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MUNICIPALIDAD
DISTRITAL
DE PILLCO MARCA
DICIEMBRE 2016
HUÁNUCO – PERÚ
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PRESENTACIÓN
El presente documento “Memoria Anual 2016”, representa el esfuerzo de trabajo hecho durante el año de gestión 2016, por la Sub Gerencia de Archivo Municipal, dependiente de la Gerencia de Secretaría General.
En este documento, se plasma todas las actividades de acuerdo a las normas establecidas por el ente rector Archivo General de la Nacion mediante Ley de Sistema Nacional de Archivos de Administración Publica Nacional Ley Nº 25323, y la LEY Nº 27806 que los ampara a los administrados, que es la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, nuestro trabajo consiste proteger el patrimonio documental, con tal de brindar información a los trabajadores y ciudadanos.
La Memoria Anual, representa también un chequeo necesario para medir el grado de cumplimiento de las actividades programadas en el plan operativo Institucional o Plan Anual de Trabajo 2016, y las coordinaciones internas dentro de la institución que han permitido el logro de las metas y objetivos trazados.
La Administración.
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INDICE
I. PRESENTACION……………………………………………………………………....Pág. 2
II. INTRODUCCION……………………………………………………………………….Pág. 4
III. DESCRIPCION DEL AREA…………………………………………………………....Pág. 5
IV. PERSONAL……………………………………………………………………………. Pág. 6
V. TRANSFERENCIA Y CONSULTAS………………………………………………… Pág. 7
VI. PROYECTOS PROXIMOS………………………………………………………….…Pág. 8
VII. CONCLUSIONES…………………………………………………………………….…Pág. 9
VIII. ANEXO………………………………………………………………………………Pág. 10- 27
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II INTRODUCCIÓN
El Archivo Municipal lo constituyen el conjunto organizado de documentos producidos y recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades, para ponerlo al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Documentos constitutivos del Archivo Municipal todos los generados y recibidos del año 2003, hasta el presente año, incluyendo los que aún no han terminado su tramitación y se conservan en las distintas Oficinas de Gestión Municipal.
No obstante la palabra Archivo tiene una segunda acepción, ya que también se llama Archivo al edificio que lo contiene y que se puede definir como “el lugar donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los documentos para los fines anteriormente mencionados”.
Sin embargo, puede pasar que existan estas dos realidades – conjunto de documentos y lugar donde se guardan - y no por ello exista el Archivo. En efecto, para que un archivo merezca ese nombre debe de tener lo que se considera su columna vertebral: la organización. Es por ello que hemos definido el archivo como “conjunto organizado” y es precisamente la organización lo que le da carta de naturaleza al proporcionarle una estructura lógica al fondo documental y facilitar la localización de los documentos para su posterior utilización.
Relación de Servicios:
Información a los usuarios.
Atención de consultas, de forma presencial.
Asesoramiento sobre la utilización de los documentos.
Asesoramiento relacionado con otras fuentes documentales.
Consulta de Fondos documentales.
Consulta de documentos originales del archivo.
III DESCRIPCION DE LA AREA
En cuanto a las infraestructuras y equipamiento del Archivo Central de la Municipalidad Distrital de Pillco Marca.
La infraestructura y ambiente del Archivo Central o Municipal Tiene una división de dos
oficinas una administrativa de 6 m2 y la otra área de 40 m2; que es repositorio o lugar
de descanso de todo el acervo documentario. Esta oficina tiene iluminación artificial
con florecientes fríos, luz natural con cuatro ventanas y una puerta de ingreso a la
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oficina, con toda la seguridad requerida, la energía eléctrica funciona en horas de
trabajo. Posee su propia llave de control, el piso del ambiente es de ladrillo lo cual
genera humedad que no es recomendable en el área de archivos, la pared esta
resanado empastado de yeso.
El equipamiento del Archivo Central o Municipal consta de 2 mesas grande de trabajo
en condiciones regulares,8 sillas de madera de regular condición que sirven para
realizar trabajos con administrados en la solución de trámite, para seleccionar ordenar
y foliar los documentos, una escalera, contamos también con dos equipos de cómputo,
1 impresora.
