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Métricas de Gestão Escolar

Saiba o que você deve medir para entender o cenário financeiro

e pedagógico da sua escola

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Boa leitura!

Olá, esperamos que você aproveite esse material!

Métricas no setor acadêmico e pedagógico2

Como controlar todos estes indicadores?3

Como um bom sistema de Gestão Escolar pode ajudar a sua instituição de ensino a controlar essas métricas?

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Métricas no setor financeiro1

Quem somos

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O que são métricas?

Métricas são sistemas de mensuração que quantificam uma tendência, uma

dinâmica ou uma característica e que diagnostica causas.

As métricas existem para viabilizar o processo de análise e balanço, com vistas a

um planejamento coerente com as necessidades da escola. A função é analisar

o que já foi feito, o que deu certo ou não e a partir de dados concretos ajustar o

planejamento para que a escola cresça em qualidade e melhor aproveitamento.

É importante saber as variáveis a serem observadas para que possa mensurar

a evolução da instituição a partir de dados concretos. O problema é que, no

mercado de educação, nem todo mundo sabe o que medir e muitas vezes os

gestores acabam seguindo por caminhos tortuosos, cometendo erros que podem

fazer a instituição fechar as portas de vez.

para evitar esses erros, existem vários índices que devem ser acompanhados com

frequência, como por exemplo:

• Nível da aprendizagem;

• Quantidade de matrículas;

• Taxa de inadimplência;

• Recursos financeiros;

• Rotatividade de funcionários

administrativos;

• Rotatividade do quadro de

professores;

• Evasão escolar;

• Quantidade de materiais

necessários;

• Capacitação de professores;

• Capacitação de alunos;

• Estímulo à inovação e melhoria

do processo educacional.

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Com base nestes indicadores, é possível, então, determinar quais procedimentos

estão sendo bem sucedidos e que atitudes podem ser tomadas para melhorar

aqueles que não estão.

Existem diversos tipos de indicadores-chave de desempenho: quantitativos,

qualitativos, de processos, de resultados, financeiros, etc. A definição de quais

indicadores contribuem como ferramentas de gestão depende principalmente do

planejamento realizado pela organização e do tipo de negócio a que são aplicados.

Dada a importância da definição destes indicadores, a questão é: quais deles

você, como gestor escolar, analisa com frequência? E quais outros poderiam

ser acompanhados e analisados para um melhor desempenho da sua instituição

escolar? Este e-book tem como objetivo apresentar algumas métricas importantes

para escolas, tanto para os setores acadêmicos e pedagógico, quanto para a área

financeira, permitindo aos gestores um melhor controle dos seus resultados e do

sucesso do seu planejamento.

A sigla KPI corresponde a Key Performance Indicator, uma ferramenta de gestão conhecida em português como Indicador-chave de Desempenho.

Os KPIS são medidas quantificáveis definidas por uma organização para compreender se seus objetivos estão sendo atingidos.

Nesse ebook, vamos entender a importância de aplicar métricas na educação

aprender a ler o que elas indicam sobre a gestão da sua instituição

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Métricas no setor financeiro

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1.1 Custo de serviço por aluno

Esta métrica indica os gastos que a escola realiza para a prestação de seus serviços para cada aluno em determinado período.

É importante para a análise da situação financeira da instituição, determinar medidas

que podem ser tomadas para melhorá-la. O cálculo destes custos envolve os mais

diversos fatores: salário dos docentes e funcionários, gastos com infraestrutura,

materiais escolares e ferramentas tecnológicas oferecidas, etc, e parte do valor das

despesas mensais da instituição e do número de alunos que apresenta. A análise deste

indicador permite o gestor analisar os gastos que vêm sendo realizados, o valor

da mensalidade e se é interessante investir na busca por novos alunos.

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1.2 Receitas e despesas da instituição

Para chegar ao Custo de Aquisição de Cliente/Aluno você deverá somar todos

os custos levantados e dividir pela quantidade de novos clientes/alunos conquistados

no período determinado.

Como calcular

O custo da prospecção de novos alunos está intimamente relacionado às iniciativas

de marketing adotadas pela instituição para atrair novos estudantes no início do ano

letivo. É interessante que o gestor analise o retorno deste investimento como forma

de entender se as estratégias adotadas estão sendo bem sucedidas.

Para calcular o CAC (custo de aquisição por cliente/aluno) é preciso ter alguns dados:

Custos de materiais de Marketing

Custos com bolsas e promoções%

Custos de captação e operacionais

Quantidade de novos clientes/alunos e interessados/ano na sua escola

Suponhamos que você angariou 300 novos clientes/alunos no último ano

e que a soma das despesas acima citadas seja de R$ 4000,00. Para encontrar

o CAC da sua escola você dividirá 4000 por 300. Fácil, não?

