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MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO

CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo de la auditoría

La auditoría de gestión a la Administración Zonal Valle de Tumbaco, se realizó con cargo

a imprevistos del Plan de Control del año 2007 de la Dirección General Metropolitana de

Auditoría Interna, en cumplimiento a lo dispuesto por el Alcalde Metropolitano en oficio

343 de 30 de enero de 2007 y de conformidad con la orden de trabajo 2007-03-AUDI de

31 de los mismos mes y año.

Objetivos de la auditoría

− Verificar el grado de cumplimiento de las metas y objetivos propuestos por la

Administración.

− Determinar la eficiencia, efectividad y economía de las actividades cumplidas por la

Administración Zonal y por cada una de las Unidades Administrativas que la integran

y, que éstas guarden conformidad con planes, programas, presupuesto, disposiciones

legales y reglamentarias.

Alcance de la auditoría

La auditoría cubrió la evaluación de la gestión cumplida por los niveles ejecutivos y

operativos, por el período comprendido entre el 1 de septiembre de 2005 y el 31 de enero

de 2007, pero no se realizó el análisis técnico de las obras de cogestión debido a que la

mayoría fuceron contratadas a finales del año 2006 por lo que se encuentran en ejecución,

quedando pendiente por lo tanto en análisis técnico de estas obras excluido de la presente

acción de control.

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Enfoque de la auditoría

La auditoría se orientó a evaluar la eficiencia y eficacia de la gestión desarrollada por las

diferentes unidades que conforman la Administración Zonal Valle de Tumbaco; así como,

a medir la economía en la utilización de recursos disponibles y establecer el grado de

satisfacción de los servicios prestados.

Componente auditado

Para la ejecución de la auditoría de gestión a la Administración Zonal Valle de Tumbaco,

se identificó como componente a la Administración Zonal Valle de Tumbaco y,

considerando la diversidad de sus actividades, se lo dividió en los siguientes

subcomponentes: Ejecución de Obras, Gestión y Control, Participación con la Comunidad,

Administrativo y Financiero.

Ejecución de Obras

− Territorio y Vivienda − Sectorial − Obras Públicas, Parques y Jardines − Fiscalización

Gestión y Control:

− Subprocuraduría − Comisaría Metropolitana − Proyectos − Salud − Medio Ambiente − Gestión Urbana − Control de la Ciudad − Avalúos y Catastros

Participación con la Comunidad

− Diálogo Social − Seguridad Ciudadana − Educación, Cultura y Deporte − Desarrollo Humano Sustentable

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Administrativo y Financiero

− Bienes y Suministros − Recursos Humanos − Informática − Contabilidad − Presupuesto − Tesorería

Indicadores utilizados

Los servidores responsables de la gestión de la Administración Zonal Valle de Tumbaco,

establecieron varios indicadores para evaluar el cumplimiento de sus proyectos; sin

embargo, para la ejecución de la presente auditoría se definieron y aplicaron

adicionalmente los que se presentan a continuación.

Indicadores de eficacia:

Objetivo:

Medir el grado de cumplimiento de los objetivos, metas y actividades programados por la

Administración Zonal Valle de Tumbaco.

Objetivos, metas y actividades cumplidos Objetivos, metas y actividades planificados cumplir

Indicadores de eficiencia:

Objetivo:

Medir el aprovechamiento óptimo de los recursos asignados a la Administración Zonal

Valle de Tumbaco y comprobar que éstos se hayan utilizado a un mínimo costo para

obtener el máximo de resultados en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad

esperados.

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Proyecto: Infraestructura para la Salud

Áreas de salud descentralizadas Áreas de salud programadas descentralizar

Consejo zonal de salud conformado

Consejo zonal de salud programado conformar

Sistema de vigilancia de salud conformado Sistema de vigilancia de salud programado conformar

Plan de intervención aprobado por la AZVT

Plan de intervención programado aprobar por la AZVT

Centros de salud municipal dotados con equipamiento Centros de salud municipal programados dotar con equipamiento

Maternidad de estancia corta construida

Maternidad de estancia corta planificada construir

Proyecto: Recuperación de ríos y quebradas

Quebradas recuperadas, reforestadas y cercadas Quebradas programadas recuperar, reforestar y cercar

Contribución recibida de la comunidad para ejecución del proyecto

Contribución programada recibir de la comunidad para ejecución del proyecto

Indicadores de economía:

Objetivo:

Medir el uso oportuno de las asignaciones presupuestarias destinadas en la ejecución de las

metas y objetivos programadas por la Administración Zonal Valle de Tumbaco.

Monto reformas presupuestarias Asignación inicial del presupuesto

Monto pagado

Monto codificado

Saldo por devengar Monto codificado

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Saldo de gastos de inversión no utilizado Saldo presupuestario no utilizado

Saldo de gastos de capital no utilizado

Saldo presupuestario no utilizado

Saldo de gastos de personal para inversión no utilizado Saldo presupuestario no utilizado

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CAPÍTULO II

INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD

En el plan operativo del año 2006, consta la misión, visión y análisis situacional de la

Administración Zonal Valle de Tumbaco en los siguientes términos:

Misión

Desarrollar el gobierno zonal para que actúe como facilitador de los esfuerzos de la

comunidad en la planificación, ejecución, generación distribución y uso de los servicios

con integración en el diseño de programas, proyectos y asignación de prioridades, a través

de una administración eficiente y eficaz en la labor, hacia y con la comunidad.

Visión

Para el año 2020, la Zona del Valle de Tumbaco será un territorio equilibrado, con nítida

funcionalidad urbano - rural, con una estructura territorial ordenada y gran calidad

ambiental; un potente y dinámico centro de desarrollo económico - social en el Distrito

Metropolitano de Quito, donde los agentes productivos de la región, el país y el extranjero

encuentren respuestas a sus necesidades de suelo, servicios e infraestructura de transporte y

comunicaciones para el desarrollo industrial, comercial y las actividades vinculadas a la

agricultura y al turismo; un nuevo espacio de realización de la democracia, con una

identidad cultural recuperada, donde la población metropolitana encuentre amplias

posibilidades de empleo y mejoramiento de su calidad de vida.

Análisis FODA:

Fortalezas:

− Ubicación geográfica estratégica.

− Clima ideal.

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− Infraestructura básica que abastece a la gran mayoría de sectores urbanos.

− Equipamiento comercial y de servicios en la Zona de Tumbaco.

− Turismo interno y externo que identifica varios atractivos en la zona.

− Presencia de empresas estatales.

− Presencia de embajadas, representaciones nacionales e internacionales en las zonas

residenciales.

− Construcción del nuevo aeropuerto internacional de la ciudad de Quito.

Oportunidades:

− Desarrollo comercial e industrial en proceso.

− Organizaciones ciudadanas comprometidas con el desarrollo zonal.

− Instituciones educativas públicas y privadas dispuestas a integrarse al desarrollo local

con su participación a través de la elaboración y ejecución de propuestas.

− Posibilidades turísticas aún no explotadas.

− Poder económico y político muy significativo.

− Servicios a la ciudadanía al alcance de todos los estratos sociales.

− Urbanizaciones consolidadas y otras en proceso, manejan sistemas de control y

seguridad propios.

Debilidades:

− Crecimiento urbano limitado por accidentes geográficos y zona de protección

ecológica.

− Únicos accesos desde y hacia Quito a través de la vía interoceánica y el camino de los

conquistadores.

− Infraestructura incompleta en la zona comunitaria y en los sectores de interconexión

urbanística.

− El sistema de alcantarillado no cuenta con colectores que recojan las aguas servidas de

la zona.

− Débil liderazgo ciudadano que no representa a la totalidad de barrios, urbanizaciones,

zona residencial y comunidad del valle.

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− Bajo poder de gestión ciudadana.

− Presupuesto municipal no cubre los requerimientos.

− Tipologías arquitectónicas diversas que no definen una cultura o tradición.

− Conceptos variados en lo que se refiere a obras de beneficio social.

− Poca promoción y difusión parroquial y zonal.

Amenazas:

− Taludes periféricos con características deleznables.

− Inseguridad ciudadana.

− Seguridad privada que crea un estado disociativo entre barrios, urbanizaciones,

comunas y área histórica.

− Desordenado crecimiento urbanístico.

− Continuas agresiones al ambiente a través de la deforestación, desalojo de aguas

servidas a quebradas y canales de riego, emanación de gases de diferente índole, ruido,

afectación al entorno y paisaje natural.

− Desarrollo industrial de alto impacto.

− Intereses ciudadanos dirigidos a la satisfacción personal y no a la del gran

conglomerado.

− No existe un plan de desarrollo urbano para la Zona del Valle de Tumbaco.

Base legal

El artículo 15 de la Ley del Distrito Metropolitano, faculta la conformación de las

administraciones zonales para obtener niveles más altos de eficiencia en el cumplimiento

de los fines municipales, por lo que mediante Resolución 41 de 1 de septiembre de 1997,

se creó la Administración Zonal Valle de Tumbaco del Municipio del Distrito

Metropolitano de Quito, cuyo ámbito de competencia comprende las siguientes parroquias:

Tumbaco, Cumbayá, El Quinche, Checa, Yaruquí, Tababela, Pifo y Puembo de la zona

metropolitana Oyambaro, y parte de las parroquias San Blas y Chimbacalle de las zonas

metropolitanas centro norte y centro sur, teniendo como su límite norte el Río Machángara

y la parroquia Guayllabamba, límite occidental la Av. Simón Bolívar y límite sur la

quebrada Rumihuayco y las parroquias Guangopolo, la Merced y Pintag.

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Las operaciones administrativas y financieras ejecutadas por la Administración Zonal

Valle de Tumbaco, se fundamentaron entre otras, en las siguientes disposiciones legales:

− Ley Orgánica de Administración Financiera y Control.

− Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento.

− Ley Orgánica de Régimen Municipal, Codificación 16, constante en el Registro Oficial

Suplemento 159 de 5 de Diciembre de 2005.

− Ley de Régimen para el Distrito Metropolitano de Quito.

− Código Municipal para el Distrito Metropolitano de Quito.

− Ley de Régimen Tributario Interno.

− Codificación de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de

Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público, Codificación

8, publicada en el Registro Oficial 16 de 12 de Mayo de 2005.

− Reglamento de Aplicación a la Ley de Régimen Tributario Interno.

− Reglamento de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de

Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público, constante en

el Decreto Ejecutivo 2474, publicado en el Registro Oficial Suplemento 505 de 17 de

enero de 2005.

− Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención, constante en el Decreto

Ejecutivo 3055, publicado en el Registro Oficial 679 de 8 de octubre de 2002.

− Reglamento General de Bienes del Sector Público.

− Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector

Público, constante en el Acuerdo de la Contraloría General del Estado 25-CG,

publicado en el Registro Oficial 378 de 17 de octubre de 2006; y,

− Normatividad interna: ordenanzas, resoluciones, reglamentos, instructivos y demás

normas aplicables.

Estructura Orgánica

Con Resolución del Concejo Metropolitano C - 644 de 12 de diciembre de 2002, se

estableció la estructura orgánica de las Administraciones Zonales; posteriormente,

mediante Resolución de Alcaldía A - 015 de 11 de febrero de 2004, se resolvió establecer

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dentro de la estructura orgánico funcional de las Administraciones Zonales, la

Coordinación Zonal de Rentas Internas y Transferencia de Dominio, por lo que la

Administración Zonal Valle de Tumbaco al 1 de enero de 2007, se encuentra constituida

por los siguientes niveles jerárquicos.

Ejecutivo - Coordinador Territorial − Administrador Zonal

Asesor - Coordinación empresas municipales

− Cabildo Zonal / Asamblea Parroquial − Asesoría Legal − Comisaría Zonal − Desarrollo Institucional − Diálogo Social

Operativo - Coordinación del Desarrollo Zonal

− Unidad de Proyectos − Coordinación Zonal de Salud − Coordinación Zonal de Educación, Cultura y Deporte − Coordinación Zonal de Seguridad Ciudadana − Coordinación Zonal de Medio Ambiente − Coordinación Zonal de Obras Públicas, Parques y

Jardines − Coordinación Zonal de Territorio y Vivienda − Coordinación Zonal de Desarrollo Humano Sustentable − Coordinación Zonal de Comercialización

- Coordinación Zonal de Territorio

− Coordinación Sectorial

- Coordinación de Gestión y Control Zonal

− Gestión Urbana − Control de la Ciudad − Fiscalización

- Coordinación Zonal de Administración y Servicios

− Administrativa − Recursos Humanos − Financiera − Informática

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− Avalúos y Catastros − Coordinación Zonal de Rentas y Transferencia de

Dominio.

Objetivo de la entidad

Asegurar formas más eficientes de participación de los habitantes del Distrito

Metropolitano de Quito y proporcionar servicios oportunos a la comunidad.

