mØteinnkalling frogn kontrollutvalg...• ved behandling i hmpb 2.2.2016 ble nye boligområder ved...
TRANSCRIPT
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195 1431 Arings Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29 64 96 20 59 (m) 920 16 409 FIKSfollofiksno wwwfollofiksno
MOslashTEINNKALLING
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 09052016 kl 1400 Moslashtested Moslashterom Oscarsborg Moslashtet er aringpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet Moslashtedokumenter er publisert paring wwwfollofiksno
Saksliste
Saker til behandling
1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
1916 Kontrollutvalgets strateginotat
2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretaeligren Varamedlemmer moslashter etter saeligrskilt innkalling Arings 02052016 Knut Erik Robertsens Lene H Lilleheiers leder sekretaeligr
Frogn kontrollutvalg
Side 2 av 11
Frogn KU-1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600125-3 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1416 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse om Frogn kommunes aringrsregnskap for 2015 Grunnlaget for behandlingen har vaeligrt det avlagte aringrsregnskapet revisjonsberetningen fra KPMG 15 april 2016 og aringrsmeldingen for 2015 Kontrollutvalget merker seg at revisjonsberetningen er avlagt uten forbehold og presiseringer Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ingen merknader til Frogn kommunes aringrsregnskap for 2015 Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Frogn kommune for 2015 Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet SAKSUTREDNING Naringr kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor skal det i henhold til kontrollutvalgsforskriften sect 7 avgi uttalelse om kommunens aringrsregnskap Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv sect 5 gir bestemmelser om revisjonsberetningens innhold Revisjonsforskriften sect 5 4 ledd nr 3 bestemmer at revisor ogsaring skal uttale seg om opplysninger i aringrsberetningen samsvarer med aringrsregnskapet KPMG har avgitt en revisjonsberetning datert 15 april 2016 med foslashlgende konklusjon ldquoEtter varingr mening er aringrsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Frogn kommune per 31 desember 2015 og av resultatet for regnskapsaringret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norgerdquo Revisjonsberetningen er avgitt uten forbehold eller presiseringer Frogn kommunes regnskap for 2015 viser et netto driftsresultat paring om lag 42 mill kroner og utgjoslashr en resultatgrad paring 43 prosent Til sammenligning utgjorde netto driftsresultat i 2014 25 av driftsinntektene Fylkesmannen anbefaler et driftsresultat paring minimum 3 I aringrsmeldingen skriver raringdmannen at det gode resultatet i hovedsak skyldes at enhetene totalt sett leverte et bedre resultat enn varslet for 2 tertial 2015 I sin omtale om investeringsregnskapet peker raringdmannen spesielt paring risikofaktoren ved oslashkte renter og skriver blant annet laquoMed dagens laringnevolum vil en oslashkning av renten med 1 prosentpoeng gi oslashkte netto rentekostnader paring cirka 10 mill kroner i 2019raquo
Frogn kontrollutvalg
Side 3 av 11
Raringdmannen nevner ogsaring at kommunens beredskapsplaner er revidert i 2015 og at det er gjennomfoslashrt en risiko- og saringrbarhetsanalyse for hele kommunen som foslashlge av anbefalingene i forvaltningsrevisjonen om beredskap Raringdmannen er invitert til moslashtet for aring orientere om hovedpunktene i aringrsregnskapet og aringrsmeldingen Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheiers Sekretaeligr Vedlegg 1) Revisors beretning fra KPMG datert 15 april 2016 2) Frogn kommunes regnskap for 2015 3) Frogn kommunes aringrsmelding for 2015
Frogn kontrollutvalg
Side 4 av 11
Frogn KU-1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600145-4 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1516 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets medlem Helge Simonsen ba om at kontrollutvalget blir orientert om ordfoslashrers habilitet i forbindelse med formannskapets og kommunestyrets behandling av saken Kommunedelplan i Nordre Frogn tidligere i aringr Simonsen sine sposlashrsmaringl ligger vedlagt saken Kontrollutvalgets tilsynsansvar er ikke begrenset til administrasjonen men omfatter ogsaring formannskapet andre politiske utvalg og ordfoslashreren Kontrollutvalget har i utgangspunktet ikke et tilsynsansvar overfor kommunestyret men kan allikevel uttale seg dersom kommunestyret for eksempel har truffet eller er i ferd med aring treffe et vedtak som vil vaeligre ulovlig Paring dette grunnlaget valgte sekretariatet i samraringd med utvalgets leder aring be raringdmannen om aring innhente en habilitetsvurdering fra kommuneadvokaten i Frogn med utgangspunkt i sposlashrsmaringlene til Simonsen I kommuneadvokatens notat av 25 april 2016 gis en fyldig redegjoslashrelse om habilitetssposlashrsmaringlet og det blir konkludert med at ordfoslashrer ikke er inhabil ved behandling av saken om kommunedelplan for Nordre Frogn Sekretariatet mener at saken er grundig vurdert av kommuneadvokaten og har ikke grunnlag for aring bestride konklusjonen Da saken om Kommunedelplan Nordre Frogn gjennomgikk en ny foslashrstegangsbehandling i formannskapet ble ordfoslashrer erklaeligrt inhabil i saken Ny foslashrstegangsbehandling av Kommunedelplan Nordre Frogn staringr paring dagsorden paring kommunestyrets moslashte den 2 mai Dersom noen i kommunestyret er uenige i vedtaket som eventuelt gjoslashres vedroslashrende habilitet minner vi om kommunelovens sect 59 foslashrste ledd laquoTre eller flere medlemmer av kommunestyret eller fylkestinget kan sammen bringe avgjoslashrelser truffet av folkevalgt organ eller den kommunale eller fylkeskommunale administrasjonen inn for departementet til kontroll av avgjoslashrelsens lovlighet Det samme gjelder avgjoslashrelser om moslashter skal holdes for aringpne eller lukkede doslashrer jf sect 31 og avgjoslashrelser om habilitetraquo
Frogn kontrollutvalg
Side 5 av 11
Sekretariatet finner etter dette ikke grunnlag for at kontrollutvalget skal garing videre med saken Ordfoslashrer er invitert for aring svare paring eventuelle sposlashrsmaringl i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg 1 Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren i Frogn ndash innsendt av Helge Simonsen 2 Kommuneadvokatens notat av 25 april 2016
From Helge Gert SimonsenTo Lene LilleheierSubject Sak til moslashte i kontrollutvalget 9 maiDate 8 april 2016 194618Attachments Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalgetdocx
Jeg ber om at ordfoslashreren innkalles til moslashtet i Kontrollutvalget 9 mai for aring redegjoslashre for sin habilitet i forbindelse med Kommuneplnenarealdisponering i Frogn Se vedlagte begrunnelse
VhHelge
Frogn kontrollutvalg
Side 2 av 11
Frogn KU-1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600125-3 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1416 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse om Frogn kommunes aringrsregnskap for 2015 Grunnlaget for behandlingen har vaeligrt det avlagte aringrsregnskapet revisjonsberetningen fra KPMG 15 april 2016 og aringrsmeldingen for 2015 Kontrollutvalget merker seg at revisjonsberetningen er avlagt uten forbehold og presiseringer Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ingen merknader til Frogn kommunes aringrsregnskap for 2015 Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Frogn kommune for 2015 Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet SAKSUTREDNING Naringr kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor skal det i henhold til kontrollutvalgsforskriften sect 7 avgi uttalelse om kommunens aringrsregnskap Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv sect 5 gir bestemmelser om revisjonsberetningens innhold Revisjonsforskriften sect 5 4 ledd nr 3 bestemmer at revisor ogsaring skal uttale seg om opplysninger i aringrsberetningen samsvarer med aringrsregnskapet KPMG har avgitt en revisjonsberetning datert 15 april 2016 med foslashlgende konklusjon ldquoEtter varingr mening er aringrsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Frogn kommune per 31 desember 2015 og av resultatet for regnskapsaringret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norgerdquo Revisjonsberetningen er avgitt uten forbehold eller presiseringer Frogn kommunes regnskap for 2015 viser et netto driftsresultat paring om lag 42 mill kroner og utgjoslashr en resultatgrad paring 43 prosent Til sammenligning utgjorde netto driftsresultat i 2014 25 av driftsinntektene Fylkesmannen anbefaler et driftsresultat paring minimum 3 I aringrsmeldingen skriver raringdmannen at det gode resultatet i hovedsak skyldes at enhetene totalt sett leverte et bedre resultat enn varslet for 2 tertial 2015 I sin omtale om investeringsregnskapet peker raringdmannen spesielt paring risikofaktoren ved oslashkte renter og skriver blant annet laquoMed dagens laringnevolum vil en oslashkning av renten med 1 prosentpoeng gi oslashkte netto rentekostnader paring cirka 10 mill kroner i 2019raquo
Frogn kontrollutvalg
Side 3 av 11
Raringdmannen nevner ogsaring at kommunens beredskapsplaner er revidert i 2015 og at det er gjennomfoslashrt en risiko- og saringrbarhetsanalyse for hele kommunen som foslashlge av anbefalingene i forvaltningsrevisjonen om beredskap Raringdmannen er invitert til moslashtet for aring orientere om hovedpunktene i aringrsregnskapet og aringrsmeldingen Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheiers Sekretaeligr Vedlegg 1) Revisors beretning fra KPMG datert 15 april 2016 2) Frogn kommunes regnskap for 2015 3) Frogn kommunes aringrsmelding for 2015
Frogn kontrollutvalg
Side 4 av 11
Frogn KU-1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600145-4 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1516 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets medlem Helge Simonsen ba om at kontrollutvalget blir orientert om ordfoslashrers habilitet i forbindelse med formannskapets og kommunestyrets behandling av saken Kommunedelplan i Nordre Frogn tidligere i aringr Simonsen sine sposlashrsmaringl ligger vedlagt saken Kontrollutvalgets tilsynsansvar er ikke begrenset til administrasjonen men omfatter ogsaring formannskapet andre politiske utvalg og ordfoslashreren Kontrollutvalget har i utgangspunktet ikke et tilsynsansvar overfor kommunestyret men kan allikevel uttale seg dersom kommunestyret for eksempel har truffet eller er i ferd med aring treffe et vedtak som vil vaeligre ulovlig Paring dette grunnlaget valgte sekretariatet i samraringd med utvalgets leder aring be raringdmannen om aring innhente en habilitetsvurdering fra kommuneadvokaten i Frogn med utgangspunkt i sposlashrsmaringlene til Simonsen I kommuneadvokatens notat av 25 april 2016 gis en fyldig redegjoslashrelse om habilitetssposlashrsmaringlet og det blir konkludert med at ordfoslashrer ikke er inhabil ved behandling av saken om kommunedelplan for Nordre Frogn Sekretariatet mener at saken er grundig vurdert av kommuneadvokaten og har ikke grunnlag for aring bestride konklusjonen Da saken om Kommunedelplan Nordre Frogn gjennomgikk en ny foslashrstegangsbehandling i formannskapet ble ordfoslashrer erklaeligrt inhabil i saken Ny foslashrstegangsbehandling av Kommunedelplan Nordre Frogn staringr paring dagsorden paring kommunestyrets moslashte den 2 mai Dersom noen i kommunestyret er uenige i vedtaket som eventuelt gjoslashres vedroslashrende habilitet minner vi om kommunelovens sect 59 foslashrste ledd laquoTre eller flere medlemmer av kommunestyret eller fylkestinget kan sammen bringe avgjoslashrelser truffet av folkevalgt organ eller den kommunale eller fylkeskommunale administrasjonen inn for departementet til kontroll av avgjoslashrelsens lovlighet Det samme gjelder avgjoslashrelser om moslashter skal holdes for aringpne eller lukkede doslashrer jf sect 31 og avgjoslashrelser om habilitetraquo
Frogn kontrollutvalg
Side 5 av 11
Sekretariatet finner etter dette ikke grunnlag for at kontrollutvalget skal garing videre med saken Ordfoslashrer er invitert for aring svare paring eventuelle sposlashrsmaringl i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg 1 Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren i Frogn ndash innsendt av Helge Simonsen 2 Kommuneadvokatens notat av 25 april 2016
From Helge Gert SimonsenTo Lene LilleheierSubject Sak til moslashte i kontrollutvalget 9 maiDate 8 april 2016 194618Attachments Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalgetdocx
Jeg ber om at ordfoslashreren innkalles til moslashtet i Kontrollutvalget 9 mai for aring redegjoslashre for sin habilitet i forbindelse med Kommuneplnenarealdisponering i Frogn Se vedlagte begrunnelse
VhHelge
Frogn kontrollutvalg
Side 3 av 11
Raringdmannen nevner ogsaring at kommunens beredskapsplaner er revidert i 2015 og at det er gjennomfoslashrt en risiko- og saringrbarhetsanalyse for hele kommunen som foslashlge av anbefalingene i forvaltningsrevisjonen om beredskap Raringdmannen er invitert til moslashtet for aring orientere om hovedpunktene i aringrsregnskapet og aringrsmeldingen Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheiers Sekretaeligr Vedlegg 1) Revisors beretning fra KPMG datert 15 april 2016 2) Frogn kommunes regnskap for 2015 3) Frogn kommunes aringrsmelding for 2015
Frogn kontrollutvalg
Side 4 av 11
Frogn KU-1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600145-4 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1516 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets medlem Helge Simonsen ba om at kontrollutvalget blir orientert om ordfoslashrers habilitet i forbindelse med formannskapets og kommunestyrets behandling av saken Kommunedelplan i Nordre Frogn tidligere i aringr Simonsen sine sposlashrsmaringl ligger vedlagt saken Kontrollutvalgets tilsynsansvar er ikke begrenset til administrasjonen men omfatter ogsaring formannskapet andre politiske utvalg og ordfoslashreren Kontrollutvalget har i utgangspunktet ikke et tilsynsansvar overfor kommunestyret men kan allikevel uttale seg dersom kommunestyret for eksempel har truffet eller er i ferd med aring treffe et vedtak som vil vaeligre ulovlig Paring dette grunnlaget valgte sekretariatet i samraringd med utvalgets leder aring be raringdmannen om aring innhente en habilitetsvurdering fra kommuneadvokaten i Frogn med utgangspunkt i sposlashrsmaringlene til Simonsen I kommuneadvokatens notat av 25 april 2016 gis en fyldig redegjoslashrelse om habilitetssposlashrsmaringlet og det blir konkludert med at ordfoslashrer ikke er inhabil ved behandling av saken om kommunedelplan for Nordre Frogn Sekretariatet mener at saken er grundig vurdert av kommuneadvokaten og har ikke grunnlag for aring bestride konklusjonen Da saken om Kommunedelplan Nordre Frogn gjennomgikk en ny foslashrstegangsbehandling i formannskapet ble ordfoslashrer erklaeligrt inhabil i saken Ny foslashrstegangsbehandling av Kommunedelplan Nordre Frogn staringr paring dagsorden paring kommunestyrets moslashte den 2 mai Dersom noen i kommunestyret er uenige i vedtaket som eventuelt gjoslashres vedroslashrende habilitet minner vi om kommunelovens sect 59 foslashrste ledd laquoTre eller flere medlemmer av kommunestyret eller fylkestinget kan sammen bringe avgjoslashrelser truffet av folkevalgt organ eller den kommunale eller fylkeskommunale administrasjonen inn for departementet til kontroll av avgjoslashrelsens lovlighet Det samme gjelder avgjoslashrelser om moslashter skal holdes for aringpne eller lukkede doslashrer jf sect 31 og avgjoslashrelser om habilitetraquo
Frogn kontrollutvalg
Side 5 av 11
Sekretariatet finner etter dette ikke grunnlag for at kontrollutvalget skal garing videre med saken Ordfoslashrer er invitert for aring svare paring eventuelle sposlashrsmaringl i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg 1 Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren i Frogn ndash innsendt av Helge Simonsen 2 Kommuneadvokatens notat av 25 april 2016
From Helge Gert SimonsenTo Lene LilleheierSubject Sak til moslashte i kontrollutvalget 9 maiDate 8 april 2016 194618Attachments Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalgetdocx
Jeg ber om at ordfoslashreren innkalles til moslashtet i Kontrollutvalget 9 mai for aring redegjoslashre for sin habilitet i forbindelse med Kommuneplnenarealdisponering i Frogn Se vedlagte begrunnelse
VhHelge
Frogn kontrollutvalg
Side 4 av 11
Frogn KU-1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600145-4 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1516 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets medlem Helge Simonsen ba om at kontrollutvalget blir orientert om ordfoslashrers habilitet i forbindelse med formannskapets og kommunestyrets behandling av saken Kommunedelplan i Nordre Frogn tidligere i aringr Simonsen sine sposlashrsmaringl ligger vedlagt saken Kontrollutvalgets tilsynsansvar er ikke begrenset til administrasjonen men omfatter ogsaring formannskapet andre politiske utvalg og ordfoslashreren Kontrollutvalget har i utgangspunktet ikke et tilsynsansvar overfor kommunestyret men kan allikevel uttale seg dersom kommunestyret for eksempel har truffet eller er i ferd med aring treffe et vedtak som vil vaeligre ulovlig Paring dette grunnlaget valgte sekretariatet i samraringd med utvalgets leder aring be raringdmannen om aring innhente en habilitetsvurdering fra kommuneadvokaten i Frogn med utgangspunkt i sposlashrsmaringlene til Simonsen I kommuneadvokatens notat av 25 april 2016 gis en fyldig redegjoslashrelse om habilitetssposlashrsmaringlet og det blir konkludert med at ordfoslashrer ikke er inhabil ved behandling av saken om kommunedelplan for Nordre Frogn Sekretariatet mener at saken er grundig vurdert av kommuneadvokaten og har ikke grunnlag for aring bestride konklusjonen Da saken om Kommunedelplan Nordre Frogn gjennomgikk en ny foslashrstegangsbehandling i formannskapet ble ordfoslashrer erklaeligrt inhabil i saken Ny foslashrstegangsbehandling av Kommunedelplan Nordre Frogn staringr paring dagsorden paring kommunestyrets moslashte den 2 mai Dersom noen i kommunestyret er uenige i vedtaket som eventuelt gjoslashres vedroslashrende habilitet minner vi om kommunelovens sect 59 foslashrste ledd laquoTre eller flere medlemmer av kommunestyret eller fylkestinget kan sammen bringe avgjoslashrelser truffet av folkevalgt organ eller den kommunale eller fylkeskommunale administrasjonen inn for departementet til kontroll av avgjoslashrelsens lovlighet Det samme gjelder avgjoslashrelser om moslashter skal holdes for aringpne eller lukkede doslashrer jf sect 31 og avgjoslashrelser om habilitetraquo
Frogn kontrollutvalg
Side 5 av 11
Sekretariatet finner etter dette ikke grunnlag for at kontrollutvalget skal garing videre med saken Ordfoslashrer er invitert for aring svare paring eventuelle sposlashrsmaringl i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg 1 Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren i Frogn ndash innsendt av Helge Simonsen 2 Kommuneadvokatens notat av 25 april 2016
From Helge Gert SimonsenTo Lene LilleheierSubject Sak til moslashte i kontrollutvalget 9 maiDate 8 april 2016 194618Attachments Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalgetdocx
Jeg ber om at ordfoslashreren innkalles til moslashtet i Kontrollutvalget 9 mai for aring redegjoslashre for sin habilitet i forbindelse med Kommuneplnenarealdisponering i Frogn Se vedlagte begrunnelse
VhHelge
Frogn kontrollutvalg
Side 5 av 11
Sekretariatet finner etter dette ikke grunnlag for at kontrollutvalget skal garing videre med saken Ordfoslashrer er invitert for aring svare paring eventuelle sposlashrsmaringl i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg 1 Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren i Frogn ndash innsendt av Helge Simonsen 2 Kommuneadvokatens notat av 25 april 2016
From Helge Gert SimonsenTo Lene LilleheierSubject Sak til moslashte i kontrollutvalget 9 maiDate 8 april 2016 194618Attachments Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalgetdocx
Jeg ber om at ordfoslashreren innkalles til moslashtet i Kontrollutvalget 9 mai for aring redegjoslashre for sin habilitet i forbindelse med Kommuneplnenarealdisponering i Frogn Se vedlagte begrunnelse
VhHelge
From Helge Gert SimonsenTo Lene LilleheierSubject Sak til moslashte i kontrollutvalget 9 maiDate 8 april 2016 194618Attachments Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalgetdocx
Jeg ber om at ordfoslashreren innkalles til moslashtet i Kontrollutvalget 9 mai for aring redegjoslashre for sin habilitet i forbindelse med Kommuneplnenarealdisponering i Frogn Se vedlagte begrunnelse
VhHelge
Sposlashrsmaringl til ordfoslashreren I Frogn fra Kontrollutvalget Tillit er grunnmuren I offentlig forvaltning Tillit til at alle beslutninger fattes i full offentlighet at alle opplysninger om saken er kjent og at ingen urettmessig beriker seg eller sine naeligrmeste Forvaltningsloven har strenge bestemmelser om habilitet I Kapittel II sect6 Kontrollutvalget ber ordfoslashreren redegjoslashre om habilitetsproblematikken I forbindelse med behandlingen av Kommunedelplanen for Nordre Frogn Bakgrunnen er foslashlgende bull Ved behandling i HMPB 222016 ble nye boligomraringder ved Garder ikke innlemmet
i forslaget til kommunedelplan i traringd med raringdmannens innstilling Hoslashyre varslet i Formannskapet 42 at de var interessert i aring legge ut den delen av det nye omraringdet som laring oslashst for fylkesveien og dette forslaget fremmet i kommunestyret 1502 og vedtatt med knappest mulig flertall (H-FrP og ordfoslashrers dobbeltstemme fordi en representant hadde forlatt moslashtet) Forslaget med dette tillegget ble dermed inkludert i planen som ble sendt paring hoslashring
bull Eiendomsutvikler Stiftsstaden Prosjektutvikling AS var forslagsstiller til omraringdet Garder Ifoslashlge selskapets nettside har de et omfattende samarbeid med eiendomsutvikler OH Slaringke Invest AS der ordfoslashrer eier 10 og hans soslashnner utgjoslashr styre og ledelse Samarbeidet bestaringr blant annet i
Et felles eid eiendomsutviklingsselskap Oslofjord utvikling AS som ifoslashlge nettsiden har opsjon paring utvikling av store arealer i Frogn Selskapet har saring langt ikke stor omsetning men potensialet maring anses betydelig
Selskapene eier ogsaring Dyrloslashkke AS som har spilt inn forslag om et stort kombinert naeligrings- og leilighetsbygg til byutviklngsplanen Seiersten-Ullerud-Dyrloslashkke paring en tomt de disponerer Dette er en svaeligrt sentral eiendom i byutviklingsoslashyemed
bull Det kan fremstaring som om de to selskapene har et omfattende forretningsmessig samarbeid og har planer om betydelige felles prosjekter i Frogn kommune fremover Det er derfor grunn til aring sposlashrre om samarbeidet er saring tett og omfattende at ordfoslashrer kan vaeligre inhabil ogsaring naringr Stiftsstaden utvikling er involvert i prosjekter som ikke er en del av det formaliserte samarbeidet Det er dermed grunn til aring sposlashrre om ordfoslashrer burde deltatt i behandlingen av denne kommunedelplanen etter at Hoslashyre fremmet sitt forslag og hva det betyr for gyldigheten av vedtaket at han gjorde det
bull Kontrollutvalget ettersposlashr dessuten en redegjoslashrelse for hele OHSlaringke Invests virksomhet inkludert virksomheten til naeligrstaringende forretningspartnere slik at det er mulig aring lage tydelige skillelinjer mellom hva ordfoslashrer kan delta i og hva som han ikke kan delta I naringr det gjelder arealdisponering
Frogn kontrollutvalg
Side 6 av 11
Frogn KU-1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1500131-8 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1616 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding til orientering 2 Raringdmannen bes gi en endelig tilbakemelding om oppfoslashlgingen av hvert av de seks
anbefalingspunktene innen utgangen av 2016 SAKSUTREDNING Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten om laquoBeredskapraquo den 1562015 i sak 11515 og vedtok at raringdmannen skulle foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet etter seks maringneder Rapporten kan leses paring wwwfollofiksno Raringdmannen skriver i sitt svar av 26112015 at revisjonens seks anbefalinger er tatt til foslashlge i Frogn kommunes samlede og oppdaterte Ros-analyse vedtatt av kommunestyret 7 desember 2015 Revisjonens anbefalinger var 1 Revidere overordnet beredskapsplan paring bakgrunn av ROS-analyse som gjennomfoslashres i 2015 2 Oppdatere og revidere enhetenes beredskapsplaner 3 Soslashrge for at samordning av planer og oversikt over ressursbehov ivaretas i noslashdvendig grad og at dette fremkommer i planene 4 Avklare behovet for en egen beredskapsplan for vassdragstiltak 5 Vurdere om enkelte planer boslashr utvides med en naeligrmere konsekvensbeskrivelse av uoslashnskede hendelser og forbedrede tiltak 6 Tilstrebe en mer ensartet struktur for enhetenes beredskapsplaner ved bruk av en felles mal Raringdmannen vil i moslashtet orientere om arbeidet med ROS-analyser og beredskapsarbeid
Frogn kontrollutvalg
Side 7 av 11
Sekretariatets vurdering Vi ser det som positivt at kommunen ved behandlingen av ROS-analysen for 2015 har tatt revisjonens anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten til foslashlge og merker oss at raringdmannen med dette mener at Kommunestyrets vedtak om oppfoslashlging av rapportens anbefalinger er gjennomfoslashrt Sekretariatet mener at raringdmannens tilbakemelding er noe uklar i forhold til aring beskrive oppfoslashlgingen av hvert enkelt anbefalingspunkt Vi anbefaler derfor at utvalget ber raringdmannen om aring avgi en ny tilbakemelding innen utgangen av 2016 med en naeligrmere beskrivelse av hvordan anbefalingspunktene er fulgt opp foslashr saken sendes til kommunestyret for endelig vedtak Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kontrollutvalg
Side 8 av 11
Frogn KU-1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1716 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering
2 Kontrollutvalget ber raringdmannen levere en skriftlig rapport om resultatet av sine undersoslashkelser til utvalgets neste moslashte
Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen orienterte om denne saken paring kontrollutvalgets moslashte den 7 mars tidligere i aringr jf vedlagte KU sak 716 Utvalget vedtok da aring innkalle raringdmannen til moslashtet den 9 mai for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser I e-post til sekretariatet har raringdmannen gitt beskjed om at den skriftlige sluttrapporten foreloslashpig ikke er ferdigstilt Raringdmannen er innkalt og vil i dette moslashtet avgi en muntlig rapport om status i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers Sekretaeligr Vedlegg Kopi av KU sak 716
KONTROLLUTVALGET I FROGN
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195 1431 Arings Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29 64 96 20 58 (m) 95 93 96 56 FIKSfollofiksno wwwfollofiksno
Saksutskrift Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 716 07032016 Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser Saksutskriften bekreftes Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheier Raringdgiver Dokumentet er elektronisk godkjent
Varingr ref 1600089 Side 2 av 2
Tidligere behandlinger Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen sa i kontrollutvalgets moslashte den 1 februar i sak 216 vedroslashrende kontrollrutiner i byggesaksavdelingen at administrasjonen vil garing igjennom arkivene og undersoslashke aktuelle saker den korrupsjonssiktede kvinnen fra Drammen behandlet da hun var ansatt i Frogn kommune Kontrollutvalget vedtok aring be om en redegjoslashrelse fra raringdmannen om gjennomfoslashringen av undersoslashkelsen Raringdmannen er innkalt til moslashtet for aring gi en statusrapport om sine undersoslashkelser Arings 29 februar 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kontrollutvalg
Side 9 av 11
Frogn KU-1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600081-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1816 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar KPMGs utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon til orientering SAKSUTREDNING I utkastet til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra KPMG framgaringr det at analysen er utarbeidet paring grunnlag av dokumentanalyse og det felles arbeidsmoslashtet den 13 april der baringde kontrollutvalget politiske gruppeledere samt raringdmannen og hans ledergruppe deltok Paring grunnlag av diskusjonen i utvalget vil KPMG legge fram en endelig overordnet analyse foran kontrollutvalgets neste moslashte Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Utkast overordnet analyse Frogn kommune fra KPMG
Overordnet analyse
Frogn kommune
Mai 2016
wwwkpmgno
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1
Innhold
1 Bakgrunn og formaringl 2
11 Bakgrunn 2
12 Formaringl 2
2 Fremgangsmaringte og involvering 3
21 Innsamling av data og metode 3
3 Analyse 6
31 Generell drift 7
32 Regulatoriske risikoer 8
33 Oslashkonomi 9
34 Maringl strategi og vedtak 9
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2
1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn
Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen
skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen
Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for
forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019
12 Formaringl
Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i
firearingrsperioden 2016-2019
For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir
grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de
neste aringrene
Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale
virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets
prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3
2 Fremgangsmaringte og involvering
Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og
vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen
21 Innsamling av data og metode
I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige
sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring
i risiko og vesentlighet
Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer
for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko
vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring
gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra
et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon
kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter
Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring
paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep
Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen
administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne
de rette omraringder og risikoer for revisjon
Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker
Kartlegge og forstaring kommunen
Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon
Dokumentere analyse
211 Metode
For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data
Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet
aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett
Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens
stab
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4
Illustrert har prosessen vaeligrt slik
212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn
Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1
og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av
forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og
tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2
1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt
innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter
2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret
1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget
2
bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller
3
bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak
4
bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg
5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget
6
bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte
Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet
Risikovurdering av vesentlige omraringde
Prioritering av risikoomraringde
Valg av
prosjekt
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5
I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens
av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet
Liv og helse
Sikring av verdier
Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet
Kostnadseffektivitetproduktivitet
Politisk aktualitet
Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise
Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan
for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende
revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og
operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes
Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon
mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli
gjenstand for revisjon
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6
3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si
omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet
I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert
Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker
Generell drift
Regulatoriske risikoer
Oslashkonomiske risikoer
Maringl strategi og vedtak
Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig
konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens
De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer
vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene
Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut
Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons
1 Etikk Hele
2 IKT Hele IKT og service
3 Helse og omsorg Helse omsorg og
velferd
4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd
5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern
6 Personopplysninger Hele Sentraladm
7 Selvkost Teknisk
8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele
saeligrlig oslashkonomi teknisk
9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele
10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele
11 Bemanning og kompetansestyring Hele
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7
Generell drift
311 Etikk og habilitet
Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur
basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer
som sist ble revidert i 2015
I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble
droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring
forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og
administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i
saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de
ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd
paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og
ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med
aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter
312 IKT
I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen
Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig
utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner
av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem
Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe
som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og
bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er
paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre
del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og
oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel
ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer
ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor
IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves
ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle
IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene
ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette
hendelser
ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr
313 Helse og omsorg
I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for
2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor
brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte
Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt
Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud
innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde
siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort
paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene
samsvarer med ressursinnsatsen
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring
ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging
ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov
ndash Bruk av individuelle planer
ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren
ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger
hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd
En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses
mot enkelte tjenester og brukergrupper
314 Rus og psykiatri
Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de
omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall
personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne
brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen
medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner
og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer
gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og
behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske
helsetjenester
Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det
er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne
perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr
315 Tidlig innsats og forebygging
I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene
i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant
unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen
at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole
I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant
annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper
ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende
tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon
32 Regulatoriske risikoer
321 Ivaretakelse av personalopplysninger
Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble
vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av
personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner
og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl
For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon
arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer
samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket
tillater
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring
etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9
322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp
Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet
begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig
kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det
blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i
samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om
kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester
33 Oslashkonomi
331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt
Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt
helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko
for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser
at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til
Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet
Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til
mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at
kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer
Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det
virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp
Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og
ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene
Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som
foslashlge av merkostnader
Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin
styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i
sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller
om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt
332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag
Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et
risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som
det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng
med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger
i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og
vesentlig lavere handlefrihet i kommunen
Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder
kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere
og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag
34 Maringl strategi og vedtak
341 Oppfoslashlging av kommunale planer
Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling
Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en
gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10
Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet
og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og
undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke
systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak
342 Styring av kompetanse og bemanning
I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i
ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning
av personell og akutte problemer ved fravaeligr
En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i
kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og
som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen
En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og
kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning
at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er
det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov
for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle
medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert
Generell drift
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
1 Interne ogeller eksterne
misligheter
Alle Tap som foslashlge av intern
svindel og andre personlige
vinninger
Svekket omdoslashmme
Daringrligere kvalitet
2 Stoslashttetjenestene leverer
ikke tilstrekkelig verdi til
kommunen
Servicesenter
Fellestjenester
Ineffektivitetdaringrlig kvalitet
hindrer tjenestene og politisk
virksomhet i aring gjoslashre en god
nok jobb
Variertdaringrlig
serviceopplevelse
Daringrlig omdoslashmme hos
innbyggerne
3 Post- og arkivfunksjonen
fungerer ikke etter
hensikten
Servicesenter
Fellestjenester
Publikum ansatte faringr ikke
tilgang paring opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Uhensiktsmessig drift av