IV PERSONAL
No se contó con un personal Asistente Administrativo, solo personal de apoyo sin
conocimiento en paquete office y practicantes que también no tiene dominio en
programas, en esta subgerencias no se trabaja con personal improvisado, por ser
trabajo especializado, y así como podría pedir productividad ni eficiencia solo mi
persona no podría tener responsabilidades al 100% eso si la gestión contrata un
personal por cas o locación en esta oficina se necesita un personal con experiencia en
digitación y diversas programas.
ENCARGADO DE LA SUB GERENCIA – Amador TUCTO FABIAN Funciones: Administrar
PERSONAL DE APOYO:Edilberto,Rios Rojas
V TRANSFERENCIAS Y CONSULTAS
La migración de datos a la Sub Gerencia de las Oficinas de Gestión se produjo la
transferencia desde el año 2012 hasta 2014 de Archivos de Gestión al Archivo Central,
la actividad es mediante un Acta de Entrega en la que se plasma la firma del Gerente o
Sub gerente de quien transfiere y asimismo quien lo recibe, esto siempre en cuando
este correctamente ordenados en tanto físico y digital.
El acervo Documentario se mide por metros lineales esto por Gerencia; hacemos
conocer en la transferencia se procesó 30 ML, queda pendiente el acopio del año 2015
que consta de 15 ML detallo lo siguiente:
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CODIGO GERENCIAS Y SUB GERENCIAS FECHAS
EXTREMAS
METROS
LINEALES
DECI DEFENSA CIVIL 2013-2014 1 ML
ADMI ADMINISTRACION 2013-2014 4 ML
SECI SEGURIDAD CIUDADANA 2013-2014 2 ML
LOGI LOGISTICA 2013-2014 6 ML
PVL PROGRAMA DE VASO DE LECHE 2013-2014 1 ML
DEMUNA DEFENSORIA DEL NIÑO Y DEL ADOLESCENTE 2014 0.4 ML
RECI REGISTRO CIVIL 2014 2 ML
REHU RECURSOS HUMANOS 2014 2ML.
TESO TESORERIA 2012-2014 7 MT.
SEGE SECRETARIA GENERAL 2013-2014 4 ML.
SOBI DESARROLLO SOCIAL Y BIENESTAR 2013-2014 0.6 ML
TOTAL 30 ML.
En relación a las consultas y préstamos atendemos las necesidades de las unidades
administrativas internas y externas, los documentos depositados en el Archivo Central,
para su servicio se presenta una solicitud adjuntada una copia de DNI donde hace
llegar los documentos que solicita y mediante un proveído de la Gerencia de Secretaria
General y cuaderno de cargo atendemos su petición de inmediato o dentro de 3 días
hábiles como ampara la ley. También la consulta de los usuarios en forma verbal de su
existencia en custodia.
LOGROS ALCANZADOS EN OBJETIVO GENERAL Y ESPECÍFICO
Eficiencia demostrada en las actividades relacionadas con recepción y
archivamiento del acervo documentario de acurdo al Proceso técnico
Archivistico.
El Sub Gerente de archivo Municipal de Pillco Marca, fue elegido como
representante del la Comisión Técnica de Archivos de Administración Publica a
nivel de la Región Huánuco, con Resolución Directoral Nº071-2016-AGN,cuya
función es de asesorar, aprobar directivas, aprobar la eliminación de
documentos en diferentes Instituciones Públicas y se asistió a reuniones de
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coordinación con los demás miembros de la Comisión Técnica de Archivos en el
Archivo Regional de Huánuco.
Se realizaron acciones de mantenimiento preventivo con fumigación, al ambiente
del Archivo municipal, para la conservación de la documentación en custodia de
la municipalidad, en vista de que en el año 2015 no se hizo dicho actividad.
Se viene recepcionando, clasificando los documentos resueltos provenientes de
las diferentes unidades orgánicas para la respectiva custodia en el Archivo
Municipal acorde con el cronograma de transferencia y normas establecidas en
el Sistema Nacional de Administración Publica.
Se elaboró proyecto de 6 Directivas referente para la administración de
Archivos, según las normas establecidas del Sistema Nacional de Archivos,lo
cual fue observado por el esquema de las directivas
Se hizo el proceso de transferencia de los documentos de 11 oficinas de
gestión, de acuerdo a la Directiva Nº05-86-AGN/DNDAAI.”Normas para la
Transferencia de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Público
Nacional” una cantidad de 30 metros lineales lo que no se hizo en el año 2015.
