ms project - neso

•MS Project

1.Funksjoner i MS Project

Per A. Nøkleby

Mob: 959 19 306

Mail: [email protected]

1. Etablering av ny MSP plan.

Trykk på: «Alternativer»

Trykk på : «Fil»

Liste kommer opp

•1. Settinger som bør sjekkes, I

Sjekk definisjon av arbeidstid,

timer pr uke og mnd.

Aktiviteter skal være satt til

«Automatisk planlagt»

Aktivitetstype = Fast varighet

•1. Settinger som bør sjekkes, II

To muligheter:

Automatisk planlagt: Aktivitet starter ut fra kobling mot andre

aktiviteter.

Manuelt planlagt: Aktivitetene forutsettes å bli tildelt en manuell

start tidspunkt i utgangspunktet. Koblinger er fortsatt mulig.

•1. Settinger som bør sjekkes, III

Tre muligheter:

Faste enheter: Default oppsett. Når en resurs blir tildelt en

oppgave på et antall timer, så står denne fast selv om antall dager

jobben går over øker.

Fast varighet: Varighet på oppgaven står fast, uavhengig av hvor

mange mann man setter på jobben.

Fast arbeid: Arbeidsmengde står fast. Dobler man manneinnsatsen

så halveres gjennomføringstid.

•1. Settinger som bør sjekkes, IV

Huk av for automatisk lagring

og ønsket tidsintervall

•1. Settinger som bør sjekkes, V

Huk av for å beregne

prosjektet etter hver

redigering.

• 2. Forutsetter at vi har etablert en plan med aktiviteter

•2. Hvor Topptekst og Bunntekst er

Trykk på «Utskriftsformat»

Topp tekst felt

Forklarings felt

Bunn tekst felt

•2.1. Topptekst og Bunntekst informasjon

Gå til fane «Fil», velg «Skriv ut»


•2.2. Toppteskt og Bunntekst informasjon

Ny sub-meny hvor side oppsett defineres

Topptekst = Header,

Bunntekst = Footer

•2.3. Topptekst informasjon

Ny sub-meny hvor topptekst defineres

Topptekst = Header, er

delt i tre felt, Venstre,

Midtfelt og Høyre

Det som ønskes av

teskt/figurer skrives i

dette feltet.

Noen standard valg

•2.4. Bunntekst informasjon

Ny sub-meny hvor bunntekst defineres

Bunntekst = Footer, er

delt i tre felt, Venstre,

Midtfelt og Høyre

Det som ønskes av


dette feltet.

Noen standard valg

•3. Hvor Forklarings felt er


Forklarings felt

•3.1 Forklaring

Ny sub-meny hvor Forklaring defineres

Forklaringsfelt, er delt

i tre , Venstre, Midtfelt

og Høyre

Det som ønskes av


dette feltet.

Noen standard valg

Forklaring av

stolpestiler

4. Fanene i båndet, «Aktivitet», «Ressurs», «Rapport», «Prosjekt», «Visning» og «Format»

Project 2010

Project 2016

I Project 2016 så er «Aktivitet» = «Oppgave» og «Rapport» er ny

4.1 Fanene i båndet, «Aktivitet»

4.1.1 Fanene i båndet, «Aktivitet»

Visninger av plan. «Gantt-

diagram» er den mest vanlige


Tekstlig

redigerings

knapper

Fremdrifts

rapportering

Innrykk/

disposisjonsnivå

Bryt en

aktivitet

Sett/

fjern

koblinger

Klipp/lim/

kopi


Planleggings

modus

Koblings

analyse Flytt aktivitet i tid


Redigering av

plan innhold

Informasjon om

en aktivitet =

høyreklikk på

aktivitet og velg

«Informasjon»

Notater i

Informasjonsfeltet

«Detaljer» er et felt

nederst på plan siden

som kan si noe om

forgjengere og

etterfølgere til en

aktivitet, bl. a.

Legg merket aktivitet på

tidslinjen.


