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MANUAL DE OPERACIONES

SISTEMA DE CONCILIACIÓN BANCARIA

2017

MUNICIPALIDAD DE ANTOFAGASTA

2 Manual de Operaciones del Sistema de Conciliación Bancaria de la I. Municipalidad de Antofagasta 2

TABLA DE CONTENIDOS

1 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA ................................................................... 3

1.1 Diagrama funcional .......................................................................................................... 3 1.2 Descripción General ......................................................................................................... 3 1.3 Principales Funcionalidades ........................................................................................... 3 1.4 Principales Datos de Entrada .......................................................................................... 4 1.5 Procesos ........................................................................................................................... 4 1.6 Principales Salidas del Sistema ...................................................................................... 4 1.7 Principales Consultas por Pantalla ................................................................................. 4 1.8 Relación con Otros Sistemas .......................................................................................... 4

2 MENÚ PRINCIPAL ......................................................................................................... 5

2.1 Menú Conciliación Bancaria ............................................................................................ 5 2.1.1 Movimientos de Bancos.......................................................................................................... 6 2.1.2 Submenú Cartolas Bancarias ................................................................................................. 6

2.1.2.1 Ingreso De Cartolas .......................................................................................................................... 7 2.1.2.2 Ingreso de Cartolas Vía automática ............................................................................................... 7 2.1.2.3 Visualiza Cartolas Bancarias .......................................................................................................... 8

2.2 Menú proceso de conciliación ........................................................................................ 9 2.2.1 Conciliación de Movimientos .................................................................................................. 9 2.2.2 Cuadratura de movimientos de Banco .................................................................................. 10 2.2.3 Reversa conciliación Bancaria .............................................................................................. 10 2.2.4 Cierre diario de conciliación .................................................................................................. 11

2.3 Menú Informes y Consultas ........................................................................................... 12 2.3.1 Emite movimientos no conciliados ........................................................................................ 12 2.3.2 Detalles de Cheques ............................................................................................................ 13 2.3.3 Consulta mensual de conciliación ......................................................................................... 13 2.3.4 Informe Cartolas Bancarias .................................................................................................. 14

2.4 Menú Procesos Externos ............................................................................................... 15 2.4.1 Listado de depósitos............................................................................................................. 15 2.4.2 Listado de Cheques.............................................................................................................. 16 2.4.3 Mantenedor de cheques según estado ................................................................................. 16

2.5 Menú Procesos Especiales ............................................................................................ 17 2.5.1 Cambio de contraseña ......................................................................................................... 17


1 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA 1.1 Diagrama funcional

CONCILIACIÓN

BANCARIA

PROCESO DE

CONCILIACIÓN

COMPUTACIONAL

TESORERÍA

DIAGRAMA FUNCIONAL CONCILIACIÓN BANCARIA

DESDE BANCOS

MOVIMIENTOS

NO CONCILIADOS

MOVIMIENTOS

BANCARIOS

· DIGITA CARTOLA

· CARGA DATOS

BANCO

CONTABILIDAD

CONSULTAS

PROCESO DE

CONCILIACIÓN MANUAL

MOVIMIENTOS

CONCILIADOS

RESUMEN

CONCILIACIÓN

REGISTROS NO

CONCILIADOS

ACLARACIONES

ACLARACIONES

Conciliados

Computacionalmente

Conciliados

Manualmente y

No Conciliados

1.2 Descripción General El objetivo del Sistema de Conciliación Bancaria es brindar una herramienta de gestión dinámica, que permita verificar que los saldos que el Municipio tiene registrados en las cuentas de banco concuerdan con los montos que el banco suministra por medio de cartolas o por archivos computacionales y determinar y corregir las diferencias entre los registros contables y los del banco. 1.3 Principales Funcionalidades

· Asegurar que los depósitos están debidamente reflejados en los registros bancarios.

· Identificar depósitos contabilizados no abonados en el banco.

· Identificar depósitos que no tienen registro contable.

· Identificar cheque emitidos, no cobrados

· Identificar cheques cobrados que no tienen registro contable

· Identificar y contabilizar los cargos bancarios.

