my business pos manual

MyBusiness POS Gua del Usuario

Datos del Fabricante:

Dintelsis, S. A. de C. V.Progreso 207. Delegacin San Buenaventura. Toluca, Mxico. 50110. Conmutador: 01(722) 274-0404 Fax: 01(722) 274-3165 Web: www.dintelsis.com Informacin: [email protected] Soporte: [email protected]

MyBusiness POS Gua del UsuarioGUIA DEL USUARIO

MyBusiness POS MyBusiness POS. El software est elaborado para

Agradecemos su preferencia en

ser usado como una til herramienta que facilite el control administrativo de las empresas, con especial nfasis en los puntos de venta.

Ms que un manual extensivo, este documento pretende ser una gua para el usuario estndar. A continuacin explicaremos los alcances de Historia El sistema

MyBusiness POS

de software de control administrativo existentes. Concluimos que la gran mayora de estos programas son muy poco flexibles y acartonados, algunos de ellos sin modificaciones significativas desde hace aos, lo cual los hace obsoletos. En otras palabras, la gran mayora de stos son programas son limitados, sin el dinamismo que las empresas requieren actualmente. En el otro extremo estn los programas que, siendo robustos, son exorbitantemente caros e inaccesibles para la micro y pequea empresa. Fue as que decidimos desarrollar la primera versin del sistema a principios de 1999. Comenz como una aplicacin estndar desarrollada en Visual Basic que acceda a una base de datos de Microsoft Access, como lo hacen en la actualidad una gran cantidad de programas. Las versiones sucesivas lo fueron evolucionando hasta convertirse en lo que es hoy: un sistema robusto que puede realizar todas las operaciones comerciales de la empresa de forma gil y con precio accesible. El software es capaz de correr en una red convencional y tambin a travs de Internet en todos sus mdulos, lo que significa una gran posibilidad de control inmediato y remoto. Por ejemplo, los administradores a travs de un mdem comn pueden, desde cualquier conexin a Internet, consultar sus reportes y grficos gerenciales, establecer derechos de usuario o precios especiales, incluso realizar ventas o pedidos a distancia etc., sin necesidad de complicados servidores o costosa infraestructura de comunicacin. Para la manipulacin de los datos el sistema emplea actualmente a MySQLTM, que es un RDBMS (Sistema manejador de bases de datos relacionales) que rivaliza en poder y desempeo con ORACLETM y SQL ServerTM de MicrosoftTM, y que ha sido utilizado en organizaciones como la NASA en algunos de sus servidores, con la enorme ventaja de que la licencia de MySQL es gratuita. El poder de este manejador de base de datos radica en que nos permite trabajar con los datos de un usuario en una sola computadora o en un centro comercial con decenas de terminales, sin una baja en el desempeo y sin que esto represente un costo de miles de dlares para nuestros clientes. Cabe mencionar que el uso de MySQLTM, no es una limitante restrictiva del sistema, ya que como alternativas de conexin hacia otras bases de datos.

MyBusiness POS fue ideado a partir de un anlisis de las herramientas

MyBusiness POS puede usar Microsoft Access

TM

o SQL ServerTM

MyBusiness POS Gua del UsuarioCrditos Analistas Romn Rosales Daniel Oliver Rojas Programadores Daniel Oliver Rojas

Soporte Con cualquiera de nuestras licencias ofrecemos consulta sin costo a travs de correo electrnico a [email protected] o directamente en nuestra pgina www.dintelsis.com

Requerimientos de hardware de

MyBusiness POS:

Mnimos: Pentium Celeron o similar a 333 mhz, 64 Mb en RAM, 100 Mb libres en Disco Duro, monitor SVGA, CD-ROM, mouse. Deseables: Pentium III o similar a 600 mhz, 64 Mb en RAM, 300 MB libres en Disco Duro, monitor SVGA color, CD-ROM, mouse, tarjeta de red, mdem, no-break. Sistemas Operativos: Windows 98, NT, 2000, XP

MyBusiness POS Gua del UsuarioConfiguracin despus de la instalacin Al iniciar el sistema

pantalla que solicita los datos de la empresa.

MyBusiness POS por vez primera, ntese que aparece una

Llenar los datos cuidadosamente, an cuando se pueda regresar para corregirlos. Pantalla de Datos de la Empresa Descripcin: Nombre de la empresa, evitar colocar espacios innecesarios, sobre todo al final. Base de Datos, teclear el nombre de la base de datos con la que se desea trabajar, por omisin el sistema instala la base de datos con el nombre de MyBusiness. Driver (ODBC), colocar el nombre del proveedor de la base de datos. Es recomendable dejar este parmetro con el valor que el el sistema presenta por omisin (debe decir: MySQL 3.51 Driver). Servidor, debe contener la direccin IP o el nombre de la mquina donde se instal el servidor de base de datos; si no lo sabe, presione el botn derecho del mouse encima del icono de MiPc y Seleccione la pestaa identificacin, el nombre del servidor es igual a Nombre completo del equipo. Puerto, colocar el nmero de puerto al que est direccionando el servidor; la gran mayora de las instalaciones hacen referencia al puerto 3306. Por omisin ste nmero es el correcto. Usuario colocar el nombre de un usuario registrado en la base de datos. La instalacin de la base de datos genera por omisin un usuario llamado root, que es el usuario de

MyBusiness POS Gua del Usuariorango ms alto en la base de datos. Si se conoce el procedimiento para generar nuevos usuarios dentro de la base de datos, y se desea establecer permisos de acceso de nivel de datos, entonces, se debe colocar el nombre correspondiente al usuario generado. El valor por omisin de esta caja de texto es root. Ppassword, se refiere al password de la base de datos, por omisn se queda en blanco. Si se gener un nuevo usuario dentro de la base de datos, y se especific un password, entonces se deber teclear el password especificado del usuario especificado. Pantalla de Configuracin General del Sistema Descripcin: Pantalla de configuracin general del sistema. Password, se refiere a la clave de acceso del sper usuario del sistema (note que un usuario del sistema es diferente a un usuario de la base de datos). ste tiene todos los derechos de operacin dentro del sistema, y es el nico que puede modificar la configuracin del programa. Moneda base del sistema, dispone de hasta tres caracteres para indicar el cdigo de la moneda; si no se tiene la seguridad de lo que se debe colocar, deje los datos por defecto. Estos son, MN (moneda nacional), PESOS para el Nombre de la moneda y M.N. para la Leyenda de la moneda. Estos datos son utilizados para desplegar leyendas en reportes y formatos, por ejemplo: en el formato de facturas, tickets y remisiones.


Formato para cantidades numricas, indica el formato que el sistema utilizar para desplegar las cantidades numricas utilizadas. Por ejemplo, si desea utilizar cuatro dgitos decimales para sus operaciones, aumente dos ceros al final del formato que se le presenta. Es decir: ##,##0.0000 El mismo caso se presenta con el Formato para cantidades en dinero. Nombre de la sucursal, indica el nombre de la sucursal donde se encuentra instalado el sistema, esto es muy til debido a que los reportes desplegarn, adems de la razn social de la empresa, el nombre de la sucursal, lo cual permite diferenciarlos. Costo de mantener una unidad en inventario, es un costo que se utiliza para realizar el clculo de la optimizacin de inventario y ordenes de compra sugeridas. Si no conoce ste dato, consulte con su contador, l seguro le dar el dato aproximado. Costo de pedir una orden de compra, tambin es utilizado para realizar el clculo de la optimizacin de inventario y ordenes de compra sugerida. Despus de oprimir el botn Aceptar, la pantalla siguiente solicita los datos de ingreso al sistema, clave del usuario y password. Si es la primera vez que se utiliza el sistema, recuerde que el nombre del usuario es SUP y el password es el que se indic en la pantalla de Configuracin general.

MyBusiness POS Gua del UsuarioEstacin de trabajo, por omisin es ESTACION01, es recomendable dejarlo as la primera vez que se ingresa al sistema. Periodo de trabajo, debe de ser igual al ao y mes actuales. Recibir un mensaje que le indicar que el periodo que est intentando usar no existe. Responda afirmativamente a la pregunta de si desea crearlo. Esto suceder cada principio de mes o cuando intente acceder a un nuveo periodo de trabajo.

Verificar base de datos, indica al sistema que deber actualizar la base de datos con los nuevos campos adicionados en versiones ms recientes del programa. Es decir, si cuenta con una versin del sistema MyBusiness, y desea actualizar sta versin hacia una ms reciente, deber marcar la casilla por una sola ocasin para que el proceso adems de actualizar el sistema, actualice la base datos. Al finalizar, habr concluido con xito la instalacin del sistema

MyBusiness POS.

MyBusiness POS Gua del UsuarioVisin general del Software El sistema

MyBusiness POS

operacin comercial de una empresa, a saber: Ventas Compras Inventario Cuentas por cobrar Cuentas por pagar Administracin del software Componentes de

MyBusiness POS contiene mdulos diferenciados para el control de la

MyBusiness POS

El software

que permiten un acceso rpido a las opciones del sistema. Esta barra -llamada en adelante la barra de tareas, aparece en un inicio en el centro de la pantalla, colquela donde le resulte ms conveniente. La siguiente vez que ingrese al sistema, la barra de tareas se desplegar exactamente en la ltima posicin de acceso.

MyBusiness POS se compone primariamente de una barra de iconos

Dentro de la barra observar los grupos de accesos directos a las operaciones del sistema: Ventas, Compras, Inventario, Utileras y Formatos. Cada una de estas secciones contiene a su vez los accesos a los mdulos correspondientes.

MyBusiness POS Gua del UsuarioOtra parte importante es el men Archivo de la parte superior, que a su vez contiene los siguientes submens: Reportes, Favoritos, Mantenimiento a la base de datos, Sincronizar procedimientos, Configuracin, Cambiar de empresa, Ayuda, Acerca de, y Salir.

Cada una de estas opciones se explican a continuacin: El men Reportes contiene los reportes y grficos del sistema. Todos los reportes son visibles nicamente para el supervisor o los usuarios que tengan derechos. Para la mayora de los casos un reporte puede solicitar rangos de algn catalogo o de una secuencia de datos para filtrar en el reporte, aunque existe la opcin de no utilizar un rango para lo cual el reporte mostrar todos los datos disponibles. Estos rangos en su mayora llevan un orden alfabtico en donde primero son los nmeros y despus las letras en el orden tradicional. Tambin se le puede solicitar un rango de fechas.