og manglende kunnskap
om IKT-systemene i
kommunen
IKT Uautoriserte tilganger og
endringer
Tapt
verdiskapingineffektivitet
Oslashkte kostnader oslashkonomisk
tap
Oslashkte drifts- og
vedlikeholdskostnader
5 Store prosjekt leverer ikke
iht tid kostnad og kvalitet3
Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til
oslashkte gebyr og relativt store
oslashkonomiske tap
Kvalitetsutfordringer
Forsinkelser i prosjekt kan
foslashre til at inntektsstroslashmmen
fra investeringen forsinkes
med foslashlger for oslashvrig
virksomhet
6 Vedlikeholdsarbeidet er for
lite planmessig
langsiktig
Teknisk Vedlikeholdsetterslep som
gir oslashkte kostnader paring lengre
sikt
Oslashkte investerings- og
driftskostnader
HMS-krav blir ikke innfridd
7 Tjenestetilbudet innenfor
helse- og omsorgssektoren
samsvarer ikke med behov
Helse og
omsorg
Alle brukere som har behov
for det faringr ikke noslashdvendige
helse- og omsorgstenester
Dyre ineffektive tjenester
Fare for liv og helse
3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
8 Manglende samsvar
mellom kvalitet
tjenestetilbud og behov
innenfor rus- og
psykiatritjenesten4
Helse og
omsorg
Oslashkt risiko for at enkelte blir
langtidsbrukere av systemet
Ikke tilbud til alle som har rett
paring tjenester
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
9 Mangelfullt tilbud til
flyktninger i kommunen
Alle Daringrligere integrering f eks
daringrlig spraringk
Oslashkte kostnader
10 Varierende kvalitet paring
skolene mtp laeligringsmiljoslash
og laeligringsresultat
Oppvekst Oslashkende skille i
kunnskapsnivaring
Ikke fullfoslashring av utdanning
Oslashkt antall innbyggere paring
trygd
11 Tidlig innsats og
forebyggende arbeid rettet
mot barn unge og familier
nedprioriteres
Oppvekst
barnevern
NAV
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
Kan medfoslashre stoslashrre behov og
oslashkte kostnader i fremtiden
12 Kulturtilbudet er ikke
tilgjengelig for alle
Kultur og idrett Lite attraktivt for nye
innbyggere
Redusert livskvalitet for
enkelte
Regulatoriske risikoer
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Brudd paring lov og forskrift
relatert til offentlige
anskaffelser
Alle
Teknisk
Oslashkonomiske tap herunder
erstatningssoslashksmaringl og boslashter
pga feil i innkjoslashpsprosessen
og at kommunen kjoslashper inn
til for hoslashy pris
Negativt omdoslashmme
2 Brudd paring
personopplysningsloven
Alle ndash saeligrlig
innenfor helse
og oppvekst
Erstatningssoslashksmaringl
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for
enkeltansatte
Negativ effekt paring omdoslashmmet
Manglende oppfoslashlging av
sykemeldte
4 Brudd paring lov om
offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Publikum faringr ikke tilgang til
opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kontrollutvalg
Side 6 av 11
Frogn KU-1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1500131-8 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1616 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding til orientering 2 Raringdmannen bes gi en endelig tilbakemelding om oppfoslashlgingen av hvert av de seks
anbefalingspunktene innen utgangen av 2016 SAKSUTREDNING Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten om laquoBeredskapraquo den 1562015 i sak 11515 og vedtok at raringdmannen skulle foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet etter seks maringneder Rapporten kan leses paring wwwfollofiksno Raringdmannen skriver i sitt svar av 26112015 at revisjonens seks anbefalinger er tatt til foslashlge i Frogn kommunes samlede og oppdaterte Ros-analyse vedtatt av kommunestyret 7 desember 2015 Revisjonens anbefalinger var 1 Revidere overordnet beredskapsplan paring bakgrunn av ROS-analyse som gjennomfoslashres i 2015 2 Oppdatere og revidere enhetenes beredskapsplaner 3 Soslashrge for at samordning av planer og oversikt over ressursbehov ivaretas i noslashdvendig grad og at dette fremkommer i planene 4 Avklare behovet for en egen beredskapsplan for vassdragstiltak 5 Vurdere om enkelte planer boslashr utvides med en naeligrmere konsekvensbeskrivelse av uoslashnskede hendelser og forbedrede tiltak 6 Tilstrebe en mer ensartet struktur for enhetenes beredskapsplaner ved bruk av en felles mal Raringdmannen vil i moslashtet orientere om arbeidet med ROS-analyser og beredskapsarbeid
Frogn kontrollutvalg
Side 7 av 11
Sekretariatets vurdering Vi ser det som positivt at kommunen ved behandlingen av ROS-analysen for 2015 har tatt revisjonens anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten til foslashlge og merker oss at raringdmannen med dette mener at Kommunestyrets vedtak om oppfoslashlging av rapportens anbefalinger er gjennomfoslashrt Sekretariatet mener at raringdmannens tilbakemelding er noe uklar i forhold til aring beskrive oppfoslashlgingen av hvert enkelt anbefalingspunkt Vi anbefaler derfor at utvalget ber raringdmannen om aring avgi en ny tilbakemelding innen utgangen av 2016 med en naeligrmere beskrivelse av hvordan anbefalingspunktene er fulgt opp foslashr saken sendes til kommunestyret for endelig vedtak Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kontrollutvalg
Side 8 av 11
Frogn KU-1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1716 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering
2 Kontrollutvalget ber raringdmannen levere en skriftlig rapport om resultatet av sine undersoslashkelser til utvalgets neste moslashte
Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen orienterte om denne saken paring kontrollutvalgets moslashte den 7 mars tidligere i aringr jf vedlagte KU sak 716 Utvalget vedtok da aring innkalle raringdmannen til moslashtet den 9 mai for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser I e-post til sekretariatet har raringdmannen gitt beskjed om at den skriftlige sluttrapporten foreloslashpig ikke er ferdigstilt Raringdmannen er innkalt og vil i dette moslashtet avgi en muntlig rapport om status i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers Sekretaeligr Vedlegg Kopi av KU sak 716
KONTROLLUTVALGET I FROGN
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195 1431 Arings Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29 64 96 20 58 (m) 95 93 96 56 FIKSfollofiksno wwwfollofiksno
Saksutskrift Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 716 07032016 Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser Saksutskriften bekreftes Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheier Raringdgiver Dokumentet er elektronisk godkjent
Varingr ref 1600089 Side 2 av 2
Tidligere behandlinger Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen sa i kontrollutvalgets moslashte den 1 februar i sak 216 vedroslashrende kontrollrutiner i byggesaksavdelingen at administrasjonen vil garing igjennom arkivene og undersoslashke aktuelle saker den korrupsjonssiktede kvinnen fra Drammen behandlet da hun var ansatt i Frogn kommune Kontrollutvalget vedtok aring be om en redegjoslashrelse fra raringdmannen om gjennomfoslashringen av undersoslashkelsen Raringdmannen er innkalt til moslashtet for aring gi en statusrapport om sine undersoslashkelser Arings 29 februar 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kontrollutvalg
Side 9 av 11
Frogn KU-1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600081-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1816 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar KPMGs utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon til orientering SAKSUTREDNING I utkastet til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra KPMG framgaringr det at analysen er utarbeidet paring grunnlag av dokumentanalyse og det felles arbeidsmoslashtet den 13 april der baringde kontrollutvalget politiske gruppeledere samt raringdmannen og hans ledergruppe deltok Paring grunnlag av diskusjonen i utvalget vil KPMG legge fram en endelig overordnet analyse foran kontrollutvalgets neste moslashte Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Utkast overordnet analyse Frogn kommune fra KPMG
Overordnet analyse
Frogn kommune
Mai 2016
wwwkpmgno
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1
Innhold
1 Bakgrunn og formaringl 2
11 Bakgrunn 2
12 Formaringl 2
2 Fremgangsmaringte og involvering 3
21 Innsamling av data og metode 3
3 Analyse 6
31 Generell drift 7
32 Regulatoriske risikoer 8
33 Oslashkonomi 9
34 Maringl strategi og vedtak 9
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2
1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn
Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen
skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen
Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for
forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019
12 Formaringl
Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i
firearingrsperioden 2016-2019
For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir
grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de
neste aringrene
Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale
virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets
prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3
2 Fremgangsmaringte og involvering
Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og
vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen
21 Innsamling av data og metode
I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige
sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring
i risiko og vesentlighet
Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer
for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko
vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring
gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra
et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon
kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter
Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring
paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep
Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen
administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne
de rette omraringder og risikoer for revisjon
Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker
Kartlegge og forstaring kommunen
Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon
Dokumentere analyse
211 Metode
For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data
Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet
aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett
Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens
stab
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4
Illustrert har prosessen vaeligrt slik
212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn
Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1
og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av
forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og
tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2
1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt
innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter
2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret
1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget
2
bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller
3
bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak
4
bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg
5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget
6
bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte
Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet
Risikovurdering av vesentlige omraringde
Prioritering av risikoomraringde
Valg av
prosjekt
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5
I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens
av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet
Liv og helse
Sikring av verdier
Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet
Kostnadseffektivitetproduktivitet
Politisk aktualitet
Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise
Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan
for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende
revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og
operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes
Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon
mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli
gjenstand for revisjon
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6
3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si
omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet
I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert
Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker
Generell drift
Regulatoriske risikoer
Oslashkonomiske risikoer
Maringl strategi og vedtak
Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig
konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens
De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer
vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene
Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut
Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons
1 Etikk Hele
2 IKT Hele IKT og service
3 Helse og omsorg Helse omsorg og
velferd
4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd
5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern
6 Personopplysninger Hele Sentraladm
7 Selvkost Teknisk
8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele
saeligrlig oslashkonomi teknisk
9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele
10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele
11 Bemanning og kompetansestyring Hele
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7
Generell drift
311 Etikk og habilitet
Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur
basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer
som sist ble revidert i 2015
I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble
droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring
forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og
administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i
saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de
ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd
paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og
ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med
aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter
312 IKT
I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen
Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig
utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner
av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem
Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe
som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og
bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er
paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre
del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og
oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel
ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer
ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor
IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves
ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle
IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene
ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette
hendelser
ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr
313 Helse og omsorg
I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for
2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor
brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte
Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt
Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud
innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde
siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort
paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene
samsvarer med ressursinnsatsen
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring
ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging
ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov
ndash Bruk av individuelle planer
ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren
ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger
hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd
En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses
mot enkelte tjenester og brukergrupper
314 Rus og psykiatri
Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de
omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall
personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne
brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen
medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner
og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer
gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og
behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske
helsetjenester
Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det
er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne
perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr
315 Tidlig innsats og forebygging
I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene
i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant
unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen
at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole
I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant
annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper
ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende
tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon
32 Regulatoriske risikoer
321 Ivaretakelse av personalopplysninger
Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble
vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av
personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner
og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl
For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon
arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer
samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket
tillater
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring
etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9
322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp
Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet
begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig
kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det
blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i
samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om
kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester
33 Oslashkonomi
331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt
Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt
helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko
for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser
at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til
Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet
Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til
mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at
kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer
Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det
virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp
Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og
ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene
Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som
foslashlge av merkostnader
Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin
styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i
sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller
om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt
332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag
Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et
risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som
det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng
med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger
i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og
vesentlig lavere handlefrihet i kommunen
Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder
kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere
og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag
34 Maringl strategi og vedtak
341 Oppfoslashlging av kommunale planer
Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling
Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en
gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10
Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet
og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og
undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke
systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak
342 Styring av kompetanse og bemanning
I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i
ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning
av personell og akutte problemer ved fravaeligr
En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i
kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og
som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen
En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og
kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning
at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er
det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov
for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle
medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert
Generell drift
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
1 Interne ogeller eksterne
misligheter
Alle Tap som foslashlge av intern
svindel og andre personlige
vinninger
Svekket omdoslashmme
Daringrligere kvalitet
2 Stoslashttetjenestene leverer
ikke tilstrekkelig verdi til
kommunen
Servicesenter
Fellestjenester
Ineffektivitetdaringrlig kvalitet
hindrer tjenestene og politisk
virksomhet i aring gjoslashre en god
nok jobb
Variertdaringrlig
serviceopplevelse
Daringrlig omdoslashmme hos
innbyggerne
3 Post- og arkivfunksjonen
fungerer ikke etter
hensikten
Servicesenter
Fellestjenester
Publikum ansatte faringr ikke
tilgang paring opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Uhensiktsmessig drift av
og manglende kunnskap
om IKT-systemene i
kommunen
IKT Uautoriserte tilganger og
endringer
Tapt
verdiskapingineffektivitet
Oslashkte kostnader oslashkonomisk
tap
Oslashkte drifts- og
vedlikeholdskostnader
5 Store prosjekt leverer ikke
iht tid kostnad og kvalitet3
Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til
oslashkte gebyr og relativt store
oslashkonomiske tap
Kvalitetsutfordringer
Forsinkelser i prosjekt kan
foslashre til at inntektsstroslashmmen
fra investeringen forsinkes
med foslashlger for oslashvrig
virksomhet
6 Vedlikeholdsarbeidet er for
lite planmessig
langsiktig
Teknisk Vedlikeholdsetterslep som
gir oslashkte kostnader paring lengre
sikt
Oslashkte investerings- og
driftskostnader
HMS-krav blir ikke innfridd
7 Tjenestetilbudet innenfor
helse- og omsorgssektoren
samsvarer ikke med behov
Helse og
omsorg
Alle brukere som har behov
for det faringr ikke noslashdvendige
helse- og omsorgstenester
Dyre ineffektive tjenester
Fare for liv og helse
3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
8 Manglende samsvar
mellom kvalitet
tjenestetilbud og behov
innenfor rus- og
psykiatritjenesten4
Helse og
omsorg
Oslashkt risiko for at enkelte blir
langtidsbrukere av systemet
Ikke tilbud til alle som har rett
paring tjenester
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
9 Mangelfullt tilbud til
flyktninger i kommunen
Alle Daringrligere integrering f eks
daringrlig spraringk
Oslashkte kostnader
10 Varierende kvalitet paring
skolene mtp laeligringsmiljoslash
og laeligringsresultat
Oppvekst Oslashkende skille i
kunnskapsnivaring
Ikke fullfoslashring av utdanning
Oslashkt antall innbyggere paring
trygd
11 Tidlig innsats og
forebyggende arbeid rettet
mot barn unge og familier
nedprioriteres
Oppvekst
barnevern
NAV
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
Kan medfoslashre stoslashrre behov og
oslashkte kostnader i fremtiden
12 Kulturtilbudet er ikke
tilgjengelig for alle
Kultur og idrett Lite attraktivt for nye
innbyggere
Redusert livskvalitet for
enkelte
Regulatoriske risikoer
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Brudd paring lov og forskrift
relatert til offentlige
anskaffelser
Alle
Teknisk
Oslashkonomiske tap herunder
erstatningssoslashksmaringl og boslashter
pga feil i innkjoslashpsprosessen
og at kommunen kjoslashper inn
til for hoslashy pris
Negativt omdoslashmme
2 Brudd paring
personopplysningsloven
Alle ndash saeligrlig
innenfor helse
og oppvekst
Erstatningssoslashksmaringl
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for
enkeltansatte
Negativ effekt paring omdoslashmmet
Manglende oppfoslashlging av
sykemeldte
4 Brudd paring lov om
offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Publikum faringr ikke tilgang til
opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kontrollutvalg
Side 7 av 11
Sekretariatets vurdering Vi ser det som positivt at kommunen ved behandlingen av ROS-analysen for 2015 har tatt revisjonens anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten til foslashlge og merker oss at raringdmannen med dette mener at Kommunestyrets vedtak om oppfoslashlging av rapportens anbefalinger er gjennomfoslashrt Sekretariatet mener at raringdmannens tilbakemelding er noe uklar i forhold til aring beskrive oppfoslashlgingen av hvert enkelt anbefalingspunkt Vi anbefaler derfor at utvalget ber raringdmannen om aring avgi en ny tilbakemelding innen utgangen av 2016 med en naeligrmere beskrivelse av hvordan anbefalingspunktene er fulgt opp foslashr saken sendes til kommunestyret for endelig vedtak Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kontrollutvalg
Side 8 av 11
Frogn KU-1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1716 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering
2 Kontrollutvalget ber raringdmannen levere en skriftlig rapport om resultatet av sine undersoslashkelser til utvalgets neste moslashte
Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen orienterte om denne saken paring kontrollutvalgets moslashte den 7 mars tidligere i aringr jf vedlagte KU sak 716 Utvalget vedtok da aring innkalle raringdmannen til moslashtet den 9 mai for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser I e-post til sekretariatet har raringdmannen gitt beskjed om at den skriftlige sluttrapporten foreloslashpig ikke er ferdigstilt Raringdmannen er innkalt og vil i dette moslashtet avgi en muntlig rapport om status i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers Sekretaeligr Vedlegg Kopi av KU sak 716
KONTROLLUTVALGET I FROGN
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195 1431 Arings Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29 64 96 20 58 (m) 95 93 96 56 FIKSfollofiksno wwwfollofiksno
Saksutskrift Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 716 07032016 Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser Saksutskriften bekreftes Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheier Raringdgiver Dokumentet er elektronisk godkjent
Varingr ref 1600089 Side 2 av 2
Tidligere behandlinger Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen sa i kontrollutvalgets moslashte den 1 februar i sak 216 vedroslashrende kontrollrutiner i byggesaksavdelingen at administrasjonen vil garing igjennom arkivene og undersoslashke aktuelle saker den korrupsjonssiktede kvinnen fra Drammen behandlet da hun var ansatt i Frogn kommune Kontrollutvalget vedtok aring be om en redegjoslashrelse fra raringdmannen om gjennomfoslashringen av undersoslashkelsen Raringdmannen er innkalt til moslashtet for aring gi en statusrapport om sine undersoslashkelser Arings 29 februar 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kontrollutvalg
Side 9 av 11
Frogn KU-1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600081-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1816 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar KPMGs utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon til orientering SAKSUTREDNING I utkastet til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra KPMG framgaringr det at analysen er utarbeidet paring grunnlag av dokumentanalyse og det felles arbeidsmoslashtet den 13 april der baringde kontrollutvalget politiske gruppeledere samt raringdmannen og hans ledergruppe deltok Paring grunnlag av diskusjonen i utvalget vil KPMG legge fram en endelig overordnet analyse foran kontrollutvalgets neste moslashte Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Utkast overordnet analyse Frogn kommune fra KPMG
Overordnet analyse
Frogn kommune
Mai 2016
wwwkpmgno
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1
Innhold
1 Bakgrunn og formaringl 2
11 Bakgrunn 2
12 Formaringl 2
2 Fremgangsmaringte og involvering 3
21 Innsamling av data og metode 3
3 Analyse 6
31 Generell drift 7
32 Regulatoriske risikoer 8
33 Oslashkonomi 9
34 Maringl strategi og vedtak 9
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2
1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn
Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen
skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen
Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for
forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019
12 Formaringl
Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i
firearingrsperioden 2016-2019
For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir
grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de
neste aringrene
Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale
virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets
prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3
2 Fremgangsmaringte og involvering
Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og
vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen
21 Innsamling av data og metode
I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige
sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring
i risiko og vesentlighet
Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer
for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko
vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring
gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra
et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon
kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter
Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring
paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep
Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen
administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne
de rette omraringder og risikoer for revisjon
Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker
Kartlegge og forstaring kommunen
Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon
Dokumentere analyse
211 Metode
For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data
Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet
aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett
Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens
stab
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4
Illustrert har prosessen vaeligrt slik
212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn
Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1
og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av
forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og
tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2
1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt
innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter
2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret
1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget
2
bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller
3
bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak
4
bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg
5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget
6
bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte
Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet
Risikovurdering av vesentlige omraringde
Prioritering av risikoomraringde
Valg av
prosjekt
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5
I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens
av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet
Liv og helse
Sikring av verdier
Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet
Kostnadseffektivitetproduktivitet
Politisk aktualitet
Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise
Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan
for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende
revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og
operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes
Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon
mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli
gjenstand for revisjon
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6
3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si
omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet
I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert
Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker
Generell drift
Regulatoriske risikoer
Oslashkonomiske risikoer
Maringl strategi og vedtak
Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig
konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens
De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer
vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene
Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut
Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons
1 Etikk Hele
2 IKT Hele IKT og service
3 Helse og omsorg Helse omsorg og
velferd
4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd
5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern
6 Personopplysninger Hele Sentraladm
7 Selvkost Teknisk
8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele
saeligrlig oslashkonomi teknisk
9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele
10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele
11 Bemanning og kompetansestyring Hele
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7
Generell drift
311 Etikk og habilitet
Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur
basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer
som sist ble revidert i 2015
I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble
droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring
forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og
administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i
saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de
ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd
paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og
ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med
aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter
312 IKT
I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen
Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig
utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner
av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem
Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe
som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og
bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er
paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre
del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og
oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel
ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer
ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor
IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves
ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle
IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene
ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette
hendelser
ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr
313 Helse og omsorg
I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for
2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor
brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte
Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt
Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud
innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde
siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort
paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene
samsvarer med ressursinnsatsen
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring
ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging
ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov
ndash Bruk av individuelle planer
ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren
ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger
hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd
En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses
mot enkelte tjenester og brukergrupper
314 Rus og psykiatri
Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de
omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall
personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne
brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen
medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner
og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer
gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og
behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske
helsetjenester
Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det
er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne
perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr
315 Tidlig innsats og forebygging
I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene
i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant
unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen
at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole
I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant
annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper
ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende
tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon
32 Regulatoriske risikoer
321 Ivaretakelse av personalopplysninger
Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble
vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av
personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner
og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl
For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon
arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer
samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket
tillater
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring
etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9
322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp
Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet
begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig
kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det
blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i
samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om
kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester
33 Oslashkonomi
331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt
Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt
helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko
for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser
at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til
Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet
Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til
mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at
kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer
Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det
virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp
Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og
ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene
Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som
foslashlge av merkostnader
Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin
styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i
sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller
om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt
332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag
Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et
risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som
det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng
med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger
i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og
vesentlig lavere handlefrihet i kommunen
Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder
kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere
og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag
34 Maringl strategi og vedtak
341 Oppfoslashlging av kommunale planer
Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling
Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en
gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10
Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet
og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og
undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke
systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak
342 Styring av kompetanse og bemanning
I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i
ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning
av personell og akutte problemer ved fravaeligr
En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i
kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og
som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen
En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og
kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning
at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er
det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov
for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle
medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert
Generell drift
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
1 Interne ogeller eksterne
misligheter
Alle Tap som foslashlge av intern
svindel og andre personlige
vinninger
Svekket omdoslashmme
Daringrligere kvalitet
2 Stoslashttetjenestene leverer
ikke tilstrekkelig verdi til
kommunen
Servicesenter
Fellestjenester
Ineffektivitetdaringrlig kvalitet
hindrer tjenestene og politisk
virksomhet i aring gjoslashre en god
nok jobb
Variertdaringrlig
serviceopplevelse
Daringrlig omdoslashmme hos
innbyggerne
3 Post- og arkivfunksjonen
fungerer ikke etter
hensikten
Servicesenter
Fellestjenester
Publikum ansatte faringr ikke
tilgang paring opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Uhensiktsmessig drift av
og manglende kunnskap
om IKT-systemene i
kommunen
IKT Uautoriserte tilganger og
endringer
Tapt
verdiskapingineffektivitet
Oslashkte kostnader oslashkonomisk
tap
Oslashkte drifts- og
vedlikeholdskostnader
5 Store prosjekt leverer ikke
iht tid kostnad og kvalitet3
Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til
oslashkte gebyr og relativt store
oslashkonomiske tap