Personal motivado y comprometido con el cumplimiento de las metas
DIFICULTADES AFRONTADAS
Falta de Recursos Humanos, capacitado para el desarrollo de actividades.
Falta de sistematización en base de datos de los documentos en custodia de
los años 2003-2010, por no contar personal adecuado, que queda del año 2015
aproximadamente de 15 metros lineales medida oficial de los documentos.
Limitada disposición de movilidad para realizar transferencia de documentos
hacia Archivo Municipal.
RECOMENDACIONES
Promover la capacitación al personal que labora en las diferentes áreas,
mediante cursos, seminarios, taller en materia propia de áreas.
Asignación de material logístico (uniformes, equipos de protección, materiales
de limpieza para el personal que trabaja en Archivo Municipal, estantería para
las diferentes áreas para la conservación de la documentación).
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VI PROYECTOS PROXIMOS
Considerar recursos propios para implementar el programa de
modernización Municipal de la Sub Gerencia con 2 scanner y una
fotocopiadora, Con fin de escanear los documentos permanentes, para así poder
descongestionar los taquilleros o repositorios de tal manera que den espacio a los
documentos provenientes de años que entran, transformándolos de lo físico en
digital e evitar de los daños que ocasionaría los hongos, la humedad y otros,
adecuarlos al software en formato JPG, y facilitar aún más el asunto de cada uno; -
-Una fotocopiadora moderna que estará a cargo la Sub Gerencia de Archivo
Municipal, con el dicho bien se recaudara fondos para la mejor implementación de
la Oficina ya que no contamos con estantes metálicos suficientes la cual es la
adecuada para el reposo de los documentos.
Seguir implementando con mobiliarios escritorio para asegurar los materiales de
oficina, estantes para la conservación de documentos de ciclo permanente.
Requerir con 2 personales administrativos uno encargado de la foto
copiadora y otro para escanear documentos, según el requerimiento solicitado
por la sub gerencia con perfil, ágil en digitación, con conocimientos en técnicas
archivísticas y experiencia laboral de 2 año en Archivos y para el escaneo de
documentos, con amplio conocimiento de programas básicos y manejo en
fotocopiadora.
VII CONCLUSIONES
De las 10 actividades programadas en el Plan Operativo Institucional (POI) 2016, se ha logrado
haciendo un porcentaje de 72.5 % que a continuación detallo en el cuadro siguiente:
N° DESCRIPCION % anual OBSERVACION
1 Formulación y Aprobación del Plan de Trabajo 100 Aprobado con Resolución de Alcaldía
2 Manual de procedimientos de archivo y nombrar
CED
75 No se aprobó el proyecto por lo cual no se se
nombró CED
3 Organización documental y Descripción
50 Falta de personal capacitado de asistente
Administrativo con conocimiento en diversas
programas de office
4 Transferencia de Documentos 50 Solo ha transferido 11 áreas
5 Capacitación personal 100 Se capacito de acuerdo lo crono gramado
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6 Supervisión de ARN o AGN 100 vino el Archivo Regional o AGN
7 Plan de Prevención y recuperación de siniestros por
incendio
50 Se presentó el proyecto según la norma
8 Supervisión en asistencia técnica a archivo de
gestión
100 Se cumplió en todas las áreas
9 Brindar servicios archivísticos 100 Se brindó a todas las oficinas que solicito
10 Servicios Archivísticos
100 Se cumplió con eficiencia y eficaz el servicio a
trabajadores y al publico usuario.
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VIII ANEXO
AREA ADMINISTRATIVA DE LA SUB GERENCIA DE ARCHIVO MUNICIPAL
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PERSONAL QUE LABORA EN AREA DE REPOSITORIO DE ARCHIVO MUNICIPAL
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LA DOCUMENTACION EN REPOSITORIO METALICO ADQUERIDO EN 2015
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PERSONAL REALIZANDO TRABAJO EN AREA DE REPOSITORIO
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ACERVO DOCUMENTARIO EN REPOSO QUE CONSTA DE 211.METROS LINEALES A 2016
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