Financiamiento

Para el cumplimiento de sus actividades, la Administración Zonal Valle de Tumbaco,

durante los años 2005, 2006 y 2007, contó con las siguientes asignaciones constantes en el

presupuesto general del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito; así:

Monto Codificado US$ Partidas

2005 2006 2007 (*) Gastos Corrientes Gastos de Personal 30.542,43 Bienes y Servicios de Consumo 243.465,46 Otros Gastos 550,80 Gastos de Inversión Gastos de Personal para Inversión 799.605,57 867.908,22 417.084,80 Bienes y Servicios de Consumo para Inversión

175.846,54 473.169,05 825.820,71

Obras Públicas 1.046.429,00 1.243.276,11 766.888,85 Otros Gastos de Inversión 21.102,20 21.629,00 21.628,00 Transferencias y Donaciones para Inversión 30.000,00 Gastos de Capital Activos de Larga Duración 8.400,00 4.000,00 TOTAL: 2.317.542,00 2.644.382,38 2.035.422,36

(*) = Corresponde a la asignación inicial

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Funcionarios Principales

Cargos y nombres Períodos de actuación

Desde Hasta COODINADOR TERRITORIAL Arq. Juan Enrique Vélez Andrade 2000-09-01 A la fecha (*) ADMINISTRADOR ZONAL Sr. Pablo José Enrique Barriga Cordero 2002-11-19 A la fecha (*) SUBPROCURADOR Dra. María Fernanda Chiriboga Borja 2005-06-01 2005-12-31 Lcda. Mónica del Carmen Sandoval Campoverde 2006-01-01 2006-06-15 Dra. Johanna Paola Ayala Taco 2006-06-16 A la fecha (*) COMISARIO METROPOLITANO Dr. Jorge Alfredo Félix Ponce 2003-04-08 2006-06-08 (**) Dr. Gonzalo Esteban Irigoyen Vargas 2006-07-26 A la fecha (*) COMISARIO METROPOLITANO AEROPUERTO Dr. Alfonso Fernando Villacís Molina 2005-07-01 A la fecha (*) COMISARIO METROPOLITANO DE ASEO, SALUD Y MEDIO AMBIENTE Dr. Rubén Alberto Zurita Cevallos 2005-01-01 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE DIALOGO SOCIAL Lcda. Elva Gina Alicia Hidalgo Ramos 2005-01-17 A la fecha (*) COORDINADOR DE DESARROLLO ZONAL Arq. Pedro Manuel Espinel Echeverría (E) 2003-01-02 A la fecha (*) COORDINADOR ZONAL DE TERRITORIO Arq. Pedro Manuel Espinel Echeverría 2004-05-30 A la fecha (*) COORDINADOR DE GESTIÓN Y CONTROL ZONAL Arq. Manuel Espinel Echeverría (E) 2005-01-05 2005-02-28 Arq. Oscar Renato Romano Vinueza 2005-03-01 A la fecha (*) COORDINADOR ZONAL DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS Econ. Mario Patricio Montalvo Játiva 2003-06-03 A la fecha (*) JEFE ZONAL UNIDAD DE PROYECTOS Dr. Hernán Francisco Viteri Torres (E) 2005-01-11 A la fecha (*)

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JEFE ZONAL DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE Ing. César Aníbal Real Robayo 2003-11-15 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE SEGURIDAD CIUDADANA Tnte. Crnel. Francisco Rafael Rivera Rivera 2001-05-23 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE SALUD Dr. Patricio Bolaños Zambrano 2001-09-01 2006-01-14 Dr. Hernán Francisco Viteri Torres 2006-01-15 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE OBRAS PÚBLICAS Ing. Julio César Zambrano Mendoza 2000-08-18 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE TERRITORIO Y VIVIENDA Ing. Byron Efrén Navas Vélez 2005-03-02 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE DESARROLLO HUMANO SUSTENTABLE Econ. Dolores Jacqueline Arias Pombosa 2002-02-01 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE MEDIO AMBIENTE Msc. Martha Elvira Palacios Ramírez 2002-08-16 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE CONTROL DE LA CIUDAD Arq. Ivor Xavier Vaca Rodríguez 2003-05-06 2006-02-28 (**) Ing. Efraín Vinicio Díaz Estrada 2006-03-30 2006-09-30 Sr. Octavio Aguirre Gangotena 2006-10-01 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE RECURSOS HUMANOS Lcdo. Jaime Cristóbal Mejía Zuñiga 2003-07-18 2006-09-25 Sra. Paulina Ayala Vinueza 2006-09-26 A la fecha (*) JEFE ZONAL ADMINISTRATIVO Lcdo. Freddy Iván Tapia Guerra 2003-03-05 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE INFORMÁTICA Sr. Alberto Ignacio Mortensen Eguigurem 2005-01-05 A la fecha (*) ANALISTA ADMINISTRATIVO 2 JEFE ZONAL FINANCIERO Sr. Ferdinando Oswaldo Machado Sandretti 2002-12-26 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE AVALÚOS Y CATASTROS Arq. Jorge Bastidas Hernández 2002-06-01 2006-11-05 Sr. Francisco Xavier Zaldumbide Proaño 2006-11-06 A la fecha (*)

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CONTADORA Dra. María de Lourdes Cusi Sacancela 1998-01-01 A la fecha (*) ESPECIALISTA FINANCIERA 1 TESORERO Sr. Washington Patricio Tobar Páez 2003-01-29 A la fecha (*) ASISTENTE ADMINISTRATIVO 3 (*) = Corresponde al 31 de enero de 2007 (**) = Posterior a la fecha no hubo designación para este cargo

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CAPÍTULO III

RESULTADOS GENERALES

Seguimiento de recomendaciones

Del seguimiento realizado al cumplimiento de las recomendaciones constantes en el

informe 2006-09-AUDIMQ de 29 de septiembre de 2006, emitido por la Dirección

General Metropolitana de Auditoría Interna, producto de la auditoría de gestión a la

Administración Zonal Valle de Tumbaco, por el período comprendido entre el 16 de

noviembre de 2002 y el 31 de agosto de 2005, se estableció que de veinticuatro

recomendaciones emitidas, once se cumplieron, seis no se implantaron y dos se aplicaron

parcialmente, por lo que se las vuelve a citar con el fin de que sean consideradas

conjuntamente con las de este informe y cinco no son aplicables por las razones que se

citan en cada una de las recomendaciones.

Comentario: Falta de control sobre asistencia del personal

Al Coordinador Zonal de Administración y Servicios

Recomendación 1.- Dispondrá al responsable de la Unidad de Recursos Humanos revise

mensualmente el reporte que emite el sistema automatizado LINCE ESTÁNDAR a fin de

identificar a aquellos servidores que no registraron su asistencia por más de tres ocasiones

durante un mes o acumulen atrasos sobre el límite permitido de ciento cincuenta minutos,

cuyos resultados serán remitidos mediante un informe a la Dirección de Recursos

Humanos para que tomen las acciones correctivas.

Situación actual: No cumplida

No se revisó mensualmente el reporte que emite el referido software, por lo tanto no se

identificó a aquellos servidores que no registraron su asistencia por más de tres de

ocasiones, sea a la entrada, salida y al medio día (lunch) durante el mes o acumularon

atrasos sobre el límite de ciento cincuenta minutos, consecuentemente éstas novedades no

fueron puestas en conocimiento de la Dirección de Recursos Humanos para la sanción

disciplinaria correspondiente.

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Comentario: Previa formulación de la solicitud de pago de horas extras no se controló

el tiempo adicional laborado


Recomendación 2.- Dispondrá al responsable de la Unidad de Recursos Humanos que

previa elaboración del cuadro resumen para el pago de horas extras, verifique los registros

de asistencia, a fin de comprobar el tiempo adicional laborado, situación que asegurará que

se cancele correctamente los valores por este concepto. Igual diligencia la cumplirá previo

al envió de la solicitud de pedido a la Dirección de Recursos Humanos.

Situación actual: No aplicable

Durante el período de alcance de nuestra intervención, no se realizaron pagos por horas

extras.

Comentario: No se controló apropiadamente los procesos instaurados y recaudación

de multas

Al Comisario de Construcciones

Recomendación 3.- Programará el seguimiento y control de las providencias emitidas, a

fin de exigir que los infractores presenten en el plazo previsto los planos y permisos que

son requisitos para construir, lo que evitará que se continúe con las edificaciones que no

cumplen con las normas emitidas para el control del uso del suelo.


De la verificación realizada a una muestra de veinte expedientes instaurados en la

Comisaría Metropolitana de Construcciones de Tumbaco, se comprobó que en trece, no se

exigió a los infractores presenten en el plazo previsto los planos y permisos, lo que

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ocasionó que se continúe construyendo sin cumplir con las normas establecidas por la

municipalidad.

Comentario: No se efectuaron constataciones físicas de activos


Recomendación 6.- Planificará y efectuará constataciones físicas de los activos fijos con

personal independiente de su registro y control, con cuyos resultados se conciliará las

existencias con el saldo contable; además durante la ejecución de esta actividad se

elaborarán las actas de entrega recepción de los activos que no cuentan con este

documento; así como, las de traspasos y se detectará bienes obsoletos, dañados, en desuso

y adoptará las acciones en forma oportuna.


No se realizaron constataciones físicas de los activos y consecuentemente no se elaboraron

las actas de entrega recepción en los casos en los que no se preparó este documento;

además, no se concilió las existencias con el saldo contable, lo que originó que al 31 de

diciembre de 2006, el Sistema de Control de Bienes, registre un valor de US$174.845,70,

el cual no concuerda con el saldo contable del Estado de Situación Financiera el que

asciende a US$496.986,25, presentándose una diferencia de US$322.140,55.

Comentario: Desembolsos no se encuentran justificados


Recomendación 10.- Dispondrá al servidor encargado de emitir las certificaciones de

recepción de servicios, que previamente verifique, que éste haya sido recibido, de manera

que los pagos se realicen por aquellos que fueron utilizados por la Administración Zonal.


Se emitieron las certificaciones de recepción de los servicios, pero no existe el sustento

documental que sirvió de base para su preparación.

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Al Jefe Zonal Financiero

Recomendación 11.- Verificará previa autorización de pago, que se haya impuesto las

sanciones correspondientes que prevea el contrato, en los casos en que el servicio no se

haya recibido de conformidad con los términos convenidos, para lo cual revisará el

contenido de las certificaciones emitidas por el área administrativa, igual diligencia

dispondrá que cumpla el Tesorero y la Contadora, lo que permitirá un mejor control y que

la Administración Zonal no cancele por un servicio incompleto.


Durante el período de alcance de nuestra intervención, según las certificaciones adjuntas a

los pagos realizados a las empresas de limpieza y radio comunicación, no existió

inconformidad respecto al servicio recibido, por lo tanto, no hubo la necesidad de aplicar lo

dispuesto en las cláusulas de multas previstas en los contratos respectivos.

Comentario: Se canceló viáticos y pasajes después de diez meses de realizado el viaje

al exterior


Recomendación 12.- Verificará previo al pago, que la documentación de sustento cumpla

con las políticas y disposiciones legales emitidas para la cancelación de viáticos y pasajes

al exterior, considerado que estos desembolsos se los realiza directamente en la

Administración Central, lo que permitirá que los trámites se los canalice ante la

dependencia municipal competente.


Durante el período de alcance de nuestra intervención, no se realizaron pagos por concepto

de viáticos al exterior.

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Comentario: Incumplimiento del Convenio suscrito con COM - VIDA

Al Administrador Zonal

Recomendación 13.- Vigilará que en los casos en los que se asigne recursos económicos a

terceros para la ejecución de proyectos, se exija la presentación de la garantía

correspondiente, lo que permitirá asegurar el cumplimiento del convenio y salvaguardar los

intereses institucionales.

Adicionalmente, dispondrá que se realice periódicamente un seguimiento y evaluación de

los convenios suscritos, lo que garantizará su cumplimiento; así como, tomar los

correctivos necesarios en casos de desfases.


Durante el período de alcance de la auditoría, la Administración Zonal Valle de Tumbaco,

no asignó recursos económicos a terceros para la ejecución de proyectos.

Comentario: No se retuvieron multas por falta de oportunidad en la entrega de obras


Recomendación 14.- Dispondrá a los fiscalizadores que no consideren ampliaciones de

plazo sin que previamente se presente la solicitud correspondiente; además, en los casos

que exista este requerimiento por parte de los contratistas, les dispondrá que elaboren el

informe técnico respectivo en el que conste el análisis de las razones expuestas, las mismas

que deben ser calificadas como de fuerza mayor o caso fortuito para que se emita la

autorización respectiva, lo que permitirá que las prórrogas concedidas se encuentren

debidamente respaldadas.

Situación actual: Parcialmente cumplida

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Los contratistas para solicitar prórrogas de plazo presentaron el pedido por escrito en la

Administración Zonal, exponiendo las razones de la ampliación, pero éstas no fueron

analizadas para determinar si corresponde a caso fortuito o fuerza mayor, por lo que

consecuentemente no existe el informe respectivo.

Comentario: No se obtuvo la devolución de la totalidad del Impuesto al Valor

Agregado


Recomendación 17.- Dispondrá al Jefe Zonal Financiero, Tesorero y Contador, efectúen

un apropiado control previo al pago y registro contable verificando que las facturas

contengan todos los requisitos establecidos en la normatividad vigente emitida para el

efecto, lo que garantizará que el Servicios de Rentas Internas proceda con la devolución

del Impuesto al Valor Agregado pagado por la Administración Zonal.


De la revisión efectuada a la restitución del IVA, se determinó que por falta de control

previo al pago y registro contable, el SRI no devolvió la totalidad del IVA pagado, en

razón de que no aceptó como válidos varios comprobantes de venta sustento de las

transacciones realizadas por US$1.829,10, ya que no cumplen los requisitos legales.

Comentario: Pagos en exceso en contratos de menor cuantía


Recomendación 20.- Conjuntamente con la Subprocuradora realizará el seguimiento del

trámite de expropiación del inmueble identificado como lote número 29, según consta en el

levantamiento topográfico, amanzanamiento y loteo realizado por la Administración Zonal

Valle de Tumbaco, con el propósito de que el Municipio obtenga la titularidad del dominio

del inmueble, en el cual se construyó la Granja Agropecuaria “El Belén”.


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Mediante Informe Técnico de Subdivisión CGC-KZ-5200858-02 de 12 de septiembre de

2006, el Coordinador de Gestión y Control Zonal, remitió al propietario del predio

5200858, identificado como lote número 29, el informe técnico de subdivisión para que

grafique los lotes de acuerdo a las zonificaciones del mismo, trámite que no ha sido

concluido, por lo que aún no se ha obtenido la titularidad del dominio del inmueble, en el

cual se construyó la Granja Agropecuaria “El Belén”.

Comentario: No se observó la normatividad vigente para subdivisión y aprobación de

planos de edificación


Recomendación 21.- Dispondrá al Coordinador de Gestión y Control, que conjuntamente

con el Jefe de la Unidad de Gestión Urbana, procedan con el análisis de la aprobación de

subdivisión otorgada, en el predio ubicado en el sector La Mina de la Hacienda Mandarina

de la parroquia Cumbayá, a fin de que se emita el informe respectivo, el que será remitido

al Comisario Metropolitano, para que realice las acciones legales que corresponda, con el

propósito de garantizar la transferencia de las áreas de afectación de la vía del tren y las

áreas de protección del río San Pedro precautelando el derecho de vía y medio ambiente.

Igual gestión se efectuará para el caso de las aprobaciones de planos y permisos de

construcción del proyecto del Conjunto Habitacional “La Mina Etapa 2”, a fin de

precautelar que las edificaciones y en especial su habilitación se realice de conformidad

con la ordenación territorial prevista en las Ordenanzas Municipales.

