiến hành tuần tự các thao tác sau đây:
1. chạy tiện ích “Address book” (bằng cách chọn Start.All
Programs.Accessories.Address book), nếu hiện tại chưa có 1 record thông tin
nào thì bạn hãy chọn menu File.New contact... rồi nhập vào 1 số thông tin cho
đối tác mong muốn.
2. chọn menu File.Export.Other Address book để hiển thị cửa sổ “Address book
Export Tool”, chọn mục “Text File”, chọn button “Export” và xác định file văn bản chứa kết quả. Khi cửa sổ CSW Export hiển thị, bạn hãy đánh dấu chọn vào
tất cả các mục trong danh sách rồi chọn button Finish để chương trình xuất thông
tin ra file qui định. Nếu bạn dùng WordPad mở file văn bản kết quả ra xem thì sẽ
thấy nhiều hàng, hàng đầu gồm nhiều tên field cách nhau bởi dấu phẩy, mỗi hàng
còn lại miêu tả 1 account đối tác. Bạn không nên hiệu chỉnh trực tiếp file này vì
dễ nhầm lẫn.
3. chạy Excel, chọn menu File.Open, xác định file văn bản cần mở, khi cửa sổ
“Text Import Wizard” hiển thị, bạn hãy đánh dấu chọn option “Delimited”, chọn
button “Next”, chọn checkbox “Comma”, bỏ chọn checkbox “Tab” rồi chọn
button Finish. Excel sẽ hiển thị thông tin trên 1 worksheet, hàng đầu chứa các tên
field, các hàng còn lại mỗi hàng chứa thông tin của 1 đối tác. Bạn có thể thêm,
bớt, hiệu chỉnh các cell thông tin theo ý muốn. Khi hoàn thành quá trình cập nhật
thông tin, bạn chọn menu File.Save As để lưu kết quả theo định dạng text file
ban đầu.
4. chạy lại tiện ích “Address book”, chọn menu File.Impor t.Other Address book
để hiển thị cửa sổ “Address book Import Tool”, chọn mục “Text File”, chọn
button “Import” và xác định file văn bản chứa thông tin cần Import rồi chọn
button Next, Finish để import các thông tin từ file văn bản vào.
99 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
51. kiểm tra việc nhập liệu có bị sai so với cột chuẩn không?
Excel cho phép ta khai báo một số hàm sự kiện cho một số sự kiện trên từng
worksheet Excel, thí dụ hàm Worksheet_SelectionChange() sẽ được kích hoạt
mỗi lần ta thay đổi cell làm việc trong worksheet tương ứng, do đó bạn có thể
kiểm tra việc nhập liệu trong 1 cột nào đó có đúng qui định không thông qua
hàm xử lý sự kiện Worksheet_SelectionChange().
- Chạy Excel, mở file Excel chứa bảng tính dữ liệu của bạn.
- nhập danh sách mã hàng hóa hợp lệ vào worksheet, thí dụ từ cell P1 tới cell
P20.
- chọn menu Tools.Macro.Visual Basic Editor để mở cửa sổ soạn code VBA.
- trong cửa sổ Project, dời chuột về mục Sheet1 (sheet chứa bảng số liệu), ấn kép
chuột vào nó để mở cửa sổ soạn code cho worksheet tương ứng.
- ấn chuột vào ListBox "Object" để hiển thị các đối tượng lập trình hiện có trong
worksheet tương ứng, chọn mục Worksheet để tạo hàm
Worksheet_SelectionChange() cho worksheet này.