Justerer

Gantt visning

til den

aktivitet man

måtte ønske å

se på.

Søk etter

tekst eller

tall verdier

i en

kolonne.

Redaksjonelle

knapper for

jobbing i

«Navn»

kolonnen

4.2 Fanene i båndet, «Ressurs»

Project 2010

Project 2016

4.2.1 Fanene i båndet, «Ressurs»

Ressurs relaterte

skjemaer.

Første liste å starte

med er «Ressursliste».


Marker en aktivitet og

klikk på «Tildel ressurser».

Sub-menyen

«Ressurstildeling» kommer

opp. Her velges ressurser

og prosentvis bidrag.


Hvilken ressurs liste skal

brukes?


Legg til ressurs type i

«Ressursliste».

Ny linje kommer på linjen

nedenfor markert linje,

d.v.s. linje 5 i eksempelet.


Legg til informasjon

knyttet til en bestemt

ressurs. Dette kan gå på

tidsbegrensning, jobb

bidrag og kalender for

vedkommende.


Legg til notater knyttet til

en bestemt ressurs. Denne

informasjonen blir liggende

under «Notat» fanen i

«Ressursinformasjon»

«Detaljer» viser

hvilke oppgaver en

gitt ressurs har blitt

tildelt.


Utjevning av belastning på ressurser og

omfordeling på aktiviteter.

Advarsel: Kan hende systemet gjør

justeringer som man ikke ser

rekkevidden av!

4.2.8 Fanene i båndet, «Visning» relatert ressurs

«Ressurs liste» ligger også under fane «Ressurs», har vært igjennom denne.

«Ressurs belegg» ligger også under fane «Aktivitet» under nedtrekks meny.

Denne visning viser grafisk belegg pr person.

«Andre visninger» ligger under fane «Aktivitet» under nedtrekks meny.

Se for øvrig punktene 4.5.6 – 4.5.9

4.3 Fanene i båndet, «Rapport»

4.3.1 Fanene i båndet, «Rapport»

Funksjonen «Visuelle

rapporter» er flyttet til

egen fane, «Rapport», i

Project 2016.

Rapporter fordrer at

man følger opp på

timer eller kost.

Project 2016

Project 2010

4.3.2 Fanene i båndet, «Prosjekt», 2010 versjon

Trykker man på

«Rapporter», så

kommer nytt felt opp.

Her kan man få opp

forskjellige statistiske

data om prosjektet,

enten pre-definert,

eller selvvalgt.


Det enkleste er at de to prosjekter som skal

sammenlignes er begge åpne. Hvis man

sammenligner to versjoner la den nyeste

være den som vises på skjermen. Trykk på

knappen.


Den fil som var vist på skjermen er

utgangspunktet for sammenligningen.

Den fil som det skal sammenlignes med

velges på neste linje. Fil nr 2 som er oppe

kommer da som forslag.


Etter sammenligning er kjørt kommer det

opp en tre-delt skjerm. De to filene som var

utgangspunktet for sammenligning nederst

og sammenlignings fil øverst.

Hver linje i planene kommer ut

med to Gantt stolper, en for

hver fil slik at forskjellene er

lette å se. Rappporten kan

lagres.


De forskjellige rapportene er i hovedsak

interessante dersom prosjektet følges opp

på timer eller kost. Her må man prøve seg

frem og finne ut hva som er relevant og

passer.

4.4 Fanene i båndet, «Prosjekt»

4.4.1 Fanene i båndet, «Prosjekt»

Definerer viktige prosjekt

parametere.


Konfigurasjon av

egendefinerte felt, som nytt

navn, formler og betingelser


Viser liste av aktiviteter

koblet til eksterne

prosjekter (filer).

Forutsetter at kobling er

gjort mellom prosjekter.


Definisjon av

WBS kode.

WBS kode.

Har WBS noen

særlig verdi =

Nei.

4.4.5 Fanene i båndet, «Prosjekt» (repetisjon)

Definisjon av

kalender og

arbeidstid.