Situación actual: Parcialmente cumplida

El Administrador Zonal del Valle de Tumbaco, dispuso a la Subprocuradora, Coordinador

de Gestión y Control y a un servidor de la Unidad de Avalúos y Catastros, realicen una

constatación en sitio, sobre el avance del Proyecto ejecutado en los predios números

776642 y 776643; resultados que le fueron comunicados con memorando 17-SP-PAT-

AZVT-2006; sin que posteriormente, se haya cumplido ninguna acción.

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Recomendación 22.- Dispondrá al Coordinador de Gestión y Control, que previo a remitir

el informe técnico a Avalúos y Catastros verifique que en la aprobación de

fraccionamientos se hayan determinado las áreas de afectación de la vía del tren y las de

protección del río, a fin de que sean consideradas e ingresadas al catastro municipal.


Durante el período de alcance de la auditoría, no existieron casos de fraccionamiento de los

predios que se encuentran al borde de la ribera del río San Pedro, ni en inmuebles

influenciados por la vía del tren.

El Administrador Zonal, Coordinador de Administración y Servicios y Comisario

Metropolitano de Construcciones de la Administración Zonal Valle de Tumbaco, no

observaron lo que establece el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del

Estado, por lo que persisten las deficiencias.

Con oficios 2007-077-078 y 086-AT-ES de 17 y 23 de abril de 2007, se comunicó los

resultados obtenidos al Ex - Administrador, Coordinador de Administración y Servicios y

Comisario de Construcciones de la Administración Zonal Valle de Tumbaco, en su orden.

Conclusión

Del informe emitido por la Dirección General Metropolitana de Auditoría Interna no se

cumplieron seis recomendaciones y dos se aplicaron parcialmente lo que ocasionó que no

se mejore el sistema de control interno, afectando el desarrollo de la gestión administrativa

y financiera cumplida por la Administración Zonal Valle de Tumbaco.

Recomendación

A la Administradora Zonal

1. En conocimiento de las recomendaciones constantes en los informes emitidos por la

Dirección General Metropolitana de Auditoría Interna, periódicamente efectuará una

evaluación para asegurar su implantación, lo que permitirá corregir las deficiencias y

mejorar la gestión de la Administración Zonal Valle de Tumbaco, para lo cual

23

controlará que: se ejerza un apropiado control de la puntualidad de los servidores y de

los procesos instaurados por las Comisarías; se realicen constataciones físicas de

activos; se respalde documentadamente las certificaciones de recepción de servicios; se

analicen de las razones por las que los contratistas solicitan prórrogas de plazo y se

elabore el informe respectivo; se verifique que las facturas cumplan los requisitos

previstos en la normatividad vigente; se realicen las gestiones legales que corresponda

para obtener la transferencia de dominio del inmueble donde se construyó la Granja

Agropecuaria “El Belén” y las relacionadas con el predio ubicado en el sector La Mina

de la Hacienda la Mandarina de la Parroquia de Cumbayá.

Inadecuada formulación del plan operativo anual y proyectos

El plan operativo anual del año 2006, no fue debidamente estructurado, pues de la revisión

efectuada a su contenido, se estableció que no se consideró información relativa a: políticas

generales y especiales, lineamientos y estrategias, objetivos, periodicidad de las

actividades, acciones y determinación de responsabilidades personales, además no consta

la fecha y firma de aprobación del Coordinador Territorial, lo que originó que los

servidores de las unidades que conforman la Administración Zonal Valle de Tumbaco, no

dispongan de una apropiada herramienta administrativa que oriente su gestión

institucional.

El Administrador Zonal preparó los planes operativos sin considerar la información

prevista en la Norma de Presupuesto 3.2.9 Plan Operativo Institucional. El citado servidor

incumplió lo que dispone el artículo 77, numeral 1, literal a) de la Ley Orgánica de la

Contraloría General del Estado.

Además, se verificó que los proyectos tampoco fueron estructurados apropiadamente, ya

que no contienen información indispensable sobre: planes y cronogramas de

financiamiento, plazos, medios de verificación documentales, ni se prepararon indicadores

de calidad, cantidad y tiempo, lo que limitó disponer de bases medibles para que efectúen

el respectivo monitoreo, en tal condición se encuentran por ejemplo los relacionados con:

Recuperación de Ríos y Quebradas, Infraestructura para la Salud y Barrios Solidarios y

Seguros, entre otros, situación que se presentó porque el Jefe Zonal de la Unidad de

24

Proyectos, no coordinó acciones con los responsables de las Unidades de Medio Ambiente,

Salud y Seguridad Ciudadana para su diseño.

Sobre los proyectos mencionados, se verificó que el Jefe Zonal de la Unidad de Proyectos

no participó en el diseño de los mismos ni realizó la evaluación correspondiente

comprobando el sustento documental, pues se limitó a elaborar informe consolidado con la

información proporcionada por los Coordinadores Zonales, incumpliendo una de las

funciones previstas en el Reglamento Orgánico Funcional, emitido por el Concejo

mediante Resolución 0644 de 12 de diciembre de 2002, la que establece que: brindará

apoyo técnico y participará en la formulación, ejecución y seguimiento de los proyectos.

El Jefe Zonal de la Unidad de Proyectos, inobservó lo que dispone la Norma de Control

Interno para el Sector Público 110- 08 Actitud Hacia el Control Interno, párrafo primero.

Mediante oficios 2007-077 y 101-AT-ES de 17 y 26 de abril de 2007, se comunicó lo

mencionado al Ex - Administrador Zonal del Valle de Tumbaco y al Jefe Zonal de la

Unidad de Proyectos.

En respuesta al oficio 2007-077-AT-ES, el Ex - Administrador Zonal del Valle de

Tumbaco, en comunicación de 30 de abril de 2007, manifestó que para la elaboración del

plan operativo consideró los formatos establecidos para la preparación de la proforma

presupuestaria los que son de utilización obligatoria.

Sobre lo mencionado, los formatos que hace referencia son para la aplicación

presupuestaria; por lo que para la elaboración del POA debió considerar la información

constante en la normatividad vigente; en tal virtud no se modifica lo comentado.

Conclusión

Los planes operativos y proyectos elaborados por la Administración Zonal Valle de

Tumbaco, no contienen directrices administrativas que permitan ejercer el control de las

actividades desarrolladas, lo que originó que no se disponga de apropiadas guías de acción

25

para el seguimiento y evaluación, y con los resultados obtenidos tomar los correctivos

necesarios en forma oportuna.

Recomendación


2. Elaborará anualmente el plan operativo en coordinación con los jefes de las diferentes

áreas de la Administración Zonal Valle de Tumbaco, considerando entre otra la

siguiente información: misión y visión, objetivos, políticas generales y especiales,

lineamientos, estrategias, metas propuestas, periodicidad de las actividades y métodos

de evaluación y medición de la gestión institucional y desempeño del personal sobre la

base de indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad, documento que lo presentará

al Coordinador Metropolitano Territorial para su revisión y aprobación, luego de lo

cual se lo difundirá para su ejecución, lo que permitirá que los servidores cuenten con

apropiados instrumentos administrativos que guíen las actividades planificadas ejecutar

en cada período económico.

3. Dispondrá al Jefe Zonal de la Unidad de Proyectos, coordine acciones con los

responsables de los proyectos que ejecuta la Administración, a fin de que éstos se los

diseñe considerando información indispensable para su ejecución, supervisión,

seguimiento y evaluación, como: recursos requeridos, planes y cronogramas de

financiamiento, resultados propuestos, plazos, medios de verificación documentales,

indicadores relacionados con calidad, cantidad, tiempo, entre otros; así como, que

previa elaboración del informe consolidado efectúe la evaluación respectiva

comprobando la existencia de la documentación de su avance, lo que permitirá contar

con información para acciones de verificación posterior y con datos reales para

elaborar el informe correspondiente.

26

No se recaudaron las tasas por registro de planos arquitectónicos y por inspecciones

técnicas de habitabilidad

El artículo III.111 del Código Municipal para el Distrito Metropolitano de Quito, establece

que una vez aprobados los planos de una edificación, el propietario pagará la tasa

retributiva por gastos administrativos de aprobación de planos, sobre el costo total de la

obra, para cuyo cálculo se multiplicará el número de metros cuadrados (coeficiente de

utilización del suelo) por el costo del metro cuadrado de construcción, que la Empresa

Metropolitana de Obras Públicas determine hasta el 30 de noviembre de cada año. En el

caso de modificaciones a los planos aprobados, cuando no cambie el área de edificación

aprobada anteriormente, se pagará el treinta por ciento de la tasa de aprobación original; y,

de existir variaciones en el área, se pagará adicionalmente el valor de aprobación de planos

de acuerdo a lo dispuesto en este artículo.

Del análisis efectuado al cumplimiento de la referida norma, se comprobó que en dos casos

de veintiún analizados no se recaudó US$294,40 por concepto de tasa; no obstante, se

procedió a entregar las Actas de Registros de Planos Arquitectónicos, que fueron emitidas

a través del Sistema de Gestión y Control Territorial, situación que no permite que la

municipalidad recaude el valor correspondiente por el servicio brindado.

Adicionalmente, se comprobó que durante el período de septiembre de 2006 y enero de

2007, a petición de los propietarios y/o representantes de las edificaciones terminadas, la

Unidad Técnica de Control de la Coordinación Territorial, procedió a efectuar las

inspecciones técnicas por Habitabilidad, producto de lo cual emitió los informes

respectivos que los envió a la Coordinación de Gestión y Control de la Administración

Zonal Valle de Tumbaco, para que se cobre la tasa correspondiente conforme lo prevé el

numeral 14 del artículo innumerado del artículo 1 de la Ordenanza Metropolitana 086

Reformatoria, que reglamenta el cobro de las tasas por servicios administrativos que presta

la municipalidad, publicada en el R.O. 81 de 14 mayo de 2003 y se otorgue la Licencia de

Habitabilidad y Devolución del Fondo de Garantía.

27

Al respecto, se verificó que no se cobró la tasa de US$4,00 por inspecciones técnicas de

habitabilidad en ciento diecinueve casos que corresponden al período analizado; por un

valor total de US$476,00, situación que afecta económicamente a la institución, ya que no

recaudó el costo del servicio administrativo que prestó la municipalidad y que son objeto

de retribución económica de acuerdo a la reglamentación interna vigente.

Lo mencionado se presentó por falta de diligencia de la Asistente Administrativa 1,

responsable de la recepción, registro y despacho de las Licencias de Habitabilidad y de las

Actas de Registro de Planos Arquitectónicos, ya que no utilizó el Sistema de Gestión y

Control Territorial, que desarrolló la Dirección Metropolitana de Planificación Territorial,

el cual emite automáticamente las licencias de habitabilidad y determina las tasas

correspondientes, pues entregó las actas de registros de planos conjuntamente con las

copias del informe de la inspección técnica por habitabilidad sin recaudar la tasa

correspondiente.

Con respecto a la tasa por inspecciones técnicas no se recaudó debido a que el sistema

automatizado a través del cual se genera este ingreso presenta fallas en su funcionamiento;

sin embargo, la Asistente Administrativa 1, no coordinó con la Jefa de la Unidad de

Investigación de la Dirección Metropolitana de Planificación, para que se realice el

mantenimiento correspondiente.

La citada servidora, no observó lo que disponen las Normas de Control Interno para el

Sector Público 110-08 Actitud Hacia el Control Interno, párrafos uno y dos y 300-03

Actuación y Honestidad de los Funcionarios, segundo enunciado.

Los hechos mencionados se presentaron además, por falta de supervisión del Jefe de la

Coordinación de Gestión y Control de la Administración Zonal Valle de Tumbaco, quien

incumplió lo que disponen los numerales 2 y 3 de la Norma de Control Interno para el

Sector Público 110-10 Control Interno Concurrente.

28

Con oficios 2007-040, 042 y 062-AT-ES de 07 y 28 de marzo de 2007, se comunicó los

hechos descritos al Coordinador de Gestión y Control Zonal y a la Asistente

Administrativa 1 de la Administración Zonal Valle de Tumbaco.

Acciones tomadas

En atención al oficio 2007-042 -AT-ES, la Asistente Administrativa 1, comunicó en oficio

036-RGC-2007 de 19 de abril de 2007, que los propietarios de los inmuebles procedieron a

depositar en la Administración Zonal US$276,00, que corresponden a sesenta y nueve

casos del período analizado, los mismos que fueron verificados por el equipo de auditores,

en consecuencia queda pendiente de justificación US$200,00, por concepto de tasas por

inspecciones técnicas.

Con oficio 037-RGC-07 de 19 de abril de 2007, la Asistente Administrativa 1, remitió los

comprobantes de cobro de la tasa por Registro de Planos Arquitectónicos por US$294,40,

correspondientes a los pagos efectuados por los propietarios de los inmuebles, luego de las

gestiones personales realizadas por la referida servidora.

Posterior a la lectura de borrador del informe la Asistente Administrativa 1, mediante

oficio 044-RGC-07 de 29 de mayo de 2007, remitió cincuenta comprobantes de cobro por

US$200,00.

Conclusión

No se recaudaron las tasas por inspecciones técnicas de habitabilidad y registro de planos

arquitectónicos, lo que originó que la municipalidad, no perciba por estos conceptos

US$476,00 y US$294,40, respectivamente, los cuales fueron cobrados posteriormente e

ingresados a la Tesorería Municipal.

29

Recomendaciones

Al Coordinador de Gestión y Control Zonal

4. Dispondrá a la servidora responsable de la recepción, registro y despacho de las

Licencias de Habitabilidad y Devolución del Fondo de Garantía, utilice para su

emisión, el Sistema de Gestión y Control Territorial, el cual genera automáticamente

dicho documento y determina la tasa correspondiente que el propietario debe pagar a la

institución y, periódicamente supervisará que se cumpla la disposición impartida, lo

que permitirá que los servicios administrativos que presta la municipalidad y que son

objeto de reconocimientos económicos de acuerdo a la reglamentación interna vigente,

sean retribuidos.

5. Coordinará con la Jefa de la Unidad de Investigación de la Dirección Metropolitana de

Planificación Territorial, para que se realice el mantenimiento al sistema automatizado

de Gestión y Control Territorial a través del cual se determinan las tasas y se procesa

la información para la emisión de las Licencias de Habitabilidad y Actas de Registro

de Planos Arquitectónicos, con el fin de identificar inconsistencias o inconformidades

respecto de su funcionamiento y proceder a solucionarlas.