- Soạn code cho hàm Worksheet_SelectionChange() theo yêu cầu kiểm tra của
bạn:
'khai báo hằng miêu tả cột đầu và cuối của bảng dữ liệu Const StartRow = 2
Const EndRow = 33
Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
Dim Val As String
Dim r As Integer
'kiểm tra nếu cell không phải là cột A thì thôi
If Target.Offset.Column <> 1 Then Exit Sub
r = Target.Offset.Row - 1
'kiểm tra nếu cell không nằm trong phạm vi thì thôi
If (StartRow <= r) And (r <= EndRow) Then
Val = Target.Cells(0, 1).Value
'kiểm tra nội dung cell có hợp lệ không
kq = Application.VLookup(Val, Range("$P$1:$P$20"), 1)
If IsError(kq) Or (kq <> Val) Then MsgBox "Ban da nhap sai ma hang : " & Val
End If End Sub
Do đối số của hàm Worksheet_SelectionChange() xác định vị trí cell hiện hành
chứ không phải là vị trí cell cũ (vừa bị thay đổi nội dung), muốn để hàm trên
hoạt động đúng theo yêu cầu thì sau khi nhập mới nội dung 1 cell của cột mã
hàng hóa, bạn phải dùng phím Enter hay ¯ để kích hoạt được hàm kiểm tra trên.
100 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
52. Không cho ghi chú hay chỉnh sửa tập tin Excel
Hỏi: Tôi có một bảng tính Excel, tôi muốn cho bạn bè cùng sử dụng nhưng
không cho họ ghi chú trên tập tin Excel của mình thì có được không?
Trả lời:
Để không cho người khác ghi chú hay chỉnh sửa nội dung tập tin Excel của
mình, bạn có thể thiết lập mật khẩu bảo vệ cho tập tin Excel. Cách thực hiện như sau:
- Mở tập tin Excel cần bảo vệ > vào menu Tool > chọn Protection > Protect
Sheet > xuất hiện hộp thoại Protect Sheet > bạn nhập Password rồi nhấn OK >
xuất hiện hộp thoại Confirm Password > nhập lại Password một lần nữa rồi nhấn
OK. Thế là xong
53. Gỡ bỏ mật khẩu bảo vệ sheet của Excel
Để bảo vệ các tập tin Excel khỏi sự sửa chữa, bạn thường thiết lập mật khẩu bảo
vệ (menu Tools > Protection > Protect sheet). Nhưng nếu một ngày xấu trờ i nào
đó bạn cần chỉnh sửa gấp một tập tin Excel nhưng lại không thể nhớ mật khẩu là
gì. Nếu bạn “ráng” chỉnh sửa thì sẽ nhận được thông báo như sau:
Để giải quyết sự cố này, có một giải pháp rất hiệu quả mà cách thực hiện lại đơn
giản.
Trước tiên, bạn mở tập tin Excel cần sửa, chọn menu Tools > Macro > Visual
Basic Editor và nhấp đúp vào Sheet đã tạo mật khẩu bảo vệ.
Tiếp theo, bạn nhập đoạn mã sau vào và nhấn menu Run > Run Sub/UserForm
để chạy.
Bạn chờ một lúc, sau khi hoàn tất bạn trở lại bảng tính Excel và bây giờ thì bạn
có thể chỉnh sửa dữ liệu được rồi!
101 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Sub PasswordBreaker()
Dim i As Integer, j As Integer, k As Integer
Dim l As Integer, m As Integer, n As Integer
Dim i1 As Integer, i2 As Integer, i3 As Integer
Dim i4 As Integer, i5 As Integer, i6 As Integer
On Error Resume Next For i = 65 To 66: For j = 65 To 66: For k = 65 To 66
For l = 65 To 66: For m = 65 To 66: For i1 = 65 To 66
For i2 = 65 To 66: For i3 = 65 To 66: For i4 = 65 To 66
For i5 = 65 To 66: For i6 = 65 To 66: For n = 32 To 126
ActiveSheet.Unprotect Chr(i) & Chr(j) & Chr(k) & _
Chr(l) & Chr(m) & Chr(i1) & Chr(i2) & Chr(i3) & _
Chr(i4) & Chr(i5) & Chr(i6) & Chr(n)
If ActiveSheet.ProtectContents = False Then
ActiveWorkbook.Sheets(1).Select
Range(“a1”).FormulaR1C1 = Chr(i) & Chr(j) & _
Chr(k) & Chr(l) & Chr(m) & Chr(i1) & Chr(i2) & _
Chr(i3) & Chr(i4) & Chr(i5) & Chr(i6) & Chr(n) Exit Sub
End If
Next: Next: Next: Next: Next: Next
Next: Next: Next: Next: Next: Next
End Sub
102 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
54. Bảo vệ ô chứa công thức trong MS Excel
để tránh sự “dòm ngó” của người dùng Để
tạo ra một bảng tính Excel với nhiều công
thức cả đơn giản và phức tạp không phải là
một việc dễ dàng vì nó đòi hỏi rất nhiều
thời gian và công sức. Vì thế để tránh chỉnh sửa công thức trên bảng tính, ta thường
thiết lập mật khẩu bảo vệ cho bảng tính
bằng cách chọn menu Tools > Protection >
Protect Sheet. Tuy nhiên, cách này có vẻ
bất tiện vì cả bảng tính đều bị khóa và
không thể thao tác gì được.