Meget viktig!


Denne knappen

har kun verdi

dersom basis

funksjon er

skrudd av i:

Alternativer/

Tidplan/Beregn

prosjekt etter

hver redigering


1. Trykk på knappen

«Angi opprinnelig

plan» for å sette

eller slette Basisplan

(Baseline)

2. Velg oppsett av

Basisplan eller

sletting


Trykker man på

«Opprinnelig plan»

kommer satte

Basisplaner opp.

Her vises at siste

Basisplan ble satt

18.02.2017.

Skal det settes ny

Basisplan velges en

av de nye på listen

og så «OK»


Trykker man på

«Fjern opprinnelig

plan» kommer satte

Basisplaner opp.

Her vises at siste

Basisplan ble satt

18.02.2017.

Skal det slettes en

Basisplan velges en

av de på listen med

dato og så «OK»


Trykker man på «Ja»

så kommer nytt felt

opp.

Velges ny dato

flyttes alle

aktiviteter relativt i

tid, også de som er

ferdige eller

påbegynt! Baseline

blir liggende.


Trykker man på

kalenderen i

Statusdato, så

kommer nytt felt

opp.

Her kan settes ny

status dato (cut-off).

Har samme funksjon

under

Prosjektinformasjon


Trykker man på

«Oppdater prosjekt,

så kommer nytt felt

opp.

Med ny prosjekt dato

(cut-off) satt vil alle

aktiviteter som blir

berørt av dette bli

oppdatert som ajour

med denne dato, dvs

«on track»

Status i prosjektet bør tas

aktivitet for aktivitet, ikke

kollektivt!


Trykker man på

«Sammenlign

prosjekter», så


Her kan man

sammenligne

prosjektet som er

oppe med en tidligere

versjon, f. eks. Dette er en nyttig funksjon, men hvis

mye har flyttet på seg i tid mellom

versjoner valgt, blir loggen på

forskjeller veldig stor og nytten liten.


Trykker man på

«Stavekontroll», så


Ord brukt i Navn kolonnen blir sjekket

mot ordliste, og korrigert hvis ønskelig.

Ordlisten kan utvides med nye uttrykk.

4.5 Fanene i båndet, «Visning»

4.5.1 Fanene i båndet, «Visning»

Trykker man på

«Gantt-diagram», så


Dette gir en oversikt

over Egendefinerte og

Innebygde visninger.


Trykker man på

«Flere visninger»

kommer det opp en

sub-meny med flere

valg.

Går man inn på rediger av et valg

så kan man skreddersy en visning

som består av kolonnevalg og filter.

Denne kan lagres på selvvalgt navn.


Velg «Flere

visninger».

En sub-meny dukker opp.

Velg det man ønsker å ta

utgangspunkt i og trykk

«Kopier»

Så dukker sub-meny nr 2

opp. Her velger man

Tabell og Filter som man

har satt opp. Husk å gi

visning et unikt navn som

er greit å kjenne igjen.


«Aktivitetsbelegg» har kun relevans

hvis man har et prosjekt som er tildelt

ressurser.


Et nettverksdiagram er

en annen form for visning

av plan. Kobling mellom

aktiviteter kommer

tydelig frem.


«Kalender» er en visningsform der

aktiviteter på en gitt dag blir synliggjort.

Er det mange aktiviteter kan

disse vises i et nedtrekks felt.


«Andre visninger» gir de samme

muligheter som ved nedtrekks feltet

under «Gantt diagram»


Knappene under Ressursvisninger er kun av interesse dersom prosjektet

er satt opp med ressurser.


I «Ressursbelegg» vises timer på

aktivitet og fordeling pr ressurs.


I «Ressursplanlegger» vises belegg pr ressurs.

Aktiviteter som

ikke er tildelt

kan trekkes opp

utenfor en

navngitt

ressurs.


I «Ressursbelegg» vises timer på

aktivitet og fordeling pr ressurs.