Inapropiado control del recurso humano

Del análisis realizado a los procedimientos aplicados para el control del recurso humano,

que labora en la Administración Zonal Valle de Tumbaco, se determinaron los siguientes

resultados:

− La Asistente Ejecutiva 1, responsable del control de los recursos humanos de la

Administración Zonal, no contabilizó los minutos de atraso que no excedieron el límite

de ciento cincuenta, para que éstos se los impute a vacaciones, originando que se

conceda un tiempo mayor al que verdaderamente tenían derecho los servidores por este

concepto, situación que incumple lo previsto en el párrafo cuarto del artículo 8.2 del

Instructivo que Regula la Gestión de Recursos Humanos, para el Personal del Distrito

30

Metropolitano de Quito, que expresa que el servidor que en el transcurso del mes

acumule en atrasos menos de ciento cincuenta minutos, se les imputará con cargo a

vacaciones.

- El Administrador Zonal autorizó se utilice para el refrigerio cuarenta y cinco minutos,

según consta en los memorandos 099 y 140-AZVT-04 de 19 de mayo y 15 de junio de

2004, la que se mantuvo vigente durante el período analizado; concesión que

contraviene lo dispuesto en el artículo 54 del Reglamento de la Ley Orgánica de

Servicio Civil y Carrera Administrativa, vigente hasta el 16 de enero de 2005 y literal

a) del artículo 30 del Reglamento de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera

Administrativa y de Unificación (...), que establecen que se asignará treinta minutos

para el refrigerio, situación que disminuye el tiempo disponible de la jornada laboral.

El citado funcionario, incumplió lo que dispone el párrafo dos de la Norma de Control

Interno para el Sector Público 300-03 Actuación y Honestidad de los Funcionarios.

− Del control efectuado se estableció que en la generalidad de los casos los servidores no

llevan su identificación y con respecto al uso de los uniformes se verificó que varias

servidoras municipales no lo usan y en otros casos éste no está completo; hechos que

tampoco fueron controlados por la Asistente Ejecutiva 1, lo que originó que el personal

femenino utilice el uniforme entregado por la institución en forma opcional y que no se

encuentren identificados durante la jornada laboral. La referida servidora, no observó

lo que establecen las Normas de Control Interno para el Sector Público 110-08 Actitud

Hacia el Control Interno y 300-03 Actuación y Honestidad de los Funcionarios; así

como, la disposición impartida por la Dirección Metropolitana Administrativa,

mediante oficio circular 423 de 24 de marzo de 2005.

− El personal de la Comisaría Metropolitana de Construcciones Aeropuerto, ubicada en

la Parroquia de Yaruquí, no labora la jornada completa de trabajo, en razón de que los

vehículos contratados para el recorrido del personal les deja en las oficinas de

Administración Zonal para que registren su asistencia, luego de lo cual permanecen en

el Área Administrativa hasta que se les provea de un vehículo para que se trasladen a

su sitio de trabajo; espera que en la generalidad de los casos supera una hora y en la

31

tarde terminan sus labores a las quince horas treinta, a fin de alcanzar al transporte

respectivo, lo que no permite que se cumplan las ocho horas efectivas de trabajo, esta

situación se presenta en razón de que el Coordinador Zonal de Administración y

Servicios, no consideró en la contratación del transporte el traslado de este personal

hasta la Comisaría y porque no emitió instrucciones para implementar los registros para

el control de su asistencia y puntualidad en su respectiva área de trabajo.

Los hechos mencionados fueron comunicados a la Asistente Ejecutiva 1 (responsable

de recursos humanos), Ex - Administrador Zonal y al Coordinador Zonal de

Administración y Servicios de la Administración Valle de Tumbaco, mediante oficios

2007- 054-068, 120 y135-AT-ES de 21 de marzo, 05 y 30 de abril, y 14 de mayo de

2007, respectivamente.

Posterior a la lectura del borrador del informe, el Ex – Administrador Zonal en

comunicación de 31 de mayo de 2007, respecto a la ampliación del tiempo destinado al

lunch, manifestó que todo tipo de acción administrativa relacionada con el personal de la

AZVT, fue elaborada por la Coordinación Administrativa y de Servicios y el Jefe de

Recursos Humanos, por lo que esta observación debe ser aplicada a los citados

funcionarios responsables de estas áreas.

Sobre lo mencionado por el Ex – funcionario es necesario aclarar que los memorandos

mediante los que se concedió cuarenta y cinco minutos para el lunch, fueron suscritos por

el Administrador Zonal, quien bajo su responsabilidad emitió la disposición, por lo tanto

no se modifica lo comentado.

Conclusión

No se descontó de vacaciones los minutos de atraso que no excedieron el límite de ciento

cincuenta, lo que generó que se otorgue por este concepto un período superior; se autorizó

para el lunch un tiempo mayor al establecido en las normas vigentes, situación que no

permite cumplir la jornada laboral; tampoco se controló el uso de uniformes y credenciales

32

por lo que su uso es opcional; además el personal que labora en la Comisaría de la

Parroquia de Yaruquí, no labora la jornada completa por falta de transporte.

Recomendaciones


6. Instruirá al personal de la Administración Zonal Valle de Tumbaco, para que haga uso

de treinta minutos que establecen las normas vigentes para servirse el lunch, lo que

permitirá que se labore la jornada laboral completa.


7. Considerará en el contrato del servicio de transporte el traslado del personal que presta

sus servicios en la Comisaría Metropolitana de Construcciones, ubicada en la

Parroquia de Yaruquí, de manera que los servidores laboren la jornada completa;

además, emitirá instrucciones para que se aperture el registro de asistencia, el que será

remitido mensualmente a la Unidad de Recursos Humanos, para su revisión y toma de

acciones en los casos de impuntualidad de los servidores.

8. Dispondrá a la Jefe Zonal de Recursos Humanos, cumpla con lo siguiente:

a) Revise mensualmente el reporte de asistencia que emite el sistema automatizado

LINCE ESTANDAR, a fin de contabilizar los minutos de atrasos que no superen

los ciento cincuenta, luego de lo cual procederá a efectuar el descuento respectivo

del período de vacaciones, de manera que los servidores hagan uso del tiempo que

realmente les corresponde.

b) Realice controles periódicos, con la finalidad de verificar la correcta y permanente

utilización de los uniformes asignados al personal femenino y las credenciales

otorgadas a los servidores de la entidad, con cuyos resultados elaborará el

correspondiente informe. En el caso de existir novedades, estas serán puestas en

33

conocimiento de la Administradora Zonal, con el fin de que se adopten las medidas

correctivas necesarias, lo que permitirá asegurar el uso del vestuario y las tarjetas

de identificación suministrados por la institución.

c) Realice periódicamente el control de la puntualidad y permanencia de los

servidores que trabajan en la Comisaría Metropolitana Aeropuerto, ubicada en la

Parroquia de Yaruquí, con la finalidad de asegurar que se cumpla la jornada laboral

de trabajo.

Las recaudaciones efectuadas por venta de especies no fueron depositadas

La Norma de Control Interno para el Sector Público 230-02 Recaudación y Depósito de los

Ingresos, dispone que las recaudaciones directas sean depositadas en las cuentas bancarias

establecidas por la entidad, en el curso del día de recaudación o máximo el día hábil

siguiente.

Concomitantemente, la Norma de Control Interno para el Sector Público 230-03

Constancia Documental de la Recaudación, en su párrafo último, dispone que en el caso de

especies valoradas sus movimientos se justificarán documentadamente mediante controles

administrativos.

Además, la Norma de Control Interno para el Sector Público 230-04 Verificación de los

Ingresos, establece que se efectuará una verificación diaria, con la finalidad de comprobar

que los depósitos realizados sean iguales a los valores recaudados.

Así mismo, la Norma de Control Interno para el Sector Público 230-07 Arqueos

Sorpresivos de los Valores en Efectivo, dispone que los valores en efectivo serán sujetos

de arqueos periódicos y sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia física y

comprobar su igualdad con los saldos contables.

34

No obstante, de existir dichas regulaciones, éstas no fueron aplicadas, pues se determinó

que el Jefe Zonal Financiero, no adoptó las medidas pertinentes, a fin de evaluar la

eficiencia, efectividad y eficacia con que se recaudan y depositan los ingresos de la

institución, no dispuso que se realicen periódicamente arqueos sorpresivos y el movimiento

de especies valoradas considerando sus ingresos, egresos y depósitos, tampoco controló

que los depósitos sean iguales a las recaudaciones recibidas y que se los realice en forma

inmediata.

La ausencia de los referidos controles, originó que el Tesorero, servidor encargado de la

custodia y venta de especies valoradas, de Contravenciones de Aseo, no realice los

depósitos en forma completa e intacta, conforme los recibió, ni durante el curso del día de

su recaudación, pues mantuvo en su poder dineros desde hace aproximadamente tres meses

desde la fecha de su recepción; lo que originó que no efectúen depósitos por US$6.020,00

que corresponden a los ingresos percibidos durante agosto a marzo del 2007 por la venta

de especies por contravenciones de aseo de primera, segunda, tercera, cuarta y quinta clase,

que fueron sancionadas por la Comisaría. El citado servidor incumplió lo que disponen las

Normas de Control Interno para el Sector Público 230-02 Recaudación y Depósito de los

Ingresos y 300-03 Actuación y Honestidad de los Funcionarios en su párrafo primero.

Cabe mencionar que el Analista Administrativo 3, quien ejerce las funciones de Tesorero,

el 6 de mayo y 3 de octubre de 2006, efectuó depósitos superiores al monto total de las

especies vendidas en esos días por US$20,00 y US$100,00 respectivamente y, el 3 de

diciembre de 2006, luego del requerimiento realizado conforme lo establece el artículo 44

del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades, procedió a depositar el 12 de marzo del

2007, US$650,00, en la Cuenta Corriente 62005000141, que la Administración Zonal

Valle de Tumbaco mantiene en la entidad financiera Produbanco, según consta en el

comprobante 9682976, quedando pendiente US$5.250,00 (Anexo 1) .

El Jefe Zonal Financiero, responsable del control de fondos, valores y títulos de la

Administración Zonal, según lo prevé el Reglamento Orgánico Funcional emitido por el

Concejo Metropolitano mediante Resolución 0644 de 12 de abril de 2002, a más de las

normas citadas, no observó lo que disponen los párrafos uno y dos de la Norma de Control

35

Interno para el Sector Público 110-08 Actitud Hacia el Control Interno y la 300-03, párrafo

dos referente a la Actuación y Honestidad de los Funcionarios.

Mediante oficios 2007-047-065-121 y 122-AT-ES de 13 de marzo, 04 de abril y 2 de mayo

de 2007, se comunicó los hechos mencionados al Ex - Jefe Zonal Financiero y al Analista

Administrativo 3 (Tesorero) de la Administración Zonal Valle de Tumbaco,

respectivamente.

Posterior a la lectura del borrador del informe, el Analista Administrativo 3 (Tesorero)

mediante comunicación de 31 de mayo de 2007, remitió el comprobante 9682623 de 22 de

mayo de 2007, mediante el cual efectuó el depósito de US$4.150,00, en la cuenta

62005000141 del Produbanco y remitió comprobantes de depósitos que efectuó durante el

año 2006, los que estuvieron extraviados, por lo que solicitó al banco las copias respectivas

por el valor de US$1.100,00 los que fueron verificados por los auditores en los estados de

cuenta en consecuencia el Tesorero cubrió el valor total de US$5.250,00.

Conclusión

No se ejerció un adecuado control sobre los ingresos recibidos por la entidad, lo cual no

garantizó su salvaguarda e integridad; situación que originó que los ingresos no sean

depositados inmediatamente y, que no ingrese a las arcas municipales el valor de

US$5.250,00, de los cuales se efectuó el depósito de US$4.150,00 el 22 de mayo del 2007

y de US$1.100,00 remitió los justificativos respectivos.

Recomendación


9. Adoptará las medidas pertinentes, a fin de evaluar la eficiencia, efectividad y eficacia

con que se recaudan los recursos de la entidad, para lo cual dispondrá a una persona

distinta a la encargada de las recaudaciones y registro contable, realice verificaciones

diarias, con la finalidad de comprobar que los depósitos se los efectúe en el transcurso

del día de la recaudación o máximo el día hábil siguiente, en forma completa e intacta

y que éstos sean iguales a los recibidos por la Administración Zonal.

36

Además, realice periódicamente el movimiento de especies valoradas, considerando

sus ingresos, egresos y depósitos; igualmente, ejecute arqueos a los valores producto de

su venta, cuyos resultados obtenidos se dejará constancia escrita en el acta respectiva y

en el caso de existir novedades se adoptarán los correctivos en forma inmediata.

No se realizaron gestiones de cobro para recuperar valores entregados a varios

servidores de la Administración Zonal

En el mayor de la cuenta por cobrar cortada al 31 de diciembre de 2006, se registran

valores pendientes de liquidar por US$12.162,65 que corresponden a los años 2002 al

2006; no obstante, la Contadora y el Jefe Zonal Financiero, no efectuaron el análisis

respectivo para determinar su antigüedad, ni coordinaron acciones para su recaudación,

inobservando lo que dispone la Norma de Control Interno para el Sector Público 240-03

Eliminación de Saldos No Resueltos.

Del análisis efectuado al origen de éstas cuentas, se estableció que US$3.000,00

corresponden a anticipos de sueldos otorgados a: Administrador Zonal US$1.000,00; Jefe

Zonal Administrativo US$100,00; Tesorero US$900,00; Jefe Zonal Financiero US$750,00;

Coordinador Zonal de Territorio US$150,00 y Analista Catastral US$100,00 y los

US$9.162,65 restantes corresponde a saldos de los valores por justificar y que fueron

entregados al Administrador Zonal US$2.003,00; Coordinador de Administración y

Servicios US$2.790,00; Jefe Zonal de Territorio y Vivienda US$69,95; Promotor Cultural

5 US$99,14; Jefe Zonal Administrativo US$20,00; Asistente Administrativo 1 (Jefe de

Transportes) US$1.700,00; Asistente Administrativo 3 (Tesorero) US$1.995,90; Analista

Administrativo 2 US$115,65; Coordinador Zonal de Territorio US$354,01 y Analista

Catastral 15,00.