El men Favoritos contiene accesos directos a las carpetas del Business Manager (utilera que se ver ms adelante), en donde se encuentran referencias a las carpetas que se requiere acceder de forma rpida.


El men Mantenimiento a la base de datos permite optimizar el espacio que ocupan los datos en el disco duro de la computadora, adems de corregir inconsistencias en las tablas. Este procedimiento se recomienda realizarlo una vez por semana o cada vez que el equipo sea apagado de manera abrupta por falla de energa o descuido humano.



El men Sincronizar procedimientos actualiza aquellos formatos, reportes, grficos o procedimientos de usuarios que hubiesen cambiado en el servidor y que se tienen que actualizar en la terminal local, es conveniente para aquellos sistemas que accedan a la base de datos en forma remota, sobre todo en aquellas computadoras que se conectan por medio de Internet y su conexin es por medio de una linea telefnica y el ancho de banda es muy pequeo.


MyBusiness POS Gua del UsuarioEl men Configuracin contiene las opciones mas delicadas del sistema, y stas slo son visibles por los usuarios con nivel de supervisor.

Opciones Datos de la empresa: Esta opcin permite editar los datos generales de la empresa, adems de los datos de la conexin con la base de datos. Esta pantalla se explica en detalle al inicio de sta seccin.


Alta de nueva empresa: Aqu se ingresan los datos de una empresa adicional. Esto permite trabajar con dos bases de datos distintas. Cuando se ingresan dos o ms empresas, la prxima vez que se ingrese, se le solicitar seleccionar la empresa con la cual trabajar.


Configuracin general: En esta seccin se pueden cambiar los formatos de despliega tanto de cantidades numricas como cantidades de dinero, el nombre de la sucursal, costo de mantener una unidad en inventario, etc. (Esta pantalla fue analizada al inicio de sta seccin).


Establecer formatos de impresin: En esta pantalla se designan los formatos asociados a cada documento de impresin. Por ejemplo: formato de factura, formato de ticket, formato de nota de crdito, formato de devoluciones y todos los que se indican en la pantalla.


Consecutivo de documentos: Aqu se puede indicar el folio inicial de las facturas, remisiones, notas de crdito y tickets, cabe aclarar que para el caso de las remisiones y tickets el consecutivo es por estacin de trabajo.


Borrar base de datos: Elimina la informacin completa de la base de datos de forma permanente, esta opcin debe ser utilizada cuidadosamente. El sistema perder la totalidad de la informacin y queda en estado de nueva instalacin. La nica informacin base que permanece despus de un borrado es, procedimientos de usuario, formatos del sistema, grficos y reportes, adems de usuarios y permisos de usuario. sta opcin tiene asociado un procedimiento de usuario llamado inicio007 desde el cual puede ser personalizado el borrado de la base de datos, es decir, se puede omitir por completo el borrado de la informacin, o borrar solo los datos que se consideren pertinentes.



El Men Cambiar de empresa permite seleccionar la base de datos de la empresa con la cual se desea trabajar sin necesidad de reiniciar el sistema. Se le solicitar que cierre todas las ventanas de MyBusiness para evitar conflictos.


MyBusiness POS Gua del UsuarioLa barra de tareas

La pantalla principal del sistema

un conjunto de iconos de acceso directo, que estn ah para acelerar la entrada a los principales mdulos del sistema. Esta a su vez se divide en Ventas, Compras, Inventario, Utileras Seccin de Ventas Punto de venta Cotizaciones Facturas Remisiones Cobro en caja Verificador de precios Clientes Cobranza Eliminacin de Saldos Devoluciones / Notas de crdito Seccin de Compras Ordenes de compra Compras

MyBusiness POS es la barra de tareas, que es

MyBusiness POS Gua del UsuarioDevoluciones de Compra Proveedores Cuentas por pagar Ordenes de compra automticas Seccin de Inventario Artculos Entradas al inventario Salidas del inventario Inventario fsico Recalcular por surtir y por recibir Cerrar inventario Optimizar inventario Informe de calidad de inventario Seccin de Utileras Business Manager Telemercadeo Pendientes Calculadora Editor de bsquedas Editor de sentencias de SQL Editor de formas Editar formato de facturas Editar formato de remisiones Editar notas de crdito Iniciamos con el Business Manager, esta herramienta contiene la totalidad de los mdulos del sistema, incluyendo los mencionados en cada una de las secciones de la barra de tareas.

El Business Manager


En la seccin de Utileras dentro de la barra de tareas se encuentra el Business Manager, la cual es una herramienta que concentra todos los mdulos de seccin de botones, un panel izquierdo de carpetas, un panel derecho que se llena con los elementos de la carpeta seleccionada -los cuales pueden ser otras carpetas o algn elemento especfico- y una seccin de estatus que indica el catlogo activo sobre el cual se est trabajando y el nmero de elementos encontrados en cada carpeta. Esta herramienta opera de manera muy semejante al Explorador de Windows. Las carpetas de las que se compone el Business Manager pueden ser de dos categoras: las fijas y las que se crean conforme se agrega informacin. Las principales carpetas fijas son Catlogos, Operacin, Ingresos / Egresos y Configuracin, que sern detalladas ms adelante.

MyBusiness POS. Esta ventana est compuesta por una seccin de mens, una


Un breve ejemplo prctico consiste en seleccionar la carpeta Lneas ubicada en la carpeta de Artculos dentro de la carpeta de Catlogos (Catlogos-Artculos-Lineas); una vez seleccionada esta carpeta, presione el botn derecho del mouse sobre el panel derecho del explorador, observe que aparece un men con varias opciones, seleccione la opcin Nuevo, imediatamente aparece una ventana que le solicita ingresar los datos para introducir una lnea de artculos nueva. Capture los datos solicitados y al finalizar de un click sobre el botn Aceptar. Ahora ver que en el panel derecho del Business Manager aparece un icono que representa a la lnea de artculos que acaba de ingresar.



Si desea consultar o modificar la descripcin de la lnea, seleccione la lnea recin creada, presione el botn derecho del mouse y de un click sobre la opcin Propiedades, sto abrir nuevamente la ventana de la lnea y podr ver los datos sin opcin a modificarlos; presione el botn Aceptar. Nuevamente presione el botn derecho del mouse y de un click sobre la opcin Cambiar y entonces podr ver y modificar los datos, excepto la clave; cambie la descripcin de la lnea y presione el botn Aceptar.



Por ltimo, vamos a proceder a borrar la linea creada. Presione el botn derecho del mouse sobre el cono de la lnea creada y seleccione la opcin Eliminar. A continuacin aparecer un mensaje de confirmacin, conteste afirmativamente y visualizar cmo la lnea desaparece. Algunas ocasiones los elementos no desaparecen en forma automtica, oprima la tecla F5, esto refresca la pantalla.



Hasta este momento se han mencionado las operaciones ms comunes que se realizan con registros de una base de datos, como son: Altas, Bajas, Modificaciones y Consultas. Otras formas opcionales para realizar las operaciones que se activan en los mens contextuales, es decir, los que se presentan oprimiendo el botn derecho del mouse, son: utilizando una combinacin de teclas y, por medio de los mens y botones del encabezado del Business Manager. Por ejemplo, la combinacin de teclas + inserta un registro, la tecla modifica el registro seleccionado y la tecla lo elimina. Dentro de los mens del Business Manager existe uno llamado Favoritos. ste se utiliza para facilitar el acceso a las carpetas ms usadas. La manera de ingresar un elemento a los Favoritos es, posicionarse sobre la carpeta en cuestin y despus presionar simultneamente las teclas + , en el men Favoritos seleccionar la opcin Agregar a favoritos. Aparecer un recuadro donde solicita un nombre para distinguir el elemento favorito, sugerimos colocar un nombre que sea fcil de recordar. Ejemplo: Busque alguna carpeta y despus presione el men Favoritos e ingrese un nombre para el Favorito. Dele un click del mouse y observe como el Business Manager lo lleva a la carpeta deseada. La prxima vez que entre al sistema esta opcin tambin aparecer en el men Favoritos de la barra de tareas de MyBusiness.




MyBusiness POS Gua del UsuarioEl manejo de los artculosLa columna vertebral de los catlogos de

es una lista de claves que definen las caractersticas de los productos que se venden en su negocio, por ejemplo mercanca como una cajetilla de cerillos, o servicios, como una consultora o un servicio de mensajera. En la mayor parte de los casos la codificacin de los artculos ya existe, como es el caso del cdigo de barras para la mayor parte de productos de consumo en la actualidad. Si es ese su caso, le recomendamos utilizar este cdigo para la clave del artculo en el sistema, ya que como es un estndar le permitir una mayor interaccin con sus proveedores, mayor facilidad de captura y continuar esta cadena de orden a sus clientes. Si sus productos no tienen cdigo de barras le recomendamos que defina una buena poltica de asignacin de claves y los responsables sean rigurosos en su aplicacin. Lneas de artculo

MyBusiness POS es el de artculos, que

Antes de proceder con la captura de artculos es necesario que capture sus lneas de artculos. Una lnea es una clasificacin o agrupamiento de artculos, como lo es el caso de las lneas de electrodomsticos y la de frutas y verduras en un centro comercial. Para dar de alta sus clasificacin abra el Business Manager, despus busque las carpetas Catlogos - Artculos - Lneas. A continuacin capture sus lneas de artculos empleando en la clave de la lnea un mximo de cinco caracteres, siendo el primero de ellos forzosamente una letra. En la descripcin puede haber un mximo de 40 caracteres. Marcas de artculos

Estas claves indican la marca del producto. Para dar de alta sus marcas abra el Business Manager, despus busque en las carpetas Catlogos Artculos Marcas y capture. Ubicacin de artculos

Una ubicacin indica la posicin en almacn de este artculo. Esto hace posible levantar inventarios fsicos nicamente de una seccin para poder llevarlos a cabo a tienda abierta. Para darlas de alta abra el Business Manager y despus busque la carpeta ubicaciones que se encuentra dentro de las carpetas Catlogos Artculos. Nota: Tanto como las lneas de artculos como las marcas y las ubicaciones son deseables de definir antes de los artculos, pero no indispensables, ya que el sistema crea elementos genricos por defecto llamados SYS.