I «Ressursliste» vises hvilke ressurser det disponeres over, maks

bidrag, timesatser og kalender.


«Andre visninger» gir en nedtrekks

meny med faste og andre visninger.

«Ressursdiagram» gir grafisk belastning pr

ressurs.

«Ressursskjema» gir oversikt pr ressurs

over aktiviteter som vedkommende er

tildelt.


«Ressursdiagram»

gir grafisk

belastning pr

ressurs.


«Ressursskjema» gir oversikt pr ressurs

over aktiviteter som vedkommende er

tildelt.


«Sorter» er en funksjon som

mulighet for å velge ulike

sorterings kriterier, noen faste

oppsett, eller selvvalgt.


«Disposisjon» gir mulighet for å vise

overordnete utsnitt av planen. Den fordrer

at planen er hierarkisk bygget opp og at

man er konsekvent med hvilket nivå man

legger ting på.

Kolonnen som viser

disposisjonsnivå er en

god hjelp her.


«Tabeller» gir mulighet for å vise

et skreddersydd utvalg av en plan.

«Tabeller» definerer hvilke

kolonne data som skal være med ut

ifra et valgt utgangspunkt.

Trykk på «Flere

tabeller», så

kommer under

meny opp.


Velg «Rediger» og ny sub-

meny kommer opp som styrer

hvilke kolonner med data som

skal være med i tabellen.

Ved valg av «Flere

tabeller» blir

nåværende visning

markert.

Husk å gi

tabellen et

entydig navn.


«Utheving» vil

markere aktiviteter

som har en gitt status,

f.eks. «fullførte

aktiviteter».

Disse vil fremstå

som «gulet ut».


«Filter» brukes for å plukke ut aktiviteter

med visse egenskaper i planen.

Velger man «Flere filtre» så kommer en

sub-meny opp med valg av

forhåndsdefinerte filtre eller man kan

sette opp et selv.

Velge «Ny»

for å sette

opp

selvvalgt.


«Grupper etter» gir mulighet til å samle sammen aktiviteter etter

gitte kriterier, f.eks. milepæler.


«Tidsskala» definerer oppløsning på Gantt diagrammet.

Nedenfor er vist oppløsning i dager.

Velger man

uker som

oppløsning

blir

tidsvindu

større.


«Zoom» har omtrent samme funksjon som tidsskala, man endrer

oppløsning på Gantt diagrammet.


«Hele prosjektet» er en nyttig funksjon som får inn hele prosjektet i

visningsbildet uavhengig om hva slags oppløsning man hadde på Gantt

i utgangspunktet.

Hvis man har et prosjekt som strekker seg over noe tid og har mange

linjer med aktiviteter, så kan man bla seg frem til en gitt aktivitet og

markere denne og så trykke på «Merkede aktiviteter». Da vil Gantt

bildet tilpasse seg de markerte aktiviteter.


Hvis man huker av for «Tidslinje» så kommer det opp en tidslinje som

viser prosjektets utstrekning i tid og hvilken andel av det som er med

på Gantt visningen (innrammet med en grønn ramme)


Hvis man huker av for «Detaljer» så deler skjermen seg og i nedre del kommer

det opp detaljer knyttet til den aktivitet som måtte være markert. Den mest

brukte er den som viser foregående og etterfølgende aktiviteter, koblingsform

og opphold.


Hvis man trykker på «Nytt vindu» så

dukker det opp en sub-meny med

default navn på fil som man har oppe.


Oppgavelinjen viser

tydeligere de to filer,

mpp:1 og mpp:2

Trykker man OK får man en kopi

som kan lagres som en ny fil man

kan jobbe videre med.

«Bytt vinduer har samme

funksjon som å velge fil fra

oppgave linjen.

4.5.24 Fanene i båndet, «Visning» Trykker man på «Bytt vinduer»

så kommer det opp en liste med

valg. Marker den man ønsker å

se på.