Có một cách khác tiện lợi hơn vì nó cho
phép bạn chỉ khóa riêng những ô chứa công thức, các ô còn lại bạn vẫn có thể
làm việc bình thường.
Cách thực hiện rất đơn giản như sau:
- Trước tiên, bạn nhấn Ctrl+A để chọn toàn bộ bảng tính. Sau đó, bạn nhấp chuột
phải lên bảng tính và chọn Format Cells, hộp thoại Format Cells xuất hiện, bạn
chọn thẻ Protection rồi bỏ dấu chọn của mục Locked và mục Hidden (nếu có). Xong nhấn OK.
- Tiếp theo, bạn chọn các ô chứa công thức, nhấn chuột phải và chọn Format
Cells. Trong hộp thoại Format Cells vừa xuất hiện, bạn đánh dấu chọn cho mục
Locked và Hidden rồi nhấn OK.
- Cuối cùng, bạn chọn menu Tools > Protection > Protect Sheet để thiết lập mật
khẩu bảo vệ cho các ô chứa công thức. Hộp thoại Protect Sheet xuất hiện, bạn
nhập mật khẩu bảo vệ vào ô Password to unprotect sheet rồi nhấn OK. Trong
103 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
hộp thoại Confirm Password, bạn nhập mật khẩu lại lần nữa rồi nhấn OK là
xong.
Bây giờ quay trở lại bảng tính, bạn sẽ thấy các ô dữ liệu chỉ hiển thị giá trị đã
tính toán mà không xuất hiện công thức trong ô hoặc trên thanh Formular Bar
khi bạn nhấn chuột vào ô đó
104 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
55. Dùng hàm RANDBETWEEN
trong MS Excel để lựa chọn ngẫu nhiên
.
.
Tạo một danh sách những người có cùng điều kiện trúng giải
Nhập hàm RANDBETWEEN với cú pháp: =RANDBETWEEN(số x, số y), có
nghĩa là hàm sẽ chọn ra một số nguyên ngẫu nhiên có giá trị nằm giữa số x và số
y (có thể bằng x hoặc bằng y)
Lưu ý nếu làm đúng cú pháp mà hàm này báo lỗi, bạn vào Tools – Add-Ins, đánh
dấu chọn vào Analysis ToolPak để bổ sung.
105 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
C. Ms Power Point:
1. Giấu slide
Trong bản trình diễn Microsoft PowerPoint, đôi khi bạn muốn ẩn đi một slide nào đó – slide thông tin tham khảo hay giải thích thêm làm rõ nghĩa chẳng hạn –
và chỉ truy cập đến slide này khi nào cần thiết. Slide được ẩn đi sẽ không được
hiện lên trên màn hình trình diễn trừ khi bạn ra lệnh cho PowerPoint truy cập đến
slide đó.
Để ẩn một slide trước tiên bạn hãy chuyển con trỏ chuột về slide bạn muốn giấu
đi rồi vào Slide Show | Hide Slide.