MyBusiness POS Gua del UsuarioCatlogo de artculos

Para acceder a este catlogo puede dar un clic sobre el icono Artculos en la seccin de Inventario de la barra de tareas. Se le mostrar una ventana donde se puede realizar cualquier operacin sobre los artculos con excepcin del borrado, lo cual se puede hacer nicamente en el Business Manager dentro de las carpetas Catlogos Artculos. Indique la clave del artculo. Le recomendamos que aunque el sistema acepta claves de hasta de treinta caracteres, use los menos posibles, ya que el mximo de caracteres utilizados en los cdigos de barras estndar es de trece. Proceda a dar de alta el artculo oprimiendo la tecla . Si ya existe un artculo con esta clave los datos aparecern y la ventana entrara en modo de modificacin. Si la clave no est dada de alta, el sistema asume que el artculo es nuevo. Capture los datos que se le piden: Descripcin se puede colocar cualquier texto con un mximo de 100 caracteres. Los datos Lnea, Marca, Impuesto y Ubicacin vienen precargados con la leyenda SYS o genricos. Cmbielos si lo considera necesario. Si estos datos no han sido creados, puede minimizar la ventana actual e ingresarlos dentro del Business Manager para posteriormente regresar a seguir capturando los datos del artculo. En el dato Costo Ultimo capture el costo de compra del artculo o el costo de produccin del mismo. Capture las listas de precios, por omisin MyBusiness puede manejar hasta 10, de los cuales el nico dato necesario es el primero.

MyBusiness POS Gua del UsuarioEl sistema trae precargado un procedimiento que calcula el margen de utilidad en base a este costo. El clculo de mrgen de utilidad se realiza con base al precio capturado, aunque tambin es posible cambiar el precio cuando se modifica el margen de utilidad. Desde el precio nmero dos hasta el precio nmero 10 el dato Cantidad indica que se utilizar este precio cuando la cantidad de artculos vendidos sea igual o mayor a la indicada (esto ltimo se activa en combinacin con la configuracin de las estaciones de trabajo). El dato Unidad representa la leyenda de la unidad de medida de este artculo, por ejemplo, Kilogramo (KG), litro (LT), etc. Una vez terminado lo anterior presione la tecla con lo cual se guardarn los cambios. El cursor se colocar nuevamente en el dato Artculo' esperando que se inicie la captura siguiente.

Opciones especiales del catlogo de artculos


El catlogo de artculos cuenta con opciones adicionales, lo cual permite adaptarlo a sus necesidades. En la pestaa principal observar una opcin con la leyenda Artculo para venta. Esto le dice al sistema si se trata de un producto que se puede vender, en contraste con los insumos que no se venden y sirven nicamente para crear producto terminado. Si la opcin Venta a granel est activada en el Punto de Venta se podr vender en cantidades fraccionarias, por ejemplo 1.5 Kg. de azcar, lo cual no aplica por ejemplo si se tratara de una botella de refresco, ya que no se pueden vender 1.5 bebidas. Vender abajo del costo permite que el artculo se pueda vender abajo del costo dentro del punto de venta, tomando como base el ltimo costo de compra. Esto es utilizado en departamentos con productos perecederos como las frutas y verduras. Artculo bloqueado Se trata de un producto que ya no aparecer en las listas de precios, un producto que ya fue usado en cualquier operacin dentro del sistema ya no se puede borrar, pero se puede simular una baja con esta opcin. Control de series Permite llevar el control de series, y nmeros de pedimento. Cuando un artculo lleva ste tipo de control, los movimientos de Entrada y Salida al inventario solicitarn las correspondientes series. Es articulo compuesto (Kits). Indica que este producto esta compuesto por otros, al activar esta opcin el botn de componentes se activa, lo que permite capturar los componentes o insumos de este producto. Control de inventario Para los artculos marcados con esta opcin, el sistema llevara un control de la existencia y costos del producto, en caso contrario, el sistema no llevar un seguimiento del registro en el kardex de los movimientos del producto. Modificar precio en tienda Permite el cambio de precio en el punto de venta aunque el usuario no tenga permiso para realizarlo. Solicitud de peso Al activar esta opcin en la pantalla de productos, entonces dentro de la pantalla del punto de venta, se activa una ventana donde se solicita el peso. ste peso es ledo en forma automtica desde la bscula electrnica conectada, si es que existe alguna. sta operacin es dependiente de la opcin Venta a granel, tambin

MyBusiness POS Gua del Usuariolocalizada en el catlogo de artculos, es decir, tendr que activar la opcin Venta a granel junto con la opcin Solicitud de peso. Control de lotes Permite activar el control de lotes para el artculo deseado. Este control activa la solicitud de nmeros de pedimento, nmeros de lote y fechas de caducidad tanto en las entradas como en las salidas de cualquier operacin involucrada con el inventario. Inventario por presentacin De manera estndar MyBusiness controla el inventario de cada unidad especificada en el catlogo de productos. Si el producto contiene presentaciones esta opcin nos permite llevar un control estricto de inventario por presentacin y no por unidad definida de producto. Servicio Esta opcin es utiliza para definir un servicio como reservaciones de habitaciones de hotel, mesas en un restaurante o computadoras en un cyber caf. Impuesto especial Es un segundo impuesto que se aplica al momento de hacer la venta, por ejemplo el impuesto del 2% que se cobra en hoteles. Formato de cdigo de barras Aqu es necesario indicar el procedimiento de usuario fuente que genera el cdigo de barras que se pretende utilizar para este producto. Modelo de proveedor Es un campo informativo que se utiliza para indicar un cdigo alterno que es el que usa el proveedor principal del producto, es decir, es la clave del proveedor, este campo solo es til en el mdulo de compras y distribucin. Las presentaciones

Uno de los aspectos ms poderosos de MyBusiness POS es el manejo de las presentaciones en los artculos. Una presentacin es una equivalencia de la clave original, ya sea en relacin uno a uno, uno a muchos o muchos a uno. Permite, por ejemplo, vender equivalencias unitarias como sabores, colores o tallas; tambin paquetes de la unidad original (tambin llamada unidad de consumo). Asimismo se pueden vender productos en fracciones. La forma de introducir una presentacin es presionando la tecla en la ventana de artculos. Esta accin muestra una ventana en la cual se debe de indicar la clave de la presentacin, la cual puede ser de hasta veinte caracteres. Cabe aqu la misma recomendacin de la clave del artculo: utilice hasta trece caracteres mximo para ser compatible con los estndares del cdigo de barras. El dato siguiente solicita el Nombre del empaque, por ejemplo, paquete, caja, palet, etc. El dato Dato2 es opcional y nicamente es informativo, el dato de Cantidad indica la equivalencia con la unidad origen, por ejemplo, si est tratando de dar de alta un paquete de cigarros de diez cajetillas entonces la cantidad es diez. En el dato Unidad se indica la unidad de medida de esta presentacin. Presione Aceptar para ingresar la presentacin. Cabe mencionar que se pueden ingresar un nmero ilimitado de presentaciones.


Las listas adicionales de precios


La pantalla de productos muestra por omisin hasta 3 precios, pero adems de ofrecer las tres primeras listas de precios, el sistema ofrece otras siete, que van de la lista cuatro a la diez. Esto se observa en la pestaa de Listas Adicionales, existencias por almacn. Existe tambin la opcin de capturar listas de precios especiales para sucursales, lo cual puede hacer presionando la tecla , indicando el nombre de la sucursal y capturando las diez listas de precios posibles. Mediante procedimientos de usuario es posible crear un archivo para transferir dichos precios a la sucursal indicada, ya sea por medio Internet con medios magnticos. R.O.P. Mnimos y Mximos

Los datos mximo, mnimo, ROP (punto de reorden), EOQ (lote econmico) son datos capturables por el usuario, sin embargo existe un mtodo de clculo que permite definirlos en forma automtica, simpre y cuando se cuente con un mnimo de un ao de histrico de ventas. Este apartado ser explicado con ms detalle en la seccin Optimizacin de inventario.

Informacin del producto y su imagen


Dentro del dato Informacin se puede colocar una referencia a un archivo externo que muestre la informacin tcnica del producto, ya sea en un documento de Word, en un documento de Excel, en un documento de Power Point, una imagen, incluso la direccin de una pgina en Internet. Una vez capturado este dato es posible acceder a la informacin desde el Business Manager. Por ejemplo, accesando el catlogo de artculosy seleccionando uno de ellos, con el botn derecho del mouse se elige la opcin Ver Informacin, esta operacin abre una ventana con la aplicacin asociada al archivo.

Este dato puede ser necesario si el negocio requiere mostrar datos adicionales al producto desde el punto de venta; por ejemplo: Videos explicativos de sus productos,

MyBusiness POS Gua del Usuarioimgenes de cualquier formato, pginas web, archivos de Excel o de Word, etc. Para mas detalles de cmo activar esta opcin en el punto de venta refirase a la configuracin de la estacin de trabajo Mostrar imagen del producto.

Proveedores por artculo

Presionando la tecla es posible capturar los proveedores que surten un determinado artculo, pueden ser 1 varios proveedores. La captura de proveedores es opcional, es decir, se pueden ir capturando durante la operacin del sistema pero es recomendable capturar por lo menos el proveedor principal que va a surtir ste artculo.

Los artculos compuestos


Este tipo de artculos, como se explic anteriormente, se componen de otros artculos del catlogo. Para poder capturar sus componentes es necesario que entre al Business Manager, encuentre el artculo, lo seleccione con el mouse, presione el botn derecho y seleccione el men Componentes del producto o desde la ventana del artculo presione el botn componentes, que solo esta disponible si la casilla Articulo compuesto esta activada, en la ventana que se muestra. Le aparecer una ventana para la definicin de los componentes. Presione el botn Agregar con lo que el cursor se posicionar en el dato Parte. Indique la clave del artculo componente, presione la tecla e indique la cantidad necesaria para poder ensamblar por lo menos un producto. Despus indique el almacn de donde se tomar la existencia y los das de proceso necesarios. En este punto, en el lado derecho de la ventana puede agregar observaciones a este componente. Finalmente, presione el botn Guardar. Observe como en la parte superior aparece la estructura en forma de rbol del artculo recin capturado. Ahora, si desea corregir o borrar el dato, seleccione el componente con el mouse, cambie los datos y presione nuevamente el botn Guardar. Puede alimentar todos los artculos que quiera, inclusive otros que sean a su vez artculos compuestos, lo cual se visualizar en el rbol de componentes. Para ensamblar estos productos se tienen 2 opciones: 1. Venderlos. Si el artculo no contiene existencia en el sistema, la venta realizar la cantidad de ensambles necesarios para cubrir la venta.