La falta de diligencia del Jefe Zonal Financiero y Contadora, no permitió la recuperación

de valores pendientes de cobro afectando la disponibilidad económica de la

Administración. Los citados servidores a más de la norma referida, no observaron lo que

disponen los párrafos uno y dos de la Norma de Control Interno para el Sector Público

110-08 Actitud Hacia el Control Interno.

37

Mediante oficios 2007-027-028-029-030-031-032-033-034-088, 089 y 100-AT-ES de 27 y

28 de febrero y 24 y 26 de abril de 2007, se comunicó los hechos mencionados al

Coordinador Zonal de Administración y Servicios, Ex - Administrador Zonal, Jefe Zonal

de Territorio y Vivienda, Promotor Cultural 5, Jefe Zonal Administrativo, Asistente

Administrativo 1 (Jefe de Transportes), Asistente Administrativo 3 (Tesorero), Analista

Administrativo 2, Jefe Zonal Financiero, Ex - Coordinador Zonal de Territorio y

Contadora, en su orden.

Acciones tomadas

En atención al oficio 2007-088-AT-ES, el Ex – Jefe Zonal Financiero, procedió a realizar

el depósito de US$750,00 que recibió en calidad de anticipos de sueldo en la Cuenta

Corriente 62005000141, que la Administración Valle de Tumbaco mantiene en la entidad

financiera Produbanco, según consta en los comprobantes 15174505 y 15173271.

Posterior a la lectura del borrador del informe los servidores que se detalla a continuación

procedieron a efectuar depósitos por US$1.762,53 en la cuenta 62005000141 que la

Administración Zonal mantiene en el Produbanco, según el siguiente detalle:

− Mediante memorando 186-UAD-AZVT-07 de 22 de mayo de 2007, Jefe Zonal

Administrativo, remitió el comprobante 8254272, correspondiente al depósito

deUS$120,00, que corresponde US$100,00 a un anticipo de sueldo y US$20,00,

pendiente de justificación

− Con oficio 0246-UFI-AZVT-07 de 5 de junio de 2007, el Asistente Administrativo 3

(Tesorero) envió copias de los comprobantes de depósitos 9682624 y 6949315 de 07 y

24 de mayo de 2007, por los valores de US$400,00 y US$500,00, que recibió en

calidad de anticipos de sueldos.

− Mediante memorando 075-UT-AZVT-07 de 04 de junio de 2007, el Jefe de Trasportes

envió copia del depósito 9682629 de 30 de mayo de 2007 por US$643,39 y presentó un

detalle de gastos realizados por US$1.056,61, de los cuales, no se justifica US$124,00

por corresponder a multas que se canceló al momento de matricular los vehículos de la

Administración.

38

− Mediante oficio 15-DF-AZVT-2007 de 06 de junio de 2007, la Jefa Zonal Financiera,

remitió copia del comprobante 15792285 de 31 de mayo de 2007, por el depósito

efectuado por el Promotor Cultural 5, por US$99,14, que corresponde a un valor por

justificar.

En virtud de lo anteriormente expuesto de los US$12.162,65 registrados en cuentas por

cobrar se efectuó el depósito de US$2.512,53 y se presentó documentación por

US$1.056,61, del que se justificó US$932,61, quedando pendiente US$8.717,51

Conclusión

No se realizaron gestiones de cobro para recuperar valores entregados a varios servidores

de la Administración Zonal en calidad de anticipo de sueldo y, para que realicen varios

pagos, situación que afectó la disponibilidad económica de la Administración Zonal en

US$12.162,65, de los cuales se efectuó el depósito de US$2.512,53 y se presentó

documentación por US$1.056,61, del que se justificó US$932,61, quedando pendiente

US$8.717,51.

Recomendación Al Coordinador Zonal de Administración y Servicios 10. Dispondrá al Contador y a la Jefa Zonal Financiera, realicen mensualmente un análisis

de antigüedad de saldos de las Cuentas por Cobrar, producto de lo cual se preparará el

informe respectivo, el que será puesto en conocimiento de la Subprocuradora para que

se inicie las acciones legales respectivas de los casos que presenten morosidad, de

manera que se recupere los valores adeudados.

Se otorgó anticipos de sueldos sin considerar normas emitidas por la municipalidad

El artículo 10 del Instructivo para la Concesión de Anticipos (...) emitido por el

Administrador General, mediante Resolución 003 de 1 de agosto de 2005, dispone que los

anticipos que soliciten los empleados, funcionarios o trabajadores de las Administraciones

39

Zonales, se tramitarán en los términos previstos en esta Resolución y serán autorizados,

exclusivamente por los respectivos Administradores Zonales, previa certificación de la

respectiva Unidad de Recursos Humanos sobre los ingresos líquidos del solicitante.

Al respecto, se verificó que previa la autorización del Administrador Zonal, este servidor

no controló que se cuente con la certificación de Recursos Humanos; además el Jefe Zonal

Financiero, no ingresó al sistema automatizado el valor del anticipo para que se descuente

de roles; pues una vez aprobado el Tesorero y Jefe Financiero, procedieron a emitir el

cheque y la Contadora creó la cuenta por cobrar respectiva, situación que originó que no

se retenga mensualmente el valor del anticipo concedido. Los citados servidores, no

observaron lo que dispone el párrafo dos de la Norma de Control Interno para el Sector

Público 110-08 Actitud Hacia el Control Interno.

Así mismo, el párrafo segundo del artículo 1 del señalado Instructivo, establece que se

concederá anticipos por excepción en casos de enfermedad, accidentes, muerte y otros que

afecten gravemente al servidor municipal, los que deben estar debidamente justificados;

además para su otorgamiento deberá estar garantizado por un servidor municipal con

nombramiento; no obstante, de existir los requisitos citados, éstos no se cumplieron, pues

se verificó que el Administrador Zonal, sin ejercer el control respectivo autorizó los

anticipos, sin que se haya presentado la documentación correspondiente que sustente los

pedidos efectuados, ni exista la garantía correspondiente. El citado servidor a más de las

normas mencionadas, inobservó lo que dispone el párrafo dos de la Norma de Control

Interno para el Sector Público 300-03 Actuación y Honestidad de los Funcionarios.

Lo mencionado fue comunicado al Ex - Jefe Zonal Financiero, Asistente Administrativo 3

(Tesorero), Especialista Financiera 1 (Contadora) y al Ex - Administrador Zonal, con

oficios, 2007-097-098-099 y 120-AT-ES de 26 y 30 de abril de 2007, respectivamente.

40

Conclusión

Se otorgó anticipos sin considerar las normas emitidas para el efecto por el Administrador

General, situación que originó que no se cumplan los requisitos establecidos previa la

concesión y que no se realice los descuentos respectivos de la remuneración mensual.

Recomendación


11. Verificará, previa a la autorización de anticipos de sueldos a favor de los servidores

que prestan sus servicios en la Administración Zonal Valle de Tumbaco, que se haya

cumplido los requisitos establecidos respecto de los justificativos en el caso de

calamidad doméstica y la presentación del garante conforme lo establece la

normatividad vigente, de manera que éstos se encuentren debidamente sustentados;

además, dispondrá a la Jefa Zonal Financiera, ingrese al sistema automatizado que

procesa roles de pagos la información de los anticipos inmediatamente después de

otorgarlos, lo que garantizará que se realicen los descuentos respectivos en forma

oportuna.

No se cumplió contrato de servicios profesionales

El 20 de diciembre de 2006, el Administrador Zonal del Valle de Tumbaco, contrató los

servicios profesionales de la empresa QUATROPUBLICOM CIA. LTDA, para que

elabore un documental sobre las obras realizadas en dicha zona desde el año 2002, por un

valor de US$9.975,00, el cual debió ser entregado en el plazo de diez días hábiles,

contados a partir de las cuarenta y ocho horas subsiguientes a la fecha que conste en el

comprobante de pago del cheque que se entrega por concepto de anticipo, según consta en

la cláusula novena de dicho instrumento legal.

El anticipo del 70% previsto en el contrato fue entregado por la Administración Zonal

Valle de Tumbaco, mediante cheque 9823 de 28 de diciembre de 2006, por el valor de

US$6.982,50, según consta en el comprobante preparado por el área financiera, por lo que

el plazo para la entrega del objeto del contrato fue hasta el 15 de enero de 2007; no

41

obstante, el documental no fue recibido, pues no existen las actas de entrega recepción

provisional y definitiva que establecen los artículos 81 y 83 de la Ley de Contratación

Pública Codificada, según lo estipulado en la cláusula décima segunda del contrato; sin

embargo, el Coordinador de Administrador y Servicios no coordinó acciones con el área

financiera para efectivizar las garantías de fiel cumplimiento del contrato y del anticipo,

las que estuvieron vigentes hasta el 1 de abril de 2007 y fueron renovadas hasta el 7 de

junio de 2007, a fin de recuperar el valor entregado en calidad de anticipo.

Adicionalmente, se verificó que tampoco hubo fiscalización por parte del área de Diálogo

Social, conforme lo prescribe la cláusula décima tercera del contrato, en razón de que la

servidora encargada de la citada área desconoció sobre la responsabilidad que debía

asumir, pues el Administrador Zonal ni la Subprocuradora le comunicaron sobre del

particular.

Igualmente, como resultado de la revisión efectuada al procedimiento precontractual, se

estableció que no existe documentación que demuestre la necesidad de realizar esta

contratación, por lo que se desconoce cual fue el objetivo de contar con el documental de

las obras ejecutadas en la jurisdicción de la Administración Zonal, situación que no

garantizó que los recursos se hayan administrado con los criterios de austeridad y

economía.

Lo mencionado se presentó por falta de gestión del Administrador Zonal, Subprocuradora

y Coordinador de Administración y Servicios, lo que originó que no exista fiscalización,

no se haya ejecutado las garantías por falta de entrega del objeto del contrato en el plazo

estipulado, además que se realice un egreso sin precautelar la economía municipal.

Los citados servidores, no observaron lo que disponen las Normas de Control Interno para

el Sector Público 110-08 Actitud Hacia el Control Interno, párrafo uno.

Mediante oficios 2007-059, 060, 061 y 071-AT-ES de 29 de marzo y 11 de abril de 2007,

se comunicó lo hechos citados al Ex - Administrador de la Zona Valle de Tumbaco,

Subprocuradora y Coordinador de Administración y Servicios.

42

Posterior a la lectura del borrador del informe los servidores de la Administración Zonal de

Tumbaco emitieron los siguientes criterios:

− Subprocuradora de la Administración Zonal Valle de Tumbaco, con memorando

externo 04-SP-AZVT-2007 de 28 de mayo de 2007, manifestó que no existió omisión

de su parte, ya que remitió al Coordinador de Administración y Servicios con

memorando 352-SP-AZVT-06 de 27 de diciembre de 2006, los contratos de prestación

de servicios entre éstos el correspondiente a QUATROPUBLICOM, para que se sirva

proseguir con el trámite legal pertinente.

Al respecto, cabe aclarar que la Subprocuradora como un procedimiento

administrativo, más no legal, debió enviar un ejemplar del contrato suscrito a la

responsable de su fiscalización, en tal virtud no cambia lo comentado.

− En comunicación de 31 de mayo de 2007, el Ex – Administrador Zonal manifestó que

realizó la contratación de servicios profesionales con la empresa

QUATROPUBLICOM CIA. LTDA, para que elabore un documental sobre las obras

realizadas en la zona, la que iba ser utilizada en la rendición pública de cuentas que se

efectuó en el Centro de Exposiciones Quito en diciembre de 2006, evento en el que

todas las instancias municipales exhibieron documentales, fotografías, gigantografías

de su gestión.

Al respecto, el criterio emitido por el Ex - Administrador Zonal no está fundamentado,

ya que según la certificación emitida por la Directora de la Asesoría de Comunicación

y Diálogo Social en oficio 2185-RP de 14 de junio de 2007, la Feria de Rendición de

Cuentas del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito “Visión Q” se realizó

desde el 28 de noviembre hasta 3 de diciembre de 2006; pero, el contrato de servicios

profesionales con la empresa QUATROPUBLICOM CIA. LTDA, se suscribió el 20 de

diciembre de 2006, fecha posterior al indicado evento, en tal virtud no se modifica lo

comentado.

43

Acciones tomadas

Con oficio 00825–AZVT-2007 de 7 de junio de 2007, la Administradora Zonal solicitó a la

Compañía de Seguros Equinoccial efectivice las garantías de buen uso del anticipo y de

fiel cumplimiento del contrato presentadas por la empresa QUATROPUBLICOM CIA.

LTDA.

Conclusión

No se entregó en el plazo previsto el objeto del contrato suscrito con la empresa

Quatropublicom Cia. Ltda.; no obstante, no se procedió a ejecutar las garantías

presentadas, a fin de recuperar el anticipo entregado por US$6.982,50, lo cual afecta

económicamente a la institución; además no hubo fiscalización del contrato para asegurar

su cumplimiento, ni existe el sustento documental que demuestre la necesidad de realizar

esta contratación, situación que no garantiza que los recursos económicos no fueron

administrados con austeridad precautelando la economía municipal.

Recomendaciones


12. Dispondrá al Coordinador Zonal de Administración y Servicios y Tesorero, que

efectúen el seguimiento del trámite del oficio remitido a la Compañía de Seguros

Equinoccial, a fin de verificar que se proceda con la ejecución de las garantías

presentadas por la empresa Quatropublicom Cia. Ltda.

13. Controlará previa a la suscripción de contratos que exista el sustento documental que

demuestre la necesidad de comprometer los recursos económicos de la Administración

Zonal, de manera que se precautele la economía municipal.

44

A la Subprocuradora

14. Remitirá a la Unidad responsable de la fiscalización de servicios una copia del

contrato, a fin de que se programe su participación, lo que garantizará un adecuado

control y cumplimiento del mismo.

Pago en exceso en un contrato de obra

El 17 de mayo de 2006, se suscribió el contrato 004-006-AZVT para realizar la

construcción del graderío y la visera en el estadio “La Cocha” de la Parroquia de Pifo, por

un valor de US$10.681,93, sin IVA.