Quantidade de novos

clientes/alunos conquistados

CAC

Custo de Aquisição

de Cliente/Aluno=

Todos os custos

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1.3 Total de descontos concedidos ao ano

Muitas escolas oferecem descontos progressivos no pagamento das mensalidades, de

forma a incentivar os pais a pagarem a mensalidade escolar. Os descontos costumam

funcionar em porcentagens progressivas para pagamentos realizados até o quinto

dia do mês, até o décimo, e assim por diante. Esta prática é bastante interessante e

contribui para que os pais mantenham as contas em dia com a escola. É importante,

porém, que a gestão escolar não perca o controle dos descontos oferecidos e analise

os benefícios que estes vêm ou não trazendo para a instituição.

1.4 Total de alunos bolsistas

As bolsas de estudo são essenciais como forma de incentivar estudantes cujos pais

não têm condições financeiras de arcar com as mensalidades da instituição. Da mesma

forma que os descontos concedidos, é importante que a gestão escolar esteja atenta

ao total de bolsas oferecidas, cruzando este dado com os valores de custo do serviço

oferecido e o investimento realizado por aluno. Desta forma, é possível manter um

programa de bolsa de estudos sem gerar prejuízos para a instituição.

1.5 Atraso de mensalidades e pagamento de contas

O controle dos pagamentos e cobranças é essencial para instituições escolares,

uma vez que a maior parte das receitas vem da mensalidade dos alunos. Assim, é

importante realizar esforços no sentido de manter um fluxo de caixa constante, já que

os atrasos no pagamento podem prejudicar o orçamento. Uma boa forma de realizar

o controle do pagamento de contas é manter sempre atualizada uma lista dos alunos

pagantes, com os dados do valor da mensalidade e a forma de pagamento adotada

pelos pais. A partir de dez dias do vencimento da mensalidade, é interessante entrar

em contato com eles para realizar a cobrança.

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1.6 Receitas e despesas da escola

Este indicador é claro e essencial para qualquer tipo de negócio. É muito importante

que o gestor tenha organizado o fluxo de caixa da instituição, controlando as entradas

e saídas de caixa. Ou seja, todos os recursos que a organização tem a receber,

provenientes de mensalidades, anuidades, serviços, produtos vendidos, etc, e todas

as contas que serão pagas.

A partir do controle das receitas, o gestor financeiro consegue analisar a inadimplência,

encontrar erros de cobrança e verificar datas de vencimento. As saídas de caixa, por sua

vez, permitem ao gestor entender exatamente os motivos de aumentos ou reduções nos

custos, contribuindo para a tomada de decisões financeiras mais corretas.

1.7 Matrículas e rematrículas

O orçamento de uma escola particular está intimamente relacionado ao número de

alunos, já que a perda de alunos costuma significar a redução do número de salas e

o aumento da ociosidade destas. É essencial assim que seja estimado o número de

matrículas e rematrículas e adotada uma metodologia de acompanhamento deste.

Este acompanhamento permite à instituição definir com maior chance de acertos

a verba para publicidade. Este indicador é normalmente controlado por meio da

comparação entre o número de alunos matriculados até uma certa data, comparado

com este número, na mesma data do ano anterior.

Toda escola deveria, assim, manter atualizados e ativos os indicadores de afluxo de

alunos novos e antigos, que indicam se está retendo estes e captando novos. O controle

das rematrículas está muito ligado ao relatório de evasão e é um bom indicador do

desempenho da escola. Com relação aos alunos novos, é interessante também que o

número de matriculados seja comparado ao número de visitas realizadas à instituição,

permitindo avaliar o atendimento oferecido e a atratividade oferecida pela escola.

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1.8 Relatório de evasão por série e curso

O relatório de evasão de alunos é um indicador essencial para qualquer instituição

de ensino. O problema da evasão é recorrente nas escolas e pode decorrer

dos mais diversos motivos: desinteresse dos alunos pelos estudos, ausência

de diferenciais e tecnologia disponível na instituição, rendimento escolar baixo,

problemas familiares, etc.

O mapeamento dos dados de evasão permite que a instituição de ensino perceba

os motivos desta e a quais séries e disciplinas estão relacionados. Este indicador

permite, assim, que o gestor adote medidas práticas para diminuir a evasão, como

oferecer atividades que motivem e intriguem os alunos, novos materiais didáticos

e ferramentas tecnológicas para o ensino e até mesmo reforço da infraestrutura.