Bạn hãy khi nhớ số thứ tự của slide bị ẩn đi đó để trong quá trình trình diễn bạn
có thể dễ dàng truy cập đến slide ẩn đó bằng cách nhấn phím số thứ tự của slide
ẩn và ấn Enter. Nếu bạn có nhiều slide ẩn và không nằm theo thứ tự nào cả thì
bạn có thể dùng phím tắt H để chuyển đến slide ẩn tiếp theo. Để quay trở lại bài
trình diễn, bạn hãy nhắp chuột phải vào màn hình trình diễn và chọn Go |
Previous Viewed. (Lệnh này có thể khác ở những phiên bản PowerPoint khác
nhau).
Hoặc bạn có thể tạo ra một nút bấm chuyển đổi slide trên màn hình trình diễn
của bạn bằng cách vào Slide Show | Action Settings.
2. Căn chỉnh đối tượng
Trong PowerPoint, bạn hoàn toàn có thể tự
động đặt vị trí hay căn chỉnh các đối tượng
mà không cần phải sử dụng đến lưới (grid)
hay hướng dẫn (guide). Để thực hiện tác
vụ này bạn hãy thử các sau đây.
Trước tiên bạn hãy lựa chọn tất cả các đối
tượng cần căn chỉnh vị trí (lưu ý khi lựa chọn nhiều đối tượng bạn hãy giữ phím
Ctrl). Sau đó bạn chọn nút Draw – nút này nằm ở góc tận cùng bên tay trái cửa
sổ PowerPoint, ngay trên nút Start của Windows – và chọn vào “Align or
Distribute” sau đó chọn một mô hình căn chỉnh thích hợp với bạn trong số những
mô hình mà PowerPoint đưa ra.
106 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
3. Mỗi slide mỗi màu nền khác nhau
Nếu bạn muốn bản trình diễn của mình thêm đa dạng phong phú bằng cách đặt
màu nền cho mỗi slide hoặc một nhóm slide khác nhau. Để thực hiện tác vụ này
bạn hãy thử cách sau đây.
Lựa chọn slide hay một nhóm slide bạn muốn đặt màu nền khác với những slide khác, chọn Format | Slide Background. Trong cửa sổ Slide Background, sau khi
bạn đã lựa chọn màu nền thích hợp, hãy đánh dấu chọn vào ô “Omit background
graphics from master” sau đó chọn Apply. Bạn đã được như ý muốn.
4. Di chuyển đối tượng chính xác hơn
Nếu bạn sử dụng chuột để di chuyển đối tượng trong một khoảng nhỏ thì nhiều
khi không chính xác và đạt yêu cầu cho lắm. Bạn hãy dùng bàn phím thay thế.
Trước tiên hãy lựa chọn đối tượng bạn muốn di chuyển và dùng các phím mũi
tên lên-xuống-sang trái-sang phải để di chuyển đối tượng của bạn. Mỗi lần di
chuyển như vậy đối tượng sẽ di chuyển
5. Trình diễn từng slide riêng biệt
Trong khi bạn soạn thảo và trình bày từng slide của mình, đôi khi bạn muốn xem
trước xem slide đó hiện trên màn hình trình diễn như thế nào. Nhưng nếu dùng
tính năng xem trước của PowerPoint bạn sẽ lại phải xem tất cả các slide và trên
màn hình trình diễn toàn màn hình. Vậy hãy thử ấn và giữ thêm phím Ctrl mỗi
khi bạn chọn View Show | Slide Show. Chỉ riêng slide bạn đang chỉnh sửa hiện
ra trong một cửa sổ nhỏ và rất thuận tiện cho bạn đó. Để tắt màn hình đó bạn hãy
click chuột phải và chọn End Show.
107 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
6. Nhúng trực tiếp flash vào PowerPoint
Không cần nhờ đến một phần mềm
nào khác, thủ thuật hướng dẫn trong
bài viết này sẽ giúp bạn đưa những
đoạn phim flash vào các slide trình
chiếu của PowerPoint. Đoạn phim
flash này vẫn chạy cho dù trên máy không có cài một trình flash player
nào.