Kvalitetsutfordringer
Forsinkelser i prosjekt kan
foslashre til at inntektsstroslashmmen
fra investeringen forsinkes
med foslashlger for oslashvrig
virksomhet
6 Vedlikeholdsarbeidet er for
lite planmessig
langsiktig
Teknisk Vedlikeholdsetterslep som
gir oslashkte kostnader paring lengre
sikt
Oslashkte investerings- og
driftskostnader
HMS-krav blir ikke innfridd
7 Tjenestetilbudet innenfor
helse- og omsorgssektoren
samsvarer ikke med behov
Helse og
omsorg
Alle brukere som har behov
for det faringr ikke noslashdvendige
helse- og omsorgstenester
Dyre ineffektive tjenester
Fare for liv og helse
3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
8 Manglende samsvar
mellom kvalitet
tjenestetilbud og behov
innenfor rus- og
psykiatritjenesten4
Helse og
omsorg
Oslashkt risiko for at enkelte blir
langtidsbrukere av systemet
Ikke tilbud til alle som har rett
paring tjenester
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
9 Mangelfullt tilbud til
flyktninger i kommunen
Alle Daringrligere integrering f eks
daringrlig spraringk
Oslashkte kostnader
10 Varierende kvalitet paring
skolene mtp laeligringsmiljoslash
og laeligringsresultat
Oppvekst Oslashkende skille i
kunnskapsnivaring
Ikke fullfoslashring av utdanning
Oslashkt antall innbyggere paring
trygd
11 Tidlig innsats og
forebyggende arbeid rettet
mot barn unge og familier
nedprioriteres
Oppvekst
barnevern
NAV
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
Kan medfoslashre stoslashrre behov og
oslashkte kostnader i fremtiden
12 Kulturtilbudet er ikke
tilgjengelig for alle
Kultur og idrett Lite attraktivt for nye
innbyggere
Redusert livskvalitet for
enkelte
Regulatoriske risikoer
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Brudd paring lov og forskrift
relatert til offentlige
anskaffelser
Alle
Teknisk
Oslashkonomiske tap herunder
erstatningssoslashksmaringl og boslashter
pga feil i innkjoslashpsprosessen
og at kommunen kjoslashper inn
til for hoslashy pris
Negativt omdoslashmme
2 Brudd paring
personopplysningsloven
Alle ndash saeligrlig
innenfor helse
og oppvekst
Erstatningssoslashksmaringl
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for
enkeltansatte
Negativ effekt paring omdoslashmmet
Manglende oppfoslashlging av
sykemeldte
4 Brudd paring lov om
offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Publikum faringr ikke tilgang til
opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kontrollutvalg
Side 8 av 11
Frogn KU-1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1716 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering
2 Kontrollutvalget ber raringdmannen levere en skriftlig rapport om resultatet av sine undersoslashkelser til utvalgets neste moslashte
Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen orienterte om denne saken paring kontrollutvalgets moslashte den 7 mars tidligere i aringr jf vedlagte KU sak 716 Utvalget vedtok da aring innkalle raringdmannen til moslashtet den 9 mai for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser I e-post til sekretariatet har raringdmannen gitt beskjed om at den skriftlige sluttrapporten foreloslashpig ikke er ferdigstilt Raringdmannen er innkalt og vil i dette moslashtet avgi en muntlig rapport om status i saken Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers Sekretaeligr Vedlegg Kopi av KU sak 716
KONTROLLUTVALGET I FROGN
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195 1431 Arings Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29 64 96 20 58 (m) 95 93 96 56 FIKSfollofiksno wwwfollofiksno
Saksutskrift Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 716 07032016 Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser Saksutskriften bekreftes Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheier Raringdgiver Dokumentet er elektronisk godkjent
Varingr ref 1600089 Side 2 av 2
Tidligere behandlinger Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen sa i kontrollutvalgets moslashte den 1 februar i sak 216 vedroslashrende kontrollrutiner i byggesaksavdelingen at administrasjonen vil garing igjennom arkivene og undersoslashke aktuelle saker den korrupsjonssiktede kvinnen fra Drammen behandlet da hun var ansatt i Frogn kommune Kontrollutvalget vedtok aring be om en redegjoslashrelse fra raringdmannen om gjennomfoslashringen av undersoslashkelsen Raringdmannen er innkalt til moslashtet for aring gi en statusrapport om sine undersoslashkelser Arings 29 februar 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kontrollutvalg
Side 9 av 11
Frogn KU-1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600081-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1816 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar KPMGs utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon til orientering SAKSUTREDNING I utkastet til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra KPMG framgaringr det at analysen er utarbeidet paring grunnlag av dokumentanalyse og det felles arbeidsmoslashtet den 13 april der baringde kontrollutvalget politiske gruppeledere samt raringdmannen og hans ledergruppe deltok Paring grunnlag av diskusjonen i utvalget vil KPMG legge fram en endelig overordnet analyse foran kontrollutvalgets neste moslashte Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Utkast overordnet analyse Frogn kommune fra KPMG
Overordnet analyse
Frogn kommune
Mai 2016
wwwkpmgno
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1
Innhold
1 Bakgrunn og formaringl 2
11 Bakgrunn 2
12 Formaringl 2
2 Fremgangsmaringte og involvering 3
21 Innsamling av data og metode 3
3 Analyse 6
31 Generell drift 7
32 Regulatoriske risikoer 8
33 Oslashkonomi 9
34 Maringl strategi og vedtak 9
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2
1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn
Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen
skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen
Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for
forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019
12 Formaringl
Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i
firearingrsperioden 2016-2019
For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir
grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de
neste aringrene
Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale
virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets
prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3
2 Fremgangsmaringte og involvering
Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og
vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen
21 Innsamling av data og metode
I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige
sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring
i risiko og vesentlighet
Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer
for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko
vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring
gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra
et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon
kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter
Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring
paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep
Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen
administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne
de rette omraringder og risikoer for revisjon
Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker
Kartlegge og forstaring kommunen
Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon
Dokumentere analyse
211 Metode
For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data
Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet
aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett
Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens
stab
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4
Illustrert har prosessen vaeligrt slik
212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn
Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1
og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av
forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og
tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2
1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt
innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter
2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret
1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget
2
bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller
3
bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak
4
bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg
5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget
6
bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte
Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet
Risikovurdering av vesentlige omraringde
Prioritering av risikoomraringde
Valg av
prosjekt
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5
I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens
av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet
Liv og helse
Sikring av verdier
Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet
Kostnadseffektivitetproduktivitet
Politisk aktualitet
Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise
Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan
for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende
revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og
operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes
Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon
mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli
gjenstand for revisjon
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6
3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si
omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet
I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert
Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker
Generell drift
Regulatoriske risikoer
Oslashkonomiske risikoer
Maringl strategi og vedtak
Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig
konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens
De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer
vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene
Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut
Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons
1 Etikk Hele
2 IKT Hele IKT og service
3 Helse og omsorg Helse omsorg og
velferd
4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd
5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern
6 Personopplysninger Hele Sentraladm
7 Selvkost Teknisk
8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele
saeligrlig oslashkonomi teknisk
9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele
10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele
11 Bemanning og kompetansestyring Hele
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7
Generell drift
311 Etikk og habilitet
Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur
basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer
som sist ble revidert i 2015
I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble
droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring
forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og
administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i
saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de
ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd
paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og
ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med
aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter
312 IKT
I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen
Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig
utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner
av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem
Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe
som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og
bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er
paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre
del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og
oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel
ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer
ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor
IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves
ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle
IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene
ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette
hendelser
ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr
313 Helse og omsorg
I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for
2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor
brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte
Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt
Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud
innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde
siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort
paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene
samsvarer med ressursinnsatsen
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring
ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging
ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov
ndash Bruk av individuelle planer
ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren
ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger
hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd
En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses
mot enkelte tjenester og brukergrupper
314 Rus og psykiatri
Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de
omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall
personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne
brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen
medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner
og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer
gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og
behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske
helsetjenester
Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det
er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne
perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr
315 Tidlig innsats og forebygging
I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene
i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant
unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen
at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole
I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant
annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper
ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende
tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon
32 Regulatoriske risikoer
321 Ivaretakelse av personalopplysninger
Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble
vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av
personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner
og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl
For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon
arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer
samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket
tillater
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring
etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9
322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp
Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet
begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig
kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det
blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i
samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om
kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester
33 Oslashkonomi
331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt
Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt
helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko
for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser
at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til
Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet
Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til
mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at
kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer
Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det
virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp
Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og
ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene
Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som
foslashlge av merkostnader
Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin
styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i
sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller
om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt
332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag
Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et
risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som
det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng
med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger
i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og
vesentlig lavere handlefrihet i kommunen
Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder
kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere
og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag
34 Maringl strategi og vedtak
341 Oppfoslashlging av kommunale planer
Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling
Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en
gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10
Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet
og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og
undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke
systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak
342 Styring av kompetanse og bemanning
I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i
ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning
av personell og akutte problemer ved fravaeligr
En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i
kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og
som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen
En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og
kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning
at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er
det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov
for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle
medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert
Generell drift
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
1 Interne ogeller eksterne
misligheter
Alle Tap som foslashlge av intern
svindel og andre personlige
vinninger
Svekket omdoslashmme
Daringrligere kvalitet
2 Stoslashttetjenestene leverer
ikke tilstrekkelig verdi til
kommunen
Servicesenter
Fellestjenester
Ineffektivitetdaringrlig kvalitet
hindrer tjenestene og politisk
virksomhet i aring gjoslashre en god
nok jobb
Variertdaringrlig
serviceopplevelse
Daringrlig omdoslashmme hos
innbyggerne
3 Post- og arkivfunksjonen
fungerer ikke etter
hensikten
Servicesenter
Fellestjenester
Publikum ansatte faringr ikke
tilgang paring opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Uhensiktsmessig drift av
og manglende kunnskap
om IKT-systemene i
kommunen
IKT Uautoriserte tilganger og
endringer
Tapt
verdiskapingineffektivitet
Oslashkte kostnader oslashkonomisk
tap
Oslashkte drifts- og
vedlikeholdskostnader
5 Store prosjekt leverer ikke
iht tid kostnad og kvalitet3
Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til
oslashkte gebyr og relativt store
oslashkonomiske tap
Kvalitetsutfordringer
Forsinkelser i prosjekt kan
foslashre til at inntektsstroslashmmen
fra investeringen forsinkes
med foslashlger for oslashvrig
virksomhet
6 Vedlikeholdsarbeidet er for
lite planmessig
langsiktig
Teknisk Vedlikeholdsetterslep som
gir oslashkte kostnader paring lengre
sikt
Oslashkte investerings- og
driftskostnader
HMS-krav blir ikke innfridd
7 Tjenestetilbudet innenfor
helse- og omsorgssektoren
samsvarer ikke med behov
Helse og
omsorg
Alle brukere som har behov
for det faringr ikke noslashdvendige
helse- og omsorgstenester
Dyre ineffektive tjenester
Fare for liv og helse
3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
8 Manglende samsvar
mellom kvalitet
tjenestetilbud og behov
innenfor rus- og
psykiatritjenesten4
Helse og
omsorg
Oslashkt risiko for at enkelte blir
langtidsbrukere av systemet
Ikke tilbud til alle som har rett
paring tjenester
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
9 Mangelfullt tilbud til
flyktninger i kommunen
Alle Daringrligere integrering f eks
daringrlig spraringk
Oslashkte kostnader
10 Varierende kvalitet paring
skolene mtp laeligringsmiljoslash
og laeligringsresultat
Oppvekst Oslashkende skille i
kunnskapsnivaring
Ikke fullfoslashring av utdanning
Oslashkt antall innbyggere paring
trygd
11 Tidlig innsats og
forebyggende arbeid rettet
mot barn unge og familier
nedprioriteres
Oppvekst
barnevern
NAV
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
Kan medfoslashre stoslashrre behov og
oslashkte kostnader i fremtiden
12 Kulturtilbudet er ikke
tilgjengelig for alle
Kultur og idrett Lite attraktivt for nye
innbyggere
Redusert livskvalitet for
enkelte
Regulatoriske risikoer
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Brudd paring lov og forskrift
relatert til offentlige
anskaffelser
Alle
Teknisk
Oslashkonomiske tap herunder
erstatningssoslashksmaringl og boslashter
pga feil i innkjoslashpsprosessen
og at kommunen kjoslashper inn
til for hoslashy pris
Negativt omdoslashmme
2 Brudd paring
personopplysningsloven
Alle ndash saeligrlig
innenfor helse
og oppvekst
Erstatningssoslashksmaringl
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for
enkeltansatte
Negativ effekt paring omdoslashmmet
Manglende oppfoslashlging av
sykemeldte
4 Brudd paring lov om
offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Publikum faringr ikke tilgang til
opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
KONTROLLUTVALGET I FROGN
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195 1431 Arings Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29 64 96 20 58 (m) 95 93 96 56 FIKSfollofiksno wwwfollofiksno
Saksutskrift Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600089-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 716 07032016 Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser Saksutskriften bekreftes Arings 2mai 2016 Lene H Lilleheier Raringdgiver Dokumentet er elektronisk godkjent
Varingr ref 1600089 Side 2 av 2
Tidligere behandlinger Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen sa i kontrollutvalgets moslashte den 1 februar i sak 216 vedroslashrende kontrollrutiner i byggesaksavdelingen at administrasjonen vil garing igjennom arkivene og undersoslashke aktuelle saker den korrupsjonssiktede kvinnen fra Drammen behandlet da hun var ansatt i Frogn kommune Kontrollutvalget vedtok aring be om en redegjoslashrelse fra raringdmannen om gjennomfoslashringen av undersoslashkelsen Raringdmannen er innkalt til moslashtet for aring gi en statusrapport om sine undersoslashkelser Arings 29 februar 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kontrollutvalg
Side 9 av 11
Frogn KU-1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600081-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1816 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar KPMGs utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon til orientering SAKSUTREDNING I utkastet til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra KPMG framgaringr det at analysen er utarbeidet paring grunnlag av dokumentanalyse og det felles arbeidsmoslashtet den 13 april der baringde kontrollutvalget politiske gruppeledere samt raringdmannen og hans ledergruppe deltok Paring grunnlag av diskusjonen i utvalget vil KPMG legge fram en endelig overordnet analyse foran kontrollutvalgets neste moslashte Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Utkast overordnet analyse Frogn kommune fra KPMG
Overordnet analyse
Frogn kommune
Mai 2016
wwwkpmgno
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1
Innhold
1 Bakgrunn og formaringl 2
11 Bakgrunn 2
12 Formaringl 2
2 Fremgangsmaringte og involvering 3
21 Innsamling av data og metode 3
3 Analyse 6
31 Generell drift 7
32 Regulatoriske risikoer 8
33 Oslashkonomi 9
34 Maringl strategi og vedtak 9
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2
1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn
Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen
skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen
Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for
forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019
12 Formaringl
Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i
firearingrsperioden 2016-2019
For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir
grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de
neste aringrene
Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale
virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets
prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3
2 Fremgangsmaringte og involvering
Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og
vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen
21 Innsamling av data og metode
I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige
sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring
i risiko og vesentlighet
Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer
for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko
vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring
gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra
et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon
kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter
Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring
paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep
Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen
administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne
de rette omraringder og risikoer for revisjon
Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker
Kartlegge og forstaring kommunen
Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon
Dokumentere analyse
211 Metode
For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data
Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet
aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett
Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens
stab
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4
Illustrert har prosessen vaeligrt slik
212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn
Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1
og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av
forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og
tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2
1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt
innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter
2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret
1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget
2
bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller
3
bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak
4
bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg
5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget
6
bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte
Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet
Risikovurdering av vesentlige omraringde
Prioritering av risikoomraringde
Valg av
prosjekt
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5
I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens
av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet
Liv og helse
Sikring av verdier
Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet
Kostnadseffektivitetproduktivitet
Politisk aktualitet
Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise
Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan
for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende
revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og
operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes
Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon
mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli
gjenstand for revisjon
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6
3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si
omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet
I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert
Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker
Generell drift
Regulatoriske risikoer
Oslashkonomiske risikoer
Maringl strategi og vedtak
Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig
konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens
De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer
vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene
Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut
Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons
1 Etikk Hele
2 IKT Hele IKT og service
3 Helse og omsorg Helse omsorg og
velferd
4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd
5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern
6 Personopplysninger Hele Sentraladm
7 Selvkost Teknisk
8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele
saeligrlig oslashkonomi teknisk
9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele
10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele
11 Bemanning og kompetansestyring Hele
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7
Generell drift
311 Etikk og habilitet
Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur
basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer
som sist ble revidert i 2015
I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble
droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring
forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og
administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i
saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de
ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd
paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og
ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med
aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter
312 IKT
I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen
Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig
utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner
av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem
Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe
som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og
bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er
paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre
del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og
oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel
ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer
ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor
IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves
ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle
IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene
ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette
hendelser
ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr
313 Helse og omsorg
I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for
2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor
brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte
Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt
Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud
innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde
siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort
paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene
samsvarer med ressursinnsatsen
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring
ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging
ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov
ndash Bruk av individuelle planer
ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren
ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger
hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd
En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses
mot enkelte tjenester og brukergrupper
314 Rus og psykiatri
Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de
omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall
personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne
brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen
medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner
og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer
gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og
behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske
helsetjenester
Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det
er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne
perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr
315 Tidlig innsats og forebygging
I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene
i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant
unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen
at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole
I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant
annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper
ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende
tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon
32 Regulatoriske risikoer
321 Ivaretakelse av personalopplysninger
Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble
vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av
personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner
og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl
For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon
arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer
samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket
tillater
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring
etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9
322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp
Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet
begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig
kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det
blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i
samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om
kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester
33 Oslashkonomi
331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt
Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt
helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko
for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser
at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til
Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet
Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til
mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at
kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer
Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det
virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp
Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og
ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene
Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som
foslashlge av merkostnader
Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin
styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i
sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller
om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt
332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag
Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et
risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som
det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng
med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger
i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og
vesentlig lavere handlefrihet i kommunen
Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder
kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere
og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag
34 Maringl strategi og vedtak
341 Oppfoslashlging av kommunale planer
Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling
Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en
gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10
Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet
og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og
undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke
systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak
342 Styring av kompetanse og bemanning
I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i
ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning
av personell og akutte problemer ved fravaeligr
En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i
kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og
som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen
En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og
kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning
at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er
det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov
for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle
medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert
Generell drift
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
1 Interne ogeller eksterne
misligheter
Alle Tap som foslashlge av intern
svindel og andre personlige
vinninger
Svekket omdoslashmme
Daringrligere kvalitet
2 Stoslashttetjenestene leverer
ikke tilstrekkelig verdi til
kommunen
Servicesenter
Fellestjenester
Ineffektivitetdaringrlig kvalitet
hindrer tjenestene og politisk
virksomhet i aring gjoslashre en god
nok jobb
Variertdaringrlig
serviceopplevelse
Daringrlig omdoslashmme hos
innbyggerne
3 Post- og arkivfunksjonen
fungerer ikke etter
hensikten
Servicesenter
Fellestjenester
Publikum ansatte faringr ikke
tilgang paring opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Uhensiktsmessig drift av
og manglende kunnskap
om IKT-systemene i
kommunen
IKT Uautoriserte tilganger og
endringer
Tapt
verdiskapingineffektivitet
Oslashkte kostnader oslashkonomisk
tap
Oslashkte drifts- og
vedlikeholdskostnader
5 Store prosjekt leverer ikke
iht tid kostnad og kvalitet3
Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til
oslashkte gebyr og relativt store
oslashkonomiske tap
Kvalitetsutfordringer
Forsinkelser i prosjekt kan
foslashre til at inntektsstroslashmmen
fra investeringen forsinkes
med foslashlger for oslashvrig
virksomhet
6 Vedlikeholdsarbeidet er for
lite planmessig
langsiktig
Teknisk Vedlikeholdsetterslep som
gir oslashkte kostnader paring lengre
sikt
Oslashkte investerings- og
driftskostnader
HMS-krav blir ikke innfridd
7 Tjenestetilbudet innenfor
helse- og omsorgssektoren
samsvarer ikke med behov
Helse og
omsorg
Alle brukere som har behov
for det faringr ikke noslashdvendige
helse- og omsorgstenester
Dyre ineffektive tjenester
Fare for liv og helse
3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
8 Manglende samsvar
mellom kvalitet
tjenestetilbud og behov
innenfor rus- og
psykiatritjenesten4
Helse og
omsorg
Oslashkt risiko for at enkelte blir
langtidsbrukere av systemet
Ikke tilbud til alle som har rett
paring tjenester
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
9 Mangelfullt tilbud til
flyktninger i kommunen
Alle Daringrligere integrering f eks
daringrlig spraringk
Oslashkte kostnader
10 Varierende kvalitet paring
skolene mtp laeligringsmiljoslash
og laeligringsresultat
Oppvekst Oslashkende skille i
kunnskapsnivaring
Ikke fullfoslashring av utdanning
Oslashkt antall innbyggere paring
trygd
11 Tidlig innsats og
forebyggende arbeid rettet
mot barn unge og familier
nedprioriteres
Oppvekst
barnevern
NAV
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
Kan medfoslashre stoslashrre behov og
oslashkte kostnader i fremtiden
12 Kulturtilbudet er ikke
tilgjengelig for alle
Kultur og idrett Lite attraktivt for nye
innbyggere
Redusert livskvalitet for
enkelte
Regulatoriske risikoer
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Brudd paring lov og forskrift
relatert til offentlige
anskaffelser
Alle
Teknisk
Oslashkonomiske tap herunder
erstatningssoslashksmaringl og boslashter
pga feil i innkjoslashpsprosessen
og at kommunen kjoslashper inn
til for hoslashy pris
Negativt omdoslashmme
2 Brudd paring
personopplysningsloven
Alle ndash saeligrlig
innenfor helse
og oppvekst
Erstatningssoslashksmaringl
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for
enkeltansatte
Negativ effekt paring omdoslashmmet
Manglende oppfoslashlging av
sykemeldte
4 Brudd paring lov om
offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Publikum faringr ikke tilgang til
opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Varingr ref 1600089 Side 2 av 2
Tidligere behandlinger Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Vedlegg SAKSUTREDNING Raringdmannen sa i kontrollutvalgets moslashte den 1 februar i sak 216 vedroslashrende kontrollrutiner i byggesaksavdelingen at administrasjonen vil garing igjennom arkivene og undersoslashke aktuelle saker den korrupsjonssiktede kvinnen fra Drammen behandlet da hun var ansatt i Frogn kommune Kontrollutvalget vedtok aring be om en redegjoslashrelse fra raringdmannen om gjennomfoslashringen av undersoslashkelsen Raringdmannen er innkalt til moslashtet for aring gi en statusrapport om sine undersoslashkelser Arings 29 februar 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kontrollutvalg
Side 9 av 11
Frogn KU-1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600081-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1816 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar KPMGs utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon til orientering SAKSUTREDNING I utkastet til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra KPMG framgaringr det at analysen er utarbeidet paring grunnlag av dokumentanalyse og det felles arbeidsmoslashtet den 13 april der baringde kontrollutvalget politiske gruppeledere samt raringdmannen og hans ledergruppe deltok Paring grunnlag av diskusjonen i utvalget vil KPMG legge fram en endelig overordnet analyse foran kontrollutvalgets neste moslashte Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Utkast overordnet analyse Frogn kommune fra KPMG
Overordnet analyse
Frogn kommune
Mai 2016
wwwkpmgno
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1
Innhold
1 Bakgrunn og formaringl 2
11 Bakgrunn 2
12 Formaringl 2
2 Fremgangsmaringte og involvering 3
21 Innsamling av data og metode 3
3 Analyse 6
31 Generell drift 7
32 Regulatoriske risikoer 8
33 Oslashkonomi 9
34 Maringl strategi og vedtak 9
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2