Posteriormente, según Orden de Cambio No.1, sin fecha, se autorizó un incremento de

US$1.730,08, por lo que el costo total de la obra ascendió a US$13.901,45, incluido el

IVA, la que fue recibida por la Administración Zonal. De este valor se efectuó los

siguientes descuentos: US$446,83 que corresponde a la parte proporcional del IVA (30%);

US$124,12 de 1% Ley de Profesionales; igual cantidad por retención en fuente y

US$85,46 por multas, quedando un total por pagar de US$13.120,92.

El 24 de mayo de 2006, se le entregó al contratista en calidad de anticipo US$6.409,16,

mediante cheque 5777 y el 23 de noviembre de 2006, se le canceló el valor de

US$11.365,57, luego de que se receptó la obra, dando un total pagado de US$17.774,73;

no obstante, que debió cancelarse US$13.120,92 por lo que existe una diferencia

US$4.653,81, según consta en el cuadro siguiente:

Valor Inicial del Contrato US$10.681,93

(+) Incremento autorizado US$1.730,08

(=) Total Costo de la Obra US$12.412,01

(+) Valor IVA US$1.489,44

(=) Total US$13.901,45

(-) Valor anticipo US$6.409,16

(-) Valor liquidación US$11.365,57

(-) Retención IVA 30% US$446,83

45

(-) Retención 1% Ley de Profesionales US$124,12

(-) Retención en la Fuente US$124,12

(-) Valor multa días de retraso US$85,46

(=) Diferencia cancelada en exceso US$4.653,81

Lo mencionado se presentó porque el Tesorero y el Jefe Zonal Financiero, no efectuaron

un apropiado control de la documentación sustentatoria del contrato suscrito, incumpliendo

lo que disponen las Normas de Control Interno para el Sector Público 220-03 Control

Interno Previo al Devengamiento y 230-10 Control Previo al Pago.

Cabe mencionar que la Contadora, mediante memorando 223-DF-AZVR-06 de 5 de

diciembre de 2006, comunicó al Tesorero sobre esta diferencia, a fin de que realice las

gestiones para recuperar los valores cancelados en exceso; no obstante, pese haber

transcurrido cuatro meses aproximadamente hasta el 27 de abril de 2006, fecha de

conclusión del trabajo en el campo, no efectuó ninguna diligencia.

Lo mencionado fue comunicado al Contratista, Analista Financiero 3 (Tesorero) y al Ex -

Jefe Zonal Financiero de la Administración Zonal Valle de Tumbaco, mediante oficios

2007-080,082 y 083-AT-ES de 19 de abril de 2007, respectivamente.

Posterior a la lectura del borrador del informe la Administradora Zonal, remitió a la

Directora Metropolitana Financiera el oficio 274 de 11 de junio de 2007, mediante el cual

solicitó la autorización para realizar un convenio de pago por el valor de US$4.653,81 más

los intereses respectivos, en atención al pedido efectuado por el contratista en

comunicación de 28 de mayo de 2007, requerimiento que no fue aceptado por la Tesorera

Metropolitana. Según consta en oficio 2007-08-6 de 6 de agosto del 2007.

Conclusión

Se efectuó un pago en exceso de US$4.653,81 por el contrato de construcción del graderío

y la visera en el estadio”La Cocha” de la Parroquia de Pifo, situación que afecta

46

económicamente a la municipalidad, ya que realizó un desembolso superior al monto de la

obligación contraída.

Recomendación

Al Tesorero y Jefe Zonal Financiero

15. Realizarán un apropiado control de la documentación soporte de los egresos, para

establecer el valor real a pagar a los proveedores de bienes y servicios, lo que evitará

que la Administración Zonal efectúe desembolsos superiores al valor de la obligación

contraída.

Inadecuada administración de los recursos informáticos

De la evaluación realizada a los procedimientos adoptados para la administración de los

recursos informáticos se obtuvieron los siguientes resultados:

− El artículo 97 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de

Bienes del Sector Público, publicado en el Registro Oficial 378 de 17 de octubre de

2006, establece que se deberá mantener un inventario, actualizado del parque

informático y del software adquirido; sin embargo, se verificó que la Administración

Zonal, no dispone del referido inventario, situación que no permite conocer datos

básicos, como: código del activo, número de serie, marca, ubicación, fecha de compra,

período de garantía, proveedor del equipo y estado de conservación, respecto del

hardware y en relación con el software no existen datos sobre: código del activo fijo,

identificación del producto, descripción del contenido, número de versión y serie entre

otros, lo que no permite disponer de información para ejercer el control respectivo.

Adicionalmente, el Director Metropolitano de Informática para la ejecución del

proyecto de desarrollo tecnológico y de comunicación electrónica del Municipio del

Distrito Metropolitano de Quito, coordinó con los responsables de las áreas de

Informática de las Administraciones Zonales para que procedan a ingresar información

47

sobre el inventario del software y hardware existente al Sistema denominado

“Inventario Informático”, a fin de conocer la realidad en el ámbito informático del

MDMQ, diligencia que no fue cumplida; situación que no permitió que se disponga de

información sobre la disponibilidad informática de la Administración Zonal para

controlar y regular el desarrollo informático institucional.

Lo mencionado se presentó por falta de gestión del Analista Administrativo 2,

responsable de la Jefatura Zonal Informática y de control del Coordinador de

Administración y Servicios, quienes incumplieron lo que disponen las Normas de

Control Interno para el Sector Público 110-08 Actitud Hacia el Control Interno en su

párrafo dos y la 110-10 Control Interno Concurrente, numerales 2 y 3, respectivamente.

− Los sistemas informáticos SIARH y el de Control de Trámites, no tienen

implementados controles de acceso lógico, que como ejemplo citamos que en el

primero permite ingresar en el caso de licencias sin sueldo un tiempo superior a sesenta

días que prevé el artículo I.124 del Código Municipal; en el segundo es posible

modificar el estado del trámite; además se comprobó que el sistema LINCE presenta

inconsistencias, pues no registró por varias ocasiones la hora de entrada y salida de los

servidores a pesar de que fue activado con la clave personal, situaciones que no

permiten contar con información confiable y completa y se presentaron porque el

Analista Administrativo 2, responsable de la Jefatura Zonal Informática, no realizó

pruebas y evaluaciones para identificar inconsistencia o inconformidades respecto a su

funcionamiento y consecuentemente tampoco coordinó con las Direcciones de

Recursos Humanos y Metropolitana de Informática, que desarrollaron los dos primeros

sistemas y con el representante de la empresa que diseñó el LINCE para que se efectúe

el mantenimiento respectivo, según lo prevé la Norma de Control Interno para el Sector

Público 400-03 Operación y Mantenimiento.

− El Analista Administrativo 2, responsable de la Jefatura Zonal Informática, no ejerció

control sobre el licenciamiento del software que utiliza la Administración Zonal Valle

de Tumbaco, de conformidad con lo previsto en la Norma de Control Interno para el

48

Sector Público 400-12 Administración del Software, lo cual no garantiza la legitimidad

de los programas utilizados.

− El Analista Administrativo 2, responsable de la Jefatura Zonal Informática, no

coordinó con la Dirección Metropolitana de Informática, a fin de obtener lineamientos

y políticas a ser aplicados en la elaboración del “Plan de Contingencias”, lo que no les

permite disponer de un documento que prevea las acciones a tomar en caso de que en la

Administración Zonal se presenten emergencias por desastres o se suspenda el

procesamiento de la información, por problemas con los equipos, programas y

usuarios, incumpliendo lo que dispone el numeral cuatro de la Norma de Control

Interno para el Sector Público 400-09 Seguridad General en los Centros de

Procesamiento de Datos.

− El Analista Administrativo 2, responsable de la Jefatura Zonal Informática, no

coordinó acciones con los Jefes de las diferentes Unidades que conforman la

Administración Zonal, a fin de planificar y ejecutar programas de capacitación en la

utilización de equipos y sistemas informáticos dirigidos a los funcionarios, lo cual no

garantiza el uso eficiente y eficaz de los mismos, inobservando lo que dispone el

párrafo dos de la Norma de Control Interno para el Sector Público 400-10 Utilización

de los Equipos, Programas o Información Institucional y el numeral siete del

Reglamento Orgánico, referente a las funciones específicas de la Unidad de

Informática, constante en la Resolución del Concejo Metropolitano 0644 de 12 de

diciembre de 2002.

Los hechos citados fueron comunicados al Analista Administrativo 2 (responsable

encargado de la Jefatura Zonal Informática) y al Coordinador de Administración y

Servicios de la Administración Zonal Valle de Tumbaco, con oficios 2007-067 y 073-AT-

ES de 5 y 12 de abril de 2007.

Conclusión

No existe un inventario de hardware y software, ni se efectuó evaluaciones a los sistemas,

lo que no permite disponer de datos para ejercer el control respectivo y limita contar con

49

información confiable y completa; además, no se controló el software que se utiliza, lo que

no garantiza su legitimidad y no se dispone de un “Plan de Contingencias”, por lo que se

desconoce las acciones que se debe tomar en el caso que se presenten eventualidades de

carácter informático, tampoco se planificó programas de capacitación en la utilización de

equipos y sistemas informáticos, lo que no garantiza su uso eficiente.

.

Recomendaciones


16. Dispondrá al responsable de la Unidad de Informática, cumpla con lo siguiente:

a) Elabore un inventario del hardware y software de la Administración Zonal, lo que

permitirá contar con información para ejercer el control respectivo, para lo cual

considerará información relativa a: código del activo, número de serie, marca,

ubicación, fecha de compra, período de garantía, proveedor del equipo, estado de

conservación, respecto del primero y en relación con el segundo, datos sobre:

identificación del producto, descripción del contenido, número de versión y serie, entre

otros.

b) Ingrese al sistema denominado “Inventario Informático” la información sobre el

inventario del software y hardware existente en la Administración Zonal, lo que

permitirá contar con datos para ejercer el control respectivo.

c) Realice constantes pruebas y evaluaciones a los sistemas que utiliza la Administración

Zonal, lo que permitirá identificar inconsistencias o inconformidades que éstos

presentan en su funcionamiento, luego de lo cual coordinará con la Dirección

Metropolitana de Informática y con los representantes de las empresas que

desarrollaron los sistemas para que se efectúe el mantenimiento respectivo.

d) Realice un inventario de las estaciones de trabajo, identificando en cada uno de los

equipos la licencia oficial de uso, luego de lo cual coordinará con la Dirección

50

Metropolitana de Informática, para que se proceda a legalizar las licencias del software

que está instalado y funcionando en la Administración Zonal.

e) Coordine con el Director Metropolitano de Informática, para que le proporcione los

lineamientos y políticas a ser aplicados en la elaboración del “Plan de Contingencias”,

lo que permitirá disponer de un documento que prevea las acciones a tomar en caso de

que en la Administración Zonal se presenten emergencias por desastres o se suspenda

el procesamiento de la información, por problemas con los equipos, programas y

usuarios.

f) Coordine con los Jefes de las diferentes Unidades que conforman la Administración

Zonal, a fin de planificar y ejecutar programas de capacitación en la utilización de

equipos y sistemas informáticos dirigidos a los funcionarios, lo que garantizará el uso

eficiente y eficaz de los mismos.

Falta de control de la ocupación del restaurante del balneario de Cununyacu

El local donde funciona el restaurante del Balneario de Cununyacu, se mantuvo ocupado

desde el mes de abril hasta diciembre de 2006, según consta en comunicación de 19 de

diciembre de 2006, suscrita por la persona que hizo uso de este local; sin embargo, se

verificó que no existe el contrato de arrendamiento que establezca los compromisos

adquiridos por las partes como es el pago de canon respectivo, cancelación del consumo de

servicios básicos, entre otros.

Sobre la ocupación, el Administrador del referido establecimiento, expresó en oficio 08-

BCAZVT de 27 de abril de 2007, que le sugirió al Administrador Zonal, pensando mejorar

el servicio a los usuarios, le autorice la utilización del restaurante sin que se cobre por el

uso hasta que se fije el canon de arrendamiento por parte de la Unidad de Gestión de la

Propiedad Municipal, particular que fue debidamente autorizado, según consta en el citado

oficio. Con relación al canon el ocupante del inmueble en comunicación de 19 de

diciembre de 2006, manifestó que el Administrador del Balneario de Cununyacu le impuso

51

el pago de US$650,00 mensuales, de lo cual no adjuntó los documentos los

correspondientes.

Con respecto al cobro de dichas mensualidades es procedente mencionar que la persona

que efectuó los pagos presentó la denuncia respectiva a un Concejal el 1 de noviembre de

2006, la cual se la remitió a la Comisión Metropolitana de Lucha contra la Corrupción y

producto de su gestión se inició un Sumario Administrativo al Analista Financiero 3

(Administrador del Balneario de Cununyacu), cuyo trámite concluyó con la destitución del

citado servidor, según consta en la Resolución 22 y Acción de Personal 2328 de 2 de

mayo de 2007.

La falta de control del Administrador Zonal del Valle de Tumbaco, del Coordinador de

Administración y Servicios y del Analista Financiero 3, originó que se ocupe el local

donde funciona el restaurante en el Balneario de Cununyacu, sin el sustento legal

respectivo y consecuentemente que no se recaude los valores por concepto de

arrendamiento.

Los citados servidores, incumplieron lo que disponen las Normas de Control Interno para

el Sector Público 110-08 Actitud Hacia el Control Interno, párrafo uno y dos y 110-10

Control Interno Concurrente, numeral 6.

El hecho referido fue comunicado al Ex - Administrador Zonal del Valle de Tumbaco y al

Coordinador de Administración y Servicios, mediante oficios 2007-091, 092 y 137-AT-ES

de 25 de abril y 16 de mayo de 2007.

Posterior a la lectura del borrador del informe, el Ex – Administrador en comunicación de

31 de mayo de 2007, manifestó que:

...“En cuanto se refiere a su afirmación “...particular que fue debidamente autorizado...”

que menciona como la supuesta autorización para la utilización del restaurante la rechazo

enfáticamente...”

Al respecto, es necesario aclarar que en el presente informe no afirmamos sobre la

autorización para la ocupación del local donde funciona el restaurante; sino que el indicado

52

criterio consta en oficio 08-BCAZVT de 27 de abril de 2007, suscrito por el Administrador

del Balneario, por lo que únicamente hacemos referencia.