Note en la imagen anterior que la crema nivea a su vez contiene un cepillo de dientes, este mdulo puede manejar sencillas ordenes de produccin con subensambles en cascada, existe una manera de controlar estos ensambles y es por medio de ordenes de produccin, vea el apartado ordenes de produccin mas adelante. 2. Tambin es posible hacer un ensamblado o desensamblado previo de los artculos presionando el botn derecho del mouse sobre el artculo en el Business Manager, seleccionando la opcin ensamblado o desensamblado rpido e indicando la cantidad y el almacn hacia donde se destinar el ensamble. Importante: No olvidar que para activar las opciones de ensamble y desensamble se requiere que el artculo sea un artculo compuesto.


Ensamblado desde el Business Manager

El manejo de los clientes


Los tipos de clientes

MyBusiness POS Gua del UsuarioAntes de proceder con la captura de clientes es necesario capturar los tipos de clientes. Los tipos de clientes son una clasificacin o agrupamiento, por ejemplo, los clientes con crdito o sin crdito, clientes con un cierto porcentaje de descuento, etc. Para dar de alta las clasificaciones: Dentro del Business Manager, localizar la carpeta Clasificacin de clientes que se encuentra dentro de la carpeta Catlogos Clientes.

La clave es de un mximo de cinco caracteres y el primero de ellos debe de ser necesariamente una letra. La descripcin puede ser de un mximo de 40 caracteres. Zonas de clientes

La zona de clientes es una clasificacin por su situacin geogrfica, por ejemplo, los clientes de la zona norte y los de la zona sur. Para dar de alta sus clasificaciones abra el Business Manager, despus busque la carpeta Zonas de clientes que se encuentra dentro de las carpetas Catlogos Clientes. Cuando la localice capture las zonas. La clave es de un mximo de cinco caracteres en donde el primero de ellos necesariamente debe de ser una letra. La descripcin puede ser de un mximo de 40 caracteres. Vendedores


Los vendedores son entidades que representan a sus agentes de venta y que pueden ser asociados con los clientes y con las ventas, y que ayudarn a su posterior clculo de comisiones. Para dar de alta a sus vendedores abra el Business Manager, despus busque la carpeta Vendedores en las carpetas Catlogos Clientes. La clave es de un mximo de cinco caracteres siendo el primero de ellos una letra. La descripcin puede ser mximo de 40 caracteres. El campo activo indica si este vendedor esta habilitado para hacer ventas desde el punto de venta. Cobradores

Los cobradores son entidades que pueden ser asociadas con clientes o con una cuenta por cobrar. De esto se deriva el clculo de comisiones por cobranza. Para dar de alta sus cobradores abra el Business Manager, despus busque la carpeta Cobradores que se encuentra dentro de las carpetas Catlogos Clientes. No olvide que la clave del cobrador es de un mximo de cinco caracteres con el primero de ellos con letra y que la descripcin puede ser mximo de 40 caracteres. El catlogo de clientes El catlogo de clientes puede ser accedido desde el Business Manager en la carpeta Clientes o desde la barra de tareas en la seccin Ventas. Al abrir la ventana de Clientes el cursor estar posicionado en el dato de Clave del cliente. El sistema de forma automtica genera una clave consecutiva y siempre comienza en el nmero dos ya que el cliente uno est reservado para el sistema. Le sugerimos que las claves de los clientes tengan una relacin con la forma en que tradicionalmente los conocemos, por ejemplo, si tiene un cliente el cual usted y todos sus empleados lo conocen como GUTIERREZ entonces la clave del cliente puede ser GUTIERREZ. De este modo conseguir memorizar estas claves de una manera natural, dando as agilidad a las operaciones relacionadas del sistema. Los datos de la primera pantalla son los datos fiscales, que son los mas usados dado que con stos se crean facturas.


Crdito, Descuentos e Internet

Dentro de la pantalla de clientes se pueden capturar datos adicionales a los antes mencionados. En la pestaa de Crdito/Desc./Internet se encuentra el contacto o la persona con la que comnmente nos dirigimos en esa empresa, los das de crdito y el lmite de crdito del cliente, el tipo de precio que indica cul de las diez listas de precios disponibles en artculos utilizaremos con este cliente, cinco descuentos en cascada que se aplicarn al momento de realizar la venta, la fecha de revisin y pago, su correo electrnico. Dentro del dato Informacin pondremos un archivo o una direccin en Internet que nos proporcionara informacin adicional del cliente. El dato Proveedor es un dato informativo que se usa para indicar la clave de proveedor que nosotros tenemos en el sistema del cliente.


Contactos

En la ventana de Clientes es posible agregar los contactos de la empresa, por ejemplo, el director, el comprador, el contador, el encargado de cuentas por pagar, entre otros. Podemos tambin agregar sus telfonos, su puesto y llevar el control de la agenda con cada uno de ellos. Para dar de alta un contacto presione sobre la pestaa Contactos de la ventana Clientes y despus presione el botn derecho del mouse sobre la ventana resultante. Seleccione el men Nuevo, capture los datos indicados y presione el botn Guardar y Salir o Guardar Datos.


En el momento de Guardar datos el sistema pregunta si desea dar de alta los telfonos del contacto. Si lo desea indique que s y capture el primer telfono, incluyendo el cdigo de rea. En otro caso podr capturar los telfonos en otro momento.


MyBusiness POS Gua del UsuarioCuando presione el botn Aceptar se le repetir la pregunta hasta que usted indique que ya no desea capturar ms telfonos.

Asuntos pendientes con los contactos: Al finalizar la captura de telfonos es posible agregar asuntos pendientes con el contacto. Un pendiente es un asunto a tratar, como por ejemplo el envo de un fax, una cita o incluso algn proyecto. Si se desa agregar un pendiente para este contacto, indique en la ventana de Pendientes su descripcin, la fecha, la persona que lo atendi y la persona destino, es decir a quin va dirigido el pendiente.


MyBusiness POS Gua del UsuarioAl terminar la captura del asunto pendiente, es posible dar respuesta en forma imediata. Existen dos tipos de respuestas: la definitiva o la de seguimiento. La primera marca al asunto como Solucionado y lo elimina de su lista de pendientes. En la ventana de respuestas la fecha y la hora de la siguiente respuesta es importante sealarlas, esto como recordatorio al seguimiento de las actividades que debe de realizar.


Una vez completada la captura, se puede observar que se ha agregado un contacto a la lista del cliente.


Para modificar, eliminar o consultar la informacin de un contacto, presione el botn derecho del mouse y seleccione la opcin correspondiente. Si dispone de una diadema o de una extensin de telfono conectada a su computadora puede utilizar la opcin de marcado automtico. Para esto slo basta con abrir la ventana de contacto, seleccionar la pestaa Telfonos y presionar el botn derecho del mouse sobre el men Marcar nmero. Despus se le preguntar si desea utilizar el cdigo de rea si es que va a llamar de larga distancia. Proceda si lo desea y cuando escuche que contestan descuelgue el telfono y comience a hablar o hable directamente por el micrfono de la computadora. Por ltimo, presione el botn Colgar cuando la conversacin termine.


Precios especiales

En el botn de Precios especiales de la ventana de clientes podemos otorgarle un precio especial a un cliente en particular, el cual predominar sobre otras polticas predefinidas, como los descuentos y la lista de precios. Para dar de alta, modificar o eliminar un precio especial solo presione el botn correspondiente de la barra en la ventana de precios especiales.


Direcciones de embarque

Las direcciones de embarque se utilizan para indicar el destino de las mercancas que se venden, por ejemplo, cuando le facturamos a un cliente pero el envo de los productos va hacia una de sus sucursales.

MyBusiness POS Gua del UsuarioEl inventario inicialLa captura del inventario inicial empieza en el mdulo de Entradas al Inventario que se encuentra en la pestaa Inventario de la barra de tareas. Esta ventana permite ingresar los costos iniciales de los productos lo que trae como consecuencia un correcto clculo del costo desde el arranque de las operaciones con el sistema.


Concepto de la entrada.

Existe un catlogo localizado en el Business Manager donde es posible definir los conceptos de entrada al inventario. MyBusiness trae por omisin algunos conceptos capturados. Si desea utilizar ste catlogo predefinido por MyBusiness simplemente tendr que elegir la clave correspondiente al inventario inicial, es decir, utilice la clave II (Inventario Inicial), en caso contrario tendr que definir una y colocarla en el concepto de la entrada. Almacn

Indica el almacn hacia donde se va a agregar la existencia de los productos a ingresar Fecha del documento.

Fecha de entrada al inventario de los productos.


Artculo Cdigo del producto.

Presione la tecla hasta el dato Cantidad

Con otro se encontrara en el dato Costo

Importante: En caso de no conocer el costo del producto, coloque un costo aunque sea muy pequeo, esto permitir al sistema un mejor clculo de costos. Aunque simpre es recomendable colocar costos reales. Presione nuevamente la tecla hasta que vea aparecer la partida en la malla de datos capturados.


Borrar una partida Para borrar una partida deber seleccionar la partida con el mouse en la malla de datos y presionar la tecla Del o Supr. Modificar la cantidad dentro de la malla de datos. Para modificar la cantidad de producto dentro de la malla de datos deber seleccionar el dato, darle un doble clic con el mouse, modificar la cantidad y presionar la tecla . Importante: La malla de datos acepta hasta un mximo de 800 partidas por entrada. Finalizar la entrada Al oprimir el botn Finalizar o presionar la tecla se presenta una ventana de confirmacin para cerrar la Entrada. Antes de aceptar es recomendable que la opcin imprimir este activada, as quedar un registro de que la captura del movimiento est realizado de forma correcta. Es posible dejar la Entrada como un movimiento pendiente con el fin de retomarla para su revisin o para agregar ms partidas.