1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn
Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen
skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen
Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for
forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019
12 Formaringl
Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i
firearingrsperioden 2016-2019
For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir
grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de
neste aringrene
Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale
virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets
prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3
2 Fremgangsmaringte og involvering
Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og
vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen
21 Innsamling av data og metode
I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige
sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring
i risiko og vesentlighet
Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer
for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko
vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring
gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra
et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon
kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter
Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring
paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep
Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen
administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne
de rette omraringder og risikoer for revisjon
Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker
Kartlegge og forstaring kommunen
Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon
Dokumentere analyse
211 Metode
For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data
Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet
aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett
Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens
stab
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4
Illustrert har prosessen vaeligrt slik
212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn
Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1
og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av
forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og
tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2
1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt
innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter
2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret
1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget
2
bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller
3
bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak
4
bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg
5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget
6
bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte
Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet
Risikovurdering av vesentlige omraringde
Prioritering av risikoomraringde
Valg av
prosjekt
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5
I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens
av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet
Liv og helse
Sikring av verdier
Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet
Kostnadseffektivitetproduktivitet
Politisk aktualitet
Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise
Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan
for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende
revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og
operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes
Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon
mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli
gjenstand for revisjon
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6
3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si
omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet
I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert
Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker
Generell drift
Regulatoriske risikoer
Oslashkonomiske risikoer
Maringl strategi og vedtak
Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig
konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens
De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer
vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene
Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut
Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons
1 Etikk Hele
2 IKT Hele IKT og service
3 Helse og omsorg Helse omsorg og
velferd
4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd
5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern
6 Personopplysninger Hele Sentraladm
7 Selvkost Teknisk
8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele
saeligrlig oslashkonomi teknisk
9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele
10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele
11 Bemanning og kompetansestyring Hele
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7
Generell drift
311 Etikk og habilitet
Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur
basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer
som sist ble revidert i 2015
I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble
droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring
forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og
administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i
saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de
ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd
paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og
ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med
aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter
312 IKT
I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen
Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig
utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner
av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem
Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe
som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og
bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er
paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre
del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og
oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel
ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer
ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor
IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves
ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle
IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene
ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette
hendelser
ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr
313 Helse og omsorg
I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for
2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor
brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte
Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt
Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud
innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde
siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort
paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene
samsvarer med ressursinnsatsen
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring
ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging
ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov
ndash Bruk av individuelle planer
ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren
ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger
hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd
En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses
mot enkelte tjenester og brukergrupper
314 Rus og psykiatri
Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de
omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall
personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne
brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen
medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner
og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer
gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og
behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske
helsetjenester
Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det
er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne
perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr
315 Tidlig innsats og forebygging
I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene
i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant
unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen
at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole
I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant
annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper
ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende
tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon
32 Regulatoriske risikoer
321 Ivaretakelse av personalopplysninger
Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble
vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av
personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner
og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl
For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon
arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer
samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket
tillater
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring
etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9
322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp
Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet
begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig
kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det
blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i
samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om
kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester
33 Oslashkonomi
331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt
Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt
helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko
for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser
at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til
Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet
Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til
mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at
kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer
Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det
virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp
Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og
ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene
Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som
foslashlge av merkostnader
Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin
styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i
sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller
om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt
332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag
Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et
risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som
det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng
med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger
i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og
vesentlig lavere handlefrihet i kommunen
Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder
kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere
og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag
34 Maringl strategi og vedtak
341 Oppfoslashlging av kommunale planer
Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling
Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en
gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10
Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet
og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og
undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke
systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak
342 Styring av kompetanse og bemanning
I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i
ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning
av personell og akutte problemer ved fravaeligr
En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i
kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og
som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen
En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og
kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning
at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er
det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov
for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle
medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert
Generell drift
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
1 Interne ogeller eksterne
misligheter
Alle Tap som foslashlge av intern
svindel og andre personlige
vinninger
Svekket omdoslashmme
Daringrligere kvalitet
2 Stoslashttetjenestene leverer
ikke tilstrekkelig verdi til
kommunen
Servicesenter
Fellestjenester
Ineffektivitetdaringrlig kvalitet
hindrer tjenestene og politisk
virksomhet i aring gjoslashre en god
nok jobb
Variertdaringrlig
serviceopplevelse
Daringrlig omdoslashmme hos
innbyggerne
3 Post- og arkivfunksjonen
fungerer ikke etter
hensikten
Servicesenter
Fellestjenester
Publikum ansatte faringr ikke
tilgang paring opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Uhensiktsmessig drift av
og manglende kunnskap
om IKT-systemene i
kommunen
IKT Uautoriserte tilganger og
endringer
Tapt
verdiskapingineffektivitet
Oslashkte kostnader oslashkonomisk
tap
Oslashkte drifts- og
vedlikeholdskostnader
5 Store prosjekt leverer ikke
iht tid kostnad og kvalitet3
Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til
oslashkte gebyr og relativt store
oslashkonomiske tap
Kvalitetsutfordringer
Forsinkelser i prosjekt kan
foslashre til at inntektsstroslashmmen
fra investeringen forsinkes
med foslashlger for oslashvrig
virksomhet
6 Vedlikeholdsarbeidet er for
lite planmessig
langsiktig
Teknisk Vedlikeholdsetterslep som
gir oslashkte kostnader paring lengre
sikt
Oslashkte investerings- og
driftskostnader
HMS-krav blir ikke innfridd
7 Tjenestetilbudet innenfor
helse- og omsorgssektoren
samsvarer ikke med behov
Helse og
omsorg
Alle brukere som har behov
for det faringr ikke noslashdvendige
helse- og omsorgstenester
Dyre ineffektive tjenester
Fare for liv og helse
3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
8 Manglende samsvar
mellom kvalitet
tjenestetilbud og behov
innenfor rus- og
psykiatritjenesten4
Helse og
omsorg
Oslashkt risiko for at enkelte blir
langtidsbrukere av systemet
Ikke tilbud til alle som har rett
paring tjenester
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
9 Mangelfullt tilbud til
flyktninger i kommunen
Alle Daringrligere integrering f eks
daringrlig spraringk
Oslashkte kostnader
10 Varierende kvalitet paring
skolene mtp laeligringsmiljoslash
og laeligringsresultat
Oppvekst Oslashkende skille i
kunnskapsnivaring
Ikke fullfoslashring av utdanning
Oslashkt antall innbyggere paring
trygd
11 Tidlig innsats og
forebyggende arbeid rettet
mot barn unge og familier
nedprioriteres
Oppvekst
barnevern
NAV
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
Kan medfoslashre stoslashrre behov og
oslashkte kostnader i fremtiden
12 Kulturtilbudet er ikke
tilgjengelig for alle
Kultur og idrett Lite attraktivt for nye
innbyggere
Redusert livskvalitet for
enkelte
Regulatoriske risikoer
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Brudd paring lov og forskrift
relatert til offentlige
anskaffelser
Alle
Teknisk
Oslashkonomiske tap herunder
erstatningssoslashksmaringl og boslashter
pga feil i innkjoslashpsprosessen
og at kommunen kjoslashper inn
til for hoslashy pris
Negativt omdoslashmme
2 Brudd paring
personopplysningsloven
Alle ndash saeligrlig
innenfor helse
og oppvekst
Erstatningssoslashksmaringl
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for
enkeltansatte
Negativ effekt paring omdoslashmmet
Manglende oppfoslashlging av
sykemeldte
4 Brudd paring lov om
offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Publikum faringr ikke tilgang til
opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kontrollutvalg
Side 9 av 11
Frogn KU-1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600081-6 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1816 09052016 Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar KPMGs utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon til orientering SAKSUTREDNING I utkastet til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra KPMG framgaringr det at analysen er utarbeidet paring grunnlag av dokumentanalyse og det felles arbeidsmoslashtet den 13 april der baringde kontrollutvalget politiske gruppeledere samt raringdmannen og hans ledergruppe deltok Paring grunnlag av diskusjonen i utvalget vil KPMG legge fram en endelig overordnet analyse foran kontrollutvalgets neste moslashte Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Utkast overordnet analyse Frogn kommune fra KPMG
Overordnet analyse
Frogn kommune
Mai 2016
wwwkpmgno
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1
Innhold
1 Bakgrunn og formaringl 2
11 Bakgrunn 2
12 Formaringl 2
2 Fremgangsmaringte og involvering 3
21 Innsamling av data og metode 3
3 Analyse 6
31 Generell drift 7
32 Regulatoriske risikoer 8
33 Oslashkonomi 9
34 Maringl strategi og vedtak 9
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2
1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn
Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen
skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen
Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for
forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019
12 Formaringl
Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i
firearingrsperioden 2016-2019
For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir
grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de
neste aringrene
Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale
virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets
prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3
2 Fremgangsmaringte og involvering
Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og
vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen
21 Innsamling av data og metode
I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige
sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring
i risiko og vesentlighet
Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer
for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko
vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring
gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra
et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon
kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter
Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring
paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep
Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen
administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne
de rette omraringder og risikoer for revisjon
Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker
Kartlegge og forstaring kommunen
Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon
Dokumentere analyse
211 Metode
For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data
Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet
aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett
Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens
stab
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4
Illustrert har prosessen vaeligrt slik
212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn
Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1
og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av
forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og
tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2
1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt
innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter
2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret
1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget
2
bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller
3
bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak
4
bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg
5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget
6
bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte
Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet
Risikovurdering av vesentlige omraringde
Prioritering av risikoomraringde
Valg av
prosjekt
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5
I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens
av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet
Liv og helse
Sikring av verdier
Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet
Kostnadseffektivitetproduktivitet
Politisk aktualitet
Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise
Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan
for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende
revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og
operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes
Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon
mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli
gjenstand for revisjon
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6
3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si
omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet
I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert
Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker
Generell drift
Regulatoriske risikoer
Oslashkonomiske risikoer
Maringl strategi og vedtak
Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig
konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens
De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer
vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene
Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut
Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons
1 Etikk Hele
2 IKT Hele IKT og service
3 Helse og omsorg Helse omsorg og
velferd
4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd
5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern
6 Personopplysninger Hele Sentraladm
7 Selvkost Teknisk
8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele
saeligrlig oslashkonomi teknisk
9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele
10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele
11 Bemanning og kompetansestyring Hele
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7
Generell drift
311 Etikk og habilitet
Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur
basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer
som sist ble revidert i 2015
I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble
droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring
forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og
administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i
saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de
ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd
paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og
ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med
aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter
312 IKT
I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen
Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig
utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner
av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem
Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe
som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og
bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er
paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre
del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og
oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel
ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer
ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor
IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves
ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle
IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene
ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette
hendelser
ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr
313 Helse og omsorg
I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for
2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor
brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte
Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt
Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud
innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde
siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort
paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene
samsvarer med ressursinnsatsen
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring
ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging
ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov
ndash Bruk av individuelle planer
ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren
ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger
hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd
En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses
mot enkelte tjenester og brukergrupper
314 Rus og psykiatri
Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de
omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall
personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne
brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen
medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner
og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer
gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og
behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske
helsetjenester
Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det
er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne
perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr
315 Tidlig innsats og forebygging
I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene
i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant
unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen
at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole
I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant
annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper
ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende
tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon
32 Regulatoriske risikoer
321 Ivaretakelse av personalopplysninger
Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble
vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av
personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner
og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl
For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon
arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer
samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket
tillater
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring
etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9
322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp
Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet
begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig
kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det
blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i
samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om
kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester
33 Oslashkonomi
331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt
Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt
helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko
for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser
at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til
Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet
Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til
mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at
kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer
Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det
virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp
Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og
ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene
Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som
foslashlge av merkostnader
Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin
styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i
sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller
om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt
332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag
Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et
risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som
det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng
med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger
i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og
vesentlig lavere handlefrihet i kommunen
Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder
kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere
og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag
34 Maringl strategi og vedtak
341 Oppfoslashlging av kommunale planer
Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling
Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en
gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10
Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet
og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og
undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke
systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak
342 Styring av kompetanse og bemanning
I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i
ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning
av personell og akutte problemer ved fravaeligr
En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i
kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og
som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen
En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og
kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning
at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er
det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov
for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle
medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert
Generell drift
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
1 Interne ogeller eksterne
misligheter
Alle Tap som foslashlge av intern
svindel og andre personlige
vinninger
Svekket omdoslashmme
Daringrligere kvalitet
2 Stoslashttetjenestene leverer
ikke tilstrekkelig verdi til
kommunen
Servicesenter
Fellestjenester
Ineffektivitetdaringrlig kvalitet
hindrer tjenestene og politisk
virksomhet i aring gjoslashre en god
nok jobb
Variertdaringrlig
serviceopplevelse
Daringrlig omdoslashmme hos
innbyggerne
3 Post- og arkivfunksjonen
fungerer ikke etter
hensikten
Servicesenter
Fellestjenester
Publikum ansatte faringr ikke
tilgang paring opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Uhensiktsmessig drift av
og manglende kunnskap
om IKT-systemene i
kommunen
IKT Uautoriserte tilganger og
endringer
Tapt
verdiskapingineffektivitet
Oslashkte kostnader oslashkonomisk
tap
Oslashkte drifts- og
vedlikeholdskostnader
5 Store prosjekt leverer ikke
iht tid kostnad og kvalitet3
Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til
oslashkte gebyr og relativt store
oslashkonomiske tap
Kvalitetsutfordringer
Forsinkelser i prosjekt kan
foslashre til at inntektsstroslashmmen
fra investeringen forsinkes
med foslashlger for oslashvrig
virksomhet
6 Vedlikeholdsarbeidet er for
lite planmessig
langsiktig
Teknisk Vedlikeholdsetterslep som
gir oslashkte kostnader paring lengre
sikt
Oslashkte investerings- og
driftskostnader
HMS-krav blir ikke innfridd
7 Tjenestetilbudet innenfor
helse- og omsorgssektoren
samsvarer ikke med behov
Helse og
omsorg
Alle brukere som har behov
for det faringr ikke noslashdvendige
helse- og omsorgstenester
Dyre ineffektive tjenester
Fare for liv og helse
3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
8 Manglende samsvar
mellom kvalitet
tjenestetilbud og behov
innenfor rus- og
psykiatritjenesten4
Helse og
omsorg
Oslashkt risiko for at enkelte blir
langtidsbrukere av systemet
Ikke tilbud til alle som har rett
paring tjenester
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
9 Mangelfullt tilbud til
flyktninger i kommunen
Alle Daringrligere integrering f eks
daringrlig spraringk
Oslashkte kostnader
10 Varierende kvalitet paring
skolene mtp laeligringsmiljoslash
og laeligringsresultat
Oppvekst Oslashkende skille i
kunnskapsnivaring
Ikke fullfoslashring av utdanning
Oslashkt antall innbyggere paring
trygd
11 Tidlig innsats og
forebyggende arbeid rettet
mot barn unge og familier
nedprioriteres
Oppvekst
barnevern
NAV
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
Kan medfoslashre stoslashrre behov og
oslashkte kostnader i fremtiden
12 Kulturtilbudet er ikke
tilgjengelig for alle
Kultur og idrett Lite attraktivt for nye
innbyggere
Redusert livskvalitet for
enkelte
Regulatoriske risikoer
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Brudd paring lov og forskrift
relatert til offentlige
anskaffelser
Alle
Teknisk
Oslashkonomiske tap herunder
erstatningssoslashksmaringl og boslashter
pga feil i innkjoslashpsprosessen
og at kommunen kjoslashper inn
til for hoslashy pris
Negativt omdoslashmme
2 Brudd paring
personopplysningsloven
Alle ndash saeligrlig
innenfor helse
og oppvekst
Erstatningssoslashksmaringl
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for
enkeltansatte
Negativ effekt paring omdoslashmmet
Manglende oppfoslashlging av
sykemeldte
4 Brudd paring lov om
offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Publikum faringr ikke tilgang til
opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Overordnet analyse
Frogn kommune
Mai 2016
wwwkpmgno
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1
Innhold
1 Bakgrunn og formaringl 2
11 Bakgrunn 2
12 Formaringl 2
2 Fremgangsmaringte og involvering 3
21 Innsamling av data og metode 3
3 Analyse 6
31 Generell drift 7
32 Regulatoriske risikoer 8
33 Oslashkonomi 9
34 Maringl strategi og vedtak 9
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2
1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn
Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen
skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen
Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for
forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019
12 Formaringl
Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i
firearingrsperioden 2016-2019
For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir
grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de
neste aringrene
Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale
virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets
prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3
2 Fremgangsmaringte og involvering
Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og
vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen
21 Innsamling av data og metode
I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige
sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring
i risiko og vesentlighet
Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer
for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko
vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring
gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra
et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon
kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter
Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring
paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep
Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen
administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne
de rette omraringder og risikoer for revisjon
Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker
Kartlegge og forstaring kommunen
Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon
Dokumentere analyse
211 Metode
For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data
Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet
aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett
Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens
stab
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4
Illustrert har prosessen vaeligrt slik
212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn
Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1
og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av
forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og
tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2
1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt
innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter
2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret
1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget
2
bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller
3
bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak
4
bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg
5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget
6
bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte
Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet
Risikovurdering av vesentlige omraringde
Prioritering av risikoomraringde
Valg av
prosjekt
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5
I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens
av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet
Liv og helse
Sikring av verdier
Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet
Kostnadseffektivitetproduktivitet
Politisk aktualitet
Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise
Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan
for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende
revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og
operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes
Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon
mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli
gjenstand for revisjon
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6
3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si
omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet
I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert
Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker
Generell drift
Regulatoriske risikoer
Oslashkonomiske risikoer
Maringl strategi og vedtak
Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig
konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens
De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer
vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene
Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut
Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons
1 Etikk Hele
2 IKT Hele IKT og service
3 Helse og omsorg Helse omsorg og
velferd
4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd
5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern
6 Personopplysninger Hele Sentraladm
7 Selvkost Teknisk
8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele
saeligrlig oslashkonomi teknisk
9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele
10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele
11 Bemanning og kompetansestyring Hele
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7
Generell drift
311 Etikk og habilitet
Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur
basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer
som sist ble revidert i 2015
I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble
droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring
forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og
administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i
saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de
ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd
paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og
ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med
aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter
312 IKT
I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen
Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig
utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner
av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem
Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe
som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og
bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er
paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre
del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og
oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel
ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer
ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor
IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves
ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle
IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene
ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette
hendelser
ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr
313 Helse og omsorg
I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for
2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor
brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte
Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt
Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud
innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde
siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort
paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene
samsvarer med ressursinnsatsen
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring
ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging
ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov
ndash Bruk av individuelle planer
ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren
ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger
hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd
En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses
mot enkelte tjenester og brukergrupper
314 Rus og psykiatri
Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de
omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall
personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne
brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen
medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner
og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer
gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og
behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske
helsetjenester
Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det
er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne
perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr
315 Tidlig innsats og forebygging
I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene
i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant
unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen
at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole
I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant
annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper
ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende
tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon
32 Regulatoriske risikoer
321 Ivaretakelse av personalopplysninger
Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble
vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av
personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner
og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl
For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon
arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer
samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket
tillater
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring
etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9
322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp
Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet
begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig
kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det
blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i
samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om
kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester
33 Oslashkonomi
331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt
Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt
helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko
for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser
at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til
Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet
Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til
mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at
kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer
Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det
virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp
Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og
ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene
Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som
foslashlge av merkostnader
Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin
styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i
sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller
om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt
332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag
Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et
risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som
det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng
med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger
i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og
vesentlig lavere handlefrihet i kommunen
Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder
kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere
og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag
34 Maringl strategi og vedtak
341 Oppfoslashlging av kommunale planer
Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling
Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en
gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10
Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet
og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og
undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke
systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak
342 Styring av kompetanse og bemanning
I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i
ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning
av personell og akutte problemer ved fravaeligr
En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i
kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og
som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen
En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og
kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning
at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er
det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov
for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle
medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert
Generell drift
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
1 Interne ogeller eksterne
misligheter
Alle Tap som foslashlge av intern
svindel og andre personlige
vinninger
Svekket omdoslashmme
Daringrligere kvalitet
2 Stoslashttetjenestene leverer
ikke tilstrekkelig verdi til
kommunen
Servicesenter
Fellestjenester
Ineffektivitetdaringrlig kvalitet
hindrer tjenestene og politisk
virksomhet i aring gjoslashre en god
nok jobb
Variertdaringrlig
serviceopplevelse
Daringrlig omdoslashmme hos
innbyggerne
3 Post- og arkivfunksjonen
fungerer ikke etter
hensikten
Servicesenter
Fellestjenester
Publikum ansatte faringr ikke
tilgang paring opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Uhensiktsmessig drift av
og manglende kunnskap
om IKT-systemene i
kommunen
IKT Uautoriserte tilganger og
endringer
Tapt
verdiskapingineffektivitet
Oslashkte kostnader oslashkonomisk
tap
Oslashkte drifts- og
vedlikeholdskostnader
5 Store prosjekt leverer ikke
iht tid kostnad og kvalitet3
Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til
oslashkte gebyr og relativt store
oslashkonomiske tap
Kvalitetsutfordringer
Forsinkelser i prosjekt kan
foslashre til at inntektsstroslashmmen
fra investeringen forsinkes
med foslashlger for oslashvrig
virksomhet
6 Vedlikeholdsarbeidet er for
lite planmessig
langsiktig
Teknisk Vedlikeholdsetterslep som
gir oslashkte kostnader paring lengre
sikt
Oslashkte investerings- og
driftskostnader
HMS-krav blir ikke innfridd
7 Tjenestetilbudet innenfor
helse- og omsorgssektoren
samsvarer ikke med behov
Helse og
omsorg
Alle brukere som har behov
for det faringr ikke noslashdvendige
helse- og omsorgstenester
Dyre ineffektive tjenester
Fare for liv og helse
3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
8 Manglende samsvar
mellom kvalitet
tjenestetilbud og behov
innenfor rus- og
psykiatritjenesten4
Helse og
omsorg
Oslashkt risiko for at enkelte blir
langtidsbrukere av systemet
Ikke tilbud til alle som har rett
paring tjenester
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
9 Mangelfullt tilbud til
flyktninger i kommunen
Alle Daringrligere integrering f eks
daringrlig spraringk
Oslashkte kostnader
10 Varierende kvalitet paring
skolene mtp laeligringsmiljoslash
og laeligringsresultat
Oppvekst Oslashkende skille i
kunnskapsnivaring
Ikke fullfoslashring av utdanning
Oslashkt antall innbyggere paring
trygd
11 Tidlig innsats og
forebyggende arbeid rettet
mot barn unge og familier
nedprioriteres
Oppvekst
barnevern
NAV
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
Kan medfoslashre stoslashrre behov og
oslashkte kostnader i fremtiden
12 Kulturtilbudet er ikke
tilgjengelig for alle
Kultur og idrett Lite attraktivt for nye
innbyggere
Redusert livskvalitet for
enkelte
Regulatoriske risikoer
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Brudd paring lov og forskrift
relatert til offentlige
anskaffelser
Alle
Teknisk
Oslashkonomiske tap herunder
erstatningssoslashksmaringl og boslashter
pga feil i innkjoslashpsprosessen
og at kommunen kjoslashper inn
til for hoslashy pris
Negativt omdoslashmme
2 Brudd paring
personopplysningsloven
Alle ndash saeligrlig
innenfor helse
og oppvekst
Erstatningssoslashksmaringl
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for
enkeltansatte
Negativ effekt paring omdoslashmmet
Manglende oppfoslashlging av
sykemeldte
4 Brudd paring lov om
offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Publikum faringr ikke tilgang til
opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 1
Innhold
1 Bakgrunn og formaringl 2
11 Bakgrunn 2
12 Formaringl 2
2 Fremgangsmaringte og involvering 3
21 Innsamling av data og metode 3
3 Analyse 6
31 Generell drift 7
32 Regulatoriske risikoer 8
33 Oslashkonomi 9
34 Maringl strategi og vedtak 9
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder 11
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2
1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn
Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen
skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen
Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for
forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019
12 Formaringl
Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i
firearingrsperioden 2016-2019
For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir
grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de
neste aringrene
Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale
virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets
prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3
2 Fremgangsmaringte og involvering
Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og
vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen
21 Innsamling av data og metode
I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige
sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring
i risiko og vesentlighet
Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer
for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko
vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring
gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra
et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon
kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter
Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring
paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep
Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen
administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne
de rette omraringder og risikoer for revisjon
Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker
Kartlegge og forstaring kommunen
Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon
Dokumentere analyse
211 Metode
For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data
Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet
aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett
Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens
stab
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4
Illustrert har prosessen vaeligrt slik
212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn
Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1
og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av
forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og
tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2
1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt
innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter
2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret
1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget
2
bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller
3
bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak
4
bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg
5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget
6
bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte
Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet
Risikovurdering av vesentlige omraringde
Prioritering av risikoomraringde
Valg av
prosjekt
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5
I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens
av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet
Liv og helse
Sikring av verdier
Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet
Kostnadseffektivitetproduktivitet
Politisk aktualitet
Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise
Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan
for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende
revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og
operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes
Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon
mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli
gjenstand for revisjon
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6
3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si
omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet
I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert
Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker
Generell drift
Regulatoriske risikoer
Oslashkonomiske risikoer
Maringl strategi og vedtak
Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig
konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens
De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer
vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene
Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut
Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons
1 Etikk Hele
2 IKT Hele IKT og service
3 Helse og omsorg Helse omsorg og
velferd
4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd
5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern
6 Personopplysninger Hele Sentraladm
7 Selvkost Teknisk
8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele
saeligrlig oslashkonomi teknisk
9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele
10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele
11 Bemanning og kompetansestyring Hele
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7
Generell drift
311 Etikk og habilitet
Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur
basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer
som sist ble revidert i 2015
I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble
droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring
forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og
administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i
saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de
ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd
paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og
ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med
aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter
312 IKT
I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen
Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig
utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner
av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem
Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe
som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og
bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er
paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre
del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og
oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel
ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer
ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor
IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves
ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle
IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene
ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette
hendelser
ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr
313 Helse og omsorg
I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for
2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor
brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte
Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt
Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud
innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde
siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort
paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene
samsvarer med ressursinnsatsen
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring
ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging
ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov
ndash Bruk av individuelle planer
ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren
ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger
hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd
En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses
mot enkelte tjenester og brukergrupper
314 Rus og psykiatri
Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de
omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall
personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne
brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen
medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner
og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer
gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og
behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske
helsetjenester
Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det
er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne
perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr
315 Tidlig innsats og forebygging
I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene
i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant
unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen
at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole
I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant
annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper
ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende
tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon
32 Regulatoriske risikoer
321 Ivaretakelse av personalopplysninger
Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble
vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av
personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner
og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl
For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon
arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer
samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket
tillater
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring
etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9
322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp
Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet
begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig
kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det
blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i
samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om
kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester
33 Oslashkonomi
331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt
Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt
helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko
for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser
at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til
Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet
Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til
mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at
kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer
Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det
virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp
Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og
ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene
Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som
foslashlge av merkostnader
Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin
styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i
sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller
om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt
332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag
Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et
risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som
det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng
med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger
i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og
vesentlig lavere handlefrihet i kommunen
Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder
kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere
og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag
34 Maringl strategi og vedtak
341 Oppfoslashlging av kommunale planer
Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling
Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en
gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10
Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet
og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og
undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke
systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak
342 Styring av kompetanse og bemanning
I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i
ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning
av personell og akutte problemer ved fravaeligr
En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i
kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og
som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen
En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og
kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning
at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er
det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov
for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle
medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert
Generell drift
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
1 Interne ogeller eksterne
misligheter
Alle Tap som foslashlge av intern
svindel og andre personlige
vinninger
Svekket omdoslashmme
Daringrligere kvalitet
2 Stoslashttetjenestene leverer
ikke tilstrekkelig verdi til
kommunen
Servicesenter
Fellestjenester
Ineffektivitetdaringrlig kvalitet
hindrer tjenestene og politisk
virksomhet i aring gjoslashre en god
nok jobb
Variertdaringrlig
serviceopplevelse
Daringrlig omdoslashmme hos
innbyggerne
3 Post- og arkivfunksjonen
fungerer ikke etter
hensikten
Servicesenter
Fellestjenester
Publikum ansatte faringr ikke
tilgang paring opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Uhensiktsmessig drift av
og manglende kunnskap
om IKT-systemene i
kommunen
IKT Uautoriserte tilganger og
endringer
Tapt
verdiskapingineffektivitet
Oslashkte kostnader oslashkonomisk
tap
Oslashkte drifts- og
vedlikeholdskostnader
5 Store prosjekt leverer ikke
iht tid kostnad og kvalitet3
Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til
oslashkte gebyr og relativt store
oslashkonomiske tap
Kvalitetsutfordringer
Forsinkelser i prosjekt kan
foslashre til at inntektsstroslashmmen
fra investeringen forsinkes
med foslashlger for oslashvrig
virksomhet
6 Vedlikeholdsarbeidet er for
lite planmessig
langsiktig
Teknisk Vedlikeholdsetterslep som
gir oslashkte kostnader paring lengre
sikt
Oslashkte investerings- og
driftskostnader
HMS-krav blir ikke innfridd
7 Tjenestetilbudet innenfor
helse- og omsorgssektoren
samsvarer ikke med behov
Helse og
omsorg
Alle brukere som har behov
for det faringr ikke noslashdvendige
helse- og omsorgstenester
Dyre ineffektive tjenester
Fare for liv og helse
3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
8 Manglende samsvar
mellom kvalitet
tjenestetilbud og behov
innenfor rus- og
psykiatritjenesten4
Helse og
omsorg
Oslashkt risiko for at enkelte blir
langtidsbrukere av systemet
Ikke tilbud til alle som har rett
paring tjenester
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
9 Mangelfullt tilbud til
flyktninger i kommunen
Alle Daringrligere integrering f eks
daringrlig spraringk
Oslashkte kostnader
10 Varierende kvalitet paring
skolene mtp laeligringsmiljoslash
og laeligringsresultat
Oppvekst Oslashkende skille i
kunnskapsnivaring
Ikke fullfoslashring av utdanning
Oslashkt antall innbyggere paring
trygd
11 Tidlig innsats og
forebyggende arbeid rettet
mot barn unge og familier
nedprioriteres
Oppvekst
barnevern
NAV
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
Kan medfoslashre stoslashrre behov og
oslashkte kostnader i fremtiden
12 Kulturtilbudet er ikke
tilgjengelig for alle
Kultur og idrett Lite attraktivt for nye
innbyggere
Redusert livskvalitet for
enkelte
Regulatoriske risikoer
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Brudd paring lov og forskrift
relatert til offentlige
anskaffelser
Alle
Teknisk
Oslashkonomiske tap herunder
erstatningssoslashksmaringl og boslashter
pga feil i innkjoslashpsprosessen
og at kommunen kjoslashper inn
til for hoslashy pris
Negativt omdoslashmme
2 Brudd paring
personopplysningsloven
Alle ndash saeligrlig
innenfor helse
og oppvekst
Erstatningssoslashksmaringl
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for
enkeltansatte
Negativ effekt paring omdoslashmmet
Manglende oppfoslashlging av
sykemeldte
4 Brudd paring lov om
offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Publikum faringr ikke tilgang til
opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 2
1 Bakgrunn og formaringl 11 Bakgrunn
Etter sect10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon Planen
skal vaeligre basert paring en overordnet analyse av kommunen
Kontrollutvalget i Frogn kommune har fra KPMG bestilt en overordnet analyse som grunnlag for plan for
forvaltningsrevisjon som skal gjelde i perioden 2016-2019
12 Formaringl
Formaringlet med den overordnete analysen er aring identifisere mulige omraringdertema for forvaltningsrevisjon i
firearingrsperioden 2016-2019
For aring utarbeide planen har KPMG gjennomfoslashrt en overordnet analyse av risiko og vesentlighet Analysen gir
grunnlag for aring prioritere omraringder i kommunal virksomhet som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon de
neste aringrene
Denne overordnede analysen vil med andre ord presentere identifiserte omraringder i den kommunale
virksomheten hvor risikoen for feilmangler er til stede Analysen danner grunnlaget for kontrollutvalgets
prioritering av omraringder som kan vaeligre gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3
2 Fremgangsmaringte og involvering
Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og
vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen
21 Innsamling av data og metode
I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige
sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring
i risiko og vesentlighet
Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer
for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko
vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring
gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra
et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon
kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter
Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring
paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep
Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen
administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne
de rette omraringder og risikoer for revisjon
Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker
Kartlegge og forstaring kommunen
Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon
Dokumentere analyse
211 Metode
For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data
Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet
aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett
Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens
stab
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4
Illustrert har prosessen vaeligrt slik
212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn
Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1
og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av
forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og
tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2
1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt
innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter
2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret
1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget
2
bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller
3
bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak
4
bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg
5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget
6
bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte
Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet
Risikovurdering av vesentlige omraringde
Prioritering av risikoomraringde
Valg av
prosjekt
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5
I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens
av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet
Liv og helse
Sikring av verdier
Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet
Kostnadseffektivitetproduktivitet
Politisk aktualitet
Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise
Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan
for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende
revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og
operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes
Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon
mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli
gjenstand for revisjon
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6
3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si
omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet
I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert
Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker
Generell drift
Regulatoriske risikoer
Oslashkonomiske risikoer
Maringl strategi og vedtak
Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig
konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens
De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer
vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene
Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut
Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons
1 Etikk Hele
2 IKT Hele IKT og service
3 Helse og omsorg Helse omsorg og
velferd
4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd
5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern
6 Personopplysninger Hele Sentraladm
7 Selvkost Teknisk
8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele
saeligrlig oslashkonomi teknisk
9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele
10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele
11 Bemanning og kompetansestyring Hele
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7
Generell drift
311 Etikk og habilitet
Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur
basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer
som sist ble revidert i 2015
I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble
droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring
forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og
administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i
saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de
ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd
paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og
ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med
aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter
312 IKT
I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen
Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig
utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner
av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem
Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe
som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og
bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er
paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre
del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og
oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel
ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer
ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor
IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves
ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle
IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene
ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette
hendelser
ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr
313 Helse og omsorg
I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for
2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor
brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte
Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt
Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud
innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde
siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort
paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene
samsvarer med ressursinnsatsen
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring
ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging
ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov
ndash Bruk av individuelle planer
ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren
ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger
hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd
En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses
mot enkelte tjenester og brukergrupper
314 Rus og psykiatri
Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de
omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall
personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne
brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen
medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner
og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer
gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og
behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske
helsetjenester
Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det
er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne
perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr
315 Tidlig innsats og forebygging
I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene
i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant
unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen
at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole
I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant
annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper
ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende
tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon
32 Regulatoriske risikoer
321 Ivaretakelse av personalopplysninger
Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble
vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av
personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner
og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl
For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon
arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer
samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket
tillater
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring
etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9
322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp
Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet
begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig
kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det
blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i
samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om
kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester
33 Oslashkonomi
331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt
Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt
helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko
for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser
at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til
Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet
Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til
mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at
kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer
Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det
virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp
Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og
ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene
Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som
foslashlge av merkostnader
Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin
styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i
sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller
om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt
332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag
Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et
risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som
det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng
med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger
i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og
vesentlig lavere handlefrihet i kommunen
Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder
kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere
og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag
34 Maringl strategi og vedtak
341 Oppfoslashlging av kommunale planer
Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling
Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en
gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10
Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet
og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og
undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke
systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak
342 Styring av kompetanse og bemanning
I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i
ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning
av personell og akutte problemer ved fravaeligr
En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i
kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og
som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen
En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og
kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning
at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er
det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov
for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle
medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert
Generell drift
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
1 Interne ogeller eksterne
misligheter
Alle Tap som foslashlge av intern
svindel og andre personlige
vinninger
Svekket omdoslashmme
Daringrligere kvalitet
2 Stoslashttetjenestene leverer
ikke tilstrekkelig verdi til
kommunen
Servicesenter
Fellestjenester
Ineffektivitetdaringrlig kvalitet
hindrer tjenestene og politisk
virksomhet i aring gjoslashre en god
nok jobb
Variertdaringrlig
serviceopplevelse
Daringrlig omdoslashmme hos
innbyggerne
3 Post- og arkivfunksjonen
fungerer ikke etter
hensikten
Servicesenter
Fellestjenester
Publikum ansatte faringr ikke
tilgang paring opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Uhensiktsmessig drift av
og manglende kunnskap
om IKT-systemene i
kommunen
IKT Uautoriserte tilganger og
endringer
Tapt
verdiskapingineffektivitet
Oslashkte kostnader oslashkonomisk
tap
Oslashkte drifts- og
vedlikeholdskostnader
5 Store prosjekt leverer ikke
iht tid kostnad og kvalitet3
Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til
oslashkte gebyr og relativt store
oslashkonomiske tap
Kvalitetsutfordringer
Forsinkelser i prosjekt kan
foslashre til at inntektsstroslashmmen
fra investeringen forsinkes
med foslashlger for oslashvrig
virksomhet
6 Vedlikeholdsarbeidet er for
lite planmessig
langsiktig
Teknisk Vedlikeholdsetterslep som
gir oslashkte kostnader paring lengre
sikt
Oslashkte investerings- og
driftskostnader
HMS-krav blir ikke innfridd
7 Tjenestetilbudet innenfor
helse- og omsorgssektoren
samsvarer ikke med behov
Helse og
omsorg
Alle brukere som har behov
for det faringr ikke noslashdvendige
helse- og omsorgstenester
Dyre ineffektive tjenester
Fare for liv og helse
3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
8 Manglende samsvar
mellom kvalitet
tjenestetilbud og behov
innenfor rus- og
psykiatritjenesten4
Helse og
omsorg
Oslashkt risiko for at enkelte blir
langtidsbrukere av systemet
Ikke tilbud til alle som har rett
paring tjenester
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
9 Mangelfullt tilbud til
flyktninger i kommunen
Alle Daringrligere integrering f eks
daringrlig spraringk
Oslashkte kostnader
10 Varierende kvalitet paring
skolene mtp laeligringsmiljoslash
og laeligringsresultat
Oppvekst Oslashkende skille i
kunnskapsnivaring
Ikke fullfoslashring av utdanning
Oslashkt antall innbyggere paring
trygd
11 Tidlig innsats og
forebyggende arbeid rettet
mot barn unge og familier
nedprioriteres
Oppvekst
barnevern
NAV
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
Kan medfoslashre stoslashrre behov og
oslashkte kostnader i fremtiden
12 Kulturtilbudet er ikke
tilgjengelig for alle
Kultur og idrett Lite attraktivt for nye
innbyggere
Redusert livskvalitet for
enkelte
Regulatoriske risikoer
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Brudd paring lov og forskrift
relatert til offentlige
anskaffelser
Alle
Teknisk
Oslashkonomiske tap herunder
erstatningssoslashksmaringl og boslashter
pga feil i innkjoslashpsprosessen
og at kommunen kjoslashper inn
til for hoslashy pris
Negativt omdoslashmme
2 Brudd paring
personopplysningsloven
Alle ndash saeligrlig
innenfor helse
og oppvekst
Erstatningssoslashksmaringl
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for
enkeltansatte
Negativ effekt paring omdoslashmmet
Manglende oppfoslashlging av
sykemeldte
4 Brudd paring lov om
offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Publikum faringr ikke tilgang til
opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 3
2 Fremgangsmaringte og involvering
Kapittel 2 gir en oversikt over metoden som er brukt for aring samle inn data teoretisk fundament og
vesentlige hensyn som er blitt benyttet i risikovurderingen
21 Innsamling av data og metode
I arbeidet med analysen har KPMG vektlagt analyser knyttet til risiko for manglende kontroll med vesentlige
sider ved virksomheten og tjenestene Av den grunn har vi fokusert paring aring gjennomfoslashre analyser med utspring
i risiko og vesentlighet
Den overordnede analysen er fundamentet for de omraringdene kontrollutvalget og kommunestyret prioriterer
for forvaltningsrevisjon I saring maringte har det vaeligrt saeligrlig viktig aring identifisere omraringder som har en iboende risiko
vesentlig grad av uoslashnskede konsekvenser dersom risiko inntreffer og som det potensielt vil vaeligre nyttig aring
gjennomfoslashre revisjon paring nyttig sett fra et politisk staringsted fra administrasjonens staringsted og nyttig sett ut i fra
et brukerperspektiv til kommunen Dette innebaeligrer at vi i arbeidet har tatt hoslashyde for omraringder hvor revisjon
kan ha verdi for kommunen i et forbedrings- og laeligreoslashyemed og hvor revisjon kan ha forebyggende karakter
Det vil si at et revisjonsprosjekt ikke bare ser tilbake paring hva som har skjedd men at man kan garing inn paring
paringgaringende prosjekter og prosesser hvor revisjonen kan vaeligre fundament for korrigerende grep
Av den grunn har vi gjennomfoslashrt en prosess som innebaeligrer et samspill med ulike deler av kommunen