1.9 Controle de inadimplência

O controle da inadimplência começa desde o procedimento de matrícula:

é extremamente importante que a escola conheça seus alunos e suas condições,

analisando dados cadastrais, referências e condições econômicas. Uma compilação

eficiente de dados de pagamento e um setor financeiro ágil e estruturado são

essenciais para que se controle a inadimplência. Este controle deve ser realizado

de forma contínua na instituição, evitando deixá-lo somente para procedimentos

emergenciais, quando é necessário aumentar o volume de dinheiro no caixa

da escola, como, por exemplo, na época de pagamento do décimo terceiro

salário dos funcionários.

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Métricas no setor acadêmico e pedagógico

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2.1 Notas

As notas dos alunos são os indicadores mais básicos de desempenho dentro das

escolas, configurando a forma mais eficiente de se enxergar a assimilação da matéria

pelo estudante. A partir da análise destas, é possível para o gestor identificar possíveis

problemas, relativos, por exemplo, à didática de um professor ou ao conteúdo

abordado em determinada disciplina, bem como verificar turmas que apresentam

melhor ou pior desempenhos.

É importante que a escola apresente um sistema de armazenamento e análise dos

dados relativos às notas dos alunos, que permita a fácil visualização e identificação de

indicadores importantes, como os alunos que não atingiram a média necessária e as

disciplinas que apresentam notas muito baixas entre os alunos, etc.

Este cruzamento de dados permite ao gestor um maior controle sobre as turmas e disciplinas, e possibilita uma visão geral sobre o desempenho dos estudantes.

2.2 Ocorrências acadêmicas

As ocorrências acadêmicas não são tão facilmente computáveis e analisáveis

quanto o sistema de notas, mas também são essenciais para a identificação de

problemas psicopedagógicos entre os alunos. A maior dificuldade em sistematizar o

arquivamento destas informações faz com que em muitas escolas estas se percam e

não sejam utilizadas como indicadores para a gestão da instituição.

É importante, assim, que as informações relacionadas às diferentes ocorrências

acadêmicas sejam exportadas e inseridas em um sistema que permita ao gestor

o acompanhamento caso a caso, de forma que possam ser adotadas soluções e

medidas especiais para resolvê-las.

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2.3 Controle de tarefas

O controle das tarefas dos alunos é outro indicador interessante como ferramenta de

gestão escolar, permitindo analisar a qualidade do ensino que vem sendo oferecido

e se as disciplinas estão alcançando os alunos em seus objetivos de aprendizado. O

planejamento de cada uma das disciplinas define os conteúdos a serem abordados

pelo docente e a forma como serão apresentados e melhor absorvidos pelos alunos.

Assim, controlar a realização de tarefas, provas e trabalhos é uma ótima forma de

analisar o planejamento disciplinar e entender se estão sendo atingidas as metas

propostas. As tarefas são adequadas ao tempo livre apresentado pelos alunos? São

intrigantes e contribuem para a participação destes em classe? É interessante que o

controle sobre as tarefas seja compartilhado com os pais, apresentando para estes

um panorama das atividades realizadas pelos seus filhos na escola e possibilitando

reclamações e sugestões de melhorias.

O controle das tarefas deve englobar, ainda, as atividades da secretaria escolar. A

secretaria é parte essencial da organização da escola, de forma que é imprescindível

que adote ferramentas que contribuam para os processos relacionados às

informações escolares e à emissão de diplomas, históricos e outros documentos.

A organização dos procedimentos de secretaria contribui para um atendimento

otimizado, de forma que também deve ser acompanhada pelo gestor.

2.4 Frequência dos alunos

Assim como as notas, a frequência dos alunos é um fator mais facilmente computável

e analisável na gestão escolar. Aqui, o gestor deve estar atento às disciplinas que

apresentam elevados índices de faltas, bem como aos casos especiais de alunos

que não têm frequentado as atividades escolares, podendo indicar algum tipo de

problema pessoal.

Como o controle das tarefas, é importante que a frequência dos alunos seja

compartilhada com os pais dos alunos periodicamente, contribuindo para uma

parceria entre a escola e a família para que esta seja o mais elevada possível.

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2.5 Satisfação dos pais em relação à escola

As pesquisas de satisfação também são ferramentas importantes de gestão acadêmica

e pedagógica porque possibilitam detectar problemas relacionados às disciplinas

e aos educadores. Ouvir a opinião dos alunos é essencial para que a instituição

de ensino analise a metodologia e a didática adotadas por seus professores,

além de permitir ao gestor antecipar possíveis problemas e evitar a evasão escolar.