Trykker man på «Ordne alle»

plasseres åpne programmer over

hverandre på skjermen.


Har man flere programmer åpne

på skjermen og trykker «Skjul»

så vil den fil som var markert bli

skjult.

En skjult fil bringes

tilbake ved å

trykke på «Vis».


En Macro er registrering av

operasjonelle steg. Kan være

nyttig hvis man skal gjenta flere

operasjoner mange ganger. Dette

er en meget nyttig funksjon i

Excel for eksempel, men ikke i

samme grad i Project.

4.6 Fanene i båndet, «Format»

4.6.1 Fanene i båndet, «Format»

Trykker man på «Tekstfiler» så kommer det opp en sub-meny som gjør det

mulig å gjøre selektive tekst editeringer.

Det er viktig at element type

er spesifisert

NB: Ved tekstlige

endringer så kan man

også markere tekst og

så høyreklikke på

element og få ned en

sub-meny, velge

tekststiler på lik linje

med sub-menyen til

venstre.


Velger man «Støttelinjer» så

kommer to valg frem.

NB: de samme

valgene får man

ved å høyreklikke i

Gantt diagrammet.


Velger man «Utforming» så

kommer det frem en sub-meny.

I Utforming velges

stil på kobling i

Gantt, eller kobling

velges bort.

NB: de samme

valgene får man

ved å

høyreklikke i

Gantt

diagrammet.


Før man velger «Sett inn kolonne»

så marker en kolonne som den nye

skal komme til venstre for.

NB: Det samme

valget får man ved

å høyreklikke i en

kolonne header, da

kommer ny kolonne

til venstre for

denne.

Ved valg av «Sett inn

kolonne» kommer en

sub-meny opp med

valg av ny kolonne.


Tre valg på plassering av tekst i

kolonnen, venstre-, midt- eller

høyre-justert. Marker tekst som

skal justeres først.


Marker tekst som skal brytes

først, så trykk «bryt tekst».

Ved å markere en

kolonne først og så

trykke «bryt tekst», så

anvendes regelen på alle

tekst linjer i kolonnen.

Dette er nyttig dersom

man har justert kolonne

bredde og ønsker å få

optimalisert teksten

igjen.


Ved valg av «Kolonneinnstillinger»

så kommer det opp en sub-meny.

NB: Ved å

markere en

kolonne header

først og så

høyreklikke,

kommer de

samme kolonne

valg opp.


Ved valg av «Egendefinerte felt»

så kommer det opp en sub-meny.

NB: Ved å

markere en

kolonne

header først

og så

høyreklikke,

kommer det

samme

valget opp.


Ved valg av

«Formatér» så

kommer det opp en

sub-meny.

NB: Ved å

høyreklikke

på en Gantt

stolpe får

man frem

«Formater

stolpe» og

ved å

høyreklikke

i Gantt

området får

man frem

«Stolpestil»

valget.


Ved å huke av

«Kritiske aktiviteter

så blir disse synliggjort

i Gantt under visse

forutsetninger.

NB: Forutsetningen for å kunne vise

kritisk linje er:

• Aktivitetene er koblet.

• Planen bør i størst mulig grad være

dynamisk, aktivitet start betingelse

= «så snart som mulig»

• Gantt diagram er satt opp til å vise

kritisk linje (Stolpestiler)


Ved å huke av «Slakk»

så blir disse synliggjort

i Gantt under visse

forutsetninger.


slakk er:






slakk (Stolpestiler)


Ved å huke av «Sene

aktiviteter» så blir

disse synliggjort i

Gantt under visse

forutsetninger.


sene aktiviteter er:






sene aktiviteter (Stolpestiler)

Sene aktiviteter

fremstår som sorte

Gantt stolper.


Ved trykke på

«Aktivitetsbane» så

kommer det opp en

sub-meny.

Funksjonen skal være å synliggjøre

aktiviteter som er knyttet til markert

aktivitet. Hvis man går inn på «Visning»

og huker av for detaljer, så blir samme

informasjon tilgjengelig ved å høyre-

klikke i detaljvisningsfeltet.