administrasjon og politikere fra hhv kontrollutvalg og kommunestyret Dette har vaeligrt viktig for aring kunne finne
de rette omraringder og risikoer for revisjon
Arbeidet har vaeligrt delt i tre hovedbolker
Kartlegge og forstaring kommunen
Arbeidsmoslashte med kommunen for aring etablere og verifisere mulige omraringder for forvaltningsrevisjon
Dokumentere analyse
211 Metode
For gjennomfoslashring av analysen har foslashlgende teknikker blitt brukt for aring samle inn data
Dokumentanalyse KPMG har innhentet og gjennomgaringtt dokumentasjon fra kommunen blant annet
aringrsmelding og oslashkonomiplan tidligere revisjoner KOSTRA-statistikk kommuneplan og aringrsbudsjett
Arbeidsmoslashte Felles arbeidsmoslashte for kontrollutvalget politiske gruppeledere raringdmannen og raringdmannens
stab
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4
Illustrert har prosessen vaeligrt slik
212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn
Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1
og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av
forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og
tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2
1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt
innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter
2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret
1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget
2
bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller
3
bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak
4
bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg
5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget
6
bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte
Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet
Risikovurdering av vesentlige omraringde
Prioritering av risikoomraringde
Valg av
prosjekt
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5
I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens
av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet
Liv og helse
Sikring av verdier
Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet
Kostnadseffektivitetproduktivitet
Politisk aktualitet
Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise
Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan
for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende
revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og
operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes
Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon
mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli
gjenstand for revisjon
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6
3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si
omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet
I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert
Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker
Generell drift
Regulatoriske risikoer
Oslashkonomiske risikoer
Maringl strategi og vedtak
Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig
konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens
De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer
vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene
Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut
Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons
1 Etikk Hele
2 IKT Hele IKT og service
3 Helse og omsorg Helse omsorg og
velferd
4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd
5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern
6 Personopplysninger Hele Sentraladm
7 Selvkost Teknisk
8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele
saeligrlig oslashkonomi teknisk
9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele
10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele
11 Bemanning og kompetansestyring Hele
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7
Generell drift
311 Etikk og habilitet
Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur
basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer
som sist ble revidert i 2015
I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble
droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring
forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og
administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i
saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de
ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd
paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og
ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med
aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter
312 IKT
I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen
Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig
utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner
av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem
Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe
som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og
bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er
paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre
del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og
oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel
ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer
ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor
IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves
ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle
IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene
ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette
hendelser
ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr
313 Helse og omsorg
I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for
2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor
brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte
Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt
Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud
innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde
siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort
paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene
samsvarer med ressursinnsatsen
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring
ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging
ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov
ndash Bruk av individuelle planer
ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren
ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger
hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd
En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses
mot enkelte tjenester og brukergrupper
314 Rus og psykiatri
Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de
omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall
personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne
brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen
medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner
og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer
gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og
behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske
helsetjenester
Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det
er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne
perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr
315 Tidlig innsats og forebygging
I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene
i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant
unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen
at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole
I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant
annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper
ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende
tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon
32 Regulatoriske risikoer
321 Ivaretakelse av personalopplysninger
Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble
vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av
personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner
og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl
For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon
arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer
samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket
tillater
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring
etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9
322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp
Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet
begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig
kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det
blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i
samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om
kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester
33 Oslashkonomi
331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt
Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt
helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko
for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser
at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til
Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet
Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til
mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at
kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer
Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det
virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp
Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og
ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene
Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som
foslashlge av merkostnader
Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin
styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i
sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller
om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt
332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag
Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et
risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som
det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng
med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger
i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og
vesentlig lavere handlefrihet i kommunen
Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder
kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere
og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag
34 Maringl strategi og vedtak
341 Oppfoslashlging av kommunale planer
Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling
Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en
gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10
Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet
og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og
undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke
systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak
342 Styring av kompetanse og bemanning
I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i
ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning
av personell og akutte problemer ved fravaeligr
En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i
kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og
som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen
En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og
kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning
at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er
det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov
for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle
medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert
Generell drift
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
1 Interne ogeller eksterne
misligheter
Alle Tap som foslashlge av intern
svindel og andre personlige
vinninger
Svekket omdoslashmme
Daringrligere kvalitet
2 Stoslashttetjenestene leverer
ikke tilstrekkelig verdi til
kommunen
Servicesenter
Fellestjenester
Ineffektivitetdaringrlig kvalitet
hindrer tjenestene og politisk
virksomhet i aring gjoslashre en god
nok jobb
Variertdaringrlig
serviceopplevelse
Daringrlig omdoslashmme hos
innbyggerne
3 Post- og arkivfunksjonen
fungerer ikke etter
hensikten
Servicesenter
Fellestjenester
Publikum ansatte faringr ikke
tilgang paring opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Uhensiktsmessig drift av
og manglende kunnskap
om IKT-systemene i
kommunen
IKT Uautoriserte tilganger og
endringer
Tapt
verdiskapingineffektivitet
Oslashkte kostnader oslashkonomisk
tap
Oslashkte drifts- og
vedlikeholdskostnader
5 Store prosjekt leverer ikke
iht tid kostnad og kvalitet3
Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til
oslashkte gebyr og relativt store
oslashkonomiske tap
Kvalitetsutfordringer
Forsinkelser i prosjekt kan
foslashre til at inntektsstroslashmmen
fra investeringen forsinkes
med foslashlger for oslashvrig
virksomhet
6 Vedlikeholdsarbeidet er for
lite planmessig
langsiktig
Teknisk Vedlikeholdsetterslep som
gir oslashkte kostnader paring lengre
sikt
Oslashkte investerings- og
driftskostnader
HMS-krav blir ikke innfridd
7 Tjenestetilbudet innenfor
helse- og omsorgssektoren
samsvarer ikke med behov
Helse og
omsorg
Alle brukere som har behov
for det faringr ikke noslashdvendige
helse- og omsorgstenester
Dyre ineffektive tjenester
Fare for liv og helse
3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
8 Manglende samsvar
mellom kvalitet
tjenestetilbud og behov
innenfor rus- og
psykiatritjenesten4
Helse og
omsorg
Oslashkt risiko for at enkelte blir
langtidsbrukere av systemet
Ikke tilbud til alle som har rett
paring tjenester
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
9 Mangelfullt tilbud til
flyktninger i kommunen
Alle Daringrligere integrering f eks
daringrlig spraringk
Oslashkte kostnader
10 Varierende kvalitet paring
skolene mtp laeligringsmiljoslash
og laeligringsresultat
Oppvekst Oslashkende skille i
kunnskapsnivaring
Ikke fullfoslashring av utdanning
Oslashkt antall innbyggere paring
trygd
11 Tidlig innsats og
forebyggende arbeid rettet
mot barn unge og familier
nedprioriteres
Oppvekst
barnevern
NAV
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
Kan medfoslashre stoslashrre behov og
oslashkte kostnader i fremtiden
12 Kulturtilbudet er ikke
tilgjengelig for alle
Kultur og idrett Lite attraktivt for nye
innbyggere
Redusert livskvalitet for
enkelte
Regulatoriske risikoer
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Brudd paring lov og forskrift
relatert til offentlige
anskaffelser
Alle
Teknisk
Oslashkonomiske tap herunder
erstatningssoslashksmaringl og boslashter
pga feil i innkjoslashpsprosessen
og at kommunen kjoslashper inn
til for hoslashy pris
Negativt omdoslashmme
2 Brudd paring
personopplysningsloven
Alle ndash saeligrlig
innenfor helse
og oppvekst
Erstatningssoslashksmaringl
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for
enkeltansatte
Negativ effekt paring omdoslashmmet
Manglende oppfoslashlging av
sykemeldte
4 Brudd paring lov om
offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Publikum faringr ikke tilgang til
opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 4
Illustrert har prosessen vaeligrt slik
212 Teoretisk fundament og vesentlige hensyn
Arbeidet har fulgt en modell som er teoretisk forankret i statsvitenskap organisasjonsteori og COSO ERM1
og den tar utgangspunkt i kommunal virksomhet og tjenestetilbud Skjematisk vil valg av
forvaltningsrevisjonsprosjekt bli et resultat av vurderinger knyttet til vesentlighet og risiko ved virksomhet og
tjenestetilbud - vurderinger som siler ut prosjekt i 4 overordnede steg Dette kan illustreres slik2
1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission ERM ndash Enterprise Risk Management Dette er en internasjonalt
innarbeid standard for beste praksis innen omraringdet internkontroll og risikoharingndtering i virksomheter
2 De to nederste graring feltene ivaretas av kontrollutvalget og bystyret
1bullBestilling og innspill fra kontrollutvalget
2
bullGjennomgang av eksisterande overordna analyser og planer fokus paring gjennomfoslashrte revisjoner og kontroller
3
bullGjennomgang av relevante dokument bla aringrsmelding kommuneplan aringrsbudsjett med kommentarer saker i kontrollutvalget KOSTRA statistikk fylkesmannens tilsyn kommunestyrevedtak
4
bullArbeidsmoslashte med adminstrasjon (stab og enhetsledere) tillitsvalgtehovedverneombud politiske gruppeledere og kontrollutvalg
5bullOppsummering av resultat og utarbeiding av overordnet analyse Oversendt til kontrollutvalget
6
bullKPMG dokumenterer endelig overordnet analyse i samsvar med foslashringerinnspill fra kontrollutvalet og ovesender til kontrollutvalget etter moslashte
Overordnede vurderinger av risiko- og vesentlighet
Risikovurdering av vesentlige omraringde
Prioritering av risikoomraringde
Valg av
prosjekt
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5
I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens
av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet
Liv og helse
Sikring av verdier
Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet
Kostnadseffektivitetproduktivitet
Politisk aktualitet
Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise
Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan
for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende
revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og
operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes
Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon
mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli
gjenstand for revisjon
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6
3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si
omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet
I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert
Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker
Generell drift
Regulatoriske risikoer
Oslashkonomiske risikoer
Maringl strategi og vedtak
Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig
konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens
De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer
vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene
Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut
Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons
1 Etikk Hele
2 IKT Hele IKT og service
3 Helse og omsorg Helse omsorg og
velferd
4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd
5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern
6 Personopplysninger Hele Sentraladm
7 Selvkost Teknisk
8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele
saeligrlig oslashkonomi teknisk
9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele
10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele
11 Bemanning og kompetansestyring Hele
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7
Generell drift
311 Etikk og habilitet
Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur
basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer
som sist ble revidert i 2015
I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble
droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring
forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og
administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i
saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de
ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd
paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og
ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med
aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter
312 IKT
I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen
Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig
utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner
av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem
Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe
som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og
bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er
paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre
del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og
oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel
ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer
ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor
IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves
ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle
IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene
ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette
hendelser
ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr
313 Helse og omsorg
I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for
2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor
brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte
Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt
Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud
innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde
siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort
paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene
samsvarer med ressursinnsatsen
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring
ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging
ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov
ndash Bruk av individuelle planer
ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren
ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger
hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd
En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses
mot enkelte tjenester og brukergrupper
314 Rus og psykiatri
Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de
omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall
personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne
brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen
medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner
og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer
gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og
behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske
helsetjenester
Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det
er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne
perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr
315 Tidlig innsats og forebygging
I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene
i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant
unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen
at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole
I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant
annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper
ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende
tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon
32 Regulatoriske risikoer
321 Ivaretakelse av personalopplysninger
Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble
vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av
personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner
og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl
For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon
arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer
samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket
tillater
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring
etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9
322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp
Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet
begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig
kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det
blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i
samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om
kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester
33 Oslashkonomi
331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt
Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt
helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko
for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser
at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til
Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet
Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til
mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at
kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer
Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det
virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp
Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og
ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene
Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som
foslashlge av merkostnader
Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin
styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i
sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller
om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt
332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag
Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et
risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som
det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng
med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger
i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og
vesentlig lavere handlefrihet i kommunen
Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder
kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere
og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag
34 Maringl strategi og vedtak
341 Oppfoslashlging av kommunale planer
Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling
Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en
gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10
Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet
og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og
undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke
systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak
342 Styring av kompetanse og bemanning
I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i
ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning
av personell og akutte problemer ved fravaeligr
En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i
kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og
som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen
En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og
kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning
at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er
det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov
for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle
medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert
Generell drift
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
1 Interne ogeller eksterne
misligheter
Alle Tap som foslashlge av intern
svindel og andre personlige
vinninger
Svekket omdoslashmme
Daringrligere kvalitet
2 Stoslashttetjenestene leverer
ikke tilstrekkelig verdi til
kommunen
Servicesenter
Fellestjenester
Ineffektivitetdaringrlig kvalitet
hindrer tjenestene og politisk
virksomhet i aring gjoslashre en god
nok jobb
Variertdaringrlig
serviceopplevelse
Daringrlig omdoslashmme hos
innbyggerne
3 Post- og arkivfunksjonen
fungerer ikke etter
hensikten
Servicesenter
Fellestjenester
Publikum ansatte faringr ikke
tilgang paring opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Uhensiktsmessig drift av
og manglende kunnskap
om IKT-systemene i
kommunen
IKT Uautoriserte tilganger og
endringer
Tapt
verdiskapingineffektivitet
Oslashkte kostnader oslashkonomisk
tap
Oslashkte drifts- og
vedlikeholdskostnader
5 Store prosjekt leverer ikke
iht tid kostnad og kvalitet3
Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til
oslashkte gebyr og relativt store
oslashkonomiske tap
Kvalitetsutfordringer
Forsinkelser i prosjekt kan
foslashre til at inntektsstroslashmmen
fra investeringen forsinkes
med foslashlger for oslashvrig
virksomhet
6 Vedlikeholdsarbeidet er for
lite planmessig
langsiktig
Teknisk Vedlikeholdsetterslep som
gir oslashkte kostnader paring lengre
sikt
Oslashkte investerings- og
driftskostnader
HMS-krav blir ikke innfridd
7 Tjenestetilbudet innenfor
helse- og omsorgssektoren
samsvarer ikke med behov
Helse og
omsorg
Alle brukere som har behov
for det faringr ikke noslashdvendige
helse- og omsorgstenester
Dyre ineffektive tjenester
Fare for liv og helse
3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
8 Manglende samsvar
mellom kvalitet
tjenestetilbud og behov
innenfor rus- og
psykiatritjenesten4
Helse og
omsorg
Oslashkt risiko for at enkelte blir
langtidsbrukere av systemet
Ikke tilbud til alle som har rett
paring tjenester
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
9 Mangelfullt tilbud til
flyktninger i kommunen
Alle Daringrligere integrering f eks
daringrlig spraringk
Oslashkte kostnader
10 Varierende kvalitet paring
skolene mtp laeligringsmiljoslash
og laeligringsresultat
Oppvekst Oslashkende skille i
kunnskapsnivaring
Ikke fullfoslashring av utdanning
Oslashkt antall innbyggere paring
trygd
11 Tidlig innsats og
forebyggende arbeid rettet
mot barn unge og familier
nedprioriteres
Oppvekst
barnevern
NAV
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
Kan medfoslashre stoslashrre behov og
oslashkte kostnader i fremtiden
12 Kulturtilbudet er ikke
tilgjengelig for alle
Kultur og idrett Lite attraktivt for nye
innbyggere
Redusert livskvalitet for
enkelte
Regulatoriske risikoer
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Brudd paring lov og forskrift
relatert til offentlige
anskaffelser
Alle
Teknisk
Oslashkonomiske tap herunder
erstatningssoslashksmaringl og boslashter
pga feil i innkjoslashpsprosessen
og at kommunen kjoslashper inn
til for hoslashy pris
Negativt omdoslashmme
2 Brudd paring
personopplysningsloven
Alle ndash saeligrlig
innenfor helse
og oppvekst
Erstatningssoslashksmaringl
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for
enkeltansatte
Negativ effekt paring omdoslashmmet
Manglende oppfoslashlging av
sykemeldte
4 Brudd paring lov om
offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Publikum faringr ikke tilgang til
opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 5
I felles arbeidsmoslashte ble risikoomraringder vurdert i forhold til sannsynlighet for at risiko inntreffer og konsekvens
av risiko For konsekvensvurderinger ble foslashlgende hjelpekriterier benyttet
Liv og helse
Sikring av verdier
Brukerrettighet - oppfylling og kvalitet
Kostnadseffektivitetproduktivitet
Politisk aktualitet
Analysen av identifiserte omraringder og risiko er kategorisert i foslashlgende matrise
Den videre prosessen innebaeligrer at kontrollutvalget prioriterer identifiserte omraringderrisikoer og utformer plan
for forvaltningsrevisjon Planen vedtas i kommunestyret og kontrollutvalget velgerbestiller enkeltstaringende
revisjoner Det er ogsaring ved bestilling av enkeltstaringende revisjoner at omraringdetrisikoen spisses og
operasjonaliseres i forhold til hva og hvordan revisjonen skal innrettes
Med andre ord den overordnede analysen identifiserer foslashrst og fremst omraringdene for forvaltningsrevisjon
mens en ved bestillingen av enkeltstaringende prosjektet spisser og operasjonaliserer hvilke temaer som skal bli
gjenstand for revisjon
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6
3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si
omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet
I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert
Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker
Generell drift
Regulatoriske risikoer
Oslashkonomiske risikoer
Maringl strategi og vedtak
Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig
konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens
De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer
vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene
Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut
Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons
1 Etikk Hele
2 IKT Hele IKT og service
3 Helse og omsorg Helse omsorg og
velferd
4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd
5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern
6 Personopplysninger Hele Sentraladm
7 Selvkost Teknisk
8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele
saeligrlig oslashkonomi teknisk
9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele
10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele
11 Bemanning og kompetansestyring Hele
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7
Generell drift
311 Etikk og habilitet
Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur
basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer
som sist ble revidert i 2015
I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble
droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring
forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og
administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i
saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de
ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd
paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og
ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med
aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter
312 IKT
I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen
Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig
utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner
av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem
Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe
som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og
bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er
paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre
del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og
oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel
ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer
ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor
IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves
ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle
IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene
ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette
hendelser
ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr
313 Helse og omsorg
I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for
2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor
brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte
Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt
Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud
innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde
siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort
paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene
samsvarer med ressursinnsatsen
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring
ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging
ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov
ndash Bruk av individuelle planer
ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren
ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger
hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd
En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses
mot enkelte tjenester og brukergrupper
314 Rus og psykiatri
Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de
omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall
personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne
brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen
medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner
og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer
gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og
behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske
helsetjenester
Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det
er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne
perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr
315 Tidlig innsats og forebygging
I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene
i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant
unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen
at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole
I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant
annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper
ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende
tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon
32 Regulatoriske risikoer
321 Ivaretakelse av personalopplysninger
Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble
vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av
personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner
og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl
For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon
arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer
samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket
tillater
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring
etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9
322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp
Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet
begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig
kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det
blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i
samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om
kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester
33 Oslashkonomi
331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt
Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt
helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko
for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser
at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til
Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet
Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til
mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at
kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer
Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det
virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp
Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og
ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene
Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som
foslashlge av merkostnader
Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin
styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i
sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller
om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt
332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag
Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et
risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som
det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng
med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger
i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og
vesentlig lavere handlefrihet i kommunen
Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder
kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere
og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag
34 Maringl strategi og vedtak
341 Oppfoslashlging av kommunale planer
Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling
Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en
gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10
Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet
og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og
undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke
systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak
342 Styring av kompetanse og bemanning
I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i
ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning
av personell og akutte problemer ved fravaeligr
En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i
kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og
som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen
En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og
kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning
at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er
det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov
for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle
medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert
Generell drift
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
1 Interne ogeller eksterne
misligheter
Alle Tap som foslashlge av intern
svindel og andre personlige
vinninger
Svekket omdoslashmme
Daringrligere kvalitet
2 Stoslashttetjenestene leverer
ikke tilstrekkelig verdi til
kommunen
Servicesenter
Fellestjenester
Ineffektivitetdaringrlig kvalitet
hindrer tjenestene og politisk
virksomhet i aring gjoslashre en god
nok jobb
Variertdaringrlig
serviceopplevelse
Daringrlig omdoslashmme hos
innbyggerne
3 Post- og arkivfunksjonen
fungerer ikke etter
hensikten
Servicesenter
Fellestjenester
Publikum ansatte faringr ikke
tilgang paring opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Uhensiktsmessig drift av
og manglende kunnskap
om IKT-systemene i
kommunen
IKT Uautoriserte tilganger og
endringer
Tapt
verdiskapingineffektivitet
Oslashkte kostnader oslashkonomisk
tap
Oslashkte drifts- og
vedlikeholdskostnader
5 Store prosjekt leverer ikke
iht tid kostnad og kvalitet3
Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til
oslashkte gebyr og relativt store
oslashkonomiske tap
Kvalitetsutfordringer
Forsinkelser i prosjekt kan
foslashre til at inntektsstroslashmmen
fra investeringen forsinkes
med foslashlger for oslashvrig
virksomhet
6 Vedlikeholdsarbeidet er for
lite planmessig
langsiktig
Teknisk Vedlikeholdsetterslep som
gir oslashkte kostnader paring lengre
sikt
Oslashkte investerings- og
driftskostnader
HMS-krav blir ikke innfridd
7 Tjenestetilbudet innenfor
helse- og omsorgssektoren
samsvarer ikke med behov
Helse og
omsorg
Alle brukere som har behov
for det faringr ikke noslashdvendige
helse- og omsorgstenester
Dyre ineffektive tjenester
Fare for liv og helse
3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
8 Manglende samsvar
mellom kvalitet
tjenestetilbud og behov
innenfor rus- og
psykiatritjenesten4
Helse og
omsorg
Oslashkt risiko for at enkelte blir
langtidsbrukere av systemet
Ikke tilbud til alle som har rett
paring tjenester
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
9 Mangelfullt tilbud til
flyktninger i kommunen
Alle Daringrligere integrering f eks
daringrlig spraringk
Oslashkte kostnader
10 Varierende kvalitet paring
skolene mtp laeligringsmiljoslash
og laeligringsresultat
Oppvekst Oslashkende skille i
kunnskapsnivaring
Ikke fullfoslashring av utdanning
Oslashkt antall innbyggere paring
trygd
11 Tidlig innsats og
forebyggende arbeid rettet
mot barn unge og familier
nedprioriteres
Oppvekst
barnevern
NAV
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
Kan medfoslashre stoslashrre behov og
oslashkte kostnader i fremtiden
12 Kulturtilbudet er ikke
tilgjengelig for alle
Kultur og idrett Lite attraktivt for nye
innbyggere
Redusert livskvalitet for
enkelte
Regulatoriske risikoer