Inventario fsico


El inventario fsico es uno de los procesos ms complejos y tediosos para el personal administrativo de la empresa. MyBusiness tiene su propia filosofa para realizar este proceso. Se detalla a continuacin. Para acceder a la pantalla de inventario fsico seleccione la pestaa de Inventario en la Barra de tareas y despus dar un click del mouse sobre el icono Inventario fsico.


Indique el almacn en el que se va a levantar el inventario fsico.

Ubicacin indique la ubicacin de los artculos dentro del almacn a los que se pretende levantar inventario fsico.

Iniciar inventario fsico Recibir una advertencia diciendo que los artculos que pertenecen a la ubicacin especificada sern bloqueados y que no podr realizar ninguna operacin que pudiera afectar al inventario.


El inventario fsico est en estado de pendiente, lo cual quiere decir que se puede iniciar la captura de artculos. Qu significa que el inventario fsico est pendiente? El inventario fsico est listo para aceptar los productos con las existencias de cada uno de los conteos. En esta etapa del proceso se almacenan las cantidades contadas en forma fisica dentro del almacn, pero sin afectar an las existencias de los productos. Existen dos formas de capturar el inventario fsico. Vamos a explicar la forma tradicional.

Colquese en el dato Producto y teclee la clave del artculo que se desea capturar. Presione la tecla , lo cual lo posicionar en el dato Marbete, coloque ah el folio del marbete si es que realiza el inventario a travs de los cartones especiales para conteos fsicos. Si no es as, puede dejar el espacio sin llenar. De la misma manera proceda con los datos Primer conteo y Segundo conteo. Aunque es una prctica recomendable realizar mas de un conteo y por personas distintas, el nico dato importante es el Real, que es donde se tiene que capturar la cantidad real contada. Presionando la tecla el dato ser registrado. Proceda as con todos los artculos de su lista.


Una vez terminada la captura d un click sobre el botn Aplicar inventario fsico, con lo cual las diferencias encontradas sern aplicadas y las existencias reales pasarn a ser la nueva cantidad terica de los productos. Por ejemplo: Si se tiene una existencia terica de 50 piezas de un producto cualquiera, pero el conteo real del inventario fsico marc 55, entonces el sistema ingresar un movimiento de entrada por concepto de IF (Inventario Fsico) con una cantidad de 5. Por el contrario, si el conteo real de inventario fsico marc 45, entonces el sistema ingresar un movimiento de salida por concepto de IF (Inventario Fsico) con una cantidad de -5. En ambos casos la cantidad terica del producto se modificar dentro del catlogo de artculos.


Impresin del inventario fsico Es posible imprimir un reporte del inventario capturado, ste nos va a permitir verificar el estado de la captura de cada uno de los artculos. Asimismo nos va reflejando las diferencias tanto de existencias como costos que van surgiendo en el transcurso de la captura del inventario fisico. Es decir, la diferencia tanto en existencia como costo de lo real contra lo contado. Entonces es posible rastrear los artculos que tanto en costo como en existencia tienen las diferencias mayores. El reporte asociado a este botn es: INVFIS (Impresin de inventario fsico). Impresin de la forma de captura Imprime un listado de los artculos contenidos en el catlogo de productos e incluye una linea para la captura del conteo. El formato asociado a este botn es: INVFISCAPTURA (Captura de inventario fsico) Impresin de marbetes Imprime los marbetes de todos los artculos del catlogo en el formato especificado. El formato asociado a este botn es: MARBETES (Formato de marbetes de inventario). Captura acumulativa del inventario fsico Si usted posee un scanner de cdigo de barras inalmbico o tiene forma de hacer llegar su scanner a los anaqueles y, adems, la mayora de sus productos contienen un cdigo de barras, le convendr seleccionar la opcin Activar captura acumulativa. Notar que el cursor se posiciona en la barra negra de captura de cdigos. Con esto,

MyBusiness POS Gua del Usuariose podrn capturar los cdigos directamente del anaquel y el sistema almacenar sumar los cdigos ledos. Reclculo del inventario

Dentro de la pestaa de Inventario de la Barra de tareas existe una opcin llamada Recalcular Inventario. El control de existencias en un principio puede parecer un simple proceso de sumas y restas en la cual la mercanca entra y sale y el nico trabajo de la computadora es llevar esta cuenta para al final arrojar la existencia. Sin embargo, adems de esto, la computadora lleva un control del costo de los productos, de los mrgenes de utilidad y costo de ventas. Esto es afectado por el orden en el que se realizan los procesos de captura, por ejemplo, si en este momento vendemos mercanca de la cual no tenemos existencia capturada, el sistema no puede determinar el costo de venta, pero si posteriormente se captura la compra que justifica la existencia, el sistema indica la existencia de forma correcta pero no as el costo de la venta que naturalmente se fue en cero lo que indicara una falsa utilidad del 100%. Por esto es muy importante que cuando se capture un movimiento se indique certeramente la fecha del documento que se est capturando y ms si se trata de movimientos de fechas atrasadas o diferentes a la del da, en cuyo caso necesariamente se ha de ejecutar este proceso de Recalcular Inventario. Esta opcin es exactamente la misma que se localiza dentro de la forma de inventario fsico. Es recomendable realizar un reclculo de inventario antes de iniciar un inventario fsico. Importar de colectora de datos

MyBusiness POS Gua del UsuarioPermite ingresar un archivo de texto generado de una colectora de datos, al seleccionarlo aparecer una ventana que pedir el nombre del archivo, de forma estndar se solicita un archivo de texto con el formato Articulo, cantidad , separados por comas, pero se puede modificar el procedimiento de usuario asociado llamado COLECTORA para aceptar prcticamente cualquier formato de datos. Entradas al inventario

Anteriormente vimos como utilizar el mdulo de entradas al inventario para la captura del inventario inicial. Este mdulo tambin es til cuando se trata de capturar entradas al inventario por razones distintas a la compra tradicional. Para acceder a este mdulo busque la pestaa Inventario y presione un click sobre Entradas al Inventario. Una vez que se despliegue la ventana indique el concepto de la entrada, capture el almacn al que desea agregar la mercanca y posteriormente capture los artculos indicando su cdigo, cantidad y costo. El costo es necesario debido a que este ser utilizado en el clculo del costo de venta por lo que le sugerimos que sea el costo real. Una vez que ya ingres sus partidas presione la tecla y se le preguntar si desea confirmar la entrada. No olvide que una vez que conteste afirmativamente el movimiento ya no es reversible. Le sugerimos que antes de confirmar la entrada verifique que la casilla Imprimir movimiento este activada para que tenga un documento que ampare su captura. Si olvid hacerlo posteriormente puede hacerlo desde el Business Manager.

Salidas al inventario


En la pestaa Inventario y presione un click sobre Salidas al Inventario. De igual manera que con las entradas, al desplegarse la ventana indique el concepto de la salida, capture el almacn al que desea descontar la mercanca y posteriormente capture los artculos indicando su cdigo, cantidad y costo.


Al terminar de ingresar sus partidas presione la tecla y se le preguntar si desea confirmar la salida.


Preste atencin a la opcin de Traspaso al almacn. Si usted la activa y le indica un almacn destino, no slo crear la salida del almacn indicado primero, sino tambin la entrada al almacn destino.

Asimismo preste atencin a la opcin de Traspaso entre sucursales. Esta opcin permite realizar un traspaso desde una sucursal hacia otra. Es decir, generando una salida confirmada desde la sucursal origen y una entrada pendiente hacia la sucursal destino.


La ventaUno de los procesos ms complejos que existen en las empresas es el de la venta. Cada empresa vende de forma diferente y controla sus precios de venta en forma distinta. En algunos casos se trata de ventas como la de un centro comercial en donde solamente se pasan productos por un lector de cdigo de barras y se imprime un ticket para venta en efectivo o tarjeta, pero en otros casos tambin se vende en plazos y habr otros que requieran especificar las direcciones de embarque o precios especiales sobre un artculo o un cliente, control de comisiones a vendedores, etc. El software presentan. A continuacin se presenta la descripcin de cada uno de ellos. El punto de venta (Para obtener informacin mucho ms detallada acerca del punto de venta, refirase al manual de usuario del punto de venta)

MyBusiness POS

ha pensado en casi todos los casos que usualmente se

El punto de venta es nuestra propuesta a lo que se conoce comnmente como software de retail, que es parecido al de una caja de un centro comercial. Para activarlo basta con ir a la barra de tareas y darle un click sobre el icono Punto de venta.


Observar una ventana que abarcar toda la pantalla. Su operacin es verdaderamente fcil y rpida. Lo que tiene que hacer es pasar los artculos por el lector de cdigo de barras (si tiene uno conectado) colocar los cdigos de los artculos que desea vender y presionar . Con esto el sistema comenzar a llevar la lista de lo consumido as como la sumatoria de los totales de venta. El punto de venta fue diseado para no tener que utilizar el mouse, ya que todo puede ser activado con el teclado. Por ejemplo, es posible aumentar en una unidad la ltima cantidad capturada presionando la tecla del teclado numrico o con el signo menos realizar la operacin contraria, siempre y cuando los parmetros de punto de venta en la estacin de trabajo estn activados.


La opcin de Incrementos rpidos est activada. El proceso para usar sta opcin es el siguiente: presione la del teclado y ver que el cursor se posiciona en la ltima partida capturada y as podr usted cambiar la cantidad, como en los casos cuando se trata de ventas a granel o cuando no se desea pasar los mismos artculos varias veces por el lector de cdigo de barras. Si desea quitar el producto de la lista basta con posicionarse sobre la partida indicada y presionar la tecla . Una vez capturados todos los artculos presione la tecla y aparecer una opcin preguntndole por las formas de pago. El sistema viene preconfigurado para aceptar pagos en efectivo y dos formas de pago en blanco que puede ser utilizada para indicar montos en cheques o tarjetas de crdito o cualquier otro concepto que desee.