Conclusión

No se ejerció control sobre las instalaciones del Balneario de Cununyacu, lo que ocasionó

que se utilice el local del restaurante sin que exista el respectivo contrato que prevea los

compromisos adquiridos por las partes y que no se recaude los valores en concepto de

canon de arrendamiento.

Recomendación


17. Coordinará con el Jefe de la Unidad de Gestión de la Propiedad Municipal, para que se

proceda al arrendamiento del restaurante que funciona en el Balneario de Cununyacu,

observando los requerimientos legales previstos en la Ley Orgánica de Régimen

Municipal, lo que garantizará contar con el sustento legal respectivo que prevea los

compromisos adquiridos por las partes y la recaudación de los valores en concepto de

canon de arrendamiento; así como, el bienestar de los usuarios que asisten a este sitio

de recreación.

No se ejecutaron las obras previstas ni se cumplió con el proceso para la contratación

y adjudicación

Del análisis efectuado al proceso de contratación y ejecución de obras, se establecieron las

novedades que se detallan a continuación:

− El plan de obras elaborado para el año 2006, fue ejecutado los últimos meses del año,

situación que originó que los valores asignados para gastos de inversión no sean

utilizados en su totalidad, pues se verificó un saldo de US$308.674,07, según consta en

el memorando 0001-DF-AZVT-07 de 4 de enero de 2007, suscrito por el Jefe

53

Financiero, situación que afectó a la comunidad, ya que no se construyó las obras

programadas.

Lo mencionado se presentó por falta de gestión del Administrador Zonal y del

Coordinador Zonal de Obras Públicas, Parques y Jardines, quienes no coordinaron

acciones para solicitar a la Dirección Metropolitana Financiera para que se realice las

transferencias correspondientes incumpliendo lo que disponen el literal a) de los

numerales 1 y 2 del artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

y el párrafo primero de la Norma de Control Interno para el Sector Público 110-08

Actitud Hacia el Control Interno.

− Se verificó que, la adjudicación de los contratos de obras por cuantías desde el 5%

hasta el 100% del coeficiente del 0.00001 del Presupuesto Inicial del Estado, no se

realizó en forma aleatoria, pues las efectuó el Comité Interno de Contratación de la

Administración Zonal, previo estudio y análisis de ofertas que concluyó con la

adjudicación a la propuesta más conveniente, situación que concuerda con lo

establecido en el artículo 14 del Instructivo Sustitutivo para los Procesos de

Adquisición de Bienes Muebles, Ejecución de Obras y Prestación de Servicios (..),

emitido mediante Resolución A036 de 12 de junio de 2006, que expresa que: en el caso

de que el contratista adjudicado no esté disponible para realizar la obra o no acepte los

precios referenciales institucionales, y/o los términos señalados por la Institución se

adjudicará de acuerdo al orden secuencial del sorteo a otro de los contratistas

seleccionados en la lista de espera.

Lo mencionado se presentó en razón de que los artículos 12 y 13 del citado Cuerpo

Legal, establece que las obras por cuantías del 5% hasta el 100% del coeficiente del

0.00001 del PIE se ejecutarán mediante la suscripción de contratos y la invitación se la

realizará en forma aleatoria, normas que no concuerdan con lo que prevé el artículo 14

antes citado, que hace referencia a que la adjudicación se la efectuará al azar.

A pesar de existir inconsistencia en las normas legales emitidas, la Subprocuradora de

la Administración Zonal Valle de Tumbaco, no solicitó a la Procuraduría Metropolitana

54

una aclaración sobre su aplicación, incumpliendo lo que dispone la Norma de Control

Interno para el Sector Público 110-08 Actitud Hacia el Control Interno, en su párrafo

dos.

Mediante oficios 2007-133, 134 y 136-AT-ES de 14 de mayo de 2007, se comunicó los

hechos mencionados al Ex - Jefe Zonal de Obras Públicas, Subprocuradora y al Ex -

Administrador Zonal del Valle de Tumbaco, respectivamente.

Posterior a la lectura del borrador del informe, el Ex - Administrador Zonal en

comunicación de 31 de mayo de 2007, mencionó que las obras no fueron ejecutadas por

diversos motivos, el más importante el cambio de Administrador, ya que se dejaron listos

convenios y contratos que debían ser realizados y que se presume que no fueron objeto de

interés del nuevo Administrador.

Además, informó que las obras del Plan Operativo del 2006, se ejecutaron en los últimos

meses del año, debido a que el Jefe Zonal Financiero informó que no es posible certificar

los compromisos de gasto hasta que el Concejo Municipal y el señor Alcalde autoricen la

Primera Reforma Presupuestaria, según consta en memorando 145-DF-AZVT-2006.

Sobre lo mencionado por el ex – funcionario es necesario aclarar que no se coordinó

oportunamente con la Dirección Metropolitana Financiera para que efectúe las

transferencias del presupuesto aprobado para obras y, con respecto al cambio del

Administrador, es importante mencionar que el ex - servidor permaneció en ese cargo hasta

el 31 de enero de 2007, en tal virtud no se modifica lo comentado.

Conclusión

No se ejecutó el plan de obras previsto para el año 2006, lo que originó que no se utilice

US$308.674,07 del presupuesto asignado para el citado año; además, las adjudicaciones

por cuantías del 5% hasta el 100% del coeficiente del 0.00001 del PIE no se las realizó en

forma aleatoria debido a que existe inconsistencia en las normas contenidas en la

Resolución 036 emitida el 12 de junio de 2006.

55

Recomendaciones

A la Subprocuradora

18. Coordinará con el Procurador Metropolitano para que se revise el contenido de la

Resolución 036 emitida el 12 de junio de 2006, la que contiene el Instructivo para los

Procesos de Adquisición de Bienes Muebles, Ejecución de Obras y Prestación de

Servicios No Regulados por la Ley de Consultoría, a fin de que exista armonía entre las

normas que conforman dicho cuerpo legal.


19. Controlará que las obras se ejecuten de conformidad con el cronograma previsto, para

lo cual realizará las gestiones necesarias ante la Dirección Metropolitana Financiera

para disponer de los recursos asignados en el presupuesto anual para obras, lo que

permitirá cumplir con lo planificado.

20. Vigilará, una vez realizada la revisión y reformas respectivas al contenido de la

Resolución 036 emitida el 12 de junio de 2006, la misma que contiene el Instructivo

para los Procesos de Adquisición de Bienes Muebles, Ejecución de Obras y Prestación

de Servicios No Regulados por la Ley de Consultoría, que en el caso de las

adjudicaciones de contratos de obras por cuantías del 5% hasta el 100% del coeficiente

del 0.00001, se realice en forma aleatoria, para lo cual se elaborará el acta respectiva en

constancia de la diligencia realizada. En este documento se registrarán los nombres de

los beneficiarios del sorteo y la firma de los contratistas participantes que se

presentaron, lo que permitirá que la selección se la realice considerando iguales

derechos y oportunidades.

56

No se ejerció control sobre los procesos legales de las Comisarías

Del análisis realizado a los procesos tramitados por las Comisarías Metropolitanas y de

Aseo, se obtuvieron los siguientes resultados:

− En las Comisarías Metropolitanas de Tumbaco, Aeropuerto y Aseo, se mantienen

registros manuales para controlar los procesos instaurados, situación que limita a los

servidores efectuar el seguimiento, control y obtención de estadísticas; hecho que se

presentó porque los Comisarios no comunicaron al Administrador Zonal para que

disponga al Jefe Zonal de Informática, desarrolle un sistema que permita el proceso

automatizado de la información que reciben, generan y despachan estas áreas o para

que se solicite a los Administradores de las Zonas Manuela Sáenz, Quitumbe o Valle

de los Chillos los programas que utilizan para que sean instalados en las Comisarías de

manera que se aprovechen los sistemas desarrollados, conforme lo establece el párrafo

segundo de la Norma de Control Interno para el Sector Público 400-11

Aprovechamiento de los Recursos Computarizados del Sector Público.

Los citados servidores, no observaron lo que dispone el párrafo uno de la Norma de

Control Interno para el Sector Público 110-08 Actitud Hacia el Control Interno.

− Los artículos R.II.284 y R.II.285 de la Ordenanza 095, publicada en el R.O. 187 de 10

de octubre de 2003, establecen que se sancionará con una multa equivalente al 100%

del valor de la garantía a quienes construyan, modifiquen o reparen edificaciones que

respetan las normas de zonificación, pero no cuentan con planos aprobados, ni con

permiso de construcción o que además de no contar con los documentos habilitantes

citados contravengan las normas de zonificación, sin perjuicio de que el Comisario

Metropolitano ordene la suspensión de la construcción hasta que presente el permiso

correspondiente, dentro del plazo que no exceda sesenta días pudiendo llegar incluso al

derrocamiento.

Así mismo, el artículo 281 constante en la Ordenanza 138, expedida el 16 de febrero de

2005 y su reforma constante en la Ordenanza 170, publicada en el R.O. 202 de 3 de

57

febrero de 2006, disponen que los que construyan, amplien o modifiquen edificaciones

sin contar con las Actas de Registro de Planos Arquitectónicos y la respectiva Licencia

de Construcción, serán sancionados con una multa equivalente al 100% del fondo de

garantía, sin perjuicio de que el Comisario Metropolitano ordene la suspensión de las

obras hasta que presente la licencia de construcción respectiva en el término de treinta

días, caso contrario ordenará el derrocamiento de las obras.

No obstante, de existir la normatividad citada, se verificó que el Comisario

Metropolitano de Tumbaco, no estableció las multas considerando el 100% de la

garantía, según lo prevén las normas citadas para los casos en los que se construyeron

sin planos aprobados y permisos o sin contar con las Actas de Registro de Planos

Arquitectónicos y la respectiva Licencia de Construcción; pues, se las determinó en

valores menores a los que correspondía, considerando el porcentaje de avance de la

obra, lo que originó que no ingrese a la Institución US$13.261,82.

El Comisario Metropolitano de Tumbaco, no actúo diligentemente, inobservando lo

que dispone el párrafo segundo de la Norma Técnica de Control Interno 300-03

Actuación y Honestidad de los Funcionarios.

Lo mencionado fue comunicado a los Comisarios Metropolitanos de Tumbaco, Aeropuerto

y de Aseo, con oficios 2007-086-087 y 138-AT-ES de 23 de abril y 17 de mayo de 2007,

en su orden.

Posterior a la lectura del borrador del informe, el Comisario Metropolitano Zona del Valle

de Tumbaco, en oficio 06-GIV-CM1-AZVT-07 de 30 de Mayo del 2007, expresó que

procedió a imponer las multas considerando lo dispuesto en el artículo 473 de la Ley

Orgánica de Régimen Municipal y no lo que estipula el artículo 281 del Código Municipal,

ya que la primera, es una norma de mayor jerarquía; además, que actuó de conformidad

con la disposición impartida por el Alcalde en la Resolución No.120-2006 de 18 de mayo

de 2006, en la consta que debe sancionar de acuerdo al avance de obra.

58

Al respecto el Procurador Metropolitano emitió su criterio mediante oficio 1442-2007 de 7

de junio de 2007, en los siguientes términos:

“...de conformidad con el Art. 228 de la Constitución el Concejo Metropolitano tiene

facultad legislativa local, Procuraduría coincide con el criterio de Auditoría

Metropolitana en cuanto que en el caso analizado debía multarse a los infractores

considerando el 100% del fondo de garantía que correspondía aplicar al área construida

de conformidad con lo previsto por el Art. 473 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal

y el Art.II.-281 del Código Municipal...”

Respecto de lo mencionado, es necesario aclarar que el Comisario no actuó de

conformidad con lo previsto en el artículo 273 de la Ley Orgánica que Régimen Municipal,

pues no sancionó con el 100% de la garantía; por lo tanto, no se modifica lo comentado.

Conclusión

Los Comisarios Metropolitanos de Tumbaco, Aeropuerto y de Aseo, no realizaron

gestiones para instalar el sistema automatizado para el control de trámites, lo que originó

que los procesos se los realice manualmente; además, se verificó que el Comisario

Metropolitano de Tumbaco, no sancionó a los infractores con el 100% de la garantía, lo

que originó que no ingrese a la Institución US$13.261,82.

Recomendaciones


21. Coordinará con los Administradores de las Zonas Manuela Sáenz, Quitumbe o Valle de

los Chillos, para solicitar el software que utilizan para el control de los trámites de las

Comisarías, a fin de que se los instale en la dependencia a su cargo de manera que

aprovechen los sistemas desarrollados en la municipalidad.

59

Al Comisario Metropolitano de Tumbaco

22. Considerará el monto de la garantía para establecer las multas que deba imponer a los

contraventores que construyan sin contar con las Actas de Registro de Planos

Arquitectónicos y la respectiva Licencia de Construcción, de manera que ésta

corresponda al valor del 100% de la garantía que contempla las normas emitidas por la

municipalidad.

60

CAPÍTULO IV

RESULTADOS ESPECÍFICOS POR COMPONENTES

Resultado de la evaluación a las etapas del proceso presupuestario

La Dirección Metropolitana Financiera, remite anualmente a cada una de las dependencias

que conforman la municipalidad, las políticas, disposiciones generales, techos para la

programación y formulación de proformas presupuestarias, los que una vez analizados son

incluidos en el presupuesto general del Municipio de Quito y, aprobado por el Concejo

Metropolitano.

Del análisis realizado a la programación presupuestaria de la Administración Zonal Valle

de Tumbaco, se estableció que para el cumplimiento de sus metas y objetivos durante el

año 2006, el Concejo Metropolitano, asignó un presupuesto de US$1’699.240,00, según

consta en oficio 00045 de 17 de enero de 2006, emitido por la Directora Metropolitana

Financiera.

Posteriormente, mediante oficio 812 de 31 de octubre de 2005, la Directora Metropolitana

Financiera, envió al Administrador Zonal del Valle de Tumbaco la primera reforma

aprobada al presupuesto por US$945.142,38, equivalentes al 56% del inicialmente

asignado, valor que debía destinarse para gastos de inversión y capital, tales como: Gastos

de Personal para Inversión, Bienes y Servicios de Consumo para Inversión, Otros Gastos

de Inversión y Transferencias para Inversión; en tal virtud, la Administración Zonal contó

con un prepuesto codificado de US$2.644.382,38.