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Brudd paring lov og forskrift
relatert til offentlige
anskaffelser
Alle
Teknisk
Oslashkonomiske tap herunder
erstatningssoslashksmaringl og boslashter
pga feil i innkjoslashpsprosessen
og at kommunen kjoslashper inn
til for hoslashy pris
Negativt omdoslashmme
2 Brudd paring
personopplysningsloven
Alle ndash saeligrlig
innenfor helse
og oppvekst
Erstatningssoslashksmaringl
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for
enkeltansatte
Negativ effekt paring omdoslashmmet
Manglende oppfoslashlging av
sykemeldte
4 Brudd paring lov om
offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Publikum faringr ikke tilgang til
opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 6
3 Analyse Nedenfor presenteres omraringderrisikoer som er vurdert som saeligrlig relevante for revisjon det vil si
omraringderrisikoer som er kategorisert med betydelig konsekvens og betydelig grad av sannsynlighet
I vedlegg er alle identifiserte og vurderte omraringderrisikoer presentert
Omraringdene nedenfor blir presentert i fire ulike bolker
Generell drift
Regulatoriske risikoer
Oslashkonomiske risikoer
Maringl strategi og vedtak
Baringde sannsynlighet og konsekvens er gitt en farge hvor roslashd indikerer hoslashy sannsynlighet alvorlig
konsekvens gul indikerer middels og groslashnn indikerer lav sannsynlighet liten konsekvens
De stoslashrste risikoomraringdene som ble identifisert er presentert i tabellen nedenfor Under tabellen presenterer
vi deretter vurderingene som ligger bak de prioriterte risikoomraringdene
Sortert ut ifra scorevurdering ser tabellen i uprioritert rekkefoslashlge slik ut
Risikoomraringde Hvor i kommunen Sanns Kons
1 Etikk Hele
2 IKT Hele IKT og service
3 Helse og omsorg Helse omsorg og
velferd
4 Rus og psyk Helse omsorg og velferd
5 Tidlig innsats og forebygging Oppvekst barnevern
6 Personopplysninger Hele Sentraladm
7 Selvkost Teknisk
8 Investeringsbeslutninger prosjektstyring Hele
saeligrlig oslashkonomi teknisk
9 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag Hele
10 Oppfoslashlging av kommunale planer Hele
11 Bemanning og kompetansestyring Hele
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7
Generell drift
311 Etikk og habilitet
Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur
basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer
som sist ble revidert i 2015
I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble
droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring
forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og
administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i
saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de
ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd
paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og
ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med
aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter
312 IKT
I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen
Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig
utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner
av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem
Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe
som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og
bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er
paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre
del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og
oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel
ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer
ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor
IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves
ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle
IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene
ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette
hendelser
ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr
313 Helse og omsorg
I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for
2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor
brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte
Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt
Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud
innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde
siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort
paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene
samsvarer med ressursinnsatsen
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring
ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging
ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov
ndash Bruk av individuelle planer
ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren
ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger
hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd
En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses
mot enkelte tjenester og brukergrupper
314 Rus og psykiatri
Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de
omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall
personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne
brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen
medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner
og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer
gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og
behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske
helsetjenester
Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det
er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne
perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr
315 Tidlig innsats og forebygging
I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene
i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant
unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen
at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole
I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant
annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper
ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende
tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon
32 Regulatoriske risikoer
321 Ivaretakelse av personalopplysninger
Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble
vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av
personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner
og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl
For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon
arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer
samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket
tillater
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring
etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9
322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp
Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet
begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig
kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det
blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i
samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om
kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester
33 Oslashkonomi
331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt
Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt
helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko
for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser
at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til
Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet
Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til
mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at
kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer
Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det
virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp
Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og
ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene
Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som
foslashlge av merkostnader
Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin
styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i
sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller
om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt
332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag
Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et
risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som
det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng
med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger
i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og
vesentlig lavere handlefrihet i kommunen
Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder
kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere
og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag
34 Maringl strategi og vedtak
341 Oppfoslashlging av kommunale planer
Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling
Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en
gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10
Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet
og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og
undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke
systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak
342 Styring av kompetanse og bemanning
I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i
ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning
av personell og akutte problemer ved fravaeligr
En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i
kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og
som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen
En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og
kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning
at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er
det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov
for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle
medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert
Generell drift
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
1 Interne ogeller eksterne
misligheter
Alle Tap som foslashlge av intern
svindel og andre personlige
vinninger
Svekket omdoslashmme
Daringrligere kvalitet
2 Stoslashttetjenestene leverer
ikke tilstrekkelig verdi til
kommunen
Servicesenter
Fellestjenester
Ineffektivitetdaringrlig kvalitet
hindrer tjenestene og politisk
virksomhet i aring gjoslashre en god
nok jobb
Variertdaringrlig
serviceopplevelse
Daringrlig omdoslashmme hos
innbyggerne
3 Post- og arkivfunksjonen
fungerer ikke etter
hensikten
Servicesenter
Fellestjenester
Publikum ansatte faringr ikke
tilgang paring opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Uhensiktsmessig drift av
og manglende kunnskap
om IKT-systemene i
kommunen
IKT Uautoriserte tilganger og
endringer
Tapt
verdiskapingineffektivitet
Oslashkte kostnader oslashkonomisk
tap
Oslashkte drifts- og
vedlikeholdskostnader
5 Store prosjekt leverer ikke
iht tid kostnad og kvalitet3
Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til
oslashkte gebyr og relativt store
oslashkonomiske tap
Kvalitetsutfordringer
Forsinkelser i prosjekt kan
foslashre til at inntektsstroslashmmen
fra investeringen forsinkes
med foslashlger for oslashvrig
virksomhet
6 Vedlikeholdsarbeidet er for
lite planmessig
langsiktig
Teknisk Vedlikeholdsetterslep som
gir oslashkte kostnader paring lengre
sikt
Oslashkte investerings- og
driftskostnader
HMS-krav blir ikke innfridd
7 Tjenestetilbudet innenfor
helse- og omsorgssektoren
samsvarer ikke med behov
Helse og
omsorg
Alle brukere som har behov
for det faringr ikke noslashdvendige
helse- og omsorgstenester
Dyre ineffektive tjenester
Fare for liv og helse
3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
8 Manglende samsvar
mellom kvalitet
tjenestetilbud og behov
innenfor rus- og
psykiatritjenesten4
Helse og
omsorg
Oslashkt risiko for at enkelte blir
langtidsbrukere av systemet
Ikke tilbud til alle som har rett
paring tjenester
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
9 Mangelfullt tilbud til
flyktninger i kommunen
Alle Daringrligere integrering f eks
daringrlig spraringk
Oslashkte kostnader
10 Varierende kvalitet paring
skolene mtp laeligringsmiljoslash
og laeligringsresultat
Oppvekst Oslashkende skille i
kunnskapsnivaring
Ikke fullfoslashring av utdanning
Oslashkt antall innbyggere paring
trygd
11 Tidlig innsats og
forebyggende arbeid rettet
mot barn unge og familier
nedprioriteres
Oppvekst
barnevern
NAV
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
Kan medfoslashre stoslashrre behov og
oslashkte kostnader i fremtiden
12 Kulturtilbudet er ikke
tilgjengelig for alle
Kultur og idrett Lite attraktivt for nye
innbyggere
Redusert livskvalitet for
enkelte
Regulatoriske risikoer
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Brudd paring lov og forskrift
relatert til offentlige
anskaffelser
Alle
Teknisk
Oslashkonomiske tap herunder
erstatningssoslashksmaringl og boslashter
pga feil i innkjoslashpsprosessen
og at kommunen kjoslashper inn
til for hoslashy pris
Negativt omdoslashmme
2 Brudd paring
personopplysningsloven
Alle ndash saeligrlig
innenfor helse
og oppvekst
Erstatningssoslashksmaringl
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for
enkeltansatte
Negativ effekt paring omdoslashmmet
Manglende oppfoslashlging av
sykemeldte
4 Brudd paring lov om
offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Publikum faringr ikke tilgang til
opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 7
Generell drift
311 Etikk og habilitet
Kommunen har som maringl aring ha et felles verdigrunnlag og aring ha en hoslashy etisk standard og en organisasjonskultur
basert paring felles utviklende holdninger og verdier Kommunen har blant annet utarbeidet etiske retningslinjer
som sist ble revidert i 2015
I arbeidsmoslashtet ble risiko for tap som foslashlge av interne og eller eksterne misligheter diskutert og det som ble
droslashftet var hvordan de etiske retningslinjene blir fulgt opp ute i enhetene og hvordan det jobbes med aring
forhindre at misligheter oppstaringr Dette gjelder baringde i administrasjonen i samspillet mellom politikk og
administrasjon og hos eksterne samarbeidspartnere
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke hvordan kommunen praktiserer kravene om habilitet i
saksbehandling Revisjonen kan ogsaring kartlegge hvorvidt kommunens etiske retningslinjer er kjent blant de
ansatte i hvilke grad de foslashlges opp og hvilket system kommunen har for ansatte som vil melde ifra om brudd
paring lovkrav og regler knyttet til etikk og habilitet En revisjon kan ogsaring undersoslashkes i hvilke grad oppgave- og
ansvarsfordelingen mellom administrativt og politisk nivaring er formalisert - og hvordan kommunen jobber med
aring forebygger risikoer knyttet til habilitet og misligheter
312 IKT
I arbeidsmoslashtet ble utfordringer innenfor IKT-omraringde pekt paring som et saeligrlig kritisk risikoomraringde i kommunen
Det ble pekt paring at IKT-omraringdet ikke fungerer optimalt blant annet paring grunn av at det ikke er tilstrekkelig
utviklet og det preges av saringrbarhet blant annet paring grunn av noslashdvending vedlikehold nedetid og reparasjoner
av utstyr Risikoer knyttet til informasjonssikkerhet og tilgangskontroll ble ogsaring trukket frem
Innenfor IKT- omraringdet er det en generell risiko at det er et oslashkende trusselbilde mot digitale tjenester noe
som fordrer bedre sikkerhetsmekanismer hos kommunen Det er viktig med en tydelig strategi og
bevisstgjoslashring knyttet til forandring i arbeidsprosessene Konsekvensen av aring ha et IKT-systemer som ikke er
paringlitelig kan potensielt sett vaeligre store I helse- og omsorgssektoren blir velferdsteknologi en stadig stoslashrre
del av hverdagen og det kan i verste fall staring om liv og helse Andre konsekvenser er tapt verdiskapning og
oslashkte kostnader som foslashlge av nedetid og stopp i produksjon samt negativt omdoslashmme
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel
ndash Gjennomgaring kommunens kontroll drift og vedlikehold av IKT-systemer
ndash Vurdere i hvilken grad kommunen har klare strategier og planer og knyttet til investeringer innenfor
IKT-omraringdet og hvordan disse etterleves
ndash Kartlegge hvilke system og rutiner kommunen har for aring avdekke redusere og forhindre potensielle
IKT-risikoer og om det er gode nok tilgangs- og endringskontroller i systemene
ndash Undersoslashke kommunens beredskapsplaner for aring sikre gjenopprettelse av IKT-systemer ved uforutsette
hendelser
ndash Rutiner og praksis knyttet til opplaeligring og veiledning om bruk av IKT-systemer programvarer og utstyr
313 Helse og omsorg
I kommunen er det stort fokus paring aring fremme et helhetlige bruker - og pasientforloslashp I foslashlge aringrsmeldingen for
2015 har effektiv oppgaveloslashsning og samhandling hatt stort fokus Kommunen ser at samhandling hvor
brukers behov og ressurser er styrende for varingr innsats gir mer hensiktsmessige tjenester til den enkelte
Rehabiliteringsinnsatsen i brukers eget hjem har ogsaring oslashkt
Deltagerne paring arbeidsmoslashtet vurderte ikke sannsyligheten for lovbrudd eller mangelfullt tjenestetilbud
innenfor helse- og omsorgssektoren som saeligrlig hoslashy men helse og omsorg er likevel et prioritert omraringde
siden konsekvensene potensielt sett kan vaeligre svaeligrt store hvis det foslashrst oppstaringr feil Kommunen satser stort
paring dette omraringdet og en forvaltningsrevisjon kan undersoslashke om alle krav blir ivaretatt og om resultatene
samsvarer med ressursinnsatsen
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring
ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging
ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov
ndash Bruk av individuelle planer
ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren
ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger
hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd
En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses
mot enkelte tjenester og brukergrupper
314 Rus og psykiatri
Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de
omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall
personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne
brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen
medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner
og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer
gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og
behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske
helsetjenester
Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det
er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne
perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr
315 Tidlig innsats og forebygging
I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene
i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant
unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen
at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole
I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant
annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper
ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende
tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon
32 Regulatoriske risikoer
321 Ivaretakelse av personalopplysninger
Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble
vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av
personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner
og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl
For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon
arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer
samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket
tillater
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring
etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9
322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp
Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet
begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig
kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det
blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i
samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om
kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester
33 Oslashkonomi
331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt
Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt
helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko
for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser
at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til
Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet
Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til
mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at
kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer
Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det
virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp
Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og
ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene
Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som
foslashlge av merkostnader
Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin
styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i
sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller
om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt
332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag
Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et
risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som
det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng
med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger
i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og
vesentlig lavere handlefrihet i kommunen
Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder
kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere
og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag
34 Maringl strategi og vedtak
341 Oppfoslashlging av kommunale planer
Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling
Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en
gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10
Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet
og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og
undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke
systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak
342 Styring av kompetanse og bemanning
I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i
ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning
av personell og akutte problemer ved fravaeligr
En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i
kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og
som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen
En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og
kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning
at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er
det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov
for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle
medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert
Generell drift
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
1 Interne ogeller eksterne
misligheter
Alle Tap som foslashlge av intern
svindel og andre personlige
vinninger
Svekket omdoslashmme
Daringrligere kvalitet
2 Stoslashttetjenestene leverer
ikke tilstrekkelig verdi til
kommunen
Servicesenter
Fellestjenester
Ineffektivitetdaringrlig kvalitet
hindrer tjenestene og politisk
virksomhet i aring gjoslashre en god
nok jobb
Variertdaringrlig
serviceopplevelse
Daringrlig omdoslashmme hos
innbyggerne
3 Post- og arkivfunksjonen
fungerer ikke etter
hensikten
Servicesenter
Fellestjenester
Publikum ansatte faringr ikke
tilgang paring opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Uhensiktsmessig drift av
og manglende kunnskap
om IKT-systemene i
kommunen
IKT Uautoriserte tilganger og
endringer
Tapt
verdiskapingineffektivitet
Oslashkte kostnader oslashkonomisk
tap
Oslashkte drifts- og
vedlikeholdskostnader
5 Store prosjekt leverer ikke
iht tid kostnad og kvalitet3
Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til
oslashkte gebyr og relativt store
oslashkonomiske tap
Kvalitetsutfordringer
Forsinkelser i prosjekt kan
foslashre til at inntektsstroslashmmen
fra investeringen forsinkes
med foslashlger for oslashvrig
virksomhet
6 Vedlikeholdsarbeidet er for
lite planmessig
langsiktig
Teknisk Vedlikeholdsetterslep som
gir oslashkte kostnader paring lengre
sikt
Oslashkte investerings- og
driftskostnader
HMS-krav blir ikke innfridd
7 Tjenestetilbudet innenfor
helse- og omsorgssektoren
samsvarer ikke med behov
Helse og
omsorg
Alle brukere som har behov
for det faringr ikke noslashdvendige
helse- og omsorgstenester
Dyre ineffektive tjenester
Fare for liv og helse
3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
8 Manglende samsvar
mellom kvalitet
tjenestetilbud og behov
innenfor rus- og
psykiatritjenesten4
Helse og
omsorg
Oslashkt risiko for at enkelte blir
langtidsbrukere av systemet
Ikke tilbud til alle som har rett
paring tjenester
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
9 Mangelfullt tilbud til
flyktninger i kommunen
Alle Daringrligere integrering f eks
daringrlig spraringk
Oslashkte kostnader
10 Varierende kvalitet paring
skolene mtp laeligringsmiljoslash
og laeligringsresultat
Oppvekst Oslashkende skille i
kunnskapsnivaring
Ikke fullfoslashring av utdanning
Oslashkt antall innbyggere paring
trygd
11 Tidlig innsats og
forebyggende arbeid rettet
mot barn unge og familier
nedprioriteres
Oppvekst
barnevern
NAV
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
Kan medfoslashre stoslashrre behov og
oslashkte kostnader i fremtiden
12 Kulturtilbudet er ikke
tilgjengelig for alle
Kultur og idrett Lite attraktivt for nye
innbyggere
Redusert livskvalitet for
enkelte
Regulatoriske risikoer
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Brudd paring lov og forskrift
relatert til offentlige
anskaffelser
Alle
Teknisk
Oslashkonomiske tap herunder
erstatningssoslashksmaringl og boslashter
pga feil i innkjoslashpsprosessen
og at kommunen kjoslashper inn
til for hoslashy pris
Negativt omdoslashmme
2 Brudd paring
personopplysningsloven
Alle ndash saeligrlig
innenfor helse
og oppvekst
Erstatningssoslashksmaringl
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for
enkeltansatte
Negativ effekt paring omdoslashmmet
Manglende oppfoslashlging av
sykemeldte
4 Brudd paring lov om
offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Publikum faringr ikke tilgang til
opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 8
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring se paring
ndash Tildeling av helse- og omsorgstjenester herunder saksbehandling og vedtaksoppfoslashlging
ndash Om helse og omsorgstjenestene er godt dimensjonert i forhold til behov
ndash Bruk av individuelle planer
ndash Bemanning kompetanse og rekruttering i helse- og omsorgssektoren
ndash Hvorvidt innholdet i tjenestetilbudet tilfredsstiller krav i regelverket herunder om det foreligger
hensiktsmessige rutiner og om rutinene blir etterlevd
En forvaltningsrevisjon kan rettes mot hele helse- og omsorgstjenesten i kommunen eller den kan spisses
mot enkelte tjenester og brukergrupper
314 Rus og psykiatri
Manglende samsvar mellom kvalitet tjenestetilbud og behov innenfor rus og psykiatritjenestene var et av de
omraringdene som det ble vurdert aring vaeligre hoslashyest risiko knyttet til I kommunen ser man en oslashkning i antall
personer med psykiske lidelser Konsekvensen av ikke aring ha et tilfredsstillende tjenestetilbud til denne
brukergruppen kan vaeligre at det ikke blir gitt tilbud til alle brukere som har rett paring tjenestene og det kan igjen
medfoslashre en oslashkning i langtidsbrukere av systemet I verste fall kan det ogsaring garing utover liv og helse
En forvaltningsrevisjon kan eksempelvis undersoslashke i hvilken grad det er hensiktsmessig organisering rutiner
og samarbeid mellom enheter i kommunen samt mellom kommunen og andre relaterte instanser som sikrer
gode rus- og psykiatritjenester i kommunen Dette for aring identifisere om det er eventuelle utfordringer og
behov for forbedringer som kommunen kan dra nytte av i det videre arbeidet med aring utvikle rus- og psykiske
helsetjenester
Kommunen gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013 Det
er ogsaring et stort fokus paring de unge i kommunen Det er dermed oslashnskelig at en forvaltningsrevisjon i denne
perioden i hovedsak fokuserer paring de over 18 aringr
315 Tidlig innsats og forebygging
I oslashkonomiplanen for 2016-2019 kan man lese at det legges opp til en tettere samhandling mellom enhetene
i oppvekstsektoren hvor maringlet er aring arbeide i oslashkende grad tverrfaglig paring det forebyggende arbeidet blant
unge Kommunen vil fortsette aring prioritere tidlig innsats overfor alle maringlgrupper Videre garingr det frem av planen
at tilgjengelig statistikk viser at for mange Frogn-ungdommer over tid ikke fullfoslashrer videregaringende skole
I arbeidsmoslashtet ble tidlig innsats og forebyggende arbeid trukket frem som et risikoomraringde Det ble blant
annet stilt sposlashrsmaringl ved om barn med problemer fanges opp tidsnok hva som er aringrsaker til at unge dropper
ut av skolen og om det er en sammenheng mellom ressursbruk og resultater innenfor forebyggende
tjenester Dette er alle sposlashrsmaringl som kan besvares paring i en forvaltningsrevisjon
32 Regulatoriske risikoer
321 Ivaretakelse av personalopplysninger
Brudd paring personopplysningsloven ble identifisert som et mulig risikoomraringde i kommunen da det av noen ble
vurdert aring vaeligre hoslashy sannsynlighet for at kommunen glipper paring kravene om ivaretakelse av
personopplysninger Konsekvensen av brudd paring personalopplysningsloven kan vaeligre hoslashy for enkeltpersoner
og det kan ogsaring paringfoslashre kommunen et negativt omdoslashmme og erstatningssoslashksmaringl
For aring ivareta personopplysninger paring en riktig maringte er det viktig med system som sikrer at distribusjon
arkivering og tilgang til sensitiv informasjon foregaringr paring riktig maringte Det er viktig med gode tilgangssperrer
samt rutiner som sikrer at informasjon ikke lagres paring feil sted og at den ikke lagres lenger enn regelverket
tillater
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvilke system og rutiner Frogn kommune har for aring
etterleve krav om haringndtering av personopplysninger og informasjonssikkerhet
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9
322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp
Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet
begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig
kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det
blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i
samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om
kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester
33 Oslashkonomi
331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt
Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt
helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko
for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser
at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til
Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet
Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til
mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at
kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer
Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det
virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp
Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og
ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene
Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som
foslashlge av merkostnader
Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin
styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i
sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller
om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt
332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag
Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et
risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som
det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng
med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger
i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og
vesentlig lavere handlefrihet i kommunen
Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder
kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere
og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag
34 Maringl strategi og vedtak
341 Oppfoslashlging av kommunale planer
Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling
Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en
gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10
Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet
og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og
undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke
systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak
342 Styring av kompetanse og bemanning
I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i
ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning
av personell og akutte problemer ved fravaeligr
En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i
kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og
som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen
En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og
kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning
at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er
det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov
for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle
medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert
Generell drift
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
1 Interne ogeller eksterne
misligheter
Alle Tap som foslashlge av intern
svindel og andre personlige
vinninger
Svekket omdoslashmme
Daringrligere kvalitet
2 Stoslashttetjenestene leverer
ikke tilstrekkelig verdi til
kommunen
Servicesenter
Fellestjenester
Ineffektivitetdaringrlig kvalitet
hindrer tjenestene og politisk
virksomhet i aring gjoslashre en god
nok jobb
Variertdaringrlig
serviceopplevelse
Daringrlig omdoslashmme hos
innbyggerne
3 Post- og arkivfunksjonen
fungerer ikke etter
hensikten
Servicesenter
Fellestjenester
Publikum ansatte faringr ikke
tilgang paring opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Uhensiktsmessig drift av
og manglende kunnskap
om IKT-systemene i
kommunen
IKT Uautoriserte tilganger og
endringer
Tapt
verdiskapingineffektivitet
Oslashkte kostnader oslashkonomisk
tap
Oslashkte drifts- og
vedlikeholdskostnader
5 Store prosjekt leverer ikke
iht tid kostnad og kvalitet3
Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til
oslashkte gebyr og relativt store
oslashkonomiske tap
Kvalitetsutfordringer
Forsinkelser i prosjekt kan
foslashre til at inntektsstroslashmmen
fra investeringen forsinkes
med foslashlger for oslashvrig
virksomhet
6 Vedlikeholdsarbeidet er for
lite planmessig
langsiktig
Teknisk Vedlikeholdsetterslep som
gir oslashkte kostnader paring lengre
sikt
Oslashkte investerings- og
driftskostnader
HMS-krav blir ikke innfridd
7 Tjenestetilbudet innenfor
helse- og omsorgssektoren
samsvarer ikke med behov
Helse og
omsorg
Alle brukere som har behov
for det faringr ikke noslashdvendige
helse- og omsorgstenester
Dyre ineffektive tjenester
Fare for liv og helse
3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
8 Manglende samsvar
mellom kvalitet
tjenestetilbud og behov
innenfor rus- og
psykiatritjenesten4
Helse og
omsorg
Oslashkt risiko for at enkelte blir
langtidsbrukere av systemet
Ikke tilbud til alle som har rett
paring tjenester
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
9 Mangelfullt tilbud til
flyktninger i kommunen
Alle Daringrligere integrering f eks
daringrlig spraringk
Oslashkte kostnader
10 Varierende kvalitet paring
skolene mtp laeligringsmiljoslash
og laeligringsresultat
Oppvekst Oslashkende skille i
kunnskapsnivaring
Ikke fullfoslashring av utdanning
Oslashkt antall innbyggere paring
trygd
11 Tidlig innsats og
forebyggende arbeid rettet
mot barn unge og familier
nedprioriteres
Oppvekst
barnevern
NAV
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
Kan medfoslashre stoslashrre behov og
oslashkte kostnader i fremtiden
12 Kulturtilbudet er ikke
tilgjengelig for alle
Kultur og idrett Lite attraktivt for nye
innbyggere
Redusert livskvalitet for
enkelte
Regulatoriske risikoer
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Brudd paring lov og forskrift
relatert til offentlige
anskaffelser
Alle
Teknisk
Oslashkonomiske tap herunder
erstatningssoslashksmaringl og boslashter
pga feil i innkjoslashpsprosessen
og at kommunen kjoslashper inn
til for hoslashy pris
Negativt omdoslashmme
2 Brudd paring
personopplysningsloven
Alle ndash saeligrlig
innenfor helse
og oppvekst
Erstatningssoslashksmaringl
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for
enkeltansatte
Negativ effekt paring omdoslashmmet
Manglende oppfoslashlging av
sykemeldte
4 Brudd paring lov om
offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Publikum faringr ikke tilgang til
opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 9
322 Selvkost og gebyr ndash vann og avloslashp
Fastsettelse av selvkostgebyr ble vurdert til aring vaeligre et risikoomraringde i kommunen Det ble blant annet
begrunnet med vanskelighetene knyttet til det aring sette riktige gebyrer Konsekvensen av aring ikke ha tilstrekkelig
kontroll paring dette omraringdet kan vaeligre at kommunen mottar for mye eller for lite i gebyrinntekter eller at det
blir en uhensiktsmessig fordeling av gebyr mellom de ulike abonnementstypene
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel undersoslashke hvorvidt kommunens gebyrreglementer er utformet i
samsvar med regelverket hvilke system og rutiner kommunen har knyttet til selvkostberegninger og om
kommunens gebyrer er i samsvar med selvkostreglene som gjelder for utvalgte tjenester
33 Oslashkonomi
331 Investeringsbeslutninger gjennomfoslashring av store prosjekt
Kommunen staringr ovenfor flere store investeringsprosjekt de neste aringrene Det gjelder blant annet nytt
helsebygg badeanlegg og boliger I aringrsmeldingen for 2015 garingr det frem at kommunen har en betydelig risiko
for oslashkte finanskostnader ved kun mindre endringer i renten paring grunn av dagens laringnevolum KOSTRA-tall viser
at kommunen har en hoslashy netto laringnegjeld i prosent av netto driftsinntekter sammenlignet med snittet til
Kostragruppe 8 samt lands- og fylkesgjennomsnittet
Risiko for mangelfullt beslutningsgrunnlag for investeringer ble trukket frem paring arbeidsmoslashtet som innspill til
mulig tema i en forvaltningsrevisjon Det samme ble prosjektstyring og oslashnsket om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonen med dette tema fra forrige planperiode Det begrunnes blant annet med risiko for at
kommunen mangler tilstrekkelig kompetanse og personell til aring kunne haringndtere omfattende investeringer
Det ble ogsaring stilt sposlashrsmaringl ved om kommunen har et tilfredsstillende prosjektstyringssystem og om det
virker etter hensikten Kommunens rutiner for investeringer i inventar ble ogsaring tatt opp
Generelle aringrsaker til risiko paring omraringdet kan vaeligre manglende kompetanse og kapasitet eller uklare rutiner og
ansvarsforhold naringr det gjelder det aring faring utarbeidet grundige analyser i forkant av investeringsbeslutningene
Konsekvensen av at investeringer ikke bygger paring et solid beslutningsgrunnlag kan vaeligre oslashkonomisk tap som
foslashlge av merkostnader
Grunnlagsarbeidet bak avgjoslashrelser om investeringer er en vesentlig del av prosessen i en virksomhet sin
styring av investeringsprosjekt Temaet kan tas opp som en egen forvaltningsrevisjon eller det kan ses i
sammenheng med en oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonen om prosjektstyring fra 2013
En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge hvordan prosjekter kvalitetssikres og foslashlges opp underveis eller
om loven om offentlige anskaffelser blir etterlevd naringr kommunen foretar innkjoslashp i forbindelse med prosjekt
332 Reduksjon i fremtidig inntektsgrunnlag
Reduksjon i framtidig inntektsgrunnlag ble paring felles arbeidsmoslashte i kommunen identifisert som et
risikoomraringde Det ble i den forbindelse pekt paring usikkerhet knyttet til arbeidsledighet og konsekvenser som
det kan medfoslashre herunder oslashkte sosiale kostnader og reduksjon i skatteinntekter Dette sett i sammenheng
med den saringrbare situasjonen som kommunen er i pga hoslashy laringnegjeld gjoslashr kommunen saringrbar for svingninger
i oslashkonomien Dersom inntektsgrunnlaget svekkes kan konsekvensen vaeligre krevende innsparingsbehov og
vesentlig lavere handlefrihet i kommunen
Dette er et tema som kan inngaring i en forvaltningsrevisjon som ser paring kommunens oslashkonomistyring Herunder
kan man eksempelvis se paring hvilke prosesser og rutiner kommunen har paring plass for aring identifisere haringndtere
og gjoslashre tiltak for aring tilpasse seg endrede oslashkonomiske forutsetninger som endring i inntekstgrunnlag
34 Maringl strategi og vedtak
341 Oppfoslashlging av kommunale planer
Kommunen har en rekke med overordnede og tematiske planer om strategier og maringl for fremtidig utvikling
Planene inneholder en handlingsdel med konkrete tiltak og aktiviteter som skal gjennomfoslashres innenfor en
gitt tidsperiode I arbeidsmoslashtet ble mangelfull oppfoslashlging av planer vurdert aring vaeligre et risikoomraringde
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10
Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet
og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og
undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke
systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak
342 Styring av kompetanse og bemanning
I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i
ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning
av personell og akutte problemer ved fravaeligr
En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i
kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og
som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen
En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og
kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning
at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er
det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov
for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle
medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert
Generell drift
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
1 Interne ogeller eksterne
misligheter
Alle Tap som foslashlge av intern
svindel og andre personlige
vinninger
Svekket omdoslashmme
Daringrligere kvalitet
2 Stoslashttetjenestene leverer