· Identificar y corregir diferencias en los montos, tanto los correspondientes a registros contables como los de las cuentas bancarias.


1.4 Principales Datos de Entrada

· Cartolas bancarias (digitación manual)

· Archivos de texto bancarios

· Cargos bancarios

· Ajustes contables, normalizaciones. 1.5 Procesos

· Conciliación computacional

· Conciliación manual

· Ajustes 1.6 Principales Salidas del Sistema

· Movimientos conciliados

· Movimientos no conciliados

· Resúmenes

· Cheque girados y no cobrados

· Depósitos no reflejados por el banco

· Movimientos contables no reflejados por el banco

· Movimientos bancarios no contabilizados 1.7 Principales Consultas por Pantalla

· Cheques girados y no cobrados

· Depósitos no ingresados al banco 1.8 Relación con Otros Sistemas

· Sistema de Tesorería

· Sistema de Contabilidad

· Otros


2 MENÚ PRINCIPAL

Este sistema contempla los siguientes menús: Conciliación Bancaria, Proceso Conciliación, Informes y Consultas, Procesos Externos, Procesos Especiales y Ventana. 2.1 Menú Conciliación Bancaria

Este menú contempla las siguientes opciones: Movimientos Bancarios, Submenú Cartolas Bancarias.


2.1.1 Movimientos de Bancos

Esta opción tiene como función, registrar los Movimientos de Banco. Se debe ingresar el código de área, tipo de Comprobante, cuenta corriente, entre otros datos, para ingresar la información. Una vez completado los campos, se debe seleccionar la opción “GRABAR”, para un correcto registro de la información. 2.1.2 Submenú Cartolas Bancarias

Este sub-menú contempla las siguientes opciones: Ingreso de Cartola, Ingreso de Cartolas desde Archivo de Texto y Visualiza Cartola Bancaria.


2.1.2.1 Ingreso De Cartolas

Esta opción tiene como función, registrar las Cartolas Bancarias. Se debe ingresar el código de área, tipo de Documento, cuenta corriente, entre otros datos, para ingresar la información. Una vez completado los campos, se debe seleccionar la opción “GRABAR”, para un correcto registro de la información. 2.1.2.2 Ingreso de Cartolas Vía automática

Esta opción tiene como función, registrar la Cartolas vía Automáticas desde un archivo texto en formato predefinido entregado por el Banco. Se debe ingresar el código de área, número cuenta, año Cartola, rango de número de cartola, nombre del archivo texto bajado desde la plataforma Web del banco, mediante el botón examinar puede seleccionar el nombre de archivo texto. Una vez completado los criterios de selección, seleccione el botón “Ejecutar”, para ingresar la información al sistema.


2.1.2.3 Visualiza Cartolas Bancarias

Esta opción tiene como función, visualizar las Cartolas Bancarias ingresadas. Ingrese el código de área, tipo de Documento, cuenta corriente, entre otros datos. Una vez completado los campos, se debe seleccionar la opción “EDITAR”, para obtener la información requerida.


2.2 Menú proceso de conciliación

Este menú contempla las siguientes opciones: Conciliación de movimientos, Cuadraturas de movimientos bancarios, Reversa cartolas bancarias y Cierre diario conciliación bancaria. 2.2.1 Conciliación de Movimientos

Esta opción permite parear los movimientos contables con los movimientos de banco (conciliar), pagos por número de cheque, ingresos por fecha y monto en forma automática por día y mes. Es necesario ingresar los siguientes datos, código de área, fecha de corte y código de cuenta corriente. Una vez ingresados los criterios de selección presione el Botón EJECUTAR para procesar la información.