Una vez capturada la forma de pago el sistema indica el cambio. Presione nuevamente la tecla para terminar con la venta, con esta operacin se imprimir el ticket y se abrir el cajn de dinero. A continuacin la pantalla es limpiada y queda lista para atender al siguiente cliente. El nico dato que queda activo de la venta anterior es la informacin del cambio, sto nos permite guardar la referencia para una posible reclamacin del cliente con respecto a su cambio. Cambio de precio en el punto de venta Dentro del Punto de venta existen operaciones que permiten un mayor control de la venta. Por ejemplo, no es posible cambiar los precios, de tal suerte que cuando lo intente se le pedir el nombre del usuario y la clave de un usuario que autorice el cambio de precio. Si son vlidos, el sistema registra el cambio de precio. De cualquier forma el usuario an cuando tenga derechos de cambio de precio no podr vender abajo del ltimo costo siempre y cuando as est estipulado en el dato del artculo Vender abajo del costo dentro de la pantalla de artculos. Elaboracin de facturas en el punto de venta Es posible convertir un ticket en una factura dentro del punto de venta. El proceso es el siguiente: en el espacio donde se colocan las claves de los artculos se debe escribir la secuencia //fac seguido del nmero de ticket asociado y el nmero de estacin de trabajo o caja que gener el ticket, oprimir , por ejemplo //fac 354 caja01.


A continuacin se le piden los datos del cliente o podr seleccionar uno previamente capturado y al presionar el botn Aceptar se comenzar a imprimir la factura, para lo cual la nica condicin es que el cliente tenga su RFC, recuerde que tambien es posible realizar esta operacin de una forma mas sencilla al presionar la tecla F1 y seleccionar la opcin Convierte un ticket en factura en donde solo basta con colocar el numero de ticket. Devoluciones del punto de venta En punto de venta es posible devolver mercanca de un ticket, tecleando //dev en donde se capturan los cdigos de los artculos. A continuacin se colocan el nmero de ticket y el nombre de la caja que lo gener. Al presionar ver que la malla de datos cambia a color azul mostrando las partidas contenidas en el ticket. A continuacin colquese en la partida que va a devolver y se mostrar una ventana con el cursor en el dato Cantidad a devolver. Modifique la actual y las dems partidas y al final presione la tecla . Se le preguntar si desea cerrar la devolucin y se imprimir un comprobante de la devolucin y se creara de forma automtica una nota de crdito.


Ayuda en el punto de venta El punto de venta fue hecho para ser fcil y rpido de operar; sin embargo al principio puede ser engorroso aprenderse las diferentes opciones que existen con el teclado, para esto puede presionar la tecla F1 y mostrara una ventana donde se puede acceder a todas las opciones del sistema con solo presionar la tecla


Las opciones de ayuda son las siguientes: F2 Regresa el puntero a la barra de captura: el punto de venta fue hecho para no usar el Mouse debido al poco espacio que se tiene normalmente en los mostradores, por lo que si se desea regresar el cursor al campo donde se capturan los productos, basta con presionar esta tecla para colocar el cursor en esa posicin sin importar en que parte de la pantalla se encuentre. F3 Cambia o da de alta un cliente: Si el campo cliente del punto de venta contiene una clave valida de cliente esta tecla permite abrir la ventana con los datos del cliente si se desea los puede modificar, si la clave del cliente no existe en el sistema asume que se esta tratando de dar de alta un nuevo cliente. F4 Quita bloqueo por error en cdigo: Si por alguna razn se tecleo un artculo que no existe en el catlogo el sistema se bloquea para pasar productos que si existen o para cobrar la venta, esto tiene como propsito el no regalar algn producto por error, cuando se trata de introducir un producto que no existe el software emite un sonido, con lo que el cajero no necesita ver el monitor mientras pasa los productos por el lector de cdigo de barras. Al presionar esta tecla se permite continuar con la operacin. F5 Confirma o muestra ventana de cobro: Esta tecla cierra la venta ya sea dejndola en estado de pendiente para ser cobrada en una terminal que si tenga el permiso de

MyBusiness POS Gua del Usuariocobrarla o muestra la ventana de cobro con lo cual se pueden indicar las formas de pago y el cambio si es que lo hubiese. F6 Da de alta o modifica un artculo: Si el usuario tiene permiso que por defecto no es as se pueden dar de alta o modificar cualquier artculo en cualquiera de sus caractersticas. F7 Deja como pendiente la venta actual: Si por alguna razn la operacin de venta no se va a concluir en este momento se puede dejar pendiente para recuperarla despus, por ejemplo si la persona que se esta atendiendo no tiene dinero o se tarda en autorizar una ytarjeta se puede dejar pendiente y cobrar a la siguiente persona en la fila. F8 Muestra lista de ventas pendientes: Muestra una lista de todas las ventas que no fueron cerradas, con esto es posible recuperar las ventas que se dejaron como pendientes con la opcin anterior. F9 Posiciona el cursor en el campo de cliente: si desea cambiar el cliente al que se le esta aplicando la venta presione esta tecla borre la clave de cliente, presione la flecha abajo y seleccione uno de la lista. F10 Pantalla de descuentos: Permite capturar un descuento ya sea por importe o por porcentaje a toda la operacin, esta pantalla requiere de la autorizacin de un usuario con permiso de cambiar descuentos en derechos de ventas. F11 Corte X: Emite el corte parcial, lo muestra en la pantalla y permite imprimirlo en la impresora de tickets. F12 Corte Z: Emite un corte total, este solo se puede confirmar si se imprime y una vez hecho esto el total en caja regresa a cero. //ING Permite capturar un ingreso de dinero en caja: Permite abrir una ventana donde es posible capturar un ingreso a caja que no tenga que ver con la venta, por ejemplo: un saldo inicial en caja o un cobro a un cliente al que se le vendi a crdito. //EG Permite capturar una salida de dinero a caja: Llama una ventana donde es posible sacar dinero de la caja por ejemplo para un pago de gasolina o de un retiro de efectivo cuando se llega a cierto monto. //DEV Realiza una devolucin de mercanca: Permite habilitar la ventana del punto de venta para realizar una devolucin. //FAC Convierte un ticket en factura: Solicita un numero de ticket si el cliente con el que se realizo el ticket es el genrico o no tiene R.F.C. entonces aparecer la ventana de los datos del cliente al llenarlos creara una factura y la mandara imprimir. //PDEV Realiza el pago de una devolucin: Cuando se efecta una devolucin de mercanca no se ha efectuado la devolucin del importe pagado en la venta, por lo cual se debe de generar un vale para que el usuario pueda pagar con este otra mercanca. Al ejecutar esta opcin se solicita el numero de devolucin a pagar lo cual genera el vale correspondiente, este vale puede ser aceptado como cualquier otro pago dentro del punto de venta al indicar el concepto de pago como DEV o devolucin de venta. SHIFT + F1 Muestra informacin del producto: Despliega del lado izquierdo de la pantalla el archivo de informacin asociado al producto.

MyBusiness POS Gua del UsuarioReimprimir Ticket: Enva a la impresora el ticket indicado. Cancelar Ticket: Marca como cancelado un ticket Pago de comisin a taxistas: Es un ejemplo de cmo se puede modificar la ayuda para agregar opciones nuevas. El control de existencia El punto de venta lleva control de existencia pero no muestra mensajes de error. A menos que se indique la opcin control de existencia dentro de las opciones del punto de venta de la estacin de trabajo, con esto el sistema no permitir la venta sin existencia. Si desea informacin mas detallada del punto de venta consulte el manual del punto de venta.

MyBusiness POS Gua del UsuarioLa venta tradicional En algunas empresas no es necesario vender con tanta velocidad como es el caso del punto de venta, si no que, por el contrario, es necesario capturar descuentos y plazos de pago. Para estas situaciones el sistema cuenta con otra ventana, que se llama Asistente de ventas. Esta se puede activar en la barra de tareas en la pestaa de Ventas ya sea en el icono de Facturas o el de Remisiones. Al mostrarse la primera pantalla del asistente podr indicar si desea efectivamente realizar una factura o una remisin. Presione la tecla para avanzar a la siguiente ventana del asistente (si lo desea, en cualquier momento se puede regresar a la anterior con ) para pasar en donde se podr capturar la clave del cliente, la clave del vendedor -que por defecto es la clave del vendedor asignado al cliente-, el nmero de la lista de precios del catlogo de artculos que se emplear por defecto en la venta y cinco descuentos en cascada aplicables a cada partida de la venta. Al presionar nuevamente la tecla podr capturar el almacn de donde se descontar la mercanca, la moneda y el tipo de cambio que se utilizar para realizar la venta. Presione la tecla de nuevo y ver la ventana de captura de productos. Aqu podr capturar los artculos indicando su clave, la cantidad, la lista de precios a utilizar, su precio, el almacn, el descuento y el impuesto de cada partida. Recuerde que cualquiera de los datos anteriores puede ser cambiado directamente en la malla de datos y si desea eliminarlo basta con seleccionar la partida y presionar la tecla . Presione nuevamente la tecla y estar en la pantalla final donde se el pedir la fecha del documento as como la fecha de vencimiento, la direccin de embarque, el nmero de pedido del cliente que se est surtiendo y la presentacin de la mercanca. Presione nuevamente la tecla y comenzar el proceso de cerrado de la venta, en donde se afectar al inventario y se generar la cuenta por cobrar. Un poco antes de que comience la impresin de la factura se mostrar un mensaje preguntndole si el folio del documento es el correcto o si lo desea modificar.


MyBusiness POS Gua del UsuarioCotizaciones y pedidosEl software

con la diferencia de que las cotizaciones no son tomadas en cuenta para los reportes de artculos por surtir. Cuando una cotizacin se comienza a surtir se convierte automticamente en pedido.