Del total del presupuesto codificado, se pagaron US$2.112.844,12, equivalentes al 80%,

quedando un saldo no utilizado de US$531.538,26 que representa el 20%, lo que

demuestra que no existió una apropiada ejecución presupuestaria. De este valor el 4%

aproximadamente, equivalente a US$18.764,58 corresponde a Gastos de Personal para

Inversión, de cuya administración no es responsable la Administración Zonal Valle de

Tumbaco, ya que por política de la municipalidad la Dirección de Recursos Humanos,

maneja estos recursos, pero la afectación presupuestaria se la realiza directamente a la

asignación de la Administración Zonal.

61

De los restantes US$512.773,68, se asignó US$658,51 (0,12%) para gastos de capital, los

cuales corresponden a un monto mínimo que no fue utilizado y US$512.115,17 (96%)

estuvieron destinados para: Bienes y Servicios de Inversión, Obras Públicas, Otros Gastos

de Inversión y Transferencias y Donaciones para inversión, los cuales no fueron

aprovechados en su totalidad, en razón de que el Administrador Zonal y el Coordinador de

Administración y Servicios, no coordinaron acciones para solicitar la transferencia de los

recursos asignados para cumplir los objetivos programados, incumpliendo lo que dispone

el numeral 2 literal a) del artículo 2 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del

Estado; así como el párrafo primero de la Norma de Control Interno para el Sector Público

110-08 Actitud Hacia el Control Interno.

Monto reformas presupuestarias

Asignación inicial del presupuesto

Monto pagado Monto codificado

Saldo por devengar Monto codificado

Saldo de gastos de inversión no utilizado


Saldo de gastos de capital no utilizado Saldo presupuestario no utilizado

Saldo de gastos de personal para inversión no utilizado


= 945.142,38 = 55,62% 1.699.240,00 = 2.112.844,12 = 79,90% 2.644.382,38 = 531.538,26 = 20,10% 2.644.382,38 = 512.115,17 = 96,35% 531.538,26 = 658,51 = 0,12% 531.538,26 = 18.764,58 = 3,53% 531.538,26

Además, se verificó que el Jefe Zonal Financiero, no mantiene un registro individualizado

para el control contable y presupuestario de cada uno de los proyectos, cuya fuente de

financiamiento está a cargo de la Administración, según lo prevé la Norma Técnica de

Contabilidad Gubernamental 2.2.8, referente a inversiones en proyectos y programas, lo

que no le permitió disponer de información respecto a los gastos directos e indirectos

incurridos en su desarrollo, para dar a conocer al Administrador y a los responsables de su

ejecución, a fin de que tomen las acciones correctivas en caso de desfases económicos.

62

Mediante oficios 2007-065, 071 y 207-AT-ES de 04, 11 y 30 de abril de 2007, se

comunicó lo hechos detallados al Ex - Jefe Zonal Financiero, al Coordinador Zonal de

Administración y Servicios y Administrador Zonal, respectivamente.

Conclusión

Del total del presupuesto codificado se pagaron US$2.112.844,12, equivalentes al 80%,

quedando un saldo no utilizado de US$531.538,26 que representa el 20%, lo que

demuestra que no existió una adecuada ejecución presupuestaria, pues no se utilizó los

recursos asignados en el cumplimiento de los objetivos previstos, además no se mantienen

registros presupuestarios por cada proyecto, lo que limitó disponer de información

desagregada para ejercer el control respectivo.

Recomendaciones


23. Dispondrá a la Jefa Zonal Financiera, que mensualmente le remita los saldos

presupuestarios, lo que le permitirá disponer de información para identificar las

partidas que no se encuentran adecuadamente ejecutadas para tomar los correctivos

necesarios, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos previstos con la utilización

de los recursos asignados.

24. Dispondrá a la Jefa Zonal Financiera, elabore un registro individualizado para el

control contable y presupuestario de cada proyecto, a fin de disponer de información

con respecto a los gastos directos e indirectos incurridos en su desarrollo, lo que le

permitirá comunicar a los responsables de su ejecución, para que tomen las acciones

correctivas en caso de desfases económicos.

63

Resultados de la ejecución del Plan Operativo

La Administración Zonal planificó para el año 2006, la realización de diecisiete proyectos,

de los cuales se evaluó el de Infraestructura para la Salud y Recuperación de Ríos y

Quebradas, los cuales tienen continuidad en el 2007 y se obtuvo los siguientes resultados:

Proyecto: Recuperación de ríos y quebradas

El objetivo general de este proyecto, fue recuperar el equilibrio ecológico mediante el

mejoramiento de las micro cuencas y de las fuentes de agua de la AZVT.

Este proyecto se lo evalúa de muy probable cumplimiento hasta concluir el año 2007, pues

del análisis realizado a las dos metas establecidas, se determinó que éstas fueron

cumplidas, por lo que en su conjunto se desarrolló en un 100%, según se demuestra con la

aplicación de los indicadores que se presentan a continuación y los resultados que se

detallan en el cuadro siguiente; por lo tanto, se considera que la viabilidad futura de este

proyecto es alta y la gestión cumplida para su ejecución fue muy satisfactoria.

Con relación a la disponibilidad económica para la ejecución de este proyecto, se verificó

que no se consideró dentro del presupuesto del año 2006 de la Administración Zonal los

recursos requeridos; pero según consta en el proyecto, se preveía la participación de la

comunidad en US$20.000,00, de los cuales se entregó en materiales US$4.932,00

equivalente al 25%.

El proyecto presenta los siguientes factores positivos y negativos que influirán en la

evolución de los resultados esperados, tales como: participación de la comunidad y con

respecto a las limitaciones, no existe asignación de recursos en el presupuesto del año

2007, ni el personal necesario para su ejecución.

64

Indicadores de Rendimiento

Objetivos Específicos

Metas programadas para el año 2006

Resultados al 31 de diciembre de 2006

Cantidad Total Al 31 de diciembre de 2006, se intervendrán 3 quebradas de la Parroquia de Yaruquí.

Se intervinieron las quebradas de La Isla, Guambi y San Carlos de la Parroquia de Yaruquí.

3/3 100%

Limpiar y cercar las quebradas con problemas de contaminación en las parroquias de la AZVT.

Al 31 de diciembre de 2006, se cercarán 5 quebradas, 3 en la Parroquia de Tumbaco y 2 en Cumbayá.

Se cercaron las quebradas: La Morita, Vertiente Ilaló y Chaquishcahuayco en la Parroquia de Tumbaco y Onda Seca y aledaña al SIS en Cumbayá.

5/5 100%

Total Avance del Proyecto: 100%

Quebradas recuperadas, reforestadas y cercadas

Quebradas programadas recuperar, reforestar y cercar

Contribución recibida de la comunidad Contribución programada recibir de la comunidad para ejecución del

proyecto

8 = 100% 8 US$4.932,00=24,66% US$20.000,00

En los dos cuadros siguientes se presenta un análisis y clasificación de los supuestos del

proyecto; así como, la determinación de riesgos y medidas de mitigación:

Evaluación de la probabilidad de ocurrencia Supuestos

Alta Baja Aporte Económico del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito para la ejecución del proyecto.

X

Recurso Humano suficiente para la ejecución del proyecto.

X

Participación de la Comunidad X

65

Riesgos Identificados Medidas de mitigación

Falta de recursos económicos

Coordinar acciones, a fin de que se le asigne recursos para recuperar el equilibrio ecológico mediante el mejoramiento de las micro cuencas y de las fuentes de agua.

Escaso personal para ejecutar el proyecto.

Realizar gestiones ante el Administrador Zonal, a fin de que se le designe el recurso humano necesario para la ejecución del proyecto.

Conclusión

El proyecto “Recuperación de ríos y quebradas“, se lo evalúa de muy probable

cumplimiento hasta concluir el año 2007, pues del análisis realizado al cumplimiento de las

metas establecidas, se determinó que estas se ejecutaron en un 100%; por lo tanto, la

viabilidad futura es alta, pero existen limitaciones que influirán en la evolución de los

resultados esperados tales como limitación de recursos, ya que en el presupuesto del 2007

no se prevé ninguna asignación; además no se cuenta con recursos humanos necesarios.

Recomendación


25. Coordinará acciones con la Directora Metropolitana Financiera, para que se incluya en

el presupuesto de la Administración Zonal los recursos necesarios para la ejecución del

proyecto recuperación de ríos y quebradas, lo que permitirá recuperar el equilibrio

ecológico mediante el mejoramiento de las micro cuencas y de las fuentes de agua.

66

Proyecto: Infraestructura para la Salud

El objetivo general de este proyecto, fue incrementar la oferta de servicios de atención del

parto en el Valle de Tumbaco y mejorar el estilo de vida de la población.

Este proyecto se lo evalúa de probable cumplimiento hasta concluir el año 2007, pues del

análisis realizado a las seis metas establecidas, se determinó que dos se cumplieron, dos

parcialmente e igual número no se cumplieron, por lo que en su conjunto se desarrolló en

un 50%, según se demuestra con la aplicación de los indicadores que se presentan a

continuación y los resultados que se detallan en el cuadro siguiente; por lo tanto, se

considera que la viabilidad futura de este proyecto es mediana y la gestión efectuada para

su realización fue satisfactoria.

Con relación a la disponibilidad económica para la ejecución de este proyecto, se verificó

que se consideró dentro del presupuesto del año 2006 de la Administración Zonal el valor

de US$3.000,00, adicionalmente según consta en el proyecto se preveía la participación de

la Dirección Metropolitana de Salud, ICAM, EMOP, Ministerio de Salud por

US$699.400,00; no obstante, los recursos no fueron transferidos.

El proyecto presentó los siguientes factores positivos y negativos que influirán en la

evolución de los resultados esperados tales como: interés de la comunidad, y con respecto

a las limitaciones no existe asignación de recursos y de personal para la ejecución del

proyecto.

67

Indicadores de Rendimiento

Objetivos Específicos (*)

Metas programadas para el año 2006

Resultados al 31 de diciembre de 2006

Cantidad Total Hasta el 31 de diciembre de 2006, se descentralizarán 2 áreas de salud (1 de prevención y 1 de control).

Para el control de salud, se conformó un área de control sanitario de alimentos, a pesar de que la municipalidad no tiene facultad para ejercer este tipo de control.

½ 50%

Hasta el 31 de diciembre de 2006, se conformará e1 Consejo Zonal de Salud.

Se conformó 1 Consejo Zonal de Salud.

1/1 100%

Hasta el 31 de diciembre de 2006, se conformará un Sistema de Vigilancia de Salud en la parroquia de Tumbaco.

Se conformó un Sistema de Vigilancia de Salud.

1/1 100%

Hasta el 31 de diciembre de 2006, se elaborará un Plan de Intervención aprobado por la AZVT.

No se elaboró el Plan de Intervención.

0/1 0%

Hasta el 31 de diciembre de 2006, se dotará de equipamiento a los 8 Centros de Salud Municipales, 1 por cada parroquia.

No se dotó de equipamiento a los 8 Centros de Salud Municipales.

0/8 0%

Dar atención de salud a la comunidad en general.

Hasta el 31 de diciembre de 2006, se aprobará el proyecto y se construirá una Maternidad de estancia corta en la parroquia de Tumbaco.

No se construyó la Maternidad en la parroquia de Tumbaco, pero existe el proyecto y planos aprobados para iniciar los trabajos.

1/2 50%

Total Avance del Proyecto: 50%

68

Áreas de salud descentralizadas =

Áreas de salud programadas descentralizar

Consejo zonal de salud conformado = Consejo zonal de salud programado conformar

Sistema de vigilancia de salud conformado =

Sistema de vigilancia de salud programado conformar

Plan de intervención aprobado por la AZVT = Plan de intervención programado aprobar por la AZVT

Centros de salud municipal dotados con equipamiento =

Centros de salud municipal programados dotar con equipamiento

Maternidad de estancia corta construida = Maternidad de estancia corta planificada construir

1 = 50% 2 1 = 100% 1 1 = 100% 1 0 = 0% 1 0 = 0% 8 1 = 50% 2

En los dos cuadros siguientes se presenta un análisis y clasificación de los supuestos del

proyecto; así como, la determinación de riesgos y medidas de mitigación:

Evaluación de la probabilidad de ocurrencia Supuestos

Alta Baja Aporte económico del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito para la ejecución del proyecto.

x

Apoyo económico de otras instituciones x

Dotación de personal para la ejecución del proyecto. x

Riesgos Identificados Medidas de mitigación

Falta de coordinación con otras instancias municipales y del sector público para la obtención de recursos para equipamiento de centros de salud municipales y construcción de maternidad en la Parroquia de Tumbaco

Coordinar con Director Metropolitano de Salud, EMOP, ICAM y Ministerio de Salud Pública para dotación de recursos para ejecución del proyecto.

No se elaboró el Plan de Intervención de estilos de vida saludables.

Coordinar con la Dirección Metropolitana de Salud para la elaboración del Plan de Intervención de estilos de vida saludables.

69

Conclusión

El proyecto “Infraestructura para la Salud“, se lo evalúa de probable cumplimiento hasta

concluir el año 2007, pues del análisis realizado a las seis metas establecidas, se determinó

que dos se efectuaron, dos parcialmente e igual número no se cumplieron, por lo que en su

conjunto se desarrolló en un 50%; por lo tanto la viabilidad futura es mediana, ya que

existen limitaciones que influirán en la evolución de los resultados esperados para el citado

año, como son la limitación de recursos económicos y de personal.

Recomendación


26. Coordinará con el Director Metropolitano de Salud, EMOP, ICAM y Ministerio de

Salud Pública, a fin de que transfieran los recursos previstos para la ejecución del

proyecto “Infraestructura para la Salud”, lo que permitirá contar con disponibilidad

económica para el equipamiento de centros de salud municipales y la construcción de

la maternidad en la Parroquia de Tumbaco.

27. Dispondrá al Jefe Zonal de Salud, coordine con la Dirección Metropolitana de Salud,

para la elaboración del Plan de Intervención de estilos de vida saludables, luego de lo

cual se lo ejecutará con la participación de la comunidad, situación que permitirá el

mejoramiento de la salud de la población.

Atentamente,

Dr. Edison Shugulí Oña AUDITOR GENERAL METROPOLITANO (E)

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