Ser ikke at denne funksjonsknappen

gjør det den er ment å gjøre.


Ved å klikke på

«Opprinnelig plan» så

kommer det opp en

sub-meny med 10 valg.

Denne oversikten

styrer visning av en

Opprinnelig plan. Er

det ikke knyttet noen

dato til noen av sub-

valgene så er det ikke

satt noen Opprinnelig

plan (Baseline).

Er det en dato knyttet

til noen av sub-valgene

så er Opprinnelig plan

satt på dato angitt.

Velg hvilken

«Opprinnelig plan» som

skal settes. Default er

hele prosjektet, hvilket

er det normale, så

trykk «OK».


For å sette en «Opprinnelig plan»

(Baseline) må man inn i «Prosjekt /

Angi opprinnelig plan».


Hvis «Opprinnelig plan» er satt kan

den vises i Gantt, så sant visning er

definert i Stolpestiler.

«Opprinnelig

plan», gul

linje.


Hvis «Opprinnelig plan» er satt kan

forsinkelse vises i Gantt.

Forsinkelse må ikke være definert i

Stolpestiler.

Forsinkelse


Denne listen over forskjellige

stolpestiler gir forskjellige valører

til de respektive visninger av Gantt

stolper.

Velg «Stolpestiler» i stedet, da har

man full råderett over hva som blir

valgt.


Huker man av for

«Disposisjonsnummer» så blir

aktivitetene automatisk

nummerert i henhold til hierarkiet.

Har dette noen verdi?

Overhodet ikke !!

Fordi nummere er

dynamisk tildelt.


Huker man av for

«Prosjektsammendragsaktivitet» så

dukker det opp en overordnet linje

på nivå 0.

Har man strukturert prosjektet slik

at det fra før finnes kun en

aktivitet på nivå 1, så er denne

overflødig.


Avhuking av «Aktivitetssammendrag»

skal normalt være på. Det betyr at

summasjonslinjene synes. Uten at

denne er huket av får man ikke

endret nivå på noen aktivitet.


Trykken man på «Tegning» så kommer en sub-meny opp.

Gir mulighet til å legge

inn figurer i planen

eller kommentarer

(Tekstboks) til konkrete

aktiviteter. Kan være

nyttig i

meningsutveksling om

planen.

Sub-meny

5. Oppsummering

Det er relativt stor redundans i knappevalg og ekvivalente

muligheter ved å høyre-klikke på mus i gitte situasjoner. Derfor blir

det en personlig preferanse for hvordan man velger å jobbe med MS

Project.

I listen nedenfor så er det angitt det som er sett på som «mest»

matnyttig av funksjoner.

5.1 De nyttige knapper i «Aktivitet»

5.2 De nyttige knapper i «Ressurs»

5.3 De nyttige knapper i «Prosjekt»

5.4 De nyttige knapper i «Visning»

5.5 De nyttige knapper i «Format»

5.6.1 Den nyttige høyre museknapp

• Ved å høyreklikke i tekstfeltet kommer mulighet for å:

• Gjøre editerings muligheter på tekst

• Sette inn/slette aktivitet

• Tildele ressurser

• Informasjon om aktivitet

• Legge til notat

• Ved å høyreklikke i kolonne header kommer mulighet for å:

• Sette inn kolonne

• Skjule kolonne

• Redigere font i kolonne

• Få inn egendefinerte felt

5.6.2 Den nyttige høyre museknapp

• Ved å høyreklikke i Gantt kommer mulighet for å:

• Få opp støttelinjer

• Utforme kobling

• Få opp fremdriftlinjer

• Formatere stolpestiler

• Ved å høyreklikke på Gantt stolpe kommer mulighet for å:

• Formatere stolpe

• Informasjon om aktivitet

• Legge til notat

5.6.3 …. og husk

«It is never too late to acquire a skill!»

ms project - neso

Documents