MyBusiness POS considera similares a las cotizaciones y a los pedidos

Para acceder al mdulo de pedidos basta con darle un click en la pestaa de Ventas de la barra de tareas al icono Cotizaciones donde se mostrar la ventana del Asistente de Cotizaciones / Pedidos. Seleccione la opcin y presione . En la siguiente pantalla se le pedirn los datos del cliente, la clave del vendedor, el nmero de la lista de precios que se utilizara en la cotizacin, y los descuentos en cascada que sern aplicados. Presione nuevamente y observar la pantalla que le pide el almacn de donde se tomar la mercanca cuando se surta y la moneda y el tipo de cambio con el que se va a realizar la cotizacin / pedido. Nuevamente pulse y podr capturar los artculos indicando su cdigo, la cantidad, precio de venta propuesto, el almacn de donde se tomar la mercanca por cada partida y el nmero de la lista de precios a manejar. Por supuesto est que la cotizacin y el pedido no afectan al inventario. Al oprimir podr ahora capturar la fecha de la cotizacin / pedido, la fecha de entrega, adems de la direccin de embarque. Verifique la casilla de imprimir el documento y presione nuevamente con lo que se registrar el movimiento y obtendr una impresin del mismo. A diferencia de las ventas que una vez confirmadas ya no es posible modificarlas para los pedidos y cotizaciones, mientras no se comiencen a surtir, se pueden modificar en el Business Manager en las carpetas de Pedidos y Cotizaciones. Surtir una cotizacin o un pedido Para surtir una cotizacin o un pedido es necesario ir al Business Manager, buscar la carpeta de cotizaciones o la de pedidos / pedidos parcialmente surtidos e identificar la operacin. Los pedidos antes de ser surtidos deben de ser autorizados por un usuario con derechos presionando el botn derecho del mouse y seleccionando el men autorizar pedido. Despus de este paso se selecciona la operacin (puede seleccionar una o varias), se presiona el botn derecho del mouse y se selecciona el men Surtir pedido. De inmediato se desplegar una ventana en donde todos los pedidos que se van a surtir de un mismo cliente aparecen agrupados debido a que es posible crear una factura de varios pedidos o varias facturas de un solo pedido. Posteriormente tiene usted que capturar en el espacio Cantidad a surtir, la cantidad real de mercanca que se le va a entregar al cliente, debido a que se pueden surtir cantidades menores a las solicitadas por el cliente. Una vez realizada la captura se presiona el botn con lo que automticamente se crean tantas ventas como clientes diferentes hubiera seleccionado para surtir, a travs del Asistente de ventas. En cada ventana observar que los datos estn precargados con los datos del pedido, pero aun as puede usted hacer los cambios que considere necesarios. Confirme la venta e imprima su factura o remisin y observe que el pedido dependiendo del caso pudo quedar como cerrado cuando ya no tiene mas mercanca por surtir o parcialmente surtido cuando algunas de sus partidas quedaran aun pendientes. Si cancelara alguna de la facturas generadas, los pedidos regresan a su estado anterior. Tambin cabe aclarar que un pedido se da por surtido desde el momento en que se crea la venta, se confirme sta o no, por lo que si se desea deshacer el movimiento tiene que borrar la venta pendiente o cancelar la factura o remisin.


Cerrar un pedido Un pedido del cual ya no se va a surtir mercanca se debe cerrar manualmente. Esto ocurre, por ejemplo, cuando el cliente cancela el pedido y usted ya no desea que continue apareciendo en sus reportes de artculos por surtir. Para cerrarlo, busque la carpeta de pedidos o de pedidos parcialmente surtidos en el Business Manager, seleccione el pedido, presione el botn derecho del mouse y de un click sobre la opcin Cerrar pedido. Le ser solicitado un pequeo comentario de la razn por la cual el pedido ya no se termino de surtir y esto entrara si el concepto as lo indica a las ventas perdidas.


La cobranzaLa cobranza dentro del sistema es bastante sencilla y flexible. Antes se deben de entender algunos conceptos: para el software de cobranza pueden provenir de una venta, ya sea que se utilice el asistente de ventas o el punto de venta, o directamente puede ser capturada en la carpeta cobranza del Business Manager, por ejemplo para la captura de los saldos iniciales. Un movimiento de cobranza puede contener cargos y abonos lo que determinan el saldo. Por ejemplo, si usted crea una venta por $10,000.00 se crea un movimiento de cobranza con un solo cargo por los mismos $10,000.00 y despus se le pueden aplicar abonos que disminuyan el saldo o mas cargos como en el caso de los intereses.

MyBusiness POS los movimientos

Alta de un nuevo movimiento de cobranza Para dar de alta un nuevo movimiento de cobranza busque la carpeta Cobranza en el Business Manager. Observe que a su vez esta carpeta se divide en otras dependiendo de las monedas que haya configurado, en donde por defecto slo existe la de la moneda base del sistema. Ingrese un nuevo registro y le aparecer una pantalla donde es posible capturar el cliente, el tipo de documento que dio origen a la cobranza, el tipo de documento asociado (por ejemplo una factura y su nmero de referencia), la moneda del movimiento de cobranza, el tipo de cambio de ser necesario y el importe del documento. Capture tambin el cobrador asignado, la fecha de la cobranza y su fecha de vencimiento. Presione el botn y ahora tiene un nuevo movimiento de cobranza. As es como puede capturar los saldos iniciales de cada cliente. Aplicar abonos a la cobranza Para liquidar una de las cuentas por cobrar capturadas o las que son generadas por las ventas, dirjase a la barra de tareas. Una vez ah busque el icono Cobranza en la pestaa Ventas. Al darle un click se abrir una ventana que le pedir la clave del cliente del cual desea consultar su cobranza, una vez hecho

MyBusiness POS Gua del Usuarioesto presione la tecla . Si dejo sin activar la casilla Slo mostrar movimientos con saldo entonces aparecer todo el histrico del cliente aunque ya no tenga saldo. Localice el movimiento que desea liquidar, presione el botn derecho del mouse y seleccione la opcin Nuevo abono. A continuacin observar una ventana que le pedir el tipo de documento con el que se est liquidando el adeudo y su nmero (p.e. si le pagan con un cheque local coloque en el dato Documento CHL y en Nmero coloque el numero de cheque con el que le estn pagando), indique el importe del pago, los conceptos de cobrador y el concepto del ingreso, los cuales estn dados de alta conforme a los datos del cliente por lo que si no los tiene que cambiar presione la tecla y el movimiento ser confirmado. Si dej la casilla de verificacin marcada se imprimir un formato que servir de comprobante.

Modificar, borrar o consultar un abono Dirjase a la barra de tareas en la pestaa Ventas y de un click al icono de Cobranza. Seleccione al cliente y presione . Cuando vea la lista de movimientos de cobranza seleccione uno de ellos, presione el botn derecho del mouse y de un click sobre el men Modificar y con esto podr ver la ventana del movimiento de cobranza en donde podr, en la pestaa Cargos / Abonos, eliminar, modificar o agregar un abono seleccionando uno de la lista. Para los cargos es la misma situacin.

MyBusiness POS Gua del UsuarioDevolucionesPara el software las devoluciones y las notas de crdito son equivalentes. Las devoluciones se pueden hacer por mercanca o por conceptos como el descuento por pronto pago. Tambin es posible devolver mercanca o hacer descuentos con referencia o no a una venta. Para poder realizar una devolucin es necesario que en la barra de tareas en la pestaa Ventas de un click sobre el icono Devoluciones de venta. Entonces podr ver la ventana del Asistente de Devoluciones. En este momento podr indicar si quiere devolver de una factura o de una remisin. Si se trata de una remisin tendr que indicar el nombre de la estacin que gener la remisin y en el dato siguiente el numero de la remisin (no olvide que el consecutivo de remisiones es por estacin de trabajo o caja). Si desea devolver de una factura slo tiene que indicar el numero de la misma. Presione la tecla y podr seleccionar al cliente (note que estos datos ya estn llenos si es que eligi devolver de una remisin o de una factura). Presione nuevamente y ahora notara que tambin el almacn y la moneda del documento ya estn llenos. Nuevamente oprima y de un click sobre la leyenda Recuperar partidas de venta con lo que traer los productos junto con sus precios o descuentos que se hubieran aplicado en la venta origen. Borre las partidas que no se van a devolver o cambie las cantidades en la malla de datos, de acuerdo a la devolucin, presione , indique la fecha del movimiento de devolucin, nuevamente y con esto la devolucin afectar al inventario y generar un movimiento de abono a la cuenta por cobrar de la factura o remisin seleccionada.

MyBusiness POS Gua del UsuarioDescuentos sin devolver mercanca En muchos casos es necesario realizar notas de crdito por descuentos, como el descuento por pronto pago. Para realizar este tipo de operacin es necesario que siga los pasos del prrafo anterior hasta el punto en donde recupera las partidas de la venta. Observe que abajo de la malla de datos de los productos se indica si stos van a afectar al inventario. Por omisin la partida indica que s se afecta. Para cambiar este estado presione un doble click sobre el rengln correspondiente. Ahora el proceso es calcular el importe para que coincida, por ejemplo, con un 5% de descuento alterando el precio del artculo. La finalidad de esto es llevar un control estricto de la utilidad de cada uno de los artculos, ya que si simplemente se realiza la nota de crdito por un concepto genrico es imposible determinar el descuento por artculo, lo que arrojara resultados errneos en el importe de la venta y la utilidad por artculo.

MyBusiness POS Gua del UsuarioComprasEl proceso de captura de una compra es anlogo al proceso de ventas, con las diferencias lgicas de afectacin al inventario y que crea cuentas por pagar en un control semejante al de las cuentas por cobrar. Tipos de proveedores Los tipos de proveedores es una clasificacin o agrupamiento de sus proveedores. Para ingresar su captura abra el Business Manager y busque la carpeta Tipos de proveedores en la carpeta Proveedores e ingrese los que considere necesarios. Proveedores Para capturar sus proveedores busque en la barra de tareas, pestaa Compras, click sobre icono de Proveedores. Al aparecer la ventana de proveedores notar que el sistema de forma automtica genera un clave numrica consecutiva. Aunque la que puede utilizar, recomendamos preferentemente que escriba una clave que le recuerde el nombre del proveedor. Por ejemplo, si su proveedor es Laboratorios La Central, S. A. de C. V. una clave cmoda de aprender sera CENTRAL. Al presionar o la tecla de tabulador sobre este dato se posicionar a continuacin en el dato Nombre o razn social en donde se debe de indicar la razn social completa del cliente sin abreviaciones hasta donde sea posible, ya que slo dispone de 100 caracteres. Capture los datos generales del proveedor y de un click sobre la pestaa Crdito descuento e Internet. Aqu podr capturar el nombre del contacto, los das de crdito y el lmite de crdito del proveedor, cinco descuentos en cascada y la direccin de correo electrnico de este proveedor. Al final presione el botn Guardar, lo que salvar los datos y colocar el cursor en el dato de Clave del proveedor con lo que podr modificar o dar de alta otro proveedor. Para dar de baja un registro tiene que hacerlo desde el Business Manager en la carpeta Proveedores.