Thật là tuyệt vời nếu có thể thêm một
vài đoạn hoạt hình có tương tác - một
điểm rất độc đáo chỉ có ở các tập tin
flash (.SWF) - vào trong một bản trình bày (slideshow) được soạn bằng
PowerPoint. Trên LBVMVT số 71 có giới thiệu chương trình Swiff Point Player,
một trình hỗ trợ (add-in) giúp bạn dễ dàng nhúng các đoạn phim flash vào
PowerPoint. Thực ra với thủ thuật sau đây bạn có thể trực tiếp đưa các đoạn
phim flash vào PowerPoint mà không cần dùng đến một chương trình nào khác.
Cách thực hiện như sau:
- Trước tiên mở chương trình MS PowerPoint, vào trình đơn View > Toolbars >
Visual Basic. Trên thanh Visual Basic, bấm vào nút Control Toolbox để mở bảng Control Toolbox.
Trong bảng Control Toolbox, bấm vào nút More Controls để mở ra một danh
sách, kéo thanh trượt xuống dưới rồi bấm chọn dòng Shockwave Flash Object.
Đến đây bạn dùng chuột bấm vào một slide nơi muốn đặt đoạn phim flash, lập
tức nơi đó sẽ xuất hiện một khung hình vuông nhỏ. Bạn có thể dùng chuột rê vào
các cạnh ngoài hình vuông này để chỉnh kích thước. Bấm phải vào hình vuông
này rồi chọn Properties.
Trong bảng Properties này, bạn có thể thay đổi các thông số tùy ý cho đoạn phim
flash. Nếu không rành, bạn cứ để như mặc định nhưng quan trọng nhất là phải
nhập vào đường dẫn đến đoạn phim flash trên ổ cứng vào ô Movie của bảng này,
108 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
rồi bấm Enter. Cuối cùng bạn bấm F5 để xem kết quả
Như vậy bạn đã có thể nhúng một đoạn phim flash bất kỳ vào một slide trong
PowerPoint mà không cần dùng đến chương trình nào khác. Điểm đặc biệt là các
tính năng tương tác có trong đoạn phim flash vẫn được giữ nguyên khi trình
chiếu trên PowerPoint. Cách này cũng có thể được dùng để play các đoạn phim
flash khi máy bạn không cài một chương trình flash player.
109 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
II. Phím tắt
1. Tạo mới, chỉnh sửa, lưu văn bản
Ctrl + O mở tài liệu
Ctrl + S Lưu tài liệu
n bản
Ctrl + Z hoàn trả tình trạng của văn bản trước khi t hực hiện lệnh cuối cùng
Ctrl + Y phục hội hiện trạng của văn bản trước khi thực hiện lệnh Ctrl + Z
Shift + --> chọn một ký tự phía sau
Shift + <-- chọn một ký tự phía trước
Ctrl + Shift + --> chọn một từ phía sau
Ctrl + Shift + <-- chọn một từ phía trước
Shift + - chọn một hàng phía trên
Shift + ¯ chọn một hàng phía dưới
Ctrl + A chọn tất cả đối tượng, văn bản, slide tùy vị trí con trỏ đang đứng
110 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
2. Xóa văn bản hoặc các đối tượng.
Backspace (¬) xóa một ký tự phía trước
Delete xóa một ký tự phía sau con trỏ hoặc các đối tượng đang chọn.
Ctrl + Backspace (¬) xóa một từ phía trước.
Ctrl + Delete xóa một từ phía sau.
3. Di chuyển
.
4. Định dạng
.
.
111 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
5. n:
Ctrl + E Canh g
6. ng
.
.
7. Menu & Toolbars.
nh
.
.
.
.
.
.
112 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
8. i
i
1
113 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
9. i.
Ctrl + Shift + =3
Ctrl + =: 2O.
10. c v u
+
114 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
11. F:
- AutoText)
(tươ - Goto)
ools - Spellings and
Grammars)
(tươn - Save As...)