ikke tilstrekkelig verdi til
kommunen
Servicesenter
Fellestjenester
Ineffektivitetdaringrlig kvalitet
hindrer tjenestene og politisk
virksomhet i aring gjoslashre en god
nok jobb
Variertdaringrlig
serviceopplevelse
Daringrlig omdoslashmme hos
innbyggerne
3 Post- og arkivfunksjonen
fungerer ikke etter
hensikten
Servicesenter
Fellestjenester
Publikum ansatte faringr ikke
tilgang paring opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Uhensiktsmessig drift av
og manglende kunnskap
om IKT-systemene i
kommunen
IKT Uautoriserte tilganger og
endringer
Tapt
verdiskapingineffektivitet
Oslashkte kostnader oslashkonomisk
tap
Oslashkte drifts- og
vedlikeholdskostnader
5 Store prosjekt leverer ikke
iht tid kostnad og kvalitet3
Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til
oslashkte gebyr og relativt store
oslashkonomiske tap
Kvalitetsutfordringer
Forsinkelser i prosjekt kan
foslashre til at inntektsstroslashmmen
fra investeringen forsinkes
med foslashlger for oslashvrig
virksomhet
6 Vedlikeholdsarbeidet er for
lite planmessig
langsiktig
Teknisk Vedlikeholdsetterslep som
gir oslashkte kostnader paring lengre
sikt
Oslashkte investerings- og
driftskostnader
HMS-krav blir ikke innfridd
7 Tjenestetilbudet innenfor
helse- og omsorgssektoren
samsvarer ikke med behov
Helse og
omsorg
Alle brukere som har behov
for det faringr ikke noslashdvendige
helse- og omsorgstenester
Dyre ineffektive tjenester
Fare for liv og helse
3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
8 Manglende samsvar
mellom kvalitet
tjenestetilbud og behov
innenfor rus- og
psykiatritjenesten4
Helse og
omsorg
Oslashkt risiko for at enkelte blir
langtidsbrukere av systemet
Ikke tilbud til alle som har rett
paring tjenester
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
9 Mangelfullt tilbud til
flyktninger i kommunen
Alle Daringrligere integrering f eks
daringrlig spraringk
Oslashkte kostnader
10 Varierende kvalitet paring
skolene mtp laeligringsmiljoslash
og laeligringsresultat
Oppvekst Oslashkende skille i
kunnskapsnivaring
Ikke fullfoslashring av utdanning
Oslashkt antall innbyggere paring
trygd
11 Tidlig innsats og
forebyggende arbeid rettet
mot barn unge og familier
nedprioriteres
Oppvekst
barnevern
NAV
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
Kan medfoslashre stoslashrre behov og
oslashkte kostnader i fremtiden
12 Kulturtilbudet er ikke
tilgjengelig for alle
Kultur og idrett Lite attraktivt for nye
innbyggere
Redusert livskvalitet for
enkelte
Regulatoriske risikoer
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Brudd paring lov og forskrift
relatert til offentlige
anskaffelser
Alle
Teknisk
Oslashkonomiske tap herunder
erstatningssoslashksmaringl og boslashter
pga feil i innkjoslashpsprosessen
og at kommunen kjoslashper inn
til for hoslashy pris
Negativt omdoslashmme
2 Brudd paring
personopplysningsloven
Alle ndash saeligrlig
innenfor helse
og oppvekst
Erstatningssoslashksmaringl
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for
enkeltansatte
Negativ effekt paring omdoslashmmet
Manglende oppfoslashlging av
sykemeldte
4 Brudd paring lov om
offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Publikum faringr ikke tilgang til
opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 10
Konsekvensen kan vaeligre at viktige maringl og strategier ikke blir innfridd noe som kan garing utover tjenestetilbudet
og enkeltmennesker og det kan medfoslashre et svekket omdoslashmme for kommunen
En forvaltningsrevisjon kan for eksempel se naeligrmere paring innholdet i en eller flere av kommunens planer og
undersoslashke hvorvidt planens maringlsetninger og handlingsplaner er blitt realisert Man kan ogsaring se paring hvilke
systemer og rutiner kommunen har for aring utforme og revidere planer og for aring foslashlge opp konkrete maringl og tiltak
342 Styring av kompetanse og bemanning
I arbeidet med den overordnede analysen har det kommet innspill fra kontrollutvalget om at saringrbarhet i
ressurssituasjonen er et mulig risikoomraringde og det gjaldt saeligrlig hvordan kommunen haringndterer utskiftning
av personell og akutte problemer ved fravaeligr
En forvaltningsrevisjon kan se paring ressurs- og kompetansesituasjonen i sentrale stoslashttefunksjoner i
kommunen og vurdere i hvilken grad kommunen har etablerte systemer og rutiner som hindrer saringrbarhet og
som sikrer etterlevelse av sentrale bestemmelser i saksbehandlingen
En annen vinkling kan vaeligre aring undersoslashke hvilke maringl som foreligger for bemanning rekruttering og
kompetanseheving I foslashlge kommuneplanen indikerer prognosene for befolkningsvekst og sammensetning
at behovet for kommunale tjenester kommer til oslashke markant Bare innenfor pleie- og omsorgstjenestene er
det forventet at behovet skal oslashke med ca 10 prosent frem til 2019 Dette vil aringpenbart paringvirke fremtidig behov
for rekruttering og kompetanse i kommunen Kompetanse handler ogsaring om aring beholde og utvikle
medarbeiderne i kommunen En forvaltningsrevisjon kan ogsaring kartlegge rdquoturn overrdquo og aringrsaker til turn over
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert
Generell drift
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
1 Interne ogeller eksterne
misligheter
Alle Tap som foslashlge av intern
svindel og andre personlige
vinninger
Svekket omdoslashmme
Daringrligere kvalitet
2 Stoslashttetjenestene leverer
ikke tilstrekkelig verdi til
kommunen
Servicesenter
Fellestjenester
Ineffektivitetdaringrlig kvalitet
hindrer tjenestene og politisk
virksomhet i aring gjoslashre en god
nok jobb
Variertdaringrlig
serviceopplevelse
Daringrlig omdoslashmme hos
innbyggerne
3 Post- og arkivfunksjonen
fungerer ikke etter
hensikten
Servicesenter
Fellestjenester
Publikum ansatte faringr ikke
tilgang paring opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Uhensiktsmessig drift av
og manglende kunnskap
om IKT-systemene i
kommunen
IKT Uautoriserte tilganger og
endringer
Tapt
verdiskapingineffektivitet
Oslashkte kostnader oslashkonomisk
tap
Oslashkte drifts- og
vedlikeholdskostnader
5 Store prosjekt leverer ikke
iht tid kostnad og kvalitet3
Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til
oslashkte gebyr og relativt store
oslashkonomiske tap
Kvalitetsutfordringer
Forsinkelser i prosjekt kan
foslashre til at inntektsstroslashmmen
fra investeringen forsinkes
med foslashlger for oslashvrig
virksomhet
6 Vedlikeholdsarbeidet er for
lite planmessig
langsiktig
Teknisk Vedlikeholdsetterslep som
gir oslashkte kostnader paring lengre
sikt
Oslashkte investerings- og
driftskostnader
HMS-krav blir ikke innfridd
7 Tjenestetilbudet innenfor
helse- og omsorgssektoren
samsvarer ikke med behov
Helse og
omsorg
Alle brukere som har behov
for det faringr ikke noslashdvendige
helse- og omsorgstenester
Dyre ineffektive tjenester
Fare for liv og helse
3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
8 Manglende samsvar
mellom kvalitet
tjenestetilbud og behov
innenfor rus- og
psykiatritjenesten4
Helse og
omsorg
Oslashkt risiko for at enkelte blir
langtidsbrukere av systemet
Ikke tilbud til alle som har rett
paring tjenester
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
9 Mangelfullt tilbud til
flyktninger i kommunen
Alle Daringrligere integrering f eks
daringrlig spraringk
Oslashkte kostnader
10 Varierende kvalitet paring
skolene mtp laeligringsmiljoslash
og laeligringsresultat
Oppvekst Oslashkende skille i
kunnskapsnivaring
Ikke fullfoslashring av utdanning
Oslashkt antall innbyggere paring
trygd
11 Tidlig innsats og
forebyggende arbeid rettet
mot barn unge og familier
nedprioriteres
Oppvekst
barnevern
NAV
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
Kan medfoslashre stoslashrre behov og
oslashkte kostnader i fremtiden
12 Kulturtilbudet er ikke
tilgjengelig for alle
Kultur og idrett Lite attraktivt for nye
innbyggere
Redusert livskvalitet for
enkelte
Regulatoriske risikoer
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Brudd paring lov og forskrift
relatert til offentlige
anskaffelser
Alle
Teknisk
Oslashkonomiske tap herunder
erstatningssoslashksmaringl og boslashter
pga feil i innkjoslashpsprosessen
og at kommunen kjoslashper inn
til for hoslashy pris
Negativt omdoslashmme
2 Brudd paring
personopplysningsloven
Alle ndash saeligrlig
innenfor helse
og oppvekst
Erstatningssoslashksmaringl
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for
enkeltansatte
Negativ effekt paring omdoslashmmet
Manglende oppfoslashlging av
sykemeldte
4 Brudd paring lov om
offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Publikum faringr ikke tilgang til
opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 11
Vedlegg 1 Identifisering og vurdering av risikoomraringder Nedenfor presenteres oslashvrige risikoomraringder som er identifisert og vurdert
Generell drift
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
1 Interne ogeller eksterne
misligheter
Alle Tap som foslashlge av intern
svindel og andre personlige
vinninger
Svekket omdoslashmme
Daringrligere kvalitet
2 Stoslashttetjenestene leverer
ikke tilstrekkelig verdi til
kommunen
Servicesenter
Fellestjenester
Ineffektivitetdaringrlig kvalitet
hindrer tjenestene og politisk
virksomhet i aring gjoslashre en god
nok jobb
Variertdaringrlig
serviceopplevelse
Daringrlig omdoslashmme hos
innbyggerne
3 Post- og arkivfunksjonen
fungerer ikke etter
hensikten
Servicesenter
Fellestjenester
Publikum ansatte faringr ikke
tilgang paring opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Uhensiktsmessig drift av
og manglende kunnskap
om IKT-systemene i
kommunen
IKT Uautoriserte tilganger og
endringer
Tapt
verdiskapingineffektivitet
Oslashkte kostnader oslashkonomisk
tap
Oslashkte drifts- og
vedlikeholdskostnader
5 Store prosjekt leverer ikke
iht tid kostnad og kvalitet3
Teknisk Kostnadssprekk kan foslashre til
oslashkte gebyr og relativt store
oslashkonomiske tap
Kvalitetsutfordringer
Forsinkelser i prosjekt kan
foslashre til at inntektsstroslashmmen
fra investeringen forsinkes
med foslashlger for oslashvrig
virksomhet
6 Vedlikeholdsarbeidet er for
lite planmessig
langsiktig
Teknisk Vedlikeholdsetterslep som
gir oslashkte kostnader paring lengre
sikt
Oslashkte investerings- og
driftskostnader
HMS-krav blir ikke innfridd
7 Tjenestetilbudet innenfor
helse- og omsorgssektoren
samsvarer ikke med behov
Helse og
omsorg
Alle brukere som har behov
for det faringr ikke noslashdvendige
helse- og omsorgstenester
Dyre ineffektive tjenester
Fare for liv og helse
3 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med prosjektstyring som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
8 Manglende samsvar
mellom kvalitet
tjenestetilbud og behov
innenfor rus- og
psykiatritjenesten4
Helse og
omsorg
Oslashkt risiko for at enkelte blir
langtidsbrukere av systemet
Ikke tilbud til alle som har rett
paring tjenester
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
9 Mangelfullt tilbud til
flyktninger i kommunen
Alle Daringrligere integrering f eks
daringrlig spraringk
Oslashkte kostnader
10 Varierende kvalitet paring
skolene mtp laeligringsmiljoslash
og laeligringsresultat
Oppvekst Oslashkende skille i
kunnskapsnivaring
Ikke fullfoslashring av utdanning
Oslashkt antall innbyggere paring
trygd
11 Tidlig innsats og
forebyggende arbeid rettet
mot barn unge og familier
nedprioriteres
Oppvekst
barnevern
NAV
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
Kan medfoslashre stoslashrre behov og
oslashkte kostnader i fremtiden
12 Kulturtilbudet er ikke
tilgjengelig for alle
Kultur og idrett Lite attraktivt for nye
innbyggere
Redusert livskvalitet for
enkelte
Regulatoriske risikoer
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Brudd paring lov og forskrift
relatert til offentlige
anskaffelser
Alle
Teknisk
Oslashkonomiske tap herunder
erstatningssoslashksmaringl og boslashter
pga feil i innkjoslashpsprosessen
og at kommunen kjoslashper inn
til for hoslashy pris
Negativt omdoslashmme
2 Brudd paring
personopplysningsloven
Alle ndash saeligrlig
innenfor helse
og oppvekst
Erstatningssoslashksmaringl
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for
enkeltansatte
Negativ effekt paring omdoslashmmet
Manglende oppfoslashlging av
sykemeldte
4 Brudd paring lov om
offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Publikum faringr ikke tilgang til
opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 12
Nr Risiko hendelser Virksomhet Konsekvenser Sanns Kons
8 Manglende samsvar
mellom kvalitet
tjenestetilbud og behov
innenfor rus- og
psykiatritjenesten4
Helse og
omsorg
Oslashkt risiko for at enkelte blir
langtidsbrukere av systemet
Ikke tilbud til alle som har rett
paring tjenester
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
9 Mangelfullt tilbud til
flyktninger i kommunen
Alle Daringrligere integrering f eks
daringrlig spraringk
Oslashkte kostnader
10 Varierende kvalitet paring
skolene mtp laeligringsmiljoslash
og laeligringsresultat
Oppvekst Oslashkende skille i
kunnskapsnivaring
Ikke fullfoslashring av utdanning
Oslashkt antall innbyggere paring
trygd
11 Tidlig innsats og
forebyggende arbeid rettet
mot barn unge og familier
nedprioriteres
Oppvekst
barnevern
NAV
Uheldige konsekvenser for
enkeltmenneske
Kan medfoslashre stoslashrre behov og
oslashkte kostnader i fremtiden
12 Kulturtilbudet er ikke
tilgjengelig for alle
Kultur og idrett Lite attraktivt for nye
innbyggere
Redusert livskvalitet for
enkelte
Regulatoriske risikoer
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Brudd paring lov og forskrift
relatert til offentlige
anskaffelser
Alle
Teknisk
Oslashkonomiske tap herunder
erstatningssoslashksmaringl og boslashter
pga feil i innkjoslashpsprosessen
og at kommunen kjoslashper inn
til for hoslashy pris
Negativt omdoslashmme
2 Brudd paring
personopplysningsloven
Alle ndash saeligrlig
innenfor helse
og oppvekst
Erstatningssoslashksmaringl
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
3 Brudd paring arbeidsmiljoslashloven Alle Negative konsekvenser for
enkeltansatte
Negativ effekt paring omdoslashmmet
Manglende oppfoslashlging av
sykemeldte
4 Brudd paring lov om
offentlighet Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Publikum faringr ikke tilgang til
opplysninger
Negativ paringvirkning paring
omdoslashmmet
4 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med psykisk helsearbeid for unge som tema i 2013
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 13
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
5 Brudd paring kommunelovens
krav til internkontroll
Alle Feil blir ikke rettet opp og
dette kan igjen medfoslashre
lovbrudd oslashkte kostnader og
skader
6 Brudd paring forvaltningsloven Alle Forskjellsbehandling ndash ulik
saksbehandling
Klagesaker - merkostnader
7 Brudd paring plan- og
bygningsloven5
Plan og
byggesak
Manglende likebehandling
Manglende samsvar mellom
tiltak og gitte tillatelserkrav
8 Fastsettelse av
selvkostgebyr samsvarer
ikke med krav6
Teknisk For hoslashye eller for lave gebyr
Negativt omdoslashmme
9 Brudd paring lovkrav innen
helse og omsorg
Helse og
omsorg
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Brukere faringr ikke individuell
plan
For lite brukermedvirkning
10 Nye ukjente oppgaver
som foslashlge av
samhandlingsreformen7
Helse og
omsorg
Utilstrekkeligfeil behandling
av pasienter i overganger
mellom kommunen og
sykehus
Innbyggerne faringr ikke
optimale tjenester
Oslashkte kostnader for
kommunen
Daringrlig omdoslashmme
11 Brudd paring barnehageloven ndash
kommunen sitt ansvar som
barnehagemynde
Barnehage Mangler i og klager paring
tilskudd til private barnehager
Varierende kvalitet paring
barnehagene i kommunen
12 Brudd paring lovkrav til sosiale
tjenester
Helse og
omsorg
NAV
Brukere faringr ikke noslashdvendige
tjenester
Daringrligere folkehelse
Oslashkte sosiale forskjeller
13 Brudd paring barnevernloven8 Barnevernet Enkelte barn blir ikke fanget
opp negativ konsekvens for
den enkelte
Kommunen kan bli
erstatningsansvarlig
Negativt omdoslashmme
14 Brudd paring opplaeligringsloven9 Skole
barnehage
Enkelte barn blir ikke fulgt
tilstrekkelig opp
Stoslashrre sosiale og
helsemessige problemer
5 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med byggesaksbehandling som tema i 2012
6 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med vann og avloslashp som tema i 2014
7 Frogn kommune gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med Samhandlingsreformen som tema i 2014
8 Frogn gjennomfoslashrte en forvaltningsrevisjon med barnevern som tema i 2015
9 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med PP-tjenesten som tema i 2016
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
FROGN KOMMUNE OVERORDNET ANALYSE 14
Oslashkonomi
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Lav eller varierende grad
av budsjettstyring10
Alle Negativ oslashkonomisk
konsekvens naring og for
framtiden
Avvik blir ikke avdekket
Ineffektiv bruk av midler
2 Investeringsbeslutninger
tas paring ufullstendig svakt
grunnlag
Alle Det gjoslashres feil
investeringsbeslutning
Negativ oslashkonomisk
konsekvens
3 Reduksjon i framtidig
inntektsgrunnlag
Alle Mindre handlefrihet
Fremtidig krevende
innsparingsbehov
4 Refusjoner innbetalinger
kommunen har krav paring bli
ikke innkrevd
Alle men
saeligrlig NAV
Helse og
omsorg og
oppvekst
Oslashkonomisk tap
Maringl strategi og vedtak
Nr Risiko hendelser Virksomhet Sanns Kons
1 Mangelfull oppfoslashlging av
politiske vedtak11
Alle
Stab
Feilandre prioriteringer gir
mangelfullineffektiv
realisering av politiske maringl
og vedtak
2 Kommunen har ikke
tilstrekkeligrett
kompetanse til aring dekke
fremtidens behov
Alle
HR Personal
Kommunen greier ikke aring yte
tilstrekkeligetilfredsstillende
tjenester
3 Kommunen er ikke nok
rigget til aring ivareta
fremtidige eksterne krav
Alle Virksomheten paringvirkes
negativt (tjenestekvalitet
oslashkonomi omdoslashmme
arbeidsplass etc)
4 Mangelfull oppfoslashlging av
kommunale planer (feks
klimaplan)
Alle Maringlsetninger blir ikke
realisert
10 Oslashkonomistyring var et prioritert omraringde i forrige plan for forvaltningsrevisjon i Frogn kommune
11 Frogn kommune gjennomfoslashrer en forvaltningsrevisjon med Oppfoslashlging av vedtak i folkevalgte organer som tema i 2016
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Kontakt oss
Siv Karlsen Moa
Partner
T +47 40 63 95 48 E sivmoakpmgno
Ole Willy Fundingsrud
Director
T +47 406 39 692
E olewillyfundingsrudkpmgno
kpmgno
copy 2016 KPMG AS a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (ldquoKPMG Internationalrdquo) a Swiss entity All rights reserved
This proposal is made by KPMG AS a member firm of the KPMG network
of independent firms affiliated with KPMG International a Swiss
cooperative and is in all respects subject to the negotiation agreement and
signing of a specific engagement letter or contract KPMG International
provides no client services No member firm has any authority to obligate or
bind KPMG International or any other member firm vis-agrave-vis third parties nor
does KPMG International have any such authority to obligate or bind any
member firm
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kontrollutvalg
Side 10 av 11
Frogn KU-1916 Kontrollutvalgets strateginotat Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600148-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 1916 09052016 Sekretariatets innstilling
1 Kontrollutvalgets strateginotat vedtas med endringen som foreslaringtt i saksutredningen 2 Kontrollutvalget tar diskusjonen om utvalgets strateginotat til orientering
SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets strateginotat beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategier som benyttes for aring loslashse disse Notatet legges aringrlig frem for utvalget som en paringminnelse om hvilke maringl oppgaver og kjoslashreregler som gjelder for utvalgets arbeid I tillegg inviteres det til en diskusjon om eventuelle endringertilfoslashyelser i utvalgets strategi Strateginotat ble sist behandlet av utvalget i sak 415 i moslashte 2 februar 2015 Sekretariatet foreslaringr foslashlgende tillegg Under overskriften 3 Selskapskontroll paring side 2 i notatet boslashr innholdet oppdateres slik at det er samsvar med sect 13 i Forskrift om kontrollutvalg I forskriften staringr det at plan for selskapskontroll skal baseres paring en overordnet analyse Vi foreslaringr at strategien for selskapskontroll utvides til fire punkter og at punktet om overordnet analyse settes inn som nummer 2
- Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger
Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Vedlegg til sak Utvalgets strateginotat
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
1
STRATEGINOTAT FOR KONTROLLUTVALGET I FROGN Sist vedtatt uten endringer 02022015 jf sak 415
Maringl og oppgaver
Kontrollutvalgets hovedmaringl er aring bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver
blir ivaretatt paring best mulig maringte
Kommuneloven (sect 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til aring forestaring
det loslashpende tilsynet med forvaltningen Utvalget skal paringse at regnskapene blir foslashrt paring en
betryggende maringte at oslashkonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomfoslashres god
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll
Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til aring kreve enhver opplysning redegjoslashrelse eller
dokument som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene jf F sect 5
Valg og sammensetning
Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgaringr av F sect 2
Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvaringker og saksbehandlingen skal kun foregaring
ut fra et kontrollperspektiv Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin
dobbeltrolle som politikere og noslashytrale kontrolloslashrer
Hovedoppgaver
1 Regnskapsrevisjon
Utvalget skal paringse at kommunens regnskap blir revidert paring en betryggende maringte og i samsvar
med de bestemmelser som foslashlger av lov forskrift god kommunal revisjonsskikk mm
Strategi
1 Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om
arbeidet og strategien for det kommende revisjonsaringret
2 Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og
oslashkonomiforvaltning forelegges utvalget
3 Utvalget skal paringse at revisjonens merknader blir fulgt opp
2 Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal paringse at det blir gjennomfoslashrt systematiske vurderinger av oslashkonomi og
maringloppnaringelse ut fra kommunestyrets vedtak
Strategi
1 Soslashrge for aring faring utarbeidet en overordnet analyse om mulige omraringder med risiko for
avvik fra oppsatte maringl i kommunen
2 Foreslaring en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for
kommunen
3 Innstille om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret
4 Paringse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
2
3 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide
kommunale aksjeselskaper Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll ogeller
forvaltningsrevisjon
Strategi
1 Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo
2 Foreslaring handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret
3 Soslashrge for iverksetting av kontrollen
4 Annet tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget skal forestaring et loslashpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de
opplysninger som det finner noslashdvendig for aring gjennomfoslashre oppgavene Kontrollutvalget gjoslashr
kjent paring kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til aring legge fram
saker for kontrollutvalget Det er imidlertid opp til utvalget aring vurdere om en sak hoslashrer under
utvalgets kontrollfunksjon Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltvedtak
Strategi
1 Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen
2 Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ
3 Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget paring eget
initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret iverksette undersoslashkelser
Organisering av arbeidet generelt
1 Innhenting av opplysninger i kommunen Bistand fra revisjonen og eget
sekretariat
Med hjemmel i kommuneloven sect 77 nr 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning
redegjoslashrelse eller ethvert dokument og foreta de undersoslashkelser det finner noslashdvendig for aring
gjennomfoslashre oppgavene I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget som organ
ogsaring rett til aring overvaeligre et moslashte som holdes for lukkede doslashrer i saring vel kommunestyret som
underordnede organer
Revisjonen utfoslashrer de oppgaver som de er paringlagt som foslashlge av lov eller avtale med
kontrollutvalget og kan innenfor de grenser som budsjettet setter paringlegges andre oppgaver
Sekretariatet forbereder og foslashlger opp de sakene som utvalget behandler og kan utfoslashre
undersoslashkelser som ikke er revisjon
Strategi
1 Utvalget vil benytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i
arbeidet
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
3
2 Samarbeid
Kontrollutvalget opptrer paring kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon
med oppdragsgiver Det samme gjelder med raringdmannen og hans administrasjon og
revisjonen
Strategi
1 Ordfoslashrer og raringdmann faringr kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra
utvalgets moslashter
2 Raringdmannen og enhetslederne boslashr med jevne mellom inviteres til aring orientere og
samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker
3 Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret
4 Kontrollutvalget avgir aringrsrapport til kommunestyret om sin virksomhet
3 Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media
For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmaringl maring kommunens innbyggere politikerne i alle
styrer og utvalg administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid I den forbindelse er
det ogsaring viktig at det skal vaeligre lett aring finne informasjon om utvalget og lett aring ta kontakt med
utvalget
Offentlighetsloven paringlegger kommunen aring gi andre stoslashrst mulig innsyn i sitt arbeid En del
saker er unntatt som foslashlge av lov eller i medhold av lov Kontrollutvalgets moslashter er i henhold
til kommunelovens sect 31 aringpne for publikum med mindre utvalget skal behandle opplysninger
som er underlagt lovbestemt taushetsplikt
Strategi
1 Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal vaeligre tilgjengelig
paring kommunens Internett-sider
2 Utvalgets dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet legges ut for offentlig
innsyn paring kommunens Internettsider
3 Utvalgets moslashter er aringpne for publikum
4 Tips skal alltid vurderes
5 Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares
6 Kontrollutvalgets leder besvarer sposlashrsmaringl fra media
4 Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner
Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsomraringdene ovenfor
kommunestyret og utvalget skal soslashrge for at disse blir fulgt opp Den rullerende
aktivitetsplanen som utvalget utarbeider gir oversikt over alle paringgaringende aktiviteter og
vedtatte planer og andre tiltak
Strategi
1 Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr aringr
2 Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram paring hvert moslashte i kontrollutvalget
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kontrollutvalg
Side 11 av 11
Frogn KU-2016 Orienteringssaker 9 mai 2016 Saksbehandler Lene H Lilleheier Saksnr 1600113-1 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato 1 Frogn kontrollutvalg 2016 09052016 Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering VEDLEGG 1) Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets moslashte 7 mars 2016 2) Saksutskrift fra kommunestyret ndash Raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og
avloslashp 3) Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget ndash Rapport om
selskapskontrollen 2015 4) Aktivitetsplanen Arings 2 mai 2016 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat
Postadresse Postboks 195 1431 Arings
Besoslashksadresse Raringdhusplassen 29
64 96 20 59 (m) 920 16 409
FIKSfollofiksno
wwwfollofiksno
MOslashTEPROTOKOLL
Frogn kontrollutvalg Moslashtetid 07032016 kl 1400 ndash 1540 Sted Fraunar Av utvalgets medlemmervaramedlemmer moslashtte 5 av 5 Moslashtende medlemmer Knut Erik Robertsen Oslashyvind Solli Eva Jorun Baeligkken Haugen Helge G Simonsen Moslashtende varamedlemmer Marit Alice Oslashstigard moslashtte for Tom Lennart Pedersen Forfall Tom Lennart Pedersen Fra administrasjonen moslashtte Harald K Hermansen raringdmann (sak 716) Randi M Tornarings kommunalsjef miljoslash eiendom og teknisk drift (sak 716) Fra KPMG moslashtte Ole Willy Fundingsrud Moslashtesekretaeligr Lene H Lilleheier (FIKS) Merknader Ole Willy Fundingsrud fra KPMG var ikke tilstede under behandlingen av sak 1216 Moslashteprotokoll godkjent 09032016 Knut Erik Robertsens Oslashyvind Sollis Leder nestleder
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 2 av 5
Saksliste
Side
Saker til behandling
716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken 3
816 Henvendelse til kontrollutvalget 3
916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen 3
1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 4
1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 4
1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016 5
1316 Orienteringssaker 5
Eventuelt
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 3 av 5
Frogn KU-716 Raringdmannens orientering- saksbehandlersaken Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Innkommet forslag fra Simonsen Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine undersoslashkelser Votering Innstillingen med tillegg av innkommet forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalget tar raringdmannens muntlige rapport til orientering 2 Raringdmannen innkalles til neste moslashte for aring avgi rapport om resultatet av sine
undersoslashkelser
Frogn KU-816 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Saken tas ikke opp til behandling i kontrollutvalget
Frogn KU-916 Overordnet analyse og risikoomraringder i kommunen Sekretariatets innstilling Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 4 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Utvalgets diskusjon tas til orientering KPMG tar med seg synspunktene i det videre
arbeidet med overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
Frogn KU-1016 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets innstilling FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 FIKS bes gjennomfoslashre en overordnet analyse for selskapskontroll og legge fram en plan for denne kontrollen for den kommende valgperioden
Frogn KU-1116 Kontrollutvalgets aringrsrapport 2015 Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kontrollutvalg 07032016 Side 5 av 5
Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 vedtas 2 Aringrsrapporten oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret tar kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015 til orientering
Frogn KU-1216 Innstilling om valg av forvaltningsrevisor 2016
Unntatt etter offentleglova sect13 jfr fvl sect13
Saksdokumentet er unntatt offentlighet
Frogn KU-1316 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling Sakene tas til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 07032016 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 07032016 Sakene tas til orientering
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 2
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1401243-16 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - raringdmannens oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapport vann og avloslashp
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1216 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquoKommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av
forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orienteringraquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1401243-16 Side 2 av 2
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings Follo Distriktsrevisjon Enhet for miljoslash idrett og kommunalteknikk
Otto Schacht
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrapport vann og avloslashp Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1401243-13 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1216 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter tilstede) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016 Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8122015 Sak 4415 Raringdmannens oppfoslashlging ndash forvaltningsrapport vann og avloslashp Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalget anbefaler aring ta raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av rapporten til orientering Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saksfremlegg Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Saken oversendes til kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret tar raringdmannens tilbakemelding om oppfoslashlging av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp i Frogn kommune til orientering Vedlegg Forvaltningsrevisjon Vann og Avloslashp - Tilbakemelding om Statusdocx Forurensning av ledningsnettet for drikkevann rev2015doc Saringrbarhet i roslashrsystemdoc Frogn_VA-ledninger_Rev3_2242015pdf SAKSUTREDNING Kommunestyret gjorde i sak 13714 den 8 desember 2014 foslashlgende vedtak laquo1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avloslashp til orientering 2) Raringdmannen bes foslashlge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks maringneder 3) Raringdmannen bes rapportere til kommunestyretraquo Raringdmannens tilbakemelding forelaring brev av 28 november 2015 Sekretariatet mener tilbakemeldingen viser at administrasjonen har iverksatt eller er i god gang med oppfoslashlgingen av tiltakene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kommune Varingr ref 1401243
Side 5 av 5
Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kommune
Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 DROslashBAK postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 3
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Pb 195 1431 AringS
Deres ref Varingr ref Saksbehandler Dato 1400448-18 Guro Merlid 08032016
Kommunestyrets vedtak i sak fra kontrollutvalget - rapport om selskapskontrollen 2015
Kommunestyret behandlet i moslashte 1522016 sak 1716 ovennevnte sak
Kommunestyret gjorde foslashlgende vedtak
laquo
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldenderaquo
Vedlagt foslashlger saksutskrift av saken
Med hilsen
Guro Merlid Teamkoordinator politiske tjenester Dokumentet er elektronisk godkjent Vedlegg Saksutskrift - Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 2 av 3
Kopi Enhet for oslashkonomi Jo-Ragnar Finserarings
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kommune - Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester Varingr ref 1400448-18 Side 3 av 3
Mottaker Kontaktperson Adresse Sted Enhet for personal organisasjon og politiske tjenester - Politiske tjenester
Anne Lise Larsson Postboks 10 1441 DROslashBAK
Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS
Pb 195 1431 AringS
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kommune
Postadresse Besoslashksadresse Telefon 64 90 60 00 Orgnr 963 999 089 Postboks 10 Raringdhusveien 6 Telefaks 64 90 60 01 Bankgiro 16170702720 1441 Droslashbak 1443 Droslashbak postmottakfrognkommuneno wwwfrognkommuneno Side 1 av 5
Saksutskrift
Sak fra kontrollutvalget - Rapport om selskapskontrollen 2015 Saksbehandler Anne Lise Larsson Saksnr 1400448-14 Behandlingsrekkefoslashlge Moslashtedato
1 Kommunestyret 2015-2019 1716 15022016
Kommunestyret 2015-2019s behandling 15022016 Leder i kontrollutvalget Knut Erik Robertsen orienterte om saken Votering (30 representanter) Innstillingen ble enstemmig vedtatt Kommunestyret 2015-2019s vedtak 15022016
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksutskriften bekreftes Frogn 22februar 2016 Guro Merlid Dokumentet er elektronisk godkjent
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 2 av 5
Tidligere behandlinger
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 3 av 5
Saksfremlegg Kontrollutvalgets innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Vedlegg
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 4 av 5
SAKSUTREDNING Sammendrag Kontrollutvalget behandlet den 8 desember sak 4615 Rapport om selskapskontrollen 2015 Saken er naring oversendt kommunestyret til behandling Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er aring be sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Frogn kontrollutvalgs behandling 08122015 Innkommet forslag fra Haugen Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende Votering Innstillingen med tillegg av Haugen sitt forslag ble enstemmig vedtatt Frogn kontrollutvalgs vedtak 08122015 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling
Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten
Kommunestyret understreker at selskapene selv maring vedta relevante retningslinjer for at de skal bli formelt gjeldende
Saksfremlegg Sekretariatets innstilling 1 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering 2 Saken oversendes kommunestyret med foslashlgende innstilling Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene foslashlge opp rapporten Vedlegg Selskapskontrollen 2015 Rapportdocx 20151130133547181pdf SAKSUTREDNING Kommuneloven sect 77 bestemmer at kontrollutvalget skal paringse at det foslashres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper Aringrets kontroll er forankret i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll i 2013 ndash 2016 I foslashlge planen skal det i 2015 gjennomfoslashres en generell kontroll av selskapene Kontrollutvalget vedtok i sak 1915 aring slutte seg til rammene for selskapskontrollen i 2015 FIKS gjorde foslashlgende funn under kontrollen
1 Styreinstruks er vedtatt i de fleste selskapene i noe ulike former
2 Instruks for daglig leder er paring plass i de fleste selskapene
3 Etiske retningslinjer er eller vil bli utarbeidet i alle selskapene
4 Bare to selskap kan spores med styremedlemmer i KS styrevervregister
5 Varslingsregler er paring plass i nesten alle selskapene
6 Plan informasjonssikkerhet av ulik breddedetaljering foslashlges i alle selskap
7 Regler for helse- miljoslash og sikkerhet vil snart vaeligre paring plass i alle selskapene
8 Selskapene har med to unntak etablert en selskapsstrategi
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Frogn kommune Varingr ref 1400448
Side 5 av 5
9 Evalueringen av styrearbeidet er gjort i ca halvparten av selskapene
10 Folloraringdets eiermelding har ikke vaeligrt tema paring
generalforsamlingenerepresentantskapsmoslashtene i selskapene
11 Noen av selskapene har hatt selskapsstrategien opp som tema i sine oslashverste
organer FIKS konkluderer i rapporten med at de fleste tiltakene i Folloraringdetskommunenes eiermeldinger fulgt opp av selskapene Arings 1 desember 2015 Lene H Lilleheiers sekretaeligr Vedlegg Rapport fra FIKS datert 301115 vedr Rapport om selskapskontroll 2015 Raringdmannen i Frogn 20012016 Harald K Hermansen Oslashvrige dokumenter paring saken
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
1
KONTROLLUTVALGET I FROGN KOMMUNE AKTIVITETSPLAN FOR 2016 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter frist for naringr de skal vaeligre ferdig ansvar for aring utfoslashre oppgaven samt status Oversikten ajourfoslashres fortloslashpende KPMG staringr for regnskapsrevisjon FIKS utreder andre saker lager innstilling i alle saker og er sekretaeligr for utvalget Dokumentfristen til FIKS er 14 dager foslashr moslashtet Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
1 Kontrollutvalgets aringrsrapport for 2015
mars FIKS 7mars 2016
2
3
Aktivitetsplan Utvalgets strateginotat
Februar Fornyes aringrlig
FIKS FIKS
Legges frem i mai
Rullerende
4
Moslashteplan
FIKS
1 februar 12 september 7 mars 27 oktober (Faglig forum) 9 mai 7 november 6 juni 6 desember
5 Kommunens aringrsregnskap 2015
15 april Kommunen
6 Tertialrapporter 1Tertialrapport jan-april 2016 - orienteringssak Mai Kommunen 2 Tertialrapport mai-aug 2016 orienteringssak Okt Kommunen
7 Rapporter fra revisjonen 300416 (perioden 010515 ndash 300416) Mai KPMG
311016 (perioden 010516 ndash 311016) Nov KPMG Revisjonsplan 2016 August KPMG
8 Plan for forvaltn revisjon 2013 - 2016 FIKS KU 278 KS 221012
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-
Aktivitetsplan 2015 Ajourfoslashrt 02052016
2
Nr Beskrivelse
Frist Ansvar Status Avsluttet
9 Forvaltningsrevisjon 2015 Beredskap 2015 FDR KU 1715 KS 11515 Barnevern 2015 FDR KU 2815 KS 20915
10 Overordnet analyse forvaltningsrevisjon 2016 FIKS 11 Forvaltningrevisjon 2016 2016 FIKS Kommunestyret vedtar leverandoslashr 2mai
12 Oppfoslashlging av tidligere prosjekter Raringdm
Svarfrist FIKS
Rapporter Samhandlingsreformen Vann og avloslashp Beredskap Selvkost avgift og gebyrer (punkt 3 og 4) fra 2010 Barnevern
22315 og 22915 8615 151215 2922016 762016
FIKS FIKS FIKS FIKS
KU 2715 - Purret KU 4415 Legges frem for KU 9 mai
KS 1216
13 Plan Selskapskontroll 2013 - 2016 FIKS KS 221012
Selskapskontroll 2015 2015 FIKS KU 4615 KS 1716 12 Overordnet analyse selskapskontroll 2016 FIKS 13 Andre kontrolloppgaver
Kommunens innkjoslashpsordninger ndash dialog raringdmann Des 2015 FIKS Vedtak sak 1415 ndash Foslashlges opp i 2016 Avviksrapporteringoppfoslashlging av vedtak Des 2015 FIKS KU 116 Kommunens kontrollrutiner ndash byggesaksavdeling FIKS Vedtak sak 216 ndash Ny redegjoslashrlese i mars
- Saksliste Frogn KU 09052016
- Sak 1416 Frogn kommunes aringrsregnskap og aringrsberetning 2015
-
- Signert revisjonsberetning Frogn 2015
-
- Sak 1516 Ordfoslashrers habilitet - Kommunedelplan for Nordre Frogn
-
- E-post med sposlashrsmaringl til ordfoslashrer fra Helge Simonsen
- Sposlashrsmal til ordfoslashreren i Frogn
- Kommuneadvokatens habilitetsvurdering i notat av 2542016
-
- Sak 1616 Raringdmannens oppfoslashlging - forvaltningsrevisjon beredskap
-
- Forvaltningsrevisjon - Beredskap raringdmannens oppfoslashlging
-
- Sak 1716 Raringdmannens redegjoslashrelse - saksbehandlersaken
-
- saksutskrift sak 7-16
-
- Sak 1816 Utkast til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon
-
- Utkast Overordnet analyse_Frogn kommune
-
- Sak 1916 Kontrollutvalgets strateginotat
-
- StrateginotatFrognKontrollutvalgpr020215
-
- Sak 2016 Orienteringssaker 9 mai 2016
-
- 1 Protokoll Frogn KU 07032016
- 2 Kommunestyrets vedtak i saken - raringdmannens oppfoslashlging rapport om vann og avloslashp
- 3 Kommunestyrets vedtak i sak - rapport om selskapskontroll
- 4 FrognAktivitetsplan 2016
-