Compras directas

MyBusiness POS Gua del UsuarioPara acceder al mdulo de compras en la barra de tareas, pestaa Compras, de un click en el icono Compras. Le aparecer el Asistente de Compras. En la primera vista no tiene nada que hacer con excepcin de leer unas indicaciones. Presione . Se le pide la clave del proveedor y el nmero de factura del documento que ampara la compra (aunque si no se posee la factura se debe de capturar el nmero de remisin). Es importante notar que no se puede capturar el mismo nmero de factura o de remisin para el mismo proveedor mas de una vez. El porcentaje de descuento a aplicar a cada partida de la compra es el clculo del descuento real aplicado si es que capturaron los cinco descuentos en cascada del proveedor. Presione , capture el almacn en donde ser entregada la mercanca, indique la moneda y el tipo de cambio, presione y capture las partidas de la compra indicando los cdigos de los artculos as como las cantidades y costo. Una vez capturados sus artculos verifique que el total de la compra coincida con el total marcado en el asistente de compras; si no es as entonces significa que existe un error en la captura y debe de corregirlo. En caso normal, presione y ahora podr capturar la fecha del documento y su vencimiento. Marque el dato Imprimir el movimiento y presione un ltimo para confirmar la venta, afectando el inventario y las cuentas por pagar.

MyBusiness POS Gua del UsuarioOrdenes de compraEl software

similarmente, slo que las requisiciones no son tomadas en cuenta para los reportes de artculos por recibir. Adems, cuando la requisicin se comienza a recibir se convierte automticamente en orden de compra. Para acceder al mdulo de ordenes de compra basta con darle un clic, en la pestaa de Compras de la barra de tareas, al icono Ordenes de compra donde se mostrar la ventana del Asistente de Requisiciones / Ordenes de Compra. Seleccione la operacin que desea realizar. Presione la tecla , se le pedirn los datos del proveedor y el descuento que ser aplicado. Presione nuevamente y se le pedir que indique el almacn a donde nos entregarn la mercanca. Una vez que comience a ser recibido, indique tambin la moneda y el tipo de cambio con el que se va a realizar la requisicin o la orden de compra. Nuevamente y podr capturar los artculos indicando su cdigo, la cantidad, el costo propuesto, el almacn donde se entregar la mercanca. Obviamente tanto la requisicin como la orden de compra no afectan al inventario. Presione para registrar los gastos que se generan por causa de esta orden de compra (como son gastos de importacin u otros). Dispone de hasta 10 gastos adicionales por cada orden de compra. Indique la clave del proveedor (por ejemplo el agente aduanero), el importe en moneda base y el documento origen que puede ser una factura. Si presiona el botn que aparece en el rengln capturado se generara una cuenta por pagar para este proveedor. Presione y podr capturar la fecha de la requisicin o la orden de compra, as como la fecha de entrega. Verifique la casilla Imprimir el documento y presione nuevamente con lo cual se registrar el movimiento y obtendr una impresin del mismo. A diferencia de las compras que una vez confirmadas ya no es posible modificarlas, para las ordenes de compra y requisiciones mientras no se comiencen a recibir se pueden modificar en el Business Manager en la carpeta Ordenes de compra.

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opera las requisiciones y las ordenes de compra

Surtir una requisicin o una orden de compra

MyBusiness POS Gua del UsuarioPara surtir una requisicin o una orden de compra es necesario ir al Business Manager, buscar la carpeta de Ordenes de Compra o la de Ordenes de compra parcialmente recibidas, identificar la(s) orden(es) del proveedor, seleccionar las ordenes de compra que desee recibir, presionar el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin Recibir orden. Le ser mostrada una ventana en donde los artculos sern organizados por proveedor debido a que es posible crear una compra de varias ordenes de compra o varias compras de una sola orden de compra. En esta ventana slo tiene que capturar en el espacio Cantidad a recibir la cantidad real de mercanca que se le va a recibir al proveedor, ya que se pueden recibir cantidades menores a las solicitadas. Una vez realizada la captura se presiona el botn Aceptar. A continuacin aparecern tantas ventanas del Asistente de Compras como proveedores diferentes hubiera seleccionado para recibir. En cada ventana podr observar que los datos estn precargados con los datos de la orden de compra, pero aun puede hacer los cambios que considere necesarios. Confirme la compra y observe que la orden de compra dependiendo del caso pudo quedar como cerrada cuando ya no tiene mas mercanca por recibir o parcialmente surtida cuando algunas de sus partidas estn aun pendientes. Si cancela la compra o compras generadas las ordenes de compra regresan a su estado anterior, tambin cabe aclarar que una orden de compra se da por recibida desde el momento en que se crea la compra se confirme sta o no, por lo que si desea deshacer el movimiento tiene que borrar la compra pendiente o cancelar la compra. Cerrar una orden de compra Al igual que con los pedidos, cuando por alguna razn de una orden de compra ya no se desea recibir mercanca y ya no quiere que aparezca en sus reportes de artculos por recibir, puede cerrarla, aunque la orden de compra no est completamente recibida, para lo cual debe de ir al Business Manager, buscar la carpeta de Ordenes de Compra o de Ordenes de compra parcialmente recibidas, seleccionar la orden a cerrar y con el botn derecho del mouse ejecutar la opcin Cerrar orden de compra.

MyBusiness POS Gua del UsuarioDevoluciones de compraA diferencia de las devoluciones de venta, las devoluciones de compra son menos estrictas ya que permiten devolver mercanca, aun si sta no se encuentra contenida dentro de la compra indicada. El proceso es igual al de la compra. Para acceder a este mdulo en la barra de tareas seleccione la pestaa Compras y de un click en el icono Devoluciones de Compra. En la primera pantalla indique el nmero de compra del cual desea hacer la devolucin y presione . Si anot un nmero de compra en la pantalla anterior y la siguiente visualizar los datos de la compra. Presione dos veces . En la pantalla de partidas, a diferencia de las ventas, no es posible recuperar la partidas origen de las compras y tendrn que ser tecleadas directamente. Si desea saber cules son stas presione un doble click y aparecer una ventana mostrando una malla de datos en donde podr seleccionar el producto a devolver. Indique la cantidad y el costo a devolver; una vez indicados todos los productos requeridos, presione , indique la fecha, marque la opcin de impresin y finalice la devolucin con .

Cuentas por pagar El mdulo de cuentas por pagar permite llevar un control de los saldos que tenemos con los proveedores. Para acceder a este mdulo busque la barra de tareas, despus la pestaa Compras y de un click sobre el icono Cuentas por pagar. Indique la clave del proveedor del cual desea consultar su estado de cuenta y presione . Aqu puede dar de alta, modificar, eliminar o simplemente consultar alguno de los movimientos de cuenta por pagar ya sean generados por una compra o capturado por usted mismo, adems de que puede aplicar abonos a los movimientos de cuentas por pagar seleccionados en la malla de datos. Para poder realizar estas operaciones seleccione un rengln en la malla de datos, presione el botn derecho del mouse y seleccione la opcin correspondiente. Saldo inicial de proveedores

MyBusiness POS Gua del UsuarioPara capturar el saldo inicial siga los pasos indicados en el prrafo cuentas por pagar y seleccione la opcin Nuevo del men del botn derecho. Indique la clave del proveedor y en Tipo de documento teclee el concepto, por ejemplo COM que es la clave de compras y su nmero. Indique la moneda y el tipo de cambio de este movimiento, el importe, la fecha del documento y la fecha de vencimiento. Presione Aceptar con lo que el movimiento ser guardado y de forma automtica ser creado un cargo para este movimiento por el importe indicado. Abonos a las cuentas por pagar Aunque contablemente se debe de pronunciar de manera inversa o sea que los cargos reducen el saldo con el proveedor y los abonos lo aumentan, en el sistema nos referiremos a stos de modo igual que en el mdulo de cobranza, en donde los cargos aumentan al saldo y los abonos los disminuyen, ya que la experiencia nos dice que de la primera forma se puede confundir al usuario provocando errores operativos. Para aplicar un abono a una cuenta por pagar siga los pasos del prrafo cuentas por cobrar. En la pantalla de abonos indique el proveedor aunque el sistema ya coloca la clave del proveedor de la cuenta por pagar, indique el documento con el que se est pagando el saldo, por ejemplo CHL que indica un cheque local. Capture su nmero y el importe de pago en donde normalmente el sistema coloca el saldo del documento. Si el pago es menor al saldo indquelo. Finalmente, presione Aceptar y el pago estar aplicado. Operaciones de control de efectivo Hasta este momento se han visto las operaciones bsicas del software

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pueden ayudarlo en el control de las operaciones, entre ellas se encuentran los cortes parciales y totales de caja (que nosotros llamamos corte X y Z como una aoranza a aquellas viejas cajas registradoras), el control de los gastos y el de presupuestos, as como de fondos especiales como el de la caja chica. Los cortes X y Z El software genera dos tipos de corte uno parcial llamado X y uno total llamado Z. Ambos muestran un resumen de las operaciones diarias, como es el pago a proveedores, ventas, crdito, devoluciones y el saldo que debe de quedar en caja. La diferencia es que en el corte X su folio se inicia en uno siempre que se saca un corte Z y donde el folio de los cortes totales nunca regresa a uno. Por eso se dice que puede haber 10 cortes X para un corte Z pero slo un corte Z por da. Estos cortes se pueden imprimir presionando la tecla F11(X), F12(Z) en el Punto de venta o en el Asistente de Ventas. El control de gastos Si usted va a la carpeta de egresos en el Business Manager, observar que puede dar de alta un gasto por medio de la ventana que vio en cuentas por pagar. Lo que tiene que hacer es simplemente dejar el dato Proveedor en blanco, capturando el importe y el documento con el que va a realizar su gasto. En el dato Concepto de pago utilice alguno de los que tiene en la lista, pero puede dar de alta tambin los que sean necesarios en las carpeta Configuracin Conceptos de egresos. El control de presupuestos

POS

pero adems de stas existen una gran cantidad de opciones adicionales que

MyBusiness POS Gua del UsuarioCuando se asigna una cierta cantidad de dinero a un rubro determinado le llamamos presupuesto y una variante de esto es la caja chica. Para controlarlo slo tiene que dar de alta un concepto de egreso con la opcin de presupuesto activada. Cuando realice un gasto a un concepto de egreso considerado como presupuesto, se realiza un reembolso a este concept

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