115 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
12. :
Shif
-
, Goto
-
Thesaurus).
.
)
.
( - + S)
116 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
13. :
(tươ - Print Preview).
).
.
ch .
.
Ctrl + F9 ch .
.
.
Ctrl + F12 (File - + O).
117 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
14. :
Ctrl + Shift +F3 chèn nội dung cho Spike.
Ctrl + Shift + F5 chỉnh sửa một đánh dấu (bookmark)
Ctrl + Shift + F6 di chuyển đến cửa sổ văn bản phía trước.
Ctrl + Shift + F7 cập nhật văn bản từ những tài liệu nguồn đã liên kết (chẵng
hạn như văn bản nguồn trong trộn thư).
Ctrl + Shift + F8 mở rộng vùng chọn và khối.
Ctrl + Shift + F9 ngắt liên kết đến một trường.
Ctrl + Shift + F10 kích hoạt thanh thước kẻ.
Ctrl + Shift + F11 mở khóa một trường
Ctrl + Shift + F12 thực hiện lệnh in (tương ứng File - Print hoặc tổ hợp phím
Ctrl + P).
15.
Alt + F1 di chuyển đến trường kế tiếp.
Alt + F3 tạo một từ tự động cho từ đang chọn.
Alt + F4 thoát khỏi Ms Word.
Alt + F5 phục hồi kích cỡ cửa sổ.
Alt + F7 tìm những lỗi chính tả và ngữ pháp tiếp theo trong văn bản.
Alt + F8 chạy một marco.
Alt + F9 chuyển đổi giữa mã lệnh và kết quả của tất cả các trường.
Alt + F10 phóng to cửa sổ của Ms Word.
Alt + F11 hiển thị cửa sổ lệnh Visual Basic.
118 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
16. F
Alt + Shift + F1 di chuyển đến trường phía trước.
Alt + Shift + F2 thực hiện lệnh lưu văn bản (tương ứng Ctrl + S).
Alt + Shift + F9 chạy lệnh GotoButton hoặc MarcoButton từ kết quả của những
trường trong văn bản.
Alt + Shift + F11 hiển thị mã lệnh.
17.
Ctrl + Alt + F1 hiển thị thông tin hệ thống.
Ctrl + Alt + F2 thực hiện lệnh mở văn bản (tương ứng Ctrl + O)
119 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
III. Những trang web về tin học văn phòng:
http://webketoan.com
mục tin học trong trang này là nơi bạn nên tham quan nhất trong số các trang
web về tin học văn phòng. với kiến thức từ cơ bản đến nâng cao, lập trình ứng
dụng với VBA; chắc chắn bạn sẽ thấy trình độ mình tăng tiến rất nhanh.
Khá nhiều sách và file ví dụ cho bạn tham khảo và học tập.
http://giaiphapexcel.com
chuyên thảo luận, trao đổi, chia sẻ ebook về excel và các ứng dụng trong mọi
ngành: kinh tế, giáo dục, xây dựng, kỹ thuật điện…
trang có thế mạnh về VBA và kho sách từ cơ bản đến nâng cao về excel.
http://quantrimang.com
mang dáng dấp kiểu echip. nên tham khảo.
http://ketcau.com
chuyên ứng dụng VBA trong xây dựng. có marco tính toán kết cấu được các
thành viên xây dựng nên rất nổi tiếng.
http://diendantinhoc.com
khá nhiều sách hay và phần mềm.
http://ddth.vn
thảo luận chung về cntt là thế mạnh. box tin học cơ bản cũng khá nhiều người
tham gia.
http://updatesofts.com/forums
chia sẽ ebook và phần mềm là thế mạnh, tuy nhiên bạn có thể kiếm được khá
nhiều sách hay về tin văn phòng.
http://www.edu.net.vn
nếu bạn muốn học nghiêm túc từ cơ bản, nên tham quan phần tài nguyên của
trang chủ bộ giáo dục này.
120 Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003
Cho đủ 120 trang.