2.2.2 Cuadratura de movimientos de Banco

Esta opción tiene como función, emitir un reporte con el resultado del proceso y permite revisar el saldo contable de arrastre, saldo contable diario o mensual, depósitos pendientes de reconocer por el banco, cheques girados y no cobrados por el banco, depósitos pendientes de reconocer por TESMU, cheques pendientes de cobro por TESMU, seleccione la opción “EDITAR”, para obtener la información requerida. El Botón Traspasa Egresos, permite generar los pagos realizados en tesorería a conciliación Bancaria, una vez ingresado los criterios de selección, área, cuenta contable y fecha de corte. El Botón Traspasa Ingresos, permite generar los ingresos (deposito) generados en tesorería a conciliación bancaria. 2.2.3 Reversa conciliación Bancaria

Esta opción permite reversar el proceso de conciliación por rango de fecha de conciliación, cuenta contable y tipo de conciliación P (pendiente). Ingresado los criterios de selección presione el botón Ejecutar.


2.2.4 Cierre diario de conciliación

Esta opción permite realizar el cierre diario de la conciliación bancaria (Indica que se hicieron los procesos de validación correspondiente en la conciliación). Ingrese código de área, cuenta corriente y fecha de cierre. Una vez ingresado los criterios de selección, presione botón “GRABAR” para guardar los datos con los cuales se cerró la conciliación.


2.3 Menú Informes y Consultas

Este menú contempla las siguientes opciones: Emite movimiento no Conciliados, Detalle de cheques, Consulta mensual de conciliación, Informe de cartolas bancarias, Informe Movimientos de bancos. 2.3.1 Emite movimientos no conciliados

Esta opción tiene como función, emitir listado de movimientos no conciliados, cheques girados y no cobrados por el banco, depósitos pendientes de reconocer por TESMU, cheques pendientes de cobro por TESMU. Luego de registrados los datos requeridos seleccionar “Editar” para visualizar la información. Seleccionando “Imprimir” se emite un reporte en papel.


2.3.2 Detalles de Cheques

Esta opción permite emitir detalle de cheques, girados, anulados, girados y cobrados, girados y no cobrados. Ingrese el código de área, cuenta corriente, fecha de movimiento y tipo de listado. Una vez completado los criterios de selección, presione doble Click en “EDITAR”, para obtener la información requerida. 2.3.3 Consulta mensual de conciliación

Esta opción permite consultar por pantalla movimientos conciliados por cuenta corriente, ingrese mes año de proceso, cuenta corriente, una vez completado los campos, seleccione la opción “EJECUTAR”, para obtener la información requerida.


2.3.4 Informe Cartolas Bancarias

Esta opción tiene como objetivo emitir un listado de las cartolas bancarias ingresadas al sistema, por rangos de movimientos. Una vez completados los criterios de selección, seleccione la opción “EDITAR”, para obtener el listado, con la información requerida


2.4 Menú Procesos Externos

Este menú contempla las siguientes opciones: Listado de depósitos, Listado de cheques y Mantenedor de cheques según estado. 2.4.1 Listado de depósitos

Esta opción permite emitir detalle de depósitos por cuenta corriente, ingresados en tesorería, complete los siguientes campos para emitir el informe. Código de área, cuenta corriente, Nro. De caja, ordenamiento. Una vez completado los criterios de selección, presione doble Click en “EDITAR”, para obtener la información requerida.


2.4.2 Listado de Cheques

Esta opción permite emitir el listado de cheques pagados en Tesorería Egresos por rango de fecha emisión, cuenta corriente, una vez Ingresado los criterios de selección presione el botón “EDITAR” 2.4.3 Mantenedor de cheques según estado

Esta opción permite mantener la información de cheques emitidos Caducados, protestados, Nulos. Numero de cheque, Ingrese cuenta corriente. Una vez ingresado estos campos el sistema trae a la pantalla la información relacionada a este cheque, luego puede modificar la información que presenta el formulario, haga clic en la opción “GRABAR”, para registrar la información modificada.


2.5 Menú Procesos Especiales

En este menú encuentra la siguiente Opción, Cambio de contraseña. 2.5.1 Cambio de contraseña

Esta pantalla permite realizar un cambio de Contraseña. Se debe ingresar el nombre de usuario y dos veces seguidas, la nueva clave secreta. Una vez completados los campos, se debe seleccionar la opción GRABAR, para realizar la modificación requerida.

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