As pesquisas de satisfação podem ser realizadas de forma simples, ao final do

período letivo, por meio de questionários distribuídos para os alunos. Cada gestor

pode definir que tipo de informação deseja obter a partir das respostas e montar sua

própria pesquisa. É interessante questionar seus alunos com relação ao envolvimento

e comprometimento do professor responsável pela disciplina, bem como sobre

o volume de trabalhos e leituras realizados. Quanto conhecimento seus alunos

consideram ter adquirido com determinada disciplina? Caso ainda esteja em dúvida

com relação à esta pesquisa, confira um modelo elaborado pela WPensar.

A comunicação com os pais e a análise da satisfação destes para com a instituição

de ensino também são fatores essenciais para a gestão escolar.

É muito importante que sejam abertos canais de comunicação eficientes para com os pais dos alunos, de forma que estes possam realizar questionamentos, fazer reclamações e sugerir melhorias. A partir destes dados, os gestores podem trabalhar na criação de medidas e soluções em prol da comunidade escolar.

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2.6 Evolução dos alunos

A evolução dos alunos é um indicador que permite ao gestor identificar onde as

medidas de melhoria no ensino estão sendo bem sucedidas, ou seja, onde estão

apresentando resultados efetivos no desempenho dos alunos. A partir da adoção

de ações de melhoria planejadas, é importante analisar que tipo de evolução foi

proporcionado aos alunos. A escola investiu em novas tecnologias para serem

utilizadas em classe? Verifique se houve evolução quanto à participação dos alunos.

Foram realizadas alterações do conteúdo a ser abordado em uma disciplina? Esteja

atento à evolução do desempenho dos alunos.

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Como controlar todos estes indicadores?

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Mapear e controlar os indicadores da escola permite identificar os erros e acertos da instituição e direcionar corretamente os esforços necessários para que ela possa crescer e melhorar cada vez mais a qualidade do ensino.

Como vimos até aqui, existem vários indicadores que podem e devem ser

acompanhados pelos gestores para que a escola tenha sucesso. Mas como

acompanhar todos eles sem gerar retrabalho e tornar a já tão atarefada rotina da

escola ainda mais ocupada?

A melhor alternativa é buscar sistemas de gestão que trabalhem as informações de

forma integrada, tornando muito mais fácil o acompanhamento dos dados

e otimizando as informações para uma gestão escolar eficiente.

Através deste tipo de ferramenta, é possível programar a gestão de recursos, controlar

a inadimplência, facilitar a comunicação com os pais, analisar o desempenho dos

alunos, e, consequentemente, melhorar a qualidade de ensino na instituição.

Um sistema online de gestão é imprescindível para garantir o sucesso da instituição

de ensino e de seus alunos. Este tipo de sistema oferece ao gestor a possibilidade de

acompanhamento dos índices de desempenho, tanto do setor financeiro da escola,

quanto do aproveitamento do ensino por parte dos alunos. Este tipo de sistema de

gestão apresenta gráficos e indicadores referentes aos pagamentos de mensalidades,

possibilitando um maior controle sobre a utilização dos recursos da escola.

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Como um bom sistema de Gestão Escolar pode ajudar a sua instituição de ensino a controlar essas métricas?

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Para atender as demandas administrativas das escolas, um bom sistema de gestão

escolar precisa oferecer funções que facilitam as rotinas operacionais, acadêmicas,

pedagógicas e financeiras de instituições de ensino, oferecendo ferramentas que

integram todos estes setores, e uma interface interativa ao uso. Para facilitar, opte por

um sistema que funcione online, pois desta forma poderá ser acessado através de

computadores e tablets, em qualquer lugar com acesso à internet.

O sistema precisa atender desde os gestores da instituição até o corpo docente, alunos, responsáveis e a secretaria.

Com relação à gestão escolar, o sistema deve permitir o controle das unidades

do grupo de ensino, dos indicadores financeiros e operacionais, bem como dos

pagamentos e cobranças, contribuindo para a análise de situações acadêmicas,

pedagógicas e financeiras. Outra função importante é permitir, ainda, que pais e

alunos tenham acesso a informações como notas, faltas e ocorrências acadêmicas,

além dos boletos de pagamento. Deve facilitar e contribuir também para a

comunicação entre a instituição e os pais, possibilitando a realização de solicitações

online em tempo real.

Para o corpo docente, o sistema deve oferecer ferramentas para acompanhamento e

elaboração do conteúdo de aulas, acesso ao desempenho das turmas, e lançamento

online de frequências e notas. Por fim, contribuir para a organização das atividades

de secretaria, possibilitando o controle dos atendimentos e documentos entregues,

o cadastro de informações pedagógicas e financeiras dos alunos, e a emissão de

boletins, históricos e certificados.

Se você acha que todas essas informações são importantes e vão ajudar a melhorar

a gestão escolar da sua instituição de ensino, não deixe de conhecer o sistema

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